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Programa de Planejamento de Preservação: um

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1. Organiza o do espa o 64 Disposi o apropriada para o transporte seguro das cole es pelos corredores e portas pelos cantos dentro de elevadores O projeto permite a circula o adequada de ar Algum problema criado pela natureza do espa o adjacente por padr es de uso vA Ap ndice 5 3 Coleta de dados sobre o ambiente Formul rio modelo para coleta manual de dados LEITURAS DE TEMPERATURA UMIDADE RELATIVA Data Segunda feira 1 de junho Ter a feira 2 de junho Quarta feira Tempo Nublado chuvoso Claro em sol Temp Max amp C Min bO C Temp Max ZE CMin d C UR Max Min UR Max 61 Min SE Gr fico modelo para visualiza o de dados registrados manualmente Plotado sobre papel de gr fico egunda feira 1 de junho ji Ter a feira 2 de junho Quarta feira teurs en im m h an in m om a 75 70 60 UR 60 55 50 45 UR ideal 40 Es TX Temp Max PC Temp Min pe UR Max UR Min Obs 65 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Visualiza o do modelo de dados registrados num higroterm grafo em um nico local durante o per odo de um ano Temperatura cio de Semanal Semanal baixo DDT Umidade relativa o TE EE a e ca as t S
2. definida como a capacidade para responder quelas calamidades acidentais que amea am a seguran a f sica das cole es A mais citada destas calamidades o estrago causado pela gua que geralmente resulta de tempestades problemas de encanamento e mangueiras contra inc ndio A gua em quantidade um potente agente destrutivo da maioria dos materiais guardados nas bibliotecas O fogo pode ser ainda mais destrutivo Ele com fregii ncia destr i completamente partes de uma cole o carboniza outras e geralmente deixa todos os materiais com fuligem e com um intoler vel odor de fuma a al m de gerar os problemas com gua associados sua extin o Nos terremotos as estantes desmoronam e ocorrem inc ndios e problemas ligados gua Tempestades de poeira e queda de cinzas vulc nicas despejam part culas abrasivas que s o danosas aos livros e outros registros com base em papel e muito destrutivas em rela o aos novos meios como filmes e fitas magn ticas e aos equipamentos nos quais os filmes e os meios eletr nicos s o exibidos O controle de emerg ncias abrange tr s atividades distintas preven o prontid o e resposta A extens o das medidas tomadas por uma biblioteca tanto para prevenir quanto para amenizar os efeitos das emerg ncias pode reduzir sua incid ncia e algumas vezes seu impacto O dilema que responder emerg ncia potencial uma atividade que aparenta estar distante das responsabilidades
3. e uma discuss o das principais descobertas e das reas problem ticas identificadas pela investiga o e e uma apresenta o das recomenda es para melhoria Um exemplo de esbo o de relat rio aparece no Ap ndice 5 4 Ele deve ser adaptado conforme necess rio O relat rio tamb m deve incorporar quando apropriado informa es sobre as prov veis consegii ncias das v rias mudan as refer ncias a poss veis restri es e coment rios sobre os riscos envolvidos em n o se adotar nenhuma a o O relat rio do grupo de trabalho um material de trabalho seu conte do deve ser logicamente organizado e claramente expresso mas sua linguagem n o precisa ser sofisticada As recomenda es finais de mudan a ser o feitas pelo grupo de estudos depois que este tiver recebido e analisado os relat rios de todos os grupos de trabalho 60 Ap ndice 5 1 Seqii ncia de tarefas da investiga o ambiental Prepara o Adquirir equipamento de monitoramento Ler o relat rio preliminar preparado pelo grupo de estudos os Cap tulos 1 5 do Manual do PPP os Preservation Program Models e as leituras para o Grupo de Trabalho A listadas no Ap ndice 1 2 Planejar as atividades e designar as tarefas iniciais Produzir invent rio de espa os Identificar as informa es necess rias e as prov veis fontes Designar indiv duos e subgrupos para colet las Agrupar as informa es e preparar o invent rio Selecionar os espa os a ser
4. incomum no momento em que um estudo de PPP desenvolvido que um or amento para encaderna o comercial represente o nico recurso da biblioteca especificamente destinado para preserva o Para alargar o objetivo de um esfor o de preserva o os recursos internos precisam ser redirecionados e novos fundos identificados Aqui o diretor com o apoio dos chefes de desenvolvimento de cole es e preserva o precisa estar preparado para fazer um apelo profundo ano ap s ano organiza o mantenedora da biblioteca A julgar pelo gradual crescimento de recursos internos gastos com preserva o nas bibliotecas de pesquisa norte americanas os administradores est o tendo sucesso em suas tentativas de oferecer uma medida da estabilidade tanto dos programas de preserva o rec m instalados quanto dos programas em est gios avan ados de execu o N o de surpreender que quanto melhor estabelecido um programa de preserva o e mais bem financiado internamente mais prov vel que ele busque e garanta recursos regulares de fontes externas para apoiar as atividades de preserva o que de outro modo n o poderiam ser realizadas Embora o financiamento externo para desenvolvimento das bibliotecas seja uma iniciativa razoavelmente recente um estudo sobre arrecada o de recursos para educa o superior gera informa es teis Fontes de apoio volunt rio para educa o superior podem ser agrupadas em quatro categorias individu
5. nomeado individualmente ou em grupos para realizar o levantamento Para completar o levantamento de uma amostra de 900 itens no tempo designado pelo menos quatro pesquisadores v o ser necess rios Uma visita preliminar s reas a serem levantadas feita para se ter id ia da disposi o geral dentro do contexto do levantamento e para analisar a estrat gia de levantamento com o pessoal familiarizado com o acervo Planos de trabalho para a realiza o do levantamento s o detalhadamente discutidos pelo grupo de trabalho e s o feitos os arranjos necess rios Se pessoas de fora do grupo de trabalho v o ajudar na coleta de dados preciso que se chegue a um acordo sobre v rios itens ex cronograma e precisa ser garantido o apoio da inform tica para a tabula o dos resultados Procedimentos para a retirada e a recoloca o dos materiais precisam ser coordenados com o pessoal de circula o e das prateleiras Os materiais de treinamento devem incluir instru es descrevendo os processos de amostragem e levantamento O manual que acompanha o software de Harvard pode ser adaptado para adequar 79 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS se s necessidades locais Os pesquisadores v o ser treinados pelos membros do grupo de trabalho que cuidadosamente explicam as categorias de levantamento e suas aplica es Numerosos exemplos de tipos de materiais e estragos que podem ser encontrados na cole o s o mostra
6. o e desacidifica o comercial em massa e contrata o de servi os de encaderna o comercial para bibliotecas e reprodu o de materiais da biblioteca por v rios meios microfilmagem fotoc pia digitaliza o para substitu los ou para melhorar o acesso e proteger os originais do excesso de uso preven o e prepara o para emerg ncias que afetem cole es e e treinamento de equipe e de usu rios para manusearem os materiais de forma que aumentem a vida das cole es da biblioteca A an lise organizacional a ser realizada pelo Grupo de Trabalho C vai se concentrar nos componentes operacionais de um programa de preserva o isto nas unidades dotadas de pessoal cujo fluxo de trabalho envolve manuseio de materiais O grupo de trabalho vai procurar determinar que recursos humanos e materiais s o atualmente destinados preserva o como as fun es est o organizadas que recursos v o ser necess rios para reorganiz las e estabelecer novas fun es cr ticas e como estas fun es podem ser organizadas e administradas A organiza o bem sucedida para a preserva o n o depende necessariamente da cria o de um departamento de preserva o mas esta abordagem frequentemente a escolhida Ela requer o desenvolvimento de mecanismos organizacionais para a articula o de pol ticas e a implementa o coordenada de programas que ponham em pr tica estas pol ticas NR refere se comunidade bibliot
7. O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS sens veis luz e t o pouco quanto dois p s vela de ilumina o vertical suficiente para a leitura de lombadas de livros em reas de prateleiras ver p 5 de Conservation Environment Guidelines Recomenda se geralmente limitar a exposi o ultravioleta UV a 75 microwatts por l men ou 2 a 4 da luz total Qualidade do ar A qualidade do ar um quarto fator principal que determina se o pr dio de uma biblioteca oferece condi es seguras para o armazenamento de cole es Contaminadores potenciais incluem tanto mat ria de part culas quanto certos gases e o dano que pode ser causado varia de manchas leves at taxas bastante aumentadas de deteriora o As publica es tanto de Thomson quanto de Lull incluem boas discuss es sobre o assunto Tanto quanto outros aspectos da pesquisa de preserva o muito ainda tem que ser aprendido sobre os efeitos de v rios gases quais s o os mais prejudiciais para quais tipos de materiais e como eles podem ser filtrados eficientemente do ar Al m disso a mensura o da qualidade do ar n o um trabalho para pessoas leigas No entanto pr dios polu dos frequentemente oferecem pistas suficientes que sinalizam a necessidade de investiga o profissional Estas incluem a presen a de res duos de fuligem pelos dutos de ar sobre as paredes tetos e outras superf cies e o escurecimento vis vel de blocos de texto das margens exteriores
8. o o levantamento vai precisar de uma terceira etapa Os itens v o ser separados para an lise por gerentes de cole es ou especialistas que dever o preencher a se o de avalia o do formul rio Inserindo os dados no computador As informa es do levantamento s o registradas em formul rios pr impressos que ser o depois usados para a entrada de dados Se houver computadores port teis dispon veis os dados podem ser introduzidos diretamente na hora do levantamento e neste caso um grupo de dois pesquisadores necess rio um para analisar os itens e outro para introduzir os dados Durante a entrada de dados um registro criado na base de dados para cada item levantado O programa de Harvard guia os usu rios pelo processo de entrada de dados por meio de uma s rie de instru es na tela Uma verifica o preliminar de cada registro evita a entrada de registros incompletos ou question veis Uma rotina de controle de qualidade mais sofisticada pode tamb m ser usada a qualquer momento no processo para que os registros da base de dados sejam examinados mais detalhadamente quanto a poss veis imprecis es do levantamento e ou da entrada de dados Mesmo com estas caracter sticas automatizadas alguns erros de entrada de dados n o ser o detect veis pelo programa Logo essencial que haja um sistema de revis o Analisando e organizando os dados Compilando e interpretando dados Os resultados do levantamento v o apa
9. 2 6 2 2 1 1 1 4 0 9 Peri dicos 303 84 5 4 1 20 1 6 13 5 3 9 95 8 2 3 29 1 9 13 1 3 191 13 1 4 8 27 8 6 4 59 1 7 0 303 16 8 4 2 8 9 3 2 73 9 5 0 0 4 0 7 88 1 3 7 11 6 3 6 0 3 0 6 94 1 2 7 5 6 2 6 0 3 0 6 12 2 3 7 27 4 5 0 42 2 5 6 18 2 4 4 50 2 5 6 0 0 0 0 81 0 4 4 70 3 5 2 1 3 1 3 0 0 0 0 66 7 5 3 0 0 0 0 13 9 3 9 0 7 0 9 0 0 0 0 v Totais 946 73 6 2 8 6 6 1 6 29 8 2 9 93 3 1 6 4 1 1 3 2 5 1 0 711 15 5 2 3 26 0 2 8 58 5 3 1 946 14 9 2 3 8 5 1 8 74 0 2 8 2 6 1 0 88 5 2 0 11 0 2 0 0 5 0 4 90 8 1 8 8 9 1 8 0 3 0 3 21 9 2 6 28 9 2 9 36 6 3 1 12 8 2 1 29 6 2 9 1 3 0 7 61 9 3 1 44 5 3 2 1 6 0 8 0 1 0 2 50 3 3 2 0 2 0 3 13 0 2 1 1 7 0 8 0 2 0 3 87 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Estat sticas por d cada Idade por d cada Tamanho da amostra 910 D cada 1860 1870 1880 1890 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 da cole o 0 2 0 2 0 3 0 7 1 8 2 1 5 69 6 69 6 9 11 5 17 9 21 6 24 0 Papel quebradi o por d cada D cada Pr 1900 1910 1920 1930 1940 1950 1960 1970 1980 Regi o de publica o Tamanho da amostra 932 Regi o frica sia Europa Am rica Lati
10. e as estrat gias para a educa o de usu rios n o seguem necessariamente em linha reta A sutileza s vezes funciona melhor Por exemplo a distribui o de sacos pl sticos em dias de chuva para a prote o de materiais circulantes sugere ao usu rio que aqueles materiais s o valiosos e que a biblioteca espera que os usu rios os protejam Do mesmo modo a manuten o de reas de estantes limpas e ordenadas passa a mensagem de que as cole es s o importantes e merecem o melhor cuidado e as atividades educacionais podem assumir v rias formas e serem direcionadas para v rias audi ncias E importante conciliar m todos apropriados com grupos alvo espec ficos para que o treinamento seja efetivo v Premissas subjacentes a uma investiga o do n vel atual de consci ncia de preserva o da biblioteca e da necessidade de educa o adicional V rias premissas modelam uma investiga o do n vel de educa o e de consci ncia em preserva o na biblioteca e devem influenciar a an lise de descobertas e a formula o de recomenda es e se a import ncia do cuidado e do manuseio apropriados de materiais da biblioteca levada equipe e aos usu rios e eles s o ensinados a tratar as cole es responsavelmente a maioria vai faz lo e treinar a equipe e os usu rios de bibliotecas vai melhorar a condi o das cole es tanto nas bibliotecas que tomam medidas para aumentar o n vel de consci ncia dos leitor
11. es Conserva o 10 Planifica o do papel por meio de umidifica o 11 Como fazer o seu pr prio passe partout 12 Preserva o de livros de recortes e lbuns 13 Manual de pequenos reparos em livros Meio Ambiente 14 Temperatura umidade relativa do ar luz e qualidade do ar diretrizes b sicas de preserva o 15 A prote o contra danos provocados pela luz 16 Monitoramento da temperatura e umidade relativa 17 A prote o de livros e pap is durante exposi es 18 Isopermas uma ferramenta para o gerenciamento ambiental 19 Novas ferramentas para preserva o avaliando os efeitos ambientais a longo prazo sobre cole es de bibliotecas e arquivos Emerg ncias 20 Planejamento para casos de emerg ncia 21 Seguran a contra as perdas danos provocados por gua e fogo agentes biol gicos roubo e vandalismo 22 Secagem de livros e documentos molhados 23 A prote o de cole es durante obras 24 Salvamento de fotografias em casos de emerg ncia 25 Planilha para o delineamento de planos de emerg ncia 26 Controle integrado de pragas 27 A prote o de livros e papel contra o mofo 28 Como lidar com uma invas o de mofo instru es em resposta a uma situa o de emerg ncia 29 Controle de insetos por meio de gases inertes em arquivos e bibliotecas Planejamento 30 Planejamento para preserva o 31 Pol ticas de desenvolvimento de cole o e preserva o 32 Plan
12. es analisando problemas e buscando solu es A an lise dos campos de for a e de custo benef cio Ap ndices 3 3 e 3 4 ajuda na elabora o de solu es para problemas complexos O processo de classifica o Ap ndice 3 5 com sua abordagem tabular para analisar o impacto e a exeq ibilidade de a es potenciais uma ferramenta eficaz para organizar as recomenda es por ordem de prioridade T cnicas de estudo dividindo o trabalho O grupo de estudos e os grupos de trabalho v o executar certas tarefas como uma equipe Alguns trabalhos v o ser designados a subgrupos que incluem membros do grupo de estudos membros dos grupos de trabalho e ou outros da equipe No entanto outras tarefas s o melhor executadas de forma individual Por exemplo ler e resumir documentos entrevistar e observar podem ser feitos melhor individualmente elaborar question rios e compilar respostas feito mais eficientemente por um grupo pequeno e determinar estrat gias gerais de investiga o explorar quest es de peso e avaliar a massa de informa o s o tarefas melhor executadas pelo grupo todo As tr s fases do estudo As tr s fases do estudo do PPP s o progressivas onde cada elemento se ap ia nos precedentes Na Fase I os participantes come am o processo buscando uma compreens o geral de uma ampla gama de quest es criando assim um contexto dentro do qual certos t picos podem ser examinados em profundidade Isto dentro do qual feit
13. m uma cole o de trabalhos sobre v rios aspectos do desenvolvimento para bibliotecas p blicas e acad micas N o t o abrangente quanto o trabalho de B Dewey v Cap tulo 11 Fase III Planejando para preserva o Transi o para a Fase II Na medida em que as investiga es do grupo de trabalho chegam ao fim a responsabilidade de preparar um relat rio final retorna ao grupo de estudos O relat rio vai apresentar um plano de preserva o abrangente de longo prazo para a biblioteca Tamb m ser o inclu dos dados coletados durante as Fases I e II do estudo do Programa de Planejamento de Preserva o que documentam e justificam as recomenda es incorporadas ao plano No plano mais imediato o sucesso do grupo de estudos e dos grupos de trabalho vai ser medido pela habilidade de organizarem os dados de forma precisa e completa pela amplitude e a qualidade das id ias apresentadas o grau de aceita o geral que tiveram as recomenda es e a rapidez e a compet ncia com que as primeiras fases do plano s o implementadas O sucesso do PPP como um todo somente pode ser julgado a longo prazo medida que a biblioteca amplia e aperfei oa suas capacidades de preserva o Embora a responsabilidade pela implementa o em geral resida na administra o da biblioteca o grupo de estudos respons vel pela antecipa o dos principais obst culos e pela apresenta o de uma proposta realista Uma combina o de mpeto e
14. no estudo dos dados analisados para detectar principais tend ncias e problemas e na recomenda o de prioridades de a o baseadas nas descobertas do levantamento Em seguida escolhida uma metodologia de levantamento 76 v Para os prop sitos do PPP o levantamento de Harvard recomendado para a aferi o da condi o de cole es gerais Primeiro ele coleta dados mais abrangentes sobre as cole es e oferece mais flexibilidade para an lises e relat rios do que fazem os pacotes para levantamento de an lise de necessidades dispon veis at agora Onde os levantamentos perguntam cinco quest es gerais sobre a natureza e a condi o de cada item o levantamento de Harvard pergunta de 30 a 40 dependendo da escolha dos m dulos opcionais ver o Ap ndice 6 2 Estes dados descritivos s o essenciais para a tomada de decis es ao n vel operacional O programa de encaderna o da biblioteca precisa ser reavaliado Grandes quantidades de materiais est o sendo arruinadas pela umidade em certas reas das prateleiras Que quantidade de mutila o sugere a necessidade de um programa vigoroso de educa o para a equipe e o usu rio Os tipos de restaura o de livro e de papel atualmente empregados est o resultando em estrago aos materiais na medida em que envelhecem Um levantamento de condi es bem elaborado pode responder ou ajudar a responder quest es como estas e afins Segundo quest es tais como condi es ambientais
15. o em suas necessidades de acondicionamento a discuss o a seguir sobre fatores ambientais se concentra nos espa os nos quais cole es gerais est o armazenadas uma revis o das condi es apropriadas de armazenagem para meios espec ficos se encontra na publica o do National Research Counsil Preservation of Historical Records citado no Ap ndice 1 2 Mais uma vez importante lembrar que at agora n o h um padr o ambiental norte americano e as opini es dentro da comunidade da ci ncia da conserva o parecem estar mudando Entretanto existem evid ncias amplas e claras de que o calor e a umidade t m um destacado efeito acelerador sobre os processos naturais que causam a deteriora o de materiais de bibliotecas e que a alta umidade estimula o crescimento do mofo Os guias para o armazenamento de materiais com base em papel recomendam manter a temperatura t o baixa quanto for poss vel sem causar desconforto aos leitores conselho sobre o qual h um amplo consenso A maior parte da literatura publicada sobre UR recomenda uma meta alvo de 45 ou 50 Quando este livro foi escrito entretanto o n mero parecia estar caindo para 40 Alguns pesquisadores afirmam que 30 ainda melhor se puder ser alcan ado embora sejam necess rias investiga es mais detalhadas para se determinar se os livros resistem melhor aos danos quando manuseados num ar t o seco Existe uma certeza de que a flutua o de temperatura e de umidade relat
16. o ou ressecamento das capas de livros Limpeza Poeira areia ou part culas carb nicas de mat ria sobre as cole es ou prateleiras O carbono transforma as luvas de algod o brancas em pretas Evid ncia de insetos Com que frequ ncia a rea limpa O que exatamente limpo Pisos prateleiras livros Estruturas de apoio Prateleiras Firmes Adequadamente parafusadas Profundas e altas o suficiente para os materiais Se de madeira adequadamente vedada Se de metal adequadamente acabada Livre de ferrugem lascas pontas afiadas N mero suficiente de escadas para acesso s prateleiras mais altas N mero adequado de bibliocantos Evid ncia de abarrotamento Espa o adequado no corredor para os carrinhos 63 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Gabinetes Gavetas ou prateleiras adequadas para o tamanho dos materiais Se de madeira adequadamente vedado Se de metal adequadamente acabado Livre de ferrugem farpas ou pontas afiadas Abre f cil sem problemas Conveniente para a remo o e substitui o cuidadosas dos materiais Evid ncia de superlota o Materiais adequadamente armazenados Pastas caixas De tamanho adequado para os materiais que cont m Oferecem suporte adequado Em boas condi es Manufaturadas com materiais apropriados Escurecimento e ressecamento tanto da pasta quanto de seu conte do sugerem a presen a de cido Uma caneta indicadora de pH dispon vel em cat lo
17. rea de armazenamento 15 a 18 de julho 1991 v Ap ndice 5 4 Modelo de rascunho do relat rio do grupo de trabalho ambiental Introdu o Objetivo do estudo Descri o da metodologia Pontos fortes limita es ou caracter sticas especiais da abordagem Breve descri o das instala es Biblioteca principal Espa os de cole es especiais etc Exame das condi es ambientais Principais problemas Causas aparentes Impacto sobre as cole es Recomenda es para investiga es adicionais e mudan as Ap ndices Exemplo e resumo dos dados coletados pelo monitoramento Planta baixa dos andares identificando os principais problemas ambientais Valor do custo de equipamentos materiais ou modifica es estruturais quando for o caso 69 v Cap tulo 6 Fase II Condi o f sica das cole es Grupo de Trabalho B Introdu o s quest es A obten o de dados confi veis sobre a condi o das cole es da biblioteca um componente indispens vel no planejamento de preserva o Por causa da ampla gama de fatores tais como a idade dos itens os m todos e os materiais usados na sua fabrica o as t cnicas de processamento o ambiente de armazenamento e ao uso a que os itens estiveram sujeitos a maioria das cole es vai conter materiais em todas as condi es variando do intocado ao completamente desintegrado Problemas espec ficos podem ser agrupados por local ou formato mas a organiza o tradicional
18. rios para a dire o da institui o 121 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 9 3 Guia para question rios e entrevistas Question rio de preserva o para treinamento de funcion rios e usu rios PPP Grupo de trabalho E O prop sito deste question rio duplo e identificar as atividades atuais da biblioteca elaboradas para oferecer educa o sobre preserva o a funcion rios e a usu rios e solicitar id ias gerais e espec ficas relativas necessidade de oportunidades de treinamento adicional e abordagens potenciais Por favor analise este question rio com os funcion rios de sua unidade e estimule respostas individuais quando for o caso Devolver para at Obrigado pela sua ajuda Por favor observe os seguintes exemplos de t picos que poderiam ser abordados por um programa de educa o em preserva o para bibliotecas e a natureza qu mica e f sica dos materiais da biblioteca e o que causa sua deteriora o e procedimentos corretos para arruma o de prateleiras fotoc pia envio e manuseio em geral de materiais da biblioteca incluindo papel filme fotografias fita magn tica e outros meios uso de carrinhos de livros limpeza de leitoras de microfilme como reconhecer pap is quebradi os volumes encadernados que est o estruturalmente abalados insetos que podem danificar os materiais da biblioteca o perigo causado aos materiais por comer beber
19. Explicitar as rela es entre as mudan as desejadas e os m todos para atingi las ajudar a evitar a apresenta o de gigantescas listas de compras ou reafirma es vagas de princ pios Por exemplo em vez de recomendar que a biblioteca instale um sistema de sprinklers nos arquivos a recomenda o pode ser substitua detectores de fuma a antigos nas prateleiras de ci ncias e ponha as cole es no seguro A biblioteca deve implementar um programa abrangente de preven o e seguro contra inc ndio para as cole es com a primeira prioridade dada aos arquivos e ao antigo pr dio principal Passos para alcan ar esta meta incluiriam e requerer uma auditoria de preven o contra inc ndio ao corpo de bombeiros local e contratar um especialista em gerenciamento de risco como consultor t cnico para avaliar a condi o e a confiabilidade dos sistemas de detec o e extin o existentes e coletar dados da atual seguradora e uma ou duas concorrentes sobre pacotes de seguro e pre os para cole es protegidas de v rias maneiras e trabalhar com a divis o de seguran a da institui o para elaborar um programa gradual de atualiza o de sistemas em cada pr dio investigar a factibilidade e o custo de dotar os arquivos de sistemas sprinklers modernos etc Tal recomenda o identifica e descreve o problema e sugere op es para enfrent lo As recomenda es devem ser acompanhadas por qualquer informa o relativa a valore
20. Fase II Planejamento O relat rio preliminar Depois da primeira visita do consultor o grupo de estudos tem duas atribui es principais preparar um relat rio preliminar e planejar a Fase II O relat rio preliminar fornece aos membros do grupo de estudo e dos grupos de trabalho uma vis o geral da biblioteca e de sua institui o m e vista a partir de uma perspectiva que vai dar suporte a uma an lise detalhada da obriga o e da capacidade da institui o de preservar suas cole es bibliogr ficas O relat rio reflete o fato de que as bibliotecas operam dentro de um sistema maior interagindo n o apenas com o seu v nculo superior uma universidade a cidade mas dentro de uma arena mais ampla educa o superior governo com as ind strias editoriais e de informa o com sistemas tecnol gicos e com a profiss o de bibliotec rio O sucesso com os des gnios da preserva o depende em grande parte da capacidade da lideran a em preserva o de adaptar se influenciar e aprender com estes sistemas externos Para faz lo os relacionamentos organizacionais precisam ser compreendidos e as limita es reconhecidas O relat rio preliminar vai compreender as informa es descritivas e um conjunto resultante de hip teses que v o moldar a fase central do estudo A investiga o sobre a qual o relat rio baseado se concentra em seis reas correlatas 1 uma breve apresenta o hist rica da biblioteca em seu contexto ins
21. O sem estrago O estrago pequeno O estrago grande O n o se aplica Tipos 31 O m m O m n o se aplica D 3 4 dobras O 4 dobras D n o testado 27 Se quebradi o lt 4 dobras as p ginas est o O intactas O inutiliz veis O nao se aplica 32 Quest es de formato 0 oO O O m n o se aplica 34 Conte do 37 Conte do 33 Ilustra o em cor 35 Tipos 36 Ilustra o P amp B 38 Tipos O nenhuma O representativo O arte de linha O nenhuma O adjacente O arte de linha D algumas O codificado O tom cont nuo O algumas O agrupado O tom cont nuo O muitas O adjacente O meio tom O muitas O n o se aplica O meio tom O a maioria O agrupado O arte original O a maioria O arte original O frontisp cio O n o se aplica O n o se aplica O frontisp cio O n o se aplica O adi es 39 Valor como 40 Avalia o como cole o o artefato Se este livro estivesse inutiliz vel o O sim que tratamento voc recomendaria o recolhimento A pergunta permite m ltiplas respos D n o baseado no seu valor de cole o O nenhum tratamento tas marque todas que se aplicam 85 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 6 3 Modelo de relat rio de dados A presente p gina e as duas seguintes demonstram um m todo de apresenta o de dados numa investiga o de condi es de preserva o em forma de tabela combinada computa o estat stica para erro p
22. Qualquer higr metro de ponteiro que seja comprado precisa ser capaz de ser recalibrado Os registros s o verificados usando se um psicr metro manual girat rio ou um psicr metro de ventoinha que funcione a bateria Instrumentos eletr nicos tamb m est o dispon veis a um custo ligeiramente superior O psicr metro manual girat rio custa menos mas dif cil de usar Os higr metros de ponteiro devem ter seu registro checado com rela o a um psicr metro pelo menos uma vez por semana e recalibrados se necess rio O equipamento m nimo necess rio ent o para o monitoramento manual um term metro de alta qualidade e um higr metro de ponteiro calibr vel para cada local a ser examinado e um psicr metro movido apilha ver no Ap ndice 5 3 um exemplo dos dados coletados numa verifica o por amostragem e uma tabela mostrando estes dados Registro cont nuo de temperatura e umidade relativa usando um higroterm grafo Higroterm grafos s o instrumentos que registram a temperatura e a umidade constantemente num gr fico Eles fornecem mais informa es do que o que se coleta pela verifica o manual por amostragem mostrando exatamente o que est acontecendo em um determinado local 24 horas por dia Cada vez que um gr fico mudado os registros de temperatura e de umidade devem ser recalibrados A temperatura pode ser checada com um bom term metro que deve ser mantido sobre a prateleira com o higroterm grafo de modo que ele for
23. a condi o da cole o examinada e os subconjuntos dentro desta cole o s o representativos da condi o de cole es e subconjuntos similares Que proje es razo veis poderiam ser feitas sobre o acervo da biblioteca como um todo e Que medidas de curto prazo podem amenizar alguns problemas antes que as solu es de longo prazo sejam fact veis Apoiar livros grandes sobre a lombada Restringir o acesso a itens muito fr geis Usar materiais de processamento de melhor qualidade Reduzir o uso de um estilo espec fico de encaderna o da biblioteca Colocar um substituto tempor rio ou permanente em microforma para alguns t tulos de peri dicos e Que fatores precisam ser considerados na avalia o de solu es potenciais para os problemas de curto e m dio prazo A disponibilidade de alternativas de tratamento A necessidade de 81 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS preparar crit rios e procedimentos para tomada de decis es A presen a ou a falta de v rios tipos de conhecimento e Que obst culos ou incentivos podem ser identificados para a resolu o de problemas e O levantamento e os m todos de exame foram eficientes Eles s o adapt veis para se fazer o monitoramento de cole es numa base cont nua e H importantes caracter sticas das cole es ou da condi o que n o puderam ser examinadas desta vez e como elas podem ser investigadas no futuro Seguindo esta an lise o grupo d
24. a declara o de prop sito lista os elementos do programa identificados para financiamento e mostra como estes elementos fortalecem o esfor o de preserva o como um todo e o compromisso da biblioteca sua miss o declarada Cada elemento do programa na declara o descrito de forma clara e concisa e acompanhado por um or amento real stico Em um esfor o de capta o mais direcionado a declara o de prop sito pode servir de base para estabelecer para o potencial doador ou ag ncia de fomento um contexto dentro do qual o projeto de preserva o proposto v ser realizado Um segundo documento cr tico essencial para a capta o de recursos especialmente quando estiverem sendo disputadas as doa es do governo o plano de preserva o de longo prazo da biblioteca O relat rio final que resulta do estudo do PPP vai fornecer evid ncias id neas de que uma solicita o de fundos para o projeto se encaixa dentro de um esquema geral de capta o e que a atividade proposta de fato uma prioridade organizacional identificada por meio de um processo l gico pensado Uma vez que pessoas f sicas s o as que respondem por metade de todas as doa es beneficentes para bibliotecas universit rias eles s o um importante grupo a se considerar na elabora o de um plano de capta o externa A literatura sobre capta o de recursos afirma que a aspira o de se tornar um membro representativo de um grupo prestigiado um in
25. a melhor garantia da institui o contra a deteriora o dessas cole es Um planejamento cooperativo para um programa desse tipo pode 13 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS oferecer um processo racional dentro do qual se possa analisar as necessidades treinar um grande n mero de funcion rios e criar um ambiente no qual atividades de preserva o possam se desenvolver A fundamenta o racional para se realizar um processo de planejamento ordenado e minucioso se baseia na premissa de que os participantes vir o a reconhecer a gravidade da situa o ir o adquirir novos conhecimentos e t cnicas e levar para seu trabalho di rio e para seus colegas uma maior consci ncia e a dedica o necess rias para a implementa o de um plano de a o O processo estabelece um ambiente de investiga o para se acolherem as quest es de preserva o e se elaborarem as respostas apropriadas O Programa de Planejamento de Preserva o O PPP foi criado para auxiliar a auto instru o Atrav s dele as necessidades de preserva o de uma institui o podem ser identificadas e as respostas formuladas Durante a d cada passada 29 bibliotecas da ARL conclu ram o PPP e muitas mais usaram seus recursos O programa est baseado em tr s premissas 1 o trabalho de preserva o precisa ser feito pela biblioteca e requer um compromisso de identificar e tratar os problemas encontrados de forma sistem tica 2 a equi
26. alguns tipos de CDs entretanto tem sido estimada por alguns pesquisadores como sendo de apenas 25 anos Independentemente de um meio ter vida longa ou curta o seu potencial inerente para permanecer til por um dado per odo de vida fregiientemente n o considerado Um livro pode durar indefinidamente se armazenado no escuro a zero absoluto Guardado numa prateleira do s timo andar de um pr dio sem ar condicionado onde a temperatura passa dos 33 C durante o dia no ver o e cai para 20 C noite e onde a umidade relativa varia de 10 a 80 dependendo da esta o e do tempo este mesmo livro pode ficar t o quebradi o dentro de 40 anos que suas p ginas caem em um m nimo manuseio Temperatura umidade relativa UR luz qualidade do ar e as atividades das bact rias e formas superiores de vida s o os fatores ambientais que precisam ser controlados para assegurar o m ximo uso de materiais de bibliotecas Embora a cria o de ambientes prop cios armazenagem possa ser tremendamente dif cil e mesmo irreal em pr dios antigos n o existe meta ligada preserva o mais importante A maioria dos investimentos em preserva o afetam os materiais um a um ou em grupos relativamente pequenos um livro restaurado uma revista microfilmada dez caixas de mapas desacidificadas por meio gasoso A instala o de um sistema de aquecimento ventila o e ar condicionado novo e apropriadamente projetado entretanto pode ganhar tempo p
27. anuais serve como um meio para identificar e cultivar grandes doadores potenciais e atrav s da filia o educa pessoas sobre bibliotecas e suas necessidades Al m dos amigos doa es individuais podem ser estimuladas atrav s de associa es acad micas Pode se pedir a encontros de turmas por exemplo que lembrem da biblioteca quando fizerem doa es em conjunto A biblioteca tamb m pode produzir presentes comemorativos ou lembran as Verbas para a compra de materiais para a biblioteca podem ser levantadas por exemplo em homenagem aposentadoria de um membro do corpo docente em mem ria de um colega ou amigo ou para reconhecer importante feito acad mico O apoio de corpora es para a educa o superior diminuiu nos ltimos anos como resultado de restri es financeiras Um programa de rela es corporativas entretanto continua a ser uma parte importante do esfor o de desenvolvimento da biblioteca A melhor abordagem doa o de corpora es e empresas atrav s de indiv duos que s o grandes doadores altamente motivados e que podem usar sua influ ncia para estimular o interesse corporativo pela biblioteca e direcionar seus fundos para l O programa de preserva o tamb m pode se beneficiar da doa o de equipamentos e de projetos cooperativos com ind strias de informa o que est o testando tecnologias de ponta O trabalho experimental com a varredura tica estimulou uma s rie de realiza es cooperativas i
28. as descobertas realizadas devem ser discutidas com a equipe na rea que est sendo estudada para se levantar informa o adicional e opini es sobre a natureza dos problemas ambientais e as possibilidades de solu o O pessoal pode estar a par das varia es sazonais de condi es e de problemas que podem n o estar prontamente aparentes Uma r pida inspe o dos materiais deve ser feita em todas as reas onde os dados do monitoramento sugerem a exist ncia de problemas especiais procurando pela evid ncia de algum dano que possa ter fugido aten o durante a inspe o inicial Analisando os dados ambientais Na conclus o do per odo de monitoramento todos os dados agrupados sobre cada local e sobre as condi es externas do clima devem ser apresentados para discuss o por todo o grupo de trabalho Uma vez que a maior parte da coleta de dados e da an lise preliminar ter sido feita por membros individuais ou subgrupos todos os membros do grupo de trabalho devem ter uma oportunidade de examinar todos os dados antes do encontro Durante a discuss o as seguintes quest es devem ser levantadas e que padr es surgem da an lise Existe alguma grande surpresa e que espa os aparentam ter problemas principais Qual a seriedade destes problemas em rela o ao valor das cole es ali guardadas que espa os aparentam possuir boas condi es ambientais As causas dessas boas condi es sugerem a es que possam ser tomad
29. checar n veis de pontos de luz ver p 12 de Conservation Environment Guidelines As fontes listadas no folheto t cnico Monitoring Temperature and Relative Humidity do Manual do NEDCC tamb m fornecem instrumentos para a medi o de n veis de luz Os autores lembram que marca es precisas n o podem ser garantidas com os medidores de UV mais baratos Eles sugerem em vez disso que as fontes de luz sejam identificadas e que a produ o de UV seja calculada pelo que conhecido sobre as l mpadas em uso Ver no artigo de Lull no The Abbey Newsletter de agosto de 1992 citado no Ap ndice 1 2 mais informa es sobre a produ o de ultravioleta de muitas marcas de l mpadas fluorescentes atualmente fabricadas Procedimentos de monitoramento Os procedimentos do monitoramento de temperatura e de umidade v o variar dependendo se ser o usados instrumentos que registram ou n o Quando somente instrumentos que n o registram estiverem dispon veis o calend rio deve reservar dados de tr s a quatro registros por dia para compensar as mudan as da temperatura externa do movimento do sol das horas de uso e de outros fatores Deve se chegar a um acordo sobre quem respons vel pelos registros di rios e os calend rios devem ser coordenados entre todos os locais que est o sendo monitorados para evitar conflitos no uso de equipamentos Em alguns casos o pessoal que trabalha na rea pode fazer os registros em outros um membro do grupo de
30. cient fica que v responder quest es comunidade global de preserva o projetos de microfilmagem que ofere am acesso mundial informa o outras procuram projetos que tenham implica es locais ex aperfei oamento de oportunidades de treinamento em preserva o em uma regi o espec fica ou conserva o de uma cole o que tenha import ncia local A parte mais complexa para se desenvolver uma proposta pode ser a prepara o do or amento Uma divis o central da organiza o mantenedora da biblioteca vai ser a fonte de assist ncia especialmente para calcular taxas de custo indireto e os benef cios associados a v rios tipos de sal rios Embora seja vantajoso atrair uma percentagem t o alta quanto poss vel do custo total do projeto de fontes externas um forte compromisso institucional pela preserva o manifestado atrav s de uma significativa contribui o institucional aos custos do projeto pode ampliar as chances de uma proposta ser financiada As atividades de capta o de recursos v o al m do recebimento de doa es ou da finaliza o de um projeto Os relat rios finais preparam o terreno para a pr xima solicita o ou proposta Captadores de recursos enfatizam a import ncia de agradecer aos indiv duos ou aos grupos de doadores e estender esse reconhecimento de forma apropriada e vis vel Funda es e ag ncias de governo devem receber regularmente relat rios de progresso e finais cuidadosamente articul
31. comit 123 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 9 4 Modelo de esbo o para o relat rio do grupo de trabalho de educa o de funcion rios e usu rios Introdu o Escopo do estudo Descri o da metodologia Pontos fortes limita es ou caracter sticas especiais da abordagem An lise dos esfor os atuais para treinar funcion rios e usu rios Esta se o pode ser organizada por sua clientela ex estagi rios da biblioteca corpo docente formato de treinamento ex materiais impressos apresenta es de especialistas ou t pico arruma o de livros em prateleiras manuseio em geral Cada subse o deve incluir a seguinte informa o e pessoa s respons vel eis pela atividade e cronograma Quando a atividade come ou Quando o produto foi desenvolvido A atividade vai ser mantida ou o produto vai continuar dispon vel e local Em que instala o a atividade realizada Onde o produto est dispon vel Recomenda es Lista de recomenda es organizada para corresponder an lise dos esfor os atuais acima Manter um n vel aceit vel de treinamento permanente Ap ndices Modelos de materiais para treinamento em preserva o usados na biblioteca Question rio para levantamento e resultados resumidos do levantamento 124 Cap tulo 10 Arrecada o de fundos para preserva o Lorraine Olley Chefe do Departamento de Preserva o da Universidade de India
32. como tamb m o a defini o de subconjuntos dentro da cole o para os quais se desejam dados separados do levantamento Um subconjunto pode ser uma ampla rea tem tica p ex f sica uma l ngua ex edi es alem s um tipo de cole o p ex todas as monografias ou uma regi o de publica o ex Am rica Central Os subconjuntos devem definir se es das cole es onde o grupo de trabalho espera encontrar diferen as significativas de condi o ou problemas significativos Uma biblioteca pode querer por exemplo distinguir entre a condi o das brochuras e a dos encadernados 78 v ou contrastar a condi o de itens publicados nos Estados Unidos daqueles publicados na sia O n mero de subconjuntos poss veis limitado de modo que a an lise final gere uma amostra grande o suficiente para os resultados serem significativos Com rela o aos dois m dulos opcionais que est o dispon veis no levantamento de Harvard o componente de ilustra es usado para agrupar dados sobre o conte do ilustrativo das cole es Esta informa o til para a aferi o das possibilidades e das limita es de eventuais programas de reformata o e de desacidifica o em massa O componente de avalia o de cole es requer o envolvimento de um gerente de cole o ou um especialista que determina o valor de cada item enquanto artefato e sua relativa significa o dentro da cole o Usar o componente de avalia o d
33. condu o do estudo Embora cada biblioteca venha a fazer algumas adapta es o m todo descrito foi testado com sucesso em v rias situa es e deve liberar o grupo para se concentrar mais no conte do do estudo do que na elabora o do projeto Complemento essencial ao Manual do PPP o Guia de Recursos PPP fornece ao grupo de estudos e aos grupos de trabalho uma base s lida para a avalia o das pr ticas existentes e a recomenda o de mudan as Relat rios de outras bibliotecas que completaram o PPP tamb m s o disponibilizados para fundamenta o e compara o Por fim a ARL fornece ajuda ao grupo de estudos atrav s de uma s rie de sess es de consulta e de treinamento locais realizada por um experiente administrador de preserva o O consultor faz de tr s visitas biblioteca para auxiliar na defini o e resolu o de problemas e no planejamento detalhado para cada fase de estudo e fica dispon vel para consultas do grupo de estudos por telefone Ele pode fornecer uma avalia o substantiva do relat rio final e das recomenda es oferecendo perspectiva de algu m de fora para auxiliar o processo Resultados do programa A participa o no PPP vai resultar numa maior compreens o das quest es por parte da equipe e da administra o da biblioteca Tanto o relat rio final quanto os documentos de trabalho correlatos podem ser usados n o apenas para ajudar a moldar as atividades de planejamento da biblioteca como
34. cuida das estantes o pessoal que trabalha em unidades onde materiais s o manuseados constantemente e em grande n mero ex arrumadores de prateleiras atendentes do balc o de circula o pessoal que p e etiquetas estagi rios usu rios da biblioteca em geral usu rios de cole es especiais e professores que uma vez educados podem dividir a tarefa de educar os estudantes e que tipos de programas de treinamento em preserva o foram ou podem ser elaborados pela biblioteca Aqui podem estar inclu dos os formatos potenciais de informa o ex programas audiovisuais artigos publicados em jornais locais e os f runs potenciais para divulgar a informa o ex encontros do grupo de administradores da biblioteca sess es de orienta o da equipe aulas acad micas semin rios de refer ncia Veja no Ap ndice 9 2 uma lista de formatos e f runs sugeridos Depois de coletar e de analisar as informa es de background e compilar as listas preliminares pode ser aconselh vel usar a t cnica de brainstorming descrita no Ap ndice 3 2 deste manual com o prop sito de ampliar as listas Aferindo a situa o local Uma vez que o grupo de trabalho tenha um vis o clara do que quer saber sobre a pr tica local da biblioteca ele realiza uma investiga o para determinar o seguinte que treinamento em preserva o e que trabalho de conscientiza o est atualmente sendo feito na biblioteca e quem o respons vel por
35. d o Aea A Sa fiada Sist Ri ADD Do A abas Dim A ER ER EEE z i it EDE AS i t Obs medi o de temperaturas em F 66 v Visualiza o do modelo de dados registrados num datalogger em quatro locais durante o per odo de quatro semanas Gr fico de temperatura e umidade relativa versus tempo z F 9 198 Monitoramento de quatro semanas das condi es de uma cripta eg pcia usando um datalogger ACR 83 86 Temperatura 71 72 59 58 Umidade relativa 4 44 3 38 Ba Ba Ba 88 88 88 9860 80 80 BO 06 00 BO BB BA no Ba aa 68 08 86 11 11 91 11 16 91 11 28 91 11 24 91 11 28 91 12 82 91 12 89 91 Dados cont nuos de temperatura e umidade relativa de 11 de novembro a 9 de dezembro de 1991 Obs medi o de temperaturas em F CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Visualiza o do modelo de dados registrados num datalogger em um nico local durante o per odo de duas semanas A 78 188 Galeria 1 28 65 88 88 88 88 88 88 87 04 91 87 87 91 Monitoramento de 4 locais distintos 68 Monitoramento de duas semanas nas galerias do Museu e na rea de armazenamento usando um datalogger ACR Umidade relativa Galeria 2 Galeria 3 rea de armazenamento Temperatura 60 00 06 88 88 89 68 88 99 BB Ba 88 88 88 87 89 91 87 11 91 87 13 91 87 15 91 87 18 91 Galeria 1 4 a 7 de julho 1991 Galeria 2 7 a 2 de julho 1991 Galeria 3 12 a 15 de julho 1991
36. das em 1997 o Projeto CPBA ainda formou multiplicadores por meio de semin rios organizados nas cinco regi es brasileiras com o apoio de institui es cooperativas Os multiplicadores organizaram novos eventos estimulando a pr tica da conserva o preventiva nas institui es Os in meros desdobramentos ocorridos a partir dos colaboradores em todo o pa s fizeram o Projeto merecedor em 1998 do Pr mio Rodrigo Melo Franco de Andrade Entre 1997 e 2001 o Projeto CPBA continuou promovendo semin rios e cursos envolvendo as institui es cooperativas Em muitas ocasi es enviou professores e especialistas aos eventos organizados pelos multiplicadores No in cio de 2001 o Projeto j contabilizava mais de 120 eventos realizados em todo o pa s somando mais de 4 000 pessoas envolvidas CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS As institui es que colaboram com o Projeto CPBA est o relacionadas na p gina www cpba net onde tamb m poder ser acessado o seu banco de dados com mais de 2 600 institui es cadastradas Esta p gina virtual pretende ser uma plataforma para o interc mbio t cnico e o desenvolvimento de a es cooperativas Desde o in cio o Projeto contou com recursos financeiros da Andrew W Mellon Foundation e de VITAE Apoio Cultura Educa o e Promo o Social Em 1998 estes patrocinadores aprovaram um segundo aporte financeiro com o objetivo de dar continuidade s a es empreendidas e de
37. de cada se o vai ajudar que se alcance um equil brio e um n vel apropriado de detalhe Todos os membros do grupo devem revisar cada rascunho e chegar a um consenso sobre as mudan as substanciais caso alguma seja sugerida A edi o final para assegurar uma consist ncia estil stica melhor que se atribua a um nico indiv duo Escolha o melhor escritor do grupo O relat rio deve ser convidativo leg vel com ritmo regular e gramaticalmente correto Na medida em que os rascunhos est o sendo revistos os membros do grupo devem ter em mente os seguintes fatores e orelat rio deve conter sustenta o adequada para todas as conclus es e as recomenda es H muitas vezes uma tend ncia nesta fase de se lidar com quest es como se elas fossem auto evidentes O relat rio precisa fornecer fundamentos suficientes e base racional que o tornem compreens vel e persuasivo queles que n o compartilharam da experi ncia do grupo de estudos as recomenda es devem evitar cr ticas s performances ou pol ticas passadas da biblioteca enfatizando possibilidades e oportunidades futuras Ao se referir s realidades econ micas e outras restri es que tenham operado as recomenda es podem ser apresentadas sob uma tica positiva e construtiva An lise final Antes da distribui o generalizada os coment rios sobre um rascunho final devem ser solicitados V rios grupos e indiv duos podem fornecer uma ltima verifica o par
38. de dados um instrumento para cada local a ser pesquisado e uma nica c pia do software para 55 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS a impress o dos dados ver no Ap ndice 5 3 duas amostras de dados coletadas pelo registrador de dados uma registra as marca es feitas em um nico local por um per odo de quatro semanas a outra as marca es feitas em quatro locais diferentes por um per odo de duas semanas Embora provavelmente n o se possa comprar um higroterm grafo ou um registrador de dados para cada pr dio da biblioteca ou para cada andar de um pr dio principal qualquer que seja o equipamento adquirido para a investiga o do grupo de trabalho vai ser um ponto de partida para se juntar um n mero adequado de instrumentos pelos anos subseqiientes prov vel que mais de um m todo de coleta de dados v ser usado durante o estudo Uma biblioteca que possua um higroterm grafo compre um novo datalogger para o PPP e queira fazer um estudo aprofundado em cinco locais ir coletar dados de tr s maneiras diferentes com o higroterm grafo em um local o datalogger em outro e manualmente nos locais remanescentes Sobre fontes de equipamentos veja o folheto t cnico Monitoring Temperature and Relative Humidity do Manual do NEDCC Instrumentos para o monitoramento da luz De acordo com Lull e Banks os medidores de luz que fornecem marca es precisas na faixa de cinco a 250 p s vela s o teis para
39. dire o meta final Os dois primeiros crit rios impacto e exegiibilidade est o ligados e devem ser considerados juntos Um quadro pode ser um instrumento til para a ordena o de fatores de uma maneira abrangente 36 Quadro de sele o de metas Alta Exequibilidade Baixa Baixo Alo Impacto No quadrante 1 coloque as recomenda es de alto impacto que podem ser implementadas com maior facilidade O quadrante 2 cont m recomenda es de alto impacto que ser o dif ceis de executar As recomenda es que n o s o dif ceis de implementar mas que ter o baixo impacto v o para o quadrante 3 e aquelas que s o dif ceis e ter o baixo impacto v o para o quadrante 4 Este esquema resulta em que algumas a es potenciais merecem mais aten o do que as outras As recomenda es do quadrante 1 s o provavelmente as de maior prioridade j que elas podem ser realizadas facilmente e ter o impacto significativo As do quadrante 4 podem ser esquecidas j que elas alcan am pouco resultado embora demandem muito esfor o Muitas das que est o no quadrante 3 podem tamb m ser eliminadas porque elas geram pouco embora algumas possam valer a pena porque s o f ceis de implementar As recomenda es do quadrante 2 precisam ser consideradas cuidadosamente a despeito de sua dificuldade por causa de seu impacto potencialmente alto 37 Cap tulo 4 Fase I Prepara o do relat rio preliminar e
40. e assim devem ser as abordagens de preserva o adotadas e por fim dif cil determinar a distribui o apropriada de recursos humanos e program ticos entre as v rias fun es de preserva o Isto s pode ser feito no contexto de informa es confi veis sobre as necessidades de preserva o das cole es Premissas subjacentes an lise organizacional V rias premissas moldam a investiga o e devem influenciar a an lise e as recomenda es para melhoria e a descri o e o invent rio de pol ticas e fun es de preserva o fornecem um fundamento para melhorar e expandir o programa e a an lise de gastos atuais com preserva o ir fornecer uma base para um futuro planejamento aperfei oado e a an lise organizacional vai sugerir um n mero de reas para aperfei oamento e op es de desenvolvimento mas as recomenda es para a implanta o da preserva o na biblioteca e a melhoria de componentes do programa e de pessoal pode ser amenizada pelas descobertas dos outros grupos de trabalho e a elabora o de um programa de preserva o um processo passo a passo que influenciado por indiv duos oportunidades e tempo O Grupo de Trabalho C deve concentrar se na elabora o de um relat rio objetivo que descreva arranjos presentes identifique elementos desej veis em um programa abrangente e esboce uma s rie de medidas de curto e longo prazo que resultem em um programa amplo Organizando a invest
41. e que muda rapidamente A informa o publicada regularmente superada pelo surgimento de novas descobertas terminologias e tecnologias Este fato deve ser levado em considera o quando se abordarem os recursos mais antigos mencionados nas fontes abaixo V rios artigos tradicionais foram inclu dos principalmente porque algumas das informa es t cnicas que eles cont m permanecem novas e v lidas como a maioria das quest es levantadas 20 v Cap tulo 2 Prepara o para o estudo do planejamento A decis o O diretor da biblioteca toma a decis o de participar de um esfor o de planejamento de preserva o ap s fazer consultas aos administradores e equipes pertinentes especialmente queles diretamente respons veis pelo zelo e pelas condi es das cole es da biblioteca Ele pode tamb m fazer consultas a funcion rios da institui o mantenedora tanto para estimular o interesse no projeto como para criar os fundamentos que possibilitem um compromisso da organiza o com a implementa o do programa A aloca o de pessoal e de outros recursos para o planejamento de preserva o motivada pela expectativa de que ele vai gerar informa es apoio equipe e um plano detalhado de a o necess rios para melhorar e ampliar a capacidade da biblioteca de preservar seus volumes Formando o grupo de estudos A import ncia do grupo de estudos n o pode ser exagerada pois ele tem a responsabilidade final pelo gerenciam
42. estabelecer um programa de treinamento para ajudar os que relutam a ultrapassar sua resist ncia mudan a e e implementar o novo procedimento de preserva o associado a mudan as mais populares para aumentar a motiva o O processo anal tico Uma an lise dos campos de for a envolve os seguintes passos 33 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS 1 Descrever a situa o presente 2 Especificar a mudan a desejada 3 Enumerar fazer um brainstorming sobre todos os fatores que possam influenciar a situa o 4 Organizar a lista em for as condutoras e restritivas 5 Identificar as duas ou tr s principais for as de cada lado 6 Elaborar id ias para fortalecer as for as condutoras e ou reduzir as for as restritivas mais prov vel que a mudan a inicie nestes pontos onde h press o e tens o Muita press o pode levar baixa satisfa o que pode tornar se uma motiva o para o abandono do status quo Fregiientemente entretanto aumentar uma for a condutora pode estimular um aumento correspondente na for a oposta Em tais casos uma estrat gia para diminuir a for a restritiva desde seu in cio pode ser mais eficaz Tamb m h momentos em que a mudan a pode ser levada a efeito pela revers o da dire o de uma for a geralmente pela introdu o de novas informa es ou recursos que modifiquem as percep es as atitudes ou as interpreta es Um ponto forte da t cnica anal
43. for the Humanities Cada guia oferece um arcabou o conceitual para facilitar o processo decis rio dentro de uma rea espec fica do programa Est o dispon veis guias sobre os seguintes t picos Collection Maintenance and Improvement Collections Conservation Disaster Preparedness Managing a Library Binding Program Options for Replacing and Reformatting Deteriorated Materials Organizing Preservation Activities Staff Training and User Awareness in Preservation Management No conjunto os guias servem como ponto de partida para o levantamento das pr ticas atuais de uma biblioteca Da variada gama da literatura sobre preserva o foram selecionados textos que relatam princ pios importantes procedimentos padr es ou abordagens eficazes que surgiram a partir da experi ncia A inten o oferecer informa es normativas que sirvam de par metros para as bibliotecas medirem seus esfor os de preserva o Os guias de recursos foram elaborados a partir de informa es sobre preserva o publicadas durante a ltima d cada formando uma cole o b sica de refer ncia que pode apoiar tanto atividades de planejamento de preserva o quanto programas de preserva o em andamento Cap tulo 1 Introdu o ao Programa de Planejamento de Preserva o Fundamentos e antecedentes A preserva o j foi descrita como um problema como um desafio como uma crise e como uma id ia cuja hora chegou A linguagem glamurosa mas o t
44. grupo de trabalho deve concentrar seus esfor os em grande parte ou exclusivamente em livros e revistas das cole es gerais da biblioteca principal O Grupo de Trabalho B pode reconhecer a import ncia do desenvolvimento de dados descritivos para todos os acervos significativos da biblioteca recomendando prioridades para levantamentos de condi es subsegiientes Conduzindo a investiga o Definindo a amostra O primeiro passo para o grupo de trabalho definir a cole o que vai ser amostrada As bibliotecas setoriais v o ser inclu das Os livros armazenados fora da sede ou as cole es de arquivos verticais devem ser levantados Uma vez que a abrang ncia do levantamento esteja definida o grupo de trabalho vai determinar um tamanho de amostra apropriado com base nos princ pios descritos por Carl M Drott em Random Sampling A Tool for Library Research ver refer ncia completa no Ap ndice 1 2 Embora pare a contrasenso a escolha do tamanho da amostra n o est relacionada com o tamanho da cole o mas antes com o n vel de confian a e o n vel de toler ncia desejados nos resultados 77 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Os levantamentos de bibliotecas t m tipicamente por objetivo um n vel de confian a de 95 o que significa que h uma probabilidade de 95 de que o percentual real de livros em uma categoria espec fica p ex livros que precisam de restaura o do papel estar dentro da faix
45. meeting held September 12 15 1991 in Andover Massachussets Washington DC Association of Research Libraries 1992 Turko Karen Mass deacidification systems planning and managerial decision making Washington DC Association of Research Libraries 1990 101 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 7 3 Modelo de esbo o para o relat rio do grupo de trabalho sobre a organiza o das atividades de preserva o Introdu o Escopo do estudo Descri o da metodologia Pontos fortes limita es ou caracter sticas especiais da abordagem Descri o das atividades atuais de preserva o por fun o Pol ticas Padr es organizacionais Procedimentos Pessoal Despesas An lise de op es organizacionais Pontos fortes e fracos da situa o atual Breve descri o das metas abrangentes do programa Padr es organizacionais potenciais Recomenda es por fun o Melhorias de programas existentes Elabora o de novos programas Adapta o da estrutura organizacional Ap ndices quando apropriado Compila o de excertos de declara es de pol ticas relacionados preserva o Perfil dos gastos com preserva o Lista dos manuais internos e outros documentos descrevendo as atividades de preserva o etc 102 v Cap tulo 8 Fase II Prontid o para emerg ncias Grupo de trabalho D Introdu o s quest es Para os prop sitos do PPP a prontid o para emerg ncias
46. n veis de uso se um 72 v item n o est na prateleira acondicionamento prote o contra inc ncio condi es ambientais dentro dos pr dios prontid o para emerg ncias e valor raridade import ncia para os programas institucionais etc A intera o destes quatro fatores usada para se determinar at que ponto cada item est sob risco que a es gerais s o necess rias para preserv lo e que prioridade ser dada Parte se da premissa de que os recursos necess rios para a solu o de todos os problemas de preserva o ser o insuficientes At agora existem dois instrumentos gerais de levantamento para an lise de necessidades de preserva o dispon veis o Research Libraries Group Preservation Needs Assessment Package ou PreNAPP e o Calipr da Biblioteca do Estado da Calif rnia Ambos foram automatizados para o computador O RLG est atualmente desenvolvendo um instrumento espec fico para an lise de necessidades para cole es de fotografias baseado na mesma matriz de quatro fatores em torno da qual o PreNAPP e o Calipr foram elaborados e um cons rcio de bibliotecas do Estado de Nova Iorque tem usado instrumentos de an lise de necessidades em cole es de documentos arquitet nicos O Calipre o PreNAPP s o baseados no mesmo conjunto de quest es para levantamento A diferen a entre os instrumentos est basicamente nos relat rios para gerenciamento gerados por cada um O PreNAPP fornece um relat ri
47. o ajudar a controlar e direcionar estes tr s fatores com a finalidade de proteger as cole es melhorar sua condi o e estender sua vida til O modelo para um programa como este esbo ado e discutido no Cap tulo 7 baseado na publica o da ARL de 1991 Preservation program models a study project and report ver no Ap ndice 1 2 a refer ncia bibliogr fica completa O relat rio organizado em cima de dez componentes do programa descreve um m todo completo a longo prazo para o tratamento das necessidades de preserva o de uma biblioteca Estes dez componentes s o administra o de preserva o controle ambiental substitui o e reformata o conserva o desacidifica o em massa encaderna o comercial prepara o de prateleiras treinamento da equipe e conscientiza o do usu rio Por todo o estudo do PPP a preserva o vista como uma quest o vi vel e os dez componentes program ticos articulados em Preservation program models s o examinados de diferentes maneiras e a partir de v rias perspectivas para responder a estas quest es e a biblioteca tem atualmente os v rios segmentos do programa em ordem e os segmentos do programa est o apropriadamente organizados munidos de pessoal e administrados os segmentos do programa t m a dimens o apropriada Suas capacidades s o proporcionais s necessidades das bibliotecas e existem segmentos do programa que precisam ser criados reformulados ou ex
48. o de arrecada o de recursos que suporte seu desenvolvimento progressivo A disponibilidade de fundos externos n o deve se constituir num caminho para o programa desvirtuando o de suas necessidades priorit rias Os esfor os iniciais de arrecada o de recursos devem se basear nas conclus es do estudo do PPP A identifica o dos elementos espec ficos do programa para os quais os recursos externos podem ser buscados poder ocorrer simultaneamente elabora o de uma estrat gia de implementa o Projetos de doa o para preserva o demandam coopera o entre as unidades da biblioteca A equipe de controle bibliogr fico vai estar envolvida na elabora o e na implementa o de projetos de preserva o quando o acesso s cole es for melhorado ou oferecido pela primeira vez e quando materiais forem reformatados para criar um substituto ou uma c pia de seguran a para os originais O administrador da biblioteca respons vel pelas instala es bem como o grupo de patrim nio dentro da organiza o mantenedora v o assumir um papel em projetos envolvendo a constru o ou a renova o de pr dios Propostas com um forte componente educacional podem envolver um executivo de desenvolvimento de pessoal da biblioteca ou bibliotec rios de instru o bibliogr fica Em quase todos os casos bibliotec rios de desenvolvimento de cole es v o ser contribuidores chave para o esfor o de capta o Entre os aspectos cr ticos de
49. o estabelecimento de um processo permanente de prontid o para emerg ncias Elaborando recomenda es Recomenda es bem sucedidas atingem um equil brio entre o ideal e o que a biblioteca pode efetivamente atingir Elas devem ser organizadas em categorias e devem incluir o mais poss vel os seguintes componentes e descri o do problema e a o sugerida e resultado desejado e responsabilidade pela implementa o e cronograma para implementa o e e recursos gerais financeiros e ou humanos necess rios Os relat rios de grupos de trabalho do PPP elaborados por outras bibliotecas da ARL oferecem modelos teis para organizar as recomenda es O relat rio do Grupo de Trabalho D deve documentar o que seria necess rio para se alcan ar um n vel timo de prontid o para emerg ncias e sugerir medidas interinas ou conciliat rias que levem em conta as restri es enfrentadas pela biblioteca Algumas destas v o ser f sicas outras econ micas Algumas podem ser contorn veis a curto ou a longo prazo enquanto outras localiza o dentro de uma regi o de furac es ou em rea de enchente v o permanecer fora do controle da biblioteca 107 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS As atividades propostas podem ser organizadas por fun o ex preventiva remediadora ou por risco potencial ex encanamento velho fogo As recomenda es devem combinar metas amplas com objetivos espec ficos
50. o n cleo das investiga es o grupo deve incluir alguns membros familiarizados com as atividades de preserva o em curso na biblioteca encaderna o comercial reparo substitui o etc mas o conhecimento de preserva o n o um requisito para todos os membros do grupo Na verdade muito se pode ganhar ao envolver aqueles com pouco conhecimento pr vio e se existem membros da equipe que desenvolveram um interesse especial por qualquer aspecto da preserva o por meio de experi ncia ou treinamento seu conhecimento deve estar dispon vel ao grupo seja associando se a ele seja prestando informa es quando solicitado e algum talento para a reda o essencial Cada um dos membros vai ajudar a rascunhar os trabalhos e relat rios e pelo menos uma pessoa deve ser um escritor competente para assegurar um relat rio final leg vel claro e conciso e uma vez que a participa o no estudo resultar no desenvolvimento profissional e pessoal a sele o pode ser parcialmente baseada na capacidade e na disposi o para mudar 22 v A proposta A proposta preparada pelo diretor cria um arcabou o para o estudo estabelece a autoridade do grupo e guia seus esfor os Ela deve especificar as metas e o objetivo do estudo indicar o grau de import ncia que a administra o lhe confere e expressar o compromisso de colocar em pr tica os resultados do estudo A incumb ncia deve ser breve e direta e cobrir os seguintes
51. orienta os participantes do estudo para quest es b sicas e estabelece um ambiente em que necessidades espec ficas podem ser investigadas de modo mais proveitoso A Fase II a central do PPP implica uma revis o dos principais fatores que influenciam a capacidade de uma biblioteca de zelar por suas cole es As reas de investiga o sugeridas s o o ambiente em que os materiais est o guardados a condi o f sica das cole es a prontid o da biblioteca para emerg ncias que possam causar dano s cole es o n vel de treinamento sobre preserva o dos funcion rios e dos usu rios os fatores administrativos organizacionais e operacionais que afetam as condi es f sicas das cole es e recursos que possam ser explorados quando se busca desenvolver ou expandir um programa de preserva o poss vel realizar estudos mais limitados selecionando se menos reas de interesse A Fase II discutida nos Cap tulos 5 a 10 possibilita biblioteca agrupar e analisar uma gama de informa es factuais sobre as quais o planejamento e o processo decis rio da Fase III se baseiam Na Fase III afinal o grupo de estudo desenvolve um plano de longo alcance para atender as necessidades de preserva o O plano abrangente e detalhado o suficiente para guiar uma biblioteca no sentido do desenvolvimento de um programa de preserva o O estudo do PPP se encerra com a apresenta o deste plano dire o da biblioteca Quem est env
52. ou fumar em bibliotecas por emendar materiais estragados ou mutilados sem o treinamento apropriado por usar caixas para devolu o de livros el sticos clipes e como os materiais da biblioteca devem ser armazenados i e n veis apropriados de calor umidade luz e limpeza Mantendo a lista acima em mente por favor responda s seguintes quest es 1 Que oportunidades de treinamento de preserva o s o atualmente oferecidas aos funcion rios de sua biblioteca departamento ou unidade 2 Que oportunidades de treinamento de preserva o n o s o oferecidas atualmente aos funcion rios mas s o necess rias 3 Que oportunidades de treinamento de preserva o s o atualmente oferecidas a estudantes estagi rios em sua biblioteca departamento ou unidade 4 Que oportunidades de treinamento de preserva o n o s o oferecidas atualmente a estudantes estagi rios mas s o necess rias 5 Que oportunidades de treinamento de preserva o s o atualmente oferecidas a usu rios em sua biblioteca departamento ou unidade 122 v 6 Que oportunidades de treinamento de preserva o n o s o oferecidas atualmente a usu rios mas s o necess rias 7 Se um comit para implementar as recomenda es do Grupo de Trabalho E do PPP Educa o de Funcion rios e Usu rios vier a ser criado pelo Diretor das Bibliotecas voc estaria interessado em participar Que interesse ou conhecimento especial voc levaria para este
53. pode decidir coletar dados sobre o n mero e os tipos de ilustra es em cada volume levantado e ou adicionar um componente avalia o de cole es ao levantamento Quando combinado com os dados sobre condi o o uso de um ou dois destes m dulos opcionais fornece uma an lise mais abrangente sobre a qual antecipar as necessidades de reformata o e tratamento 3 Facilidade de uso A interface Macintosh guia os usu rios pelo processo de cria o de um levantamento e da entrada de dados Pouco treinamento necess rio para usar o programa 4 Controle de qualidade O m dulo de base de dados tem rotinas automatizadas para checar os dados na medida em que s o introduzidos na base de dados Embora ele n o elimine a necessidade de revisar os dados do levantamento o software vai detectar muitos erros comuns de entrada de dados e pedir ao usu rio que os corrija durante o processo 5 Qualidade dos relat rios O software de Harvard produz automaticamente an lises de dados uma vez que eles tenham sido introduzidos no computador Relat rios e gr ficos podem ser gerados a partir de toda a amostra do levantamento ou subdivididos por reas tem ticas cole o local de publica o ou pela idade dos materiais O programa permite uma r pida an lise da validade estat stica dos dados e al m dos formatos de relat rio j existentes tamb m h ferramentas para a produ o de relat rios personalizados 75 CONSERVA O PREV
54. preparar esta segunda edi o O Projeto agradece o generoso apoio recebido de seus patrocinadores e das institui es cooperativas brasileiras e estrangeiras reconhecendo que sem esta parceria nada teria acontecido Deseja tamb m agradecer aos autores e editores das publica es disponibilizadas por terem cedido gratuitamente os direitos autorais Agradecimentos especiais ao Arquivo Nacional que hospedou o Projeto desde o seu in cio assim como Funda o Getulio Vargas pela administra o financeira dos recursos Considerando que a fase do Projeto apoiada pela Funda o Mellon se encerra em junho de 2001 o grupo cooperativo espera encontrar em continuidade colaboradores e parceiros no Brasil para que o processo de difus o do conhecimento da preserva o n o seja interrompido Rio de Janeiro junho de 2001 Ingrid Beck Coordenadora do Projeto CPBA CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Pref cio edi o de 1982 Em 1979 o National Endowment for the Humanities Fundo Nacional para as Humanidades concedeu uma doa o de U 151 924 00 para o Office of Management Studies Escrit rio de Estudos de Administra o da Association of Reseach Libraries ARL OMS para a elabora o e o teste de um procedimento de auto instru o para permitir que bibliotecas universit rias identifiquem e tratem de problemas de preserva o Os membros da equipe do OMS Duane E Webster Jeffery Gardner e Maxine
55. programas de universi dades e ambiente institucional preparar pontos chave para discuss o na data alvo Coletar e analisar informa es sobre os volumes da biblioteca preparar pontos chave para discuss o na data alvo Coletar e analisar informa es sobre fatores externos e tend n cias preparar pontos chave para discuss o na data alvo Coletar e analisar informa es sobre o hist rico da preserva o na biblioteca preparar pontos chave para discuss o na data alvo Discutir premissas de planeja mento baseadas nas descober tas Esbo ar relat rio decidir sobre a reda o das se es Finalizar os rascunhos para distribui o e exame Discutir rascunhos e potenciais revis es Fazer as revis es necess rias distribuir para exame Produto parte 1 do relat rio preliminar Manual do PPP cap tulo 4 1 de maio Relat rios cat logos esta 15 de maio t sticas e gr ficos organizaci onais da universidade rela t rios da biblioteca entrevista comQ Res Relat rios da biblioteca po 22 de maio l tica de desenvolvimento de cole es estat sticas da ARL entrevistas com T U V e W Literatura atual de Biblio 29 de maio teconomia com nfase em peri dicos e boletins ligados preserva o Relat rios da biblioteca e 07 de junho departamentais estat sticas sobre preserva o da ARL e outras estat sticas entrevis tas com X Y eZ 29 de junho 6 de julho 13
56. prontid o para emerg ncias e treinamento de equipe e usu rio que s o consideradas nos question rios do levantamento de an lise de necessidades v o ser examinadas em profundidade pelos Grupos de Trabalho A D e Fe v o portanto servir de chave entre as quest es consideradas pelo grupo de estudos quando este preparar seu relat rio Aferir a condi o dos materiais n o livro fotografias fitas magn ticas filmes discos ticos bastante desafiador parcialmente por causa dos fatores mencionados na introdu o a este cap tulo Caliper e PreNAPP podem ser usados para levantar a condi o geral de materiais em uma variedade de formatos mas as quest es perguntadas sobre cada item ex Ele se tornou incopi vel requerem ver ouvir ou ambos em equipamentos apropriados e uma boa compreens o das propriedades mec nicas qu micas e da idade do meio Provavelmente melhor perguntar quest es que possam ser completamente respondidas por um especialista p ex O microfilme est quebrado Arranhado Firmado apropriadamente no carretel e acondicionado numa caixa apropriada O guia de recursos de Sherry Byrne Collection Maintenance and Improvement inclui v rias leituras e uma bibliografia que v o ser teis para as bibliotecas que desejarem elaborar levantamentos para materiais diferentes de livro ver no Ap ndice 1 2 a refer ncia completa Por causa dos limites de tempo inerentes ao processo do PPP entretanto o
57. quais atividades de treinamento ligado preserva o e quem o benefici rio do treinamento e que atividades devem ser adicionadas quelas que j est o sendo feitas 114 v Estas informa es podem ser coletadas por observa o pela realiza o de discuss es formais e informais com a equipe e ou pela distribui o de um question rio escrito para todas as unidades da biblioteca ou para todos os membros da equipe O grupo de trabalho tamb m compila c pias das ferramentas de treinamento em preserva o atualmente em uso na biblioteca Indiv duos ou grupos s o designados para coletar informa o Em uma grande biblioteca um membro do grupo de trabalho pode concordar em fazer visitas a cada pr dio do sistema com o prop sito de registrar evid ncias de atividades de treinamento em preserva o existentes ex cartazes p steres folhetos para os leitores e evid ncias da necessidade de treinamento em preserva o Outros membros do grupo de trabalho podem concordar em dividir a responsabilidade para realizar entrevistas e coletar informa es em cada departamento e biblioteca do sistema Caso se decida por realizar entrevistas deve ser enviada uma carta de inten o assinada pelo coordenador do grupo de trabalho a cada indiv duo que v ser entrevistado Isto ajuda a limitar a necessidade de explica es demoradas Uma estrat gia detalhada de entrevista deve ser elaborada para que sejam coletadas informa es unif
58. quebradi o se cont m este material pode ser de valor permanente e se pode desej vel manter o formato original em papel seja porque melhor para as necessidades do usu rio ou porque mais econ mico ou ambos O que uma biblioteca pode esperar quando come a uma desacidifica o em massa Implementar um programa de desacidifica o em massa de alguma maneira an logo a operar um programa de encaderna o para a biblioteca O material precisa ser escolhido preparado empacotado e despachado para um fornecedor Quando o material devolvido ele precisa ser desempacotado devem ser feitos o controle de qualidade o controle bibliogr fico e a devolu o s prateleiras Deve ser negociado um contrato entre a biblioteca e o fornecedor e conduzida uma rela o 100 v dia a dia J que uma opera o nova a contrata o de servi os de desacidifica o vai ser um tanto dif cil primeira vista Com o tempo entretanto prov vel que se torne uma rotina como a da contrata o de encaderna o Bibliografia Report to the library of congress contracts and logistics services in response to Solicitation No RFP90 32 June 10 1991 Project 3717 Atlanta GA Institute of Paper Science and Technology 1991 Mass deacidification a report to the library directors Champaign IL Committee on Institutional Cooperation Apr 1992 Sparks Peter G Ed A roundtable on mass deacidification report on a
59. recomenda o Se um problema pode resolvido por causa das dificuldades envolvidas o grupo deve se concentrar em outras quest es mais promissoras Por exemplo um problema de espa o frequentemente significa que a biblioteca precisa reformar ou construir pr dios Se h uma pequena probabilidade de que a biblioteca possa construir um pr dio num futuro pr ximo o grupo de estudos vai produzir mais concentrando sua aten o em outra coisa Urg ncia Uma quest o pode ser descrita como urgente se o tempo de espera para resolv la ocasionar problemas adicionais ou a perda de uma oportunidade Depois de estabelecer o impacto e a exeqiuibilidade de cada recomenda o o grupo deve dar maior prioridade para aquelas que requerem aten o imediata A quantidade de tempo necess ria para implementar uma recomenda o Quando forem necess rios mais de dois meses para alcan ar a meta de uma recomenda o ela deve ser subdividida em objetivos de curto prazo para simplificar o planejamento da a o e o monitoramento do progresso Por exemplo um grupo de trabalho pode recomendar a elabora o de um manual completo sobre pol ticas ou procedimentos de preserva o O grupo de estudos pode concluir que isto teria um impacto significativo na performance da biblioteca mas levaria v rios meses para terminar A equipe pode ent o se concentrar na elabora o de um cronograma e de orienta es para a constru o do manual como um primeiro passo em
60. seu envolvimento est a identifica o de cole es que mere am preserva o sistem tica Pode ser conveniente considerar um processo estruturado de sele o Aqui preserva o e desenvolvimento de cole es s o parceiros no desenvolvimento de crit rios de sele o na solicita o de sugest es dos funcion rios da rea de desenvolvimento de cole es e na identifica o de prioridades para recursos Formalizar o processo de sele o fornece visibilidade para o programa de preserva o e suas liga es cr ticas com o desenvolvimento de cole es e o servi o bibliotec rio pode ajudar a moldar uma estrat gia de longo prazo para se estabelecerem prioridades de preserva o e se trabalhar com elas As cole es enumeradas por bibli grafos e curadores n o selecionadas para inclus o em uma primeira proposta de doa o podem ser reanalisadas no pr ximo esfor o de capta o Ao solicitar se manifesta es formais a especialistas a aten o deve se concentrar sobre a condi o e o valor das cole es bem como sobre o compromisso da biblioteca de preservar seu acervo Uma importante tarefa a ser realizada por um membro do grupo de estudos o encarregado de desenvolvimento da biblioteca e ou um encarregado de desenvolvimento central a identifica o de fontes potenciais de apoio financeiro para preserva o Precisam ser considerados os programas de doa o de ag ncias federais e de funda es privadas Recomenda se o e
61. trabalho um estudante assistente ou um volunt rio pode fazer as rondas Sempre que poss vel os registros devem ser feitos todo dia independentemente do pr dio ficar aberto tarde da noite bem como pela manh e tarde A ajuda de um agente de seguran a ou de um supervisor de manuten o pode ser convocada para as poucas semanas em que o monitoramento estiver sendo feito Os padr es de n veis de ilumina o podem provavelmente ser discernidos dentro de uma semana e n o precisam ser monitorados por mais tempo a n o ser que as anota es n o sejam conclusivas ou se suspeite de uma forte rela o com a temperatura Cada pessoa envolvida deve ser instru da sobre o uso adequado dos equipamentos Os pesquisadores devem saber como registrar a informa o numa tabela e marc la num gr fico a menos que estejam dispon veis dataloggers Todos os pesquisadores devem conhecer a localiza o de todos os espa os que est o sendo monitorados 56 v Por todo o per odo no qual o monitoramento acontece o l der do grupo de trabalho ou algu m escolhido deve manter um registro di rio das temperaturas mais alta e mais baixa dos n veis de umidade do lado de fora e das condi es gen ricas do tempo ensolarado nublado chuvoso Relat rios da meteorologia podem ser usados para este prop sito se os dados fornecidos forem confi veis em rela o ao local onde se situa a biblioteca Um term metro externo que mostra as temperaturas ma
62. trabalho inicia seu trabalho decidindo que informa es s o necess rias para se compilar o invent rio e como elas podem ser coletadas e designando indiv duos ou subgrupos para coletar e compilar os dados Selecionando espa os para exame A partir do invent rio completo o grupo de trabalho seleciona v rios locais para um exame minucioso A amostra deve 53 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e gerar informa es que demonstrem a variedade dos problemas que existem por todo o sistema e incluir espa os hospedando materiais de grande valor bem como cole es gerais e incluir espa os em pr dios novos e mais velhos com ou sem sistemas de controle da temperatura e incluir reas p blicas e de acesso restrito e e ser representativa de outros espa os do sistema O n mero real de locais a serem examinados em profundidade vai depender da variedade de tipos de espa os identificados no invent rio do tempo e da equipe dispon vel para a realiza o da an lise Um levantamento superficial de espa os adicionais vai fornecer informa es valiosas que podem fortalecer a necessidade da amplia o do levantamento e do programa de monitoramento no decorrer do tempo Antes de fazer a escolha final o Grupo de Trabalho A deve se encontrar com o grupo de trabalho que est analisando a condi o f sica das cole es Existem vantagens em escolher algumas das mesmas reas para estudo j que os dados complement
63. um cap tulo de um livro ao inv s de preferir fotocopi lo O vandalismo n o pode ser eliminado mas pode ser controlado pela eleva o da consci ncia geral O apre o pelas bibliotecas pode ser melhorado ao se chamar a aten o para o fato de que a maioria dos materiais adquirida para reten o permanente e que um alto percentual do acervo de bibliotecas dif cil ou imposs vel de ser substituido e um membro do corpo docente que tenha lido os resultados de um levantamento de condi es realizado na biblioteca e que esteja informado com rela o aos esfor os da mesma para expandir suas atividades de preserva o provavelmente vai ser receptivo sugest o de que um segmento sobre o cuidado e o manuseio de materiais de bibliotecas sejam inclu dos em um curso b sico Desafios de planejar um programa de educa o do pessoal e usu rios Existem desafios mais significativos em planejar e implementar um programa de educa o do pessoal e de usu rios ligado preserva o 112 e j que a popula o de pessoal e usu rios de uma biblioteca est em constante fluxo e que nosso conhecimento de m todos para a manuten o de cole es de bibliotecas em condi es utiliz veis est se expandindo constantemente o trabalho de educar pessoas nunca est completo e no conjunto as pessoas que trabalham em uma biblioteca e a usam formam uma grande popula o dif cil projetar um programa que v alcan ar cada pessoa
64. 1 36 3 5 4 241 2 7 n o revestido 67 9 3 6 31 6 5 2 56 0 3 2 ambos 12 8 2 6 32 0 5 3 18 9 2 5 outro 0 0 Condi es encaderna o interna sem estrago 79 0 3 2 89 1 3 5 82 2 2 4 estrago pequeno 6 5 1 9 2 33 1 7 5 2 1 4 estrago grande 14 5 2 7 12 6 3 71 12 6 2 1 86 Resumo estat stico Tamanho da amostra exceto quando se afirma o contr rio Encaderna o externa sem estrago estrago pequeno estrago grande Papel sem estrago estrago pequeno estrago grande Acidez do papel Tamanho da amostra n o cido cido altamente cido Papel quebradi o 1 2 dobras 3 4 dobras 5 dobras n o testado Estrago ambiental sem estrago estrago pequeno estrago grande Mutila o sem estrago estrago pequeno estrago grande N mero de ilustra es nenhuma algumas muitas maioria Tipos de ilustra o cor tom cont nuo meio tom arte de linha gr ficos originais fotos originais mapas overlays encartes material solto guarda ilustrada Monografias 643 68 4 3 6 8 7 2 2 22 9 3 3 92 2 2 1 4 7 1 6 31 1 3 520 16 2 3 2 25 1 3 7 57 6 4 3 643 14 0 2 7 8 2 2 1 74 0 3 4 3 8 1 5 88 8 2 4 10 8 2 4 0 4 0 5 89 3 2 4 10 4 2 4 0 3 0 4 26 4 3 4 29 4 3 5 33 9 3 7 10 3 2 4 19 9 3 1 1 9 1 1 52 9 3 9 32 3 3 6 2 3 1 2 0 2 0 3 42 6 3 8 0 3 0 4 12 6
65. 37 Programa de Planejamento de Preserva o um manual para avto insiru o de bibliotecas Jan merrill Oldhnham Jutta Reed Scoftt 2 edi o CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS La Jan Merrill Oldham Jutta Reed Scott Programa de Planejamento de Preserva o um manual para a auto instru o de bibliotecas 2 edi o Rio de Janeiro Projeto Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos 2001 Copyright 01993 by Association of Research Libraries T tulo original edditado por Jan Merrill Oldham e Jutta Reed Scott Preservation Planning Program An Assisted Self Study Manual for Libraries Projeto cooperativo interinstitucional Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos em parceria com o CLIR Council on Library and Information Resources Conselho de Recursos em Biblioteconomia e Informa o que incorporou a antiga Commission on Preservation and Access Suporte Financeiro The Andrew W Mellon Foundation Vitae Apoio Cultura Educa o e Promo o Social Coordena o Ingrid Beck Apoio Arquivo Nacional Funda o Getulio Vargas Colabora o S rgio Conde de Albite Silva Tradu o Cl udio Roberto Pereira Brandt Revis o T cnica Ana Virginia Pinheiro Dely Bezerra de Miranda Santos Revis o Final C ssia Maria Mello da Silva Lena Brasil Projeto Gr fico TAI Comunica es Coordena o Editorial Edn a Pinheiro da Silva Anamaria da Cos
66. A O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e garantir o servi o de um engenheiro de ilumina o para verificar as descobertas do Grupo de Trabalho de que as reas de prateleiras est o excessivamente iluminadas e para apresentar um plano para a remo o eficiente e seletiva das l mpadas As recomenda es tamb m devem ser acompanhadas de toda a informa o que o grupo de trabalho tenha levantado sobre custos benef cios colaterais e consegii ncias adversas Por exemplo os dados de suporte podem indicar que usar menos l mpadas reduzir as contas de eletricidade que as capas dos livros esmaeceram e come aram a quebrar nas prateleiras que recebem todo o sol da tarde que tantos d lares por ano durante cinco anos comprariam pain is acr licos que filtram raios UV para todas as caixas de l mpadas fluorescentes numa rea espec fica Consideradas como um todo as recomenda es preliminares devem resumir os achados e os Julgamentos do grupo de trabalho sobre as prioridades e as abordagens para serem feitas melhorias graduais e significativas na qualidade do controle ambiental dos pr dios da biblioteca Relatando para o grupo de estudos O relat rio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as orienta es que foram estabelecidas pelo grupo ou detalhadas na incumb ncia Ele deve incluir e uma breve descri o da metodologia do grupo de trabalho e uma descri o geral das instala es da biblioteca
67. ENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS As informa es sobre a encomenda do programa s o as seguintes endere o Harvard University Library Preservation Office 25 Mt Auburn Street Cambridge MA 02138 instala o Macintosh contacte o Harvard University Library Preservation Office para saber os atuais requisitos de sistema Organizando a investiga o Selecionar o grupo de trabalho de levantamento As principais responsabilidades do Grupo de Trabalho B s o selecionar uma metodologia de levantamento realizar o levantamento e com base nas descobertas rascunhar recomenda es gerais de a o baseadas na experi ncia do levantamento e nos problemas revelados pelos dados Estas recomenda es v o ser consideradas com aquelas de outros grupos de trabalho quando o grupo de estudos preparar seu relat rio final para o diretor da biblioteca O Grupo de Trabalho B geralmente liderado por um membro do grupo de estudos e inclui de quatro a sete pessoas dependendo do tamanho das instala es e do objetivo da investiga o O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com amplo conhecimento das cole es uma compreens o da maneira como v rias categorias de materiais s o usadas e familiaridade com os antigos e atuais programas da biblioteca para restaura o encaderna o e outros tratamentos essencial que pelo menos um membro do grupo de trabalho seja uma pessoa familiarizada com materiais e estruturas de livros Conhec
68. Grupo de Trabalho B Encomendar e tornar se familiarizado com o programa de levantamento de condi es Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais Criar invent rio resumido de cole es Identificar informa es necess rias e prov veis fontes Designar indiv duos ou grupos para colet las Agrupar informa es Selecionar grupos de materiais para exame Estabelecer o tamanho da amostra Mapear as cole es Realizar levantamento Fazer cronograma distribuir trabalho Examinar local Treinar pesquisadores Levantar 90 itens como um piloto Avaliar o levantamento piloto Agrupar todos os dados An lise de dados pelo grupo de trabalho Estudar os dados com todos os membros Discutir principais problemas e tend ncias Determinar principais metas para melhoria Identificar prioridades para levantar outras cole es Desenvolver recomenda es Fazer brainstorming de objetivos i e solu es potenciais para principais problemas Analisar e classificar solu es Rascunhar recomenda es Preparar relat rio para o grupo de estudos 84 Esbo ar conte do e designar responsabilidades pelo rascunho Analisar e revisar se es quando completas Finalizar relat rio e submet lo ao grupo de estudos Preparar apresenta o para encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho r Ap ndice 6 2 Harvard University Library Preservation Office Metodologia de levantamento de condi es Formul rio para l
69. IBM contacte a California State Library Foundation para saber os atuais requisitos de sistema 73 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Levantamentos de condi es Os levantamentos de condi es oferecem informa es mais detalhadas sobre a condi o f sica de uma cole o e seus subconjuntos definidos sem incluir o elemento de risco 1 e condi es do pr dio prontid o para emerg ncias uso no projeto do levantamento em si Al m de quest es gerais ex Que percentagem da cole o est em boa condi o Que percentagem est danificada mas pode ser reparada Que percentagem sofre danos intencionais regulares os levantamentos de condi es podem responder a quest es espec ficas que ajudam a projetar as necessidades operacionais de um programa de preserva o Por exemplo ao avaliar uma cole o tem tica de import ncia internacional pode se projetar a partir do n mero de volumes que s o cidos n o ainda quebradi os e impressos em papel n o acetinado o n mero de volumes desta cole o que seriam candidatos apropriados para desacidifica o em massa Ao analisar uma cole o de circula o para gradua o uma significativa percentagem de volumes que mostre sinais de ter tido p ginas intencionalmente removidas sugeriria a necessidade de rever o custo de fotocopiagem por p gina na biblioteca e o n mero e localiza o de m quinas de copiar Algumas biblioteca
70. ONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS C pias da se o com o resumo podem ser distribu das para tais grupos e o relat rio completo disponibilizado sob demanda Uma apresenta o formal equipe pode servir como um primeiro passo de implementa o gerando interesse e apoio ao desenvolvimento subsegiiente do programa Embora a finaliza o do relat rio encerre as responsabilidades do grupo de estudos o esp rito de sua apresenta o deve sugerir a inaugura o de uma nova iniciativa e n o a conclus o da aten o dada pela biblioteca ao t pico Um encontro geral da equipe durante o qual o diretor aceita formalmente o relat rio dispensa os membros do grupo de estudos e dos grupos de trabalho com agradecimentos e passa o relat rio para os respons veis pela implementa o seria um bom come o Leituras introdut rias Grupo de estudos e todos os grupos de trabalho Merrill Oldham Jan Jutta Reed Scott Ed Manual do Programa de Planejamento de Preserva o um manual para a auto instru o de bibliotecas Edi o revista de 1993 Washington DC Association of Research Libraries 1993 Merrill Oldham Jan Carolyn Clark Morrow Mark Roosa Preservation program models a study project and report Washington DC Association of Research Libraries 1991 Leitura suplementar Introductory Readings in Preservation planning program critical reprints Compilado por Jutta Reed Scott Washington DC Associatio
71. Sitts criaram as bases do projeto e fizeram um levantamento das atividades de preserva o nas bibliotecas s cias da Associa o de Bibliotecas Universit rias na primavera de 1980 Este levantamento resultou na elabora o de 3 kits SPEC que estabeleceram a base para trabalhos subsegiientes Planning for Preservation 466 Disaster Prevention and Preparedness 69 e Basic Preservation Procedures 70 publicados pela ARL entre 1980 e 1981 Em julho de 1980 Pamela W Darling foi contratada como especialista em preserva o para elaborar e testar o processo de planejamento Tr s bibliotecas as do Dartmouth College e das Universidades de Virg nia e Washington usaram a vers o preliminar do manual em testes pilotos realizados em 1981 e o volume atual deve muito s minuciosas e refletidas avalia es e sugest es feitas pela equipe de cada uma dessas institui es A equipe do Projeto beneficiou se de experi ncias informa es e conselhos de um comit consultivo de bibliotec rios e especialistas em preserva o A paci ncia as sugest es criativas e o aux lio da Dra Margaret E Child diretora assistente para recursos de pesquisa do Fundo Nacional para as Humanidades foram inestim veis para que o trabalho se completasse Pamela W Darling 31 de mar o de 1982 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Pref cio edi o revista de 1993 O Programa de Planejamento de Preserva o PPP tem favorecido os es
72. a o das cole es e as cole es tipos de formatos f sicos adquiridos pol ticas de reten o e substitui o e instala es sua idade condi o principais mudan as das cole es entre elas emerg ncias e pr ticas de manuten o de cole es pol ticas de circula o acesso s prateleiras pol ticas de encaderna o reparo armazenamento e manuseio ou e desenvolvimento de atividades locais de preserva o principais problemas e conquistas rela o das atividades de preserva o existentes com outros programas da biblioteca 3 Fatos externos e tend ncias editoriais avan os nos m todos de produ o de livros e peri dicos qualidade do papel e da encaderna o crescimento do uso de meios que n o o papel inclusive fitas 44 v magn ticas v rios tipos de discos e distribui o on line de informa o e mudan as na profiss o bibliotec ria implica es de redes e compartilhamento de recursos novos padr es organizacionais e de pessoal disponibilidade de pessoal treinado oportunidades para educa o em preserva o atividades e interesses de associa es de bibliotecas e ag ncias de fomento que atendam bibliotecas e atividades de preserva o ou e surgimento de consci ncia da preserva o em toda a profiss o e retorno pesquisa e desenvolvimento crescimento dos programas de preserva o em institui es iniciativas cooperativas 4 Premissas de planejamento e gravidade a
73. a o de diferentes abordagens para se alcan arem os objetivos 4 o envolvimento direto na an lise melhora o fluxo de informa o permite uma aprecia o de diferentes pontos de vista e reduz a necessidade de explica o das quest es As decis es s o compreendidas claramente O PPP fornece a estrutura para uma coleta de informa o extensa Arquivos hist ricos dados e n meros atuais e proje es para o futuro s o todos importantes para o exame Fontes de informa o incluem os documentos internos os documentos de outras institui es a literatura t cnica e indiv duos bem informados de dentro e de fora da institui o A informa o coletada pela leitura observa o levantamentos e entrevistas com indiv duos e grupos O Programa tem uma abordagem sistem tica de an lise que inclui uma s rie de passos inter relacionados pelos quais os dados s o coletados organizados e interpretados Coleta de dados O grupo coleta informa es preliminares sobre as condi es das cole es e a natureza e o n vel das atividades de preserva o atualmente implementadas na institui o An lise O grupo analisa os dados e avalia o n vel atual de avan o do programa de preserva o em compara o com as necessidades de preserva o tanto vigentes quanto previstas Neste processo s o identificados os pontos fortes e fracos da organiza o bem como as reas principais em que o crescimento mais fact vel e ou mais c
74. a condi o geral das cole es de pesquisa e a expans o regional de redes bibliogr ficas vai colocar mais press o sobre parte das cole es da biblioteca e a biblioteca vai adquirir novos tipos de m dia que apresentam complexos problemas de preserva o e n o se pode presumir que o padr o anterior de apoio financeiro para a aquisi o e o cuidado de livros raros se mantenha no futuro 40 v Baseado nesta lista de premissas o grupo ent o elabora as prioridades para o estudo As quatro a seis preocupa es que s o escolhidas para ter nfase especial devem fluir naturalmente do relat rio descritivo Elas destacam quest es cr ticas ou problemas para os quais as solu es s o urgentemente necess rias Alguns exemplos de declara es de prioridade preocupa es com a preserva o devem ser incorporadas ao atual planejamento de uma nova rea de guarda e a dispers o das fun es de preserva o por toda a biblioteca e a falta de v rios tipos e n veis de especializa o em preserva o t m um impacto negativo sobre a condi o f sica das cole es e precisam ser enfrentadas e a falta de consci ncia por parte de administradores da equipe e dos usu rios da biblioteca sobre a condi o das cole es resultou na sua neglig ncia E imprescind vel aten o renovada e necess rio que se encontrem m todos que prevejam e minimizem os efeitos f sicos do crescente uso do empr stimo inter bibliote
75. a assegurar que as quest es est o adequadamente cobertas e apresentadas e o diretor da biblioteca outros administradores s niores e gerentes podem responder ao rascunho a partir de uma perspectiva gerencial oferecendo impress es ou levantando quest es relacionadas ao servi o organizacional e s implica es operacionais do relat rio e membros dos grupos de trabalho podem comentar sobre o equil brio interno e a precis o com que o grupo de estudos interpretou as descobertas e o consultor pode comentar sobre a precis o t cnica e a factibilidade das recomenda es e uma pessoa completamente fora da institui o um amigo obsequioso por exemplo pode fornecer uma avalia o objetiva do conte do e da sua clareza Por todo o processo de planejamento a comunica o entre todas as partes dever ter sido boa o suficiente para que os coment rios resultem numa sintonia harmoniosa Em alguns casos pode ser conveniente o grupo se encontrar com um dos avaliadores e discutir sua resposta Ap s a revis o final o grupo entra em acordo sobre as mudan as necess rias e o relat rio finalizado e reproduzido Disseminando os resultados O grupo de estudos tendo consultado o diretor decide sobre a amplitude e os meios de dissemina o do relat rio Os resultados devem ser conhecidos pelos executivos da organiza o mantenedora e pelos principais grupos de patroc nio organiza es de amigos e bibliotecas vizinhas 137 C
76. a determinada pelos dados do levantamento Independente de a cole o ter 50 mil ou 3 milh es a amostra m nima necess ria vai ser de aproximadamente 380 itens Os resultados para uma amostra deste tamanho v o ter um n vel de toler ncia tamb m chamado de intervalo de confian a ou erro padr o de 5 Logo uma descoberta de que 25 dos livros est o quebradi os significa na verdade que h 95 de probabilidade de que 20 30 25 5 da cole o esteja quebradi a Se a biblioteca deseja fazer proje es de custo ou prever o n mero de volumes que precisam de restaura o um n vel de toler ncia menor vai produzir estimativas mais precisas Em geral uma amostra de 600 vai produzir resultados com um n vel de toler ncia de 3 4 enquanto uma amostra de 900 vai dar 2 3 O n vel de toler ncia calculado por uma f rmula estat stica baseada na percentagem e no tamanho da amostra e automaticamente computado como parte do programa de Harvard Uma das armadilhas comuns ao interpretar resultados de levantamento generalizar para pequenos subconjuntos dentro da popula o do levantamento Por exemplo se os volumes de f lio compreendem 1 da cole o uma amostra aleat ria de 900 tirados de toda a cole o vai incluir nove f lios uma amostra pequena demais para que se tirem conclus es Subconjuntos de 50 v o ter um n vel de toler ncia de at 14 Se o grupo de trabalho quer olhar as condi es de subconjuntos dentro
77. ados no ARL Preservation Statistics nos v rios anos passados deve produzir n meros significativos Or amentos O ARL Preservation Statistics oferece uma estrutura para a defini o e o c lculo dos gastos com preserva o Ele ser til para determinar como dados relatados pela biblioteca no passado foram captados e calculados Com a experi ncia as bibliotecas se tornaram mais sofisticadas e sistem ticas em seus esfor os para documentar o esfor o de preserva o e os relat rios mais recentes v o ser provavelmente os mais confi veis Coletando informa es O grupo de trabalho deve decidir se e como as informa es podem ser encontradas e quanto deve ser buscado Indiv duos ou subgrupos podem ser designados para colet las Independente da abordagem espec fica adotada no processo de coleta de dados a meta ser capaz de responder s seguintes quest es sobre os quatro componentes do programa sob considera o 94 e o que feito como e quanto e quem o faz quantas pessoas elas tiveram oportunidades adequadas de treinamento v que instru es manuais e outros documentos internos guiam a atividade e quem decide o que deve ser feito usando que crit rios e que rela es organizacionais modelam a atividade Qu o bem elas s o coordenadas e qual o n vel atual de apoio financeiro e qual o n vel de qualidade e efici ncia da atividade conforme medido pelos procedimentos padronizados a
78. ados sobre os projetos financiados An ncios de pr mios na forma de doa es e presentes colocados em publica es chave jornais locais boletins de ex alunos revistas profissionais destacam as atividades do programa de preserva o da biblioteca expressam agradecimento ao doador e podem estimular novos interesses e doa es Fontes de informa es adicionais Dewey Barbara I Ed Raising money for academic and research libraries a how to do it manual for librarians How To Do It Manuals for Libraries no 18 NY Neal Schuman 1991 Esta publica o a fonte essencial de informa o sobre capta o de recursos para bibliotecas Ela inclui a maioria dos t picos relevantes e d informa es teis e refer ncias 129 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS 130 Steele Victoria Stephen D Elder Becoming a fundraiser the principles and practice of library development Chicago American Library Association 1992 Esta uma valiosa introdu o para diretores de bibliotecas e encarregados do desenvolvimento de bibliotecas que est o planejando solicitar doa es de peso a despeito do fato de que os autores n o consideram a preserva o como um foco vi vel para um esfor o de capta o de recursos Dwight F Burlingame Ed Library development a future imperative NY Haworth Press 1990 Tamb m publicado no Journal of Library Administration 12 no 4 1990 Esta publica o cont
79. adr o EP ou n vel de toler ncia Os dados s o de um levantamento sobre uma cole o de livros e de peri dicos numa biblioteca de arquitetura de 250 mil volumes Resumo estat stico Monografias Peri dicos Totais Tamanho da amostra 643 303 946 exceto quando se afirma o contr rio E P Jo E P Jo E P Tamanho padr o 95 4 1 6 100 0 0 0 96 8 1 1 grande 3 4 1 4 0 0 0 0 2 3 1 0 f lio 1 2 0 8 0 0 0 0 0 9 0 6 Prote o b sica encad da editora 44 9 3 9 3 0 1 9 31 6 3 0 encad da bibliot 26 4 3 4 84 8 4 1 451 3 2 encad da casa 0 8 0 7 0 0 0 0 0 5 0 4 capa mole 14 9 2 8 4 3 2 3 11 5 2 0 folheto 8 6 2 2 1 3 1 3 6 2 1 5 embalagem 0 9 0 7 1 3 1 3 1 1 0 7 sem encaderna o 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 outro 3 2 41 4 5 3 2 5 3 8 1 2 Cobertura somente capa dura Tamanho da amostra 465 303 768 couro 1 5 1 1 1 7 1 5 1 6 0 9 linho 32 33 4 3 84 4 4 1 84 4 2 3 outro tecido 52 0 4 6 1 0 1 1 1 0 0 6 papel 14 0 3 2 1 0 1 1 1 0 0 6 outro 0 2 0 4 11 9 3 7 11 9 2 1 Costura das folhas costurada 52 8 3 9 23 9 4 8 43 6 3 2 grampeada 2 8 1 3 1 3 1 3 2 3 1 0 sobrecosturada 12 3 2 5 51 9 5 7 24 9 2 8 adesivo 18 0 3 0 13 9 3 9 16 6 2 4 presilha 92 2 2 90 3 2 91 1 8 nenhuma 0 6 0 6 0 3 0 6 0 5 0 4 outra 4 3 1 6 0 0 0 0 3 0 1 1 Tipo de papel revestido 19 3 3
80. ais que contribuem com cerca de 50 dos fundos de caridade funda es que contribuem com cerca de 20 corpora es que contribuem com cerca de 23 e outras fontes que respondem por cerca de 7 Para bibliotecas acad micas especificamente a divis o 50 de indiv duos 40 de funda es e 10 de corpora es Estes n meros sugerem que para esfor os gerais de desenvolvimento as bibliotecas devem visar doadores individuais Para projetos espec ficos entretanto outras fontes inclusive recursos de funda es e de doa es do governo podem ser mais apropriadas 125 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS O levantamento de recursos para preserva o para ser bem sucedido precisa proceder em coopera o com o programa de desenvolvimento da biblioteca e sua organiza o mantenedora Todos os esfor os de desenvolvimento de biblioteca requerem o envolvimento ativo do diretor da biblioteca cujo status demonstra a import ncia das metas de arrecada o de recursos para potenciais indiv duos ou grupos doadores Se a biblioteca tem seu pr prio encarregado de desenvolvimento esta pessoa n o substitui o diretor mas planeja e prepara as atividades de arrecada o de recursos do diretor A coopera o com a equipe central de desenvolvimento beneficia a biblioteca garantindo acesso a especialistas bem como a ex alunos a corpora es e a funda es Um programa de preserva o poder ganhar mais com um esfor
81. ais e o controle bibliogr fico O Departamento de Educa o atrav s do Title II C financia a aquisi o o controle bibliogr fico e a preserva o de materiais bibliotec rios das principais bibliotecas de pesquisa da na o A National Historical Publications and Records Comission parte do National Archives and Records Administration fornece fundos para preservar e tornar acess veis os materiais de arquivos relacionados 128 v com a hist ria dos Estados Unidos Bibliotecas e ag ncias estaduais tamb m podem prover fundos para atividades de preserva o essencial que o foco e os interesses de uma organiza o de fomento sejam compreendidos antes de se fazer um pedido A melhor maneira de se fazer isto lendo toda a literatura oferecida sob demanda e quando poss vel atrav s de um di logo permanente com executivos de funda es Em alguns casos haver oportunidades para se discutir uma proposta potencial preparar um rascunho para an lise preliminar e submeter uma proposta final que discuta detalhadamente o problema de preserva o e como ele vai ser enfrentado com a doa o Em outros haver pouca ou nenhuma oportunidade para se fazer qualquer coisa a mais que analisar os relat rios da funda o e submeter uma breve proposta de doa o baseada em diretrizes razoavelmente vagas Algumas funda es e ag ncias est o interessadas basicamente em apoiar novas iniciativas que tenham impacto nacional ex pesquisa
82. al e de entrevistas do pessoal da biblioteca e de manuten o e s o suplementadas pelo monitoramento da temperatura da umidade relativa e dos n veis de luz usando se os instrumentos apropriados Identifica o do espa o Nome do pr dio local metragem quadrada aproximada natureza e n mero dos materiais mantidos n vel de uso Sistema de aquecimento ventila o e condicionamento de ar Tipo Efici ncia aparente Idade Problemas documentados e ou observados Sinais de fuligem nos dutos de ar e sobre as superf cies Foram feitos registros com higroterm grafos no passado eeles est o dispon veis Existem registros dispon veis que documentam a performance do sistema As condi es variam sazonalmente Fontes de calor Muita proximidade de janelas radiadores canos de aquecimento ou l mpadas incandescentes das cole es Evid ncia de capas de livros empenadas separando ou quebradi as Umidade Presen a de equipamentos de umidifica o ou desumidifica o Muita proximidade de canos de gua e de tubula o de ar for ado das cole es Sinais de vazamentos anteriores paredes ou tetos estragados Evid ncia de mofo bolor ou condensa o Sinais de ressecamento Foram feitas anota es no passado e elas est o dispon veis Luz Muita proximidade de janelas ou de caixas de luz das cole es L mpadas fluorescentes s o filtradas para eliminar a radia o ultravioleta Evid ncia de esmaecimento descolora
83. an ncia da Imagem de Rochester Nova Iorque onde dados ambientais gerados experimentalmente est o sendo usados para criar modelos que v o auxiliar no estabelecimento de metas ambientais para novos pr dios e para reforma de pr dios A informa o tra ada em tabelas e gr ficos que mostram para um meio espec fico quantos anos de vida em estante s o ganhos ou perdidos quando a temperatura e a umidade relativa s o ajustadas para cima ou para baixo O artigo de Donald Sebera indicado entre as leituras para o Grupo de Trabalho A no Ap ndice 1 2 apresenta exemplos deste tipo de abordagem Entre as coisas interessantes que as tabelas de isoperman ncia de Sebera mostram como o papel na estante pode alcan ar a mesma vida sob diferentes condi es pela diminui o da UR quando a temperatura sobe e vice versa Os modelos revolucion rios de Sebera deixam claro que n o h resposta pronta para quest es sobre condi es ideais Quest es de temperatura e umidade s o complicadas Entretanto muito pode ser aprendido a partir do monitoramento do ambiente em pr dios de bibliotecas As investiga es devem se concentrar sobre se mudan as extremas de temperatura e ou umidade relativa est o ocorrendo no curso do dia semana m s ou ano e se as condi es est o se desviando significativamente das recomenda es publicadas Luz Tanto a luz vis vel quanto a invis vel t m efeitos danosos e cumulativos sobre materiais de bibliotec
84. ano tr s anos e cinco anos ou mais Os padr es para a organiza o do programa e das prioridades para o desenvolvimento devem agora estar emergindo e com eles o molde do plano que o grupo de estudos vai apresentar Quest es administrativas como a designa o de autoridade e responsabilidade pela cria o de pol ticas e de 132 v gerenciamento di rio mecanismos para coordena o entre as unidades e as implica es de tempo e de pessoal para uma reorganiza o potencial merecem cuidadosa considera o As seguintes quest es v o ser teis na an lise de cada recomenda o e que recursos humanos e materiais s o necess rios para implementar a recomenda o Eles est o dispon veis e com que amplitude a implementa o vai afetar a equipe e as opera es Uma unidade apenas Muitas unidades Todas as unidades e os funcion rios quais s o as implica es financeiras de compromissos t o importantes como desembolso de capital custos permanentes com pessoal e gastos com materiais e servi os e que tipos de decis es s o necess rias Decis es fundamentais de pol tica Decis es menos importantes de procedimento Quem pode tom las e quais s o as consegii ncias prov veis de n o se implementar uma recomenda o Isto pode ser documentado O grupo deve chegar a um acordo preliminar sobre os elementos a serem inclu dos em um plano abrangente e a uma segii ncia vi vel para sua introdu o no traba
85. ara cada item de uma cole o da biblioteca Durante os s culos XIX e XX muitos eventos conspiraram para tornar dif cil n o apenas conseguir um ambiente ideal para a guarda por longo prazo de materiais de biblioteca mas tamb m para determinar exatamente o que este ambiente devia ser Por exemplo e natureza das cole es da biblioteca moderna mudou Onde antes dominavam papel e pergaminho complicados principalmente pela sua integra o com tintas e pinturas adesivos capa costura e outras peles animais hoje n s temos que enfrentar uma variedade aparentemente infinita de suportes Muitos s o feitos de combina es complexas e m ltiplos laminados de materiais inclusive uma variada gama de pl sticos metais pigmentos vidros e outros componentes As condi es ideais para o armazenamento de um material podem variar e as 47 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS condi es ideais para o armazenamento em longo prazo pode diferir significativamente das condi es timas para uso Enquanto a UR para o armazenamento de microfilme deve ser geralmente de 30 C volumes encadernados de pergaminho usados sob estas condi es ir o apresentar sinais claros de desgaste e Complicando ainda mais o assunto a pesquisa que precisa ser feita para se chegar a um amplo consenso relativo aos padr es ambientais para os v rios tipos de meios e para cole es de meios mistos est incompleta por esta raz o que a c
86. ares podem ajudar a documentar a rela o entre as condi es ambientais e a deteriora o de diferentes tipos de materiais Um trabalho coordenado com o grupo de estudos sobre prontid o para emerg ncias tamb m vai ser til Exame de amostras de ambientes O grupo de trabalho decide ent o sobre os m todos espec ficos a serem usados no exame de cada rea cria um calend rio e designa indiv duos ou subgrupos para a condu o de cada exame A coleta de dados vai se concentrar no agrupamento de fatos b sicos sobre ndices de temperatura e umidade n veis de luz limpeza estruturas f sicas prateleiras gabinetes caixas para devolu o de livros e sinais bvios de problemas prediais p ex manchas nos tetos e paredes Antes de come ar o exame o grupo de trabalho deve se comunicar com o funcion rio respons vel por cada um dos locais a serem examinados para explicar o prop sito e o objetivo da an lise e pedir aux lio para preparar a agenda das atividades Devem ser fornecidas equipe as informa es preliminares sobre a rela o entre o ambiente e a longevidade das cole es As atividades devem ser arranjadas de modo a garantir um m nimo de transtornos A coleta dos dados come a com uma inspe o visual de cada local durante a qual s o anotadas informa es b sicas o Ap ndice 5 2 traz uma lista de verifica o de inspe o Ver tamb m o Folheto T cnico do NEDCC What an Institution Can do to Survey Its Own Pr
87. as fornecendo energia que estimula rea es qu micas deteriorantes algumas das quais se tornam auto perpetu veis mesmo depois que a fonte original de energia retirada Em geral as metas de preserva o envolvem a limita o da quantidade de radia o ultravioleta da luz no maior grau poss vel a limita o da intensidade da luz aos n veis mais baixos necess rios aos seres humanos para fazer um uso apropriado e seguro do espa o e a limita o da quantidade de tempo que as luzes ficam acesas no maior grau poss vel Muitos pr dios especialmente os modernos s o super iluminados O controle da luz importante na rea de guarda para evitar o esmaecimento e as rachaduras das encaderna es e das pontas dos blocos de texto e nos espa os como reas de processamento e vitrines de exposi o onde algumas tintas para escrita e impress o aquarelas e outros meios ficam vulner veis a um desbotamento muito r pido A discuss o sobre luz em The Museum Environment de Gary Thomson e em Conservation Environment Guidelines for Libraries and Archives de William Lull e Paul Banks ver refer ncias no Ap ndice 1 2 s o valiosas fontes para a compreens o de quest es e metas ligadas ilumina o O n mero de p s vela de luz necess rio depende de como o espa o usado De acordo com Lull e Banks de 30 a 60 p s vela s o suficientes para leitura cinco a 15 s o o m ximo permiss vel para a exposi o de objetos 49 CONSERVA
88. as s o as inadequa es em rela o aparente necessidade Quais s o as causas aparentes do problema e quantos tipos diferentes de decis es de preserva o est o sendo feitas Elas est o sendo coordenadas Com base em crit rios ou em diretrizes apropriados Tomadas pelo pessoal apropriado e espa o e equipamentos s o adequados e a equipe est apropriadamente treinada e supervisionada os procedimentos s o apropriados e baseados em conhecimento t cnico atual e quais s o os pontos fortes da biblioteca em preserva o Que reas parecem apresentar o maior potencial para desenvolvimento a curto prazo Que reas parecem ser importantes focos para planejamento e desenvolvimento a longo prazo 95 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Elaborando recomenda es para a organiza o de atividades de preserva o Baseado em sua avalia o da pr tica atual tanto na biblioteca quanto em outras institui es o grupo de trabalho rascunha recomenda es para melhorar implementar e gerenciar os componentes operacionais de um programa de preserva o As seguintes quest es devem ser consideradas e que poss veis abordagens podem ser adotadas para solucionar cada um dos principais problemas identificados quais s o os pr s e os contras de cada solu o potencial como as solu es potenciais para cada problema se classificam em termos de impacto ben fico sobre as cole es e como e
89. as em outras reas 57 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e que medidas de curto prazo podem amenizar alguns dos problemas mesmo antes que as solu es de longo prazo sejam fact veis Mudar materiais para cantos mais apropriados Rearrumar os m veis as divis rias ou as luzes Remover algumas l mpadas ou tubos de luz Instalar ou substituir filtros nos dutos de ar Ajustar ou recalibrar termostatos Instalar ventiladores desumidificadores ou umidificadores Vedar rachaduras e buracos nas funda es e paredes Limpar e que fatores precisam ser considerados na avalia o das solu es potenciais Idade e condi o geral do pr dio A necessidade de economizar energia Planos de reforma ou de nova constru o e que obst culos e incentivos para melhoria podem ser identificados para cada rea Por exemplo o custo de instalar timers pode ser pesado contra a economia de energia o custo de obter temperaturas mais baixas no ver o contra a amplia o da vida til das cole es e a melhoria do est mulo equipe existem espa os ou caracter sticas ambientais importantes que n o puderam ser examinadas desta vez Como eles poderiam ser investigados no futuro e como poderiam as experi ncias de monitoramento deste grupo de trabalho ser usadas como base para um programa permanente de monitoramento A partir desta an lise o grupo de trabalho deve ser capaz de produzir uma lista dos pontos fortes e
90. azem refer ncia a informa es de apoio publicadas ou n o Se o tempo o pessoal e ou a especializa o s o muito limitados para o grupo de trabalho ir em frente com quatro investiga es separadas e depois colaborar na explora o de quest es organizacionais pode ser tomada a decis o de se concentrar nas duas atividades que j v o estar em andamento de alguma forma na biblioteca encaderna o comercial e manuten o de cole es Neste caso o grupo de trabalho pode recomendar investiga o posterior Talvez por exemplo uma pessoa qualificada para avaliar o programa de pequenos reparos de livros deva ser contratada para aferir as pr ticas atuais e fazer recomenda es De qualquer modo o grupo de trabalho deve estar familiarizado com todos os guias de recursos de forma a compreender as quest es e as tend ncias Os guias apresentam informa es normativas que ajudam a responder s seguintes quest es sobre cada atividade de preserva o estudada e a biblioteca atualmente se ocupa da atividade e como a atividade est organizada servida de pessoal e administrada 93 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e a atividade tem objetivo apropriado tanto em termos de seu alcance quanto de n veis de produ o para satisfazer necessidades da biblioteca As pol ticas e os procedimentos atuais s o tecnicamente apropriados existem componentes do programa que deveriam ser criados reformulados ou amp
91. c rio Quando alcan ado o consenso deve ser conclu da a Parte I do relat rio preliminar A sess o de premissas e de prioridades vai guiar as investiga es do grupo de trabalho que dever o ocorrer na segunda fase do estudo Apresentando a parte I do relat rio preliminar O esbo o da Parte I encaminhado ao diretor da biblioteca como preparativo para um encontro do diretor de outros administradores superiores e do grupo A discuss o no encontro deve se concentrar sobre as principais premissas e prioridades identificadas no relat rio preliminar e a import ncia e validade de cada uma O grupo de estudos pode subsegiientemente corrigir o rascunho com base no feedback da administra o O grupo ent o entra em acordo sobre um plano de a o para a Fase II do estudo sobre os crit rios para a sele o de membros dos grupos de trabalho sobre um m todo para fazer e anunciar as nomea es e sobre as maneiras pelas quais a equipe n o diretamente envolvida no processo deve ser mantida informada Planejando a Fase II A partir de ent o a parte final do relat rio preliminar pode ser elaborada Ela inclui uma descri o do plano geral para a Fase II as incumb ncias dos grupos de trabalho e um cronograma com as datas estabelecidas A segunda fase difere da primeira sob dois aspectos primeiro as investiga es ter o uma natureza muito mais detalhada do que aquelas executadas para a prepara o do relat rio preliminar Segu
92. centivo b sico para doadores individuais Eles s o capazes de tomar a decis o de contribuir para uma causa nobre por um motivo emocional e racionalizar a decis o posteriormente Logo a causa precisa ser apresentada como relevante importante e urgente Doadores s o atra dos pela associa o a fortes lideran as de institui es est veis com programas que j tenham tido algum sucesso e parcialmente responsabilidade do diretor da biblioteca projetar estas qualidades em suas rela es com doadores em potencial A atividade de capta o de recursos centrada em indiv duos pode assumir tr s formas uma campanha maior que levanta fundos consider veis para um projeto espec fico como a constru o de um pr dio doa es anuais atrav s de uma associa o de amigos da biblioteca por exemplo e doa es individuais seja vista seja a prazo para um prop sito espec fico Uma campanha a atividade mais intensiva em termos de tempo tr s a cinco anos e de envolvimento da equipe de 127 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS desenvolvimento e do diretor da biblioteca A preserva o portanto provavelmente n o vai ser o nico objeto de uma campanha maior mas pode ser inclu da como um componente com apelo mais importante O grupo de amigos serve para v rias fun es importantes Ele apresenta s pessoas a id ia de oferecer suporte regular para bibliotecas um catalisador permanente de doa es
93. cidifica o em massa e deve ser considerada durante a tomada de decis es e como os materiais devem ser selecionados para tratamento Por cole o ou por rea tem tica Pelo n vel de uso Pela data de aquisi o ou publica o Deve ser feita uma tentativa de coordenar a sele o com outras bibliotecas e algum material precisa ser previamente retirado do trabalho para se evitar efeitos colaterais danosos do processo qu mico e quais s o os custos internos de processamento da desacidifica o em massa i e al m do pagamento ao fornecedor pelo servi o que custos v o ser necess rios e os materiais devem ser marcados fisicamente de alguma maneira para indicar que eles foram tratados Deve ser inclu da uma nota no registro bibliogr fico o que deve ser inclu do em um contrato para servi os de desacidifica o em massa e o que deve ser feito para se garantir o controle de qualidade dos materiais tratados Embora as respostas a estas quest es sejam espec ficas para cada biblioteca que adote a desacidifica o em massa o relat rio do CIC inclui informa es teis relativas s quest es e tomada de decis es Como uma biblioteca pode determinar se deve empregar a desacidifica o em massa Determinar a utiliza o da desacidifica o em massa vai depender de circunst ncias pr prias a cada biblioteca Algumas quest es a serem consideradas s o e a cole o cont m material cido mas ainda n o
94. cobertas e recomenda es Um resumo executivo das necessidades de preserva o identificadas pelo estudo e um esbo o de um plano abrangente para elas Provavelmente a parte mais lida esta se o uma condensa o do relat rio integral Descri o da situa o atual Uma apresenta o mais completa elaborada sobre as necessidades de preserva o das cole es organizada para corresponder s recomenda es que se seguem Recomenda es e estrat gia de implementa o Apresenta o feita pelo grupo de estudos da s ntese das recomenda es dos grupos de trabalho e um plano detalhado para a elabora o de um programa abrangente de preserva o Ap ndices Organogramas cronogramas de implementa o resumos estat sticos dos dados dos levantamentos ambiental e de condi es listas de recursos documentos dos grupos de trabalho e outros materiais que sustentam ou justificam as recomenda es finais No decurso do estudo o grupo de estudos e os grupos de trabalho ter o acumulado e criado muitos documentos Nenhuma tentativa deve ser feita de expressar no relat rio final todas as informa es 136 v contidas nestes documentos O relat rio deve resumir e indicar aos leitores os materiais de apoio com informa es mais detalhadas O grupo deve estabelecer diretrizes para o que deve ser inclu do no texto antes de designar indiv duos ou subgrupos para rascunhar as se es Um acordo sobre o tamanho desej vel
95. como consultor ou membro do grupo de trabalho pode ser muito importante Depois de nomeados os membros do grupo de trabalho devem ler o relat rio preliminar do grupo de estudos os Cap tulos 1 4 e 8 do Manual do PPP o Preservation Program Models e o guia de recursos Disaster Preparedness a de Connie Brooks ver refer ncia completa no Ap ndice 1 2 Podem ser previstas at doze semanas para a realiza o da investiga o e a prepara o de um relat rio O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho respons vel por criar seu pr prio cronograma para realizar o trabalho dentro daquele per odo O consultor pode encontrar 104 v se com o grupo de trabalho para discutir os princ pios b sicos de prontid o para emerg ncias e para ajudar a desenvolver um plano de a o para a investiga o Passos da investiga o Aferindo a vulnerabilidade atual Para estabelecer um arcabou o do seu trabalho o grupo come a compilando uma lista dos tipos de emerg ncias crises e acidentes que podem ter um efeito prejudicial sobre os materiais da cole o Sobre cada um destes perigos potenciais o grupo deve considerar brevemente as seguintes quest es e qual a probabilidade de que isto aconte a aqui e que tipo de dano tal evento causaria aos v rios tipos de materiais e ele pode ser prevenido Se pode como Se n o existem medidas de prote o que possam ser tomadas agora para reduzir o dano aos mate
96. da popula o isto peri dicos vs monografias edi es Americanas vs Europ ias os subconjuntos devem conter pelo menos 200 itens que v o produzir resultados com um n vel de toler ncia de aproximadamente 6 7 Embora ainda vagas estas descobertas v o indicar tend ncias e reas de problema que podem ser exploradas com maior detalhe em levantamentos futuros A alternativa aumentar o volume de itens do segmento da cole o que est sub representado mas isto deve ser feito com a orienta o de um estat stico A metodologia de levantamento de Harvard recomenda uma amostra de 900 1000 itens para produzir resultados mais precisos para a cole o toda e dados mais confi veis para subconjuntos dentro desta cole o Se este tamanho de amostra for escolhido o projeto vai requerer aproximadamente 200 horas do tempo da equipe para levantar e dar entrada nos dados Vai ser necess rio mais tempo para mapear a cole o e revisar os dados e bem como para levantar ilustra es e ou avaliar o significado de itens se estas op es forem escolhidas Os custos reais v o variar dependendo de se o grupo de trabalho usa estudantes estagi rios ou membros do pr prio grupo uma decis o que tem impacto consider vel sobre a quantidade de treinamento supervis o e verifica o necess rias Definindo par metros de levantamento A defini o inicial de par metros de levantamento cr tica para o sucesso do levantamento de condi es
97. de muitos e o direito a consult lo um privil gio n o soa naturalmente ao leitor moderno Muito menos um senso de responsabilidade para garantir que materiais de bibliotecas sejam passados de um usu rio a outro intactos Segundo os princ pios que fundamentam as diretrizes para o cuidado e o manuseio apropriados n o s o amplamente conhecidos Em nenhum momento durante os cursos de primeiro e segundo graus ou na faculdade os estudantes s o ensinados a retirar um livro da estante sem for ar a capa a manusear microfilmes apropriadamente ou a escolher um grande grupo de fotografias sem estrag las Terceiro a ades o s diretrizes que resultam em melhor manuten o de cole es fregiientemente problem tica leva tempo e ou custa caro Devolver um livro em uma caixa de devolu o por exemplo normalmente mais conveniente do que devolv lo ao lado pelo balc o Do mesmo modo mais f cil ligar as l mpadas de uma rea de prateleiras das cole es especiais logo cedo de manh e deix las ligadas at o fim do dia do que deslig las sempre que poss vel para proteger as cole es Por estas raz es o treinamento em preserva o fundamental e seus benef cios s o muitos e variados Por exemplo e um membro da equipe que pode identificar um bloco de texto que se afrouxou ligeiramente de seu inv lucro vai envi lo unidade de conserva o das cole es para um aperto da jun o um procedimento de cinco m
98. de julho O redator mais competente do 27 de julho grupo 31 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 3 2 Brainstorming ou tempestade de id ias O brainstorming uma valiosa t cnica para a gera o de novas id ias Ele fregiientemente usado de modo informal em v rias situa es de planejamento e de solu o de problemas mas pode ser at mais eficiente quando usado formalmente A abordagem foi desenvolvida por Alex Osborn e vem sendo expandida e modificada desde ent o atrav s de pesquisa e de aplica o em muitas situa es A chave para o sucesso no uso desta t cnica separar a gera o de id ias da avalia o de id ias estimulando assim a cria o de um rico conjunto de opini es A experi ncia indica que um grupo vai normalmente compilar um n mero maior de id ias inovadoras se ele segue um procedimento pr determinado tal como o esbo ado abaixo 1 Escolher algu m para encabe ar a discuss o e listar as id ias num quadro negro ou quadro de notas 2 Discutir brevemente a necessidade de se ter a mente aberta e n o fazer avalia es no primeiro est gio admitindo id ias incomuns fora de prop sito como aceit veis 3 Apresentar a quest o e dar tempo para que os participantes a considerem e fa am anota es Quando se trata da solu o de problemas a primeira rodada pode se concentrar nos fatores que contribuem para o problema com rodadas posterior
99. de preserva o 25 T cnicas de estudo coletando dados 26 T cnicas de estudo m todos de planejamento e resolu o de problemas 28 T cnicas de estudo dividindo o trabalho 28 Come a a Fase I 29 A primeira visita do consultor 29 Ap ndice 3 1 Planilha para planejamento de a es 30 Ap ndice 3 2 Brainstorming ou tempestade de id ias 32 Ap ndice 3 3 An lise dos campos de for a 33 Ap ndice 3 4 An lise de custo benef cio 35 Ap ndice 3 5 Ordenando recomenda es e estabelecendo prioridades 36 Cap tulo 4 Fase I Prepara o do relat rio preliminar e Fase II Planejamento 39 O relat rio preliminar 39 Encaminhando o estudo preliminar 39 Apresentando a parte I do relat rio preliminar 41 Planejando a Fase II 41 Apresentando o relat rio preliminar completo e informando a equipe 42 A segunda visita do consultor orientando os membros dos grupos de trabalho 43 Ap ndice 4 1 Sobre o relat rio preliminar 44 Cap tulo 5 Fase II Controle ambiental Grupo de trabalho A Introdu o s quest es ambientais 47 Caracter sticas ambientais de instala es de bibliotecas 50 Problemas do estudo de condi es ambientais 51 Premissas subjacentes investiga o ambiental 52 Organizando a investiga o das condi es ambientais 53 Passos da investiga o 53 Exame de amostras de ambientes 54 Analisando os dados ambientais 57 Elaborando recomenda es para melhorar o ambiente 58 Relatando para o grupo de estudo
100. de trabalhar juntos de maneira pr xima e tranquila O diretor da biblioteca e o l der devem dispensar algum tempo discutindo as obriga es do cargo estabelecendo regras b sicas por exemplo como conflitos de tempo v o ser resolvidos o quanto o diretor dever estar envolvido e chegando a uma compreens o m tua de objetivos e expectativas Outros administradores devem ser envolvidos conforme for o caso Por exemplo se o l der um chefe de departamento o diretor a quem ele se subordina vai participar nas discuss es preliminares e nas discuss es em andamento Membros do grupo A sele o dos membros do grupo de estudos deve concentrar se em assegurar uma ampla gama de experi ncias e uma ampla base de conhecimento dentro do grupo A credibilidade um 21 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS importante fator pois o grupo vai depender da coopera o de muitos membros da equipe para executar seu trabalho e a aceita o de suas descobertas e recomenda es vai depender em parte do grau de respeito e apoio que seus membros recebam dos outros O grupo deve ser grande o suficiente para garantir esta amplitude mas n o t o grande a ponto de amea ar a efici ncia ou de tornar difuso o senso de responsabilidade individual dos membros Um grupo de cinco a sete pessoas geralmente mais eficiente com muitas outras servindo em grupos de trabalho ou contribuindo de maneira informal em partes espec ficas da
101. di rias Fazer visitas ao local das mangueiras e dos extintores de inc ndio estocar papel jornal limpo e manter uma lista de telefones de emerg ncia n o normalmente atividade da biblioteca Aten o exagerada prontid o para emerg ncias pode ser um desperd cio dos recursos humanos da biblioteca da mesma forma que pouca aten o perigosa para seus recursos materiais preciso atingir um equil brio Uma vez identificadas as atividades preventivas estas podem ser incorporadas s rotinas normais de manuten o de uma institui o com a ressalva de que ao contr rio da renova o peri dica do mobili rio elas n o podem ser colocadas na lista de manuten o adiada em pocas de restri o econ mica Prontid o envolve criar e periodicamente atualizar planos de conting ncia agrupar ferramentas essenciais identificar fontes para o caso de serem necess rias coletar informa o sobre servi os de recupera o emerg ncias e fazer contatos e treinar a equipe para lidar com emerg ncias efetiva e eficientemente Desafios para determinar como melhorar a prontid o em emerg ncias da biblioteca O alcance das calamidades potenciais pode tornar dif cil concentrar os elementos que devem ser inclu dos em um plano contra emerg ncia respons vel N o necess rio dispor de muito tempo para fazer uma lista de problemas potenciais Possibilidades te ricas precisam ser mantidas em perspectiva comparando as com inc
102. do estudo do PPP o grupo vai ser capaz de fazer estimativas realistas do potencial e das limita es de um comit permanente Uma abordagem til para garantir a efetiva distribui o de responsabilidades perguntar acerca de cada uma das atividades propostas e Que membro da equipe se munido de uma incumb ncia apoio administrativo e os recursos de informa o acumulados durante o estudo seria capaz de integrar esta tarefa s suas obriga es atuais Al m de explicitar a resposta inicial s recomenda es do PPP a estrat gia de implementa o deve incluir o monitoramento permanente do progresso e uma avalia o sistem tica e peri dica das metas e realiza es H v rias abordagens que podem ser usadas isoladamente ou numa combina o e designe um administrador s nior respons vel pelo monitoramento do progresso Forne a lhe um calend rio de datas limites nas quais os relat rios de implementa o de v rias atividades devem ser entregues Caso um atraso em uma rea afete a data inicial de uma atividade posterior o administrador coordena os ajustes de planos e cronogramas e indique um comit de preserva o para exercer o monitoramento e a coordena o com autoridade dada pelo diretor da biblioteca para resolver quaisquer dificuldades inter departamentais que possam surgir durante a implementa o Este comit pode incluir alguns ou todos os membros do grupo de estudos e ou membros da equipe de unidades que
103. doa o para financiar a revis o e o aperfei oamento dos materiais impressos do PPP Como resultado o manual foi minuciosamente revisado e atualizado por Jan Merrill Oldham chefe do Departamento de Preserva o da Universidade de Connecticut e Jutta Reed Scott gerente de Programa S nior da ARL para Servi os de Preserva o e de Cole es Richard Frieder Bibliotec rio de Preserva o da Universidade do Nordeste Barclay Ogden chefe do Departamento de Conserva o da Universidade da Calif rnia em Berkeley Lorraine Olley chefe do Departamento de Preserva o da Universidade de Indiana e Nancy Carlson Schrock Consultora de Preserva o contribu ram para a edi o revista de 1993 Para o cap tulo sobre as condi es f sicas das cole es Barclay Ogden preparou a se o sobre os levantamentos para determina o das necessidades e Nancy Carlson Shrock tanto preparou as se es que descrevem a metodologia de pesquisa do Departamento de Preserva o da Universidade de Harvard como ofereceu conselhos especializados sobre todos os aspectos de levantamento de cole es Esta edi o do Manual do PPP oferece uma metodologia bem testada para um planejamento abrangente de preserva o Ela tem por objetivo ajudar bibliotecas em seu esfor os para estabelecer ou ampliar programas locais de preserva o Jan Merrill Oldham Jutta Reed Scott CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Como usar este manual O Manua
104. dos materiais em cole es tem ticas e as sequ ncias de classifica o que os expandem internamente tendem a distribuir os problemas f sicos aleatoriamente por todo o sistema Entre os maiores desafios na avalia o das condi es de cole es de pesquisa est o o n mero e a variedade de itens envolvidos bem como a ampla gama de tipos de danos As bibliotecas modernas cont m materiais em uma gama cada vez mais ampla de formatos Pode haver centenas de milhares ou mesmo milh es de itens em alguns grupos de formatos e dentro de cada grupo h provavelmente diferen as substanciais nos constituintes qu micos e na estrutura f sica dos itens individuais Uma vez que o exame de cada item imposs vel necess rio que se usem t cnicas de amostragem como uma base para se estimar as necessidades totais de preserva o Uma outra dificuldade surge do fato de que certas caracter sticas f sicas precisam ser determinadas atrav s de meios relativamente sofisticados Enquanto o papel quebradi o por exemplo pode ser identificado dobrando se um canto da p gina para frente e para tr s at que ele quebre o teor de acidez que resulta no estado quebradi o precisa ser medido usando se uma solu o qu mica apropriada tiras de teste de pH ou para resultados mais precisos instrumentos de laborat rio Os novos meios portadores de informa o s o ainda mais problem ticos na medida em que seu uso com fregii ncia dependen
105. dos 118 Ap ndice 9 1 Seq ncia de tafefas para o estudo de atividades e necessidades de educa o em preserva o 119 Ap ndice 9 2 Lista de verifica o de instrumentos e f runs para educar pessoal e usu rios da biblioteca 120 Ap ndice 9 3 Guia para question rios e entrevistas 122 Ap ndice 9 4 Modelo de esbo o para o relat rio do grupo de trabalho de educa o de funcion rios e usu rios 124 Cap tulo 10 Arrecada o de fundos para preserva o Cap tulo 11 Fase III Planejando para preserva o Transi o para a Fase HI Concluindo a Fase II Preparando para a Fase HI Estrat gia de implementa o Preparando o relat rio final An lise final Disseminando os resultados 125 131 131 132 134 136 137 137 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Apresenta o O Projeto Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos CPBA uma experi ncia de coopera o entre institui es brasileiras e a organiza o norte americana Commission on Preservation and Access atualmente incorporada ao CLIR Council on Library and Information Resources Conselho de Recursos em Biblioteconomia e Informa o Em 1997 o Projeto traduziu e publicou 52 textos sobre o planejamento e o gerenciamento de programas de conserva o preventiva onde se insere o controle das condi es ambientais a preven o contra riscos e o salvamento de cole es em situa es de emerg ncia a armazenagem
106. dos aos pesquisadores perguntas s o respondidas e o grupo pratica a avalia o de itens individuais essencial que seja previsto o tempo adequado para o per odo de treinamento a fim de garantir que os pesquisadores sejam precisos e consistentes em sua interpreta o e registro de dados Um levantamento piloto de 90 itens a serem inclu dos no levantamento final deve ser realizado para serem identificados os problemas e as inconsist ncias antecipadamente no processo de levantamento A discuss o em grupo de casos de interpreta o err nea e registro problem tico pode ser muito til Realizando o levantamento O levantamento em si envolve duas etapas retirar a amostra e avaliar os materiais e registrar os dados J que s o mais familiarizados com o arranjo das prateleiras pode fazer sentido que o pessoal de manuten o retire os volumes dos locais gerados pelo programa de amostra aleat ria Os pesquisadores devem trabalhar inicialmente em grupos de dois para ajudarem um ao outro e discutirem quest es que possam surgir Como precis o um requisito b sico melhor limitar o trabalho de levantamento em per odos de duas a tr s horas Uma revis o sistem tica de todo o trabalho deve ser feita por um membro do grupo de trabalho durante a primeira parte do projeto seguida de verifica es por amostragem quando o grupo de trabalho estiver confiante na capacidade dos pesquisadores Se for inclu do o componente avalia o de cole
107. dos com seus espa os e jeitos e que sabem que altera es e reformas foram feitas e quando e como o sistema do pr dio tende a falhar ou render pouco Uma terceira dificuldade no estudo de ambientes de pr dios com base em um projeto de curta dura o reside no fato de que as condi es quase sempre variam de esta o para esta o especialmente em climas frios e de ano para ano dependendo de varia es nos padr es do clima melhorias ou problemas nos sistemas de aquecimento e refrigera o mudan as nos padr es de manuten o em resposta ao crescimento ou diminui o da equipe e da redefini o de metas ambientais durante crises de energia por exemplo Somente um programa de monitoramento que funcione o ano todo pode fornecer informa es completas sobre um local O estudo do PPP entretanto tem a inten o principal de estimular o compromisso com um programa de monitoramento a longo prazo e os relat rios da equipe que trabalha nas reas que est o sendo pesquisadas podem suplementar o monitoramento a curto prazo para fornecer informa es preliminares para o prop sito de planejamento Um quarto problema a necessidade de selecionar e adquirir instrumentos de monitoramento apropriados alguns dos quais s o caros Term metros s o objetos facilmente dispon veis mas medir umidade e luz requer equipamentos mais sofisticados da mesma forma que o monitoramento cont nuo de temperatura e umidade avaliar a qualidade do ar
108. e 3 3 An lise dos campos de for a Originalmente desenvolvido por Kurt Lewin a an lise dos campos de for a explica situa es est veis em termos de equil brio entre dois campos de for a como por exemplo um problema que persiste por um longo per odo com pouco movimento no sentido de sua solu o Um campo de for a para solucionar o problema for a condutora e o outro para manter o status quo for a restritiva A mudan a s pode ocorrer quando o equil brio alterado seja pelo fortalecimento da for a condutora seja pelo enfraquecimento da for a restritiva ou por ambos Ideal For as Restritivas Ra ARI t44 Status Quo Equil brio TTTT T EERS PUTE Problema For as Condutoras Exemplo 1 Mudan a desejada introdu o de um novo procedimento de preserva o na biblioteca Pode haver um sem n mero de fatores que favorecem tal mudan a e melhoria da expectativa de vida dos materiais e redu o nos custos de substitui o e e melhoria no servi o aos usu rios Ao mesmo tempo v rios fatores podem trabalhar contra a mudan a e falta de recursos e necessidade de que algumas pessoas aprendam novas t cnicas e percep es diferentes do valor do novo procedimento e e resist ncia de algumas pessoas A mudan a pode ser levada a cabo pelo reconhecimento dos fatores e cria o de maneiras de fortalecer as for as condutoras e de reduzir as for as restritivas e alocar novos fundos e
109. e cole es requer um maior investimento de tempo dos bibliotec rios mas melhora a precis o do progn stico das necessidades de tratamento na an lise final Uma vez que os par metros do levantamento tenham sido definidos o formul rio do levantamento editado para preparar o software para entrada de dados O pr ximo passo identificar os itens espec ficos a serem levantados Mapeando a cole o A validade do levantamento depende da amostragem aleat ria que deve oferecer uma oportunidade igual a cada item da cole o de ser selecionado J que o modelo de Harvard baseia a amostragem pela localiza o na prateleira o grupo de trabalho vai precisar mapear a biblioteca identificando e numerando as filas as estantes e as prateleiras nas quais os volumes est o armazenados Uma planta baixa mostrando a disposi o das prateleiras facilita o processo de mapeamento mas os mapas feitos a partir de uma planta devem ser checados nas prateleiras pois o n mero de prateleiras por estante pode variar e deve ser considerado com precis o A partir dessa informa o o programa gerar n meros aleat rios distribu dos por localiza o Estes n meros guiar o os pesquisadores para a localiza o espec fica dos itens ex fila 22 compartimento 4 prateleira 3 cent metro 47 Um manual detalhado discutindo mapeamento sobre amostragem e previs o do tamanho da amostra acompanha o software de Harvard Treinando o pessoal O pessoal
110. e conserva o de livros e documentos de filmes fotografias e meios magn ticos e a reformata o envolvendo os recursos da reprodu o eletr nica da microfilmagem e da digitaliza o Reunidos em 23 cadernos tem ticos estes textos somando quase mil p ginas foram impressos com uma tiragem de dois mil exemplares e doados a colaboradores institui es de ensino e demais institui es cadastradas no banco de dados do Projeto Esta segunda edi o revisada com uma tiragem de mais dois mil exemplares pretende em continuidade beneficiar as institui es e os profissionais de ensino e todas aquelas institui es inscritas no banco de dados depois de 1997 e que n o chegaram a receber os textos O presente manual de n mero 37 de fato um guia auto instrutivo para a formula o de um programa de preserva o Ele oferece um estudo formal das necessidades de preserva o no processo de planejamento Divide as tarefas por fases de estudo discute as investiga es a serem realizadas em cada fase oferecendo listas de verifica o resumos e exemplos que subsidiam a investiga o e a an lise dos dados Apresenta os m todos para aplica o de pesquisas por amostragem aleat ria em bibliotecas Orienta a prepara o de um plano escrito Este texto assim como todo o conjunto de publica es do Projeto CPBA encontra se dispon vel em forma eletr nica na p gina do Projeto www cpba net Al m das publica es distribu
111. e prazo geral para implementa o e recursos gerais financeiros e ou de pessoal necess rios 58 v Os relat rios dos grupos de trabalho do PPP criados por outras bibliotecas da ARL fornecem modelos teis para a apresenta o de recomenda es Os membros do grupo de trabalho devem refletir sobre as seguintes quest es e que abordagens principais podem ser usadas para resolver cada um dos principais problemas identificados e quais s o os pr s e os contras de cada solu o potencial i e como ela afetaria as cole es os padr es de uso o conforto humano o custo como as solu es potenciais para cada problema se classificam em termos de impacto ben fico sobre as cole es e como elas se classificam em termos de facilidade de implementa o e onde termina o papel da biblioteca e come a o dos especialistas em pr dios arquitetos engenheiros e outros O relat rio deve recomendar num n vel apropriado de especificidade de prefer ncia muito gen rica o que seria necess rio para se alcan ar condi es ambientais altamente melhoradas e sugerir medidas interinas ou resultantes de concess es que levem em conta as restri es e as limita es enfrentadas pela biblioteca Algumas destas ser o f sicas outras econ micas Algumas podem ser superadas a curto ou a longo prazo enquanto outras o clima da regi o por exemplo v o permanecer fora do controle da biblioteca As a es potenciais
112. e trabalho elabora uma descri o geral da condi o da cole o classificando os principais problemas e observando quaisquer subconjuntos que sejam significativamente diferentes da popula o como um todo Pelo menos dois fatores influenciam o estabelecimento de prioridades o n mero de itens que exibem um problema espec fico e sua import ncia para a cole o baseada no conte do tem tico demanda por uso raridade e ou outros fatores As informa es sobre a import ncia da cole o vir o do conhecimento geral e espec fico que os membros do grupo de trabalho t m das informa es preliminares coletadas pelo grupo de trabalho no processo de definir as categorias do levantamento e dos dados de avalia o da cole o se este componente do levantamento tiver sido implementado O relat rio deve se concentrar em tend ncias principais e deixar as descobertas detalhadas para as ilustra es em um ap ndice Gr ficos s o frequentemente eficazes para esclarecer um ponto na narrativa p ex gr ficos de linha mostrando a idade da cole o ou o percentual de material quebradi o por d cada Quando os percentuais s o extrapolados para n mero de volumes ou custos em d lares importante lembrar que uma amostra aleat ria produz a indica o de uma faixa e n o um n mero espec fico como faria um levantamento item por item Proje es devem portanto ser expressas em n meros arredondados vinte e cinco por cento ou 65 700 volu
113. ec ria norte americana 91 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Problemas no estudo da organiza o de fun es de preserva o Existem desafios no estudo das fun es e da organiza o da preserva o e por causa da heterogeneidade das atividades de preserva o pode ser dif cil coletar os dados quantitativos necess rios de acordo com aos padr es recomendados de utiliza o de pessoal O trabalho de preserva o feito em toda a biblioteca e coexiste com outros trabalhos Os sistemas bibliotec rios descentralizados intensificam ainda mais os esfor os para separar o trabalho de preserva o em categorias precisas e para calcular quanto tempo gasto em que atividades e dados quantitativos por si s n o podem medir efici ncia Fatores qualitativos como apoio administrativo aceita o da equipe lideran a performance da equipe e propriedade de pol ticas e procedimentos s o essencialmente importantes e a estrutura do programa varia imensamente por entre os membros da ARL H mais de um modelo organizacional vi vel e o grupo de trabalho vai ter que considerar o que funciona melhor considerando o tamanho a estrutura as pr ticas hist ricas da biblioteca e os recursos dispon veis Cada biblioteca tem suas pr prias necessidades e opera em um contexto institucional com sua pr pria hist ria organizacional metas e objetivos or amentos e pessoal A natureza e o uso de cada cole o diferente
114. ejamento de um programa eficaz de manuten o de acervos 33 Desenvolvimento gerenciamento e preserva o de cole es 34 Sele o para preserva o uma abordagem material stica 35 Considera es complementares sobre Sele o para preserva o uma abordagem material stica 36 Implementando um programa de reparo e tratamento de livros 37 Programa de Planejamento de Preserva o um manual para auto instru o de bibliotecas Edif cio Preserva o 38 Considera es sobre preserva o na constru o e reforma de bibliotecas planejamento para preserva o Fotografias e filmes 39 Preserva o de fotografias m todos b sicos para salvaguardar suas cole es 40 Guia do Image Permanence Institute IPI para armazenamento de filmes de acetato 41 Indica es para o cuidado e a identifica o da base de filmes fotogr ficos Registros sonoros e fitas magn ticas 42 Armazenamento e manuseio de fitas magn ticas 43 Guarda e manuseio de materiais de registro sonoro Reformata o 44 O b sico sobre o processo de digitalizar imagens 45 Microfilme de preserva o plataforma para sistemas digitais de acesso 46 O processo decis rio em preserva o e fotocopiagem para arquivamento 47 Controle de qualidade em c pias eletrost ticas para arquivamento 48 Microfilmagem de preserva o um guia para bibliotec rios e arquivistas 49 Do microfilme imagem digital 50 Uma abordagem de si
115. elementos e fundamenta o para o estudo e principais quest es a serem estudadas e papel e autoridade dos participantes e expectativas quanto ao tempo e aos produtos e e compromisso de acatar as recomenda es Exemplos de incumb ncias para os grupos de estudo aparecem nos relat rios finais do PPP preparados por outras bibliotecas Informando a equipe O Programa de Planejamento de Preserva o vai afetar a maioria dos membros da equipe e em ltima inst ncia prov vel que influencie a maneira como o trabalho feito em quase todas as unidades O conhecimento e a compreens o dos planos e metas por parte de toda a equipe portanto essencial desde o in cio para garantir a plena coopera o nos est gios de coleta de dados e a aceita o dos resultados finais A decis o de participar deve ser prontamente comunicada ao grupo inteiro e as nomea es para os grupos de estudos e de trabalho anunciadas a todos A equipe tamb m deve ser mantida informada na medida em que o estudo progride Isto pode ser feito por meio de boletins e relat rios formais ou informais orais ou escritos O entusiasmo dos membros do grupo e da equipe pode fazer muito para transformar os resultados do estudo numa poderosa ferramenta de trabalho 23 v Cap tulo 3 Fase I Estabelecendo o arcabou o do estudo Modelo de estudo de preserva o O objetivo de preserva o de uma biblioteca depende da intera o de tr s fatores O p
116. em examinados Determinar o n mero de espa os a serem examinados Consultar os grupos de trabalho sobre condi o e emerg ncia Selecionar locais a partir do invent rio Informar ao pessoal apropriado Examinar espa os representativos Criar calend rio elaborar tarefas Realizar inspe es visuais Estabelecer um plano de monitoramento Executar o monitoramento Iniciar o registro do clima Fazer os registros di rios dos instrumentos Analisar os dados e ter encontro com os engenheiros do pr dio Discutir as descobertas com o pessoal que trabalha no local Agrupar todos os dados An lise de dados pelo grupo de trabalho Todos os membros estudam os dados Discutir tend ncias principais e problemas espec ficos Determinar as principais metas de melhoria Elaborar as recomenda es Fazer considera es sobre potenciais solu es para os problemas Analisar e classificar as solu es Rascunhar as recomenda es 61 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Preparar o relat rio para o grupo de estudos 62 Esbo ar o conte do e designar a responsabilidade pelo rascunho Examinar e revisar as se es conforme completadas Concluir o relat rio e submet lo ao grupo de estudos Preparar uma apresenta o para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho v Ap ndice 5 2 Lista de verifica o para o exame ambiental Estas informa es s o coletadas atrav s de inspe o visu
117. encaderna o comercial para bibliotecas conserva o de cole es substitui o e reprodu o manuten o e aperfei oamento de cole es a organiza o destas atividades e as leituras adicionais sugeridas no Ap ndice 1 2 para o grupo de trabalho Bibliotecas interessadas em estudar desacidifica o em massa podem obter refer ncias no Ap ndice 7 2 e em digitaliza o nos artigos citados na leitura suplementar para o Grupo de Trabalho C no Ap ndice 1 2 At doze semanas podem ser alocadas para a realiza o da investiga o e a prepara o do relat rio O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho respons vel por criar seu pr prio cronograma para realizar o trabalho dentro daquele per odo O consultor pode encontrar se com o grupo de trabalho para discutir quest es organizacionais e administra o de programas de preserva o e para ajudar a desenvolver um plano de a o para a investiga o Passos da investiga o Identificando componentes de preserva o O grupo de trabalho vai determinar se deve investigar todos os quatro componentes do programa listados anteriormente encaderna o comercial conserva o reprodu o e manuten o de cole o Cinco guias de recursos separados cobrindo estes t picos servem como ponto de partida para a investiga o Os guias de recursos tra am planos espec ficos para avalia o das pol ticas e das pr ticas da biblioteca e apresentam ou f
118. enchimento de tal vaga torna essencial que a implementa o das primeiras fases do plano de preserva o n o se prenda a uma nova contrata o Al m disto tentador designar todas as tarefas para uma fun o que n o existe evitando assim a necessidade de mudan as nos arranjos existentes 134 v Al m desta considera o pr tica h um importante princ pio em jogo preserva o uma preocupa o de todo o sistema e as atividades que afetam a sobreviv ncia das cole es acontecem por toda a biblioteca Uma medida do sucesso do PPP vai ser o reconhecimento e a aceita o por toda a equipe desta responsabilidade compartilhada Para bibliotecas que t m uma vaga de gerenciamento de preserva o e est o fazendo o PPP para ajudar a moldar uma agenda program tica de longo prazo pode ser producente ou mesmo necess rio usar os resultados do estudo para remodelar o papel e as responsabilidades deste gerente No entanto as responsabilidades de outros funcion rios n o devem ser subestimadas nem ignoradas A nomea o de um comit de preserva o com ou sem uma recomenda o para contratar um gerente de preserva o frequentemente um m todo eficiente de estimular o envolvimento do sistema como um todo na implementa o dos resultados do PPP Aqui tamb m entretanto o grupo de estudos precisa exercitar retraimento na designa o de responsabilidades Ao refletir sobre a quantidade de tempo envolvida na realiza o
119. enha uma prepara o contra emerg ncias em dia e um plano de a o em caso de emerg ncia ir pular o Grupo de Trabalho D mas pode se interessar por examinar a encaderna o comercial a conserva o e a reprodu o em grande profundidade Neste caso dois grupos de trabalho separados podem ser criados para estudar os aspectos operacionais de um programa de preserva o Cap tulo 7 Baseado neste tipo de considera o o grupo define o papel de cada grupo de trabalho determina seu tamanho e composi o seleciona os membros e prepara um cronograma b sico para a Fase II J que os grupos de trabalho s o criados para auxiliar a equipe fundamental que os arranjos e a agenda permitam ao grupo manter se informado sobre todas as atividades para minimizar a sobreposi o e para assegurar que as metas desta fase sejam cumpridas Cada grupo de trabalho tem tr s responsabilidades b sicas coletar dados analis los dentro do contexto do subconjunto espec fico de quest es de preserva o a ele atribu do e identificar recomenda es potenciais de a o baseadas nas descobertas A incumb ncia por escrito deve deixar estas responsabilidades claras delineando o objetivo da investiga o e dos resultados esperados marcando um prazo para a conclus o do trabalho Apresentando o relat rio preliminar completo e informando a equipe Quando a Parte I do relat rio preliminar tiver sido retrabalhada se necess rio em resposta primei
120. entar os grupos de trabalho grupo de estudos consultor grupos de trabalho Ler o Manual do PPP as leituras introdut rias e o relat rio preliminar Segunda visita do consultor planejamento dos grupos de trabalho Levar adiante as investiga es necess rias grupos de trabalho Identificar as necessidades de informa o Coletar os dados Analisar os dados Rascunhar as recomenda es Observa o o grupo de estudos se encontra regularmente durante a Fase II para coordenar os esfor os dos grupos de trabalho Fase II Planejar o programa de preserva o Administrar a transi o da Fase II grupo de estudos Ouvir as apresenta es dos grupos de trabalho relativas s principais descobertas da Fase II Dispensar os grupos de trabalho com agradecimentos Organizar o trabalho da Fase III Fazer revis o e an lise finais grupo de estudos Estudar e integrar as descobertas dos grupos de trabalho Organizar as recomenda es Desenvolver estrat gias de implementa o Rascunhar o relat rio final Concluir o processo de planejamento grupo de estudos e diretor Enviar relat rio final ao diretor aos outros administradores e ao pessoal chave Revisar e produzir o relat rio final Apresentar relat rio ao diretor e equipe Come am os primeiros passos da implementa o CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 1 2 Leituras do PPP Observa o A preserva o um campo relativamente novo
121. ente um processo demorado e caro O Grupo de Trabalho precisa reconhecer as restri es f sicas e econ micas inerentes situa o e se concentrar na elabora o de uma ampla base de dados objetivos que ir o alertar a administra o da biblioteca e os funcion rios da organiza o mantenedora para o problema inform los sobre as prov veis consegii ncias e rascunhar uma s rie de medidas de curto e longo prazo para a investiga o e a a o mais aprofundadas Organizando a investiga o das condi es ambientais O Grupo de Trabalho geralmente liderado por um membro do grupo de estudos e inclui de quatro a sete pessoas dependendo da extens o das instala es e do objetivo da investiga o O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com um amplo conhecimento das instala es familiarizadas com os procedimentos de engenharia e de manuten o e com o pessoal da institui o A nomea o de um funcion rio do departamento de manuten o da organiza o mantenedora como um consultor ou como membro do grupo de trabalho ser valiosa se isto for poss vel Quando nomeados os membros do grupo de trabalho devem come ar a ler o relat rio preliminar do grupo de estudos os Cap tulos 1 a 5 do Manual do PPP os Preservation Program Models e as leituras adicionais sugeridas no Ap ndice 1 2 para o Grupo de Trabalho A At doze semanas podem ser alocadas para a realiza o da investiga o e a prepara o do relat rio O grup
122. ento do projeto A qualidade das investiga es que s o realizadas e a natureza e efici ncia das recomenda es que s o feitas dependem dos membros do grupo de estudos O l der O l der do grupo de estudos nomeado pelo diretor deve possuir aptid es para organiza o coordena o e lideran a ser da sua confian a e ter acesso aos membros da administra o superior e da equipe O l der o catalisador principal e a for a integradora maior dentro do estudo e respons vel por assegurar que o grupo de estudos desempenhe seu papel de forma eficaz Deve ter um interesse acentuado pelas cole es da biblioteca e seus problemas de preserva o mas n o precisa ter especialidade em preserva o para o desenvolvimento Um apoio administrativo consider vel vai ser necess rio para o eficiente desenvolvimento do estudo o que representa criar uma agenda que seja compat vel com os membros do grupo assegurar espa o e equipamentos para os encontros adquirir circular e preparar recursos informativos para consulta em grupo duplicar e distribuir esbo os relat rios e outros documentos e providenciar acomoda o e transporte local para o consultor Estas responsabilidades podem ser passadas ao l der ou a um outro membro da equipe indicado para servir como coordenador do projeto Em qualquer dos casos a ajuda de pessoal de apoio vai ser necess ria Quando houver um coordenador de projeto o l der e o coordenador t m que ser capazes
123. equados sob os quais ela deve operar O relat rio apresenta de modo claro e convincente um retrato abrangente das necessidades de preserva o mais significativas da biblioteca e as oportunidades que os administradores devem aproveitar para lidar com essas necessidades 28 v O relat rio final o ponto m ximo do Programa de Planejamento de Preserva o mas tamb m um prel dio de uma mudan a administrativa Come a a Fase I A primeira fase do Programa de Planejamento de Preserva o come a formalmente com anomea o do grupo de estudos Em um encontro introdut rio o l der e os membros do grupo analisam a proposta e discutem a natureza geral do projeto Todos os membros do grupo s o conscientizados das responsabilidades e do compromisso quanto ao tempo necess rio para a participa o C pias deste manual s o distribu das e providenciada a circula o ou a disponibiliza o por outro meio das leituras introdut rias Os membros do grupo devem ler integralmente o Manual do PPP antes da primeira visita do consultor de modo a ficar familiarizados com a estrutura e a segu ncia das atividades de estudo Eles tamb m t m que terminar tantas leituras preliminares adicionais quantas forem poss veis a come ar pelos Preservation Program Models A primeira visita do consultor Durante a primeira visita o consultor apresenta uma introdu o s quest es de preserva o rev em detalhes as t cnicas e os procedime
124. ersidade ou do governo local para a manuten o das instala es e mesmo para conseguir informa es b sicas sobre estas instala es tais como desligar o aquecimento ou fechar o registro de gua de um cano que vaza A consci ncia e compreens o destas caracter sticas essencial para um exame das condi es existentes e para o processo de planejamento que vai conduzir s melhorias ambientais Problemas do estudo de condi es ambientais Conforme j foi sugerido uma das principais dificuldades de se quantificar as condi es ambientais a tremenda varia o que pode existir dentro de uma nica biblioteca ou sistema de bibliotecas O tempo e o custo que seriam envolvidos na condu o de uma pesquisa verdadeiramente completa a torna impratic vel para qualquer cole o que n o seja das menores No contexto do PPP o foco 51 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS precisa ficar sobre a amostragem das condi es de reas representativas Embora tal abordagem v ignorar alguns problemas ela normalmente identifica reas principais que precisam de aten o Um outro desafio apresentado pela peculiaridade de cada pr dio Cada um tem suas pr prias idiosincrasias muitas das quais podem n o ser imediatamente aparentes O processo de an lise do PPP precisa portanto trazer tona o conhecimento daqueles que trabalharam em uma instala o por um longo per odo de tempo e que est o familiariza
125. es explorando as solu es potenciais os recursos necess rios e as consegii ncias positivas e negativas de se tomarem as a es 4 Ler as id ias em voz alta em c rculo o l der pede uma id ia para cada membro repetindo o ciclo v rias vezes e permitindo que as contribui es fluam aleatoriamente Esticar ao m ximo os esfor os do grupo para garantir que todas as id ias sejam exauridas n o parar no primeiro ou segundo branco da discuss o 5 Avaliar as id ias e chegar a uma conclus o e organizar as id ias em v rias categorias para esclarecer quest es iluminar suas inter rela es e reduzir sua quantidade e selecionar duas ou tr s que pare am mais significativas ou teis isto as que mencionem os fatores mais importantes no caso as abordagens mais pr ticas do problema os recursos que v o ajudar mais Isto vai exigir frequentemente que os elementos da lista original de id ias sejam re trabalhados ou combinados e analisar cada id ia pesando os pr s e contras e selecionar aquela com maior probabilidade de alcan ar os resultados desejados Os grupos sem familiaridade com o brainstorming ou novatos no trabalho em conjunto podem come ar com um exerc cio de aquecimento de 15 minutos Fa am um brainstorming sobre uma quest o neutra como os usos de um peda o de queijo ou f rias bem baratas para estimular o pensamento criativo a abertura e a intera o confort vel 32 v Ap ndic
126. es quanto em outras bibliotecas frequentadas por aqueles leitores e onde o pessoal pode depois trabalhar e poss vel atrav s de discuss o levantamento e observa o descobrir o grau com o qual a informa o ligada preserva o est atualmente sendo disseminada por toda biblioteca e poss vel tornando se familiarizado com a literatura e com as ferramentas de treinamento dispon veis determinar que informa o ligada preserva o deve ser apresentada equipe e aos usu rios da biblioteca e que m todos podem ser apropriados para se alcan ar grupos alvo espec ficos e podem ser identificados e usados meios econ micos de se treinar a equipe e os usu rios da biblioteca Organizando a investiga o O Grupo de Trabalho E realiza uma investiga o para aferir a natureza o objetivo e a efic cia dos atuais esfor os da biblioteca para oferecer treinamento em preserva o equipe e aos usu rios analisa suas descobertas e rascunha recomenda es para o desenvolvimento de um programa educacional abrangente O grupo de estudos vai usar esta informa o para preparar seu relat rio final para o diretor O grupo de trabalho geralmente coordenado por um membro do grupo de estudos e inclui de tr s a seis pessoas dependendo do tamanho das instala es e do objetivo da investiga o O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas que saibam como as cole es s o usadas e por quem que tenham um amplo conhecime
127. es de preserva o da biblioteca Elaborar recomenda es Fazer brainstorming de potenciais solu es para principais problemas Analisar e classificar solu es Rascunhar recomenda es 97 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 7 2 Desacidifica o em massa quest es para considera o Richard Frieder Preservation Librarian Northwestern University Introdu o e preliminares O que desacidifica o em massa Desacidifica o um tratamento qu mico que prolonga a vida do papel ao neutralizar cidos danosos e depositar uma reserva alcalina para retardar o desenvolvimento de cidos no futuro Estima se que a desacidifica o v estender a vida do papel por um fator de 3 a 5 ex um papel sem tratamento que tenha uma vida til estimada em 40 anos vai durar de 120 a 200 anos ap s o tratamento Desacidifica o em massa significa simplesmente que em vez de tratar um item de cada vez centenas ou milhares s o tratados juntos em uma grande c mara Em certo sentido o termo desacidifica o em massa tornou se um tanto enganoso Originalmente se pensava que as bibliotecas iriam tratar centenas de milhares ou mesmo milh es de itens no decorrer de relativamente poucos anos Embora isto possa ocorrer eventualmente em algumas bibliotecas agora se reconhece que a desacidifica o pode ser aplicada em uma escala menor mas ainda significativa Por que a desacidifica o em ma
128. esenta o para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho 109 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 8 2 Modelo de esbo o para prontid o em emerg ncias Relat rio do grupo de trabalho Introdu o Escopo do estudo Descri o da metodologia Pontos fortes limita es ou caracter sticas da abordagem An lise da vulnerabilidade das cole es Fatores geogr ficos e clim ticos Condi o de pr dios e sistemas Principais fatos de emerg ncias recentes que resultaram em dano para os materiais Descri o do estado atual de prontid o Esbo o do plano para emerg ncia Este pode ser inclu do no corpo do texto ou como um ap ndice ao qual se faz refer ncia breve Recomenda es Tornar as instala es prova de emerg ncias Treinar a equipe Estabelecer e manter um n vel aceit vel de prontid o Ap ndices Trechos de documentos existentes que tratam de procedimentos de emerg ncia Breve cronologia de emerg ncias recentes Plano para emerg ncia se n o estiver inclu do no texto 110 v Cap tulo 9 Fase II Educa o de pessoal e usu rios Grupo de trabalho E Introdu o s quest es Durante a ltima d cada o n mero de bibliotecas que realizaram estudos de planejamento de preserva o e implementaram programas formais de preserva o aumentou lenta mas firmemente O compromisso de manter cole es de bibliotecas em condi es utiliz veis pode
129. eservation Needs no guia de recursos Collection Maintenance and Improvement de Sherry Byrne p 63 99 Os membros da equipe que trabalham com as cole es da rea que est sendo levantada podem ser envolvidos nesta inspe o inicial A seguir um plano elaborado para o monitoramento de temperatura de umidade e de n veis de luz no decorrer de v rias semanas A dura o do per odo de monitoramento vai depender da natureza e do n mero de instrumentos que estar o dispon veis para a realiza o dos registros quantos locais v o ser pesquisados em profundidade e o tempo total dispendido pelo grupo de estudos para que o grupo de trabalho conduza seu trabalho Os locais para se fazerem os registros por instrumentos devem ser selecionados para fornecer t o precisamente quanto poss vel dados representativos sobre todo o espa o monitorado e sobre todas as reas especiais dentro dele 54 v Equipamento para monitoramento Uma boa leitura sobre equipamentos de monitoramento ambiental o folheto t cnico Monitoring Temperature and Relative Humidity do Manual do NEDCC Em resumo e Registro manual de temperatura e de umidade relativa Bons term metros de merc rio ou bimet licos podem ser adquiridos em lojas de ferragem S o baratos e podem ser comprados em quantidade Embora higr metros baratos tamb m estejam dispon veis os instrumentos que medem a umidade tendem a se descalibrar O equipamento dom stico n o confi vel
130. evantamento de amostra Os quadrados sem texto indicam os campos que podem ser personalizados pela biblioteca espec fica Os campos com texto s o fixos Levantamento de condi es por amostra Tamanhos Local de publica o 10 Personalizado 6 9 m Oo m m Oo m m Oo m m Oo m o o O desconhecido 21 Tipo de papel Condi es do 11 Inv lucro 14 Encaderna o 18 Costura Orevestido apel o m o O n o revestido pap S o o o O ambos 24 P ginas o m o O desconhecido E sem Vany m O m 22 Se ambos quanto de o B IRR O O revestido O nenhum o D n o tem O 1 4 de revestido 25 Acidez 12 Apropriado O 19 Condi o O disperso n o revestido o O cido da costura D sem dano O pouco dano D muito dano O apropriado O impr prio O n o se aplica 13 Condi o O n o se aplica 23 Reparo do papel O adequado O inadequado O n o cido O n o testado 26 Quebradi o O 1 2 dobras D n o tem 15 Seo panfleto est O apropriado D sem danos O pouco dano D muito dano 28 Estrago pelo usu rio O sem dano O pouco dano O muito dano O impr prio O n o se aplica 16 Reparo de encaderna o O apropriado O impr prio O nao se aplica 17 Estrago pelo usu rio O sem danos O pouco dano O muito dano O n o se aplica 29 Tipo s m m m o n o se aplica 20 Do texto capa O sem dano O pouco dano O muito dano O nao se aplica 30 Estrago pelo meio ambiente
131. eve talvez 20 a 30 p ginas no total inclusive as incumb ncias dos grupos de trabalho e os cronogramas Uma lista dos t picos que podem ser inclu dos no texto aparecem abaixo Ela deve ser adaptada para se adequar s condi es locais Distribui o e uso O relat rio tem por inten o informar o diretor os administradores superiores e os grupos de trabalho Um resumo do trabalho deve ser distribu do para toda a equipe e o relat rio inteiro deve ficar rapidamente acess vel T picos potenciais para inclus o no relat rio preliminar 1 Contexto institucional da biblioteca e descri o geral e hist ria da institui o mantenedora principais cursos acad micos e prioridades principais caracter sticas financeiras e o lugar da biblioteca dentro da institui o mantenedora recursos e organiza o interna da biblioteca tamanho principais caracter sticas das cole es disponibilidade de pessoal estrutura organizacional principais caracter sticas financeiras e programas da biblioteca metas e objetivos servi os popula o de usu rios principais tend ncias na elabora o de pol ticas e programas ou e implica es preserva o metas institucionais interesses e apoio necessidades de formato impl citas nas responsabilidades de servi o p ex manuscritos originais para pesquisa materiais de udio e v deo para apoio educacional 2 Hist ria da biblioteca voltada para as implica es de preserv
132. fadiga pode tentar o grupo de estudos a colar os relat rios dos grupos de trabalho um ao outro escrever uma introdu o e se dar por satisfeito Antes de escrever conclus es e considerar recomenda es entretanto o grupo precisa assimilar e analisar as informa es Este processo come a com uma sess o conjunta de todos os grupos de trabalho e do grupo de estudos na qual as principais descobertas v o ser discutidas Concluindo a Fase II A sess o conjunta que vai coincidir se poss vel com a terceira visita do consultor tem v rios objetivos e fornecer aos membros dos grupos de trabalho uma oportunidade para resumir os resultados de suas investiga es e destacar quest es chave criando assim um contexto dentro do qual membros dos grupos de estudos v o analisar os documentos do grupo de trabalho fornecer aos membros dos grupos de trabalho uma oportunidade para conhecerem em primeira m o as atividades dos outros grupos fornecer ao grupo de estudos uma oportunidade para questionar os membros dos grupos de trabalho sobre problemas de preserva o espec ficos e oportunidades descobertas na Fase II e facilitar a identifica o de rela es entre as descobertas dos grupos de trabalho Durante o encontro cada grupo de trabalho relata para o grupo todo apresentando sua incumb ncia seu modo de opera o suas principais descobertas positivas e negativas as dificuldades encontradas e se precisam de estudos posteri
133. for os de preserva o das bibliotecas universit rias por mais de dez anos Desde quando a doa o inicial do NEH National Endowment for the Humanities Fundo Nacional para as Humanidades foi concedida em 1979 para financiar a elabora o de um procedimento de auto instru o sobre preserva o at 1988 dezoito bibliotecas participaram do Programa Em 1988 o Fundo Nacional para as Humanidades concedeu ARL Association of Reseach Libraries Associa o de Bibliotecas Universit rias uma doa o subsegiiente que se vinculava a 3 objetivos estender o Programa a 10 bibliotecas adicionais da ARL aumentar o grupo dispon vel de consultores treinados em preserva o e realizar uma avalia o formal do PPP Na sua an lise detalhada a Dra Margaret Child recomendou que os materiais impressos que ajudaram a guiar os estudos do PPP fossem revisados luz da ampla experi ncia com o processo de planejamento e das mudan as na rea de preserva o de bibliotecas O Programa de Planejamento de Preserva o um manual para a auto instru o de bibliotecas editado em 1982 foi escrito por Pamela W Darling e Duane E Webster Mais tarde ele foi relan ado como a edi o ampliada de 1987 diferenciando se da edi o de 1982 pela inclus o de dois novos cap tulos um escrito por Carolyn Harris e um por Jan Merrill Oldham Em junho de 1991 a Divis o de Preserva o e Acesso do Fundo Nacional para as Humanidades concedeu ARL uma nova
134. forma o pode ser compilada em um ap ndice ou suplemento ao plano O grupo de trabalho discute com detalhes o objetivo de cada se o os tipos de informa o que devem ser inclu dos e as fontes prov veis e o grau de consulta a outros membros da equipe para garantir um planejamento coordenado e aceit vel S o feitas indica es individuais para coleta da informa o necess ria e rascunho das se es Todos os membros do grupo de trabalho analisam os rascunhos das se es revisando os conforme necess rio para preencher falhas ou eliminar sobreposi es O calend rio de atividades do grupo de trabalho pode n o permitir que sejam finalizadas com detalhes todas as se es de um plano de emerg ncia Por exemplo pode n o ser poss vel localizar informa o abrangente sobre fontes para todos os materiais de emerg ncia ou para elaborar prioridades de salvamento para as cole es A identifica o de elementos ausentes leva pr xima fase de atividades do grupo de trabalho 106 v Determinando necessidades futuras Estudando suas descobertas e realiza es at ent o o grupo de trabalho analisa as necessidades restantes concentrando se em preven o e prontid o permanente oque precisa ser feito para finalizar o plano para emerg ncias esbo ado pelo grupo de trabalho e que m todos podem ser usados para introduzir o plano equipe Para garantir que novos contratados aprendam sobre ele Para lembrar o pess
135. fracos do perfil ambiental da biblioteca Uma vez que as descobertas v o provavelmente cobrir um grande n mero de t picos variados o grupo de trabalho vai ter que encontrar um ponto intermedi rio entre fazer generaliza es muito abrangentes e se concentrar em detalhes como trocar esta l mpada ou colocar cortinas naquela janela Isto ser mais f cil de conseguir se for colocada nfase no estabelecimento de um processo de monitoramento permanente que objetive melhorar as condi es com o pessoal bibliotec rio e de manuten o ficando respons veis por conduzir um exame peri dico das informa es coletadas e trabalhando junto para buscar solu es Elaborando recomenda es para melhorar o ambiente A principal meta do Grupo de Trabalho A documentar a natureza dos problemas ambientais existentes e sugerir maneiras pelas quais estes possam ser enfrentados ou investigados em maior profundidade Como acontece com metas assim as escolhas e as concess es precisam ser feitas de modo que as recomenda es finais do grupo de trabalho sejam plaus veis e alcan veis com o tempo As recomenda es bem sucedidas atingem um equil brio entre o ideal e o que a biblioteca pode realisticamente alcan ar Elas devem ser organizadas em categorias significativas e devem incluir tanto quanto for poss vel os seguintes componentes e descri o do problema e a o sugerida e resultado esperado e responsabilidade pela implementa o
136. gos de venda de produtos de biblioteca especializados para preserva o pode ser usada para a realiza o de uma pesquisa simples de pH Vitrines de exposi o Firmes Superf cies lisas A ilumina o tem radia o ultravioleta intensidade e dura o controladas H mecanismo eficiente para o controle de temperatura e de umidade relativa internas Suportes ou pedestais adequados e bem projetados dispon veis Caixas para devolu o de livros H mecanismo para minimizar a dist ncia a que os livros caem nas caixas Area de coleta almofadada Esvaziada com fregii ncia Trancada quando a biblioteca est aberta S o necess rias Carrinhos de livros Rodinhas firmes e emborrachadas Amplos o suficiente para os materiais Se de madeira vedados apropriadamente Se de metal acabados adequadamente Livres de ferrugem farpas ou pontas afiadas H n mero suficiente para o manuseio cuidadoso sem sobrecarga Superf cies de trabalho e mesas de leitura De tamanho adequado para o exame dos materiais Se de madeira vedadas adequadamente Se de metal acabadas apropriadamente Livres de ferrugem farpas ou pontas afiadas Localiza o e disposi o convenientes para o manuseio cuidadoso das cole es Equipamento para exibi o ou audi o Limpos Em boas condi es de funcionamento Calend rio de manuten o adequado Evid ncia de dano aos materiais discos ou filmes arranhados imagens de v deo degradadas
137. guintes elementos e um breve encontro do diretor com o consultor um encontro informal de todos os membros dos grupos de trabalho com o grupo de estudos e o consultor um encontro do grupo de estudos e do consultor para rever o andamento discutir planos gerais para a Fase II e planejar a sess o de orienta o para os membros dos grupos de trabalho um encontro de todos os membros dos grupos de trabalho e do grupo de estudos guiado pelo consultor onde temas organizacionais e de preserva o o processo de estudo o relat rio preliminar do grupo as expectativas os prazos e outros t picos sejam discutidos em detalhe e as quest es possam ser respondidas e encontros separados do consultor com cada grupo de trabalho a fim de desenvolver planos espec ficos para iniciar as investiga es 43 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 4 1 Sobre o relat rio preliminar Prop sito O relat rio preliminar estabelece um contexto coloca quest es chave e identifica os meios para a explora o destas quest es durante a segunda fase do projeto Sua fun o b sica fornecer uma compreens o comum aos membros do grupo de estudos e dos grupos de trabalho sobre expectativas possibilidades e limita es que v o afetar o estudo Forma Uma vez que se trata de um documento interino ele n o deve desviar a energia do trabalho principal que vai se seguir O relat rio preliminar deve ser relativamente br
138. ida no fim do Ap ndice 1 1 Na medida em que cada membro do grupo l os relat rios dos grupos de trabalho a aten o deve se voltar para as maneiras de se integrar temas e quest es principais Analisando e sintetizando dados da Fase II A an lise das descobertas dos grupos de trabalho pelo grupo de estudos vai geralmente levar de tr s a quatro semanas e deve incluir as atividades descritas abaixo Dependendo da natureza dos materiais a serem estudados algumas tarefas v o ser levadas a cabo por indiv duos e outras pelo grupo todo 1 estudar as principais quest es os problemas e as necessidades identificadas durante a sess o conjunta do grupo de estudos e dos grupos de trabalho Eles est o adequadamente documentados Que prioridades devem moldar o plano final 2 determinar como as recomenda es individuais dos grupos de trabalho se relacionam a estas prioridades Elas podem ser agrupadas em torno de temas principais 3 usar as t cnicas tabulares de impacto factibilidade ver Ap ndice 3 5 para classificar as solu es propostas dentro de cada grupo 4 identificar as recomenda es com uma rela o sequencial ou de depend ncia e estimar o tempo necess rio para se realizar cada uma Que tarefas precisam ser feitas antes que outras possam come ar Como as atividades propostas podem ser agendadas por um per odo de v rios anos Identificar atividades de curto m dio e longo prazo aquelas que podem ocorrer dentro de um
139. identes reais nos quais materiais sofreram dano em passado recente Um segundo problema reside na singularidade de cada acidente Planos de conting ncia precisam ser flex veis com muitos princ pios gerais mas poucos detalhes minuciosos Um plano complexo para 103 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS o uso de centenas de volunt rios para remover materiais ensopados das prateleiras centrais vai ser de pouca utilidade se o acidente envolve um balde de detergente derramado que encharcou cinco caixas de preciosos manuscritos Um terceiro problema se relaciona sedu o provocada pelo t pico muito mais f cil ficar preso s min cias do que criar um plano verdadeiramente abrangente Premissas subjacentes investiga o da prontid o para emerg ncias da biblioteca V rias premissas moldam a investiga o e devem influenciar a an lise e as recomenda es e a maioria das bibliotecas n o est adequadamente preparada para acidentes que amea am as cole es e consegiientemente as colocam em perigo e estudo do tema em grupo melhora a prontid o da biblioteca j que pessoas informadas s o o fator isolado mais importante para se responder com sucesso s emerg ncias e a preven o e a recupera o de danos causados por gua devem ser enfatizados j que este o perigo mais comum mas outros eventos potencialmente destrutivos devem tamb m ser inclu dos no planejamento de conting ncia e
140. iga o O grupo de trabalho encarregado de elaborar informa es e dados sobre a natureza e o objetivo das atividades de preserva o existentes Ele rascunha recomenda es para ampliar programas existentes e iniciar novos O grupo de estudos vai usar o grupo de trabalho para preparar seu relat rio final para o diretor da biblioteca 92 v O grupo de trabalho geralmente coordenado por um membro do grupo de estudos e inclui de quatro a sete pessoas dependendo do tamanho das instala es e do objetivo da investiga o O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com amplo conhecimento da organiza o da biblioteca e da distribui o de responsabilidades pelas unidades uma compreens o das cole es e da maneira como s o usadas e familiaridade com programas passados e presentes de encaderna o reparo reformata o e manuten o de cole es O conhecimento dos desenvolvimentos atuais no campo da preserva o tamb m vai ser essencial Recomenda se a indica o de um bibliotec rio s nior da rea de desenvolvimento de cole es bem como do bibliotec rio de preserva o se houver algum na equipe Ao serem nomeados os membros do grupo de trabalho devem come ar a ler o relat rio preliminar do grupo de estudos os Cap tulos 1 4 7 e 10 do Manual do PPP o Preservation Program Models um recurso chave para o Grupo de Trabalho C os cinco guias de recursos do PPP que se concentram em opera es de preserva o
141. imento de m todos estat sticos e de t cnicas de amostragem tamb m vai ser valioso mesmo que apenas para responder perguntas que surjam do uso de um dos pacotes para levantamento dispon veis Conhecimento em estat stica pode ser obtido com fregii ncia engajando os servi os de consultoria de algu m de uma outra rea dentro da organiza o mantenedora ex um departamento de estat stica ou centro de computa o Quando nomeados os membros do grupo de trabalho devem come ar a ler o relat rio preliminar do grupo de estudos os Cap tulos 1 4 e 6 do PPP Modelos de Programas de Preserva o e as leituras adicionais sugeridas no Ap ndice 1 2 para o Grupo de Trabalho B Podem ser destinadas at doze semanas para a realiza o da investiga o e a prepara o do relat rio O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho respons vel por preparar seu pr prio calend rio para terminar o trabalho dentro daquele per odo O consultor pode se encontrar com o grupo de trabalho para analisar os princ pios b sicos de levantamento de condi es e de an lise de dados e para ajudar a elaborar um plano de a o para a investiga o Estabelecer metas e selecionar uma metodologia de levantamento O grupo de trabalho inicia seu trabalho colaborativo definindo as metas de sua investiga o Estas metas v o se concentrar principalmente na coleta de informa es espec ficas detalhadas relativas condi o da cole o
142. indiv duos ou subgrupos para coletar informa o Fazer investiga o Investigar o estado e a efici ncia atuais do programa da biblioteca ligado educa o de pessoal e usu rio sobre preserva o Agrupar e analisar a informa o Desenvolver recomenda es Analisar e classificar abordagens para atingir objetivos Elaborar recomenda es a serem consideradas pelo grupo de estudos Preparar relat rio para o grupo de estudos Esbo ar conte do do relat rio e atribuir responsabilidades pelo rascunho Estudar e revisar se es finalizadas Completar o relat rio e submet lo ao grupo de estudos Preparar apresenta o para o encontro conjunto do grupo de estudos e dos grupos de trabalho 119 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 9 2 Lista de verifica o de instrumentos e f runs para treinamento de equipe e usu rios da biblioteca Instrumentos Marcadores de p ginas Folhetos Panfletos e similares Mensagens impressas anexadas a volumes com problema p ex livros quebradi os Mensagens inseridas em publica es normais da biblioteca planta baixa do pr dio bibliografias Pain is Manuais de procedimentos formul rios de processamento Sinaliza o Mostras Programas audiovisuais de treinamento para empr stimo e apresenta o em locais p blicos Instru o assistida por computador Semana de conscientiza o sobre preserva o Sacos de pl stico distribu dos em dias de ch
143. inutos Quando problemas estruturais menores passam despercebidos uma nica circula o adicional resulta na necessidade de tratamento muito mais sofisticado ou de reencaderna o comercial CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e um curador que esteja ciente do dano que pastas envelopes e caixas cidas causam aos materiais da biblioteca vai encomendar inv lucros protetores que sejam manufaturados com pap is e papel es alcalinos e assim prevenir a destrui o desnecess ria dos materiais da biblioteca um supervisor de uma sala de leitura que tenha aprendido que a luz n o apenas esmaece e descolore papel tecido e couro mas que tamb m acelera as rea es qu micas que levam estes materiais a se deteriorarem vai estar inclinado a usar pain is persianas e cortinas para proteger os materiais da biblioteca da luz direta do sol e um pesquisador que tenha visto uma fotografia do conte do de uma caixa para devolu o de livro cheia at o limite as p ginas dos volumes amassadas e as capas contorcidas vai estar mais disposto a devolver os materiais logo ao lado no balc o de circula o O uso de caixas de devolu o de livros resultam em uma alta incid ncia de danos estruturais a volumes encadernados e debilita o impacto de um programa de tratamento de conserva o id neo e um estudante que tenha refletido sobre o valor coletivo dos materiais de uma biblioteca pode ser menos inclinado a rasgar
144. iografia que se segue O processo seguro Todo processo qu mico deve ser cuidadosamente examinado para que seus riscos toxicol gicos sejam aferidos e tamb m precisa ser feito por profissionais em um ambiente de laborat rio Importantes informa es sobre pesquisa toxicol gica aparecem no documento Mass Deacidification A Report to the Library Directors do Committee on Institutional Cooperation CIC ver refer ncia na bibliografia O processo produz efeitos colateriais inaceit veis Livros e outros materiais encontrados em cole es de bibliotecas compreendem um amplo espectro de componentes que incluem uma grande variedade de pap is muitos tipos diferentes de adesivos materiais de encaderna o e tintas Um dos grandes desafios de transformar a desacidifica o em um processo de massa minimizar os efeitos colaterais que ir o ocorrer quando materiais 99 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS heterog neos forem tratados juntos Exemplos de poss veis efeitos colaterais s o etiquetas soltas ou frouxas capas machucadas e marcas deixadas em alguns tipos de papel Alguns destes problemas v o ser insignificantes e portanto aceit veis enquanto outros n o Os relat rios da LC e do CIC citados aqui s o boas fontes de informa o sobre efeitos colaterais Quest es organizacionais A lista a seguir abrange uma ampla variedade de preocupa es pertinentes decis o de se colocar em pr tica a desa
145. is alta e mais baixa posicionado onde o instrumento n o seja afetado pela luz direta do sol pode fornecer informa es comparativas mesmo que n o sejam absolutamente precisas sobre as mudan as no tempo Os registros externos podem gerar importantes informa es sobre a rela o entre as varia es no clima interno e externo Os dados devem ser analisados na metade do per odo de monitoramento antes das entrevistas com o pessoal que cuida das instala es Esta entrevista deve buscar informa es sobre a natureza e as capacidades dos sistemas existentes de controle de clima que afetem a rea sob estudo os calend rios de manuten o a hist ria dos problemas ou das melhorias que afetaram a rea e as possibilidades os prov veis fatores de custo e as pol ticas tais como o compromisso com a economia de energia el trica que precisam ser consideradas na elabora o de recomenda es gerais para as melhorias A entrevista tamb m uma oportunidade para se fortalecer o relacionamento existente entre o pessoal de manuten o eo da biblioteca No final das contas as suas metas ambientais devem se unir s metas de preserva o para a biblioteca Quando as instala es do pr dio est o envolvidas importante lembrar quem o engenheiro e quem o bibliotec rio Ou a e quando forem feitas recomenda es t cnicas reconhe a anecessidade de investiga es especializadas Durante a ltima parte do per odo de monitoramento
146. iteratura profissional para obter s lida compreens o geral sobre o campo da preserva o de bibliotecas e para aprender sobre pol ticas de preserva o e procedimentos adotados em outros lugares como uma base para compara o com as atividades locais e 2 ler relat rios internos memorandos correspond ncia e estat sticas para descobrir o que j foi feito ou o que se pensa que j foi feito dentro da institui o Eventos hist ricos que moldaram as pr ticas atuais podem frequentemente ser descobertos atrav s de documentos Vantagens Desvantagens Freqiientemente est dispon vel e Pode ser volumosa dif cil de organizar e assimilar pode ser revisitada facilmente Fornece evid ncias concretas Pode estar superada Oferece um ponto de partida para outras investiga es Entrevistas Questionar pessoas chave uma a uma uma t cnica bem apropriada para a tarefa de determinar que trabalho de preserva o est sendo feito na institui o Roteiros preliminares de entrevista devem ser preparados para assegurar uma abordagem sistem tica e a compatibilidade da informa o Devem ser fornecidos aos entrevistados resumos com os resultados tanto como uma cortesia quanto para checar a precis o do relato Vantagens Desvantagens Discuss o pode construir esclarecer ou corrigir Toma tempo dados coletados em outra fonte Fornece uma ampla oportunidade para a manifesta o do grupo Cria a oportunidade para apresenta
147. ity Library task group on collection preservation priorities Apr 1991 Ogden Sherelyn Ed Preservation Conservation Planning Select Bibliography Folheto t cnico da se o Planning amp Prioritizing Preservation of library amp archival materials a manual Andover MA Northeast Document Conservation Center 1992 Leitura suplementar digitaliza o Mallinson John C On the Preservation of Human and Machine Readable Records Information Technology in Libraries p 19 23 Mar 1988 Ogden Sherelyn Ed Optical Disks and Preservation Inssues Select Bibliography Folheto t cnico da se o Planning amp Prioritizing Preservation of Library amp Archival Materials A Manual Andover MA Northeast Document Conservation Center 1992 Prontid o para emerg ncias Grupo de trabalho D Brooks Connie Disaster preparedness Washington DC 1993 Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed Scott Educa o da equipe do usu rio Grupo de Trabalho E Boomgaarden Wesley L Staff training and user awareness in preservation management Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed Scott Washington DC 1993 Ver tantos programas audiovisuais sobre cuidados gerais e manuseio de materiais bibliogr ficos quanto for poss vel Ver Swartzburg Susan G Audiovisual Aids in the Preservation and Conservation of Lib
148. iva s o muito danosas maioria dos materiais O artigo de Chandru Shahani citado no Ap ndice 1 2 inclui uma boa discuss o sobre esta quest o Na forma ideal a temperatura e a umidade relativa permaneceriam absolutamente constantes 24 horas por dia mas concess es razo veis precisam ser feitas nas situa es da vida real As recomenda es 48 v mais novas sugerem uma flutua o m xima di ria da temperatura de n o mais que dois ou tr s graus para mais ou para menos e flutua es di rias de umidade de n o mais que dois ou tr s por cento para mais ou para menos Tamb m existem recomenda es para varia o mensal referente taxa m xima que se deve permitir para que a temperatura e a UR mudem de um m s para o outro em fun o das mudan as das esta es clim ticas na Nova Inglaterra por exemplo extremamente dif cil e caro obter uma UR t o baixa no ver o quanto no inverno a n o ser em pr dios com sistemas projetados especialmente para manter as condi es constantes A varia o de esta o para esta o entretanto deve ocorrer vagarosamente As quest es ambientais dependem da localidade e metas razo veis e custe veis precisam levar em considera o a idade e a natureza de um pr dio as condi es existentes e a natureza das cole es armazenadas Alguns importantes trabalhos est o sendo realizados na Library of Congress Biblioteca do Congresso e no Image Permanence Institute Instituto de Perm
149. iza o de atividades de preserva o 96 Relatando ao grupo de estudos 96 Ap ndice 7 1 Seqii ncia de tarefas para a an lise organizacional 97 Ap ndice 7 2 Desacidifica o em massa quest es para considera o 98 Ap ndice 7 3 Modelo de esbo o para o relat rio do grupo de trabalho sobre a organiza o das atividades de preserva o 102 Cap tulo 8 Fase II Prontid o para emerg ncias Grupo de trabalho D Introdu o s quest es 103 Desafios para determinar como melhorar a prontid o em emerg ncias da biblioteca 103 Premissas subjacentes investiga o da prontid o para emerg ncias da biblioteca 104 Organizando a investiga o 104 Passos da investiga o 105 Elaborando recomenda es 107 Relatando ao grupo de estudos 108 Ap ndice 8 1 Seqii ncia de tarefas para o estudo de prontid o para emerg ncias 109 Ap ndice 8 2 Modelo de esbo o para prontid o em emerg ncias Relat rio do grupo de trabalho 110 Cap tulo 9 Fase II Educa o de pessoal e usu rios Grupo de trabalho E Introdu o s quest es 111 Desafios de planejar um programa de educa o do pessoal e usu rios 112 Premissas subjacentes a uma investiga o do n vel atual de consci ncia de preserva o da biblioteca e da necessidade de educa o adicional 113 Organizando a investiga o 113 Passos da investiga o 114 Analisando e organizando os dados 115 Elaborando recomenda es 116 Relatando ao grupo de estu
150. l do Programa de planejamento de preserva o PPP foi elaborado basicamente como um guia para bibliotecas que desejam realizar um estudo formal das necessidades de preserva o como prepara o para o planejamento e a implementa o de programas que atendam a estas necessidades O Manual dividido em quatro partes Os Cap tulos 1 e 2 apresentam uma vis o geral e orientam o leitor no processo de planejamento Os Cap tulos 3 e 4 cobrem o in cio do processo de planejamento de preserva o e as tarefas a serem cumpridas durante a Fase I do estudo Os Cap tulos 5 a 10 discutem as investiga es mais detalhadas a serem realizadas durante a Fase II do estudo Note que no caso de bibliotecas que optarem por uma abordagem em menor escala poder haver uma adapta o do programa pela sele o dentre as reas sugeridas para uma investiga o em profundidade na Fase II daquelas que s o de maior interesse para a institui o O Cap tulo 11 centrado na Fase III do estudo ou seja a prepara o do plano de preserva o Adicionalmente o manual traz v rias listas de verifica o resumos e exemplos que ajudam a guiar a investiga o e a an lise Os guias de recursos A preserva o um campo complexo e que evolui rapidamente auxiliado por uma crescente literatura t cnica Este manual complementado por uma s rie de Guias de Recursos do Programa de Planejamento de Preserva o tamb m elaborados com o apoio do National Endowment
151. las se classificam em termos de facilidade de implementa o Recomenda es bem sucedidas atingem um equil brio entre o ideal e o que a biblioteca pode realisticamente esperar atingir A meta documentar o que seria necess rio para se desenvolver um conjunto apropriado de capacidades de preserva o dentro da biblioteca e sugerir como estas podem ser organizadas e reorganizadas eficientemente Os modelos organizacionais apresentados no relat rio do Preservation Program Models oferecem um ponto de partida para se considerarem op es As recomenda es devem levar em conta medidas interinas que reconhe am as restri es e as limita es enfrentadas pela biblioteca na ocasi o As recomenda es potenciais devem ser organizadas por opera o conserva o de cole es substitui o e reformata o etc Explicitar as rela es entre mudan as desejadas e os m todos para atingi las vai ajudar a evitar a apresenta o de gigantescas listas de compras ou reafirma es vagas de princ pios Consideradas como um todo as recomenda es preliminares devem resumir as descobertas e os julgamentos do grupo de trabalho sobre passos apropriados para melhoria e expans o das atividades de preserva o existentes e sua coordena o eficiente Relatando ao grupo de estudos O relat rio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que foram estabelecidas pelo grupo ou expressas na sua incumb ncia Ele de
152. lho Antes de prosseguir o diretor da biblioteca deve ser envolvido em uma revis o do progresso e na discuss o do prov vel resultado do estudo Estudo do diretor O diretor pode com freqii ncia oferecer valiosa assist ncia ao aferir a factibilidade de v rios elementos do plano e aconselhar o grupo sobre fatores a serem considerados na elabora o de uma estrat gia de implementa o O coordenador do grupo de estudos ou o grupo todo deve se encontrar com o diretor para esbo ar as principais descobertas do estudo descrever os elementos a serem inclu dos no plano e discutir o cronograma proposto para a implanta o ou expans o das atividades Deve ser buscado o ponto de vista do diretor sobre o seguinte quais s o os elementos mais importantes e ou mais atraentes do plano e qual aparenta ser o mais f cil de ser implementado E o mais dif cil e como as prioridades identificadas no estudo se encaixam em outras prioridades organizacionais e como a necessidade de recursos humanos e materiais impl cita nos elementos propostos de um plano abrangente de preserva o competem e se mesclam com outras demandas da biblioteca houve ocorr ncias desde que o estudo come ou que possam afetar a capacidade da biblioteca de ir adiante com a elabora o de um programa abrangente de preserva o existem eventos em futuro previs vel mudan as importantes em outros programas da biblioteca introdu o de novos servi os redu
153. liados Determinando necessidades de informa o A an lise cuidadosa das opera es de preserva o da biblioteca vai requerer v rios tipos diferentes de informa o que precisam normalmente ser procurados de diferentes maneiras Pol ticas A biblioteca pode n o ter uma pol tica de preserva o enquanto tal mas quest es de preserva o v o estar impl citas em pol ticas de desenvolvimento de cole es de circula o e outras A identifica o e a compila o destas quest es vai tornar poss vel reconhecer omiss es e contradi es que no momento existem na posi o oficial da biblioteca sobre o cuidado de seu acervo Pode ser por exemplo que a biblioteca esteja compromissada com a forma o de importantes cole es de materiais publicados em um pa s que normalmente fabrica e usa papel muito cido A biblioteca pode n o ter entretanto reconhecido a curta vida destes materiais e desenvolvido uma estrat gia para preserva o de seu conte do informativo Procedimentos Alguns procedimentos v o estar documentados por escrito outros precisam ser observados Cada guia de recursos cont m informa es que v o ajudar os membros do grupo de trabalho a avaliar as descobertas Pessoal O guia de recursos Organizing Preservation Activities vai ser til na an lise de padr es existentes de pessoal Ele apresenta um m todo para se calcular o n vel atual de esfor o e usado junto com dados organizacionais compil
154. m modelo til para a atribui o de responsabilidades e o estabelecimento de metas mas as tarefas ser o divididas diferentemente em cada biblioteca dependendo da quantidade de tempo que cada membro do grupo de estudos pode gastar com a investiga o a quantidade de informa o que est prontamente dispon vel o tamanho da institui o e v rios outros fatores A Fase I deve tomar aproximadamente tr s meses do in cio ao fim Lembre se de que seu prop sito lan ar os fundamentos para a investiga o a fundo Durante todo este processo os membros do grupo devem ficar atento s oportunidades potenciais e s limita es que precisam ser levadas em conta no planejamento da pr xima fase do estudo S o exemplos dos tipos de premissas institucionais que podem emergir de um estudo preliminar apoio p blico decrescente e custos ascendentes v o colocar a institui o e a biblioteca sob crescente press o financeira Isto sugere um prolongado per odo de retra o e a competi o por verbas se tornar mais intensa Dentro da biblioteca o custo de instalar e manter novas tecnologias vai requerer recursos significativos e o compromisso b sico da institui o com os estudos human sticos e sua forte depend ncia de materiais retrospectivos s lido e um membro superior da administra o da universidade fez prolongada pesquisa nas ci ncias sociais e est familiarizado e preocupado com o problema dos livros quebradi os e com
155. m o grupo de trabalho para discutir as quest es ligadas ao treinamento da equipe e usu rios e para ajudar a desenvolver um plano de a o para a investiga o Passos da investiga o Identificando mecanismos apropriados de treinamento e grupos alvo Na medida em que os membros do grupo de trabalho l em a literatura e assistem os programas audiovisuais uma lista circular de id ias deve ser compilada Quanto mais meticulosamente as id ias s o catalogadas mais f cil ser a continua o do trabalho do grupo As informa es podem ser separadas em tr s categorias guiadas pelas seguintes quest es e O que as pessoas podem aprender sobre a preserva o de cole es de bibliotecas Os itens da lista v o ser extremamente diversificados e n o precisam estar em nenhuma ordem espec fica desde o in cio As inclus es apropriadas podem ser uso correto do bibliocanto a t cnica correta para se remover um nico volume de uma prateleira os perigos de se expor v rios meios ao calor luz e umidade excessiva a import ncia de se limpar as leitoras de microfilme num cronograma regular o estrago feito por reparos inapropriados e a import ncia de se relatar em vez de consertar p ginas rasgadas e encaderna es danificadas e problemas associados com alimentos e bebidas na biblioteca e que grupos podem ser escolhidos para educa o sobre preserva o Em uma biblioteca de pesquisa acad mica os grupos podem incluir o pessoal que
156. ma nica sess o de trabalho Os p steres devem ilustrar os efeitos da coloca o do livro sobre sua extremidade ou inclinado e outras pr ticas danosas de coloca o na prateleira e deve enfatizar que as cole es s o uma propriedade compartilhada e objeto de preocupa o de todos os estudantes e criar uma lista de verifica o da orienta o sobre preserva o que possa ser usada por todas as unidades da biblioteca para acompanhar o progresso de cada estudante estagi rio durante o programa de orienta o encarregar uma pessoa ou um comit de estabelecer metas distribuir tarefas monitorar progressos acompanhar projetos at sua finaliza o e estimular a continuidade no plano operacional 117 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Recomenda es como estas identificam e descrevem as quest es e sugerem op es para serem abordadas As recomenda es devem ser acompanhadas por qualquer informa o que o grupo de trabalho tenha levantado relativa ao custo aos benef cios incidentais e s consequ ncias adversas Por exemplo os dados em que se baseiam podem indicar que embora v custar 600 d lares para se produzir um folheto ilustrado profissionalmente a pe a pode alcan ar 80 mil estudantes em cinco anos Considerados em conjunto os rascunhos das recomenda es devem resumir as descobertas e os julgamentos do grupo de trabalho sobre as prioridades e as abordagens para se aperfei oar e expandir
157. meios alternativos de armazenamento e de transfer ncia de informa o e se for se um percentual significativo de acervo retrospectivo das bibliotecas vai ser capturado pelas novas tecnologias Enquanto isso as cole es em papel precisam ser preservadas de modo que informa es insubstitu veis n o sejam perdidas como antecipa o de um futuro ainda incerto Qual a rela o entre desacidifica o em massa e outras estrat gias de preserva o A desacidifica o em massa apenas uma das v rias estrat gias de preserva o que devem ser consideradas para a preserva o de cole es Cada estrat gia tem sua aplica o apropriada 98 v dependendo da natureza e da condi o das cole es bem como da maneira que se pretende que elas sejam usadas Hist ria e estado atual Embora a desacidifica o de itens individuais seja poss vel h v rios anos as tentativas de desenvolver um m todo para tratamento em escala de massa s come aram recentemente As atividades de pesquisa se aceleraram pelos anos 1970 e at o final dos anos 80 v rios processos estavam sendo desenvolvidos por diferentes corpora es Desde ent o algumas destas companhias abandonaram ou diminu ram seus esfor os principalmente porque o desenvolvimento de um mercado para servi os tem sido lento At o momento em que escrevo 1992 o processo DEZ hoje oferecido por Akzo Chemicals Inc o nico considerado satisfat rio para o tratament
158. mes est o quebradi os e n o 65 731 volumes Elaborando recomenda es e relatando ao grupo de estudos O relat rio do Grupo de Trabalho B para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumb ncia A meta principal documentar os problemas que afetam as cole es Em seu relat rio o grupo de trabalho discute primeiro o objetivo do estudo como ele foi realizado e os pontos fortes as limita es e as caracter sticas especiais da abordagem Em seguida ele discute as descobertas do levantamento baseado nos dados coletados Esta se o o principal componente do relat rio Por fim ele faz recomenda es baseadas nas descobertas Como as recomenda es detalhadas v o ser elaboradas por outros grupos de trabalho a solu o para problemas de curto e longo prazo deve ser abordada em termos gerais Esta terceira se o do relat rio tamb m deve incluir recomenda es para a amplia o do levantamento a outras cole es Os membros do grupo de trabalho devem refletir sobre as seguintes quest es que passos gerais podem ser dados para resolver cada um dos principais problemas identificados e quais s o os pr s e os contras de se implementar cada solu o como as solu es potenciais para cada problema se classificam em termos de impacto ben fico sobre as cole es 82 v e como elas se classificam em termos de facilidade de im
159. monstra que a biblioteca est bem preparada o grupo de trabalho simplesmente documenta isto em seu relat rio para o grupo de estudos Na maioria dos casos entretanto ter o sido descobertas algumas defici ncias Esbo ando um plano para emerg ncia Guiado por suas descobertas e leituras em especial o guia de recursos de Brooks Disaster Preparedness e os documentos inclu dos e citados neste guia o grupo de trabalho est agora pronto para esbo ar um plano Elementos do plano v o geralmente incluir e instru es para a equipe relativas resposta b sica em emerg ncia com nfase nas provid ncias iniciais a serem tomadas quando necess ria a o imediata e o conhecimento especializado n o est prontamente dispon vel e uma lista do pessoal com responsabilidades fundamentais ou conhecimento especializado a serem chamados para assist ncia e uma lista de materiais de emerg ncia a serem estocados todo o tempo e uma lista de fontes para a pronta aquisi o de materiais adicionais equipamentos e servi os e diretrizes para determinar prioridades de salvamento em caso de uma grande emerg ncia e planos para sess es peri dicas de alerta e de treinamento para manter toda a equipe informada sobre procedimentos de emerg ncia e um mecanismo para an lise peri dica e aperfei oamento do plano Este plano pode tamb m incluir instru es b sicas de manuseio de materiais danificados por gua e por fogo ou esta in
160. n of Research Libraries 1993 Controle ambiental Grupo de trabalho A Lull William P Selecting Fluorescent Lamps for UV Output The Abbey Newsletter no 16 p 54 55 Aug 1992 Lull William P Paul N Banks Conservation environment guidelines for libraries and archives Albany NY The University of the State of New York State Department Education New York State Library Division of Library Development 1990 Ogden Sherelyn Ed Se es The Environment Storage and Handling of Preservation of library amp archival materials a manual Andover MA Northeast Document Conservation Center 1992 Thompson Gary The museum environment 2 nd ed Londres Butterworths 1986 Parte 1 Publicados neste projeto nos cadernos t cnicos de Meio ambiente e Armazenagem e manuseio Leitura suplementar Byrne Sherry Collection maintenance and improvement Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editada por Jutta Reed Scott National Research Council Preservation of historical records Washington DC National Academy Press 1986 Condi es f sicas das cole es Grupo de trabalho B 138 Drott Carl M Random Sampling A Tool for Library Research College amp Research Libraries no 30 p 119 125 Mar 1969 Surveying Collection Conditions in Preservation planning program critical reprints Washington DC Association of Research Libraries 1993 Compilado por Ju
161. na Uma quest o central para o planejamento de preserva o de longo prazo o desenvolvimento de uma s lida estrat gia de arrecada o de fundos preciso garantir suporte tanto para opera es do dia a dia quanto para projetos especiais O objetivo e a natureza das atividades que se enquadram dentro da categoria de projetos especiais v o estar diretamente relacionados adequa o e estabilidade do financiamento interno Enquanto uma institui o pode custear a microfilmagem rotineira de livros quebradi os identificados durante o curso do uso e para os quais n o h substitutos dispon veis para aquisi o outras v o fazer uso da microfilmagem apenas quando recursos de doa es puderem ser obtidos para tal O livro ARL Preservation Statistics Washington DC Association of Research Libraries 1993 para o ano fiscal 1991 92 revela tend ncias atuais de financiamento de bibliotecas universit rias norte americanas Dos mais de 76 milh es de d lares gastos por todas as bibliotecas da ARL para materiais equipamento sal rios e servi os contratuais de preserva o 8 5 milh es de d lares aproximadamente 10 5 vieram de fontes externas Este n mero sugere que uma s lida base de apoio est sendo oferecida atrav s de or amentos institucionais regulares mas que recursos externos s o um suplemento significativo ao financiamento interno Levantar a base local de recursos leva tempo e compromisso administrativo N o
162. na Am rica do Norte 88 da cole o 81 0 92 0 78 0 60 0 41 0 20 0 15 0 5 0 0 9 da cole o 0 2 2 1 29 4 1 3 66 4 E P 0 3 0 3 0 4 0 5 0 9 1 1 1 5 1 6 1 6 2 1 2 5 2 7 2 8 E P 14 5 10 9 11 6 12 5 12 2 7 1 5 5 3 1 1 3 E P 0 3 1 0 2 9 0 7 3 0 amostra 29 25 50 60 63 105 163 197 218 v Ap ndice 6 4 Modelo de esbo o de relat rio do grupo de trabalho de condi es Introdu o Escopo do estudo Descri o da metodologia Pontos fortes limita es e caracter sticas especiais da abordagem Descri o das condi es da cole o Vis o geral dos materiais da cole o levantada Discuss o de materiais em boa condi o Discuss o dos principais problemas ligados condi o e s cole es afetadas Classifica o dos problemas baseada no n mero e no significado dos itens afetados Compara o com as condi es relatadas por outras bibliotecas Recomenda es Observa es relativas ao monitoramento permanente das necessidades m todos de levantamento baseadas na experi ncia do levantamento Lista priorizada de cole es a serem levantadas no futuro Usos imediatos das descobertas do levantamento Medidas de curto prazo para controlar problemas Estrat gias de longo prazo para remediar e prevenir Ap ndices Formul rio de levantamento gen rico Compila o de dado
163. ndido para atender melhor a meta de maximizar a vida das cole es da biblioteca Como acontece com tarefas deste tipo escolhas e concess es precisam ser feitas de modo que as recomenda es finais do grupo de trabalho sejam plaus veis alcan veis e econ micas Recomenda es bem sucedidas atingem um equil brio entre o ideal e o que a biblioteca realisticamente espera atingir Elas devem ser organizadas em categorias significativas e devem incluir os seguintes componentes e descri o do problema e a o sugerida e resultado desejado e responsabilidade pela implementa o e cronograma para implementa o e e recursos gerais financeiros e ou humanos necess rios Os relat rios dos grupos de trabalho do PPP elaborados por outras bibliotecas da ARL oferecem modelos de organiza o das recomenda es Os membros do grupo de trabalho devem refletir sobre as seguintes quest es e que poss veis abordagens podem ser adotadas para se atingir cada uma das principais metas identificadas quais s o os pr s e os contras de cada abordagem e como as abordagens potenciais para se atingir cada meta se classificam em termos de impacto ben fico sobre as cole es e como elas se classificam em termos de facilidade de implementa o quais s o as implica es de custo em termos gerais Atividades desej veis podem ser organizadas por categorias por exemplo por grupo alvo alunos de gradua o pesquisado
164. ndo os estudos ser o levados adiante por v rios grupos separadamente cada um liderado por um membro do grupo de estudos Isto amplia as responsabilidades dos membros do grupo que precisam tamb m manter encontros breves mas regulares por toda a segunda fase para coordenar as atividades de seus grupos de trabalho Para planejar e gerenciar eficientemente os membros do grupo precisam compreender detalhadamente os procedimentos da Fase II Uma leitura atenta dos Cap tulos 5 at o 9 deve preceder a primeira sess o de planejamento de modo que o grupo possa identificar as mudan as que ser o necess rias para adaptar os procedimentos s condi es locais 41 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS A abordagem do grupo de trabalho Existem v rias raz es para o emprego de grupos de trabalho na segunda fase 1 usar o conhecimento e as t cnicas da equipe com m xima vantagem 2 oferecer uma oportunidade para mais membros da equipe serem envolvidos e de aprenderem mais sobre a biblioteca e sobre preserva o 3 realizar mais coisas dentro de uma quantidade limitada de tempo e 4 dissipar a tens o das opera es normais da biblioteca dividindo o trabalho entre muitos O Manual do PPP pressup e o uso de cinco grupos de trabalho para a execu o das investiga es descritas nos Cap tulos 5 at o 9 mas pode ser necess rio configurar os grupos de trabalho diferentemente Por exemplo uma biblioteca que j t
165. ne a um registro preciso do local a umidade deve ser checada com um psicr metro movido a pilha O equipamento m nimo necess rio para o monitoramento com um higroterm grafo portanto um higroterm grafo e um term metro de alta qualidade para cada local a ser examinado e um psicr metro movido a pilha para o projeto Ver no Ap ndice 5 3 uma amostra de dados registrados num higroterm grafo operado por um ano em uma biblioteca de m sica Os picos semanais de alta e de baixa do registro de temperatura e de umidade relativa foram marcados no tempo para mostrar flutua es de curto e de longo prazo no ambiente do pr dio e Registro cont nuo de temperatura e umidade relativa usando um registrador de dados Registradores de dados s o pequenos aparelhos que detectam a temperatura e a umidade relativa eletronicamente e registram as marca es em um chip de computador a intervalos regulares 24 horas por dia Periodicamente o datalogger conectado a um computador e os dados s o impressos na forma de gr ficos usando um software projetado especialmente para este prop sito N o necess ria nenhuma calibragem regular embora os sensores de umidade tenham que ser substitu dos periodicamente Os registradores de dados praticamente n o requerem manuten o enquanto que os higroterm grafos a requerem de modo regular mas requerem conhecimentos b sicos de computa o O equipamento m nimo requerido para o monitoramento com um registrador
166. nhar superf cies A melhor maneira de debater sobre decis es tais como fumigar ou n o evitar os problemas A se o sobre Storage and Handling do Manual do NEDCC descreve procedimentos e produtos de limpeza Caracter sticas ambientais de instala es de bibliotecas Todo espa o fechado apresenta um conjunto singular de fatores ambientais mas v rias caracter sticas comuns se encontram presentes na maioria das bibliotecas 50 v e As salas s o geralmente grandes mas o espa o interior dividido em muitas unidades pequenas por m veis divis rias gabinetes e prateleiras A circula o do ar portanto desigual levando as condi es a variar de uma rea para outra em um mesmo espa o Estas condi es variantes s o chamadas microclimas As cole es grandes s o geralmente divididas em pr dios separados andares diferentes e em v rias salas cada espa o apresentando um novo conjunto de condi es e Os padr es de um corredor central s o diferentes daqueles de uma rea mista de armazenamento e leitura As condi es de caixas fechadas e gabinetes s o provavelmente bem diferentes daquelas do ar que as circunda Os materiais armazenados junto a uma parede externa podem experimentar flutua es bem maiores do que aqueles armazenados a alguns metros de dist ncia da parede e Muitos pr dios mais velhos t m tetos altos nas reas de leitura mas tetos muito baixos nos corredores de livros Cada altura cria p
167. novadoras envolvendo as universidades e a ind stria e o potencial de esfor os adicionais prov vel que se realize em futuro previs vel Funda es governamentais e privadas forneceram verbas substanciais para atividades de preserva o As propostas submetidas s funda es privadas podem ser mais simples e menos detalhadas do que aquelas necess rias s doa es governamentais Uma coordena o pr xima divis o de desenvolvimento central necess ria quando se abordam funda es j que a divis o pode J ter em vista organiza es espec ficas para receber propostas espec ficas Uma vis o geral de poss veis fontes pode ser obtida folheando se recentes volumes dos boletins b sicos da rea de preserva o ex Conservation Administration News The Abbey Newsletter o Commission on Preservation and Access Newsletter para encontrar relatos de pr mios donativos mas o uso sistem tico de ferramentas de refer ncia importantes vai gerar uma gama maior de possibilidades A Divis o de Preserva o e Acesso do National Endowment for the Humanities uma importante fonte de financiamento para projetos de preserva o O Endowment ap ia a reformata o para preserva o a conserva o de cole es especiais a educa o e o treinamento sobre preserva o o planejamento no plano estadual de preserva o os servi os regionais de preserva o pesquisa e desenvolvimento a estabiliza o de cole es de objetos cultur
168. nto de padr es de provimento de pessoal da biblioteca e das principais responsabilidades do dia a dia de cada unidade e sub unidade dentro da organiza o e que tenham um interesse geral por atividades de ensino e de treinamento Se a biblioteca tem uma unidade ou comit de instru o bibliogr fica uma divis o de educa o ou qualquer outra unidade que seja especificamente respons vel por atividades de treinamento um membro desta unidade deve ser inclu do no grupo de trabalho Ao serem nomeados os membros do grupo de trabalho devem come ar a ler o relat rio preliminar do grupo de estudos os Cap tulos 1 4 e 9 do Manual do PPP o Preservation Program Models o guia de recursos de Wesley Boomgaarden Staff Training and User Awareness in Preservation Management ver a refer ncia completa no Ap ndice 1 2 Este grupo deve tamb m ver o maior n mero poss vel de programas audiovisuais listados no Audiovisual Aids on the Preservation and Conservation of Library and Archival Materials de Susan Swartzburg CAN n mero 49 que est inclu do no guia de recursos de Boomgaarden Podem ser destinadas at doze semanas para a realiza o da investiga o ea prepara o do relat rio O grupo de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho respons vel 113 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS por criar seu pr prio cronograma para realizar o trabalho dentro daquele per odo O consultor pode encontrar se co
169. ntos a serem usados no estudo e trabalha com o grupo na elabora o dos planos espec ficos para as atividades da Fase I A visita de um ou dois dias vai geralmente incluir o seguinte um encontro do consultor do diretor da biblioteca e do l der do grupo de estudos para analisar as metas as expectativas e o cronograma e uma sess o de orienta o dedicada a examinar o processo de planejamento e introduzir t cnicas de estudos no contexto das quest es de preserva o indicadas pelo diretor e pelo grupo como sendo as de maior import ncia e uma sess o de planejamento na qual tarefas espec ficas para a execu o da Fase I s o identificadas organizadas e atribu das uma ou mais sess es informais talvez durante as refei es para permitir ao consultor se aproximar do grupo e de outros membros chave da equipe e dos administradores e e um breve passeio para permitir ao consultor uma vis o geral do tra ado e de outras caracter sticas f sicas da biblioteca 29 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 3 1 Planilha para planejamento de a es O preparo de um plano de a o detalhado importante para alcan ar objetivos espec ficos dentro de um determinado per odo de tempo O planejamento inclui as seguintes atividades 1 Identificar as tarefas espec ficas que precisam ser executadas para a obten o de um resultado desejado ou para produzir um produto espec fico ex um relat rio o
170. o mas sua prosa n o precisa ser sofisticada Seu principal prop sito informar o grupo de estudos que vai integrar as descobertas de todos os grupos de trabalho e fazer as recomenda es finais 108 v Ap ndice 8 1 Seqii ncia de tarefas para o estudo de prontid o para emerg ncias Prepara o Ler o relat rio preliminar preparado pelo grupo de estudos os Cap tulos 1 4 e 8 do Manual do PPP o Preservation Program Models e o guia de recursos de Brooks Disaster Preparedness Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais Fazer brainstorm de emerg ncias potenciais Investigar a resposta da biblioteca s emerg ncias passadas e os atuais riscos s cole es Identificar a informa o necess ria e s prov veis fontes Designar indiv duos e subgrupos para colet la Agrupar e analisar a informa o Esbo ar plano para emerg ncia Decidir os elementos a serem inclu dos Determinar necessidades de informa o e prov veis fontes Atribuir responsabilidades pela coleta de informa o e pelo rascunho de se es do plano Estudar e revisar rascunho de se es do plano Determinar necessidades remanescentes Elaborar recomenda es para serem consideradas pelo grupo de estudos Preparar relat rio para o grupo de estudos Esbo ar conte do do relat rio e atribuir responsabilidades pelo rascunho Estudar e revisar se es finalizadas Completar o relat rio e submet lo ao grupo de estudos Preparar apr
171. o das quest es qu micas e organizacionais descritas abaixo Ele hoje usado por v rias bibliotecas dos Estados Unidos em base comercial O custo aproximado atualmente de 15 d lares por livro O custo ser reduzido quando for alcan ada a produ o em grande escala O maior uso de servi os de desacidifica o vital para estimular a competi o dentro da ind stria de desacidifica o em massa e resulta em economia e servi o de alta qualidade Uma vez que a desacidifica o em massa ainda uma tecnologia recente e frequentemente surgem novas informa es qualquer biblioteca que considere seu uso deve analisar os ltimos relat rios dispon veis A desacidifica o em massa apresenta alguns problemas que embora sejam contorn veis s o tamb m complexos As duas reas maiores de preocupa o est o relacionadas s quest es qu micas e organizacionais Quest es qu micas O processo funciona Para determinar se um processo neutraliza o papel convenientemente e deposita uma quantidade apropriada de reserva alcalina preciso um estudo de laborat rio por qu micos profissionais A Library of Congress patrocinou um projeto em 1991 no qual tr s processos de desacidifica o em massa foram exaustivamente testados e que resultou num til relat rio Report to The Library of Congress Contracts and Logistics Services in response to Solicitation No RFP90 32 June 10 1991 Project 3717 ver refer ncia na breve bibl
172. o de estudos estabelece o prazo final e o grupo de trabalho respons vel por criar seu pr prio calend rio para dar conta das tarefas dentro daquele per odo O consultor pode se encontrar com o grupo de trabalho para revisar os princ pios b sicos de pesquisa ambiental e de an lise de dados e para ajudar a criar um plano de a o para a investiga o A obriga o de ler materiais preliminares especialmente importante para o grupo de estudos ambientais Para come ar o lento processo de aprender sobre um pr dio e de demandar an lise profissional e gastos maiores de capital se estes forem necess rios o grupo de trabalho precisa compreender bem as quest es ambientais e sistematiz las corretamente Passos da investiga o Antes de sair com pranchetas e instrumentos o grupo de trabalho deve preparar um invent rio das instala es da biblioteca como base para a sele o de locais que ser o examinados O invent rio deve se concentrar em reas dedicadas principalmente guarda de cole es de bibliotecas e excluir os espa os de processamento de servi o e administrativos O invent rio deve listar todos os pr dios da biblioteca o tamanho aproximado dos espa os dedicados s cole es as caracter sticas gerais de sistemas de climatiza o prov vel que estas informa es estejam dispon veis quer na divis o administrativa da biblioteca quer no departamento de instala es da organiza o mantenedora O grupo de
173. o dos programas existentes mudan as antecipadas na equipe press es ou oportunidades financeiras que devem influenciar a sequ ncia de atividades de implementa o ou o ritmo com que elas poder o ocorrer e existem elementos faltando que o grupo de estudos deve incluir 133 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS existem aspectos das recomenda es preliminares do grupo que o diretor considera inaceit veis ou julga ser imposs veis A luz das informa es e impress es obtidas pela an lise do diretor o grupo pode ajustar nfases alterar prioridades ou rever o cronograma inicial Estrat gia de implementa o A estrat gia de implementa o um plano de a o para transformar recomenda es em realidade Ela deve explicitar o que precisa ser feito as decis es e atividades necess rias para implementar as principais recomenda es e quem deve fazer isto e quem tem autoridade para garantir que as tarefas ser o realizadas e que haja progresso e as ferramentas os materiais os equipamentos e outros recursos necess rios e um cronograma detalhando quando cada tarefa deve come ar a segii ncia de atividades e a finaliza o de prazos e e como o monitoramento e a avalia o v o ser feitos As se es da estrat gia de implementa o s o rascunhadas por membros individuais do grupo de estudos seguindo um padr o aceito antecipadamente por todo o grupo Dois cuidados devem ser ob
174. o o ambiente do livro Conservation environment guidelines for libraries and archives de William Lull e Paul Banks Ver no Ap ndice 1 2 as refer ncias completas Fase I Estabelecer o objetivo do estudo Tornar se familiar com t cnicas de estudo e quest es locais grupo de estudos consultor Ler o manual do PPP e as leituras introdut rias ver Ap ndice 1 2 Primeira visita do consultor planejamento da Fase I Preparar relat rio preliminar grupo de estudos Identificar necessidades de informa o Coletar dados Analisar dados Delinear o relat rio preliminar Elaborar as premissas e prioridades de estudo Rascunhar a Parte I do relat rio preliminar e discutir com o diretor Organizar se para a Fase II grupo de estudos Reavaliar o andamento Selecionar os m dulos de estudo em torno dos quais se formar o os grupos de trabalho Preparar incumb ncias para os grupos de trabalho Determinar o tamanho de cada grupo de trabalho e selecionar os membros Delinear o cronograma da Fase II Rascunhar Parte II do relat rio preliminar v Concluir Fase I grupo de estudos diretor Submeter o rascunho do relat rio preliminar ao diretor e ou a outros conforme o caso Revisar o relat rio preliminar conforme necess rio Nomear membros dos grupos de trabalho Distribuir relat rio preliminar aos membros dos grupos de trabalho Fazer um relat rio de andamento para a equipe Fase II Determinar as necessidades de preserva o Ori
175. o pela execu o de um estudo de for as condi es e tend ncias preliminares tanto internas quanto externas que afetam a capacidade da biblioteca de preservar suas cole es As descobertas levar o elabora o de premissas e prioridades de planejamento que v o delinear a segunda fase do estudo A Fase II o n cleo da investiga o que objetiva identificar e documentar as necessidades de preserva o da biblioteca e os recursos que podem ser direcionados para lidar com elas Tipicamente existem cinco principais focos de estudo as condi es ambientais dos pr dios da biblioteca a condi o f sica das cole es os componentes operacionais que podem constituir uma unidade de preserva o a prepara o para emerg ncias e o treinamento da equipe e dos usu rios no que diz respeito preserva o Cinco grupos de trabalho de A a E executam estas investiga es e elaboram recomenda es preliminares baseadas em suas descobertas As recomenda es dos grupos de trabalho formam a base do trabalho do grupo de estudos durante a terceira fase da investiga o Na Fase III o grupo de estudos coordena as informa es e recomenda es fornecidas pelos grupos de trabalho de modo a criar uma estrat gia unificada e consistente para a elabora o ou a melhoria do programa de preserva o O plano de implementa o resultante organiza itens de a o potencial em uma sequ ncia s metas e recursos da biblioteca e aos limites ad
176. o programa de educa o sobre preserva o da biblioteca Relatando ao grupo de estudos O relat rio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumb ncia Ele deve incluir uma breve descri o da metodologia do grupo de trabalho e uma discuss o das principais descobertas e das reas de problema identificadas pela investiga o e uma apresenta o de recomenda es para o desenvolvimento de um programa educacional de base ampla O modelo de esbo o que apresentado no Ap ndice 9 4 pode ser adaptado para adequar se a objetivos locais O relat rio do grupo um documento de trabalho Seu conte do deve ser logicamente organizado e claramente expresso mas seu discurso n o precisa ser rebuscado Seu principal prop sito dar informa o ao grupo de estudos que vai integrar as conclus es de todos os grupos de trabalho e fazer as recomenda es finais 118 v Ap ndice 9 1 Seqii ncia de tarefas para o estudo de atividades e necessidades de educa o em preserva o Prepara o Ler relat rio preliminar preparado pelo grupo de estudos os Cap tulos 1 4 e 9 do Manual do PPP o Preservation Program Models e o guia de recursos de Boomgaarden User Awareness in Preservation Management Ver apresenta o de slides e de v deo Compilar listas de id ias Planejar estrat gia para realizar investiga o Designar
177. o sobre as necessidades gerais da cole o em todos os formatos livros documentos filmes tapes etc e inclui tabelas estat sticas sobre a precis o das estimativas bem como tabula es cruzadas entre os v rios elementos de dados do levantamento O Calipr fornece relat rios para gerenciamentos separados para cada um dos formatos levantados ex livros microfilme e sobre dois subconjuntos de cada cole o levantada isto materiais de intenso uso e materiais que t m alto valor Os relat rios por formato tornam poss vel estimar o custo total de cada a o de preserva o necess ria e os relat rios por subconjunto embasam estimativas do custo de preserva o de materiais de alto valor e ou de alto uso presumindo se que os fundos sejam insuficientes para atender s necessidades da cole o inteira As informa es sobre a encomenda e os requisitos de sistema para o PreNAPP e o Calipr s o as seguintes PreNAPP Calipr endere o endere o Research Libraries Group California State Library Foundation Documentation Services Center PO Box 942837 1200 Villa Avenue Sacramento CA 94237 0001 Mountain View CA 94041 1100 e mail bl lxaOrlg stanford edu custo gr tis para membros do RLG 21 5 envio manuseio para n o membros instala o PC compat vel IBM contacte o Research Libraries Group para saber os atuais requisitos de sistema custo 30 2 50 envio manuseio instala o PC compat vel
178. oal sobre ele no futuro e que mecanismos s o necess rios para mant lo atualizado Onde na organiza o se pode atribuir responsabilidade por isto e que t picos p ex tipos de calamidades instru es de salvamento prioridades de salvamento n o foram adequadamente cobertos neste estudo Como eles podem ser tratados no futuro e que medidas preventivas precisam ser tomadas para reduzir as probabilidades de emerg ncia Existem espa os que aparentam ser especialmente vulner veis a certos tipos de emerg ncias Existem cole es que merecem prote o especial devido ao seu valor ou singularidade a prote o contra inc ndio adequada A manuten o adequada para controlar todas as fontes de gua que amea am materiais As cole es est o no seguro e que unidades ou pessoas dentro da biblioteca ou da institui o t m ou podem assumir responsabilidades por cada medida preventiva Com que fregi ncia deve ser feito o monitoramento e a inspe o peri dicos Por quem A partir desta an lise o grupo de trabalho deve ser capaz de listar necessidades espec ficas para que se alcance e mantenha um n vel apropriado de preven o e prontid o para emerg ncias O grupo de trabalho deve se esfor ar para evitar tanto generaliza es vagas quanto min cias como consertar uma calha que vaza ou substituir um extintor de inc ndio Um n vel apropriado de detalhe vai ser mais f cil de se alcan ar se for enfatizado
179. olvido Equipe da biblioteca Grupo de estudos e grupos de trabalho Um grupo de estudos e at cinco grupos de trabalho com membros da equipe da biblioteca realizam o estudo do planejamento O grupo de estudos o grupo cr tico respons vel pela condu o v geral do projeto sob o comando de um l der Este grupo prepara um relat rio preliminar coordena o trabalho dos grupos de trabalho e produz o relat rio final Os grupos de trabalho realizam investiga es mais espec ficas na Fase Il e relatam suas descobertas ao grupo de estudos Um coordenador do projeto supervisiona a mec nica do processo de estudo propondo cronogramas reuni es e distribuindo a documenta o Esta pessoa deve ter acesso direto ao pessoal de escrit rio Os pap is de l der e de coordenador do projeto podem ser unidos em situa es onde isto funcione Diretor da biblioteca Ap s tomar a decis o de levar adiante o PPP o diretor da biblioteca continua desempenhando uma parte vital por todo o projeto O compromisso e o apoio dele ou dela s o essenciais O grupo de estudos mant m o diretor informado sobre o andamento e o diretor fornece uma perspectiva sobre problemas potenciais e oportunidades dos quais de outra maneira o grupo pode n o estar a par A Associa o de Bibliotecas de Pesquisa ARL A ARL fornece v rios recursos para apoiar a implementa o do PPP incluindo este manual que descreve o quadro conceitual e os procedimentos para a
180. omunidade de bibliotec rios tem lutado tanto para criar um padr o do American National Standards Institute para o armazenamento de materiais em papel Repetidas quest es foram levantadas sobre a validade das propostas especialmente aquelas para a umidade relativa Enquanto que em ambiente de laborat rio um peda o isolado de papel ret m a sua flexibilidade por mais tempo em condi es razoavelmente secas estas podem ser muito secas para volumes encadernados que dependem de adesivos para consolida o e que precisam ser capazes de resistir ao manuseio sem danos O quanto seco muito seco e Os especialistas tamb m discutem se o armazenamento frio aumenta a vida do videotape e se microfilmes de preserva o mais antigos podem suportar a umidade baixa recomendada para a armazenagem de filmes novos S o necess rios estudos mais detalhados sobre a rela o entre condi es ambientais espec ficas e a longevidade dos v rios tipos de materiais de bibliotecas uma necessidade que a comunidade de preserva o identificou como prioridade superior e Por ltimo a qualidade do ar deteriorou se pelos s culos afora e especialmente nos tempos recentes tornando ainda mais dif cil determinar que poluentes existem numa localidade quais s o prejudiciais a materiais de bibliotecas e como filtr los dos ambientes constru dos Temperatura e umidade relativa Por causa da complexidade das cole es de bibliotecas e da consegiiente varia
181. onveniente 15 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Gera o de id ias O grupo delineia e desenvolve planos para tratar das necessidades que foram identificadas recomendando a es que v o se somar s atividades de preserva o j em andamento bem como aquelas que v o requerer novos recursos Seqii ncia das atividades de estudo O auto aprendizado em preserva o est dividido em tr s fases principais A Fase I descrita nos cap tulos 3 e 4 deste manual introduz quest es b sicas de preserva o e faz uso das informa es preliminares sobre a biblioteca Esta fase inclui uma revis o de 1 metas e objetivos da biblioteca com nfase nos requisitos de preserva o impl citos nas responsabilidades de colecionar e prestar servi os da institui o 2 a hist ria do desenvolvimento das cole es a partir de um ponto de vista f sico incluindo as dimens es e a natureza das cole es de livros manuscritos microfilmes fotografias fitas de udio e outras e as pol ticas cat strofes mudan as e outros fatores que t m tido ou podem ter no futuro um efeito significativo sobre o estado dos materiais 3 influ ncias institucionais e de fora da institui o que afetam os objetivos de preserva o incluindo restri es financeiras atuais ou esperadas tend ncias editoriais acad micas e profissionais desenvolvimentos tecnol gicos e no campo da preserva o Esta an lise introdut ria
182. ordagens de pesquisa os m todos para coleta de dados podem ser agrupados em quatro categorias bem gen ricas Observa o A observa o pr pria ao estudo do PPP pode incluir examinar fileiras de prateleiras e locais de trabalho assistir aos membros da equipe no processamento dos materiais tomando decis es de encardena o ou guardando materiais e assistir aos usu rios usando e devolvendo materiais A observa o uma t cnica til de coleta de dados quando necess ria informa o concreta relativa ao comportamento e est mais comumente associada medi o de trabalho e ao planejamento do fluxo de trabalho A observa o tem valor especial para o planejamento de preserva o em bibliotecas porque muitas atividades potencialmente danosas s o consideradas t o rotineiras que elas se tornaram invis veis Observar para coletar informa o tem as seguintes vantagens e desvantagens Vantagens Desvantagens Os dados s o coletados em primeira m o e Limita se s atividades que s o observ veis sujeitos apenas s interpreta es do observador Permite exame detalhado de atividades espec ficas Requer a cuidadosa determina o dos dados necess rios Possibilita a coleta de informa es sem processos A equipe pode se sentir pouco vontade com o complicados processo Leitura A natureza da leitura que feita durante todo o processo de planejamento se divide em duas categorias 26 v 1 estudar a l
183. ores Durante a discuss o geral que se segue apresenta o algumas quest es s o consideradas e que padr es parecem surgir da justaposi o e da sobreposi o das descobertas dos grupos de trabalho Que categorias principais de necessidades aparecem O que aparenta ser a resposta mais promissora para cada uma Existem falhas ou contradi es importantes 131 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e as descobertas parecem dar suporte s premissas e s prioridades estabelecidas no in cio do estudo Houve alguma grande surpresa que quest es principais o grupo de estudos vai ter que abordar ao sintetizar os relat rios dos grupos de trabalho e preparar um plano completo de preserva o e existem problemas significativos de preserva o que n o foram abordados pelos grupos de trabalho na Fase II Como eles podem ser investigados no futuro e que coment rios quest es ou sugest es os membros dos grupos de trabalho t m para o grupo de estudos quando este entra no ltimo est gio do processo de planejamento E poss vel pedir aos membros dos grupos de trabalho coment rios sobre informa es adicionais mais tarde na Fase III mas suas principais responsabilidades terminam com a apresenta o dos relat rios ao grupo de estudos Preparando para a Fase II O grupo de estudos com o aux lio do consultor planeja a seguir seu trabalho para o restante do estudo adaptando a segii ncia de tarefas suger
184. ormes Um question rio escrito pode ter a forma de uma lista de verifica o perguntas podem ser respondidas por sim ou n o simplesmente ou por uma combina o destas maneiras Qualquer que seja a maneira de realizar a investiga o ela deve permitir a livre express o de id ias Veja no Ap ndice 9 3 um exemplo de question rio e um de guia de entrevista Analisando e organizando os dados Os dados coletados por observa o entrevistas e ou question rios escritos s o organizados por um membro do grupo e discutidos pelo grupo de trabalho todo Todos os membros do grupo de trabalho devem ter a oportunidade de estudar as notas das entrevistas as notas das visitas aos locais e os question rios completos antes do encontro Durante a discuss o as seguintes quest es devem ser abordadas e o programa da biblioteca para treinamento em preserva o aparenta ser adequado Se n o como as necessidades expressas e observadas se relacionam com as listas elaboradas antes do levantamento de fatos locais as listas podem ser ampliadas para incluir novas informa es o levantamento de informa es indica entusiasmo e interesse pela educa o em preserva o ou falta de interesse Algumas unidades da biblioteca ou indiv duos t m menos interesse do que deveriam dadas suas incumb ncias espec ficas ou obriga es de trabalho e existem unidades ou pr dios espec ficos dentro do sistema da biblioteca que aparentam ter nece
185. os de cada uma em termos quantitativos se poss vel 3 calcular os custos de cada proposta 4 selecionar a alternativa que ofere a o maior benef cio a custo razo vel 35 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 3 5 Ordenando recomenda es e estabelecendo prioridades A quantidade de recomenda es dos grupos de trabalho ser normalmente maior do que aquela que o grupo de estudos pode realizar no contexto imediato do estudo do PPP e algumas quest es ter o que ser abordadas depois que o estudo estiver conclu do Limites e prioridades precisam ser estabelecidos A listagem das recomenda es come a por sua an lise a partir de duas perspectivas o significado de seu impacto sobre as cole es e at que ponto sua implementa o fact vel A interse o destes dois valores ent o usada como guia para o estabelecimento das prioridades Os crit rios para o estebelecimento de prioridades incluem O impacto potencial de se implementar a recomenda o Recomenda es de alto impacto s o aquelas que v o resultar em melhorias dram ticas no estado dos materiais aumento substancial na efici ncia das atuais atividades de preserva o queda substancial na taxa de deteriora o de materiais ou economia consider vel de tempo energia ou dinheiro A exeqgiiibilidade da implementa o da recomenda o prov vel que haja diferen as significativas nos recursos demandados para implementar cada
186. ou claro que v rios diferentes tipos de programas de computador seriam necess rios para a realiza o de um levantamento de condi es bem feito do in cio ao fim Um programa de planilha eletr nica era necess rio para gerar amostras aleat rias e prover an lise estat stica um programa de base de dados era necess rio para coletar dados e um programa de gr fico era necess rio para produzir os formul rios de levantamentos e os gr ficos a serem usados no relat rio final Estava claro que instrumentos computadorizados de coleta e de apresenta o de informa es n o deveriam ser recriados para cada uma das bibliotecas de Harvard levantadas Com a meta de criar um processo eficiente e confi vel o Preservation Office come ou a investigar maneiras de simplificar e de automatizar procedimentos de levantamento ao mesmo tempo 74 v em que o teste em campo come ou a aferir a qualidade dos dados coletados usando um projeto preliminar de levantamento O resultado deste esfor o um pacote de levantamento de condi es projetado e programado sob medida que oferece um conjunto completo de ferramentas de levantamento para cole es gerais de pesquisa O pacote de levantamento permite s bibliotecas de Harvard conduzirem levantamentos de forma eficiente e relativamente sem problemas e disponibilizar os resultados a todo o sistema bibliotec rio um processo que vai facilitar a elabora o de planos de preserva o para bibliotecas e
187. pandidos 25 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS V rias t cnicas de estudo v o ser usadas no processo de coletar um corpo substancial de dados analis los e preparar as recomenda es que podem guiar uma biblioteca no sentido de estabelecer um esfor o de preserva o racional e eficiente T cnicas de estudo coletando dados O processo de planejamento usa dois tipos de informa o dados objetivos como o custo de encaderna o e dados subjetivos tais como as percep es individuais e coletivas das metas e da miss o da biblioteca Cada uma das tr s fases da investiga o envolve identificar as necessidades de informa o determinar qual informa o est dispon vel e como consegui la e decidir quem vai colet la e analis la Os requisitos de informa o devem ser identificados quanto ao tipo e quanto quantidade de detalhes necess ria para a compreens o do t pico que est sendo investigado A an lise de alguns t picos requer grande quantidade de dados estat sticos enquanto outros t picos requerem apenas poucos n meros relativos a custo ou descri es sum rias Coletar dados para um estudo pode ser t o simples quanto trocar informa es numa discuss o em grupo ou t o complexo quanto desenvolver uma hip tese fazer medi es com instrumenta o sofisticada dar entrada e analisar os dados usando tecnologias informatizadas apropriadas A despeito da infinita gama de ab
188. para dentro Estruturas de suporte Prateleiras gabinetes caixas carrinhos de livros e outras estruturas de apoio devem ser projetadas para a m xima prote o dos materiais armazenados nelas e sobre elas Para serem eficientes elas precisam ser do tamanho apropriado fabricadas com materiais n o prejudiciais acabadas ou revestidas apropriadamente e convenientemente localizadas e devem ser em n mero suficiente para evitar o abarrotamamento Como uma regra geral caixas para devolu o de livros s o inadequadas s metas da preserva o Se elas n o puderem ser completamente eliminadas devem ser projetadas ou modificadas para minimizar a dist ncia a que os materiais caem o impacto de bater no fundo e os efeitos sobre os livros j dentro da caixa quando mais livros s o depositados Elas devem ser esvaziadas fregiientemente e trancadas quando a biblioteca est aberta A se o sobre Storage and Handling do livro Preservation of Library amp Archival Materials A Manual publicado pelo Northeast Document Conservation Center NEDCC apresenta uma til discuss o sobre m veis para bibliotecas e o guia de recursos Collection Maintenance and Improvement de Sherry Byrne inclui informa es sobre o acondicionamento de meios espec ficos Ap ndice 1 2 Limpeza As bibliotecas devem ser limpas regularmente para eliminar res duos de alimentos e abrigo para insetos e pragas e para amenizar os efeitos da poeira que pode manchar e arra
189. parente do problema local de preserva o e restri es institucionais e fiscais e principais pontos fortes e recursos ou e prioridades para o estudo 5 Plano da Fase II e incumb ncias dos grupos de trabalho ou e cronograma 45 v Cap tulo 5 Fase II Controle ambiental Grupo de trabalho A Introdu o s quest es ambientais O ambiente tem um efeito direto e continuado sobre a condi o f sica de todos os objetos animados e inanimados que influencia a taxa qual os processos naturais ocorrem e fregiientemente introduz elementos que alteram a natureza e a dire o destes processos O grau ao qual os objetos inanimados est o suscet veis ao ambiente que os cerca depende de sua constitui o f sica e qu mica Alguns materiais s o muito est veis sob um amplo espectro de condi es enquanto outros s toleram pequenas mudan as sua volta sem que eles mesmos sofram mudan as No espectro que vai do granito a uma bola de neve a vida da maioria dos materiais de uma biblioteca fica na zona do meio Estreitando o universo para os objetos que s o tipicamente colecionados por bibliotecas e arquivos entretanto n s vemos uma tremenda varia o da vida til na estante dos suportes de informa o H evid ncias de que alguns t m potencial para durar muitos milhares de anos A mais antiga amostra de papel descoberta at hoje por exemplo relatada como tendo sido feita no primeiro s culo a C A vida de
190. pe da biblioteca pode desempenhar um papel chave esbo ando um modo de a o 3 a rea de preserva o deve obter um certo n vel de maturidade de forma que os programas modelo e as bibliografias existentes possam ser estudados O PPP tem tr s caracter sticas que se relacionam a estas premissas 1 o Manual do PPP com os guias de recursos que o acompanham apresenta uma metodologia de coleta de informa es relativas ao car ter e s dimens es dos problemas de preserva o de uma biblioteca como um primeiro passo em dire o ao estabelecimento de programas para corrigi los 2 a participa o no processo de estudo promove o aprendizado e o desenvolvimento profissional dos funcion rios criando uma compreens o ampla dentro da biblioteca sobre a natureza e a import ncia da preserva o e aperfei oando a capacidade da biblioteca de responder s necessidades em bases permanentes 3 as bibliotecas que participam do programa formal pela ARL recebem amplo treinamento e assist ncia o que incentiva a realiza o de atividades complexas e absorventes e facilita o acesso a avan os t cnicos e estrat gicos atualizados Objetivos Os objetivos espec ficos do estudo de planejamento apontam para a melhoria da capacidade da biblioteca de preservar suas cole es Estes s o 1 aumentar a consci ncia da institui o sobre seus problemas de preserva o e alcan ar um consenso sobre como enfrent los 2 usar informa es exi
191. planos contingenciais para enfrentar emerg ncias que n o afetam diretamente as cole es ex emerg ncias m dicas parada de elevador amea as de bomba embora poss veis n o se enquadram no objetivo do PPP Por fim este m dulo do PPP similar ao m dulo que trata da condi o f sica das cole es na medida em que o grupo de trabalho vai iniciar de fato algumas das atividades que ele identificar como metas Como resultado um importante elemento de um programa abrangente de preserva o vai estar pronto na conclus o do estudo de planejamento Organizando a investiga o O Grupo de Trabalho D investiga o n vel de prontid o para emerg ncias da biblioteca em nome do grupo de estudos e elabora recomenda es para aperfei oamentos que o grupo vai usar no preparo de seu relat rio final para o diretor Um elemento importante deste trabalho a cria o dos componentes chave de um plano de emerg ncias local O Grupo de Trabalho D geralmente coordenado por um membro do grupo de estudos e inclui de tr s a seis pessoas dependendo do tamanho das instala es e do objetivo da investiga o O grupo deve incluir ou ter acesso a pessoas com um amplo conhecimento das instala es e cole es da biblioteca familiaridade com os planos de emerg ncia existentes e se poss vel pr via experi ncia com emerg ncias A nomea o de um profissional da divis o de seguran a ou do departamento de patrim nio da institui o
192. plementa o e quais s o as implica es de custo em termos gerais Boas recomenda es alcan am um equil brio entre o ideal e o que a biblioteca espera realisticamente desenvolver Elas devem ser organizadas em categorias que fa am sentido e devem incluir os seguintes componentes tantos quantos forem poss veis e descri o do problema e a o sugerida e resultado desejado e responsabilidade pela implementa o e prazo para implementa o e e recursos financeiros gerais e ou de pessoal necess rios Os relat rios de grupos de trabalho do PPP elaborados por outras bibliotecas da ARL oferecem modelos teis para se organizar as recomenda es O modelo de esbo o de relat rio que aparece no Ap ndice 6 4 pode ser adaptado conforme apropriado para adequar se aos objetivos locais O relat rio do grupo um documento de trabalho Seu conte do deve ser organizado com l gica e claramente expresso mas sua prosa n o precisa ser altamente sofisticada Seu prop sito principal informar o grupo de estudos que vai integrar as descobertas de todos os grupos de trabalho e fazer recomenda es finais 83 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 6 1 Seqii ncia de tarefas para a an lise de condi es Prepara o Ler o relat rio preliminar preparado pelo grupo de estudos Cap tulos 1 4 e 6 do Manual do PPP Preservation Program Models e as leituras sugeridas no Ap ndice 1 2 para o
193. podem ser organizadas em categorias talvez por caracter sticas ambientais ou por pr dio e devem combinar amplas metas com objetivos espec ficos Detalhar as rela es entre a mudan a desejada e os m todos para alcan la ajuda evitar a apresenta o de listas gigantescas de compras ou de vagas reafirma es de princ pios Por exemplo em vez de recomendar que a biblioteca filtre todas as janelas e as fontes de luz e instale timers e cortinas a recomenda o pode ser a biblioteca deve desenvolver um programa em fases para reduzir os n veis gerais de ilumina o e garantir prote o contra radia o ultravioleta UV para os materiais das cole es Ao implementar tal programa a prioridade m xima deve ser dada rea de exibi o ao setor de Obras Raras e Cole es Especiais e Sala de Leitura de Hist ria A seguinte estrat gia aparenta ser a mais pr tica e instalar timers nas l mpadas das prateleiras e instalar cortinas ou pain is nas janelas que d o para o Sul e na medida em que as l mpadas fluorescentes queimarem substitu las por l mpadas que emitem menos radia o UV e alocar fundos a cada ano para a compra e a instala o de pain is acr licos de UV para as caixas de l mpadas fluorescentes e instalar pl stico protetor de UV em todas as janelas da rea das prateleiras NR O autor se refere ao hemisf rio Norte No caso do Brasil seriam as janelas que d o para o Norte 59 CONSERV
194. presentados nos guias de recursos e como a qualidade e a quantidade se relacionam com o n vel de necessidade e quais s o os principais pontos fortes e as limita es das atividades atuais A coleta de dados vai normalmente envolver uma grande quantidade de contato pessoal entre membros do grupo de trabalho e indiv duos por toda a biblioteca Informa es pin adas atrav s de discuss es e de observa o devem ser comparadas com dados coletados a partir de outras fontes Analisando os dados Toda a informa o coletada pelos membros do grupo de trabalho deve ser apresentada para discuss o pelo grupo de trabalho inteiro J que muito da coleta de dados e da an lise preliminar vai ser feito por membros individuais ou subgrupos todos os membros do grupo de trabalho devem ter uma oportunidade para estudar os dados antes do encontro Durante as discuss es as seguintes quest es devem ser abordadas quais s o as maiores quest es administrativas e as implica es sobre pol ticas que emergem do estudo e quais s o os padr es organizacionais ou funcionais que emergem do estudo e os recursos humanos s o adequados os recursos financeiros s o adequados e qu o abrangentes s o as pol ticas expressas relativas preserva o Existem falhas ou contradi es At que ponto as pol ticas existentes est o implementadas e que fun es ou categorias de atividades aparentam estar exercidas inadequadamente Qu o s ri
195. qual novos materiais se juntam aos amea ados significativa Um estudo financiado pelo Councilon Library Resources conduzido por William J Barrow em 1957 mostrou que 97 de amostras de papel para livro fabricadas nos primeiros 40 anos deste s culo tinham uma vida til de n o mais que 50 anos sendo que metade delas provavelmente durariam menos que 25 anos se fossem usadas A aritm tica complicada mas as implica es s o claras Enquanto a d cada de 1980 viu crescer o uso de papel alcalino para a produ o de livros nas partes mais ricas do mundo em alguns pa ses quase todo o papel dispon vel a pre o acess vel era muito cido Agravando o problema est o fato de que muitos dos mais novos meios de informa o s o ainda mais inst veis que papel cido Materiais como fitas magn ticas discos ticos e fotografias coloridas todos t m vida surpreendentemente curta na prateleira complicando mais ainda a capacidade das bibliotecas garantirem a longevidade de seus acervos Na d cada passada a consci ncia da magnitude do problema da preserva o resultou no aumento das propostas de programas de preserva o em bibliotecas Esfor os formais de planejamento de preserva o foram fundamentais para melhorar as rotinas existentes e para estimular o aumento do profissionalismo Um programa formal de preserva o que tenha rela o com o tamanho a natureza a condi o das cole es de uma biblioteca e com as normas de uso
196. r quest es Requer habilidades de entrevistador Pode gerar expectativas inating veis entre os entrevistados Levantamentos Question rios escritos e outros instrumentos para fazer levantamento podem ser usados para coletar dados comparativos sobre fatores ambientais pol ticas e pr ticas de encaderna o e reparo condi o f sica das cole es rotinas de treinamento da equipe e outros dados objetivos Os levantamentos s o particularmente teis para a elabora o de informa es sistem ticas sobre atividades e cole es que est o dispersas tanto organizacional quanto geograficamente Vantagens Desvantagens Pode garantir uma grande quantidade de dados relativamente r pido Permite a compara o de dados no decorrer do tempo dif cil elaborar um bom question rio Alguns dados ex monitoramento ambiental s o mais relevantes quando compilados por um per odo de tempo maior do que o previsto no estudo do PPP 27 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS T cnicas de estudo m todos de planejamento e resolu o de problemas Os ap ndices deste cap tulo apresentam v rias t cnicas de planejamento e resolu o de problemas O grupo de estudos e os grupos de trabalho v o achar o modelo de planilha para planejamento de a es Ap ndice 3 1 til para a articula o e a realiza o de metas A t cnica de brainstorming Ap ndice 3 2 pode ser valiosa quando se est considerando quest
197. ra an lise dos administradores os grupos estiverem definidos incumb ncias preparadas os membros dos grupos selecionados e elaborada uma agenda o relat rio completo estar pronto para apresenta o ao diretor Mais uma vez podem ser necess rias corre es Depois que o diretor e outros administradores examinarem o rascunho final do relat rio e o diretor o tiver aceito inclusive a escolha do pessoal para os grupos de trabalho o diretor oferece a cada um dos membros do grupo proposto um convite ao trabalho importante preparar e apresentar um resumo do trabalho equipe neste momento e tornar o relat rio final dispon vel queles que desejarem l lo A equipe deve ser informada sobre os planos e os progressos durante todo o processo de estudo seja por escrito seja por meio de relatos em encontros especiais ou que tenham sido regularmente agendados Em ltima inst ncia o sucesso de um esfor o de preserva o depende em grande parte de um forte apoio da equipe 42 v A segunda visita do consultor orientando os membros dos grupos de trabalho Quando nomeados cada membro de um grupo de trabalho recebe o relat rio preliminar e o Manual do PPP Antes da visita do consultor cada membro l os primeiros quatro cap tulos do Manual eo cap tulo dedicado ao t pico que est sendo investigado pelo seu grupo O relat rio deve ser lido antes da visita ou depois dela t o logo seja poss vel Esta visita geralmente inclui os se
198. rabalho duro de mobilizar toda a institui o em torno do esfor o para a preserva o n o o Devemos entretanto fazer isso se quisermos manter o acesso s amplas cole es de bibliotecas e de materiais de arquivos que foram acumulados no decorrer do tempo O desafio da preserva o difere entre institui es mas estudo ap s estudo confirmam que um percentual significativo dos acervos hist ricos das bibliotecas norte americanas se deterioraram a ponto de poderem ser estragados ou destru dos numa nica consulta A r pida deteriora o da maioria dos livros impressos ap s 1840 apenas o subproduto mais vis vel dos muitos fatores que se combinam para amea ar a longevidade dos registros de informa o Condi es ruins de armazenamento rotinas de processamento que causam estragos e o desgaste causado pelo uso todos ajudam a compor a taxa de deteriora o de todos os meios de informa o do papel e do couro ao pl stico e ao vidro Para a biblioteca tradicional mantenedora do conhecimento sabedoria e experi ncia coletivos da sociedade as implica es s o s rias Qual o prop sito de adquirir catalogar e guardar vastas cole es se os pr prios materiais v o se deteriorar na metade de sua vida til Estimativas confi veis e uma s rie de levantamentos das condi es feitas em larga escala sugerem que o papel de 25 ou mais dos volumes de importantes cole es tornou se extremamente quebradi o A taxa pela
199. rary and Archival Materials Conservation Administration News no 49 p 8 13 Apr 1992 Reimpresso em Boomgaarden Staff Training citado acima Publicado neste projeto no caderno t cnico Planejamento e estabelecimento de prioridades 139 O Projeto Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos CPBA est sediado no Arquivo Nacional Rua Azeredo Coutinho 77 sala 605 C CEP 20230 170 Rio de Janeiro RJ Tel Fax 21 2253 2033 www cpba net www arquivonacional gov br The Council on Library and Information Resources CLIR incorporando a antiga Commission on Preservation and Access 1755 Massachusetts Avenue NW Suite 500 Washington DC 20036 Tel 202 939 4750 Fax 202 939 4765 www clir org Association of Research Libraries 21 Dupont Circle Suite 800 Washington DC 20036 voice 202 296 2296 fax 202 872 0884 arlhqdarl org T tulos Publicados Armazenagem e manuseio 1 M todos de armazenamento e pr ticas de manuseio 2 A limpeza de livros e de prateleiras 3 A escolha de inv lucros de qualidade arquiv stica para armazenagem de livros e documentos 4 Inv lucros de cart o para pequenos livros 5 A jaqueta de poli ster para livros 6 Suporte para livros descri o e usos 7 Montagens e molduras para trabalhos art sticos e artefatos em papel 8 Mobili rio de armazenagem um breve resumo das op es atuais 9 Solu es para armazenagem de artefatos de grandes dimens
200. reas que mostrem diferen as significativas entre os subconjuntos Olhando o Ap ndice 6 3 podemos ver que os percentuais para papel quebradi o acidez estrago ambiental e mutila o para monografias e peri dicos variam apenas de um a cinco pontos percentuais o que pode ser explicado pelas varia es no n vel de toler ncia Por outro lado as condi es das encaderna es de monografias e peri dicos variam em 14 o que significativo H tamb m diferen as significativas de tipo de encaderna o prote o prim ria material de cobertura cobertura da lombada e costura das folhas Tais descobertas podem fornecer a base para recomenda es de mais reencaderna es comerciais de monografias E fun o do grupo de trabalho procurar por rela es similares Os membros do grupo de trabalho devem se encontrar para discutir os dados do levantamento Ap s revis los detalhadamente as seguintes quest es devem ser abordadas e Que padr es surgem da an lise H grandes surpresas Como estas descobertas podem ser comparadas s de outras bibliotecas e Que subconjuntos de materiais aparentam ter maiores problemas Qu o s rios s o estes problemas em rela o ao padr o de uso ou ao valor dos materiais e Que subconjuntos de materiais aparentam estar em boa condi o f sica As causas aparentes para isto sugerem a es que possam melhorar a condi o de outros materiais e O grupo de trabalho sente se confiante de que
201. recer primeiro como compila es de dados mostrando o n mero de itens que se enquadram em cada categoria o percentual da cole o que estes representam 80 v eo n vel de toler ncia Uma vers o editada dos resultados de um levantamento mostrada no Ap ndice 6 3 que descreve as cole es de uma biblioteca de arquitetura de 250 mil volumes Observe como o n vel de toler ncia varia de acordo com o tamanho da amostra e o percentual de descoberta A metodologia de levantamento de Harvard automaticamente produz relat rios parecidos com o Ap ndice 6 3 como parte do processo de levantamento Ela tamb m combina vari veis para quantificar necessidades de tratamento Por exemplo a restaura o indicada para itens com papel flex vel e pequenos estragos no papel ou na encaderna o a reencaderna o indicada para itens com papel flex vel e grandes estragos A reformata o indicada para itens que est o quebradi os aqueles que se tornaram sem condi o de uso s o diferenciados daqueles que t m condi es de uso i e fr gil mas intacto Se o componente de avalia o de cole es tiver sido preenchido itens quebradi os podem ser distribu dos por categorias de a o pr definidas pelo grupo de trabalho ex substitui o por microfilme substitui o por c pia impressa nenhum tratamento acondicionamento em caixa descarte Quando estudar os resultados do levantamento o grupo de trabalho deve identificar
202. relat rios anuais hist rias institucionais e arquivos e por meio de entrevistas com membros da equipe e administradores mais antigos que indiquem fatos e pol ticas que influenciaram a natureza e as condi es f sicas das cole es e a hist ria dos esfor os de preserva o da biblioteca e as informa es sobre as atividades o pessoal as despesas e o resultado consegiiente da preserva o e e antecedentes gerais sobre fatores externos como evolu es passadas e atuais das bibliotecas tanto na Am rica do Norte quanto internacionalmente da ind stria editorial das organiza es profissionais e das ag ncias de coopera o na medida em que elas se relacionam s necessidades e aos desafios da preserva o O grupo come a listando as informa es espec ficas de que necessita e as prov veis fontes a t cnica do brainstorming descrita no Ap ndice 3 2 um m todo eficiente para a elabora o destas listas Indiv duos ou sub grupos s o ent o designados para coletar a informa o e apresent la ao grupo todo seja como um resumo oral das descobertas seja como um esbo o por escrito que no final vai fazer parte do relat rio preliminar Uma discuss o subsequente entre os membros vai fregiientemente levantar quest es adicionais que levam a uma outra breve rodada de coleta de dados ap s a qual o texto completo da primeira parte do relat rio pode ser rascunhado O exemplo de planilha do Ap ndice 3 1 pode ser u
203. res chefes de departamento da biblioteca pela natureza ou formato do treinamento materiais impressos apresenta es de pessoas experientes treinamento auxiliado por computador ou por t pico arruma o na prateleira manuseio em geral controle ambiental Explicitar as rela es entre as mudan as desejadas e os m todos para atingi las vai ajudar a evitar a apresenta o de gigantescas listas de compras ou vagas reafirma es de princ pios 116 v Por exemplo em vez de recomendar que todos os estudantes estagi rios de todas as unidades da biblioteca sejam treinados de modo cont nuo para manusear materiais apropriadamente a recomenda o pode ser e estudantes estagi rios comp em uma percentagem significativa da for a de trabalho da biblioteca J que eles s o normalmente usados para tarefas de rotina muitos manuseiam os materiais constantemente durante as horas em que trabalham na biblioteca Por esta raz o a consci ncia sobre preserva o e as habilidades no manuseio realizado pelos estudantes estagi rios t m um impacto significativo sobre a condi o das cole es Enquanto o mau uso vai piorar os problemas de manuten o das cole es a ades o s diretrizes e a habilidade de identificar materiais danificados que requerem tratamento reparador podem na verdade melhorar a condi o das cole es A biblioteca deve desenvolver um mecanismo para garantir que cada novo trabalhador estudante seja info
204. reserva o Independente de como o programa est estruturado as tarefas ligadas preserva o v o inevitavelmente ser distribu das por toda a biblioteca Estas t m que ser vistas como obriga es regulares e n o como atividades extra curriculares e serem supervisionadas e avaliadas de maneira que estimule a boa performance Preparando o relat rio final A an lise das descobertas da Fase II se concentrou na identifica o daqueles elementos que deviam ser inclu dos em um plano abrangente para o desenvolvimento de um programa de preserva o Agora a aten o precisa se voltar para o entrosamento de descobertas e recomenda es em um relat rio que seja realista compreens vel desafiador e persuasivo O relat rio final constitui tanto uma culmina o quanto um come o Ele finaliza a coleta e a an lise de dados e fornece o fundamento e a motiva o para a a o Conte do e formato O relat rio da responsabilidade do grupo todo O grupo elabora um esbo o baseado nas quest es ou nos temas maiores que suas recomenda es procuram abordar Esta abordagem vai facilitar a organiza o l gica e a apresenta o do que poderia de outro modo ser uma assombrosa lista de recomenda es dissociadas Os seguintes componentes est o inclu dos no relat rio Introdu o Descreve como o estudo foi executado os pap is dos diversos indiv duos e grupos o prop sito e as metas da empreitada Panorama das principais des
205. riais se o problema ocorrer e se ele ocorresse o que deveria ser feito para recuperar o preju zo Que recursos seriam necess rios A rapidez seria um fator crucial Para determinar o n vel atual de prontid o da biblioteca o grupo de trabalho agrupa tanto quanto for poss vel informa es sobre acidentes ou emerg ncias que tenham ocorrido na biblioteca nos ltimos dez anos e quais materiais foram de fato estragados Ele tamb m afere os perigos que atualmente amea am as cole es A investiga o vai envolver a leitura de relat rios internos conversas com pessoal que familiarizado com a biblioteca e com outros setores da organiza o mantenedora ex a brigada contra inc ncio o departamento de patrim nio e visitas aos pr dios da biblioteca para avali los por uma das listas de verifica o recomendadas no guia de recursos PPP Disaster Preparedness de Brooks Se o grupo de trabalho for pequeno e ou a institui o compreender muitos pr dios o estudo deve se concentrar na biblioteca principal e as recomenda es do grupo de trabalho devem incluir planos de amplia o do estudo para outros pr dios Este levantamento deve ser coordenado com a investiga o do grupo de trabalho ambiental que vai estar examinando as instala es f sicas da biblioteca de uma maneira complementar Ap s discutir poss veis fontes de informa o indiv duos ou subgrupos s o designados para prosseguir com a investiga o Depoi
206. rimeiro destes a natureza f sica dos materiais que constituem as cole es A maioria dos suportes de informa o s o supostamente inst veis A taxa de deteriora o natural varia amplamente de pap is antigos que mostram poucos sinais de envelhecimento ap s v rias centenas de anos a alguns pap is modernos que escurecem e come am a enfraquecer em dez de negativos de vidro que quebram a c pias fotogr ficas que perdem a cor e discos de vinil que arranham Cada tipo de material tem um ciclo de vida nico baseado nas suas caracter sticas qu micas e mec nicas O segundo fator s o as condi es de armazenamento nas quais as cole es est o mantidas A temperatura a umidade a luz e a qualidade do ar dentro dos pr dios das bibliotecas a planta e a condi o dos pr dios em si e as estruturas de armazenamento como prateleiras arm rios e gavetas todos t m uma influ ncia siginificativa sobre a taxa correspondente deteriora o dos materiais O terceiro fator a natureza e o n vel do cuidado do manuseio e do uso que as cole es recebem incluindo o processamento t cnico a arruma o nas prateleiras a circula o a encaderna o os pequenos reparos e os procedimentos de armazenamento a condi o de m quinas tais como as leitoras de microfilme e os toca fitas e a intensidade de uso dos materiais O PPP baseado na premissa de que poss vel para bibliotecas projetar e implementar programas que v
207. rmado sobre os princ pios b sicos de preserva o de bibliotecas e ensinado a manusear os materiais da biblioteca adequadamente Passos nesta dire o incluiriam e comprar c pias de um v deo e de um jogo de slides sobre como cuidar dos livros e manuse los e exigir que os estudantes rec m contratados vejam ambos os programas com v rias semanas de intervalo como parte de sua orienta o para a biblioteca Estudantes que permane am por mais de um ano devem ver os programas uma segunda vez Equipamentos individuais devem estar dispon veis para uso de estudantes no setor audiovisual e desenvolver uma se o do Manual do Estudante Empregado sobre o papel do programa de preserva o da biblioteca Os conceitos de materiais insubstitu veis e de reten o permanente devem ser refor ados e um conjunto de diretrizes para o manuseio respons vel de materiais da biblioteca deve ser inclu do e desenvolver um videotape que ensine estudantes estagi rios a trabalhar nas unidades de circula o e de arruma o de prateleiras para identificar livros e outros materiais que necessitem de tratamento reparador e estimular supervisores da biblioteca a enviar estudantes para o workshop de orienta o sobre preserva o que oferecido anualmente para pessoal rec m contratado e criar p steres que possam ser pendurados atr s do balc o de circula o e em salas de leitura onde estudantes estagi rios manuseiam centenas de volumes em u
208. roblemas especiais para o controle ambiental a que se soma o fato de que poucos pr dios mais antigos est o equipados com sistemas modernos de controle de temperatura e Pr dios mais novos t m geralmente sistemas de controle de clima mas as janelas n o abrem N o tendo outros mecanismos de controle quando o sistema falha como acontece inevitavelmente as condi es podem mudar drasticamente Pr dios modernos frequentemente incorporam vastas paredes de janelas em seu projeto aumentando o potencial de dano por luz ultravioleta e contribuindo com problemas de calor e umidade e Esta es ou climas muito midos provocam o surgimento de mofo e o ataque de insetos enquanto as condi es de regi es ridas e de pr dios super aquecidos sem controle de umidade produzem desidrata o e tornam quebradi os os materiais A massa f sica de uma grande cole o e a natureza higrosc pica da maioria dos materiais afetam a efici ncia dos sistemas de controle Na medida em que os materiais absorvem e exalam umidade para permanecer em equil brio com a temperatura e umidade circundante eles tendem a suavizar o clima pr pria custa promovendo registros de umidade falsamente trangiiilizadores Por outro lado por causa de sua massa as cole es de livros e de pap is tendem a responder vagarosamente s mudan as na umidade relativa e A maioria das bibliotecas precisa contar com pessoas de fora da sua equipe geralmente funcion rios da univ
209. s 60 Ap ndice 5 1 Seqii ncia de tarefas da investiga o ambiental 61 Ap ndice 5 2 Lista de verifica o para o exame ambiental 63 Ap ndice 5 3 Coleta de dados sobre o ambiente 65 Ap ndice 5 4 Modelo de rascunho do relat rio do grupo de trabalho ambiental 69 Cap tulo 6 Fase II Condi o f sica das cole es Grupo de trabalho B Introdu o s quest es 71 Premissas subjacentes investiga o das condi es das cole es da biblioteca 71 Introdu o s metodologias de levantamento 72 Organizando a investiga o 76 Conduzindo a investiga o 77 Analisando e organizando os dados 80 Elaborando recomenda es e relatando ao grupo de estudos 82 Ap ndice 6 1 Seq ncia de tarefas para a an lise de condi es 84 Ap ndice 6 2 Harvard University Library Preservation Office Metodologia de levantamento de condi es Formul rio para levantamento de amostra 85 Ap ndice 6 3 Modelo de relat rio de dados 86 Ap ndice 6 4 Modelo de esbo o de relat rio do grupo de trabalho de condi es 89 Cap tulo 7 Fase III Organiza o das fun es de preserva o Grupo de trabalho C Introdu o a quest es organizacionais 91 Problemas no estudo da organiza o de fun es de preserva o 92 Premissas subjacentes an lise organizacional 92 Organizando a investiga o 92 Passos da investiga o 93 Coletando informa es 94 Analisando os dados 95 Elaborando recomenda es para a organ
210. s de custo que o grupo de trabalho tenha levantado benef cios incidentais e consegi ncias adversas Por exemplo os dados em que se baseia podem apontar que uma companhia de seguro recusou se a apresentar uma proposta de ap lice para a cole o de ci ncias porque seu inspetor achou o sistema de detec o de fuma a inadequado ou que um sistema de extin o por meio de sprinklers de X mil d lares pode ser justificado para a prote o de uma cole o de X milh es de d lares Considerados em conjunto os rascunhos de recomenda es devem resumir as descobertas e os julgamentos do grupo de trabalho sobre prioridades e abordagens para se aperfei oar a capacidade da biblioteca de prevenir e responder s emerg ncias que amea am as cole es Relatando ao grupo de estudos O relat rio do grupo de trabalho para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumb ncia Ele deve incluir e uma breve descri o da metodologia do grupo de trabalho e uma an lise da atual vulnerabilidade das cole es o plano para emerg ncias esbo ado pelo grupo de trabalho e uma apresenta o de recomenda es para aperfei oamento Um modelo de esbo o apresentado no Ap ndice 8 2 Ele pode ser adaptado conforme apropriado para adequar se a objetivos locais O relat rio do grupo um documento de trabalho Seu conte do deve ser logicamente organizado e claramente express
211. s de pesquisa realizaram levantamentos de condi es junto com esfor os de planejamento de preserva o a come ar pelo pioneiro levantamento feito pela Stanford University Library em 1979 O levantamento mais abrangente at hoje foi o da Yale University de 1979 a 1983 com apoio do National Endowment for the Humanities Este estudo em larga escala aferiu a natureza e a condi o de livros em uma amostra aleat ria de 36 500 volumes tirados de 15 das 16 principais bibliotecas da Yale As cole es foram divididas em 36 subconjuntos cada um dos quais foi tratado como uma cole o separada Para cada livro os pesquisadores responderam a 12 quest es sobre sua natureza f sica e condi o Recentemente uma metodologia de levantamento de condi es foi desenvolvida e testada exaustivamente em campo pelo Harvard University Library Preservation Office para uso em seu sistema descentralizado de bibliotecas A metodologia de levantamento de condi es do Harvard University Preservation Office O desenvolvimento de uma metodologia de levantamento de condi es para a Harvard University Library faz parte de um programa de longo alcance para coletar informa es sobre a condi o das cole es da Harvard que v o servir como uma base para o planejamento de preserva o planejamento de projetos e capta o de fundos Quando o Preservation Office come ou a trabalhar em um processo de levantamento para as cole es gerais de refer ncia fic
212. s estat sticos 89 v Cap tulo 7 Fase III Organiza o das fun es de preserva o Grupo de Trabalho C Introdu o a quest es organizacionais Para que os esfor os de preserva o de uma biblioteca se consolidem num programa ao inv s de um grupo de atividades correlatas mas desassociadas preciso que haja consenso organizacional Nos ltimos 15 anos umas 65 bibliotecas da ARL elaboraram programas de preserva o reorganizando atividades de preserva o pr existentes e desenvolvendo novas capacidades J que o objetivo do desafio da preserva o varia de biblioteca para biblioteca tamb m varia a escala de esfor o necess rio em n vel local para obter uma resposta efetiva geralmente aceito dentro da comunidade bibliotec ria que as seguintes atividades se destinam em grande parte a proteger e melhorar as condi es das cole es de bibliotecas e que submetidas a um nico administrador de preserva o podem adquirir uniformidade e coer ncia e administra o de preserva o planejamento cria o de pol ticas e monitoramento de condi es ambientais em pr dios de bibliotecas com o objetivo de assegurar que elas promovam a longevidade das cole es e tratamento para conserva o de cole es gerais e especiais tanto internamente quanto pela contrata o de servi os comerciais Os tratamentos variam de pequenos reparos e encaderna o de panfletos reencaderna o para conserva
213. s investiga es Para designar o grupo o diretor vai fazer consultas a outros administradores e ao l der do grupo de estudos Na medida do poss vel a sele o deve ser feita levando mais em conta o potencial de contribui o para o estudo do que a disponibilidade de um membro da equipe Todos os envolvidos especialmente os gerentes e colegas imediatos dos membros do grupo devem ser avisados de que a nomea o para o grupo vai afastar os membros das responsabilidades rotineiras por um per odo significativo durante o processo de estudo Indica es tempor rias podem ser um recurso apropriado em algumas reas para manter as atividades di rias Entre os fatores a serem considerados na sele o os membros do grupo devem possuir uma boa compreens o da organiza o e das atividades da biblioteca e a escolha do grupo deve refletir o fato de que a preserva o uma preocupa o de todo o sistema com importantes implica es para todas as unidades e todos os n veis da equipe profissional e de apoio e os membros devem ter capacidade anal tica isto eles devem ser capazes de reconhecer os elementos chave das quest es e sua inter rela o import ncia relativa e como cada um contribui para o todo e os membros devem ter as habilidades interpessoais necess rias para interagir eficientemente com outros membros do grupo e com o resto da equipe durante a coleta de dados as entrevistas e as observa es que formam
214. s que a informa o for coletada e apresentada a todos os membros do grupo de trabalho cada incidente hist rico e elemento de risco significante ent o discutido considerando se as seguintes quest es uma emerg ncia que ocorreu poderia ter sido prevenida Se poderia como Se n o que medidas de prote o se tomadas a tempo poderiam ter reduzido o dano e a resposta ao problema foi a tempo Eficiente Bem organizada Os recursos e as especialidades necess rias estavam dispon veis Quem estava comandando Foi necess ria ajuda de fora da biblioteca e houve algum acompanhamento para prevenir a recorr ncia que amea as cole o existem atualmente Quais s o as mais s rias Elas podem ser corrigidas 105 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e existem agora quaisquer planos para emerg ncia Eles s o atuais e algu m da biblioteca ou da institui o tem responsabilidade especial para lidar com emerg ncias ligadas s cole es e a especialidade adequada est dispon vel A sua disponibilidade sabida pelo pessoal adequado e as fontes para os equipamentos e os materiais de emerg ncia s o conhecidas e qu o bem informada est a equipe sobre procedimentos de emerg ncia A partir desta an lise o grupo de trabalho deve ser capaz de produzir uma lista dos pontos fortes e fracos mais importantes da atual capacidade da biblioteca de proteger suas cole es de emerg ncias Se a an lise de
215. se chega pela sele o de uma amostra aleat ria da cole o e pela an lise de cada item da amostra para determinar sua condi o o tipo e a quantidade de uso que ele recebe as condi es sob as quais ele acondicionado e seu valor Levantamentos de condi es Uma an lise detalhada da natureza f sica e das condi es de uma cole o qual se chega pela sele o de uma amostra aleat ria estatisticamente v lida e pelo registro em detalhe da natureza f sica e da condi o de cada item da amostra Com rela o an lise do especialista os dados coletados por uma r pida observa o por mais treinado que ele seja n o fornece informa o suficiente para se formar a base do planejamento de preserva o de longo prazo para grandes cole es Por esta raz o a discuss o a seguir se concentra na an lise de necessidades e nos levantamentos de condi es Por causa das inevit veis restri es de tempo inerentes ao processo do PPP e do custo e tempo envolvidos no desenvolvimento de um instrumento de levantamento e do programa de computador que o suporte recomenda se o uso de programas j dispon veis Levantamentos para an lise de necessidades A an lise de necessidades a t cnica de levantamento desenvolvida mais recentemente dentre as tr s citadas aqui Al m dos limitados dados sobre as condi es os levantamentos para an lise de necessidades coleta informa es sobre problemas potenciais de acesso p ex
216. ser mantido simplesmente pelo estabelecimento de um programa de microfilmagem pela constru o de instala es para conserva o ou atualiza o dos procedimentos de encaderna o por mais extensivos e sofisticados que estes esfor os possam ser Muito do trabalho de um departamento de preserva o remediador e acontece depois que o tempo as condi es impr prias de armazenamento e o manuseio descuidado deixaram os materiais fr geis e danificados Para maximizar a possibilidade de que uma cole o permane a em condi o utiliz vel e prontamente dispon vel aos leitores um programa de preserva o tem que ter um efeito positivo sobre os materiais a partir do momento em que cada item adquirido Esta meta n o nem facilmente nem completamente alcan vel mas vale a pena persegui la Atingi la depende parcialmente de educar a equipe e os usu rios As pessoas que trabalham em uma biblioteca ou a usam precisam compreender seu papel na amplia o da vida til das cole es e estarem dispostas a agir de acordo com esta compreens o Embora ensinar pessoas a manusear os materiais da biblioteca de modo n o destrutivo seja um objetivo institucional facilmente vend vel v rios fatores tornam sua implementa o dif cil Primeiro n s vivemos em uma poca e um lugar onde recursos compartilhados s o raros Estamos acostumados a possuir coisas e a us las como nos conv m A id ia de que um livro emprestado a propriedade
217. servados Estabelecer limites realistas para a quantidade de detalhes O plano vai cobrir muitos tipos diferentes de atividades a serem implementadas no decorrer de v rios anos N o sensato tentar descrever cada um deles de maneira minuciosa O grupo deve se concentrar nos primeiros passos envolvidos para a implementa o das recomenda es principais Esta arquitetura para os est gios iniciais do desenvolvimento do programa vai iniciar o processo o planejamento detalhado de est gios de desenvolvimento subseguentes s precisam ser reconhecidos e a responsabilidade designada Muitas das informa es que v o ser necess rias mais tarde est o nos relat rios dos grupos de trabalho que v o ser revistos com o tempo Estabelecer limites realistas para as responsabilidades designadas a um s indiv duo O risco de falha aumenta conforme o grau com que um programa de peso depende de uma nica pessoa As limita es de tempo a press o de outras responsabilidades e a interrup o potencial quando ocorre sua sa da tudo trabalha contra o sucesso n o importa qu o brilhante seja a pessoa Esta ltima advert ncia ser especialmente importante se como vai ser o caso com fregii ncia as recomenda es do grupo incluirem a cria o de uma vaga de gerenciamento de preserva o Por mais vital que seja um gerente de preserva o para a administra o eficiente das atividades os atrasos e as dificuldades inerentes ao custeio e ao pre
218. spec ficas bem como o planejamento cr tico de todo o sistema A metodologia de levantamento de condi es de Harvard constitui se de dois m dulos integrados um para gerar listas de amostras aleat rias e um segundo para coletar resultados de levantamentos em uma base de dados para tabula o e an lise Ambas as pe as de software foram cuidadosamente programadas para torn las f ceis de usar tanto para pessoas novatas ao sistema Macintosh sobre o qual elas rodam quanto para aquelas sem experi ncia na condu o de levantamentos de condi es O m dulo de base de dados tem v rias caracter sticas singulares 1 Flexibilidade O software da Harvard permite aos usu rios personalizar quest es do levantamento para que reflitam as reas tem ticas e padr es de publica es representados em suas cole es Uma vez que a biblioteca tenha entrado com suas vari veis pr prias de levantamento estes valores s o incorporados por toda a base de dados dos formul rios de levantamento aos relat rios finais e gr ficos para garantir resultados precisos e significativos Al m disso a terminologia e as op es dentro dos formul rios de levantamento p ex tipos de encaderna es tipos de capas protetoras natureza do estrago causado pelos clientes natureza dos estragos ambientais podem ser personalizadas para refletir circunst ncias locais 2 Op es de levantamento Al m do aferimento b sico das suas condi es uma biblioteca
219. ssa necess ria Por volta de 1850 como resposta a uma demanda crescente de papel fabricantes come aram a usar novos ingredientes que aumentavam a oferta de fibra e facilitavam o processo O que eles n o sabiam era que alguns destes ingredientes iriam reagir quimicamente por v rias d cadas produzindo cidos que se permanecem n o controlados enfraquecem as fibras t o severamente que o papel se torna quebradi o Papel cido descolorido quebradi o foi primeiramente observado antes de 1900 mas somente nos ltimos trinta anos ele tem sido reconhecido em bibliotecas de pesquisa como um problema cr tico e universal de propor es enormes Virtualmente tudo que foi impresso depois da metade do s culo XIX e antes dos anos oitenta deste s culo quando o papel alcalino come ou a ser usado na edi o de livros cido e uma por o significativa disto j se tornou quebradi a Desacidifica o em massa um tratamento preventivo que pode desacelerar expressivamente o processo de deteriora o cida O material que pode ser preservado com mais sucesso pela desacidifica o em massa aquele que atualmente cido mas ainda n o quebradi o Por que as bibliotecas precisam preservar o papel Embora outros formatos estejam recebendo crescente import ncia na provis o de servi os bibliotec rios a maioria das cole es ainda tem o papel como base prim ria Ainda est para ser comprovado se o papel vai ser suplantado por
220. ssidades incomuns ou ter necessidades mais urgentes que outros e os dados sugerem prioridades para o in cio e a expans o das atividades de treinamento em preserva o Que sugest es foram levantadas repetidamente por entrevistados ou pessoas que preencheram os formul rios Que id ias ocorreram repetidamente aos membros do grupo de trabalho e existem sinais de mudan a ex na biblioteca como um todo em uma unidade espec fica da biblioteca ou em qualquer segmento da popula o de usu rios que levariam o grupo de trabalho a antecipar necessidades novas ou diferentes de educa o em preserva o no futuro quem no passado iniciou as atividades de treinamento em preserva o Quem s o os tomadores de decis o a este respeito Algumas pessoas exerceram pap is de lideran a 115 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS que pessoas na biblioteca podem assumir responsabilidades por desenvolver expandir ou coordenar um programa permanente de educa o e de treinamento em preserva o para o pessoal da biblioteca e os usu rios Elaborando recomenda es O relat rio do Grupo de Trabalho E para o grupo de estudos deve seguir todas as diretrizes que foram estabelecidas pelo grupo ou explicitadas na sua incumb ncia A meta principal documentar a natureza do programa de educa o em preserva o existente para o pessoal da biblioteca e os usu rios e esbo ar maneiras pelas quais este programa pode ser expa
221. stemas h bridos para a preserva o de materiais impressos 51 Requisitos de resolu o digital para textos m todos para o estabelecimento de crit rios de qualidade de imagem 52 Preserva o no universo digital 53 Manual do RLG para microfilmagem de arquivos
222. stentes e modelos dispon veis para planejar e implementar um programa que responda s circunst ncias pr prias da institui o v 3 aumentar a capacidade da biblioteca de lidar mais efetivamente com os desafios complexos da preserva o 4 implementar um plano a longo prazo para o desenvolvimento dos recursos e 5 aumentar o conhecimento entre os funcion rios da biblioteca sobre as quest es atuais os avan os e os recursos t cnicos dispon veis Estes objetivos s o voltados para o processo em si O PPP n o resolve problemas ou cria programas de preserva o por si mesmo Antes ele estimula o reconhecimento das necessidades de preserva o e a formula o de estrat gias para se enfrent las um processo que deve continuar depois que o estudo estiver conclu do T cnicas O PPP utiliza t cnicas de pesquisa que se baseiam nos pontos fortes da biblioteca e ajudam os funcion rios a evitar armadilhas comuns no estudo de quest es de preserva o O processo de estudo em grupo oferece as seguintes vantagens 1 o potencial de coleta de informa o maximizado Ao estimular as contribui es de muitas pessoas amplia se a base de conhecimento 2 o envolvimento direto no planejamento promove um sentido de posse das id ias dos problemas e das solu es e motiva indiv duos a se esfor arem para produzir resultados concretos 3 a discuss o em grupo d oportunidade para v rias perspectivas e estimula a articul
223. studo dos relat rios anuais mais recentes e a atualiza o das diretrizes de solicita o 126 v Fontes de refer ncia impressas como The National Guide to Funding for Libraries and Information Services editado por Stan Olson Ruth Kovacs e Suzanne Haile N Y The Foundation Center 1991 e instrumentos de busca autom tica facilitam enormemente a identifica o de doadores potenciais Aqui um encarregado de desenvolvimento central pode ser muito valioso Uma vez que um universo de possibilidades tenha sido estabelecido necess rio pensamento criativo para enquadrar v rios elementos do programa nas fontes plaus veis de financiamento O brainstorming pode ser uma t cnica til para o est mulo de id ias especialmente se puder ser envolvido um encarregado de desenvolvimento da organiza o mantenedora Um elemento cr tico no desenvolvimento de um plano a declara o de prop sito Ela serve de fundamento para todos os outros documentos como folhetos e propostas a serem usados na capta o de fundos em geral e auxilia a divis o de desenvolvimento da biblioteca ou da institui o a se comunicar com doadores potenciais sobre o programa de preserva o e suas necessidades A declara o de prop sito deve enfatizar a import ncia e a singularidade das cole es e dos servi os da biblioteca e a prioridade o objetivo e o impacto potencial de seus problemas de preserva o Em um esfor o de capta o de fundos em geral
224. ta Cruz Impresso em papel alcalino M571 Merril Oldham Jan Programa de planejamento de preserva o um manual para auto instru o de bibliotecas Jan Merril Oldhan Jutta Reed Scott tradu o Claudio Roberto Pereira Brandt revis o t cnica Ana Virginia Pinheiro Dely Bezerra de Miranda Santos revis o final C ssia Maria Mello da Silva Lena Brasil Rio de Janeiro Projeto Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos Arquivo Nacional 2001 139 p il 30 cm Conserva o Preventiva em Bibliotecas e Arquivos 37 Planejamento Inclui bibliografias ISBN 85 7009 045 5 1 Bibliotecas Preserva o e conserva o Planejamento I Reed Scott Jutta II T tulo III S rie CDD 025 84 YZ CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Sum rio Apresenta o Pref cio edi o de 1982 9 Pref cio edi o revista de 1993 10 Como usar este manual 11 Os guias de recursos 11 Cap tulo 1 Introdu o ao Programa de Planejamento de Preserva o Fundamentos e antecedentes 13 O Programa de Planejamento de Preserva o 14 Quem est envolvido 16 Resultados do programa 17 Ap ndice 1 1 Esquema das atividades de estudo 18 Ap ndice 1 2 Leituras do PPP 20 Cap tulo 2 Prepara o para o estudo do planejamento 21 A decis o 21 Formando o grupo de estudos 21 Informando a equipe 23 Cap tulo 3 Fase I Estabelecendo o arcabou o do estudo 25 Modelo de estudo
225. te de m quinas Alguns tipos de estrago em fitas magn ticas por exemplo podem ser descobertos somente com o uso de equipamentos especiais feitos para este prop sito Embora o papel quebradi o seja identificado corretamente como o mais significativo problema de preserva o de grandes cole es de pesquisa porque os materiais em papel representam uma percentagem muito alta do acervo total outros meios CDs por exemplo t m vida ainda mais curta e d o pouca indica o de que est o se tornando ileg veis Por ltimo os itens individuais v o provavelmente ter m ltiplos problemas necessitando assim de um modelo de levantamento complexo Um livro pode ser costurado sobre o texto e ter 50 p ginas removidas intencionalmente Um disco de vinil pode estar arranhado ter acumulado poeira em seus sulcos e estar guardado em uma capa de papel o caindo aos peda os A complexidade das cole es e de seus problemas t m implica es de tempo de t cnica e de equipamento para o pesquisador e pode portanto limitar o objetivo de uma investiga o Premissas subjacentes investiga o das condi es das cole es da biblioteca As seguintes premissas d o contorno e motiva o para uma investiga o sobre as condi es das cole es da biblioteca el CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e o desenvolvimento de informa es confi veis sobre a condi o f sica de uma cole o da biblioteca poss
226. tica a sua abordagem estruturada para identificar e organizar os numerosos fatores muitas vezes desassociados que influenciam uma situa o Isto pode criar um clima para se apontar novas dire es e evitar situa es de conflito do tipo em que n o h ganhadores Exemplo 2 Mudan a desejada controle da luz para reduzir o dano aos materiais For as condutoras Deteriora o de materiais e os custos correlatos de reparo e substitui o Perda de itens insubstitu veis Preocupa o das equipes de preserva o e de desenvolvimento de cole es For as restritivas Neglig ncia organizacional para os efeitos da luz Desconhecimento dos n veis de luz na biblioteca e o percentual de radia o ultravioleta Custo da mudan a 34 Estrat gias para aument las Juntar exemplos de materiais danificados pela luz Coletar dados para documentar os custos Compartilhar as preocupa es via relat rios e di logo Estrat gias para diminu la Informar educar Monitorar Implementar as mudan as em melhorias instalar filtros UV em um andar por ano Documentar a economia de energia a longo prazo resultante da instala o de minuterias v Ap ndice 3 4 An lise de custo benef cio Embora muitas melhorias de um programa de preserva o de uma biblioteca possam ser feitas com pouco ou nenhum custo adicional algumas ser o muito caras A an lise de custo benef cio permite uma maneira de estimar se os res
227. titucional 2 o desenvolvimento e a natureza das cole es da biblioteca com nfase nos fatores que influenciaram sua situa o atual 3 a hist ria das instala es da biblioteca e as condi es ambientais gerais que existem por todo o sistema da biblioteca 4 esfor os de preserva o passados e presentes 5 fatores externos que afetam as necessidades e os recursos de preserva o da biblioteca e 6 premissas de planejamento Uma descri o e um modelo de esbo o do relat rio preliminar s o apresentados no Ap ndice 4 1 O relat rio deve ser conciso e destacar itens chave O seu prop sito fornecer uma vis o ampla e um resumo dos fatores principais que t m lugar no estudo O processo de prepar lo permite ao grupo praticar t cnicas de investiga o e de an lise e lan a os fundamentos para a coleta de informa es adicionais durante a Fase II Encaminhando o estudo preliminar V rios tipos de informa o t m que ser agrupados e examinados para que se elabore o relat rio preliminar e informa es descritivas sobre a biblioteca e a institui o tais como declara es de miss o e de metas listas dos principais cursos e servi os acad micos referentes biblioteca caracter sticas da popula o de usu rios n meros sobre a circula o e outras medidas de uso e pol ticas de forma o de cole es 39 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS e dados hist ricos encontrados em
228. tta Reed Scott Leitura suplementar Byrne Sherry Collection maintenance and improvement Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides edited by Jutta Reed Scott Washington DC 1993 v Organiza o de fun es Grupo de trabalho C Association of Research Libraries ARL Preservation statistics 1991 92 Washington DC Association of Research Libraries 1993 ver tamb m as estat sticas para 1988 89 1989 90 e 1990 91 Banks Jennifer Options for replacing and reformatting deteriorated materials Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed Scott Byrne Sherry Collection maintenance and improvement Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed Scott Cloonan Michele Organizing preservation activities Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed Scott DeCandido Robert Collections conservation Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed Scott Merrill Oldham Jan Managing a library binding program Washington DC 1993 Um dos guias da s rie Preservation Planning Program Resource Guides editado por Jutta Reed Scott Leitura suplementar geral Preserving Harvard s retrospective collections report of the Harvard Univers
229. u manual 2 Identificar os recursos necess rios para a execu o de cada tarefa 3 Trabalhar de tr s para frente a partir do prazo final a fim de estabelecer um cronograma para a execu o de todas as tarefas 4 Designar indiv duos ou grupos para cada tarefa Atividades complexas podem requerer v rios planos de a o subsidi rios com produtos e prazos intermedi rios que resultem no produto final Uma cuidadosa an lise dos requisitos e uma distribui o coordenada do tempo promovem a efici ncia e estimulam o bom uso dos recursos humanos e materiais Tal planejamento de a o torna claro quem precisa fazer o qu e at quando O exemplo seguinte ilustra como uma planilha pode facilitar o planejamento Softwares que fazem gr ficos das responsabilidades em rela o aos prazos e s metas s o teis para este prop sito mas se n o h ningu m no grupo de estudos que seja um usu rio experiente o tempo pode ser melhor aproveitado em v rios aspectos do estudo de preserva o do que com o aprendizado de um novo programa de computa o 30 Objetivo Produzir o relat rio preliminar Responsabilidade Grupo de estudos Membros do A e B Membros do Ce D Membros do E e F Membros do A e C Grupo de estudos Grupo de estudos Grupo de estudo Grupo de estudos Grupo de estudos Edi o final Identificar necessidades de informa o designar respon sabilidades Coletar e analisar informa es sobre
230. ultados desejados de uma mudan a valem seu custo Por exemplo aperfei oar o sistema de filtragem de um sistema central de aquecimento ventila o e ar condicionado custar muito caro O aperfei oamento entretanto ter provavelmente benef cios substanciais a longo prazo e economia de custos em face da redu o de danos aos materiais e por sua maior longevidade e redu o da necessidade de programas regulares de aspira o de p e e ambiente mais limpo para a equipe e talvez menos doen as A maior dificuldade da an lise de custo benef cio que enquanto a maioria dos custos podem ser calculados com relativa precis o frequentemente dif cil quantificar os benef cios No exemplo acima o custo de reprojetar e substituir um sistema de filtragem pode ser calculado com precis o mas a economia de custos pela redu o de danos aos materiais s pode ser estimada pelo monitoramento dos efeitos da fuligem e de poluentes por um longo per odo Em alguns casos portanto os benef cios devem ser descritos em termos qualitativos e na falta de informa es quantitativas um julgamento sobre se os custos s o justific veis deve ser feito A an lise de custo benef cio um processo que possibilita a uma organiza o comparar propostas diferentes para a execu o de uma tarefa e selecionar as mais eficazes Os passos s o os seguintes 1 identificar propostas alternativas para se alcan ar uma meta 2 determinar os benef ci
231. um todo inclusive a elabora o dos or amentos interno e externo mas tamb m para sensibilizar aqueles dentro da institui o mantenedora que influenciam na aloca o de recursos para programas de bibliotecas CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS Ap ndice 1 1 Esquema das atividades de estudo Prepara o para o estudo do planejamento Comprometer se com um estudo diretor da biblioteca Revisar a documenta o dispon vel do PPP Discutir poss vel participa o com a equipe da ARL Fazer consulta a administradores e equipes pertinentes da biblioteca Fazer consulta aos funcion rios pertinentes da institui o mantenedora Tomar decis o Iniciar o estudo diretor l der do grupo de estudos Selecionar o l der do grupo de estudos Discutir cronograma com a equipe da ARL Adquirir materiais de estudo do PPP Preparar por escrito a incumb ncia do grupo de estudos Anunciar os planos equipe Nomear o grupo de estudos Agrupar materiais de pesquisa ver Ap ndice 1 2 Agrupar equipamento de monitoriza o ambiental para a Fase II ver a se o Exame de amostras de ambientes do Cap tulo 5 deste manual a se o Monitoring temperature and relative humidity Monitorando temperatura e umidade relativa do livro Preservation of library amp archival materials Preserva o de materiais de bibliotecas e arquivos do Northeast Document Conservation Center e a se o Environmental monitoring Monitorand
232. uma opera o t o complexa que foi exclu da deste estudo J que as varia es das condi es no decorrer de cada dia e de cada esta o t m grande import ncia nas situa es em que os instrumentos de registro cont nuo n o podem ser adquiridos as medi es devem ser feitas t o frequentemente quanto poss vel no decorrer de um extenso per odo Por ltimo uma vez que um problema foi identificado necess ria a an lise de especialistas para verificar as descobertas determinar a fonte do problema que geralmente complexo e din mico e desenvolver uma estrat gia para melhor lo ou corrig lo Al m disso necess rio garantir recursos para implementar as recomenda es Premissas subjacentes investiga o ambiental V rias premissas modelam a investiga o e devem influenciar a an lise e as recomenda es de melhoria e O grupo de trabalho pode realizar uma investiga o preliminar que deve levar a um programa permanente de monitoramento e As condi es v o variar de uma rea para outra e Embora mudan as importantes nas instala es n o sejam poss veis a curto prazo mudan as menores podem resultar em melhorias importantes e Metas e prioridades para melhorias em v rias reas precisam ser relacionadas com a condi o atual dos materiais que est o nessas reas seu valor intr nseco e sua rela o com a cole o como um todo 52 v Aperfei oar as condi es ambientais ser provavelm
233. uva F runs 120 Boletins da equipe Boletins do corpo docente Jornais estudantis Jornais de ex alunos Jornais locais Publica es da organiza o mantenedora ex a universidade Programas de instru o bibliogr fica para usu rios Servi o de refer ncia Guia do usu rio para a biblioteca Guia do usu rio para cuidados com cole es especiais Orienta o para estudantes graduados e n o graduados Curso acad mico formal Visitas guiadas Pol tica relativa a furtos e a vandalismos na biblioteca penalidades Encontros dos professores colegiados da universidade comit s col quios Encontros da sociedade de amigos da biblioteca Encontros dos departamentos da biblioteca Encontros de todos os funcion rios Conselho de bibliotec rios Conselho de administradores da institui o Encontros do comit da biblioteca Encontros da associa o de funcion rios Apresenta es de funcion rios p ex relat rios de confer ncias e workshops Treinamento de funcion rios da biblioteca Treinamento de estagi rios Contato de preserva o em cada unidade da biblioteca Oficinas semin rios confer ncias visitas a locais Guias e manuais para funcion rios da biblioteca e estudantes estagi rios Materiais de treinamento da biblioteca e dos departamentos Pol ticas e procedimentos da biblioteca e dos departamentos Metas e objetivos anuais para funcion rios da biblioteca Descri es formais de compet ncias Relat
234. v o estar mais diretamente envolvidas com a implementa o e estabele a uma data entre doze e dezoito meses para uma reavalia o sistem tica das recomenda es do grupo de estudos quando o progresso ser avaliado e as revis es necess rias ser o feitas com base na experi ncia e em eventos intervenientes Esta reavalia o deve resultar em um relat rio ao diretor descrevendo o progresso identificando os problemas que possam ter surgido e propondo solu es Nesta ocasi o uma segunda reavalia o sistem tica deve tamb m ser agendada para garantir que as atividades continuem como foram planejadas Todos os envolvidos com o monitoramento e a avalia o do processo de implementa o precisam ter em mente que quase certa a necessidade de revis es peri dicas das datas limite e das estrat gias para acomodar melhorias antecipadas dentro da biblioteca para responder expans o ou contra o 135 CONSERVA O PREVENTIVA EM BIBLIOTECAS E ARQUIVOS dos recursos dispon veis e para aproveitar desenvolvimentos t cnicos A meta do PPP n o impor restri es r gidas sobre atividades futuras mas antes criar mecanismos organizacionais e uma equipe informada capaz de reconhecer e responder s necessidades e oportunidades vari veis de preserva o A presta o de contas permanente como parte das descri es de trabalhos metas e objetivos da equipe a chave para o desenvolvimento bem sucedido do programa de p
235. ve incluir e uma breve descri o da metodologia do grupo de trabalho e uma an lise das atividades atuais e padr es organizacionais e uma discuss o dos principais pontos fortes e fracos identificados pela investiga o e uma apresenta o de recomenda es para aperfei oamento O modelo de esbo o apresentado no Ap ndice 7 3 pode ser adaptado conforme for apropriado para adequar se aos objetivos locais O relat rio do grupo um documento de trabalho Seu conte do deve ser logicamente organizado e claramente expresso mas sua prosa n o precisa ser altamente sofisticada Seu principal prop sito informar o grupo de estudos que vai integrar as descobertas de todos os grupos de trabalho e fazer as recomenda es finais 96 v Ap ndice 7 1 Seqii ncia de tarefas para a an lise organizacional Prepara o Ler relat rio preliminar preparado pelo grupo de estudos os Cap tulos 1 7 7 e 10 do Manual do PPP o Preservation Program Models e as leituras para o Grupo de Trabalho C listadas no Ap ndice 1 2 Planejar atividades e distribuir tarefas iniciais Identificar fun es e fatores organizacionais ligados preserva o Determinar a informa o necess ria e as fontes prov veis Designar indiv duos e subgrupos para colet la Agrupar todos os dados Analisar dados Estudar dados todos os membros Discutir identificar principais pontos fortes e fracos Determinar metas de longo prazo para as capacidad
236. vel Independentemente de como a informa o coletada entretanto as perguntas dos question rios t m que ser elaboradas de forma que tanto quanto poss vel as respostas sejam de natureza objetiva e n o subjetiva e os resultados dos levantamentos t m que ser quantific veis os dados coletados pela inspe o de uma pequena percentagem de itens em uma cole o podem ser usados para projetar o n mero aproximado de itens da cole o inteira que se enquadram em uma categoria principal de condi o ex o n mero de volumes com encaderna es consertadas de maneira impr pria mas apenas se a cole o total for amostrada corretamente e os resultados de levantamentos fornecem fundamentos s lidos e confi veis sobre os quais se pode basear o planejamento a curto e a longo prazo e para preparar os or amentos do programa Introdu o s metodologias de levantamento Em anos recentes as caracter sticas f sicas das cole es de bibliotecas foram estudadas de diferentes maneiras para informar esfor os de planejamento de preserva o Julgamento de um especialista Observa es feitas por um especialista em preserva o baseadas numa amostra n o aleat ria de materiais da cole o p ex a biblioteca convida um consultor para realizar uma visita ao local e preparar recomenda es baseadas nas observa es An lise de necessidade Uma an lise geral das necessidades e das prioridades de preserva o s quais

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