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Sistema de Gestão e Controlo versão Portuguesa

1. C Equipas multidisciplinares Nos termos da al nea b do artigo 10 do Decreto Regulamentar n 1 2012 de 6 de janeiro subjacentes quele modelo de estrutura matricial est o as reas de miss o relativas gest o e apoio de projetos no mbito da cidadania e igualdade de g nero viol ncia de g nero e dom stica rede social e autarquias agrupadas por centros de compet ncia cujas atividades s o asseguradas por equipas multidisciplinares tendo a Portaria n 27 2012 de 31 de janeiro fixado em duas a dota o m xima de chefes de equipas multidisciplinares foram criadas atrav s do Despacho da Presidente da CIG n 5034 2012 de 20 de mar o as seguintes equipas multidisciplinares e estabelecidas as respetivas compet ncias N cleo para a Promo o da Cidadania e Igualdade de G nero N CIG N cleo de Preven o da Viol ncia Dom stica e Viol ncia de G nero N VDVG Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Organograma Tutela Presid ncia do Conselho de Ministros Secret ria de Estado dos Assuntos Parlamentares e da Igualdade EE EEE Presidente ps Se o 1 Interministerial Conselho E PP SSCC COS ASASS E CSTSSSSSSESSS zi Eq Consultivo Eles iotoa 1 Grupo E T cnico cient fico 1 j Vice Presidente H crer n e E E E ET i P
2. anteced ncia Providenciar um sum rio das atas das reuni es da Comiss o de Sele o at 2 semanas ap s a realiza o das reuni es Enviar lista hierarquizada dos projetos ap s a avalia o dos peritos A mesma lista deve ser disponibilizada Comiss o de Sele o N25 do Art 6 5 Solicitar confirma o que o contrato de projeto cumpre o estabelecido no n 3 do Artigo 6 7 Notificar da decis o de aplicar o disposto no N 3 do Artigo Dim Soma N25 do Art 7 13 Notifica o a realizar atrav s do NFP 7 13 aos parceiros de projetos origin rios dos pa ses Relat rios financeiros intercalares IFR N22 do Art 8 3 Certificados pela Autoridade de Certifica o i Colaborar com o NFP para o r pido preciso e Reportar irregularidades N23 do Art 11 3 p p p completo reporte de irregularidades ao FMC Apresentar documentos ou outras evidencias relevantes Em N 4 do Art 12 1 para o FMC rever a decis o de suspender pagamentos Apresentar documentos ou outras evidencias relevantes o A N21 do Art 12 4 para o FIVC rever a decis o realizar corre es financeiras N 6 do Art 6 7 At 2 meses ap s o envio da notifica o por parte do FMC Z o Ww o D gt 3 o Ww Os procedimentos de informa o gerais a considerar s o os seguintes Final 03 02 2014 P gina 34 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G
3. nios do ambiente da contrata o p blica e dos aux lios de Estado cumprida pelos promotores de projeto s Assegurar que as disposi es legais e regulamentares em mat ria de informa o e publicidade s o cumpridas 3 2 3 Fun es formalmente delegadas pelo Operador de Programa fun es organismos interm dios forma de delega o A CIG ir desempenhar as suas compet ncias de Operador de Programa n o existindo lugar a delega es de compet ncias a organismos intermedi rios A estrutura de gest o deste Programa ir ser constitu da tanto por recursos internos quer por subcontrata es Final 03 02 2014 P gina 9 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 3 Organiza o 3 3 1 Organigrama e descri o de fun es das unidades Tal como define o artigo 10 da sua Lei Org nica a organiza o interna dos servi os da CIG obedece ao seguinte modelo estrutural misto a Nas reas relativas gest o de recursos assuntos jur dicos estudos e forma o comunica o documenta o e informa o rela es internacionais e tr fico de seres humanos o modelo de estrutura hierarquizada b Nas reas relativas gest o e apoio de projetos no mbito da cidadania e igualdade de g nero viol ncia de g nero e dom stica rede social e autarquias o modelo de estrutura matricial Este modelo estrutural misto
4. E RUA 28 Ap s a aprova o dos projetos a CIG desembolsar a 12 tranche de adiantamento aos promotores de acordo com o aprovado na candidatura no m ximo de 15 do valor total do financiamento aprovado Os ltimos 10 de financiamento de cada projeto ser o pagos ap s a aprova o do relatorio final eeaeee ERREI E E R 28 3 3 5 2 Unidades org nicas e ou organismos que executam cada uma das fases do processamento dos pedidos de pagamento ssesersasesenesasogereansaniaanasneeeceasaniaerasesareanssstaesasnde 33 3 3 5 3 Procedimentos escritos aplic veis si iieereeerereeeereeerereeeereeacereeeereecaranto 33 3 4 Descri o do processo de reporte de informa o s entidades envolvidas na gest o e controlo do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 34 3 4 1 Descri o do reporte de informa o ao Financial Mechanism Office 34 3 4 2 Descri o do processo de reporte de informa o Unidade Nacional de Gest o 36 3 4 3 Descri o do processo de reporte de informa o ao Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional erre reereeerereerae nene ereeaaneaeeeaaaearenananeos 36 3 5 Boa governan a contrata o p blica e execu o dos contratos aux lios estatais desenvolvimento sustent vel ambiente e igualdade de oportunidades e de g nero 38 3 5 1 Instru es e orienta o sobre as disposi es
5. aplic veis stitt 38 Final 03 02 2014 P gina 2 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 5 2 Medidas previstas para garantir o cumprimento das disposi es aplic veis designadamente em mat ria de verifica es controlos auditorias e monitoriza o 41 3 6 Pistadea dit ra ai a A E A E 42 3 6 1 Descri o de como os requisitos de transpar ncia e de disponibilidade dos documentos ser cumprida em rela o ao programa s esseeseseesesesessesressessestssesresee se 42 3 6 2 Instru es dadas sobre o arquivo de documentos comprovativos por parte dos benefici rios do apoio n nsseeeeneoseseeseeseseestesteeesestestssestestsstseststestsststestssesessesrestssestestssese 48 3 17 Trteg latidades r cup rag S ceses iiiacronor tieer innein nainii i E 50 3 7 1 Instru es em mat ria de preven o mitiga o dete o reporte e corre o das irregularidades registo de d vidas e recupera o de pagamentos indevidos 50 3 7 2 Descri o do procedimento para dar cumprimento s obriga es em mat ria de comunica o de irregularidades Unidade Nacional de Gest o 0 000onno0ne0o0so0s000s00s0 52 3 8 Descri o do sistema contabil stico a aplicar para efeitos de gest o financeira do programas seeen E E E E 55 3 9 Sistema CE NOTA O sciocco
6. as processuais relativas ao regime jur dico da realiza o de despesas p blicas com a loca o e aquisi o de bens e servi os No separador relativo s despesas realizadas e pagamentos efetuados devem constar nomeadamente c pias das Listas e respetivos documentos de despesa enviados ao Operador de Programa com refer ncia expressa localiza o dos originais nos dossiers da contabilidade do Promotor de Projecto No caso de despesas cuja imputa o ao projeto parcial deve ser claramente evidenciada a f rmula de Final 03 02 2014 P gina 49 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 c lculo do valor imputado As percentagens de imputa o a indicar dever o ter sido previamente aprovadas Devem ainda incluir se neste separador c pias dos respetivos Formul rios com os pedidos de pagamento e c pias dos Relat rios Interm dios que os acompanham No separador relativo ao acompanhamento e controlo devem constar o Relat rios interm dios o C pias dos relat rios dos controlos efetuados o Relat rio final do projeto No separador relativo s a es de publicidade deve figurar toda a documenta o sobre o cumprimento do plano de publicidade da responsabilidade do Promotor de Projecto tal como consta do documento Publicity Guidelines 3 7 Irregularidades e recupera es 3 7 1 Instru es em mat ria de preven o mitiga
7. atividade ou rubrica Cada documento de despesa fatura dever receber um nico n mero de identifica o inscrito no carimbo do programa projeto O recibo dever ser apenso fatura e manter o n mero de ordem daquela c pia do comprovativo de pagamento cheque ou transfer ncia banc ria dever o tamb m ser guardados junto da fatura e recibo correspondentes necess rio efetuar um preenchimento correto do carimbo j que a informa o inscrita crucial para a an lise a efetuar Para documentos mais pequenos sugere se a utiliza o de folhas A4 para colocar os documentos e poder apor o carimbo de tal forma que toda a informa o til do recibo seja vis vel o carimbo pode ocupar apenas parcialmente o documento A aquisi o de bens e servi os apenas pode ser justificada atrav s de fatura e recibo ou documento de quita o fiscalmente aceite Todas as faturas t m que ser identificadas com o nome e o n mero de contribuinte do promotor As faturas t m que ser discriminativas dos bens adquiridos e identificar o promotor e o programa projeto N o s o aceites tal es de caixa nem t tulos de transporte sem recibo excetuando se neste ltimo caso as situa es respeitantes a Desloca es e Ajudas de Custo De todos os originais carimbados ser o tiradas c pias que devem ser rubricadas pelo t cnico financeiro respons vel TOC Essas c pias dever o ser enviadas conjuntamente com o respetivo formul rio
8. cumpridas de acordo com os requisitos estipulados por lei Decidir sobre as candidaturas apresentadas a financiamento e assegurar que as entidades candidatas sejam notificadas das decis es adoptadas Representar a CIG junto dos organismos interlocutores nomeadamente o Gabinete Mecanismo Financeiro FMO o Ponto Focal Nacional a Autoridade de Certifica o a Autoridade de Auditoria as entidades benefici rias bem como outros organismos ou entidades contratualizadas Assegurar por si ou por representa o adequada a presen a da CIG nas reuni es semin rios ou outros eventos a realizar no mbito deste Programa Aprovar acta das conclus es dos trabalhos e das reuni es Assegurar a gest o da informa o individualizada e agregada a n vel f sico e financeiro dos projectos financiados Assegurar a recolha e envio de informa o englobada relativa aos projectos candidatos a financiamento e financiados gt ao N cleo T cnico Assegurar todo o processo de organiza o documental e de an lise de financiamento de candidaturas contemplando a apresenta o de propostas de an lise de aprova o arquivo indeferimento redu o ou revoga o das candidaturas cumprindo o princ pio da segrega o de fun es Assegurar o desenvolvimento do projecto analisando o progresso da execu o f sica propostas de altera o candidatura relat rios anuais e final das opera es financiadas e outros instr
9. custos a mais de um Operador de Programa Final 03 02 2014 P gina 54 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 f Recusa por parte dos promotores de projeto da submiss o ao controlo a que est o legalmente sujeitas g Falta de apresenta o da garantia banc ria quando exigida h Inexist ncia do processo contabil stico ou t cnico pedag gico obrigat rio de acordo com o Regulamento Espec fico do Programa PTO7 e do Guia do processo administrativo e financeiro do Programa PTO7 RESTITUI ES Quando se verifique que entidades benefici rias receberam indevidamente ou n o justificaram os apoios recebidos h lugar a restitui o dos mesmos a promover por iniciativa das entidades ou do Operador de Programa atrav s de compensa o com cr ditos j apurados 3 8 Descri o do sistema contabil stico a aplicar para efeitos de gest o financeira do programa Organiza o dos Documentos e da Contabilidade A contabilidade ser assegurada por um t cnico financeiro TOC Os documentos apresentados para reembolso ser o contabilizados classificados e devidamente inscritos na contabilidade do Programa devendo para isso ser criado um centro de custos espec fico de acordo com a estrutura de custos aprovada Ser criado um carimbo para o Programa assim como os Promotores de Projecto ter o que criar um carimbo por projeto de form
10. es e limites de elegibilidade do pessoal afeto ao projeto Ser o solicitados documentos de despesa para verifica o em todos os pedidos de reembolso submetidos Ap s a an lise do pedido de reembolso o t cnico financeiro TOC selecionar a amostra de documentos de despesa e de quita o a verificar e enviar ao promotor o pedido dos documentos pretendidos A amostra da despesa dever ter presente os seguintes crit rios e deve representar pelo menos 20 do total da despesa apresentada ea amostra deve ser composta por 50 da despesa de maior valor 10 da despesa de menor valor 20 de despesa de valor m dio e 20 de despesa escolhida pelo Operador de Programa de acordo com os riscos que identifica no seu acompanhamento ao projeto O t cnico financeiro TOC na escolha da amostra dever ter em conta situa es caracterizadas como de risco como sejam e o peso excessivo das despesas de um determinado a fornecedor a Final 03 02 2014 P gina 23 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 e um documento que tenha um valor anormalmente elevado para o tipo de projeto e documentos recusados em pedido de reembolso anteriores e que s o novamente submetidos a financiamento Na amostra selecionada quando n o se verifique a exist ncia de todos os documentos necess rios o t cnico solicitar entidade o seu envio por via e mail fax ou of c
11. estrutura nuclear unidades org nicas flex veis e equipas multidisciplinares apresentado da seguinte forma A Estrutura nuclear A CIG estrutura se numa dire o de servi os que corresponde delega o do Norte sendo dirigida por um diretor de servi os cargo de dire o interm dia de 1 grau B Unidades org nicas flex veis Nos termos da al nea a do artigo 10 do Decreto Regulamentar n 1 2012 de 6 de janeiro subjacentes quele modelo de estrutura hierarquizada est o as reas relativas gest o de recursos assuntos jur dicos estudos e forma o comunica o documenta o e informa o rela es internacionais e tr fico de seres humanos tendo o artigo 3 da Portaria n 27 2012 de 31 de janeiro fixado em tr s o n mero m ximo de unidades org nicas flex veis mantendo a estrutura anterior foram criadas atrav s do Despacho da Presidente da CIG n 4970 2012 de 20 de mar o as seguintes divis es e estabelecidas respetivas compet ncias Divis o de Documenta o e Informa o DDI Divis o de Assuntos Jur dicos DAJ Divis o Administrativa e Financeira DAF a Cf Art 1 da Portaria n 27 2012 de 31 de janeiro E Cf Di rio da Rep blica 2 2 s rie N 72 11 de abril de 2012 Final 03 02 2014 P gina 10 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014
12. pedidos de reembolso gt ao Auditor a Realizar auditorias aos projetos com base numa amostra gt Ao especialista na tem tica Analisar as candidaturas recebidas colaborar em todas as a es do Programa para o qual seja solicitado e integrar o Comit de Sele o do Programa 3 3 4 3 Procedimentos escritos aplic veis v g Manuais Check Lists No mbito deste Programa ir o ser criados os seguintes documentos que estar o conclu dos ap s a aprova o do Programa e antes da lan amento das open calls e Guia do Preenchimento do Formul rio de Candidatura e Manual de Procedimentos para o Promotor de Projeto com as respetivas check lists e Regulamento Espec fico do Programa A Integra o da Igualdade de G nero e a Promo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada Final 03 02 2014 P gina 27 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 e Guia do processo administrativo e financeiro do Programa A Integra o da Igualdade de G nero e a Promo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada e Procedimentos de Reporte das Irregularidades ao N vel Nacional e Recolha de Informa o sobre concursos per odos de candidatura e Recolha de Informa o detalhada sobre candidaturas opera es e Formul rio de despesa verificada por r brica e Lista dos pagamentos efetuados pelo OP para
13. por outras autoridades administrativas sustentadas em factos cuja gravidade indicie ilicitude criminal envolvendo a utiliza o indevida dos apoios concedidos ou o desvirtuamento da candidatura Para efeitos de regulariza o das defici ncias detetadas e envio dos elementos solicitados ser concedido um prazo s respetivas entidades n o superior a 60 dias findo o qual e persistindo a situa o a decis o de aprova o do projeto revogada REDU O DO FINANCIAMENTO Os fundamentos para a redu o do financiamento s o os seguintes a N o justifica o da despesa em face do princ pio da economia efici ncia e efic cia e do princ pio da rela o custo benef cio b Considera o de valores superiores aos legalmente permitidos e aprovados ou n o eleg veis Final 03 02 2014 P gina 53 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 c N o considera o de receitas provenientes das a es no montante imput vel a estas d N o execu o integral da candidatura nos termos em que foi aprovada ou n o cumprimento integral dos seus objetivos e Despesas relacionadas com contratos de presta o de servi os que n o cumpram as regras nacionais f Despesas que n o estejam justificadas atrav s de fatura e recibo ou documentos equivalentes fiscalmente aceites ainda ou n o relevadas na contabilidade conforme as regras naci
14. ser mantidos dispon veis por um per odo de cinco anos ap s a conclus o do projeto ou outro per odo se tal for especificamente referido no Contrato de Financiamento Os dossiers de cada projeto devem estar bem organizados contendo um ndice das mat rias que os comp em e individualizando com separadores cada uma das suas fases o Candidatura aprovada incluindo todos os seus anexos o Contrato de Financiamento assinado o Processo de abertura de conta banc ria espec fica do projeto o Declara es comprovativas de n o ser devedora Fazenda P blica e Seguran a Social devidamente atualizadas o Comprova o da situa o anual perante o IVA o Processos de concurso realizados para implementa o do projeto o Despesas realizadas e pagamentos efetuados o Acompanhamento e controlo o A es de publicidade No separador relativo conta banc ria espec fica devem constar os extratos banc rios mensais a comunica o das transfer ncias efetuadas pelo Operador de Programa assim como as c pias dos recibos remetidos a esta Entidade como prova dos adiantamentos e reembolsos recebidos No separador relativo comprova o anual perante o IVA devem constar os pedidos de declara o anual e as respostas dos servi os do IVA Anualmente a comprova o da situa o perante o IVA deve ser enviada ao Operador de Programa No separador relativo aos processos de concurso devem constar sempre que aplic vel todas as pe
15. 2013 o Regulamento n 1083 2006 de 11 de julho estabelece as disposi es gerais sobre o Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional FEDER o Fundo Social Europeu FSE e o Fundo de Coes o FC e estipula no n 5 do artigo 9 que as opera es financiadas pelos fundos devem estar em conformidade com as disposi es do Tratado e dos atos aprovados ao abrigo deste ltimo O n 4 do artigo 54 do mesmo regulamento refere que no que respeita aos aux lios estatais s empresas na ace o do artigo 87 do Tratado os montantes das subven es p blicas concedidas no mbito de programas operacionais devem respeitar os limites impostos aos aux lios estatais Assim para assegurar a livre concorr ncia a CIG atender ao disposto no Regulamento referido que estabelece as condi es que garantem a isen o da obriga o de notifica o por parte dos Estados Membros nomeadamente que o montante total dos aux lios de mininis concedidos a uma empresa n o pode exceder 200 000 00 durante um per odo de tr s exerc cios financeiros sendo que no caso Final 03 02 2014 P gina 39 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 das empresas que desenvolvem a sua atividade no sector dos transportes rodovi rios tal limite desce para os 100 000 00 Nesse Regulamento foram ainda fixadas determinadas regras de controlo a adotar pelos Estados Membr
16. E EEE E DDD OO Assessoria Presid ncia i E E i Planeamento Rela es i i a frio Ti E o MBA y MARES sz Delega o do Norte RE S D 8 A E FE A E EEE E E 5 amp Estrutura hierarquizada Estrutura matricial Cf Di rio da Rep blica 2 2 s rie N 2 72 11 de abril de 2012 P gina 11 Final 03 02 2014 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 A CIG criou uma equipa de gest o de programa composta por um coordenador duas t cnicas um respons vel pelos assuntos financeiros um respons vel pelos assuntos jur dicos e um administrativo estimando a necessidade do envolvimento subcontrata o de um a t cnico a financeiro a TOC de um a auditor a e de um a especialista na rea de programa Esta estrutura reportar directamente Presidente e Vice Presidente da CIG Cargo na CIG Fun es a desempenhar no Programa Programa Assegurar que os projetos contribuem para os objetivos globais do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 e para os resultados e objetivos espec ficos do Programa Assinar os respetivos contratos com os promotores Estabelecer uma estrutura organizacional que assegure independ ncia e a adequada segrega o funcional entre o servi o respons vel pela verifica o dos pedidos de pagamento e os servi os respons veis pela implementa o do program
17. G T cnica com experi ncia relevante na rea de comunica o e publicidade T cnica Superior da Divis o de Documenta o e Informa o DDI Respons vel pela Divis o Administrativa e Financeira DAF Pessoa respons vel pelos assuntos financeiros Respons vel pela Divis o de Assuntos Jur dicos DAJ Pessoa respons vel pelos assuntos jur dicos Final 03 02 2014 inform tico computorizado para o registo e armazenamento de dados respeitantes a cada projeto que recolha e disponibilize os dados necess rios gest o elabora o de relat rios ao acompanhamento s verifica es s auditorias e avalia o exigidas no regulamento Garantir a transpar ncia o arquivo a confidencialidade e acesso aos documentos a quem de direito de acordo com o requisitos do Artigo 8 8 do Regulamento Elaborar e apresentar relat rios financeiros interm dios o relat rio anual do programa de acordo com os Artigos 5 11 5 12 8 3 8 4 e 8 7 Assegurar todo o processo de organiza o documental e de an lise de financiamento de candidaturas contemplando a apresenta o de propostas de an lise de aprova o arquivo indeferimento redu o ou revoga o das candidaturas cumprindo o princ pio da segrega o de fun es Verificar as condi es de admiss o e de elegibilidade formal das candidaturas assim como a responsabilidade pela aplica o dos crit rios de sele o e o estabelecimen
18. ICELAND UEANENSTEN E eea Cio g r a n t S Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Presid ncia do Conselho de Ministros Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 European Economic Area Financial Mechanism 2009 2014 Operador de Programa Programme Operator Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Commission for Citizenship and Gender Equality CIG CONFIDENTIAL UNTIL APPROVAL Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Commission for Citizenship and Gender Equality Head Office Av da Rep blica 32 1 1050 193 Lisboa Portugal Tel 351 217983000 Fax 351 217983098 www cig gov pt Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 ndice l Sum rio CECCU NO pesadas eliana snaa iai nisi doa Aa ul Dai id Da ERRE ENRERE E 5 2 Breve enquadramento do quadro legal do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Enropou 2000 20A assa a A a a pa 5 3 Caracteriza o do Operador de Programa suaseasiasisa vis oniasianindessasisaadcbpacestaaipdad inss bee tas i a aedanua a 6 3 1 Designa o endere o e ponto de contacto camsz20gadsopadnanas0asp asso dulnedngan dan ita da Sosa apasdd apagada ndabidanta 6 3 2 PAncipaISUN ES sacia a A Ui Ud E A 7 3 2 1 Data e forma da designa o formal que autoriza o Operador de Programa a desempenhar as suas fun es assssessagresninaniospeaspaidaa issu ouatonai
19. ONFLITO DE INTERESSES Todas as pessoas envolvidas no processo de sele o de candidaturas peritos independentes membros da equipa de programa e membros do Comit de Sele o t m que assinar uma declara o de independ ncia em rela o s candidaturas que avaliam Na declara o referida no ponto anterior t m estar explicita a inexist ncia de conflitos de interesse de acordo com o identificado no n 2 do Art 4 11 Todos os envolvidos no processo t m que declarar as entidades com as quais mant m interesses de acordo com o n 2 do Art 4 11 Sempre que se verifique a possibilidade de exist ncia de conflitos de interesse entre um elemento envolvido no processo de sele o e uma candidatura esse elemento n o pode constituir parte da decis o de sele o dessa candidatura O processo de an lise para decis o por parte do Operador de Programa n o dever ultrapassar uma dura o de 60 dias As Entidades Benefici rias que vejam os seus projectos aprovados ser o notificadas oficialmente da decis o final Aquelas cujos projetos n o sejam aprovados ser o notificadas da proposta da decis o de indeferimento nos termos do disposto nos artigos 100 e 101 do C digo do Procedimento Administrativo podendo pronunciar se por escrito no prazo de 10 dias teis contados a partir da data de rece o da notifica o Na falta de resposta no Final 03 02 2014 P gina 20 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o p
20. Os originais dever o constar no processo contabil stico espec fico do programa projeto e poder o ser conferidos a qualquer momento em processo de auditoria in situ quer por t cnicos do Operador de Programa quer pelo Ponto Focal Final 03 02 2014 P gina 57 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Nacional quer pela Autoridade Certificadora pela Autoridade de Auditoria quer pelo Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu Final 03 02 2014 P gina 58 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 9 Sistema de informa o 3 9 1 Descri o do sistema de informa o e sua liga o ao sistema contabil stico Transfer ncias para os Promotores de Projetos Em cumprimento da legisla o nacional nenhum pagamento ser transferido para o Promotor de Projeto sem que este fa a prova de que a sua situa o se encontra regularizada perante a Fazenda P blica e perante a Seguran a Social atrav s do envio das certid es comprovativas Os pagamentos aos Promotores de Projeto ser o efetuados por home banking para a conta banc ria espec fica do projeto devendo estas na sequ ncia elaborar e enviar para o Operador de Programa o respetivo recibo comprovativo dos adiantamentos e reembolsos recebidos De acordo com o estipulado no Management e Control Sys
21. a Decidir sobre as candidaturas apresentadas a financiamento e assegurar que as entidades candidatas sejam notificadas das decis es adotadas Assessoria T cnica F Representar a CIG junto dos organismos E Coordenador Dire o interlocutores nomeadamente o Gabinete Mecanismo Financeiro FMO o Ponto Focal Nacional a Autoridade de Certifica o a Autoridade de Auditoria as entidades benefici rias bem como outros organismos ou entidades contratualizadas Assegurar por si ou por representa o adequada a presen a da CIG nas reuni es semin rios ou outros eventos a realizar no mbito deste Programa Aprovar a ata das conclus es dos trabalhos e das reuni es Assegurar a gest o da informa o individualizada e agregada a n vel f sico e financeiro dos projetos financiados Assegurar a recolha e envio de informa o englobada relativa aos projetos candidatos a financiamento e financiados Coordenadora Assegurar a qualidade de implementa o substituta T cnica do programa e verificar o progresso dos T cnica Superior com experi ncia projetos relativamente aos resultados Joana marteleira Ocig gov pt relevante no esperados anterior Fundo Garantir a exist ncia de um sistema manuel barroso Ocig gov pt Final 03 02 2014 P gina 12 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 EEA Grants 2004 2009 CI
22. a o e publicidade Os registos ser o ser mantidos em sistemas inform ticos de informa o e de monitoriza o devendo os pap is de trabalho ser organizados de acordo com as normas de auditoria internacionalmente aceites Os registos inform ticos e os respetivos documentos de suporte dever o estar dispon veis para efeitos de consulta por parte do FMC da UNG do IFDR da IGF e do EFTA Board of Auditors 3 3 5 2 Unidades org nicas e ou organismos que executam cada uma das fases do processamento dos pedidos de pagamento As verifica es financeiras ser o realizadas pelo t cnico financeiro TOC externo ao Operador de Programa Os pagamentos ser o realizados pela Divis o Administrativa e Financeira DAF da CIG 3 3 5 3 Procedimentos escritos aplic veis No mbito deste Programa ir o ser criados os seguintes documentos que estar o conclu dos ap s a aprova o do Programa e antes da lan amento das open calls e Guia do Preenchimento do Formul rio de Candidatura e Manual de Procedimentos para o Promotor de Projeto e Regulamento Espec fico do Programa A Integra o da Igualdade de G nero e a Promo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada e Guia do processo administrativo e financeiro do Programa A Integra o da Igualdade de G nero e a Promo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada e Procedimentos de Reporte das Irregularidades ao N vel Nacional e Recolha de Informa o s
23. a carimbar os documentos originais com o respetivo carimbo do projeto ver abaixo onde constar a taxa de imputa o a chave de imputa o m todo se for necess rio e o valor imputado Os documentos ser o validados ap s a aposi o do respetivo carimbo identificativo Apenas dever o ser enviadas ao Operador de Programa as c pias dos documentos originais autenticados como descrito e j previamente classificados pelo TOC Previamente ao seu envio todos os documentos a imputar ao programa projeto dever o ter sido tratados conforme as normas estabelecidas para o processo contabil stico Final 03 02 2014 P gina 55 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Ainda a n vel contabil stico a CIG abrir um centro de custos pr prio para o Programa PTO7 De acordo com o estipulado na al nea j do artigo 4 7 que define as obriga es do Operador de Programa a CIG abrir uma conta do Tesouro isenta de juros que ter utiliza o exclusiva para os recebimentos e pagamentos do Programa PTO7 Carimbo Para evitar duplos financiamentos e prevenir poss veis irregularidades todos os originais dos documentos de despesa e pagamento imputados tanto ao Programa como aos Projetos dever o ser autenticados com o respetivo carimbo O carimbo dever conter o A identifica o da fonte de financiamento o A identifica o do Promotor o A identifi
24. ama e previamente abertura das candidaturas 3 3 3 Descri o dos procedimentos de sele o e aprova o dos projetos A selec o e aprova o dos projetos ser efetuada em conformidade com o cap tulo 6 do Regulamento de implementa o do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 Ser o realizados an ncios p blicos de candidatura a publicar em 2 jornais de refer ncia na p gina do Operador de Programa e na p gina da Unidade Nacional de Gest o Cada Open Call estar aberta durante 2 meses de acordo com a alinea b do n 2 do artigo 6 3 do Regulamento As Entidades candidatas dever o apresentar ao Operador de Programa a sua candidatura atrav s de Formul rio pr prio dispon vel no s tio do programa que contemple nomeadamente os seguintes elementos 1 T tulo do Projecto a Descri o do Projecto incluindo o enquadramento e pertin ncia no quadro de Planos Nacionais ou outros instrumentos estrat gicos de mbito regional ou local e prop sito b Estrat gia de implementa o c Atividades Final 03 02 2014 P gina 15 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 d P blicos alvo e Incid ncia geogr fica f Resultados esperados 2 Programa o temporal cronograma do projeto e atividades previstas 3 Or amento anexar vers o detalhada anualizada 4 Resumo anexar uma vers o em I
25. antir a execu o das pol ticas p blicas no mbito da cidadania e da promo o e defesa da igualdade de g nero Endere o Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Avenida da Rep blica 32 1 1050 193 LISBOA Tel 351 217983000 Fax 351 217983098 Final 03 02 2014 P gina 6 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Email de contacto Ir ser criado um email espec fico para este programa ap s a assinatura do Programme Agreement entre o Ponto Focal Nacional e o Operador de Programa 3 2 Principais fun es 3 2 1 Data e forma da designa o formal que autoriza o Operador de Programa a desempenhar as suas fun es A CIG foi designada como Operador de Programa da rea Program tica PTO7 A Integra o da Igualdade de G nero e a Promo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada no Memorando de Entendimento MoU celebrado entre o Governo Portugu s representado pela Sra Ministra da Agricultura Mar Ambiente e Ordenamento de Territ rio e pelos pa ses doadores Noruega Isl ndia e Liechtenstein assinado em Sintra a 28 de Mar o de 2012 3 2 2 Especifica o das fun es e das tarefas desempenhadas diretamente pelo Operador de Programa A partir do momento em que o MoU foi assinado a CIG iniciou o processo de delinear o Programa PTO7 A Integra o da Igualdade de G nero e a P
26. ara a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 prazo acima fixado consideram se aceites os fundamentos que originaram o indeferimento sendo remetida e enviada a decis o final de indeferimento Na situa o de aprova o do projecto ser celebrado um Contrato de Financiamento entre a CIG enquanto Operador de Programa e o respectivo promotor de projecto para execu o da dota o financeira atribu da Neste contrato existir uma cl usula em que o promotor de projeto assegurar que ser capaz de implementar o respetivo projeto Dos termos do Contrato dever constar obrigatoriamente o tempo de dura o do projecto e respectivo per odo de elegibilidade das despesas assim como a men o ao montante global do mesmo e dos financiamentos a serem suportados pelo Programa Os promotores de projecto devem dar in cio ao projecto at 30 dias ap s a assinatura do respectivo contrato 3 3 4 Verifica o dos projetos opera es 3 3 4 1 Descri o dos procedimentos de verifica o No sentido de cumprir com as responsabilidades impostas pelo Regulamento do MFEEE 2009 2014 o Operador de Programa ir proceder realiza o de verifica es que incidem sobre os aspetos administrativos financeiros t cnicos e f sicos dos projetos opera es No mbito do disposto no artigo 4 7 do Regulamento que enumera as responsabilidades do Operador de Programa a CIG definiu os seguintes proc
27. as as fases de candidatura e de execu o dos projetos 3 5 2 Medidas previstas para garantir o cumprimento das disposi es aplic veis designadamente em mat ria de verifica es controlos auditorias e monitoriza o Boa Governan a Estas mat rias ser o objeto de an lise nas verifica es administrativas e ou nas verifica es no local constando das check lists de an lise Contrata o p blica e execu o dos contratos A CIG prev a realiza o de um semin rio de trabalho com todos os promotores no arranque dos projetos com a finalidade de disponibilizar informa o sobre a necessidade de cumprimento dos procedimentos de contrata o p blica sobre os templates que os promotores v o ter que preencher para o pedido de justifica o de adiantamento e necessidades de verbas para o pr ximo per odo Final 03 02 2014 P gina 41 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 No acompanhamento de projetos a CIG ir utilizar check lists para verifica o do cumprimento dos procedimentos de contrata o p blica Ser utilizada a tabela de corre es financeiras da CE em mat ria de incumprimento das regras de contrata o p blica Aux lios estatais Sempre que em sede de avalia o de candidatura se coloquem d vidas em mat ria de aux lios de Estado a CIG notificar o Minist rio do Neg cios Estrangeiros sobre
28. as d vidas em quest o Desenvolvimento sustent vel ambiente e igualdade de oportunidades e de g nero Em sede de acompanhamento de projetos a CIG ir verificar o cumprimento dos princ pios acima descritos 3 6 Pista de auditoria 3 6 1 Descri o de como os requisitos de transpar ncia e de disponibilidade dos documentos ser cumprida em rela o ao programa Pista de Auditoria O Operador de Programa ir assegurar a evid ncia de uma pista de auditoria que permita a A reconcilia o da despesa inclu da nos pedidos de reembolso intercalares e finais a enviar ao IFDR para efeitos de certifica o com os respetivos registos contabil sticos e documentos comprovativos de suporte b Verificar a execu o do pagamento da contribui o do mecanismo financeiro c Verificar a observ ncia dos crit rios de sele o definidos pelo Operador de Programa e sua correta aplica o d Em rela o a cada projeto opera o obter as especifica es t cnicas e o plano de financiamento os documentos relativos concess o da subven o e aos procedimentos de adjudica o de contratos p blicos os relat rios de progresso do Final 03 02 2014 P gina 42 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 programa as verifica es de gest o e as auditorias realizadas e demais documenta o considerada relevante para o efeito O Opera
29. assim como os descritos no Documento COCOF 07 0037 03 PT vers o final de 29 11 2007 relativo s Orienta es para a determina o das correc es financeiras a aplicar s despesas co financiadas pelos Fundos Estruturais e pelo Fundo de Coes o em caso de incumprimento das regras em mat ria de contratos p blicos Final 03 02 2014 P gina 52 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 SUSPENS O DE PAGAMENTOS Os fundamentos para a suspens o dos pagamentos at regulariza o destes ltimos s o as seguintes a Defici ncia grave dos procedimentos contabil sticos de acordo com o estabelecido no Regulamento Espec fico do Programa PTO7 e do Guia do processo administrativo e financeiro do Programa PTO7 b N o envio dentro do prazo determinado de elementos solicitados pelo Operador de Programa salvo se esta aceitar a justifica o que venha eventualmente a ser apresentada c Exist ncia de d vidas d Superveni ncia de situa o n o regularizada em mat ria de impostos de restitui es no mbito dos financiamentos comunit rios e de contribui es para a seguran a social e Falta de comprova o da situa o contributiva perante a fazenda p blica e a seguran a social f Mudan a de domic lio ou de conta banc ria da entidade benefici ria sem comunica o ao Operador de Programa g No decurso de averigua es promovidas
30. atrav s de 2014 1 Maio 31 Agosto Antes de 15 Set 1 Out 2014 amostragem 2014 nos 1 Set 31 Dez Antes de 15 Jan e 1 Fev 2015 pr ximos 15 ania dias teis 1 Jan 30 Abril Antes de 15 Maio z 1 Junho 2015 seguintes 2015 2015 1 Maio 31 Agosto Antes de 15 Set 1 Out 2015 2015 1 Set 31 Dez Antes de 15 Jan 1 Fev 2015 2016 2016 1 Jan 30 Abril Antes de 15 Maio 1 Junho 2016 2016 As verifica es administrativas ser o efetuadas antes que as despesas a que respeitam sejam declaradas pelo Operador de Programa ao IFDR para efeitos de certifica o Assim todas as verifica es administrativas relativas s despesas inclu das numa declara o de despesas estar o conclu das antes da autoridade de certifica o submeter essa mesma declara o ao FMC Todas as verifica es administrativas ser o devidamente documentadas Os registos ir o incidir sobre os trabalhos realizados as datas de eventuais verifica es Final 03 02 2014 P gina 32 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 no local os resultados e frequ ncia das verifica es a descri o detalhada das irregularidades detetadas e das a es correctivas adotadas a guarda das listas de verifica o check lists a identifica o da nome e fun o da pessoa que executou as verifica es a evid ncia f sica do cumprimento dos requisitos em mat ria de inform
31. ca o do nome e n mero do Programa Projecto o A classifica o do documento por rubrica da estrutura de custos e o n de lan amento o O valor imputado e a taxa de imputa o Graficamente o carimbo poder ter o seguinte texto Projecto financiado pelo Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 e pela Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero PT07 Mainstreaming Gender Equality and Promoting Work Life Balance Promotor Nome do Projecto N do Projecto Atividade Rubrica N lan amento no projeto Valor Imputado Tx de Imputa o Este carimbo dever ser colocado sobre todos os documentos originais a imputar ao programa projeto n o apenas faturas mas tamb m recibos Final 03 02 2014 P gina 56 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 N o ser o aceites c pias de documentos em que n o seja vis vel o carimbo colocado no original O campo N de lan amento deve corresponder ao n mero de lan amento do documento nas listagens de despesas e pagamentos enviadas juntamente com o formul rio respetivo Para o efeito deve ser utilizada a f rmula n ano por exemplo 0045 2008 Os recibos receber o o mesmo n de lan amento que as faturas a que respeitam Cada documento de despesa receber um e apenas um n mero de lan amento ainda que diga respeito a mais de uma
32. cis o juridicamente v lida sobre a abertura do procedimento O procedimento adotado est de acordo com o valor estimado Se o procedimento adotado tiver sido independente do valor estimado encontra se o mesmo adequadamente fundamentado Foi elaborado Relat rio de Aprecia o das propostas dos concorrentes Existe uma decis o juridicamente v lida Despacho Delibera o de adjudica o Foi celebrado contrato Evid ncia de Contratos de Trabalho contratados a termo e bolseiros em conformidade com a legisla o aplic vel o Nas despesas do tipo Estudos e Relat rios em fase de conclus o fornecimento de um exemplar e demonstra o do cumprimento das normas de publicidade Nas despesas do tipo Viagens e Alojamento e Encontros e Confer ncias h evid ncia da sufici ncia dos comprovativos convocat ria da reuni o ordem de trabalhos e lista de presen as ou documento similar n o sobreposi o de ajuda de custo com subs dio de refei o Final 03 02 2014 P gina 30 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 o Verifica o da elegibilidade de despesas de acordo com a candidatura aprovada o per odo de reporte da candidatura aprovada o Classifica o das despesas por rubricas de acordo a candidatura aprovada o A reparti o da despesa por v rias atividades coerente com o or amento detalhado e Apres
33. co de que o relat rio do auditor possa n o ser apropriado nas circunst ncias situa es que ser o avaliadas caso a caso Pap is de trabalho Dossier corrente Uma vez que os pap is de trabalho visam suportar as evid ncias recolhidas servindo de prova que o trabalho foi realizado de acordo com o seu planeamento e em observ ncia das normas internacionalmente aceites para a sua execu o a CIG providenciar a sua recolha e organiza o em moldes que habilitem o audit trail da a o por qualquer auditor externo Estes ser o coligidos e arrumadas no dossier corrente da auditoria o qual dever preferencialmente adotar um formato eletr nico com uma adequada identifica o dos seus elementos constituintes e das rela es entre eles 3 6 2 Instru es dadas sobre o arquivo de documentos comprovativos por parte dos benefici rios do apoio Tanto o Operador de Programa como os Promotores de Projecto dever o constituir um ou mais dossiers independentes do programa projeto compostos por documentos originais Se tal sistema implicar altera es administrativas inaceit veis poder o os originais ser substitu dos por c pias autenticadas dos documentos originais com refer ncia inequ voca localiza o dos mesmos nos servi os do benefici rio Final 03 02 2014 P gina 48 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Estes dossiers dever o
34. contratos de projeto ter o um artigo no qual imposto a boa governan a por parte dos promotores Contrata o p blica e execu o dos contratos O Operador de Programa deve garantir a realiza o das verifica es administrativa e local aos projetos opera es assegurando que as mesmas s o desempenhadas atrav s de recursos humanos pr prios devidamente qualificados e preparados para o efeito Nos casos em que face ao elevado volume ou complexidade t cnica dos projetos opera es a verificar o Operador de Programa depois da adequada avalia o que ateste a inexist ncia ou insufici ncia de recursos humanos dentro da organiza o com val ncias t cnicas espec ficas para as realizar poder recorrer contrata o de entidade externa qualificada para o efeito O processo de aquisi o de servi os a essa entidade externa dever cumprir com os requisitos legais em mat ria de contratos p blicos devendo as especifica es t cnicas assegurar designadamente o controlo de qualidade do trabalho realizado por parte da entidade adjudicante Quer as despesas de funcionamento da equipa do EEA Grants na CIG quer as despesas relativas aos projetos financiados pela CIG no mbito do EEA Grants s o abrangidas pelo cumprimento do C digo dos Contratos P blicos As verifica es a realizar devem ter por finalidade garantir o cumprimento das regras comunit rias e nacionais aplic veis aos contratos p blicos e o respeito pelos
35. da e deve ser reportada e corrigida de imediato inclusivamente as corre es financeiras consideradas apropriadas Realizar as verifica es administrativas aos projetos nomeadamente verificar se as despesas declaradas pelos promotores dos projetos foram realmente efetuadas e em conformidade com o regulamento o contrato de programa bem como a legisla o nacional e a legisla o da Uni o Europeia aplic veis Assegurar que a contribui o financeira aplicada exclusivamente para a finalidade do programa e dos seus projetos de acordo com o contrato do programa e que todos os ativos que fazem parte do programa s o usados apenas para prop sitos tal como previsto no contrato de programa Garantir a exist ncia de um sistema inform tico computorizado para o registo e armazenamento de dados contabil sticos T cnico a respeitantes a cada projeto que recolha e Edeno financeiro a disponibilize os dados necess rios gest o a contratar TOC externo financeira elabora o de relat rios ao acompanhamento s verifica es s auditorias e avalia o exigidas no regulamento Assegurar que os promotores do projeto mant m um sistema de contabilidade separado ou um c digo contabil stico espec fico para todas as transa es relacionadas com o projeto sem preju zo das regras da contabilidade nacional Assegurar que a Autoridade de Certifica o recebe toda a informa o necess ria sobre os proc
36. dade das despesas face ao budget para cumprimento do plano de atividades apresentado e Controlo financeiro contabil stico e or amental e Apresenta o de mapas s ntese das despesas apuradas e Apresenta o de mapas s ntese comparativos da despesa efetuada e do financiamento atribu do e Verifica o dos procedimentos no mbito dos mercados p blicos e preenchimento das respetivas fichas Modo de apresenta o dos trabalhos Sobre os resultados da auditoria dever o ser obrigatoriamente apresentados relat rios preliminares e finais pela entidade adjudicat ria em duplicado e em vers o eletr nica bem como quadro sintese sobre os resultados da auditoria Final 03 02 2014 P gina 45 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Articula o CIG Equipa t cnica de auditoria A s equipa s t cnica s da s empresa s adjudicat ria s dever sempre estabelecer contactos com a CIG desde o in cio dos trabalhos at aos relat rios finais A CIG reserva se no direito de em qualquer momento solicitar elementos ou informa es que resultem dos trabalhos As conclus es e recomenda es dever o incluir uma s ntese que dever cobrir a efic cia efici ncia e pertin ncia dos trabalhos assim como recomenda es eventualmente necess rias Crit rio de adjudica o O crit rio de adjudica o ser o da proposta economicamente ma
37. do EEE 2009 2014 Abrange ainda os princ pios gerais dos sistemas de gest o e controlo as responsabilidades do Operador de Programa o calend rio a natureza e a intensidade das verifica es administrativas financeiras t cnicas e f sicas aos projetos opera es a documenta o do trabalho realizado e seu arquivo o eventual recurso a entidades externas para assegurar essas verifica es de gest o a pista de auditoria e a informa o relativa ao reporte das irregularidades 3 Caracteriza o do Operador de Programa 3 1 Designa o endere o e ponto de contacto A CIG um organismo da Administra o P blica com sede em Lisboa e uma delega o no Porto integrada na Presid ncia do Conselho de Ministros sendo tutelada nos termos do despacho de subdelega o de compet ncias do Ministro Adjunto e dos Assuntos Parlamentares n 10237 2011 de 10 de agosto publicado no DR n 157 2 s rie de 17 de agosto de 2011 pela Secret ria de Estado dos Assuntos Parlamentares e da Igualdade A CIG sucede Comiss o para a Igualdade e para os Direitos das Mulheres CIDM e por sua vez Comiss o da Condi o Feminina CCF A CIG um servi o central da administra o direta do Estado dotado de autonomia administrativa e com reconhecida autonomia financeira restrita gest o de programas financiados por recursos financeiros comunit rios ou internacionais de id ntica natureza Tem como miss o gar
38. dor de Programa disponibilizar um registo da identidade e localiza o dos organismos que t m os documentos comprovativos das despesas e das auditorias realizadas devendo estes ser disponibilizados sem preju zo das datas fixadas pelo Tribunal de Contas para efeitos de eventual imputa o de responsabilidade financeira sancionat ria e ou reintegrat ria por um per odo m nimo de tr s anos a contar da data de encerramento do programa ao pessoal autorizado do FMC da UNG do IFDR da IGF e do EFTA Board of Auditors No caso dos documentos comprovativos de suporte das despesas apenas existirem em vers o eletr nica o sistema inform tico utilizado deve estar conforme com as normas de seguran a aceites que assegurem que os documentos conservados satisfazem os requisitos legais nacionais e s o v lidos para efeitos de auditoria No mbito do acompanhamento de projetos a CIG realizar e conservar registos eletr nicos e dossiers de projeto que ser o disponibilizados quer a inspetores da IGF auditores do IFDR ou outros indicados pelo FMC As auditorias e inspe es ser o sempre acompanhadas pelo coordenador de projeto da CIG Auditorias Externas Planeamento dos trabalhos a desenvolver Tendo em vista a prepara o da contrata o da entidade externa que desenvolver os trabalhos de auditoria a CIG dever definir o mbito dos trabalhos a realizar sendo que os projetos ser o selecionados com base numa an lise de risco
39. e no respeito pelos princ pios da economia da efici ncia e da efic cia informa o pertinente e referente a defini o das fun es atribu das ao Operador de Programa b ao cumprimento do princ pio da segrega o de fun es c aplica o de procedimentos que assegurem a regularidade e legalidade da despesa d fiabilidade dos sistemas de informa o contabil stica de monitoriza o e de relato financeiro e s modalidades relativas s auditorias ao funcionamento dos sistemas f aos procedimentos e sistemas que assegurem uma adequada pista de auditoria g aos procedimentos relativos ao acompanhamento e reporte das irregularidades e recupera o dos montantes indevidamente pagos 2 Breve enquadramento do quadro legal do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 Este documento est em conformidade com Protocolo 38b do Acordo EEA com o Regulamento da Implementa o do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 doravante abreviadamente designado por Regulamento com o Memorando de Entendimento celebrado entre os Estados Doadores e o Estado Benefici rio MoU bem como com as Linhas de Orienta o para a Descri o dos Sistemas de Gest o e Controlo do Operador de Programa Documento elaborado pela UNG do MFEEE 2009 2014 Final 03 02 2014 P gina 5 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro
40. e numa amostra aleat ria As auditorias ser o realizadas somente a projetos cuja execu o seja j superior a 30 e a metodologia para a sele o da amostra ter por base os seguintes atributos a taxa de execu o do projecto a materialidade e a natureza deste ltimo Nesta fase de planeamento dever o ser definidos os objetivos gerais e espec ficos das a es a desenvolver enunciar as quest es chave determinar a natureza o mbito temporal e a metodologia a utilizar incluindo se nesta ltima a an lise de risco das entidades a auditar a defini o das Final 03 02 2014 P gina 43 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 caracter sticas das amostras o calend rio de aplica o dos procedimentos e as verifica es necess rias para a consecu o dos objetivos das a es Pretende se que esta fase de planeamento garanta a realiza o de a es com o alcance dos resultados previstos que sejam executadas com elevada qualidade e num per odo de tempo adequado que garanta a oportunidade da interven o A relev ncia dos controlos pressup e o planeamento e realiza o de interven es tendo em conta a avalia o de risco e materialidade das situa es objeto de controlo Por conseguinte na an lise de risco das entidades benefici rias dos apoios financeiros concedidos ser o incorporados os seguintes fatores de risco e Estrut
41. e reporte Per odo de Reporte por cada ano Datas para pagamento 2013 1 Set 31 Dez 1 Fev 2014 1 Jan 30 Abril 1 Junho 2014 1 Maio 31 Agosto 1 Out 2014 2014 1 Set 31 Dez 1 Fev 2015 1 Jan 30 Abril 1 Junho 2015 1 Maio 31 Agosto 1 Out 2015 2015 1 Set 31 Dez 1 Fev 2015 2016 1 Jan 30 Abril 1 Junho 2016 O Operador de Programa proceder ao registo e armazenamento dos dados respeitantes a cada projeto informa o esta que ser disponibilizada sempre que solicitada e que permitir a elabora o de relat rios a monitoriza o dos projetos as verifica es as auditorias e a avalia o exigidas no Regulamento Esta base de dados ser feita em excel sendo atualizada trimestralmente e complementada com relat rios word e inserida sempre que poss vel na plataforma DORIS Final 03 02 2014 P gina 37 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 5 Boa governan a contrata o p blica e execu o dos contratos aux lios estatais desenvolvimento sustent vel ambiente e igualdade de oportunidades e de g nero 3 5 1 Instru es e orienta o sobre as disposi es aplic veis Boa Governan a Na implementa o do Programa a equipa da CIG tal como todos os outros colaboradores deste organismo est o abrangidos pelo C digo de Conduta No que diz respeito aos Promotores de Projeto os
42. edimentos de verifica o Verifica es ao local a todos os projetos Envio de relat rios de progresso com cada pedido de pagamento adiantamento Realiza o de auditorias por parte de um auditor externo Estas auditorias t m como objeto a verifica o f sica e financeira do projeto no local da sua execu o por parte de um profissional independente do Operador de Programa O Gestor do Projeto deve fornecer toda a informa o relevante sobre o projeto ao auditor Final 03 02 2014 P gina 21 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Verifica es administrativas relativamente a cada pedido de adiantamento e de reembolso por parte de um t cnico financeiro TOC a contratar Verifica es administrativas a mbito e objetivos Com vista a conferir lastro valida o da despesa declarada pelas entidades benefici rias as verifica es administrativas assentam em procedimentos de verifica o exigentes e aprofundados e recorrer o an lise cruzada de v rios elementos de ndole f sica e financeira procurando obter garantias sobre a exatid o da informa o prestada pelos promotores dos projetos e a conformidade do desenvolvimento dos projetos com os princ pios da legalidade e razoabilidade Assim todos os pedidos de adiantamento e de reembolso de despesa apresentados por parte dos promotores de projetos quer sejam pedido
43. edimentos e verifica es realizados no que diz respeito s despesas para fins de certifica o Assegurar que toda a legisla o nacional e comunit ria aplic vel designadamente nos dom nios do ambiente da contrata o p blica e dos aux lios de Estado cumprida pelos promotores de projeto solicitado Realizar auditorias aos projetos com base numa amostra Externo Auditor a Efetuar monitoriza es a projetos sempre a contratar que for solicitado selecionados em fun o do risco e por amostragem aleat ria Especialista em Analisar as candidaturas recebidas Externo Igualdade de Colaborar em todas as a es do Programa a contratar G nero para o qual seja solicitado Final 03 02 2014 P gina 14 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 3 2 Procedimentos escritos existentes a utilizar pelo pessoal do Operador de Programa O pessoal do Operador de Programa est sujeito ao cumprimento de toda a documenta o legal de implementa o do EEA Grants 2009 2014 A equipa de Gest o do Programa dar tamb m execu o ao referido Programa de acordo com a vers o aprovada pelo FMC A CIG ir elaborar um Regulamento do Programa que dever ser utilizado por todos os intervenientes neste Programa nomeadamente a equipa de gest o os promotores e parceiros Este Regulamento estar conclu do ap s a aprova o do Progr
44. enta o dos elementos relativos s cl usulas restritivas eventualmente estabelecidas no contrato o Existem despesas que necessitam ser validadas pelo perito Caso afirmativo justificar nas observa es o Dever existir ainda evid ncia da chave de imputa o dos custos indiretos e respetivos pressupostos de valida o que permitam justificar a despesa imputada ao projeto Fluxograma de Pedido de Adiantamento Reembolso mem es E Legenda 1 O Operador de Programa PO transfere o adiantamento no in cio do projeto ao Promotor de Projeto PP 2 O PP envia o Interim Financial Report IFR para o PO 3 vezes por ano 3 O t cnico financeiro externo TOC OP verifica a amostra das despesas durante os pr ximos 30 dias teis a contar desde a data de rece o do IFR e transfere o montante aprovado para o PP notificando o NOTA Estes reembolsos s poder o ser efetuados ap s o recebimento das transfer ncias para o OP por parte do FMO Final 03 02 2014 P gina 31 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Per odo de Reporte por cada ano Data para os PP Datas para enviarem os pagamento Interim Financial Report IFR para o OP 1 Set 31 Dez Antes de 15 Jan 1 Fev 2014 2013 2014 Verifica o 1 Jan 30 Abril Antes de 15 Maio 1 Junho 2014 das despesas 2014
45. ento da Entidade e origem das receitas quotiza es subs dios donativos outras origens Pessoal ao servi o gestores pessoal t cnico pessoal administrativo e financeiro outro pessoal Projectos mais relevantes desenvolvidos sua designa o per odo de refer ncia Programa ou Iniciativa Comunit ria O formul rio de candidatura dever ser preenchido em Portugu s e impresso em dois exemplares marcados respectivamente com as palavras Original e C pia sendo recomend vel a sua grava o em suporte electr nico CD juntamente com toda a documenta o necess ria O conjunto completo dos formul rios em suporte de papel e do CD com os documentos gravados referidos acima deve ser entregue acompanhado de of cio em envelope fechado e selado com o carimbo selo da entidade assinado por um a seu sua representante oficial O exterior do envelope deve mencionar a denomina o completa da entidade e incluir as refer ncias ao t tulo definido no Aviso de Abertura da Open Call e ou Small Grants Schemes A abertura e fecho das Open Calls e ou Small Grants Scheme ser definido no Aviso de Abertura em conformidade com as orienta es do Mecanismo Financeiro do EEE Cabe CIG enquanto Operador de Programa conduzir e monitorizar todas as atividades relacionadas com a implementa o do presente Programa incluindo a verifica o das condi es de admiss o e de elegibilidade formal das candidatura
46. es da International of Supreme Audit Institutions INTOSAI as normas de auditoria interna do International Final 03 02 2014 P gina 44 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Internal Audit IIA e do International Federation of Accountants IFAC Dever o ainda ser utilizadas supletivamente as International Standards on Auditing ISA Natureza dos trabalhos a contratar Os trabalhos a contratar a entidades de controlo externas consistir o na realiza o de uma auditoria t cnico financeira s despesas realizadas pelos destinat rios finais dos apoios financeiros concedidos no mbito do projeto a auditar A auditoria deve incluir a an lise dos relat rios de execu o e de toda a documenta o de suporte despesa incluindo a an lise e o preenchimento das fichas de verifica o de procedimentos no mbito da contrata o p blica Os trabalhos dever o incidir sobre os seguintes aspetos e Avalia o do sistema de controlo interno da entidade e Verifica o do cumprimento dos normativos t cnicos administrativos e financeiros estabelecidos no regulamento do programa e Verifica o dos documentos originais de acordo com as normas gen ricas e legisla o em vigor na administra o p blica e de acordo com as normas de gest o financeira e or amental e Verifica o da elegibilidade das despesas e Verifica o da conformi
47. faia bops iT IEEE KEEA ERE EEEE SE Tas 59 3 9 1 Descri o do sistema de informa o e sua liga o ao sistema contabil stico 59 Final 03 02 2014 P gina 3 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 ABREVIATURAS EFTA European Free Trade Association FMC Financial Mechanism Committee IFDR Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional IGF Inspe o Geral de Finan as MFEEE Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu UNG Unidade Nacional de Gest o OP Operador de Programa SEAPI Secretaria de Estado dos Assuntos Parlamentares e da Igualdade CIG Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero CITE Comiss o para a Igualdade no Trabalho e no Emprego INE Instituto Nacional de Estat stica KS Norwegian Association of Local and Regional Authorities Final 03 02 2014 P gina 4 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 1 Sum rio executivo O presente documento descreve o Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero doravante designada por CIG na sua qualidade de Operador de Programa OP a quem foram delegadas compet ncias pelo Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu MFEEE 2009 2014 Este Sistema de Gest o e Controlo fornec
48. icador de boas pr ticas e de solu es inovadoras f Avalia o dos factores de risco associados interven o e sua gest o g Praticabilidade econ mica da interven o no curto e m dio prazo Processo de An lise e Decis o A metodologia de an lise e sele o das candidaturas ter tr s fases Verifica o das condi es de admiss o e de elegibilidade formal a cargo do Operador de Programa para aprecia o das candidaturas relativamente informa o prestada e respetiva documenta o de suporte Avalia o de qualidade t cnica a cargo do Operador de Programa para aprecia o das candidaturas relativamente aptid o de entidades e parceiros relev ncia do projeto e respetivas atividades adequa o dos objetivos espec ficos efici ncia metodol gica avalia o e gest o dos riscos impacto esperado e sustentabilidade dos resultados mediante a aplica o de uma matriz referencial de an lise Em termos quantitativos considera se que o projecto tem m rito suficiente para ser apoiado no caso de obter pelo menos 50 pontos de uma escala de O a100 O dem rito do projecto conduz ao indeferimento do mesmo Avalia o financeira a cargo do Operador de Programa para aprecia o da elegibilidade das despesas respetiva adequa o com os objetivos do projeto e rela o de custo benef cio face aos resultados previstos Os candidatos poder o ser solicitados a fornecer informa o adicional dura
49. io ficando a an lise de Reembolso suspensa at ao seu envio Ap s rece o dos documentos enviados e ou solicitados c pias dos originais dos documentos de despesa devidamente carimbados d se sequ ncia an lise do reembolso devendo o t cnico financeiro TOC registar por documento verificado o respetivo parecer e N o aceitar o documento justificando e Aceitar a totalidade da despesa na respetiva rubrica qual se encontra imputada e Aceitar a despesa mas transferindo a para outra rubrica e Aceitar parcialmente na rubrica qual se encontre imputado Neste caso o t cnico ter que indicar o valor a considerar e Aceitar parcialmente na respetiva rubrica e transferir tamb m parcialmente para outra rubrica Neste caso o t cnico ter que indicar o valor a considerar na rubrica e identificar a rubrica e o montante para onde pretende transferir iv Findo o processo de an lise aplicado o respetivo algoritmo de an lise financeira dos reembolsos para apuramento do valor da despesa a aprovar e os respetivos pagamentos discriminados por fonte de financiamento v Elabora o do parecer pelo t cnico de an lise e impress o do Relat rio da An lise Financeira no qual constar o respetivo parecer t cnico associado Caso se tenham verificado redu es nos montantes propostos em virtude da an lise dos documentos solicitados o parecer refletir os motivos que conduziram redu o Esta an lise dever
50. ios dos pa ses doadores Reportar irregularidades Ne3 do Art 11 3 Os procedimentos organizacionais gerais s o os mencionados anteriormente 3 4 3 Descri o do processo de reporte de informa o ao Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional A CIG ir assegurar todos os reportes de informa o ao Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional atrav s do seu Coordenador e ou T cnicos de projecto e de acordo com o estabelecido no regulamento do EEA Grants 2009 2014 nomeadamente Reporte Regulamento Observa o Submiss o atrav s da Autoridade de Submeter Relat rio Final do Programa Nei do Art 5 12 P Certifica o IFDR Declarar anualmente osjurosrelativos conta do Programa N22 do Art 8 7 l At 1de Mar o de cada ano O Operador de Programa ir informar a entidade certificadora de todos os procedimentos e verifica es efetuados relativamente despesa dos projetos analisada Final 03 02 2014 P gina 36 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 de todas as corre es financeiras aplicadas de todos os pagamentos efetuados sobre os projetos submetidos a financiamento sobre os contratos assinados sobre as parcerias estabelecias e sobre o or amento detalhado de cada projeto As datas estabelecidas para o pagamento aos promotores de projeto s o as seguintes de acordo com cada per odo d
51. is vantajosa tendo em conta os seguintes fatores por ordem decrescente de import ncia e Qualidade t cnica da proposta 40 e Pre o 40 e Calend rio de execu o dos servi os 20 Os fatores referidos ser o densificados em subfactores que para melhor an lise e avalia o das propostas apresentadas Elementos da proposta Na proposta o concorrente deve manifestar a sua vontade de contratar e indicar as condi es em que se disp e a faz lo A proposta deve conter os seguintes elementos e Metodologia de execu o da auditoria em cuja descri o o concorrente deve fazer refer ncia t o detalhada quanto poss vel s tarefas a executar e aos procedimentos e t cnicas a utilizar no sentido de atingir integralmente os objetivos definidos no caderno de encargos e Programa detalhado de desenvolvimento das diversas fases do trabalho incluindo a apresenta o de diagrama cronol gico com a sequ ncia das principais tarefas a realizar e Descri o dos m todos adotados pelo concorrente para garantia da qualidade da auditoria ou certificado de qualidade emitido por organismo independente Final 03 02 2014 P gina 4 6 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 e Constitui o nominativa da equipa t cnica a afetar aos servi os objeto do presente concurso acompanhada das respetivas s nteses curriculares e Lista dos principais t
52. ituir uma viola o da regra minimis ou de outras regras aplic veis Sobre esta mat ria o Operador de Programa ter a devida aten o aos guias informativos publicados pela Comiss o Europeia solicitando sempre que considere necess rio apoio t cnico que eventualmente poder ser disponibilizado pelo IFDR e pelo Minist rio dos Neg cios Estrangeiros Final 03 02 2014 P gina 40 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Verifica es de gest o no dom nio do desenvolvimento sustent vel e do ambiente No seio das verifica es administrativas e ou no local no dom nio do ambiente dever ser averiguado se os promotores dos projetos cumpriram com as diretivas aplic veis v g Diretivas sobre a Avalia o do Impacto Ambiental Avalia o Ambiental Estrat gica Aves e Habitats Informa o Ambiental gua e Res duos Verifica es de gest o no dom nio da igualdade e n o descrimina o A CIG ter em considera o os princ pios supracitados quer na implementa o e gest o do Programa quer no acompanhamento de cada projeto financiado pelo EEA Grants Tamb m as verifica es administrativas e ou no local devem assegurar que os promotores tomaram todas as medidas adequadas a prevenir e evitar qualquer descrimina o em raz o do sexo ra a origem tnica religi o cren a defici ncia idade e orienta o sexual durante tod
53. m os requisitos do Artigo 8 8 do Regulamento Final 03 02 2014 P gina 8 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 m Assegurar que a Autoridade de Certifica o recebe toda a informa o necess ria sobre os procedimentos e verifica es realizados no que diz respeito s despesas para fins de certifica o n Elaborar e apresentar relat rios financeiros interm dios o relat rio anual do programa de acordo com os Artigos 5 11 5 12 8 3 8 4 e 8 7 o Remeter Autoridade Certificadora uma previs o dos pagamentos a efectuar de acordo com o Artigo 8 5 do Regulamento p Assegurar a permanente atualiza o da informa o estat stica de cada projeto e do programa de acordo com o Manual do Operador do Programa e assegurar que disponibilizada ao FMC e UNG mediante pedido e num prazo razo vel toda a informa o e documentos relativos implementa o do programa e dos projetos q Assegurar que s o tomadas todas as medidas necess rias e apropriadas com vista a prevenir detetar e anular qualquer situa o de suspeita irregularidade Qualquer suspeita de irregularidade deve ser prontamente e eficientemente investigada e deve ser reportada e corrigida de imediato inclusivamente as corre es financeiras consideradas apropriadas r Assegurar que toda a legisla o nacional e comunit ria aplic vel designadamente nos dom
54. mete las para valida o juntamente com o relat rio de execu o f sica Este template composto por listagens recapitulativas de despesa e receita do projecto com informa o documento a documento n do documento n do lan amento n do recibo valor total do documento valor imputado conta da contabilidade geral em que est lan ado Estas despesas devem justificar na totalidade ou parcialmente o adiantamento anteriormente disponibilizado ao promotor Ainda no template anterior o promotor tem que justificar qual ao montante que prev ser necess rio para os pr ximos 3 meses de execu o Como referido no ponto 3 3 4 1 ap s a an lise do pedido de reembolso o t cnico financeiro TOC selecionar a amostra de documentos de despesa e de quita o a verificar e enviar ao promotor o pedido dos documentos pretendidos Os crit rios de defini o desta amostra s o os referidos no ponto 3 3 4 1 O Operador de Programa definir a natureza dos documentos a submeter pelos promotores dos projetos tendo em devida aten o o sistema de gest o e controlo existente e o n vel de verifica es no local Face documenta o disponibilizada ser efetuada a respetiva valida o da despesa pelo t cnico financeiro TOC Os crit rios definidos no mbito da verifica o administrativa constam do ponto 3 3 4 1 A valida o da despesa ter por base os seguintes fatores Todos os documentos foram validados de acordo com a ver
55. mo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu Os crit rios espec ficos a avaliar consistir o no a Impacto geral dos resultados b Inova o das solu es propostas Cc Evid ncia da dimens o de g nero enquanto factor estrat gico do projecto em todas as suas componentes d Evid ncia de sustentabilidade dos resultados do projecto ap s o fim do financiamento e Enquadramento do projecto nos objectivos dos Planos Nacionais ou outros instrumentos estrat gicos de mbito regional ou local Os crit rios gerais a avaliar consistir o na a Relev ncia dos objectivos gerais no quadro dos Planos Nacionais ou outros instrumentos estrat gicos regionais ou locais e Programa PTO7 b A coer ncia dos objectivos espec ficos com a avalia o diagn stica elegibilidade do per odo de execu o e identifica o das necessidades dos p blicos alvo E Qualidade t cnica das actividades propostas nomeadamente quanto aos conte dos metodologias e dura o da interven o bem como aos indicadores de acompanhamento permanente e avalia o dos seus resultados Final 03 02 2014 P gina 18 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 d Potencia o das compet ncias pessoais e sociais dos p blicos alvo e a qualifica o t cnico profissional e experi ncia da equipa interveniente e Efeito de demonstra o e multipl
56. ndere o electr nico para contactar o Operador de Programa gt Toda a documenta o t cnica relativa ao acompanhamento t cnico dos projetos a serem financiados arquivada no Dossier T cnico do projeto X onde X o n mero do projecto gt Toda a documenta o financeira relativa ao acompanhamento financeiro dos projetos a serem financiados arquivada no Dossier Financeiro da opera o X onde X o n mero do projeto Final 03 02 2014 P gina 35 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 4 2 Descri o do processo de reporte de informa o Unidade Nacional de Gest o A CIG ir assegurar todos os reportes de informa o Unidade Nacional de Gest o atrav s do seu Coordenador e ou T cnicos de projecto e de acordo com o estabelecido no regulamento do EEA Grants 2009 2014 nomeadamente Reporte Regulamento Observa o Altera es ao Programa N 1 do Art 5 9 o At 15 de Fevereiro de cada ano de Submeter Relat rio Anual do Programa Nei do Art 5 11 acordo com o MCS for EEA FM 2009 20 a Submiss o atrav s da Autoridade de Submeter Relat rio Final do Programa Nei do Art 5 12 aa Certifica o IFDR Informar a abertura de Open Calls com 2 semanas de N 4 do Art 6 3 anteced ncia Notificar da decis o de aplicar o disposto no N 3 do Artigo 7 13 NREN p N25 do Art 7 13 aos parceiros de projetos origin r
57. nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 gt A comunica o formal de actos compet ncias deveres crit rios e requisitos existente entre o Operador de Programa e os Promotores de projecto o Financial Mechanism Office a Unidade Nacional de Gest o o Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional ou a Inspec o Geral de Finan as efectuada por escrito privilegiando se sempre que poss vel o correio electr nico como meio de troca de correspond ncia gt Os meios de troca de correspond ncia utilizados pelo Operador de Programa s o o correio electr nico o correio normal CTT e o fax gt Toda a correspond ncia recebida e enviada por correio normal CTT e fax registada no sistema de controlo de recep o e envio de correspond ncia da CIG gt Toda a correspond ncia enviada registada e com aviso de recep o gt A correspond ncia efectuada por correio electr nico confirmada com envio e recep o de recibo electr nico gt A aquisi o de servi os utilizados na sustenta o do plano de comunica o ser efectuada em conformidade com o previsto no Decreto Lei n 18 2008 de 29 de Janeiro gt O Operador de Programa utilizar o s tio da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero CIG como meio de divulga o e publicita o fazendo se o acesso rea espec fica para o Programa PTO7 atrav s de um menu existente no s tio da CIG Como referido no ponto 3 1 ser criado um e
58. ngl s Para efeitos de preenchimento do Formul rio ser elaborado o Guia do Formul rio de Candidatura Devem instruir o processo de candidatura os seguintes elementos a Declara o que indique a denomina o da entidade n mero de pessoa coletiva sede data de in cio de atividade e nome das pessoas com poderes legais para representar a Entidade acompanhada por c pia dos respetivos Estatutos vers o impressa e digitalizada b Declara o de n o ser devedora Fazenda P blica e Seguran a Social vers o impressa e digitalizada c Certid o que comprove o regime de IVA do candidato d Documentos que atestem a compet ncia profissional da entidade e dos elementos relevantes da equipa gestora do projeto e Documentos comprovativos da inten o de estabelecer parceria caso aplic vel f Pequena Avalia o Diagn stica do projeto g Quadro l gico opcional h C pia do Cart o de Contribuinte i Anexo ao Formul rio de Candidatura referido acima e outros documentos que a Promotor de Projecto considere relevantes para a aprecia o do projeto nos termos dos crit rios de sele o definidos j Relat rio de Atividades do ano anterior que inclua os seguintes dados atualizados N mero e tipo de associados e benefici rios Final 03 02 2014 P gina 16 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Or am
59. nismo Financeiro do EEE 2009 2014 3 7 2 Descri o do procedimento para dar cumprimento s obriga es em mat ria de comunica o de irregularidades Unidade Nacional de Gest o A CIG comunicar Unidade Nacional de Gest o e ao Minist rio P blico trimestralmente atrav s do seu Coordenador todas as irregularidades detetadas no mbito de acompanhamento de projetos financiados pelo EEA Grants por meio de of cio tendo como anexo o formul rio anexo 5 do Regulamento disponibilizado pelo FMC De acordo com o artigo 11 5 de regulamento a CIG reportar Unidade Nacional de Gest o se foram detectadas ou n o suspeitas de irregularidades Por sua vez a Unidade Nacional de Gest o informar o FMC A partir do momento em que a CIG detecte a suspeita de irregularidade iniciar imediatamente uma investiga o que resultar num relat rio sendo em conjunto com a UNG e com a aprova o do FMC tomadas as medidas que se considerarem necess rias para soluccionar a situa o Ex correc o financeiras suspens o de pagamentos revoga o do projecto com a implica o da restitui o do montante transferido COMUNICA O UNG COMUNICA O AO MINIST RIO PUBLICO IRREGULARIDADE o 4 DETETADAPELA EEssseobssesessse s CIG Ser o seguidos todos os procedimentos descritos no cap tulo 12 do regulamento relativo Suspens o de pagamentos correc es financeiras e rembolsos
60. nte as fases de aprecia o de elegibilidade formal e t cnica do processo de an lise A n o observ ncia pelas entidades dos crit rios de admiss o referidos implica a imediata exclus o da respetiva candidatura De acordo com o ponto do artigo 6 5 do Regulamento caso o promotor n o cumpra todas as condi es de elegibilidade formal da sua candidatura ser notificado dos incumprimentos e dever apresentar a sua resposta no prazo m ximo Final 03 02 2014 P gina 19 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 de 10 dias teis Caso se mantenha a n o elegibilidade administrativa da candidatura o promotor ser notificado desta decis o Ap s a avalia o de qualidade t cnica o Operador de Programa submeter a lista provis ria dos projetos admitidos ao Comit de Sele o para parecer antes uma decis o final sobre a lista definitiva dos projectos aprovados e correspondente divulga o no s tio do programa De acordo com o ponto 2 do artigo 6 5 do Regulamento cada membro do Comit de Sele o assinar uma declara o de independ ncia relativamente aos projetos que analise de modo a garantir a n o exist ncia de conflitos de interesse O resultado da avalia o ser a m dia das avalia es Caso a diferen a entre as avalia es seja superior a 30 a CIG recorrer a um outro perito independente MITIGA O DO RISCO DE C
61. o dete o reporte e corre o das irregularidades registo de d vidas e recupera o de pagamentos indevidos Irregularidades Com o intuito de dar cumprimento ao disposto no n 3 do artigo 11 3 do Regulamento do MFEEE 2009 2014 o Operador de Programa ir cooperar estreitamente com a UNG no reporte das irregularidades detetadas na sequ ncia das verifica es de gest o e das auditorias por si realizadas ou por entidade externa contratada para o efeito Sempre que sejam detetadas irregularidades de acordo com o disposto no artigo 11 2 do regulamento a CIG proceder ao seu reencaminhamento para a Unidade Nacional de Gest o e para a entidade judicial e administrativa competente Minist rio P blico No que diz respeito recupera o de pagamentos indevidos e de acordo com a al nea 2 do artigo 11 1 do regulamento a CIG n o considerar como v lida despesa apresentada na qual seja detetada irregularidades pelo que essa despesa n o constituir abatimento ao adiantamento Final 03 02 2014 P gina 50 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Para este efeito as interven es da CIG estar o suportadas em avalia es relat rios escritos que ser o enviados para a Unidade Nacional de Gest o trimestralmente Final 03 02 2014 P gina 51 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Meca
62. o ficam com a an lise suspensa at inser o dos resultados dos relat rios das visitas As visitas no local ter o a dura o de um dia e ser o executadas quando o projeto opera o apresenta progressos materiais e financeiros e n o ap s a conclus o do mesmo evitando se desde modo que eventuais situa es detetadas e problem ticas n o possam ser devidamente corrigidas De forma a cumprir o princ pio da segrega o de fun es estas verifica es ser o realizadas por um t cnico financeiro independente ao Programa podendo ser um t cnico da CIG ou um elemento externo a esta a contratar 3 3 4 2 Unidades org nicas do Operador de Programa e ou Organismos que realizam as verifica es Para que se cumpra o princ pio da segrega o de fun es como referido anteriormente as verifica es no local ser o realizadas por um t cnico financeiro independente ao Programa Relativamente s verifica es administrativas estas ser o efetuadas por um t cnico financeiro TOC externo ao Operador de Programa No quadro de compet ncias atribu do CIG enquanto Operador de Programa em tra os gerais cabe gt ao Coordenador de Programa Final 03 02 2014 P gina 25 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Assegurar que as obriga es e compet ncias contratualizadas no contrato de programa no Regulamento e no MoU sejam
63. obre concursos per odos de candidatura e Recolha de Informa o detalhada sobre candidaturas opera es e Formul rio de despesa verificada por r brica Final 03 02 2014 P gina 33 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 e Lista dos pagamentos efetuados pelo OP para os PP e Formul rio da Verifica o no Local e Formul rio das auditorias realizadas e Formul rio para apresenta o de despesa pelo PP e Check List de Verifica o do Pedido de Pagamento 3 4 Descri o do processo de reporte de informa o s entidades envolvidas na gest o e controlo do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 3 4 1 Descri o do reporte de informa o ao Financial Mechanism Office A CIG ir assegurar todos os reportes de informa o ao Financial Mechanism Office atrav s do seu Coordenador e ou T cnicos de projecto e de acordo com o estabelecido no Regulamento do EEA Grants 2009 2014 nomeadamente Reporte Regulamento Observa o Altera es ao Programa N21do Art 5 9 Pr via aprova o do NFP Submeter Relat rio Anual do Programa N21 do Art 5 11 Submeter at 15 de Fevereiro de cada ano ai o Submiss o atrav s da Autoridade de Submeter Relat rio Final do Programa N21 do Art 5 12 CE Certifica o IFDR Informar a abertura de Open Calls com 2 semanas de aa N 4 do Art 6 3 Informar tamb m o NFP
64. onais g N o cumprimento das normas relativas a informa o e publicidade sendo a redu o determinada em fun o da gravidade do incumprimento h Despesas que n o estejam relacionadas com a execu o da candidatura i Despesas para as quais n o exibida fundamenta o f ctica suficiente nos termos da documenta o exigida para o processo t cnico pedag gico j Dete o em sede de verifica o pelo Operador de Programa ou em auditoria do desrespeito dos normativos nacionais do regulamento espec fico do PTO7 ou do regulamento do EEA GRANTS devendo nesse caso aplicar se o princ pio da redu o proporcional em fun o da gravidade do incumprimento REVOGA O DA DECIS O Os fundamentos para a revoga o da decis o de aprova o da candidatura s o os seguintes a N o consecu o dos objetivos essenciais previstos na candidatura nos termos constantes da decis o de aprova o b N o comunica o ou n o aceita o pelo Operador de Programa das altera es aos elementos determinantes da decis o de aprova o que ponham em causa o m rito do projeto ou a sua razoabilidade financeira c N o apresenta o atempada dos formul rios relativos execu o e aos pedidos de saldo salvo nos casos em que a fundamenta o invocada para este incumprimento venha a ser aceite pelo Operador de Programa d Interrup o n o autorizada do projeto por prazo superior a 90 dias e Apresenta o dos mesmos
65. os PP e Formul rio da Verifica o no Local e Formul rio das auditorias realizadas e Formul rio para apresenta o de despesa pelo PP e Check Lists de Verifica o do Pedido de Pagamento 3 3 5 Tratamento dos pedidos de adiantamento e de reembolso 3 3 5 1 Descri o dos procedimentos relativos rece o verifica o e valida o dos pedidos de adiantamento e de reembolso e autoriza o execu o e registo dos pagamentos aos benefici rios Ap s a aprova o dos projetos a CIG desembolsar a 1a tranche de adiantamento aos promotores de acordo com o aprovado na candidatura no m ximo de 15 do valor total do financiamento aprovado Os ltimos 10 de financiamento de cada projeto ser o pagos ap s a aprova o do relat rio final Adiantamento 15 1 reembolso 25 2 reembolso 25 90 3 reembolso 25 Pagamento final 10 10 TOTAL 100 100 Final 03 02 2014 P gina 28 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 O promotor deve apresentar 3 vezes por ano as despesas executadas com o projeto e o reembolso seguinte ser realizado de acordo com o n vel de execu o financeiro comprovado e as necessidades justificadas para o per odo seguinte O promotor tem que listar as despesas relativas ao projeto num template fornecido pela CIG Lista de documentos justificativos de despesa e sub
66. os na rela o com as empresas em especial os que n o disponham de um registo central de aux lios de minimis que contenha informa es completas sobre todos os aux lios deste tipo concedidos por qualquer autoridade nesse Estado Membro cobrindo um per odo de tr s anos A CIG como entidade creditada assim que se der in cio componente dos projetos abrangida pela regra de aux lios de minimis deve proceder comunica o dos apoios enviando o ficheiro Template Minimis ao IFDR por via eletr nica minimisOifdr pt preenchido com os apoios a conceder O Operador de Programa para verificar o cumprimento da regra de aux lios de minimis por parte de uma entidade dever consultar eletronicamente o Registo Central de Aux lios de Minimis do IFDR As verifica es de gest o no dom nio dos aux lios de Estado dever o abranger designadamente a Se o regime de aux lios foi notificada Comiss o Europeia e por ela aprovado ou se est abrangido por uma isen o de categoria ou cumpre as regras de minimis segundo as quais o regime de aux lios n o necessita de ser notificado b Se os promotores que beneficiam dos aux lios cumprem com as condi es do regime de aux lios aprovado pela Comiss o Europeia ou se a natureza das opera es abrangidas por isen o por categoria cumpre as condi es espec ficas dessa mesma isen o c Se n o existe sobreposi o de aux lios com diferentes origens o que poderia const
67. princ pios da igualdade de tratamento n o descrimina o transpar ncia livre circula o e concorr ncia durante todo o processo Final 03 02 2014 P gina 38 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 As verifica es devem ser efetuadas por pessoal qualificado e munido de listas de verifica o check lists pormenorizadas As verifica es de gest o dever o ter em particular aten o as seguintes fases dos contratos p blicos a Planeamento i e qualidade dos estudos iniciais e de conce o dos projetos e seus custos decis o de contratar e escolha do procedimento de contrato p blico plano de financiamento an lise da divulga o e qualidade dos documentos postos a concurso b Sele o e adjudica o i e crit rio de adjudica o relat rios de avalia o das propostas c Execu o i e an lise de eventuais trabalhos a mais altera o das condi es da adjudica o durante a fase de execu o relat rio final e conta da empreitada Aux lios estatais O cofinanciamento comunit rio dos aux lios estatais exige a pr via aprova o dos mesmos pela Comiss o Europeia na sequ ncia de notifica o pr via apresentada pelas autoridades portuguesas A aprova o pr via da Comiss o Europeia decorre de disposi es regulamentares No que respeita s regras dos Fundos Estruturais para o per odo de programa o 2007
68. rabalhos designadamente os que tiveram como objeto a avalia o de pol ticas e interven es com financiamentos p blicos nacionais e comunit rios fornecidos nos ltimos tr s anos respetivos montantes datas e destinat rios e Pre o total da proposta com exclus o do IVA expresso em euros que deve ser indicado por algarismos e por extenso e Deve ser expressamente mencionado que ao pre o total acresce o IVA indicando se o respetivo valor e a taxa legal aplic vel entendendo se na falta desta men o que o pre o apresentado n o inclui aquele imposto e Nota justificativa do pre o proposto discriminando as componentes e referindo os pressupostos que conduziram composi o do pre o final e Declara o em que o concorrente se obriga a manter durante toda a execu o do trabalho a equipa t cnica incluindo o coordenador que ser entre outros aspetos respons vel pela organiza o do trabalho e pelas rela es com a CIG e que a substitui o de qualquer elemento se far com o pr vio acordo com a CIG por t cnico com curriculum vitae de n vel id ntico ou superior ao do substitu do e Declara o sob compromisso de honra em que o concorrente afirma a independ ncia da auditoria e a confidencialidade dos trabalhos como condi es indispens veis ao bom desempenho dos mesmos e Declara o sob compromisso de honra em que o concorrente declara que n o existe conflito de interesse nem por parte da sua rep
69. realizadas com base numa amostra f Efetuar monitoriza es a projetos selecionados em fun o do risco e por amostragem aleat ria g Assegurar que a contribui o financeira aplicada exclusivamente para a finalidade do programa e dos seus projectos de acordo com o contrato do programa e que todos os ativos que fazem parte do programa s o usados apenas para prop sitos tal como previsto no contrato de programa h Garantir a exist ncia de um sistema inform tico computorizado para o registo e armazenamento de dados contabil sticos respeitantes a cada projecto que recolha e disponibilize os dados necess rios gest o financeira elabora o de relat rios ao acompanhamento s verifica es s auditorias e avalia o exigidas no regulamento i Estabelecer uma estrutura organizacional que assegure independ ncia e a adequada segrega o funcional entre o servi o respons vel pela verifica o dos pedidos de pagamento e os servi os respons veis pela implementa o do programa j Constituir e manter uma conta banc ria dedicada exclusivamente ao programa k Assegurar que os promotores do projecto mant m um sistema de contabilidade separado ou um c digo contabil stico espec fico para todas as transac es relacionadas com o projecto sem preju zo das regras da contabilidade nacional 1 Garantir a transpar ncia o arquivo a confidencialidade e acesso aos documentos a quem de direito de acordo co
70. resentada nem de qualquer dos membros da equipa t cnica que ponha em causa a garantia de independ ncia na execu o das diferentes tarefas necess rias ao bom desenvolvimento da auditoria Controlo de qualidade dos trabalhos desenvolvidos A CIG ser respons vel pela revis o do controlo de qualidade do trabalho desenvolvido pela entidade adjudicat ria o qual deve incluir uma avalia o objetiva dos ju zos significativos feitos pela equipa t cnica de auditoria bem como das conclus es atingidas na formula o do relat rio Final 03 02 2014 P gina 47 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 A verifica o do controlo de qualidade do trabalho envolver discuss o com a entidade adjudicat ria respons vel pela equipa t cnica de auditoria uma revis o da informa o financeira e do relat rio e em particular considera o sobre se este apropriado face aos objetivos da a o Envolve tamb m uma verifica o de documenta o de auditoria selecionada relacionada com os ju zos significativos que a equipa t cnica de auditoria desenvolveu e as conclus es a que chegou Pretende se pois apurar se a documenta o selecionada para verifica o reflete o trabalho executado em rela o aos ju zos significativos e suporta as conclus es formuladas A extens o da verifica o depende da complexidade do trabalho de auditoria e do ris
71. romo o do Equil brio entre o Trabalho e a Vida Privada Enquanto Operador de Programa a CIG respons vel pela prepara o e implementa o deste Programa de acordo com o estabelecido no Art 4 7 do Regulamento do EEA Grants 2009 2014 nomeadamente a Assegurar que os projetos contribuem para os objectivos globais do Mecanismo Financeiro do Espa o Econ mico Europeu 2009 2014 e para os resultados e objetivos espec ficos do Programa e que cumpram com o regulamento o contrato de programa bem como a legisla o nacional e da Uni o Europeia aplic veis em todas as fases de implementa o b Receber candidaturas selecionar projetos para serem financiados e assinar os respectivos contratos com os promotores Final 03 02 2014 P gina 7 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 c Verificar os resultados do projeto e que as despesas declaradas pelos promotores dos projetos foram realmente efetuadas e em conformidade com o regulamento o contrato de programa bem como a legisla o nacional e a legisla o da Uni o Europeia aplic veis d Assegurar que os pagamentos aos promotores de projeto s o efetuados atempadamente e Assegurar a qualidade de implementa o do programa e verificar o progresso dos projectos relativamente aos resultados esperados nomeadamente atrav s de an lises e ou verifica es locais dos projetos
72. s assim como a responsabilidade pela aplica o dos crit rios de sele o e o estabelecimento da lista final dos projetos aprovados De acordo com esta orienta o e tendo em conta os objectivos espec ficos do Programa os projectos apresentados a concurso ser o objecto de uma avalia o preliminar com vista sua hierarquiza o para efeitos de defini o da lista provis ria a submeter ao Comit de Sele o para parecer O Comit de Sele o ser constitu do por tr s especialistas em Igualdade de G nero sendo que um deles ser independente estando este Comit constitu do at Final 03 02 2014 P gina 17 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 1 m s antes da abertura p blica da primeira Open Call A sua composi o n o constar dos an ncios de abertura das candidaturas Ser o convidados representantes do Mecanismo Financeiro assim como da Unidade Nacional de Gest o para participarem nas reuni es do Comit de Sele o enquanto observadores Ao Comit de Sele o por seu lado compete nomeadamente dar parecer e emitir recomenda es ao Operador de Programa sobre a lista provis ria de projetos aprovados garantindo a conformidade com os procedimentos e crit rios de sele o estabelecidos pelo Mecanismo Financeiro do EEE Os projetos a submeter a concurso dever o contribuir para os objetivos gerais do Mecanis
73. s o atualizada da candidatura aprovada Foi rececionado e aprovado o Relat rio de execu o f sica Todas as despesas solicitadas no mbito da verifica o administrativa est o suportadas pelos respetivos documentos comprovativos e de quita o o Os documentos de despesa emitidos por fornecedores nacionais cumprem todos os requisitos de regularidade formal previstos no art 36 0 do CIVA e legisla o complementar Final 03 02 2014 P gina 29 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 o Os documentos de quita o mencionam claramente o s documento s de despesa a que respeitam o Todos os documentos t m aposto o carimbo do projeto corretamente preenchido o Em documentos com imputa o de despesa a v rios instrumentos financeiros a soma das despesas imputadas n o ultrapassa o total da despesa do documento o Correta numera o dos documentos justificativos de despesa executada e paga conforme inscri o na lista o Os elementos identificativos e descritivos dos documentos comprovativos de despesa est o corretamente indicados na lista de despesas o Coer ncia do montante apurado com a elegibilidade do IVA o As listas de despesas apresentam coer ncia interna em termos de totalizadores e est o de acordo com os quadros resumo o Despesas realizadas no per odo de elegibilidade do Projecto Contrata o p blica Existe uma de
74. s intercalares ou finais ser o submetidos a verifica es administrativas com base numa an lise do pedido e dos documentos comprovativos relevantes i e faturas notas de entrega extratos banc rios relat rios de progresso folhas de presen a Juntamente com os pedidos de adiantamento e de reembolso de despesa apresentados os promotores de projetos dever o apresentar uma lista descritiva das faturas que suportam os pedidos de adiantamento e de reembolso b An lise Os reembolsos s o submetidos a uma verifica o administrativa ou seja a uma an lise t cnica e financeira que compreende as seguintes fases i An lise de admissibilidade do Reembolso onde o t cnico financeiro TOC do Operador de Programa valida da sua legalidade nomeadamente se o Reembolso contem a assinatura do respons vel da entidade assinatura e a vinheta do a TOC ou assinatura do respons vel financeiro no caso das entidades p blicas e indica o da localiza o dos documentos escriturados ii An lise T cnico pedag gica Em termos t cnico pedag gicos analisa se a conformidade dos preceitos contratuais com os destinat rios o cumprimento dos mercados p blicos sempre que aplic vel a conformidade dos registos da execu o f sica do projeto em termos de clareza de conte dos sequencia o e calendariza o Final 03 02 2014 P gina 22 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecani
75. saNa amadas usam dida a 7 3 2 2 Especifica o das fun es e das tarefas desempenhadas diretamente pelo Operador d Programa seinen nehre ara E SS RO 7 3 2 3 Fun es formalmente delegadas pelo Operador de Programa fun es organismos interm dios forma de delega o c e ieererereereeereeererereererereneeerererseerseeesererarenes 9 3 3 ODE ERRO PR a EE 10 3 3 1 Organigrama e descri o de fun es das unidades 0000n0seeseeseeesees essees seese 10 3 3 2 Procedimentos escritos existentes a utilizar pelo pessoal do Operador de Programa E A E A E A AE a AE E E E 15 3 3 3 Descri o dos procedimentos de sele o e aprova o dos projetos 15 3 3 4 Verifica o dos projetos opera es seses sessesstesressesstssresseesessresseesee 21 3 3 4 1 Descri o dos procedimentos de verifica o eerecrreerereeecanaa 21 3 3 4 2 Unidades org nicas do Operador de Programa e ou Organismos que realizam as A A E E E a E E E 25 3 3 4 3 Procedimentos escritos aplic veis v g Manuais Check Lists 00 0000000000000000n 2 3 3 5 Tratamento dos pedidos de adiantamento e de reembolso 00 nnnnnnonnnono00oo00s00000e 28 3 3 5 1 Descri o dos procedimentos relativos rece o verifica o e valida o dos pedidos de adiantamento e de reembolso e autoriza o execu o e registo dos pagamentos aos beneficiarios oeseri E E E E E E E E
76. ser efetuada at 30 dias subsequentes data da rece o do Pedido de Reembolso Verifica es no local Verifica es ao local a todos os projetos nas quais devem ser verificados os outputs do projeto a exist ncia de um sistema de informa o atualizado o cumprimento das normas de publicidade identifica o de pontos fracos e riscos do Final 03 02 2014 P gina 24 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 projeto decorrentes da sua execu o e realiza o de planos de mitiga o dos mesmos No mbito destas verifica es ser o ainda analisados os originais de documentos de despesa e de pagamento A notifica o da verifica o no local deve ser expedida no prazo m ximo de 2 dias teis ap s a rece o do pedido de reembolso em an lise Estabelece se como refer ncia para a execu o do relat rio da verifica o um per odo de 15 dias corridos Nestas visitas ser o utilizadas as respetivas check lists check lists de verifica o no local criadas para este fim O limite m nimo de documentos contabil sticos a amostrar nas verifica es no local ascende a 30 Estas visitas s o realizadas no espa o onde est o em funcionamento os projetos e onde estas tenham a respetiva documenta o t cnica e contabil stica A n vel financeiro a visita no local incide sobre o ltimo pedido de reembolso aprovado Os pedidos de reembols
77. smo Financeiro do EEE 2009 2014 a elegibilidade dos p blicos situa o face ao emprego e local de trabalho ou domic lio iii An lise da Listagem de Despesas Execu o financeira Nas verifica es administrativas as despesas declaradas pelas entidades benefici rias ser o validadas atrav s da verifica o de todos os pedidos de reembolso tendo em conta a listagem de documentos de suporte enviada e as c pias de documentos originais que suportam as listagens Sempre que forem sinalizadas desconformidades num dado documento contabil stico que se encontra parcialmente imputado a outras rubricas n o visadas na amostra ou nas mesmas rubricas ou sub rubricas mas em pedidos de reembolso anteriores n o confinados neste procedimento dever tal circunst ncia ser referida no corpo do relat rio cabendo ao t cnico financeiro TOC desencadear os necess rios procedimentos de corre o ao n vel das despesas n o inclu das na amostra financeira A verifica o administrativa listagem de despesa consiste numa an lise das listagens de documentos ao n vel da sua elegibilidade legalidade e razoabilidade da despesa Em termos financeiros analisa se a obedi ncia dos limiares legais na despesa imputada ao projeto a razoabilidade da despesa contratada ou imputada a partir de custos internos o pagamento efetivo da despesa a informa o inscrita no rosto dos documentos a legalidade e regularidade dos documentos de suporte as condi
78. tems for EEA Financial Mechanism 2009 2014 disponibilizado pela Unidade Nacional de Gest o do EEA Grants 2009 2014 a CIG prev ter um sistema de informa o ao n vel dos concursos ao n vel das candidaturas e ao n vel dos projetos ou seja no site da CIG ser criado um link direto para o site do PTO7Z A ser disponibilizada toda a informa o sobre o programa os projetos pre definidos as open calls sendo disponibilizado um formul rio de candidatura assim como toda a documenta o sobre o programa Este link estar criado 1 m s ap s a assinatura do Programme Agreement entre o Ponto Focal Nacional e o Operador de Programa Toda a informa o sobre o programa ser colocada no sistema inform tico DORIS para que a Unidade Nacional de Gest o e restantes entidades nacionais envolvidas de acordo com as senhas disponibilizadas possam consultar a qualquer momento o estado de execu o do programa A liga o do sistema de informa o ao sistema contabilistico feita atrav s do estipulado nos Anexos 3 a 6 do Management e Control Systems for EEA Financial Mechanism 2009 2014 Final 03 02 2014 P gina 59 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Fluxograma sistema de informa o Final 03 02 2014 P gina 60
79. to da lista final dos projetos aprovados Assegurar a permanente atualiza o da informa o estat stica de cada projeto e do programa de acordo com o Manual do Operador do Programa e assegurar que disponibilizada ao FMC e UNG mediante pedido e num prazo razo vel toda a informa o e documentos relativos implementa o do programa e dos projetos Assegurar que as disposi es legais e regulamentares em mat ria de informa o e publicidade s o cumpridas Assegurar que os promotores de projeto atempadamente Constituir e manter uma conta banc ria dedicada exclusivamente ao programa Remeter Autoridade Certificadora uma previs o dos pagamentos a efetuar de acordo com o Artigo 8 5 do Regulamento Assegurar todo o processo de verifica o financeira no local de execu o dos projetos financiados cumprindo o princ pio da segrega o de fun es recorrendo se necess rio contrata o externa Assegurar que s o tomadas todas as medidas necess rias e apropriadas com vista a prevenir detetar e anular qualquer situa o pagamentos aos s o efetuados fernanda santos cig gov pt joao lopes cig gov pt j palaio cig gov pt P gina 13 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 de suspeita irregularidade Qualquer suspeita de irregularidade deve ser prontamente e eficientemente investiga
80. umentos de execu o Assegurar que as disposi es legais e regulamentares em mat ria de informa o e publicidade s o cumpridas gt ao a Assistente Administrativo a Assegurar a execu o de todas as tarefas administrativas a efectuar no mbito deste Programa gt ao Respons vel pela Divis o de Assuntos Jur dicos DAJ Final 03 02 2014 P gina 26 Sistema de Gest o e Controlo da Comiss o para a Cidadania e Igualdade de G nero Mecanismo Financeiro do EEE 2009 2014 Assegurar que s o tomadas todas as medidas necess rias e apropriadas com vista a prevenir detetar e anular qualquer situa o de suspeita irregularidade gt ao Respons vel pela Divis o Administrativa e Financeira DAF Assegurar que os pagamentos aos promotores de projeto s o efetuados atempadamente constituir e manter uma conta banc ria dedicada exclusivamente ao programa remeter Autoridade Certificadora uma previs o dos pagamentos a efetuar de acordo com o Artigo 8 5 do Regulamento assegurar todo o processo de verifica o financeira no local de execu o dos projetos financiados cumprindo o princ pio da segrega o de fun es e recorrendo se necess rio contrata o externa gt ao T cnico Financeiro TOC externo ao Operador de Programa Assegurar todo o processo de organiza o documental e de verifica o administrativa de pedidos de reembolso adiantamento contemplando an lise e rean lise de
81. ura da despesa ex Uma execu o superior a 30 e Natureza da entidade ex p blica privada servi o integrado fundo p blico funda o entidade p blica empresarial etc e Express o financeira do apoio concedido em euros e por intervalos a definir e Express o financeira do apoio concedido face ao total de receitas proveitos da entidade em e por intervalos a definir e Controlo interno ex inexist ncia de unidade interna de controlo com val ncia financeira insufici ncia de recursos humanos afetos fun o controlo etc A pondera o dos fatores de risco ser efetuada de forma autom tica numa escala de 1 a 5 sendo que 1 corresponde a um menor risco e 5 a um maior risco De acordo com a al nea f do art 4 7 do Regulamento as entidades benefici rias dos apoios financeiros concedidos com um maior n vel de risco ser o primeiramente objeto de a es de auditoria a realizar por entidade externa Ao definir os procedimentos de auditoria o auditor deve identificar os m todos adequados de sele o dos elementos para efetuar testes de modo a recolher provas suficientes e adequadas que permitam atingir os objetivos dos procedimentos de auditoria Normas referenciais para desenvolvimento dos trabalhos No desenvolvimento dos trabalhos de auditoria devem ser aplicadas as normas e boas pr ticas reconhecidas e utilizadas por organismos de controlo internacionais designadamente as linhas directriz

Sistema de Gestão e Controlo versão Portuguesa

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