Implementação do Sistema de Gestão de Expedientes e
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1. tela abaixo ilustra um cen rio ap s um Click no bot o hist rico dum expediente Hist rico do Expediente Refer ncia Assunto Proveni ncia Data de Documento Nov 4 2013 Prioridade Despacho Destinat rios Data de Entrada Nov 4 2013 Confidencial Categoria Org o TipoTarefa GVRA Despacho O GVRAR Despacho Gabinete do Reitor Despacho Eventos Data Tipo de Evento Descri o 0411 2013 Segmento cumprimentofeedback Em an lise 0611 2013 Despacho Autorizado 09 01 2014 Parecer Para conhecimento de V Excia Recebido Sector Secretariado do GVRA Secretariado do GVRA Secretariado GVRAR Realizado Utilizador Nhama Mineja Nhama Mineja Gove Yolanda Gabriel Como pode ser visto neste ecr na sec o destinat rios pode se ver os documentos foram recebidos e na sec o eventos o que esta ser feito 132. AN Sistema de Gest o de Expediente e Despachos Implementa o do Sistema de Gest o de Expedientes e Despachos Manual do Utilizador Director Ver 2 0 30 De Janeiro de 2014 ndice Lelde 670 lj FRANS ERON N T RR A CARR E RR NR 3 KLEI U REET ia E E E A E A A A E AA A A E ET 3 Gracac de UM EXPEdIEN Eeen RR RR DR RR RR N 5 Acusar RECenpc o do FXPEdieNie ai al a ab LSD 9 ReaIZacdo GE actividades sunsn R A 10 ADUCI SE as mantaf ronda ga E E E E E E EAE 10 Acompanhamento dSexpediEnle S sas raise A NA ENE 12 Tela de login No browser digite o endere o http expediente uem mz SIGE Neste ecr o utilizador devera introduzir o seu nome de utilizador e a sua senha de modo que tenha acesso das funcionalidades do sistema Dg NA SISTEMA DE GEST O DE EXPEDIENTE E DESPACHOS Aceder ao Sistema Utilizador Senha Entrar Todos Direitos Reservados Universidade Eduardo Mondlane 2013 Menu Depois de introduzir UserName e Password o utilizador tem o acesso ao seguinte ecr e C expediente uem mz SIGE index zul AIN Sistema de Gest o de Expediente e Despachos Geral Expedientes Ajudar Nele o utilizador tem as seguintes funcionalidades Altera o da senha Cria o de expediente e Acusar a recep o do expediente Tramitar expediente Emitir parecer Ver Hist rico seguir descreve se como feita cada uma destas actividades Altera o d
3. a Senha Para alterar a senha deve clicar em Geral Utilizador Alterar Senha depois de clicar em Alterar senha ser apresentado um ecr como se ilustra a seguir Alterar Senha Senha Actual Nova Senha Confirma o da nova Senha Alterar nal Neste ecr devera introduzir a sua senha actual e no segundo campo definir uma nova senha e no terceiro campo confirmar a nova senha ou seja digitar novamente a nova senha E finalmente clicar no But o alterar de modo a guardar as altera es efectuadas Cria o de um Expediente Para criar um novo expediente o usu rio deve clicar em expediente e em seguida novo a seguir ilustrado este cen rio AR Sistema de Gest o de Expediente e Despachos mom 1 Recebido Remetido E o Utiizador Logado Candida Nhantumbo Sector Correspondencia Org o Gabinete do Reitor Cloue para Sair 1 Clicar no bot o expediente 2 Clicar no bot o novo Depois de clicar no bot o novo ser mostrado o seguinte ecr Adicionar Expediente Tipo Interno Externo Saida Externo Entrada Assunto Data de Documento CB Expediente Externo E Confidencial Destinat rios Anexos gt Via Intermedi rio Op es a Adicionar a Registar De forma a torna mas percept vel o ecr ser divido em 4 sec es e a seguir ser explicada de forma detalhada ca
4. da sec o Adicionar Expediente Tipo Interno Externo Saida Externo Entrada l Assunto Data de Documento E Expediente Externo C prioritade E O 2 Confidencial Destinat rios Tipo de rg o Org o 5 Tipo de Tarefa Via Intermedi rio Op es 3 E a Adicionar intermediario 1 Nesta sec o deve se indicar o tipo de expediente interno ou externo considera se como sendo expediente interno como sendo todo expediente criado num rg o da UEM para um outro rg o dentro da UEM E expediente Externo como sendo todo expediente criado num rg o dentro da UEM para uma organiza o fora da UEM Externo de saida ainda todo expediente criado duma organiza o fora da UEM para um rg o da UEM externo de entrada 2 Nesta sec o deve se preencher os dados do expediente 3 Esta sec o subdividida em 2 partes uma relativa ao destinat rio do expediente e a outra relativa ao anexo do mesmo 3 1 Destinat rio Destinat rios ANEXOS Tipo de Org o Org o Tipo de Tarefa via Intermedi rio Op es 3 Ya a Adicionar intermedi ria 3 1 1 3 1 2 3 1 3 3 1 4 3 1 1 deve se indicar o tipo de org o a que se destina o expediente 3 1 2 escolher o org o 3 1 3 indicar a tarefa por exemplo arquivar parecer despacho 3 1 4 indicar se passar por uma via intermedi ria ou n o mediante um click no but o caso saja po
5. o Gabinete do Reitor Clique para Sair Ap s clicar em remetido ser mostrado um ecr com todos os expedientes enviados como ilustrado seguir Expediente Enviado Expediente Ue J mn z R 3 o sida y Interno Refer ncia Destinat rio a Assunto Procurar 2 Assunto Recebido Data 12 1 2017 Hist rico Data Para 12 11 201 CIUEM Pedido de Ferias 18 11 2012 DAPDI Pedido de Transporte 18 11 2015 Hist rico 3 O 1811 2017 Gabinete do Reitor Pedido de Transporte 18 11 2017 Hist rico w Imprimir w Novo Expeditente 1 1 Escolhe se a proveni ncia do expediente que pode ser interno ou externo considera se expediente interno como sendo aquele criado num rg o da UEM para um outro rg o da UEM E 12 expediente externo como sendo aquele criada num rg o da UEM para uma organiza o fora da UME ou ainda duma organiza o fora da UEM para um rg o da UEM No caso em que h necessidade de ver expediente espec ficos pode usar se qualquer um dos par metros referencia proveni ncia ou assunto e filtrar para tal indica se o par metro em seguida clica se em pesquisar Para ver o andamento do expediente ou seja o que foi feito ou o que esta sendo feito deve se clicar no bot o hist rico da linha correspondente ao expediente que deseja saber o andamento e de seguida ser mostrada uma tela indicando todas as actividades exercidas sobre o mesmo A
6. r via intermedi ria Finalmante clicar no bot o adicionar para adicionar a informa o do destinatario de salientar que o mesmo expediente pode ser adicionado a um ou v rios destinat rios caso haja necessidades de adicionar mas destinat rios deve se repetir os passos 3 1 1 3 1 4 descritos acima 3 2 Anexo depois do procedimento dos passos descritos no ponto 3 1 segue se o preenchimentodos dados do anexo a seguir e ilustrado e posteriormente descrito os procedimentos Destinat rios Data do Ane Assu nto Ficheiro Capturar a Adicionar 3 2 1 3 2 2 3 2 3 3 2 4 3 2 1 neste campo indica se a data em que o expediente submetido 3 2 2 neste campo colaca se o assunto 3 2 3 clicar no bot o capturar para carregar o ficheiro do anexo 3 2 4 clicar no bot o adicionar para adiocionar informa o do anexo 4 finalmente Clicar no bot o registar para o submeter o registo do expediente Acusar Recep o do Expediente Para acusar a recep o do expediente o utilizador devera clicar em Expediente Recebido como ilustrado na figura abaixo gt CQC 5 expedienteuem mz SIGE index zul do AIN Sistema de Gest o de Expediente e Despachos Expedientew au 1 ne Remetido Novo Actividade Utilizador Logado Belton Muniz Mapute Sector DSM Org o CIUEM Clique para Sair Depois clicar em recebidos ser mostrado o seguinte ecr E
7. tros necess rios e clicar em adicionar do passo anterior ser mostra uma tela como a seguir se ilustra 10 Tramita o Descri o Parecer Enviar para o Director sSegmento cumprimento Adicionar Para encarregar algu m a realiza o da tarefa deve se clicar sobre o parecer e em seguida ser mostrada um ecr para indicar os dados da pessoa que deseja encarregar A seguir ilustra se um cen rio depois de Clicar sobre o parecer Tramita o Descri o Parecer 4 Adicionar Actividades do Despacho Sector Responsavel Tipo de Tarefa Tarefa E DSM Munguanaze SE Perecer Por favor de seguimento a este assunto Monitorar Marcelo Viriato a Adicionar Nesta tela na sec o actividades do despacho deve se indicar os dados necess rios para alocar a tarefa mediante o preenchimento dos dados nos campos seleccionados a vermelho de salientar que no caso de houver necessidade de encarregar a realiza o da tarefa a mas de uma pessoa devera ser feito mediante a repeti o do procedimento descrito a cima 11 Acompanhamento de expedientes Para ver o hist rico dos expedientes deve clicar expediente 1 gt Remetido 2 como ilustrado no ecr a seguir NA Sistema de Gest o de Expediente e Despachos Expedientew Ajudaw Novo Actividade Utilizador Logado Candida Nhantumbo Sector Correspondencia Org
8. xpediente Recebido Expediente 1 m Filtro Interno O Externo Refer ncia Data gt Proveni ncia aA aprogqa 0511201 DAPDI Pedido de Pagamento Despacho e E DEA Re Tomar ente SIRT 2013 0711 201 Gabinete do Reitor Teste PrE Tramitar B REED i Tomar SIRT 2013 0711 201 Gabinete do Reitor Teste cria BRT 013 ne 1 ahi dn Dan Tomar TIRTIZ01S 01 11 201 Gabinete do Reitor Teste id cai B TIDAFP 2013 mA 5 01 11 201 Gabinete do Reitor Teste Arquivar Tramitar 06 11 2041 Pedido de Estagio Despacho Tramitar 4 Imprimir f Novo Expeditente Para acusar a recep o do documento deve clicar no bot o que aparece na coluna Recebido na linha correspondente ao expediente e na caixa de dialogo que aparecer a posterior clicar em sim Realiza o de actividades Depois de acusar a recep o do expediente pode se dar parecer em rela o ao mesmo para tal deve clicar em tramitar e de seguida lhe ser apresentada uma tela para inserir alguns dados A seguir ilustrado o cen rio ap s clicar no bot o tramitar Tramita o de Expediente Refer ncia Data de Entrada MeNdovwv2013 53 Assunto Proveni ncia Data de Documento 18 Mow2013 Gj Confidencial Prioridade Categoria Despacho Tramita o Descri o Lo r ve dicionar Neste ecr deve se adicionar a data a descri o bem como o parecer e por fim clicar no But o adicionar Atribui o de tarefa Ap s adicionar os par me
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