Cadernos de
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1. o devem ser colocadas junto de telem veis CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 30 ATEN O A InfoMusa possui a op o Guardar ou Save mas qualquer dado introduzido automaticamente salvo como tal N O NECESS RIO GRAVAR A INTRODU O DE DADOS OU A ALTERA O DOS MESMOS 4 2 INICIAR A INFOMUSA Ao iniciar o programa ap s a inser o da Palavra passe surge o Painel de Navega o Do lado esquerdo est o localizados os comandos externos Base de dados Com eles pode ter acesso ao MsWord e ao MsExcel bem como carregando na Porta de sa da pode abandonar a InfoMusa Do lado direito encontram se dois comandos que servem de liga o base de dados sendo eles Ficha de Invent rio e Relat rio 4 2 1 FICHA DE INVENT RIO A ficha de invent rio o local onde ser o colocados todos os dados nela que ser o introduzidos os par metros que v o permitir a gest o e cataloga o do museu Ao seleccionar a op o Ficha de Invent rio no Painel principal aparecer um painel com v rios campos As partes em branco s o as partes a preencher H ainda a possibilidade de colocar uma imagem na base de dados Alerta se no entanto que a base de dados ficar mais carregada e ocupar mais mem ria para que a base n o ocupe espa o desnecess rio veja no manual como compactar Base de Dados Nos campos onde surge a op o Novo ou Nova os dados a introduzir podem j estar memorizado Para aceder a eles ba2. que nenhum dado perdido ou alterado Seleccione do menu Ferramentas o submenu Utilit rios da Base de dados e carregue na op o Compactar base de dados a InfoMusa ser compactada
3. rio Poder imprimir todas as fichas ou simplesmente uma Para a impress o de todos os registos basta pressionar o bot o com o desenho de uma impressora e de seguida todos os dados inseridos na InfoMusa ser o impressos Se pretender imprimir uma p gina espec fica os grupo de p ginas dever seleccionar no menu Ficheiro a op o Imprimir ou simplesmente carregar simultaneamente nas teclas Control e P Surgir no ecr um formul rio com v rios itens Os Itens Intervalo de Impress o e C pias s o aqueles que ser o utilizados para proceder a impress es espec ficas Imprimir uma ficha p gina espec fica ou um intervalo No formul rio Intervalo de Impress o dever seleccionar Intervalo de e escrever o n da p gina registo a imprimir para localizar o n de p gina basta procurar pela p gina antes de aceder ao CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 34 menu imprimir atrav s das setas colocadas em baixo esquerda De seguida a caixa do lado direito pedir o n da p gina final Para imprimir uma s p gina dever escrever o mesmo n por exemplo para imprimir a p gina registo 7 dever escrever nas duas caixas 7 para imprimir um intervalo dever inserir o n da ltima p gina a imprimir note que se n o necessitar imprimir a p gina 5 do grupo 1 a 10 por exemplo dever proceder a duas impress es dois grupos de impress o um da p gina 1 a 4 e outro da p gina 6 a 10 Fazer v rias
4. CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 27 3 MANUAL DO UTILIZADOR Diogo Mateus 3 1 REQUISITOS M NIMOS Computador Pessoal com os seguintes Programas Microsoft Windows 95 Microsoft Access 97 A InfoMusa funciona em vers es superiores aos requisitos m nimos 3 2 INSTALA O DO PROGRAMA INFOMUSA Com o Computador ligado e com o programa Windows a correr abra o Explorador do Windows Windows Explorer Insira a disquete com o programa na drive A No explorador do Windows seleccione a drive A encontrar ent o a pasta InfoMusa que dever abrir De seguida carregue duas vezes com o bot o direito do rato sobre o Ficheiro Infomusa Selecione OK O programa est instalado Poder criar um atalho para este programa no ambiente de trabalho para que possa aceder a ele mais facilmente Para tal no ambiente de trabalho do Windows pressione o bot o direito do rato e seleccione a op o novo atalho de seguida pressione em procurar e em C seleccione a Pasta InfoMusa e nela o programa InfoMusa ou ent o escreva ciInfoMusalinfomusa mdb O atalho est criado Para aceder ao programa basta pressionar duas vezes com o bot o esquerdo do rato no ficheiro InfoMusa na pasta InfoMusa em CN CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 28 CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 29 4 UTILIZA O DA BASE DE DADOS INFOMUSA 4 1 A SEGURANCA Com a finalidade de proteger a base de dados e os dados nela inseridos a InfoMu
5. e o campo da imagem pressione o bot o direito do rato Escolha a op o Inserir Objecto Surgir outro Painel escolha ent o a op o esquerda Criar a partir de ficheiro de seguida seleccione Procurar Seleccione o local onde tem o ficheiro BMP a colocar e seleccione o ficheiro tocando duas vezes no bot o esquerdo do rato ou pressionando OK Surge uma op o Ligar que dever ser activada bastando carregar no espa o em branco antes da op o se pretender que o ficheiro se altere caso se altere o ficheiro original aten o que se apagar o ficheiro original com esta op o a imagem desaparecer Mostra se conveniente que a sub pasta imagens j existente na Disquete seja o local onde todas as imagens devidamente CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 33 identificadas referentes a esta base de dados estejam em formato bmp para ser poss vel a sua introdu o no campo No caso de digitaliza o directa do objecto para a InfoMusa devem seguir se as seguintes indica es Proceda ao primeiro e segundo passo referidos anteriormente Seleccione inserir imagem do digitalizador no campo de op es apresentadas e seleccione OK Nota a digitaliza o directa ocupar mais espa o em disco e poder subcarregar a base de dados consoante o tamanho e resolu o da imagem 4 2 3 RELAT RIO COMO IMPRIMIR UMA FICHA A InfoMusa possui um formul rio Relat rio que possibilita a impress o de Fichas de Invent
6. impress es da mesma selec o No menu apresentado e no painel da direita C pias dever escolher o n de c pias a fazer da mesma selec o Note que para fazer por exemplo 3 c pias de todas as fichas p ginas n o dever preencher qualquer item do painel Intervalo de Impress o Para sair do Relat rio basta pressionar o bot o Fechar 4 3 RECOMENDA ES FINAIS Certifique se sempre da exist ncia de uma c pia de seguran a quer do programa original sem dados introduzidos quer de uma c pia de seguran a com os dados introduzidos Para proceder a esta c pia de seguran a com a base carregada n o o poder fazer partindo do programa abra ent o o explorador do windows e copie a InfoMusa como copia qualquer outro ficheiro Como com a introdu o de dados o ficheiro dever ultrapassar os 1400kb 1 4MB que as disquetes possuem recomenda se a utiliza o de um compactador de ficheiros como por exemplo o WinZip c ou um sistema de armazenagem de dados A c pia de seguran a permitir que em caso de problemas na m quina onde a InfoMusa est instalada possa manter os dados e utiliza los noutra m quina ou na mesma ap s repara o Antes de proceder instala o verifique para seguran a se a disquete n o cont m V rus CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 35 Para que a Base de dados n o ocupe espa o desnecess rio do disco existe a op o Compactar Esta op o optimiza a InfoMusa garantindo
7. sa possui uma palavra passe sem a qual imposs vel aceder InfoMusa Poder criar n veis de seguran a que ser o utilizados para todo o programa Access logo para qualquer base de dados A utiliza o desta fun o dever ser elaborada por algu m que tenha conhecimentos em programa o Access A InfoMusa fornecida com a Palavra passe Infomusa Para alterar a Palavra passe dever com o programa a correr em modo exclusivo seleccionar do menu Ferramentas o Item Seguran a e depois Alterar Palavra passe da base de dados Dever ter presente a antiga chave para proceder altera o ATEN O Este programa destina se essencialmente a uma entidade cujos corpos gestores podem mudar n o deve esquecer de fornecer a palavra passe aos futuros administradores da base para que estes possam aceder a ela e alterar as respectivas palavras passe Atendendo a que o suporte f sico o computador estando este exposto a avarias que podem comprometer a InfoMusa ou a inadvertida remo o do programa e de todos os dados inseridos sendo poss vel perder a InfoMusa e todos os dados introduzidos aconselha se a que seja mantida a disquete original limpa de dados e de altera es e que seja elaborada uma disquete de seguran a sem dados e que medida que sejam introduzidos dados se fa am c pias de seguran a em disquete As disquetes devem ser mantidas em local n o h mido n o devem ser expostas a interfer ncias magn ticas e n
8. sta pressionar a seta que se apresenta no lado direito do campo e os dados apareceram por ordem alfab tica Se o dado a introduzir n o se CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 31 encontrar na lista basta pressionar em Novo a e ser aberta uma folha onde deve introduzir o novo item de seguida pressione em Voltar e voltar base de dados e ao registo em que se encontrava Seleccione ent o o novo item A InfoMusa permite que se escreva o item directamente no campo e sens vel lista que possui como tal ao iniciar a escrita do item nos campos atr s referidos aparecer automaticamente o item da lista cuja s letra s escreveu A data de registo automaticamente inserida tomando como base a data utilizada pelo computador Todos os outros campos devem ser preenchidos pelo utilizador e s o campos onde n o h restri es de introdu o Excep o feita ao caso especial do campo imagem Aten o sempre que pressionar o bot o remover dados que se encontra no canto inferior direito com a legenda eliminar certifique se da ac o que est a executar Ao eliminar o registo n o poder recupera lo nem tampouco inserir no lugar deste outro Para efectuar uma substitui o mantendo a ordem deve substituir os campos do registo Por exemplo ao eliminar o registo com o n mero 18 no seu lugar n o poder colocar outro registo n 18 ao fazer a introdu o de um novo registo ele aparecer no final de todos os registo exis
9. tentes at ao momento para manter o n 18 com outro objecto substitua apenas os campos n o elimine o registo Com o objectivo de facilitar ao m ximo a introdu o de dados poupando a repeti o da introdu o do nome de quem inventariou registou foi criada uma tabela para a introdu o do nome dos elementos que o fizeram bastando no registo escolher o nome da lista ou escrever a primeira s letra s do nome o procedimento igual ao anteriormente referido para campos que t m itens j listados CADERNOS DE SOCIOMUSEOLOGIA N 14 1999 32 4 2 2 A INTRODU O DE IMAGENS Como j foi referido anteriormente a InfoMusa possibilita a introdu o da imagem do objecto a catalogar necess rio para isso possuir a imagem digitalizada ou um digitalizador vulgo scaner ligado ao computador No caso de possuir a imagem ou fotografia digitalizada esta deve estar em formato bmp Mapa de Bits do Paint Microsoft para poder ser visualizada Aconselha se a cria o de uma sub pasta na pasta InfoMusa que contenha todas as imagens com a finalidade de facilitar a introdu o do objecto poss vel fazer uma liga o ao ficheiro com o objectivo de sempre que este seja alterado a fotografia seja igualmente alterada esta op o dever ser evitada no caso de se pretender apagar o ficheiro ap s a introdu o da imagem Para proceder coloca o da imagem no local siga se as seguintes indica es Com o ponteiro do rato sobr
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