MPR MPR/SPI-200-R00 MAPEAMENTO E GESTÃO DE
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1. ANAC MPR MPR SPI 200 ROO MAPEAMENTO E GEST O DE PROCESSOS 01 2015 ANAC MPR SPI 200 ROO P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 ROO 20 de janeiro de 2015 Aprovado Gustavo Machado de Freitas ANAC MPR SPI 200 ROO P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 ROO REVIS ES Revis o Data de Aprova o Aprovado Por ROO 20 01 2015 Gustavo Machado de Freitas ANAC MPR SPI 200 ROO P GINA INTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 ROO NDICE 1 Disposi es Preliminares p g 11 1 1 Introdu o p g 11 1 2 Revoga o p g 11 1 3 Fundamenta o p g 11 1 4 Executores dos Processos p g 11 1 5 Elabora o e Revis o p g 12 1 6 Organiza o do Documento p g 12 2 Defini es p g 14 2 1 Express o p g 14 2 2 Sigla p g 14 3 Documentos Artefatos Compet ncias Documentos e Sistemas p g 3 1 Artefatos p g 15 3 2 Compet ncias p g 16 3 3 Documentos p g 17 3 4 Sistemas p g 17 4 Procedimentos p g 19 4 1 Mapear Processo de Neg cio p g 19 4 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI p g 25 4 3 Elaborar e Publicar MPR na SPI p g 31 4 4 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas p g 39 4 5 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios p g 43 5 Disposi es Finais p g 47 ANAC MPR SPI 200 ROO P GINA I2. memorando e a minuta de portaria 10 Criar uma 22 via do memorando no SIGAD e anex la fisicamente ao processo administrativo criado 11 Gerar um novo documento em Word do MPR a ser publicado no sistema GFT Manual de Procedimento 37 G ANAC MPR SPI 200 R00 12 Enviar email para o endere o publicacao anac gov br com o texto de email informando a necessidade de publica o e com a portaria preenchida e o MPR em Word como anexo 13 Tramitar o 22 memorando para a ASTEC fisicamente e pelo SIGAD 14 Digitalizar todos os documentos constantes do processo administrativo e anex los ao processo eletr nico no SIGAD 15 Arquivar o processo administrativo Ap s todas as tarefas realizadas deve se finalizar a demanda COMPET NCIAS Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n2 22 ea rotina de despachos Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento SIGAD CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 10 Ajustar dados do MPR e reagendar nova reuni o RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Ajustar as i
3. o Caso uma pessoa respons vel por alguma rea organizacional tenha perdido o cargo comissionado deve se remov la tamb m como chefe da rea no sistema GFT reas e Grupos contatar a rea via Lynk ou telefone para se descobrir quem assume a rea normalmente o substituto no sistema e quem o novo substituto Ap s a corre o deve se finalizar a demanda descrevendo no campo de dados as causas mais prov veis das inconformidades atribu das a voc SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recursos Internos GFT reas e Grupos CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 46 G ANAC MPR SPI 200 R00 5 DISPOSI ES FINAIS Em caso de identifica o de erros e omiss es neste manual pelo executor do processo a SPI deve ser contatada C pias eletr nicas deste manual do fluxo e dos artefatos usados podem ser encontradas em sistema 47
4. Di rio Oficial da Uni o da data do dia em que a execu o desta etapa foi disparada Caso n o encontre os emails em sua caixa busque o seu superior imediato para que ele te inscreva na mala direta de recebimento destes emails Com o email aberto abrir um novo documento do Word copiar o texto do email para o arquivo como Somente Texto Abrir a intranet da ANAC intranet anac gov br usando o Internet Explorer e clicar nos 40 G ANAC MPR SPI 200 R00 seguintes links Biblioteca Digital gt BPS e abrir o BPS da data de disparo desta demanda se houver Em caso positivo copiar e colar o conte do do BPS no arquivo em Word ap s o texto copiado do DOU Alguns BPS podem apresentar anexos ao lado do nome Se houver algum anexo cujo t tulo seja Movimenta o interna tamb m copiar seu conte do ao arquivo Word Abrir o artefato Lista de Consulta ao DOU BPS Ler as instru es de uso do artefato contidas nos coment rios caso n o as conhe a No arquivo em Word gerado usar a funcionalidade Localizar e buscar cada palavra chave contida no artefato Ao encontrar alguma das palavras chave grifar o par grafo inteiro na cor amarela e executar as a es de atualiza o dos sistemas contidas no artefato na ordem apresentada Salvar os arquivos Word gerados no GFT Colocar como Data de Pesquisa a data do dia de disparo da demanda Verificar para cada colaborador atualizado se algum integrante saiu ou entrou em
5. Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD Assessoria SGP Processos GENG Administrativo GENG PF Organiza o SGP Secret ria SGP Legisla o SPI Secretaria 3 3 DOCUMENTOS N o h documentos que devem ser produzidos para a realiza o deste Manual de Procedimentos 3 4 SISTEMAS Nome Descri o GFT reas e Grupos M dulo de reas e Grupos do GFT GFT CCHA M dulo de cadastro de compet ncias conhecimentos habilidades e atitudes do GFT GFT Dados de Execu o M dulo de Dados de Execu o do GFT GFT Demandas M dulo de Demandas do Sistema GFT GFT Manual de Procedimento Sistema de Cadastro de MPR do GFT GFT Processos de Neg cio Processos de Neg cio GFT Processos de Trabalho M dulo de Processos de Trabalho do GFT GFT Recursos Internos M dulo de Recursos Internos do GFT GFT Sistemas Externos M dulo de acesso a sistemas externos do GFT GFT Termos M dulo de Termos do GFT SIAPE Sistema Integrado de Administra o de Recursos Humanos SIAPE A Secretaria de Gest o P blica do Minist rio do Planejamento como rg o Central do SIPEC o gestor deste sistema e em conjunto com os usu rios dos rg os integrantes do SIPEC SIGAD Sistema Informatizado de Gest o Arquiv stica de Documentos Sistema utilizado para o ger
6. Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho GFT Demandas GFT CCHA GFT Sistemas Externos CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 03 Ajustar dados do MPR e calcular m tricas Caso a resposta seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 10 Ajustar dados do MPR e reagendar nova reuni o 03 Ajustar dados do MPR e calcular m tricas RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Gerar o documento impresso e verificar se n o h erros ou informa es desatualizadas Com o documento impresso mais f cil verificar se os nomes e descri es de grupos artefatos e termos est o corretos assim como f cil identificar erros de ortografia que revelada pela ferramenta de corre o ortogr fica do Ms Word Em caso de erros corrigi los 34 G ANAC MPR SPI 200 R00 Deve se verificar no sistema GFT CCHA se todas as
7. alguma das reas listadas nas guias da planilha svcdf1001 anac spi esproc controles algp xlsx Em caso positivo deve se confirmar o disparo do processo ao finalizar esta etapa COMPET NCIAS Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Lista de Consulta ao DOU BPS SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Recursos Internos GFT Dados de Execu o CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta Existem colaboradores n o cadastrados por n o ter login encontrado seja sim existem colaboradores n o cadastrados deve se seguir para a etapa 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa Caso a resposta seja n o n o existem colaboradores n o cadastrados esta etapa finaliza o procedimento 02 Esperar cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Digitar os nomes dos colaboradores n o cadastrados no campo servidores sem login no GFT e selecionar n o no dado Login cadastrado no GFT Verificar usando se a lista de contatos do Lync da ANAC cada nome registrado no campo Servidores sem Login que ainda n o foram cadastrados no sistema GFT Recursos Internos Caso encontre algum nome buscar seu login em propriedades cadastr lo no sistema confor
8. atualiz lo 3 Verificar se o MPR precisa ser reservado ou n o Algum MPR da SPI s deve ser reservado caso alguma etapa de algum processo publicado no MPR tenha car ter sigiloso ou seja n o deve ser submetida temporariamente ao acesso p blico em raz o de sua imprescindibilidade para a seguran a da sociedade e do Estado SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o RESPONS VEL PELA EXECU O SPI Secretaria DETALHAMENTO Deve se iniciar esta etapa somente com um MPR assinado pelo O GTPI entregue fisicamente Com o MPR em m oes deve se 1 Cadastr lo no SIGAD 2 Preencher o memorando Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI e cadastr lo no SIGAD 3 Coletar a assinatura de O GTPI no 1 memorando 4 Autuar processo administrativo com o memorando acima como 12 pe a 5 Colocar como segunda pe a do processo administrativo o MPR assinado 6 Preencher o memorando Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI e cadastr lo no SIGAD 7 Preencher a portaria Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPl e coloc la fisicamente como anexo ao 2 memorando 8 Coletar a assinatura de O SPI no 2 memorando e na minuta de portaria 9 Xerocar o 2
9. caso eles n o existam Tomar extrema precau o ao se criar novos processos de trabalho Buscar na base dentro das reas correspondentes se j n o h minutas ou publica es dos mesmos processos de trabalho que se quer criar para impedir a cria o de minutas duplicadas O nome do novo processo de trabalho n o deve ser gen rico ex Elaborar Nota T cnica e sim conter especificidades que possam identificar o conte do de trabalho de forma un voca em rela o a outros processos de trabalho com nomes parecidos ex Elaborar Nota T cnica de Afastamento do Pa s para Realiza o de Curso no Exterior Ao se criar processos de trabalho novos deve se colocar como respons vel o chefe da ALGP da UORG que executa as a es do processo de trabalho e deve se cadastrar como rea a pr pria rea mapeada Ao se criar um processo de trabalho novo deve se tamb m colocar sua descri o detalhada de acordo com a informa o constante no campo Documenta o do MS Visio Deve se tamb m cadastrar os processos de trabalho novos identificados nos processos de neg cio existentes e incluir as informa es do SIPOC mapeadas na etapa 02 Deve se ainda verificar as categorias existentes para os processos de neg cio e verificar se o processo de neg cio mapeado se encaixa em alguma das categorias existentes em caso positivo deve se fazer a associa o Ap s os ajustes se deve dar upload do mapa de processo de neg cio no sistema GFT P
10. cio foi descrita como Diariamente portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo reas e colaboradores atualizados O grupo envolvido na execu o deste processo GTP Atualiza o Cadastral Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua a seguinte compet ncia Atualiza o cadastro de recursos internos reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS Tamb m ser necess rio o uso do seguinte artefato Lista de Consulta ao DOU BPS Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 39 G ANAC MPR SPI 200 R00 Tiaramente 01 Atualizar Sistema de Recursos Internos reas e Grupos por n o ter lo in encontrado Sim existem entahnrarintres n o cadastrados o n o existem lahnrarinres 02 Esperar cadastrados cadastro do usu rio na rede e cadastrar nova pessoa reas e colaboradore atualizados 01 Atualizar Sistema de Recursos Internos reas e Grupos RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Verificar na caixa de email pessoal da ANAC os e mails enviados pela Assessoria de Comunica o Social Tome Nota com o t tulo
11. com as anota es nesta etapa no GFT e devolver o MPR para a etapa 04 para que as corre es possam ser efetuadas COMPET NCIAS Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 05 Visar MPR 05 Visar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O Recurso Interno DETALHAMENTO Verificar se o conte do do MPR ajustado est de acordo com o que foi combinado nas reuni es de elabora o do manual Mudan as de reda o que n o afetam o conte do do que foi acordado devem ser toleradas Em caso de necessidade de corre es especificar em coment rios do Word ou usando se a funcionalidade Controlar Altera es no pr prio documento os ajustes que devem ser feitos carregar o documento do Word com as anota es nesta etapa e e devolver o MPR para a etapa 04 CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 06 Validar MPR 06 Validar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O GESTOR SPI DETALHAMENTO Verificar se o procedimento descrito est de acordo com o planejado para a rea Em caso de discord ncia ma
12. do batimento no GFT COMPET NCIAS Extrai dados funcionais dos servidores da ANAC no SIAPE de forma precisa conforme necessidade Identifica diverg ncias entre duas listas de dados utilizando o Microsoft Excel SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE SIAPE GFT Recursos Internos CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta Qual foi o resultado do batimento de dados seja o batimento n o detectou diferen a nos conjuntos de dados esta etapa finaliza o procedimento Caso a resposta seja houve diverg ncias nos dados de estagi rios deve se seguir para a etapa 02 Realizar ajuste conforme o batimento Caso a resposta seja houve diverg ncia em dados de pelo menos um servidor que n o era estagi rio deve se seguir para a etapa 03 Registrar erro e solicitar ajuste a GTPI Atualiza o Cadastral 02 Realizar ajuste conforme o batimento RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Atualizar o sistema GFT Recursos Internos inserindo os estagi rios n o cadastrados em suas respectivas reas Desligar estagi rios que estiverem no sistema GFT Recursos Internos e n o estiverem na extra o SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recursos Internos GFT reas e Grupos PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas opcionalmente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 03 Registrar err
13. mesmo deve realizar os ajustes de acordo com o mesmo artefato Verificar tamb m se as informa es do diagrama em Visio est o id nticas s informa es cadastradas no sistema GFT Processos de Neg cio Caso haja disparidades entrar em contato com a pessoa que elaborou o mapa para descobrir qual informa o a correta a que consta no mapa em Visio ou no sistema Ap s o esclarecimento deve se corrigir as informa es erradas tanto no Visio quanto no sistema Ap s a verifica o e os ajustes finais consolidar a vers o do Processo de Neg cio e indicar se havia erros no checklist nos dados da demanda ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Neg cio SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Cadastrar Mapa de Processo de Trabalho da SIA publicado no MPR SIA 010 R03 opcionalmente Mapear Processo de Trabalho na SPI opcionalmente CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 24 G ANAC MPR SPI 200 R00 4 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI Este processo de trabalho cont m as etapas necess rias para se gerar o fluxo fiel de um processo de trabalho em exist ncia na SPI e cadastr lo adequadamente no sistema O processo cont m ao todo 4 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Novos Processos de Trabalho ou novas vers es identificada
14. o de outro processo de trabalho Em caso positivo tomar nota da 27 G ANAC MPR SPI 200 R00 informa o dentro do campo documenta o no diagrama da atividade que dispara o novo processo informando minimamente o nome do processo de trabalho disparado caso j exista no sistema GFT Processos de Trabalho ou uma descri o do processo de trabalho caso n o exista Durante o mapeamento caso seja percebida uma forma mais conveniente de dividir os processos de trabalho a serem mapeados pode se livremente mesclar dividir excluir e incluir outras minutas de processos de trabalho da SPI Se por acaso houver mudan a na estrutura do processo de neg cio que gere novos processos de trabalho por meio de divis o ou n o inclu los no Processo de Neg cio no sistema GFT Processos de Neg cio Mapear um processo de trabalho de cada vez Ap s o mapeamento de cada Processo de Trabalho durante a reuni o entrar no sistema GFT reas e Grupos e cadastrar as pessoas pertencentes a cada grupo que toma a o no processo de trabalho Caso o grupo n o exista cadastr lo por m apenas ap s verificar se o grupo j n o est cadastrado com outro nome Ao final da reuni o caso seja necess ria novas reuni es com os mesmos participantes dessa reuni o j agendar a data da pr xima reuni o no Outlook Caso n o sejam mais necess rias reuni es avisar ao entrevistado que o trabalho ir agora para a fase de deta
15. tem como objetivo identificar os clientes o produto os principais processamentos os recursos informa es materiais e fornecedores de insumos para o processo 2 2 Sigla Defini o Significado ALGP rea Local de Gest o de Processos equipe permanente internas a cada UORG com a responsabilidade de mapear identificar e padronizar processos em manuais dentro de sua UORG ESPROC Escrit rio de Processos da ANAC MPR Manual de Procedimento Documento assinado e aprovado pelo Superintendente que tem como objetivo documentar e padronizar os processos de trabalho da SIA Possui informa es sobre o fluxo de trabalho detalhamento das etapas compet ncias necess rias artefatos a serem utilizados sistemas de apoio e reas respons veis pela execu o PN Processo de Neg cio PT Processo de Trabalho 14 G ANAC MPR SPI 200 R00 3 ARTEFATOS COMPET NCIAS DOCUMENTOS E SISTEMAS Abaixo se encontram as listas dos artefatos compet ncias documentos e sistemas que o executor necessita para realizar os processos deste Manual de Procedimentos As etapas descritas no cap tulo seguinte indicam onde usar cada um deles As compet ncias devem ser adquiridas por meio de capacita o ou outros instrumentos e os artefatos se encontram no sistema Artefatos Os documentos devem ser gerados nas etapas indicadas no Cap tulo 4 A produ o de documentos por
16. NTENCIONALMENTE EM BRANCO ANAC MPR SPI 200 R00 PARTICIPA O NA EXECU O DOS PROCESSOS GRUPOS ORGANIZACIONAIS a ESPROC Elabora o 1 Mapear Processo de Neg cio b ESPROC Revis o 1 Mapear Processo de Neg cio c GESTOR SPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI d GTPI ALGP 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 2 Mapear Processo de Trabalho na SPI e GTPI ALGP Revis o 1 Mapear Processo de Trabalho na SPI f GTPI Atualiza o Cadastral 1 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas 2 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios g GTPI ESPROC 1 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios h O GTPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 2 Mapear Processo de Neg cio i O SPI 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI j Recurso Interno G ANAC MPR SPI 200 R00 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI k SPI Secretaria 1 Elaborar e Publicar MPR na SPI 10 G ANAC MPR SPI 200 R00 1 DISPOSI ES PRELIMINARES 1 1 INTRODU O Este MPR tem como objetivo publicar padr es de trabalho concernentes ao trabalho do ESPROC Escrit rio de Processos e ALGP SPI Com esse objetivo o Manual de Procedimentos estabelece no mbito da Superintend ncia de Planejamento Institucional SPI os seguintes processos de trabalho a Mapear Processo de Neg cio b Mapear Processo de Trabalho na SPI c Elaborar e Publicar MPR na SPI d Atualizar Cadastro de Colaboradores e re
17. NUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 30 G ANAC MPR SPI 200 R00 4 3 Elaborar e Publicar MPR na SPI Este processo de trabalho lista as etapas necess rias para se detalhar a instru o de trabalho compet ncias e outros dados de um processo de trabalho mapeado na SPI Ele tamb m inclui procedimentos para garantir a aprova o do MPR pelo superintendente e o tr mite para publica o em BPS O processo cont m ao todo 10 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como PT mapeados e cadastrados portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Mapa aprovado e encaminhado para publica o Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o GESTOR SPI GTPI ALGP O GTPI O SPI Recurso Interno SPI Secretaria Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possualm as seguintes compet ncias Cria instru es de trabalho claras e totalmente compreens veis pelos leigos Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n 22 e a rotina de despachos Mapeia com clareza compet ncias utilizando o GFT a linguagem institucionaliz
18. PROC Elabora o ESPROC Revis o O GTPI Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua m as seguintes compet ncias Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Manipula o m dulo de Processos de Neg cio GFT com efici ncia e livre de erros Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 19 G ANAC MPR SPI 200 R00 Novos PN identificados fora do sistema ou PN desatualizados 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio N Sim s o necess rias ndcs mais reuni es 03 Ajustar mapa de processo de neg cio 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio Mapa validado radastradn 20 G ANAC MPR SPI 200 R00 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Deve se agendar uma reuni o de mapeamento por email com o gerente da rea onde se ir mapear os processos de neg cio Deve se pedir ao gerente para incluir na reuni o as pessoas que possuem o co
19. ada e os conceitos de mapeamento de compet ncias Usa ferramentas do SIGAD com precis o agilidade e corre o de acordo com manual de utiliza o do SIGAD Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos M tricas para Mapeamento Numera o Padr o de MPR na SPI Modelo de Portaria para Publica o de MPR na SPI Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Modelo de Memorando de Envio para Aprova o de MPR na SPI Modelo de Memorando para Publica o de MPR na SPI Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 31 x ANAC 32 MPR SPI 200 ROO PT mapeados e cadastrados 01 Alocar processo em MPR e agendar reuni o de elabora o de MPR 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR o necess ria ais reuni es Sim s o necgss rias 10 Ajustar 03 Ajustar dados do MPR dados do MPR e reagendar anova tsuni o e calcular m tricas 05 Visar MPR 06 Validar MPR 07 Aprovar MPR 08 Oficializar MPR 09 Autuar processo administrativo e tramitar MPR para publica o Mapa aprovado e encaminhado para publica o ANAC MPR SPI 200 R00 01 Alocar processo em MPR e agendar reuni o de elabora o de MPR RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Alocar os processos de trabalho nos MPR de acordo com as orienta
20. as e Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios 1 2 REVOGA O MPR SPI 200 RO0 aprovado na data de 20 de janeiro de 2015 1 3 FUNDAMENTA O Resolu o n 110 art 38 de 15 de setembro de 2009 e altera es posteriores 1 4 EXECUTORES DOS PROCESSOS Os procedimentos contidos neste documento aplicam se aos servidores integrantes das seguintes reas organizacionais Grupo Organizacional Descri o ESPROC Elabora o Grupo que elabora mapas de processos de neg cio na GTPI ESPROC Revis o Servidores da GTPI respons veis por revisar processos de neg cio 11 ANAC MPR SPI 200 ROO GESTOR SPI Gestores da SPI GTPI ALGP Servidores da GTPI que exercem fun o de rea Local de Gest o de Processos GTPI ALGP Revis o Grupo que rev processos de trabalho cadastrados no sistema GTPI Atualiza o Cadastral Estagi rios da GTPI SPI GTPI ESPROC Servidores da GTPI que exercem fun o de Escrit rio de Processos O GTPI O Gerente T cnico de Planejamento Institucional da Superintend ncia de Planejamento Institucional OSPI Superintendente de Planejamento Institucional Recurso Interno Este grupo representa todas as pessoas ativas da organiza o SPI Secretaria Equipe de apoio que auxilia nos tr mites para a recep o e o processamento de documentos no mbito da SPI 1 5 ELABORA O E REVIS O O processo que resu
21. cadastrar o disparo na etapa correta do processo de trabalho mapeado Deve se tamb m ajustar o processo de trabalho mapeado para que se conecte de forma correta ao pr ximo processo de acordo com o evento de in cio do pr ximo processo caso este ltimo j esteja publicado ou tenha sido gerado por outra ALGP Caso haja a necessidade de marcar reuni o com outro grupo de pessoas que n o sejam as presentes na ltima reuni o preencher o artefato E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI com os dados do s processo s a ser em mapeado s e do gestor imediato predominante do processo O gestor predominante do processo aquele que possui mais atividades relacionadas no processo e que geralmente inicia o Para descobrir o nome do gestor deve se procurar no sistema GFT reas e Grupos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Trabalho E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio GFT reas e Grupos GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho Caso a resposta seja n o n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 04 Checar mapa de processo de traba
22. compet ncias publicadas no MPR foram validadas j que compet ncias n o validadas podem mudar de reda o a qualquer momento e portanto n o podem ser aprovadas Em caso de compet ncias n o validadas deve se pedir ao respons vel pela valida o das compet ncias que o fa a o mais r pido poss vel Verificar tamb m no documento do Word se a descri o dos processos e a descri o do MPR fazem sentido no papel impresso Caso n o fa am proceder aos ajustes Nesta etapa os termos devem ser adicionados ao MPR Deve se colocar como termos 1 Todas as siglas que aparecem no MPR 2 Todas as express es t cnicas 3 Tradu es se existirem Caso o termo que se deseja adicionar ao MPR n o exista deve se cadastr lo no sistema GFT Termos Verificar tamb m se os mapas em Visio cadastrados no GFT Processos de Trabalho est o de acordo com a vers o final de cada processo cadastrado no MPR Em caso negativo deve se ajustar o Visio e atualiz lo no mesmo sistema Atualizar tamb m no GFT Processos de Trabalho os dados de frequ ncia de disparo do processo caso ele seja per odico e as reas grupos com liberdade de solicitar o seu disparo Os ajustes dessa fase devem ser finais As m tricas devem ser calculadas de acordo com o M tricas para Mapeamento Deve se gerar o documento em Word no sistema GFT Manual de Procedimento adicionando na p gina de assinatura o nome do s gestor es cujas reas s
23. ecu o Caso a etapa tenha alguma observa o gravada no campo Documenta o do Visio inclu la na instru o de trabalho Deve se carregar tamb m o mapa em MS Visio no sistema Deve se tamb m incluir a descri o do processo de trabalho de forma detalhada no sistema de tal forma a possibilitar 28 G ANAC MPR SPI 200 R00 o entendimento do objetivo do fluxo Se durante a reuni o de mapeamento foi identificado que o processo de trabalho mapeado possui disparos para outros processos de trabalho deve se proceder da seguinte forma 1 Se o processo de trabalho disparado n o estiver no mesmo processo de neg cio do processo mapeado inclui lo no processo de neg cio por meio do sistema GFT Processos de Neg cio 2 Caso o processo j esteja cadastrado no sistema GFT Processos de Trabalho cadastrar o disparo na etapa correta 3 Caso o processo n o tenha sido encontrado no sistema entrar em contato com o chefe da ALGP da UORG em quest o e perguntar sobre a exist ncia do processo de trabalho Caso exista proceder conforme passos 1 e 2 desta instru o caso n o exista criar o processo de trabalho no sistema de acordo com o nome dado pela UORG Ao criar um novo processo de trabalho para o disparo colocar como respons vel pela edi o o chefe da ALGP da UORG ao qual o processo de trabalho pertence colocar como rea respons vel pelo processo de trabalho a rea a qual o processo de trabalho pertence e
24. ecursos internos GTPI Atualiza o Cadastral reas e grupos no sistema GFT de acordo com as informa es provenientes do DOU e BPS Cria instru es de trabalho claras e O GTPI GTPI ALGP totalmente compreens veis pelos leigos Extrai dados funcionais dos servidores da Assessoria SGP Processos GTPI ESPROC SGP ANAC no SIAPE de forma precisa conforme Legisla o necessidade Identifica diverg ncias entre duas listas de GTPI ESPROC dados utilizando o Microsoft Excel Manipula o m dulo de Processos de Neg cio ESPROC Elabora o GFT com efici ncia e livre de erros Mapeia com clareza compet ncias Assessoria SGP Processos O GTPI GTPI ALGP utilizando o GFT a linguagem institucionalizada e os conceitos de mapeamento de compet ncias Mapeia com clareza processos de neg cios ESPROC Elabora o utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Mapeia com clareza processos de trabalho Assessoria SGP Processos GTPI ALGP 16 G ANAC MPR SPI 200 R00 utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Parametriza as informa es necess rias para o controle do processo a partir da modelagem de dados do Sistema GFT O GTPI GTPI ALGP Tramita corretamente os documentos no SIGAD observando a IN n 22 e a rotina de despachos SGP Secret ria SGP Legisla o SPI Secretaria
25. enciamento consulta e tr mite de documentos internos 17 G ANAC MPR SPI 200 ROO 18 G ANAC MPR SPI 200 R00 4 PROCEDIMENTOS Este cap tulo apresenta todos os processos de trabalho deste Manual de Procedimentos em ordem alfab tica Para encontrar um processo espec fico utilize o ndice nas p ginas iniciais deste documento Ao final de cada etapa encontram se descritas as orienta es necess rias continuidade da execu o do processo O presente Manual de Procedimentos tamb m est dispon vel de forma mais conveniente em vers o eletr nica onde podem ser obtidos o s artefato s e o diagrama do processo 4 1 Mapear Processo de Neg cio Este processo tem como objetivo mapear os processos de neg cio de uma determinada rea da ANAC por meio da identifica o dos processos de trabalho executados por ali N o inclui a identifica o dos processos de trabalho de outras reas contidas no processo de neg cio a ser mapeado O processo cont m ao todo 4 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Novos PN identificados fora do sistema ou PN desatualizados portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Mapa validado cadastrado Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o ES
26. enhar os diagramas dos processos de trabalho usando o MS Visio e seguindo todas as pr ticas recomendadas do cap tulo de Boas Pr ticas de Mapeamento do Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Abrir os processos de neg cio dos processos de trabalho a serem mapeados para se ter uma ideia do contexto geral do que se quer mapear Ao se mapear o processo de trabalho deve se verificar por meio do conte do do processo de trabalho explicado na reuni o se h possibilidade de automa o do processo de trabalho tendo se em conta as funcionalidades do GFT Caso isso seja poss vel deve se explicar a possibilidade de automa o rea mapeada e verificar se ela possui interesse em realizar o mapeamento j prevendo o uso dessa ferramenta Em caso de resposta positiva da rea modelar o processo de trabalho j tendo em vista esse fim anotando na parte de Documenta o das figuras do MS Visio as informa es referentes aos dados que devem ser mapeados O arquivo em Visio deve ser salvo na pasta svcdf1001 ANAC SPI ESPROC ALGP SPIl lt ger ncia gt sendo que lt ger ncia gt deve ser substitu do pela sigla da ger ncia predominante do processo Caso haja alguma observa o importante sobre a etapa que possa ser usada na elabora o do manual anot la no campo Documenta o do diagrama da atividade no pr prio Visio Perguntar ao entrevistado adicionalmente se alguma etapa incluindo o evento de fim dispara a execu
27. es expl citas de O GTPI ou do solicitante da execu o deste processo caso existam respeitando a orienta o de O GTPI caso haja conflito nas orienta es Caso n o haja orienta o expl cita de nenhuma das partes verificar se os processos que precisam ser detalhados j possuem vers es antigas em outros MPR em vigor ou em minutas esperando publica o Para isso deve se verificar o cadastro de MPR no sistema GFT Manual de Procedimento Caso alguns dos processos j estejam estabelecidos em um MPR deve se inser los nos MPR em quest o Caso o MPR j esteja publicado deve se criar uma nova vers o para o manual Isso significa que caso o MPR identificado esteja em vigor este procedimento constar em uma revis o deste manual Anotar no campo de justificativa pedido para a nova revis o que a nova vers o do MPR est sendo gerada para incluir a nova vers o do processo Caso alguns dos processos n o estejam estabelecidos em nenhum MPR deve se verificar se algum dos MPR possuem ent o assunto relacionado aos processos em quest o Assuntos podem ser tem tica em comum processos de trabalho relacionados processo de neg cio e ou rea organizacional compartilhada com os outros processos de trabalho do manual Em caso positivo adicionar os processos de trabalho aos MPR correlatos criando uma nova vers o caso o MPR j esteja publicado de forma semelhante ao explicado no par grafo anterior Anotar como justificativa q
28. lhamento das etapas e publica o do MPR e que nesta pr xima fase o mapa pode sofrer altera es de acordo com novas informa es sobre o detalhe das etapas Explicar que a aprova o de todo trabalho ser feita pelo superintendente COMPET NCIAS Mapeia com clareza processos de trabalho utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Formas da Nota o de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio GFT reas e Grupos GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Ajustar o s mapa s elaborados na etapa anterior de acordo com os itens do Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Se durante o ajuste houver a necessidade de refrasear etapas ou o nome do processo de trabalho contatar as pessoas participantes do mapeamento para obter concord ncia da mudan a antes de realizar o ajuste Ap s o ajuste ter sido completado criar um novo registro para o processo de trabalho do mapa no sistema GFT Processos de Trabalho especificando neste momento somente o tipo de cada uma das etapas do mapa e o respons vel pela ex
29. lho no sistema 04 Checar mapa de processo de trabalho no sistema RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP Revis o DETALHAMENTO O GTPI ALGP Revis o deve verificar se os mapas dos processos de trabalho mapeados atendem os requisitos do Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Em caso negativo ele mesmo deve proceder aos ajustes de acordo com o mesmo artefato 29 G ANAC MPR SPI 200 R00 Verificar tamb m se as informa es do diagrama em Visio est o id nticas s informa es cadastradas no sistema GFT Processos de Trabalho Caso haja disparidades entrar em contato com a pessoa da GTPI ALGP que elaborou o mapa para descobrir qual informa o a correta a que consta no mapa em Visio ou no sistema Ap s o esclarecimento deve se corrigir as informa es erradas tanto no Visio quanto no sistema Ap s a verifica o e os ajustes finais indicar se havia erros no checklist Ao final desta etapa ser pedido um disparo Cadastrar uma demanda para cada conjunto de processos de trabalho pertencentes a uma mesma rea organizacional Em caso de processos de trabalho interfuncionais associ los ao grupo da rea predominante ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Trabalho SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho PROCESSOS DISPARADOS AO FINAL DESTA ATIVIDADE Elaborar e Publicar MPR na SPI obrigatoriamente CONTI
30. lo C e ir em dire o ao S ou seja no sentido inverso O SIPOC deve ser anotado em cada mapa do processo de neg cio usando se formas de texto Ao final da reuni o deve se gravar o mapa na rede e verificar se s o necess rias reuni es extras para que o mapeamento dos processos de neg cio da rea se d de forma adequada Caso sejam necess rias marc las diretamente com as pessoas apropriadas Caso n o sejam necess rias mais reuni es passar por todos os processos de neg cio mapeados durante todas as reuni es desta demanda para garantir que o mapeamento est adequado Em particular verificar se est o corretos 1 Os nomes dos processos de trabalho e seus respectivos respons veis 2 O sequenciamento entre os processos de trabalho 3 O posicionamento dos processos de trabalho nos processos de neg cio 4 O SIPOC COMPET NCIAS Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Manipula o m dulo de Processos de Neg cio GFT com efici ncia e livre de erros ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio CONTINUIDADE caso a resposta para a pergunta S o necess rias mais reuni es seja n o n o s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 03 Ajustar
31. lta na aprova o ou altera o deste Manual de Procedimentos de responsabilidade da Superintend ncia de Planejamento Institucional SPI Em caso de sugest es de revis o deve se procur la para que sejam iniciadas as provid ncias cab veis Compete ao Superintendente de Planejamento Institucional aprovar todas as revis es deste Manual de Procedimentos 1 6 ORGANIZA O DO DOCUMENTO O cap tulo 2 apresenta as principais defini es utilizadas no mbito deste Manual de Procedimentos e deve ser visto integralmente antes da leitura de cap tulos posteriores O cap tulo 3 apresenta as compet ncias os artefatos e os sistemas envolvidos na execu o dos processos deste manual em ordem relativamente cronol gica O cap tulo 4 apresenta os processos de trabalho tamb m organizados em ordem alfab tica Para encontrar um processo espec fico deve se procurar sua respectiva p gina no ndice contido no in cio do documento Os processos est o ordenados em etapas Cada etapa contida em uma tabela que possui em si todas as informa es necess rias para sua realiza o S o elas respectivamente a o t tulo da etapa 12 G ANAC MPR SPI 200 R00 b a descri o da forma de execu o da etapa c as compet ncias necess rias para a execu o da etapa d os artefatos necess rios para a execu o da etapa e os sistemas necess rios para a execu o da etapa incluindo bases de dados em forma de arqui
32. mapa de processo de neg cio Caso a resposta seja sim s o necess rias mais reuni es deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 03 Ajustar mapa de processo de neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Elabora o DETALHAMENTO Deve se ajustar o mapa de processo de neg cio com as informa es e formatos que n o puderam ser feitos durante a reuni o de acordo com as regras do Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Caso sejam detectadas incompatibilidades deve se ajust las antes de enviar para a pr xima fase Ap s o ajuste deve se consultar o sistema GFT Processos de Neg cio e verificar agora de fato a qual processo de neg cio deve pertencer cada grupo de processos de trabalho dentro dos candidados a processos de neg cio identificados na etapa 02 Em caso de d vidas deve se buscar orienta o junto a O GTPI O mesmo procedimento de verifica o no sistema deve ser feito em rela o aos processos de trabalho mapeados em cores conforme artefato da etapa 02 ou seja verificar se j existem antes de cadastr los e a qual rea pertencem Neste 22 G ANAC MPR SPI 200 R00 caso o sistema a ser usado o GFT Processos de Trabalho Deve se cadastrar os processos de neg cio novos no sistema incluindo dentro de si os seus processos de trabalho Deve se colocar as rela es entre os processos de trabalho e criar novos
33. me as instru es contidas no artefato Lista de Consulta ao DOU BPS e mudar o valor do dado Login Cadastro no GFT para Sim Concluir esta demanda somente em um dos dois casos 1 Todos os servidores no campo Servidores sem login j foram cadastrados no GFT 2 Data do prazo desta demanda foi ultrapassado ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Lista de Consulta ao DOU BPS 41 G ANAC MPR SPI 200 R00 SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Recursos Internos CONTINUIDADE esta etapa finaliza o procedimento 42 G ANAC MPR SPI 200 R00 4 5 Auditar Cadastro de Colaboradores e reas e Cadastrar Estagi rios O processo cont m ao todo 4 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in cio foi descrita como Segunda feira a cada 2 semanas portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Cadastro de Colaboradores e reas auditado Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o GTPI Atualiza o Cadastral GTPI ESPROC Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua m as seguintes compet ncias Extrai dados funcionais dos servidores da ANAC no SIAPE de forma precisa conforme necessidade Identifica diverg ncias entre duas listas de dados u
34. nhecimento do funcionamento dos processos de neg cio em sua rea caso ele n o possua o conhecimento completo O GTPI deve selecionar um servidor do ESPROC Elabora o para coordenar a reuni o e inclu la no convite A sele o deve se guiar pelos seguintes crit rios 1 Menor carga de trabalho do servidor 2 Maior familiaridade com os processos da rea mapeada 3 Maior familiaridade com as pessoas na reuni o 4 Disponibilidade de realizar viagens se necess rio CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de neg cio RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Elabora o DETALHAMENTO Antes e durante a reuni o deve se seguir as boas pr ticas de mapeamento constantes no Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Deve se usar o sistema GET Processos de Neg cio em conjunto com o MS Visio para se fazer o mapeamento Em rela o a ordem de preenchimento das informa es deve se 1 Identificar os candidatos a processos de neg cio perguntando ao entrevistado quais s o os grandes grupos de trabalho na rea Os processos de neg cio identificados durante este passo N O s o necessariamente os processos de neg cio finais Em etapas posteriores eles ser o harmonizados com os processos de neg cio verdadeiros contidos na base do sistema Este passo somente para se organiza
35. nstru es de trabalho as compet ncias e todas as outras propriedades do mapa de acordo com a linguagem oficial de mapeamento da ANAC contida no artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos N o deve se preocupar neste momento em calcular o lead time Importar todos os dados gerados para o sistema GFT Processos de Trabalho Caso o manual de procedimento preveja automa o do processo via GFT deve se simular o processo nesta etapa aprovando se o MPR no ambiente de simula o do GFT e simulando sua execu o tamb m no ambiente de simula o em todas as etapas Ao final deve se verificar se os dados gerados est o de acordo com o acordado nas reuni es Agendar a pr xima reuni o via Outlook com as pessoas envolvidas na ltima reuni o A sala deve conter acesso a rede interna e deve se pedir a instala o de notebook e projetor na sala caso n o exista Enviar a minuta ajustada de MPR em word para as pessoas que v o participar da reuni o no momento do agendamento via email ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR 38 G ANAC MPR SPI 200 R00 4 4 Atualizar Cadastro de Colaboradores e reas O processo cont m ao todo 2 etapas A situa o que inicia o processo chamada de evento de in
36. nto de Processos Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos editado pelo Escrit rio de Processos ESPROC M tricas para Mapeamento Tabela que lista os tempos padr o a serem 15 ANAC MPR SPI 200 R00 considerados na defini o do lead time de processos Modelo de Memorando de Envio para Modelo de memorando a ser enviado ao SPI Aprova o de MPR na SPI para aprova o de MPR dentro de sua superintend ncia Modelo de Memorando para Publica o de Modelo de memorando a ser enviado para a MPR na SPI ASTEC pedindo a publica o de um MPR aprovado pela SPI em BPS Modelo de Portaria para Publica o de MPR Modelo de Portaria que aprova um MPR na na SPI SPI Numera o Padr o de MPR na SPI Numera o padr o de manuais de procedimento na SPI 3 2 COMPET NCIAS Para que os processos de trabalho contidos neste Manual de Procedimentos possam ser realizados com qualidade e efetividade importante que as pessoas que venham a execut los possuam um determinado conjunto de compet ncias No cap tulo 4 as compet ncias espec ficas que o executor de cada etapa de cada processo de trabalho deve possuir s o apresentadas A seguir encontra se uma lista geral das compet ncias contidas em todos os processos de trabalho deste Manual de Procedimentos e a indica o de qual rea ou grupo organizacional as necessitam Compet ncia reas e Grupos Atualiza o cadastro de r
37. o disciplinadas pelo MPR acima do nome do superintendente Inserir no sistema GFT reas e Grupos o login dos servidores envolvidos em todas as etapas de todos os processos de trabalho do MPR Caso essa etapa esteja sendo retrabalhada abrir o documento em Word enviado pela etapa anterior e verificar os ajustes a serem feitos Ap s os ajustes seguir o tr mite normal do processo ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE M tricas para Mapeamento SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos GFT Processos de Trabalho GFT Manual de Procedimento GFT CCHA GFT Termos CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 04 Analisar MPR 04 Analisar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Verificar se o MPR est conforme os itens do artefato Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Adicionalmente verificar se o manual 1 Possui instru es de trabalho claras de tal forma que um leigo consiga entend las 35 G ANAC MPR SPI 200 R00 2 Se a modelagem de dados foi feita corretamente 3 Se n o foram esquecidas etapas 4 Se as etapas passivas foram usadas de forma adequada 5 Se os eventos de in cio e fim s o apropriados 6 Se as etapas mais significativas possuem compet ncias declaradas Em caso de problemas deve se anot los no pr prio documento usando coment rios ou a funcionalidade Controlar Altera es Carregar o documento do Word
38. o e solicitar ajuste a GTPI Atualiza o Cadastral RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ESPROC DETALHAMENTO Ap s obten o do resultado do batimento filtrar diverg ncias por LOGIN DO RESPONS VEL PELO CADASTRO existente na planilha exportada do sistema GFT Recursos Internos e incluir no GFT a execu o da etapa as seguintes informa es 1 Registro de Inconformidade Grave n mero de inconformidades encontradas no batimento para esse login 2 Respons vel por Inconformidade Grave Associar login ao integrante do GTPI Atualiza o Cadastral e adicionar seu nome no campo Fazer o mesmo para todos os logins com diverg ncias encontradas no batimento Deve se dar prosseguimento ao processo solicitando a corre o das inconformidades 45 G ANAC MPR SPI 200 R00 encontradas e associ la ao login com maior frequ ncia de inconformidades no batimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 04 Corrigir inconformidades e informar causa da falha 04 Corrigir inconformidades e informar causa da falha RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI Atualiza o Cadastral DETALHAMENTO Atualizar o sistema GFT Recursos Internos de tal forma a fazer com que a lota o e o cargo dos colaboradores no sistema sejam id nticos ao da extra o realizada na etapa anterior Desligar pessoas e estagi rios que estiverem no sistema GFT Recursos Internos e n o estiverem na extra
39. processos mapeados ser o inseridos utilizando se o GFT Processos de Trabalho possibilitando a rea alvo opinar sobre a aloca o do processo no MPR feito na etapa anterior Caso o entrevistado tenha opini o divergente do executor da atividade deve se dar prefer ncia opini o do entrevistado Entrevistar a rea alvo de acordo com o cap tulo de Boas Pr ticas do artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos Deve se preencher primeiramente as instru es de trabalho de todas as etapas juntamente com os artefatos e os sistemas externos e somente ap s a conclus o destes detalhamentos deve se inserir as compet ncias Caso o sistema em particular n o esteja cadastrado deve se cadastr lo usando o sistema GFT Sistemas Externos As compet ncias devem ser inseridas somente nas atividades relevantes que s o 1 As que agregam valor 2 As que necessitam de conhecimento n o bvio para serem realizadas Caso a compet ncia n o exista deve se cadastr la no sistema GFT CCHA Caso o mapeamento do processo tenha sido modelado para o uso no sistema GFT Demandas deve se proceder ao cadastro dos dados ap s a inser o de compet ncias A qualquer momento ao se detalhar as etapas pode ser que o grupo sinta a necessidade de se remodelar o fluxo mapeado para que o processo esteja realmente de acordo com o que se deseja Nesses casos deve se remodelar o fluxo diretamente na reuni o COMPET NCIAS
40. r os processos de trabalho em candidatos a processos de neg cio Cada processo de neg cio identificado deve ser uma aba no mesmo arquivo em Visio e o nome da aba deve ser o nome do candidato a processo de neg cio 2 Identificar os processos de trabalho do processo de neg cio no Visio de acordo com a linguagem de mapeamento de processo de neg cio contida no artefato Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos N o necess rio nesta etapa garantir total conformidade com a linguagem visto que ela ser ajustada em processo posterior Ao se realizar o mapeamento pode se identificar processos de trabalho de outras reas mapeadas ou n o que n o se sabe a qual rea pertence que n o possuem processos de neg cio aparentes entre outros Nestes casos as caixas devem ser pintadas de acordo com as cores do artefato Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio para que no futuro ao se passar o mapa a limpo estas informa es estejam claras para an lise 21 G ANAC MPR SPI 200 R00 3 Descrever de forma detalhada o que significa cada processo de trabalho no MS Visio dentro da propriedade Documenta o de cada caixa do processo de trabalho Este passo importante para se entender posteriormente o que de fato o processo de trabalho que a caixa representa Deve conter al m da descri o informa es sobre o evento de in cio e de fim 4 Descrever o SIPOC Ao descrev lo deve se iniciar se pe
41. rcar usando o Word quais as discord ncias anotar os pontos de discord ncia usando coment rios ou Controlar Altera es no pr prio Word carreg lo no GFT e devolver a execu o para a etapa 05 para corre es Em caso de concord ncia assinar o documento na p gina da assinatura e entregar o documento fisicamente a O SPI CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 07 Aprovar MPR 07 Aprovar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O O SPI DETALHAMENTO Ler o MPR e verificar se os procedimentos ali estabelecidos possuem todas as tarefas desejadas para os processos da rea Em caso de discord ncia deve se anotar os pontos de discord ncia usando coment rios ou Controlar Altera es no pr prio Word carreg lo no GFT e devolver a execu o para a etapa 05 para corre es 36 G ANAC MPR SPI 200 R00 Em caso de concord ncia deve se assinar o MPR na p gina de assinaturas e enviar fisicamente para a O GTPI CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 08 Oficializar MPR 08 Oficializar MPR RESPONS VEL PELA EXECU O O GTPI DETALHAMENTO Deve se oficializar o MPR no sistema GFT Manual de Procedimento e enviar o documento f sico secret ria Antes de oficializar o manual deve se 1 Verificar se a data da aprova o no sistema est correta em caso negativo deve se atualiz la 2 Verificar se o aprovador no sistema est correto em caso negativo
42. rocessos de Neg cio sem caixas pintadas em cores consolidar o mapa de processo de neg cio Ao passar para a pr xima etapa caso o respons vel por essa etapa tamb m esteja inclu do no pr ximo grupo ou seja ESPROC Revis o n o deve se tomar a etapa e sim selecionar uma pessoa diferente para realiz la de acordo com os seguintes crit rios 1 Familiariedade com o processo 2 Experi ncia em revis o de mapas de processo de neg cio 3 Carga de trabalho 2 Cadastrar os processos de trabalho no registro do processo de neg cio no GFT Processos de Neg cio No sistema caso seja necess rio criar novos processos de trabalho colocar o gerente como respons vel pelos processos de trabalho criados ou quem ele designar COMPET NCIAS Mapeia com clareza processos de neg cios utilizando a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Checklist de Mapa de Processo de Neg cio SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Processos de Neg cio GFT Processos de Trabalho CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio 04 Revisar Mapa de Processo de Neg cio 23 G ANAC MPR SPI 200 R00 RESPONS VEL PELA EXECU O ESPROC Revis o DETALHAMENTO O ESPROC Revis o deve verificar se o mapa atende os requisitos do artefato Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Em caso negativo ele
43. s ainda n o mapeadas portanto este processo deve ser executado sempre que este evento acontecer Da mesma forma o processo considerado conclu do quando alcan a seu evento de fim O evento de fim descrito para esse processo Mapa validado cadastrado Os grupos envolvidos na execu o deste processo s o GTPI ALGP GTPI ALGP Revis o Para que este processo seja executado de forma apropriada necess rio que o s executor es possua a seguinte compet ncia Mapeia com clareza processos de trabalho utilizando o MS Visio a linguagem institucionalizada e conceitos de modelagem de processos Tamb m ser necess rio o uso dos seguintes artefatos Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Manual de Refer ncia de Mapeamento de Processos E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI Formas da Nota o de Mapeamento de Processos Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 25 G ANAC MPR SPI 200 R00 Novos Processos de Trabalho ounovas vers es inentifiraras ainda n o mapeadas 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 03 Ajustar mapa de processo de trabalho e cadastrar no sistema N o n o s o Sim s o necess rias npcest rias mais reuni es m reuni es 04 Checar mapa de processo de trabalho no sis
44. tema Mapa validado radastrarin 26 ANAC MPR SPI 200 R00 01 Agendar reuni o de mapeamento de processo de trabalho RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Preencher a minuta de email padr o conforme artefato E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI com os dados do processo a ser mapeado e do gestor imediato predominante do processo O gestor predominante do processo aquele que possui mais atividades relacionadas no processo e que geralmente inicia o Para descobrir o nome do gestor deve se procurar no sistema GFT reas e Grupos As salas de reuni o devem conter notebook projetor e acesso a rede ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT reas e Grupos CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho 02 Realizar reuni o de mapeamento de processo de trabalho RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO O GTPI ALGP deve iniciar a reuni o explicando em linhas gerais o trabalho a ser realizado os passos anteriores mapeamento do processo de neg cio e os passos posteriores elabora o e aprova o do MPR caso seja a primeira vez que as pessoas presentes na reuni o tenham contato com uma reuni o de mapeamento Entrevistar as pessoas na reuni o e des
45. tilizando o Microsoft Excel Abaixo se encontram as etapas a serem realizadas na execu o deste processo e o diagrama do fluxo 43 G ANAC MPR SPI 200 R00 Segunda feira a cada 2 semanas 01 Extrair dados do SIAPE e fazer batimento do batimento E e de dados Houve diverg ncia em dados de pelo menos um servidor Houve d fstg ncias que n o era nos dados estagi rio de estagi rios 03 Registrar erro e solicitar 02 Realizar ajuste a GTPI ajuste conforme Atualiza o o batimento Cadastral Olbatimento 04 Corrigir inconformidades e informar causa da falha e reas audita 01 Extrair dados do SIAPE e fazer batimento RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ESPROC DETALHAMENTO Fazer extra o dos dados de lota o login nome e cargo dos servidores ativos da ANAC no SIAPE na data de execu o desta atividade Exportar os dados de lota o dos servidores do sistema GFT Recursos Internos para uma 44 G ANAC MPR SPI 200 R00 planilha excel e copi la para o arquivo da extra o Criar uma planilha nova no mesmo arquivo e fazer o batimento da lota o dos servidores constantes na planilha exportada do sistema SIAPE e da extra o do GFT Recursos Internos Deve se verificar se as pessoas cadastradas no GFT Recursos Internos possuem a mesma lota o e cargos das pessoas de acordo com o cadastro do SIAPE Carregar o arquivo
46. ue a nova vers o do MPR est sendo criada para incluir O Novo processo No caso de haver processos que n o possam ser relacionados a nenhum MPR pr existente criar um registro para um novo MPR no sistema GFT Manual de Procedimento usando se de crit rios semelhantes aos do par grafo anterior Ao se criar o novo MPR deve se descrever o prop sito do manual Na tela de cria o do novo MPR deve se inserir como data de aprova o uma data qualquer do futuro que ser ajustada posteriormente para refletir a data real de aprova o do documento A numera o do MPR deve respeitar a tabela do artefato Numera o Padr o de MPR na SPI Em caso de d vidas consultar O GTPI Deve se tentar agendar a reuni o de detalhamento com as mesmas pessoas que participaram da elabora o dos processos de trabalho caso seja poss vel Em caso negativo deve se dar prefer ncia a agendamento de reuni es presenciais em detrimento de videoconfer ncia e sempre que isso n o afetar o prazo de conclus o da elabora o do MPR ARTEFATOS USADOS NESTA ATIVIDADE Numera o Padr o de MPR na SPI SISTEMAS USADOS NESTA ATIVIDADE GFT Manual de Procedimento CONTINUIDADE deve se seguir para a etapa 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR 33 G ANAC MPR SPI 200 R00 02 Realizar reuni o de elabora o de MPR RESPONS VEL PELA EXECU O GTPI ALGP DETALHAMENTO Deve se apresentar o MPR onde os
47. uma determinada etapa pode ser opcional 3 1 ARTEFATOS Nome Descri o Checklist de Mapa de Processo de Neg cio Checklist para verificar se um mapa de processo de neg cio est conforme Checklist de Mapa de Processo de Trabalho Este artefato cont m o checklist que deve ser usado sempre que um novo mapa de processos conclu do Tem como intuito garantir n veis de qualidade m nima no conte do do mapa e diagrama o Checklist de Qualidade de Manual de Procedimento Este checklist cont m os itens que devem ser seguidos pelo mapeador para garantir que um manual de procedimentos tenha qualidade satisfat ria E Mail Padr o Indica o para Mapeamento de Processo de Trabalho da SPI E mail padr o a ser enviado quando da necessidade de marca o de reuni o para mapeamento de processo de trabalho na SPI Formas da Nota o de Mapeamento de Processos Est ncil do Microsoft Visio com todas as formas autorizadas para mapeamento de processos de trabalho e de neg cio Legenda de Cores para Mapeamento de Processo de Neg cio Este artefato possui a legenda de cores a ser usada em processos de trabalho com caracter sticas especiais utilizado no mapeamento de processos de neg cio Lista de Consulta ao DOU BPS A lista de palavras chave deve ser utilizada para consulta ao DOU e BPS para atualizar reas e Grupos e Recursos Internos no GFT Manual de Refer ncia de Mapeame
48. vo se existente f instru es para as pr ximas etapas e g as reas ou grupos organizacionais respons veis por executar a etapa O cap tulo 5 apresenta as disposi es finais do documento que trata das a es a serem realizadas em casos n o previstos Por ltimo importante comunicar que este documento foi gerado automaticamente S o recuperados dados sobre as etapas e sua sequ ncia as defini es os grupos as reas organizacionais os artefatos as compet ncias os sistemas entre outros para os processos de trabalho aqui apresentados de forma que alguma mecanicidade na apresenta o das informa es pode ser percebida O documento sempre apresenta as informa es mais atualizadas de nomes e siglas de grupos reas artefatos termos sistemas e suas defini es conforme informa o dispon vel na base de dados independente da data de assinatura do documento Informa es sobre etapas seu detalhamento a sequ ncia entre etapas respons veis pela etapas artefatos compet ncias e sistemas associados a etapas assim como seus nomes e os nomes de seus processos t m suas defini es id nticas da data de assinatura do documento 13 G ANAC 2 DEFINI ES As tabelas abaixo apresentam as defini es separadas pelo tipo 2 1 Express o MPR SPI 200 R00 necess rias para o entendimento deste MPR Defini o Significado SIPOC Mapeamento de processo em alto n vel que
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