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uso e manutenção

1. 2001 a 5000 Mais de 5000 N o sei N o respondo Anexo 1 2 Volume de negocios da empresa no ultimo ano conhecido Escolha apenas uma das op es secuintes Menos de 5 000 000 euros 5000 000 a 10 000 000 euros 10 000 001 a 50 000 000 euros 50 000 001 a 250 000 000 euros 250 000 001 a 500 000 000 euros Mais de 500 000 000 euros N o sei N o respondo 1 3 Numero de paises em que a empresa esta presente n o considerando Portugal Escreva aqui a Sula resposta 1 4 Sector de actividade Escolha apenas uma das op es seguintes Agricultura e agro ind stria gua electricidade e g s Celulose e papel Com rcio Com rcio de ve culos autom veis Com rcio electro electr nico Constru o Distribui o alimentar Distribui o de combust veis Edi o informa o e artes gr ficas Equipamento de transporte Higiene e limpeza Hotelaria e restaura o Madeira corti a e m veis Material el ctrico e de precis o Metalomec nica e metalurgia de base Minerais met licos e n o met licos Produtos farmac uticos Quimica Servi os Telecomunica es T xteis Transportes e distribui o Vestu rio e couro Outro 1 5 Numero de utilizadores finais de TSI Tecnologias e Sistemas de Informa o Opcional Escreva aqui a sua resposta Anexo 77 2 0 A empresa possui um
2. es mediante cada situa o Mas sempre confrontada com for as intensas que colocam em causa e que limitam a capacidade das organiza es reagirem a novas condi es Kaufman 1971 A chave para uma implementa o bem sucedida a obten o de compromisso daqueles que podem direccionar a mudan a Norris et al 2001 Este compromisso necess rio para identificar e vencer resist ncias pol ticas ao novo sistema superando tamb m os desafios culturais que existem nas empresas Gamb a e Caputo 2004 Cap tulo 2 30 A adop o de um ERP pode alterar fortemente o papel de cada funcion rio na estrutura da empresa possibilitando a sua rejei o o que provocara uma quebra de produtividade Este factor carece de reflex o e aten o sob o risco de se vir a tornar um grande obst culo ao ERP Segundo Cruz 1998 o processo de aceita o de uma nova tecnologia apresenta algumas etapas b sicas como o apresentado na Figura 7 A Aceita o de novas tecnologias 3 et gt mm mE p TEMPO DE UTILIZA O Figura 7 Aceitac o de novas tecnologias Adaptado de Cruz 1998 O ponto A representa o ponto de inflexao momento cr tico do projecto onde ultrapassado o ponto de ruptura ou o sistema acaba fracassando Este fracasso pode acontecer por um lapso da organizac o ou da pr pria tecnologia adoptada tamb m o momento que exige maior dedicac o da equipa de gest o da mudanca uma vez que envolve a quebra d
3. o iii da estrutura da empresa ex r r r criac o de filiais Nao ser ultrapassado pela concorr ncia C LC E E E E Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 8b Quais os principais criterios que foram utilizados na selec o do sistema ERP Onde 5 indica um Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item elevada zrau de 0 3 3 pecca Facilidade de uso a Im m import ncia Facilidade de implementa o B E E Adequa o ao neg cio E M IP m Conjunto de funcionalidades dispon veis C E E E P Escalabilidade e flexibilidade para altera es futuras j E E E E Compatibilidade com o hardware existente E M m Compatibilidade com o software existente C ig P Caracteristicas do fornecedor m a e Qualidade do suporte E m r T Qualidade da documenta o Custos de implementa o 7 E E E software ha ne ervicos E E E a C Custos de manuten o e suporte E m e Tecnologia utilizada ex Internet C E E I Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 9c Quais os resultados obtidos com a implementa o do ERP na empresa Onde Sindicaum Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item resukado steuticatro e 1 O mdica que o j resultado n o se Melhoria do servigo ao cliente vertficou Redu o de custos
4. o de sistemas ERP nas empresas participantes as que mais se destacam est o relacionadas com o aumento de custos e tempo inicialmente planeado Como podemos verificar na Figura 26 no topo das dificuldades est o processo mais demorado do que o previsto com 2 83 e ocorr ncia de custos n o esperados com 2 66 No intervalo de 2 50 at 2 21 est o cerca de metade das dificuldades sentidas o ERP implementado necessitou de muitas adapta es integra o com outros sistemas complexa migra o de dados problem tica resist ncia mudan a por parte dos utilizadores mudan a organizacional for ada depend ncia da empresa relativamente ao software e aprendizagem lenta na utiliza o do sistema No intervalo de 1 95 at 1 12 o mais baixo encontra se a outra metade das dificuldades falta de informa o precisa sobre o sistema ex manuais de utiliza o problemas com a equipa do projecto ex elevada rotatividade falta de experi ncia etc identifica o inadequada de requisitos perturba es no funcionamento da empresa incumprimento das expectativas dos utilizadores ex n o satisfa o de Cap tulo 4 59 requisitos servico deficiente por parte do fornecedor ex por falta de capacidade de resposta infra estrutura tecnol gica existente na empresa inadequada seguranca e confidencialidade da informac o posta em causa e por fim o decr scimo global do desempenho de neg cio De notar que os resultados obtidos
5. Area comercial PO Area financeira FO E Area de recursos humanos Area de produ o Outras Anexo 78 Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 5 Qual o grau de satisfa o global relativamente adop o do sistema ERP na empresa Onde 5 indica um Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item elevado grau de um 3 4 5 satbfa o e O insatisfa o Grau de satisfa o global E E E E Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 6 Indique o grau de satisfa o relativamente adop o do sistema ERP nas diversas areas da empresa Onde Sindraum Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item elevado grau de NA 1 3 3 4 5 satisfa o e insatisfa o NA indca Area comercial a E E E E E q Area financeira E E E E E E E d E Area de recursos humanos E E E mupiame AUCH FEES H i rea Area de produ o E E E E E C a Outras E E E E E E Responder apenas a esta quest o Se respondeu N o Para a quest o 2 0 2 15 Quais as principais raz es que levam a empresa a NAO dispor de um sistema ERP Por favor escolha todas as que se aplicam O investimento necess rio significativo A gest o de topo decidiu n o investir em ERP Os sistemas existentes j s o adequados A estrutura da empresa n o exige um ERP A implement
6. Investments An introduction to Analysis amp Management Englewood Cliffs Prentice Hall Inc 6 edi o 1989 APPLETON E How to survive ERP Datamation August 50 53 1997 BANKS A Councell C Dockray D Hebblethwaite R Waller A Warner J Windsor C Yeomans M Information and Technology in the Supply Chain Making Technology Pay London Euromoney Publications PLC 1999 BASOGLU N Daim T Kerimoglu O Organizational adoption of enterprise resource planning systems A conceptual framework Journal of High Technology Management Research 18 73 97 2007 BUCKHOUT S FREY E NEMEC JR J Por um ERP eficaz HSM Management p 30 36 set out 1999 CENTOLA N ZABEU S B Pequenas e m dias empresas tomem a r dea de seus negocios PC WORLD p 34 54 mar 1999 Refer ncias 69 CHOPRA S MEINDL P Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Estrat gia Planejamento e Opera o Prentice Hall 2003 CHORAFAS D N Integrating ERP CRM supply chain management and smart materials Boca Raton Florida Auerbach Pub 2001 CHUANG M L SHAW W H Distinguishing the critical success factors between ecommerce enterprise resource planning and supply chain management Paper presented at the Engineering Management Society 2000 Proceedings of the 2000 IEEE COLANGELO FILHO L Implementac o de sistemas ERP Enterprise Resouces Planning Sao Paulo Atlas
7. 2001 COLE GOMOLSKI B ERP Excuse us as we digest ouer new system Computerworld p 100 1998 CORREA H C GIANESI I CAON M Planejamento programa o e controle da produ o MRP II ERP conceitos uso e implanta o Sao Paulo Gianesi Corr a amp Associados Atlas 1997 CORREA H L ERPs por que as implanta es s o t o caras e raramente d o certo Simp sio de administra o da produ o log stica e opera es industriais S o Paulo fgv sp p 288 300 1998 CRUZ A o futuro do ERP IES Integrated Enterprise System Abril 2003 CRUZ T Workflow A Tecnologia que Vai Revolucionar os Processos Editora Atlas 1998 CUNHA M A L Gest o integrada de processos de neg cio Simp sio de administra o da produ o log stica e opera es industriais Anais Sao Paulo FGV p 184 194 1998 DAVENPORT T H Ecologia da Informa o Sao Paulo Futura 2001 DAVENPORT T H Putting de enterprise into the enterprise system Harvard Business Review p 1221 1231 jul ago 1998 DAVENPORT T Gable G Scott J Cooperative ERP Life cycle Knowledge Management Proceedings of the Ninth Australasian Conference on Information oystems Sydney Australia 227 240 1998 Refer ncias 70 DELOITTE Consulting ERP s Second Wave maximizing the value of ERP Enabled Processes 1998 DEMPSEY M Pacote de ERP n o resolve tudo Gazeta Mercantil 1
8. A equipa do projecto e o staff t m muitas vezes que manter o seu trabalho e fazer mais tarefas relacionadas ao projecto Os custos associados ao esfor o que o staff precisa fazer para manter ambas as posi es e respectiva queda de efic cia n o s o normalmente mensur veis A op o de mant los a tempo inteiro no projecto pode significar a contrata o de novos recursos Reengenharia dos processos de neg cio A Forrester Research Inc Koch 1997 estimou em 1997 que numa instala o t pica SAP mais de 50 do or amento de implementa o foi gasto em reengenharia dos processos de neg cio A implementa o de um sistema ERP em muitos casos significa a altera o radical dos processos de neg cio das empresas obrigando as a altera es em fluxos organizacionais culturais e em estruturas organizacionais Cap tulo 2 39 4 Uso e Manutencao Custos Tangiveis Heconfigurar o sistema Usualmente ap s a implementac o do sistema ERP surgem inefici ncias na sua operacionalizac o o que torna necess rio fazer ajustes de configura o Fun es de reporting sao particularmente sens veis a necessidades de reconfigura o Adapta es ao sistema Nenhuma organiza o se mant m inalter vel motivo pelo qual sempre existe a necessidade de adaptar o sistema a sucessivas altera es da organiza o A introdu o de novos fluxos de informa o e novos processos de neg cio influenciam o funcionamento do sistema ERP Custos d
9. PADOVOZE C L Sistemas de informa es cont beis fundamentos e an lise S o Paulo Atlas p68 2004 REZENDE D A Abreu A F Tecnologia da Informa o da Informa o Aplicada a Sistemas de Informa o Empresarias o papel estrat gico da informa o e dos Sistemas de Informa o nas empresas Editora Atlas SP 2 edi o 2001 REZENDE D A Abreu A F Tecnologia da Informa o da Informa o Aplicada a Sistemas de Informa o Empresarias o papel estrat gico da informa o e dos Sistemas de Informa o nas empresas Editora Atlas SP 1 reimpress o 2002 ROSS J VITALE M The ERP Revolution Surviving Versus Thriving Research paper Center for Information Systems research Sloan School of Management M I T 1998 SAS Institute 1998 Increasing ROI from ERP systems SAS Institute Inc 1998 SCHEER A Aris Business Process Framework Berlim Springer Verlag 1998 SCHMIDT P et al Controladoria Agregando valor para empresa Porto Alegre Bookman 262 p 2002 SCHMITT C A Sistemas integrados de gest o empresarial uma contribuic o no estudo do comportamento organizacional e dos usu rios na implantac o de Refer ncias 73 sistemas ERP Tese Doutorado Universidade federal de Santa Catarina Florianopolis 2004 SCOTT J E The FoxMeyer Drug s Bankruptcy Was It a failure of ERP Americas Conference on Information Systems AMCIS Milwaukee U
10. aspectos relacionados com a sua implementa o Cap tulo 3 45 3 3 Instrumento de investigacao O question rio que se encontra em anexo foi estruturado por grupos tem ticos de quest es e contou com v rios tipos de perguntas escolha multipla texto livre hierarquiza o Foi pr testado varias vezes sofrendo um processo iterativo de validac o de conte do e clareza ate se obter a versao final que foi registada numa plataforma on line sendo esta a unica op o disponibilizada para resposta O primeiro grupo de perguntas do question rio visam a caracterizac o das empresas inquiridas Esta feita atrav s de cinco perguntas e Quantos funcion rios possui a empresa e O volume de neg cios da empresa e N mero de pa ses em que a empresa est presente e Sector de actividade da empresa e N mero de utilizadores finais de TSI Com o segundo grupo de perguntas do question rio pretendem se caracterizar a utiliza o dos sistemas ERP nas empresas inquiridas atrav s de 16 perguntas que est o divididas em quatro grupos e Suporte s diferentes reas organizacionais e Satisfa o e Adop o de ERP e Implementa o Cada grupo sintetizado de seguida Suporte as diferentes reas organizacionais e A exist ncia ou n o de um sistema ERP e N mero aproximado de utilizadores finais do sistema ERP e A empresa disp e de sistemas diferentes nas diversas reas organizacionais e Qual o sistema implementado
11. em question rio com a finalidade de identificar as principais motiva es inerentes adop o de Sistemas ERP os resultados obtidos com a sua implementa o os crit rios que s o utilizados na selec o dos sistemas e dos fornecedores entre muitos outros aspectos VI Abstract It is more and more frequent the use of Enterprise Resource Planning ERP systems to organize the relevant information of an organization These systems allows to integrate the information contribute to process improvement to the improvement of the information technologies and information systems architecture improvement of customer services as well as the improvement of business processes They allow to eliminate redundant activities to reduce costs stocks personal and time to market They can also contribute to the increase of the productivity as well as for the increase of the business results increasing the business value several studies have been conducted with the aim to better understand the reality of the adoption of this kind of systems however in Portugal they are still scarce studies focused in ERP This work aims to study the reality of the adoption of ERP systems in the biggest companies in Portugal A survey was accomplished to study the main inherent motivations to ERP s adoption the results obtained with its implementation the criteria used in the selection of systems and suppliers among many other aspects VII O futu
12. o e gest o de stocks Os sistemas financeiros normalmente dispunham de m dulos de factura o e alguns dos mais evolu dos de m dulos de pagamentos de sal rios A produ o nos anos 70 come ou a exigir sistemas de planeamento de materiais surgindo os sistemas MRP Materials Requirements Planning que de um modo geral indicavam o que se precisava de comprar fabricar para se conseguir ter um dado output de produ o J na d cada de 80 surge o MRPII exigindo mais capacidade de processamento porque ja envolvia o planeamento de recursos necess rios produc o o que era preciso comprar produzir e especialmente quando era preciso faz lo Era necess rio ter tudo conjugado para produzir o bem final na data em que se pretendia Por outro lado os sistemas financeiros comecavam tamb m a deixar de poder trabalhar isolados A quantidade de dados oriundos dos sistemas de MRPII que tinham de ser replicados na gestao financeira era enorme e o trabalho conjunto de ambos os sistemas financeiros e log sticos era o caminho certo para um sistema integrado de uma empresa Surgem assim os primeiros sistemas ERP ainda em ambiente mainframe lentos e pouco acess veis para a generalidade das empresas Cap tulo 2 13 Historicamente o conceito de ERP existe desde os anos 60 No entanto at 1972 era apenas um conceito sem nome ou classifica o Era um conceito no qual as organiza es tentavam integrar os departamentos e fun es de forma a
13. podem destacar se tr s conhecimento abrangente da realidade do negocio 4 30 apoio da gestao de topo 4 21 e equipa de projecto interna forte 4 12 conforme poss vel ver na Figura 27 Cap tulo 4 60 Todos os outros factores foram considerados de import ncia m dia de 3 86 at 3 30 Conhecimento abrangente da realidade do neg cio 4 30 Apoio da gestao de topo 4 21 Equipa de projecto interna forte 4 12 Comunica o eficiente com utilizadores 3 86 Selec o adequada de fornecedores para a implementa o 3 84 Or amentos e calend rios realistas 3 75 Conhecimento abrangente do sistema de informa o existente 3 68 Forma o adequada dos utilizadores 3 66 Alinhamento estrat gico das TSI 3 61 Utiliza o de bons princ pios da gest o de projectos 3 59 Processo de selec o de solu es rigoroso 3 59 Contrata o de servi os rigorosa 3 43 Repensar os processos de neg cio 3 42 Gest o de contratos rigorosa 3 30 Desenvolvimento detalhado do bussiness case 3 30 Figura 27 Factores cr ticos de sucesso na implementa o de sistemas ERP 4 1 8 Custos de sistemas ERP Com o objectivo conhecer o peso do custo do software e do custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP nas empresas participantes foram feitas estas duas quest es separadamente Na Figura 28 pode se verificar que 39 das empresas participantes com sistemas ERP tiveram aproximadamente entre 21 e 40 de custo de
14. 18 Figura 19 Figura 20 e Figura 21 52 6 Figura 17 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na rea financeira Cap tulo 4 5 11 8 4 40 8 3 23 7 2 10 5 1 0 096 0 1 3 NA 11 8 Figura 18 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na area comercial 5 4 43 4 3 23 7 Y 1 0 NA Figura 19 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na rea de recursos humanos 5 10 5 4 36 8 3 10 5 2 7 9 1 1 3 O 0 0 NA 32 9 Figura 20 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na rea de produ o 53 Cap tulo 4 54 44 7 e N C A un NA Figura 21 Grau de satisfacao relativamente ao suporte ERP em outras areas De notar que apesar desta tend ncia generalizada em todas as reas na rea financeira que a satisfac o mais evidente nos dois mais altos graus da escala 4 e 5 O ranking de satisfac o global e por reas organizacionais est representado na Figura 22 De salientar que os valores do gr fico devem ser interpretados tendo em atencao o facto de as amostras serem diferentes nas diversas reas funcionais Por exemplo na rea de produ o em 25 empresas n o se aplica o suporte de ERP Financeira 77 3396 Producao 74 12 Figura 22 Sistemas ERP Grau de satisfac o global e nas diferentes reas organizacionais Recursos Humanos Outras Cap tulo 4 55 A rea financeira com 77 3396 seguida pela rea de produc o com
15. 2 Aquisicao Custos Tangiveis Custos de Consultoria Os custos associados a consultoria sao os maiores num projecto ERP Consultores ajudam com conhecimento e experi ncia no processo de selecc o do sistema EHP mais adequado e preparam a fase de implementac o Servem como intermedi rios entre o fornecedor do sistema ERP e a organiza o Infra estrutura hardware A aquisi o de sistemas ERP implica frequentemente altera es no hardware existente Essas altera es v o desde a Cap tulo 2 37 modificac o e ou actualizac o da infra estrutura existente at a compra integral de uma nova infra estrutura de hardware Necessidades de hardware n o devem ser esquecidas pois trata se de uma arquitectura nova da qual se dever obter o m ximo proveito de forma a que os futuros utilizadores tenham acesso em tempo real a bases de dados e aos m dulos do sistema ERP Aspectos como capacidade de redes de comunica o servidores e velocidades de processamento sao importantes Licen as de software Ap s a selec o do sistema ERP necess rio elaborar O contrato de compra Esses contratos sao bastante heterog neos Existem contratos que se centram somente no n mero de licencas e n mero de utilizadores enquanto outros incluem factores como resultados da organizac o e n mero de empregados Usualmente os fabricantes oferecem redu es de pre o que s o dependentes do n mero de m dulos a adquirir ou aplica es extens veis bem com
16. ERP Grau de satisfa o relativamente adop o de sistemas ERP Motiva es para a adop o de sistemas ERP Crit rios para a adop o de sistemas ERP Resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP Principais dificuldades sentidas na implementa o de sistemas ERP Factores Cr ticos de Sucesso na implementa o de sistemas ERP Custos de sistemas ERP Crit rios usados na selec o de fornecedores Raz es para n o dispor de um sistema ERP Considera es finais S ntese da disserta o Discuss o dos resultados e principais contributos Desenvolvimento subsequente e propostas de trabalho futuro Conclus o Anexo Question rio 43 43 44 45 46 49 50 51 52 55 56 57 58 59 60 62 63 64 64 65 67 67 Indice de Tabelas Tabela 1 Caracteriza o de sistemas ERP segundo varios autores Tabela 2 Crit rios de escolha de sistemas ERP Tabela 3 Itens do Custo do Ciclo de Vida de Sistemas ERP 11 26 35 XI Indice de Figuras Figura 1 Estrutura t pica de funcionamento de um sistema ERP 8 Figura 2 Evolucao dos Sistemas ERP 15 Figura 3 Modelo de ERP alargado 17 Figura 4 Principais Fornecedores de Sistemas Empresariais 20 Figura 5 Funcionalidades dos Sistemas ERP 21 Figura 6 Motivacoes para a adopcao de sistemas ERP 23 Figura 7 Aceita o de novas tecnologias 30 Figura 8 Identifica o das actividades desenvolvidas 44 Figura 9 N mero de funcion rios das empresas participantes 47 Figura 10
17. Existem raz es tecnol gicas operacionais e estrat gicas que levam a que uma organiza o adopte um sistema ERP Em termos tecnol gicos muitas vezes existe a necessidade de se substitu rem sistemas n o integrados e obsoletos para melhorar a qualidade e fiabilidade da informa o atrav s da integra o da informa o melhorando deste modo a arquitectura das Tecnologias e Sistemas de Informa o TSI As raz es operacionais passam pela vontade de melhorar o desempenho aumento da produtividade aumento dos resultados dos neg cios redu o dos custos redu o de pessoal redu o de stocks melhorar o servi o prestado ao cliente e simplifica o dos processos de neg cio A n vel estrat gico as motiva es podem resultar da implementa o de um novo modelo de neg cio fus o aquisi o da empresa amplia o da rede de filiais ou simplesmente o desejo e necessidade de n o ser ultrapassado pela concorr ncia Segundo Ross e Vitale 1998 h seis motiva es comuns para adop o sistema ERP tal como apresentado na Figura 6 Cap tulo 2 23 Infra estrutura Capacidades Performance Figura 6 Motiva es para a adop o de sistemas ERP Adaptado de Ross e Vitale 1998 E importante obter uma vis o completa de toda a empresa a nivel de desempenho e de resultados optimizando o fluxo de informa o e a qualidade da mesma dentro da organiza o o que mais um motivo para a adop o de um ERP Estes
18. Melhoria da qualidade da informac o Melhoria do processo de tomada de decis o Elimina o de actividades redundantes Redu o do tempo de resposta s solicita es Melhoria de processos Redu o de stocks Redu o de pessoal Aumento da produtividade Integra o da mforma o Aumento dos resultados de neg cio Melhoria da Arquitectura de TSI 50000000 O 00000 90000000 0 00000 30000000 0 ooooos 50000000 0 00000 50000000 0 mmnuadrnes qaaaaaaa 3393 Valoriza o da empresa Anexo 80 Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 10d Quais as principais dificuldades sentidas na implementa o do ERP Onde 5 medica uma dificuldade sigmficativa e O mica que a dificuldade n o se verificou Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item Processo mais demorado do que o previsto Migra o de dados problem tica Integra o com outros sistemas complexa Ocorr ncia de custos n o esperados Mudan a organizacional for ada Aprendizagem lenta na utiliza o do sistema Resist ncia mudan a por parte dos utilizadores Seguran a e confidencialidade da informa o posta em causa Decr scimo global do desempenho de negocio Perturbac es no funcionamento da empresa Incumprimento das expectativas dos utilizadores ex n o satisfa o de requisitos Infraestrutura tecnol gica existente na empresa madequada Servi o deficiente por parte do fornecedo
19. SAP est presente em 43 8 dos casos 15 6 das empresas tem mais do que um sistema nesta rea Recursos Humanos Um conjunto diversificado de sistemas representa 31 096 das respostas nesta area De seguida est o sistema SAP com 20 7 com 10 3 o sistema Oracle e tamb m com 10 396 mais do que um sistema na rea Com 6 996 est o em igualdade tr s sistemas Minimal Primavera e Gesven Sistemas desenvolvidos internamente e sem resposta t m cada 3 4 na distribui o percentual das respostas desta rea Producao Na area de produc o em 23 196 dos casos encontram se sistemas SAP e em 15 496 os sistemas desenvolvidos internamente Com igual percentagem 7 7 estao os sistemas Oracle e Infor Cap tulo 4 52 4 1 2 Grau de satisfacao relativamente adopcao de sistemas ERP Analisando o grau de satisfa o relativamente adop o de sistemas ERP nas empresas classificado com uma escala de Likert de O totalmente insatisfeito at 5 satisfa o elevada verificamos que este globalmente elevado como se pode observar na Figura 16 5 E 7 9 VE 5 7 9 3 E 26 3 2 A 6 6 1 0 0 o M 1 3 Figura 16 Grau de satisfa o global relativamente ao sistema ERP Este resultado reflecte se de igual modo nas outras reas organizacionais Comercial Financeira Recursos Humanos e Produc o assim como em outras reas em que as empresas tamb m disp em de suporte por parte dos sistemas ERP ver Figura 17 Figura
20. Volume de neg cios das empresas participantes 47 Figura 11 Presenca das empresas participantes noutros pa ses para al m de Portugal 48 Figura 12 N mero de utilizadores finais de Tecnologias e Sistemas de Informac o 48 Figura 13 Sistemas ERP nas empresas 49 Figura 14 N mero aproximado de utilizadores finais de sistemas ERP 49 Figura 15 Empresas com sistemas diferentes nas diversas reas organizacionais 50 Figura 16 Grau de satisfa o global relativamente ao sistema ERP 52 Figura 17 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na rea financeira 52 Figura 18 Grau de satisfa o relativamente ao suporte ERP na rea comercial 53 Figura 19 Grau de satisfacao relativamente ao suporte ERP na rea de recursos humanos 53 Figura 20 Grau de satisfacao relativamente ao suporte ERP na rea de producao 53 Figura 21 Grau de satisfacao relativamente ao suporte ERP em outras reas 54 XII Figura 22 Figura 23 Figura 24 Figura 25 Figura 26 Figura 27 Figura 28 Figura 29 Figura 30 Figura 31 Sistemas ERP Grau de satisfacao global e nas diferentes reas organizacionais Principais motiva es inerentes implementa o de um sistema ERP Principais crit rios utilizados na selec o de sistemas ERP Resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP Principais dificuldades sentidas na implementa o de sistemas ERP Factores cr ticos de sucesso na implementa o de sistemas ERP Percentagem aproximada do cu
21. alcance do sucesso e Adaptar o sistema empresa e vice versa reflectindo sobre a realidade actual da empresa e sobre a utiliza o das melhores pr ticas e Escolher a consultoria adequada e Garantir a qualidade e oimplificar em todos os sentidos na defini o de modelos no desenho da solu o e na pr pria implementa o do sistema 2 10 Factores de custo de sistemas ERP Os sistemas ERP exigem grandes investimentos n o somente investimentos econ micos como tamb m humanos e de organiza o Este investimento realizado n o somente na fase inicial mas durante todo o ciclo de vida do sistema Quando se avalia o investimento que necess rio para a implementa o de um ERP n o se pode avaliar somente o sistema em particular as empresas tendem Cap tulo 2 35 a avaliar predominantemente em custos dos hardware e software mas tamb m os custos da forma o e de consultoria Falk e Olve 1996 Embora haja alguns custos consider veis relativos s licencas e aos custos do hardware e software o elemento de custo principal s o os custos da execu o Amling 1989 O processo de execu o longo e embora os vendedores de ERP indiquem que a execu o poss vel fazer em aproximadamente seis meses este per odo inclui somente a instala o do sistema Banks et al 1999 Nesta secc o sao descritos os custos de um ERP ao longo das diversas fases do seu ciclo de vida com base numa vers o simplificada do mo
22. aumentar os proveitos e fortalecer o neg cio Em 1972 cinco directores da IBM despediram se e formaram uma nova empresa para operacionalizar o conceito deles de ERP Essa empresa ent o criada conhecida actualmente por SAP Systems Applications and Producis Esta empresa alem SAP tornou se eventualmente na primeira empresa a desenvolver e implementar aplica es ERP sendo actualmente a l der mundial Cruz 2003 A SAP que dispunha ja de um sistema chamado R 2 acaba por ser uma das primeiras empresas e certamente a mais bem sucedida a criar o primeiro sistema integrado de gest o baseado numa arquitectura cliente servidor a mesma que hoje em dia utilizada em quase todos os sectores de actividade e que liga um servidor de dados e processamento aos PCs que est o disseminados pela empresa Este sistema que mais tarde passa a chamar se SAP H 8 espalha se pelo mundo durante os finais dos anos 80 e inicio dos anos 90 O R 3 e a ltima vers o mySAP ainda hoje usado pela grande maioria das empresas cotadas nas bolsas de todo o mundo Oracle e Microsoft s o hoje exemplos de algumas das empresas que disputam este mercado A Microsoft entrou no mercado com a compra em 2001 da Great Plains empresa detentora de um ERP muito comercializado nos EUA e em 2002 da Navision A S uma empresa Dinamarquesa que vendia entre outros o Navision vocacionado principalmente para pequenas e m dias empresas e que est na origem do mai
23. custos de forma o de muitos utilizadores actualmente existem ferramentas de forma o atrav s da Internet ou usando videoconfer ncia o que diminui o n mero de formadores e atinge maior mbito de forma o Recursos humanos Custos associados a recursos humanos da equipa do projecto possuem um elevado peso Trata se de profissionais especializados pelo que o seu custo elevado e deve ser quantificado Por vezes devido falta desses recursos necess rio contrat los no exterior Especifica o do sistema Esses custos referem se n o s ao n mero de horas dos recursos humanos envolvidos na tarefa mas tamb m aquisi o de ferramentas ou instrumentos denominados enterprise modeling tools que ajudam a especificar no sistema a vis o do neg cio Custos Intangiveis Parametrizac o convers o e an lise de dados O esfor o realizado na parametriza o do software e na adapta o s necessidades organizacionais geralmente n o mensur vel mas levado em conta na defini o do tempo de implementa o Os dados a inserir no novo sistema tamb m constituem enorme peso nos custos do projecto Esse esfor o normalmente intang vel deve se a que os dados convertidos de outros sistemas propriet rios t m de ser verificados devido a inconsist ncias pois n o est o adequados aos novos formatos Assim necess rio inserir dados adicionais para o funcionamento adequado do novo sistema Custo de dedica o do staff
24. de O a 5 temos no topo das escolhas a integra o da informa o com uma m dia de 4 37 seguida pela melhoria da qualidade da informa o com uma m dia de 4 25 Num intervalo de 3 99 at 3 55 classifica o m dia temos a maioria dos resultados por ordem de decrescente melhoria do processo de tomada de decis o elimina o de actividades redundantes melhoria de processos redu o do tempo de resposta s solicita es aumento da produtividade melhoria da arquitectura de TSI e melhoria do servi o ao cliente Com a classifica o mais baixa de 3 21 at 1 84 est o os seguintes resultados valoriza o da empresa redu o de custos aumento dos resultados de neg cio redu o de stocks e redu o de pessoal Cap tulo 4 58 Integra o da informa o 4 37 Melhoria da qualidade da informa o 4 25 Melhoria do processo de tomada de decis o 3 99 Elimina o de actividades redundantes 3 83 Melhoria de processos 3 82 Redu o do tempo de resposta s solicita es 3 82 Aumento da produtividade 3 64 Melhoria da Arquitectura de TSI 3 63 Melhoria do servi o ao cliente 3 55 Valoriza o da empresa 3 21 Redu o de custos 2 93 Aumento dos resultados de neg cio 2 8 Redu o de stocks 2 45 Redu o de pessoal 1 84 Figura 25 Resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP 4 1 6 Principais dificuldades sentidas na implementa o de sistemas ERP De entre as principais dificuldades sentidas na implementa
25. e na implementa o dos mesmos Finalmente feita uma descri o relativa aos factores de custos inerentes adop o de sistemas ERP No cap tulo Ill apresentado o processo de investiga o seguido fazendo se a descri o do processo a descri o do instrumento de investiga o usado e por fim a descri o do processo de recolha de dados No IV cap tulo s o analisados os dados e discutidos e apresentados os resultados obtidos A apresenta o estruturada em grupos tem ticos de quest es Finalmente no cap tulo V efectuada uma s ntese do trabalho desenvolvido e s o discutidos os principais contributos S o tamb m deixadas algumas considera es finais 2 Sistemas Enterprise Resource Planning Neste cap tulo sao abordados diversos aspectos relacionados com sistemas ERP n o s para enquadrar o tema do trabalho mas tamb m para procurar um melhor entendimento dos diversos aspectos relevantes nos sistemas ERP conceitos evoluc o hist rica tipos de sistemas existentes no mercado reas organizacionais suportadas e aspectos relevantes a ter em conta em todo o seu ciclo de vida 2 1 Enquadramento conceptual Os sistemas ERP t m ra zes nos sistemas Material Resource Planning MRP e reflectem um processo evolutivo natural da maneira como a empresa gere o neg cio e interage no mercado Os sistemas MRP permitiam gerir e planear inventarios explorando a procura dos produtos finais atrav s de um p
26. implementa o por exemplo os custos associados ao investimento na Cap tulo 2 40 adop o podem constituir perdas elevadas a exemplo do que ocorreu com a empresa FoxMeyer Scott 1999 que chegou a falir A empresa atribuiu a fal ncia ao investimento feito em um sistema ERP 2 11 Crit rios usados na seleccao de fornecedores O sucesso na adop o de um ERP tem in cio na sua selec o Deve realizar se uma an lise da adequac o das funcionalidades para verificar se as particularidades da empresa s o atendidas importante o envolvimento da administrac o que deve ter uma vis o clara e compartilhada da situac o futura bem como de todos os quadros considerados mais importantes para a organizac o Corr a 1998 Existem muitas variantes do processo de selecc o de um ERP sendo que algumas delas dividem este processo em duas etapas Na primeira etapa a de pr selecc o considera se o maior n mero poss vel de candidatos mas com um n mero reduzido de crit rios que devem ser estabelecidos de acordo com o objectivo do projecto Esses crit rios de fase de pr selecc o podem ser a base instalada no pa s os custos envolvidos a qualidade e acessibilidade do servi o de suporte a an lise pr via das fun es consideradas como priorit rias por exemplo m ltiplas moedas a disponibilidade de ferramentas de configura o que permitam adaptar o sistema as necessidades da empresa sem por em causa a estrutura do soft
27. o adequados organiza o A estrutura da organiza o n o exige um ERP A infra estrutura tecnol gica existente na organiza o n o suporta um ERP Os recursos humanos n o t m forma o suficiente para a utiliza o de um ERP A rela o custo benef cio n o justifica o investimento 3 Abordagem e processo de investigacao Neste cap tulo feita a apresentac o do estudo desenvolvido descrevendo se inicialmente as actividades realizadas partindo de uma descric o sobre o processo seguido e seguindo se a caracterizac o do estudo descric o do publico alvo e finalidades Apresenta se tamb m o instrumento de investiga o utilizado Por fim descrito o processo de recolha de dados 3 1 Processo de investigacao O presente trabalho tem por finalidade central caracterizar a adopc o de sistemas EHP nas grandes empresas portuguesas procurando para tal responder as seguintes quest es de investigac o quais as motivacoes que levam as empresas a implementar sistemas ERP quais as dificuldades as dificuldades sentidas na implementa o quais os resultados obtidos com a sua adop o quais os crit rios utilizados na selec o de sistemas ERP quais os crit rios principais utilizados na selec o de fornecedores quais os factores cr ticos de sucesso qual a grau de satisfa o das empresas participantes relativamente aos sistemas de que disp em 43 Cap tulo 3 44 Na Figura 8 apresenta se um diagrama
28. o integrada das diferentes reas depariamentos de uma empresa sendo que a implementa o de um sistema deste g nero tem de ser feito de forma cuidada de modo a tornar se uma mais valia e n o um obst culo para a organiza o Rezende e Abreu 2001 O software ERP integra as diferentes fun es da empresa para criar opera es mais eficientes No entanto a sua implementa o pode ser considerada problem tica se o projecto n o for bem delineado Buckhout et al 1999 Os sistemas de informa o de hoje s o resultado de pelo menos cinco d cadas de tentativas e erros Para que sejam menos frequentes os erros e obst culos nestes sistemas existem factores essenciais na sua implementa o que necessitam ser considerados Schmidt et al 2002 Algumas empresas n o fazem as escolhas estrat gicas necess rias para adaptar o software empresa ou vice versa N o definem correctamente os processos sendo praticamente imposs vel modificar o sistema ap s a constata o do erro Um dos aspectos mais importantes da fase de implementa o do sistema ERP reside na mudan a organizacional que este causar Esta n o deve ser vista apenas como uma altera o de organigramas cria o modifica o ou extin o de cargos e fun es mas como processos de melhoria continua Seldin et al 2003 A mudan a organizacional n o invariavelmente boa ou m progressista ou conservadora ben fica ou prejudicial Ela pode tomar qualquer das direc
29. o tipo de mudan a que gera resist ncia e confus o Cap tulo 2 32 No processo de implementa o pode ainda referir se o processo de parametriza o e o processo de adapta o do sistema No primeiro caso o sistema configurado de modo a suportar os processos da empresa No segundo caso se o sistema nao suportar devidamente a realidade da empresa sao efectuadas alterac es nos m dulos do sistema com desenvolvimento de novas funcionalidades Assim dado que actividades da empresa nao sao contempladas pelo sistema nao basta apenas configura lo atraves de parametros Davenport 1998 Estes sistemas possuem custos elevados destacando se os custos de hardware e infra estrutura computacional de aquisic o da licenca de uso do ERP de forma o e consultoria para a implementa o A pouca experi ncia dos elementos da equipa do projecto um dos problemas na implementa o de sistemas ERP um sistema de ERP apresenta muitas complexidades sendo a sua implementa o muitas vezes realizada por profissionais que conhecem n o somente o neg cio da empresa como tamb m a solu o escolhida Geralmente as empresas optam por contratar consultores especializados Dependendo da estrat gia seguida na implementa o tamb m os utilizadores dos v rios departamentos podem passar por um per odo no qual os esfor os ser o duplicados uma vez que o trabalho dever ser realizado paralelamente no sistema antigo mesmo que manual e no novo
30. ser o mesmo de uma empresa de grande dimens o decorrendo deste facto uma tend ncia de queda nos actuais n veis de precos dos sistemas ERP e Internet uma grande tend ncia entre os fornecedores de ERP a gradual incorporac o de m dulos que possam ser operados via Internet permitindo a pr tica do com rcio e de outras pr ticas empresariais por meio electr nico e business Outra funcionalidade que est a ser incorporada nos sistemas ERP os m dulos de e procurement que possibilitam a procura de fornecedores pela Internet suportando todo o este processo e Business Intelligence Bl termo gen rico para aplica es plataformas ferramentas e tecnologias que suportam o processo de explora o de dados de neg cio e an lise das suas correla es e tend ncias Aplica es Bl conferem as empresas meios para recolher e preparar dados com o objectivo de facilitar a criac o de relat rios an lises e tomada de decisao Os principais fornecedores de ERP ou j implementaram Bl ou est o a implementa lo e Supply Chain Management SCM permite a integrac o de uma empresa com as demais organizac es envolvidas no processo produtivo clientes e fornecedores procurando optimizar o funcionamento como um todo com reduc o de custos e ganhos de produtividade e qualidade Todos os principais sistemas ERP do mercado ja incorporam funcionalidades relacionadas com a cadeia de suprimentos Supply Chain Cap tulo 2 15 e Custom
31. sistemas garantem uma maior fiabilidade dos dados as informa es circulam atrav s dos diferentes m dulos em tempo real diminuindo assim o tempo de troca de documentos entre os diferentes departamentos o que passa a ser um processo totalmente integrado e automatizado Para algamas empresas com poucos recursos humanos e financeiros e escassos conhecimentos tecnol gicos os gestores motivados para fazer face concorr ncia procuram garantir que o investimento realizado traga o devido rendimento Implementar um ERP para muitas organiza es o maior projecto de TSI que alguma vez foi empreendido envolvendo os potenciais maiores benef cios e possivelmente maiores riscos Davenport et al 1998 Os ERP s o sistemas modulares isto s o constitu dos por m dulos que podem ser adquiridos e implementados independentemente Estes m dulos est o associados a divis es departamentais diferentes vendas compras produ o etc Esta divis o possibilita que principalmente as pequenas e m dias empresas com necessidades b sicas apenas implementem as partes do sistema que sejam do seu interesse Cap tulo 2 24 Por outro lado as grandes empresas que possuem varias filiais espalhadas pelo mundo necessitam de um sistema capaz de interligar os v rios sistemas espalhados pelos diferentes pa ses um sistema capaz de processar os multiplos sistemas monetarios e os diferentes idiomas Os sistemas ERP conseguem eliminar fronteiras e g
32. testado e est vel o sistema menores os riscos da implementa o e de mudan as por motivos de instabilidade Reduz os riscos e custos da implementa o e posterior manuten o do sistema L A arquitectura do sistema um factor fundamental para atributos como flexibilidade e escalabilidade Cap tulo 2 26 Montante de gastos com aquisi o Os custos a longo prazo conceito de TCO s o e opera o do sistema no fundamentais para a competitividade da empresa conceito de TCO Custo Total de Propriedade Capacidade de sobreviv ncia do A incapacidade econ mica do fornecedor pode ter fornecedor a longo prazo impactos como perda do suporte necessidade de substitui o prematura do ERP limita o na evolu o do ERP Exist ncia de instala es do Agiliza o atendimento e reduz custos de servi os fornecedor nas regi es em que o sistema ser implementado ou utilizado capacitado para formar utilizadores e resolver problemas Tabela 2 Crit rios de escolha de sistemas ERP Adaptado de Colangelo 2001 Uma das armadilhas dos sistemas de software do tipo ERP resulta do cuidado insuficiente em verificar a adequa o do pacote empresa Subtilezas n o percebidas na pressa da compra podem aparecer mais tarde quando se transformarem em severos problemas de manuten o Martin e McClure 1983 Embora as funcionalidades sejam o foco mais importante no processo de selec o do fornecedor pa
33. 05 Estes sistemas possuem diversas caracter sticas que agrupadas permitem uma forte distin o entre os sistemas de software tradicionais De todas as caracter sticas a mais relevante a inser o de um sistema de gest o de base de dados SGBD central comum a todos os m dulos Para al m desta destacamos as seguintes caracter sticas Souza e Zwicher 2000 e Modelos padr o de processos de neg cio estes sistemas procuram fazer um apanhado de requisitos gen ricos do maior n mero de empresas isto para que haja uma maior escalabilidade no seu desenvolvimento Para isto necess rio que incorporem modelos de processos de neg cios obtidos atrav s da experi ncia acumulada pelas empresas fornecedoras em repetidos processos de implementa o Cap tulo 1 4 e Sistemas integrados duas das possibilidades de integrac o dos sistemas ERP sao a partilha de informac o entre os m dulos e o fornecimento imediato de informa o logo que esta esteja carregada no sistema e Grande abrang ncia funcional O princ pio b sico dos sistemas ERP abranger o m ximo poss vel de funcionalidades atendendo ao maior n mero poss vel de actividades dentro da cadeia de valor Ainda assim existe a necessidade de desenvolver novos sistemas de acordo com as necessidades particulares de cada organizac o Exemplos disso mesmo sao os sistemas Computer Aided Design Computer Aided Manufacturing CAD CAM que possuem funcionalidades que nao sao
34. 2 34 e 2 25 est o a implementa o de um novo modelo de negocio n o ser ultrapassado pela concorr ncia e redu o de stocks As motivac es que menos est o subjacentes adopc o de sistemas ERP sao reduc o de pessoal alterac o da estrutura da empresa por exemplo criac o de filiais e fus o aquisic o de empresa com uma m dia inferior a 2 Cap tulo 4 56 Melhoria da qualidade da informa o 4 49 Integra o da informa o 4 34 Melhoria de processos 4 03 Aumento da produtividade 4 00 Melhoria do servi o ao cliente 345 Melhoria da arquitectura de TSI Tecnologias e Sistemas de Informa o 3 36 Redu o de custos 3 18 Aumento dos resultados de neg cio 3 17 Implementa o de um novo modelo de neg cio 2 34 N o ser ultrapassado pela concorr ncia 2 29 Redu o de stocks 2 25 Redu o de pessoal 1 91 Altera o da estrutura da empresa ex cria o de filiais D Fus o aquisi o de empresa 0 92 Figura 23 Principais motivac es inerentes implementac o de um sistema ERP 4 1 4 Crit rios para a adopcao de sistemas ERP Na Figura 24 est o representados os crit rios que mais sao considerados na adop o de sistemas ERP nas empresas participantes numa escala de O a 5 Tamb m aqui podemos dividir em grupos os resultados obtidos No grupo com os resultados mais altos com m dias a variar entre 4 20 at 3 83 est o os seguintes crit rios conjunto de funcionalidades disponivei
35. 74 1296 sao as reas em que a satisfac o mais elevada Nas outras reas representadas comercial recursos humanos outras a satisfac o igualmente grande estando esta entre os 71 3496 e 70 6596 4 1 3 Motiva es para a adop o de sistemas ERP As motivac es inerentes adopcao de um sistema ERP sao muito variadas podendo se referir motivac es de natureza estrat gica por exemplo as empresas podem investir procurando a melhoria da informa o sobre os seus parceiros de neg cio motiva es ligadas gest o da tecnologia por exemplo para a melhoria da arquitectura de sistemas de informa o motiva es relacionadas com a melhoria de processos por exemplo visando melhorar o ciclo de produ o motiva es relacionadas com a optimiza o da estrutura de recursos humanos entre outras Na Figura 23 encontram se identificadas as motivac es para a adopcao de sistemas ERP As principais motiva es para a adop o de sistemas ERP est o relacionadas com informa o Numa escala de O a 5 encontramos a melhoria da qualidade de informa o com uma m dia de 4 49 no topo seguida pela integra o da informa o com uma m dia de 4 34 a melhoria de processos com 4 03 e o aumento da produtividade com 4 00 Outras motiva es que se destacam s o a melhoria do servi o ao cliente melhoria da arquitectura de TSI redu o de custos e aumento dos resultados de negocio Como motiva es baixas com m dia entre
36. 999 DIAS M C Factores de incerteza em desenvolvimento de sistemas de informa o Cadernos de Estudos em Administrac o Cascavel EDUNIOESTE p 43 66 1999 ESTEVES J Pastor J A An ERP life cycle based Research Agenda 1 International Workshop on Enterprise Management Resource and Planning Systems EMRPS Veneza Italia 359 371 1999a ESTEVES J Pastor J A El ciclo de vida de los sistemas ERP Revista Datamation vers o espanhola edi o especial Dezembro 1999b ESTEVES J Santos A Carvalho J O ciclo de vida dos custos dos sistemas ERP Gest o de Custos de Sistemas de Informa o VII Congresso Brasileiro de Custos Recife Agosto 2000 FALK T Olve Nils G ran IT som Strategisk Resurs F retagsekonomiska Perspektiv och Ledningens Ansvar Malmo Liber Hermods AB 1996 GAMBOA F A R CAPUTO M S Risk management method to ERP systems implementation based on critical success factors Journal of Information Systems and Technology Management 1 46 63 2004 GIBBS W Wayt Software s chronic crisis Scientific American pp 72 81 Setembro 1994 GOZZI S Fedichina M Augusto L Melhorando os neg cios empresarias por meio dos sistemas erp VI SEMEAD Pol tica de gest o tecnol gica 2003 HAMMER M CHAMPY J Reengenharia repensando a empresa em fun o dos clientes da concorr ncia e das grandes mudan as de gerenciar Ed Campus Rio de Janei
37. No ano de 2008 a TOTVS uniu se Datasul e Sage empresa tem um produto de gest o integrado com o mesmo nome que cobre todas as necessidades de gest o de uma empresa Contabilidade e Gest o Financeira Gest o Comercial CRM Gest o de Produ o Gest o de Armaz ns e log stica O grupo Sage fundado em 1981 l der mundial em Cap tulo 2 19 soluc es de software de gest o para pequenas e m dias empresas PME contando com mais de 5 5 milh es de clientes em todo o mundo Existem tamb m actualmente v rias soluc es open source c digo aberto ERP no mercado e OpenBravo Trata se de uma soluc o de ERP open source baseada em Web foi criado utilizando as filosofias de c digo fonte aberto e pr ticas de desenvolvimento baseado na plataforma ERP Opensource do Compiere outro sistema open source Fornece uma solu o completa para qualquer empresa nao importando o tamanho ou ramo industrial As funcionalidades do Openbravo est o em cont nuo desenvolvimento gra as crescente comunidade internacional de utilizadores parceiros e programadores Por utilizar c digo fonte aberto o Openbravo proporciona total controlo sobre a aplica o pois est isento do uso de licen as de software Em Janeiro de 2006 o Openbravo recebeu um investimento de 6 milh es de d lares da Sodene para a continuidade do seu desenvolvimento e para a expans o mundial Em 2007 o Openbravo foi o vencedor do pr mio Red Herring 100 Europe A
38. SA 1999 SELDIN R Rainho M A F Caulliraux H M O papel da cultura organizacional na implementa o de sistemas integrados de gest o uma abordagem sobre resist ncia a mudan as 2003 SHUAI J J Yi Fen S Yang C The impact of ERP implementation on corporate supply chain performance Industrial Engineering and Engineering Management IEEE International Conference 2 4 1644 1648 2007 SILVA F ALVES J A ERP e CRM Da empresa a empresa Solu es de informa o Reais para Empresas Globais Edi es Centro Atl ntico 2000 SOMERS T M Nelson KG A taxonomy of players and activities across the ERP project life cycle Information amp Management Volume 41 257 278 2004 SOUZA C ZWICKER R ERP systems a life cycle model Proceedings of BALAS Venezuela 2000 SOUZA Cesar ZWICKER Ronaldo Ciclo de Vida de Sistemas ERP Cadernos de Pesquisa em Administra o Sao Paulo FEA USP v 1 n 11 p 46 57 1 trimestre 2000 STAMFORD P P ERPs prepare se para esta mudan a Artigo publicado pela KMPress Jun 2000 STAMFORD P P ERP Sistema Integrado de Gest o ERP em empresas de m dio porte Rio de Janeiro Anpad 2001 STEDMAN Craig ERP can magnify errors Computerworld 19 10 1998 p 14 TEIXEIRA M S P Estudo da adop o do Local e government Universidade de Aveiro 2005 TOME P R Modelo de Desenvolvimento de Arquitec
39. UNIVERSIDADE DE TR S OS MONTES E ALTO DOURO CARACTERIZACAO DA ADOPCAO DE SISTEMAS ERP NAS GRANDES EMPRESAS PORTUGUESAS DISSERTA O DE MESTRADO EM INFORM TICA SANDRA DE JESUS ESTEVES DE CASTRO Vila Real 2009 UNIVERSIDADE DE TR S OS MONTES E ALTO DOURO CARACTERIZACAO DA ADOPCAO DE SISTEMAS ERP NAS GRANDES EMPRESAS PORTUGUESAS DISSERTA O DE MESTRADO EM INFORM TICA DE SANDRA DE JESUS ESTEVES DE CASTRO Disserta o submetida a Universidade de Tr s os Montes e Alto Douro para cumprimento dos requisitos necess rios obtenc o do grau de Mestre em Inform tica elaborada sob a orientac o do Prof Doutor Joao Eduardo Quintela Alves de Sousa Varaj o e co orientac o do Prof Doutor Paulo Rog rio Tom Vila Real 2009 Esta p gina foi intencionalmente deixada em branco Ao Joao e Mariana Agradecimentos Apesar da sua natureza individual deste trabalho v rios foram aqueles que contribu ram para a sua concretizac o e sem o contributo dos quais n o seriam poss veis os resultados alcancados Cumpre me a todos agradecer a preciosa colaborac o nao podendo no entanto de deixar de expressar a minha gratidao particular aqueles cuja orientac o apoio e motivac o assumiu uma import ncia fundamental no seu desenvolvimento Muito particularmente ao Professor Doutor Joao Varaj o orientador do Mestrado pelo apoio cient fico e incentivo constantes ao longo deste trabalho Ao co orientador Professor D
40. a o de um ERP encontra se actualmente planeada A implementa o de um ERP encontra se actualmente a decorrer A infraestrutura tecnol gica existente na empresa n o suporta um ERP Os recursos humanos n o t m forma o suficiente para a utiliza o de um ERP As chefias m dias n o apoiam a aquisi o de um ERP A empresa encontra se em reestrutrura o A rela o custo benef cio n o justifica o investimento em ERP Outro 2 a Quais as principais motiva es que conduziram implementa o de um sistema ERP na empresa Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 7a Quais as principais motiva es que conduziram implementa o de um sistema ERP na empresa Onde Smdca uma Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item forte motwa o e r ausencia de motiva o Aumento da produtividade Redu o de custos Aumento dos resultados de neg cio Melhoria da qualidade da informa o Melhoria do servi o ao cliente Implementa o de um novo modelo de neg cio 0 Po E E E E E E E E E E E E E 1 0 o0000 10 700000 10 700000 190 00000 Integra o da mforma o Anexo Redu o de pessoal E C E E E E Melhoria de processos E E E B E Fus o aquisic o de empresa E E E E a E Redu o de stocks E E a E E E Melhoria da arquitectura de TSI ads cup commu pode ANA 0 0 O0 0 0O it Tecnologias e Sistemas de Informa
41. a Gianesi e Caon 1997 um ERP constitu do por m dulos que atendem s necessidades de informac o de apoio tomada de decisao de todos os sectores da empresa todos integrados entre si a partir de uma base de dados unica e nao redundante Segundo Dempsey 1999 o ERP disp e de um conjunto de programas capazes de interligar os aspectos da produ o e incorporar os procedimentos contabil sticos ou dados gerados por outras aplica es Hehn 1999 apresenta ERP como uma evolu o expandida do MRP Il representando uma colec o integrada de sistemas que atendem a todas as necessidades de um neg cio contabilidade finan as controle de produ o compras e outros Segundo Miltello 1999 o ERP permite controlar a empresa processando as suas informa es Todos os processos s o documentados e contabilizados gerando regras de neg cio bem definidas e permitindo maior controlo sobre alguns pontos vulner veis do neg cio como a administra o de custos controle fiscal e stocks Para Cunha 1998 o ERP um modelo de gest o baseado em sistemas corporativos de informa o que visam integrar os processos de neg cio da empresa e apoiar decis es estrat gicas Para Davenport 1998 o ERP um software que promete a integra o das informa es que fluem na empresa Esse sistema imp e a sua pr pria l gica estrat gia cultura e organiza o da empresa Segundo Stamford 2000 o ERP possibilita um fluxo de inf
42. a an lise de processos existem duas possibilidades a serem seguidas a reengenharia e ou o redesenho de processo no processo de reengenharia parte se de uma folha em branco modelando se todos os processos Hammer e Champy 1994 Ja pelo m todo de redesenho de processo realiza se uma nova modelac o considerando os processos existentes e o conhecimento de seus executores Scheer 1998 1 2 Motivacoes objectivos e processo de investiga o A n o exist ncia de um estudo abrangente sobre a adop o de sistemas ERP nas grandes empresas portuguesas levou nos realiza o da presente disserta o Com este trabalho pretende se obter uma maior compreens o sobre diversos aspectos relacionados com a adop o de sistemas ERP e facultar informa o relevante para a tomada de decis o em organiza es que pretendam adoptar um sistema deste tipo dando a conhecer os v rios aspectos a ter em conta neste processo e as suas implica es como por exemplo as motiva es para investimento e os resultados obtidos pelas empresas portuguesas inquiridas Assim com esta disserta o de mestrado pretende se caracterizar diversos aspectos da realidade da adop o de sistemas ERP nas grandes empresas portuguesas respondendo a quest es como qual ou quais s o os sistemas escolhidos existentes no mercado ou de desenvolvimento interno quais as reas da organiza o abrangidas quais as motiva es que conduziram sua implementa o e as difi
43. a m dulos de Supply Chain Management SCM e Customer Relationship Management CRM permite tirar partido de relacionamentos directos com organiza es externas quer sejam fornecedoras ou clientes Os sistemas de SCM possuem componentes que facilitam a recolha de mat rias primas nos fornecedores a transforma o desses materiais em produtos e a sua distribui o aos clientes A gest o com sucesso da cadeia de valor permite antecipar a procura e entregar o produto no local e hora certas a pre os reduzidos para satisfazer o cliente Com o desenvolvimento dos CRMs as organiza es ganham conhecimento sobre os seus clientes o que lhes permite conhecer melhor as suas necessidades e optimizar os investimentos e o ciclo de vida do neg cio Nah 2002 Os sistemas ERP desenhados para integrar as fun es de uma organiza o adaptam se a esta nova realidade com o conceito de ERP alargado Estes sistemas integram solu es de CRM SCM e outros modelos de e business O conceito de ERP alargado XER apresentado na Figura 3 Cap tulo 2 17 Fornecedores organizacional Clientes Produ o Contabilidade n a Financas Vendas e Marketing Figura 3 Modelo de ERP alargado Adaptado de Thomas H Davenport 1998 e Paulo Teixeira 2005 2 3 Mercado de Sistemas ERP A implementa o de um sistema de gest o muda a empresa e consequentemente a sua estrutura organizacional No entanto apesar da reestrutura o da empresa os sistema
44. a multinacional norte americana fundada em 1975 frequentemente abreviada como MS Microsoft Dynamics a linha da Microsoft destinada a empresas Era anteriormente conhecido pelo seu nome de projecto Green e substitui a fam lia de aplica es da Microsoft Business Solutions Esta fam lia de produtos inclui v rio software como Microsoft Dymamics AX ex Axapta direccionado para a gest o corporativa ERP e DataSul uma empresa brasileira sediada em Joinville SC pioneira no desenvolvimento e comercializa o de solu es integradas de software de gest o empresarial com 30 anos de presen a no mercado O software desenvolvido pela Datasul destina se a automatizar e gerir processos cr ticos dos seus clientes tais como finan as recursos humanos log stica produ o entre outros e Totvs Iniciou actividade em 1983 com a funda o da empresa Microsiga Software Com uma hist ria de crescimento e sucesso ao longo da d cada de 1990 e 2000 a empresa passou por v rias transforma es Em 2007 as empresas que formavam o grupo Microsiga Logocenter RM Sistemas Midbyte Vitrine e BCS Sisjuri deixaram de ser marcas e tornaram se produtos sob uma nica bandeira TOTVS L der na Am rica Latina em ERP para pequenas e m dias empresas foi reconhecida como uma das maiores do mundo no mercado de software de gest o empresarial ERP de acordo com ranking elaborado a partir de dados do Gartner Group fonte Totvs 2007
45. a n o exige um ERP A empresa encontra se em reestrutrura o Os recursos humanos n o t m forma o suficiente para a utiliza o de um ERP As chefias m dias n o apoiam a aquisi o de um ERP A rela o custo benef cio n o justifica o investimento em ERP A infraestrutura tecnol gica existente na empresa n o suporta um ERP A gest o de topo decidiu n o investir em ERP Figura 31 Principais raz es que levam as empresas a n o dispor de um sistema ERP De notar o facto de no conjunto das empresas que n o disp em de sistemas ERP em 22 a implementa o de um ERP encontra se actualmente planeada e noutros 22 a implementa o de um ERP encontra se actualmente a decorrer Temos assim que o n mero de empresas que disp em de sistemas ERP vai ainda aumentar ultrapassando claramente os 90 5 Considera es finais Neste cap tulo sintetiza se o trabalho desenvolvido bem como os principais resultados e contributos obtidos com a realiza o deste estudo S o ainda sugeridas novas possibilidades de investiga o e apresentadas conclus es 5 1 S ntese da disserta o Ao longo do tempo a informa o e a tecnologia que a suporta t m sido percebidas e utilizadas de modos consideravelmente distintos Desde o objectivo principal de automatiza o do trabalho no in cio da d cada de 60 at percep o de todo o seu potencial como factores fundamentais no posicionamento estrat gico da orga
46. a por redes p blicas e de interliga o a sistemas de outras empresas parceiras Simplicidade para implementar mecanismos de interc mbio de dados ou mensagens com outros sistemas Estabilidade do sistema resultando de submiss o a testes de campo e ajustes por longos per odos numa grande base de utilizadores Disponibilidade de ambientes pr configurados e ferramentas de configura o que simplifiquem a implementa o e manuten o Arquitectura ferramentas de desenvolvimento e filosofia adoptadas no desenvolvimento do sistema 25 Problemas de localiza o ou flexibilidade com idiomas ou moedas podem inviabilizar sistemas em todas as regi es em que ele necess rio Empresas de com rcio internacional mesmo de um s pa s devem emitir documentos como ordens de compra e certificados de qualidade em diversos idiomas O sistema deve ser vers til atendendo as necessidades da organiza o em termos de mudan as em processos de neg cio expans o geogr fica introdu o de novos produtos fus es e aquisi es etc A Internet modifica a forma pela qual os sistemas ERP operam e integram com outros sistemas Um ERP sem acesso a conex es via Internet hoje inaceit vel pela maioria das empresas Um novo ERP por vezes ter que ser integrado com algum sistema j existente ou complementar Quando mais facilitada a integra o menores ser o os custos e riscos do projecto Quanto mais
47. ando o estudo de outros sistemas ERP potencialmente mais adequados Hecht 1997 As empresas esperam normalmente obter benef cios com a implementa o de um sistema ERP Os benef cios esperados assentam numa melhoria de produtividade redu o de custos e maior efici ncia no desempenho dos processos de neg cio Alguns dos factores que contribuem para a adop o destes sistemas e que levam as empresas a optarem por um ou outro fornecedor destes sistemas assentam fundamentalmente em resolver problemas de integra o de aplica es e poder contribuir para a disciplina de regras e procedimentos na organiza o proporcionando uma oportunidade para que todos os processos organizacionais sejam modificados e optimizados Davenport 1998 O certo que o insucesso na implementa o do ERP foi elevado ao longo da d cada de 90 mantendo se ainda hoje uma assinal vel frustra o em torno de muitos projectos de implementa o Como tal devem ser introduzidas algumas regras tanto pelas empresas compradoras dos sistemas como dos fornecedores Davenport 1998 Uma empresa deve considerar todos os factores envolvidos na utiliza o de sistemas ERP analisando suas vantagens e desvantagens Fazem parte dessa etapa a tomada de decis o pela utilizac o de sistemas ERP a escolha do fornecedor e o planeamento da implementa o Por meio da interac o entre o processo de tomada de decis o pela utiliza o de um sistema ERP e o processo de selec
48. arantidamente esse factor um motivo muito apelativo para adop o deste tipo de sistemas Estes sistemas integrados tamb m podem fazer parte da estrat gia empresarial com vista a se reduzirem custos e favorecer a sustentac o de vantagens competitivas Gozzi et al 2003 A introduc o de um ERP numa empresa tem frequentemente um impacto enorme nas opera es que s o realizadas diariamente integra actividades centrais e fun es diversas incorporando melhores pr ticas para facilitar a tomada de decisao r pida a reduc o de custos e um maior controlo de gestao Wu e Wang 2007 2 6 Crit rios para a adopcao de sistemas ERP A selecc o do sistema adequado pode contribuir em muito para o sucesso da implementac o de um sistema ERP Um produto inadequado pode implicar custos elevados e n o gerar rendimento Abaixo Tabela 2 identificam se diversos aspectos a serem considerados na escolha de um sistema EHP comercial Defini o Import ncia Suporte aos processos de neg cio O sistema deve atender s necessidades b sicas da empresa dos principais processos de neg cios caso contr rio ser necess rio utilizar bolt ons ou fazer desenvolvimentos pr prios Cap tulo 2 Adequa o s exig ncias legais e condi es locais dos pa ses em que ser implementado cobertura de diversos idiomas moedas etc Capacidade de adaptar se a mudan as com agilidade e custos reduzidos Possibilidade de acesso ao sistem
49. as participantes noutros pa ses para al m de Portugal 58 das empresas tem presen a no estrangeiro e 42 apenas tem presen a em Portugal Uma percentagem bastante significativa de empresas 2896 est presente no intervalo de dois a dez pa ses Helativamente ao n mero de utilizadores finais de Tecnologias e Sistemas de Informa o TSI nas empresas participantes a distribui o percentual tamb m homog nea como se pode ver na Figura 12 ii 0 100 101 200 id 201 500 id 501 1000 ll mais de 1000 Figura 12 Numero de utilizadores finais de Tecnologias e Sistemas de Informa o Podemos no entanto destacar que 65 dos utilizadores finais de TSI est concentrado nos intervalos 0 100 e 101 200 Cap tulo 3 49 3 5 Caracterizacao da utilizacao de sistemas ERP A presenca de sistemas EHP nas empresas participantes evidente havendo apenas 11 das empresas que nao possuem esta ferramenta Figura 13 Figura 13 Sistemas ERP nas empresas O n mero aproximado de utilizadores finais de sistemas ERP nas empresas participantes esta distribu do de acordo com o seguinte gr fico Figura 14 E 1 20 il 21 51 bd 51 100 ii 101 200 id 201 500 ll Mais de 500 Figura 14 N mero aproximado de utilizadores finais de sistemas ERP Podemos verificar que a maioria dos utilizadores finais de sistemas ERP nas grandes empresas portuguesas est entre 101 a 500 4 An lise de dados e discu
50. ce Fun es de Front Office v v Tecnologia Recursos Humanos i Manufatura al Figura 5 Funcionalidades dos Sistemas ERP Fonte Davenport 1998 Os dados utilizados por um modulo de um sistema ERP sao armazenados na base de dados central para serem utilizados por outros m dulos Os m dulos identificados na Figura 5 estao presentes na maioria dos sistemas ERP Alem deles alguns sistemas ERP possuem modulos adicionais tais como Padilha e Marins 2005 Gest o da Qualidade Gest o de Projectos e Gest o de Manuten o entre outros As reas empresariais que os ERP cobrem e integram s o e Financeira e Tesouraria e gest o do imobilizado e Compras e gest o de stocks e Vendas e factura o e Gest o da produ o Cap tulo 2 22 Alguns possuem mais reas tais como e Gest o de marketing e CRM Customer Relationship Management e Gest o de recursos humanos e Gest o de projectos e Gestao de armaz ns e Portais de utilizadores e Business intelligence e Outras 2 5 Motivacoes para a adop o de sistemas ERP Nesta sec o sao apresentadas algumas das raz es principais que conduzem adop o de um sistema ERP por uma organiza o A decis o de implementa o deste tipo de sistemas n o linear tendo em conta que exige investimento financeiro e reestrutura o organizacional Os gestores t m de ponderar todas as situa es e identificar raz es fortes para a mudan a
51. cio Sao Paulo Imago 1996 MARTIN J McClure C Buying software off the rack Harvard Business Review p 32 60 1983 MARTINS V BREMER C Proposta de uma ferramenta de integra o entre sistemas ERP SCADA Encontro Nacional de Engenharia de Produ o Curitiba 2002 MENDES e ESCRIVAO FILHO Sistemas Integrados de Gest o ERP em Pequenas Empresas Um confronto entre o referencial te rico e a pr tica empresarial 2002 MILTELLO K Quem precisa de um ERP Info Exame p 140 Marco 1999 MORAIS A Estrutura Empresarial Portugal Confer ncia Internacional sobre PME 2007 Refer ncias 72 NAH F F H Enterprise Resource Planning Solutions and management London Idea Group Publishing 2002 NAH F J LAU J Kuang Critical factors for successful implementation of enterprise systems Business Process Management Journal 7 285 296 2001 NIELSEN J L Critical Success Factors for Implementing an ERP System in a University Enviroment A Case Study from the Australian HES Faculty of Engineering and Information Technology Griffith University 201p Dissertagao de Mestrado 2002 NORRIS G HURLEY J R HARTLEY K M DUNLEAVY J R BALLS J D E Business e ERP Transformando as Organiza es Rio de Janeiro Qualitymark Ed 2001 PADILHA T MARINS T Sistemas ERP caracter sticas custos e tend ncia ISSN 0103 6513 Vers o Imprensa Jan Abr 2005
52. com a identifica o das actividades desenvolvidas no processo de investiga o A fase inicial de qualquer processo de investiga o a defini o da rea de estudo em que este se ir desenvolver O presente trabalho foi focado na caracteriza o da adop o de sistemas ERP nas grandes empresas portuguesas Ap s a fase inicial foi elaborado um question rio para obter dados sobre os diversos aspectos relevantes ao tema escolhido Seguiu se a selec o do universo das empresas participantes para as quais o question rio foi posteriormente disponibilizado on line A fase seguinte foi a an lise de dados Para a apresenta o dos resultados elaboram se v rios gr ficos e respectivas descri es dispon veis no cap tulo 4 Figura 8 Identifica o das actividades desenvolvidas 3 2 Caracteriza o do estudo No sentido de caracterizar a adop o de sistemas de ERP nas grandes empresas portuguesas realizou se um estudo que envolveu um question rio on line cujo convite para resposta foi enviado via e mail a uma amostra casual estratificada de 500 gestores de sistemas de informa o entre as 1000 maiores empresas portuguesas em termos de factura o segundo o Instituto Nacional de Estat stica Procurou se caracterizar o perfil das empresas respondentes ao question rio caracterizar o tipo e as caracter sticas dos sistemas ERP quais as reas de conhecimento que est o abrangidas por parte destes sistemas entre outros
53. culdades sentidas quais os crit rios de selec o dos sistemas mais usados quais os crit rios de selec o dos fornecedores entre outros aspectos Procura se tamb m analisar os resultados obtidos com a implementa o de sistemas ERP assim como identificar os factores cr ticos de sucesso na sua adop o O estudo foi desenvolvido com base em um question rio dirigido a uma amostra casual estratificada de 500 grandes empresas portuguesas em termos de factura o segundo o Instituto Nacional de Estat stica Ap s a disponibiliza o on line do inqu rito e a recep o das respostas estas foram analisadas e discutidas dando origem aos principais resultados desta disserta o Cap tulo 1 6 1 3 Organiza o da disserta o Este documento est estruturado em cinco cap tulos No cap tulo feita uma breve introdu o ao tema ERP e s o referidos os motivos e objectivos desta disserta o bem como a sua estrutura o No capitulo Il inicialmente feito um enquadramento conceptual e uma breve descri o da evolu o hist rica dos sistemas ERP Ainda neste cap tulo s o descritos os principais sistemas ERP dispon veis no mercado s o abordadas as reas suportadas por estes sistemas assim como s o referidas as motiva es gen ricas para a sua adop o S o tamb m abordados os resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP bem como os factores cr ticos de sucesso e as dificuldades sentidas na adop o
54. delo proposto por Esteves e por Pastor Esteves e Pastor 1999a 1999b A tabela 3 resume os itens de custo durante do ciclo de vida dos sistemas ERP Os custos foram categorizados em tang veis e intang veis Assim custos tang veis s o os que podem ser medidos de forma directa lembrando sempre que os custos tang veis podem ou n o ser medidos em termos monet rios Os custos intang veis s o aqueles que s o dif ceis de serem medidos j que se referem a conceitos vagos conforme ilustra a Tabela 3 Fase Custos Tangiveis Custos Intangiveis Custos de tomada de decis o Adop o AGulsioan Consultoria Custos de tomada de decis o UM nfra estrutura de hardware Custos de oportunidade Licenga de software Consultoria Parametriza o convers o e an lise de Forma o de pessoal dados Implementa o Recursos humanos Tempo de dedica o do staff Especifica o do sistema Reengenharia dos processos de neg cio Manuiencas Reconfigurac o do sistema Custos indirectos de quebra do sistema Adapta es do sistema Perda de competitividade Custos de avarias do sistema Custos de oportunidade Tabela 3 Itens do Custo do Ciclo de Vida de Sistemas ERP Adaptado de Esteves e Pastor 1999 Cap tulo 2 36 A adop o de um sistema ERP implica varios tipos de custos Os custos s o identificados predominantemente nas reas de hardware e software taxas de consulta licencas
55. do como as organiza es em geral operam Assim ao contr rio dos sistemas propriet rios desenvolvidos medida dos requisitos espec ficos de uma organiza o os sistemas ERP s o gen ricos Eles imp em a sua l gica sobre a estrat gia cultura e estrutura de uma organiza o muitas vezes for ando mudan as no tratamento do neg cio SAS Institute 1998 De seguida apresenta se a acep o de sistemas ERP segundo diferentes autores Para Lima Pires Torres Pelka Boaventura e Almeida 2000 a adop o de um ERP afecta a empresa em todas as suas dimens es culturais organizacionais ou tecnol gicas Esses sistemas controlam toda a empresa da produ o as finan as registando e processando cada facto novo na engrenagem organizacional e distribuindo a informa o de maneira clara e segura em tempo real Souza e Zwicker 2000 definem ERP como sistemas de informa o integrados adquiridos sob a forma de pacotes comerciais para suportar a maioria das opera es de uma empresa Cap tulo 2 10 De acordo com Buckhout Frey e Nemerc Jr 1999 um ERP um software de gest o dos recursos empresariais que integra as diferentes func es da empresa para criar opera es mais eficientes Para Centola e Zabeu 1999 o ERP fornece informa es geradas a partir do processo operacional para optimizar o dia a dia da empresa permitindo uma gestao estrat gica mais segura e garante a flexibilidade para evoluir Segundo Corr
56. do e nao apenas com a sua actividade espec fica Devido integra o do sistema um problema de uma area poder alastrar se rapidamente para outros departamentos existindo o risco de chegar a afectar toda a empresa 2 9 Factores Cr ticos de Sucesso na implementacao de sistemas ERP Durante um projecto de implementa o de um sistema ERP existem diversas actividades e vari veis que devem ser geridas a fim de n o comprometer o sucesso do projecto Como nao possivel controlar todos os factores presentes na implementa o alguns devem ser considerados mais importantes e acompanhados mais de perto caracterizando uma gest o por factores cr ticos de sucesso FCS Para projectos de implementa o de sistemas ERP os FCS possuem grande influ ncia no projecto e devem ser geridos correctamente para n o comprometer o resultado e a qualidade da implementa o do sistema Holland et al 1999 e Nielsen 2002 V rios s o os factores cr ticos de sucesso que devem ser analisados num projecto do tipo ERP tais como Albertin 1996 e Envolvimento da gest o de topo e A estrat gia vis o de longo prazo alinhamento de factores de neg cios e tecnol gicos e A cultura organizacional e a receptividade a mudan as ao nivel de altera es provocadas e Processos a adapta o necess ria ao novo sistema e Utilizadores defini o de pap is envolvimento e forma o e Equipa de consultores qualifica o e comunica o c
57. e avarias Custos de avarias referem se a custos associados a paragens do sistema ERP Em grandes organiza es custos diretos de avarias do sistema s o muito elevados pois as encomendas n o podem ser satisfeitas os stocks precisam ser atualizados e em certos casos isso causa total inoperacionalidade da organiza o Custos Intangiveis Custos indiretos de avarias A paragem do sistema provoca custos indiretos de avarias Sistema tais como falta de acesso a informa o relevante perda de lealdade de clientes ou capacidade de sobreviv ncia do neg cio Uram 1999 Perda de competitividade Uma das cr ticas mais comuns aos sistemas ERP a padroniza o dos modelos de neg cio devido ao facto desses sistemas imporem o seu pr prio modelo de neg cio Muitas organiza es adoptam tais modelos de neg cio para facilitar a implementa o do software perdendo assim vantagens competitivas pr prias em rela o a outras organiza es 5 Evolu o Custo de novas aplica es Nessa fase os principais custos s o associados compra e implementa o de novas aplica es advanced planning and schedulling customer relationship and management workflow com rcio electr nico etc 6 Abandono Repetem se aqui os custos de oportunidade e de tomada de decis o E obviamente todos os custos tang veis inerentes ao software Ao atingir essa fase espera se que o investimento efectuado esteja recuperado Em casos de abandono na fase de
58. e outros custos relacionados O nico custo que tipicamente nao considerado inteiramente pelos compradores o aumento relacionado com os custos da seguranca Os custos da seguranca s o compostos por dois elementos diferentes um t cnico e o outro humano geralmente mais caro e mais dif cil para a empresa estabelecer as rotinas eficazes da seguran a Apesar das empresas demonstrarem controlar os custos reais relativos ao investimento ERP poucos custos indirectos s o considerados Entretanto um custo indirecto o custo por seu pr prio tempo durante a execu o do sistema O maior problema com os custos intang veis serem dif ceis de determinar especialmente por ser dif cil identificar relacionamentos causais para estes custos e como afectam a rentabilidade do investimento Somers e Nelson 2002 Sao apresentados de seguida os custos nas diferentes fases do ciclo de vida de um ERP Esteves et al 2000 1 Decisao de Adop o Custos Intangiveis Custos de tomada de decis o Esta fase possivelmente a que possui menos custos associados pois representa apenas a decisao de adoptar ou nao um sistema ERP O custo que pode ser associado essencialmente do tempo que os gestores despendem na tarefa de tomada de decis o Na tomada de decis o utiliza se o conceito de custos evit veis isto custos que podem ser eliminados ao se optar por uma alternativa E custos inevitaveis que sao custos que nao ha como elimin los
59. ecess rios com 75 0 e capacidade do fornecedor na presta o de servi os de suporte e p s venda com 67 1 No intervalo de 42 196 a 30 3 est o uma grande parte dos crit rios apresentados como por exemplo experi ncia do fornecedor no sector de actividade da empresa e estabilidade financeira da empresa respectivamente Existe ainda outro grupo de crit rios com menos peso na selec o do fornecedor intervalo de 23 a 11 8 tais como experi ncia do fornecedor no que respeita ao ambiente tecnol gico futuro e actual da empresa disponibilidade do fornecedor para partilhar riscos assim como localiza o das instala es do fornecedor Capacidade do fornecedor em assegurar os servi os necess rios Capacidade do fornecedor na presta o de servi os de suporte e p s venda Experi ncia do fornecedor no sector de actividade da E 42 1 empresa Capacidade do fornecedor emresponder a mudan as de Weer negocio e tecnoldgicas addi Reputa o do fornecedor no mercado 40 8 Preocupa o do fornecedor na melhoria cont nua do 39 5 sistema Proposta apresentada pelo fornecedor melhor em termos 39 5 de custos Proposta apresentada pelo fornecedor melhor em termos un Hh 36 896 de caracter sticas t cnicas Curr culo do fornecedor 36 896 Estabilidade financeira do fornecedor 30 3 Experi ncia do fornecedor no que respeita ao ambiente B 2 7s tecnol gico futuro da empresa i Experi ncia do fornecedor no que respei
60. em uma leitura mais simples e r pida dos resultados Como poss vel constatar pela an lise dos gr ficos seguintes as empresas respondentes ao question rio apresentam caracter sticas diversificadas Cap tulo 3 47 No que diz respeito ao n mero de funcion rios podemos verificar que as empresas est o homogeneamente divididas pelos tr s primeiros intervalos apresentados na Figura 9 at 2000 funcion rios Apenas 11 das empresas t m mais de 2000 funcion rios ii 1a200 201 a 500 bd 501 a 2000 amp i 200135000 id Mais de 5000 Figura 9 N mero de funcion rios das empresas participantes De seguida apresenta se a caracterizac o das empresas participantes em termos do volume de neg cios Figura 10 196 il 5 000 000 a 10 000 000 euros Ei 10 000 001 a 50 000 000 euros id 50 000 001 a 250 000 000 euros 250 000 001 a 500 000 000 euros id Mais de 500 000 000 euros E N o sei N o respondo Figura 10 Volume de neg cios das empresas participantes Verifica se que 73 das empresas apresentam um volume de neg cios entre os 10 milh es de euros e os 250 milh es de euros no ltimo ano conhecido 12 das empresas optaram pela resposta N o sei N o respondo Cap tulo 3 48 a Os resultados referentes presen a internacional das empresas est o ilustrados na Figura 11 E O apenas Portugal B1 ii 2 a 10 Ei 11a40 ld mais de 40 Figura 11 Presenca das empres
61. ente no midmarket Esta tend ncia representa a vontade de ganhar massa cr tica e impulsionada pelos consumidores para terem uma oferta menos numerosa mas de maior qualidade e confianca Cruz 2003 Cap tulo 2 16 Funcionando como um pilar da estrutura informacional da organiza o o ERP ir evoluir nos pr ximos anos acrescendo funcionalidades e m dulos que permitam gerir de forma integrada um cada vez maior n mero de reas nas organizac es Esse o sentido da exist ncia dos ERP informa o integrada As reas mais bvias de crescimento sao as ligadas ao reporting e forma de disponibiliza o da informa o Internet Portais Wireless e business intelligence BI oferecem soluc es para tornarem a informac o dos ERP mais acess vel Cruz 2003 A proliferagao da Internet teve um impacto significativo em todos os sectores das tecnologias da informa o incluindo os ERPs que se tornaram progressivamente baseados na Internet Este ambiente que tornou os sistemas acess veis em todo o lado e a toda a hora ajudou os vendedores a alargarem as potencialidades dos sistemas a outros m dulos externos como sejam as aplica es de e business O ERP come a a tornar se na base para as transac es online sobre a Internet As soluc es com base na Internet tem como objectivo melhorar a satisfa o dos clientes aumentar as oportunidades de venda e expandir os canais de distribui o Teixeira 2005 O alargamento do ERP
62. er Relationship Management CRM esta a assumir um papel muito importante nos departamentos de marketing Atrav s da base transacional e de todas as informac es dispon veis sobre os clientes permite realizar an lises que permitam um atendimento diferenciado identificar necessidades e tend ncias de grupos de consumidores alem de facilitar a fidelidade dos clientes Na Figura 2 est representada a evolucao hist rica dos sistemas ERP 1990s Enterprise Resource Planning ERP 1970s Material Requirements Planning MRP Figura 2 Evoluc o dos Sistemas ERP Adaptado de Hossain et al 2002 e Paulo Teixeira 2005 A evolu o das condi es de neg cio e clientes cada vez mais exigentes certamente que provocar o mudancas nos modelos de neg cio actuais o que por sua vez provocar a continua evolu o de novas e melhoradas aplica es ERP Com o aparecimento de novas funcionalidades e arquitecturas para suportar as novas exig ncias de negocio os fornecedores terao tamb m que mudar os seus modelos de neg cio criando novas estrat gias de implementa o novos mercados e m todos Para os utilizadores novas capacidades novas maneiras de encarar a empresa e m todos mais espec ficos de avaliar fornecedores contribuir o para a altera o futura do mercado onde o sucesso ser definido por objectivos claros e mensur veis de neg cio Do lado da oferta ir o continuar a existir muitas fus es e aquisi es particularm
63. esa e fus o aquisi o de empresa Os crit rios que mais s o considerados na adop o de sistemas ERP nas empresas participantes s o o conjunto de funcionalidades dispon veis a adequa o ao neg cio e a escalabilidade e flexibilidade para altera es futuras e qualidade de suporte Os resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP semelhan a das motiva es est o principalmente relacionados com a informa o Destacados no topo encontramos a integra o da informa o seguida pela melhoria da qualidade da informa o De entre as principais dificuldades sentidas na implementa o de sistemas ERP nas empresas participantes as que mais se destacam est o relacionadas com o aumento de custos e do tempo inicialmente perspectivado No topo das dificuldades est o processo mais demorado do que o previsto e ocorr ncia de custos n o esperados Relativamente aos factores cr ticos de sucesso na implementa o dos sistemas ERP analisados podem destacar se tr s conhecimento abrangente da realidade do neg cio apoio da gest o de topo e equipa de projecto interna forte Verificamos que 39 das empresas participantes com sistemas ERP tiveram aproximadamente entre 21 e 40 de custo de software relativamente ao custo total de implementa o do sistema e 24 das empresas tiveram aproximadamente 41 a 60 de custo de software relativamente ao custo total de implementa o do sistema 3 das empresas participantes tiveram ap
64. implementar um sistema deste tipo ha que planear bem todas as etapas que constituem o projecto Gibbs 1994 As TSI encontram actualmente m ltiplas aplica es nas empresas Nomeadamente os sistemas ERP desempenham um papel extraordinariamente importante tanto no seu funcionamento interno bem como na liga o com o seu ambiente externo N o obstante h um conjunto de problemas inerentes implementa o de sistemas ERP que interessa identificar e compreender de modo a se conduzirem os investimentos tendo os por refer ncia Stedman 1998 apresenta o caso concreto de uma empresa onde o tempo para o processamento de pedidos triplicou no in cio das opera es de um sistema ERP pois os funcion rios n o estavam habituados nova interface O facto de estes sistemas possu rem curva de aprendizagem lenta pode interpor dificuldades nos primeiros meses ap s a implementa o Cole Gomolski 1998 A mudan a cultural um dos aspectos mais cr ticos na implementa o de sistemas ERP Appleton 1997 aponta as necessidades de mudan a de comportamento na organiza o necess rias vis o de processos afirmando que se um departamento definir as suas pr prias regras ent o o sistema n o ir funcionar correctamente As implementa es de sistemas ERP exigem geralmente das pessoas que estas criem novas rela es de trabalho dividam informa es que antes estavam bem guardadas e tomem decis es que nunca haviam sido exigidas antes Este
65. laneamento de produ o espec fico tabela ordenada de ordens de encomenda e de produ o incluindo as quantidades em stock Nos sistemas MHP foram posteriormente agregadas fun es de programa o da produ o c lculo de necessidades de capacidade controlo de compras e vendas e opera es de planeamento Cap tulo 2 8 Desta forma os sistemas MRP deixaram de abordar apenas as necessidades de informa o relacionadas ao c lculo da necessidade de materiais para incluir tamb m as necessidades de informac o para a tomada de decis o de gest o sobre Outros recursos de produc o O MRP passou entao a receber uma nova designa o MRP Il Com o objectivo de ampliar a abrang ncia dos produtos vendidos os fornecedores de sistemas de software desenvolveram mais modulos integrados nos m dulos de produc o mas com um ambito que ultrapassa os limites da propria produc o Como exemplo foram criados os m dulos de Gestao de Recursos Humanos de Vendas e Distribuic o de Financas entre outros Estes novos sistemas capazes de suportar as necessidades de informa o para todo o empreendimento da organiza o receberam a denomina o de Sistemas ERP Os m dulos identificados na Figura 1 fazem parte da estrutura t pica da maioria dos sistemas ERP existentes no mercado Al m destes alguns sistemas ERP ainda possuem m dulos adicionais tais como Gest o e Controlo da Qualidade Gest o de Projectos Gest o da Manuten
66. na empresa e Que sistemas suportam cada uma das reas organizacionais e Quais as principais razoes que levam a empresa a n o dispor de um sistema ERP Cap tulo 3 46 Satisfa o Qual o grau de satisfa o global relativamente a adop o do sistema ERP na empresa Qual o grau de satisfa o relativamente a adop o do sistema ERP nas diversas reas da empresa Adop o de ERP Quais as principais motiva es que conduziram a implementa o de um sistema ERP na empresa Quais os principais crit rios que foram utilizados na selec o do sistema ERP Quais os factores cr ticos de sucesso na adop o de um sistema ERP Quais os principais crit rios utilizados na escolha do fornecedor Implementa o Quais os resultados obtidos com a implementa o do ERP na empresa Quais as principais dificuldades sentidas na implementa o do ERP Qual a percentagem aproximada do custo do software relativamente ao custo de implementa o do ERP Qual a percentagem aproximada do custo de servi os relativamente ao custo de implementa o do ERP 3 4 Recolha de dados O question rio foi disponibilizado no per odo de 09 02 2009 a 11 05 2009 e compreendeu 4 rondas Obtiveram se 85 respostas v lidas ou seja 1796 de taxa de resposta As respostas foram recolhidas e analisadas nos dois meses seguintes Foi feita uma an lise estat stica descritiva que levou cria o de gr ficos e rankings que permit
67. nconsist ncias devido exist ncia de dados redundantes Cap tulo 1 3 armazenados em v rios sistemas Os EHP procuram solucionar este tipo de problemas atrav s da agrega o e integra o dos v rios processos de negocio Tamb m se pode definir um ERP como sendo um sistema de software que permite a uma organiza o automatizar e integrar a maioria dos seus processos de negocio partilhar pr ticas e dados comuns atrav s de toda a empresa e por fim produzir e aceder a informac o num ambiente de tempo real Souza e Zwicher 2000 Os ERP sao normalmente organizados em m dulos de software cada um respondendo s necessidades de diferentes reas da organizac o ex m dulo de produ o m dulo de recursos humanos etc Para al m de estarem integrados entre si os m dulos de um ERP podem ser capazes de interagir com outros sistemas da organiza o A utiliza o de sistemas ERP optimiza o fluxo de informa o e facilita o acesso aos dados operacionais favorecendo a adop o de estruturas organizacionais mais transparentes e vers teis Al m disso a informa o torna se mais consistente possibilitando a tomada de decis o com base em dados que reflectem a realidade da empresa Um outro benef cio da implementa o de ERP a adop o de melhores pr ticas de neg cio apoiadas pelas funcionalidades dos sistemas que resultam em ganhos de produtividade e numa maior rapidez de resposta da organiza o Padilha e Marins 20
68. nesta questao sao inferiores a 3 pontos numa escala de 0 a 5 o que um indicador que as dificuldades referidas nao sao muito sentidas pelas empresas Processo mais demorado do que o previsto 2 83 Ocorr ncia de custos n o esperados 2 66 O ERP implementado necessitou de muitas adapta es 2 50 Integra o com outros sistemas complexa 2 49 Migra o de dados problem tica 2 41 Resist ncia mudan a por parte dos utilizadores 2 39 Mudan a organizacional for ada 2 26 Depend ncia da empresa relativamente ao software 2 24 Aprendizagem lenta na utiliza o do sistema 2 21 Falta de informa o precisa sobre o sistema ex manuais de utiliza o 1 95 Problemas com a equipa de projecto ex elevada rotatividade falta de ME 1 84 experi ncia etc Identifica o inadequada de requisitos 1 82 Perturba es no funcionamento da empresa 1 76 Incumprimento das expectativas dos utilizadores ex n o satisfa o de 174 requisitos Servi o deficiente por parte do fornecedor ex por falta de capacidade 1 67 de resposta Infraestrutura tecnol gica existente na empresa inadequada 1 32 Seguran a e confidencialidade da informa o posta em causa 1 26 Decr scimo global do desempenho de neg cio 1 12 Figura 26 Principais dificuldades sentidas na implementac o de sistemas ERP 4 1 7 Factores Cr ticos de Sucesso na implementacao de sistemas ERP Dos factores cr ticos de sucesso na implementa o de sistemas ERP analisados
69. nformac o existente Alinhamento estrat gico das TSI Gest o de contratos rigorosa TOO OF OO 14 d 1l JBHEB CI OO IOO D OO Repensar os processos de neg cio Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 1 2 12f Quais os principais criterios utilizados na escolha do fornecedor por favor seleccione um maximo de 5 criterios Por favor seleccione Por favor escolha todas as que se aplicam os criterios que ic pian Curr culo do fornecedor relevantes num marmo da 5 Reputa o do fornecedor no mercado Estabilidade financeira do fornecedor Capacidade do fornecedor em assegurar os servi os necess rios Localiza o das instala es do fornecedor Experi ncia do fornecedor no que respeita ao ambiente tecnol gico actual da empresa Experi ncia do fornecedor no que respeita ao ambiente tecnol gico futuro da empresa Capacidade do fornecedor em responder a mudan as de neg cio e tecnol gicas Disponibilidade do fornecedor para partilhar riscos Proposta apresentada pelo fornecedor melhor em termos de custos Proposta apresentada pelo fornecedor melhor em termos de caracter sticas t cnicas Preocupa o do fornecedor na melhoria continua do sistema Capacidade do fornecedor na presta o de servi os de suporte e p s venda Experi ncia do fornecedor no sector de actividade da empresa Outro Responder apenas a esta quest o Se res
70. niza o do final de s culo foram assumindo gradativamente maior import ncia Varaj o 1997 As TI s o um elemento potenciador no desempenho das v rias tarefas Existe por parte dos membros das organiza es a expectativa de que os processos sejam suportados por TI No entanto as necessidades de promover altera es e as frequentes mudan as das TI nem sempre coabitam de forma pac fica Tom 2004 nesta realidade que encontramos motiva o para realizar este trabalho Procurou se caracterizar a realidade portuguesa dos sistemas ERP nas grandes empresas portuguesas Inicialmente foi realizado um estudo da literatura dispon vel 64 Cap tulo 5 65 de maneira a caracterizar melhor a rea Atrav s da conduc o de um estudo baseado em question rio foi poss vel caracterizar e documentar aspectos como perfil das grandes empresas portuguesas as reas suportadas pelos sistemas ERP a satisfa o as motiva es os crit rios de selec o do sistema e de fornecedores as dificuldades sentidas na sua implementac o assim como factores cr ticos de SUCESSO 5 2 Discuss o dos resultados e principais contributos Com a an lise dos dados obtidos atrav s do inqu rito realizado foi nos poss vel chegar a algumas conclus es gerais A presen a de ERP nas empresas participantes no estudo evidente havendo apenas 11 das empresas que n o possuem estes sistemas Verificou se que das empresas participantes que possuem sis
71. normalmente abrangidas pelos sistemas ERP e Procedimentos de ajuste improvavel que um sistema ERP va atender a todas as necessidades de uma organizac o em particular sem precisar de qualquer configurac o parametrizac o Por isso normalmente necess rio adaptar o sistema as necessidades de cada organiza o Sao varios os aspectos relevantes sobre a arquitectura e funcionalidades dos sistemas ERP Chopra e Meindl 2003 e Nah e Lau 2001 e Possuem uma arquitectura de software que facilita o fluxo de informa o entre as varias actividades da empresa sendo um amplo sistema de solu es e informa o e Atrav s de uma base de dados nica operam numa plataforma comum que interage com um conjunto integrado de aplica es consolidando as opera es do neg cio no mesmo ambiente computacional e As suas funcionalidades representam uma solu o que reflecte uma s rie de considera es sobre a forma como as empresas funcionam na generalidade Para flexibilizar a sua utiliza o num maior n mero de empresas de diversos segmentos os sistemas ERP s o desenvolvidos para que a solu o gen rica possa ser parametrizada e ajustada Uma das fases pr vias implementa o de um ERP o desenho da nova arquitectura de processos da empresa A integra o e a vis o por processos de neg cio surgem como meio indutor para alcan ar a efici ncia das empresas no mercado competitivo global Martins e Bremer 2002 Cap tulo 1 5 Ness
72. o compra de servi os de manuten o e actualiza o do software Custos Intangiveis Custos de tomada de decis o Nessa fase os custos de tomada de decis o devem ser novamente analisados A principal decis o consiste na selec o do sistema ERP a ser adoptado Custos de oportunidade S o custos que medem a oportunidade que se perde ou se sacrifica quando se abandona uma ac o A an lise de v rios sistemas ERP dispon veis no mercado dever ter em conta esses custos Diversos analistas aconselham que neste ponto se deve fazer uma an lise de rendimento do investimento ROI O ROI possui dois elementos importantes o quanto e o quando O quanto representa os benef cios gerados pelo investimento e o quando representa o per odo de retorno do investimento 3 Implementa o Custos Tangiveis Custos de consultoria A maioria das organiza es usa consultores para implementar o sistema ERP pois nao possuem internamente conhecimento t cnico para efectuar o processo Consultores incorporam conhecimento experi ncia e metodologias de implementa o bem como forma o de utilizadores Tamb m ajudam na reengenharia de processos organizacionais e de neg cio Forma o de pessoal Inclui forma o da equipa do projecto e utilizadores finais Esses custos normalmente s o elevados porque utilizadores precisam de Cap tulo 2 38 aprender um conjunto de novos processos n o somente o uso de um novo programa Para minimizar
73. o entre outros N veis de Gest o Pessoal Administrativo Reresentantes de Vendas e Servi os Base de Dados Central Clientes Fornecedores Pessoal Operacional Colaboradores Figura 1 Estrutura t pica de funcionamento de um sistema ERP Fonte Davenport 1998 Cap tulo 2 9 Um sistema ERP a espinha dorsal da gest o da informac o do neg cio da organiza o Como resultado da implementa o de um ERP a organiza o passa a ter um fluxo de informa o consistente que irrigada entre as diferentes interfaces do neg cio Na sua ess ncia o ERP propicia informa o oportuna para a pessoa certa no momento ideal Silva e Alves 2000 Tipicamente um sistema ERP um pacote de software composto por v rios m dulos tais como produ o vendas finan as e recursos humanos disponibilizando uma integra o de dados horizontal ao longo da organiza o e atrav s dos seus processos de neg cio Esses pacotes podem ser configurados e adaptados de forma a responder as necessidades especificas da organiza o Esteves e Pastor 1999a Estes produtos visam essencialmente eliminar a redund ncia de opera es e a burocracia por meio da automatiza o de processos Assim os m dulos que comp em o ERP possibilitam em tempo real desenvolver e gerir o neg cio de forma integrada Segundo Davenport 1998 um sistema ERP uma solu o gen rica cujo desenho reflete uma s rie de assun es acerca do mo
74. o de fornecedores chega se defini o de qual ser o sistema a implementar O conhecimento sobre sistemas ERP obtido pelo material disponibilizado pelos fornecedores em artigos publica es contactos profissionais e visitas s empresas que j estejam a utilizar os sistemas Cap tulo 2 42 Para a escolha do fornecedor necess rio comparar as diversas alternativas dispon veis no mercado e comparar a sua import ncia Os seguintes aspectos devem considerados na selecc o do fornecedor Hecht 1997 Arquitectura t cnica Custo Servi o e suporte p s venda Bem estar financeiro do fornecedor Vis o tecnol gica de futuro do fornecedor 2 12 Principais raz es que levam as empresas a n o dispor de um sistema ERP Apesar dos muitos benef cios que um sistema ERP traz para uma organiza o certo tamb m que s o sistemas dispendiosos e que o sucesso da sua implementa o nem sempre o esperado Nem todas as organiza es est o preparadas estrutural tecnol gica e financeiramente para adoptar um sistema ERP No ponto 2 8 j foram descritas as principais dificuldades sentidas na implementa o destes sistemas que por vezes levam ao insucesso no entanto existem outros factores que justificam a n o exist ncia de sistemas de ERP nas organiza es O elevado investimento previsto necess rio A gest o de topo pode n o considerar relevante o investimento Os sistemas existentes j s
75. o paradigma de como tudo era feito antes da implementac o do ERP Passado o ponto de ruptura a aceitac o e aprendizagem da tecnologia crescem rapidamente pois a mudanca vista como ben fica para a organiza o Este crescimento ocorre at atingir o ponto de satura o B quando o ERP continua a ser utilizado mas a aceitac o ja est consumada Os custos associados a estes sistemas sao muitas vezes negligenciados tornando se depois um grande obst culo Cruz 1998 Quando os sistemas precisam de ser alterados para suportar devidamente a organizac o os custos podem tornar se muito significativos Por exemplo quando o Cap tulo 2 31 numero de linhas de c digo alteradas se aproxima de 5 do total de linhas do programa os custos sao multiplicados por cinco Algumas empresas optam por modificar os pacotes de software quando estes sao implementados e depois descobrem que se tornam demasiado dispendiosos para manter Martin e McClure 1983 Al m disso o fornecedor muitas vezes actualiza o pacote levando a que as altera es feitas se tornem inv lidas Souza e Zwicker 2000 Por tudo isto nao se deve descuidar este aspecto e sempre que se proceder a alguma alterac o do ERP esta deve ser bem pensada analisada e preferencialmente realizada pelo fornecedor Muitos sao os processos associados aos ERP da a sua implementa o ser um processo gradual e moroso o que por vezes torna a sua adop o dif cil Sempre que se pretender
76. om utilizadores e Selec o do sistema motivos para iniciar uma selec o e forma de condu o e A implementa o defini o de prazos e forma de condu o e O software adequa o ao contexto da empresa e liga o com sistemas existentes Cap tulo 2 34 Os factores citados acima influenciam de diferente forma cada organizac o E fundamental para o sucesso do projecto o equil brio entre os esforcos direccionados aos factores que mais influenciam e os que menos influenciam o sucesso para evitar desgastes desnecessarios Dias 1999 Apesar das dificuldades alguns factores podem garantir o sucesso da implementa o Nah et al 2001 A partir da experi ncia de uma grande empresa de consultoria na rea das tecnologias de informa o prop e se uma lista de 10 factores Estes factores foram os mais importantes na pr tica no entender de v rias equipas de profissionais que vivenciaram implementa es de sistemas ERP Padilha e Marins 2005 e Obter a participa o activa da gest o de topo e Implementar a gest o de mudan as procurando reduzir o medo dos utilizadores pouco informados e Identificar os utilizadores chave que s o indispens veis nos seus respectivos departamentos e Escolher para gestor do projecto um profissional experiente e respeitado e Planear e realizar testes e Definir claramente os diversos pap is na implementa o do sistema atrav s da uni o de conhecimentos e esfor os para o
77. orma es nico cont nuo e consistente por toda a empresa sob uma nica base de dados Para Wood Jr 1999 esses sistemas s o teoricamente capazes de integrar a gest o da empresa agilizando a tomada de decis o Podem ser aplicados com adapta es a qualquer empresa permitindo a monitoriza o em tempo real Cap tulo 2 11 Na Tabela 1 encontra se identificada sinteticamente a perspectiva dos autores citados anteriormente Caracteristicas de Sistemas ERP Autores Caracteristicas Auxilia a tomada de decisao Atende a todas as areas da empresa Possui uma base de dados unica e centralizada Possibilita maior controlo sobre a empresa uma evolu o do MRP II Obt m a informa o das reas da empresa Permite a integra o das reas da empresa Possui modelos de refer ncia um sistema gen rico Oferece suporte gest o estrat gica Apoia as opera es da empresa uma ferramenta de mudan a organizacional orientado a processos Legenda autores 1 Buckhout et al 1999 5 Davenport 1998 9 Miltello 1999 2 Centola e Zabeu 1999 6 Dempsey 1999 10 Souza e Zwicker 2000 3 Corr a et al 1997 7 Hehn 1999 11 Stamford 2000 4 Cunha 1998 8 Lima et al 2000 12 Wood ur 1999 Tabela 1 Caracterizac o de sistemas ERP segundo v rios autores Adaptado de Mendes e Escrivao Filho 2002 Ao analisar estas caracter sticas podem ser pe
78. os do fluxo log stico que fornecam os meios para uma perfeita integra o entre os sectores da organiza o atrav s da partilha de bases de dados unicas e nao redundantes que fornecam os meios para que se deixe de gastar esforco ao n vel da gest o e operacional nas interfaces entre SI n o integrados que tornem o processo de planeamento operacional mais transparente estruturado e com responsabilidades mais definidas em ultima an lise que apoie a empresa nos seus esfor os para a melhoria de desempenho operacional para fazer face concorr ncia no atendimento aos clientes 2 8 Principais dificuldades sentidas na implementa o de sistemas ERP Para aumentar as expectativas relativas ao futuro de um ERP deve se considerar que este sistema por estar t o intimamente ligado s opera es centrais das empresas n o pode ser considerado um software est tico O ERP um sistema Cap tulo 2 29 em constante evolu o pois a sua principal fun o a viabiliza o dos processos de neg cios de empresas em cont nua mudan a seja pelo ambiente vol til em que est o inseridas seja pela concorr ncia cada vez mais activa ou ainda por obriga es legais Gamb a e Caputo 2004 As mudan as no contexto empresarial a forte concorr ncia a necessidade de decis es r pidas e econ micas o mundo globalizado e a press o dos utilizadores por mais qualidade fortaleceram o uso de sistemas ERP no mercado Estes permitem uma vis
79. outor Paulo Tom pelo seu constante interesse e apoio manifestado ao longo deste projecto Universidade Tr s os Montes e Alto Douro por me ter acolhido A Fundilusa Fundi es Portuguesas Lda pelas condi es proporcionadas A toda a minha fam lia particularmente ao Jo o que me apoiou e estimulou durante todo este per odo e que sem ele n o seria poss vel a realiza o desta projecto A todos o meu muito obrigado Hesumo cada vez mais frequente a utilizac o dos sistemas Enterprise Resource Planning ERP para organizar a informa o relevante de uma organiza o Estes sistemas permitem integrar a informa o contribuem para a melhoria do processo de tomada de decis o da arquitectura de tecnologias e sistemas da informa o do servi o prestado aos clientes assim como a melhoria de processos Permitem ainda eliminar actividades redundantes reduzir custos stocks pessoal e tempo de resposta as solicita es Podem tamb m contribuir para o aumento da produtividade assim como para o aumento dos resultados de neg cio valorizando em termos globais as organiza es que os possuem V rios estudos t m sido realizados com vista a melhor compreender a realidade da adop o deste tipo de sistemas no entanto em Portugal s o ainda escassos estudos focados em ERP Com este trabalho procura se estudar a realidade da adop o de sistemas ERP nas grandes empresas em Portugal Para tal foi realizado um estudo baseado
80. pondeu Sim Para a quest o 2 0 2 13f Qual a percentagem aproximada do custo do software relativamente ao custo total de implementa o do ERP Em percentagem Escreva aqui a sua resposta oo Bs Responder apenas a esta quest o Se respondeu Ssm Para a quest o 2 0 2 14f Qual a percentagem aproximada do custo de servi os relativamente ao custo total de implementacao do ERP Em percentagem Escreva aqui a sua resposta
81. r ex por falta de capacidade de resposta Problemas com a equipa de projecto ex elevada rotatividade falta de experi ncia etc Identificac o madequada de requisitos O ERP implementado necessitou de muitas adapta es Falta de informa o precisa sobre o sistema ex manuais de utiliza o Depend ncia da empresa relativamente ao software 1q Mo co OF CI CICICICICITIA 17000 aaaaaaga 71 4 74d Jd Oooo 190900 0 9000007 1 O Cl uo Ci CICICICICICI qaaaaaaaaanga Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 2 11e Quais os factores cr ticos de sucesso na adop o de um sistema ERP Onde 5 indica um factor de elevada mportancia e O mda um factor sem importance Por favor escolha uma resposta apropriada para cada item Equipa de projecto interna forte Conhecimento abrangente da realidade do neg cio Processo de selec o de solu es rigoroso Selec o adequada de fornecedores para a implementa o Apoio da gest o de topo Or amentos e calend rios realistas Forma o adequada dos utilizadores Desenvolvimento detalhado do bussiness case Utilizac o de bons principios da gest o de projectos DuuummsLbsuyiLr d 115 7 Il j nnm 000 O 10007 q1 Ono Od D LD 170000 07070 0 Anexo 81 Comunica o eficiente com utilizadores Contrata o de servi os rigorosa Conhecimento abrangente do sistema de i
82. r centralizada de forma a ser acedida facilmente Os sistemas Enterprise Resource Planning ERP que podem ser definidos como sistemas integrados de gestao empresarial e visam atender s necessidades de informa o das empresas Albrecht e Pedron 2005 t m um papel fundamental neste contexto e s o o foco central do presente trabalho 1 1 Enquadramento Enterprise Resource Planning ERP s o sistemas de informac o que integram os dados e processos de uma organiza o num unico sistema Laudon e Padoveze 2004 Por outras palavras sao solu es integradas usadas para gerir os recursos de uma organiza o Basoglu et al 2007 A integra o pode ser vista sob a perspectiva funcional sistemas de finan as contabilidade recursos humanos produ o marketing vendas compras etc e sob a perspectiva sist mica sistema de processamento de transac es sistema de informa o de gest o sistema de apoio a decis o etc Os ERP em termos gerais s o plataformas de software desenvolvidas para integrar os diversos departamentos de uma empresa possibilitando o armazenamento e gest o da informa o relevante Numa empresa conforme vai evoluindo tipicamente s o desenvolvidas v rias aplica es para dar suporte s necessidades que surgem nos diferentes departamentos Quando n o h o devido planeamento a informa o fica fragmentada e pode originar problemas tais como dificuldade em obter informa o consolidada e i
83. ra instala o de um ERP existem outros aspectos que em conjunto s o t o ou mais importantes sendo recomend vel que o crit rio funcionalidade n o venha ter mais do que um ter o do peso total na decis o simplesmente fundamental verificar a robustez do fornecedor no mercado de modo a verificar a probabilidade a continuar existir no futuro Hecht 1997 2 7 Resultados obtidos com a implementa o de sistemas ERP A reestrutura o dos processos atrav s do ERP d origem a regras de neg cio bem definidas e que permitem um controlo mais r gido sobre pontos vulner veis da empresa Miltello 1999 Para as empresas de m dio porte a Cap tulo 2 27 adop o de ERP constitui uma excelente oportunidade para a moderniza o tecnol gica Lima et al 2000 Os resultados que sao percebidos ap s certo tempo de uso do sistema sao a possibilidade de integrar os departamentos a actualizac o da base tecnol gica reduc o dos custos de inform tica decorrentes do outsourcing do desenvolvimento do sistema O ERP tem sido utilizado como infra estrutura tecnol gica para suporte as opera es Para obter os benef cios preciso encara lo como um projecto em evolu o cont nua e tomar as medidas necess rias Souza e Zwicke 2000 O ERP contribui para aumentar a efici ncia da empresa optimizando a capacidade para fazer neg cios em qualquer lugar do mundo Como vantagens podem ser referidas aumento de valor percebido pelos investido
84. rar a tecnologia estabelecida pelo sistema Cap tulo 2 28 Davenport 1998 revela que o ERP permite o acesso informac o em tempo real e contribui para redu o de estruturas de gest o Por outro lado centraliza o controle sobre a informac o padroniza processos e procura unificar a cultura e o comando sobre a empresa Muitas empresas t m aproveitado esses sistemas para introduzir mais disciplina O ERP auxilia a padronizar pr ticas administrativas para empresas geograficamente dispersas oegundo a Deloitte Consulting 1998 os benef cios de um ERP s podem ser obtidos se ap s a implementac o o foco for mantido e concentrado esforcos na obten o dos resultados As organiza es que est o orientadas para processos com uma forte rede de relacionamentos integradas por um sistema conseguem ser significativamente mais eficientes e eficazes do que organizac es departamentais tradicionais Hehn 1999 Assim as suas pr ximas aquisi es tecnol gicas dever o considerar o sistema implementado Outro resultado a ser destacado a documentac o dos processos empresariais com todos procedimentos e formas de neg cio suportadas e documentadas pelo ERP Alguns dos resultados esperados com a implementac o de sistemas ERP S o os que se seguem Que os ERP disponibilizem informac o certa e de qualidade na hora certa de suporte s tomadas de decis o ao n vel da gest o ao longo de todo o empreendimento principalmente em term
85. rcebidas diferencas na abrang ncia e na profundidade utilizadas por cada autor O entendimento de ERP compreende desde um conjunto de programas de computador at um sistema de informa o de gest o que visa apoiar as decis es estrat gicas da empresa As c lulas em branco consistem em caracter sticas nao destacadas pelos autores Mendes e Escrivao Filho 2002 Em suma ERP sao sistemas de informac o empresariais integrados que servem toda a empresa Cap tulo 2 12 2 2 Evolu o hist rica Nos anos 60 e no in cio da d cada de 70 os sistemas empresariais estavam baseados em mainframes Na sua ess ncia consistiam em sistemas centralizados em grandes centros de processamento das empresas Tipicamente cada empresa tinha um departamento de inform tica e eram as pessoas desse departamento que iam construindo os programas que serviam a empresa nas diversas reas No in cio esses programas n o comunicavam entre si e quando o faziam surgiam v rios problemas respeitantes sua evolu o e manuten o A inform tica ainda n o estava genericamente dispon vel nas empresas m dias e as pequenas empresas estavam ainda a alguns anos de poderem dispor de sistemas de informa o Existiam essencialmente dois tipos de programas que eram de extrema import ncia para as grandes empresas Os programas financeiros que permitiam controlar as contas da empresa e disponibilizam os resultados das mesmas e os programas de planeamento de produ
86. res e pelo mercado agilidade nas oportunidades de neg cios informa o em tempo real atendimento a requerimentos globais regionais e locais em um unico sistema e suporte a estrat gia de e business Stamford 2000 Uma das grandes vantagens do ERP a integra o de m dulos informatizados que antes se encontravam separados Assim a empresa deixa de operar como se existissem v rias ilhas informatizadas e independentes Al m da integra o melhora a utiliza o dos recursos internos e traz economia para a empresa Lopes et al 1999 Um estudo conduzido por Wood Jr 1999 revela que de modo geral a implementa o do ERP traz melhorias para a empresa Por exemplo 60 das empresas analisadas afirmaram ter havido a integra o efectiva das fun es e processos 45 apontaram para a melhoria na utiliza o de recursos do sistema ou da tecnologia 40 disseram ter melhorado o desenho e controle dos processos Algumas empresas consideraram que as implementa es foram bem sucedidas propiciando os resultados esperados Outros afirmaram serem problem ticas marcadas por atrasos assim como outras empresas afirmaram terem abandonado o projecto Cunha 1998 destaca que a op o por um ERP representa a cria o de uma infra estrutura de aplica es suportada na tecnologia do sistema escolhido As decis es futuras relacionadas com a modela o dos processos de neg cio e como a implementa o de novas solu es dever o conside
87. ro 1994 HECHT B Chose the right ERP software Datamation Marco 1997 HEHN H F Peopleware como trabalhar o factor humano na implementac o de sistemas integrados de informa o ERP Sao Paulo Editora Gente 1999 HOLLAND C P Light B A Critical Success Factors Model for ERP Implementation IEEE software vol 16 3 pp 30 36 1999 Refer ncias 71 HOLSAPPLE C SENA M ERP plans and decision support benefits Decision Support Systems 38 575 590 2005 HOSSAIN L Patrick J D Rashid M A Enterprise Resource Planning Global Opportunities and Challenges Sydney IGP 2002 KAUFMAN H The Limits of Organizational Change University of Alabama Press 1971 KAYE D Sources of information formal and informal Management Decision v 3 P 13 15 1995 KOCH C Lump It and Like It CIO magazine 1997 LAUDON K C Sistemas de Informa es gerenciais administrando a empresa digital Sao Paulo Prentice Hall p61 2004 LIMA Pires Torres Pelka Boaventura e Almeida Implanta o de pacote de gest o empresarial em m dias empresas Artigo publicado pela KMPress 2000 LOPES F Revolu o no sector de softwares de gest o Relat rio da Gazeta MercantilLatino America 1999 LOPES F et al Revolu o no setor de softwares de gest o Mercantil Latino Americana 26 7 a 1 8 1999 Relat rio da Gazeta LOZINSKY Sergio Software Tecnologia do nego
88. ro depende daquilo que fazemos no presente Gandhi VIII ndice Geral Agradecimentos Hesumo Abstract ndice geral Indice de tabelas Indice de figuras Acronimos 1 Introducao 1 1 Enquadramento 1 2 Motiva es objectivos e processo de investiga o 1 3 Organiza o da disserta o 2 Sistemas Enterprise Resource Planning 2 1 Enquadramento conceptual 2 2 Evolu o hist rica 2 3 Mercado de Sistemas ERP 2 4 Areas suportadas pelos sistemas ERP 2 5 Motiva es para a adop o de sistemas ERP 2 6 Crit rios para a adopc o de sistemas ERP 2 7 Resultados obtidos com a implementac o de sistemas EHP 2 8 Principais dificuldades sentidas na implementac o de sistemas EHP 2 9 Factores Cr ticos de Sucesso na implementa o de sistemas ERP 2 10 Factores de custo de sistemas ERP 2 11 Crit rios usados na selec o de fornecedores 2 12 Principais raz es que levam as empresas a n o dispor de um sistema ERP vi vii xi xii xiv NY N WD t N E 17 20 95 24 26 28 33 34 40 42 IX 3 3 1 3 2 3 3 3 4 3 5 4 4 1 1 4 1 2 4 1 3 4 1 4 4 1 5 4 1 6 4 1 7 4 1 8 4 1 9 4 1 10 5 5 1 5 2 5 3 5 4 Bibliografia Abordagem e processo de investiga o Processo de investiga o Caracteriza o do estudo Instrumento de investiga o Recolha de dados Caracteriza o da utiliza o de sistemas ERP An lise de dados e discuss o de resultados reas suportadas pelos sistemas
89. roximadamente entre 41 a 60 de custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o do sistema e 22 das empresas tiveram aproximadamente 21 a 40 de custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o do sistema Apenas cerca de 15 tiveram mais de 61 de custo de servi os Dos crit rios usados na selec o de fornecedores de sistemas ERP pode se verificar que dois deles t m um peso superior a 50 capacidade do fornecedor em assegurar os servi os necess rios com 75 0 e capacidade do fornecedor na presta o de servi os de suporte e p s venda com 67 1 No topo das raz es para n o dispor de um sistema ERP encontramos com 33 das respostas o investimento necess rio significativo Com 22 cada temos tr s raz es os sistemas existentes j s o adequados a implementa o de um ERP encontra se actualmente planeada e a implementa o de um ERP Cap tulo 5 67 encontra se actualmente a decorrer De notar o facto de no conjunto das empresas que nao disp em de sistemas ERP em 22 a implementa o de um ERP encontra se actualmente planeada e noutros 22 a implementa o de um ERP encontra se actualmente a decorrer Podemos assim concluir que o n mero de empresas que disp em de sistemas ERP vai ainda aumentar ultrapassando claramente os 90 5 3 Desenvolvimento subsequente e propostas de trabalho futuro S o v rias as possibilidades de desenvolvimento de trabalho fu
90. rsos humanos a SAP em log stica e a Oracle na rea financeira Hossain et al 2002 O resultado um mercado extremamente competitivo que apresenta produtos com caracter sticas muito semelhantes e dif ceis de diferenciar Esta competic o encoraja os fornecedores a actualizarem continuamente os seus produtos e a adicionarem novas funcionalidades suportadas pela tecnologia oalienta se que em Portugal existem produtos nacionais com bastante representac o no mercado casos da Primavera Software e da PHC 2 4 reas suportadas pelos sistemas ERP Um sistema ERP engloba diversas reas tais como compras vendas produ o invent rio e recursos humanos Em todas estas reas circula informa o que necessita de ser estruturada Rezende e Abreu 2002 Desta forma fundamental que as organiza es adoptem um sistema capaz de gerir a informa o das diferentes reas que comp em a organiza o As organiza es necessitam de Cap tulo 2 21 informac es em tempo til sobre as suas diferentes reas para efectivamente ter processos de decis o e uma gest o empresarial eficazes A Figura 5 apresenta as funcionalidades dos sistemas ERP separando as em fun es internas backoffice composta por recursos humanos produ o e finan as e fun es externas front office composta por vendas e servi os al m da tecnologia e da chamada Gest o da Cadeia de Suprimentos SCM Supply Chain Management Fun es de Back Offi
91. s adequa o ao negocio escalabilidade e flexibilidade para altera es futuras e qualidade de suporte No segundo grupo com m dias entre 3 47 e 3 24 est o a facilidade de uso caracter sticas do fornecedor custos de manutenc o e suporte custos de implementa o software hardware servi os e facilidade de implementa o No terceiro e ultimo grupo est o os crit rios com menos peso tecnologia utilizada ex Internet qualidade da documenta o compatibilidade com o software existente e por fim a compatibilidade com o hardware existente Cap tulo 4 27 Conjunto de funcionalidades dispon veis 4 20 Adequa o ao neg cio 4 14 Escalabilidade e flexibilidade para altera es futuras 4 09 Qualidade do suporte 3 83 Facilidade de uso 3 47 Caracter sticas do fornecedor 3 43 Custos de manuten o e suporte 3 33 Custos de implementa o software hardware servi os 3 32 Facilidade de implementa o 3 24 Tecnologia utilizada ex Internet 2 91 Qualidade da documenta o 2 86 Compatibilidade com o software existente 2 21 Compatibilidade com o hardware existente 2 03 Figura 24 Principais crit rios utilizados na selec o de sistemas ERP 4 1 5 Resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP Representados na Figura 25 os resultados obtidos com a adop o de sistemas ERP semelhan a das motiva es apresentadas no ponto 4 1 3 est o principalmente relacionados com a informa o Igualmente numa escala
92. s ERP podem melhorar a coordena o das tarefas de decis o executadas por um indiv duo pelas m ltiplas pessoas que trabalham em conjunto pelas m ltiplas pessoas que tomam decis es relacionadas e pelas pessoas envolvidas em decis es transorganizacionais Holsapple e Sena 2005 Existem varios tipos de sistemas ERP Algumas das empresas fornecedoras de sistemas ERP sao e SAP Fundada em 1972 na Alemanha por cinco engenheiros da IBM O seu sistema foi optimizado para gerir os processos de produ o e gest o log stica e recursos humanos considerada a maior empresa fornecedora de ERP a n vel mundial contribuindo para isso ter sido uma das pioneiras e PeopleSoft A sua imagem de marca sao os m dulos de gest o de recursos humanos Actualmente est a direccionar os seus produtos para as reas dos servicos com produtos de controlo de custos e Oracle Produz e vende aplicac es ERP desde 1987 sendo a maioria dos seus clientes empresas ligadas produc o e consumo de dados sendo assim Cap tulo 2 18 um advers rio directo da SAP Curiosamente em cerca de 8096 dos casos o software da SAP opera sobre uma base de dados da Oracle e Primavera BSS Empresa portuguesa de software fundada em 1993 Desenvolve e comercializa soluc es de gestao e plataformas para integrac o de processos empresariais disponibilizando soluc es para as Pequenas M dias Grandes Organiza es e Administra o P blica e Microsoft Empres
93. s bem sucedido produto da Microsoft na rea dos ERP que se chama hoje Microsoft Dynamics NAV e o Axapta produto para grandes empresas com um forte crescimento em todo o mundo e que se chama hoje Microsoft Dynamics AX Hoje em dia em quase todos os pa ses podem se encontrar sistemas ERP internacionais e tamb m em muitos pa ses sistemas desenvolvidos por empresas locais Isto acontece porque praticamente em qualquer empresa se encontram sistemas ERP ou apenas alguns m dulos sendo a escolha frequentemente determinada pelo seu orcamento sector de actividade e tipo de fornecedores mais implantados no pa s Cap tulo 2 14 As empresas multinacionais tendem a escolher sistemas tambem eles multinacionais porque facilitam assim a sua utilizac o nos diversos paises em que operam As empresas nacionais e mais pequenas acabam por viabilizar um mercado nacional de ERPs menores e por vezes incompletos mas que s o mais baratos na aquisic o e manutenc o e normalmente respondem bem s necessidades locais e adaptam se muito bem as imposicoes legais e fiscais dos seus pa ses Entre as principais tend ncias e novidades no mercado de ERP pode se destacar Padilha e Marins 2005 e Foco nas empresas de pequena e m dia dimens o Actualmente o principal alvo das produtoras de sistemas ERP o chamado small middle market composto por empresas de pequena e m dia dimensao O valor a ser cobrado a uma empresa de pequena e m dia dimensao nao
94. sistema ERP i C ap as La det ce c 5 5 Escolha apenas uma das op es seguinte Sim N o Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 1 Numero aproximado de utilizadores finais do sistema ERP Escolha apenas uma das op es seguintes 1220 21a 50 51a 100 101 a 200 201a 500 Mais de 500 N o sei N o respondo Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 2 2 A empresa disp e de sistemas diferentes nas diversas areas organizacionais por exemplo SAP na area financeira e Oracle na area de recursos humanos Escolha apenas uma das op es seguintes Sim N o Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 e Se respondeu N o Para a quest o 2 2 2 3 Qual o ERP implementado na empresa Escolha apenas uma das op es seguintes Oracle SAP People BAAN Sage Open Bravo Adempiere Compiere Microsoft Dynamics Desenvolvido internamente na empresa Outro Responder apenas a esta quest o Se respondeu Sim Para a quest o 2 0 e Se respondeu Sim Para a quest o 2 2 dd sl as 5 ort Fi as areas oF iz i ais X Se acie ae 0 id 2 4 Que sistemas suportam cada uma das areas organizacionais ex SAP Oracle desenvolvido internamente etc Por favor escolha todas as que se aplicam e forneca um comentario
95. software relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP E 24 das empresas tiveram aproximadamente 41 a 60 de custo de software relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP A esta quest o n o responderam 13 das empresas Cap tulo 4 61 E 1096 a 20 E 21 a 40 bd 41 a 6096 E mais de 60 E N o respondeu Figura 28 Percentagem aproximada do custo de software relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP Na Figura 29 pode se verificar que 3 das empresas participantes com sistemas ERP tiveram aproximadamente entre 41 a 60 de custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP E 22 das empresas tiveram aproximadamente 21 a 40 de custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP Cerca de 15 tiveram mais de 61 de custo de servi os A esta quest o n o responderam 14 das empresas id 10 a 20 E 21 a 4096 bd 41 a 60 id Mais de 61 E N o respondeu Figura 29 Percentagem aproximada do custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP Cap tulo 4 62 4 1 9 Crit rios usados na seleccao de fornecedores Na an lise dos resultados relativamente aos crit rios usados na selecc o de fornecedores de sistemas ERP apresentados na Figura 30 pode se verificar que dois deles t m um peso superior a 5096 capacidade do fornecedor em assegurar os servi os n
96. ssao de resultados Neste cap tulo feita a an lise dos dados recolhidos e a discuss o dos resultados obtidos com a condu o do estudo Verificou se que das empresas participantes que possuem sistemas ERP 5 possuem um sistema ERP comum em todas as reas da empresa e 43 disp em de sistemas diferentes nas diversas reas organizacionais como se pode verificar na Figura 15 E Sim E N o Figura 15 Empresas com sistemas diferentes nas diversas reas organizacionais 50 Cap tulo 4 5 Nas empresas em que apenas existe um sistema ERP 57 26 t m sistemas SAP tendo as restantes sistemas muito variados entre os quais se destacam por exemplo sistemas da Microsoft Infor SIGA Primavera assim como sistemas desenvolvidos internamente 14 4 1 1 reas suportadas pelos sistemas ERP Das empresas participantes que indicam ter sistemas ERP 4396 t m sistemas diferentes em pelo menos uma das reas funcionais financeira produ o comercial recursos humanos ou em outras reas tais como log stica compras manutenc o gest o documental ou gestao de clientes De seguida feita a descric o dos sistemas presentes nas empresas que indicam ter sistemas diferentes nas v rias reas funcionais Comercial Na rea comercial encontra se uma grande variedade de sistemas O sistema SAP e sistemas de desenvolvimento interno aparecem com algum destaque em 38 596 dos casos Financeira Na rea financeira o sistema
97. sto de software relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP Percentagem aproximada do custo de servi os relativamente ao custo total de implementa o de sistemas ERP Factores cr ticos de sucesso na implementa o de sistemas ERP Principais raz es que levam as empresas a n o dispor de um sistema ERP 54 56 57 58 59 60 61 61 62 63 XIII Acr nimos Nesta disserta o s o utilizadas abreviaturas de designa es comuns apenas apresentadas aquando da sua primeira utiliza o BI Business Intelligence CRM Customer Relationship Management ERP Enterprise Resource Planning MRP Material Resource Planning SCM Supply Chain Management SGBD Sistema de Gest o de Base de Dados SI Sistema de Informa o TI Tecnologia de Informa o TSI Tecnologias e Sistemas da Informa o XIV 1 Introducao Os gestores das empresas sao frequentemente expostos a grandes quantidades de informac o nas mais diferentes situac es do dia a dia Kaye 1995 Conforme a sociedade vai evoluindo mais informa o vai ficando dispon vel e cada vez mais dif cil estar informado sobre aquilo que ocorre Davenport 2001 Diversos mecanismos foram criados ao longo do tempo com o intuito de disponibilizar ao gestor ferramentas adequadas seja na pr pria actividade de gest o seja na actividade de procura e tratamento de dados Apesar da efic cia crescente dessas ferramentas e da quantidade de informa o dispon
98. ta ao ambiente 23 796 tecnol gico actual da empresa Disponibilidade do fornecedor para partilhar riscos Localiza o das instala es do fornecedor Outros Figura 30 Factores cr ticos de sucesso na implementa o de sistemas ERP 18 496 11 8 2 6 15 0 67 1 Cap tulo 4 63 4 1 10 Razoes para n o dispor de um sistema ERP No caso de empresas que n o disp em de sistemas ERP procurou se saber qual a razao para tal Nesta questao os resultados estao claramente divididos em tr s grupos como se pode verificar na Figura 31 No topo das raz es com 33 est o investimento necess rio significativo Com 22 cada temos tr s raz es os sistemas existentes j s o adequados a implementa o de um ERP encontra se actualmente planeada e a implementa o de um ERP encontra se actualmente a decorrer Com 11 cada temos mais tr s raz es um ERP n o cobre todos os processos de neg cio da empresa a estrutura da empresa n o exige um ERP e a empresa encontra se em reestrutura o No ltimo grupo com 0 de respostas est o cinco raz es que n o se aplicam as empresas participantes O investimento necess rio significativo 33 Ossistemas existentes j s o adequados A implementa o de um ERP encontra se actualmente planeada A implementa o de um ERP encontra se actualmente a decorrer Outro Um ERP n o cobre todos os processos de neg cio da empresa A estrutura da empres
99. temas ERP 5 96 possuem um sistema ERP comum a todas as reas da empresa e 43 disp em de sistemas diferentes nas diversas reas organizacionais Nas empresas em que apenas existe um sistema ERP 5796 26 t m sistemas SAP tendo as restantes sistemas muito variados entre os quais se destacam por exemplo sistemas da Microsoft Infor SIGA Primavera assim como sistemas desenvolvidos internamente 14 Analisando o grau de satisfa o relativamente adop o de sistemas ERP nas empresas verificamos que este globalmente elevado Este resultado reflecte se de igual modo nas v rias reas organizacionais Comercial Financeira Recursos Humanos e Produ o De notar que apesar desta tend ncia generalizada em todas as reas na rea financeira que a satisfa o mais evidente As Principais motiva es para a adop o de sistemas ERP est o relacionadas com informa o Numa escala de O a 5 encontramos a melhoria da qualidade da informa o com uma m dia de 4 49 no topo seguida pela integra o da informa o com uma m dia de 4 34 a melhoria de processos com 4 03 e o aumento da produtividade com 4 00 Outras motiva es que se destacam s o a melhoria do servi o ao cliente melhoria da arquitectura de TSI redu o de custos e aumento dos resultados de neg cio As motiva es que menos est o subjacentes Cap tulo 5 66 adop o de sistemas ERP s o redu o de pessoal altera o da estrutura da empr
100. turas de Sistemas de Informa o Tese de Doutoramento Universidade do Minho Guimaraes 2004 TOME P R Sistema Inteligente para Processamento dos Objectivos de uma Organiza o Tese de Mestrado Universidade do Minho Braga 1996 Refer ncias 74 URAM Michael Speeding ROI Decreasing TCO for ERP Building IT Infrastructure for Enterprise Applications Proceedings workshop ERPWorld 99 1999 VARAJAO Joao A arquitectura da Gest o de sistemas de Informac o Tese de mestrado Universidade do Minho Braga 1997 WOOD Jr T Modas e modismos de gest o o caso dos sistemas integrados de gest o S rie de Relat rios de Pesquisa NPP N cleo de Pesquisas e Publicac es Escola de Administrac o de Empresas de Sao Paulo FGV Relatorio no 16 1999 WU J WANG Y Measuring ERP success The key users viewpoint of the ERP to produce a viable IS in the organization Computers in Human Behavior 23 1582 1596 2007 Anexo ERP CRM 2009 PT Caracteriza o da adop o de sistemas ERP e CRM nas grandes empresas portuguesas 0 1 Nome do respondente screva aqui a sua resposta 0 2 Email do respondente Escreva aqui a Sua resposta 0 3 Cargo desempenhado na empresa do respondente Escreva aqui a sua resposta 1 Caracterizacao da empresa 1 1 Quantos funcionarios possui a empresa Escolha apenas uma das op es seguintes a 200 201 a 500 501 a 2000
101. turo relacionado com sistemas ERP Propomos as seguintes e Continua o do estudo com uma periodicidade de por exemplo dois anos de modo a ser poss vel aferir a evolu o da adop o de sistemas ERP em Portugal nas grandes empresas e Realizar o estudo em pequenas e m dias empresas e Explorar mais profundamente aspectos que influenciam a implementa o e sucesso dos sistemas ERP nas empresas portuguesas tais como os custos em todo o seu ciclo de vida e Realizar o estudo noutros pa ses de modo a se poder comparar realidades e Confrontar as refer ncias te ricas nesta area com a pr tica empresarial portuguesa 5 4 Conclus o Cada vez mais as organiza es procuram melhorias significativas no desempenho do seu neg cio tais como a redu o de custos maior qualidade melhor servi o ou mais efici ncia Para isso apostam em sistemas de informa o cada vez mais eficientes adaptados sua realidade Espera se que o presente trabalho auxilie a compreender os sistemas ERP em Portugal e possa ser um contributo para a evolu o de estudos nesta rea Refer ncias ALBERTIN A L Aumentando as chances de sucesso no desenvolvimento e implementa o de sistemas de informa o Revista de Administra o de Empresas S o Paulo v 36 n 3 p 61 69 ju l set 1996 ALBRECHT G PEDRON C Sistema ERP um estudo de caso sobre cut over CATI Congresso Anual de Tecnologia da informa o 2005 AMLING F
102. vel o gestor muitas vezes assaltado pelo sentimento de n o estar suficientemente informado seja por n o conseguir localizar o que importante ou ent o pelo facio da informa o localizada n o corresponder quilo que foi procurado Tal acontece por diferentes raz es actualidade relev ncia detalhe oportunidade temporal formato entre outros tantos aspectos acabando por haver uma procura de fontes informais de modo a que seja poss vel a obten o de informa o de uma maneira mais simples e directa A actuar em mercados cada vez mais exigentes as empresas esperam que as pessoas produzam mais com mais qualidade e menor custo Uma das formas para alcan ar estes objectivos o aumento da produtividade atrav s do investimento em tecnologias da informa o Schmitt 2004 As organiza es 1 Cap tulo 1 2 enfrentam actualmente mercados complexos e competitivos que obrigam a que o processo de tomada de decis o seja r pido e estrategicamente definido Shuai et al 2007 A informa o afecta a forma como a organiza o vai realizar posteriormente a sua estrat gia Confere um contributo positivo quando feita uma boa utilizac o das suas potencialidades Pode ajudar a reduzir custos a abrir novos mercados a criar novos produtos isto a aumentar os lucros da organiza o e a fortalecer a viabilidade da mesma a longo prazo Tom 1996 A informac o um elemento de diferenciac o por essa raz o deve esta
103. verificando se frequentemente um esquecimento por parte das pessoas daquilo que aprenderam nas forma es assim como rotatividade da equipa do projecto o que n o ajuda no processo de adapta o Os sistemas ERP for am na maioria das vezes altera es nos processos produtivos e administrativos pois necess ria tanto a adapta o do sistema aos processos da empresa como a adapta o da empresa a determinados processos do sistema Estas altera es s o complexas e podem causar no in cio uma s rie de inconvenientes at que todos estejam adaptados Segundo Davenport muitos dos problemas e dificuldades de implementa o e utiliza o dos sistemas ERP n o s o tecnol gicos mas sim organizacionais O mesmo autor refere que se uma empresa se apressa em instalar um sistema empresarial sem ter um entendimento claro das suas implica es para o neg cio o sonho da integra o pode tornar se num pesadelo podendo originar a demiss o da equipa do projecto em bloco Davenport 1998 A complexidade dos sistemas ERP a sua abrang ncia funcional e a sua integra o levam a dificuldades nas opera es de manuten o tais como Cap tulo 2 33 actualizac o de vers es inactividade do sistema para manutenc o das m quinas realiza o de backups testes e mudan as de parametriza o durante o uso O ERP tem impacto sobre os recursos humanos da empresa pois as pessoas ter o que se preocupar com o processo como um to
104. wards e Compiere O Compiere um programa de gest o livre que existe no mercado desde 2000 Mesmo sendo gratuito na sua forma original ele necessita da base de dados Oracle para poder funcionar Como esta tem um custo significativa acaba por limitar o uso do Compiere por empresas de menor dimens o e Adempiere um ERP de c digo aberto que surgiu em 2006 a partir do projeto Compiere e utilizado por empresas em todo o mundo Inclui diversas funcionalidades para gest o de uma empresa como Compras Vendas Stocks Clientes entre outras Al m disso cont m um framework onde poss vel construir novos formul rios e campos na aplica o sem ter que se alterar o c digo fonte O c digo fonte totalmente aberto e distribu do sob a licen a GPL e dispon vel para download Como surge do Compiere o Adempiere muito parecido na sua estrutura com o projecto original mas com algumas caracter sticas extra como o suporte ao PostgreSQL suporte ao JasperReporis entre outras Cap tulo 2 20 Na Figura 4 encontramos os cinco principais fornecedores de soluc es de sistemas empresariais SAP Oracle PeopleSoft e J D Edwards e BAAN Chorafas 2001 e Chuang e Shaw 2000 J D Ediards People Software Oracle Figura 4 Principais Fornecedores de Sistemas Empresariais Adaptado de Chorafas 2001 De referir que cada fornecedor se especializou em determinada rea ou seja a Baan na produ o PeopleSoft em recu
105. ware e o posicionamento do fornecedor no mercado Na segunda fase muitas outras sugerem o envolvimento dos utilizadores de forma a deixar clara que a escolha de todos A decis o de adquirir um pacote de software necessita do apoio de todos os l deres de rea e utilizadores chave principais os utilizadores do sistema que ser o envolvidos no processo de implementa o Deve assim haver um claro compromisso com a decis o de modo a que o projecto seja aceite No entanto e como vem sendo h bito nas empresas portuguesas ainda existem algumas vantagens em utilizar consultores j no processo final de selec o dado que uma maneira de trazer uma metodologia para fundamentar tecnicamente a decis o e garantir um grau de imparcialidade no processo e se os consultores tiverem real experi ncia em seleccionar e implementar pacotes eles poder o contribuir com Cap tulo 2 41 informa es pr ticas sobre os fornecedores e sobre os seus produtos Lozinsky 1996 Entretanto sobre se importante ou n o a contrata o de consultoras para escolher um ERP surgem v rias teorias onde se destaca uma que afirma que necess rio ter cuidado quando se entrega a uma consultora a tarefa de escolher o sistema dado que a maioria das grandes consultoras deriva e centraliza a sua factura o na implementa o de um ou mais sistemas ERP Consequentemente deixam esses fornecedores no topo da lista de op es para os seus clientes bloque

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