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Tecnologias da Informação Comunicação

1. 3 Instalar e efectuar os procedimentos necess rios inicializa o do Gestwin no seu computador Utilizar o Gestwin para gerir Clientes Fornecedores e Produtos Criar diferentes tipos de documentos de Factura o Gerir as opera es de Pagamentos Recebimentos OM en e Interligar algumas das fun es permitindo uma vis o global do andamento do neg cio Este Manual apresenta os seguintes cap tulos Cap tulo 1 As Tecnologias da Informa o nas Micro Empresas 2 Instalar e iniciar o Programa de Gest o 3 Gest o de Clientes Fornecedores e Produtos 4 Factura o Pagamentos Recebimentos e Contas 13 Correntes Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 8 Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Cap tulo 1 As Tecnologias da Informa o nas Micro Empresas Conte dos Este cap tulo apresenta os seguintes t picos Estrat gia 15 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e 16 Comunica o nas Micro Empresas Benef cios da Utiliza o das TIC nas Empresas Escolha de um Programa de Gest o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 10 2006 Tecnologias da Informa
2. O documento ser guardado e a conta corrente correspondente Cliente ou Fornecedor ser actualizada A fun o de impress o ent o invocada permitindo a sua imediata impress o Se quiser cancelar a cria o do documento pode ainda faz lo usando o bot o Cancelar O bot o Imprimir da Barra de Opera es permite imprimir o documento seleccionado ou outro indicado nesta janela atrav s da s rie e do n mero Permite tamb m seleccionar a impressora e n de vias a imprimir Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 88 Gerir Pagamentos e Recebimentos Continua o Alterar um documento de pagamento Visualizar Anula o de um documento de pagamento Procurar Filtrar Para alterar os dados referentes a um documento basta carregar no bot o Alterar existente na Barra de Opera es Acede ao documento de pagamento seleccionado na janela do browser e pode ent o alterar os itens pretendidos tamb m poss vel aceder a esta fun o a partir do menu Auxiliar que se pode invocar com o bot o direito do rato sobre o registo pretendido H ainda uma outra hip tese de executar esta fun o Basta fazer duplo click no registo do cliente no browser Para alterar um documento de pagamento tem de previamente desfazer o lan amento do documento de factura o na sec o Documentos a Liquidar com um duplo clique Es
3. Se pretende atingir os objectivos de redu o de custos e produtividade citados anteriormente deve ter em conta algumas recomenda es Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 22 Benef cios da Utiliza o das TIC nas Empresas Continua o Como obter resultados Em primeiro lugar as TI t m de estar alinhadas com os objectivos do neg cio Muitas vezes o empres rio nem sequer tem uma estrat gia bem definida para o neg cio com o consequente desalinhamento dos investimentos tecnol gicos Inventarie as dificuldades e problemas do passado de forma a n o repetir os mesmos erros Comece por solu es tecnol gicas n o muito complexas e simplifique o ambiente de trabalho uniformizando o software e os equipamentos da sua empresa Se o investimento for elevado para uma micro empresa defina prioridades come ando pelos que s o priorit rios para o core do neg cio Estabele a objectivos timings e resultados esperados e controle os e verifique os Reanalise os seus processos a maneira pela qual a sua empresa faz determinada tarefa A introdu o de uma nova tecnologia permite muitas vezes que o trabalho seja feito de uma forma t o diferente que melhor ignorar os esfor os para melhorar e come ar do zero N o adianta automatizar a inefici ncia E por ltimo mas talvez o mais importante as pessoas Invista na Forma
4. especialmente vocacionada para o mundo de l ngua portuguesa com os melhores programas internacionais Tem actividades regulares em Portugal Angola Cabo Verde e Mo ambique em regime presencial e a dist ncia Online com recurso Internet e Multim dia Em 2006 iniciou tamb m actividades no Brasil Funciona com parceiros de elevada qualidade oriundos dos diversos continentes Criada em 1988 a FORMEDIA definiu a sua miss o como um centro de desenvolvimento de gest o que visa implementar o esp rito empresarial nos pa ses de l ngua portuguesa utilizando de forma inovadora as mais modernas tecnologias A propriedade e os direitos de autor s o cedidos Funda o Calouste Gulbenkian A autoria do manual de Dr Gra a Tinoco ndice Sintese do MANUAL qse sda pa Rd Se DDS ad SCE 5 Tecnologias da Informa o e Comunica o err rrerreeeeeeceeerrrerrena 7 Capitulo Asa ars RASA IRS USA RSA PA A a A 9 As Tecnologias da Informa o nas Micro Empresas in cereeeereraeraaereren 9 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo sagas ess agenda donas de era aeiou na dana aa asno nnsa 11 CenaOna a RR OR A NR RR DR o a Oa 13 EStral CIA questa setiaisi opina pedrada do du A dO NI AI aa UA a 15 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e Comunica o nas Micro Empresas 16 Benef cios da Utiliza o das TIC nas Empresas rea 20 Escolha de um Programa de Gest o re
5. o e Comunica o 95 Solu o preconizada Solu o futura Solu o para o Cen rio Na poca alta a procura dos servi os da Trilho forte e os clientes liquidam atempadamente as suas facturas Nos outros per odos o dinheiro n o entra t o rapidamente como sai Por isso muito importante que as facturas sejam enviadas logo que os servi os sejam prestados Esperar pelo final do m s apenas significa esperar mais pelo pagamento A maior parte dos problemas da Trilho com a factura o aos seus clientes fica resolvida com a utiliza o dos m dulos de Factura o e Pagamentos do Gestwin A automatiza o do processo de tratamento de facturas permite uma redu o de custos entre os 63 e os 67 No t pico Emiss o de Documentos de Factura o encontra todos os procedimentos necess rios para emitir e gerir os documentos de Factura o sejam Facturas Vendas a Dinheiro Notas de Cr dito Notas de D bito Guias de Remessa Uma das formas r pidas de defrontar se com problemas de cash flow o fornecimento de servi os a clientes que demoram a pagar O controlo dos recebimentos essencial em qualquer empresa e recomenda se a utiliza o do respectivo m dulo do Gestwin um dos motivos porque o programa de gest o constitui um investimento com um retorno substancial O t pico Gerir Pagamentos e Recebimentos cont m toda a informa o necess ria para realizar todos os procedimentos referentes a paga
6. Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 66 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 67 Recomenda es para a Ac o Introdu o Aqui apresentamos uma Ficha de Recomenda es para a Ac o N Recomenda o Sugest o Recorra importa o de Use as Tabelas associadas Reconstru o de ndices O que fazer quando h uma falha de energia com o Gestwin aberto a impressora ficou bloqueada ou outra situa o excepcional gerada pelo sistema operativo ou pelo pr prio programa Para avisar os clientes devedores use a fun o Aviso de d bitos do Menu Auxiliar Estabele a a liga o directa ao processador de texto Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP Se tem ficheiros de clientes fornecedores ou stocks com cerca de 500 registos ou mais vale a pena convert los para o formato Gestwin Quando estiver a criar ou actualizar fichas de Clientes Fornecedores ou Stocks todas as legendas em forma de bot o acedem a tabelas facilitando a introdu o de dados pois s tem de escolher na tabela o valor pretendido Essas tabelas s o criadas e geridas atrav s do m dulo Tabelas Esta opera o deve ser realizada com alguma frequ ncia ou sempre que seja detectada qualquer anomalia quer no funcionamento do
7. Millennium BCP 38 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 39 Introdu o Estrat gia Como j sabe quando se pretende come ar a utilizar um programa inform tico tem de previamente realizar uma s rie de procedimentos que se designam genericamente por instala o do programa Em muitos casos antes de executar o programa pela primeira vez necess rio ainda introduzir algumas informa es e definir determinados par metros de utiliza o opera es vulgarmente designadas por inicializa o e por parametriza o respectivamente Assim acontece com o Gestwin Tem de realizar previamente algumas opera es necess rias sua correcta utiliza o e de fornecer ao programa informa es sobre a empresa e sobre o s utilizadore s do programa e definir algumas op es de funcionamento As aplica es que se instalam num computador t m finalidades espec ficas geralmente organizadas em m dulos e realizam v rias opera es com vista a cumprir essas finalidades que se designam por fun es O Gestwin tamb m apresenta diferentes m dulos e fun es a que vamos chamar indistintamente funcionalidades que precisa de conhecer saber a que se destinam e utilizar Neste t pico vai tamb m aprender a navegar transitar entre as janelas correspondentes aos v rios m dulos e fun es e escolher a opera o que pretende realizar no momento Curso de Microcr dito Funda o Calouste
8. m da defini o da listagem as opera es de filtragem e ordena o Se pretender s alguns clientes espec ficos de entre os j filtrados carregue no bot o Avan adas e seleccione os que deseja Pode escolher tamb m a impressora que pretende utilizar o tipo de papel e a orienta o deste O bot o Op es permite definir o layout da listagem os campos que quer imprimir qual o tipo tamanho e cor de letra Est o dispon veis listagens simples e completas de Clientes e ainda listagem de produtos por cliente mapas de controlo de cobran as e previs es de tesouraria No fim pode fazer a pr visualiza o da listagem antes de escolher se pretende imprimir ou exportar carregando nos bot es existentes para o efeito Etiquetas para clientes podem ser obtidas para todo o universo de clientes ou para grupos especificados Use o bot o Etiquetas da Barra de Opera es Pode tamb m definir a ordena o pretendida Tem igualmente a hip tese de utilizar o bot o Avan adas e seleccionar os clientes que deseja E poss vel imprimir etiquetas de v rios tamanhos que podem ser seleccionadas no bot o lt Dimens es gt Estas Estat sticas reflectem resultados globais das contas correntes de clientes e ser o abordadas mais detalhadamente quando tratarmos das Contas Correntes Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 63 Gest o de Fornecedore
9. o N o adianta comprar solu es tecnol gicas se os seus colaboradores n o sabem explorar o potencial que estas oferecem Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 23 Escolha de um Programa de Gest o Introdu o Vantagens da utiliza o dos programas de gest o Como escolher Crit rios de escolha Um programa de gest o um conjunto de ferramentas logicamente organizadas entre si constituindo uma aplica o da tecnologia da informa o a um conjunto de fun es empresariais como por exemplo um programa de gest o comercial ou um programa de gest o financeira Um programa de gest o permite a resolu o de alguns problemas chave numa empresa tais como e Automatiza processos operativos e administrativos e Melhora o acesso informa o e Melhora os processos de comunica o necess rios para trocar e partilhar informa o e Reduz a circula o de papel entre os v rios sistemas e intervenientes e Diminui espa o de arquivo f sico O mercado inform tico suficientemente vasto em programas de gest o para pequenas e m dias empresas pelo que se torna dif cil decidir por qual optar Como bvio n o sensato decidirmos pela primeira solu o que nos apresentam Infelizmente muitas vezes isso que acontece ou porque n o h tempo para analisar os produtos ou porque nos assustamos por n o dominarm
10. o e Comunica o 11 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo Introdu o O principal benef cio que a tecnologia da informa o traz para as empresas a sua capacidade de melhorar a qualidade e a disponibilidade de informa es e conhecimentos importantes para a empresa seus clientes e fornecedores e de melhorar os seus processos de neg cio Neste cap tulo vai perceber como a introdu o das Tecnologias de Informa o e Comunica o podem ajud lo a incrementar a performance da sua empresa maximizando o retorno financeiro do investimento e minimizando o risco associado mudan a Objectivos de No final deste cap tulo o formando dever aprendizagem Compreender a import ncia da informa o numa empresa Utilizar as TIC para uma gest o mais eficaz Analisar os diferentes programas de gest o Escolher o programa de gest o mais adequado Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 12 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 13 Cen rio Introdu o A Trilho Eco Turismo da Serra Algarvia uma pequena empresa que assenta a sua actividade na realiza o de diferentes tipos de passeios pela serra Algarvia procurando seguir uma pol tica de qualidade no servi o prestado Iniciou a sua actividade h cerca de um ano os seus cliente
11. o e Comunica o 31 Exerc cios para resolver Introdu o Aqui se apresentam algumas quest es para aplicar a estrat gia e confirmar que domina os objectivos de aprendizagem do cap tulo Quest o n 1 Qual e em que consiste a primeira fase num processo de investimento em tecnologia Quest o n 2 A seguir a essa fase o que deve fazer para garantir a obten o de resultados Quest o n 3 Indique alguns aspectos que deva ter em conta para avaliar um programa de gest o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 32 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 33 Cap tulo 2 Instalar e iniciar o Programa de Gest o Conte dos Este cap tulo apresenta os seguintes t picos Estrat gia Instala o Inicializa o e Parametriza o Funcionalidades e Navega o entre elas Recomenda es para a Ac o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 34 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 35 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo Introdu o Antes de utilizar um programa inform tico necess rio preparar a sua instala o e utiliza o Neste cap tulo iremos aprende
12. Listagens Estat sticas Pode definir listagens usando o bot o Listagens da Barra de Opera es Existe uma grande flexibilidade permitida pelas op es avan adas e selec o de documentos que transformam esta opera o numa poderosa ferramenta de gest o Est o dispon veis listagens simples listagem de documentos j imprimidos de documentos n o imprimidos listagem de documentos anulados di rio de factura o documentos vencidos mapa de apuramento de lucros e mapa de artigos facturados No fim pode fazer a pr visualiza o da listagem antes de escolher se pretende imprimir ou exportar carregando nos bot es existentes para o efeito A Estat stica de Documentos de Factura o calcula os valores acumulados por m s ano para cada tipo de documento de factura o na selec o efectuada O bot o Gr fico exibe graficamente a representa o dos valores calculados Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 86 Gerir Pagamentos e Recebimentos M dulo de pagamentos Criar um novo documento de pagamento Tipos de documentos Cabe alho Este m dulo o gestor de todos os documentos de pagamento directo de clientes e fornecedores Estes documentos podem ser previamente parametrizados em Utilit rios Parametriza o Documentos Quando entramos no m dulo visualizamos uma janela com todos os documentos de pagament
13. a melhor resposta a todos os pedidos de informa o ou resolver quest es que implicam r pida decis o essencial estarem sempre contact veis inclusive nos per odos de f rias Externamente o correio electr nico tamb m essencial para comunica o com clientes Os turistas que utilizam os servi os da Trilho est o por norma habituados s novas tecnologias e querem ter disposi o meios de comunica o c modos e eficientes Mas o correio electr nico tamb m uma via com express o acrescida ao n vel das reservas de viagens Al m disso um instrumento de marketing cuja utiliza o est igualmente em crescendo para realiza o de campanhas comunica o de promo es ou de eventos em datas especiais Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 30 s Continua o Solu o Neste contexto afigura se nos que a melhor decis o ser a aquisi o de um tecnol gica programa de gest o comercial que permita a gest o dos clientes e o tratamento da factura o e pagamentos de forma a aumentar a produtividade e reduzir os custos operacionais Por outro lado e tendo em vista aumentar a qualidade do servi o e a satisfa o dos clientes tamb m essencial a implementa o de uma plataforma de correio electr nico Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa
14. ao n vel das vendas conseguir que os clientes actuais aumentem o seu grau de satisfa o o que os levar a comprar mais e a dizer bem da empresa o que por sua vez ir atrair mais clientes O objectivo final conseguir a fideliza o do cliente A Trilho uma micro empresa que n o pode suportar de momento o custo de uma solu o deste tipo mas pode aproveitar as potencialidades do Gestwin no que se refere ao m dulo de Clientes A utiliza o desse m dulo vai permitir obter um conhecimento mais detalhado dos clientes e maiores n veis de performance flexibilidade e tempos de resposta s suas solicita es Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 70 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 71 Exerc cios para Resolver Introdu o Aqui se apresentam algumas quest es para aplicar a estrat gia e confirmar que domina os objectivos de aprendizagem do cap tulo Quest o n 1 Como que se procede atribui o do n mero de cliente fornecedor ou artigo Quest o n 2 poss vel alterar o layout do browser Quest o n 3 Pode se emitir etiquetas s para determinados Clientes ou fornecedores Quest o n 4 Como se podem representar graficamente alguns dados Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnolog
15. aprendizagem do cap tulo Quest o n 1 O programa est preparado para a leitura de um c digo de barras Quest o n 2 Como criar uma Venda a Dinheiro Quest o n 3 poss vel inserir coment rios num documento Quest o n 4 O programa permite efectuar receber Pagamentos Parciais Quest o N 5 Como fazer para alterar a taxa de IVA Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 98 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 99 Bibliografia e Webgrafia Bibliografia Estrat gia Empresarial e Tecnologias da Informa o M Caroline Daniels Caminho Utilizar o Computador Depressa e Bem Jorge Neves 2004 FCA Novas Tecnologias Presente e Futuro Eduardo Correia 2006 S labo e Business na ptica de Marketing D rio F lix Rodrigues 2002 Lidel GestOo com Gest o de Clientes no Sec XXI F Silv rio Cristina R Santos Eduardo Correia Fernando Vasconcelos S labo 2004 Rumo ao Futuro Bill Gates 1995 McGraw Hill Webgrafia www pt wikipedia org wiki sistemas de informa o www portaldaempresa pt CVE pt Gestao GestaoFinanceira Factura Electroni ca www ibm com access pt pme www pmelink pt www vendernanet blogspot com www e crm blogspot com www softpack pt www tek sapo pt http www infowester com c
16. browser e pode ent o alterar os itens pretendidos tamb m poss vel aceder a esta fun o a partir do menu Auxiliar que se pode invocar com o bot o direito do rato sobre o documento pretendido ou ainda fazendo duplo clique no registo do cliente no browser No fim carregue no bot o Alterar que surge em vez do bot o Gravar quando se est em modo de Altera o Clicando neste bot o procede se altera o do documento e s o efectuadas todas as altera es nas C C dependentes e a janela de impress o novamente invocada Se pretende ver s um documento de factura o sem a possibilidade de alterar os dados escolha a op o Ver Ficha do Menu Auxiliar Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 84 Emiss o de Documentos de Factura o Continua o Anula o de um O bot o Anular existente na Barra de Opera es permite anular o documento documento de que se encontra seleccionado Esta anula o elimina automaticamente o factura o lan amento na C C dependente A nica restri o que existe para a anula o de um documento prende se com o facto de que se o documento j foi liquidado por um documento de pagamento a sua anula o s se pode verificar ap s a anula o desse documento de pagamento Quando o documento seleccionado para ser anulado o bot o Gravar substitu do pelo bot o Anular Tem d
17. direito do rato no campo Terceiro acede aos dados do terceiro necess rios ao cabe alho e rodap do documento e pode ainda alterar esses dados Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 87 Gerir Pagamentos e Recebimentos Continua o Detalhes Finaliza o Impress o Depois de conclu do o cabe alho vai ter de preencher o detalhe do documento Existem tr s tipos de Pagamento que se diferenciam pela forma de preenchimento dos detalhes do documento No Pagamento total deve clicar duplamente na sec o Documentos a Aguardar Liquida o em cada documento de factura o que pretenda liquidar e em seguida no bot o Gravar para que a C C do terceiro seja actualizada e o Documento de Pagamento emitido No Pagamento Parcial deve o utilizador em adi o ao que foi dito no par grafo anterior na sec o Documentos a Liquidar digitar a import ncia a liquidar para cada documento no campo A Pagar O terceiro tipo Pagamento por Conta processa se automaticamente ap s a digita o do valor que se pretende pagar no campo Valor Entregue no cabe alho do documento Na sec o Documentos a Liquidar poss vel inserir um desconto financeiro por cada documento que se liquida O valor deste desconto reflecte se apenas no documento de pagamento Depois de introduzidos os dados tem de gravar o documento usando o bot o Gravar
18. m para promover novas solu es de trabalho Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 6 Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Introdu o Objectivos de aprendizagem do Manual Conte dos Tecnologias da Informa o e Comunica o A informatiza o de uma pequena empresa reveste se da mesma import ncia que a de uma de maiores dimens es e requer que a abordagem se realize numa perspectiva de gest o do neg cio e n o de simples automatiza o das tarefas suscept veis de serem automatiz veis Financeiramente quase todas as pequenas empresas podem beneficiar das TIC No entanto os riscos e as dificuldades envolvidas bem como o desconhecimento desse universo desencorajam muitas vezes a realiza o desse investimento Ao apresentarmos uma vis o estruturada de todo o processo pretendemos ajudar os empres rios a desenvolver as suas pr prias ideais e a encarar a introdu o das novas tecnologias como um benef cio para a sua empresa que acrescentar valor aos seus produtos No final do manual o micro empres rio dever saber 1 Reconhecer a import ncia das tecnologias da informa o e comunica o para uma gest o eficaz da micro empresa 2 Compreender a necessidade e as vantagens da utiliza o de um programa de gest o em particular do Gestwin
19. no desenvolvimento do neg cio A diferencia o dos produtos e servi os de uma empresa e a possibilidade da mesma ficar em vantagem em rela o aos seus mais directos concorrentes s o actualmente a chave para a cria o de novas oportunidades Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 81 Emiss o de Documentos de Factura o M dulo de factura o Criar um novo documento de factura o Tipos de documentos Este m dulo o gestor de todos os documentos de factura o de clientes e fornecedores parametrizados em Utilit rios Parametriza o Documentos Este m dulo naveg vel como as janelas dos m dulos anteriores e possui basicamente o mesmo tipo de fun es mas orientadas para a gest o de documentos de factura o Quando entramos no m dulo visualizamos uma janela com todos os documentos de factura o Para cada documento s o visualizados s rie do documento seleccionado em Tipo n mero de documento data n mero e nome do cliente fornecedor valor total do documento valor do IVA Basta carregar no bot o Novo existente na Barra de Opera es e preencher os dados referentes a cada documento Tamb m pode usar o menu Auxiliar e escolher a op o Novo Documento Os documentos de pagamento dividem se em duas categorias Factura o a Clientes Factura o a Fornecedores Esta classifica o muito importante Se
20. se e sente que n o pode continuar assim por muito mais tempo pois torna se moroso e envolve custos elevados com o pessoal dedicado a estas tarefas Precisa de aceder rapidamente s informa es dos clientes e n o o consegue no sistema de folha de c lculo onde gravou os dados Os registos dos fornecedores est o em fichas manuais Agora que instalou o Gestwin quer utiliz lo para resolver estes problemas e tirar o m ximo partido da nova ferramenta de gest o que tem ao dispor Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 56 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 57 Introdu o Gest o de clientes Gest o de fornecedores Gest o de stocks Estrat gia A primeira vista poder parecer desnecess rio numa micro empresa utilizar um programa de gest o para gerir clientes ou fornecedores ou produtos Dependendo da actividade h micro empresas que t m um reduzido n mero de clientes e fornecedores e fornecem um nico produto e o empres rio duvidar das vantagens que poder da extrair Seja qual for a actividade e o volume de neg cios como j sabe de outros m dulos fundamental um bom conhecimento dos clientes n o se limitando apenas aos seus dados gerais e comerciais A forma como o cliente paga o tipo de produtos que encomenda a per
21. ser alterados a partir deste m dulo No entanto s os movimentos criados neste m dulo podem ser aqui tamb m eliminados Para visualizar ou alterar um determinado movimento clique duplamente sobre o seu registo Tamb m pode realizar estas opera es a partir do Menu Auxiliar Esta fun o permite a pesquisa de um determinado movimento com base na data do movimento Ap s a procura ser seleccionado o documento que satisfaz as condi es Esta fun o acess vel a partir da op o Procurar do Menu Auxiliar Esta fun o dispon vel no Menu Auxiliar permite isolar os dados de uma determinada conta corrente num determinado per odo com recurso a condi es Continua 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 91 Contas Correntes Continua o Exportar Pagamentos efectuados Listagens Estat sticas Esta op o dispon vel no Menu Auxiliar permite exportar os dados da conta corrente seleccionada num determinado per odo para um ficheiro de formato standard Esta fun o existente para C C de clientes ou fornecedores mostra para o documento seleccionado os documentos de pagamento j emitidos O bot o Listagens da barra de fun es do m dulo d acesso a um menu onde pode definir o Extracto de Conta Corrente que pretende Este extracto pode abranger um ou mais clientes ou fornecedores num determinado intervalo de datas e em qualquer moeda O Extracto de Conta Corrente de stocks mostr
22. uma opera o eficiente aumenta a efici ncia A segunda que a automa o aplicada a uma opera o ineficiente aumenta a inefici ncia O novo desafio para as empresas est no alcance das metas e objectivos organizacionais e no aperfei oamento dos processos organizacionais aproveitando as vantagens oferecidas pelas TIC As Tecnologias da Informa o est o a permear a cadeia de valor em cada um de seus pontos transformando a maneira como as actividades s o executadas e a natureza das interliga es entre elas Est o tamb m a afectar o objectivo competitivo e a reformular a maneira como os produtos e servi os atendem s necessidades dos clientes Estes efeitos explicam porque adquiriu um significado estrat gico e se diferencia de muitas outras tecnologias utilizadas nos neg cios Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 17 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e Comunica o nas Micro Empresas Continua o Sistemas de Informa o e Tecnologias da Informa o Dado e informa o Import ncia da informa o Sistema de Informa o um conjunto de procedimentos logicamente organizados entre si informatizados ou n o que visa o tratamento de todos ou parte dos dados de uma empresa transformando os em informa o Toda a empresa possui um Sistema de Informa o mesmo que prec rio pode
23. Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 58 Melhorar o relacionamento com os clientes s Continua o Mas nos dias de hoje podemos ir mais al m As TIC podem ajudar efectivamente a conhecer melhor e mais rapidamente os clientes e suas necessidades A utiliza o de sistemas de recolha de informa es d vidas prefer ncias e gostos dos clientes a partir de meios tais como e mail ou o site da empresa e o consequente tratamento informatizado desses dados vai permite tra ar o perfil dos clientes e antever as suas necessidades antes que a concorr ncia o fa a As TIC podem tamb m facilitar o atendimento dos clientes e fornecer lhes informa es de maneira automatizada e r pida atrav s de servi os virtuais de atendimento help desk suporte de produto on line atendimento a clientes pela Internet e outras formas de atendimento a distancia Estas novas formas de atendimento aliadas a sistemas capazes de compor e enviar automaticamente respostas personalizadas para mensagens recebidas a partir do web site e a aplica es para composi o de FAQ Frequently Asked Questions Quest es Frequentes autom tico a partir de d vidas enviadas pelos clientes contribuem para uma maior rapidez e efic cia nas rela es com os clientes A partir da an lise do fluxo de visitantes aos seus sites pode usando sistemas para identificar padr es nas actividad
24. Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 40 Instala o Opera es pr vias Instala o Antes de iniciar a instala o deve fechar todos os programas que estiverem abertos no seu computador incluindo rotinas antiv rus residentes na mem ria e tamb m a Barra do Office Insira o CR ROM ou disquete do Gestwin e espere que o programa de instala o se inicie Seleccione a op o Instalar o Gestwin e confirme com o bot o lt OK gt e lt Continue gt nas v rias janelas que v o aparecendo at ao fim da instala o Nessa altura aparece uma imagem de um PC na qual deve carregar para dar por finda a instala o Esta instala o num nico PC designa se por Instala o Servidor Monoposto A partir desta instala o num PC servidor poder instalar noutros PC dessa rede clientes usando o assistente de instala o em rede Verifique o menu Iniciar Programa do Windows onde deve agora existir a op o Gestwin a partir da qual pode iniciar sempre que necess rio a execu o do programa Pode se preferir criar um atalho no desktop Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 41 Inicializa o e Parametriza o Fases Registo do Gestwin Parametriza o da empresa Acesso ao programa Parametriza o funcional Quando executar o programa pela primeira vez vai ter de realizar alguma
25. H alguns requisitos m nimos necess rios para que se possa instalar o Gestwin no seu computador e Pentium 133Mhz 64Mb de Mem ria RAM Unidade de CD ROM Impressora Rato 30MB espa o livre em Disco Sistema operativo Windows 95 98 NT Fa a c pias de seguran a com a frequ ncia m nima de uma semana Uma c pia de seguran a consiste em salvaguardar os dados do programa em suporte magn tico adequado para que numa eventualidade de perda total ou parcial estes possam ser recuperados S disp e de tr s tentativas para os indicar ap s as quais o programa encerra automaticamente Escreva os num papel e guarde num lugar seguro O Gestwin disp e de um m dulo de Ajuda acess vel atrav s da Barra de M dulos Nesse m dulo existe o comando Ajuda o qual constitui um manual on line de f cil consulta Tamb m pode premir a tecla lt Fl gt sobre uma janela e automaticamente surgir no ecr a p gina da ajuda correspondente janela onde se encontra Defina essa janela na altura em que proceder parametriza o do funcionamento ou mais tarde no m dulo Utilit rios Parametriza o Funcionament o Gerais 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 46 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 47 Solu o para o Cen rio Como proceder Para come ar a trabalhar com o programa de gest o escolhido para apoiar este proje
26. Tecnologias da Informa o e Comunica o Manual N 5 Curso de Microcr dito Financiado por dE FUNDA O CALOUSTE GULBENKIAN Parceria com Millennium BCP Produ o da a Audax e q PE oRmenn INSTITUTO EUROPEU de Empres rios e Gestores Origem Orienta o da colec o UNIAUDAX FORMEDIA Propriedade e direitos de autor Autoria FICHA T CNICA Este manual faz parte de uma s rie de manuais concebidos em 2006 para preparar empres rios que trabalham com apoio a Microcr dito Esta colec o orientada pela UNIAUDAX e pela FORMEDIA Liderou os trabalhos Eduardo Cruz AUDAX Empreendedorismo e Empresas Familiares Criado em Julho de 2005 pelos Associados Fundadores INDEG ISCTE e ICAT FCUL o AUDAX teve a sua origem na P s gradua o Empreendedorismo e Cria o de Empresas actualmente na sua 5 Edi o e tem como miss o estudar e promover o esp rito empreendedor e intervir junto de potenciais empreendedores e empres rios de organiza es de natureza familiar As principais actividades do Centro abrangem reas como a investiga o consultoria eventos publica es forma o e promo o e acompanhamento de ve culos de investimento como o caso do fundo de capital de risco FIQ Universitas http www audax iscte pt FORMEDIA Instituto Europeu de Forma o de Empres rios e Gestores uma empresa de forma o de executivos especializada em e Learning
27. a Informa o e Comunica o 89 Gerir Pagamentos e Recebimentos Continua o Exportar Ordena o Listagens Estat sticas Esta op o dispon vel no Menu Auxiliar permite extrair dados para ficheiros de formato standard tais como folhas de c lculo A exporta o pode ser total ou parcial Neste segundo caso use a fun o filtrar para isolar previamente o conjunto de registos que pretende exportar E poss vel visualizar os documentos por ordem Ascendente ou Descendente dos c digos s rie n documento Para o efeito utilize essas duas op es existentes no Menu Auxiliar Pode definir listagens usando o bot o Listagens da Barra de Opera es As opera es e op es dispon veis s o as mesmas existentes no m dulo Factura o Est o dispon veis listagens simples listagem de documentos j imprimidos de documentos n o imprimidos listagem de documentos anulados e di rio de pagamentos O di rio de pagamentos faz a distribui o do valor de cada documento de pagamento pelos respectivos documentos de factura o No fim pode fazer a pr visualiza o da listagem antes de escolher se pretende imprimir ou exportar carregando nos bot es existentes para o efeito A Estat stica de Documentos de Pagamento calcula os valores acumulados por m s dos documentos de pagamento Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comun
28. a os movimentos de entrada e sa da de artigos registados em C C No fim pode fazer a pr visualiza o da listagem antes de escolher se pretende imprimir ou exportar carregando nos bot es existentes para o efeito A Estat stica de Contas Correntes permite analisar a import ncia dos clientes ou fornecedores no quadro dos movimentos de C C e proporciona tamb m a an lise comparativa de resultados entre dois anos consecutivos No caso dos Stocks a estat stica mostra para os artigos seleccionados durante o per odo escolhido os pre os m dios de custo e de venda as quantidades movimentadas os seus valores e a percentagem da diferen a entre a compra e a venda A an lise pode abranger o universo completo ou apenas um grupo consecutivo de c digos de clientes fornecedores ou artigos A informa o pode ser visualizada graficamente e imprimida Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 92 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 93 Recomenda es para a Ac o Introdu o Aqui apresentamos uma Ficha de Recomenda es para a Ac o N Recomenda o Sugest o _ Correc o de documentos No caso de engano na cria o de um de pagamento documento de pagamento prefer vel anular o documento do que edit lo e eliminar todos os lan amentos le
29. ade de um ataque externo e portanto que a Tecnologia insegura Mas com a adop o de procedimentos de seguran a simples pode se ajudar a minimizar os riscos e os problemas ser o praticamente eliminados A tecnologia hoje encarada como uma mat ria prima ou um bem de grande consumo indispens vel assim como a electricidade ou o petr leo seja qual for o tipo de actividade Dizer que a Tecnologia dispens vel no meu neg cio um absurdo actualmente Concluindo se antev que a tecnologia pode trazer benef cios para o seu neg cio o retorno vai seguramente compensar os investimentos A adop o das novas tecnologias sempre um marco significativo na vida de uma organiza o pois favorece a competitividade e a abertura de novas janelas capazes de conseguirem guiar as organiza es ao sucesso Mas n o basta investir em tecnologia preciso introduzir inova o nos processos e mudar as mentalidades dos empres rios O resultado final ser mais produtividade e custos mais baixos para o seu neg cio Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 21 Benef cios da Utiliza o das TIC nas Empresas Continua o Vale a pena investir Vantagens do investimento Resultados Se pensa que as tecnologias s o um custo desnecess rio para a sua empresa vamos tentar mostrar que quando bem aplicados os recursos tecnol gi
30. air do Programa Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 48 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 49 Introdu o Quest o n 1 Quest o n 2 Quest o n 3 Quest o n 4 Quest o n 5 Exerc cios para Resolver Aqui se apresentam algumas quest es para aplicar a estrat gia e confirmar que domina os objectivos de aprendizagem do cap tulo poss vel utilizar o Gestwin em mais do que um posto de trabalho Um desses postos pode ser um POS Qual a forma mais r pida de navegar entre os diferentes m dulos do Gestwin Porque importante memorizar o nome e palavra chave necess rios para entrar no programa O que fazer quando tenho uma d vida sobre a utiliza o do Gestwin Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 50 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 51 Cap tulo 3 Gest o de Clientes Fornecedores e Produtos Conte dos Este cap tulo apresenta os seguintes t picos Estrat gia Gest o de Clientes Gest o de Fornecedores Gest o de Produtos e Stocks Recomenda es para a Ac o Solu o para o Cen rio O Curso de Microcr dito Funda o Caloust
31. as o mais poss vel O dinheiro investido em exist ncias n o rende nada Tente gerir os stocks just in time e s beneficiar a sua tesouraria Se possuir diversos empr stimos compare as taxas e as condi es Possivelmente poder consolidar dois ou mais empr stimos num s com uma taxa inferior e aumentar o fluxo de tesouraria Os problemas de tesouraria associados aos maus pagadores devem ser evitados desde o princ pio E melhor livrar se desses clientes antes que comecem a dever lhe dinheiro Ofere a incentivos aos clientes para que paguem rapidamente A grande maioria das pequenas empresas pode reduzir o tempo de pagamento ao oferecer um desconto de pronto pagamento Pode tamb m reduzir as despesas que pendem sobre a tesouraria efectuando trocas de bens e servi os com os seus credores ou devedores Como j vimos as empresas despendem actualmente muito tempo recursos e dinheiro no seu processo de factura o Esta situa o agrava se quanto maior for o volume de facturas di rias emitidas recebidas pela empresa O papel as impress es os envelopes as taxas de envio a elevada probabilidade de a factura chegar atrasada ao seu destino ou mesmo ser extraviada resultam num enorme custo As solu es de transac o electr nica de documentos revestem se neste mbito de uma elevada import ncia E poss vel reorganizar todo o processo de emiss o recep o e confer ncia de facturas com a utiliza o da In
32. clientela exigente com grande poder de compra e em geral bem informada Estes clientes gostam de ser tratados de uma forma individual e diferenciada querem ser compreendidos querem dispor da possibilidade de interagirem com a empresa em qualquer altura usando os canais de comunica o da sua prefer ncia e conveni ncia Esperam por parte da empresa um servi o mais conveniente maior rapidez disponibilidade e flexibilidade Se estes requisitos n o forem satisfeitos facilmente procuram alternativas na concorr ncia essencial para o crescimento e sucesso da empresa reter os clientes e parceiros actuais bem como procurar novas oportunidades de potenciar a sua rela o com estes Assim fundamental que a informa o referente a cada cliente se encontre centralizada e acess vel a todos os que possam necessitar dela tornando poss vel e Saber mais sobre o cliente e Segmentar compreendendo o que os distingue e do que necessitam e Definir os perfis dos com maior probabilidade de fideliza o e Diferenciar os mais rent veis e os menos rent veis e Planear a melhor forma de interac o com eles Existem actualmente no mercado solu es de gest o do relacionamento com o cliente ou CRM Customer Relationship Management que permitem partilhar a informa o sobre os clientes de uma forma muito alargada dentro da empresa com a finalidade de os atender reconhecer e tratar em tempo real um m todo sobretudo til
33. cos v o ajud lo a reduzir custos tornando a sua empresa mais eficiente e produtiva Mas afinal quais s o as vantagens de uma micro empresa em investir os seus poucos recursos em tecnologia Ser que vale mesmo a pena Vejamos alguns argumentos que o v o ajudar a decidir e a perceber que ao investir em tecnologia pode melhorar a competitividade da empresa A informatiza o hoje o meio mais eficiente para reduzir os custos Com a automatiza o dos processos manuais poupa se tempo e dinheiro Ao automatizar essas tarefas vai gastar menos tempo em certas actividades o que quer dizer que a produtividade aumenta E isso pode fazer a diferen a perante os seus concorrentes A tecnologia se bem aplicada ajuda a sua empresa a atender melhor os seus clientes Desde sistemas sofisticados de atendimento ao cliente conhecidos pela sigla de CRM at coisas simples como a utiliza o do e mail s o ferramentas que melhoram o atendimento ao cliente A Internet hoje uma ferramenta essencial para a comunica o com parceiros de neg cios e clientes fundamental para reduzir custos ajuda a atender melhor o cliente e promove a integra o dos neg cios de forma r pida e barata Vender pela internet ou realizar transac es electr nicas j n o um exclusivo das grandes empresas Para uma empresa alcan ar bons resultados utilizando as tecnologias de informa o n o basta comprar os equipamentos e p los a funcionar
34. cto o Gestwin o respons vel da Trilho vai seguir estes passos 1 Come ar por verificar se pode instalar o Gestwin no computador que possui ou se precisa de comprar novo equipamento ler Ficha de Recomenda es para a Ac o Fechar todas as aplica es que possam estar abertas no computador Instalar o programa de acordo com o conte do do t pico Instala o 4 Iniciar pela primeira vez o programa a partir do menu Iniciar do Windows ou se tiver optado por criar um atalho no desktop a partir deste atalho 5 Proceder ao Registo do Gestwin de acordo com o t pico Inicializa o e Parametriza o 6 Proceder Parametriza o da Empresa 7 Escolher e introduzir o nome do utilizador e a palavra chave necess rias sempre que acede ao programa 8 Proceder Parametriza o Funcional So 1 Est agora em condi es de utilizar o programa mas previamente conveniente analisar as suas funcionalidades Para isso leia o ponto Navegar no Gestwin e experimente as diferentes op es Barra de M dulos Barra de Atalhos Movimenta o entre janelas activas Sistema de Menus Entre num dos m dulos por exemplo Clientes veja a Barra de Atalho e aceda ao Menu Auxiliar seguindo as instru es do t pico com o mesmo nome Experimente abrir outra janela por exemplo do m dulo Fornecedores e movimente se entre uma e outra janela Finalmente para sair do programa escolha uma das alternativas apresentadas no ponto S
35. diqu dran 57 Gest o de Chent Sss do ine i a aie O RR e Ea a aS 60 Gest o de Fornecedores am itara sis paris dal aseena EEK SEE EEEE aSa a SEEE heanas 63 Gest o de Produtos E SOCkS a das aaa aa CAR ad o 64 RECOMIENdA ES para a ACCOR A A E 67 Solu o para O Cen rio jjessessasdas assine tiadsiesiina cediadas colinas Eisi sing da cedia da asda adiada renda 69 Exercicios para RESOIVEL quitada ess a pi Id LI pd A ssa 71 Capitulo Aiens a a E Rr E T A E E E DR OE E Spa 73 Factura o Pagamentos Recebimentos e Contas Correntes erre 73 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo sis sstessmisessopgantets coreseistaaiosns aa pato sacas ig nona cem ctadia 75 CEN RIO EET TT SAAI a t R EE E E O EET PEE A ETE E eE 79 Emiss o de Documentos de Factura o eeeeeeessessseeeeeessssssseeereeeessssssereeeeessssssseerees 81 Gerir Pagamentos e Recebimentos sisssissara assess anseia cesssanpsndns atada tenso insana Casca assada 86 Contas Correntes a se aaa SD a aaa 90 R c mendac es para a ACOIO sa ad de a e 93 Solu o para O CEN rIO s siisi eiis ii Ei dias ARTER EEE E EER E KTE KE EEKE EREKE 95 Exercicios para RESOIVCE ac nas eneon ALEGAR ASS ONT DT Aran 97 Bibliografia e Weborafia iss ternas ds had bol n SUL O U at AL US 99 Tecnologias da Informa o e Comunica o O Desafio das Novas Tecnologias S ntese do Manual A sociedade moderna est a produzir a um ritmo impressionante uma quantidade de novos conh
36. dos Mesmo as empresas de pequena dimens o lidam diariamente com a emiss o e recep o de centenas de documentos que se reflectem inevitavelmente em custos elevados em papel processamento impress o envelopes e taxas de envio de correio Em qualquer neg cio facturar os clientes atempadamente e gerir as opera es de pagamentos s o fundamentais para manter uma boa situa o financeira O recurso a solu es que permitem a automatiza o desses processos reveste se de uma elevada import ncia na medida em que promovem a produtividade e efici ncia empresarial No final deste cap tulo o formando dever saber Registar e emitir documentos de factura o Gerir pagamentos e recebimentos Contas correntes de clientes e fornecedores e stocks Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 76 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 77 Introdu o Cen rio A Trilho tem um problema com a factura o O tratamento das facturas ainda totalmente manual Como se trata de uma tarefa desmotivante considerada repetitiva e enfadonha sempre adiada e muitas vezes esquecida S quando o dinheiro em caixa come a a faltar que se lembram de facturar Al m disso perde se muito tempo e dinheiro a emitir e expedir facturas quando poderiam estar a fazer ta
37. e Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 52 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 53 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo Introdu o Em qualquer neg cio a satisfa o dos clientes a efic cia e rapidez no processo de compra e a gest o de stocks s o fundamentais para aumentar a competitividade e racionalizar custos Neste cap tulo vai aprender a gerir clientes fornecedores e stocks usando o programa de gest o Gestwin Objectivos de No final deste cap tulo o formando dever saber aprendizagem Criar e manter actualizadas as fichas de clientes Criar e manter actualizadas as fichas de fornecedores Criar fichas de produtos e manter actualizados os stocks Visualizar alterar e eliminar uma ficha j existente Pesquisar filtrar exportar e imprimir esses dados Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 54 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 55 Introdu o Cen rio A Trilho tem poucos clientes ainda menos fornecedores e o n mero de servi os oferecido reduzido Actualmente consegue fazer uma gest o manual apoiando se tamb m na utiliza o de uma folha de c lculo Mas o neg cio est a expandir
38. e carregar neste bot o e de seguida confirmar ainda a anula o Depois de anulado o documento n o desaparece fisicamente permanece no m dulo mas exibido na cor vermelha Procurar Esta fun o permite a pesquisa de documentos baseada nos seguintes campos n documento data do documento data do vencimento c digo terceiro nome terceiro total V N documento vendedor zona descri o detalhes c digo de artigo n s rie Ap s a procura ser seleccionado o documento que satisfaz as condi es Esta fun o acess vel a partir da op o Procurar do Menu Auxiliar Filtrar Se pretende seleccionar n o um s mas sim um conjunto de registos que correspondam a determinadas condi es deve utilizar a op o Filtrar do Menu Auxiliar Exportar Esta op o dispon vel no Menu Auxiliar permite extrair dados para ficheiros de formato standard tais como folhas de c lculo A exporta o pode ser total ou parcial Neste segundo caso use a fun o filtrar para isolar previamente o conjunto de registos que pretende exportar Ordena o E poss vel visualizar os documentos por ordem Ascendente ou Descendente dos c digos s rie n documento Para o efeito utilize essas duas op es existentes no Menu Auxiliar Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 85 Emiss o de Documentos de Factura o Continua o
39. e dirigir este processo Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 19 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e Comunica o nas Micro Empresas Continua o Conclus es finais Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP Os sistemas de informa o s o nos tempos actuais uma rea fundamental da gest o das empresas da qual podem decorrer vantagens competitivas Contudo se n o lhes for dado o tratamento adequado podem limitar o desenvolvimento ou mesmo a viabilidade do neg cio Esse problema agudiza se nas pequenas empresas nas quais importante que os investimentos tecnol gicos sejam produtivos e gerem retorno financeiro desde o primeiro instante uma vez que imperativo para elas realizar o neg cio mais eficientemente Para obter sucesso num processo de mudan a tecnol gica necess rio previamente determinar as caracter sticas do mercado e a sua evolu o o relacionamento da empresa com o meio envolvente e definir os objectivos do neg cio A partir do conhecimento desses objectivos estabelecer as informa es e os processos necess rios para os atingir para finalmente conhecendo a tecnologia dispon vel escolher a solu o mais adequada e obter o retorno do investimento 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 20 Benef cios da Utiliza o das TIC nas E
40. ecer a distribui o dos produtos pelos armaz ns os stocks existentes para cada produto e liga o ao m dulo de encomendas Muitas das funcionalidades s o semelhantes s descritas no m dulo Clientes pelo que s vamos referir as espec ficas deste m dulo Os dados sobre produtos encontram se repartidos por 10 fichas Dados gerais outros stocks armaz ns fornecedores moedas compostos substitutos n de s rie imagens Esta ficha cont m os elementos de identifica o do produto c digo descri o tipo pre os Tal como na ficha de Clientes e Fornecedores existe um bot o com uns bin culos que acede fun o de Procura e um bot o de C pia que na cria o de um novo produto possibilita a c pia integral de todos os dados de um outro produto j existente Dados sobre unidade de medida e de factura o do produto assim como caracter sticas f sicas e ainda quantidade encomendada por a clientes fornecedores Informa es sobre stocks m ximo m nimo actual entradas e sa das de stock e respectivo pre o e data elementos obtidos por via da factura o Esta ficha cont m informa o sobre a distribui o do stock pelos armaz ns bem como do seu valor calculado com base no pre o de custo m dio Esta ficha guarda automaticamente o ltimo registo de fornecimento deste artigo e para cada fornecedor Esta ficha permite criar descri es alternativas noutras l nguas para os artigos Nesta fic
41. ecimentos e tecnologias frutos da crescente evolu o cient fica e de uma maior globaliza o Nesta mudan a social e tecnol gica a informa o eficaz e precisa assume um papel de destaque no desenvolvimento e sustenta o das empresas No actual contexto de mercado a informa o tornou se um recurso estrat gico para qualquer empresa Esta para ser competitiva obrigada a saber utilizar e gerir a informa o de forma a criar valor acrescentado e promover o desenvolvimento do neg cio Conceitos como Tecnologias da Informa o e Comunica o TIC Computador Internet Multim dia e muitos outros fazem parte da nossa realidade a n vel das empresas e mesmo a n vel pessoal Contudo a deten o da tecnologia quer falemos de equipamentos quer de programas n o representa em si mesma uma vantagem competitiva para a empresa De facto a utiliza o da tecnologia pela tecnologia infrut fera O que realmente faz a diferen a a forma como se conseguem aproveitar as funcionalidades disponibilizadas para criar uma maior efic cia e efici ncia na realiza o das tarefas inerentes gest o da empresa Para tal qualquer empres rio necessita de conhecer as potencialidades das v rias solu es tecnol gicas dispon veis no mercado e dispor de alguns crit rios que lhe permitam escolher a mais adequada aos objectivos da empresa Por ltimo necessita de saber utiliz las n o s nas tarefas j conhecidas mas tamb
42. eeeeeeeererererar er aaaeaearees 23 Recomenda es para a AC O q sapata ass hanosa aaa eorr deene O a nro Sa nah a Ee asso Dan Guias 21 Solu o para 0 Cen rios sos nd ea e Pa a e E a 29 Exercicios para resolver casadas ias Lo ETR LENGAN DA SERIA DIA SOCO Ea E Enio dando EEEE oiee 31 Oraii AON o RAR RR UR GRU RR RU RR STAR RR AR RR 33 Instalar e iniciar o Programa de Gest o ii iierreeeeceeeeerrerer era nanaaaaarrreranana 33 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo sssssseeeeeeeesssssesereeesssssseerereessssssserreeeessssseee 35 Cen rio sabias ed ab E d e a SE e 37 Estrat gia quantias area piadas caes aaa a RAL AU Sata 39 TNSERIA O 1 rara nro Ra Ra E cad A RC CAR RN A 40 Inicializa o e Parametriza o asstasiaia OE E A Sia SAE 41 Funcionalidades e Navega o entre Class quase apisaoa apena da A SNIS a SUAS UNA Aa ap aaa 43 Recomenda es para AAC O ss sussa guias nri igi dO Usada da Dines espa ane 45 Solu o para 0 CEN rio sssi gs a actuais EER C EE E comenta TEK EEE EES R N Ei 47 Exercicios pata Resolyefini niassa as o a E E S A AIE E AaS 49 Capitulo g ea eaan a e a a a RR EUR a a 51 Gest o de Clientes Fornecedores e Produtos s ensssnsssesssenssesssesssesssereseresersssreseersenssersseens 51 Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo os spssecessissesoriasnocedapesisa ass saconanapeds css isagenaha sacas ses 53 CONAN suas pls e ia IS na DS SD a S 55 ESA ea ni A a in a dai da ls dei
43. es desses utilizadores identificar comportamentos de compra e construir perfis para cada visitante A partir da an lise dos emails entrados poss vel tamb m implementar sistemas de work flow ou seja encaminhamento autom tico de tarefas para os respons veis certos na empresa aumentando a rapidez nos pedidos dos clientes Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 59 Melhorar o relacionamento com fornecedores A import ncia da gest o de stocks s Continua o Se analisarmos os processos de compra existentes nas empresas verifica se que h muitas actividades que podem ser questionadas e melhoradas e as TIC podem dar uma preciosa ajuda Pode se reduzir o pre o da aquisi o dos bens se alargarmos o universo de fornecedores Consultando os electronicamente e mesmo recorrendo a leil es electr nicos podemos melhorar ainda mais os pre os de compra Diminuir a circula o de papel usando solu es de work flow deixando de usar o fax para envio de ordens de encomenda reduzindo a comunica o por telefone para saber o estado da encomenda substituindo os pelo uso do e mail outra melhoria que se pode adoptar E ainda poss vel agilizar o processo de contacto com os fornecedores disponibilizando atrav s da Internet acesso s suas contas correntes e ao estado das suas facturas O objectivo realizar o mais poss vel a
44. gerais dados comerciais e outros dados Estes dados s se introduzem uma vez sendo usados em todos os documentos posteriormente gerados pela aplica o Dados gerais s o usados para identifica o e contacto tais como o n mero de cliente o nome morada telefone etc O n mero de cliente sequencial e atribu do automaticamente pelo programa e funciona como c digo de cliente Os dados comerciais s o os necess rios essencialmente para factura o S o os dados essenciais expedi o local de descarga e uma zona de observa es Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 61 Gest o de Clientes Continua o Alterar dados Visualizar Eliminar uma ficha Pesquisar Filtrar Exportar Para actualizar os dados referentes a um cliente j existente basta carregar no bot o Alterar existente na Barra de Opera es Acede ficha do cliente seleccionado na janela do browser e pode ent o alterar os itens pretendidos tamb m poss vel aceder a esta fun o a partir do menu Auxiliar que se pode invocar com o bot o direito do rato sobre o registo pretendido H ainda uma hip tese de executar esta fun o Basta fazer duplo click no registo do cliente no browser Se pretende ver s a ficha de um cliente sem a possibilidade de alterar os dados escolha a op o Ver Ficha do Menu Auxiliar O bot o Anular ex
45. ha regista se a composi o de artigos compostos indicando os c digos dos seus componentes descri o dos artigos componentes e respectivas quantidades Continua 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 65 Gest o de Produtos e Stocks Continua o Substitutos N de S rie Imagens Fun es dispon veis Tabela de artigos substitutos e tem de ser preenchida manualmente Se a op o Sugerir for activada nesta ficha e se o artigo que se pretende facturar tiver um stock inferior ou igual a zero ent o na factura o ser exibida a lista de substitutos Esta tabela ideal para quem faz a gest o de stocks por n de s rie Cont m a identifica o visual do artigo atrav s de um ficheiro BMP As fun es dispon veis no m dulo Stocks s o em tudo semelhantes s do m dulo Clientes pelo qual dispensamos a sua apresenta o detalhada poss vel Criar Alterar Eliminar Visualizar Procurar Filtrar Exportar definir Listagens e Etiquetas e Estat sticas tal como no m dulo anterior No Menu Auxiliar h duas novas opera es exclusivas deste m dulo e que permitem Actualizar Pre os e Margens dos produtos Para al m da listagem simples de Produtos e Stocks id nticas s dos m dulos anteriores existem outras espec ficas deste m dulo tais como Ficha de Produtos Compostos Valoriza o de stocks Exist ncias em Armaz m Ruptura de Stocks Pre os Custo Venda M dios e Listagem de Monos
46. ias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 12 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 73 Cap tulo 4 Factura o Pagamentos Recebimentos e Contas Correntes Conte dos Este cap tulo apresenta os seguintes t picos Obos de Aprendizagem do Cap tulo Cerio fomos Estrat gia Emiss o de Documentos de Factura o Gerir Pagamentos e Recebimentos Contas Correntes Recomenda es para a Ac o Solu o para o Cen rio Exerc cios para Resolver Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 14 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 15 Introdu o Objectivos de aprendizagem Objectivos de Aprendizagem do Cap tulo O aumento da produtividade das reas administrativa e financeira das empresas depende da capacidade de eliminar tarefas morosas de baixo valor acrescentado e de fomentar a utiliza o de ferramentas que permitam a automatiza o de processos Grande parte do tempo e recursos financeiros dispendidos pelas empresas s o dispendidos no tratamento do processo administrativo de factura o que obriga a um conjunto de tarefas manuais desde a introdu o de dados no sistema inform tico impress o e envio por correio de facturas e outros documentos relaciona
47. ica o 90 Contas Correntes M dulo de contas correntes Movimentos de contas correntes de clientes e fornecedores Movimentos de contas correntes de artigos Alterar e visualizar Procurar Filtrar Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP Este m dulo mant m o hist rico de todos os movimentos de conta corrente de Clientes Fornecedores ou Stocks bem como os seus valores e ou quantidades acumulados Atrav s do bot o Conta Corrente da Barra de Opera es acede se C C de qualquer cliente fornecedor ou artigo podendo efectuar buscas e observar o hist rico entre duas datas Uma vez dentro do m dulo aparece uma nova barra com tr s fun es Movimentos Listagens e Estat sticas Os movimentos registados em conta corrente podem ser de dois tipos Documentos de Factura o ou Pagamento e os movimentos criados directamente neste m dulo Para efectuar lan amentos directamente em qualquer conta corrente tem de utilizar a fun o Movimentos e o Menu Auxiliar acess vel a partir do bot o direito do rato Os movimentos da C C de artigos s o simples lan amentos na C C de stocks permitido actualizar o stock dos artigos movimentados bem como a distribui o por armaz ns ou a sua transfer ncia entre armaz ns Os movimentos poss veis s o Entrada ou Sa da de Artigos Composi o ou Decomposi o de Artigo Transfer ncia de Armaz m Todos os movimentos das C C podem
48. icrocr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 60 Gest o de Clientes Introdu o ao m dulo de clientes Criar uma nova ficha de cliente Dados gerais Dados comerciais Outros dados Quando se acede ao m dulo Clientes aparece no ecr o ficheiro de clientes em modo browser isto em formato de tabela apresentando em cada linha um registo de cliente e em coluna os diferentes campos item respeitante a cada cliente A navega o dentro do ficheiro torna se muito simples pois podem utilizar se as setas direccionais do cursor as teclas de Page Up e Page Down e o sistema de elevadores direita do ecr As opera es sobre o ficheiro de clientes encontram se divididas entre a barra de opera es e o menu auxiliar que se pode invocar com o bot o direito do rato quando executado sobre a janela do browser Muitas das fun es encontram se duplicadas tanto na barra de opera es como no menu auxiliar e pode escolher se qual utilizar nessa ocasi o mas outras opera es s se encontram dispon veis no menu auxiliar Para fechar o browser clique no bot o Fechar no topo direita da janela ou use a tecla lt ESC gt Basta carregar no bot o Novo existente na Barra de Opera es e preencher os dados referentes a cada cliente Tamb m pode usar o menu Auxiliar e escolher a op o Novo Cliente Os dados encontram se repartidos por tr s fichas Dados
49. iodicidade das encomendas os produtos que deixou de encomendar etc s o informa es fundamentais para responder s suas necessidades e mesmo antev las Um bom programa de gest o ao cruzar todas essas informa es permite gerar um perfil detalhado das prefer ncias dos clientes e ajudar a lidar melhor com eles Numa micro empresa fundamental reduzir custos associados ao processo de compra para manter a competitividade Para isso necess rio gerir a cadeia de fornecimento desde o pedido inicial at recep o dos materiais de forma a poder produzir se qualquer produto a um custo inferior aumentando os seus proveitos A exist ncia de um programa de gest o que abranja a gest o de fornecedores permite melhorar a rela o com os fornecedores e aumentar a efici ncia operacional e diminuir custos Ter um sistema que forne a informa o completa do produto ao n vel de quantidade pre o custo vendas encomendas e reservas de forma a optimizar o investimento nas exist ncias e minimizar os riscos por falta de produtos para responder a encomendas importante em qualquer empresa Um sistema de gest o de stocks contribuir para o aumento das margens de comercializa o e para a satisfa o dos clientes ao reduzir tarefas de expediente custos e falta de informa o de gest o Finalmente facilita a an lise da oferta e da procura promovendo uma eficiente e rent vel execu o do plano da empresa Continua
50. istente na Barra de Opera es elimina o registo do cliente que se encontra seleccionado na janela de browser As contas correntes tamb m ser o eliminadas no entanto a factura o n o afectada Esta fun o permite a pesquisa de clientes baseada em condi es especificadas Ap s a procura ser seleccionado o primeiro cliente que satisfaz as condi es Esta fun o acess vel a partir da op o Procurar do Menu Auxiliar Se pretende seleccionar n o um s mas sim um conjunto de registos que correspondam a determinadas condi es deve utilizar a op o Filtrar do Menu Auxiliar Esta op o dispon vel no Menu Auxiliar permite extrair dados para ficheiros de formato standard tais como folhas de c lculo A exporta o pode ser total ou parcial Neste segundo caso use a fun o filtrar para isolar previamente o conjunto de registos que pretende exportar Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 62 Gest o de Clientes Continua o Listagens Etiquetas Estat sticas As Listagens de Clientes constituem uma poderosa ferramenta na transforma o dos dados em informa o importante para uma gest o eficaz Esta transforma o deve se em grande parte s opera es de filtragem e exporta o j referidas Pode definir uma listagem usando o bot o Listagens da Barra de Opera es A janela que surge concentra al
51. mentos e recebimentos Finalmente usando as funcionalidades descritas no t pico Contas Correntes pode controlar em qualquer momento as posi es dos Clientes e Fornecedores e cruzar alguns desses dados facilitando a gest o da tesouraria Contudo para atingir maior performance a n vel da gest o da tesouraria recomenda se a implementa o a curto prazo de um processo de factura o electr nica atrav s da Internet com as seguintes vantagens e Entrega imediata das facturas e Redu o dos custos de impress o prepara o e envio de facturas e Resolu o de conflitos em tempo real e Conhecimento imediato da situa o das facturas e Redu o dos custos de arquivo de facturas e Controlo completo do processo de Recebimento e Pagamento Para al m das vantagens a n vel administrativo e financeiro pode trazer tamb m vantagens estrat gicas pois aumenta a efic cia de comunica o com o cliente promove a sua posi o e imagem no mercado podendo mesmo gerar novas oportunidades de neg cio com parceiros estrat gicos Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 96 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 97 Exerc cios para Resolver Introdu o Aqui se apresentam algumas quest es para aplicar a estrat gia e assim confirmar que domina os objectivos de
52. mpre que quiser fazer um novo documento de pagamento alterar ou anular um j existente n o se esque a de seleccionar previamente a op o correcta na caixa Ver Documentos de No passo seguinte tem de seleccionar o tipo de documento a criar O Gestwin fornecido com os documentos de factura o base Como cada gest o um caso poss vel que tenha de alterar algum par metro ou mesmo criar outros documentos de pagamento Os documentos base de Factura o de Clientes s o Factura Venda a Dinheiro Nota de Cr dito Nota de D bito Guia de Remessa Os documentos base de Factura o a Fornecedores s o Factura Devolu o Nota de Cr dito Nota de D bito Cada tipo de documento afecta de forma espec fica os m dulos de Stocks Contas Correntes Estat sticas e anda actualiza quantidades em Armaz m pre o de custo ou desconto Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 82 Emiss o de Documentos de Factura o Continua o Cabe alho Nesta zona do documento vai introduzir o n de s rie e o n mero do documento nome do cliente fornecedor a data de emiss o A numera o autom tica e sequencial e a nica restri o que existe na data de emiss o N o pode emitir um documento de um dado tipo com uma data anterior do ltimo documento j emitido do mesmo tipo Se n o souber os dados do terceiro clien
53. mpresas Investir nas tecnologias Argumentos a favor Benef cios para a empresa As ferramentas de inform tica est o ao alcance de qualquer empresa de qualquer dimens o N o us las significa perder a oportunidade de crescer Adopt las de forma adequada dar vantagens aos seus investimentos e resultados para o seu neg cio O principal argumento usado pelas micro e pequenas empresas para evitar a utiliza o da tecnologia no seu neg cio o custo Nas empresas pequenas com poucos recursos e sem capacidade de altos investimentos a tecnologia sempre foi considerada um custo desnecess rio Mas a raz o para que a sua empresa deixe de pensar em gastar com tecnologia e comece a pensar em investir em tecnologia simples ela deixou de ser exclusiva das grandes organiza es A r pida evolu o e a competi o entre os principais fornecedores fazem com que os pre os n o parem de baixar A ideia que a Tecnologia cara deixou de ser verdadeira h muito tempo Actualmente o software mais amig vel ou seja os programas est o mais f ceis de usar e s o mais intuitivos Dizer que a Tecnologia dif cil falso Hoje em dia a Tecnologia n o requer manuten o nem know how internos empresa H no mercado ofertas de servi os de instala o implementa o e suporte t cnico com custos muito reduzidos Muitos empres rios defendem a ideia de que com o crescimento da Internet aumentou a possibilid
54. mula o de informa o de forma organizada e acess vel a todos os decisores A tecnologia actual permite aquilo que manualmente se torna hoje imposs vel de conseguir dispor dessas informa es fi veis em tempo til e com o detalhe adequado a cada n vel de decis o Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 18 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e Comunica o nas Micro Empresas Continua o Necessidades de informa o Planeamento do sistema de informa o No in cio da introdu o das novas tecnologias estas eram usadas numa perspectiva administrativa para resolver os problemas de factura o essencialmente A gest o preocupava se em equilibrar as despesas operacionais e com fornecedores com por outro lado as receitas geradas pelos clientes A informa o necess ria para esse tipo de gest o limitava se existente nas bases de dados de clientes e fornecedores Mas a evolu o do mercado obriga as a estarem preparadas para outros desafios As exig ncias dos clientes a carestia das mat rias primas e da m o de obra e o aumento da concorr ncia exigem outras solu es que gerem novas oportunidades Os gestores precisam de um conhecimento detalhado das necessidades e prefer ncias dos seus clientes e se poss vel anteciparem se desenvolvendo novos produtos e servi os precisam de conhecer a sua p
55. na sua empresa de forma a garantir o retorno do investimento realizado na sua aquisi o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 16 A Informa o e as Tecnologias da Informa o e Comunica o nas Micro Empresas Tecnologia e mudan a Os Sistemas de Informa o mais modernos oferecem oportunidades sem precedentes para a melhoria dos processos internos e dos servi os prestados ao consumidor final Contudo conv m esclarecer que os Sistemas de Informa o e os computadores n o possuem poderes m gicos de resolver problemas de gest o racionalizar processos ou aumentar a produtividade Bill Gates no livro A Estrada do Futuro faz o seguinte coment rio Directores de empresas pequenas e grandes ficar o deslumbrados com as facilidades que a tecnologia da informa o pode oferecer Antes de investir devem ter em mente que o computador apenas um instrumento para ajudar a resolver problemas identificados Ele n o como s vezes as pessoas parecem esperar uma m gica panaceia universal Se ou o um empres rio dizer Estou a perder dinheiro melhor comprar um computador digo lhe para repensar a sua estrat gia antes de investir A tecnologia na melhor das hip teses ir adiar a necessidade de mudan as mais fundamentais A primeira regra de qualquer tecnologia utilizada nos neg cios que a automa o aplicada a
56. ndo mesmo ser total ou parcialmente manual A Tecnologia da Informa o manipula as informa es desde a recolha at transmiss o A sua utiliza o aliada aos Sistemas de Informa o gera mudan as no processo de produ o e nas formas de comunica o dentro da empresa Dados s o os elementos conhecidos do problema que se deseja resolver S o portanto brutos oriundos de levantamentos question rios ou pesquisas efectuadas A Informa o resulta do processamento dos dados de forma que tenham significado para o seu receptor possuindo valor real ou percebido relativamente s decis es actuais ou futuras A informa o s tem qualidade quando atende aos seguintes requisitos e Ser fi vel pois as distor es s o mais prejudiciais do que a falta de informa es e Ser gerada em tempo til e Ser compar vel de modo que se possa comparar o planeado com o realizado e Possuir um n vel de detalhe compat vel com as peculiaridades do sector a que deva atender A concorr ncia intensifica se medida que o mercado se desenvolve e com ela a necessidade de melhorar quantitativa e qualitativamente a capacidade de decis o a todos os n veis da gest o Para escolher a melhor op o para a empresa e tomar as decis es rapidamente e com seguran a preciso manipular e relacionar volumes cada vez maiores de informa o Da que seja vital para qualquer empresa a promo o de mecanismos que permitam a acu
57. nte na defini o do comportamento do programa Consiste entre outras na defini o da moeda padr o da impressora padr o da periodicidade com que pretende realizar c pias de seguran a com que ecr inicial deseja abrir o programa H ainda outro tipo de configura es que pode definir tais como a parametriza o dos documentos que pretende emitir mas pode faz lo mais tarde usando o m dulo apropriado Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 42 Inicializa o e Parametriza o Continua o Sair do Para encerrar correctamente o programa h tr s op es programa Utilizar o bot o da barra de m dulos Premir simultaneamente as teclas lt ALT gt lt F4 gt Seleccionar o comando Sair do sistema de menus Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 43 Funcionalidades e Navega o entre elas M dulos Um M dulo uma parte de um programa claramente delimitada que executa um conjunto de fun es relacionadas com um objectivo O Gestwin apresenta os seguintes m dulos Clientes Fornecedores Stocks Factura o Pagamentos Encomendas Caixas e Bancos Letras Vendedores Estat sticas Impress o Tabelas Utilit rios Ajuda Fun es Cada m dulo apresenta todas ou algumas das seguintes fun es ou opera es e Novo Alte
58. o pode melhor la se mantiver o seu computador actualizado se possuir software antiv rus e se seguir algumas boas pr ticas tais como nunca abrir ficheiros suspeitos Utilize a Internet para A utiliza o da Internet nos processos de expandir o neg cio neg cios cria as bases para a redu o de custos para a simplifica o de procedimentos e sobretudo para alcan ar novos mercados O recurso a estas tecnologias extremamente til para a expans o dos neg cios em novos mercados Transmita uma imagem Independentemente da dimens o do seu mais profissional aos neg cio o Web site da sua empresa e o e seus clientes mail s o instrumentos essenciais para comunicar profissionalismo Com um Web site torna a informa o acess vel a uma larga audi ncia Qualquer pessoa ligada Internet pode ver o que a empresa oferece traduzindo se numa forma muito efectiva e econ mica de atrair novos clientes Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 28 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 29 Identifica o dos objectivos An lise da situa o Solu o para o Cen rio Os clientes da Trilho embora poucos s o sobretudo estrangeiros exigentes e que procuram um servi o de excel ncia A empresa tamb m trabalha directamente com algumas ag ncias de viagen
59. o Para cada documento s o visualizados s rie n mero de documento data n mero e nome do cliente fornecedor valor total do documento valor il quido valor do documento antes do desconto financeiro A navega o nesta janela semelhante do m dulo anterior Basta carregar no bot o Novo existente na Barra de Opera es e preencher os dados referentes a cada documento Tamb m pode usar o menu Auxiliar e escolher a op o Novo Documento Os documentos de pagamento dividem se em duas categorias Pagamentos a Clientes Pagamentos a Fornecedores Esta classifica o muito importante Sempre que quiser fazer um novo documento de pagamento alterar ou anular um j existente n o se esque a de seleccionar previamente a op o correcta na caixa Ver Documentos de No passo seguinte tem de seleccionar o tipo de documento a criar lan ar Recibo ou Pagamento a Fornecedor O Gestwin fornecido com os documentos de pagamento base Como cada gest o um caso poss vel que tenha de alterar algum par metro ou mesmo criar outros documentos de pagamento Quer o Recibo quer o Pagamento a fornecedor v o afectar a conta corrente respectiva creditando o valor Nesta zona do documento vai introduzir o n de s rie e o n mero do documento nome do cliente fornecedor a data de emiss o Se n o souber os dados do terceiro cliente ou fornecedor pode usar o bot o de procura com os bin culos Se clicar com o bot o
60. oll 50804 php Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006
61. one e internet Vers es POS e Multiempresa Capacidade de cruzamento de informa o Manual de utiliza o Liga o a Processador de Texto e outras ferramentas Windows Gest o de Utilizadores Salvaguarda autom tica de dados Gest o de Passwords de seguran a AR RR RD RR RR RS RR RR TATS Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 26 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 21 Recomenda es para a Ac o Introdu o Aqui apresentamos uma Ficha de Recomenda es para a Ac o Proteja a sua informa o Em qualquer empresa importante limitar o de neg cio de acessos acesso informa o mantendo privada a n o autorizados informa o sens vel Com um servidor poss vel controlar acessos atrav s da atribui o de permiss es a cada utilizador e evitar o acesso externo indesejado mantendo a rede da empresa segura Proteja o seu sistema Os v rus inform ticos s o programas inform tico dos v rus concebidos para interferir com o funcionamento do computador para registar corromper ou eliminar dados ou propagar se para outros computadores e pela Internet para tornar os computadores mais lentos e criar outros problemas Nada pode garantir a seguran a do seu computador a cem por cento Contud
62. os o mundo das tecnologias A escolha feita por raz es t o obtusas como por ser o programa que o amigo usa porque o vendedor o descreve como o melhor e o nico que se adapta nossa empresa ou ainda simplesmente por ter uns ecr s coloridos e atraentes E aconselh vel consultar um n mero razo vel de fornecedores e conhecer alguns crit rios que o podem ajudar a avaliar as solu es por eles apresentadas A import ncia que o software de gest o assume para o correcto funcionamento da empresa leva a que se deva ter em conta na altura da decis o algumas caracter sticas fundamentais que servir o como crit rios de escolha Embora n o exaustivamente apresentam se de seguida as principais caracter sticas gerais e t cnicas geralmente utilizadas para avaliar e decidir o programa a adquirir Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 24 Escolha de um Programa de Gest o Continua o Caracter sticas Eis algumas caracter sticas gerais que um programa de gest o deve gerais apresentar e Apresenta o das funcionalidades necess rias execu o das actividades relativas gest o e Solu o flex vel que se adapte s necessidades actuais da empresa e evolu o dos seus processos e Fiabilidade de modo a que os utilizadores possam ter confian a nos seus resultados e Facilidade de utiliza o e aprendizagem e De
63. osi o face concorr ncia e melhorar os seus pontos fracos Confrontam se agora com a necessidade de sistemas integrados de extrac o armazenamento tratamento e disponibiliza o de grandes volumes de informa o bem como de acesso a redes de comunica o e informa o dispon vel na Internet Mas nem toda a informa o relevante Sem um planeamento adequado do processo de informatiza o podemos correr o risco de dispor de um amontoado de informa es sem estrutura o que n o v o servir para tomar decis es Um sistema de informa o bem planeado ajuda a melhorar a vantagem competitiva no mercado e permite a identifica o de novas oportunidades e de novos produtos O planeamento do sistema deve come ar pela an lise dos objectivos do neg cio e pelo estabelecimento de um elo entre aqueles e as informa es e os processos necess rios para atingi los com sucesso S as informa es alinhadas com os objectivos da organiza o ser o relevantes e s essas constituem um factor cr tico para a tomada de decis o Na segunda fase deste planeamento define se o perfil tecnol gico pretendido para a empresa e a tecnologia mais adequada para atingir os objectivos do neg cio Para garantia de sucesso imperioso que a adop o de tecnologia de informa o fa a parte integrante da estrat gia geral da empresa A tecnologia deve servir de alavanca para transformar a empresa e os empres rios ter o de entender
64. para o auxiliar neste objectivo constituindo se como ferramenta capaz de dar resposta s necessidades cada vez mais sentidas pelo universo empresarial a necessidade de planear a actividade da empresa tanto ao n vel do seu desempenho comercial como do financeiro Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 25 Escolha de um Programa de Gest o Continua o Caracter sticas O Gestwin um programa de gest o muito intuitivo e f cil de utilizar e do Gestwin instalar De grande facilidade igualmente o processo de convers o de dados de outros programas nomeadamente DBF XLS etc o que torna extremamente f cil e c moda a decis o de deixar de utilizar outras aplica es e passar a utilizar e beneficiar das vantagens que o Gestwin proporciona Est dispon vel em 5 vers es Junior Lite Full Net e Multiempresa sendo sempre poss vel evoluir de uma para a outra aproveitando toda a informa o e indo assim ao encontro das especificidades e necessidades de cada empresa A tabela seguinte apresenta as principais caracter sticas que tornam o Gestwin um programa t o eficaz na gest o comercial duma empresa Rapidez e fiabilidade Facilidade de utiliza o e aprendizagem Funcionamento em Rede Boa interface de utiliza o Boa capacidade de parametriza o Importa o e exporta o de dados Comunica o directa via telef
65. programa quer nos dados registados O programa detecta esses problemas em 95 dos casos e acciona automaticamente esta opera o contudo o utilizador deve efectu la periodicamente ou ap s a detec o dos problemas Sempre que ocorra uma situa o de erro deste tipo deve o utilizador sair do programa e logo ap s entrar executar uma reconstru o de ndices Esta opera o est dispon vel no M dulo de Utilit rios Ferramentas Reconstru o de ndices Esta fun o permite emitir cartas de aviso de d bito aos clientes seleccionados Estas cartas fazem refer ncia aos documentos que carecem de regulariza o e aos respectivos montantes em d vida O Gestwin tem dispon vel uma liga o ao processador de texto S precisa de escolher qual o processador que quer vir a utilizar na janela de parametriza o do funcionamento Outros 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 68 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 69 An lise da situa o actual Solu o preconizada Solu o para o Cen rio Saber o que querem os clientes quais as suas prefer ncias e os seus gostos s o quest es fundamentais para qualquer gestor Mas poder antecipar se ao que ser o as necessidades destes clientes ainda mais importante e mais proveitoso para a empresa O problema fundamental para a Trilho a satisfa o de uma
66. r a realizar esses procedimentos pr vios e faremos uma presenta o das funcionalidades do programa Objectivos de No final deste cap tulo o formando dever saber aprendizagem Instalar o programa Gestwin no seu computador Inicializar a utiliza o do programa Parametrizar algumas op es Distinguir as funcionalidades que o programa oferece Navegar entre as diferentes funcionalidades Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 36 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 37 Cen rio Introdu o A Trilho j disp e de um computador e uma impressora e tem conhecimento de algumas ferramentas do Office Consciente da import ncia de dispor de um programa inform tico que lhe permita gerir mais eficazmente a sua empresa e depois de ter analisado alguns produtos existentes no mercado decidiu se pelo Gestwin Ap s receber o kit do programa pretende instal lo no seu computador pessoal Al m disso gostava de entrar na aplica o conhecer as suas funcionalidades aprender a transitar entre elas e seleccionar aquela com que quer trabalhar mas n o sabe por onde h de come ar Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian
67. r desactivar menus atrav s da combina o de teclas lt ALT gt lt F11 gt Quando se activa o sistema de menus desactiva se a barra de m dulos Barra de Dentro de cada m dulo as diferentes opera es que se podem realizar opera es apresentam se dispon veis numa barra existente no limite esquerdo da janela e que se designa por barra de opera es Menu Auxiliar Para aceder ao menu auxiliar basta clicar com o bot o direito do rato no interior da janela activa Muitas das fun es encontram se duplicadas na barra de opera es mas h outras que s se encontram dispon veis no menu auxiliar tais como aquelas que permitem realizar pesquisa selec o e exporta o de informa es Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 45 Recomenda es para a Ac o Introdu o Aqui apresentamos uma Ficha de Recomenda es para a Ac o Se j tem o equipamento inform tico verifique previamente se compat vel com o Gestwin N o se esque a da import ncia da seguran a dos dados Memorize o nome e palavra chave necess rios para entrar no programa Se tiver d vidas sobre a utiliza o do Gestwin n o hesite em recorrer ao sistema de Ajuda Se desejar pode iniciar o Gestwin sempre a partir de uma janela espec fica de forma a facilitar o trabalho Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP
68. rar Anular Conta Corrente Listagens e Etiquetas Imprimir Hist rico Estat sticas Navegar no Podemos navegar entre os m dulos do programa de quatro formas distintas Gestwin conforme o que se pretende realizar e Barra de M dulos e Barra de Atalhos e Movimenta o entre janelas activas e Sistema de Menus Dentro de cada m dulo est o dispon veis diferentes opera es que podem ser escolhidas atrav s das seguintes alternativas e Barra de Opera es e Menu Auxiliar Barra de Esta barra permite aceder a todos os m dulo da aplica o Encontra se situada m dulos no topo do ecr e a forma mais r pida de navegar no Gestwin pelo que se sugere sempre a sua utiliza o Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 44 Funcionalidades e Navega o entre elas Continua o Barra de Esta barra acede directamente fun o Novo dos m dulos principais ao atalhos processador de texto agenda e data do sistema Movimenta o Todas as janelas de m dulos que j foram acedidas e ainda n o foram entre janelas fechadas chamam se janelas activas Apenas uma est vis vel podendo se contudo transitar entre elas Basta deslocar com o rato at atingir o limite esquerdo do ecr e seleccionar na zona Janelas activas a que se pretende visualizar Sistema de O Gestwin disp e de um Sistema de Menu que se pode activa
69. refas muito mais produtivas E quando se trata de conferir arquivar ou pesquisar as facturas o processo ainda mais complicado e moroso Muitos clientes atrasam pagamentos porque ocorreram extravios na expedi o ou as facturas s o devolvidas por erros ou porque o cliente mudou de instala es e esqueceu se de avisar ou porque a morada foi mal registada Conclus o do tratamento manual de facturas resultam muitos erros que trazem preju zos significativos tornando se imperativo encontrar uma solu o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 78 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 19 Introdu o Como melhorar o fluxo de tesouraria As novas tecnologias e a factura o Estrat gia Uma das principais caracter sticas das pequenas empresas a natureza irregular da sua gest o n o s no que diz respeito ao fluxo dos neg cios mas tamb m ao fluxo de tesouraria tornando se por vezes a situa o muito delicada As encomendas n o chegam de uma forma regular e as entradas de dinheiro tamb m n o Para melhorar o fluxo de tesouraria comece a facturar os seus clientes de uma forma regular Por vezes o trabalho acumula se e f cil esquecer se de facturar mas essa situa o pode ter consequ ncias graves para a sua empresa Reduza as exist nci
70. s Para satisfazer tal clientela a direc o da empresa pensa ser necess rio apresentar uma oferta mais adequada que passe por dispor de uma maior diversidade de planos de viagem para satisfazer diferentes requisitos Mas o mais importante para aumentar a qualidade de servi o e responder ao grau de exig ncia dos clientes seria dispor de um conjunto de ferramentas de suporte que permitissem rapidez na tomada de decis es operacionais resposta em tempo real a pedidos de informa o ou simplesmente comunica o de forma o mais eficiente poss vel Depois de estarem definidos os objectivos da empresa analisado o relacionamento da empresa com o meio envolvente e conhecidas as caracter sticas dos clientes estamos em condi es de ver qual a solu o tecnol gica mais adequada s necessidades de informa o e comunica o da Trilho Conclu mos que o processo de comunica o com os clientes uma ferramenta central de gest o do seu neg cio e que o aumento de produtividade associado melhoria dessa comunica o seria significativo Por isso pensamos que o correio electr nico ser um instrumento de contacto muito relevante e a v rios n veis Internamente para comunica o com os colaboradores que nem sempre se encontram no mesmo local O caso da pr pria direc o disso um exemplo t pico dado estar frequentemente em reuni es fora do escrit rio Mesmo ausentes precisam de consultar o e mail para continuar a dar
71. s Introdu o ao m dulo de fornecedores Criar uma nova ficha de fornecedor Artigos Fun es dispon veis A gest o de fornecedores com o Gestwin em tudo semelhante gest o de clientes pelo que s iremos mencionar as diferen as Os dados encontram se repartidos por quatro fichas Dados gerais dados comerciais e outros dados e artigos S a ficha artigos nova em rela o ao m dulo clientes Quando selecciona Artigos surge um quadro que contem para esse fornecedor o ltimo registo de fornecimento de cada artigo com a informa o da data quantidade pre o e desconto As fun es dispon veis no m dulo Fornecedores s o em tudo semelhantes s do m dulo Clientes pelo que dispensamos a sua apresenta o detalhada poss vel Criar Alterar Eliminar Visualizar Procurar Filtrar Exportar definir Listagens Etiquetas e Estat sticas tal como no m dulo anterior As listagens dispon veis s o id nticas s do m dulo Clientes Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 64 Gest o de Produtos e Stocks Introdu o ao m dulo de stocks Criar uma nova ficha de produto Dados gerais Outros Stocks Armaz ns Fornecedores Moedas Compostos Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP O m dulo de Stocks al m de manter actualizadas as fichas dos produtos permite conh
72. s opera es de inicializa o e parametriza o que a seguir se descrevem A primeira janela a aparecer destinada ao Registo do Gestwin Se seleccionar o modo Demonstra o tem a hip tese de utilizar o programa durante 30 dias e s depois proceder ao registo definitivo Ao fim desse per odo lhe pedida a introdu o do n mero de s rie e imprimido automaticamente um pedido de activa o que deve remeter ao revendedor para obter a chave de activa o podendo continuar a utilizar o Gestwin por mais 60 dias Quando receber a chave de activa o poder terminar o licenciamento do programa introduzindo a no sistema atrav s da mesma janela A janela seguinte a de parametriza o da empresa onde s o pedidos alguns dados de identifica o da mesma tais como nome morada numero contribuinte telefone etc Dever indicar o mais completos poss vel os elementos solicitados pois ser o usados automaticamente em muitos documentos gerados pelo Gestwin S ent o deve premir o bot o lt Gravar gt Surge ent o a janela de acesso ao programa onde pedida a identifica o do utilizador e a sua palavra chave Esta janela aparece sempre que pretenda entrar no programa Gestwin e de portanto memorizar o nome de utilizador e a palavra chave para futuras utiliza es Antes de poder utilizar correctamente o Gestwin tem ainda de proceder parametriza o do seu funcionamento Esta opera o extremamente importa
73. s n o s o muitos e o volume de neg cios reduzido Pergunta se a si mesma qual o interesse de gastar dinheiro na aquisi o de equipamento inform tico e num programa de gest o Desconhece como avaliar os produtos que v rios vendedores lhe prop em e escolher o mais adequado e sente se confusa N o percebe porque se diz que a informa o vital para uma empresa e gostava de perceber porqu Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 14 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 15 Estrat gia Introdu o A direc o da Trilho tem raz o para se sentir confusa Muitas vezes gasta se demasiado dinheiro em Tecnologias de Informa o e Comunica o TIC sem tirar proveito A press o dos vendedores grande prometem que os programas de gest o resolvem tudo que s o f ceis de utilizar e se n o tivermos alguns cuidados pr vios os resultados podem n o ser animadores Neste t pico vai ficar a perceber a import ncia da informa o na tomada de decis es de gest o no dia a dia da sua empresa e como as TIC podem ajudar a torn la mais produtiva e competitiva e ao mesmo tempo reduzir custos operacionais Vamos ainda abordar alguns aspectos que o micro empres rio deve conhecer antes de decidir qual o programa de gest o que vai utilizar
74. s transac es de neg cios on line e criar sites dedicados a manter trocas electr nicas consolidando rela es mais pr speras com os clientes fornecedores e parceiros Gerir os stocks uma quest o que frequentemente negligenciada nas pequenas empresas No entanto uma quest o importante j que uma boa gest o de stocks pode fazer a diferen a entre a viabilidade da empresa e s rias dificuldades financeiras Mesmo uma pequena empresa pode ter que gerir um n mero elevado de artigos Tem portanto que encontrar um equil brio justificado entre os custos de gest o das diferentes exist ncias e o risco em que incorre se houver uma ruptura Ter um volume de stocks muito baixo representa um risco muito elevado para uma empresa Ser incapaz de fornecer os clientes pode danificar seriamente a imagem da empresa criando lhe graves dificuldades Por outro lado ter stock em excesso representa uma imobiliza o de capital dif cil de suportar financeiramente Para isso a empresa tem que definir muito claramente qual a pol tica de exist ncias que pretende adoptar Um m dulo Gest o de stocks deve disponibilizar as funcionalidades necess rias a torn lo um instrumento capaz de o ajudar a desenvolver pol ticas para atingir uma gest o optimizada dos investimentos em stocks A informa o tratada neste m dulo crucial para o planeamento e controlo tanto dos aspectos financeiros como das suas exist ncias f sicas Curso de M
75. senvolvimento continuado de novas vers es e Custo acess vel n o s de aquisi o mas tamb m de manuten o e actualiza es e Qualidade da assist ncia t cnica Caracter sticas Eis algumas caracter sticas t cnicas essenciais a um bom programa de gest o t cnicas e Simplicidade de instala o parametriza o configura o Facilidade de integra o quer com aplica es Windows quer com outro software e servi os on line Configura o de permiss o de acessos N mero de utilizadores suportado Interface de utiliza o atractivo Pesquisa simples e visualiza o imediata dos documentos Possibilidade de importar exportar dados Seguran a dos dados Web forms para acessos mais eficazes dentro e fora da empresa Escolha do O Gestwin um programa de gest o comercial que obedece generalidade Gestwin destes crit rios e foi por isso escolhido de entre v rias alternativas para apoiar este projecto Com os seguintes m dulos e funcionalidades clientes fornecedores stocks factura o pagamentos encomendas e caixa e bancos permite saber a qualquer momento como est a evoluir a sua empresa em termos de rentabilidade e disponibilidade financeira possibilitando lhe ainda fazer algumas extrapola es com base em previs es que faculta Para qualquer empres rio ou gestor uma das principais dificuldades e preocupa es controlar o seu neg cio e o seu dinheiro O Gestwin o software ideal
76. ta opera o faz regressar o documento sec o Documentos a aguardar Liquida o Volte a lan ar o documento de factura o com um duplo clique e proceda s altera es desejadas No fim carregue no bot o Alterar que surge em vez do bot o Gravar quando se est em modo de Altera o Se pretende ver s um documento sem a possibilidade de alterar os dados escolha a op o Ver Ficha do Menu Auxiliar O bot o Anular existente na Barra de Opera es permite anular o documento que se encontra seleccionado Esta anula o elimina automaticamente o lan amento na C C dependente Quando o documento seleccionado para ser anulado o bot o Gravar substitu do pelo bot o Anular Tem de carregar neste bot o e de seguida confirmar ainda a anula o Depois de anulado o documento n o desaparece fisicamente permanece no m dulo mas exibido na cor vermelha Esta fun o permite a pesquisa de documentos baseada nos seguintes campos n documento data c digo terceiro nome terceiro total e valor Ap s a procura ser seleccionado o documento que satisfaz as condi es Esta fun o acess vel a partir da op o Procurar do Menu Auxiliar Se pretende seleccionar n o um s mas sim um conjunto de registos que correspondam a determinadas condi es deve utilizar a op o Filtrar do Menu Auxiliar Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias d
77. te ou fornecedor pode usar o bot o de procura com os bin culos Esta fun o permite efectuar buscas a partir do n mero nome ou parte do nome Um duplo clique fixar o n mero de cliente pretendido Se clicar no campo Terceiro acede a outros dados necess rios ao cabe alho e rodap do documento podendo ainda alterar esses dados Verifique a data de emiss o e a data de vencimento Esta est relacionada com a condi o de pagamento se activada sen o ser igual data de emiss o podendo contudo ser alterada Detalhes Depois de conclu do o cabe alho vai ter de preencher as linhas de detalhe do documento ainda na zona de cabe alho que vai escolher como preencher as linhas de detalhe preenchimento manual utiliza o do c digo de barras apenas para leitura do c digo de artigo para leitura e avan ar para o campo quantidade preenchendo automaticamente armaz m e descri o para leitura e avan ar para a pr xima linha preenchendo todos os restantes campos a partir da ficha do artigo Se clicar com o bot o direito do rato no campo Artigo vai aceder a um menu com v rias op es entre elas o acesso ficha de stock desse artigo e ainda a possibilidade de inserir uma nova linha de detalhe ou eliminar aquela que est seleccionada O bot o C pia facilita a cria o de documentos de factura o a partir de outros documentos permitindo mesmo a selec o das linhas a copiar dentro desses documentos Con
78. ternet Continua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 80 Factura o electr nica Oportunidades estrat gicas s Continua o A factura electr nica um documento comercial semelhante ao convencional mas em formato electr nico possuindo o mesmo valor fiscal legal que a factura em papel desde que contenha as men es obrigat rias para qualquer factura e satisfa a determinadas condi es exigidas por lei Com o recurso factura electr nica as transac es financeiras passam a ser efectuadas electronicamente atrav s da Internet com benef cios imediatos para o emissor e receptor tais como e Redu o de custos associados ao processamento e envio de facturas e Redu o do tempo dispendido em tarefas administrativas com benef cios evidentes para a produtividade e Melhoria da qualidade do servi o prestado redu o de tempos de espera e de atrasos e Diminui o de falhas no envio de facturas sendo eliminadas as hip teses de extravio de documentos e Facilidade de consulta e arquivo de facturas e Maior seguran a e transpar ncia nas transac es importante reconhecer as oportunidades estrat gicas que adv m da adop o duma solu o deste g nero Muito mais que uma solu o para reduzir custos e aumentar proveitos a op o estrat gica e significa escolher as rela es com o cliente como ponto central
79. tinua Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o 83 Emiss o de Documentos de Factura o Continua o Finaliza o Impress o Alterar um documento de factura o Visualizar Antes de finalizar e gravar o documento tem ainda tr s fun es dispon veis A fun o Busca que permite localizar dentro do documento qualquer item que corresponda condi o especificada A fun o Pre os que baseando se no c digo de artigo acede ao hist rico dos pre os praticados noutros documentos A fun o Acerto permite acertar o valor final transformando o valor retirado em desconto financeiro Depois de introduzidos os dados tem de gravar o documento usando o bot o Gravar O documento ser ent o guardado e a conta corrente correspondente Cliente ou Fornecedor ser actualizada A fun o de impress o ent o invocada permitindo a sua imediata impress o Se quiser cancelar a cria o do documento pode ainda faz lo usando o bot o Cancelar O bot o Imprimir da Barra de Opera es permite imprimir o documento seleccionado ou outro indicado nesta janela atrav s da s rie e do n mero Permite tamb m seleccionar a impressora e n de vias a imprimir Para alterar os dados referentes a um documento basta carregar no bot o Alterar existente na Barra de Opera es Acede ao documento de factura o seleccionado na janela do
80. vando o Pagamento a zeros Recupera o de Para recuperar um documento anulado documentos anulados seleccione o e use a fun o Alterar O documento exibir a palavra Anulado a vermelho Clique no bot o Restaurar que surgir em substitui o do Gravar O lan amento na C C dependente ser tamb m recuperado Gera o autom tica de Consiste na cria o de documentos de documentos factura o em datas agendadas a partir de documentos de factura o j criados o caso de aven as mensais Liga o com as Contas Os documentos de Factura o e Correntes Pagamentos s afectam as Contas Correntes se devidamente parametrizados Tem de proceder previamente a essa parametriza o em Utilit rios Parametriza o Documentos Emiss o de facturas com o poss vel imprimir o log tipo nos log tipo da empresa documentos impressos desde que n o ultrapasse as dimens es 3cmx6cm V a Utilit rios Parametriza o Empresa e inclua o log tipo no campo para esse fim destinado Numera o das Facturas Pode manter a numera o das suas facturas ao iniciar a utiliza o do Gestwin Os documentos poder o come ar no n mero pretendido sendo a numera o a partir da sequencial Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 2006 Tecnologias da Informa o e Comunica o Curso de Microcr dito Funda o Calouste Gulbenkian Millennium BCP 94 2006 Tecnologias da Informa

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