SPO SEGUNDA ENTREGA - TJ/CE - Tribunal de Justiça do Estado
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1. S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O C digo Vers o Aprovado em Revisado em LO Elaborado por Aprovado por SEPLAG SECAD e Campo C digo sigla utilizada para efeitos de cadastro e identifica o do manual e Campo Vers o vers o que o manual se encontra levando se em considera o que a cada revis o esse campo dever ser alterado e Campo Aprovado em data de aprova o da ltima vers o e Campo Revisado em data da ltima revis o e Campo Elaborado por unidade respons vel pela elabora o do manual e Campo Aprovado por unidade que aprovou o manual Todo manual apresentar em sua primeira p gina o objetivo a que se destina e a finalidade das informa es fornecidas Al m disso o seu conte do dever ser elaborado conforme o tipo de manual e o tema em pauta Utiliza se o t tulo em caixa alta e negrito com sombreado cinza 20 conforme ilustra o a seguir Ressalte se que a partir dessa etapa cada se o dever seguir essa mesma formata o 1 OBJETIVO Definir par metros para solicita o de aquisi es de bens permanentes e de consumo visando dinamiza o do processo racionaliza o dos tr mites efic cia das aquisi es al m de cumprir as determina es legais H que se falar tamb m sobre a documenta o normativa de refer ncia a qual informa a legisla o utiliz2. ES IMPORTANTES Nenhuma compra poder ser feita sem a devida caracteriza o do objeto e indica o dos recursos or ament rios para efetiva o do pagamento A Lei de Licita es determina que as compras sempre que poss vel devem atender ao princ pio da padroniza o ou seja um determinado produto adquirido dever atender as caracter sticas t cnicas uniformes estabelecidas pela Administra o Assim sempre que houver necessidade deve se estabelecer crit rios uniformes para as contrata es realizadas pela Administra o e Exce es utilizado caso exista alguma atividade que seja considerada uma exce o mas que a qualquer momento possa estar presente no decorrer do fluxo 6 EXCE ES A AUDIN podera ser consultada a qualquer momento durante o andamento do processo e Indicadores por ltimo e n o menos importante dever o ser listados os indicadores elaborados para a medi o de desempenho do processo como um SES ESTADO DO CEAR i PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O todo 7 INDICADORES ndice de Processos Conformes Descri o do Indicador Mede a rela o entre o n mero de processos em conformidade e o total recebido Nome da Etapa rea Respons vel Verificar Instru o do Processo DEMAP Efic ci 10 09 2013 F rmula de C lculo NPC NTPR x100 onde NPC n mero de processos em conformidade NTPR total de processos recebidos Unida
3. Apoo Gate SEPLAG 3 3 2 5 Sum rio Orienta o usu rio quanto a localiza o dos assuntos se es e respectivos n meros de p gina ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO TRIBUNAL DE JUSTI A SE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 3 3 2 6 Cabe alho ESTADO DO CEAR MANUAL DE AQUISI ES DE BENS 3 RURAL RS SORICA PERMANENTES E DE CONSUMO O cabe alho deve constar em todas as p ginas do manual propriamente dito Deve ser uma caixa de 16 cm de comprimento total por 1 5cm de largura e linha de borda com espessura de 0 05pt Na primeira divis o de 4 25 cm consta o bras o e do lado as inscri es ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO e a unidade que utilizar o manual Na segunda divis o deve constar o nome do manual em caixa alta fonte Times New Roman tamanho 13 em negrito 3 3 2 7 Numera o de itens Optou se pela numera o em v rios n veis para os t tulos de itens e de subitens com o intuito de facilitar a ordena o do pensamento do usu rio e a maior assimila o do conte do 4 1 Fase Divergente entre Aquisi es de Bens de Consumo e de Bens Permanentes 4 1 1 Fase Solicita o Termo de Refer ncia Bem Permanentes 4 1 1 1 Solicitar bem permanente 3 3 3 Conte do Geral Na primeira p gina de conte do de um manual dever o constar os seguintes campos posicionados logo abaixo do cabe alho SE ESTADO DO CEAR
4. PODER JUDICI RIO e a unidade que utilizar o formul rio Na segunda divis o de 9 5cm x 2 00cm dever constar o nome do formul rio em caixa alta fonte Times New Roman tamanho 13 em negrito Na terceira divis o com 3 5cm x 2 00cm h uma caixa de codifica o e controle de vers o com fonte tamanho 10 ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 4 3 2 2 Conte do Os t tulos dos campos do formul rio dever o estar em negrito em fonte Times New Roman tamanho 12 centralizado na horizontal e vertical Os campos a serem preenchidos dever o ter suas denomina es na mesma fonte e tamanho por m sem o destaque do negrito Informa es Empresa Processo Credor As assinaturas dever o constar no rodap que tamb m dever ser paginado AsinAnta Aasinahara 5 CODIFICA O DE DOCUMENTOS 5 1 Objetivos Proporcionar maior facilidade de controle de utiliza o e de identifica o dos EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O documentos at agora descritos por parte das unidades deste Poder 5 2 Orienta es T cnicas Os documentos descritos no SNA dever o apresentar uma estrutura de codifica o do tipo XXX YYY ZZZ sendo o c digo formado pelas seguintes partes Representa o tipo do documento do Representa a sigla da unidade organizacional ou ente a que o ver Siglas no documen
5. Sade dp dd O aa a 10 332 NIGH Ta PD E APENAS ma DIR RODA AN 10 3 3 2 2 Folha d ROSO sensies dhea ah a Ga eaig ASR E RU logh n gid 11 3 3 2 3 Administra o SUDELIO usiaiesosirsssemmasaadias safa iesea ienai iee ada eia da assa sd dani 11 3 3 2 4 Unidades Organizacionais Respons vels ieeeeeeeeeeeserrrrereesrrereessnrresseeaseseneae 12 3 3 2 3 SUMAT serisi aE RN Hmm Emma PRETO SOR MR PR r 13 3 3 2 6 Cabe alho DSR E RD POR SRD ARS NNE SEPN NV DR NI 13 3 3 2 Numeracao d MeS ig OE EEEE AE AREARE EE 14 3 3 3 Conte do Geral yiera a reee eE RE pasta EEA Ea E EEE EEEE EEO ES 14 3 3 4 Exemplo de Conte do Espec fico asesaneiata ganas OO CULT cana 16 4 FORMULARIOS ae Hmm E 19 E OaE ci 0 E E EE E E E IN og ai SA 19 4 Z ODJETVOS mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmm mm mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmi 19 4 3 Orienta es T cMigaS nainen a a NE ANE 19 4 3 1 Orienta es CAIS essa aa S SRS SSD 20 4 32 E Ah Rj RR REDE DARDO PDR IADE O PRC RR RR PAR RD E 20 4e 2 E ara 1 6 0 ORAR RR RARE DRA RR UR REPRISE RN VAR E DR ED DR 20 BS TO OLD esset eee eea ae e EEE LEEA EE T EAEE SEAE eE ani E E EOE ENTES 21 5 CODIFICA O DE DOCUMENTOS eessseiseisseiesieeessitsrissirsertseresrtsrisirssrsrrsrsirerererrers 22 S Objetivos IDHOIIIIIIFEHOTIIEIIHHHIH HH mam EE mm 22 32 Orienta es TECNICAS erpii enesenn a E E OAE TE E NEO h 22 5 3 Sigla mmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmmah 23 5 3 1 Siglas d
6. a sequ ncia abaixo descrita a Cabe alho padr o b T tulo do trabalho centralizado c Ano em que foi conclu do o trabalho no rodap e centralizado ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO TRIBUNAL DE JUSTI A MANUAL DE AQUISI ES DE BENS PERMANENTES E DE CONSUMO 3 3 2 3 Administra o Superior Na p gina seguinte constam fun es e nomes dos representantes da Administra o Superior EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO i SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO TRIBUNAL DE JUSTI A Den Lasz Cherurdo de Portes liripdo bad Des Francia Lisasin Arann e ise Vice Presidente Liara Sareza rees Secretaria Enpecial de Plum jamrat e Cat o 3 3 2 4 Unidades Organizacionais Respons veis Nesta folha s o mencionadas as unidades diretamente envolvidas no trabalho seus respectivos participantes e fun es ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O TRIBUNAL DE JUSTI A EQUIPE RESPONS VEL PELA ELABORA O Alda Mana Arago de Ovara Diretora de Departamento de CHimira o Orpanzachaal SEPLAG Seryuse larreen Irans Diretora da Devido de Sainrnan de Consan SEPLAG Alan lerer de Vancoeceloa Ansista hairiare SEPLAG Mara Xavier Carraibe T cnica Judici ria SEFLAG Walter Caldas Marques Anama Judiciario SEPLAG oat Dhego Nenea Xavier Apate Gran SEPLAG Saio ta Conta Meio
7. e O cabe alho padr o o mesmo utilizado quando da elabora o dos atos administrativos contendo o bras o oficial centralizado Abaixo dele dever o constar as seguintes inscri es uma abaixo da outra ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO e em seguida o nome da Unidade Judici ria ou Administrativa respons vel pela emiss o tamb m em caixa alta todos em negrito tamanho 13 fonte TIMES NEW ROMAN B ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO UNIDADE JUDICI RIA OU ADMINISTRATIVA SEE ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O e Texto Fonte TIMES NEW ROMAN tamanho 12 e Espa o entre as linhas dever ser de 1 5 e Margem superior 2 cm e Margem inferior 2 cm e Margem direita 2 cm e Margem esquerda 3 cm e Par grafo recuo de 2 cm 3 3 2 Estrutura 3 3 2 1 Capa Confeccionada em papel Supremo Deve apresentar o bras o do Estado do Cear com as inscri es uma abaixo da outra ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO e em seguida o nome da Unidade Judici ria ou Administrativa respons vel pela emiss o No centro deve conter o nome do manual e no rodap centralizado pode constar a cidade m s e ano de conclus o do trabalho IRR Ji TERBONG T MACROPROCESSO DE AQUISI ES Eo maleza OE iere m hreid SE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 3 3 2 2 Folha de Rosto Estrutura se conforme
8. A ESTADO DO CEAR h SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O Sistema de Padroniza o Organizacional M dulo 2 Sistema Normativo Administrativo 2013 ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O Des Luiz Gerardo de Pontes Br gido Presidente Des Francisco Lincoln Ara jo e Silva Vice Presidente Des Francisco Sales Neto Corregedor Geral da Justi a Diana Santos Pontes Secret ria Especial de Planejamento e Gest o Seplag EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O EQUIPE RESPONS VEL PELA ELABORA O Alda Maria Ara jo de Oliveira Diretora do Departamento de Otimiza o Organizacional Seplag Suyane Barroso Pinheiro Diretora da Divis o de Sistemas de Gest o Seplag Alan Pereira de Vasconcelos Diretor da Divis o de Metodologia em exerc cio Seplag Maryane Xavier Carvalho da Silva Oficiala de Gabinete Seplag 2 ESTADO DO CEAR SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O Sum rio DRE SEIA AO corso nert 2 DIRETRIZES ERRA PASTO RUN A MR E O PORRA RA 2 1 Orienta es Iniciais do SINA aaisismassse sore nirsadradl Pesa pundaad eb Ena Ea DINA EE asd a Bi eaieana i aieTcasa Ro OCS gg ag 32 O ja Len o sirenen E DOER imma 3 3 Orienta es E CCINTEAS cu cai SD EE Orientacoes Lis oi so arena tias grato Sato E A TOERE A EO E 3 3 2 BIA TA essin pb au dui ai
9. ada no decorrer da elabora o do manual e que poder servir como EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O apoio e consulta ao leitor 2 DOCUMENTA O NORMATIVA DE REFER NCIA Constitui o da Rep blica Federativa do Brasil de 1988 Lei N 12 483 de 03 de agosto 1995 Lei n 8 666 de 21 de junho de 1993 Por fim no que se refere ao conte do geral de um manual deve se considerar uma se o Principais Conceitos a fim de esclarecer poss veis d vidas que possam surgir ao leitor Assim importante a identifica o e conceitua o dos principais termos constantes no manual 3 PRINCIPAIS CONCEITOS Adjudica o ato que indica qual foi dentre as propostas apresentadas a que apresentou melhor compatibilidade com as condi es exigidas no instrumento convocat rio Bens de Consumo aquele que em raz o de seu uso corrente e da defini o da Lei n 4320 64 perde normalmente sua identidade fisica e ou tem sua utiliza o limitada a dois anos 3 3 4 Exemplo de Conte do Espec fico Para efeitos de exemplo de conte do espec fico utilizamos o conte do de um Manual de Processos cujo conte do m nimo contenha as seguintes se es Fluxo do Processo inicia se este t pico com uma breve descri o do processo como um todo Em seguida passa se para a descri o das atividades na sequ ncia das etapas do trabalho facilitando o ge
10. as Unidades Organizacionais eseseseseesseseesseessesstesesseeseesensseesresessessssere 23 REVIS O E E a esisEaghSasE i egh i 25 l c joe o PARRA RS RARE RR DR UR RR E E A AE CRER CRU 25 EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 1 APRESENTA O O presente trabalho trata do Sistema Normativo Administrativo do Poder Judici rio do Estado do Cear SNA cujo objetivo ajustar os instrumentos normativos j institu dos a um novo modelo pr definido eliminando duplicidades inconsist ncias e falta de padroniza o Assim o SNA visa contribuir para o alcance das metas estrat gicas deste poder especialmente quanto implanta o de m todos de gerenciamento de rotinas O SNA constitu do por uma s rie de documentos que regulamentam as atividades realizadas nas unidades organizacionais administrativas e jurisdicionais englobando e As diretrizes a serem utilizadas quando da elabora o e manuten o dos manuais e formul rios contendo orienta es gerais e Conceito e sistem tica para elabora o de manuais administrativos e de procedimentos e Conceito e sistem tica para elabora o de formul rios e Defini o do per odo de revis o e Estabelecimento de forma de codifica o de documentos A presente proposta resultante de um trabalho realizado pela Seplag acerca de redesenho onde constatou se a aus ncia de padroniza o de manuais d
11. de atualiza o e ou revoga o das normas ultrapassadas 6 2 Extraordin ria A revis o extraordin ria poder ser realizada a qualquer tempo como por exemplo quando houver e Mudan a no ato legal norma t cnica que referencia o padr o e Solicita o procedente de magistrados ou servidores mediante documento ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O fundamentado a ser entregue para a Seplag e Oportunidade de melhoria de processos e Obsolesc ncia da norma ou do padr o Cabe ressaltar que na primeira emiss o aprova o do padr o o campo REVIS O deve ser preenchido com o n mero 0 que ser trocado pelo n mero 1 quando ocorrer a primeira revis o e assim sucessivamente com exce o de ato normativo modificado ou revogado por meio de outro ato normativo Al m disso havendo revis o do documento obrigatoriamente dever haver revis o do manual correspondente quando existir Quando revistos os padr es dever o ser republicados e passar o a ter sua validade contada a partir desta data As revis es ordin rias e extraordin rias dever o ser encaminhadas para a avalia o da Seplag
12. de de Medida Origem dos componentes da f rmula de Percentual c lculo Planilha de recebimento de processos Interpreta es Poss veis Faixa de Aceita o a Valores at 60 indicam que se est em uma faixa de risco Valores maiores ou pois podem gerar poss veis atrasos no desenvolvimento do iguais a 60 e anteprojeto menores ou iguais a Valores entre 60 e 80 indicam que se est em uma faixa 80 aceit vel Valores acima de 80 indicam aumento de efic cia do processo Periodicidade de Aplica o Periodicidade de Avalia o Mensal Mensal 4 FORMUL RIOS 4 1 Conceito E um documento pr impresso onde s o preenchidos os dados e as informa es que permitem a formaliza o das comunica es o registro e o controle das atividades da organiza o EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O S o impressos padronizados usados para receber transmitir e arquivar informa es que d o subs dio tomada de decis es 4 2 Objetivos Dentre os principais objetivos pode se elencar e Uniformiza o de procedimentos o uso de um mesmo formul rio para um mesmo tipo de procedimento proporciona economia e seguran a e Determina o de qual informa o ser registrada e processada age com elementos disciplinadores filtro de relev ncia redutor de trabalho e Facilita o do fluxo das informa es e e Facilita o do processam
13. e procedimentos e de formul rios Dessa forma a Seplag estima que mediante orienta o metodol gica possa contribuir para um direcionamento da elabora o destes documentos Ressalte se que os documentos s o de responsabilidade das unidades organizacionais cabendo a esta Secretaria o apoio e esclarecimento das d vidas bem como o recebimento de sugest es EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 2 DIRETRIZES Os documentos do SNA definem a forma de operacionaliza o das atividades nas unidades organizacionais e t m a finalidade de promover a padroniza o dessas atividades e orienta o das pessoas nelas envolvidas Eles devem resultar na descri o do funcionamento de cada processo de trabalho habilitando seus executores para o desempenho das suas atividades Para um melhor monitoramento Secretaria Especial de Planejamento e Gest o do Tribunal de Justi a do Estado do Cear TJCE ser a respons vel por manter divulgar e controlar os documentos 2 1 Orienta es Iniciais do SNA O SNA est dividido inicialmente em quatro tipos de orienta es normativas assim definidos Fornecer informa es sobre como executar as diversas atividades realizadas no mbito do Poder Judici rio Esses manuais Manual de Procedimentos E S fornecem orienta es gerais e descrevem o passo a passo os indicadores e os registros das atividades realizadas For
14. ento de dados 4 3 Orienta es T cnicas Para a elabora o de um formul rio deve se atentar para o seu nome que deve refletir a natureza do formul rio e n o gerar d vidas O nome deve vir em destaque no topo da folha Denomina se corpo a parte que cont m espa os para coleta e transmiss o de dados Os campos devem ter tamanho adequado para conter as informa es e devem ser agrupados por similaridade para facilitar o entendimento e o preenchimento 4 3 1 Orienta es Gerais A ABNT estabelece que as margens devem ser no m nimo de 7mm e na rea de arquivo no m nimo 25mm para formato A4 Para a padroniza o neste poder dever ser EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O utilizada a configura o a seguir e Formato A4 Fonte Times New Roman tamanho 12 e Margem esquerda 2 00cm e Margem inferior 1 00cm e Margem direita 1 50cm e Margem superior 2 00cm e Cabe alho sem espa amento entre ele e o texto e Rodap sem espa amento entre ele e o texto 4 3 2 Estrutura 4 3 2 1 Cabe alho C digo ESTADO DO CLARA 8B PODER JUDICIARIO TERMO DE RECEBIMENTO DE BENS Vers o O cabe alho consta apenas na primeira p gina Deve ser uma caixa de 16 cm de comprimento total por 1 5cm de largura e linha de borda com espessura de 0 05pt Na primeira divis o de 4 25 cm consta o bras o e do lado as inscri es ESTADO DO CEAR
15. mul rios Estruturar as informa es que necessitam ser registradas ou ramitadas durante a realiza o de uma atividade Eles omplementam as atividades descritas nos Manuais e sua labora o deve observar a necessidade de controle e organiza o da informa o no ambiente de trabalho de forma a EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O o acilitar a realiza o das atividades Determinar o per odo que cada documento dever passar por Revis es ma revis o com a finalidade de melhoria continua nos resultados dos trabalhos Codifica o de Estabelecer crit rios de codifica o a fim de facilitar o controle Documentos identifica o e a utiliza o As orienta es constantes no SNA t m aplica o em toda a organiza o por m mesmo n o sendo de uso obrigat rio sua utiliza o recomendada pois padroniza os documentos e facilita sua prepara o ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 3 MANUAL 3 1 Conceito Manual consiste em um conjunto de normas procedimentos fun es atividades pol ticas objetivos instru es e orienta es que devem ser cumpridos pelos colaboradores de uma empresa Existem v rios tipos de manuais dentre os quais podemos destacar e Manual de Organiza o Manual de Estrutura tem como escopo a pr pria organiza o e Manual de Instru e
16. nciada como palavra deve se considerar que as letras soletradas devem ser mai sculas e a parte que pronunci vel fica min scula e N o se deve usar pontos entre as letras da sigla 5 3 1 Siglas das Unidades Organizacionais O quadro abaixo representa uma sugest o de siglas das unidades organizacionais do Tribunal de Justi a com os seus respectivos significados EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O i Diretoria do F rum Cl vis Bevil qua DFCB ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 6 REVIS O Os documentos normativos passam por fases durante a sua vida til destacando se elabora o aprova o publica o implementa o e extin o ou revoga o Os t picos descritos at aqui dever o passar por revis es peri dicas visando a busca de melhoria cont nua nos processos dos trabalhos 6 1 Ordin ria O respons vel pela emiss o do documento dever rev lo para propor sua altera o ou convalida o de acordo com esta tabela de vig ncia N o se destinando vig ncia tempor ria o ato normativo vigorar at que outro o modifique ou o revogue A cada dois anos a partir da publica o desta edi o do SPO cada rea se responsabilizar pela revis o dos atos normativos referentes aos seus processos de trabalho Se for necess rio estas reas apresentar o propostas
17. renciamento a comunica o interna e possibilitando aos novos servidores maior facilidade para ESTADO DO CEAR PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O compreens o das rotinas de trabalho Nelas devem constar tamb m a fonte da informa o e o cargo executor 4 FLUXO DO PROCESSO O processo de aquisi o de bens permanentes e de consumo ter in cio quando a Unidade Demandante solicitar o bem e encerrar se quando da emiss o do empenho Para efeitos deste Manual a descri o das atividades foi feita tomando por base a 4 1 2 Fase Solicita o Bens de Consumo 4 1 2 1 Verificar a exist ncia do bem de consumo VERIFICAR EXIST NCIA DO BEM DE CONSUMO Atividades Acessar o sistema de almoxarifado ALX para solicitar o bem de consumo Descrever o bem de acordo com a descri o constante no sistema ALX Caso o bem n o conste em estoque deve se providenciar a elabora o de uma solicita o de bens de consumo via Sistema de Pedidos SPD Fonte Informa o Sistema de Almoxarifado ALX Cargo Executor Unidade Solicitante e Considera es Importantes nesse momento o autor dever escrever suas principais considera es acerca do conte do do manual tais como explica es mais detalhadas sobre determinado assunto dicas pontos de aten o entre outros SEE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 5 CONSIDERA
18. s Manual de Normas e Procedimentos Manual de Processos Manual de Servi os definem normas diretrizes e detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocr tica e Manual de Normas semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento Enfim utilizado como instrumento de permanente consulta 3 2 Objetivos Orientar a execu o de atribui es divulgar normas de trabalho estabelecer ordena o uniforme e sistematizada na realiza o dos procedimentos e rotinas Tamb m pode ser destinar a definir fun es posi es hier rquicas responsabilidades rela es e autoridades ZE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 3 3 Orienta es T cnicas Um manual deve possuir uma linguagem objetiva clara e acess vel facilmente compreendida pelo usu rio Assim na sua elabora o observam se os seguintes requisitos Escrever com clareza e concis o e Evitar uso de ambiguidades e Utilizar o tom formal mantendo estilo uniforme e N o utilizar terminologias t cnicas a n o ser quando absolutamente necess rio Alguns manuais al m das caracter sticas acima citadas podem apresentar em seu conte do defini es requisitos b sicos documenta o e fundamenta o legal referente a cada procedimento 3 3 1 Orienta es Gerais Para a elabora o de um manual independente do tipo dever o ser observadas as seguintes orienta es e Formato A4
19. to se refere sendo composta de 3 ou mais letras item 5 4 Representa o n mero seguencial do documento na unidade Ex 001 002 organizacional utilizando algarismos ar bicos iniciados a partir do 003 n mero 1 Tomemos como exemplo o c digo do documento FOR SGP 001 onde e FOR significa que um documento tipo Formul rio e SGP significa que um documento com campo de aplica o na Secretaria de Gest o de Pessoas e 001 significa que o primeiro documento elaborado pela institui o Quando houver mudan a de sigla por altera o da estrutura organizacional ou da organiza o das unidades prestadoras de jurisdi o os documentos pertencentes sigla extinta ser o cancelados podendo ser transformados em documentos pertencentes ao escopo da unidade que absorver as suas atribui es reiniciando se a sequ ncia num rica de identifica o EE ESTADO DO CEAR S PODER JUDICI RIO SECRETARIA ESPECIAL DE PLANEJAMENTO E GEST O 5 3 Siglas Para o presente trabalho utilizou se como premissa o conte do constante no Manual de Comunica o da Secs Senado Federal cujo teor aborda as seguintes regras e Escreva com toas as letras mai sculas as siglas com a t tr s letras e as siglas cujas letras s o soletradas e Utilize apenas a inicial mai scula se a sigla tiver mais de tr s letras e for pronunciada como palavra e Siglas com forma o mista isto quando parte soletrada e parte pronu
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