Custódia de Documentos
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1. SEGUINDO O 1 00 DIVANI Ea cestos RECEBE O PACK NORMAL E GUARDA A DOCUMENTA O NAS CAIXAS SEGUINDO AS RECOMENDA ES QUE APARECEM NO GUIA DE BOAS VINDAS AO SERVI O SOLICITA A RECOLHA A LYRECO RECOLHE DAS CAIXAS 4 AS CAIXAS A partir deste momento as caixas permanecem no centro de cust dia da Iron Mountain Se precisar de consultar a documenta o ou destru la s precisa de enviar um e mail para consultacajaQlyreco com Este servi o requer a assinatura de um contrato que um comercial lhe entregar 808 206 070 re OFFICE amp WORK SOLUTIONS CUST DIA DE DOCUMENTOS Planos sociais Contratos de trabalho Reformas antecipadas Dados dos trabalhadores tempor rios Autoriza es e licen as Folhas de pagamento e sal rios Contratos e acordos Registos de clientes e fornecedores Facturas Impostos Livros contabil sticos Relat rios de auditoria Per odos de conserva o de refer ncia de documentos em Portugal Pode haver documentos que tenham de ser custodiados no pa s de origem A normativa pode mudar n o fixe prazos de conserva o sem consultar um assessor legal A Lyreco e a Iron Mountain n o s o respons veis por poss veis danos derivados da utiliza o da informa o contida neste gr fico2. Mn a o e mo T o im TETTE TEELE e e e a e e ai E de i E F SD PRE re E um E 4 E g E r y y m E E o om p i o THE a z i i mo E mer z O F E lindo E 1E pa o ql J E E b 1 T T hj Cust dia de Documentos mi T r m fe ma a J Jee Preocupado com a gest o dos seus documentos A Lyreco d lhe a solu o l Servi o proporcionado por IRON MOUNTAIN reco OFFICE amp WORK SOLUTIONS CUST DIA DE DOCUMENTOS S precisa de solicitar o pack de Cust dia de Documentos guardar a documenta o nas caixas e sel las Recolhemos as caixas ao domic lio e colocamo las num centro de alta seguran a da Iron Mountain onde permanecer o custodiadas Quando precisar de aceder aos documentos s ter de enviar um e mail a solicitar as caixas para consultacaja lyreco com e as mesmas ser lhe o entregues ao domic lio Quando a documenta o chegar ao fim da sua vida til ser colocada sua disposi o ou destru mo la proporcionando lhe um certificado de destrui o confidencial roGUMENTOS CUST DIA DE DOCUMENTOS cusTODIA DE re TAS dd IRON MOUNTAIN FR adia E PORQUE IMPORTANTE CONSERVAR DE FORMA CORRECTA OS DOCUMENTOS DA EMPRESAS Optimiza o de espa o Externalizando a cust dia de documentos poder optimizar a utiliza o
3. das suas instala es direccionando o espa o para a actividade principal do neg cio Poupan a de custos Permite lhe reduzir custos ocultos j que os seus recursos poder o ser centralizados na actividade para que foram contratados e reduzir os custos do aluguer de instala es ao externalizar toda a documenta o passiva Cumprimento da normativa legal Deve ter em conta que por normativa legal existem prazos m ximos e m nimos de conserva o de documentos assim como procedimentos espec ficos para a sua cust dia e destrui o PORQU A LYRECO R pido e simples pronto para come ar a utilizar Trabalhamos com a Iron Mountain l der do sector na gest o de informa o com mais de 50 anos de experi ncia Os centros de cust dia da Iron Mountain foram concebidos para a gest o e cust dia de documentos com as medidas de seguran a mais avan adas do mercado Pre o competitivo e sem surpresas j que todos os servi os est o inclu dos cust dia transporte e devolu o ou destrui o certificada O QUE POSSO GUARDAR NA CAIXA Pode guardar todo o tipo de documentos A nossa recomenda o que o fa a em caixas de arquivo definitivo como as que aparecem na foto para que a documenta o esteja o mais segura poss vel Contratos de fornecedores facturas guias de entrega expedientes acad micos certificados baixas m dicas exames escrituras da empresa recibos de compras notas de despes
4. as hist rias cl nicas impostos folhas de pagamentos e sal rios contratos de empregados despedimentos reformas ap lices de seguros registos de compras formul rios de dados de clientes etc O QUE INCLUI O PACKe 3 caixas de cust dia de documentos com as suas etiquetas de identifica o Selagens de seguran a numeradas para garantir que a caixa n o foi aberta em nenhum momento permitindo lhe cumprir com a normativa de protec o de dados Manual de instru es e boas pr ticas para a realiza o do invent rio da documenta o Cust dia das tr s caixas durante um per odo de tempo vari vel em fun o do trimestre de contrata o do servi o 3 consultas e devolu es por pack durante o ano de contrata o As consultas incluem sempre selagens de seguran a novas para que possa fechar a caixa Destrui o ou devolu o passado o per odo de cust dia acordado A destrui o inclui apenas a destrui o de papel cart o e elementos met licos de fixa o como grampos clips e afins Se a caixa contiver outros materiais ser realizada uma quotiza o O servi o durante o ano seguinte contrata o do servi o e sucessivos ser realizado por caixa de cust dia incluindo a cust dia da mesma e uma consulta com as suas selagens durante um ano natural O custo da destrui o ou devolu o est inclu do na compra do pack Lyreco OFFICE amp WORK SOLUTIONS COMO FUNCIONA COMPRE O PACK
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