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Arquitectura dos Sistema Processos de Negócio de F uitectura dos

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1. C lculo do valor dos descontos RCC obtidos dos fornecedores C lculo do valor das taxas m dias de descontos RCC Cria o elimina o consulta e edi o de perfis de utilizadores Publica o de dados sobre receitas de entidades definidas pelo utilizador Integra o de informa o sobre valores M1 e M2 a debitar ou transferir Integra o de informa o sobre valores W a creditar ou a transferir No caso do NPRC s o apenas integradas as compras feitas a fornecedores externos ao grupo Sonae N mk Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A Processos de Neg cio TO BE Integra es de dados iagrama D Anexo O N 4 Es U x U N Sm e q 4 A A nica z Plataforma Inser o di ria de dados Tratamento de dados no sistema Disponibilizar dados automaticamente para a plataforma nica Aceder aos dados da plataforma externa Integrar dados da plataforma externa no sistema Integra o ocorreu com sucesso N o Q Sinalizar integra o de dados com sucesso O Sinalizar integra o de dados com erros 72 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A C lculos e TO BE cio 2 Diagrama
2. 95 Anexo AN Diagrama Processos de Neg cio TO BE Monitoriza o de interc mbio de dados 96 xi Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A ndice de Ilustra es Ilustra o 1 Organograma da empresa Sonae Center II 2 Ilustra o 2 Estrutura Mercadol gica da Sonae 13 Ilustra o 3 Plataforma NPRC Nova Plataforma de Receitas Comerciais 15 Ilustra o 4 Aplicativo BBI BillBacks Internos 17 Ilustra o 5 Sistemas de suporte aos processamentos de valores M1 e M2 18 Ilustra o 6 Entidades de suporte ao processo de tratamento de Ws 20 Ilustra o 7 Arquitectura do sistema de informa o AS IS que suporta os processos de distribui o de desconto RCC e c lculo de desconto contido em stock 21 Ilustra o 8 Arquitectura do sistema de informa o AS IS que suporta os processos de c lculo de valores M1 M2 e W 22 Ilustra o 9 Exemplo das receitas e descontos associados a uma venda ou transfer ncia de artigos e aos stocks das respectivas localiza es 25 Ilustra o 10 Diagrama dos cinco tipos de servi os que comp em a proposta de abordagem de solu o 35 Ilustra o 11 Processo de neg cio referente integra o de dados 36 Ilustra o 12 Processo de neg cio de cria o de novas entidades 37 Ilustra o 13 Processo de neg cio de c lculo dos valores associados
3. o al Pedido de gera o manual de documentos fiscais Inserir manualmente as refer ncias sobre os documentos a gerar Inserir valor a debitar creditar outransferir entre empresas Reter parte do valor Determinar percentagem do valor a reter na fonte Preparar informa o para o documento a gerar Numera o de documentos 77 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo U Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o manual de dota es Plataforma nica 0p oge1 3 p opip d sag e ap jenueul RA o 0o BED 5 563 D 3 DDD 3025 Dos DR 0 3 D RE 5 vo o Ju g 04 jop ep JOJPA JIJ9SU oge jope jul esed OB BUIJO JesedoJd oge N sojusundop op oe5jeJoun 78 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo V Diagrama Processos de Neg cio TO BE Numera o de documentos Plataforma nica ap OpIp d sojuatundop op op5eJSunu SOpIuljop o ei wunu ap SojenJaju Je J9uNU e Ojuaundop sopep 13 q0 e 1 U1 so nb opuesine BUIUIDM 1199 ojusundop J2J2UNN ogu so D 4 fab e o D o O 0 sojuduuNdop 79 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura
4. 74 Anexo R Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o autom tica de dota es 15 Anexo S Diagrama Processos de Neg cio TO BE Registo de previs es 76 Anexo T Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o manual de documentos fiscais 71 Anexo V Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o manual de dota es 78 Anexo W Diagrama Processos de Neg cio TO BE Numera o de documentos sssseseeesseesssreeresreersersererrsreee 79 Anexo X Diagrama Processos de Neg cio TO BE Emiss o de documentos sseessessesesrsseresreeresrrersersrreresreee 80 Anexo Y Diagrama Processos de Neg cio TO BE Cria o elimina o e edi o de utilizadores 81 Anexo Z Diagrama Processos de Neg cio TO BE Cria o elimina o e edi o de perfis de utilizadores 82 Anexo AA Diagrama Processos de Neg cio TO BE Cria o elimina o e edi o de m dulos 83 Anexo AB Diagrama Processos de Neg cio TO BE Cria o de entidades o 84 Anexo AC Diagrama Processos de Neg cio TO BE Edi o de entidades 85 Anexo AD Diagrama Processos de Neg cio TO BE Elimina o de entidades 86 Anexo AE Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o da imputa o de valores 87 A
5. MESG MESTRADO EM ENGENHARIA DE SERVI OS E GEST O Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center Servi os II S A Pedro Nuno Mota D ria Martins Relat rio de Projecto de Disserta o Orientador na FEUP Prof Ant nio Ernesto da Silva Carvalho Brito Orientador na Sonae Center Servi os II Eng Sabina Alexandra Montes Martins Universidade do Porto Faculdade de Engenharia FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto 2010 06 27 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Dedicado aos meus pais e familiares Por toda a sua amizade e apoio incondicional Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Resumo Este projecto foi realizado no Centro Corporativo da Sonae mais concretamente na empresa Sonae Center Servi os II com o objectivo de analisar os constrangimentos limita es e novos requisitos associados a um conjunto de processos de neg cio e aos sistemas de informa o que os suportam Este objectivo culmina na apresenta o de uma proposta de solu o que visa dar resposta realidade de neg cio
6. T D o O o o D 86 Sonae Center IIS A o da TO BE Configura cio 2 Processos de Neg iagrama D ta o de valores Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AD impu Repetir para cada par entidade localiza o Destino comum Introduzir Salvaguardar novo Seleccionar a Seleccionar as destino da destino de entidade s localiza es transfer ncia da transfer ncia da Pedido de receita receita configura o da imputa o das receitas z nica E Sm e 4 du o A Repetir para cada par entidade localiza o Introduzir Salvaguardar novo destino da destino de transfer ncia da imputa o da receita receita 87 Sonae Center IIS A o do TO BE Configura cio 2 Processos de Neg iagrama Di per odo de fecho de contas Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AE Repetir para cada entidade Datas Seleccionar a comuns Seleccionar as datas de entidade ou in cio e de fim do fecho entidades a de contas para um Pedido de parametrizar determinado per odo Salvaguardar altera es ao per odo de fecho de contas configura o do dia de fecho de contas nica r Repetir para cada entidade E Sa e eu y Qu Seleccionar as datas de in cio e de fim
7. o de dados sobre valores M1 e M2 a debitar ou transferir Integra o de informa o sobre descontos distribu dos e contidos em stock Integra o de informa o sobre valores M1 e M2 a debitar ou transferir Integra o de informa o sobre valores W a creditar ou a transferir No caso do NPRC s o apenas integradas as compras feitas a fornecedores externos ao grupo Sonae 69 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo M Diagrama Processos Aplica es TO BE Alternativa de integra o dos processos em NPRC Processos Aplica es Retek NPRC EXE Ws DW SAPFI Inser o dos dados dos artigos Inser o dos dados das negocia es Inser o dos dados das compras Integra o dos dados das vendas e stocks Lua go Too CEL EL OER fo cec Integra o dos dados das negocia es Integra o dos dados das compras Lual go oe CEL To CEL ERES TETO Toto 15 Integra o dos dados dos artigos Integra o dos dados das vendas e dos stocks Integra o do percentual de falhas das encomendas versus expedi es Integra o dos dados do CGC C lculo do valor dos descontos RCC obtidos dos fornecedores C lculo do valor das taxas m dias de descontos RCC C lculo do percentual de falhas entre encomendas e expedi es C lculo de valores de descontos a
8. o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo W Diagrama Processos de Neg cio TO BE Emiss o de documentos Plataforma nica sojuaundop ap oessIwa apopipad 6 os O M 5 T Sa Ro 5 O a O O n n v o O oa e ojuaundop ap od Jesieuy sopeJsunu o sope1 3 sojusuindop so sopo esedigadoay Oojus UINDOG ojuaunDop yw 80 imina o e Sonae Center IIS A l ia o e TO BE Cri cio 2 Processos de Neg iagrama D edi o de utilizadores Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo X Inserir Associar Associar Criar e manualmente os manualmente um manualmente um salvaguardar o dados do novo utilizador a um utilizador a um novo utilizador Pedido de utilizador perfil ou perfis m dulo ou m dulos no sistema cria o de um novo utilizador Plataforma Repetir para cada utilizador Enviar mensagem de utilizador n o Inserir age existente manualmente os Utilizador dados do utilizador existe Pedido de aeliminar eia elimina o de utilizador do um utilizador sistema existente nica LA Sm e q L Ou Enviar mensagem de utilizador es n o existente s Repetir para cada utilizador nica LA Inserir manualmente Alterar campos os dados do utilizador perfis e acessos ou utilizadores a aos m dulos Pedido de editar Utilizador s manualmente al
9. Sm O Gm ge KU Ou Pedido de gera o autom tica de Agregar documentos com valores a debitar ou creditar 74 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo R Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o autom tica de dota es Plataforma nica op OPIpad sojua Lundop ap eD neuojne ot eias o eJed sope nojeo weJo anb sopep SO S9JO BA SO 19 qO jop e esed Op PUOJUI JesedoJd ogie ES D D r D D O 9 o D D 3 e D N D pepnu epe esedinadoy sojua Wwn IOp ap ogeJ WNN 75 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo S Diagrama Processos de Neg cio TO BE Registo de previs es Plataforma nica S9QSIADJ ap ojsidaJ op opipad sope nojeo ueJo anb saJojeasop sopep so 19 q0 Jul eJed ogewo JeJedoaJd oeSIAdJd e E D Ee D mp Eb s fe O fe OQ fe D 3 g ge QN fed apepmuoa epeo esedunadoay Jul JepJensenjes OB BUIJO 76 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A TO BE Gera o manual de cio 2 Processos de Neg iagrama D documentos fiscais Anexo T nica r 4 E Sm e Um
10. custo e pre os de venda 3 2 Altera o do conceito de taxa m dia de forma a segmentar as taxas m dias dos artigos de acordo com o pa s dos respectivos fornecedores Dever o ainda ser criadas taxas m dias para os casos referentes s transac es de artigos Trading A taxa utilizada na distribui o ou c lculo do desconto contido em stock depender do tipo de artigos vendidos se estes s o artigos Trading ou n o 3 3 Introdu o da possibilidade de se transferirem os descontos RCC descontos estes que n o s o distribu dos aos clientes mas para as Direc es Comerciais associadas aos respectivos artigos em quest o 3 4 Altera o da distribui o de descontos RCC e c lculo de descontos contidos em stock referentes a artigos transformados Nestes casos o desconto a distribuir ou que se encontra contido no stock dever ser determinado atrav s da aplica o da taxa m dia ao pre o de custo da mat ria prima do artigo Hoje em dia o processo de distribui o de descontos RCC segue tr s realidades A realidade dos entrepostos Trading onde a receita referente a desconto RCC passa por um entreposto virtual que n o existe na realidade Qualquer artigo que passe por um entreposto Trading enviado para um entreposto f sico ou para uma loja f sica Nestes casos quer se transferir o valor exacto da receita de modo a que n o existam inefici ncias na distribui o de descontos Em seguida existem os casos
11. o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AL Repetir para cada inst ncia de interc mbio de dados N o Sinalizar que a Sinalizar que Pais telado Sim integra o do houve erro do fecho de E its 7 x sinal ocorreu naintegra o contas Sucesso com sucesso dosinal 4 c i U x U 4 E i O q 60 dy ai Z nica Altura de envio do sinal Preparar informa o do sinal de fecho i j 10 de contas Pedido de envio de sinal de fecho de contas Enviar sinal de fecho de contas Plataforma 95 iza o de Sonae Center IIS A tor TO BE Moni cio 2 Processos de Neg iagrama D interc mbio de dados Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AM Repetir para cada inst ncia de interc mbio de dados Intercambiar Sinalizar Sinalizar dados com a interc mbio interc mbio plataforma de dados de dados nica comsucesso comerros Sucesso Plataforma externa Verificar sucesso na integra o dos dados na plataforma externa Plataforma externa Destino Plataforma nica Verificar sucesso na integra o dos dados na plataforma nica nica r Sucesso Existem E Aceder aos dados Repetir o E erros spa sobre os Verificar interc mbio eg ad interc mbio interc mbio interc mbios exist ncia de dados 7 de dados d
12. s receitas 39 Ilustra o 14 Processo de gera o autom tica de documentos fiscais 42 Ilustra o 15 Processo de publica o de dados para uma plataforma ou aplica o externa 43 Ilustra o 16 Nova arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos de distribui o de descontos RCC c lculo de desconto contido em stock de M1 M2 e W e qualquer outra receita debitada ou creditada a clientes da Sonae que corresponde integra o destes processos em NPRC 46 Ilustra o 17 Proposta de nova arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos de qualquer receita ou desconto debitado ou creditado a clientes da Sonae no caso da execu o destes processos ser concentrada numa nova plataforma designada aqui por Plataforma nica de Factura o e Receitas PUFR 47 xii Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 1 Introdu o 1 1 Apresenta o O presente documento insere se no mbito do projecto de disserta o de Pedro Nuno Mota D ria Martins decorrido no curso de Mestrado em Engenharia de Servi os e Gest o da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto durante o ano lectivo de 2009 2010 Esta disserta o est a ser redigida em paralelo com a execu o de um est gio curricular realizado na rea de BackOffice da Direc o de Sistemas de Informa o DSI da empresa Sonae Center Servi o
13. Sonae Center II S A Anexo H Factor de mudan a relativo implementa o de uma plataforma ou sistema de informa o nico de suporte aos processos de distribui o de descontos RCC c lculo de desconto contido em stock de valores M1 M2 e W bem como outras receitas a debitar creditar ou transferir a clientes Factor de mudan a Denomina o Plataforma nica de Factura o e Receitas Enunciado Sistema de informa o de suporte aos processos de neg cio de distribui o de descontos RCC c lculo de descontos contidos em stock c lculo de valores M1 M2 W e outras receitas a debitar creditar ou transferir s empresas clientes da Sonae Implica es 4 1 Integra o dos processos de distribui o de descontos RCC c lculo de descontos contidos em stock c lculo de valores M1 M2 W e outras receitas num sistema de informa o nico 4 2 Implementa o deste sistema inform tico de modo a que esteja assente no conceito de entidade Uma entidade corresponder a uma receita que debitada creditada ou transferida para um determinado cliente mediante certas condi es Dever ser poss vel criarem se consultarem se alterarem se e eliminarem se entidades 4 3 Implementa o deste sistema inform tico de modo a que suporte o conceito de Contrato Geral de Cliente CGC O CGC consiste num Contrato onde ficam estipuladas todas as condi es referentes distribui o de descontos RCC de d bitos cr ditos
14. pr prio indica ligam os objectos de fluxo numa sequ ncia Depois ainda temos os Swimlanes que representam os diferentes participantes ou intervenientes do processo Um swimlane pode incluir v rios Flow e Connecting Objects e em ltimo lugar os Artifacts que mostram que dados s o necess rios ou produzidos por actividades que agrupam actividades segundo uma determinada l gica ou que ainda criam notas que explicam as actividades com mais detalhe Os processos de neg cio que forem modelados no mbito deste documento seguir o a abordagem BPD O ritmo moderno de evolu o dos sistemas inform ticos da Internet e das novas tecnologias leva tend ncia crescente de muitas empresas para adoptarem t cnicas geis de desenvolvimento de sistemas de informa o e gastarem cada vez menos tempo na sua projec o e implementa o Obviamente necess rio garantir que o planeamento de um novo projecto de sistemas de informa o dure o tempo m nimo necess rio para que sejam levantados todos os requisitos necess rios e pertinentes O planeamento deve inclusive durar o necess rio at que se defina com a devida consist ncia e n vel de detalhe a estrutura do 8 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A sistema No entanto nos dias que correm e com o actual ritmo de evolu o tecnol gica n o recomendado que um projecto de planeamento d
15. s verdadeiras necessidades requisitos de neg cio e realidade da empresa De modo a que as empresas implementem e integrem sistemas ou tecnologias com sucesso a que estes acrescentem valor sua actividade e de forma a projectar uma arquitectura consistente com as necessidades da organiza o necess rio ent o encarar a introdu o de uma nova tecnologia ou de um novo sistema como um processo n o meramente t cnico mas tamb m sistem tico multi disciplinar organizado dependente do contexto e do neg cio e consequentemente como um processo estrat gico Rigby Reichheld e Schefter 2001 No que respeita aos processos de neg cio estes podem ser definidos como um conjunto de actividades inter relacionadas que s o levadas a cabo por uma organiza o com vista a atingir um determinado objectivo Weske 2007 que est relacionado com o neg cio no qual esta est inserida Acreditamos que a defini o de Davenport explica os processos de neg cio de uma forma formal completa e rigorosa Os processos de neg cio s o definidos como sendo um conjunto de actividades estruturadas e mensur veis que s o desenhadas de forma a produzir um output espec fico para um cliente ou um mercado em particular Traz consigo uma forte nfase na forma como o trabalho feito dentro da organiza o em contraste com o foco da nfase naquilo que produzido Um processo desta forma uma ordena o espec fica de actividades laborais a
16. surgiu a necessidade de se criar um local nico para registo e gest o da informa o que se refere s condi es s quais os clientes do grupo Sonae ter o direito Este conceito foi denominado de Contrato Geral de Cliente CGC pelas pessoas do neg cio e seria criada uma rea dentro do sistema Retek para o registo desta informa o A informa o ficar dispon vel para outras aplica es que queiram aceder a esta Deste modo dever ser implementado um fluxo de envio di rio desta informa o para a plataforma nica que executar os processos de distribui o de descontos RCC de c lculo de descontos contidos em stock de c lculo de valores M1 M2 W e de outras receitas a debitar a creditar ou a transferir s empresas clientes 67 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo K Factor de mudan a relativo s aplica es processamentos ou fluxos de informa o a descontinuar Factor de mudan a Denomina o Enunciado Implica es Racional Aplica es ou de processamentos a descontinuar Descontinuar as aplica es que possuem tecnologia obsoleta ou desadequada e os processamentos que v o contra os requisitos e princ pios de arquitectura da empresa 7 1 Retirar a aplica o BillBacks Internos BBI do funcionamento e remover os respectivos fluxos de informa o de entrada e de sa da
17. 5 1 O processo de cr dito de valores W ereta area errar eee eae encenar atenda 19 3 5 2 Sistemas que suportam o tratamento de WSs reter reeaeeerarrerrerarereeaenaa 20 3 6 Arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos AS IS 20 4 Identifica o e an lise de requisitos err EA E EA ace EET near aa EEA 24 4 1 Metodologias de recolha e an lise de requisitos rec rreereraceree area aeencrrea acenando 24 4 2 An lise dos processos de neg cio AS IS eee aee aeaa area ieeaanrenarenarenaeeaaa 24 4 3 Workshops e TEUNI ES e iam rala sas io E saidas dass pede nd 26 4 4 Requisitos do processo de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock 27 4 5 Requisitos do processo de c lculo do valor M1 M2 e W eee 29 4 6 Requisitos do processo de fecho de contas e de publica es de dados 31 4 7 Requisitos para a arquitectura do sistema de informa o que suporta os processos de neg cio 32 5 Propostas de abordagem de solu o erre area tree tear arara AE EEEE EEEE 35 Lilntegra es de dados cce acima EE E ET E cad Sos SE E E EE EAEE ES 36 5 2 Gest oide dados same a E E E A A a E nsaad a 37 5 3 C lculo ge eee E E EE ea EEEE E E EEE NE E E EET EEE casual ER 38 4sGera o de documentos seraa ee aa raite E E AEA E A TE A KAN ERE E A Ea A ER
18. 7 2 Retirar a aplica o Ms do funcionamento e remover os respectivos fluxos de informa o de entrada e de sa da 7 3 Remover o c lculo de valores M1 e M2 do Data Warehouse e o respectivo fluxo de envio dessa informa o para a aplica o Ms 7 4 Descontinuar com a componente manual associada ao processamento e contabiliza o dos valores W As aplica es utilizadas para processar a distribui o de descontos RCC o c lculo de descontos contidos em stock o c lculo de valores M1 M2 W bem como o c lculo de outras receitas consistem actualmente em aplica es distintas Com a introdu o da plataforma nica que ser constru da de forma a processar todas estas receitas numa nica aplica o ser poss vel descontinuar as aplica es antigas que executavam cada um destes processos isoladamente Estas aplica es antigas n o est o estruturadas de forma a responder aos requisitos da Internacionaliza o ou da l gica di ria e autom tica dos processos A aplica o Ms em particular possui tecnologia em descontinua o na Sonae al m de sofrer de problemas de usabilidade que tamb m impedem a sua escalabilidade face a grandes volumes de processamentos Os valores W s o ainda calculados com interven o manual dos colaboradores devido falta de automatiza o deste processo Al m destes aspectos hoje alguns destes c lculos s o realizados no Data Warehouse Um princ pio de arquitectura da em
19. AS IS 20 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A De forma a concluir a problem tica associada a este projecto de disserta o seguem se dois esquemas que resumem a arquitectura actual dos sistemas de informa o que suportam os processos de distribui o de descontos RCC c lculo de descontos contidos em stock c lculo de M1 M2 e W e que demonstram as aplica es e os fluxos de informa o que os comp em Ilustra o 7 Arquitectura do sistema de informa o AS IS que suporta os processos de distribui o de desconto RCC pelas localiza es e c lculo de desconto contido em stock As aplica es que no mbito destes processos comp em o sistema consistem nas aplica es Retek NPRC BBI SAP FI ou outras plataformas destinadas a registo de movimentos de contabilidade e Data Warehouse As setas representam fluxos de informa o de uma aplica o origem at uma aplica o destino Estas t m associada uma descri o referente informa o enviada e uma periodicidade di ria ou mensal referente frequ ncia do seu envio A cor de um determinado fluxo de informa o est associada respectiva aplica o de origem Informa o de contabilidade Dados de refer ncia Taxas m dias e Informa o de descontos trading contabilidade Vendas e M fotografia de minho Informa o de gest o gest o M Inf
20. Center II S A cen rio de centraliza o dos processos no NPRC Os intervenientes dos workshops reconheceram as vantagens de se integrar toda a informa o sobre factura o e receitas num sistema nico No entanto ter que ser realizado ainda no mbito deste projecto um estudo sobre a escalabilidade do NPRC de forma a determinar os novos volumes de dados e de processamentos que resultam da inclus o dos novos processos nessa plataforma 49 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 6 Conclus es e perspectivas futuras Este projecto de Disserta o culmina com a proposta dos novos processos de neg cio e dos dois cen rios alternativos de arquitectura do sistema de informa o que suportam esses processos incluindo ainda a respectiva an lise cr tica N o poss vel confirmar neste momento que os processos definidos anteriormente neste projecto e que se encontram anexados a este documento ser o implementados com a mesma exactid o face quilo que foi proposto e especificado na solu o Isto deve se ao facto do processo de valida o e aprova o desta proposta de processos de neg cio n o se encontrar conclu do durante a altura da escrita deste documento Na realidade estes sofreram diversas altera es desde a vers o inicial com base no feedback recolhido nas sugest es e correc es que resultaram das reuni es com os c
21. Compensa es para Data Warehouse todos os dias Dever ser poss vel configurar semelhan a do que acontece com a informa o contabil stica quais os fluxos a enviar para DW Quer se ainda que os processos e os sistemas de informa o que os suportam sejam suficientemente din micos de modo a que seja poss vel indicar que o fecho de contas mensal de uma determinada empresa dever ocorrer at um determinado dia Assim al m dos fluxos de informa o a enviar para DW dever ser ainda enviado um sinal indicativo do fim do fecho das contas para uma determinada empresa a partir de um determinado dia gt Disponibiliza o de valores multi moeda Apesar da empresa processar todas as transac es a n vel interno em Euros pode acontecer que os fornecedores estejam presentes em pa ses com moeda diferente do Euro o que o grupo possua empresas que estejam presentes em pa ses onde se utilize uma determinada moeda Ficou determinado que a informa o disponibilizada para a Contabilidade SAP FI dever ser enviada na moeda da transac o mas tamb m na moeda interna da empresa Euro ou outra No que toca informa o enviada de gest o esta dever ser disponibilizada na moeda interna Euro na moeda interna da empresa no caso de esta se encontrar num pa s cuja moeda n o seja o Euro e na moeda do fornecedor seja esta qual for gt Introdu o do conceito de reten o na fonte Al m destes aspectos relacionados co
22. Da mesma forma a taxa m dia a aplicar ao pre o de custo dos artigos depender da condi o de estes corresponderem aos casos Trading ou n o Ap s ter sido determinado o valor l quido de desconto RCC contido em cada stock o processo tamb m passar para a respectiva gera o de documentos sendo que neste caso os documentos a emitir consistem em dota es gt C lculo de valores Ms No c lculo de valores M1 e M2 o processo dever dividir se em dois processos de c lculo do valor M1 e do valor M2 executados em paralelo Verifica se inicialmente se o valor dever ser determinado em fun o do valor das vendas ou das quantidades de artigos que foram vendidas No primeiro caso determina se o custo de armazenagem ou de transporte atrav s da aplica o de uma taxa ao valor das vendas No segundo caso o valor M1 ou M2 determinado com base num valor que j foi pr estabelecido e negociado com o cliente Finalmente gera se a respectiva documenta o No caso do valor n o se aplicar a um determinado cliente os documentos a gerar correspondem a previs es e indicam quanto que o cliente pagaria se o d bito de valores M1 ou M2 fosse aplicado Este tipo de documentos serve apenas para visibilidade interna da empresa gt C lculo de valores Ws O processo de c lculo de valor W come a por obter o percentual de erros mais recente dispon vel para cada categoria de artigos unidade de neg cio ins gnia pa s al m das venda
23. Grupo Sonae surgiram casos onde teve de ser realizada alguma an lise adicional de forma a aprofundar e a consolidar alguns dos conceitos utilizados nos processos e nas opera es do dia a dia Procurou se ultrapassar este tipo de constrangimentos atrav s de entrevistas e de sess es de esclarecimento de quest es com as pessoas do neg cio e da rea de Sistemas de Informa o Conforme foi referido anteriormente n o foi poss vel avan ar mais na especifica o dos processos de neg cio e na valida o da arquitectura dos sistemas de informa o a implementar por este se tratar de um projecto dotado de uma envergadura consider vel e por requerer a an lise e a aprova o de pessoas das diversas reas da empresa Transversalmente a todo o projecto procurou se envolver n o apenas os clientes mas tamb m os colaboradores das diversas reas dos Sistemas de Informa o da empresa de forma a garantir que o desenvolvimento desta solu o respeitasse os requisitos das pessoas do neg cio al m dos princ pios de arquitectura Neste aspecto importa destacar a colabora o e a disponibilidade das pessoas da Direc o de Sistemas de Informa o e Direc o de Servi os Administrativos da Sonae Center Servi os II S A A sua prontid o foi determinante no esclarecimento de qualquer d vida na orienta o do autor no contexto empresarial e no fornecimento de todas as condi es necess rias execu o deste trabalho contribuindo po
24. II S A Anexo F Factor de mudan a relativo ao tratamento de valores W Factor de mudan a Denomina o Enunciado Implica es Racional Tratamento de valores W Altera es ao processo de tratamento de valores W 2 1 Altera o da frequ ncia de disponibiliza o do percentual de falhas de modo a que este esteja dispon vel mensalmente e que permita determinar a percentagem de erros nas expedi es de artigos em cada m s 2 2 Automatiza o do processo de c lculo dos W que inclusive implica integrar este processo num sistema inform tico que permita ainda gerir o c lculo de outros valores ou outras receitas semelhantes 2 3 Altera o da frequ ncia de c lculo do valor a atribuir aos clientes para compensar as diferen as entre o que estes encomendam e aquilo que estes realmente recebem nas suas instala es Estes valores passar o a ser calculados numa base di ria atrav s da aplica o do percentual de falhas de Ws ao valor das vendas que ocorrem todos os dias para as localiza es 2 4 Altera o da profundidade do c lculo dos valores W de modo a possibilitar que o valor a creditar a uma ins gnia ou a um cliente seja determinado com base na categoria de produtos que lhe foram vendidos aumentando desta forma o n vel de detalhe e de precis o de c lculo destes valores 2 5 Possibilidade de se realizarem configura es e de se parametrizarem aspectos de forma muito semelhante ao processo
25. Processos de Neg Anexo P Reprocessamentos nica Plataforma nica Z Plataforma L gica de acumulados Pedido de execu o de c lculos Pedido de reprocessamento Inserir informa o do per odo e das entidades a reprocessar Repetir para todas as entidades ao cliente Dados das parametriza es i Aplicar as regras de c lculo aos dados Obter acumulado de dados necess rios Produzir valores outputs Obter dados necess rios para processar Calcular dados Aplica se Verificar tipo de documentos a gerar Preparar informa o para gera o de documentos Repetir para todas as inst ncias N o Documentos fiscais Verificar reten o na fonte Reten o na fonte Sim Obter percentagem de reten o na fonte Registar previs es Gerar documentos fiscais Determinar valor a reter na fonte Gerar dota es Sonae Center IIS A tom tica de ao au Processos de Neg cio TO BE Gera iagrama D documentos fiscais Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo Q Repetir para cada entidade Repetir para cada empresa Agregar com valores a transferir nica LA Ins gnia Obter os valores e os dados origem igual Numera o necess rios para gerar os ins gnia de documentos destino documentos
26. Salvaguardar intervalo de numera o de documentos paraa empresa e per odo em quest o Salvaguardar intervalo de numera o de publica es paraa empresa e per odo em quest o 91 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo Al Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o do n vel de detalhe dos c lculos Plataforma nica sojnojeo sop apepipunjoJd ap opdeziJo weJed ap opipad sesaJduwa Sej19994 op JeUO 229 9S odi JEUO 2I9 9S sojnaje2 sop 2 lt y DO o DM 2 o vo gt v o gt D P PJoUINU apepnuo epeo esedigadoy iqnd po ap ojen1 U JepJensenjes w opolJad esaJdwo e esed sag eal 92 Sonae Center IIS A des de dados ica unica 2 Plataforma externa TO BE Publ 2 cio Unica r Processos de Neg iagrama Plataforma D Plataforma externa efectua acesso plataforma Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AJ Aceder informa o disponibilizada Sinalizar que a integra o de dados encontra se em execu o Gerar warning avisando que os intervalos n o est o definidos N o O o Pedido Intervalo de publica o de numera o Aa dos definidos Converter informa o valores para necess ria amoeda ou par
27. adoptada neste projecto de destacar a t cnica de Joint Application Development JAD Este m todo pode ser utilizado tamb m no mbito de projectos RAD e consiste em reunir utilizadores finais e profissionais de sistemas de informa o em sess es interactivas com o objectivo de discutir e por consequ ncia acelerar o processo de identifica o e de an lise de requisitos de informa o e discutir as quest es relacionadas com o design do sistema Laudon 2005 As vantagens deste m todo consistem na velocidade associada ao planeamento do sistema e no levantamento e estudo de requisitos de informa o Outra grande vantagem deste m todo deve se ao facto de este obrigar a que os utilizadores finais se envolvam activamente no processo utilizadores estes que no fundo representam os clientes de quem desenha e desenvolve sistemas de informa o Trata se assim de um m todo fortemente orientado ao cliente Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Uma abordagem muito semelhante foi seguida no mbito deste nosso projecto na Sonae Em paralelo ao que acontece na metodologia RAD procurou se envolver o cliente neste projecto tendo sido organizadas v rias sess es de discuss o onde participaram v rios profissionais das reas de neg cio da empresa Desta forma os clientes puderam n o apenas partilhar o seu parecer mas colaborar no processo de rec
28. das expedi es Este percentual indica a taxa de in sucesso das expedi es face s encomendas O sistema Ws calcula este percentual de erro com base na informa o sobre as expedi es que recebe do EXE e com base nos dados dos artigos que recebe no Retek que incluem os pre os e c digos de barras Hoje em dia o valor l quido a atribuir s lojas o valor W calculado manualmente por um colaborador da Equipa de Receitas da Sonae Este colaborador recorrendo a uma folha de c lculo e com base no percentual de erros e das respectivas valoriza es proveniente do sistema Ws calcular quanto que cada localiza o ter direito a receber Este colaborador insere ainda manualmente a informa o contabil stica referente aos valores W Actualmente a informa o referente a estes valores n o disponibilizada para a gest o Nas entrevistas realizadas com as pessoas do neg cio sobre este processo foi poss vel perceber as necessidades que existem hoje em disponibilizar esta informa o para Data Warehouse dando assim acesso a esta informa o por parte dos rg os de gest o do grupo Sonae al m da necessidade de se automatizar todo o processo administrativo de c lculo dos Ws Todo este processo de c lculo do valor a creditar ou a transferir com base em diferen as entre encomendas e expedi es para as localiza es encontra se modelado no anexo D 3 6 Arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos
29. de c lculo dos valores M1 e M2 quando aplic vel Hoje em dia o valor a creditar ou a transferir a um cliente calculado mensalmente atrav s de uma taxa dispon vel cada trimestre Isto significa que a carga de processamento dos valores W encontra se concentrada num nico dia do m s enquanto que nos restantes dias n o efectuado nenhum c lculo deste tipo O facto de se utilizar o mesmo percentual de erros durante um trimestre obriga a que grandes varia es que ocorram num determinado m s sejam atenuadas e corrigidas pelos outros dois meses do trimestre o que vai de encontro ao pretendido e que resulta numa falta de visibilidade nas falhas de expedi es que ocorrem todos os meses Os valores W s o ainda calculados ao n vel da Unidade de Neg cio o que significa que diferentes produtos que perten am mesma Unidade de Neg cio s o calculados todos com base no mesmo percentual o que representa uma falta de precis o nos c lculos pois podem existir dentro da mesma unidade de produtos categorias de produtos de caracter sticas radicalmente diferentes uns dos outros mas que possuem o mesmo valor de compensa o Hoje em dia o c lculo dos valores W requer interven o manual o que significa que um utilizador perde uma quantidade de tempo consider vel a realizar ac es que poderiam ser automatizadas Este processo realizado num conjunto de sistemas pr prios e distintos dos sistemas de c lculo de outras receit
30. de dados c lculo aos gera o de a outputs necess rios dados la documentos Obter dados necess rios para L gica de acumulados Reten o na fonte Obter k Determinar percentagem valor a reter Pedido de execu o de c lculos de reten o processar na fonte na fonte Gerar j dota es No entanto os processos de descontos RCC a distribuir e contidos em stock e de c lculo de valores M1 M2 e W tem cada um as suas particularidades Seguem se as especifica es dos processos de c lculo para cada uma destas receitas gt Distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock Ap s a integra o dos dados necess rios para estes processos que incluem os dados das vendas e das condi es estipuladas no CGC entrar se num ciclo que se repete para cada uma das vendas e que come a por analisar o tipo de localiza o correspondente origem da venda Caso a venda tenha origem num entreposto Trading o valor do desconto a distribuir dever corresponder ao valor exacto que foi obtido do fornecedor para cada conjunto de artigos Tipicamente o conjunto de artigos Trading que comprado a um fornecedor Trading corresponde ao mesmo conjunto que expedito para uma localiza o entreposto ou loja Deste modo transfere se o mesmo valor que foi obtido na venda desses artigos Em seguida o processo continua na fase d
31. de valores M1 M2 W e outras receitas que se aplicam a um determinado cliente Racional Actualmente os processos de distribui o de descontos RCC de c lculo de descontos contidos em stock de valores M1 M2 W e de outras receitas a debitar ou a creditar aos clientes s o realizados em plataformas ou aplica es distintas Algumas destas aplica es inclusive possuem tecnologia obsoleta face s necessidades e escala do grupo Sonae e estas est o para ser descontinuadas Surgiu a necessidade de se centralizar todos estes processos no mesmo sistema inform tico e que este permita a possibilidade de se parametrizarem novos tipos de receita que se aplicam ao cliente Deste modo o sistema funcionaria com base no conceito de entidade que corresponde a uma receita que aceita dados de entrada realiza c lculos e produz dados de sa da antes de gerar a respectiva documenta o e publicar a informa o para as reas de contabilidade e de planeamento controlo e gest o N o existe um reposit rio central de registo de todas as condi es que se aplicam aos clientes Prop s se a cria o de um Contrato Geral de Clientes que semelhan a do Contrato Geral de Fornecimento onde est o registadas todos os aspectos negociados com os fornecedores servir para registar todas as receitas e condi es que se aplicam aos clientes da Sonae internos ou externos ao grupo 63 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suport
32. definir uma hierarquia de utilizadores deste sistema de informa o e dar lhes diferentes privil gios por perfil de modo a que apenas determinados colaboradores tenham acesso informa o e aos processamentos das receitas que lhes competem Por exemplo dever ser poss vel responsabilizar uma equipa pelo processamento de valores M1 mas a nada mais Um dos requisitos consiste na flexibilidade desta plataforma face aos per odos de fecho de contas Os utilizadores dever o poder indicar um determinado dia como sendo o dia de refer ncia para fecho de contas da empresa de modo a que a plataforma organize os seus c lculos e processamentos em torno deste dia Deste modo se o utilizador define que as contas da empresa fecham num determinado dia o sistema dever disponibilizar todos os valores calculados para o per odo em quest o at esse dia e partir do pressuposto que os c lculos realizados ap s esse dia referem se ao per odo seguinte A informa o sobre o d bito ou sobre o cr dito de cada uma destas receitas dever estar presente nos documentos que dever o ser gerados e numerados pela plataforma Estes documentos indicam formalmente que valores que ser o imputados a cada cliente dando lhes visibilidade sobre os tipos de receita a que estes ter o direito Poder acontecer que n o se desejem gerar documentos todos os dias devendo assim ser poss vel parametrizar esta periodicidade Estes documentos ter o que ser numera
33. distribuir e contidos em stock ulo de valores M1 e M2 C lculo de valores W Cria o elimina o consulta e edi o de entidades Cria o elimina o consulta e edi o de utilizadores Cria o elimina o consulta e edi o de perfis de utilizadores Configura es e parametriza es de processos Gera o de documentos Publica o de dados sobre descontos distribu dos e contidos em stock Publica o de dados sobre valores M1 e M2 a debitar ou transferir Publica o de dados sobre valores W a creditar ou transferir Publica o de dados sobre receitas de entidades definidas pelo utilizador Integra o de dados sobre receitas de entidades definidas pelo utilizador Integra o de informa o sobre descontos distribu dos e contidos em stock Integra o de informa o sobre valores M1 e M2 a debitar ou transferir Integra o de informa o sobre valores W a creditar ou a transferir No caso do NPRC s o apenas integradas as compras feitas a fornecedores externos ao grupo Sonae 70 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo N Diagrama Processos Aplica es TO BE Alternativa de cria o da plataforma PUFR Ws DW SAP FI Integr dos dados das vendas e dos stocks Integra o dos dados das taxas m dias
34. e desactualizada da Sonae e de recolher e analisar requisitos de neg cio Atrav s desta an lise desenhar se o novos processos de neg cio O objectivo final ser ainda projectar uma nova arquitectura de sistemas de informa o que suporte os novos processos de neg cio e que se adapte melhor aos requisitos de neg cio da Sonae De modo a apurar em concreto os factores de mudan a bem como as especifica es a serem implementadas seguem se os requisitos relativos a este projecto que foram levantados e analisados com o neg cio 23 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 4 Identifica o e an lise de requisitos 4 1 Metodologias de recolha e an lise de requisitos O processo de recolha e an lise de requisitos e necessidades dos clientes iniciou se com o estudo dos processos de neg cio que hoje s o executados na empresa referentes distribui o de descontos RCC ao c lculo de desconto contido em stock de Ms e Ws Em paralelo analisaram se os sistemas de informa o que os suportam bem como a respectiva arquitectura Nesta primeira fase os processos e sistemas foram analisados atrav s da an lise de manuais e de documenta o dos sistemas de informa o e de entrevistas com as pessoas do neg cio respons veis pela execu o e gest o dos processos Apesar do objectivo ser o de compreender o funcionamento bem como a finalid
35. grupo Sonae Nestes casos dever ser utilizada a taxa m dia do respectivo pa s conforme o que foi descrito anteriormente para distribuir o desconto dos artigos e para calcular o respectivo desconto contido em stock A terceira e ltima inst ncia diz respeito aos casos onde s o efectuadas distribui es de artigos para lojas externas ao grupo Sonae Nestes casos que s o correspondentes aos casos de Franchising dever ser feita uma imputa o dos valores segundo uma perspectiva interna ao grupo Sonae e externa Na perspectiva interna ser o calculados todos os descontos poss veis com base no pre o de custo de forma equivalente ao que seria efectuado nos casos dos clientes pertencentes ao grupo Sonae Na perspectiva externa que corresponde ao caso real s o apenas distribu dos os tipos de desconto que ficaram negociados com o cliente que dever o ser realizados com base no pre o de venda a este O objectivo de se realizar este c lculo de forma diferenciada consiste em permitir s reas de contabilidade finan as planeamento e 28 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da 4 5 Sonae Center II S A controlo de gest o da Sonae adquirirem visibilidade sobre estas e poderem realizar compara es entre valores Distin o dos c lculos para os artigos transformados Consiste em adaptar o c lculo de descontos a distribuir ou contidos em stock para os cas
36. modelados os processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de descontos em stock respectivamente segundo a abordagem Business Process Diagrams 3 4 Custos de log stica M1 e M2 3 4 1 O processo A armazenagem e o transporte de artigos entre localiza es representam custos para as empresas do grupo Sonae Os armaz ns das localiza es est o sujeitos a gastos com electricidade com equipamentos para transportar as paletes com os produtos al m de custos com o pessoal e de ocupa o de espa o Por sua vez transportar artigos para as localiza es tamb m representa um custo pois al m de existirem custos com pessoal existem tamb m gastos com combust vel e com a manuten o dos ve culos Estes dois custos log sticos de armazenagem e transporte de artigos s o actualmente quantificados pela Sonae e debitados s localiza es para as quais estes s o vendidos Isto significa que as localiza es que compram os produtos tamb m pagam al m do pre o de venda dos artigos um valor extra que referente a estes custos log sticos Estes dois custos s o actualmente denominados de custos M1 e M2 referentes aos custos de armazenagem e de transporte respectivamente Nas vendas efectuadas entre duas localiza es debitam se os custos de armazenagem e de transporte localiza o para a qual os artigos foram vendidos Existem no entanto casos onde estes valores n o s o debitados Existem casos de vendas para determi
37. na abertura de novas localiza es seja feito automaticamente e que seja poss vel configurar manualmente por excep o gt C lculo de Ms ao n vel da categoria por defeito com a possibilidade de se configurarem excep es Os valores M1 e M2 s o hoje calculados no que respeita a estrutura mercadol gica em fun o da respectiva categoria de produtos A desvantagem de se realizar este c lculo desta forma est relacionada com o facto de diferentes produtos com diferentes caracter sticas como o seu peso ou volume possuam os mesmos custos de armazenagem e transporte que outros artigos na mesma categoria Quando se levantou a hip tese de se aumentar ou reduzir o n vel de detalhe do c lculo destes valores concluiu se que estes dever o continuar a ser calculados ao n vel da categoria No entanto dever ser poss vel parametrizar excep es onde os custos de armazenagem e transporte seriam calculados com maior detalhe e em fun o da subcategoria ou do pr prio artigo em quest o gt Imputa o dos valores Ms ao n vel da ins gnia e do pa s do cliente por defeito com a possibilidade de se configurarem excep es A imputa o dos custos de armazenagem e transporte dever ser efectuado ao n vel da ins gnia e do pa s de um determinado cliente No entanto dever ser poss vel realizar esta imputa o para a localiza o para a qual os artigos s o vendidos ou para outra entidade por excep o Dever ser poss
38. no pre o da factura Automatiza o do c lculo dos Ws Este um dos requisitos base deste projecto Conforme foi descrito anteriormente os valores W s o em parte calculados manualmente no posto de trabalho de um colaborador da rea financeira e por esse motivo torna se necess rio automatizar este processo Disponibiliza o mensal do percentual de falhas de Ws Actualmente a taxa relativa s diferen as entre expedi es e entregas enviado trimestralmente para a equipa de receitas Chegou se conclus o que este percentual dever ser disponibilizado mensalmente Possibilidade de se reprocessarem os Ws e Ms Por vezes ser necess rio reprocessar estes valores devido altera o das respectivas taxas Actualmente isto obriga a repetir todo o processo de integra o de dados e de c lculos Surgiu a necessidade de se permitir o reprocessamento destas receitas de forma simples e gil Ws com tratamento semelhante aos Ms No que diz respeito s restantes parametriza es sobre valores W concluiu se que estas dever o seguir a l gica das parametriza es de valores M1 e M2 quando aplic veis Por exemplo os valores W tamb m dever o ser calculados ao n vel da categoria de artigos sendo que hoje s o calculados ao n vel da unidade de neg cio Um ltimo requisito recolhido prende se com a necessidade de se realizarem dota es no c lculo dos valores M1 M2 e W que correspondem a valores calculados para
39. num conjunto de princ pios de arquitectura que visam a integra o e liga o de diferentes sistemas aplica es e tecnologias de uma organiza o Linthicum 2000 No seu artigo Dancing around EAI Bear Traps escrito em 2003 Gian Trotta afirma que os projectos de adop o de princ pios EAI falham cerca de 70 das vezes Afirma inclusive que muitos destes insucessos devem se a problemas de natureza bvia mas que n o foram encarados com a devida considera o pela organiza o Com base na discuss o realizada num workshop do ent o grupo EAI Industry Consortium sendo hoje simplesmente conhecido como Industry Consortium Trotta lista sete das principais 6 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A armadilhas referentes a projectos EAI dentro das quais costumam cair muitas empresas Al m de aspectos relacionados com gest o da mudan a uma destas armadilhas consiste precisamente no facto de n o se encarar a abordagem EAI como uma metodologia sist mica multi disciplinar e assente no contexto do neg cio Na aus ncia de uma perspectiva consistente da empresa e dos seus processos de neg cio e sem termos em considera o aspectos multidisciplinares como a gest o da capacidade planeamento e controlo de gest o ou seguran a poder acontecer que a tecnologia e sistemas de informa o que os suportam se encontrem desajustados face
40. o e de Receitas da Sonae Center II S A gt Sess o 1 Apresenta o do projecto e discuss o geral sobre os processos e sistemas destacando requisitos e constrangimentos para cada um destes gt Sess o 2 Discuss o sobre os processos de distribui o de descontos RCC c lculo de descontos contidos em stock e sobre os sistemas de informa o que os suportam gt Sess o 3 Dedicada discuss o sobre os processos de c lculo de custos de armazenagem e transporte Ms e valores de compensa o para diferen as entre encomendas e expedi es de mercadorias Ws gt Sess o 4 Discuss o sobre o processo de fecho de contas da empresa e a sua rela o com os processos do mbito deste projecto al m de se discutirem as publica es de dados para as reas de contabilidade e de planeamento controlo e gest o da empresa gt Sess o 5 Fecho de quest es pendentes consolida o dos conceitos discutidos e apresenta o de uma primeira abordagem de solu o Descrevem se em seguida os principais requisitos recolhidos em cada uma destas sess es 4 4 Requisitos do processo de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock Os requisitos recolhidos que dizem respeito aos processos de distribui o de descontos RCC bem como de c lculo de desconto contido em stock apresentam se na lista seguinte gt Processos com uma l gica di ria Actualmente estes processos s o executado
41. pre o de custo Em qualquer um destes casos necess rio verificar uma outra condi o adicional se os produtos vendidos correspondem a produtos transformados ou n o No caso de os produtos vendidos se tratarem de transformados a distribui o do desconto RCC para esses artigos dever ser feita aplicando a taxa m dia que foi definida anteriormente ao pre o da mat ria prima do produto e n o ao pre o total de venda do produto conforme foi descrito anteriormente Por exemplo caso estejamos a vender uma perna de carne de vaca o desconto dever ser distribu do com base na aplica o da taxa m dia ao pre o da mat ria prima da carne dessa perna que difere do pre o de venda total da perna Caso n o estejamos a vender produtos transformados o desconto a distribuir corresponde simplesmente aplica o da taxa m dia ao valor do artigo Finalmente dever verificar se se cada desconto a distribuir se destina a ser atribu do ao cliente devendo ser transferido para a Direc o Comercial do respectivo neg cio em caso contr rio Ap s terem sido agregados e determinados os valores a creditar a cada ins gnia de cada pa s ou a cada Direc o Comercial o processo continua na gera o dos respectivos documentos No caso dos c lculos de descontos contidos em stock estes dever o ser feitos com base na mesma l gica do processo de distribui o de descontos RCC mas agora em vez dos dados das vendas obteremos os dados dos stocks
42. relativos a Franchisados onde se quer para efeitos comparativos e de visibilidade interna realizar o c lculo do desconto a distribuir com base no pre o de custo dos artigos vendidos al m do pre o de venda que representa aquele a que o cliente tem visibilidade Desta forma poderemos ver quanto que um cliente Franchising receberia caso a receita fosse distribu da de forma semelhante aos casos das empresas internas ao grupo Sonae e comparar essa receita com aquela que de facto lhe entregue e que tem como base o pre o de venda dos artigos para esse cliente O facto de se utilizarem taxas m dias para se determinarem os descontos RCC a distribuir pelos clientes ou contidos nos stocks das localiza es traz consigo limita es na precis o do c lculo do valor destes descontos No entanto caso utiliz ssemos as taxas reais que foram de facto negociadas com cada fornecedor para cada tipo de artigos isso obrigaria a rastrear os fornecedores de cada um dos artigos transaccionados todos os dias entre as localiza es Prop s se ent o dividir as taxas m dias consoante o pa s dos respectivos fornecedores e 61 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A consoante o facto de os artigos serem artigos Trading ou n o o que representa um equil brio entre precis o de c lculo e esfor o de processamento e rastreio de dados Poder acont
43. s a gera o de qualquer documento necess rio proceder sua numera o Todos os documentos fiscais s o numerados consoante um intervalo de numera o que definido todos os anos para cada uma das empresas O sistema dever verificar se a empresa para a qual est o se a gerar documentos tem intervalo de numera o definido e gerar uma mensagem de aviso em caso contr rio Emiss o de documentos Ap s a prepara o da informa o e a numera o dos documentos o processo termina na emiss o de documentos onde estes s o formalmente criados Uma vez emitidos e disponibilizados os documentos dar o visibilidade aos clientes sobre os diferentes valores a que estes dever o pagar ou aos quais ter o direito e representam a base da informa o que enviada para as reas de contabilidade da Sonae e de planeamento controlo e gest o Os documentos dever o ser emitidos de acordo com a periodicidade que foi configurada pelo utilizador Publica es de dados Todos os processos de c lculo e de gera o de documentos produzem informa o sobre as receitas os descontos e os custos que s o debitados ou creditados s empresas Toda esta informa o hoje disponibilizada para v rios sistemas de informa o utilizados pela empresa Entre estes sistemas encontra se o m dulo financeiro do sistema ERP SAP SAP FI onde a informa o fica dispon vel para os colaboradores da rea de contabilidade e de finan as e o Data Wa
44. servi os Estes servi os correspondem a conjuntos de funcionalidades ou aplica es e s o prestados por uma entidade a outra He 2003 No exemplo anterior Consultar dados do cliente e Consultar dados do produto podem exemplificar diferentes servi os No primeiro disponibiliza se informa o sobre os clientes da empresa e no segundo sobre os produtos Consoante o contexto da empresa pode se ainda agregar estes dois servi os num s que seria Consultar dados Num extremo de um sistema de informa o empresarial tipicamente existe uma camada de interface composta pelas aplica es que permitem aos utilizadores interagir com o sistema No outro extremo estar a camada de dados onde estar localizada toda a informa o da empresa organizada em bases de dados servidores ou outro tipo de tecnologia Existir entre estas duas uma camada ou mais interm dia de servi os Esta camada ou camadas de servi os agrupam aplica es semelhantes segundo uma l gica de servi os que s o prestados Brown Johnston e Kelly 2003 fazendo a liga o entre os utilizadores da camada de interface e os reposit rios de informa o da empresa da camada de dados Poder existir mais do que uma camada de servi os Por exemplo poder existir uma camada que agrega funcionalidades e aplica es segundo uma l gica de processos de neg cio Esta poder interagir com a de servi os pois como exemplificamos anteriormente process
45. taxas reais Al m do envio das taxas m dias dos descontos RCC o RCC envia ainda os valores de descontos associados a produtos Trading O sistema BBI neste caso n o realizar nenhuma distribui o pois estes valores quando chegam ao aplicativo j indicam quanto que cada localiza o dever receber de desconto Trading Nestes casos o BBI limitar se a consolidar estes dados com a restante informa o que o aplicativo produz relativa aos descontos a distribuir e contidos em stock semelhan a do RCC o sistema BBI executa os processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock gera a respectiva documenta o notas de cr dito transfer ncia ou dota es Finalmente envia a informa o produzida e 17 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A destinada rea de contabilidade para o software SAP FI e a informa o dirigida rea de gest o da empresa para o Data Warehouse Estes processos s o executados mensalmente ap s o c lculo dos descontos RCC obtidos dos fornecedores e durante o per odo de fecho de contas mensal da Sonae Este facto leva a que toda esta carga de processamento esteja concentrada numa determinada altura do m s Na eventualidade de ocorrerem erros este processo capaz de se prolongar e de atrasar o fecho de contas de toda a empresa Nos anexos A e B encontram se
46. AE AEE ea Tei 41 5 9 Publica es de E 10 O RAEE EE EE EEE EEEE EST EE 42 5 6 An lise dos novos processos de neg cio s sesssseeseeresssstseesstsrreresteetsserrreerttetesrenteseertssestrntestenteseeetssertte 44 5 7 Centraliza o dos processos de neg cio em NPRC eretas 45 5 8 Cria o de uma Plataforma nica de Factura o e Receitas eeemeeeeeeree eres 46 5 9 An lise das propostas de arquitectura erre erererreee eae eae eae renan nana area reea anna 47 6 Conclus es e perspectivas futuras E EEE EEEE aeee area area aaa arara arena anna anne Kene NTE Ee EKES 50 Referencias e bibliografii 2 set issues srste e E Naa ER nto pu gua nude alada Du Dn N puta Da und 52 Anexo A Processo de neg cio de Distribui o de descontos RCC eres 54 Anexo B Processo de neg cio de c lculo de desconto contido em stock 55 Anexo C Processo de neg cio de C lculo de valores M1 e M2 eres 56 Anexo D Processo de neg cio de C lculo de valores W re rereeeeeeareaarenaa 57 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo E Factor de mudan a Processo de tratamento de valores M1 e M2 58 Anexo F Factor de mudan a relativo ao tratamento de valores W eres 60 Anexo G Factor de mudan a relativo aos p
47. B2C onde os bens e servi os s o vendidos a consumidores individuais gt BBI Billbacks Internos Aplicativo que ap s receber os descontos calculados pela plataforma NPRC faz a respectiva distribui o descontos das vendas e em stock Diferidos e Rappel pelas diferentes lojas e entrepostos Sonae com base no valor dos produtos que cada uma recebeu gt BPD Business Process Diagrams T cnica de modela o de processos de neg cio proposta pelo Business Process Management Institute gt CCME Confer ncia e Controlo de Mercadoria Expedida A equipa de CCME realiza auditorias aos suportes conferindo desta forma aquilo que o picker preparou O colaborador verifica os artigos que constam no suporte e o respectivo registo feito pelo picker Caso existam disparidades o colaborador regista as unidades em falta ou em excesso gt CGF Contrato Geral de Fornecimento Conjunto de negocia es feitas para um determinado fornecedor referente s compras de um determinado conjunto de artigos gt CGC Contrato Geral de Cliente Conjunto de condi es que se aplicam a um determinado cliente relativamente a receitas e a descontos RCC que se aplicam a este ou n o gt CRM Customer Relationship Management que pode referir se a pol ticas ou a sistemas de informa o de suporte gest o do relacionamento com o cliente gt CRUD Create Read Update and Delete Conjunto de opera es t picas sobre entidades d
48. Gera o de documentos Ap s terem sido calculados os valores de cada receita o pr ximo passo consiste em emitir um documento comprovativo desse facto Estes documentos s o constru dos com base na informa o produzida pelos processos de c lculo e constituem a base da evid ncia f sica vis vel para o cliente sobre os valores referentes s receitas que lhe s o creditadas debitadas ou transferidas Em seguida listam se os processos associados gera o de documentos gt Gera o autom tica de documentos Este processo come ar todos os dias por receber a informa o que produzida pelos processos de c lculo para ent o gerar a respectiva documenta o Este processo prepara a informa o necess ria para a posterior emiss o das notas de d bito cr dito ou transfer ncia dota es ou projec es que dizem respeito a cada uma das receitas a que os clientes ter o direito A documenta o sempre gerada ao n vel das empresas e aplica se a qualquer tipo de receita ou de desconto Durante este processo e de forma a respeitar o requisito de reten o na fonte dever efectuar se uma verifica o relativamente parte ou percentagem de cada receita que se destina a ser atribu da ao Estado durante esta fase de modo a que este aspecto seja vis vel nos documentos fiscais A figura seguinte ilustra o processo de gera o autom tica de documentos fiscais Ilustra o 14 Processo de gera o autom tica de docum
49. P unidade de neg cio que realiza a gest o dos activos imobili rios Retail Properties da Sonae de forma a rentabiliz los e a suportar o grupo gt Sonae Sierra rea do grupo respons vel pela gest o e manuten o dos centros comerciais pertencentes ao grupo Sonae gt Sonaecom opera no sector das telecomunica es e inclui empresas como a Optimus Miau pt ou o jornal P blico gt Gest o de investimentos divis o que suporta a estrat gia corporativa contendo empresas incluindo a Maxmat ou a Geostar onde as fus es aquisi es ou parcerias assumem uma import ncia significativa em termos de gera o de valor Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 1 3 A empresa Sonae Center Servi os II A Sonae Center Servi os II pertence ao Centro Corporativo da Sonae e composta por um conjunto de entidades corporativas que se encontram ilustradas no seguinte organograma Ilustra o 1 Organograma da empresa Sonae Center II ilustrando as principais entidades corporativas que a comp em Sonae Center Servi os S A Direc ode Direc o de Direc o de Direc o de Direc o de Direc o de Desenvolvimento Sistemas de Servi os Recursos Auditoriae Controlo e Inova o Informa o Administrativos Humanos Gest o de Risco e Gest o Gabinete Jur dico A Direc o de Sistemas de Informa o presta ess
50. P para registo de movimentos financeiros que resultam das vendas presta o de servi os ou da gest o de activos gt SWAP Sistema utilizado pela empresa INSCO para registo de movimentos financeiros gt Trading Termo que engloba os casos em que os artigos s o comprados a fornecedores estrangeiros mas intercomunit rios Os fornecedores estrangeiros mas intercomunit rios s o considerados Trading e os artigos comprados a este tipo de fornecedores s o considerados Trading gt Transformados Referem se aos artigos que s o comprados com uma determinada estrutura passam por um processo de transforma o e s o vendidos com uma estrutura diferente Exemplos incluem as carnes que s o compradas inteiras e vendidas s partes pelas localiza es Sonae gt UML Unified Modelling Language Linguagem de modela o utilizada na engenharia e desenvolvimento de software gt Ws Aplica o utilizada para determinar e valorizar o percentual de diferen as entre encomendas e expedi es de cada localiza o Ws poder ainda referir se a um conjunto de valores W Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A ndice de Conte dos T Lola o 76 ja foFi To PEGUE NNND ENTE MERO RR E OLDER PRA RI a EA E IR NE EEN A RR EA 1 EA ESAI EEEE EEEE E ETETE E TAES 1 AOE TUpO SON E eos css ten EEE E E Dota EE A A A DO SAS E E a 1 1 3 A empre
51. Por exemplo consultas de dados podem ser feitas s encomendas mas tamb m aos clientes Para fazer uma cobran a ao cliente da mesma forma necess rio consultar os detalhes deste Assim estes dois processos de neg cio possuem uma actividade comum Consultar dados do cliente Ambos podem ainda realizar a actividade Consultar dados do produto na qual se pesquisam informa es sobre o produto que foi encomendado pelo cliente Do mesmo modo que os processos podem possuir actividades em comum poder o existir colaboradores de diferentes unidades de neg cio que possuam compet ncias semelhantes e que realizem as mesmas actividades ou actividades semelhantes No exemplo anterior os colaboradores da rea de log stica que ir o processar a encomenda do cliente ir o consultar a informa o deste ltimo Por sua vez os colaboradores da rea financeira que ir o tratar de efectuar a cobran a ao cliente consultar o os detalhes do mesmo cliente da mesma forma Apesar do facto de estes dois tipos de colaboradores pertencerem a diferentes departamentos ou a diferentes reas da empresa e de representarem fun es diferentes efectuam a consulta dos dados do cliente da mesma maneira Em vez de considerar que as diversas aplica es e funcionalidades que existem num sistema de informa o n o possuem qualquer rela o m tua a abordagem SOA consiste em desenhar ou redesenhar um sistema de informa o com base em camadas de
52. a o 2 Estrutura Mercadol gica da Sonae Nos n veis mais reduzidos desta hierarquia temos informa o mais detalhada relativamente ao produto ou artigo Nos n veis mais elevados temos as entidades corporativas respons veis por estes Direc o comercial Unidade comercial Categoria Subcategoria Unidade base As Direc es Comerciais efectuam negocia es com os fornecedores relativamente ao volume de compras esperado por parte das ins gnias do grupo Sonae Estas entidades s o respons veis por realizarem todas as compras de uma determinada rea de produtos de retalho como por exemplo a rea de alimenta o ou do vestu rio Dentro das Direc es Comerciais existem as Unidades Comerciais que se responsabilizam por uma rea em particular Dentro da Direc o Comercial da alimenta o por exemplo existir uma Unidade para produtos lactic nios Al m de se responsabilizarem pelas negocia es de artigos com fornecedores as Direc es Comerciais tem ainda um forte poder de decis o relativamente s quantidades de produtos que devem ser distribu das pelas diversas lojas Sonae espalhadas pelo pa s e pelo mundo e colocadas venda ao consumidor final Todas as negocia es ficam registadas num contrato denominado Contrato Geral de Fornecimento CGF que cont m o detalhe de todas as negocia es efectuadas com cada fornecedor Numa fase inicial as compras realizadas a fornecedores s o armazenadas em entrepost
53. a Modelo tamb m paga o valor do custo de armazenagem M1 e de transporte M2 ao entreposto que sofreu com esses custos Neste exemplo em concreto das tr s unidades vendidas s chegaram duas loja Assim sendo nesta transac o ir ser pago um valor W de compensa o loja Modelo sobre o artigo que n o foi entregue nessa transac o que uma vez mais consiste na aplica o de uma taxa ao valor total da expedi o que foi feita loja Se se tivessem enviado esses artigos para por exemplo uma loja Worten que pertence a uma empresa distinta em vez da loja Modelo esta transac o j seria considerada uma venda e n o uma transfer ncia e os valores seriam debitados ou creditados loja Worten em vez de serem transferidos Al m destas transfer ncias de receitas s o ainda calculados os valores de desconto RCC que se encontra contido nos stocks dos artigos em ambas as localiza es Actualmente todos estes processos s o executados isoladamente em diferentes aplica es Uma das necessidades que foram notadas desde cedo consistia na possibilidade de se gerirem todos estes processos numa nica aplica o que efectue o tratamento deste tipo de receitas e de outras que possam surgir 4 3 Workshops e reuni es Foram agendados cinco workshops que ocorreram durante o m s de Maio Nestas sess es procurou se obter a participa o de colaboradores respons veis por diversas reas dentro da empresa e que incluem as re
54. a dados C lculos Indicar se gera documenta o Publica dados Seleccionar destinos da publica o de dados Definir regras de c lculo Salvaguardar entidade no sistema 84 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A de entidades i o TO BE Ed cio 2 iagrama Processos de Neg D Anexo AB nica r E ES ut Ay ai Pedido de altera o de uma ou v rias entidades Alterar a denomina o da s entidade s Seleccionar dados necess rios Repetir para cada entidade Indicar se efectua integra es Seleccionar tipos de documenta o a gerar Seleccionar dados a integrar Indicar se e efectua c lculos Integra o de dados Gera documenta o Indicar se publica dados C lculos Definir regras de c lculo Indicar se gera documenta o Publica dados Salvaguardar entidade no sistema Seleccionar destinos da publica o de dados 85 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo AC Diagrama Processos de Neg cio TO BE Elimina o de entidades Plataforma nica jo s pepnu no ewn ap op euIul ap opipad no apepnua e JeUo D39 9S Jegede e s pep zu op apepyua Jeug pepnu E O e D 2
55. aa moedas publica o adequadas Aceder Integrar dados lidos da plataforma nica Disponibilizar informa o paraa plataforma externa Atribuir numera o publica o de dados Sinalizar que a integra o de dados ocorreu comsucesso Sucesso Confirmar que a integra o de dados se encontraem execu o Sinalizar que houve erro nas integra es de dados 93 de dados Sonae Center II S A ica es TO BE Publ lataforma externa cio 2 Processos de Neg iagrama unica escreve na p 2 D Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AK Plataforma Sinalizar que Integrar Sinalizar que a houve erro dados da i integra o de a plataforma dados ocorreu eua integra es nica Guce com sucesso dindo Sm O 4 x o E Sm O i dus o a Gerar Subscrever warning informa o avisando paraa que os plataforma intervalos externa n o est o definidos r nica Aceder Converter informa o valores para necess ria amoeda ou paraa moedas Pedido de Intervalo de publica o adequadas publica o de nomeracag dados definidos Plataforma Atribuir numera o publica o de dados Sonae Center IIS A do sinal de TO BE Envio cio 2 Processos de Neg iagrama D fecho de contas Arquitectura dos Sistemas de Informa
56. acto da arquitectura ser um processo incremental e sujeito a revis o peri dica Velho 2004 recolheu se ainda o feedback dos intervenientes frequentemente de forma a avaliar melhorar e validar continuamente esta nova abordagem de solu o 4 2 An lise dos processos de neg cio AS IS O objectivo da fase de estudo dos processos de neg cio que actualmente s o executados na empresa consiste em compreender o seu mbito objectivos e caracter sticas de cada um destes processos log sticos e financeiros e perspectivar a forma de como estes se encaixam no contexto do fecho de contas contabil stico da empresa Conforme iremos fundamentar posteriormente foram detectadas v rias semelhan as e aspectos em comum entre os diferentes processos 24 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Conforme foi descrito anteriormente o objectivo do processo de distribui o de descontos RCC o de dividir para cada localiza o a sua parte das receitas que foram obtidas atrav s das compras aos fornecedores Em cada transac o de artigos entre localiza es credita se localiza o para a qual s o vendidos os artigos o valor correspondente sua por o de receita obtida pelos descontos RCC Essa parte proporcional ao valor l quido das mercadorias que s o vendidas a cada localiza o pois consiste na aplica o de um percentual ao val
57. actual e futura da Sonae Os processos que s o analisados dizem respeito s reas de finan as e log stica da empresa e incluem a distribui o de descontos obtidos nas compras de mercadorias a fornecedores pelas diferentes empresas do grupo Sonae ou o c lculo e d bito dos custos de armazenagem e transporte destas mercadorias Numa primeira fase descrevem se cada um destes processos identificando cada um dos sistemas de informa o que os suportam De seguida identificaram se e analisaram se os requisitos do neg cio e as suas necessidades atrav s de entrevistas e de sess es interactivas de discuss o em grupo que envolveram quadros e profissionais das diversas reas da empresa Nesta fase discutiram se temas como a cria o de uma plataforma nica para centralizar todos os processos bem como as implica es que resultam da Internacionaliza o e do crescimento corporativo do Grupo Sonae Finalmente ser apresentada uma proposta de solu o que consiste na especifica o dos novos processos de neg cio argumentando de que modo que estes v o de encontro aos requisitos e necessidades recolhidas e analisadas na fase anterior A abordagem de solu o inclui ainda a proposta de dois cen rios alternativos de arquitectura dos sistemas de informa o que suportar o os processos O primeiro cen rio consiste na centraliza o de todos os processos numa plataforma que actualmente j existe na empresa O segundo cen rio ref
58. ade de cada um dos processos e dos sistemas foi tamb m poss vel ganhar alguma visibilidade no que diz respeito aos constrangimentos e limita es de cada um destes Numa segunda fase organizaram se um conjunto de workshops que consistiam em sess es interactivas e de discuss o na qual participaram as pessoas das diversas reas do neg cio O objectivo centrou se na discuss o dos problemas e constrangimentos da arquitectura dos processos e sistemas de informa o actuais AS IS de forma a identificarem se requisitos de neg cio necessidades e expectativas al m de se definir o rumo a seguir na proposta de uma abordagem de solu o Apesar de n o ter sido poss vel envolver toda a organiza o procurou se incluir a participa o de colaboradores de diversas reas da empresa durante as sess es e sensibiliz las para quest es relacionadas com a arquitectura dos sistemas de informa o Velho 2004 que suportam os processos de neg cio que foram discutidos Numa fase final da etapa de recolha e an lise de requisitos e fazendo a interliga o para com uma poss vel nova arquitectura confrontaram se as pessoas das diferentes reas da empresa com uma poss vel proposta de abordagem de solu o Esta consiste na especifica o dos novos processos de neg cio adaptados realidade actual e futura da empresa al m de duas propostas de cen rios alternativos de arquitectura de sistema de informa o para suport los Devido ao f
59. al dos processos de neg cio da empresa ajudar na sua interpreta o e an lise Existem ferramentas de modela o de processos de neg cio que Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A permitem representar graficamente os processos de neg cio de diferentes empresas numa linguagem comum A linguagem UML Unified Modeling Language oferece uma s rie de diagramas de modela o que podem ser adaptados para a modela o de processos de neg cio No entanto estes diagramas servem de suporte principalmente ao desenvolvimento e engenharia de software Dentro deste standard discute se Rodrigues 2000 que os diagramas de actividades Activity diagrams s o adequados para modelar processos de neg cio Estes diagramas consistem num fluxograma de actividades sequenciais com apoio a condi es what if nas quais poss vel existir mais do que uma alternativa de fluxo Os diagramas de caso de uso Use Case diagrams tamb m pertencentes linguagem UML permitem representar os actores e as actividades que comp em os processos das empresas no entanto n o poss vel ilustrar pelo menos de forma clara e intuitiva aspectos como a interac o dos actores ou a sequ ncia das actividades Estes diagramas s o mais utilizados para ilustrar funcionalidades a implementar num determinado software com base nas perspectivas dos utilizadores ou actores e nos
60. alores W a creditar ou transferir s localiza es manualmente Lan amento da informa o referente ao cr dito ou transfer ncia de valores W em formato contabil stico 57 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo E Factor de mudan a Processo de tratamento de valores M1 e M2 Factor de mudan a Denomina o Enunciado Implica es Racional Tratamento de valores M1 e M2 Altera es ao processo de tratamento de valores M1 e M2 1 1 Altera o da f rmula de c lculo dos valores M1 e M2 possibilitando que estes sejam calculados em fun o do valor de uma determinada venda ou da quantidade de artigos que foram vendidos 1 2 Possibilidade de se realizar o c lculo de valores M1 e M2 para qualquer par de localiza es mesmo que estes valores n o sejam debitados ou transferidos para estas Nos casos onde os valores n o s o debitados ou transferidos para um determinado cliente dever o ser geradas dota es 1 3 Introdu o da possibilidade de se configurarem excep es e exclus es no c lculo dos valores M1 e M2 1 4 Realiza o do c lculo dos valores M1 e M2 ao n vel da categoria por defeito devendo ser poss vel no entanto calcul los ao n vel da subcategoria ou dos pr prios artigos excepcionalmente 1 5 O d bito ou transfer ncia dos valores M1 e M2 dever ser efectuado
61. ao n vel da ins gnia do cliente e do respectivo pa s Dever ser poss vel transferir o valor do d bito ou da transfer ncia para localiza es que n o coincidam com a localiza o para a qual os artigos foram vendidos e que poder o incluir a Direc o de Opera es ou outras entidades 1 6 Introdu o de configura o autom tica de valores M1 e M2 associada abertura de novas lojas devendo excepcionalmente serem configur veis manualmente 1 7 Introdu o do conceito de data de efectividade aos valores M1 e M2 Desta forma estes valores passariam a ser efectivos no mbito de um determinado per odo para uma determinada categoria de artigos vendida a um determinado cliente 1 8 Introdu o da possibilidade de se configurar a omiss o do c lculo dos valores M1 e M2 nos casos em que este inclu do no pre o da factura da venda e determinado nestes casos pela rea de Log stica 1 9 Integra o destes processos numa plataforma nica que permita gerir estes valores e outras receitas semelhantes O d bito ou transfer ncia de valores M1 e M2 referentes aos custos de armazenagem e de transporte respectivamente aplica se actualmente apenas s vendas que ocorrem dos entrepostos para as lojas n o existindo visibilidade nenhuma sobre estes valores nas vendas que ocorrem nas outras situa es entre entrepostos ou entre lojas Pode acontecer que se tenha negociado com o cliente que os valores M1
62. as apesar de estas serem calculadas de forma muito semelhante Quer se ent o que este processo seja gerido e tratado de forma semelhante ao processo de c lculo de valores M1 e M2 e executado no mesmo sistema inform tico que consiga aproveitar as semelhan as que existem entre os diferentes processos e que permita configurar aspectos de forma equivalente 60 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo G Factor de mudan a relativo aos processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto RCC contido em stock Factor de mudan a Denomina o Enunciado Implica es Racional Distribui o de descontos RCC e c lculo de descontos contidos em stock Altera es aos processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock 3 1 Distin o do processo de distribui o de descontos RCC tendo em considera o tr s realidades As vendas com origem num entreposto Trading as vendas feitas entre empresas pertencentes ao grupo Sonae e as vendas feitas a clientes Franchising No primeiro caso dever transferir se o valor exacto do desconto RCC que foi obtido na compra dos artigos No segundo e terceiro caso dever distribuir se o desconto com base nas taxas m dias dos artigos vendidos sendo que no terceiro caso dever existir um c lculo do desconto a distribuir com nos pre os de
63. as Comercial de Log stica de Contabilidade e Finan as de Sistemas de Informa o Fiscal e legal al m de Planeamento Controlo e Gest o Estes workshops consistiram em sess es interactivas de discuss o entre as pessoas do neg cio relativamente aos problemas e aos constrangimentos dos processos de neg cio AS IS e tinham o objectivo de se recolherem analisarem e discutirem requisitos de neg cio ideias sugest es e outro feedback dos intervenientes O autor serviu como moderador nestes workshops ao procurar estabelecer um fio condutor para a discuss o e obter o feedback de cada interveniente As t cnicas utilizadas nestas sess es inclu ram a utiliza o de Post Its para identificar as principais ideias ou conceitos chave mas tamb m para esquematizar processos procedimentos ou actividades relevantes Foram mostradas apresenta es ao longo dos diferentes workshops de modo a centralizar a aten o dos intervenientes a orientar a discuss o e a incentivar os participantes a partilharem as suas sugest es ou a discutirem os seus constrangimentos e requisitos O autor procurou obter o feedback de cada uma das diferentes reas da empresa colocando quest es que promovam a discuss o que contribuam para explorar problemas e para propor poss veis abordagens de resolu o Os temas abordados em cada um dos workshops foram os seguintes 26 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura
64. as condi es Estes ser o analisados em maior detalhe no futuro aquando da especifica o de requisitos gt Suporte para processamentos di rios O facto de se procurar ter processos com uma periodicidade di ria implica que esta plataforma efectue processamentos todos os dias No entanto a periodicidade de gera o de documentos dever ser parametriz vel pois actualmente estes n o s o gerados todos os dias Levantou se ainda a necessidade de se associar s vendas a informa o das respectivas facturas Isto de modo a que seja poss vel justificar a imputa o de qualquer receita com as respectivas facturas qual estes valores se aplicam Esta hip tese foi descartada devido ao excessivo n vel de detalhe que este aspecto implicaria para cada venda Optou se entretanto pela alternativa de se justificar na nota de d bito de cr dito ou transfer ncia de uma receita que esta est a ser distribu da com base num acumulado de vendas que lhe foram efectuadas gt Suporte para o conceito de Contrato Geral de Cliente Real ou se a necessidade de se registarem organizarem e gerirem todas as condi es referentes a distribui o de descontos RCC de valores M1 M2 e W que se aplicam a cada cliente num nico local Ap s uma analogia com o Contrato Geral de Fornecimento que consiste num contrato onde ficam registadas todas as negocia es um determinado fornecedor surgiu o conceito de Contrato Geral de Cliente CGC Neste cont
65. as expedi es feitas para estas e as mercadorias que chegam s suas instala es Poder o existir diferen as entre aquilo que expedito para uma determinada localiza o e aquilo que realmente chega s suas instala es podem chegar artigos a menos ou em excesso Geralmente isto ocorre devido a erros humanos durante a prepara o das paletes ou por qualquer tipo de sinistros como acidentes que ocorrem durante o transporte ou furto Estes valores de compensa o surgiram a partir de uma invers o do conceito dos valores Ms e designam se Ws Existe uma equipa que actualmente realiza uma auditoria aos suportes antes de estes serem expedidos A equipa pertencente a uma unidade denominada CCME Confer ncia e Controlo de Mercadoria Expedida confere os suportes que foram preparados pelo pessoal do picking As diferen as entre aquilo que foi preparado pelos funcion rios do picking e aquilo que foi auditado pelo colaborador de CCME servir o de base para determinar um percentual de falhas de expedi es Actualmente a confer ncia realizada sa da da localiza o que vende os artigos sendo que esporadicamente esta tamb m efectuada na entrada da localiza o para onde os produtos foram vendidos No entanto estas confer ncias n o s o realizadas para todos os artigos Aspectos como o n vel de profundidade da auditoria al m da 19 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Fac
66. as vendas para determinar os valores a debitar ou a transferir a cada empresa Conforme iremos analisar posteriormente um dos requisitos sobre este processo consiste precisamente em aliviar o DW deste c lculo Depois dos valores M1 e M2 terem sido determinados estes s o enviados para uma aplica o chamada Ms que se limita a gerar as notas de d bito ou de transfer ncia para as localiza es e a enviar a respectiva informa o de contabilidade para o sistema SAP FI semelhan a do processo anterior este processo realizado mensalmente durante o processo de fecho de contas do grupo Todo este processo de c lculo de custos de transporte e armazenagem encontra se modelado no anexo C A aplica o Ms est assente num servidor AS400 com tecnologia que actualmente sofre de problemas de escalabilidade e usabilidade e que a tornaram obsoleta no contexto actual e futuro da Sonae Al m deste aspecto a aplica o actualmente n o permite gerar documenta o em nome de uma outra empresa que n o seja a MCH que hoje representa apenas uma das muitas empresas do grupo Sonae Desta forma um pressuposto base do projecto consiste em descontinuar esta aplica o 3 5 Expedi es versus entregas 3 5 1 O processo de cr dito de valores W O ltimo conjunto de processos do mbito deste processo refere se aos processos de cr dito ou transfer ncia de valores a creditar ou a transferir s lojas para compensar eventuais diferen as entre
67. ativa anterior as taxas m dias eram calculadas no mesmo sistema inform tico que calcularia os descontos RCC a distribuir ou contidos em stock nesta alternativa temos sistemas distintos para cada um desses processos Este novo sistema receberia os dados das vendas e dos stocks do DW mas agora receberia tamb m ent o a informa o sobre as taxas m dias do RCC uma vez que estas seriam agora geradas numa aplica o externa a plataforma NPRC Receberia ainda os dados do CGC de forma a identificar as condi es que se aplicam a cada cliente al m do percentual de falhas para valores W da aplica o Ws 46 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A semelhan a do cen rio anterior este sistema publicaria os dados produzidos para SAP Fl e para DW disponibilizando os para a rea de contabilidade e de planeamento controlo e gest o respectivamente conforme ilustra a figura seguinte Ilustra o 17 Proposta de nova arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos de qualquer receita ou desconto debitado ou creditado a clientes da Sonae no caso da execu o destes processos ser concentrada numa nova plataforma designada aqui por Plataforma nica de Factura o e Receitas PUFR Esta passaria a receber todos os fluxos necess rios para executar estes processos incluindo os dados das taxas m dias e enviaria a informa o de ges
68. ca o de dados 37 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da 5 3 Sonae Center II S A Cria o edi o e elimina o de utilizadores perfis de utilizadores e de m dulos Enquanto que um utilizador equivale a uma pessoa que utiliza o sistema um perfil de utilizador poder abranger v rios utilizadores e define que opera es criar executar consultar eliminar ou alterar sobre as entidades que cada utilizador ter direito J os m dulos referem se aos acessos aos diferentes m dulos do NPRC aos quais os utilizadores ter o direito Assim dever ser poss vel associar utilizadores a determinados perfis e m dulos definindo assim os acessos e privil gios que estes possuem Configura o das periodicidades da gera o de documentos fiscais e das publica es de dados Defini o da periodicidade com que as notas de d bito cr dito ou de transfer ncia s o emitidas e com que frequ ncia publicam se dados para determinadas plataformas como o sistema SAP FI Configura o do n vel de detalhe dos c lculos Dever ser poss vel configurar aqui o n vel de detalhe dos c lculos das receitas relativamente estrutura mercadol gica e gerir as excep es de casos onde o n vel de detalhe aumenta ou diminui para determinados clientes Configura o da localiza o ou da entidade corporativa para os quais ser o imputad
69. cess Management Notation Introduction to BPMN Object Management Group http www omg org bpmn Documents Introduction to BPMN pdf Zachman J A 1987 A framework for information systems architecture IBM Systems Journal 26 3 454 470 Inmon William H Zachman John A Geiger G 1997 Data Stores Data Warehousing and the Zachman Framework Managing Enterprise Knowledge lst edition McGraw Hill He Hao 2003 What is Service Oriented Arquitecture O Reilly Media Inc via XML com http www xml com Brown Alan Johnston Simon e Kelly Kevin 2003 Using Service Oriented Architecture and Component Based Development to Build Web Service Applications Rational Software Corporation via IBM www ibm com Koch Christopher 2005 A New Blueprint For the Enterprise via CIO http www cio com au Wikip dia a enciclop dia livre Franchising Wikipedia http pt wikipedia org wiki Franchising Documenta o interna gt Manual t cnico da aplica o BBI gt Manual de utilizador da plataforma NPRC gt Relat rios de requisitos funcionais sobre taxas m dias e tratamento de Ws gt Apresenta es de Forma o T cnica sobre a aplica o BBI 52 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 53 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Cen
70. cidade ligando as suas centrais de impress o espalhadas pelo pa s e criou um servi o de suporte s assinaturas e ao servi o de entregas por telefone Esta abordagem fez com que a circula o de jornais do Times subisse dois por cento 2 e que a sua taxa de reten o de clientes subisse para os noventa e quatro por cento 94 Desta forma a New York Times apercebeu se que o potencial em termos de market share dos mercados alternativos cidade de Nova Iorque era significativo repensou a sua estrat gia e consequentemente redesenhou o seu sistema de informa o de suporte aos processos com base nesta realidade Este caso considerado pelos autores como um excelente exemplo da implementa o de um sistema de informa o que neste caso em particular consiste num sistema de apoio gest o do relacionamento com o cliente A Novartis empresa Su a de produtos farmac uticos e sa de considerada um outro excelente exemplo de uma empresa que re desenhou a arquitectura dos seus sistemas de informa o ap s uma an lise e redesenho dos seus processos de neg cio Laudon 2005 semelhan a de muitas ind strias no sector a Novartis adoptou o software SAP para agilizar e uniformizar muitos dos seus processos de neg cio integrar os diferentes sistemas da empresa espalhados pelo mundo e reunir e centralizar todo o seu volume de informa o num sistema nico A Novartis tinha definido a plataforma SAP como um standard a ser a
71. ctura dos sistemas de informa o que os suportam encontram se desadequados face ao contexto moderno e s actuais necessidades e caracter sticas da empresa e dos seus stakeholders Parte dos sistemas que suportam estes processos sofrem de diversos constrangimentos entre os quais se encontra a falta de escalabilidade ou a falta de adapta o face aos requisitos de Internacionaliza o e de crescimento org nico da empresa No mbito deste projecto ser feita uma an lise aprofundada dos constrangimentos e limita es dos processos de neg cio e respectivos sistemas de modo a propor uma nova abordagem de solu o relativa a novos processos de neg cio e a dois novos poss veis cen rios de arquitectura dos sistemas inform ticos que os suportar o 1 5 Metodologias No mbito deste projecto de disserta o foi realizado um levantamento do estado da arte no desenho de arquitectura de sistemas de informa o focando nos na rea de sistemas 3 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A de informa o que suportam os processos de neg cio das organiza es e na sua modela o Nesta fase discutimos a rela o entre processos de neg cio das empresas e as suas arquitecturas empresariais defendemos a import ncia de modelar processos de neg cio e identificamos e analisamos t cnicas adequadas para esse efeito No mbito do projecto real
72. da mesma forma o desconto QC v lido exclusivamente para transac es entre entrepostos e ainda a variante QCM referente a transac es com entrepostos da regi o da Madeira O grupo Sonae poder ainda receber v rios tipos de desconto do mesmo fornecedor 3 2 2 NPRC Ilustra o 3 Ilustra o da plataforma NPRC Nova Plataforma de Receitas Comerciais indicando os tr s m dulos que actualmente a comp em bem como os fluxos de informa o que entram ou que s o requisitados esquerda e que saem ou que s o disponibilizados direita desta plataforma Dados de Refer ncia Dota es e d bitos de diversas Contratos RDC receitas comerciais Dota es e d bitos de descontos RCC taxas m dias e valores Trading Negocia es e compras Actualmente a plataforma que suporta o processo de c lculo de descontos a fornecedores consiste no NPRC Nova Plataforma de Receitas Comerciais Esta plataforma composta actualmente por tr s m dulos denominados REF RDC e RCC O m dulo REF recebe e gere todos os dados de refer ncia o m dulo RDC processa receitas comerciais diversas e o m dulo RCC realiza o tratamento das Receitas Comerciais sobre Compras Este ltimo m dulo constitui o principal foco deste projecto dentro da plataforma NPRC Esta recebe fluxos de dados de um outro sistema denominado Retek que consiste no sistema ERP utilizado pelo grupo Sonae para gest o de informa o dos artigos de retalho e ond
73. de desconto RCC do sistema NPRC e recebe dados das vendas s localiza es e da respectiva fotografia de stock do Data Warehouse Existem casos excepcionais em que o mesmo artigo tenha v rios fornecedores de compra Na arquitectura actual n o se faz um rastreio da taxa real associada a um determinado artigo Calculam se taxas m dias atrav s da divis o do total de valores obtidos dos fornecedores para um determinado artigo pelo total de compras feitas desse artigo Estas taxas s o calculadas pelo m dulo RCC da plataforma NPRC sendo depois enviadas para o BBI para que esta aplica o por sua vez distribua os descontos e determine quanto que existe de descontos RCC retido em stock A utiliza o das taxas reais associadas a um determinado conjunto de artigos implicaria o rastreio das taxas e dos fornecedores de cada artigo o que representava pelo menos no passado um elevado esfor o de processamento por parte das aplica es Optou se ent o pela utiliza o das taxas m dias o que significa que se perde alguma precis o no c lculo do valor a distribuir pelas lojas ou contido nos stocks Isto acontece em particular nos casos referentes a diferentes pa ses onde poderemos ter grandes diferen as entre taxas de desconto No caso actual os produtos distribu dos para qualquer localiza o em qualquer pa s s o realizados com base na mesma taxa m dia No entanto na grande maioria dos casos estas taxas m dias equivalem s
74. de distribui o de descontos RCC c lculo de desconto contido em stock de M1 M2 e W e qualquer outra receita debitada ou creditada a clientes da Sonae que corresponde integra o destes processos em NPRC Existiria um m dulo ou rea pr pria para processamento destas receitas e o NPRC passaria a receber todos os fluxos de dados necess rios para executar estes processos Enviaria mesma informa o de gest o para DW e de contabilidade para SAP FI mas agora incluindo a informa o sobre estes processos Cada um dos fluxos de informa o tem associada uma periodicidade D Di ria M Mensal P Parametriz vel Dados de refer ncia i Res D Dados das negocia es RCC Dados do Contrato Geral de D Cliente CGC Epa Informa o de contabilidade Percentual de falhas Pre os de custo e c digos EAN dos artigos Expedi es Vendas Informa o Vendas estocks de gest o estocks D Compras Data Warehouse 5 8 Cria o de uma Plataforma nica de Factura o e Receitas A segunda alternativa consiste na cria o de uma nova plataforma a qual intitulamos de Plataforma nica de Factura o e Receitas PUFR onde estariam concentrados os novos processos Nesta segunda alternativa esta plataforma corresponderia a um novo sistema distinto e separado do NPRC criado de raiz e dedicado a executar exclusivamente mas diariamente os processos do mbito deste projecto Enquanto que na altern
75. dentificar em concreto os aspectos t cnicos e funcionais a implementar Neste momento est a ser estudada a possibilidade da aplica o Ws disponibilizar o percentual de falhas para outras plataformas e que a plataforma nica fa a um acesso peri dico a essa aplica o de forma a obter essa informa o Ap s obter os dados do percentual de falhas o sistema inform tico calcula desta forma o valor W a creditar ou a transferir a cada cliente No entanto esta hip tese ter que ser analisada com mais detalhe e validada Al m da especifica o dos processos a abordagem de solu o inclui ainda a proposta de implementa o da arquitectura de sistemas de informa o que suporta os processos analisados Isto al m de se terem propostos os processos especificados anteriormente ser em seguida apresentado e proposto um conjunto de alternativas referentes arquitectura do sistema de informa o que suportar esses processos Cada uma destas propostas lista as aplica es que comp em a arquitectura e ilustra os servi os que cada uma destas aplica es presta a uma outra bem como a informa o que enviada entre estas 5 7 Centraliza o dos processos de neg cio em NPRC Foram identificados dois poss veis cen rios alternativos referentes arquitectura de sistemas de informa o para suporte aos novos processos Segue se uma descri o de ambos estes cen rios detalhando as aplica es que os comp em e os fluxos d
76. do ano Podem existir negocia es com mais do que uma taxa de desconto Nestes casos existem escal es que indicam que compras dentro de uma determinada gama de valores equivalem a uma taxa de desconto A e compras dentro de outra determinada gama equivalem a uma taxa de desconto B Por exemplo compras feitas a fornecedores entre O e 10 000 poder o equivaler a um desconto de 9 Compras feitas entre 10 001 e 20 000 poder o j equivaler a um desconto de 10 Caso a Sonae realize um total de compras de 15 000 num determinado ano com estas taxas receber 10 desse valor isto 1 500 como receita correspondente a descontos RCC do fornecedor O objectivo da Sonae o de negociar maiores valores l quidos de receitas como compensa o por comprar ao fornecedor em grandes volumes A escala e o forte poder negocial do grupo possibilita a execu o de estrat gias que visam aumentar a sua margem neste tipo de receitas ao poder negociar melhores receitas com fornecedores e ao seleccionar os fornecedores que oferecem maiores valores de descontos Existe mais de uma dezena de tipos de desconto cada um destes referentes a caracter sticas especiais Por exemplo existe o desconto Rappel que corresponde ao nico 14 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A tipo de desconto que poder ter mais do que um escal o de compras Existe
77. do conceito de entidade Os documentos referem se s notas de d bito cr dito transfer ncia ou aos documentos referentes s dota es e previs es e estes dever o ser numerados consoante os intervalos de numera o que s o definidos e reinicializados todos os anos pela empresa 5 4 Introdu o da funcionalidade de se configurar com que periodicidades que os documentos de cada entidade s o gerados e com que frequ ncia que a informa o de contabilidade enviada para SAP FI 5 5 Possibilidade de se seleccionar e de se parametrizar o dia do fecho de contas 5 6 Implementa o dos fluxos de informa o que partem da plataforma nica e s o publicados para SAP FI e para DW que cont m os dados sobre descontos a distribuir descontos contidos em stock valores M1 M2 W e de outras receitas a debitar creditar ou transferir aos clientes Dever ainda ser poss vel numerar as publica es que s o feitas para cada plataforma de forma semelhante numera o dos documentos a gerar 5 7 Suporte multi moeda dos valores resultantes dos processos de distribui o dos descontos RCC c lculo de desconto contido em stock c lculo de valores M1 M2 W e de qualquer outra receita A plataforma dever disponibilizar os valores calculados na moeda da transac o e na moeda da transac o interna empresa para SAP FI Para DW a informa o dever ser disponibilizada na moeda interna Euro na moeda interna da empresa
78. do fecho de contas para um determinado per odo Salvaguardar altera es ao per odo de fecho de contas 88 Sonae Center IIS A TO BE Configura o da cio 2 Processos de Neg iagrama D periodicidade da gera o de documentos autom tica Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AF Repetir para cada entidade Definir a Alterar a periodicidade da Salvaguardar altera o nas periodicidade gera o de documentos periodicidade da nana da gera o de paraa entidade em gera o de documentos Pedido de E documentos quest o autom tica Seleccionar as nica r parametriza o da periodicidade de gera o de documentos Mesma periodicidade para as restantes entidades E e q e Ly A Salvaguardar as altera es s periodicidades de gera o de documentos autom tica 89 Sonae Center IIS A o da TO BE Configura cio unica E Sm e tj y ai de dados Processos de Neg ica es iagrama D dade das publ ici d Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da perio Anexo AG Seleccionar as entidades a Pedido de parametrizar parametriza o da periodicidade 3 de publica o Seleccionar de dados o s destino s das publica es Mesmas periodicidades da g
79. doptado em uniformidade por toda a empresa No entanto os colaboradores come aram a sentir dificuldades na utiliza o desse sistema em particular durante o processo de pagamentos de compras a fornecedores Os pagamentos atrasavam se as d vidas acumulavam se cada vez mais e chegou se ao ponto de alguns fornecedores desistirem de oferecer cr dito empresa Os departamentos de contas de explora o e de sourcing estrat gico da Novartis acreditavam que o problema se devia a determinadas funcionalidades do SAP que n o eram adequados sua fun o Procuraram ent o redesenhar parte do processo de pagamento em particular o processo de requisition to pay que inclu a a compra factura o e pagamento de bens ou servi os mas evitaram a colabora o com o pessoal do departamento inform tico Por sua 5 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A vez estes colaboradores acreditavam que o problema se devia tamb m ao facto do processo de pagamento da Novartis ser na altura demasiado burocr tico e pouco eficiente No final acabaram por redesenhar os processos de compra e adoptaram o software que melhor se adaptasse a esse novo processo independentemente da sua prefer ncia pelos sistemas SAP Al m disto os diferentes departamentos da empresa comprometeram se a trabalhar em conjunto para facilitarem os processos de log stica da empresa Centrali
80. dos S A gt JAD Joint Application Development metodologia de desenvolvimento de software focada no envolvimento com os clientes ou utilizadores finais gt MCH Modelo e Continente Hipermercados S A gt M1 Vari vel utilizada para quantificar o custo de armazenagem de um determinado artigo gt M2 Vari vel utilizada para quantificar o custo de transporte de um determinado artigo gt MUFR M dulo nico de Factura o e de Receitas gt Ms Aplica o utilizada para gerar documenta o fiscal sobre os valores M1 e M2 Ms poder ainda referir se aos valores M1 e M2 em conjunto gt NPRC Nova Plataforma de Receitas Comerciais utilizada no c lculo de descontos RCC e no c lculo das taxas m dias e valores Trading destes tipos de desconto gt ODS Object Data Staging rea de interface dentro do DW que gere as interac es entre o DW e as restantes aplica es que requisitam ou fornecem servi os a este gt Picker Colaborador encarregado pelo picking gt Picking Processo de se recolherem artigos de um armaz m que foram encomendados por um cliente para posterior expedi o para este gt PUFR Plataforma nica de Factura o e de Receitas gt QC Quantidade Central tipo de desconto RCC gt QCM Quantidade Central Madeira tipo de desconto RCC gt RAD Rapid Application Development consiste numa metodologia de desenvolvimento gil de software gt REF M dulo ex
81. dos individualmente de acordo com os intervalos de numera o que s o estabelecidos pela empresa Estes intervalos indicam a gama de numera o de documentos que s o emitidos para uma determinada empresa num determinado ano A implementa o destes processos na plataforma nica traz consigo a implica o de se implementarem os fluxos dos dados produzidos por estes processos para os sistemas DW e SAP FI Al m disto actualmente todos os processos aqui referidos s o executados mensalmente sendo que a sua gera o de documentos e publica es para SAP FI possuem a mesma periodicidade Segundo uma l gica de processos di rios pode ser poss vel que n o se deseje publicar informa o para SAP FI ou se gerarem documentos todos os dias Deste modo e de forma semelhante ao caso da gera o de documenta o o utilizador dever poder conseguir configurar as periodicidades destas funcionalidades Hoje em dia os processamentos associados s diferentes receitas s o executados sequencialmente sendo apenas executar um ap s a conclus o de um outro ou antes do in cio de outro processo Uma vantagem de se executarem estes processos em diferentes aplica es refere se ao facto de estes poderem ser executados em paralelos Hoje em dia algumas destas receitas n o podem ser executadas de forma concorrente e apesar de se concentrarem todos os processos nesta plataforma nica dever ser poss vel efectu los de forma paralela sem comp
82. e M2 seriam determinados com base numa percentagem do valor da venda ou em fun o das quantidades que s o vendidas Esta flexibilidade que n o existe actualmente dever estar presente no sistema de informa o que suporta estes processos Em alguns casos poder ainda ser necess rio aprofundar o c lculo dos valores M1 e M2 ao n vel da subcategoria ou do pr prio artigo ou at omiti lo pois este valor pode estar inclu do no pre o de venda dos artigos 58 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Os valores actualmente s o apenas debitados ou transferidos para as entidades para os quais foram vendidos Acontece em alguns casos que o valor M2 que foi debitado aos clientes deve ser transferido para a entidade corporativa da Sonae que se encarrega do transporte dos artigos pois esta que ao ser respons vel pelo transporte dos artigos vendidos sofre o respectivo custo Quando uma nova loja pertencente ao grupo Sonae abre necess rio configurar manualmente todos os aspectos relacionados com os valores M1 e M2 para essa nova loja quando na realidade estas configura es poderiam ser feitas automaticamente devendo existir no entanto a possibilidade de se configurar estes aspectos manualmente 59 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center
83. e aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo I Factor de mudan a relativo s funcionalidades a implementar na plataforma ou sistema nico Factor de mudan a Denomina o Enunciado Implica es Racional Plataforma nica de Factura o e Receitas Funcionalidades a implementar na plataforma nica que processa a distribui o de descontos RCC calcula o valor de desconto contido nos stocks das localiza es e determina o valor M1 M2 W ou de outras receitas a debitar creditar ou transferir a cada cliente 5 1 Possibilidade de se criarem consultarem alterarem e eliminarem utilizadores e perfis de utilizadores no sistema de informa o Enquanto que um utilizador corresponde a uma pessoa que utiliza o sistema um perfil determina que acessos e privil gios que cada utilizador ter relativamente s entidades Al m disto dever ser poss vel associar utilizadores a um determinado perfil ou perfis 5 2 Possibilidade de se criarem entidades A cria o de uma entidade implica definir os dados de entrada para cada uma destas as regras de c lculo as periodicidades de informa o e se a entidade envia informa o para DW ou SAP FI 5 3 Permitir a numera o e a gera o de documentos associados distribui o de descontos RCC ao c lculo de descontos contidos em stock ao c lculo de valores M1 M2 W e de qualquer outra receita que seja criada por meio
84. e arquitectura de um sistema de informa o demore mais do que um semestre Velho 2004 No caso de um sistema de informa o que leve v rios anos a projectar com o actual ritmo da evolu o tecnol gica pode acontecer que quando este estiver finalmente conclu do ou at mesmo quando este estiver prestes a ser implementado esteja completamente desajustado da realidade ou do contexto que foi considerado inicialmente e que o sistema se torne desta forma e at certo ponto obsoleto No mbito deste projecto n o iremos dedicar demasiado tempo para al m daquele que necess rio concep o da nova arquitectura de modo a procurar garantir que o sistema desenhado se mantenha a par dos requisitos necessidades e realidade moderna da Sonae No seu livro Arquitectura de Empresa Am ndio Velho defende que enquanto que a tecnologia se desactualiza rapidamente e o neg cio se altera podendo mesmo mudar completamente de paradigma os processos de neg cio centrais que formam a ess ncia do neg cio normalmente n o se alteram ou pelo menos n o t o rapidamente Defende inclusive que as grandes mudan as ou as mais frequentes d o se n o em processos de neg cio mas em tecnologias de suporte a esses processos de neg cio Velho 2004 J no caso particular da Sonae e deste projecto est a ser efectuada uma an lise aos processos actualmente em vigor e est a ser detectada a eventualidade de apesar de se desejar manter aspectos ina
85. e bases de dados gt DAE Desenho de Arquitectura de Empresa Metodologia proposta por Am ndio Vaz Velho para desenhar ou redesenhar a arquitectura dos sistemas inform ticos de uma organiza o gt DW Data Warehouse que no mbito deste projecto refere se ao reposit rio de toda a informa o da Sonae em formato electr nico gt DSI Direc o de Sistemas de Informa o da Sonae Center Servi os II gt DSA Direc o de Servi os Administrativos da Sonae Center Servi os II gt EAI Entreprise Application Integration Conjunto de princ pios para integrar as diferentes aplica es de uma empresa gt EXE EXceed plataforma de suporte opera o log stica gt Fee Receita paga ao grupo Sonae mediante determinados privil gios encargos ou servi os gt Franchisado Refere se a uma empresa com a qual existe um contrato de Franchising vii Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A gt Franchising Estrat gia com base na venda de licen as onde existe um franqueador e um franqueado e onde o franqueador que det m uma marca cede ao franqueado o direito de explorar a marca ou marcas patentes infra estruturas know how e direitos de distribui o de produtos ou servi os O franqueado paga por esses direitos ao franqueador sobre a forma de royalties gt INSCO Empresa Insular de Hipermerca
86. e dados realizados com de erros x entre ambas i comsucesso comerros Pedido de plataformas externas as plataformas Sinalizar Sinalizar Plataforma monitoriza o de dados 96
87. e existirem diferentes tipos de receitas que dever o todas ser suportadas no sistema de informa o e devido possibilidade de poderem surgir novas receitas ou conceitos de receita no futuro foi colocada a hip tese do sistema de informa o que suporta estes processos funcionar com base no conceito de entidade Uma entidade corresponde a um objecto abstracto que recebe dados de entrada por exemplo dados de vendas ou de taxas e atrav s da aplica o de regras e de condi es que se aplicam ou n o a cada cliente produz dados de sa da descontos distribu dos ou valores M1 M2 Dever existir uma entidade diferente por cada tipo de receita e dever ser poss vel gerir criar visualizar alterar ou eliminar entidades Cada entidade poder ter regras ou dados de entrada sa da diferentes e existir o v rias inst ncias destas entidades uma para cada para cada receita que se aplica a cada cliente Concluiu se que a plataforma dever disponibilizar um conjunto de servi os reas aplic veis s entidades que esta possa processar Desta forma apresentamos abaixo as reas que se prop e que a plataforma possua Ilustra o 10 Diagrama dos cinco tipos de servi os que comp em a proposta de abordagem de solu o Gest o de dados Integra o r de dados C lculos Publica o Gera o de de dados documentos Segue se a especifica o de cada um destes tipos de servi os detalhando os processos de neg cio
88. e gera o de documentos No caso de a localiza o origem n o se tratar de um entreposto Trading o desconto a distribuir ser calculado com base nas taxas m dias associadas ao tipo de artigos vendidos O sistema acede neste ponto informa o que foi integrada no sistema referente s taxas m dias de cada pa s e aos artigos Trading No caso de estes se tratarem de artigos Trading a taxa m dia a utilizar no c lculo da distribui o do desconto corresponde taxa m dia Trading associada a esses artigos Em caso contr rio correspondem taxa m dia dos artigos relativa ao pa s origem a partir do qual estes foram vendidos Ap s ter sido determinado que tipo de taxa m dia 39 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A aplicar ao c lculo verificar se se o desconto a distribuir tem destino num cliente Franchising ou n o Em caso afirmativo e para efeitos comparativos dever ser poss vel realizar dois c lculos sendo um com base no pre o de custo que a Sonae teve com os artigos e outro com base no pre o de venda desses artigos que corresponde ao pre o negociado com o cliente No caso do desconto se destinar a ser distribu do para o cliente em quest o a distribui o ser sempre feita tendo como base o pre o de venda No caso de o cliente n o corresponder a um cliente Franchising a distribui o feita apenas com base no
89. e informa o que estas trocam entre si A primeira alternativa consiste em se integrarem todos estes processos no NPRC Este utilizado actualmente para calcular o valor dos descontos RCC obtidos a fornecedores al m de outras receitas comerciais mas agora passaria tamb m a realizar todos os processos descritos neste cap tulo De forma a poder execut los o NPRC receberia agora fluxos de dados relativos s vendas e aos stocks do DW ao percentual de falhas das expedi es para c lculo de valores W da aplica o Ws e aos dados do CGC que provinham do Retek passando assim a ter acesso s condi es que se aplicam a cada cliente Manter se iam os fluxos antigos relativos s compras que prov m do DW e das negocia es provenientes do Retek Nesta proposta o NPRC executaria todos estes processos numa rea ou num m dulo 45 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A pr prio ao qual n s intitulamos de M dulo nico de Factura o e Receitas MUFR e publicaria a informa o produzida para as aplica es contabil sticas e para DW Existiria ainda uma rea dentro do NPRC onde seriam feitas todas as configura es e parametriza es aos processos e as periodicidades associadas a estes Este cen rio encontra se ilustrado na figura seguinte Ilustra o 16 Nova arquitectura do sistema de informa o de suporte aos processos
90. e representar o a informa o que comp em o sistema os processamentos que ir o manipular os dados as localiza es relacionadas com o sistema de informa o sejam estas infra estruturas ou dispositivos tecnol gicos os stakeholders envolvidos no sistema os eventos e respectivas agendas ou prazos temporais e os requisitos que explicam as caracter sticas do sistema de informa o Cada um destes seis aspectos descreve respectivamente o que comp e o sistema What o modo de funcionamento How os locais associados Where as pessoas envolvidas na sua utiliza o ou no seu desenho Who as datas ou per odos relativas ao sistema When e as raz es para as quais tudo acontece Why Velho 2004 Desta forma cada uma das c lulas da matriz de Zachman consegue explicar para cada perspectiva cada um dos aspectos referidos anteriormente Por exemplo os processamentos na perspectiva de um gestor correspondem a processos de neg cio mas na perspectiva de um programador estes processos correspondem a fun es procedimentos ou aplica es de software de salientar a utilidade desta Framework que apesar da sua estrutura relativamente simples constitui uma representa o de um sistema de informa o em diferentes perspectivas e aspectos que no mbito do seu desenvolvimento est o relacionados Este enquadramento apesar de n o consistir uma abordagem de desenho de arquitectura de sistemas de informa o empresariais c
91. e s o inseridos os dados dos artigos das vendas e das compras As compras s o enviadas do Retek a partir de um m dulo pertencente a este e chamado RIM para o Data Warehouse que consiste no reposit rio de informa o digital da Sonae Em seguida estes dados s o enviados do Data Warehouse para o RCC Este ltimo por sua vez calcula os valores dos descontos obtidos pelos fornecedores para os diferentes artigos e gera a respectiva documenta o Os valores que dizem respeito quilo que ser debitado ao fornecedor designam se de dados reais Ser o estes que formar o a base para a gera o de notas de d bito aos fornecedores no RCC Estes documentos fiscais constituem para o fornecedor a evid ncia f sica sobre os descontos aos quais cada uma das empresas do grupo Sonae ter direito Al m dos dados reais existe o conceito de dota es Ao contr rio dos dados reais as dota es consistem em valores que s o determinados para an lise interna de forma a ganhar visibilidade sobre situa es condicionais ou analisar poss veis varia es nas regras de c lculo Finalmente publica se a informa o relativa a esta documenta o enviando dois tipos de fluxos de informa o sobre descontos RCC Informa o de contabilidade referente a movimentos contabil sticos e informa o de gest o destinada a ser acedida pelas pessoas de 15 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura
92. eceitas da Anexo Z Inserir f Associar m dulo criado a um manualmente a j Salvaguardar o E m dulo ou m dulos da E designa o sobre o novo m dulo Rio o plataforma nica edido de cria o de um novo m dulo Plataforma Repetir para cada perfil nica z Inserir r Editar informa o manualmente a x sobre m dulo e os informa o sobre o Z a E m dulos aos quais m dulo ou m dulos i i este d acesso Pedido de aeditar Salvaguardar altera es ao m dulo edi o de um m dulo E Sm e qa o Qu Repetir para cada m dulo nica z Seleccionar o m dulo ou m dulos a apagar Eliminar o m dulo da plataforma nica Pedido de elimina o de um ou v rios m dulos Plataforma 83 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A de entidades ia o TO BE Cr cio 2 Processos de Neg iagrama D Anexo AA nica z E fa e q ao al Pedido de cria o de uma ou v rias entidades Indicar a denomina o da s entidade s Seleccionar dados necess rios Repetir para cada entidade Indicar se efectua integra es Seleccionar tipos de documenta o a gerar Seleccionar dados a integrar Indicar se e efectua c lculos Integra o de dados Gera documenta o Indicar se public
93. ecer que com uma venda um determinado cliente n o tenha direito a uma determinada receita Nestes casos a receita dever ser calculada e distribu da para a Direc o Comercial da rea de neg cio dos artigos em quest o Uma restri o do processo actual de distribui o de descontos RCC e de c lculo de desconto contido em stock que este n o contempla os casos referentes aos produtos transformados que se referem aos artigos que s o comprados inteiros e vendidos s partes Exemplos destes casos incluem as carnes que s o processadas em centros de fabrico onde se compra um animal e se vende este s partes Utilizar o pre o de venda de cada parte n o ser o mais correcto devido ao facto de cada parte ser normalmente vendida com margem e incorrer em custos de prepara o como os custos de embalagem Ficou estabelecido que o pre o a utilizar como base no c lculo dos descontos RCC a distribuir ou contidos em stock dever consistir o pre o da mat ria prima de cada um dos artigos transformados No exemplo das carnes deve s entrar no c lculo o pre o de custo da parte da carne relativamente ao produto final que vendido Isto porque o pre o de venda das partes muito superior ao pre o de custo do todo e desta forma n o eficiente distribuir se o desconto RCC com base no pre o de venda das partes 62 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da
94. efeitos de previs es e visibilidade interna Requisitos do processo de fecho de contas e de publica es de dados Segue se a listagem dos requisitos que surgiram no mbito do processo de fecho de contas da empresa e das publica es de dados para as reas de Contabilidade e de Planeamento Controlo e Gest o gt Fluxos de publica o de dados para a rea de Contabilidade Ficou estabelecido que para esta rea dever publicar se a informa o dos c lculos descontos RCC distribu dos valores M1 M2 e W Compensa es Royalties e Fees para a plataforma SAP FI bem como para outro sistema que seja utilizado na Sonae e destinado ao lan amento de movimentos contabil sticos No entanto dever ser poss vel em 31 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A qualquer altura configurar os fluxos a enviar para estas plataformas Dever ainda enviar se a informa o referente aos valores de desconto RCC que se encontram contidos nos stocks das localiza es Um outro requisito consiste na possibilidade de parametrizar os processos de publica o relativamente periodicidade de execu o gt Fluxos de publica o de dados para a rea de Planeamento Controlo e Gest o Dever o ser enviados os dados referentes a descontos RCC distribu dos e descontos contidos em stock al m dos dados dos valores M1 M2 e W Royalties Fees e
95. eguintes gt Cria o edi o e elimina o de entidades Devido possibilidade de poder surgir um novo conceito de receita que se aplique a um determinado cliente no futuro o utilizador dever poder criar e configurar estas novas entidades de forma simples e eficiente escolhendo os dados de entrada sobre os quais ir o incidir os c lculos definindo as regras ou os c lculos a aplicar a esses dados de entrada e para onde dever ser enviada essa informa o Aplica o Contabil stica ou DW A figura seguinte ilustra o processo de cria o de entidades Ilustra o 12 Processo de neg cio de cria o de novas entidades Estas entidades equivalem a receitas a debitar creditar ou transferir aos clientes Ao criarem se entidades temos a flexibilidade de se processar qualquer receita que surja no futuro devido s regras do neg cio Repetir para cada entidade Seleccionar dadosa integrar C lculos gt Definir regras de c lculo Indicar se gera documenta o Salvaguardar entidade no sistema Indicar se efectua c lculos Indicar a Seleccionar Indicar se CH denomina o dados efectua da s entidade s necess rios integra es Pedido de cria o de uma ou v rias entidades Integra o de dados Gera documenta o Seleccionar tipos de documenta o a gerar Plataforma nica Publica dados Seleccionar destinos da publi
96. empresarial ser criada uma proposta de solu o que consiste na especifica o dos processos de neg cio e na apresenta o de duas alternativas de cen rios de sistemas de informa o para os suportar 1 6 Estrutura do documento No cap tulo seguinte feita uma revis o bibliogr fica e um levantamento do estado da arte na rea de processos de neg cio e arquitectura de sistemas de informa o para os suportar O cap tulo tr s cont m a descri o dos processos de neg cio que hoje s o executados pela empresa e que pertencem ao mbito deste projecto sendo que o cap tulo quatro dedicado identifica o e discuss o dos requisitos do neg cio e da empresa No cap tulo cinco apresentamos a nossa proposta de solu o onde s o especificados os novos processos de neg cio e onde s o identificados dois poss veis cen rios alternativos para a arquitectura dos sistemas de informa o para suportar esses novos processos O cap tulo seis cont m as principais conclus es propostas e perspectivas para o futuro associadas a este projecto e inclui ainda um balan o final deste Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 2 Revis o Bibliogr fica e Estado da Arte O processo de introdu o de um novo sistema de informa o ou tecnologia numa organiza o envolve actualmente muito mais do que simplesmente introduzir novo hardware e s
97. empresas de excel ncia de Portugal e num projecto que vai de encontro minha forma o acad mica e interesses pessoais Agradecimentos ao Professor Ant nio Brito por me ter aceite como orientando por me indicar o caminho a seguir na realiza o deste projecto e por toda a sua disponibilidade Agrade o imenso a todos os seus colegas e colaboradores da empresa que de alguma forma deram o seu contributo para o projecto e aos colegas da equipa de Back Office pela sua amizade e colabora o que tamb m contribu ram para a minha integra o dentro da empresa Agradecimentos a todos os meus colegas da FEUP do MESG e do MIEIC pela sua amizade e a todos os docentes que partilharam a sua valiosa experi ncia e conhecimentos comigo Agrade o muito aos meus pais e familiares Este projecto tamb m fruto do seu investimento em mim e de todo o seu carinho apoio respeito e amizade Finalmente agrade o ainda empresa Sonae Center Servi os II por me ter remunerado durante todo o per odo de trabalho na empresa e por todos os benef cios laborais oferecidos vi Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Gloss rio de acr nimos e de termos do neg cio gt B2B Business to Business Termo utilizado para indicar que uma entidade empresarial vende bens ou servi os a outra entidade empresarial ao contr rio do que acontece com casos
98. encialmente servi os B2B s restantes empresas e entidades corporativas do grupo Sonae Este conjunto de servi os pode ser dividido em quatro reas que se encontram listadas em seguida 1 4 gt Servi os base consistem em servi os comuns e indiferenciados face ao cliente empresa ou entidade Este tipo de servi os s o b sicos e fundamentais para a actividade das diversas unidades de neg cio da Sonae e incluem servi os como acessos Internet entrega instala o e manuten o de equipamentos ou gest o de contas de e mail Suporte aos processos de neg cio incluem a manuten o e integra o de aplica es destinadas a suportar processos de neg cio como gest o e transporte de artigos registo de negocia es ou marca es de pre os das mercadorias Servi os internos este tipo de servi os s o transparentes aos clientes mas s o no entanto indispens veis e necess rios para a sua actividade Incluem servi os relacionados com a seguran a como a monitoriza o de recursos ou de acessos Servi os especializados conjunto de servi os prestados de acordo com as necessidades espec ficas de cada cliente Exemplos incluem servi os de consultoria gest o de projectos ou de levantamento de requisitos O projecto de disserta o Uma componente significativa dos proveitos da Sonae prov m actualmente dos valores obtidos atrav s dos fornecedores atrav s das compras feitas a estes Inicialmen
99. entos fiscais Este processo consiste em preparar a informa o de cada nota de d bito cr dito transfer ncia de cada documento de dota o ou previs o antes de se numerar o documento e de o emitir formalmente 41 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da 5 5 Sonae Center II S A Repetir para cada entidade 3 Repetir para cada empresa Agregar com valores a transferir Ins gnia origem igual ins gnia destino Obter os valores e os dados necess rios para gerar os documentos Numera o de documentos OA Pedido de gera o autom tica de documentos Plataforma nica Agregar com valores a debitar ou creditar gt Gera o manual de documentos Corresponde aos casos em que os utilizadores indicam o tipo de receita as empresas em quest o e o montante ou valor em quest o O sistema prepara ent o a informa o sobre respectiva nota de d bito cr dito ou de transfer ncia dota o ou projec o Este processo surge da necessidade de se realizarem ajustes ou acertos de valores l quidos ap s a conclus o dos processos pois chegou se conclus o que estes nunca deixar o de existir por completo apesar de se esperar uma redu o do n mero de acertos e ajustes atrav s da implementa o destes novos processos Numera o de documentos Ap
100. era o de documentos Mesma periodicidade para todos os Verificar se ESEE existe periodicidade igual para os destinos periodicidade para todas as entidades Verificar se existe periodicidade igual para as entidades Repetir para cada entidade Repetir para cada destino Definir a Salvaguardar altera o periodicidade periodicidade da A da publica o W publica o de dados j Repetir para cada entidade Definir a periodicidade da publica o Definir a periodicidade da publica o Repetir para cada destino Salvaguardar altera o periodicidade da f publica o de dados i Repetir para cada entidade Repetir para cada destino Salvaguardar altera o periodicidade da publica o de dados 90 Sonae Center IIS A nica ica es TO BE Configura o de bl scais e pu z Es O A 4 o Ou 2 o CIO l Processos de Neg r unica iagrama D tervalos de numera o de documentos f Plataforma Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo AH mmn Seleccionar a empresae per odo Pedido de parametriza o de intervalos de documentos Seleccionar a empresae per odo Pedido de parametriza o de intervalos de publica es Inserir intervalo de numera o de documentos Inserir intervalo de numera o de publica es de dados
101. ere se cria o de um novo sistema de informa o dedicado exclusivamente aos processos que est o a ser analisados Apresentar se uma cr tica a cada um destes cen rios listando e discutindo as vantagens e desvantagens de cada um Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Abstract This project was set within Centro Corporativo Sonae Sonae s Corporate Center specifically inside the company Sonae Center Servi os II with the goal of analyzing the constraints limitations and requirements associated with a group of business processes and the information systems that support them The ultimate goal consists of presenting a solution approach to meet Sonae s current and future business reality The processes which are analyzed in this document concern the financial and logistics fields and include the distribution of discounts obtained through goods purchased from suppliers to the different enterprises of the Sonae Group or the calculation and debit of the storage and transportation costs of these goods In a first stage all of these processes are described identifying each of the information systems that support them Next and through a series of interviews and interactive group discussion sessions that involved board members and professionals from the various fields of the company we identify and analyze the business requirements and
102. essos consiste na transfer ncia de descontos que n o s o distribu dos aos clientes Por vezes quando s o efectuadas vendas a determinadas localiza es como no caso dos Franchisados existem descontos que n o s o distribu dos e que ficam retidos nos entrepostos Estes valores equivalem a receitas l quidas e dever o ser imputados para as Direc es que det m o neg cio em causa Requisitos do processo de c lculo do valor M1 M2 e W Nos processos de c lculo de Ms e Ws a grande maioria dos requisitos recolhidos consistem em parametriza es que dever o ser efectuadas durante o processo Segue se uma lista dos requisitos recolhidos para estes processos gt L gica de processos di rios A semelhan a do que acontece com os processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto contido em stock dever ser poss vel processar valores Ms e Ws diariamente O percentual de falhas das expedi es necess rio para o c lculo de Ws apenas actualizado em cada trimestre Desta forma ficou ent o estabelecido nas sess es que esta taxa agora dever ser disponibilizada mensalmente Passaremos assim a calcular Ms e Ws todos os dias e a actualizar o percentual de falhas todos os meses Quanto ao dia do m s a partir do qual o percentual de falhas de Ws dever estar dispon vel concluiu se que este dia n o 29 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Recei
103. ficas da entidade em quest o para calcular os valores das receitas Em seguida prepara se a informa o para posteriormente emitir a respectiva documenta o devendo existir uma distin o da sequ ncia de actividades 38 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A deste processo para os diferentes documentos notas de d bito cr dito ou transfer ncia dota es ou previs es Finalmente publicam se os dados para a rea de contabilidade e de planeamento controlo e gest o Dever ser poss vel reprocessar dados de um determinado per odo ou de uma determinada entidade conforme as necessidades do utilizador A figura 13 ilustra o processo de c lculo para uma entidade gen rica Ilustra o 13 Processo de neg cio de c lculo dos valores associados s receitas Este processo produz os valores associados s receitas que estar o presentes em todos os documentos fiscais emitidos Plataforma nica previs es sa Repetir para todas as entidades Repetir para todas as inst ncias Registar A Gerar documentos fiscais Aplica se ao cliente Documentos fiscais Verificar reten o nafonte Verificar tipo de documentos a gerar Dados das parametriza es 5 Obter Aplicar as 7 Preparar Produzir gt acumulado regrasde informa o para 6 valores
104. i es que ficam negociadas com os clientes das empresas do grupo Sonae 6 2 Inclus o dentro do CGC das condi es referentes a descontos RCC valores M1 M2 W e de outras receitas a que um determinado cliente poder vir a ter direito 6 3 Introdu o de um novo fluxo de informa o desde o Retek para a plataforma nica que processar os descontos RCC o c lculo de descontos contidos em stock o c lculo de valores M1 M2 e W e de outras receitas que se aplicam ao cliente Este fluxo de informa o dever fornecer diariamente a plataforma nica dos dados relativos s condi es que se aplicam a cada cliente e que ser o necess rios para determinar as receitas que ser o debitadas creditadas ou transferidas a cada um destes Racional O conceito de Contrato Geral de Fornecimento CGF consiste num contrato dentro do qual est presente toda a informa o referente s negocia es que foram realizadas com os fornecedores relativamente aos descontos de Receitas Comerciais sobre Compras RCC e outras condi es Este conceito permite ter num local nico os dados relativos s taxas e aos escal es de desconto que ficam negociados com os fornecedores sobre os descontos sobre as compras Actualmente n o existe um reposit rio nico para registo das condi es a que cada cliente ter direito Deste modo e da mesma forma que existe um local nico para registo da informa o sobre as negocia es com os fornecedores
105. inda a necessidade de se continuar a realizar um tratamento distinto para as transac es entre lojas do grupo referente a produtos Trading que consistem nas transac es de artigos comprados a fornecedores estrangeiros mas pertencentes uni o europeia Prop s se a cria o de taxas m dias exclusivas a esse tipo de artigos o que significar que o desconto que ser distribu do na transac o de um artigo que seja Trading ser calculado com base na taxa m dia de todos os artigos desse tipo O desconto referente aos artigos que n o sejam Trading continuaria a ser distribu do ou calculado com base na taxa m dia do respectivo pa s Existir o assim taxas m dias de artigos para cada pa s e taxas m dias para cada artigo Trading gt Distin o da distribui o de descontos segundo tr s realidades Existem tr s realidades distintas relativamente ao processo de distribui o de descontos RCC A primeira consiste nas transac es de artigos que t m origem no entreposto virtual Trading por onde passam todas as compras realizadas a fornecedores Trading e destino no entreposto f sico ou em alguns casos lojas onde esses artigos ficar o armazenados Ficou determinado que nestes casos dever o ser transferidos os valores exactos dos descontos RCC que foram obtidos atrav s do fornecedor para a localiza o destino A segunda inst ncia destes processos refere se s transac es internas entre localiza es pertencentes ao
106. ing quando este adquirido a fornecedores Trading Na realidade este tipo de artigos armazenado nos entrepostos f sicos juntamente com os artigos que n o s o Trading semelhan a dos outros artigos os artigos Trading poder o ter descontos RCC associados Estes s o distribu dos da mesma forma pelas localiza es sendo ainda calculada a quantidade de desconto contido em stock No entanto existe uma distin o entre os processos Trading e processos n o Trading sendo que estes s o executados separadamente mas em 16 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A paralelo Estes processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de descontos contidos em stock s o executados mensalmente por uma aplica o denominada BillBacks Internos BBD 3 3 2 BBI Ilustra o 4 Ilustra o do aplicativo BBI BillBacks Internos indicando os fluxos de informa o que entram ou que s o requisitados esquerda e que saem ou que s o disponibilizados direita desta plataforma Vendas e fotografia de Stocks Valores dos descontos Taxas m dias e valores Tradin NE E g Distribu dos e contidos em stock O BBI representa o sistema que realizar a distribui o de descontos RCC pelas localiza es e calcular quanto existe de desconto contido nos stocks destas Esta aplica o recebe informa o sobre as taxas
107. istente no NPRC respons vel pela integra o e gest o de dados de refer ncia gt Retek Sistema ERP utilizado pelas empresas do grupo Sonae para gest o de informa o do neg cio do retalho gt RDC Receitas Diversas Comerciais M dulo existente no NPRC para processamento de receitas obtidas atrav s da presta o de servi os a clientes gt RCC Receitas Comerciais sobre Compras Os descontos RCC consistem nos valores l quidos que os fornecedores creditam Sonae com base nas compras de mercadorias que as empresas do grupo fazem Existe um m dulo dentro do NPRC com a mesma designa o dedicado aos processamentos de descontos RCC viii Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A gt RIM Retail Invoice Matching M dulo pertencente ao Retek para registo e gest o da informa o das compras feitas a fornecedores gt Royalty Receita paga ao grupo Sonae mediante determinados privil gios encargos ou Servi os gt SAF T PT Standard Audit File for Tax Purposes para Portugal Formato de ficheiro normalizado de auditoria tribut ria para exporta o de dados de factura o e contabilidade Esta exporta o consiste numa obriga o legal para os sistemas de factura o e contabilidade das empresas gt SAP Aplica o ERP pertencente empresa SAP AG gt SAP FI M dulo financeiro da aplica o SA
108. izado na Sonae realizada uma an lise e descri o dos actuais processos de c lculo e distribui o dos descontos RCC de c lculo de desconto contido em stock e dos d bitos associados aos custos de armazenagem transporte e dos valores para cobrir disparidades das expedi es de mercadorias Estes s o analisados atrav s de reuni es e entrevistas realizadas com as pessoas do neg cio da Sonae De forma a organizar e a represent los visualmente estes processos s o modelados recorrendo a diagramas de processos de neg cio Business Process Diagrams ou BPD Os respectivos sistemas de informa o de suporte que actualmente existem na Sonae para suportar esses processos s o tamb m analisados e descritos Estes s o estudados recorrendo an lise de documentos ou manuais funcionais e t cnicos disponibilizados pela empresa Em seguida faz se um diagn stico da situa o actual O objectivo desta fase consiste em identificar e analisar com maior profundidade os problemas os constrangimentos e as limita es dos actuais processos e dos respectivos sistemas que os suportam O levantamento dos requisitos de neg cio foi realizado recorrendo a entrevistas e sess es de discuss o em grupo workshops com as pessoas do neg cio Finalmente e recorrendo abordagem Business Process Diagrams para modelar processos de neg cio e ao m todo de Desenho de Arquitectura de Empresa DAE como a principal influ ncia no desenho de arquitectura
109. je em dia estando estes processamentos espalhados por aplica es distintas gt Possibilidade de se executarem processamentos em paralelo Real ou se a import ncia da possibilidade de permitir a execu o das diferentes categorias de processos em paralelo sem interfer ncias ou compromissos m tuos Por exemplo o processo de distribui o de descontos RCC quando executado n o dever interferir comprometer ou interromper o processo de c lculo de valores Ml e M2 Isto n o apenas de modo a que n o exista uma fila de espera de processos mas tamb m de modo a possibilitar que diferentes equipas do neg cio trabalhem ou processem diferentes receitas em paralelo gt Suporte para novos conceitos de receita Al m das receitas associadas a estes processos foram identificados muitos outro tipo de receitas que dever o ser suportados no mesmo sistema de informa o que calcula descontos RCC a distribuir desconto contido nos stocks das localiza es valores M1 e M2 a debitar e valores W a creditar Exemplos destas receitas incluem Royalties e Fees que consistem essencialmente numa receita fixa ou vari vel em fun o de determinados aspectos v lida para determinados clientes Desta forma a plataforma nica dever permitir gerir todos os tipos de receitas a facturar e dever ser suficientemente flex vel de forma a configurar e a suportar qualquer outro novo conceito de receita que seja facturada a um cliente mediante determinad
110. lientes e os colaboradores da rea de sistemas de informa o Deste modo poder o surgir no futuro altera es requisitos ou ainda processos adicionais que impliquem novas modifica es e aperfei oamentos solu o final Consequentemente estes processos est o a ser desenhados de forma a respeitar os requisitos de neg cio recolhidos durante os workshops de modo a contornar e a superar as limita es constrangimentos e problemas que s o sentidos actualmente Desta forma o autor tem a convic o de que a proposta de solu o tal como esta se encontra actualmente facilite muito o trabalho actual da Equipa de Receitas da Direc o de Servi os Administrativos e que esta constitua uma base para potenciais modifica es ou melhorias que resultem de requisitos que possam vir a surgir no futuro Para al m disso a expectativa que esta plataforma contribua positivamente para a arquitectura da empresa e para tornar mais gil a gest o e suporte deste novo produto Foi detectada uma tend ncia por parte das pessoas do neg cio e da arquitectura da empresa pela escolha da primeira alternativa dos cen rios apresentados referente integra o de todos os processos no sistema NPRC No entanto ainda est em avalia o se estes processos ser o de facto implementados com base nesta estrat gia Desta forma o autor prop e que se realize um estudo onde seja analisado o investimento necess rio para implementar qualquer uma desta
111. lterados na sua ess ncia refinar ou melhorar aspectos tendo em vista as caracter sticas modernas da empresa Os processos de neg cio desta forma poder o sofrer altera es No entanto as grandes mudan as que poder o vir a ser realizadas referem se de facto mais tecnologia de suporte do que ess ncia dos processos de neg cio da Sonae Hoje existem t cnicas focadas na efici ncia e na efic cia do processo de desenvolvimento de sistemas de informa o A metodologia Component Based Development um exemplo de uma abordagem que consiste em agregar e integrar diferentes aplica es ou componentes de software j existentes para em conjunto criarem um novo sistema Mas talvez uma das t cnicas mais orientadas para a velocidade de cria o de sistemas inform ticos 2 seja a metodologia Rapid Application Development RAD O objectivo desta o de se utilizar ferramentas existentes e dedicadas cria o de partes ou funcionalidades de um sistema inform tico como interfaces gr ficas cria o de prot tipos gera o autom tica de c digo entre outras tarefas para se criar um novo sistema Esta t cnica tem a vantagem de exigir um esfor o relativamente reduzido por exemplo no tempo dispendido em programa o face aos m todos tradicionais de desenvolvimento de software Laudon 2005 e tem a vantagem de permitir o desenvolvimento r pido de sistemas e de software Apesar da metodologia RAD n o ser directamente
112. lugar e de forma muito semelhante a este ltimo caso da Novartis est o a ser desenhados parte dos processos de neg cio da Sonae com o prop sito de melhor los face s caracter sticas actuais da empresa S ap s a consolida o da informa o e do feedback obtido nestas fases que foi realizada uma an lise dos sistemas de informa o que suportar o os novos processos procurando identificar as aplica es e tecnologias que melhor se adaptariam ao pretendido Esta abordagem est a ser seguida para procurar garantir que os novos processos de neg cio est o alinhados com a realidade da empresa e que da mesma forma os novos sistemas de informa o est o alinhados com os novos processos de neg cio da Sonae No entanto a grande maioria das empresas nem sempre obt m todos os lucros ou benef cios esperados da implementa o de um novo sistema inform tico IT Cortex Este aspecto pode acontecer devido a uma s rie de raz es entre as quais a fraca gest o da mudan a associada introdu o do novo sistema Aladwani 2001 a falta de envolvimento ou de comprometimento da organiza o Velho 2004 ou ainda a falta de alinhamento entre a tecnologia da empresa e os seus processos de neg cio Muitos dos projectos de implementa o de novos sistemas de informa o falham n o tanto por aspectos t cnicos mas mais por aspectos relacionados com fraca gest o Trotta 2003 A abordagem Enterprise Application Integration EAN consiste
113. m as receitas quer se que a nova plataforma d resposta a um requisito quando justific vel Este aspecto refere se aos casos nos quais uma parte da receita a atribuir ou a distribuir a determinado destino fica contida na fonte para ser atribu da ao Estado Dever ser poss vel explicitar o tipo de receita al m do cliente em quest o onde se far reten o na fonte Este aspecto dever ainda ser vis vel na documenta o a gerar mas tamb m nas publica es de dados para o sistema contabil stico 4 7 Requisitos para a arquitectura do sistema de informa o que suporta os processos de neg cio Apresenta se de seguida a lista dos requisitos mais significativos para os sistemas de informa o que suportam os processos de neg cio analisados no mbito deste projecto gt Plataforma nica para o processamento de todas estas receitas Um dos requisitos referente arquitectura do sistema de informa o que suporta os processos de neg cio consiste na possibilidade de todos estes processos serem executados e geridos numa nica plataforma ou sistema Ter amos desta forma uma nica aplica o para 32 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A processar os descontos a distribuir calcular os descontos contidos em stock determinar os valores M1 M2 e W a debitar a creditar ou a transferir s ins gnias ao contr rio do que acontece ho
114. m notas de falta s localiza es para onde s o vendidos artigos faz se um cr dito de um valor l quido a estas que consiste no valor W que actua desta forma como um seguro Este valor corresponde a uma taxa a ser aplicada ao volume das vendas de forma semelhante aos processos anteriores O esquema seguinte ilustra estes tr s tipos de processos com um exemplo de uma das poss veis transac es que ocorrem diariamente no contexto do neg cio das empresas Sonae Ilustra o 9 Esquema que exemplifica uma transfer ncia de tr s artigos cada um representado por um cilindro entre em entreposto e uma loja Modelo e demonstra todas as receitas a transferir loja Modelo com base nessa transac o Existe stock em ambas as localiza es ess ires ms Transfer ncia eee LUTO mem Desconto RCC Desconto RCC 25 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A No exemplo da Ilustra o 9 um entreposto pertencente ins gnia Modelo transferiu tr s artigos a uma loja Modelo Neste caso diz se transfer ncia pelo facto de terem sido transaccionados artigos entre duas localiza es pertencentes mesma empresa Modelo e Continente Hipermercados S A Ao transaccionarem se estes tr s artigos transfere se o valor l quido de desconto RCC que est associado transfer ncia desses artigos e que a loja Modelo tem direito A loj
115. mo da execu o dos processos ou ainda de forma a estar assente no conceito de entidade que foi definido anteriormente Esta plataforma poder ainda ser projectada de modo a ter em considera o o conceito de entidade o que facilita a sua escalabilidade No cen rio da primeira alternativa teria que ser implementado o conceito de entidade no NPRC de modo a que este consiga suportar o processamento de todas as receitas especificadas neste cap tulo Apesar da proposta que consiste na cria o de um novo sistema inform tico aparentar ser primeira vista a alternativa mais dispendiosa em termos de custos de implementa o a verdade que este poder n o ser o caso Caso seja escolhido o cen rio de integra o dos processos no NPRC o volume de altera es estruturais ao sistema que teriam de ser feitas de forma a responder aos novos requisitos do neg cio poder o trazer consigo um custo de implementa o superior alternativa de se construir um sistema novo De forma a apurar com exactid o qual dos dois cen rios constitui de facto a alternativa mais dispendiosa ter que ser feito um estudo do investimento necess rio para ambos os cen rios Notou se no entanto uma tend ncia por parte das pessoas do neg cio e dos respons veis pela arquitectura de sistemas de informa o da empresa para a escolha do 48 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae
116. nadas localiza es como por exemplo localiza es pertencentes regi o da Madeira onde o custo M2 de transporte n o debitado pelo facto de este estar a cargo de uma empresa externa ao grupo Sonae 3 4 2 Sistemas que suportam o tratamento de Ms Ilustra o 5 Ilustra o dos sistemas que realizam o tratamento dos valores M1 e M2 que consistem no Data Warehouse e no aplicativo Ms O diagrama indica ainda os fluxos de informa o que entram ou que s o requisitados esquerda e que saem ou que s o disponibilizados direita de cada um destes sistemas Notas de d bito ou Valores M1 e M2 Taxas de valores transfer ncia 18 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A O tratamento dos valores M1 e M2 inicia se com a inser o da informa o das vendas e das taxas sobre estes custos em Retek Estes dados constituem a base do c lculo dos custos de armazenagem e transporte e s o em seguida enviados para o Data Warehouse O fluxo de dados das vendas passar pela rea de Object Data Staging ODS que consiste numa rea de interface entre o DW e as restantes aplica es ou plataformas que forne am ou requisitem servi os ou informa es J o fluxo das taxas dos valores Ms n o passar por ODS por se tratar de um fluxo antigo Ap s a integra o destes dois tipos de dados o DW aplicar as taxas ao volume d
117. nc pios da metodologia DAE desenhar se uma nova proposta para arquitectura de sistemas de informa o de suporte distribui o dos descontos de Receitas Comerciais de Compras RCC ao tratamento dos custos de transporte e armazenagem de mercadorias e do c lculo de valores a creditar ou transferir de forma a cobrir as diferen as entre encomendas e expedi es entre lojas e entrepostos O autor da abordagem DAE discute o trade off entre o tempo necess rio para se implementar um projecto de sistemas de informa o e a profundidade de modela o respectiva Normalmente um sistema que extensivamente modelado com alto n vel de detalhe tem uma maior probabilidade de corresponder melhor aos processos e requisitos de neg cio da empresa a longo prazo No entanto este sistema demora consideravelmente mais tempo a implementar e dificilmente ser capaz de responder aos requisitos e quest es de curto prazo Por outro lado um sistema que envolva um reduzido ou inexistente n vel de detalhe na sua modela o custar menos tempo a implementar O problema que um sistema que seja criado sem um certo grau de modela o e planeamento poder produzir uma solu o demasiado rudimentar ou fracamente planeada apesar de ter potencialmente a capacidade para lidar com quest es imediatas e mais provavelmente produzir resultados a curto prazo Am ndio Velho ao longo de todo o seu livro refere que normalmente imposs vel produzir uma arq
118. needs In this stage we discuss aspects such as the creation of a single platform to centralize all the processes as well as the implications of Sonae s internationalization and corporate growth Finally a solution proposal is presented which consists on the specification of the new business processes arguing how these meet the requirements and needs identified and analyzed in the previous stage The solution approach also includes the proposal of two alternative information systems architecture scenarios which will support the processes The first scenario consists on the integration of all the calculations and procedures inside a platform which already exists within the company The second scenario refers to the creation of a new application exclusively dedicated to the processes that are being analyzed A review of both these scenarios is presented in which the advantages of disadvantages of each are listed and discussed Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Agradecimentos Agradecimentos especiais minha orientadora na empresa Engenheira Sabina Martins que me acolheu na Sonae Center Servi os II A sua preciosa colabora o e ajuda garantiram o sucesso deste projecto e contribuiu em muito para a minha integra o na empresa Uma palavra de gratid o tamb m Dra Carla Barbosa por me ter dado a oportunidade de trabalhar numa das
119. nexo AF Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o do per odo de fecho de contas 88 Anexo AG Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o da periodicidade da gera o de documentos AULOM LICA sis cssssssrsstedssrena E EE docs entnca Teto da Ca niaa CS pulga E Sis a co ENa a Sub CUaa epa da a Toe do Copa Gts fast dada ani 89 Anexo AH Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o da periodicidade das publica es de dados PEER RAGE A AUD REST PIA NERI ER RRBORE E ERRO REDE CRI RR RR RS DIRCE O SR E 90 Anexo Al Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o de intervalos de numera o de documentos Tiscais espublica es scevicansos par cueortas E E E E aq Ta dest da aluga Relata ana da pur dao aa arara gas 91 Anexo AJ Diagrama Processos de Neg cio TO BE Configura o do n vel de detalhe dos c lculos 92 Anexo AK Diagrama Processos de Neg cio TO BE Publica es de dados Plataforma externa efectua acesso plataforma nica oo rerepi areor a a eaa eaaa E Cod U ds DOT pla dai AEE AET E E EEES god asa LEE 93 Anexo AL Diagrama Processos de Neg cio TO BE Publica es de dados Plataforma nica escreve na plataforma externa siessaritisom siss has ose pesto sp aslo dolo ssa neah cables a so ca SOV En Da Eas EIK EEEE ca OVDE EKV EEE bo Eesi 94 Anexo AM Diagrama Processos de Neg cio TO BE Envio do sinal de fecho de contas
120. no caso de esta se encontrar numa localiza o onde a moeda n o seja o Euro e na moeda do cliente ou fornecedor 5 8 Introdu o de um motor de execu o dos diferentes processos em paralelo de modo a que estes possam ser executados de forma concorrente Os sistemas actuais apenas consideram o processamento de receitas relativas a descontos RCC a distribuir ou contidos em stock ou valores M1 e M2 a debitar ou transferir Os valores W s o inclusive processados em sistemas de informa o que n o s o dedicados a este tipo de c lculos Poder no entanto surgir no futuro um novo conceito de receita que hoje n o exista Os 64 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A sistemas actuais s o demasiado r gidos neste aspecto e n o se encontram devidamente preparados para suportar outro tipo de receitas para al m daquelas que foram identificadas anteriormente Deste modo quer se que na plataforma nica seja poss vel criar uma entidade para cada um destes novos tipos de receita que possam surgir Cada uma destas entidades corresponde a um tipo de receita que aceita dados de entrada como dados das vendas ou de taxas para calcular valores associados receita gerar documenta o sobre d bitos ou cr ditos s empresas e publicar dados para as reas de contabilidade e de planeamento controlo e gest o Dever ser poss vel
121. ntegrar dados dos valores das taxas m dias e dos valores Trading Calcular valor do desconto contido no stock de cada localiza o Gerar documenta o relativa a dota es Integrar dados dos descontos RCC contidos no stock das localiza es Formato de gest o Integrar dados dos descontos RCC contidos no stock das localiza es Formato contabil stico 55 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo C Processo de neg cio de C lculo de valores M1 e M2 Inserir os dados das vendas e das taxas Integrar dados das taxas e das vendas Calcular os valores dos custos M1 e M2 Integrar os valores M1 e M2 Gerar as notas de d bito cr dito ou transfer ncia Integrar os dados de cr ditos d bitos ou transfer ncias de M1 e M2 Formato contabil stico 56 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo D Processo de neg cio de C lculo de valores W O reee A O colaborador san Inserir os dados relativos dos artigos Inserir os dados das expedi es de suportes Integrar os dados relativos aos artigos e s expedi es Calcular o percentual de falha das expedi es com a respectiva valoriza o e quantidades Receber os percentuais de falhas das expedi es por e mail Calcular os v
122. nto P 5 automaticamente de dados no a para a plataforma sistema a Inser o Unica di ria de dados Plataformas externas Integra o ocorreu com Sinalizar Sinalizar integra o de integra o de Aceder aos Integrar dados dados da da plataforma plataforma externa no externa sistema sucesso dados com dados com sucesso erros Ls Plataforma nica f 36 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Dentro deste conjunto dever ainda existir um processo de monitoriza o de dados executado ap s a conclus o das integra es de dados Este tem o objectivo de voltar a realizar a integra o de dados nos processos que terminaram com erros Em seguida e ap s a conclus o com sucesso de todas as integra es necess rias proceder se ao c lculo associado a cada receita ou processo que apenas poder ser realizado quando a integra o de todos os dados necess rios para esses c lculos esteja conclu da 5 2 Gest o de dados Os processos de gest o de dados est o relacionados com a necessidade de se desejar realizar configura es ou parametriza es sobre aspectos relacionados com os processos e as receitas em quest o As funcionalidades ou processos no mbito da gest o de dados referem se geralmente configura es ou parametriza es nos processos e incluem as s
123. num m dulo pertencente ao sistema Retek denominado RIM e enviados para o Data Warehouse juntamente com os dados das vendas Qualquer informa o enviada para Data Warehouse passa primeiro pela rea de ODS Object Data Staging Esta trata se de 21 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A uma rea intermedi ria que comunica com todas as aplica es que requisitem ou forne am dados ao Data Warehouse Os dados de refer ncia que identificam os artigos empresas ou localiza es s o enviados para o NPRC para o m dulo REF J os dados referentes s negocia es s o enviados para o m dulo RCC do NPRC Estes servir o para determinar juntamente com os dados das compras o valor dos descontos RCC a que a Sonae ter direito para cada artigo e de cada fornecedor Esta informa o enviada para Data Warehouse juntamente com as dota es que consistem em c lculos utilizados para previs es nos descontos RCC O m dulo RCC calcula as taxas m dias necess rias para a distribui o dos descontos e c lculo de descontos em stock e estas s o disponibilizadas para o sistema BBI Por sua vez este que distribui os valores dos descontos RCC com base nas vendas e determina quanto que existe de desconto no stock de uma determinada localiza o Para finalizar o BBI publica a informa o referente s distribui es e aos descontos contido
124. o e de Receitas da Sonae Center II S A planeamento e controlo de gest o da empresa A informa o de contabilidade enviada para o sistema SAP FI ou para outra plataforma onde sejam lan ados movimentos contabil sticos utilizado s pela Sonae sendo que a informa o de gest o enviada para o Data Warehouse Estes dois fluxos de informa o s o enviados com base na informa o sobre a documenta o que foi gerada anteriormente 3 3 Distribui o de Descontos de Receitas Comerciais sobre Compras e c lculo de desconto contido em stock 3 3 1 O processo A Sonae abastece hoje uma quantidade consider vel de lojas pertencentes a empresas internas ao grupo Nestes casos os descontos RCC obtidos com base nas compras feitas ao fornecedor s o distribu dos por cada uma das lojas em fun o do volume de vendas que s o realizadas para estas Os valores descontos RCC quando obtidos dos fornecedores s o centralizados ao n vel do grupo Sonae O objectivo deste processo consiste ent o em entregar s localiza es a sua parte de descontos RCC distribuindo os da mesma forma que os artigos s o distribu dos a estas O valor de desconto a distribuir por uma localiza o proporcional quantidade de vendas que foram feitas para esta e em concreto consiste em aplicar a taxa de desconto de cada artigo ao valor de vendas dos artigos que foram efectuadas para essa localiza o No entanto o grupo Sonae tamb m abastece lojas e
125. o longo do tempo e do espa o com um in cio e um fim e com inputs e outputs claramente definidos uma estrutura para ac o Davenport 1993 Os processos s o a forma pela qual uma organiza o produz e acrescenta valor para os seus clientes Adoptar uma abordagem por processos implica adoptar a perspectiva do cliente Am ndio Vaz Velho defende ainda que apenas os conjuntos de actividades que produzem valor para os seus clientes que constituem aqueles que devem ser considerados processos Todo aquele procedimento que por si s n o acrescenta valor na perspectiva do cliente n o deve ser considerado como um processo mas sim como uma actividade Os processos de neg cio consistem ent o em conjuntos de tarefas inter relacionadas que descrevem a forma como as empresas vendem bens ou servi os aos seus clientes e formam a base de descri o das actividades das empresas Estes detalham a forma como a empresa compete no neg cio ou no mercado e de que forma acrescenta valor aos seus clientes Em alguns casos as empresas ter o mesmo que repensar ou at redesenhar os seus processos de neg cio para que estes permitam que a empresa se torne mais competitiva e para que estes acompanhem melhor a evolu o tecnol gica dos sistemas que suportam esses processos Laudon 2005 Neste caso particular da Sonae os processos de neg cio ter o inclusive que acompanhar o ritmo de crescimento org nico da empresa Uma representa o visu
126. objectivos destes quando interagem com o sistema Os diagramas de casos de uso e de actividades foram desenhados de forma a modelar software e para apoiar a sua engenharia Quando estes s o utilizados para modelar processos de neg cio s o simplesmente adaptados para os ilustrar n o tendo sido especificamente criados com essa finalidade Uma nota o criada exclusivamente para modelar processos de neg cio foi desenvolvida por um grupo dedicado a esta rea o Business Process Management Initiative BPMD Este grupo foi fundido em 2005 com um outro tamb m dedicado rea de gest o de processos de neg cio o Object Management Group OMG e juntos deram origem a um novo grupo chamado Business Modeling amp Integration Domain Task Force Business Process Management Institute A nota o criada pelo grupo designa se Business Process Modeling Notation BPMN e foi desenvolvida com o objectivo de se criar um standard que seja de f cil percep o por parte das pessoas relacionadas com o neg cio Nesta nota o apresentada uma t cnica de modela o gr fica chamada Business Process Diagram BPD Reunindo uma s rie de influ ncias e caracter sticas comuns s outras linguagens de modela o o BPD consiste num modelo composto por quatro tipos de elementos base Estes s o compostos por Flow Objects que representam as actividades eventos e condicionantes que comp em o processo Em seguida temos os Connecting Objects que como o nome
127. ocorrer erros durante a publica o de dados Este processo executado preferencialmente ap s a conclus o das publica es verificar o estado de cada uma destas e tratar de repetir a publica o de dados nos casos em que estas n o terminaram devidamente ou terminaram com erros 5 6 An lise dos novos processos de neg cio Apesar de todos estes processos terem sido desenhados de forma a respeitar os requisitos de neg cio recolhidos e analisados existe uma s rie de aspectos a ter em considera o A possibilidade de se parametrizarem entidades novas vai de encontro aos requisitos de flexibilidade do sistema de informa o face ao surgimento de novas receitas pois mesmo durante as sess es de discuss o com as pessoas do neg cio foram propostas novas receitas que dever o ser suportadas na plataforma nica Existe no entanto um constrangimento A defini o de novas entidades traz consigo a identifica o ou defini o dos dados que ser o utilizados por essa entidade Como um pressuposto de que estes processos ser o integrados numa plataforma nica a escolha dos dados utilizados por uma determinada entidade durante a sua cria o encontra se limitada pelo volume de dados que existe nessa plataforma nica Isto significa que os utilizadores apenas podem definir para cada entidade os respectivos dados de entrada com base nos dados que se encontram dispon veis na plataforma nica No caso de se desejar utilizar dados
128. oedas publica o de dados Pedido de Intervalo de publica o adequadas 5 publica o de numera o Na A EA definidos gt Publica o de dados para uma plataforma ou aplica o externa com a plataforma nica a enviar os dados Processo semelhante ao anterior mas neste caso ser a plataforma nica a enviar e a subscrever os dados na plataforma externa Este caso corresponde ao que realizado actualmente com o DW Neste caso poder tamb m existir erros durante a publica o da informa o por isso caso a publica o n o termine com sucesso ou termine com erros o sistema dever sinalizar tal facto 43 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A gt Envio do sinal de fecho de contas para DW A plataforma nica dever enviar um sinal de fecho de contas para o DW Este indica o dia de fecho contas para uma determinada empresa A periodicidade do envio deste sinal de fecho de contas dever ser configur vel de modo a que se possa ter a flexibilidade para se escolher o dia de fecho das contas de um determinado m s ou per odo Esse dia ser definido pelo utilizador ou utilizadores do sistema de informa o que suportar estes processos e representa o prazo limite da publica o dos valores das receitas gt Monitoriza es de dados semelhan a do que acontece no caso das integra es de dados poder o
129. oftware Implementar novos sistemas ou tecnologias numa organiza o podem ter como consequ ncia altera es nas compet ncias e nas fun es dos colaboradores nos estilos de gest o da organiza o e at podem implicar uma mudan a de paradigma Laudon 2005 Dever existir uma an lise a ser realizada a toda a organiza o e ao seu respectivo contexto numa perspectiva do neg cio da estrat gia e dos processos antes de se entrar no detalhe da tecnologia Tudo isto de modo a garantir o alinhamento entre estes aspectos com os novos sistemas e tecnologias a serem implementados na organiza o No artigo Avoid the Four Perils of CRM redigido por Darrel K Rigby Frederick F Reichheld e Phil Schefter dentro da rea dos sistemas de informa o de suporte rea de Customer Relationship Management CRM os autores referem se ao caso do jornal Norte Americano New York Times No in cio da d cada dos anos noventa 90 e com o objectivo de determinar a melhor forma para que o jornal conquiste uma maior quota de clientes foi feito um estudo de mercado Chegaram conclus o de que existia um conjunto de clientes de perfil semelhante sua base de leitores na cidade de Nova Iorque espalhados pelas outras cidades dos Estados Unidos da Am rica Estes valorizavam uma entrega do jornal adiantada nas suas casas e uma melhor disponibilidade do jornal nos quiosques Sabendo isto a empresa procedeu instala o de redes de alta velo
130. olha e an lise de requisitos contribuindo tamb m para a identifica o dos principais aspectos a melhorar ou a mudar Estas sess es permitiram ainda confrontar os clientes com poss veis sugest es ou propostas de solu o que visavam contornar os problemas constrangimentos e limita es dos processos e dos sistemas de informa o que actualmente os suportam Desta forma foi poss vel consolidar os requisitos e estabelecer um caminho a seguir no desenho de novos processos e de uma nova arquitectura Relativamente arquitectura de sistemas de informa o vale a pena mencionar o Framework ou enquadramento de Zachman que considerada uma refer ncia na rea Durante as suas investiga es John Zachman reparou que ao contr rio das outras reas existia pouco consenso na estrutura arquitect nica de sistemas de informa o Zachman 1987 e Velho 2004 Para isso analisou os princ pios e boas pr ticas da arquitectura cl ssica na cria o de obras complexas de engenharia como por exemplo na constru o de uma casa e procurou transp los para o desenho e constru o de sistemas de informa o Al m das perspectivas a vers o final tendo a Framework duas vers es uma proposta em 1987 e outra vers o estendida proposta em 1992 da matriz do Framework de Zachman considera ainda uma s rie de dimens es ou de aspectos referentes ao sistema de informa o em quest o Estes aspectos ser o em concreto os dados entidades qu
131. onfigur vel pois poder n o ser desej vel enviar informa o sobre os movimentos contabil sticos todos os dias Desta forma e antes de se enviarem estes dados para SAP FI o sistema dever verificar se est na altura de public los de acordo com o que foi parametrizado pelo utilizador do sistema de informa o A publica o de dados poder ocorrer com erros por isso a plataforma externa dever sinalizar este aspecto A figura seguinte ilustra este processo Ilustra o 15 Processo de publica o de dados para uma plataforma ou aplica o externa Nesta inst ncia do processo a aplica o externa acede plataforma nica para integrar os dados a publicar para esta conforme acontece actualmente no exemplo da publica o de dados para o sistema SAP FI N o y w E x 0 Integrar Sinalizar que p Aceder Sinalizar pa dados lidos P sinalizar que houve erro E TERETA integra o de di Sim integra o de is 5 Ena dadosencontra se dados ocorreu A RS disponibilizada ppa plataforma Ga integra es de E nica Sucesso dados i l O D y Gerar Disponibilizar Confirmar que a warning informa o integra o de m avisando paraa dados se que os plataforma encontraem 5 intervalos externa execu o po n o est o E definidos Ro Aceder Converter TE a informa o valores para CRS necess ria amoeda ou ds paraa m
132. onsiderado pelo seu criador como uma ferramenta que pode ser aplicada para optimizar o processo de gest o e administra o de dados e do conhecimento Inmon Zachman e Geiger 1997 A abordagem Service Oriented Architecture SOA merece refer ncia no contexto de metodologias de desenho de arquitectura de sistemas de informa o empresariais Normalmente no contexto de uma organiza o moderna esta pode estar dividida em 10 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A diferentes departamentos ou unidades de neg cio que s o constitu dos por colaboradores com compet ncias distintas e diversas Existem inclusive diferentes actividades e processos de neg cio afectos a esses diferentes departamentos No entanto poder o existir actividades comuns ou semelhantes em processos de neg cio completamente distintos Por exemplo suponhamos que existe numa empresa fict cia um processo de neg cio denominado Processar encomenda Este consiste na consulta da informa o relativa a uma determinada encomenda efectuada por um determinado cliente e na prepara o da respectiva entrega Outro processo de neg cio na mesma empresa denominado Efectuar cobran a ao cliente consiste em debitar o valor da encomenda ao cliente e emitir lhe a respectiva factura Estes dois processos de neg cio apesar de distintos podem possuir actividades em comum
133. or das vendas Por sua vez o processo de c lculo de descontos RCC contidos em stock permite ganhar visibilidade sobre quanto que existe de valor deste tipo de descontos retido nos stocks de cada localiza o Este c lculo tamb m consiste na aplica o de uma taxa ao valor pre o de custo das mercadorias em stock No que diz respeito aos processos de c lculo de valores M1 e M2 Ms estes quantificam e determinam os custos de armazenar e transportar artigos que ser o debitados s empresas semelhan a do que acontece no caso anterior estes valores s o determinados atrav s de uma taxa ao valor das vendas para as localiza es No entanto actualmente os processos de c lculo dos Ms aplicam se apenas s transac es entre entrepostos e lojas O processo de c lculo de Ws relativamente recente Antigamente quando eram realizadas expedi es de artigos para as localiza es eram verificados os artigos que eram recebidos nas localiza es No caso de existirem artigos a menos face ao que tinha sido encomendado eram emitidas notas em falta entidade que os vendia e esta posteriormente emitia um cr dito no valor dos artigos em falta como forma de compensa o A desvantagem era a de obrigar a que se tenha um controlo por parte da localiza o que recebe os artigos das mercadorias que chegam ao armaz m de forma a detectar estas disparidades O processo actual assume que estes erros ir o existir mas em vez de se emitire
134. orma o de ODS Data Warehouse O esquema acima refere se arquitectura actual de sistemas que suporta o processo de distribui o de descontos RCC e c lculo de descontos contidos em stock O esquema representa as aplica es que comp em o sistema de informa o que suporta os processos bem como a interac o entre estas semelhan a do esquema de relacionamento entre aplica es da abordagem de Desenho de Arquitectura de Empresa DAE sugerido do Professor Am ndio Vaz Velho No entanto no m todo DAE se existir uma seta que tem origem numa aplica o A e destino numa aplica o B significa que a aplica o A requisita servi os aplica o B Neste nosso esquema as setas seguem uma l gica contr ria a entidade origem presta servi os a uma entidade destino Neste caso em concreto as setas de uma aplica o A para uma aplica o B representam os fluxos de informa o enviados da aplica o origem para a aplica o destino Nestes esquemas e tamb m ao contr rio do que acontece nos esquemas do m todo DAE procura se n o se repetirem aplica es A origem dos dados deste processo incide no sistema Retek onde s o inseridos os dados de refer ncia referentes a artigos empresas e localiza es os dados das negocia es que cont m o que fica negociado sobre descontos RCC com o fornecedor bem como os dados transaccionais referentes a compras e a vendas Os dados referentes s compras s o inseridos
135. os Estes consistem em centros de distribui o que recebem os produtos comprados a fornecedores destinados s lojas de uma determinada rea preparam nos e enviam nos para essas lojas A unidade de expedi o dos entrepostos designa se por suporte que consiste numa palete preparada e organizada com os artigos que se destinam a serem colocados venda nas prateleiras das diversas lojas das ins gnias do grupo Sonae Estes suportes s o elaborados pelo pessoal que realiza o picking e cont m os produtos que foram vendidos para as lojas protegidos por um filme de pl stico 13 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Sempre que existe uma transac o entre uma localiza o ou outra existe o conceito de venda ou de transfer ncia Quando um determinado conjunto de produtos adquirido e enviado para um entreposto este paga pelas mercadorias da mesma forma que as empresas que os compraram pagaram aos fornecedores para as obter De forma semelhante quando um entreposto envia um conjunto de artigos para uma loja este vende os ou transfere os loja A distin o entre venda ou transfer ncia est associada com a origem e com o destino da transac o No caso de se tratarem de transac es entre localiza es pertencentes mesma ins gnia Ex Modelo ou Worten os produtos s o transferidos e se se tratarem de transac es entre diferente
136. os diferentes podem partilhar o mesmo tipo de actividades ou funcionalidades Os princ pios de design da SOA consistem em agregar aplica es do sistema de informa o em camadas de servi o 11 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A sendo que uma determinada camada ou conjunto de servi os poder ser acedido por meio dos diferentes departamentos da organiza o ou por diferentes perfis de utilizadores e pertencer a diferentes processos de neg cio No seu artigo disponibilizado online e intitulado A New Blueprint For the Enterprise Christopher Koch real a as vantagens da abordagem SOA chegando a afirmar que as empresas que sigam esta metodologia s o capazes de produzir sistemas de informa o mais flex veis e de forma r pida Este considera que a tecnologia dever consistir numa parte ou por o de um neg cio Koch 2005 Baseando se na Framework de Zachman e de forma a desenhar a arquitectura de uma empresa Am ndio Vaz Velho prop e a sua pr pria metodologia Desenho de Arquitectura de Empresa DAE uma abordagem que o seu criador tem vindo a adoptar em v rios projectos ao longo da sua carreira Velho 2004 Esta metodologia apesar de n o ser seguida de forma rigorosa no mbito deste projecto constitui a principal fonte de influ ncia na abordagem do desenho da nova arquitectura da Sonae Neste projecto e segundo os pri
137. os dos artigos transformados que consistem em artigos que possuam uma determinada estrutura quando comprados e que a mesma seja alterada quando vendido Por exemplo as carnes que s o processadas em centros de fabrico onde habitualmente se compra um animal inteiro e vende se este s partes Existe actualmente uma limita o resultante do facto do desconto distribu do ou contido em stock n o ser determinado de forma a respeitar as caracter sticas dos artigos que correspondem a artigos transformados Normalmente a soma dos pre os das partes superior ao pre o do todo pois existem custos extra na prepara o de cada parte do animal como por exemplo os custos de embalagem da carne De forma a reagir a estas diferen as de pre os de compra de produtos inteiros versus pre os de venda de produtos separados hoje realizado um ajuste que consiste em reduzir ou alterar a taxa m dia associada ao desconto desses artigos Ficou determinado nos workshops que o desconto a distribuir nestes casos dever consistir na aplica o da taxa ao valor da mat ria prima da parte do produto original Tomando o exemplo das carnes que s o vendidas s partes o desconto a distribuir dever ser calculado atrav s da aplica o da taxa m dia ao pre o de custo da carne que vendida excluindo todos os outros custos ou pre os extra Possibilidade de se imputarem descontos para as Direc es Comerciais Um ltimo requisito ainda dentro destes proc
138. os os valores das receitas Aqui configuram se os casos onde a imputa o de uma receita dever ser realizada a uma localiza o ou a uma entidade distinta do local para o qual as mercadorias foram vendidas Defini o de intervalos de numera o de documentos fiscais e de publica es de dados Conforme iremos descrever posteriormente todos os documentos fiscais dever o ser numerados Aqui o utilizador define os intervalos de numera o para que a plataforma nica possa numerar os documentos fiscais medida que estes s o emitidos As publica es de dados seguem a mesma l gica Configura o do per odo de fecho de contas O utilizador dever indicar ao sistema em que dia que o fecho de contas de um determinado m s ou per odo termina de modo a que a plataforma nica consiga enviar os sinais de fecho de contas para DW consoante essa parametriza o C lculos Ser o os processos de c lculo que ir o determinar os valores dos d bitos cr ditos ou transfer ncias de receitas que afectam cada localiza o e cada cliente Estes processos de c lculo s dever o ser executados ap s a integra o com sucesso dos dados sobre os quais estes c lculos ir o incidir Dever ser poss vel realizar c lculos associados s entidades que os utilizadores criam atrav s do sistema O processo de c lculo gen rico come a ap s a integra o dos dados necess rios para os c lculos Aplicam se as regras espec
139. presa consiste no facto de se querer que o DW constitua um reposit rio de todos os dados da empresa isento de qualquer tipo de c lculo De forma a respeitar este princ pio e agora com o processamento de valores M1 e M2 a ser executado na plataforma nica remover se o processo de c lculo destes valores do DW 68 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Anexo L Diagrama Processos Aplica es AS IS Inser o dos dados das negoci s Inser o dos dados das taxas de valores M1 e M2 Inser o dos dados das expedi es Integra o dos dados das negocia es Sonae Center II S A Integra o dos dados das compras Integra dos dados dos artigos AAEE CEL E To oo FER fo To fofo Integra o dos dados das vendas e stocks Integra o dos dados das taxas de valores M1 e M2 Integra o das taxas m dias e valores Trading Integra o dos dados dos valores M1 e M2 C lculo do valor dos descontos RCC obtidos dos fornecedores C lculo do valor das taxas m dias de descontos RCC C lculo do percentual de falhas entre encomendas e expedi es C lculo de valores de descontos a distribuir e contidos em stock C lculo de valores M1 e M2 Gera o de documentos Publica o de dados sobre descontos distribu dos e contidos em stock Publica
140. que existem em cada um as aplica es ou sistemas intervenientes a informa o que utilizada em cada um destes Explica se ainda a rela o de cada processo de neg cio com outros processos pertencentes a servi os diferentes 35 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 5 1 Integra es de dados O conjunto de processos de integra es de dados referem se recep o ao registo e consolida o dos dados necess rios para cada uma das receitas ou valores a processar Antes de se distribuir qualquer receita h que receber toda a informa o das taxas das vendas dos stocks ou dos dados sobre os quais ir o ser realizados os c lculos al m da informa o relativa s condi es que estipulam que tipo de receitas que cada cliente ter direito Actualmente todos estes dados s o recebidos mensalmente com excep o dos percentuais de falha para valores W que s o recebidos num ficheiro Excel trimestralmente e ocorrem antes de se proceder a qualquer c lculo com base nesses valores Com o requisito de uma l gica di ria dos processos passar amos a ter integra es de dados todos os dias Esta distribui o da carga de processamentos associados s integra es de dados aliviar o volume de dados processados no fim do m s Sem querer entrar no detalhe da altura do dia ou do momento da integra o dos dados que poder ocor
141. que n o existam nesse sistema ter que ser implementado um novo fluxo desses dados para a nova plataforma Por exemplo no caso de por alguma raz o se deseje utilizar dados das expedi es para calcular uma receita a debitar um cliente e devido ao facto de estes dados apenas estarem presentes na plataforma EXE teria que ser criado um fluxo de informa o das expedi es para a plataforma nica O processo de cria o de novas entidades encontra se ent o constrangido por este aspecto A divis o do processo de c lculo de Ms em dois processos a serem executados em paralelo foi proposta de modo a que n o seja apenas poss vel executar estes dois processos de forma concorrente mas tamb m devido possibilidade de altera o futura do conceito associado a qualquer uma destas receitas Deste modo ao execut los em duas linhas de processamento distintas e caso surja a necessidade futura de por exemplo se alterar ou de se realizarem modifica es ao conceito de custo de transporte ou M2 estas poder o ser feitas sem implica es para o custo de armazenagem M1 No caso de a Sonae no futuro adquirir uma escala suficiente para tal e caso surja a necessidade a divis o dos c lculos dos custos de armazenagem e de transporte desta maneira poder permitir que cada um destes dois custos seja processado e trabalhado separadamente por equipas financeiras distintas 44 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Proces
142. rato ficar o registadas da mesma forma todas as condi es ou receitas que ficaram negociadas e aquelas a que o cliente ter direito Isto significa que o sistema de informa o que suporta os processos de neg cio no mbito deste projecto dever estar assente neste 33 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A novo conceito de CGC Dever ainda existir um novo fluxo contendo toda a informa o do CGC para a plataforma ou para este sistema de informa o de modo a que este tenha acesso s condi es efectivas a cada cliente gt Suporte para a diferencia o dos processos para cada tipo de neg cio Existem actualmente inst ncias distintas e separadas de todos os processos actualmente em an lise para dois neg cios da Sonae o neg cio da MCH que inclui as ins gnias Modelo Continente e a maioria das outras ins gnias do grupo e o neg cio da Maxmat Quando questionados sobre a possibilidade de se juntarem ambos os neg cios e de se realizarem processos nicos em vez de se manterem linhas de processamento separadas que obrigam a tratamento e a recursos separados para cada um destes dois neg cios confirmou se que existe de facto uma inten o da empresa em se manterem os processos diferenciados desta forma Isto est relacionado com o facto de se querer cada vez mais tratar cada ins gnia de forma independente a n vel de p
143. rehouse o reposit rio central onde fica armazenada toda a informa o da Sonae ficando inclusive dispon vel para o acesso por parte de outras aplica es ou de utilizadores da rea de planeamento controlo e gest o No entanto os novos processos de publica o de dados dever o ser suficientemente flex veis de modo a suportar a publica o de dados para qualquer plataforma externa ou formato de ficheiros que possa surgir no futuro e 42 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A que presentemente inclui os sistemas SWAP ou o formato SAF T PT Listam se em seguida os processos de publica o de dados gt Publica o de dados para uma plataforma ou aplica o externa com a plataforma externa a aceder aos dados Disponibilizar os dados sobre as receitas processadas para um sistema inform tico externo Inicialmente dever verificar se se os intervalos de publica o de dados encontram se definidos para a empresa em quest o devendo o processo terminar em caso contr rio Antes de serem publicados os valores dever o ser convertidos para as moedas apropriadas Nesta variante a plataforma externa acede base de dados da plataforma nica para ter acesso aos dados conforme o que acontece actualmente com o sistema SAP FI No entanto um requisito do neg cio consiste no facto da periodicidade destas publica es para SAP FI poder ser c
144. rer no in cio a meio ou no final do dia de acordo com os requisitos do neg cio estes dever o continuar a ser realizados antes dos respectivos c lculos Os fluxos de informa o ser o integrados na plataforma de forma semelhante Os fluxos a integrar em concreto incluem gt Dados de refer ncia CGF e CGC Estes dados s o provenientes do sistema Retek gt Dados do CGC O sistema onde dever o estar registados estes dados n o est explicitamente definido Propomos no entanto que estes dados fiquem tamb m registados no Retek e que exista um fluxo destes dados para a plataforma nica gt Dados das vendas e dos stocks Dados provenientes do DW gt Dados das taxas m dias Na eventualidade da plataforma nica consistir numa plataforma separada do sistema NPRC ser necess rio integrar as taxas m dias Estas estariam segmentadas por pa s e para cada artigo pertencente aos casos Trading A ilustra o seguinte mostra a integra o de dados entre a plataforma que processa a distribui o de descontos RCC o c lculo de descontos contidos em stock de Ms Ws e outras receitas e uma plataforma externa gen rica Ilustra o 11 Processo de neg cio referente integra o de dados Assume se que os processos de neg cio do mbito deste projecto ser o suportados por uma plataforma nica Este processo descreve genericamente a integra o de dados numa plataforma externa Disponibilizar dados Tratame
145. rocessos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto RCE contido emistock ic cscescs r a a cobaia LONE Ps nd ad do pao di opa ca VA DE SE cas sb OS Da pot ns babaca 61 Anexo H Factor de mudan a relativo implementa o de uma plataforma ou sistema de informa o nico de suporte aos processos de distribui o de descontos RCC c lculo de desconto contido em stock de valores M1 M2 e W bem como outras receitas a debitar creditar ou transferir a clientes 63 Anexo I Factor de mudan a relativo s funcionalidades a implementar na plataforma ou sistema nico 64 Anexo J Factor de mudan a relativo s altera es no sistema Retek de modo a suportar o conceito de CGC 67 Anexo K Factor de mudan a relativo s aplica es processamentos ou fluxos de informa o a descontinuar 68 Anexo L Diagrama Processos Aplica es AS IS eeeereeeaer aeee aeaa area tree aerananeaa 69 Anexo M Diagrama Processos Aplica es TO BE Alternativa de integra o dos processos em NPRC 70 Anexo N Diagrama Processos Aplica es TO BE Alternativa de cria o da plataforma PUFR 71 Anexo O Diagrama Processos de Neg cio TO BE Integra es de dados 72 Anexo P Diagrama Processos de Neg cio TO BE C lculos e Reprocessamentos ti 13 Anexo Q Diagrama Processos de Neg cio TO BE Gera o autom tica de documentos fiscais
146. rocessos e de receitas dando lhes mais autonomia Existem inclusive ins gnias como por exemplo a Worten que possivelmente poder o corresponder a um terceiro tipo de neg cio Isto significa que a plataforma nica dever estar preparada para funcionar com base nesta l gica de neg cios distintos gt Suporte para correc es de valores e ajustes Finalmente nos workshops foram ainda discutidas quest es relacionadas com os ajustes que s o efectuados frequentemente durante o per odo de fecho de contas comum existirem erros na origem de inser o dos dados dos processos que trar o consigo implica es para estes e que obrigam a ajustes ap s a sua detec o Foi dado o exemplo de um utilizador que inseriu por engano tr s d gitos a mais no pre o de um valor de uma pe a de vestu rio no sistema Retek sobrevalorizando desta forma o seu pre o de custo que se reflectiu nos c lculos de todos os processos de receitas Detectou se este erro apenas ap s a execu o dos processos e s ent o que foram tomadas medidas correctivas De modo a evitar este tipo de situa es a plataforma nica dever prestar suporte atrav s de alertas e de uma rea onde seja poss vel fazer correc es de valores preferencialmente antes dos processos serem executados Caso n o seja poss vel fazer este tipo de altera es antes da execu o dos processos e sabendo que se pretendem que estes sejam feitos todos os dias e automaticamente o
147. romissos ou interfer ncias m tuas Desta forma ser poss vel responsabilizar diferentes equipas para diferentes processos e que estas trabalhem de forma independente 65 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Com o crescimento das empresas pertencentes ao grupo Sonae e com a sua entrada em mercados internacionais surge a necessidade de se prepararem as aplica es para suportar o c mbio dos valores para os diferentes tipos de moeda associados s transac es Poder acontecer que se instale uma empresa num pa s onde a moeda n o seja o Euro que constitui a moeda utilizada internamente pelo grupo Sonae e a plataforma nica dever estar preparada para suportar estes casos 66 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo J Factor de mudan a relativo s altera es no sistema Retek de modo a suportar o conceito de CGC Factor de mudan a Denomina o Contrato Geral de Cliente Enunciado Implementa o de uma rea de gest o das condi es que se aplicam a cada cliente no sistema de informa o Retek Implica es 6 1 Cria o e introdu o do conceito de Contrato Geral de Cliente CGC dentro do sistema de informa o Retek que consiste numa rea ou m dulo que permite o registo da informa o referente s cond
148. s H S A 1 2 O grupo Sonae A Sonae foi fundada na regi o da Maia no Norte de Portugal durante o ano de 1959 tendo iniciado a sua actividade no neg cio dos derivados de madeira Era ent o designada por Sociedade Nacional de Estratificados Na actualidade o grupo constitu do por diversas empresas que det m ins gnias como a Modelo a Continente Worten ou Sport Zone O neg cio central do actual grupo Sonae consiste no retalho alimentar e n o alimentar apesar de existirem empresas do grupo que se encontram presentes em reas de neg cio estrategicamente seleccionadas tais como o sector das telecomunica es ou do turismo Estando presentes internacionalmente em pa ses como o Brasil a Espanha ou a Alemanha ambicionam crescer expandir e refor ar a sua presen a nesses e em novos mercados geogr ficos internacionais com forte potencial de crescimento ou desenvolvimento Hoje o grupo Sonae encontra se dividido em v rias sub holdings sendo que cada uma destas divis es est associada a diferentes tipos de neg cio gt Sonae MC inclui a empresa Modelo e Continente Hipermercados S A que opera no neg cio do retalho alimentar Esta empresa juntamente com a empresa Sonae SR formam o actual neg cio core do grupo Sonae gt Sonae SR divis o correspondente a todos os neg cios pertencentes ao retalho especializado Specialized Retail ou n o alimentar e que inclui ins gnias como a Worten ou a Sport Zone gt Sonae R
149. s de informa o considerados obsoletos na empresa automatizando e facilitando muito do trabalho da Equipa de Receitas da Direc o de Sistemas Administrativos Esta proposta de solu o foi criada de forma a incluir a flexibilidade de configura o e processamento de qualquer outro tipo de receita que possa surgir mediante o contexto do neg cio e dos clientes das empresas pertencentes ao Grupo Sonae e tendo em considera o as orienta es estrat gicas no neg cio do retalho De forma a garantir o aperfei oamento da arquitectura dos sistemas que executam e suportam estas receitas e a t tulo de exemplo prop e se por um lado centralizar numa plataforma nica os processos que foram descritos ao longo deste documento por outro sugere se remover o c lculo das receitas M1 e M2 do Data Warehouse Durante os workshops reafirmou se a import ncia da execu o e da implementa o deste projecto em particular A n vel mais pessoal o trabalho realizado no mbito deste projecto de Disserta o que coincidiu com a primeira experi ncia profissional contribuiu para um maior amadurecimento considerado muito positivo e enriquecedor Inicialmente surgiram alguns constrangimentos que resultaram da falta de conhecimento no mercado de trabalho A forma o acad mica do autor permitiu lhe dominar com facilidade muitos dos temas abordados e estudados dentro da rea de Contabilidade e de Log stica No entanto devido escala e dimens o do
150. s de integra es de dados sendo que as taxas s o criadas e utilizadas na mesma aplica o sem necessidade de se enviar um 47 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A fluxo para uma aplica o externa e desta forma elimina se ou reduz se o esfor o associado necessidade de se efectuar um controlo de qualidade dos dados Al m disto qualquer altera o futura ao conceito de taxas m dias traria poucas implica es para a arquitectura sendo necess rio apenas realizar a maioria das modifica es no sistema NPRC Quando confrontados com este cen rio uma maioria das pessoas do neg cio que intervieram nas sess es de discuss o consideraram vantajoso a hip tese de se centralizar todos os processos relacionados com receitas nesta plataforma Ter amos assim um nico sistema para calcular creditar debitar ou transferir receitas e gerir toda a respectiva informa o Esta plataforma nica poderia ainda se expandir de modo a que nela se realize o tratamento de qualquer outro poss vel aspecto relacionado com as receitas que possa surgir no futuro No entanto a concentra o de todos estes processos num nico sistema inform tico poder comprometer a capacidade da aplica o pois existe a amea a do NPRC n o ser suficientemente escal vel para suportar este tipo de crescimento No mbito desta quest o ter que ser realizado um e
151. s duas alternativas de arquitectura al m do retorno esperado em ambos os cen rios Este estudo contribuir para determinar a viabilidade e custos de implementa o de cada um dos cen rios pelo que este contribuir para a tomada de decis o final Os pr ximos passos deste projecto consistem na conclus o de um estudo de escalabilidade da plataforma NPRC que permitir ganhar visibilidade sobre as implica es e o crescimento desta plataforma resultante da concentra o de todos os processos aqui especificados Em seguida dever ser realizada uma valida o formal dos processos de neg cio que foram propostos e modelados neste documento ap s as eventuais altera es modifica es ou melhorias que possam surgir A partir do momento que a solu o relativa aos novos processos e nova arquitectura dos sistemas de informa o esteja formalmente aprovada e validada passaremos elabora o do respectivo caderno de encargos documento que constituir a base para a implementa o futura da proposta Este documento especificar de forma clara e formal as funcionalidades as altera es ou as inser es que ser o efectuadas nos sistemas de informa o de modo a que estes suportem os novos processos de neg cio 50 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A A implementa o deste projecto permitir substituir a tecnologia e os sistema
152. s em stock para DW e para SAP FI De forma semelhante ao esquema anterior a pr xima ilustra o representa agora as diferentes aplica es ou entidades como no caso do colaborador que consiste numa pessoa e fluxos de informa o que comp em o sistema de informa o mas agora que suporta o processo de c lculo de Ms e Ws O esquema ilustra de que forma que estas entidades se interligam Ilustra o 8 Arquitectura do sistema de informa o AS IS que suporta os processos de c lculo de valores M1 M2 e W As setas representam fluxos de informa o de uma aplica o origem at uma aplica o destino Estas t m associada uma descri o referente informa o que enviada e uma periodicidade di ria mensal ou trimestral referente frequ ncia do seu envio A cor de um determinado fluxo de informa o est associada respectiva aplica o de origem No caso do fluxo de informa o entre o Colaborador e o sistema SAP FI este encontra se a tracejado por se tratar de um fluxo manual Dados das vendas Valores M1 e M2 Informa o de contabilidade Dados das taxas Colaborador Percentual de falhas Informa o de quantidades e contabilidade valorizac es A origem dos dados destes processos consiste uma vez mais no sistema Retek que envia os dados das vendas e das taxas para Data Warehouse Os dados das vendas passam pela rea ODS ao contr rio do que acontece com os dados das taxas No DW s o calc
153. s feitas para localiza es de cada empresa pertencentes a cada pa s Aplica se em seguida o percentual de erros a cada venda 40 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A que feita para cada localiza o O valor a que cada cliente ter direito a receber de W caso este tenha direito a receb lo corresponde semelhan a dos valores M1 e M2 a uma agrega o dos valores calculados para cada uma das localiza es que lhe dizem respeito Geram se desta forma as notas de cr dito ou de transfer ncia para cada cliente No caso do c lculo dos W n o se aplicar a um determinado cliente este valor n o lhe atribu do mas tamb m se geram os documentos de previs es Dever existir ainda um processo que permita recalcular os valores W devido aos casos onde o percentual de falha a aplicar s vendas do cliente seja alterado por qualquer motivo Nestes casos dever recorrer se ao acumulado de vendas que foi descrito durante a especifica o dos processos de integra o de dados O utilizador insere os dados e o respectivo per odo a reprocessar e o sistema aplica o novo percentual de falhas ao acumulado de vendas desse cliente Quando efectuado um processamento volta se a verificar se o valor W aplica se ou n o a cada cliente a reprocessar este aspecto poder ter sido alterado e gera se novamente a documenta o respectiva 5 4
154. s ins gnias Ex De um entreposto Modelo para uma loja Worten considera se que os produtos s o vendidos O conceito de ins gnia por sua vez refere se a um conjunto de empresas Por exemplo a ins gnia Worten inclui as empresas Worten Worten Mobile e Worten Gamer Os sistemas de informa o da Sonae al m de estarem assentes no conceito da estrutura mercadol gica operam com base em dois tipos de dados Estes tipos de dados consistem nos dados de refer ncia que identificam cada uma das diferentes entidades envolvidas no neg cio tais como os artigos as ins gnias empresas ou localiza es e dados de transac o relativos s vendas transfer ncias compras ou expedi es de bens ou servi os 3 2 Descontos de Receitas Comerciais sobre Compras RCC 3 2 1 O processo Uma por o significativa e crescente das receitas da Sonae prov m dos descontos de Receitas Comerciais e de Compras descontos RCC Estes consistem num valor que pago pelos fornecedores Sonae de modo a que as empresas do grupo recebam uma compensa o dos fornecedores por terem efectuado compras acima de um determinado valor Normalmente um maior n vel de compras de um determinado artigo a um fornecedor equivale a uma taxa de desconto maior Estes valores s o negociados entre a Sonae e os seus fornecedores com base no que fica estipulado no CGF e cada negocia o feita com base num volume de compras que esperado ou projectado para um determina
155. s uma mensalmente Isto implica que toda a carga de processamento esteja concentrada numa nica altura do m s e que a ocorr ncia de um erro implique a re execu o de todo o processo Os volumes de dados que s o manipulados possuem uma dimens o muito consider vel pois aplicam se a todos os artigos que s o vendidos para empresas e localiza es Sonae podendo demorar v rias horas a processar Um dos principais requisitos consiste na implementa o da l gica di ria em detrimento da mensal Isto permitir distribuir a carga de processamento pelos v rios dias do m s e tratar eventuais erros ou constrangimentos de forma mais granular e individual sem que isso comprometa ou interfira com todo o processo Mais ainda poder ser poss vel a an lise de informa o de gest o e de contabilidade numa l gica di ria gt Taxas m dias por pa s e para casos Trading Outra das principais limita es destes processos est relacionada com o facto de se utilizarem taxas m dias para se distribu rem os descontos RCC pelas localiza es e se calcularem o valor dos descontos contidos no stock Hoje em dia o desconto de um determinado artigo distribu do com base numa m dia de todas as taxas que foram negociadas com os diferentes fornecedores para um determinado artigo Apesar das taxas m dias corresponderem s taxas reais na maioria dos casos estas tem como consequ ncia um c lculo menos preciso na execu o destes processos em partic
156. sa Sonae Center Servi os Mcn E E AE A E E E E E E ERO 2 1 4 O projecto de disserta o erre beres aerea SE EKos eis SE I EES SE Essee KEE eissii 2 1 5 MetodologiaS nnn n e E E E E E E E E E dg tuto SUL tg tudo 3 L 6 Estrutura do documento sra rE E EREA E E EA E E ERR 4 2 Revis o Bibliogr fica e Estado da Arte sseesseseeeseseeesesresresrrrrsserressrsreeresrrrnsestentestentesteetrseettsertenesrenteseeerese 5 3 An lise dos processos de neg cio AS IS eseseesseeseeesesrrereseesrssesrrststestestestestereestestesterteseerinrententestenteseeeteseetts 13 31 Concentos Dase ate e dan Qd aa dinda dA RS da E e 13 3 2 Descontos de Receitas Comerciais sobre Compras RCC eee ceereeerr een 14 15728 RO O pOT E S O PREMENTE RR ERR GO PERENE GRE ERRAR RO RO RR RR n T 14 3 2 2 NPRC E o outito ma asiase E E E ass Ta E E E EE EEEE 15 3 3 Distribui o de Descontos de Receitas Comerciais sobre Compras e c lculo de desconto contido em stock e CREDO E E A A E E E E E RR RE E O UR 16 33L O processo eeni a E EE E EEE E custo SOS E EE E r EES 16 3 952 BB EEEE E E E A E E 17 3 4 Custos de log stica MI e M2 oa ee aaee EE EE EAE E EETA E 18 SA O PrOCESSO azuis NA NEEE EA A S E E O S ON E a a Pesado 18 3 4 2 Sistemas que suportam o tratamento de MS esssssessersesssesseeresrtesesersrssesrtssestenresreetssrerrsestenesrenteseeerssee 18 35 Expedi es versus ENITESAS si uai a a a a E EE TE 19 3
157. sistema dever permitir corrigir valores e voltar executar os processos de forma simples e eficiente Os requisitos e necessidades descritos neste cap tulo encontram se inclu dos nos factores de mudan a anexados a este documento Estes consistem em documentos relativos metodologia DAE que descrevem e sintetizam as principais mudan as na arquitectura de uma empresa Identificamos 77 principais factores de mudan a Anexos E K para o nosso projecto que ajudam a interligar os requisitos do neg cio com a nossa proposta de solu o apresentada de seguida Esta proposta de solu o implica o redesenho dos processos de neg cio actualmente em vigor na empresa de forma a ter em considera o todos os requisitos apresentados neste cap tulo mas tamb m implica repensar os sistemas inform ticos que suportam estes novos processos e enquadr los na arquitectura da Sonae 34 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 5 Propostas de abordagem de solu o Ap s a an lise dos requisitos recolhidos durante os workshops e as entrevistas com as pessoas do neg cio e sobre os processos de neg cio actualmente em vigor na Sonae chegou se conclus o de que dever existir uma plataforma nica que realize todos os novos processos Desta forma a proposta de solu o aqui apresentada ser descrita tendo como base este pressuposto Devido ao facto d
158. sitivamente para o sucesso deste projecto 51 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Refer ncias e Bibliografia gt gt Laudon Kenneth C 2005 Management Information Systems Managing the Digital Firm 9 Edition Prentice Hall Darrel K Rigby Frederick F Reichheld Phil Schefter 2002 Avoid the Four Perils of CRM Harvard Business School Publishing Corporation via Harvard Business Review http hbr org Adel M Aladwani 2001 Change Management Strategies for Successful ERP implementation Business Process Management Journal 77 3 266 275 Velho Am ndio Vaz 2004 Arquitectura de Empresa Centro Atl ntic Lda Linthicum David S 2000 Enterprise Application Integration Addison Wesley Trotta Gian 2003 Dancing Around EAI Bear Traps ebizQ 15 de Dezembro de 2003 via ebizQ http www ebizq net IT Cortex Statistics over IT Failure Rate IT Cortex http www it cortex com Stat Failure Rate htmHThe 20Robbins Gioia 20Survey 20 2001 Weske Mathias 2007 Business Process Management Concepts Languages Architectures Springer Rodrigues Roberto W S 2000 Formalising UML Activity Diagrams using Finite State Processes via CiteSeerX http citeseerx ist psu edu Business Process Management Institute Welcome to BPMLorg Object Management Group http www bpmi org Business Pro
159. sos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A O processo de distribui o de descontos RCC foi desenhado de modo a ter em considera o os requisitos recolhidos relativos aos entrepostos Trading dos Franchisados e dos produtos transformados O procedimento a aplicar aos c lculos dos descontos em cada um destes casos encontra se bem definido No entanto ter que ser feito um estudo adicional de modo a identificar em concreto a sequ ncia de actividades a realizar de modo a que se obtenha o pre o da mat ria prima dos produtos transformados Os dados referentes a este tipo de artigos encontram se presentes num sistema de informa o pr prio para o suporte gest o da informa o dos artigos processados nos centros de fabrico da Sonae Este sistema de informa o al m do processo de transforma o de artigos ter que ser analisado de forma a identificar as implica es que resultam no mbito dos novos processos de distribui o de descontos RCC e de c lculo de desconto contido em stock Ter que se estudar se existe no sistema de informa o utilizado pelo centro de fabrico informa o relativa aos pre os da mat ria prima de cada produto resultante do processo de transforma o e se existe possibilidade se exportar essa informa o para a plataforma nica Relativamente ao processo de c lculo dos valores W de forma a automatiz lo est a ser realizada uma an lise da aplica o Ws de forma a i
160. studo relativo escalabilidade do NPRC O facto de estes processos serem integrados na mesma plataforma que calcula as v rias receitas comerciais da Sonae implica tamb m que a indisponibilidade do funcionamento da plataforma impossibilita a execu o dos processos de neg cio analisados neste projecto al m dos processos que o NPRC j executa hoje Al m disto actualmente esta plataforma n o possui uma estrutura que respeite aos requisitos de Internacionaliza o tais como a necessidade de disponibilizar valores em v rios tipos de moeda ou de se distinguirem as taxas m dias por pa s Outro aspecto a ter em considera o est relacionado com o facto de o NPRC se encontrar actualmente limitado por um motor de execu o sequencial de actividades o que interfere com o requisito de se possibilitar o funcionamento destes processos em paralelo Na eventualidade de se optar pela implementa o destes processos no NPRC ter o que ser feitos ajustes e altera es sua estrutura de modo a que esta plataforma respeite todos estes requisitos e aspectos Por sua vez a escolha do cen rio alternativo que consiste no desenho de uma plataforma nica permitiria a exist ncia de um novo sistema dedicado distribui o e factura o destas receitas O facto de se criar uma plataforma nova de raiz traz a vantagem de se poder desenhar esta logo de in cio de modo a que respeite aspectos e requisitos como a Internacionaliza o o paralelis
161. t o para DW e de contabilidade para SAP FI Cada um dos fluxos de informa o tem associada uma periodicidade D Di ria M Mensal P Parametriz vel M Percentual de falhas Informa o de Dados do Contrato contabilidade Geral de Cliente cec Dados de refer ncia Taxas m dias Negocia es Vendas Informa o Vendase Informa o e stocks de gest o stocks de gest o Data Warehouse Os anexos M e N ilustram ainda atrav s de uma matriz processos versus aplica es conforme o que sugerido pelo m todo DAE as aplica es envolvidas em cada um dos diferentes processos de neg cio para os cen rios de integra o dos processos no NPRC e da cria o do PUFR respectivamente 5 9 An lise das propostas de arquitectura Uma vantagem de se integrarem todos estes processos no NPRC est relacionada com o facto de termos uma plataforma com acesso imediato s taxas m dias j que estas seriam calculadas na mesma plataforma que suporta os processos especificados neste projecto Isto corresponde ao inverso daquilo que acontece hoje em dia sendo que estas taxas m dias s o actualmente enviadas para uma aplica o separada que tratar de distribuir os descontos RCC e calcular os valores de desconto em stock a aplica o BBI que foi descrita anteriormente Existem mais sinergias para o neg cio e para os sistemas de informa o ao termos uma plataforma nica pois diminuem se as probabilidades de erro
162. tas da Sonae Center II S A dever ser fixo o que ser utilizado o percentual mais recente at altura do m s em que o novo percentual de erros determinado e disponibilizado gt C lculo de Ms em fun o do valor l quido ou quantidades vendidas As parametriza es que dever o ser realizadas incluem a possibilidade de se calcular os valores M1 e M2 em fun o do valor da venda que efectuada ou das respectivas quantidades que s o vendidas No primeiro caso estes valores ser o calculados atrav s da aplica o da taxa ao valor da venda No caso das quantidades os valores dos Ms ser o determinados com base num valor pr determinado e que ficou negociado com o cliente gt C lculo de Ms para qualquer combina o de localiza es e configura o autom tica de dados relativos a Ms para novas lojas Conforme foi referido os Ms hoje s o apenas calculados exclusivamente para vendas que ocorrem de entrepostos para lojas Surgiu a necessidade de se aplicar o c lculo destes valores para as vendas afectas a qualquer combina o de localiza es independentemente de serem lojas ou entrepostos Al m deste aspecto chegou se conclus o de que existe hoje demasiado esfor o na configura o dos dados que incluem taxas ou condi es para os estes processos de c lculo de M1 e M2 sempre que aberta uma nova loja ou entreposto Prop s se que o processo de configura o da informa o referente aos valores M1 e M2
163. te as Direc es Comerciais da Sonae negoceiam taxas de desconto com os fornecedores com base no volume de compras que se espera realizar para cada tipo de mercadoria As taxas determinar o os valores l quidos que a Sonae ir receber dos fornecedores que se designam de descontos de Receitas Comerciais sobre Compras RCC e consistem num valor a debitar 2 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A periodicamente ao fornecedor que por sua vez corresponde a um percentual ou a uma parte do valor das compras que foi feito a este Os descontos por sua vez s o distribu dos pelas localiza es da mesma forma que os artigos s o divididos pelas diferentes lojas Sonae e colocados venda O mbito deste projecto inclui os processos de distribui o de descontos RCC e c lculo de desconto RCC que se encontra contido nos stocks das localiza es Consequentemente as compras efectuadas a fornecedores s o geralmente armazenadas em entrepostos que tamb m s o designados como centros de distribui o Os produtos comprados s o depois expeditos para as lojas onde ser o colocados disposi o dos clientes ou para outros entrepostos No entanto armazenar e transportar mercadorias representam custos para os entrepostos e para as lojas que tamb m as armazenarem devido aos custos que estes t m na manuten o dos seus armaz ns no uso do equipamen
164. ter II S A Anexo A Processo de neg cio de Distribui o de descontos RCC Inserir dados das compras das negocia es e das vendas Integrar dados das compras e das negocia es Calcular valor dos descontos RCC Calcular taxas m dias e dos valores Trading Integrar dados das compras e das vendas Integrar dados das vendas para as localiza es Verificar disponibilidade das taxas m dias Taxas m dias est o dispon veis Integrar dados relativos s taxas m dias e aos valores Trading Calcular valor do desconto a ser distribu do para cada localiza o Gerar notas de d bito cr dito ou de transfer ncia Integrar dados dos valores de descontos RCC que foram distribu dos Formato para gest o Integrar dados dos valores de descontos RCC que foram distribu dos Formato contabil stico 54 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A Anexo B Processo de neg cio de c lculo de desconto contido em stock Inserir dados das compras das negocia es e dos stocks Integrar dados das compras e das negocia es Calcular valor dos descontos RCC Calcular taxas m dias e dos valores Trading Integrar dados das compras e dos stocks Integrar dados dos stocks das localiza es Verificar disponibilidade das taxas m dias Taxas m dias est o dispon veis I
165. tera o de um existe m utilizador existente Salvaguar dar altera es ao s utilizador es Plataforma 81 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center IIS A imina o e l ia o e TO BE Cr cio 2 Processos de Neg iagrama D edi o de perfis de utilizadores Anexo Y Plataforma Z nica E Sm q w ai nica Z Plataforma Pedido de cria o de um novo perfil Pedido de edi o de um perfil existente Pedido de elimina o de um ou v rios perfis Inserir manualmente a designa o sobre o perfil Inserir manualmente a informa o sobre o perfilou perfis a editar Seleccionar o perfil ou perfis a apagar Definir manualmente as ac es que este perfil permite realizar nas entidades CRUD Definir manualmente os acessos as entidades associadas ao perfil Repetir para cada perfil Eliminar o perfil do NPRC Salvaguardar o novo perfil Repetir para cada perfil Definir manualmente ac es que este perfil permite realizar nas entidades CRUD Salvaguardar altera es ao perfil 82 imina o e Sonae Center IIS A o el ia TO BE Cri 2 CIO Processos de Neg iagrama D edi o de m dulos Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de R
166. to na electricidade das instala es e noutros aspectos associados manuten o das infra estruturas Estes custos s o actualmente quantificados processados e debitados mensalmente aos entrepostos ou s lojas para as quais s o vendidos os produtos O processo de c lculo de custos de armazenagem e de transporte est tamb m inclu do no mbito deste projecto Existe ainda um terceiro tipo de processos afectos a este projecto que consiste no c lculo do valor a creditar s lojas no caso de diferen as entre o que estas compram e o que efectivamente recebem Este consiste num cr dito a realizar loja na eventualidade de esta receber artigos a menos face ao que encomendou A arquitectura dos sistemas de informa o actualmente existente na empresa que suportam todos estes processos de neg cio que s o actualmente executados durante o processo de fecho de contas mensal da Sonae foi projectada tendo em vista a realidade da Sonae de h uns anos atr s Entretanto a empresa adquiriu escala entrou em novos mercados e neg cios e consequentemente teve que alterar uma s rie de caracter sticas relativas aos seus processos de neg cio No entanto e apesar destas altera es a arquitectura dos sistemas inform ticos que suportam esses processos sofreu pouco mais do que pequenos ajustes e modifica es s aplica es de forma a adapt las melhor aos processos Desta forma os processos de neg cio que existem hoje bem como a arquite
167. tura o e de Receitas da Sonae Center II S A escolha dos artigos que dever o ser auditados s o determinados com base em n veis de servi o desejados e negociados pelas Direc es de Entrepostos A Sonae efectua um cr dito trimestral de Ws s localiza es de forma a compens las pela possibilidade de estas virem a receber menos artigos face ao que foi expedito para estas O valor a creditar determinado atrav s da aplica o do percentual de falhas ao valor l quido das expedi es efectuadas para estas 3 5 2 Sistemas que suportam o tratamento de Ws Ilustra o 6 Ilustra o das entidades envolvidas no processo de tratamento de Ws que consistem no aplicativo Ws e no colaborador respons vel por calcular o valor de Ws a creditar ou transferir a cada empresa O diagrama indica ainda os fluxos de informa o que entram ou que s o requisitados esquerda e que saem ou que s o disponibilizados direita de cada um destes sistemas Percentual Valores W a creditar ou a Colaborador de falhas transferir a cada empresa Actualmente os dados dos artigos referentes a pre os e c digos de barras EAN s o inseridos no Retek Estes dados servir o para identificar e valorizar os artigos das expedi es Os dados referentes s expedi es para as localiza es s o registados numa plataforma intitulada EXE e existe um terceiro sistema denominado Ws que calcular e valorizar os percentuais de falhas
168. uitectura de um sistema de informa o profunda e que seja modelada de forma consistente numa quantidade de tempo relativamente curta de modo a que produza resultados imediatos O autor afirma que a decis o entre modelar muito e entre criar um sistema que produza retorno imediato depende da situa o da empresa Am ndio Velho sublinha a import ncia da gest o deste trade off de forma a modelar apenas o que suficiente no n vel de profundidade que suficiente na quantidade de tempo suficiente Velho 2004 12 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A 3 An lise dos processos de neg cio AS IS 3 1 Conceitos base Dentro do grupo Sonae existe o conceito de estrutura mercadol gica Esta consiste numa hierarquia de classifica o das mercadorias Normalmente um artigo Por exemplo Leite Magro da marca Continente est associado a uma subcategoria de artigos ex Leites Magros que por sua vez pertence a uma categoria mais geral de artigos ex Leites Esta categoria de artigos estar a cargo de uma entidade corporativa respons vel pelos leites denominada Unidade Comercial ex Produtos lactic nios que pertencer a uma Direc o Comercial ex Alimenta o da Sonae A Direc o Comercial representa o n vel mais abstracto e elevado desta hierarquia com o pr prio artigo a incidir no n vel mais concreto e reduzido Ilustr
169. ulados os valores M1 e M2 sendo em seguida enviados para a aplica o Ms Esta por sua vez gera as respectivas notas de d bito ou de transfer ncia e lan a os movimentos contabil sticos em SAP FI No caso dos processos dos Ws os dados dos artigos s o enviados primeiro para a aplica o Ws para juntamente com a informa o das expedi es determinar o percentual de falha face s encomendas das localiza es A informa o referente a este percentual 22 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A calculada trimestralmente e enviada por e mail para o tratamento de um colaborador da rea de receitas da Direc o de Servi os Administrativos da Sonae Este por sua vez calcular os valores W a creditar s lojas numa folha de c lculo e far o lan amento manual dos movimentos contabil sticos em SAP FI todos os meses Isto ainda significa que apesar do processo dos Ws ser executado mensalmente utiliza se o mesmo percentual de falha para um determinado trimestre O foco deste projecto incide nos processos de distribui o de descontos RCC c lculo de desconto contido em stocks c lculo de valores M1 M2 e W O objectivo o de estudar os actuais problemas e constrangimentos que existem na actual arquitectura dos sistemas de informa o que suportam estes processos sabendo que esta foi projectada tendo em vista uma realidade passada
170. ular nos produtos onde as diferentes taxas negociadas com diferentes fornecedores variam consideravelmente Colocou se a hip tese de se executarem estes processos com base nas taxas reais que 27 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da Sonae Center II S A foram efectivamente negociadas para um determinado artigo e com o respectivo fornecedor Esta hip tese foi tamb m levantada no passado mas acabou por ser abandonada por obrigar a rastrear todos os fornecedores de todas as vendas de artigos para todas as localiza es diariamente Concluiu se nas sess es de discuss o que bastaria manter a l gica das taxas m dias mas agora com uma altera o significativa para o processo Ser efectuada uma segmenta o das taxas m dias de acordo com o respectivo pa s Desta forma os artigos comprados a fornecedores do mesmo pa s teriam a sua taxa m dia pr pria e n o partilhariam a mesma taxa com pa ses com taxas mais elevadas ou reduzidas como acontece actualmente Esta ideia surgiu pelo facto de pa ses como a Espanha e Portugal exemplos actuais partilharem a mesma taxa m dia apesar de possu rem taxas m dias de fornecedores completamente diferentes em cada pa s Ao termos agora este tipo de distin o das taxas o c lculo da distribui o dos descontos RCC e c lculo de descontos em stock tamb m ser realizado com uma maior precis o No entanto detectou se a
171. vel transferir a imputa o do valor dos custos M1 e M2 para outra entidade que n o seja a localiza o para onde os produtos foram vendidos Esta necessidade surge do facto de por exemplo existirem entidades respons veis pelo transporte de artigos do grupo Sonae que dever o receber os valores correspondentes a custos M2 gt Configura o de exclus es e excep es Nas exclus es estabelece se os clientes que n o ter o direito a valores M1 ou M2 Nas excep es define se o valor da taxa 30 Arquitectura dos Sistemas de Informa o de suporte aos Processos de Neg cio de Factura o e de Receitas da 4 6 Sonae Center II S A que dever ser aplicada no c lculo de Ms para determinados clientes Isto surge do facto de determinados clientes poderem ter direito a um valor M1 ou M2 especial com uma determinada taxa espec fica de acordo com aquilo que fica estipulado com estes Conceito de datas de efectividade para Ms Surgiu a necessidade de se poder introduzir datas de efectividade para os valores M1 e M2 data a partir da qual esta altera o ser v lida Inclus o dos valores de Ms no pre o da factura de venda das mercadorias Verificou se que existe a possibilidade de se inclu rem estes valores nos pre os das facturas que se referem s vendas dos artigos Desta forma dever ser poss vel parametrizar a hip tese de se calcular ou n o o valor dos custos M1 e M2 pois este poder j vir a ser inclu do
172. xternas como o caso actual de algumas lojas Galp ou Tangerina ou o caso das lojas INSCO Nestes casos que s o actualmente denominados de Franchisados e consoante aquilo que fica negociado a Sonae poder distribuir os descontos s lojas distribuir apenas uma parte dos descontos ou ainda n o distribu los Prev se que no futuro o n mero de casos referentes a Franchisados aumente devido ao forte plano de Internacionaliza o do grupo Al m de se distribuir o desconto s localiza es calcula se ainda o desconto contido no stock de artigos dessas localiza es Quando uma localiza o A vende artigos a uma outra localiza o B aplica se a taxa de desconto ao volume de vendas que foi efectuado No entanto poder o existir artigos que n o tenham sido vendidos localiza o B e que tenham ficado em stock na localiza o A A localiza o B ao receber estes artigos fica com estes em stock Para estes artigos que constam nos armaz ns das localiza es e sobre os quais se obtiveram descontos RCC calcula se o valor do desconto contido no stock aplicando a taxa ao seu pre o de custo A Sonae actualmente centraliza as compras realizadas a fornecedores estrangeiros mas intercomunit rios num entreposto virtual Este entreposto n o existe fisicamente mas todos os artigos que s o comprados a fornecedores fora de Portugal denominados fornecedores Trading passam virtualmente por este Diz se que um artigo Trad
173. zaram as compras aos fornecedores e dessa forma pouparam milh es de d lares Como a empresa concentrava as suas compras na mesma entidade organizacional neste caso o departamento de sourcing estrat gico encomendava em maiores volumes o que significava maiores descontos nas compras aos fornecedores Neste caso em particular da Novartis que se situa num contexto muito similar a este nosso projecto na Sonae a dedica o de algum esfor o inter departamental na an lise e no redesenho do processo de neg cio de compras aos fornecedores da empresa levaram a que esta chegasse a poupar milh es de d lares ao ano Laudon 2005 No mbito deste projecto e de forma muito semelhante ao que foi efectuado no caso da Novartis procurou se em primeiro lugar analisar os processos de neg cio da Sonae e perceber o contexto no qual estes se encontram inseridos Em seguida realizou se uma an lise a esses processos de neg cio de modo a valid los face realidade actual da empresa e aos objectivos estrat gicos definidos Sabendo que os actuais processos foram desenhados com base numa realidade e num contexto diferente e passado no mbito deste projecto organizaram se v rias sess es de discuss o com as pessoas do neg cio envolvendo profissionais de diversas reas Nestas sess es discutiram se os processos de neg cio da empresa efectuou se um diagn stico da situa o actual e recolheram se novos requisitos e novas necessidades Em ltimo

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