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Anexo I - MPR/SPI 200-R03

1. N o n o h pessoas sem treinamento no GET Mapa aprovado e encaminhado para publica o 11 Agendar apresenta o de familiariza o ao GFT 12 Realizar apresenta o de familiariza o dos servidores da SPI como GFT Mapa aprovado e servidores interessadas integrados ao GFT Sim h pessoas ainda n o treinadas no GET ANAC MPR SPI 200 RO3 01 Alocar processo em MPR e agendar reuni o de elaborac o de MPR RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Alocar os processos de trabalho nos MPR de acordo com as orienta es expl citas de O GTPI ou do solicitante da execu o deste processo caso existam respeitando a orienta o de O GTPI caso haja conflito nas orienta es Caso n o haja orienta o expl cita de nenhuma das partes verificar se os processos que precisam ser detalhados j possuem vers es antigas em outros MPR em vigor ou em minutas esperando publica o Para isso deve se verificar o cadastro de MPR no sistema GFT Manual de Procedimento Caso alguns dos processos j estejam estabelecidos em um MPR deve se inser los nos MPR em quest o Caso o MPR j esteja publicado deve se criar uma nova vers o para o manual Isso significa que caso o MPR identificado esteja em vigor este procedimento constar em uma revis o deste manual Anotar no campo de justificativa pedido para a nova revis o que a nova vers o do MPR est sendo gerada para inc
2. SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Recursos Internos GFT Processos de Trabalho GFT Manual de Procedimento GFT CCHA GFT Termos CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 05 Analisar MPR 05 Analisar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Verificar se o MPR est conforme os itens do artefato Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Adicionalmente verificar se o manual 1 Possui instru es de trabalho claras de tal forma que um leigo consiga entend las 2 Se a modelagem de dados foi feita corretamente 3 Se n o foram esquecidas etapas 4 Se as etapas passivas foram usadas de forma adequada 5 Se os eventos de in cio e fim s o apropriados 6 Se as etapas mais significativas possuem compet ncias declaradas Em caso de problemas deve se anot los no pr prio documento usando coment rios ou a funcionalidade Controlar Altera es Carregar o documento do Word com as anota es nesta etapa no GFT e devolver o MPR para a etapa 04 para que as corre es possam ser efetuadas COMPET NCIAS Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos ARTEFATOS
3. GFT Dados de Execu o M dulo de Dados de Execu o do GFT GFT Demandas M dulo de Demandas do Sistema GFT GFT Manual de Procedimento Sistema de Cadastro de MPR do GFT GFT Processos de Neg cio Processos de Neg cio GFT Processos de Trabalho M dulo de Processos de Trabalho do GFT GFT Recursos Internos M dulo de Recursos Internos do GFT 17 ANAC MPR SPI 200 R03 GFT Sistemas Externos M dulo de acesso a sistemas externos do GFT GFT Termos M dulo de Termos do GFT SIAPE Sistema Integrado de Administra o de Recursos Humanos SIAPE A Secretaria de Gest o P blica do Minist rio do Planejamento como rg o Central do SIPEC o gestor deste sistema e em conjunto com os usu rios dos rg os integrantes do SIPEC SIGAD Sistema Informatizado de Gest o Arquiv stica de Documentos Sistema utilizado para o gerenciamento consulta e tr mite de documentos internos 18 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 PROCEDIMENTOS Este cap tulo apresenta todos os processos de trabalho deste Manual de Procedimentos em ordem alfab tica Para encontrar um processo espec fico utilize o ndice nas p ginas iniciais deste documento Ao final de cada etapa encontram se descritas as orienta es necess rias continuidade da execu o do processo O presente Manual de Procedimentos tamb m est dispon vel de forma mais conveniente em vers o e
4. BPS e abrir o BPS da data de disparo desta demanda se houver Em caso positivo copiar e colar o conte do do BPS no arquivo em Word ap s o texto copiado do DOU Alguns BPS podem apresentar anexos ao lado do nome Se houver algum anexo cujo t tulo seja Movimenta o interna tamb m copiar seu conte do ao arquivo Word Abrir o artefato Lista de Consulta ao DOU BPS Ler as instru es de uso do artefato contidas nos coment rios caso n o as conhe a No arquivo em Word gerado usar a funcionalidade Localizar e buscar cada palavra chave contida no artefato nas abas CADASTRO e COMPET NCIAS Ao encontrar alguma das palavras chave grifar o par grafo inteiro na cor amarela e executar as a es de atualiza o dos sistemas contidas no artefato na ordem apresentada Salvar os arquivos Word gerados no GFT Colocar como Data de Pesquisa a data do dia de disparo da demanda Verificar para cada colaborador atualizado se algum integrante saiu ou entrou em alguma das reas listadas nas guias da planilha Nsvcdf1001lanacispilesprocicontroleslalgp xIsx Em caso positivo deve se confirmar o disparo do processo ao finalizar esta etapa COMPET NCIAS Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Lista de Consulta ao DOU BPS SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Recursos Inter
5. 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa Caso a resposta seja n o n o existem colaboradores n o cadastrados esta etapa finaliza o procedimento 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Digitar os nomes dos colaboradores n o cadastrados no campo servidores sem login no GFT e selecionar n o no dado Login cadastrado no GFT Verificar usando se a lista de contatos do Lync da ANAC cada nome registrado no campo Servidores sem Login que ainda n o foram cadastrados no sistema GFT Recursos Internos Caso encontre algum nome buscar seu login em propriedades cadastr lo no sistema conforme as instru es contidas no artefato Lista de Consulta ao DOU BPS e mudar o valor do dado Login Cadastro no GFT para Sim Concluir esta demanda somente em um dos dois casos 1 Todos os servidores no campo Servidores sem login j foram cadastrados no GFT 2 Data do prazo desta demanda foi ultrapassado ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Lista de Consulta ao DOU BPS SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recursos Internos CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 51 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 7 Realizar Comunicac o das Atividades do ESPROC O processo cont m ao todo 4 etapas A situac o gue inicia o processo chamada de evento de in cio foi descr
6. 1 Realizar Comunica o das Atividades do ESPROC d ESPROC Elabora o 1 Mapear Processo de Neg cio e ESPROC Instrutor do GFT 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI f ESPROC Revis o 1 Mapear Processo de Neg cio g GESTOR SPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI h GTPI Atualiza o Cadastral 1 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas 2 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios 3 Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas i GTPI Auditoria Cadastral 1 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios j O GTPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 2 Mapear Processo de Neg cio 3 Realizar Comunica o das Atividades do ESPROC G ANAC MPR SPI 200 RO3 k O SPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI Recurso Interno 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI m SPI Secretaria 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 10 G ANAC MPR SPI 200 RO3 1 DISPOSI ES PRELIMINARES 1 1 INTRODU O Este MPR tem como objetivo publicar padr es de trabalho concernentes ao trabalho do ESPROC Escrit rio de Processos e ALGP SPI Com esse objetivo o Manual de Procedimentos estabelece no mbito da Superintend ncia de Planejamento Institucional SPI os seguintes processos de trabalho a Mapear Processo de Neg cio b Mapear Processo de Trabalho na SPI c Elaborar e Publicar MPR na SPI d Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas e Auditar Cadastr
7. Cadastro de Colaboradores e reas modificado 3 Processo Realizar Comunica o das Atividades do ESPROC modificado ANAC MPR SPI 200 RO3 NDICE 1 Disposic es Preliminares p g 11 1 1 Introduc o p g 11 1 2 Revogac o p g 11 1 3 Fundamenta o p g 11 1 4 Executores dos Processos p g 11 1 5 Elabora o e Revis o p g 12 1 6 Organiza o do Documento p g 12 2 Defini es p g 14 2 1 Express o p g 14 2 2 Sigla p g 14 3 Artefatos Compet ncias e Sistemas p g 15 3 1 Artefatos p g 15 3 2 Compet ncias p g 16 3 3 Sistemas p g 17 4 Procedimentos p g 19 4 1 Mapear Processo de Neg cio p g 19 4 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI p g 25 4 3 Elaborar e Publicar MPR na SPI p g 31 4 4 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas p g 41 4 5 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios p g 45 4 6 Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas p g 49 4 7 Realizar Comunica o das Atividades do ESPROC p g 52 5 Disposi es Finais p g 56 ANAC MPR SPI 200 RO3 P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 RO3 PARTICIPA O NA EXECU O DOS PROCESSOS GRUPOS ORGANIZACIONAIS a ALGP SPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI b ALGP SPI Revis o 1 Mapear Processo de Trabalho na SPI c ESPROC Comunica o Interna
8. de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR 04 Ajustar dados do MPR e calcular m tricas RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Gerar o documento impresso e verificar se n o h erros ou informa es desatualizadas Com o documento impresso mais f cil verificar se os nomes e descri es de grupos artefatos e termos est o corretos assim como f cil identificar erros de ortografia que revelada pela ferramenta de corre o ortogr fica do Ms Word Em caso de erros corrigi los Deve se verificar no sistema GFT CCHA se todas as compet ncias publicadas no MPR foram validadas j que compet ncias n o validadas podem mudar de reda o a qualquer momento e portanto n o podem ser aprovadas Em caso de compet ncias n o validadas deve se pedir ao respons vel pela valida o das compet ncias que o fa a o mais r pido poss vel Verificar tamb m no documento do Word se a descri o dos processos e a descri o do MPR fazem sentido no papel impresso Caso n o fa am proceder aos ajustes Nesta etapa os termos devem ser adicionados ao MPR Deve se colocar como termos 1 Todas as siglas que aparecem no MPR 2 Todas as express es t cnicas 3 Tradu es se existirem Caso o termo que se deseja adicionar ao MPR n o exista deve se cadastr lo no
9. documento 13 G ANAC 2 DEFINI ES MPR SPI 200 RO3 As tabelas abaixo apresentam as defini es necess rias para o entendimento deste MPR separadas pelo tipo 2 1 Express o Defini o Significado SIPOC Mapeamento de processo em alto n vel que tem como objetivo identificar os clientes o produto os principais processamentos os recursos informa es materiais e fornecedores de insumos para o processo 2 2 Sigla Defini o Significado ALGP rea Local de Gest o de Processos equipe permanente interna a cada UORG com a responsabilidade de mapear identificar e padronizar processos em manuais dentro de sua UORG ESPROC Escrit rio de Processos da ANAC MPR Manual de Procedimento Documento assinado e aprovado pelo Superintendente que tem como objetivo documentar e padronizar os processos de trabalho da SIA Possui informa es sobre o fluxo de trabalho detalhamento das etapas compet ncias necess rias artefatos a serem utilizados sistemas de apoio e reas respons veis pela execu o PN Processo de Neg cio PT Processo de Trabalho 14 G ANAC MPR SPI 200 RO3 3 ARTEFATOS COMPET NCIAS E SISTEMAS Abaixo se encontram as listas dos artefatos compet ncias e sistemas gue o executor necessita para realizar os processos deste Manual de Procedimentos As etapas descritas no cap tulo seguinte indicam onde
10. es possua a seguinte compet ncia Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS Tamb m ser necess rio o uso do seguinte artefato Lista de Consulta ao DOU BPS Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 41 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Tiariament e 01 Atualizar Sistema de Recursos Internos reas e Grupos entahnrar n o cadastrh N o n o existem entahnrarinres n o cadastrados 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa reas e colaboradore atualizados 01 Atualizar Sistema de Recursos Internos reas e Grupos RESPONS VEL PELA EXECU O GTP Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Verificar na caixa de email pessoal da ANAC os e mails enviados pela Assessoria de Comunica o Social Tome Nota com o t tulo Di rio Oficial da Uni o da data do dia em que a execu o desta etapa foi disparada Caso n o encontre os emails em sua caixa busque o seu superior imediato para que ele te inscreva na mala direta de recebimento destes emails Com o email aberto abrir um novo documento do Word copiar o texto do email para o arquivo como Somente Texto 42 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Abrir a intranet da ANAC intranet anac gov br usando o Internet Explorer e clicar nos seguintes links Biblioteca Digital gt
11. o no diagrama da atividade que dispara o novo 27 G ANAC MPR SPI 200 RO3 processo informando minimamente o nome do processo de trabalho disparado caso j exista no sistema GFT Processos de Trabalho ou uma descri o do processo de trabalho caso n o exista Durante o mapeamento caso seja percebida uma forma mais conveniente de dividir os processos de trabalho a serem mapeados pode se livremente mesclar dividir excluir e incluir outras minutas de processos de trabalho da SPI Se por acaso houver mudan a na estrutura do processo de neg cio que gere novos processos de trabalho por meio de divis o ou n o inclu los no Processo de Neg cio no sistema GFT Processos de Neg cio Mapear um processo de trabalho de cada vez Ap s o mapeamento de cada Processo de Trabalho durante a reuni o entrar no sistema GFT reas e Grupos e cadastrar as pessoas pertencentes a cada grupo que toma a o no processo de trabalho Caso o grupo n o exista cadastr lo por m apenas ap s verificar se o grupo j n o est cadastrado com outro nome Ao final da reuni o caso seja necess ria novas reuni es com os mesmos participantes dessa reuni o j agendar a data da pr xima reuni o no Outlook Caso n o sejam mais necess rias reuni es avisar ao entrevistado que o trabalho ir agora para a fase de detalhamento das etapas e publica o do MPR e que nesta pr xima fase o mapa pode sofrer altera es
12. para publica o no Tome Nota Por mudan as significativas entende se 1 Mudan as em funcionalidades do GFT que afetam todos os servidores da ANAC mudan as de funcionalidade de consultas 2 An ncio de datas de workshops de melhoria Kaizen e A3 3 An ncio de resultados de workshops de melhoria Kaizen e A3 4 An ncio de mudan as em manuais do ESPROC Manual de Refer ncia Manual de An lise ou quaisquer outros manuais futuros emitidos pelo ESPROC 5 Realiza o de etapas do cronograma de entrada nas reas 6 Publica o de novos MPR em qualquer ALGP via GFT 7 Mudan as na p gina da intranet do ESPROC 8 Disponibiliza o de cursos abertos oferecidos pelo ESPROC 9 Resultado dos cursos abertos realizados pelo ESPROC 10 Pr mios ganhos palestras realizadas ou convite de palestras realizadas pelo ESPROC ou seus membros Para descobrir se houve mudan as significativas nos itens enumerados 1 de 1 a 5 deve se consultar o O GTPI 2 6 deve se buscar no GFT Manual de Procedimento os MPR mais recentes publicados usando se a op o de exportar a lista de MPR 3 7 verificar se houve mudan as na p gina da intranet 4 8 e 9 buscar cursos no Portal de Capacita o Deve se ter certeza que o curso oferecido aberto Em caso de d vidas se o curso oferecido pelo ESPROC deve se perguntar ao O GTPI Em caso de necessidade de exist ncia de not cias significativas deve se usar o artefato
13. precisam ser treinados para a pr xima etapa SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta H pessoas n o treinadas no sistema GFT seja sim h pessoas ainda n o treinadas no GFT deve se seguir para a etapa 11 Agendar apresenta o de familiariza o ao GFT Caso a resposta seja n o n o h pessoas sem treinamento no GFT esta etapa finaliza o procedimento 11 Agendar apresenta o de familiariza o ao GFT RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Instrutor do GFT DETALHAMENTO Deve se reservar sala notebook projetor e agendar a reuni o de familiariza o da SPI convidando todos os servidores informados na etapa anterior Mesmo nos casos em sejam poucos servidores deve se reservar sala para a ocasi o CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 12 Realizar apresenta o de familiariza o dos servidores da SPI com o GFT 12 Realizar apresenta o de familiariza o dos servidores da SPI com o GFT RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Instrutor do GFT DETALHAMENTO Para essa reuni o deve se seguir o roteiro dispon vel no artefato Apresenta o de Integra o ao GFT Os m dulos nos quais os servidores devem ser integrados e as funcionalidades que necessitam est o dispon veis nesse artefato Os m dulos constantes da apresenta o devem ser acessados pelo GFT para que os servidores presentes fami
14. 00 RO3 4 3 Elaborar e Publicar MPR na SPI Este processo de trabalho lista as etapas necess rias para se detalhar a instru o de trabalho compet ncias e outros dados de um processo de trabalho mapeado na SPI Ele tamb m inclui procedimentos para garantir a aprova o do MPR pelo superintendente e o tr mite para publica o em BPS O processo cont m ao todo 12 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como PT mapeados e cadastrados no sistema sem detalhes portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a algum de seus eventos de fim Os eventos de fim descritos para esse processo s o a Mapa aprovado e servidores interessados integrados ao GFT b Mapa aprovado e encaminhado para publica o Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o ALGP SPI ESPROC Instrutor do GFT GESTOR SPI O GTPI O SPI Recurso Interno SPI Secretaria Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua m as seguintes compet ncias Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Ministra com clareza e efic cia treinamentos do sistema GFT conforme metodologia de mapeamento de processos adotada
15. 04 Ajustar dados do MPR e calcular m tricas Caso a resposta seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 03 Ajustar dados do MPR e reagendar nova reuni o 03 Ajustar dados do MPR e reagendar nova reuni o RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Ajustar as instru es de trabalho as compet ncias e todas as outras propriedades do mapa de acordo com a linguagem oficial de mapeamento da ANAC contida 34 G ANAC MPR SPI 200 RO3 no artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos N o deve se preocupar neste momento em calcular o lead time Importar todos os dados gerados para o sistema GFT Processos de Trabalho Caso o manual de procedimento preveja automa o do processo via GFT deve se simular o processo nesta etapa aprovando se o MPR no ambiente de simula o do GFT e simulando sua execu o tamb m no ambiente de simula o em todas as etapas Ao final deve se verificar se os dados gerados est o de acordo com o acordado nas reuni es Agendar a pr xima reuni o via Outlook com as pessoas envolvidas na ltima reuni o A sala deve conter acesso a rede interna e deve se pedir a instala o de notebook e projetor na sala caso n o exista Enviar a minuta ajustada de MPR em word para as pessoas que v o participar da reuni o no momento do agendamento via email ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento
16. ANAC MPR SPI 200 RO3 b a descri o da forma de execu o da etapa c as compet ncias necess rias para a execu o da etapa d os artefatos necess rios para a execu o da etapa e os sistemas necess rios para a execu o da etapa incluindo bases de dados em forma de arquivo se existente f instru es para as pr ximas etapas e g as reas ou grupos organizacionais respons veis por executar a etapa O cap tulo 5 apresenta as disposi es finais do documento que trata das a es a serem realizadas em casos n o previstos Por ltimo importante comunicar que este documento foi gerado automaticamente S o recuperados dados sobre as etapas e sua sequ ncia as defini es os grupos as reas organizacionais os artefatos as compet ncias os sistemas entre outros para os processos de trabalho aqui apresentados de forma que alguma mecanicidade na apresenta o das informa es pode ser percebida O documento sempre apresenta as informa es mais atualizadas de nomes e siglas de grupos reas artefatos termos sistemas e suas defini es conforme informa o dispon vel na base de dados independente da data de assinatura do documento Informa es sobre etapas seu detalhamento a sequ ncia entre etapas respons veis pelas etapas artefatos compet ncias e sistemas associados a etapas assim como seus nomes e os nomes de seus processos t m suas defini es id nticas da data de assinatura do
17. Comunica o Interna do ESPROC e preencher o texto padr o com o tipo e os dados da not cia de acordo com os modelos As not cias devem ser cadastradas no GFT 54 G ANAC MPR SPI 200 RO3 ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Comunicac o Interna do ESPROC SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta Houve necessidade de comunicac o interna seja sim houve necessidade de comunicac o interna deve se seguir para a etapa 02 Analisar texto e enviar a ASCOM para publicac o na intranet Caso a resposta seja n o houve necessidade de comunica o interna esta etapa finaliza o procedimento 02 Analisar texto e enviar ASCOM para publica o na intranet RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO O GTPI deve avaliar o texto elaborado na etapa anterior efetuar as altera es que julgar necess rias e enviar para o e mail comunica Danac gov br para publica o na Intranet CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 03 Aguardar Revis o da ASCOM 03 Aguardar Revis o da ASCOM RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Deve se aguardar retorno da ASCOM quanto ao texto de comunica o interna das atividades do ESPROC enviado para an lise CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 04 Realizar Ajustes e Aprovar Publica o pela ASCOM 04 Realizar Ajustes e Aprovar Publi
18. Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Mapa validado cadastrado Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o ALGP SPI ALGP SPI Revis o Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua a seguinte compet ncia Mapeia com clareza processos de trabalho utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI Formas da Nota o de Mapeamento de Processos Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 25 G ANAC MPR SPI 200 R03 Novos Processos de Trabalho ou novas vers es identifinadas ainda n o mapeadas 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema N o n o s o Sim s o necess rias npcest rias mais reuni es m reuni es 04 Checar mapa de processo de trabalho no sistema Mapa validado radastrarin 26 ANAC MPR SPI 200 RO3 01 Agendar reuni o de ma
19. Excel GTP Auditoria Cadastral Manipula o m dulo de Processos de Neg cio GFT com efici ncia e livre de erros ESPROC Elabora o Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias ALGP SPI O GTPI Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ESPROC Elabora o Mapeia com clareza processos de trabalho utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ALGP SPI Ministra com clareza e efic cia treinamentos do sistema GFT conforme metodologia de mapeamento de processos adotada na ANAC ESPROC Instrutor do GFT Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT ALGP SPI O GTPI Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n 22 e a rotina de despachos SPI Secretaria Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD SPI Secretaria 3 3 SISTEMAS Nome Descri o GFT reas e Grupos M dulo de reas e Grupos do GFT GFT Artefatos M dulo de cadastro de artefatos do sistema GFT GFT CCHA M dulo de cadastro de compet ncias conhecimentos habilidades e atitudes do GFT
20. NS VEL PELA EXECU O O SPI DETALHAMENTO Ler o MPR e verificar se os procedimentos ali estabelecidos possuem todas as tarefas desejadas para os processos da rea Em caso de discord ncia deve se anotar os pontos de discord ncia usando coment rios ou Controlar Altera es no pr prio Word carreg lo no GFT e devolver a execu o para a etapa 05 para corre es Em caso de concord ncia deve se assinar o MPR na p gina de assinaturas e enviar fisicamente para a SPI Secretaria CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o RESPONS VEL PELA EXECU O SPI Secretaria DETALHAMENTO Deve se iniciar esta etapa somente com um MPR assinado pelo O SPI entregue fisicamente Com o MPR em m os deve se 1 Cadastr lo no SIGAD 37 G ANAC MPR SPI 200 RO3 2 Preencher o memorando Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI e cadastr lo no SIGAD 3 Coletar a assinatura de O GTPI no 1 memorando 4 Autuar processo administrativo com o memorando acima como 12 pe a 5 Colocar como segunda pe a do processo administrativo o MPR assinado 6 Preencher o memorando Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI e cadastr lo no SIGAD 7 Preencher a portaria Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI e co
21. Processo de Trabalho ALGP ALGP Formas da Nota o de Mapeamento de Est ncil do Microsoft Visio com todas as Processos formas autorizadas para mapeamento de processos de trabalho e de neg cio Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio Este artefato possui a legenda de cores a ser usada em processos de trabalho com caracter sticas especiais utilizado no mapeamento de processos de neg cio 15 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Lista de Consulta ao DOU BPS A lista de palavras chave deve ser utilizada para consulta ao DOU e BPS para atualizar reas e Grupos e Recursos Internos no GFT Manual de Refer ncia de Mapeamento de Compet ncias O presente manual formaliza a linguagem de mapeamento de compet ncias a ser utilizada na ANAC explicita a metodologia a ser implementada constituindo uma importante refer ncia na implanta o da Gest o por Compet ncias na ANAC As regras e conven es deste manual devem ser seguidas por qualquer colaborador envolvido com mapeamento de compet ncias dentro da Ag ncia Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos editado pelo Escrit rio de Processos ESPROC M tricas para Mapeamento Tabela que lista os tempos padr o a serem considerados na defini o do lead time de processos Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI Modelo de memorando a ser enviado
22. USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 06 Visar MPR 36 G ANAC MPR SPI 200 RO3 06 Visar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O Recurso Interno DETALHAMENTO Verificar se o conte do do MPR ajustado est de acordo com o que foi combinado nas reuni es de elabora o do manual Mudan as de reda o que n o afetam o conte do do que foi acordado devem ser toleradas Em caso de necessidade de corre es especificar em coment rios do Word ou usando se a funcionalidade Controlar Altera es no pr prio documento os ajustes que devem ser feitos carregar o documento do Word com as anota es nesta etapa e e devolver o MPR para a etapa 04 CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 07 Validar MPR 07 Validar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O GESTOR SPI DETALHAMENTO Verificar se o procedimento descrito est de acordo com o planejado para a rea Em caso de discord ncia marcar usando o Word quais as discord ncias anotar os pontos de discord ncia usando coment rios ou Controlar Altera es no pr prio Word carreg lo no GFT e devolver a execu o para a etapa 05 para corre es Em caso de concord ncia assinar o documento na p gina da assinatura e entregar o documento fisicamente a O SPI CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 08 Aprovar MPR 08 Aprovar MPR RESPO
23. Vx ANAC MPR MPR SPI 200 R03 MAPEAMENTO E GEST O DE PROCESSOS 06 2015 ANAC MPR SPI 200 RO3 P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 RO3 25 de junho de 2015 Aprovado Tiago Sousa Pereira ANAC MPR SPI 200 RO3 P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 RO3 REVIS ES Revis o Data de Aprova o Aprovado Por Modifica es da ltima Vers o ROO 20 01 2015 Gustavo Machado de Freitas Vers o Original RO1 20 02 2015 Tiago Sousa Pereira 1 Processo Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios inserido 2 Processo Mapear Processo de Neg cio modificado 3 Processo Mapear Processo de Trabalho na SP modificado 4 Processo Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios modificado R02 13 04 2015 Tiago Sousa Pereira 1 Processo Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas inserido 2 Processo Mapear Processo de Neg cio modificado 3 Processo Mapear Processo de Trabalho na SP modificado 4 Processo Elaborar e Publicar MPR na SPI modificado 5 Processo Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios modificado ANAC RO3 MPR SPI 200 RO3 25 06 2015 Tiago Sousa Pereira 1 Processo Elaborar e Publicar MPR na SPI modificado 2 Processo Atualizar
24. XECU O ALGP SPI Revis o DETALHAMENTO O ALGP SPI Revis o deve verificar se os mapas dos processos de trabalho mapeados atendem os requisitos do Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Em caso negativo ele mesmo deve proceder aos ajustes de acordo com o mesmo artefato 29 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Verificar tamb m se as informa es do diagrama em Visio est o id nticas s informa es cadastradas no sistema GFT Processos de Trabalho Caso haja disparidades entrar em contato com a pessoa da ALGP SPI que elaborou o mapa para descobrir qual informa o a correta a que consta no mapa em Visio ou no sistema Ap s o esclarecimento deve se corrigir as informa es erradas tanto no Visio quanto no sistema Ap s a verifica o e os ajustes finais indicar se havia erros no checklist Ao final desta etapa ser pedido um disparo Cadastrar uma demanda para cada conjunto de processos de trabalho pertencentes a uma mesma rea organizacional Em caso de processos de trabalho interfuncionais associ los ao grupo da rea predominante ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Trabalho SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Elaborar e Publicar MPR na SPI publicado no MPR SPI 200 RO2 obrigatoriamente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 30 G ANAC MPR SPI 2
25. amento de Compet ncias As compet ncias devem ser inseridas somente nas atividades relevantes que s o 1 As que agregam valor 2 As que necessitam de conhecimento n o bvio para serem realizadas Caso a compet ncia n o exista deve se cadastr la no sistema GFT Demandas Caso o mapeamento do processo tenha sido modelado para o uso no sistema GFT CCHA deve se proceder ao cadastro dos dados ap s a inser o de compet ncias A qualquer momento ao se detalhar as etapas pode ser que o grupo sinta a necessidade de se remodelar o fluxo mapeado para que o processo esteja realmente de acordo com o que se deseja Nesses casos deve se remodelar o fluxo diretamente na reuni o COMPET NCIAS Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Compet ncias Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho GFT Demandas GFT CCHA GFT Sistemas Externos CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa
26. ao SPI para aprova o de MPR dentro de sua superintend ncia Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI Modelo de memorando a ser enviado para a ASTEC pedindo a publica o de um MPR aprovado pela SPI em BPS Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI Modelo de Portaria que aprova um MPR na SPI Numera o Padr o de MPR na SPI Numera o padr o de manuais de procedimento na SPI 3 2 COMPET NCIAS Para que os processos de trabalho contidos neste Manual de Procedimentos possam ser realizados com qualidade e efetividade importante que as pessoas que venham a execut los possuam um determinado conjunto de compet ncias No cap tulo 4 as compet ncias espec ficas que o executor de cada etapa de cada processo de trabalho deve possuir s o apresentadas A seguir encontra se uma lista geral das compet ncias contidas em todos os processos de trabalho deste Manual de Procedimentos e a indica o de qual rea ou grupo organizacional as necessitam Compet ncia reas e Grupos Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS GTPI Atualiza o Cadastral 16 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos ALGP SPI O GTPI Identifica diverg ncias entre duas listas de dados utilizando o Microsoft
27. apeamento de Processos E Mail Padr o para Comunicar Cadastramento de Processo de Trabalho ALGP Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 19 G ANAC MPR SPI 200 R03 Novos PN identificados fora do sistema ou PN desatualizados 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio N o n o s o necess rias mais reuni es Sim s o mgecess rias mais rguni es 03 Ajustar mapa de processo de neg cio 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio Mapa validado rarastrarin 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 20 G ANAC MPR SPI 200 RO3 RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Deve se agendar uma reuni o de mapeamento por email com o gerente da rea onde se ir mapear os processos de neg cio Deve se pedir ao gerente para incluir na reuni o as pessoas que possuem o conhecimento do funcionamento dos processos de neg cio em sua rea caso ele n o possua o conhecimento completo O GTPI deve selecionar um servidor do ESPROC Elabora o para coordenar a reuni o e inclu la no convite A sele o deve se guiar pelos seguintes crit rios 1 Menor carga de trabalho do servidor 2 Maior familiaridade com os processos da rea mapeada 3 Maior familiaridade com as pessoas na reuni o 4 Disponibili
28. ca o pela ASCOM RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO O GTPI deve realizar os ajustes necess rios e aprovar por e mail enviado ao remetente a publica o na Intranet Caso a not cia seja relacionada publica o de MPR a ALGP deve ser comunicada sobre a publica o por email CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 55 G ANAC MPR SPI 200 R03 5 DISPOSI ES FINAIS Em caso de identifica o de erros e omiss es neste manual pelo executor do processo a SPI deve ser contatada C pias eletr nicas deste manual do fluxo e dos artefatos usados podem ser encontradas em sistema 56
29. cesso de trabalho mapeado para que se conecte de forma correta ao pr ximo processo de acordo com o evento de in cio do pr ximo processo caso este ltimo j esteja publicado ou tenha sido gerado por outra ALGP Caso haja a necessidade de marcar reuni o com outras pessoas que n o sejam as presentes na ltima reuni o preencher o artefato E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI com os dados do s processo s a ser em mapeado s e do gestor imediato predominante do processo O gestor predominante do processo aquele que possui mais atividades relacionadas no processo e que geralmente inicia o Para descobrir o nome do gestor deve se procurar no sistema GFT reas e Grupos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Trabalho E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio GFT Processos de Trabalho GFT reas e Grupos CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho Caso a resposta seja n o n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 04 Checar mapa de processo de trabalho no sistema 04 Checar mapa de processo de trabalho no sistema RESPONS VEL PELA E
30. dade de realizar viagens se necess rio CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Elabora o DETALHAMENTO Antes e durante a reuni o deve se seguir as boas pr ticas de mapeamento constantes no Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Deve se usar o MS Visio para se fazer o mapeamento Em rela o a ordem de preenchimento das informa es deve se 1 Identificar os candidatos a processos de neg cio perguntando ao entrevistado quais s o os grandes grupos de trabalho na rea Os processos de neg cio identificados durante este passo N O s o necessariamente os processos de neg cio finais Em etapas posteriores eles ser o harmonizados com os processos de neg cio verdadeiros contidos na base do sistema Este passo somente para se organizar os processos de trabalho em candidatos a processos de neg cio Cada processo de neg cio identificado deve ser uma aba no mesmo arquivo em Visio e o nome da aba deve ser o nome do candidato a processo de neg cio 2 Identificar os processos de trabalho do processo de neg cio no Visio de acordo com a linguagem de mapeamento de processo de neg cio contida no artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos N o necess rio nesta etapa garantir total conformidade com a linguagem visto q
31. dados de estagi rios ajuste a GTFI conforme o batimento tualiza o E Cadastral Cadastro de Colaboradores e Areas auditado sem n o conformidades Cadastro de Colaboradores e reas auditado e n o conformidades encaminhadas para corre o 01 Extrair dados do GFT Recursos Internos e fazer batimento RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Auditoria Cadastral DETALHAMENTO Solicitar SGP extra o em planilha excel dos dados de lota o login nome e cargo dos servidores ativos da ANAC no GFT Recursos Internos na data de execu o desta atividade 46 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Criar uma planilha nova no mesmo arquivo da extra o do SIAPE e fazer o batimento da lota o dos servidores constantes na planilha exportada do sistema GFT Recursos Internos e da extra o do SIAPE Deve se verificar se as pessoas cadastradas no SIAPE possuem a mesma lota o e cargos das pessoas de acordo com o cadastro do GFT Recursos Internos Buscar ltima vers o da planilha de Cargos Comissionados recebida quinzenalmente por e mail e fazer o batimento com o cadastrado no GFT reas e Grupos anotando as diverg ncias Carregar o arquivo do batimento no GFT COMPET NCIAS Identifica diverg ncias entre duas listas de dados utilizando o Microsoft Excel SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos SIAPE GFT Recursos Internos CONTINUIDADE caso a respo
32. dar prefer ncia a agendamento de reuni es presenciais em detrimento de videoconfer ncia e sempre que isso n o afetar o prazo de conclus o da elabora o do MPR ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Numera o Padr o de MPR na SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR 33 G ANAC MPR SPI 200 RO3 02 Realizar reuni o de elaborac o de MPR RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Deve se apresentar o MPR onde os processos mapeados ser o inseridos utilizando se o GFT Sistemas Externos possibilitando a rea alvo opinar sobre a aloca o do processo no MPR feito na etapa anterior Caso o entrevistado tenha opini o divergente do executor da atividade deve se dar prefer ncia opini o do entrevistado Entrevistar a rea alvo de acordo com o cap tulo de Boas Pr ticas do artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Deve se preencher primeiramente as instru es de trabalho de todas as etapas juntamente com os artefatos e os sistemas externos e somente ap s a conclus o destes detalhamentos deve se inserir as compet ncias Caso o sistema em particular n o esteja cadastrado deve se cadastr lo usando o sistema GFT Processos de Trabalho O levantamento de compet ncias para as atividades deve seguir os conceitos do Manual de Refer ncia de Mape
33. de acordo com novas informa es sobre o detalhe das etapas Explicar que a aprova o de todo trabalho ser feita pelo superintendente COMPET NCIAS Mapeia com clareza processos de trabalho utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Formas da Nota o de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Processos de Neg cio GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Ajustar o s mapa s elaborado s na etapa anterior de acordo com os itens do Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Se durante o ajuste houver a necessidade de refrasear etapas ou o nome do processo de trabalho contatar as pessoas participantes do mapeamento para obter concord ncia da mudan a antes de realizar o ajuste Ap s o ajuste ter sido completado criar um novo registro para o processo de trabalho do mapa no sistema GFT Processos de Trabalho especificando neste momento somente o tipo de cada uma das etapas do mapa e o respons vel pela execu o Caso a etapa tenha alguma observa o gravada no campo Documenta o do Visio inclu la
34. ento Institucional Recurso Interno Este grupo representa todas as pessoas ativas da organiza o SPI Secretaria Equipe de apoio que auxilia nos tr mites para a recep o e o processamento de documentos no mbito da SPI 1 5 ELABORA O E REVIS O O processo que resulta na aprova o ou altera o deste Manual de Procedimentos de responsabilidade da Superintend ncia de Planejamento Institucional SPI Em caso de sugest es de revis o deve se procur la para que sejam iniciadas as provid ncias cab veis Compete ao Superintendente de Planejamento Institucional aprovar todas as revis es deste Manual de Procedimentos 1 6 ORGANIZA O DO DOCUMENTO O cap tulo 2 apresenta as principais defini es utilizadas no mbito deste Manual de Procedimentos e deve ser visto integralmente antes da leitura de cap tulos posteriores O cap tulo 3 apresenta as compet ncias os artefatos e os sistemas envolvidos na execu o dos processos deste manual em ordem relativamente cronol gica O cap tulo 4 apresenta os processos de trabalho tamb m organizados em ordem alfab tica Para encontrar um processo espec fico deve se procurar sua respectiva p gina no ndice contido no in cio do documento Os processos est o ordenados em etapas Cada etapa contida em uma tabela que possui em si todas as informa es necess rias para sua realiza o S o elas respectivamente a o t tulo da etapa 12 G
35. essos de trabalho novos deve se colocar como respons vel o chefe da ALGP da UORG que executa as a es do processo de trabalho e deve se cadastrar como rea a pr pria rea mapeada Ao se criar um processo de trabalho novo deve se tamb m colocar sua descri o detalhada de acordo com a informa o constante no campo Documenta o do MS Visio Nessa etapa incluir no GFT as informa es do SIPOC mapeadas na etapa 02 Deve se ainda verificar as categorias existentes para os processos de neg cio e verificar se o processo de neg cio mapeado se encaixa em alguma das categorias existentes em caso positivo deve se fazer a associa o Ap s os ajustes dar upload do mapa de processo de neg cio no sistema GFT Processos de Neg cio sem caixas pintadas em cores consolidar o mapa de processo de neg cio e enviar e mail ALGP correspondente conforme minuta presente no artefato E Mail Padr o para Comunicar Cadastramento de Processo de Trabalho ALGP importante ressaltar que uma reuni o pode resultar em um ou mais processos neg cio a serem cadastrados Sendo assim para cada processo de neg cio identificado ser necess rio um checklist Em seguida deve se adicionar ou selecionar o nome do s Processo s de Neg cio s no sistema para que o executor da pr xima etapa saiba exatamente quais processos deve revisar Ao passar para a pr xima etapa caso o respons vel por essa etapa tamb m esteja inclu do no pr ximo g
36. etos 1 Os nomes dos processos de trabalho e seus respectivos respons veis 2 O sequenciamento entre os processos de trabalho 3 O posicionamento dos processos de trabalho nos processos de neg cio 4 OSIPOC COMPET NCIAS Manipula o m dulo de Processos de Neg cio GFT com efici ncia e livre de erros Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio Caso a resposta seja n o n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 03 Ajustar mapa de processo de neg cio 03 Ajustar mapa de processo de neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Elabora o DETALHAMENTO Deve se ajustar o mapa de processo de neg cio com as informa es e formatos que n o puderam ser feitos durante a reuni o de acordo com as regras do Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Caso sejam detectadas incompatibilidades deve se ajust las antes de enviar para a pr xima fase Ap s o ajuste deve se co
37. ita como A cada duas segundas feiras portanto este processo deve ser executado sempre gue este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a algum de seus eventos de fim Os eventos de fim descritos para esse processo s o a Documento enviado ASCOM para publica o b Necessidade verificada Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o ESPROC Comunica o Interna O GTPI Para que este processo seja executado de forma apropriada o executor ir necessitar do seguinte artefato Comunica o Interna do ESPROC Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 52 G ANAC MPR SPI 200 R03 amp cada duas segundas feiras 01 Verificar se h necessidade de comunica o institucional e elaborar textos N o houve Sim houve neressidade neressidarde de comunica o de comunica o interna interna Necessidade verificada texto e enviar ASCOM para publica o na intranet 03 A guardar Revis o da ASCOM 04 Realizar Ajustes e Aprovar Publica o pela ASCOM Documento enviado ASCOM para publica o 53 G ANAC MPR SPI 200 RO3 01 Verificar se h necessidade de comunica o institucional e elaborar textos RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Comunica o Interna DETALHAMENTO Deve se analisar se houve novidades significativas no ESPROC
38. lanilha exportada do sistema GFT Recursos Internos e incluir no GFT a execu o da etapa as seguintes informa es 1 Registro de Inconformidade Grave n mero de inconformidades encontradas no batimento para esse login 2 Respons vel por Inconformidade Grave Associar login ao integrante do GTPI Atualiza o Cadastral e adicionar seu nome no campo 47 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Fazer o mesmo para todos os logins com diverg ncias encontradas no batimento Deve se dar prosseguimento disparando o processo de corre o de n o conformidades no cadastro de colaboradores e reas solicitando a corre o ao colaborador correspondente pelas falhas Para iniciar o processo deve se enviar uma planilha com os seguintes dados corrigidos para cada colaborador 1 O login do servidor 2 A rea em que ele pertence 3 Se ele est ativo ou n o 4 Fun o 5 Cargo PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas publicado no MPR SPI 200 RO2 obrigatoriamente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 48 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 6 Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas Corrigir n o conformidades encontradas na Auditoria O processo cont m ao todo 2 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como N o conformidades encontradas no cadas
39. letr nica onde podem ser obtidos o s artefato s e o diagrama do processo 4 1 Mapear Processo de Neg cio Este processo tem como objetivo mapear os processos de neg cio de uma determinada rea da ANAC por meio da identifica o dos processos de trabalho executados por ali N o inclui a identifica o dos processos de trabalho de outras reas contidas no processo de neg cio a ser mapeado O processo cont m ao todo 4 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Novos PN identificados fora do sistema ou PN desatualizados portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Mapa validado cadastrado Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o ESPROC Elabora o ESPROC Revis o O GTPI Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua m as seguintes compet ncias Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Manipula o m dulo de Processos de Neg cio GFT com efici ncia e livre de erros Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Manual de Refer ncia de M
40. liarizem se n o s com as principais funcionalidades mas para que vejam tamb m o sistema em funcionamento Ap s a apresenta o e depois de todos os servidores terem sa do da sala deve se acessar o m dulo Recursos Internos do GFT e atualizar na ficha do servidor se ele recebeu integra o b sica do GFT O status de cada servidor deve ser atualizado individualmente COMPET NCIAS Ministra com clareza e efic cia treinamentos do sistema GFT conforme metodologia de mapeamento de processos adotada na ANAC ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Apresenta o de Integra o ao GFT SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Processos de Trabalho GFT Demandas GFT Artefatos CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 39 ANAC 40 MPR SPI 200 R03 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 4 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas O processo cont m ao todo 2 etapas A situac o gue inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Diariamente portanto este processo deve ser executado sempre gue este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do guando alcanca seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo reas e colaboradores atualizados O grupo envolvido na execu o deste processo GTPI Atualiza o Cadastral Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor
41. loc la fisicamente como anexo ao 2 memorando 8 Coletar a assinatura de O SPI no 2 memorando e na minuta de portaria 9 Xerocar o 22 memorando e a minuta de portaria 10 Criar uma 22 via do memorando no SIGAD e anex la fisicamente ao processo administrativo criado 11 Gerar um novo documento em Word do MPR a ser publicado no sistema GFT Manual de Procedimento 12 Enviar email para o endere o publicacao Danac gov br com o texto de email informando a necessidade de publica o e com a portaria preenchida e o MPR em Word como anexo 13 Tramitar o 2 memorando para a ASTEC fisicamente e pelo SIGAD 14 Digitalizar todos os documentos constantes do processo administrativo e anex los ao processo eletr nico no SIGAD 15 Arquivar o processo administrativo Ap s todas as tarefas realizadas deve se finalizar a demanda COMPET NCIAS Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n 22 e a rotina de despachos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE SIGAD GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 10 Oficializar MPR e Checar necessidade de familia
42. luir a nova vers o do processo Caso alguns dos processos n o estejam estabelecidos em nenhum MPR deve se verificar se algum dos MPR possui ent o assunto relacionado aos processos em quest o Assuntos podem ser tem tica em comum processos de trabalho relacionados processo de neg cio e ou rea organizacional compartilhada com os outros processos de trabalho do manual Em caso positivo adicionar os processos de trabalho aos MPR correlatos criando uma nova vers o caso o MPR j esteja publicado de forma semelhante ao explicado no par grafo anterior Anotar como justificativa que a nova vers o do MPR est sendo criada para incluir o novo processo No caso de haver processos que n o possam ser relacionados a nenhum MPR pr existente criar um registro para um novo MPR no sistema GFT Manual de Procedimento usando se de crit rios semelhantes aos do par grafo anterior Ao se criar o novo MPR deve se descrever o prop sito do manual Na tela de cria o do novo MPR deve se inserir como data de aprova o uma data qualquer do futuro que ser ajustada posteriormente para refletir a data real de aprova o do documento A numera o do MPR deve respeitar a tabela do artefato Numera o Padr o de MPR na SPI Em caso de d vidas consultar O GTPI Deve se tentar agendar a reuni o de detalhamento com as mesmas pessoas que participaram da elabora o dos processos de trabalho caso seja poss vel Em caso negativo deve se
43. na ANAC Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n 22 e a rotina de despachos Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos M tricas para Mapeamento Apresenta o de Integra o ao GFT Numera o Padr o de MPR na SPI Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI Manual de Refer ncia de Mapeamento de Compet ncias Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 31 ANAC 32 MPR SPI 200 RO3 PT mapeados e cadastrados no sistema sem detalhes 01 Alocar processo em MPR e agendar reuni o de elabora o de MPR 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR 03 Ajustar 04 Ajustar dados do MER dados do MPR iea e calcular m tricas nova reum o 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o 10 Oficializar MPR e Checar necessidade de familiarizar servidores da SPI com o GFT H pessoad n o treinadas no sistema GET
44. na instru o de trabalho Deve se carregar tamb m o mapa em MS Visio no sistema Deve se tamb m 28 G ANAC MPR SPI 200 RO3 incluir a descric o do processo de trabalho de forma detalhada no sistema de tal forma a possibilitar o entendimento do objetivo do fluxo Se durante a reuni o de mapeamento foi identificado gue o processo de trabalho mapeado possui disparos para outros processos de trabalho deve se proceder da seguinte forma 1 Se o processo de trabalho disparado n o estiver no mesmo processo de neg cio do processo mapeado inclui lo no processo de neg cio por meio do sistema GFT Processos de Neg cio 2 Caso o processo j esteja cadastrado no sistema GFT Processos de Trabalho cadastrar o disparo na etapa correta 3 Caso o processo n o tenha sido encontrado no sistema entrar em contato com o chefe da ALGP da UORG em quest o e perguntar sobre a exist ncia do processo de trabalho Caso exista proceder conforme passos 1 e 2 desta instru o caso n o exista criar o processo de trabalho no sistema de acordo com o nome dado pela UORG Ao criar um novo processo de trabalho para o disparo colocar como respons vel pela edi o o chefe da ALGP da UORG ao qual o processo de trabalho pertence colocar como rea respons vel pelo processo de trabalho a rea a qual o processo de trabalho pertence e cadastrar o disparo na etapa correta do processo de trabalho mapeado Deve se tamb m ajustar o pro
45. nos GFT Dados de Execu o CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta Existem colaboradores n o cadastrados por n o ter login encontrado seja n o n o existem colaboradores n o cadastrados esta etapa finaliza o procedimento Caso a resposta seja sim existem colaboradores n o cadastrados deve se seguir para a etapa 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Digitar os nomes dos colaboradores n o cadastrados no campo servidores sem login no GFT e selecionar n o no dado Login cadastrado no GFT Verificar usando se a lista de contatos do Lync da ANAC cada nome registrado no campo Servidores sem Login que ainda n o foram cadastrados no sistema GFT Recursos Internos Caso encontre algum nome buscar seu login em propriedades cadastr lo no sistema conforme as instru es contidas no artefato Lista de Consulta ao DOU BPS e mudar o valor do dado Login Cadastro no GFT para Sim Concluir esta demanda somente em um dos dois casos 1 Todos os servidores no campo Servidores sem login j foram cadastrados no GFT 2 Data do prazo desta demanda foi ultrapassado 43 G ANAC MPR SPI 200 RO3 ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Lista de Consulta ao DOU BPS SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recurso
46. nos de tal forma a fazer com que a lota o o status de ativo e o cargo dos colaboradores no sistema sejam id nticos aos do arquivo enviado ao se iniciar esta demanda Caso uma pessoa respons vel por alguma rea organizacional tenha perdido o cargo comissionado deve se remov la tamb m como chefe 50 G ANAC MPR SPI 200 RO3 da rea no sistema GFT reas e Grupos contatar a rea via Lync ou telefone para se descobrir quem assume a rea normalmente o substituto no sistema e quem o novo substituto Ap s a corre o deve se finalizar a demanda descrevendo no campo de dados as causas mais prov veis das inconformidades atribu das a voc Caso al m do arquivo com as n o conformidades haja um arquivo para cadastramento de estagi rios atualizar o sistema GFT Recursos Internos inserindo os estagi rios n o cadastrados em suas respectivas reas Atualizar reas e desligar estagi rios que estiverem no sistema GFT Recursos Internos e n o estiverem na extra o COMPET NCIAS Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Recursos Internos CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta Existem colaboradores n o cadastrados por n o ter login encontrado seja sim existem colaboradores n o cadastrados deve se seguir para a etapa
47. nsultar o sistema GFT Processos de Neg cio e verificar agora de fato a qual processo de neg cio deve pertencer cada grupo de processos de trabalho dentro dos candidatos a processos de neg cio identificados na etapa 02 Em caso de d vidas deve se buscar orienta o junto a O GTPI O mesmo procedimento de verifica o no sistema deve ser feito em rela o aos processos de trabalho mapeados em cores conforme artefato da etapa 02 ou seja verificar se j existem antes de cadastr los e a qual rea pertencem Neste caso o sistema a ser usado o GFT Processos de Trabalho Deve se cadastrar os processos de neg cio novos no sistema incluindo dentro de si os seus processos de trabalho Deve se colocar as rela es entre os processos de trabalho ou refazer as rela es pr existentes Tomar extrema precau o ao se criar novos processos de 22 G ANAC MPR SPI 200 RO3 trabalho Buscar na base dentro das reas correspondentes se j n o h minutas ou publica es dos mesmos processos de trabalho que se quer criar para impedir a cria o de minutas duplicadas O nome do novo processo de trabalho n o deve ser gen rico ex Elaborar Nota T cnica e sim conter especificidades que possam identificar o conte do de trabalho de forma un voca em rela o a outros processos de trabalho com nomes parecidos ex Elaborar Nota T cnica de Afastamento do Pa s para Realiza o de Curso no Exterior Ao se criar proc
48. o de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios f Corrigir N o Conformidades no Cadastro de Colaboradores e reas g Realizar Comunica o das Atividades do ESPROC 1 2 REVOGA O MPR SPI 200 RO2 aprovado na data de 13 de abril de 2015 1 3 FUNDAMENTA O Resolu o n 110 art 38 de 15 de setembro de 2009 e altera es posteriores 1 4 EXECUTORES DOS PROCESSOS Os procedimentos contidos neste documento aplicam se aos servidores integrantes das seguintes reas organizacionais Grupo Organizacional Descri o ALGP SPI Servidores da GTPI que exercem fun o de rea Local de Gest o de Processos ALGP SPI Revis o Grupo que rev processos de trabalho cadastrados no sistema ESPROC Comunica o Interna ESPROC Comunica o Interna 11 ANAC MPR SPI 200 RO3 ESPROC Elaborac o Grupo gue elabora mapas de processos de neg cio na GTPI ESPROC Instrutor do GFT Membros do Escrit rio de Processos capazes de treinar servidores no uso do sistema GFT ESPROC Revis o Servidores da GTPI respons veis por revisar processos de neg cio GESTOR SPI Gestores da SPI GTPI Atualiza o Cadastral Estagi rios da GTPI SPI GTPI Auditoria Cadastral GTPI Auditoria de dados do Cadastro de Recursos Internos e reas O GTPI O Gerente T cnico de Planejamento Institucional da Superintend ncia de Planejamento Institucional OSPI Superintendente de Planejam
49. o id nticas s informa es cadastradas no sistema GFT Processos de Neg cio Caso haja disparidades entrar em contato com a pessoa que elaborou o mapa para descobrir qual informa o a correta a que consta no mapa em Visio ou no sistema Ap s o esclarecimento deve se corrigir as informa es erradas tanto no Visio quanto no sistema Ap s a verifica o e os ajustes finais consolidar a vers o do Processo de Neg cio e indicar se havia erros no checklist nos dados da demanda ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Neg cio SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Mapear Processo de Trabalho na SPI publicado no MPR SPI 200 RO2 opcionalmente Cadastrar Mapa de Processo de Trabalho da SIA publicado no MPR SIA 010 RO3 opcionalmente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 24 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI Este processo de trabalho cont m as etapas necess rias para se gerar o fluxo fiel de um processo de trabalho em exist ncia na SPI e cadastr lo adequadamente no sistema O processo cont m ao todo 4 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Novos Processos de Trabalho ou novas vers es identificadas ainda n o mapeadas portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer
50. peamento de processo de trabalho RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO Preencher a minuta de email padr o conforme artefato E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI com os dados do processo a ser mapeado e do gestor imediato predominante do processo O gestor predominante do processo aquele que possui mais atividades relacionadas no processo e que geralmente inicia o Para descobrir o nome do gestor deve se procurar no sistema GFT reas e Grupos As salas de reuni o devem conter notebook projetor e acesso a rede ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho RESPONS VEL PELA EXECU O ALGP SPI DETALHAMENTO O ALGP SPI deve iniciar a reuni o explicando em linhas gerais o trabalho a ser realizado os passos anteriores mapeamento do processo de neg cio e os passos posteriores elabora o e aprova o do MPR caso seja a primeira vez que as pessoas presentes na reuni o tenham contato com uma reuni o de mapeamento Entrevistar as pessoas na reuni o e desenhar os diagramas dos processos de trabalho usando o MS Visio e seguindo todas as pr ticas recomendada
51. rizar servidores da SPI com o GFT 10 Oficializar MPR e Checar necessidade de familiarizar servidores da SPI com o GFT RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Deve se oficializar o MPR no sistema GFT Manual de Procedimento e enviar o documento f sico secret ria Antes de oficializar o manual deve se 1 Verificar se a data da aprova o no sistema est correta em caso negativo deve se atualiz la 2 Verificar se o aprovador no sistema est correto em caso negativo atualiz lo 3 Verificar se o MPR precisa ser reservado ou n o Algum MPR da SPI s deve ser reservado caso alguma etapa de algum processo publicado no MPR tenha car ter sigiloso ou seja n o deve ser submetida temporariamente ao acesso p blico em raz o de sua imprescindibilidade para a seguran a da sociedade e do Estado 38 G ANAC MPR SPI 200 RO3 No m dulo Indicadores e Relat rios do GFT clicar na op o Servidores n o Integrados ao GFT por rea Em seguida clicar em Ver relat rio no canto inferior esquerdo da tela Ser gerado automaticamente um relat rio com os nomes de todos os servidores que j est o familiarizados com o sistema Verificar quais servidores da SPI est o envolvidos no MPR atual rec m aprovado e checar no relat rio gerado se j conhecem o sistema GFT Aqueles que n o constarem da lista gerada pelo sistema necessitam ser treinados Por fim informar servidores que
52. rupo ou seja ESPROC Revis o n o deve se tomar a etapa e sim selecionar uma pessoa diferente para realiz la de acordo com os seguintes crit rios 1 Familiaridade com o processo 2 Experi ncia em revis o de mapas de processo de neg cio 3 Carga de trabalho Deve se cadastrar os processos de trabalho no registro do processo de neg cio no GFT Processos de Neg cio No sistema caso seja necess rio criar novos processos de trabalho colocar o gerente como respons vel pelos processos de trabalho criados ou quem ele designar COMPET NCIAS Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE E Mail Padr o para Comunicar Cadastramento de Processo de Trabalho ALGP Checklist de Mapa de Processo de Neg cio SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho GFT Processos de Neg cio CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio 23 ANAC MPR SPI 200 RO3 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Revis o DETALHAMENTO O ESPROC Revis o deve verificar se o mapa atende os requisitos do artefato Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Em caso negativo ele mesmo deve realizar os ajustes de acordo com o mesmo artefato Verificar tamb m se as informa es do diagrama em Visio est
53. s Internos CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 44 G ANAC MPR SPI 200 RO3 4 5 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios O processo cont m ao todo 3 etapas A situac o gue inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Segunda feira a cada 2 semanas portanto este processo deve ser executado sempre gue este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a algum de seus eventos de fim Os eventos de fim descritos para esse processo s o a Cadastro de Colaboradores e reas auditado sem n o conformidades b Cadastro de Colaboradores e reas auditado e n o conformidades encaminhadas para corre o Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o GTPI Atualiza o Cadastral GTPI Auditoria Cadastral Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua a seguinte compet ncia Identifica diverg ncias entre duas listas de dados utilizando o Microsoft Excel Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 45 G ANAC MPR SPI 200 R03 Segunda feira a cada 2 semanas 01 Extrair dados do GFT Recursos Internos e fazer batimento do batimento de dados Houve diverg ncias nos dados de estagi rios Houve yerg ncia 03 Registrar 02 Atualizar erro e solicitar
54. s do cap tulo de Boas Pr ticas de Mapeamento do Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Abrir os processos de neg cio dos processos de trabalho a serem mapeados para se ter uma ideia do contexto geral do que se quer mapear Ao se mapear o processo de trabalho deve se verificar por meio do conte do do processo de trabalho explicado na reuni o se h possibilidade de automa o do processo de trabalho tendo se em conta as funcionalidades do GFT Caso isso seja poss vel deve se explicar a possibilidade de automa o rea mapeada e verificar se ela possui interesse em realizar o mapeamento j prevendo o uso dessa ferramenta Em caso de resposta positiva da rea modelar o processo de trabalho j tendo em vista esse fim anotando na parte de Documenta o das figuras do MS Visio as informa es referentes aos dados que devem ser mapeados O arquivo em Visio deve ser salvo na pasta Nsvcdf1001NANACISPNESPROCIALGP SPIl lt ger ncia gt sendo que lt ger ncia gt deve ser substitu do pela sigla da ger ncia predominante do processo Caso haja alguma observa o importante sobre a etapa que possa ser usada na elabora o do manual anot la no campo Documenta o do diagrama da atividade no pr prio Visio Perguntar ao entrevistado adicionalmente se alguma etapa incluindo o evento de fim dispara a execu o de outro processo de trabalho Em caso positivo tomar nota da informa o dentro do campo documenta
55. sistema GFT Termos Verificar tamb m se os mapas em Visio cadastrados no GFT Processos de Trabalho est o de acordo com a vers o final de cada processo cadastrado no MPR Em caso negativo deve se ajustar o Visio e atualiz lo no mesmo sistema 35 G ANAC MPR SPI 200 RO3 Atualizar tamb m no GET Processos de Trabalho os dados para disparo do processo a frequ ncia anual estimada de demanda do processo o prazo para execu o de demandas e as reas grupos com liberdade de solicitar o seu disparo Observe que se o processo j estiver publicado e executado atrav s do sistema de demandas poss vel calcular automaticamente a estimativa de frequ ncia das demandas do processo Os ajustes dessa fase devem ser finais As m tricas de lead time devem ser calculadas de acordo com o M tricas para Mapeamento Deve se gerar o documento em Word no sistema GFT Manual de Procedimento adicionando na p gina de assinatura o nome do s gestor es cujas reas s o disciplinadas pelo MPR acima do nome do superintendente Inserir no sistema GFT Recursos Internos o login dos servidores envolvidos em todas as etapas de todos os processos de trabalho do MPR Caso essa etapa esteja sendo retrabalhada abrir o documento em Word enviado pela etapa anterior e verificar os ajustes a serem feitos Ap s os ajustes seguir o tr mite normal do processo ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE M tricas para Mapeamento
56. sta para a pergunta Qual foi o resultado do batimento de dados seja houve diverg ncia em dados de pelo menos um servidor que n o era estagi rio deve se seguir para a etapa 03 Registrar erro e solicitar ajuste a GTPI Atualiza o Cadastral Caso a resposta seja houve diverg ncias nos dados de estagi rios deve se seguir para a etapa 02 Atualizar dados de estagi rios conforme o batimento Caso a resposta seja o batimento n o detectou diferen a nos conjuntos de dados esta etapa finaliza o procedimento 02 Atualizar dados de estagi rios conforme o batimento RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Atualizar o sistema GFT reas e Grupos inserindo os estagi rios n o cadastrados em suas respectivas reas Desligar estagi rios que estiverem no sistema GFT reas e Grupos e n o estiverem na extra o SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recursos Internos GFT reas e Grupos PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas publicado no MPR SPI 200 RO2 opcionalmente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 03 Registrar erro e solicitar ajuste a GTPI Atualiza o Cadastral RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Auditoria Cadastral DETALHAMENTO Ap s obten o do resultado do batimento filtrar diverg ncias por LOGIN DO RESPONS VEL PELO CADASTRO existente na p
57. tro de colaboradores reas e grupos portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo reas e colaboradores atualizados e conformes O grupo envolvido na execu o deste processo GTPI Atualiza o Cadastral Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua a seguinte compet ncia Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS Tamb m ser necess rio o uso do seguinte artefato Lista de Consulta ao DOU BPS Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 49 G ANAC MPR SPI 200 RO3 N o conformidades encontradas no cadastro de colaboradores reas e grupos 01 Corrigir inconformidades informar causa da falha e cadastrar usu rios sem login entahnrarl n o cadastrh N o n o existem entahinrarinres n o cadastrados 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa reas e colaboradords atnalizarins e conformes 01 Corrigir inconformidades informar causa da falha e cadastrar usu rios sem login RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Atualizar o sistema GFT Recursos Inter
58. ue ela ser ajustada em processo posterior Ao se realizar o mapeamento pode se identificar processos de trabalho de outras reas mapeadas ou n o que n o se sabe a qual rea pertence que n o possuem processos de neg cio aparentes entre outros Nestes casos as caixas devem ser pintadas de acordo com as cores do artefato Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio para que no futuro ao se passar o mapa a limpo estas informa es estejam claras para an lise 3 Descrever de forma detalhada o que significa cada processo de trabalho no MS Visio dentro da propriedade Documenta o de cada caixa do processo de trabalho Este passo 21 G ANAC MPR SPI 200 RO3 importante para se entender posteriormente o gue de fato o processo de trabalho gue a caixa representa Deve conter al m da descri o informa es sobre o evento de in cio e de fim 4 Coletar as informa es necess rias para descri o posterior do SIPOC Ao final da reuni o deve se gravar o mapa na rede e verificar se s o necess rias reuni es extras para que o mapeamento dos processos de neg cio da rea se d de forma adequada Caso sejam necess rias marc las diretamente com as pessoas apropriadas Caso n o sejam necess rias mais reuni es passar por todos os processos de neg cio mapeados durante todas as reuni es desta demanda para garantir que o mapeamento est adequado Em particular verificar se est o corr
59. usar cada um deles As compet ncias devem ser adquiridas por meio de capacita o ou outros instrumentos e os artefatos se encontram no m dulo Artefatos do sistema GFT Gerenciador de Fluxos de Trabalho 3 1 ARTEFATOS Nome Descri o Apresenta o de Integra o ao GFT Apresenta o utilizada para familiarizar servidores da SPI que ainda n o conhecem o sistema GFT quando da aprova o de um MPR de sua unidade organizacional Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Checklist para verificar se um mapa de processo de neg cio est conforme Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Este artefato cont m o checklist que deve ser usado sempre que um novo mapa de processos conclu do Tem como intuito garantir n veis de qualidade m nima no conte do do mapa e diagrama o Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Este checklist cont m os itens que devem ser seguidos pelo mapeador para garantir que um manual de procedimentos tenha qualidade satisfat ria Comunica o Interna do ESPROC Textos modelo de not cias das principais atividades do ESPROC para envio ASCOM E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI E mail padr o a ser enviado quando da necessidade de marca o de reuni o para mapeamento de processo de trabalho na SPI E Mail Padr o para Comunicar Minuta de e mail enviada pelo ESPROC Cadastramento de

Anexo I - MPR/SPI 200-R03

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