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iPortalDoc Light - Repositório Aberto da Universidade do Porto

1. Descri o teste IP iPortalDoc Light 192 fis 9 198 Endere o iPortalDoc Light https v llightdomain com Porta WEB 443 Porta do servidor de base de dados 5433 Autentica o LDAP v IP LDAP iPortalDoc Light 192 168 9 figo Dominio LDAP iPortalDoc Light domain com Dados do servidor iPortalDoc IP LDAP iPortalDoc 192 168 los fig lt r Figura 6 1 Interface de configura o do iPortalDoc Light estas macros ter o ser associadas ao utilizador iPortalDoc padr o Assim ap s serem associadas ao utilizador iPortalDoc numa ou v rias sec es as ser o listadas juntamente com as sec es onde se encontram associadas para definir permiss es de introdu o 6 1 1 2 Ac es para Utilizadores do iPortalDoc Light Foi criado tamb m um workflow para exemplificar a realiza o de ac es atrav s do iPortal Doc Light Neste caso pretende se que os utilizadores externos fa am a aprova o de facturas electr nicas Na Figura 6 3 mostrado o workflow em que queremos dar participa o a utilizado res externos atrav s do iPortalDoc Light Para os utilizadores externos participarem no fluxo de trabalho o utilizador iPortalDoc padr o tem de estar associado ao workflow e ter a ac o respectiva atribuida a este utilizador Neste workflow o primeiro estado Enviar Factura tem como ac o enviar a factura Esta ac o deve ser realizada por um u
2. 4 3 2 7 Realizar Ac o Aprovar Documento Depois de seleccionada a ac o a realizar da lista de ac es pendentes dever aparecer o for mul rio de realizar ac o semelhan a do que aparece no iPortalDoc No caso da ac o Aprovar Documento o formul rio deve conter um ink para ver documento e uma caixa de texto para o utilizador inserir um coment rio 4 3 2 8 Ver Informa o de documento Este caso de utiliza o deve ser uma extens o dos casos de utiliza o Ver lista dos documen tos e Pesquisar documento Deve ser aberta uma janela com a meta informa o que classifica o documento da forma que feito no iPortalDoc Deve igualmente ser um ponto de extens o para os casos de utiliza o Ver Esquema cronol gico e Ver Workflow 4 3 2 9 Ver Esquema Cronol gico Ao ver a informa o do documento dever existir um link que permita ao Utilizador Externo Registado aceder ao esquema cronol gico do documento de modo a que se abra uma janela con tendo as informa es de todas as ac es realizadas sobre o documento em quest o semelhan a do que feito no iPortalDoc 4 4 Resumo 45 4 3 2 10 Ver Workflow Ao ver a informa o do documento dever existir um link que permita ao Utilizador Externo Registado aceder ao workflow do documento de modo a que se abra uma janela contendo o es quema do workflow associado ao documento possibilitando saber em que estado do workflow se encontra o documento semelha
3. formato electr nico e Descentraliza o de fun es e pessoal atrav s do acesso rede a partir de qualquer es ta o de trabalho Esta descentraliza o permite uma maior integra o entre as unidades organizacionais pois a utiliza o de um sistema de workflow permite que um processo de neg cio seja executado por participantes de diferentes unidades funcionais de uma mesma organiza o de forma transparente e Melhoria da distribui o de informa o e E a mais importante vantagem a melhoria do servi o ao cliente Para que estas vantagens se possam verificar necess rio que seja feita uma boa implementa o do sistema de workflow na organiza o bem como a correcta automatiza o dos processos 2 5 Estender os Servi os Internet Os sistemas de gest o documental e workflow que foram descritos nas sec es anteriores s o servi os que s o essencialmente disponibilizados dentro da pr pria Organiza o em que s o implementados Com o crescimento exponencial da Internet e das suas tecnologias e tomando consci ncia das suas vantagens estes sistemas come am a ser disponibilizados dentro da Intranet de uma organiza o e recorrendo s tecnologias usadas na Internet Podemos dizer que a Intranet uma rede que recorre s solu es de tecnologias da Internet para utiliza o interna organiza o e que se caracteriza por 2 e utilizar tecnologia da World Wide Web e recorrer a uma firewall
4. guardada a informa o O acesso a esta informa o feito usando o distinguished name dn que no fundo um caminho completo para a informa o Ser necess rio compilar as bibliotecas LDAP para poder usar PHP com suporte a LDAP Por defeito tamb m n o se encontra activo numa instala o t pica de PHP sendo por isso necess rio proceder a sua activa o Estas fun es s o de extrema import ncia pois a IPBrick e o iPortalDoc usam a autentica o por LDAP Al m disso PHP possui extens es para suportar outros servi os atrav s de protocolos como IMAP SNMP NNTP POP3 e logicamente HTTP Ainda poss vel com v rias extens es do PHP abrir sockets e interagir com outros protocolos o que faz do PHP uma linguagem bastante vers til e flex vel com a grande vantagem de ser de gratuita 17 18 3 3 0 11 PEAR O PEAR PHP Extension and Aplication Repository uma plataforma e um sistema de distribui o para a codifica o de componentes em PHP O objectivo do PEAR fornecer e uma biblioteca estruturada de c digo aberto para programadores PHP e um sistema de distribui o de c digo e ger ncia de pacotes e um padr o para a escrita de c digos em PHP Os pacotes que existem no PEAR servem para auxiliar a execu o de v rias fun es como autentica o controlo de erros caching acesso a base de dados encripta o configura o web services entre outras Shttp www pear php net 34 Platafo
5. DOpodtipt 1x2 ouou Ad p UT SOjnquizept pepnu ojnquze xJomJopezinneb N ION PIUT TOTHQTITEDT TIpt 100q oTJBUNS H TINN LON p UT Tedpr TINN LON AMI p UT apeptpusodtypt T T 1x2 OTdeunsS Put elit TINN LON X8 auou A3yd pLUT apept uapt TWN LON 3X8 01n111 PRUE Opp Et Add PUT 32 SpI T pjut 0ppt T 22820pebi T 100 1 0AL JE F put puot 1x2 auou AD p UT epeptpusodtypt pepnu odn Estrutura da base de dados do iPortalDoc Figura 5 4 Capitulo 6 Explora o do iPortalDoc Light Neste capitulo ir ser feita a explora o do sistema do ponto de vista de utiliza o Ir ser abordada a configura o dos sistemas e ser o mostradas as v rias funcionalidades do iPortalDoc Light inseridas num cen rio hipot tico de utiliza o acompanhadas por imagens para ajudar a ilustrar a descri o Ser tamb m referida uma avalia o do sistema 6 1 Explora o Como em qualquer aplica o a primeira fase envolvida na sua utiliza o a fase de instala o e configura o Para proceder configura o do iPortalDoc Light integrado numa instala o existente do iPortalDoc deve em primeiro lugar ser instalado o pacote deb do iPortalDoc Light num servidor IPBrick que esteja a funcionar como servidor Web e que tenha acesso ao servidor de Intranet onde corre o iPortalDoc Ap s ter sido instalado o iPortalDoc Light
6. ligado grupo externo grupo para o qual permitido encaminhar documentos porta porta de acesso base de dados O campo tipo definido nesta mesma tabela serve para dar informa o extra se a vari vel que est associado pertence ao iPortalDoc ou ao iPortalDoc Light tomando como valores vars ipdoc ou vars ipdoclight respectivamente Por seu lado no campo valor s o guardados os valores propriamente ditos das vari veis referidas A tabela user externo guarda os utilizadores que s o adicionados ao iPortalDoc Light pelo Administrador do sistema atrav s da interface de configura o criada no iPortalDoc As informa es relativas aos utilizadores s o guardadas no LDAP nesta tabela seria necess rio guardar apenas o id user de cada utilizador mas optou se por guardar tamb m o login e o nome de utilizador para facilitar as interroga es base de dados consultando apenas o LDAP para autentica o As 3 restantes tabelas s o tabelas de liga o ou seja elas fazem a associa o dos utilizadores externos que foram guardados na tabela user externo com as vari veis j existentes no sistema como o tipo de documento e atributo da entidade associados A liga o ao tipo de documento tem a ver com as permiss es de leitura e introdu o de cada utilizador Deste modo os tipos de documentos que determinado utilizador pode ter acesso s o guardados atrav s da associa o feita na tabela ligauser_tipodoc que cria uma nova entrada p
7. o Documental apresentam v rias vantagens e que merecem o investimento financeiro por parte das empresas Podemos salientar a economia de tempo uma vez que a utiliza o de um sis tema de gest o documental permite que a pesquisa e o acesso aos documentos seja feita de forma mais r pida e que a partilha de informa o entre pessoas possivelmente localizadas em lugares distintos seja quase instant nea Segundo Jos Gon alves 5 os principais benef cios de um Sistema de Gest o Electr nica de Documentos moderno adv m de um acesso mais f cil e mais r pido informa o comparativamente ao papel uma f cil cria o e utiliza o de templates uma recupera o muito r pida em caso de desastre atrav s das metodologias de backup disaster reco very e centros de armazenamento de dados fisicamente distantes Deve igualmente ser destacada a economia de espa o pois a digitaliza o de documentos em papel para inser o no sistema liberta espa o f sico deixando al m disso de ser necess rio imprimir documentos para arquivar De uma maneira mais especifica os principais benef cios de um SGD s o seguintes e Melhoria de acessos de precis o e velocidade dos fluxos de informa o e Melhoria de produtividade atrav s da partilha de informa o precisa entre utilizadores dis tintos e Reduzido o gasto de tempo na procura de documentos cr ticos e Garantia de informa o atempada sobre prazos a cumprir e Controlo de acessos
8. sistema para prevenir a invas o de redes privadas que assegura o acesso e seguran a de dados e informa o e ultrapassar as incompatibilidades das diferentes plataformas de computador e normalmente instalada com base na infra estrutura de computadores e redes existente na organiza o 16 Gest o Documental Aproveitando a conectividade proporcionada tanto a nivel externo Internet como a nivel interno da organiza o Intranet e a exist ncia do mesmo tipo de tecnologia acess vel com recurso a meios semelhantes tornou se poss vel estender a Intranet de cada organiza o a utilizadores autorizados Surgem assim aplica es de rede que utilizam as mesmas solu es de tecnologia da Internet e que permitem a uma organiza o utilizar a Internet para suporte de rela es seguras com parceiros fornecedores e clientes poss vel desta forma que utilizadores seleccionados clientes parceiros de neg cios e vendedores do exterior de uma organiza o tenham acesso a estes servi os 4 2 5 1 Vantagens de Estender os Servi os Internet S o muitas as reas que podem beneficiar da adop o de solu es de interliga o com a In ternet quer internamente organiza o Intranet quer na rela o desta com o exterior extranet Em especial destacam se a possibilidade de criar grupos de colabora o proporcionar maior co nectividade e acesso remoto a aplica es funcionais gest o de conte dos fluxo de tra
9. 15 16 O iPortalDoc cobre as principais funcionalidades dum sistema de gest o documental e work flow destacando se as seguintes e arquivo de documentos numa hierarquia de gest o documental configur vel de acordo com os requisitos de cada institui o e acesso a documentos e sua informa o de classifica o e gest o e cria o de fluxos documentais em cada sec o da hierarquia documental e permite visualizar o historial de ac es realizadas em cada documento e permite ver o estado de um documento no workflow e associa o de documentos de forma uni e bidireccional e associa o de documentos e de mensagens de correio electr nico a documentos e gest o das diferentes revis es edi es de um documento e acesso permiss es e perfis de utiliza o configur veis para os utilizadores e ligar documentos a v rios pontos da hierarquia de gest o documental e pesquisa de documentos com filtros por v rios campos de informa o e permite a cria o de templates de documentos e permite a cria o de documentos a partir de templates e permite obter relat rios da actividade do sistema e da empresa 3http www iportaldoc com 22 Plataformas Tecnol gicas Correio Electr nico Sistema de Autentica o SMTP LDAP re Sistema de A ARMAZ M ficheiros lt z Sistema de Ficheiros SMB Sistema de Ficheiros Virtual Figura 3 1 Arquitectura iPortalDoc e digi
10. 2 ee 22 Exemplo duma hierarquia documental no iPortalDoc 24 Exemplo de cria o de um tipo de documento no iPortalDoc 26 Exemplo de um workflow no iPortalDoc ooo 2 00000 28 Exemplo da informa o de um documento no iPortalDoc al Formul rio de defini o de macros no iPortalDoc 32 Modelo de funcionamento AJAX 24 2 0 2 0 00 00 ee eee 35 Casos de utiliza o iPortalDoc 2 ee rss s 41 Casos de utiliza o iPortalDoc Light 000 0 42 Distribui o l gica do iPortalDoc Light 00 0 48 Diagrama de Distribui o do iPortalDoc _ 000 0 52 Diagrama de Distribui o do iPortalDoc Light 54 Estrutura da base de dados do iPortalDoc l 58 Interface de configura o do iPortalDoc Light 61 Interface de Inser o de Utilizadores no iPortalDoc Light 62 Workflow com ac o para ser realizada no iPortalDoc Light 63 Interface Principal do iPortalDoc Light 00 0 64 Janela de info do Documento no iPortalDoc Light 64 Janela de Pesquisa do iPortalDoc Light 00 0 65 Janela de Lista de Ac es no iPortalDoc Light 66 1X LISTA DE FIGURAS Lista de Tabelas 3 1 3 2 5 1 6 1 6 2 Servi os da IPBrick ssa be s eee A EE A e 20 Servi os da IPBri
11. 6 Templates PDF O iPortalDoc integra a funcionalidade de criar templates modelos de documentos para pos sibilitar a cria o de documentos PDF atrav s dos templates criados A ferramenta permite ao utilizador responder a um formul rio e com a informa o introduzida gerado um documento PDF sendo armazenado e associado ao workflow no SGDW Esta ferramenta pode ser utilizada para produzir os modelos de faxes correspond ncia ou at ordens de compra entre outras Para utiliza o da ferramenta podem identificar se duas fases distintas A primeira fase con siste no desenvolvimento dos modelos de documentos onde s o criados v rios ficheiros que ir o conter entre outras informa es o layout do futuro documento o formul rio onde ser o introdu zidas as informa es que o documento ir conter A segunda permite a utiliza o destes modelos de forma a criar documentos que ser o integrados com o restante SGDW Quando introduzido ou editado um documento apresentado um formul rio ao utilizador que ir fornecer a informa o necess ria para criar o documento Quando a informa o estiver completamente reunida no formul rio ser armazenada no formato XML 3 2 iPortalDoc 29 A informa o poder ser tamb m armazenada na base de dados e quando esta situa o se verifica poss vel ao utilizador configurar novos modelos de documentos utilizando a informa o armazenada A cria o do documento PDF efectuada util
12. Ir o ser abordados alguns t picos relacionados com a seguran a do sistema e vai ser comentado o pacote de instala o criado para o iPortalDoc Light finalizando se o cap tulo com refer ncia ao modo como o sistema foi avaliado No cap tulo 6 ir ser feita a explora o do sistema do ponto de vista de utiliza o Ir ser abordada a configura o dos sistemas e ser o mostradas as v rias funcionalidades do iPortalDoc Light inseridas num cen rio hipot tico de utiliza o acompanhadas por imagens para ajudar a ilustrar a descri o Ser tamb m referida uma avalia o do sistema Por fim no cap tulo 7 ser o apresentadas as conclus es e desenvolvimentos que poder o ser feitos no futuro relativamente a este trabalho Introdu o Capitulo 2 Gestao Documental Neste cap tulo v o ser apresentados os conceitos necess rios para a implementa o deste pro jecto Vai se come ar por descrever o conceito de informa o e a sua import ncia para as Orga niza es Ir o ser descritos os sistemas que permitem organizar e gerir essa mesma informa o referindo alguns standards e funcionalidades que devem possuir actualmente e referindo as vanta gens da sua utiliza o Ir o ser feitas refer ncias igualmente aos fluxos de trabalho e aos sistemas que gerem esses mesmo fluxos abordando o Modelo de referencia de gest o de fluxos de trabalho Por fim ser o tamb m mencionadas as vantagens de alargar o funcionamento de todos e
13. Sistema 4 1 aPortalboc Light 2 2 24 usa bs dese dada wa ee ba bees pe 4D REQUISILOS woke uran s aS ae we eh oe wl ee ee w e pk A a ea 4 2 1 Funcionalidades 2 2 0 0 0002 eee ee ee 4 2 2 Utilizadores e permiss es 0020 000000004 4 2 3 Interface de Configura o no iPortalDoc 2 4 2 4 Ac es de Workflow 2 2 ee vii 19 19 19 20 21 22 23 32 34 34 35 Vili 4 3 Casos de utiliza o 4 3 1 iPortalDoc 4 3 2 iPortalDoc Light 4 4 iPortalDoc Light 5 1 Implementa o 5 2 Arquitectura iPortalDoc Light 5 2 3 Camada de Persist ncia 5 3 Distribui o dos Sistemas 5 4 5 5 Pacote de Instala o 5 6 Explora o do iPortalDoc Light 6 1 6 1 1 Cen rio de utiliza o 6 2 Conclus es e trabalho futuro Trabalho Futuro 7 1 ResUMO susana E Gracas 5 2 1 iPortalDoc Light Interface gr fica 5 2 2 Camada de L gica de Neg cio 5 3 1 Distribui o do sistema iPortalDoc 5 3 2 Distribui o do sistema iPortalDoc Light Seguran a oa e c se a c a ee Resumo _ 0084 Explora o 6 1 2 Utiliza o do iPortalDoc Light 6 1 3 Outras utiliza es do iPortalDoc Light Avalia o ee Refer ncias CONTE DO Lista de Figuras 2 1 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 3 6 3 7 4 1 4 2 5 1 5 2 5 3 5 4 6 1 6 2 6 3 6 4 6 5 6 6 6 7 Modelo de refer ncia do WfMC 9 ahaaa ee 14 Arquitectura iPortalDoc
14. aplica es A terceira gera o apresentou maquinas de workflow gen ricas que forneciam uma infra estrutura robusta para work flows orientados produ o E uma quarta gera o que seria a actual a de sistemas de workflows que oferecem uma gama diversa de servi os 11 Os sistemas de gest o de workflow tiveram a sua origem na automatiza o dos processos de escrit rio pois assumem que as tarefas que s o atribu das aos recursos humanos est o em fila at que sejam realizados Um sistema de gest o de workflow compreende dois ambientes diferentes um para o processo l gico onde se d a modela o e a cria o do processo e outro para a tarefa l gica que a altura da realiza o das tarefas Estes dois ambientes relacionam se pela troca de sinais de controlo entre o sistema e o recurso o sistema pede ao recurso para realizar uma tarefa e o recurso avisa o de que a tarefa foi realizada 2 4 1 1 Funcionalidades dos Sistemas de Workflows Um sistema de workflow deve atender as seguintes funcionalidades e Defini o e modela o dos processos de neg cio e das suas actividades constituintes defi nindo prioridades constru o da defini o de processo e Controlo dos processos num ambiente operacional n cleo do sistema interpreta o da defini o do processo para assim poder escalonar e controlar a execu o das v rias tarefas que o constituem consulta do estado actual de uma actividade resp
15. as funcionalidades oferecidas pelo uso conjunto dos dois sistemas para optimizar as actividades da sua organiza o 6 2 Avalia o O projecto iPortalDoc Light foi desenvolvido como um acr scimo de servi os para o sistema de gest o documental iPortalDoc desenvolvido e comercializado pela iPortalMais N o tendo sido um projecto para um cliente espec fico n o foi elaborado um plano de testes de aceita o formal nenhum cliente A avalia o do sistema foi feita de acordo com o pedido pela empresa onde foi desenvolvido ou seja foi testado por v rios elementos seguindo uma checklist para testar se cumpria os requisitos pedidos Na tabela 6 2 s o apresentados os t picos de avalia o do sistema Tabela 6 2 Checklist de Avalia o par metro instala o configura o inserir utilizadores alterar utilizadores autentica o para utilizadores inseridos listagem de documentos de acordo com permiss es alterar o n mero de documentos da listagem fazer download de todos os documentos da listagem abrir documento ver informa o e workflow de documento encaminhar documento fazer download de documento pesquisar documento pelos par metros dispon veis introduzir documento ver lista de ac es realizar ac o funcionamento em Firefox funcionamento em Internet Explorer De acordo com esta checklist foi criado um cen rio de testes semelhante ao apresentado na sec o anterior para se poder
16. avaliar o cumprimento dos requisitos 68 Explora o do iPortalDoc Light Deste modo criaram se duas entidades varios tipos de documentos um workflow contendo um estado especifico com ac es para serem realizadas atrav s do iPortalDoc Light e uma macro para ser associada ao utilizador iPortalDoc padr o de modo a permitir a introdu o de documentos pelos utilizadores externos Em seguida introduziram se no iPortalDoc v rios documentos que foram classificados com entidades e tipos de documentos diferentes Foram dados acessos ao iPortalDoc Light a utilizadores externos cujas permiss es foram sendo alteradas de modo a confirmar se o acesso aos documentos introduzidos anteriormente estava de acordo com as permiss es ou seja se um documento fosse classificado com uma entidade que n o estivesse associada ao utilizador n o deveria aparecer no iPortalDoc Light O mesmo foi feito para os tipos de documentos As ac es a serem realizadas pelo utilizador externo dependem da entidade que classifica um documento Para isso foram introduzidos documentos classificados com as diferentes entidades mas associados ao workflow que foi criado especificamente para testar a realiza o de ac es atrav s do iPortalDoc Light Verificava se que o sistema funcionava correctamente uma vez que as ac es apareciam para ser realizadas aos utilizadores externos que tinham associada a entidade do documento Ap s esta fase o iPortalDoc Light foi implementado
17. cr tica e 6 Gest o Documental de valor da informa o que apenas mais um simples ficheiro destinado apenas a armazena mento arquivo De acordo com a natureza da sua utiliza o poss vel distinguir tr s n veis de utiliza o dos recursos de informa o e dados a que tamb m est o associados diferentes n veis de controlo Os n veis de responsabilidade operacional t ctico e estrat gico que se descrevem seguidamente e N vel estrat gico informa o bastante elaborada que suporta decis o de longo prazo ori entada para os decisores de topo e N vel t ctico respons vel pela afecta o de recursos e pelo estabelecimento do controlo e da gest o de m dio prazo O grau de complexidade mediano se comparado com a informa o de n vel estrat gico mas superior se comparado com o n vel operacional e N vel operacional n vel de controlo e execu o de tarefas espec ficas de curto prazo em que assenta a actividade da organiza o O grau de complexidade pequeno mas constitui a fonte b sica geradora da informa o que flui na organiza o Com toda esta diversidade de informa o e de acordo com a sua relev ncia evidente que as organiza es necessitam de organizar e classificar a informa o para que possam levar a cabo a sua actividade de forma eficiente Deve ent o ser definida uma estrat gia para controlar a informa o que entra e sai do sistema de modo a se retirar o maior prov
18. de diagramas de rede entre outros t m uma interface semelhante oferecendo a possibili dade de criar apagar arrastar e redimensionar os elementos gr ficos de forma id ntica Um editor de workflow recorre a um conjunto de tabelas de uma base de dados para armazenar a informa o relativa aos processos que s o editados aos estados e s transi es desses processos e migra o entre vers es fazendo essas tabelas parte de um conjunto maior que utilizado pelo sistema de workflow no qual o editor est inserido Qualquer workflow constitu do por por 10 Caminhos Routes caminhos entre conjuntos de objectos criando o workflow podendo estes ser lineares circulares ou paralelos Regras Rules definem condi es necess rias para permitir a passagem ao estado seguinte Papeis Roles definem as fun es das pessoas ou programas envolvidos no workflow Tarefas Task ac es que s o conduzidas pelo workflow e que podem ser realizadas pelos utilizadores ou programas definidos no caminho 2 4 2 Modelo de Refer ncia WfMC Workflow Management Coalition Em 1993 foi fundado o Workflow Management Coalition WfMC que uma organiza o global de consultores desenvolvedores analistas bem como grupos de pesquisa e universit rios que trabalham desde ent o no estudo da mat ria dos workflows criando mesmo um modelo de referencia para os workflows O modelo mostrado na Figura 2 1 Este modelo de refer ncia ident
19. de ficheiros atrav s do iPortalDoc Light O resto da comunica o entre o iPortalDoc Light e o iPortalDoc ent o feito atrav s de interroga es e inser es na base de dados Deste modo a Back end Firewall dever ent o aceitar comunica es entre os 2 servidores pela porta da base de dados e pela porta do protocolo HTTPS 5 3 2 2 N PC2 O n PC2 representa um qualquer computador ligado Internet atrav s do Navegador Web instalado neste computador que feita a interac o com o iPortalDoc Light Ou seja este computador vai funcionar como cliente comunicando com o iPortalDoc Light atrav s do protocolo HTTPS sendo as p ginas HTML retornadas pelo servidor Apache que se encontra no n Servidor de Comunica es e que interpreta o c digo PHP do iPortalDoc Light 5 4 Seguran a Ao n vel da seguran a o iPortalDoc Light s permite acesso ao sistema ap s ser feita a autenti ca o no servidor LDAP local Para isso um utilizador ter de introduzir um login e uma password que ter o de coincidir com os dados relativos ao utilizador existentes no LDAP Depois de autenti cado o utilizador inicia uma sess o que tem uma validade de pr definida Sempre que uma p gina carregada ent o feito um teste sess o se a sess o ainda for v lida a p gina carregada e o tempo limite actualizado caso contr rio se n o tiver havido interac o com o sistema o tempo limite da sess o n o actualizado e o utiliza
20. est o armazenadas as classes de acesso base de dados que s o utilizadas pelos restantes ficheiros Estas classes implementam fun es que permitem fazer as v rias interroga es necess rias base de dados retornando os dados em arrays para serem tratados pelos posteriormente ficheiros de l gica de neg cio e apresenta o As fun es servem tamb m para fazer a inser o de dados recolhidos pela interface e que t m de ser guardados nas tabelas respectivas 50 iPortalDoc Light Estas classes s o iniciadas no c digo PHP da l gica de neg cio recebendo como argumento um objecto de liga o base de dados que ir o utilizar Ap s serem iniciadas implementam diversas fun es que podem ser chamadas para a realiza o das tarefas que lhe est o associadas como introdu o de dados na base de dados leitura de dados existentes e altera o de dados 5 2 3 Camada de Persist ncia A camada de persist ncia constitu da por uma base de dados e por um direct rio de ficheiros Como numa instala o normal o iPortalDoc Light funcionar num servidor separado do servidor da instala o do iPortalDoc esta camada existe sempre no servidor do iPortalDoc O acesso a esta camada feito utilizando a l gica de neg cio como j foi descrito 5 2 3 1 Base de Dados Foi estudada e compreendida a base de dados relacional implementada em PostgreSQL usada pelo iPortalDoc para se poder compreender a sua estrutura e como era guar
21. fazer encaminhamentos de documentos Estes grupos j s o criados na IPBrick e ter o apenas de ser associados ao iPortalDoc Light Al m das permiss es impostas pelo utilizador iPortalDoc ser o ainda atribu das permiss es individuais a cada utilizador externo Assim cada utilizador externo dever ser associado a um ou v rios tipos de documentos que pode visualizar e a uma ou mais entidades que representa Deste modo a um utilizador externo s ser permitido visualizar documentos dos tipos e entidades aos quais for associado Para a introdu o de documentos pretende se usar o sistema de macros do iPortalDoc apro veitando assim esta funcionalidade j existente Deste modo no iPortalDoc dever o ser definidas macros para a introdu o de documentos estas macros devem ent o ser associadas ao utiliza dor iPortalDoc nas sec es da hierarquia documental onde se pretenda que sejam introduzidos documentos atrav s do iPortalDoc Light Estas macros devem ser criadas de acordo com as ne cessidades espec ficas de cada Organiza o que use o sistema por exemplo criando uma macro que tenha a entidade definida por defeito fazendo com que o utilizador externo que for inserir um documento esteja impossibilitado de alterar este campo 4 2 3 Interface de Configura o no iPortalDoc Foi pedido para este projecto a cria o de uma interface a ser integrada no iPortalDoc para ser poss vel configurar o iPortalDoc Light que vai ser usado em c
22. funcionais camada de acesso base de dados camada de l gica de neg cio e l gica de apresenta o de dados e interface gr fica A camada de acesso base de dados funciona com uma s rie de classes que permitem fa zer as interroga es que s o necess rias fazer para obten o dos dados que ir o ser tratados e apresentados A l gica de neg cio e l gica de apresenta o implementada em v rias p ginas PHP p ginas de apresenta o p ginas de ac o e tratamento de dados que incluem as classes existentes na camada de acesso base de dados para atrav s das suas fun es fazerem liga es BD O sistema para funcionar utiliza esta l gica em conjunto com servi os que o servidor IPBrick disponibiliza 47 48 iPortalDoc Light User interface Logica do neg cio r e ho s ao a Figura 5 1 Distribui o l gica do iPortalDoc Light Persist ncia A este n vel o iPortalDoc est a ser reestruturado para no futuro funcionar com classes evitando assim o funcionamento actual em que existe um n mero elevado de p ginas em PHP o que torna a integra o de componentes por vezes bastante complicada Assim foi acordado que o iPortalDoc Light iria seguir este tipo de abordagem ficando para um trabalho futuro a passagem da l gica de neg cio para um modelo de classes quando tal estiver implementado no iPortalDoc para haver reaproveitamento de c digo e coer ncia das classes necess rias 5
23. havendo no entanto excep es a este fluxo sendo necess rio contorn lo ou antever essas excep es na fase da sua constru o O uso do fluxo de trabalho para an lise e gest o de processos de neg cio quando combinada com uma orienta o a objectos de informa o tende a concentrar se em documentos e dados gest o documental 10 2 4 1 Sistemas de Gest o de Workflows O WIMS Workflow Management System proporciona a automa o de um processo de neg cio gerindo a sequ ncia de actividades de trabalho e seleccionando os recursos humanos e elec tr nicos apropriados associados com os v rios passos da actividade Por defini o pode dizer se 12 Gest o Documental que o WfMS um sistema que define gere e executa workflows atrav s da execu o de software cuja ordem de actividades dirigida por uma representa o da l gica do workflow no computador As ferramentas WfMS possibilitam um aviso pr vio de acontecimentos situa es ou actividades importantes para o utilizador Uma vez que um processo e definido um WfMS certifica se de que as actividades ocorram numa sequ ncia pr pria e que os utilizadores sejam informados para que possam executar as suas tarefas A primeira gera o de sistemas de workflow era constitu da por aplica es monol ticas as sociadas a uma rea de dom nio em particular A segunda gera o j dividiu os sistemas em componentes diversos mas n o os libertou da sua depend ncia das
24. integra o deste sistema no m dulo externo alargando assim o seu modo de funcionamento O motor de pesquisa de documentos do iPortalDoc foi tamb m integrado no iPortalDoc Light limitado claro s permiss es dos seus utilizadores No final do projecto pode se afirmar que todos os objectivos e requisitos foram atingidos As sim o iPortalDoc fica dotado de um m dulo que permite uma comunica o com agentes externos Organiza o onde implementado possibilitando visualizar informa es existentes e permitindo mesmo realizar ac es inseridas nos fluxos de trabalho O iPortalDoc Light permite assim au mentar a flexibilidade e o n mero de cen rios de utiliza o alargando as fronteiras do iPortalDoc ao local no mundo onde n o existem fronteiras a Internet 71 Trabalho Futuro Como desenvolvimentos futuros pode se desde j afirmar que se pretende que o iPortalDoc Light continue a disponibilizar funcionalidades que venham a ser desenvolvidas no iPortalDoc e que sejam suscept veis de serem disponibilizadas para utilizadores externos Espera se tamb m que uma reorganiza o da l gica de neg cio a ser implementada segundo classes como ir ser feito no iPortalDoc venha a simplificar a integra o de funcionalidades fu turas Bem como a n vel gr fico se pretende manter uma interface actualizada e coerente com a interface do iPortalDoc utilizando mais a tecnologia AJAX para criar p ginas mais intuitivas para o utilizador
25. na iPortalMais com sucesso estando a funcionar em conjunto com o iPortalDoc servindo assim como teste final ao produto que cumpre com todos os requisitos que foram propostos Capitulo 7 Conclusoes e trabalho futuro O iPortalDoc um sistema de gest o documental e workflow implementado sobre tecnologias livres e que funciona num servidor IPBrick na Intranet duma organiza o Apesar da sua versati lidade n o permite uma interac o com agentes externos Organiza o onde se implementado Neste projecto desenvolveu se um m dulo externo para permitir um acesso ao iPortalDoc atra v s duma liga o Internet Os utilizadores deste m dulo s o associados a entidades existentes no sistema de gest o documental para poderem aceder informa o associada a estas entidades Este m dulo t m uma interface semelhante do iPortalDoc de modo a funcionar como uma extens o do mesmo disponibilizando informa o existente no sistema de gest o documental e integrando funcionalidades j existentes como o sistema de workflow e sistema de templates para criar docu mentos Com base nas tecnologias de desenvolvimento e no modo de funcionamento do iPortalDoc foi implementado o iPortalDoc Light Este sistema instalado num servidor de IPBrick a funcionar como servidor Web sendo associado a uma instala o do iPortalDoc com o qual partilha a base de dados para disponibilizar informa o existente no sistema de gest o documental Ou seja
26. necess rio fazer a sua configura o Se tentarmos aceder ao endere o do iPortalDoc Light sem termos feito a sua configura o ir aparecer uma p gina em branco com uma mensagem que indica que o iPortalDoc Light n o foi configurado Para proceder configura o necess rio que um Administrador do iPortalDoc aceda ao sistema e preencha o formul rio de configura o do m dulo externo 6 1 1 Cen rio de utiliza o O iPortalDoc Light vai ser instalado numa organiza o que possui dois servidores IPBrick o servidor de Intranet e o servidor de comunica es que disponibiliza alojamento de aplica es Web Este cen rio foi criado em duas m quinas virtuais para exemplificar o funcionamento do iPortalDoc Light integrado com o iPortalDoc N o corresponde a um cen rio real em que o servi dor de comunica es possui um IP p blico e est dispon vel na Internet Os dados dos servidores s o apresentados na Tabela 6 1 Assim na interface de configura o do iPortalDoc dever o ser introduzidas estas informa es Na Figura 6 1 apresentada a interface de configura o com os valores referentes aos dois servi dores 59 60 Explora o do iPortalDoc Light Tabela 6 1 Dados dos servidores dados IPBrick I IPBrick C IP 192 168 69 199 192 168 69 198 dominio domain com domain com autentica o LDAP 192 168 69 199 LDAP 192 168 69 198 URL aplica o https iportaldoc domain com https light do
27. no LDAP do iPortalDoc Light Dever tamb m conter campos para reunir informa es da instala o do iPortalDoc como o endere o pelo qual o iPortalDoc est a ser acedido o IP e o dom nio do LDAP usado pelo iPortalDoc Estas informa es ter o ent o de ser guardadas na base de dado para no futuro poderem ser utilizadas no funcionamento dos sistemas 42 Requisitos do Sistema LN iPortalDoc Alterar configura es extend Ver configura es Administrador Ver lista dos utilizadores N a ends Alterar perfil dos utilizadores Adicionar utilizadores Figura 4 2 Casos de utiliza o iPortalDoc Light 4 3 1 2 Ver configura es do iPortalDoc Light Este caso de utiliza o s poss vel se j estiver um m dulo externo configurado no iPortal Doc Nesse caso dever aparecer o formul rio igual ao apresentado no caso de utiliza o Configu rar iPortalDoc Light mas com os campos preenchidos com os valores guardados na base de dados Deve ser um ponto de extens o para o caso de uso Alterar Configura es do iPortalDoc Light 4 3 1 3 Alterar configura es do iPortalDoc Light Este caso de utiliza o uma extens o do caso de uso Ver Configura es do iPortalDoc Light No formul rio apresentado para ser visualizadas as informa es de configura o do iPortalDoc Light deve ser dada a op o de poder alterar os valores dos campos e submeter o formul rio guardando os novos valores na base de
28. o do iPortalDoc Light s poder funcionar quando associada a uma instala o do iPortalDoc pois as ac es realizadas sobre iPortalDoc Light ter o influ ncia directa no iPortalDoc uma vez que este m dulo externo ser apenas uma porta de entrada no sistema de gest o documental O iPortalDoc Light deve ser desenvolvido para poder funcionar num servidor independente de modo a manter uma separa o f sica do servidor do iPortalDoc associado Esta separa o foi imposta como requisito por parte da empresa de modo a prevenir que eventuais ataques m quina do iPortalDoc Light n o afectem o funcionamento do sistema de gest o docu mental que poderia resultar em preju zos para a empresa que utiliza o iPortalDoc como ferramenta de trabalho 37 38 Requisitos do Sistema A comunica o entre os sistemas deve ser feita se poss vel ao nivel da base de dados e do sistema de ficheiros podendo se necess rio fazer chamadas de HTTP l gica de neg cio do iPortalDoc mantendo na mesma o iPortalDoc acess vel apenas na Intranet da organiza o A aplica o dever funcionar numa m quina com IPBrick e dever utilizar os servi os forne cidos pelo servidor que j foram descritos no capitulo anterior Os principais servi os ser o ent o LDAP para autentica o de utilizadores servidor de PostgreSQL integrado na IPBrick para man ter coer ncia com a base de dados usada no iPortalDoc servidor de apache PHP para a l gica de neg cio ta
29. o docu mento Valor Atrav s desta op o o utilizador pode definir um valor para o documento introduzido como por exemplo o valor monet rio de uma proposta Elaborado em o espa o onde se pode colocar a data em que o documento foi criado Sum rio e descri o s o campos onde o utilizador pode expor o conte do do documento sendo que por norma o sum rio mais sucinto do que a descri o Localiza o f sica a caixa de texto onde o utilizador deve referir o local onde se encontra o formato palp vel do documento por exemplo a localiza o no arquivo de um documento em papel Palavras chave o campo destinado coloca o de palavras que melhor descrevem o docu mento e que poder o ser teis para encontrar o documento em pesquisas por palavra chave Centro de Custo e Sub Centro de Custo como normal as empresas costumam estar dividi das em diferentes sec es cada uma com os seus gastos espec ficos Assim os documentos relacionados com os custos de uma rea delimitada da organiza o por exemplo facturas podem ser classificados atrav s desta op o Network esta funcionalidade surge como mais um poss vel classificador de um documento possibilitando a especifica o do mesmo tendo em conta o projecto ao qual est associado numa empresa Apenas a t tulo de exemplo a Figura 3 5 mostra o tipo de informa o sobre o documento que guardada na base de dados repartida pel
30. os dois bot es com os resultados poss veis da ac o Aprovado e N o Aprovado Se o utilizador aprovar o docu mento este passa para o Estado Final e termina o workflow caso contr rio retorna ao Estado Enviar Factura para ser alterada e enviada novamente conforme foi definido neste exemplo Esta lista de ac es aberta automaticamente numa janela de pop up quando o utilizador faz login no sistema e existem ac es pendentes caso contr rio n o aberta nenhuma janela ainda poss vel Introduzir documentos ou encaminhar documentos sem que sejam ac es de um workflow Para introduzir um documento caso existam permiss es de inser o o menu Introduzir que como foi visto se situa na parte central do cabe alho fica vis vel No menu s o ent o apresentadas as macros que est o associadas ao utilizador para que possa fazer a introdu o de documentos atrav s do iPortalDoc Light O utilizador selecciona a macro que pretende usar e na rea de listagem aparece ent o o formul rio de inser o de documentos definido pela macro seleccionada Para encaminhar um documento pode se clicar sobre o cone carta que aparece na parte direita da listagem de documentos ou menu documento op o encaminhar quando se encontra a janela de info aberta ent o aberta uma janela com formul rio de encaminhar documento que cont m um campo de texto para inserir um coment rio uma lista com os utilizadores do grupo para o qual foram dada
31. para suporte do sistema e Representa o da informa o permitir uma percep o com qualidade dos dados e infor ma o dispon veis no sistema e Distribui o da informa o garantir o fluxo de dados e de informa o no sistema Quando se tomou consci ncia do benef cio da computoriza o dos Sistemas de Informa o come aram a desenvolver se paralelamente os Sistemas de Gest o Documental e Workflow que t m como objectivo a automatiza o dos processos de gest o documental bem como dos fluxos documentais Os Sistemas de Gest o Documental e os Sistemas de Workflow s o praticamente indissoci veis servindo a gest o documental de base maioria dos sistemas de Workflow con tribuindo deste modo para o aumento das vantagens que eles proporcionam organiza o Em conjunto e quando bem implementados estes sistemas pegam na documenta o desorganizada e fragmentada existente numa organiza o seja qual for o formato e transformam a informa o num recurso acess vel e consistente Assim com a maior utiliza o do documento no formato elec tr nico a gest o documental passou a ser feita com o aux lio de ferramentas chamadas Sistemas de Gest o Documental Identificar as vantagens competitivas que possui uma organiza o que trata os seus documen tos de forma automatizada comparativamente com outra que os trata de forma tradicional torna se cada vez mais evidente Factores como a organiza o interna da empresa
32. s o executados pela ordem que aparecem na p gina por outro lado quando os scripts se encontram associados a eventos s o executados quando esses eventos acon tecem Um elemento da p gina Web pode ter eventos que fazem com que as fun es de Javascript sejam executadas Exemplos de eventos podem ser um click do rato o passar do rato sobre deter minada sec o da p gina o premir duma tecla a mudan a de valor de um determinado campo a submiss o de formul rios etc O seu uso em conjunto com outras linguagens Web alarga as suas funcionalidades e deu origem a outras tecnologias como o DHTML em que usada em conjunto com CSS permitindo modificar dinamicamente os estilos dos elementos da p gina e o AJAX 20 21 3 5 AJAX AJAX Asynchronous JavaScript And XML o uso conjunto de tecnologias como Javascript e XML para dar mais dinamismo e interactividade s p ginas Web AJAX n o uma linguagem de programa o nova mas sim uma nova maneira de utilizar tecnologias existentes Com AJAX o Javascript pode comunicar directamente com o servidor utilizando o objecto especifico de Javascript XMLHttpRequest que permite trocar dados com o servidor sem necessitar de carregar p gina Utiliza ent o uma transfer ncia de dados ass ncrona http www zend com 3 6 Resumo 35 user interface l JavaScript call 4 HTML CSS data I user interface Ajax engine HTTP request HTTP request HTML CSS data XML data web server we
33. sistema de gest o documental utilizando os servi os disponibilizados pelo servidor Apache pelo servidor LDAP pelo servidor de PostgreSQL e por um direct rio de ficheiros Linux integrados na IPBrick O servidor LDAP gerido pela IPBrick que na sua interface disponibiliza a cria o de utiliza dores e mesmo m quinas que ser o geridas pelo dom nio da Intranet A autentica o em todas as interfaces e servi os de rede feita com a informa o guardada neste servidor de LDAP O servidor de PostgreSQL implementa a base de dados que foi descrita na sec o anterior O servidor Apache ir interpretar o c digo PHP do iPortalDoc e enviar para um cliente as p ginas HTML geradas O Direct rio de Documentos em conjunto com a base de dados constituem o armaz m do iPortalDoc Na base de dados como j foi referido s o guardadas as informa es de classifica o dos documentos enquanto que no Direct rio de Documentos ficam guardados os ficheiros dos documentos 5 3 1 2 N PC1 O n PC1 representa um qualquer computador inserido no rede interna disponibilizada pelo Servidor de Intranet atrav s dum Web browser instalado neste computador que feita a inte rac o com o iPortalDoc atrav s do protocolo HT TPS Assim s o chamadas p ginas PHP que ir o ser interpretadas pelo servidor Apache que ir gerar e retornar as p ginas HTML para o cliente 5 3 2 Distribui o do sistema iPortalDoc Light A implementa o do iPor
34. 2 Tabela 3 2 Servi os da IPBrick C Servi os Servidor web WebMail Relay de correio electr nico Servidor Proxy HTTP HTTPS FTP com estat sticas Servidor VPN PPTP e IPSec Firewall IDS Intrusion Detection System Servidor de VoIP RTP bases routing Integra o transparente com PBX ISDN E1 BRI e linhas anal gicas 3 2 iPortalDoc 21 3 2 iPortalDoc O iPortalDoc um sistema de gest o documental e workflow para empresas e institui es um software que corre num servidor IPBrick a funcionar como servidor de Intranet sendo acedido a partir postos de trabalho da Intranet onde implementado O iPortalDoc pretende reduzir ou mesmo eliminar os documentos em papel existentes numa empresa pois os documentos entram no sistema em formato digital seguindo um fluxo de trabalho que gerido e automatizado pelo iPortalDoc Deste modo permite aos seus utilizadores a gest o dos fluxos dos documentos como tamb m simplesmente proceder ao seu arquivo para posterior gestao O iPortalDoc um sistema bastante flexivel pois implementado em PHP e corre num servidor IPBrick sendo acedido por uma interface Web em qualquer browser independente do sistema operativo e sem instala es adicionais nas esta es de trabalho Actualmente o iPortalDoc j se encontra implementado em c maras municipais governos civis hospitais juntas de freguesia e empresas e organiza es dos mais variados segmentos de actividade
35. 2 Arquitectura iPortalDoc Light Foi ent o definida uma arquitectura l gica em tr s camadas como pode ser observado na Fi gura 5 1 De seguida v o ser definidas estas tr s camadas para se perceber a sua divis o e interac o 5 2 1 iPortalDoc Light Interface gr fica A interface gr fica do sistema iPortalDoc Light UI o conjunto de HTML CSS e Javascript que retornado para o Web browser do utilizador Na Figura 64 mostrada a interface que constitu da por um cabe alho que apresentado em todas as p ginas chamadas e que com posto pelo s mbolo da aplica o apresentando informa es como o nome do utilizador registado 5 2 Arquitectura iPortalDoc Light 49 link para a pesquisa de documentos link de logout menu para seleccionar o tipo de documento a ser inserido e link para a lista de ac es Dependendo da p gina a ser apresentada conforme a interac o com o utilizador inclu do neste ficheiro o restante constituinte da p gina como formu l rios de inser o ou altera o de dados ou a apresenta o dos dados que tenham sido requisitados As folhas de estilo CSS s o inclu das em todas as p ginas para definir a apresenta o dos seus ele mentos mantendo desta forma coer ncia em toda a aplica o e coer ncia com a apresenta o do iPortalDoc 5 2 2 Camada de L gica de Neg cio A camada l gica de neg cio cont m os pacotes deAcesso a dados L gica de Neg cio e L gica de a
36. FACULDADE DE ENGENHARIA DA UNIVERSIDADE DO PORTO iPortalDoc Light Tiago Gil Brochado Cunha Tese submetida no mbito do Mestrado Integrado em Engenharia Electrot cnica e de Computadores Major de Telecomunica es Orientador Professor Jo o Correia Lopes Janeiro de 2009 Tiago Cunha 2009 PORTO FACULDADE DE ENGENHARIA FEUP UNIVERS DADE DO PORTO MIEEC MESTRADO INTEGRADO EM ENGENHARIA 2008 2009 ELECTROT CNICA E DE COMPUTADORES A Disserta o intitulada IPORTALDOC LIGHT foi aprovada em provas realizadas em 27 Fevereiro 2009 o j ri Presidente Professor Doutor Francisco Jos de Oliveira Restivo Professor Associado da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Professor Doutor Jos Gerardo Vieira Rocha Professor Auxiliar do Departamento de Electr nica Industrial da Universidade Minho Cne lda ocha Professor Doutor Jo o Ant nio Correia Lopes Professor Auxiliar da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto O autor declara que a presente disserta ao ou relat rio de projecto da sua exclusiva autoria e foi escrita sem qualquer apoio externo n o explicitamente autorizado Os resultados ideias par grafos ou outros extractos tomados de ou inspirados em trabalhos de outros autores e demais refer ncias bibliogr ficas usadas s o correctamente citados Autor TIAGO GIL BROCHADO DA SILVA CUNHA Wiagogi2 sc ade C Qu Faculdade de Engenharia da Universidade do Por
37. Light As ac es que devem estar dispo n veis s o ler um documento e proceder sua aprova o introduzir documentos e encaminhar documentos Estas ac es ser o definidas no iPortalDoc e associadas a um workflow devendo estar dispon veis para ser realizadas pelos utilizadores externos atrav s do iPortalDoc Light 4 3 Casos de utiliza o Para melhor se compreender as funcionalidades que devem ser implementadas pelo iPortalDoc Light ir ser feita a apresenta o das mesmas por casos de utiliza o em UML 25 26 V o ent o ser apresentados diagramas de casos de utiliza o e a descri o de cada caso individualmente Existem tr s tipos de actores no sistema O Administrador ser o utilizador com privil gios de administra o no iPortalDoc e que ir fazer a configura o do sistema adicionar e remover utiliza dores que poder o aceder ao iPortalDoc Light e definir as permiss es destes mesmos utilizadores Teremos tamb m o Utilizador Externo n o registado que ser um utilizador que tem acesso ao iPortalDoc Light mas que n o efectuou login no sistema Por ltimo teremos ent o o Utilizador Externo Registado que ser um utilizador que tem acesso ao iPortalDoc Light e que efectuou login no sistema 4 3 1 iPortalDoc Na Figura 4 1 representado o diagrama de casos de utiliza o do iPortalDoc 4 3 Casos de utiliza o 41 A iPortalDoc Light Ver documento Pesquisar o documento extends Ver esque
38. Mi mi Final li ii x Final Mi Mi C digo Localiza o f sica Pesquisar y T tulos Sum rios Descri es P Chave Para o campo Pesquisar a selec o dos atributos implica que a pesquisa efectuada seja do tipo E caso contr rio a pesquisa ser do tipo 04 PESQUISAR Figura 6 6 Janela de Pesquisa do iPortalDoc Light documento ou encaminhar o documento No canto superior direito do corpo existe ainda um link para ver as informa es sobre as v rias edi es do documento caso existam e um link para ver o esquema do workflow indicando o estado em que o documento se encontra bem como informa es do esquema cronol gico todas as ac es realizadas sobre o documento Na parte central superior da rea de listagem existem tr s links Pesquisa Ac es Download O link Pesquisa abre uma janela com o formul rio de pesquisa Na Figura 6 6 mostrado o formul rio de pesquisa Conforme se pode ver poss vel fazer uma pesquisa por entidade no caso de o utilizador ter v rias entidades associadas pesquisa por tipo de documento associados ao utilizador pesquisa por workflow e estado do documento pesquisa por data de introdu o ou elabora o do documento pesquisa por c digo de documento pesquisa por localiza o f sica e pesquisa por palavra onde podemos seleccionar se pretendemos pesquisar a palavra no t tulo no sum rio na descri o ou por palavra chave Na pesquisa po
39. Os hehe E bad do ed 1 3 Estrutura da Disserta o 2 ee 2 Gest o Documental 2 1 Informa o sad wd tk E RD uq o Pak a Sp W ee eS 2 2 Sistemas de Informa o 1 20 2 0002 sr rss ss ee 2 3 Sistemas de Gest o Documental 0 0 020000 ee eee 2 3 1 Fases Aplicadas na Gest o Documental 0 2 3 2 Funcionalidades dos Sistemas de Gest o Documental 2 3 3 Vantagens dos Sistemas de Gest o Documental 24 Workflow saia aioi a Q w F e a a qa 6 NU w UQ 2 4 1 Sistemas de Gest o de Workflows 10 2 4 2 Modelo de Refer ncia WfMC Workflow Management Coalition 2 5 Estender os Servi os Internet 2000000000000 2 5 1 Vantagens de Estender os Servi os Internet 26 RESUMO cs a ei a aca ar ead ae EO a owe A AO eee ee ee w 8 3 Plataformas Tecnol gicas 3 1 IPBtick 2 266 44 ads ba amp w RO A E AD E E Beha ka By Ox Sel IPBrick sas ead eed wb bad aw ae eee QU WO SQ mi ILZ IPBA RO suas of bach ake he ee ee EE Lae W 3 2 APOrtalDOC o use elise eels eee ak ak We lg ep ee es ca E 8 3 21 Arquitectura 2 04 cee ea eee aa E ee re e MU Qs 3 2 2 Funcionamento 2 2 ee 3 3 PHP sse hawk was we eh et a a O ee ee a ee UE ig 3 4 Javascript Ls sa pa 4 Gq bal di bee wee beh bas bead baa W 33 AJAX u us opt eb antes ards E Tp Se le ee pes aha aed ee eS 3 6 RESUMO ca iss te an w S MN ee Re ES we ee ee Se e 4 Requisitos do
40. Seria tamb m interessante criar uma rea de utilizador criando uma plataforma de comuni ca o e colabora o n o s entre os utilizadores externos e a organiza o mas tamb m entre os pr prios utilizadores em si Refer ncias 1 Robert D Galliers Information Analysis Selected Readings Addison Wesley 1987 2 Kenneth C Laudon e Jane P Laudon Management information systems managing the digital firm Pearson Prentice Hall 10 edi o 2007 3 Anabela Sarmento Impacto dos sistemas colaborativos nas organiza es estudo de ca sos de adop o e utiliza o de sistemas workflow Tese de doutoramento Universidade do Minho 2005 Tese de Doutoramento dispon vel em http repositorium sdum uminho pt handle 1822 285 4 Lu s Borges Gouveia e Jo o Ranito Sistemas de Informa o de Apoio Gest o Principia Publica es Universit rias e Cient ficas 2004 5 Jos Pedro Gon alves Gest o electr nica de documentos Di rio Econ mico 2002 dispon velemhttp www athinia com Files Editorial DM Mensagem 0011 htm 6 Sara Piteira Mota Gest o electr nica de documentos Di rio Econ mico 2005 7 Manuela Azevedo Pinto e Armando Malheiro da Silva 2 congresso internacional de gest o da tecnologia e sistemas de informa o Em Um Modelo Sist mico E Integral De Gest o Da Informa o Nas Organiza es 2005 8 Kenneth A Megill e Herbert F Schantz Document Management New Techno
41. a Possui uma interface gr fica de acesso via Web browser permitindo desta maneira uma administra o simples e funcional e sem que o seu administrador necessite de ter grandes conhecimentos de Linux ou mesmo de redes e servi os relacionados Para al m desta interface a IPBrick tem ainda uma interface avan ada a partir da qual um administrador de redes e sistemas tem acesso directo a todos os seus servi os 13 14 3 1 1 IPBrick l A IPBrick I proporciona todos os servi os que um servidor de Intranet deve proporcionar representados na Tabela 3 1 O servidor de Intranet IPBrick I pode ser utilizado em tr s modos diferentes master slave e AD client Na Intranet a tecnologia IPBrick capaz de lidar com ambiente totalmente Linux ou integrada com sistemas Windows Ao ser utilizada no modo master todos os servi os usam a autentica o no LDAP local do pr prio servidor IPBrick O modo slave foi desenvolvido para ser utilizado em redes onde existe um n mero elevado de utilizadores para evitar congestiona mentos no segmento de rede do servidor master IPBrick ou em cen rios com redes distribu das geograficamente Nestes casos o servidor LDAP da IPBrick slave uma r plica sincronizada do Inttp www ipbrick com 2nttp www linux org 19 20 Plataformas Tecnol gicas Tabela 3 1 Servi os da IPBrick I Servi os Servidor de reas de trabalho individuais e de grupo Servidor LDAP gest o de m quinas utilizadore
42. a boa abordagem mapear os departamentos de uma empresa onde ser o armazenados os documentos relacionados com estas mesmas sec es Um exemplo de uma hierarquia documental pode ser visto na Figura 3 2 dentro destas directorias que ser o associados os workflows e ser o dadas permiss es aos utilizadores que ter o acesso aos documentos e ac es que se podem realizar sobre os documentos de acordo com os fluxos de trabalho 3 2 iPortalDoc 25 3 2 2 2 Utilizadores e Permiss es de Perfil atrav s da IPBrick I que feita a gest o dos utilizadores que existem na rede As informa es dos utilizadores s o guardadas no LDAP Ao ser criado um utilizador na IPBrick automaticamente criada uma conta de email uma rea de trabalho individual espa o em disco no servidor reservado ao utilizador e um login na rede para identificar o utilizador no dom nio S o estes utilizadores que podem fazer parte do iPortalDoc ap s terem sido associados ao sistema por um utilizador com privil gios de administra o Ap s ter sido associado ao iPortal Doc um utilizador deve ser associado a uma ou v rias sec es da hierarquia documental Esta associa o feita dotando o utilizador com o perfil mais adequado sua fun o Deste modo os utilizadores podem ter perfis diferentes em directorias diferentes O iPortalDoc possui configurados alguns perfis de utiliza o podendo no entanto ser criados mais se for necess rio com base
43. a documentos cr ticos e Redu o de custos e espa os de armazenamento e Restri o dos arquivos pessoais de c pias e Melhoria na tomada de decis o no tempo certo com os documentos necess rios e Integra o operacional de documentos de m ltiplos formatos nomeadamente texto ima gem folhas de dados gr ficos udio v deo correio electr nico e documentos Web 2 4 Workflow 11 2 4 Workflow Um workflow a automatiza o de um processo de neg cio no todo ou em parte durante o qual documentos informa o e tarefas s o passados de um participante recurso computacional ou humano para outro de acordo com um conjunto de regras procedimentais 9 Um conceito importante e intimamente ligado ao workflow o processo de neg cio BP Bu siness Process que pode ser visto como um conjunto de actividades realizadas com o objectivo de trazer benef cio organiza o no mbito do qual s o efectuadas Os processos de neg cio es t o associados a cada organiza o em particular e dependem das actividades que permitem o seu funcionamento Os processos de neg cio em conjunto constituem um patrim nio da organiza o e asseguram o bom desempenho das opera es e o sucesso dos seus objectivos ent o chamado de Business Process Management BPM a pr tica de melhorar a efici ncia e efic cia de uma organiza o automatizando os seus processos de neg cio 4 A ideia central do BPM juntar processos
44. a uti lizadores que depois de fazerem o login no sistema dever o poder visualizar uma listagem dos documentos podendo ser feito o download dum ficheiro zip com todos os documentos listados Dever ser poss vel abrir um documento desta listagem e efectuar o seu download aceder a in forma o que classifica os documentos e visualizar o estado do workflow e respectivo esquema cronol gico do documento no sistema de gest o documental Foi tamb m definido que seriam disponibilizadas duas reas de pesquisa uma pesquisa pela meta informa o que classifica o documento Pesquisa Avan ada e outra pesquisa por palavra chave t tulos sum rios descri es autores Pesquisa R pida Outra das funcionalidades pedida a possibilidade de encaminhar um documento Ad hoc para um utilizador do sistema de gest o documental Pretende se tamb m que seja poss vel aos utiliza dores externos participarem no workflow do sistema de gest o documental Desta maneira o iPor talDoc Light ter de suportar ac es como ler um documento e efectuar a aprova o por exemplo de facturas electr nicas encaminhar documentos como fazendo parte duma ac o do workflow permitir a introdu o de documentos que ficariam associados a uma pasta no iPortalDoc entrando 4 2 Requisitos 39 desta maneira no workflow associado a essa pasta A introdu o de documentos dever tamb m ser alargada a templates criados e definidos no iPortalDoc que dever tamb m es
45. ara cada tipo de documento associando o respectivo id user Do mesmo modo feito para guardar os tipos de documentos que um utilizador pode inserir mas neste caso n o se guarda o tipo de documento e sim o id da macro pois o tipo de documento guardado na defini o da macro no iPortalDoc Assim se tivermos uma macro que tem definido o tipo de documento X esse tipo de documento que o utilizador externo poder inserir As macros tem de estar associadas a pelo menos uma sec o no iPortalDoc e ao utilizador iPortalDoc padr o s assim ser poss vel associa las a um utilizador externo Como existe a possibilidade de a macro estar associada a v rias sec es a sec o na qual vai ser poss vel introduzir documentos ter de ser escolhida na interface de configura o e guardado o seu id nesta tabela de liga o A ltima tabela ir fazer a liga o dos utilizadores aos ids das entidades idat ributo que 52 iPortalDoc Light Figura 5 2 Diagrama de Distribui o do iPortalDoc os utilizadores representam Um utilizador poder representar uma ou mais entidades ou caso nenhuma entidade seja associada ao utilizador este poder visualizar os documentos pertencentes a todas as entidades do tipo especificado na tabela ligauser tipodoc 5 2 3 2 Direct rio de Documentos Este direct rio fica implementado no sistema de ficheiros Linux do servidor IPBrick onde se funciona o iPortalDoc Dentro desta directoria o iPortalDoc cria past
46. as infor ma es e ac es s o implementadas pela l gica de neg cio do iPortalDoc a l gica de neg cio do iPortalDoc Light s acede a essas informa es e as disponibiliza integrando algumas ferramentas j existentes Assim associando entidades que existem no iPortalDoc aos utilizadores do m dulo externo estes ter o acesso a documentos que se encontram associados s entidades que representam po dendo consultar informa es relativas a esses documentos Os utilizadores externos podem ainda fazer o download dos documentos que t m acesso Foi integrado no iPortalDoc Light o sistema de cria o de documentos atrav s de templates oferecendo assim a possibilidade aos seus utilizadores de introduzir documentos utilizando os mo delos criados no iPortalDoc Foi tamb m adicionada a possibilidade de introdu o de documentos de forma directa upload do ficheiro integrando o sistema de macros do iPortalDoc para limitar e introduzir valores por omiss o nos campos de classifica o preenchidos no formul rio de in ser o Os documentos s o introduzidos e ficam associados s informa es contidas na macro ficando por isso j classificados e associados a uma pasta e workflow e para poderem ser geridos 69 70 Conclus es e trabalho futuro pelo Sistema de Gest o Documental Outra funcionalidade implementada foi possibilitar a participa o dos utilizadores do iPortal Doc Light nos workflows existentes no iPortalDoc atrav s da
47. as relativas ao ano de intro du o dos ficheiros e dentro destas ainda s o criadas subpastas referentes ao m s Desta maneira feita uma organiza o e um agrupamento dos ficheiros por data de introdu o O caminho para o direct rio onde se encontram os ficheiros guardado na base de dados juntamente com a restante informa o de classifica o 5 3 Distribui o dos Sistemas De seguida vai ser descrita a distribui o dos sistemas de modo a se perceber como o iPor talDoc Light se ir integrar numa Organiza o que possua uma Intranet e utilize o iPortalDoc como sistema de gest o documental O cen rio inicial de utiliza o do iPortalDoc mostrado no diagrama de distribui o na Figura 5 2 5 3 1 Distribui o do sistema iPortalDoc Os dois n s existentes no sistema s o o Servidor de Intranet e o PC1 sendo de referir que po der o existir mais computadores dependendo da configura o da rede interna em que se encontra implementado 5 3 1 1 N Servidor de Intranet O n Servidor de Intranet um servidor IPBrick que disponibiliza os servi os de Intranet e suporta o funcionamento do iPortalDoc O pacote do iPortalDoc aplica o de gest o documental 5 3 Distribui o dos Sistemas 53 propriamente dita onde s o guardados todos os ficheiros de c digo que permitem o funcionamento do sistema de gest o documental O iPortalDoc implementa em PHP e Javascript a l gica de neg cio e de apresenta o do
48. as respectivas tabelas Como se pode ver guardada todo o tipo de informa o pass vel de classificar o documento 3 2 2 9 Macros O iPortalDoc possui um sistema de cria o de macros A cria o de macros visa facilitar a tarefa de um utilizador aquando da introdu o de novos documentos Desta maneira em vez de ter de preencher um longo formul rio de cada vez que um utilizador pretende inserir um documento 3 2 iPortalDoc 31 Factura de 50 encomendas 0 0 Documento Info Edi es Workflow Tipo de Entidade Entidade Cliente 1 Contacto Tipo Doc Factura Workflow Arquivo Titulo Factura de 50 encomendas Ordem 100 Edic es 1 C digo Fact_1 2009 Valor Autor iPortalDoc Master Elaborado em 29 Jan 2009 Inserido em 29 Jan 2009 s 14 38 48 Ficheiro configuracoes pdf 117 35 KB Sum rio Descri o Localiza o f sica Directoria fInicio Correspondencia Sem Palavra Chave Figura 3 5 Exemplo da informa o de um documento no iPortalDoc podem ser criadas macros que definam antecipadamente qual o tipo de documento tipo de enti dade o t tulo o workflow o c digo ou mesmo o assunto campos que aparecem no formul rio de inser o de documentos Para al m disso permite escolher quais os campos de classifica o que devem ser vis veis no formul rio para introduzir documentos sendo uma boa maneira de limitar a informa o que o utilizador vai
49. b and or XML server datastores backend datastores backend processing legacy systems processing legacy systems classic Ajax web application model web application model Figura 3 7 Modelo de funcionamento AJAX 24 entre o browser e o servidor Web efectuando apenas pedidos de uma parte da informa o em vez de pedir a p gina completa desta maneira o utilizador permanece na mesma p gina e nem percept vel que o script efectua pedidos ou envia dados para o servidor no background Deste modo as aplica es de Internet tornam se mais compactas mais r pidas e mais simples de serem usadas Na Figura 3 7 representado o modelo de funcionamento do AJAX em compara o com o funcionamento cl ssico 22 23 3 6 Resumo De entre as tecnologias que serviram de base para este trabalho destacam se a IPBrick e o iPortalDoc A IPBrick um sistema operativo desenvolvido sobre a tecnologia Linux que funciona como servidor integrado para gest o de redes constitu da por um modelo de servi os de Intranet e de comunica es de Internet v lido para qualquer tipo de empresa Possui uma interface gr fica de acesso via Web browser permitindo desta maneira uma administra o simples e funcional e sem que o seu administrador necessite de ter grandes conhecimentos de Linux ou mesmo de redes e servi os relacionados O iPortalDoc um sistema de gest o documental e workflow para empresas e institui es um software que corre num serv
50. balho e gest o do conhecimento bem como permitir a integra o de fornecedores atrav s de sistemas de gest o de fornecimento com os recursos humanos da empresa por uso de sistemas de informa o de suporte sua actividade no exterior da organiza o ou como suporte forma o como o caso quando se recorre a plataformas e servi os de ensino a dist ncia e learning No contexto das autarquias por exemplo o uso de facilidades de Internet em conjunto com Intranet proporciona um canal n o negligenci vel para a interac o com o cidad o e constitui se como um dos meios privilegiados para o desenvolvimento de pr ticas de local e government As vantagens da extens o destes servi os Internet s o e liga o f cil com outros neg cios e com parceiros e potencial de frentes de loja centros de informa o em linha e potencial de actualiza o de informa o sobre produtos pedidos e suporte ao cliente e formul rios de processos de neg cio melhorados perfis de cliente personaliza o e registo de actividade e servi o centrado no consumidor e des intermedia o remo o de intermedi rios e de processos de liga o e custo reduzido para os parceiros da rela o 2 6 Resumo A informa o nos dias de hoje um bem essencial para as organiza es principalmente a n vel operacional e mesmo estrat gico Abordou se os diferentes n veis de informa o dentro 2 6 Resumo 17 duma empresa e a nece
51. ck C ea u ee 20 Descri o das vari veis de configura o 2 2 r 00008 s 51 Dados dos servidores _ r r ee 60 Checklist de Avalia o _ l r r r ee 67 X1 xH LISTA DE TABELAS Abreviaturas e Simbolos AD AJAX CSS DHCP DMZ DNS FTP GUI HTML HTTP IDS IPSec LDAP PHP SGDW SO VPN WfMS WfMC XML Active Directory Asynchronous Javascript And XML Cascade Style Sheet Dynamic Host Configuration Protocol DeMilitarized Zone Domain Name System File Transfer Protocol Graphical User Interface HyperText Markup Language HyperText Transfer Protocol Intrusion Detection System IP Security Lightweight Directory Acess Protocol PHP Hypertext Preprocessor Sistema de Gest o Documental e workflow Sistema Operativo Virtual Private Network Workflow Management System Workflow Management Coalition Extensive Markup Language xiii xiv ABREVIATURAS E S MBOLOS Capitulo 1 Introducao A informa o um recurso essencial para a actividade de qualquer tipo de organiza o e a gest o da informa o ganha uma import ncia fundamental quer para manter uma estrutura orga nizada quer para obter vantagem competitiva sobre as suas concorrentes A falta de informa o organizada e estruturada impede que haja uma boa comunica o entre os diferentes sectores de uma organiza o dificultando o desenvolvimento de actividades e tarefas bem como a tomada de decis o Para hav
52. classifica o de um documento Assim para cada sec o deve existir um workflow associado que por sua vez tamb m deve estar associado a utilizadores Em cada sec o os utilizadores associados provavelmente necessitam de utilizar workflows diferentes pelo que o Coordenador da mesma dever associar os workflows necess rios s fun es de cada utilizador Depois de ser criado necess rio configurar que utilizadores ir o executar as ac es definidas no fluxo de trabalho Os workflows no iPortalDoc utilizam o conceito de m quinas de estados Cada workflow come a pela introdu o de um documento no sistema qual se segue o primeiro estado estados que s o representados por c rculos Cada estado dever ter uma ou mais ac o associadas ac es essas que s o representadas por quadrados A transi o de um estado do workflow para outro feita quando as ac es do estado corrente s o realizadas Para determinar qual o estado a seguir s o usadas as fun es de transi o representadas por um tra o preto As fun es de transi o funcionam em conjunto com o resultado da ac o e controlam o fluxo de trabalho Por exemplo imaginemos um estado em que foi definida a ac o de aprovar documento com 2 resultados poss veis aprovado ou n o aprovado Se o documento for aprovado queremos que o fluxo de trabalho siga para o estado X se n o foi aprovado queremos que o documento siga para o estado Y que poder ser um estad
53. cumental toda a sua vida til permitindo tamb m efectuar a sua re classifica o consoante modifica es no seu valor para a actividade da organiza o Tal como existem procedimentos normalizados para o tratamento de documentos em papel tamb m nestes sistemas poss vel criar normas que controlam qualquer documento electr nico desde a sua cria o at sua destrui o efectiva 5 2 3 1 Fases Aplicadas na Gest o Documental A Gest o de Documenta o electr nica um processo bastante abrangente que originado aquando da recep o de um documento e que implementa as seguintes fases segundo Sara Mota 6 Desmaterializa o esta fase tem como objectivo digitalizar os documentos em papel Indexa o aqui realizada a cataloga o e categoriza o dos documentos electr nicos Esta fase em todo equivalente ao processo de arquivo f sico mas retirando os benef cios dos sistemas de informa o Workflow nesta etapa define se os v rios estados pelos quais um documento passa incluindo publica o aprova o distribui o e reencaminhamento ou destrui o Pesquisa por fim dever ser implementado um motor de busca potente permitindo encontrar os documentos introduzidos A implementa o de um Sistema de Gest o Electr nica de Documentos requer uma abor dagem metodol gica em duas fases complementares Na primeira fase deve ser efectuado um estudo detalhado sobre a forma como os documen
54. dada a informa o Ap s esta an lise e com base nos requisitos do projecto percebeu se que n o seria necess rio criar uma base de dados nova dedicada para o iPortalDoc Light uma vez que este sistema iria fazer liga es base de dados do iPortalDoc e as tabelas a ser criadas n o justificavam esta separa o uma vez que na sua maioria s o tabelas de liga o a tabelas j existentes como ser mostrado mais frente Teriam de ser guardadas informa es de configura o para que o iPortalDoc Light que fun ciona num servidor independente pudesse saber qual o servidor onde se encontra a instala o do iPortalDoc a que est associado Para isso criou se um ficheiro de configura o onde s o guarda das todas as informa es necess rias quando feita a configura o do iPortalDoc Light Na base de dados do iPortalDoc foram acrescentadas novas tabelas para guardar as informa es necess rias para o funcionamento do iPortalDoc Light Mostra se na figura 5 4 uma repre senta o reduzida das tabelas existentes na base de dados representadas com fundo branco e das novas tabelas que foram criadas representadas por fundo verde As duas novas tabelas principais s o a tabela user externo e a tabela vari veis aplica o A primeira ser a tabela que ir guardar os utilizadores que foram adicionados ao iPortalDoc Light e que portanto podem ter acesso ao sistema J a segunda ser a tabela que ir guardar todas as vari ve
55. dados 4 3 2 iPortalDoc Light Na Figura 4 2 ir ser representado o diagrama de casos de utiliza o do iPortalDoc Light e a descri o individual de cada caso de utiliza o 4 3 Casos de utiliza o 43 4 3 2 1 Fazer Login Acedendo ao endere o do iPortalDoc Light no Web browser e n o havendo nenhuma sess o iniciada no sistema Utilizador n o registado dever aparecer um formul rio com campos para introduzir o login e password de utilizador Estes valores ter o de ser submetidos pelo sistema para ser feita a sua autentica o Primeiro ter de ser testado se o login existe associado ao iPortalDoc Light e em caso de resposta positiva ser feita a autentica o de acordo com a informa o no LDAP Se a dupla login password for v lida no LDAP dado o acesso do utilizador ao iPortalDoc Light 4 3 2 2 Visualizar lista de Documentos Esta ser a posi o base do sistema ou seja ap s ter sido feito o login dever ser apresentada uma listagem dos documentos que o utilizador pode visualizar Esta listagem deve ser por omiss o de 100 documentos por p gina e em caso de haver mais de 100 documentos a que o utilizador tenha acesso deve ser disponibilizada uma fun o de pagina o permitindo visualizar os pr ximos 100 documentos e assim sucessivamente possibilitando obviamente voltar para a p gina anterior Deve tamb m ser dada a op o para o utilizador escolher o n mero de documentos a apre sentar por p gina Est
56. des externas e permitir in meros cen rios de utiliza o dependendo das necessidades e actividades da organiza o que utiliza o sistema de gest o documental com ferramenta de trabalho 46 Requisitos do Sistema Capitulo 5 iPortalDoc Light Neste cap tulo ser o explicados os conceitos e arquitectura da implementa o do iPortalDoc Light Ser o apresentados os diagramas de pacotes l gicos 5 1 e o diagrama de componentes 5 3 explicando os seus constituintes e funcionamento Ser tamb m apresentada a estrutura de dados do sistema mostrando as novas tabelas a ser criadas e a sua liga o com a estrutura anterior Ir o ser abordados alguns t picos relacionados com a seguran a do sistema e vai ser comentado o pacote de instala o criado para o iPortalDoc Light finalizando se o cap tulo com refer ncia ao modo como o sistema foi avaliado 5 1 Implementa o A implementa o do projecto iPortalDoc Light teria de seguir o modelo usado no iPortalDoc pois foi pedido pela empresa que assim fosse e al m de tudo sendo uma aplica o que pretende ser uma continua o do iPortalDoc n o fazia sentido que fosse implementado de maneira diferente permitindo desta forma um reaproveitamento de c digo usado Foi ent o feito um estudo do modo de funcionamento do iPortalDoc tanto a n vel funcional como a n vel de arquitectura e l gica de neg cio implementada Como foi referido o iPortalDoc utiliza uma arquitectura em 3 camadas
57. dor perde a sess o e necessita fazer novo login no sis tema para poder aceder p gina que solicitou Al m da sess o qualquer p gina que solicitada verifica sempre se o utilizador t m ou n o permiss es para o fazer ou seja um utilizador que tenha uma entidade associada s poder visualizar informa es ou documentos relativos a essa entidade O iPortalDoc Light funciona pelo protocolo HTTPS permitindo desta maneira que os dados sejam codificados podendo inclusive no caso da organiza o que o instalar ter um certificado digital verificar a autenticidade do cliente e servidor Como funciona integrado num servidor de uma rede conta ainda com a protec o da pr pria rede sendo que neste ponto o tipo de protec o difere de rede para rede como bvio 5 5 Pacote de Instala o A IPBrick baseada na distribui o Debian do Linux e possui na sua interface uma op o para inserir pacotes deb Estes pacotes podem ser utilizados para instala es de actualiza es Inttp www debian org 56 iPortalDoc Light ou mesmo instala es de aplica es Na interface apenas se insere o ficheiro do pacote deb e a IPBrick trata da sua instala o com base nas instru es contidas nesse mesmo pacote Os pacotes deb s o um conjunto de ficheiros com instru es para o que deve ser feito com esses ficheiros As instru es indicam onde esses ficheiros devem ser colocados na estrutura de ficheiros depend ncias de paco
58. dores no sistema via username e password Desta forma podem ser centralizados numa nica m quina os mecanismos de autentica o e informa o pessoal Com o acesso a protocolos de email ent o poss vel com PHP gerar mensagens de SMTP com aviso aos utilizadores sobre ac es penden tes ou outra qualquer informa o relevante facilitando deste modo a interac o com o gestor documental As interfaces de acesso s o apresentadas com base em protocolos normalizados para adaptar o sistema de gest o documental dentro de uma rede O sistema de gest o documental suportado por uma interface HT TP para disponibilizar p ginas HTML uma interface SMB para autentica o e uma interface SMTP para disponibiliza o de correio electr nico SMTP POP IMAP como j foi referido 3 2 2 Funcionamento De seguida ir o ser descritos alguns conceitos ligados ao iPortalDoc para que se possa entender o seu princ pio de funcionamento Muitos dos conceitos aqui apresentados ser o de extrema import ncia na compreens o do projecto que ir ser realizado Sendo um sistema de gest o documental necess rio saber como o iPortalDoc alimentado a n vel de documentos para posterior gest o A documenta o pode entrar no sistema de v rias formas e directamente do exterior via fax e mail ou ent o via digitaliza o dos documentos em papel 4Para mais informa es consultar o manual de utiliza o dispon vel com o pacote de i
59. e caso de utiliza o ter de disponibilizar pontos de extens o para os casos de utiliza o Ver documento Ver informa o do documento Fazer Download do documento e Encaminhar documento 4 3 2 3 Pesquisar Documento Neste caso de utiliza o pretende se que seja apresentado um formul rio que permita ao Utilizador registado inserir informa o para filtrar a pesquisa de um documento Dever o ser disponibilizados campos no formul rio para introduzir filtros por t tulo do documento descri o do documento sum rio do documento assunto do documento palavras chave que classificam o documento workflow e estado do workflow data de introdu o ou elabora o do documento entidade associada ao documento c digo do documento e tipo documento Ap s ser introduzido o filtro pretendido para efectuar a pesquisa deve ser apresentada uma listagem dos documentos existentes no iPortalDoc que satisfa am as condi es do filtro Esta lis tagem dever ser limitada por 100 documentos por p gina disponibilizando de modo semelhante listagem de documentos do caso de utiliza o anterior uma navega o pela pagina o caso o n mero de documentos retornado seja superior a 100 Este caso de utiliza o ter de disponibilizar pontos de extens o para os casos de utiliza o Ver documento e Ver informa o do documento 4 3 2 4 Ver Documento Ap s seleccionado o documento dever ser aberta uma janela que abra o documento para
60. ectr nico ou outras aplica es Para dar suporte a esta interface foram definidas algumas opera es dentro da WAPI tais como as opera es de iniciar suspender e abortar tarefas Outros Servi os de Execu o de Workflow define uma variedade de modelos que podem interagir com produtos de fabricantes diversos e os padr es para cada um Ferramentas de Administra o e Monitoriza o define um padr o para fun es de moni toriza o e controlo de um processo O WfMC apresenta os m todos de acesso da WAPI projectados para estas fun es de gest o tais como delega o e suspens o de privil gios a utilizadores e grupos entre outras fun es 9 2 4 2 1 Vantagens dos Sistemas de Workflow Os sistemas de workflow apresentam uma s rie de vantagens competitivas para a organiza o como por exemplo 2 5 Estender os Servicos a Internet 15 e Aumento da efici ncia do processo e garantia da sua integridade Um sistema de workflow garante que todas as actividades sejam realizadas na ordem prevista e que todas as regras sejam cumpridas levando a uma redu o de custos e a uma maior capacidade de trabalho e Diminui o do tempo de espera entre actividades Quando um processo manual o tempo decorrido entre o final de uma tarefa e o in cio da tarefa seguinte pode ser bastante elevado por envolver alguns passos burocr ticos e Redu o no volume de circula o de papel havendo apenas uma c pia do documento em
61. eito poss vel do mesmo 2 2 Sistemas de Informa o Sistema de Informa o tem uma componente t cnica da qual faz parte o seu equi pamento software e dados para serem processados e uma componente social onde se incluem as pessoas e os procedimentos com o objectivo de reunir informa o a partir de dentro ou de fora da organiza o processar e armazenar essa informa o para a disponibilizar a quem dela necessite 3 Capitulo 2 Uma Organiza o necessita duma abordagem que junte desde a fase da concep o da plata forma tecnol gica hardware e software at produ o circula o armazenamento e disponi biliza o da informa o todos os seus processos de neg cio Deve integrar tecnologias de data warehouse com informa es hist ricas de compras e contactos realizados e ferramentas de data mining recupera o de informa o relevante e reas como a Gest o de Documentos e conte dos definindo e optimizando as regras e fluxos de trabalho de forma a exponenciar todo o potencial que permita empresa ou organiza o desempenhar a sua actividade de forma mais eficiente 4 As fun es de um Sistema de Informa o s o e Recolha da informa o garantir a entrada de dados no sistema e Armazenamento da informa o garantir o registo dos dados necess rios ao sistema 2 3 Sistemas de Gest o Documental 7 e Processamento da informa o dar resposta s exig ncias de dados e informa o
62. er maior competitividade necess rio saber utilizar da melhor maneira poss vel a informa o e o conhecimento de uma organiza o As organiza es devem estar aptas a fazer a gest o da informa o de uma forma integrada para a poderem usar quer nas suas actividades roti neiras quer no momento da tomada de decis o e compartilhar a informa o gerada internamente 1 1 Enquadramento Hoje em dia o volume de informa o aumenta a um ritmo elevado existindo um mundo de documentos e ficheiros de origens e destinos diversos que absorvem as empresas A maioria n o est preparada para efectuar uma classifica o apropriada da informa o muitas vezes sem conse guir separar a informa o cr tica e de valor da informa o que apenas mais um simples ficheiro destinado para arquivo Torna se ent o necess rio uma solu o r pida e eficaz para tratar arqui var e encontrar os documentos e fazer a gest o dos fluxos de trabalho dos pr prios documentos dentro do universo da organiza o de uma forma automatizada neste contexto que surgem os Sistemas de Gest o Documental e Workflow SGDW A gest o documental quer seja electr nica quer seja em arquivo de papel est presente em to das as empresas O iPortalDoc um sistema de gest o de documenta o e Workflow que funciona como um servi o de valor acrescentado para Intranet de empresas e institui es desenvolvido pela empresa iPortalMais Este sistema implementad
63. esa iPortalMais um m dulo Web para integrar com o funci onamento do iPortalDoc onde os utilizadores estar o associados s entidades do SGDW e que se podem considerar utilizadores externos Estes utilizadores devem poder aceder a toda ou parte da informa o que est associada s suas entidades de base No m dulo a desenvolver e integrar no SGDW dever o ser disponibilizadas funcionalidades como e acesso a informa o existente no iPortalDoc e integra o no sistema de workflow do SGDW e integra o do sistema de templates para criar documentos do iPortalDoc Como resultado pretende se que no final do projecto uma organiza o que disponha do SGDW iPortalDoc possa disponibilizar s suas entidades externas Clientes Parceiros Fornecedores Mun cipes etc acessos controlados para consulta de informa o interna documentos fluxo do cumental informa o anexa bem como a possibilidade de utiliza o de diversas funcionalidades do iPortalDoc 1 3 Estrutura da Disserta o Este documento encontra se divido em sete cap tulos No presente capitulo feita a introdu o do projecto apresentando se o enquadramento e os objectivos No cap tulo 2 v o ser apresentados os conceitos necess rios para a implementa o deste pro jecto Vai descrever se o conceito de informa o e a sua import ncia para as Organiza es Ir o ser descritos os sistemas que permitem organizar e gerir essa mesma Informa o referindo alg
64. g wiki Zend_Framework W3schools Javascript tutorial Janeiro 2009 http www w3schools com JS default asp the free encyclopedia Wikipedia Javascript Janeiro 2009 http en wikipedia org wiki Javascript the free encyclopedia Wikipedia Ajax programming Janeiro 2009 http en wikipedia org wiki Ajax programming Jesse James Garrett Ajax A new approach to web applications Junho 2005 nttp www adaptivepath com ideas essays archives 000385 php Philipp Hoschka Multimodal web applications for embedded systems Junho 2006 http www w3 org 2005 Talks 200506 Toulouse slide3 0 html Alberto Silva e Carlos Videira UML Metodologias e Ferramentas CASE Edi es Centro Atl ntico first edi o 2001 Ian Sommerville Software Engineering Pearson Education 8 edi o 2007 Wikipedia the free encyclopedia Dmz computing Janeiro 2009 http en wikipedia org wiki DMZ computing
65. he Web to users outside the organization This way was created iPortalDoc Light which is installed on an IPBrick server with public domain and works as a platform for access iPortalDocthrough the Web iPortalDoc Light runs on an independent server and uses the information created and stored in the iPortalDoc to enable its users to view and enter documents or participate in actions of workflows In the future it is intended to continue the integration of tools and new features developed for iPortalDoc This module is available in the company where it was developed iPortalMais and is marketed along with the iPortalDoc and IPBrick iii iv Agradecimentos Gostaria de agradecer a todo o pessoal da iPortalMais em especial a toda a equipa do iPortal Doc pelo apoio na realiza o deste trabalho Ao meu orientador o professor Jo o Correia Lopes pela for a e confian a que me passou em momentos dificeis e por toda ajuda e disponibilidade demonstrada na escrita deste trabalho que sem ele n o teria sido poss vel A todos os meus amigos que tamb m sempre estiveram presentes e um especial obrigado Sandrine por toda a for a e carinho Aos meus av s e mem ria da minha av Por ltimo e n o menos importante agrade o ao meu pai minha m e e ao meu irm o Hugo A todos voc s sincero obrigado vi Conte do 1 Introdu o 1 1 Enquadramento gas sale kuq de E eg AD MD E DR RA h 1 2 Objechiv S s cde paca ba cabana ms S Y
66. idor IPBrick a funcionar como servidor de Intranet sendo acedido a partir postos de trabalho da Intranet onde implementado Das suas funcionalidades destacam se arquivo de documentos numa hierarquia de gest o documental acesso a documentos e sua 36 Plataformas Tecnol gicas informa o de classifica o e gest o e cria o de fluxos documentais Capitulo 4 Requisitos do Sistema Neste capitulo vai ser feita a descri o do projecto a desenvolver especificando o levantamento de requisitos realizado V o ser descritos os requisitos funcionais e n o funcionais do sistema dando especial nfase aos casos de utiliza o 4 1 iPortalDoc Light Como foi referido no cap tulo anterior o iPortalDoc um sistema de gest o documental e workflow usado na Intranet de uma organiza o o que limita o seu uso a utilizadores geografica mente dentro da pr pria organiza o Nos dias que correm a maioria das empresas necessita de ter contacto com agentes externos surgindo ent o a necessidade de existir um m dulo adicional que interaja e complemente o iPortalDoc de modo a alargar o leque de ac o do sistema a parceiros ou utilizadores externos institui o Deste modo foi proposto o projecto do iPortalDoc Light que um m dulo externo a desenvolver de modo a satisfazer essas necessidades 4 2 Requisitos O m dulo externo a ser desenvolvido deve funcionar em conjunto com um sistema iPortal Doc Ou seja uma instala
67. ifica cinco componentes apresentados que s o apresentados de seguida 12 e Ferramentas de Defini o de Processos especifica um padr o para a interface entre ferra mentas de defini o de processos e os servi os de execu o de workflow e Aplica es Clientes de Workflows define padr es para que o servi o de execu o de work flow mantenha as tarefas que os aplicativos de workflow oferecem ao utilizador final Para Inttp www wfimc org 14 Gest o Documental Process Definition Tools Interface 1 Y N Workflow API and Interchange formats Interface 4 Interface 5 e Workflow Enactment Service Other Workflow Administration Enactment Service s amp Monitoring Tools lt P gt Workflow Engine s Workflow Engine s Interface 2 y Interface 3 Workflow ETET Client P Applications pplications Figura 2 1 Modelo de refer ncia do WfMC 9 essa interface foram definidas opera es dentro do escopo da WAPI Workflow API and In terchange Formats 10 AWAPI pode ser considerada um conjunto de construtores atrav s dos quais os servi os do sistema de workflow podem ser acedidos e os quais regulam as interac es entre a m quina de workflow e os outros componentes do sistema Aplica es Invocadas define um padr o de interface para permitir que o servi o de execu o de workflow utilize v rias aplica es Por exemplo servi os de fax correio el
68. inserir Tal como o tipo de documento e workflow as macros t m de ser associadas a um utilizador e sec o devendo como j foi referido estar o utilizador associado na sec o para este as poder usar Na Figura 3 6 pode ser visto o formul rio de defini o de macros 3 2 2 10 Seguran a Sendo o iPortalDoc um servi o de rede ficam lhe associado os n veis de seguran a existentes para os utilizadores da Intranet Ao n vel da gest o documental propriamente dita a seguran a est associada aos perfis de utilizadores definidos pelos administradores do sistema como j foi re ferido Existe igualmente acessos restritos associados aos estados do workflows e aos utilizadores a eles associados Por exemplo enquanto um workflow n o termina s os utilizadores que parti cipam no workflow que t m acesso ao documento de acordo com o perfil e ac es que podem executar no documento Destacam se assim estes tr s n veis de seguran a 32 Plataformas Tecnol gicas teste Definir macro Docs Listar macros Tipo de Entidade clientes k Entidade Cliente 1 v Localiza o v Contacto v assunto x Tipo de Doc Carta v Workflow Arquivo v Anexos Ac es C digo Entidade Tipo Documento T tulo do Documento Cadigo Tipo Documento _ Apresentar formul rio No caso de templates PDF o formul rio do template ser imediatamente apresentado ao utilizado
69. is de configura o que ser o necess rias para o iPortalDoc Light funcionar integrado com o iPortalDoc Esta tabela constituida por 3 campos designados de nome tipo e valor No campo nome ser o guardados os nomes das vari veis provenientes da configura o do iPortalDoc Light que s o mostradas na Tabela 5 1 Estas vari veis s o introduzidas quando feita a configura o do iPortalDoc Light pelo Ad ministrador do iPortalDoc Servem sobretudo para dar informa o ao iPortalDoc qual o servidor onde se encontra o iPortalDoc Light para que possa existir comunica o que feita sobretudo por chamadas base de dados Fornecem tamb m informa es dos servidores de LDAP onde deve ser feita a autentica o dos utilizadores 5 2 Arquitectura iPortalDoc Light 51 Tabela 5 1 Descri o das vari veis de configura o nome descri o ip dbdoc iP do servidor do iPortalDoc url endere o de acesso ao iPortalDoc dbhostldap IP do LDAP usado pelo iPortalDoc dominio_ipdoc dominio do servidor LDAP do iPortalDoc dbhost IP do servidor onde se encontra a base de dados ip_light IP do servidor do iPortalDoc Light url_light endere o de acesso ao iPortalDoc Light dbhostldap_C IP do LDAP usado pelo iPortalDoc dominio dominio do servidor LDAP do iPortalDoc Light dbhostldap_C IP do servidor de LDAP do iPortalDoc Light user_dbdoc utilizador padrao do iPortalDoc configurado vari vel que define se o iPortalDoc Lightest
70. izando o ficheiro XML anteriormente armazenado O ficheiro XML submetido a uma transforma o utilizando o estilo XSL e assim gerado o documento PDF O documento PDF armazenado no SGD e associado ao respectivo workflow permitindo a gest o do fluxo de trabalho do respectivo documento 3 2 2 7 Introdu o de Documentos Para a introdu o de documentos numa directoria necess rio que o utilizador tenha um perfil que permita introduzir documentos nessa mesma directoria O utilizador necessita de ter associa dos pelo menos um tipo de documento e um workflow que ter o igualmente de estar associados directoria A introdu o de um documento j existente no formato digital ou que tenha sido digitalizado feita de forma directa Neste caso preenchem se os campos do formul rio de inser o para classifica o da informa o e escolhe se o ficheiro a ser introduzido J o processo de introdu o de documentos baseados em qualquer modelo gerado pelo utili zador consiste no preenchimento dos campos para classifica o de informa o no preenchimento do formul rio do modelo de documento e finalmente pela submiss o do documento criado 3 2 2 8 Classifica o A fase de classifica o comum introdu o de um documento de forma directa ou atrav s da cria o de um documento gerado pelo sistema de templates Cada documento dever ser devidamente classificado para que possa ser encontrado facilmente atrav s d
71. logies for the Information Services Manager Bowker Saur 1999 9 Workflow Management Coalition Workflow management coalition terminology amp glossary Relat rio t Workflow Management Coalition 1999 Document Number WFMC TC 1011 10 Wil van der Aalste K M van Hee Workflow Management Models Methods and Systems MIT Press 2004 11 A Elmagarmind Workflow management State of the art vs state of the products Relat rio t HP Labs 1997 Document Number HPL 97 90 12 A Hollingsworth Workflow management coalition Specification Relat rio t Workflow Management Coalition 1995 13 Solu es de Engenharia para Internet e Redes iPortalMais IPBrick Reference Guide 2008 14 Lda iPortalMais Solu es de Engenharia para Internet e Redes P gina oficial da ipbrick 2008 http www ipbrick com 15 Lda iPortalMais Solu es de Engenharia para Internet e Redes P gina oficial do iportaldoc 2009 http www iportaldoc com 71 72 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 REFERENCIAS Solu es de Engenharia para Internet e Redes iPortalMais iPortalDoc Sistema de Gest o Documental 2008 Rasmus Lerdorf e Kevin Tatroe Programming PHP O Reily first edi o 2002 the free encyclopedia Wikipedia Php Janeiro 2009 http en wikipedia org wiki PHP Wikipedia the free encyclopedia Zend framework Janeiro 2009 http en wikipedia or
72. ma cronol gico Visualizar lista de extend documentos on Ver informacao do documento Utilizador Extexno registado xtend Encaminhar Fazer download documento documento Ver lista de Ac es Aprovar Documentos Aprovar Documento Introduzir Fazer login documento Utilizador Externo n o registado Figura 4 1 Casos de utiliza o iPortalDoc 4 3 1 1 Configurar iPortalDoc Light O utilizador com privil gios de administra o no iPortalDoc Administrador dever poder efectuar a configura o da instala o do iPortalDoc Light caso o iPortalDoc ainda n o tenha nenhum m dulo externo configurado Para isso deve ser apresentado um formul rio que permita reunir as informa es necess rias para que a instala o do iPortalDoc possa funcionar em conjunto com o iPortalDoc Light O formul rio dever conter um campo de texto para inserir uma descri o da instala o do iPortalDoc Light um campo para inserir o IP do servidor onde ser instalado o iPortalDoc Light um campo para inserir o protocolo usado HTTP ou HTTPS e o endere o configurado na IP Brick pelo qual o iPortalDoc Light vai ser acedido um campo para introduzir a porta da base de dados que vai ser usada pelo iPortalDoc um campo para introduzir o IP onde se encontra o LDAP utilizado pelo iPortalDoc Light por omiss o ser o mesmo IP do servidor da instala o do iPor talDoc Light e um campo para inserir o dom nio utilizado
73. main com 6 1 1 1 Configura es Neste exemplo v o ser feitas as configura es necess rias para se poder mostrar as funciona lidades do iPortalDoc Light Foi criado um utilizador chamado externo para ser o utilizador padr o do iPortalDoc Foi igualmente criada uma macro e associada a este utilizador numa das sec es do sistema de gest o documental para ser poss vel dar permiss es de introdu o de do cumentos atrav s desta macro aos utilizadores do iPortalDoc Light Pretende se ent o dar acesso a entidades externas Organiza o Existem para exemplificar duas entidades externas chamadas de Cliente 1 e Cliente 2 que ser o representadas pelos utilizadores Entidade ext1 e Entidade ext2 para poderem aceder ao iPortalDoc Light Estes utilizadores foram criados no LDAP utilizado pelo iPortalDoc Light que o LDAP local do pr prio servidor e posteriormente adicionados como utilizadores do sistema Na Figura 6 2 mostrada a interface para adicionar utilizadores O primeiro campo que aparece chamado Utilizador mostra uma listagem dos utilizadores existente no LDAP usado para o iPortalDoc Light onde seleccionamos aquele que pretendemos introduzir De seguida pode se seleccionar o tipo de entidade e a entidade sendo que a entidade ser um campo bastante importante pois com base neste atributo que limitamos o acesso informa o Cada utilizador representa uma ou mais entidades e tem acesso precisamente inf
74. mb m j dispon vel na IPBrick O uso de PHP foi tamb m imposto como requisito da empresa em primeiro lugar por ser uma tecnologia open source e em segundo mas n o menos importante pelo facto do iPortalDoc ser implementado em PHP e deste modo poder ser feito reaproveitamento de c digo j existente A interface do iPortalDoc Light deve ser semelhante do sistema principal de gest o docu mental uma vez que vai ser uma plataforma complementar ao iPortalDoc Deve ser inclu da uma interface no iPortalDoc que permita fazer a configura o do servidor do iPortalDoc Light a ser usado Ser nesta interface que ser o adicionados utilizadores que podem aceder ao sistema e dadas as permiss es aos mesmos Pretende se deste modo que seja uma extens o do sistema principal mantendo o mesmo tipo de interface para os utilizadores mas contendo funcionalidades reduzidas 4 2 1 Funcionalidades A n vel de funcionalidades o iPortalDoc Light pretende ser um iPortalDoc com menos funci onalidades e acess vel atrav s da Internet Pretende se que o iPortalDoc Light sirva apenas como uma porta de acesso a partir do exterior de modo a que os seus utilizadores possam ver informa es e documentos e realizar ac es como aprovar encaminhar introduzir e criar documentos Os utilizadores devem estar associados a entidades existentes no iPortalDoc e poder visualizar documentos e informa es pertencentes a essas entidades Deste modo ser o adicionados
75. mentos com referencia nica e sua valida o nomeadamente tipo designa o assunto autor classifica o numera o vers o data de cria o e revis o encaminha mento impress o e arquivo e Indexa o das pastas e dos documentos por taxonomia hier rquica com o m nimo de tr s n veis desenvolvida em fun o dos temas e Controlo de vers es dos documentos com revis o dos seus atributos e Funcionalidades de trabalho colaborativo e Pesquisa e recupera o de informa o por atributos ou por conte do em todo o ciclo de vida dos documentos garantindo o seu valor probat rio e Encaminhamento e rastreabilidade de documentos criados ou importados com a possibili dade de inserir coment rios pareceres e decis es podendo as assinaturas manuscritas neles serem inseridas e Notifica es de encaminhamentos com emiss o de alertas sobre prazos limite e Registo digitaliza o e arquivo de documentos recebidos e emitidos e Capacidade de integrar importar e exportar conte dos de diversos tipos formatos produtos e ambientes nomeadamente texto imagem folhas de dados gr ficos udio v deo CRM Costumer Relationship Management ERP Enterprise Resource Planning correio elec tr nico fax e documentos web e Impress o dos documentos em papel ou grava o de CD ROM DVD ou outro suporte di gital actual Outro aspecto importante a reter quando se aborda um SGD a sua interac o com um Si
76. n a do que feito no iPortalDoc 4 3 2 11 Fazer Download de documento Clicando sobre o link respectivo deve ser feito o download do documento para a maquina de onde o Utilizador Externo Registado acedeu ao iPortalDoc Light 4 3 2 12 Encaminhar Documento O Utilizador Externo Registado deve poder encaminhar um documento da lista de documentos ou que retorne de uma pesquisa para um utilizador do iPortalDoc Para tal dever ter acesso a um formul rio de encaminhamento que lhe permita escolher um ou v rios utilizadores do iPortalDoc e uma caixa de texto para inserir uma coment rio Os utilizadores para os quais pode encami nhar devem ser os definidos no grupo que foi criado na IPBrick e configurado na interface de configura o pelo Administrador 4 4 Resumo Pretende se que o iPortalDoc Light seja uma instala o independente do iPortalDoc de modo a disponibilizar uma porta de acesso para visualizar informa es existentes no iPortalDoc e inserir aprovar e encaminhar documentos As ac es de inserir aprovar e encaminhar devem poder fazer parte de ac es de workflows do iPortalDoc Os utilizadores devem ser associados a entidades j existentes no iPortalDoc e poder visualizar somente informa es e documentos pertencentes a estas entidades As ac es a serem realizadas dever o tamb m estar associadas a estas mesmas entidades Com base nestas funcionalidades pretende se alargar a interac o com o iPortalDoc a entida
77. nestes perfis que um utilizador pode abrir um documento visualizar a informa o que o classifica fazer parte do fluxo de trabalho ou mesmo ter fun es de administra o de sistema Os perfis configurados s o Administrador utilizador com permiss es totais sobre todas as funcionalidades do sistema Coordenador utilizador que associado a uma directoria tem permiss es sobre todas as funciona lidades da directoria que coordena criar alterar visualizar remover documentos directorias associar perfis e workflows a utilizadores Sub Coordenador perfil semelhante ao coordenador mas sem permiss es de apagar directorias Leitor Absoluto utilizador que tem permiss es apenas de leitura dos documentos mesmo n o estando associado aos mesmos Editor perfil semelhante ao Leitor tendo ainda as permiss es de criar alterar e remover docu mentos 3 2 2 3 Entidades Existe na IPBrick uma aplica o que permite fazer a gest o de entidades e respectivos con tactos de uma organiza o IPContactos Esta aplica o n o vai ser descrita em pormenor mas conv m dizer que permite criar tipos de entidades que s o categorias para agrupar e organizar as entidades criadas Cada entidade criada ter v rias informa es teis como nome morada tele fone etc como se fosse uma agenda pessoal Por sua vez cada entidade pode possuir os seus contactos pessoas ligadas entidade criada Por exemplo imaginemos o caso da Empresa A
78. no corpo da p gina e no menu Documento situado no canto superior direito do cabe alho existe a op o de abrir o 64 Entidade ext1 Explora o do iPortalDoc Light iPortalDoc Light 1 3 Total 3 documentos e Factura de 50 encomendas e Recibo de propostas Carta importante Introduzir EP sinfo Dese pat sinfo Desclpdf E sinfo Desc pdt 1 3 Total 3 documentos aes iPortalDoc Light Sistema de Gest o Documental Light beta 2008 iPortalMais Solu es de Engenharia para Intranet e Redes Figura 6 4 Interface Principal do iPortalDoc Light Factura de 50 encomendas Tipo de Entidade Entidade Contacto Tipo Doc workflow T tulo Ordem Edi es C digo Valor Autor Elaborado em Inserido em Ficheiro Sum rio Descri o Localiza o f sica Directoria Documento 4 Info Edi es Workflow Cliente 1 Factura Arquivo Factura de 50 encomendas 100 pi Fact_1 2009 iPortalDoc Master 29 Jan 2009 29 Jan 2009 s 14 38 48 configuracoes pdf 117 35 KB fInicio Correspondencia Sem Palavra Chave Figura 6 5 Janela de info do Documento no iPortalDoc Light 6 1 Explora o 65 Pesquisa EN eoo o Entidade w Tipo Documento x workflow 4 Estado I v Data de Introdu o Data de elabora o Inicial v v v Inicial
79. nstala o 24 Plataformas Tecnol gicas Domain ciBjcartas Recebidas GiBiFaxes Enviados Faxes Recebidos Clientes Fornecedores Parceiros Administrativo Q Comercial Q Financeiro Q Marketing Q T cnico Ajuda Procedimentos Relatorios Figura 3 2 Exemplo duma hierarquia documental no iPortalDoc e como documento nascido em formato electr nico pelas diversas aplica es de cria o de documentos e como um documento criado internamente no sistema Estes documentos internos s o criados atrav s dos templates disponibilizados pelo sistema e d o origem aos documentos PDF Ap s dar entrada no sistema inicia se o workflow em que o documento vai circular dentro da organiza o que neste caso se baseiam em m quinas de estado J inserido no sistema o documento pode ser sujeito aos mais diversos tipos de ac es como classificar aprovar encaminhar anexar entre outras 3 2 2 1 Hierarquia Documental No iPortalDoc os documentos s o guardados numa estrutura hier rquica Esta hierarquia de sec es possui uma directoria raiz dentro da qual se encontram as restantes directorias Cada directoria pode por sua vez ter outras directorias ou sec es e assim sucessivamente O iPortalDoc revela se bastante flex vel pois permite criar livremente e organizar esta hierar quia documental que varia obviamente de acordo com as necessidades da institui o que usa o sistema Para uma melhor organiza o um
80. ntes do documento o ficheiro e as informa es adicionais sejam armazenadas separadamente num sistema de ficheiros e em base de dados Desta maneira todas as informa es dos documentos s o guardados numa base de dados PostgreSQL incluida no servidor IPBrick enquanto o ficheiro do documento fica armazenado no sistema de ficheiros do servidor numa pasta com hierarquia pr pria A l gica de neg cio do sistema implementada em PHP Sendo o PHP uma linguagem de pro grama o que permite uma utiliza o conjunta com tecnologias Web HTML Javascript AJAX e que permite fazer com facilidade interroga es base de dados o funcionamento do sistema baseia se precisamente nestes conceitos Ou seja atrav s de HTML e Javascript criada toda a estrutura necess ria para apresentar a informa o numa interface Web utilizando um browser servindo o PHP para fazer liga es base de dados e tratar a informa o de acordo com o funcio namento do sistema O PHP permite igualmente executar comandos directamente no servidor IPBrick LINUX possibilitando assim acesso ao sistema de ficheiros e fun es do pr prio sistema operativo com as quais se complementa a l gica de neg cio De igual modo o PHP pode incluir bibliotecas de liga o com o LDAP e protocolos de email SMTP POP IMAP Ao disponibilizar acesso a um servidor de LDAP poss vel aceder a in forma o de utilizadores guardadas no LDAP bem como fazer a autentica o de utiliza
81. o assim o workflow Existe uma grande vantagem na utiliza o do iPortalDoc Light para este fim pois uma empresa que fa a factura o electr nica pode incluir os seus clientes no workflow com a vantagem de ser automatizado pelo sistema de gest o documental e garantindo que os seus clientes recebem as facturas ao mesmo tempo que guardada a informa o no iPortalDoc para posterior gest o ou consulta 6 1 2 Utiliza o do iPortalDoc Light Para aceder ao sistema ent o necess rio efectuar o login Depois de introduzir o endere o 1 de acesso ao iPortalDoc Light no Web browser ir aparecer o formul rio de login para inserir o login e a password Neste caso foi feito login com o utilizador Entidade ext1 que representa a entidade Cliente 1 Ap s a introdu o do login e password e a valida o ser efectuada com sucesso poss vel aceder interface do iPortalDoc Light Na Figura 6 4 mostrada a interface principal do iPortalDoc Light Na parte superior fica colocado o cabe alho que cont m o nome do utilizador Ineste caso ser https light domain com 6 1 Explora o 63 Template Workflow Externo facturas 0 0 Estados v Diagrama de Estados 8 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Figura 6 3 Workflow com ac o para ser realizada no iPortalDoc Light que est ligado no sistema um link para terminar a sess o uma caixa para Pesquisa R pida o menu para introdu o de documen
82. o motor de busca pesquisa Para efectuar este processo existem um conjunto de campos que s o obrigat rios e um outro conjunto de car cter opcional Os seguintes campos s o de car cter obrigat rio Tipo de documento ao ser atribu do um tipo de documento gerado automaticamente um c digo para o documento em quest o Workflow o fluxo de trabalho que o documento a inserir ter de percorrer T tulo corresponde ao t tulo com o qual o documento ser listado Ficheiro campo onde o utilizador faz o upload do documento para o sistema No caso do tipo documento a ser introduzido estar associado a um modelo de documento esta op o n o se encontra dispon vel Al m dos campos obrigat rios existem outros campos que ajudam a complementar a descri o e classifica o de um documento S o eles 30 Plataformas Tecnol gicas Tipo de Entidade onde o utilizador selecciona o ramo da entidade ao qual est associado o documento Ap s a escolha do tipo de entidade surgir o campo Entidade onde se especifica qual a entidade dentro do tipo seleccionado anteriormente Assunto nesta op o poss vel inserir o assunto a que se refere o documento que vai ser introduzido Ordem atrav s desta funcionalidade o utilizador pode especificar a ordem em que quer que apare a o documento dentro da sec o em que ele seja introduzido Edi o Neste campo o utilizador pode definir com que n mero de edi o ficar
83. o na Intranet de uma organiza o e permite fazer a gest o dos fluxos dos documentos de uma forma automatizada utilizando as tecnologias aww iportalmais pt 2 Introdu o dispon veis na rede interna onde implementado Possibilita organizar arquivar e gerir o grande n mero de documentos de uma empresa atrav s da classifica o de qualquer documento que entre no sistema facilitando a sua procura para utiliza es futuras Atrav s do iPortalDoc ent o facil mente definido um percurso e ac es a realizar sobre um documento workflow Depois de entrar no iPortalDoc o sistema faz a sua gest o e disponibiliza o documento e as ac es que t m de ser realizadas sobre o documento na esta o de trabalho de cada utilizador dentro da organiza o Num mundo cada vez mais globalizado e em que as tecnologias de informa o e comunica o est o cada vez mais acess veis e com maior potencialidade de serem utilizadas as tarefas e actividades de uma organiza o devem ser alargadas a agentes ou institui es externas assim necess rio alargar a interac o com o iPortalDoc a utilizadores externos a partir da Internet para aumentar a potencialidade do sistema e disponibilizar s organiza es uma ferramenta que seja capaz de lidar com as exig ncias de um mundo globalizado 1 2 Objectivos neste contexto que se pretende desenvolver o projecto do iPortalDoc Light O objectivo deste projecto desenvolver na empr
84. o o acesso Web pelo servidor Apache que pode alojar v rios dom nios no mesmo servidor Foi tamb m necess rio criar um pacote deb de update para o iPortalDoc a ser inserido no servidor IPBrick onde est instalado o iPortalDoc para poder ser configurado com uma instala o do iPortalDoc Light Este pacote cont m os ficheiros para a cria o das tabelas a ser criadas na base de dados e que ir o permitir o funcionamento do iPortalDoc com o m dulo externo iPortal Doc Light desenvolvido e tamb m os ficheiros que implementam a interface de configura o do iPortalDoc Light que foi criada 5 6 Resumo A implementa o do iPortalDoc Light seguiu uma divis o em tr s camadas l gicas Interface de Utilizador L gica de Neg cio e camada de Persist ncia A interface de utilizador consiste em p ginas HTML com apresenta o definida por estilos CSS e Javascript A L gica de Neg cio encontra se divida com os pacotes de L gica de Neg cio L gica de Apresenta o e Acesso a dados Estes pacotes cont m ficheiros PHP que implemen tam o funcionamento do sistema A camada de persist ncia existe no iPortalDoc e cont m uma base de dados e um direct rio de ficheiros onde s o guardados os documentos existentes no iPortalDoc 5 6 Resumo 57 Ao n vel da distribui o de componentes o iPortalDoc Light instalado num servidor de comunica es inserido numa DMZ Demilitarized Zone separada da rede interna e da Internet atrav s de d
85. o onde tenha uma ac o de altera o no docu mento Assim s o definidas 2 fun es de transi o nas liga es do estado actual aos estados X e Y Uma delas tem como resultado aprovado e estado seguinte X e a outra tem como resultado n o aprovado e estado seguinte Y Conforme o resultado da ac o realizada pelo utilizador para quem a ac o estava definida o documento segue pela fun o de transi o que represente esse resultado e o fluxo de trabalho continua para um novo estado ficando a ac o registada no esquema cronol gico do documento Todos os workflows terminam num estado denominado estado Final que tem obrigatoria mente de existir Este o estado em que que j n o existem mais ac es a realizar sobre o docu mento ficando o documento arquivado na respectiva sec o mas mantendo o workflow como parte da sua classifica o No decorrer de um fluxo de trabalho s t m permiss es sobre o documento os utilizadores intervenientes nesse fluxo para al m dos Super Users eCoordenadores da sec o Cada vez que activada uma nova ac o do workflow o utilizador que ir realiz la passa a ter permiss es sobre o documento Na Figura 3 4 apresentado um esquema de workflow no iPortalDoc 28 Plataformas Tecnol gicas Template Workflow Externo facturas o o o Estados v AA Diagrama de Estados 8 8 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Figura 3 4 Exemplo de um workflow no iPortalDoc 3 2 2
86. olar os acessos entre os servidores alojados 54 iPortalDoc Light Servidor de Comunica es Figura 5 3 Diagrama de Distribui o do iPortalDoc Light na DMZ e os clientes da rede interna aceitando apenas tr fego para a rede interna com origem na DMZ 5 3 2 1 N Servidor de Comunica es O Servidor de Comunica es funciona como servidor Web onde ir ficar o pacote do iPortal Doc Light O iPortalDoc Light utiliza ent o o servidor Apache contido neste n para implementar a sua l gica de neg cio em PHP que ir retornar atrav s do protocolo HTTPS p ginas HTML para um cliente situado na Internet sendo esta a sua interface de utiliza o Utiliza tamb m o servidor de LDAP integrado na IPBrick para fazer a autentica o de utilizadores no sistema O funcionamento do iPortalDoc Light ser como j foi referido associado ao iPortalDoc Para isso comunica com a base de dados utilizada pelo iPortalDoc que geralmente se encontra no ser vidor de Intranet e comunica com a l gica de neg cio em PHP do iPortalDoc Esta comunica o feita utilizando pedidos em HTTPS feitos directamente atrav s do c digo em PHP e utilizando 5 4 Seguran a 55 sockets IP Estes pedidos s o feitos apenas para fazer pedidos de documentos contidos no direc t rio de documentos do Servidor de Intranet e utilizado pelo iPortalDoc quer para visualiza o quer para download e s o tamb m utilizados quando necess rio fazer a introdu o
87. onjunto com o iPortalDoc Nesta 40 Requisitos do Sistema interface devem ser incluidos v rios formul rios para configurar diferentes par metros Assim no formul rio principal devem ser recolhidos os dados do servidor onde ir ser instalado o iPortalDoc Light Este formul rio deve permitir inserir uma descri o do servidor do iPortalDoc Light o IP do servidor onde o iPortalDoc Light vai funcionar e o endere o e protocolo HTTP ou HTTPS pelo qual o iPortalDoc Light vai ser acedido Deve tamb m ser disponibilizada uma op o para remover o servidor do iPortalDoc Light configurado Dever tamb m existir um formul rio que apresente uma listagem dos utilizadores do iPortal Doc bem como os grupos de utilizadores existentes na IPBrick que depois de serem seleccionados estes ser o o Utilizador iPortalDoc e o grupo para o qual ser poss vel encaminhar documentos Nesta interface deve tamb m ser criado um formul rio para adicionar utilizadores e definir as suas permiss es para que possam fazer login no iPortalDoc Light Foi pedido tamb m que seja apresentada uma listagem de todos os utilizadores associados ao iPortalDoc Light e que seja poss vel aceder ao perfil dum utilizador dando a possibilidade de alterar as permiss es ou mesmo remover o utilizador 4 2 4 Ac es de Workflow Pretende se que seja poss vel a um utilizador externo realizar ac es que fa am parte de um workflow definido no iPortalDoc atrav s do iPortalDoc
88. ons vel data de in cio data limite etc e Interac o com utilizadores e ferramentas externas invoca o das tarefas a ser realizadas e Gera o de dados estrat gicos e Distribui o din mica de trabalho determinar quem executa o qu em tempo real Os sistemas de workflow podem ser classificados segundo o seu objecto de trabalho existindo assim os sistemas orientados para o documento e os sistemas orientados para o processo Os sistemas orientados para o documento proporcionam funcionalidades tais como o armazenamento indexa o pesquisa e recupera o tirando proveito n o s da possibilidade de digitaliza o de 2 4 Workflow 13 imagens como tamb m do seu tratamento Por outro lado os sistemas orientados para o processo focam se mais na modela o e execu o dos processos de trabalho 2 4 1 2 Constituintes dum Sistema de Workflows Quanto aos componentes que comp em o sistema de workflow considerado que o mais im portante o seu editor de workflow pois a aplica o que permite definir graficamente os pro cessos Os processos de workflow vistos a partir do editor n o s o mais do que um conjunto de elementos gr ficos ligados entre si por linhas rectas ou ncoras que representam os estados ac es caminhos pap is ou qualquer constituinte adicional Actualmente existe uma grande va riedade de editores gr ficos que independentemente do fim a que se destinam editores de UML editores
89. orma o da s entidade s que lhe est o associadas Existe ainda a possibilidade de n o associar nenhuma entidade o que representa uma permiss o m xima ou seja o utilizador que n o tenha entidade associada ter acesso informa o de todas as entidades O pr ximo campo ser para escolher o tipo de documento que o utilizador tem acesso Para isso apresentada uma listagem do lado esquerdo que mostra os tipos de documentos existentes no iPortalDoc onde s o seleccionados os tipos de documentos que se pretende dar acesso Ap s seleccionados os tipos de documentos aparecem na listagem do lado direito para que se possa saber quais as permiss es de cada utilizador Ainda poss vel dar permiss es de introdu o de documentos Como j foi referido em vez de associar directamente um tipo de documento para introdu o vai se associar macros aprovei tando desde logo esta funcionalidade do iPortalDoc para configurar a inser o de documentos As macros permitem configurar os campos a serem preenchidos no formul rio de inser o de docu mentos bem como valores por omiss o desses v rios campos Desta maneira se for pretendido que um utilizador externo introduza documento de um determinado tipo configura se a macro para que o tipo de documento seja o pretendido Para poderem ser associadas a utilizadores externos 6 1 Explora o 61 iPortalDoc iPortalDoc Master Dados do servidor iPortalDoc Light Documento
90. os valores poupados em papel e a rapidez na obten o da informa o come am por si s a diferenciar estes dois tipos de empresas 2 3 Sistemas de Gest o Documental Como foi referido o volume da documenta o que entra e que gerado numa determinada Organiza o tem vindo a aumentar e a este facto ainda se junta a incapacidade de a classificar sabendo por exemplo se a informa o de um determinado documento critica ou n o Se somar mos a isto o facto de haver v rias vers es de um mesmo documento e o facto de um documento se destinar a uma pessoa ou grupos de pessoas e a necessidade de se conhecer o ciclo de vida da informa o torna se clara a dificuldade que existe em lidar com estes problemas Esta situa o exige a cria o de mecanismos de controlo que assegurem que a informa o est acess vel a todos aqueles que dela precisam Como actualmente em qualquer organiza o existem v rios suportes documentais a infor ma o vital encontra se espalhada e a sua gest o efectiva requer que todos eles sejam geridos de forma coordenada e apropriada ent o chamado de Gest o Documental ao processo que envolve o armazenamento a pesquisa a recupera o e o controle de documentos ao longo do seu ciclo de vida Os sistemas de Gest o Electr nica de Documentos GED s o muito mais que meros sistemas de localiza o de ficheiros pois t m capacidade para efectuar a gest o de cada documento durante 8 Gest o Do
91. pessoas e informa o tomando uma abordagem orientada ao processo que n o fa a distin o entre o trabalho realizado pelas pessoas ou pelo computador O fluxo de trabalho workflow um elemento essencial da gest o de processos de neg cio Os processos de neg cio tanto podem ser intra organizacionais como inter organizacionais e tanto podem consistir em actividades automatizadas capazes de ser geridas por um workflow ou actividades manuais que est o fora do alcance da gest o atrav s de um workflow pois necessitam interven o humana para serem realizadas Um fluxo de trabalho descreve as tarefas os procedimentos a organiza o e as pessoas en volvidas os requisitos de entrada e sa da de informa o e as ferramentas necess rias para cada passo de um processo de neg cio ou seja descreve como o trabalho definido e como o trabalho alocado e calendarizado Define tamb m a sequ ncia e as condi es nas quais se baseia a reali za o do trabalho e trata do encaminhamento do trabalho entre recursos que podem ser pessoas sistemas ou m quinas e gere igualmente a ordem em que os passos do trabalho a realizar s o efectuados permitindo aos trabalhadores a monitoriza o e reconfigura o do fluxo dos proces sos de neg cio como necess rio Para que um processo possa ser automatizado necess rio que seja definido Normalmente os workflows servem para estruturar processos que s o rigidamente seguidos sempre da mesma forma
92. php net 3 3 PHP 33 e aplica es existentes no servidor com a vantagem de n o expor o c digo fonte para o cliente Isso pode ser til quando o programa lida com senhas ou qualquer tipo de informa o confidencial O que diferencia PHP de um script CGI escrito em C ou Perl que o c digo PHP fica embutido no pr prio HTML devolvido ao cliente enquanto no outro caso necess rio que o script CGI gere todo o c digo HTML ou leia de um outro arquivo Basicamente tudo o que pode ser feito por algum programa CGI pode tamb m ser feito com PHP como validar dados de um formul rio gerar p ginas dinamicamente ou enviar e receber cookies Outra das caracter sticas importantes do PHP suportar um grande n mero de bases de dados como dBase Interbase mSQL mySQL Oracle Sybase PostgreSQL entre outros Construir uma p gina que requer acesso a bases de dados torna se ent o uma tarefa extremamente simples com PHP A partir do PHP 5 foram tamb m incorporadas e melhoradas funcionalidades para desenvolver c digo orientado a objectos O PHP tem tamb m fun es para interac o com LDAP Lightweight Directory Acess Proto col O LDAP em poucas palavras um protocolo usado para aceder a Server Directories que uma base de dados que guarda a informa o numa estrutura em rvore semelhan a do que feito no sistema de ficheiros dum disco de computador Existe uma directoria raiz a partir da qual ramificam subdirectorias onde
93. portante tamb m a reter sobre esta aplica o que funciona integrada com o iPortalDoc ou seja as entidades tipos de entidades e contactos v o estar dispon veis para serem utilizadas no iPortalDoc 3 2 2 4 Tipos de Documentos Outro conceito que deve ficar claro o de tipo de documento De maneira a poder organizar e gerir melhor os documentos o iPortalDoc trabalha com tipos de documentos Podem ser criados alterados ou removidos os tipos de documentos definidos no sistema Sempre que for introduzido um documento este ter obrigatoriamente de possuir um tipo e essa informa o ser guardada juntamente com o documento de modo a que o documento fique classificado com o tipo indicado para facilitar a sua gest o e organiza o por parte do iPortalDoc Em cada sec o um utilizador deve ter associado um ou mais tipos de documentos com os quais pode trabalhar Na Figura 3 3 mostrada a interface de cria o de tipos de documentos 3 2 iPortalDoc 27 Quando criado um tipo de documento guardada uma descri o uma sigla pela qual o tipo de documento ser conhecido um formato com o c digo pelo qual os documentos desse tipo a serem introduzidos ir o possuir e tamb m ser definido se o tipo de documento ser de introdu o directa ou de gera o atrav s do sistema de templates 3 2 2 5 Workflows No iPortalDoc todos os documentos t m que for osamente seguir um workflow at porque o workflow um dos campos de
94. presenta o 5 2 2 1 L gica de Neg cio Este pacote cont m os ficheiros respons veis pelo controlo do funcionamento do sistema Es tes ficheiros t m v rias fun es como fazer a autentica o no sistema controlar as permiss es que cada utilizador possui e controlar a comunica o com o iPortalDoc e seu servidor A comu nica o feita por duas maneiras estabelecendo uma liga o base de dados para inserir alterar ou pedir informa es e comunica o atrav s de pedidos HTTPS para efectuar download abertura e inser o de documentos tamb m nesta pacote que se encontra um dos ficheiros fundamentais para o funcionamento do iPortalDoc Light o corpo php Este ficheiro o respons vel por fazer as inclus es dos ficheiros necess rios para a constru o da p gina dependendo dos pedidos feitos pelo utilizador Assim todo o fluxo de dados passa pelo corpo php que ir incluir de acordo com a p gina chamada pelo utilizador os ficheiros que implementam a l gica de neg cio Estes ficheiros por sua vez ir o incluir e iniciar as classe da camada de acesso a dados para fazer interroga es base de dados Depois de tratados os dados ser o incluidos nos nos ficheiros da l gica de apresenta o 5 2 2 2 L gica de Apresenta o Neste pacote s o colocados os ficheiros que fazem a constru o da p gina em HTML que ser retornada aos utilizadores 5 2 2 3 Acesso base de dados No pacote Acesso a dados
95. que o Utilizador Externo Registado possa ver o seu conte do 44 Requisitos do Sistema 4 3 2 5 Introduzir Documento Esta opera o dever ser efectuada por um Utilizador registado e que tenha permis s es de introdu o de documentos definidas no seu perfil O utilizador deve poder escolher o tipo de documento que pretende introduzir caso tenha v rios tipos de documentos definidos no perfil Ap s ser feita a escolha do tipo dever aparecer um formul rio semelhante ao usado no iPor talDoc em que o utilizador preencha os campos de classifica o do documento e escolha o ficheiro a ser introduzido Caso o utilizador tenha permiss o e escolha introduzir um documento atrav s de template dever aparecer igualmente um formul rio semelhante ao usado no iPortalDoc para que seja preenchida a informa o necess ria para ser gerado o documento definido pelo template 4 3 2 6 Ver lista de Ac es Aprovar Documento Deve ser apresentada uma lista de ac es que um Utilizador Externo Registado tenha como pendentes no iPortalDoc ou seja todas as ac es de workflows ainda n o realizadas e associadas ao utilizador iPortalDoc e s entidades associadas ao Utilizador Externo Registado devem ser listadas Sempre que feito o login esta listagem deve aparecer numa janela de popup que pode ser fechada pelo utilizador Este caso de utiliza o deve ter ponto de extens o para o caso de utiliza o Realizar Ac o Aprovar Documento
96. que tem a IPBrick como servidor e faz a gest o de contactos pelo IPContactos Pode ent o definir nesta aplica o um tipo de entidade chamado Clientes Assim ao inserir a Empresa B na lista de entidades ir definir que o tipo de entidade Clientes inserir o nome e a morada da Empresa B e posteriormente associar 26 Plataformas Tecnol gicas Gest o dos Tipos de Documentos Docs Tipos de Documentos j cia a a l Descri o Acta Sigla fact Sigla que ir ser utilizada na gera o do c digo do documento C digo Sigla_doc _ Num_doc ano y Formato do c digo dos documentos Gest o C digos Template de gera o Autom tica Introdu o directa i Permiss o Tipo Doc C Ao estar seleccionada permite alterar o tipo de documento e c digo atribu do a um documento Permiss o Info X Ao estar seleccionada permite a altera o da informa o do documento durante o workflow Alterar j Remover Figura 3 3 Exemplo de cria o de um tipo de documento no iPortalDoc entidade criada os respectivos contactos funcion rios da Empresa B Desta maneira uma Organiza o pode facilmente guardar e organizar informa o sobre os seus contactos que poder ser acedida sempre que necess rio por utilizadores que tenham o acesso ao IPContactos No caso de n o possuir perfil de Super User um utilizador apenas poder efectuar consultas e n o inserir entidades O im
97. r se a flag acima n o estiver seleccionada Campos vis veis no formul rio Figura 3 6 Formul rio de defini o de macros no iPortalDoc e Seguran a de rede autentica o de acessos atrav s de qualquer interface de comunica es e Perfil de utiliza o no sistema gest o dos acessos aos documentos e Presen a no fluxo e ac es dispon veis controlo das ac es a executar sobre os documen tos O iPortalDoc e a IPBrick est o ainda integrados com sistemas biom tricos o que permite que a autentica o para aceder ao gestor documental seja feita atrav s da impress o digital do pr prio utilizador Assim atrav s da defini o de ac es de aprova o de documentos que implicam au tentica o biom trica garante se que a ac o seja realmente efectuada pelo utilizador em quest o ou pelo menos na presen a dele 3 3 PHP PHP gt uma linguagem de programa o que permite criar p ginas din micas para a Web uma das linguagens mais usadas hoje em dia com um n mero elevado de utilizadores existindo por isso muita documenta o dispon vel e muitas p ginas web de apoio e f runs discuss o Pos sibilita uma interac o com o utilizador atrav s de formul rios par metros do URL e links que desencadeia a execu o de c digo PHP no servidor O c digo PHP executado no servidor sendo enviado para o cliente apenas HTML puro Desta maneira poss vel interagir com bases de dados Shttp www
98. r palavra poss vel fazer a pesquisa dos atributos referidos com uma pesquisa do tipo E ou OU Na parte central temos tamb m um ink para fazer o Download Quando clicamos sobre este link podemos efectuar o Download de todos os documentos listados num nico arquivo compac tado no formato zip O link Ac es abre uma janela com uma lista de ac es que n o foram realizadas e s o atri bu das ao utilizador externo registado no sistema Na Figura 6 7 mostrada precisamente esta listagem de ac es Neste caso e a t tulo de exemplo s existe uma ac o pendente no sistema para ser realizado pelo utilizador externo A ac o apresentada referente ao workflow apresen tado na Figura 6 3 Ou seja o documento j se encontra no estado Aprovar Externo para ser aprovado pelo utilizador externo Clicando sobre a ac o da lista abre se uma janela com o for mul rio para realizar ac o O formul rio desta ac o em concreto apresenta um link para abrir o 66 Explora o do iPortalDoc Light Ac es a Realizar 00 o Thursday 29th of January 2009 1 1 Total 1 Ac es C digo T tulo Info Doc Data limite Acesso Ac o Entidade ND 1 2009 Teste para aprovar info 2009 02 28 16 22 Aprovacao externo Cliente 1 1 Total 1 Ac es Figura 6 7 Janela de Lista de Ac es no iPortalDoc Light documento para leitura um campo de texto para se inserir um coment rio e
99. rmas Tecnol gicas 3 3 0 12 ZEND Existem tamb m v rias frameworks desenvolvidas para PHP Destaca se o ZEND uma fra mework orientada a objectos implementada em PHP 5 e desenvolvido com o objectivo de sim plificar o desenvolvimento web promovendo um aperfei oamento de pr ticas de programa o na comunidade de desenvolvedores PHP O Zend Framework fornece componentes individuais para muitos outros requisitos comuns no desenvolvimento de aplica es web incluindo autentica o e autoriza o via listas de controle de acesso ACL configura o de aplica es data caching filtragem valida o de dados forneci dos pelo utilizador para seguran a e integridade de dados interfaces para funcionalidades AJAX composi o entrega de email indexa o e consulta no formato de busca Lucene e todas as Google Data APIs com muitos outros web services populares 19 3 4 Javascript JavaScript uma linguagem de scripting que n o necessita de muitos recursos sendo por isso uma linguagem leve qua na maioria das vezes usada para ser interpretada no lado do cliente Foi criada pela Netscape em 1995 e usada em milh es de p ginas Web com a principal fun o de injectar l gica nas p ginas escritas em HTML Essencialmente usada em valida o de formul rios para detec o do browser para criar cookies e muito mais Os scripts podem aparecer soltos ou associados a eventos de elementos da pr pria p gina Quando aparecem soltos
100. s tema de Gest o de Base de Dados Os documentos devem ser armazenados em Bases de Dados e serem compostos por in meros ficheiros interligados Deste modo a gest o destes ficheiros per mite controlar o processo para a Gest o de Documentos Electr nicos em sistemas de informa o estabelecendo uma interliga o entre o documento e a Base de dados que deve conter elementos dos documentos e respectiva descri o meta informa o dos mesmos 8 2 3 2 1 Seguran a Ao n vel da seguran a estes sistemas devem implementar e Possibilidade de comunica o de dados encriptados e seguran a atrav s de assinaturas elec tr nicas e certifica o cronol gica 10 Gest o Documental e Seguran a do sistema confidencialidade da informa o e controlo de acessos a dados e documentos com defini o de perfis de utilizadores 2 3 2 2 Administra o Um SGD Sistema de Gest o Documental deve garantir fun es de administra o nomeada mente a altera es de matrizes taxionomias e perfis de acesso assim como m tricas de informa o de todos os documentos tratados bem como tempos de tratamento e respectivo tratamento estat s tico peri dico Dever estar garantido tamb m o uso de rotinas de auditoria bem como interfaces parametriz veis amig veis para o utilizador 2 3 3 Vantagens dos Sistemas de Gest o Documental Nesta fase e pelo que j foi descrito anteriormente deve compreender se que os Sistemas de Gest
101. s e grupos Servidor de Dom nio Servidor de DHCP Dynamic Host Configuration Protocol Servidor de DNS Dynamic Network Services Servidor de correio electr nico Servidor de impressoras Servidor de base de dados PostgreSQLSQL e MySQL Agenda Calend rio com partilha de informa o Monitoriza o e Controlo de Linha master permitindo deste modo autentica o mas n o oferecendo possibilidade de criar utilizado res Como foi referido a IPBrick permite ainda funcionar como membro de dom nio gerido por um servidor Windows Active Directory sendo a autentica o feita no AD 3 1 2 IPBrick C A IPBrick C controla todas as interfaces dispon veis para a Internet fazendo a gest o das liga es de uma empresa com Internet Os principais servi os oferecidos pela IPBrick s o servidor web servidor FTP File Transfer Protocol e VPN Virtual Private Network gateway A IPBrick C pode ser colocada numa DMZ DeMilitarized Zone protegida por firewall como um servidor de comunica es ou mesmo como um servidor completo de comunica es e sistema de firewall integrado A IPBrick C pode importar os utilizadores grupos e dispositivos de uma IPBrick I ou de um sistema Windows AD Isto significa que instalando a IPBrick C como servidor de comunica es n o necess rio redefinir as informa es do sistema j dispon veis no servidor de Intranet da empresa A IPBrick C disponibiliza os servi os listados na Tabela 3
102. s permiss es de encaminhamento e uma caixa de texto para se inserir um email caso se pretenda fazer um encaminhamento para um utilizador que n o seja do iPortalDoc 6 1 3 Outras utiliza es do iPortalDoc Light Com base nas funcionalidades permitidas pelo iPortalDoc Light e tamb m pela versatilidade do iPortalDoc pode dizer se que a utiliza o do iPortalDoc Light vai muito para al m das suas funcionalidades b sicas Estas funcionalidades podem permitir in meras utiliza es dependendo do uso que se pretende dar e da configura o feita quer a n vel das permiss es dos utilizadores quer a n vel dos configura es do iPortalDoc Por exemplo pode se definir acessos atrav s do iPortalDoc Light em que se pretenda que os utilizadores insiram um documento que corresponda a um pedido de encomenda Depois de introduzido esse pedido o documento seguir um fluxo de trabalho no iPortalDoc de acordo com 6 2 Avalia o 67 o que for configurado podendo o utilizador externo saber atrav s do iPortalDoc Light em que estado se encontra o seu pedido e receber informa o ou ter de realizar alguma ac o de feedback Com isto pretende se mostrar que semelhan a do que acontece com o iPortalDoc e fazendo uso das funcionalidades descritas o iPortalDoc Light bastante flex vel e permite v rios tipos de utiliza o conforme as necessidades e actividades das organiza es onde implementado cabendo ao administrador do sistema utilizar
103. ssidade de a classificar e organizar de modo a que possa ser utilizada eficientemente Assim come aram a surgir os Sistemas de Informa o que englobam as componentes t cni cas sociais e organizacionais para processar e organizar a informa o Paralelamente surgiram os Sistemas de Gest o Documental e Workflow que organizam arquivam e gerem os documentos e fluxos de trabalho traduzindo um melhor e mais r pido acesso informa o um controlo de acesso a documentos cr ticos uma redu o de custo no espa o de arquivo e facilitando a tomada de decis o Estes sistemas em conjunto com os sistemas de gest o de fluxo de trabalho permitem ainda automatizar a circula o e ac es a realizar nos documentos dentro duma organiza o sendo que o alargar destes sistemas Web significa uma mais valia importante 18 Gest o Documental Capitulo 3 Plataformas Tecnol gicas Nesta cap tulo apresenta se um conjunto de tecnologias que ir o ser utilizadas na realiza o deste projecto De entre as tecnologias a ser descritas ser dado especial destaque ao servidor IPBrick e ao sistema de gest o documental iPortalDoc pois s o dois sistemas que estar o intima mente associados a este trabalho 3 1 IPBrick A IPBrick um sistema operativo desenvolvido sobre a tecnologia Linux para gest o de redes constitu da por um modelo de servi os de Intranet e de comunica es de Internet v lido para qualquer tipo de empres
104. stes sistemas a utilizadores externos s organiza es onde s o implementados 2 1 Informa o Informa o uma colec o de dados que quando apresentada de determinada forma e em determinado momento melhora o conhecimento do indiv duo que a recebe de modo a que este indiv duo se torne mais capaz de realizar a ac o ou decis o a que se prop e 1 As grandes pot ncias industriais t m vindo a transformar se em economias de servi os com base no conhecimento e informa o passando o fabrico para pa ses onde a m o de obra mais barata Neste tipo de economias informa o e conhecimento s o essenciais para o sucesso de uma organiza o e muitas vezes o valor de mercado destas organiza es assenta nestes bens n o palp veis podendo ser chamado de capital intelectual Para estas organiza es a maior parte das actividades produzem ou exigem informa o e este facto acaba por se alastrar s restantes empresas devido globaliza o crescente que se vive actu almente 2 Com a evolu o e a redu o de custos dos meios Inform ticos e com o crescimento exponen cial da Internet o volume de informa o aumenta a um ritmo muito acelerado e as organiza es s o bombardeadas com informa o das mais diversas fontes e formatos A esta quantidade de informa o soma se a incapacidade das empresas efectuarem uma clas sifica o apropriada da informa o muitas vezes sem conseguir separar a informa o
105. talDoc Light estende o cen rio de utiliza o Internet Na Figura 5 3 mostrado o diagrama de distribui o do sistema com a integra o do iPortalDoc Light Neste diagrama representada uma configura o de rede considerada a ideal para esta implementa o mas outras configura es de rede s o poss veis Como quer o iPortalDoc quer o iPortalDoc Light funcionam sobre servidores IPBrick a configura o da rede fica sujeita s limita es de integra o e configura es de rede da pr pria IPBrick Os requisitos m nimos para o iPortalDoc Light funcio nar s o uma instala o pr via do iPortalDoc num servidor IPBrick e uma instala o do iPortalDoc Light num servidor IPBrick a funcionar como servidor Web para a Internet Analisando o diagrama v se que s o integrados o n Servidor de Comunica es e o n PC2 ligados Internet e duas firewalls de modo a criar uma DMZ Demilitarized Zone O objectivo da DMZ adicionar uma camada de seguran a rede interna fazendo uma separa o neste caso f sica e l gica entre a pr pria rede interna e os servi os que s o disponibilizados para o exterior que s o sempre mais suscept veis a ataques A DMZ forma ent o uma sub rede que aloja os servi os que necessitam estar expostos para a Internet estando a sub rede interna protegida 27 Assim o n da Front end firewall deve permitir tr fego destinado quer DMZ quer rede interna ao passo que a Back end Firewall deve contr
106. taliza o de documentos associada aos fluxos documentais e calend rio de eventos e agenda de contactos integrados com o sistema e autentica o biom trica As interfaces de acesso s o assentes em interfaces de comunica es suportadas em protocolos normalizados HTTP SMB SMTP A interac o com o sistema pode ent o ser feita por e acesso WEB atrav s de um browser e acesso SMB partilhas de rede atrav s de um gestor de ficheiros e acesso de correio electr nico atrav s de um leitor de email 3 2 1 Arquitectura O iPortalDoc necessita de um servidor de gest o base de dados como suporte ao sistema de fi cheiros integra se num servidor Web HTTP com servidor de correio electr nico SMTP POP IMAP servidor de ficheiros SMB e servidor de informa o e gest o de dom nios LDAP Como tal fun ciona em colabora o com outro sistema a IPBrick que foi apresentada na sec o anterior e que fornece precisamente estes servi os indispens veis para o iPortalDoc adicionando ainda servi os de gest o de nomes l gicos DNS e atribui o de endere os IP s esta es de trabalho DHCP entre outros O armazenamento de dados efectuado atrav s da utiliza o de uma base de dados relacional e atrav s de um sistema de ficheiros Este armazenamento dos dados efectuado de modo a opti mizar o pr prio armazenamento dos documentos na medida em que os dados s o repartidos para 3 2 iPortalDoc 23 que os compone
107. tar dispon vel neste m dulo externo 4 2 2 Utilizadores e permiss es Os utilizadores dever o ser criados por um administrador do iPortalDoc na interface do servi dor IPBrick onde o iPortalDoc Light vai funcionar Estes utilizadores ser o guardados no LDAP da IPBrick onde ser feita a sua autentica o sempre que necess rio Posteriormente na interface de configura o a ser criada no iPortalDoc ser o adicionados ao m dulo externo e configuradas as suas permiss es de acesso permitindo assim que possam fazer login no iPortalDoc Light e utilizar o sistema Estes utilizadores passar o a ser designados por utilizadores externos A n vel de permiss es pretende se que seja criado um utilizador que seja o utilizador padr o do iPortalDoc no LDAP do servidor IPBrick onde est instalado o iPortalDoc Este utilizador ter ent o de ser associado ao iPortalDoc para que todos os utilizadores do iPortalDoc Light tenham as permiss es e perfil deste utilizador no sistema de gest o documental Desta maneira todas as ac es realizadas no m dulo externo ser o efectuadas no iPortalDoc por este utilizador padr o ou seja ser com este utilizador padr o que se poder associar um utilizador externo a um workflow A partir de agora para que seja mais f cil a compreens o este utilizador padr o ser designado por utilizador iPortalDoc Deve igualmente poder ser definido um grupo de utilizadores para os quais os utilizadores externos podem
108. tes ou software para que a instala o possa ser executada com sucesso e instru es de instala o com scripts de configura o por exemplo Os pacotes deb cont m um ficheiro de texto bin rio debian binary e dois ficheiros comprimidos o control tar gz eo data tar gz O ficheiro de texto bin rio cont m o n mero da vers o do pacote O ficheiro control tar gz cont m um ficheiro de controlo control file o ficheiro de preinst que cont m as instru es do que ser feito antes da instala o e o ficheiro de post inst que cont m as instru es do que vai ser feito ap s a instala o Por ltimo o ficheiro data tar gz cont m os ficheiros que v o ser colocados no local especificado na estrutura de ficheiros Os pacotes deb s o instalados e removidos usando o software dpkg que a base do sistema de pacotes do Debian Com base nesta funcionalidade da IPBrick foi criado um pacote deb para o iPortalDoc Light para facilitar a sua instala o Este pacote cont m os ficheiros de controlo de preinst e postinst e os ficheiros de c digo necess rios para o funcionamento do iPortalDoc Light As depend ncias para a sua instala o s o a a vers o 5 01 da IPBrick As opera es a ser realizadas quando feita a instala o s o colocar os ficheiros da aplica o na directoria da IPBrick reservada para aplica es Web na pasta que ir ser criada para o iPortalDoc Light a cria o do virtual host necess rio para poder ser disponibilizad
109. tilizador do iPortalDoc cuja atribui o feita aquando da configura o do fluxo de trabalho O estado seguinte Aprovar Externo tem a ac o de aprovar pelo utilizador externo Esta ac o tem dois resultados poss veis Aprovada eN o aprovada precisamente esta ac o que ser realizada atrav s do iPortalDoc Light Para isso tem de ser atribu da ao utilizador iPortalDoc padr o Com base na entidade que classifica o documento a ac o destina se ao utilizador externo associado a essa mesma entidade Assim se 62 Explora o do iPortalDoc Light iPortalDoc iPortalDoc Master E Documento vi Defini es vB Workfiow vB irector sv sess o vi Domain Inserir utilizadores externos a Administracdo Correspondencia Utilizadores externos com Acesso ao M dulo Externo Facturas Recursos Humanos Cajuda Utilizador Entidade ext1 m Tipo de Entidade Entidade Cliente 1 v Ox Entidades selecionadas Cliente 1 Tipos de documento a que o utilizador tem acesso Carta Factura N o definido Manual Todos gt gt lt lt Figura 6 2 Interface de Inser o de Utilizadores no iPortalDoc Light for enviada uma factura classificada com a entidade Cliente 1 esta ac o ser realizada pelo uti lizador externo que representa esta entidade S ap s ter sido realizada com resultado Aprovada que o documento passa para o Estado Final terminand
110. to Resumo A informa o hoje considerada um dos bens essenciais de qualquer organiza o sendo im portante quer nas suas actividades rotineiras quer na tomada de decis es O volume de documentos em formato digital ou em papel que entram e circulam diariamente numa organiza o tem vindo a aumentar e as organiza es n o se encontram preparadas para classificar e gerir estes documentos de uma forma adequada Nesse contexto surgiram os sistemas de gest o documental e workflow que permitem organi zar arquivar e gerir os documentos de uma forma mais eficaz ao mesmo tempo que controlam e automatizam o conjunto de ac es que deve ser realizado sobre eles Este projecto foi realizado na empresa iPortalMais que desenvolve e comercializa o gestor documental iPortalDoc O iPortalDoc implementado sobre um servidor IPBrick na Intranet duma organiza o e implementa as funcionalidades de um sistema de gest o documental O objectivo deste trabalho consiste no estudo do funcionamento e implementa o do iPortal Doc e na especifica o e implementa o de um m dulo adicional que permita integrar algumas das funcionalidades do iPortalDoc disponibilizando as na Web para utilizadores externos orga niza o Deste modo foi criado o iPortalDoc Light que instalado num servidor IPBrick com dom nio p blico e funciona como uma plataforma de acesso via Web para o iPortalDoc O iPortalDoc Light uma instala o que pode funcionar n
111. tos e o menu para alterar o n mero de documentos listados em cada p gina por omiss o 20 Atrav s da Figura 6 4 observa se ent o que o Utilizador registado o Entidade ext1 e tem permiss es para introduzir documentos utilizando a macro teste criada no iPortalDoc associada ao utilizador padr o e seleccionada no utilizador externo No corpo da p gina propriamente dito apresentada a rea de listagem de documentos Neste caso existem 3 documentos que este utilizador pode observar Os documentos s o listados e repre sentados pelo t tulo do lado esquerdo e na parte direita de cada linha s o colocados links para que se possa encaminhar documento representado por uma carta ver a informa o que classifica o documento e respectivo workflow info ver a descri o de cada documento Desc e por ltimo a extens o do documento que al m de dar a informa o se se trata de um PDF ou outro formato tamb m funciona como link para fazer o download do documento Para abrir um documento s clicar directamente no nome e uma nova p gina aberta con tendo o documento Se se pretender ver a informa o dos v rios par metros que classificam o documento clica se no link info e ser aberta uma janela de pop up que mostra essa mesma in forma o Pode ser vista na Figura 6 5 essa janela com a informa o do documento semelhan a do que feito no iPortalDoc Nesta janela apresentada a informa o que classifica o documento
112. tos est o a ser geridos analisando e documen tando as pr ticas actuais processos e as necessidades futuras criando assim uma estrat gia de gest o documental a ser implementada Na segunda fase deve ser constru do um projecto de implementa o dessa estrat gia que para al m da poss vel aquisi o de um software de gest o documental coloque em funcionamento todos os procedimentos necess rios ao novo modelo de gest o de documentos 5 7 Em qualquer modelo que seja implementado o Sistema de Gest o de Documentos electr nicos dever fornecer informa o sobre o contexto dos documentos fornecer elementos que permitam provar a autenticidade dos documentos quando requerida a sua evid ncia ser compat vel com os procedimentos de arquivo existentes ou impostos por legisla o vigente ser robusto face s mudan as tecnol gicas ou organizacionais permitir a liga o entre documentos electr nicos e em papel conseguir gerir documentos em diferentes fases mantendo os n veis de acessibilidade exigidos pela pol tica de seguran a interna de cada organiza o 2 3 2 Funcionalidades dos Sistemas de Gest o Documental Actualmente consensual que um sistema de gest o documental deve possuir certas funcio nalidades b sicas tais como 2 3 Sistemas de Gest o Documental 9 e Formata o de modelos de documentos templates sem a necessidade de guias de instru o ou conhecimentos de programa o e Cria o de docu
113. uas firewalls O iPortalDoc Light utiliza o servidor Web Apache integrado na IPBrick para interpretar o c digo PHP gerando p ginas HTML que retorna para um cliente Utiliza tamb m o servidor LDAP para guardar informa es de utilizadores e fazer a sua autentica o no sistema O iPortalDoc Light comunica directamente com a base de dados do iPortalDoc localizada no servidor de Intranet para obter informa es j armazenadas atrav s do iPortalDoc e para as disponibilizar aos utilizadores externos Para pedidos de inser o ou visualiza o de ficheiros feita comunica o por HTTPS directamente com a l gica de neg cio do iPortalDoc que gere o direct rio de documentos Foram criados um pacote deb de instala o da aplica o iPortalDoc Light e um outro pacote de actualiza o do iPortalDoc que s o inseridos atrav s da interface de inser o de actualiza es da IPBrick de modo a facilitar a instala o dos sistemas 1PortalDoc Light 58 ood TOpEZTTPUTIT TWN LON X8 082TUDsap ADS P UT A 4pT INN LON p UT 3dOADT ADid PUT ABJAJOAPTE T nN LON 3x8 og3lu3s q Da plut ms TNN LON ASAS TWN LON Add put 20ppT 1x2 xej PUT A JpI t HT AIH PUT AJOMpT ADD p UT Daspr ABA p UT Daspr TIAN LON 3X8 ouou Add p UT 0J2 DI 3x8 e15Is 1x3 0XT 191 ueajoog 1e el4 1x2 lelsodpo5 1X8 0e3TJ2S D 1x8 epeJo0m ADJ p UT
114. um servidor independente e utiliza a informa o criada e guardada no iPortalDoc para permitir aos seus utilizadores visualizarem e inserirem documen tos ou mesmo participarem em ac es de workflows No futuro pretende se dar continuidade integra o de ferramentas que venham a ser utilizadas no iPortalDoc Este m dulo encontra se em funcionamento na empresa onde foi desenvolvido iPortalMais e comercializado juntamente com o iPortalDoc e IPBrick ii Abstract Nowadays information is considered one of the essential goods of any organization is impor tant both in their daily and decision making activities The volume of documents in digital or paper format that enter and circulate in an organiza tion is growing and the organizations are not prepared to sort and manage these documents in an appropriate manner In this context emerged the document management and workflow systems which organize store and manage documents more efficiently while control and automate all the actions that must be performed on them This project was conducted in iPortalMais company that develops and markets the document manager iPortalDoc iPortalDoc works in an organization s Intranet server IPBrick and offers the features of a document management system The goal of this work is to study the operation and implementation of iPortalDoc and specify and implement an additional module that can play some of the features of iPortalDoc providing them on t
115. uns 1 3 Estrutura da Disserta o 3 standards e funcionalidades que devem possuir actualmente e referindo as vantagens da sua uti liza o Ir o ser feitas refer ncias igualmente aos fluxos de trabalho e aos sistemas que gerem esses mesmo fluxos abordando o Modelo de referencia de gest o de fluxos de trabalho Por fim ser o tamb m mencionadas as vantagens de alargar o funcionamento de todos estes sistemas a utilizadores externos s organiza es onde s o implementados No cap tulo 3 apresenta se um conjunto de tecnologias que ir o ser utilizadas na realiza o deste projecto De entre as tecnologias a ser descritas ser dado especial destaque ao servidor IPBrick e ao sistema de gest o documental iPortalDoc pois s o dois sistemas que estar o intima mente associados a este trabalho No cap tulo 4 vai ser feita a descri o do projecto a desenvolver especificando o levantamento de requisitos realizado V o ser descritos os requisitos funcionais e n o funcionais do sistema dando especial nfase aos casos de utiliza o e aos actores do sistema No cap tulo 5 ser o explicados os conceitos e arquitectura da implementa o do iPortalDoc Light apresentando os diagramas de pacotes l gicos Fig 5 1 e o diagrama de componentes Fig 5 3 explicando os seus constituintes e funcionamento Ser tamb m apresentada a estrutura de dados do sistema mostrando as novas tabelas a ser criadas e a sua liga o com a estrutura anterior

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