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linee guida - Sos Archivi

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1. Il rischio non pu essere completamente eliminato ma gli effetti del disastro possono essere considerevolmente ridotti da una valutazione esaustiva del rischio e dall applicazione delle misure idonee a scongiurarlo L espressione prevenzione dei disastri concerne tanto le misure destinate a prevenire un incidente quanto quelle destinate a proteggere i fondi dalle conseguenze di un simile evento e a ridurne la portata L analisi delle condizioni di rischio un processo complesso che deve tenere conto di tutti gli elementi di tipo tecnico organizzativo procedurale e comportamentale che concorrono a delineare le possibili interazioni tra la fonte di pericolo l archivio A differenza del pericolo che caratterizzato da una sua oggettivit fisica il rischio legato a ipotesi di evento futuro che potr determinare un danno O La valutazione del rischio tiene conto di due fattori e la probabilit che nell interazione delParchivio con la fonte di rischio si possa verificare un incidente che provochi un danno e Tentita del danno eventuale La valutazione del rischio un processo complesso di tipo analitico e ponderativo il cui obiettivo quello di ridurre il rischio a livelli accettabili adottando tutte le misure di prevenzione e protezione tecnicamente possibili Essa comporta una ricognizione sistematica all esterno e all interno dell edificio secondo alcune liste di controllo nelle quali indicare la probab
2. 46 D LISTA DI CONTROLLO DELLE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE Indicare il valore in percentuale rispetto all intero patrimonio considerato Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile e A bum Sn e Codici manoscritti aa Cassette video e audio J e CD audio e video va e Diapositive PE Dischi in vinile 0 e Disegni sa e DVD sa e Faldoni di carte sciolte e Fotografie m Sastre negativi positivi e Giornali e e Libri ed eo Manifesti ui e Mappe RE e Nastri magnetici Si e Pellicole Sk Registri Sh e Schedari 7a o Soilli Sai o Stampe ua Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore E LISTA DI CONTROLLO DEI SUPPORTI SCRITTORI Indicare il valore in percentuale rispetto all intero patrimonio considerato Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile e Carta foi o da lucido Sui O patinata sa Y e Fibre tessili canapa cotone lino seta si e Cuoio sa e Legno Ra e Materie plastiche a e Metallo me e Papiro de e Pergamena sp e Poliestere s e Vetro sa Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore F LISTA DI CONTROLLO DEI MEDIA GRAFICI In questa lista sono evidenziate solo due categorie molto generali rilevanti ai fini della previsione dei danni e per le scelte d intervento in fase di emergenza
3. 2004 n 132 del Dipartimento per la Ricerca l Innovazione e l Organizzazione del MIBAC Piani di emergenza per la tutela del patrimonio culturale con Allegato 1 Contenuto essenziale dei piani di emergenza elaborato dalla Commissione Permanente per la Sicurezza del Patrimonio Culturale Nazionale 2007 Circolare 6 feb 2007 n 30 del Segretario Generale MIBAC Piani di emergenza per la tutela culturale pianificazione e gestione delle esercitazioni con allegate le Linee guida relative 2012 Circolare 12 lug 2012 n 37 del Segretario Generale MIBAC Convenzioni tra il MIBAC e le Associazioni di Volontariato 2012 Circolare 18 lug 2012 n 38 del Segretario Generale MIBAC Interventi in fase emergenziale disciplinare interventi beni mobili e schede di monitoraggio 2012 Protocollo d intesa tra il MIBAC e Dipartimento Vigili del Fuoco del soccorso pubblico e della difesa civile del MI siglato il 7 mar 2012 57 1989 1997 1999 1999 2000 2002 2002 2003 2003 BIBLIOGRAFIA CENTRO DI FOTORIPRODUZIONE LEGATORIA E RESTAURO DEGLI ARCHIVI DI STATO Le scienze applicate nella salvaguardia e nella riproduzione degli archivi Roma Ministero pet i beni ze app ES Iproduz 24 P culturali e Ambientali Quaderni della Rassegna degli Archivi di Stato n 56 INTERNATIONAL COUNCIL ON ARCHIVES COMMITTEE ON DISASTER PREVENTION Guidelines on Disaster Prevention and Control in Archives Paris I
4. D Lgs 12 apr 2006 n 163 Codice dei contratti pubblici relativi a lavori servizi e forniture in attuazione delle direttive 2004 17 CE e 2004 18 CE 2007 d m 9 mag 2007 del MSE Direttive per l attuazione dell approccio ingegneristico alla sicurezza antincendio 2008 d lg 9 apr 2008 n 81 Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro in attuazione dell art 1 della Legge n 123 del 3 agosto 2007 2008 d m 22 gen 2008 n 37 del MSE Regolamento concernente l attuazione dell articolo 11 quaterdecies comma 13 lettera a della legge n 248 del 2 dicembre 2005 recante riordino delle disposizioni in materia di attivit di installazione degli impianti all interno degli edifici 2010 d lg 30 dic 2010 n 235 Modifiche ed integrazioni al decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 recante Codice dell amministrazione digitale a norma dell articolo 33 della legge 18 giugno 2009 n 69 2011 d p t 1 ago 2011 n 151 Regolamento recante semplificazione della disciplina dei procedimenti relativi alla prevenzione degli incendi a norma dell articolo 49 comma 4 quater del decreto legge 31 maggio 2010 n 78 convertito con modificazioni dalla legge 30 luglio 2010 n 122 2013 L 14 gen 2013 n 7 Modifica della disciplina transitoria del conseguimento delle qualifiche professionali di restauratore di beni culturali e di collaboratore restauratore di beni culturali Ha
5. Indicare il valore in percentuale rispetto all intero patrimonio considerato Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile Colorato dipinto Dattiloscritto Manoscritto Stampato Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore 49 G LISTA DI CONTROLLO DELLA PROBABILIT DI EVENTI DISASTROSI Indicare la probabilit che l evento possa verificarsi secondo la seguente scala di valori 1 rischio serio 2 rischio moderato 3 rischio minimo 4 non a rischio lidigizzo del inagazzZtto deposito e ae Piano Locales sai Riferimento alla planimetria dell immobile 1234 Allagamento 1234 Alluvione 1234 Attacco terroristico 1234 Bufera di neve 1234 Cedimento strutturale 1234 Esondazione laghi ruscelli fiumi torrenti 1234 Esplosione 1234 Evento bellico 1234 Frana 1234 Infiltrazione d acqua 1234 Inondazione dighe 1234 Incendio 1234 Inquinamento chimico 1234 Inquinamento radioattivo 1234 Manifestazione di piazza 1234 Maremoto mare 1234 Pioggia intensa 1234 Temporale fulmini 1234 Terremoto 1234 Tornado 1234 Uragano 1234 Altro Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore 50 H SCHEDA RILEVAZIONE DATI COMPLESSO ARCHIVISTICO DANNEGGIATO Soprintendenza archivistica pet TOALLAS A AD ENE is Ni gina stona Tipo di Evento can sane Data delle vento ana PROVINGIA DI a a il ide COMUNEDi Sis REFERENT
6. convegno Milano 11 marzo 2010 http www icpal beniculturali it L Istituto centrale per il restauro e la conservazione del patrimonio archivistico e librario ICRCPAL svolge attivit di restauro conservazione ricerca e consulenza per archivi e biblioteche Nato nel 2007 dalla fusione dell Istituto centrale di patologia del libro ICPL con il Centro di fotoriproduzione legatoria e restauro degli Archivi di Stato CFLR fa parte del Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo http www protezionecivile gov it Portale del Dipartimento della Protezione Civile http sici irpi cnr it Il Sistema Informativo sulle Catastrofi Idrogeologiche SICI ideato dal Gruppo Nazionale per la Difesa dalla Catastrofi Idrogeologiche GNDCI del Consiglio Nazionale delle ricerche CNR gestito dall Istituto di Ricerca per la Protezione Idrogeologica IRPI del CNR SICI fornisce dati e informazioni sul dissesto idrogeologico ed in particolare su frane e inondazioni avvenute in Italia http www sosarchivi it 62 SOS Archivi e Biblioteche un associazione che desidera riunire professionisti del settore archivistico per promuovere la prevenzione delle situazioni accidentali che possono danneggiare gli archivi documentali e le biblioteche e per offrire in caso di necessit immediato intervento specialistico in situazioni di urgenza Siti in francese i siti bilingui inglese francese s
7. istituzioni private famiglie e persone durante lo svolgimento della propria attivit I documenti che compongono l archivio sono pertanto collegati tra loro da un nesso logico e necessario detto vincolo archivistico In questa accezione si usa spesso la parola fondo come sinonimo di archivio Archivio corrente parte dell archivio costituita dai documenti relativi ad affari in corso e conservati presso gli uffici Archivio di deposito parte dell archivio costituita dai documenti relativi ad affari esauriti non pi occorrenti alla trattazione degli affari in corso ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico Archivio storico parte delParchivio costituita dai documenti relativi ad affari esauriti destinati alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico per finalit di studio o non di studio privati amministrativi o legali Autocombustione fenomeno legato a processi fermentativi con produzione di calore e di gas che a contatto con l ossigeno possono provocare un vero e proprio incendio Bin v Cesta Bonifica insieme degli interventi che hanno l obiettivo di eliminare le fonti di inquinamento e le sostanze inquinanti o di ridurne le concentrazioni nei depositi e o nei documenti a un livello uguale o inferiore ai valori delle concentrazioni soglia di rischio per le persone e per l archivio Cesta termine genetico utiliz
8. modificato Part 182 del Codice dei beni culturali dal comma 1 al comma 1 quinquies ed ha aggiunto al Codice l allegato B in visore dal 14 feb 2013 2014 Circolare 14 mar 2014 n 10 del Segretario Generale MIBACT Direttiva del Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo del 12 dicembre 2013 concernente le procedure per la gestione delle attivit di messa in sicurezza e salvaguardia del patrimonio culturale in caso di emergenze derivanti da calamit naturali 56 NORMATIVA SPECIFICA IN MATERIA DI ARCHIVI E BIBLIOTECHE 1942 R D 7 nov 1942 n 1564 Approvazione delle norme per l esecuzione il collaudo e l esercizio degli impianti tecnici che interessano gli edifici pregevoli per arte o storia e quelli destinati a contenere biblioteche archivi musei gallerie collezioni e oggetti d interesse culturale Abrogato parzialmente dal d m 20 mag 1992 n 569 2012 d m 2 ago 2012 del MIBAC Approvazione della normativa in materia di cartoni destinati al restauro ed alla conservazione del materiale soggetto a tutela 1992 d m 20 mag 1992 n 569 del MIBAC Regolamento contenente norme di sicurezza antincendio per gli edifici storici e artistici destinati a musei gallerie esposizioni e mostre 1995 d p r 30 giu 1995 n 418 Regolamento concernente norme di sicurezza antincendio per gli edifici di interesse storico artistico destinati a biblioteche ed archivi 2004 Circolare 8 ott
9. risulti molto umida e non siano presenti agenti inquinanti quali fango morchie gasolio ecc 33 bisogna separare con delicatezza i fogli gli uni dagli altri senza forzare per non lacerare le carte ma semmai spruzzando acqua nebulizzata acquistabile presso i negozi che trattano articoli per giardinaggio o pet stireria dove le carte sono gi incollate tra di loro e porli immediatamente ad asciugare all aria POSIZIONAMENTO DELLE UNIT SUI PIANI D APPOGGIO DURANTE IL TRATTAMENTO e in verticale in appoggio sul taglio meno compromesso con i piatti leggermente aperti se si tratta di volumi limitatamente bagnati e in grado di mantenersi in posizione e in orizzontale sul piano di appoggio se si tratte carte sciolte o se volumi troppo bagnati per mantenere la posizione verticale Nel caso in cui la consistenza del materiale bagnato sia limitata ma la documentazione sia interamente bagnata occorre lavarla con cura fino a ottenere una completa pulizia prima di porla ad asciugare all aria L asciugatura alParia un procedimento economico ma laborioso e praticabile solo nel caso in cui si disponga di uno spazio adeguato attrezzato con piani d appoggio possibilmente forati ad es reti da letto su cui posare il materiale da trattare e provvisto di prese elettriche per collegare ventilatori e deumidificatori che consentano di alimentare continuamente la circolazione dell aria I documenti e i volumi vengono in
10. www ancbs org Lo Scudo Blu Blue Shield Bouclier Bleu una sorta di Croce rossa per il patrimonio culturale Ha come nome ed emblema il simbolo adottato dalla Convenzione dell Aia per la protezione dei beni culturali in caso di conflitto armato del 1954 per identificare i beni culturali immobili sotto protezione speciale art 17 Cerca di proteggere i beni culturali in casi di conflitto armato ed organizza squadre di soccorso in caso di catastrofi che colpiscono i beni culturali Dal suo sito si possono scaricare varie pubblicazioni in materia Il sito anche in francese http www archives gov preservation internal index html I National Archives degli Stati Uniti hanno una sezione del sito dedicata alla conservazione Preservation da cui sono scaricabili gratuitamente linee guida manuali e altri materiali utili per gli archivisti su temi come la prevenzione dalle muffe e dagli altri danni biologici le caratteristiche che di un deposito d archivio ecc Nell ambito di questa sezione vi sono delle pagine dedicate in particolare alle misure da prendere in vista di possibili emergenze Emergency Preparedness http www bl uk blpac disaster html La British Library nell ambito della sezione del suo sito dedicato alla conservazione Preservation Advisory Centre ha una pagina dedicata ai disastri Disaster Emergency Planning in cui offre in modo molto sintetico linee guida in materia di prevenzione dei disa
11. Mette a disposizione gratuitamente numerose pubblicazioni come ad esempio H STOVEL Risk Preparedness A Management Manual for World Cultural Heritage 1998 Il sito anche in francese http www naa gov au records management publications index aspx I National Archives dell Australia hanno sul loro sito una selezione di manualistica professionale scaricabile gratuitamente fra cui si segnalano l opuscolo Disaster Preparedness Manual for Commonwealth Agencies 2000 nonch gli standard per i depositi d archivio statali Standard for the Physical Storage of Commonwealth Records 2002 http www nationalarchives gov uk information management guidance d htm Gli Archivi nazionali britannici hanno messo a disposizione sul loro sito decine di linee guida su specifici aspetti del lavoro archivistico fra cui ve ne sono alcune sulla conservazione e due dedicate ai disastri The National Archives How to deal with wet documents e Protecting archives and manuscripts against disasters 65
12. che ha conseguenze gravemente distruttive Disinfezione intervento che mira a distruggere o inibire i microrganismi patogeni e le loro spore Disinfestazione intervento che mira a eliminare dai depositi organismi viventi quali ad esempio insetti ratti uccelli ecc dannosi ai documenti Documento qualunque testimonianza a prescindere dal supporto scrittorio sul quale fissata di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti che sia stata prodotta o ricevuta da una persona fisica o giuridica come strumento o residuo della sua attivit pratica Documento analogico documento formato con Putilizzo di un supporto fisico che assume valore continuo nel tempo Documento informatico rappresentazione informatica di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti Elenco di consistenza lista non necessariamente ordinata delle unit di conservazione di cui si compone un archivio o parte di esso Emergenza evento inatteso che richiede un intervento pronto e immediato Faldone contenitore per documentazione d archivio Formato termine generico usato per indicare le dimensioni di un supporto scrittorio Interfogliazione inserimenti di fogli di carta o altro materiale per separate le carte o le pagine di un documento Inventario archivistico strumento che descrive tutte le unit archivistiche che compongono un archivio ordinato Inventario topografico strumento che descrive la collocazione fisica all interno di un edificio d
13. connessi alla conservazione del patrimonio archivistico Queste Linee guida sono rivolte a tutti coloro che hanno la responsabilit di conservare archivi ma non necessariamente sono specialisti del settore allo scopo di fornire loro un indirizzo pratico per la pianificazione e la reazione immediata all emergenza Per tale motivo esse sono generali e non affrontano le attivit inerenti alla costruzione ristrutturazione e manutenzione arredamento delle strutture edilizie e la loro dotazione di strumentazioni relative al controllo ambientale n il restauro della documentazione successivo agli eventi calamitosi n entrano nel merito della descrizione analitica delle tecniche d intervento sui beni danneggiati che richiedono l opera di professionisti qualificati e specializzati Fermo restando che le Soprintendenze archivistiche e gli Archivi di Stato del territorio debbono essere sempre il punto di riferimento tecnico imprescindibile per garantite interventi corretti la possibilit di avere uno strumento di agile consultazione pu favorire lo sviluppo di un azione di prevenzione da parte dei soggetti proprietari e o detentori di archivi anche in una situazione finanziaria di evidente difficolt nella convinzione che un azione seppur modesta e incompleta sia sempre preferibile a una non azione Non sono stati in questo caso affrontati alcuni argomenti estremamente importanti che tuttavia sono risolvibili in un ambito pi esteso di
14. di rimandare ogni altro intervento diretto sul materiale a partire dalla sua asciugatura che potr avvenire con minimo rischio tramite liofilizzazione RICORDARE CHE IL CONGELAMENTO e non uccide le spore di eventuali infezioni e determina un aumento di volume del materiale come conseguenza della formazione di cristalli di ghiaccio La liofilizzazione una tecnica che sfrutta basse temperature e bassa pressione per indurre il ghiaccio a sublimare cio a passare direttamente dalla fase solida a quella gassosa Con questo procedimento possibile scongelare e portare ad asciugatura anche ingenti quantit di materiale ripulendolo contestualmente da eventuali depositi solidi fango o altro che la liofilizzazione polverizza e che possono essere facilmente rimossi 35 RICORDARE CHE LA LIOFILIZZAZIONE e non uccide le spore di eventuali infezioni e non rimedia al compattamento eventualmente intervenuto sui materiali e non migliora le deformazioni eventualmente intervenute sui materiali Con le operazioni di asciugatura ad aria o di liofilizzazione si pu considerare conclusa la fase di emergenza 4 3 Crollo Eruzione vulcanica Frana Terremoto Terremoti frane crolli di edifici posso interessare anche aree o locali in cui sono conservati archivi e quindi coinvolgere la documentazione In questi casi si deve seguire la procedura d emergenza prevista dal PE e coordinarsi tempestivamente con la Soprintendenza ar
15. di quantificare la grandezza di un evento sismico da due punti di vista uno correlato all energia rilasciata ossia la magnitudo l altro basato sugli effetti osservati sulle costruzioni e sull ambiente ossia l intensit In superficie lo scuotimento del suolo pu causare agli edifici movimenti scomponibili in orizzontali e verticali ma in realt composti e tali da produrre in diversa misura deformazioni torsioni dislocazioni e crolli I terremoti in Italia sono piuttosto frequenti per la natura altamente sismica del territorio nazionale Durante e dopo le scosse di terremoto i crolli degli edifici e o la caduta delle scaffalature possono essere associati a incendi e a penetrazione d acqua condizioni che rendono gli interventi estremamente complessi e difficili 17 2 CONDIZIONI PER LA PREVENZIONE 2 1 Misure di protezione La prevenzione si attua mediante e la predisposizione di un adeguato livello di sicurezza sulla base di quanto previsto dalla normativa vigente in materia e il costante monitoraggio ambientale e la corretta gestione dei depositi e dei locali di consultazione e la cura e il controllo dello stato di conservazione dei materiali Le misure preventive sono essenziali in qualunque tipo di programmazione finalizzata a contrastare il rischio di disastri 2 1 1 Edifici Le misure di protezione riguardano in primo luogo i locali di conservazione che devono essere adeguati per dimensione per numero e per di
16. interventi di messa in sicurezza dei beni immobili e mobili Si tratta di elenchi delle cose essenziali da fare o da verificare pet prevenire i rischi o per avere le informazioni necessarie in caso di emergenza Sono uno strumento molto pratico e di facile utilizzazione che semplifica e normalizza l attivit di controllo e facilita la conservazione dei dati indispensabili per una pi efficace prevenzione dei rischi Esse devono essere compilate dal responsabile dell archivio Il compito della compilazione aggiornamento e conservazione delle liste di controllo deve essere affidato al responsabile delParchivio che in fase di compilazione si pu avvalere del supporto tecnico scientifico dei funzionari della Soprintendenza archivistica o dei funzionari dell Archivio di Stato e si deve necessariamente coordinare con il Servizio Prevenzione e Protezione RSPP v art 2 del d lg 81 08 dell ente conservatore dell archivio La conservazione delle liste permette inoltre di effettuare nel tempo valutazioni sull evoluzione della situazione dell archivio o di parte di esso 2 2 2 Guida degli archivi e inventario topografico La gestione degli archivi richiede l esatta conoscenza della disposizione dei fondi documentati all interno degli edifici in cui sono conservati Uno strumento sintetico molto utile a tale scopo la guida generale degli archivi conservati dalPente nella quale pu essere evidenziato con semplici accorgime
17. la sicurezza e intervenire troppo spesso quando sono gi danneggiati Queste Linee guida sono destinate dunque non solo agli Archivi di Stato e alle Soprintendenze archivistiche ma anche a tutti coloro Comuni Province Regioni Enti pubblici non territoriali Istituti culturali che conservano documentazione preziosa per la vita del Paese Sono istruzioni per l uso specifiche attente ai materiali dei documenti e alle caratteristiche che legano concettualmente i diversi componenti di un archivio Ci sono le schede pensate per rilevare i danni quelle per tracciare preventivamente una mappa Esse si affiancano a quanto gi predisposto dal Segretariato generale e dalle unit di crisi istituite presso le Direzioni regionali offrendo un contributo tecnico per il settore Hanno collaborato alla loro stesura archivisti di Stato della Direzione generale e degli Istituti periferici che in tempi recenti hanno maturato una esperienza sul campo associazioni professionali di archivisti ANAI e di restauratori di materiale cartaceo AICRAB associazioni di restauratori privati e ditte specializzate A tutti va il pi sentito ringraziamento per il contributo alla discussione per i materiali forniti per la disponibilit mostrata per la creativit di cui hanno dato prova Un ringraziamento speciale va in particolare a Micaela Procaccia che ha coordinato i lavori nonch a Monica Calzolari e Cecilia Prosperi che hanno curato l
18. mentre nel secondo si rivolger all UCCR MIBACT Se non stato predisposto il PE occorre immediatamente individuare un coordinatore generale dell intervento che sia responsabile della gestione dell emergenza e la cui autorit sia riconosciuta da tutti coloro che concorrono alle diverse fasi operative e reperire una quantit sufficiente di persone da ripartire in turni di lavoro In entrambi i casi di emergenza sopra indicati il responsabile deve allertare tempestivamente la Soprintendenza archivistica competente per territorio ed eventualmente anche il pi vicino Archivio di Stato in quanto personale degli Istituti archivistici preparato a date assistenza nell applicazione delle procedure indicate dalla direttiva ministeriale e dalle presenti Linee guida I recapiti degli Istituti archivistici sono pubblicati sul sito web della Direzione generale per gli archivi oltre che su quello di ciascun Istituto La gestione delle emergenze deve coinvolgere pi figure professionali con un lavoro di squadra Nelle squadre va coinvolto in primo luogo il personale dell ente rivolgendosi prioritariamente alle persone che conoscono meglio i depositi gli archivi e qualora esse non siano presenti al momento dell emergenza bisogna richiamarle in servizio sin dai primi momenti In caso di necessit tale personale pu essere affiancato da personale esterno ed eventualmente anche da volontari In ogni caso non deve essere consentito intervenire a
19. nessuno che non sia preventivamene identificato dal responsabile della reazione all emergenza 26 PER LA SICUREZZA DELLE PERSONE RICORDARE DI accertarsi che tutti i colleghi siano avvertiti dei potenziali pericoli fare attenzione a fili elettrici scoperti o caduti fare attenzione a danneggiamenti all impianto elettrico spegnere il quadro generale dellimpianto elettrico chiudere l acqua in caso di odore di gas aprite la finestra e lasciare subito il locale e chiudere il rubinetto generale del gas non rientrare nel edificio fino a che non sia stato dichiarato sicuro Una volta stabilizzata la situazione e soltanto dopo che gli organi della protezione civile abbiano decretato il cessato pericolo per le persone si procede alla quantificazione del danno calcolando quante unit fisiche o quanti metri lineari siano stati compromessi Questa operazione sar svolta seguendo le procedure relative all attivit di rilevo dei danni e secondo i disciplinati operativi descritti nella direttiva del ministro dei beni e attivit culturali e con il coordinamento dell Unit rilievo dei danni al patrimonio culturale Nel caso in cui le scaffalature siano collassate o i luoghi inaccessibili si cercher di ricostruire quanti metri lineari fossero presenti nel deposito L opportunit di individuare come unit di misura il metro lineare deriva dal fatto che normalmente la documentazione conservata su un cert
20. per danneggiarli alterare o sottrarre dati 1 3 Eruzione vulcanica In Italia si trova il maggior numero di vulcani attivi d Europa e dell area mediterranea tra cui l Etna che anche il vulcano pi attivo del continente il Vesuvio silenzioso dal 1944 15 ma in piena attivit in tempi storici anche recenti e molto pericoloso i Campi Flegrei Stromboli e Vulcano 1 4 Frana I fenomeni franosi rappresentano la manifestazione pi evidente della continua evoluzione del territorio Un processo incessante spesso impercettibile e limitato alla sola erosione del suolo altre volte di drammatico impatto specialmente quando i volumi in gioco sono notevoli e coinvolgono uomini e strutture costruite L uomo ha quindi da sempre interagito con i fenomeni franosi in una continua sfida tra adattamento all ambiente naturale e protezione da questo specialmente nei territori montani e con terreni suscettibili a disgregazione Il motore principale di innesco del fenomeno la pioggia in misura minore lo sono gli eventi sismici Le politiche di antropizzazione del territorio hanno fortemente contribuito da un lato a generare frane in aree dove queste non si erano mai verificate dall altro ad amplificarne l impatto sul tessuto socio economico Il territorio nazionale per la sua conformazione orografica geologica e geomorfologica caratterizzata da un orografia giovane e da rilievi in sollevamento quindi sempre stato intere
21. piogge onde gigantesche causate da uragani tifoni e cicloni ma anche nei casi pi ricorrenti a difetti di costruzione e manutenzione delle tubature di carico e scarico dell acqua negli edifici e alla mancanza di manutenzione delle strutture che ospitano i beni Le esondazioni di corsi o bacini d acqua fiumi fiumare torrenti laghi e invasi dovuta a piogge intense hanno una stretta relazione con Passetto del territorio in cui il cotso d acqua o il bacino si trova In Italia vi sono zone storicamente pi esposte a tali calamit e in cui le alluvioni causano disastri gravi e ricorrenti alle persone e ai beni Spesso alle alluvioni si accompagnano frane e smottamenti delineando quadri di danno gravissimi soprattutto nelle aree esposte a estesa cementificazione Nella comunit archivistica internazionale opinione diffusa che a causa dei cambiamenti climatici in corso le catastrofi naturali che mettono in pericolo gli archivi diverranno sempre pi frequenti 1 2 Conflitto armato e attentato In tempo di guerra di conflitto armato di terrorismo e di manifestazioni di piazza gli archivi sono esposti a rischi gravi di distruzione sabotaggio furto e vandalismo Alcune particolari istituzioni possono essere oggetto di attacchi deliberati allo scopo di distruggere informazioni Sono particolarmente esposti gli archivi digitali per mano di persone in grado di violare i sistemi di sicurezza e di entrare nei sistemi informativi
22. volumi e documenti bagnati perdono buona parte della loro resistenza fisica e sono appesantiti dalla quantit di acqua assorbita dunque bisogna operare con la massima precauzione in ogni fase che comporti la loro manipolazione In particolare e seil materiale si trova ancora immerso recuperarlo utilizzando entrambe le mani e movimentare i volumi o i faldoni bagnati mantenendoli chiusi e non cercare di chiudere i volumi bagnati rimasti aperti e non aprite o chiudere i volumi bagnati e usare estrema cautela anche per i volumi umidi e non rimuovere le coperte bagnate e non separare i singoli fogli bagnati e non estrarre documenti volumi bagnati dalle loro scatole cartelline custodie e non separare o spaziare i volumi o i faldoni durante le prime operazioni di salvataggio i materiali compressi sono meno soggetti allo sviluppo di muffe e nel caso in cui i tempi di intervento superino le 10 ore separare alcuni volumi per ridurre il danno da rigonfiamento Il materiale parzialmente o totalmente bagnato deve essere trasportato verso il luogo individuato per Pasciugatura dopo essere stato impacchettato o inserito in buste di plastica trasparenti individuali Le buste vanno corredate da chiare note identificative scritte a grafite su un foglio di carta Per trasferire la documentazione imbustata ci si pu servite di ceste di plastica o anche di 31 scatole di cartone economiche e facilmente reperibili che devono essere preventi
23. CA Ica Study 11 Disponibile in inglese francese e arabo scaricabile gratuitamente dal sito del Consiglio internazionale degli archivi http www ica org 10818 studies and case studies ica study n11 guidelines on disaster prevention and control in archives html CECILIA PROSPERI I restauro dei documenti d archivio Dizionarietto dei termini Roma Ministero per i beni e le attivit culturali Ufficio centrale per i beni archivistici Conservazione di materiali librari archivistici e grafici a cuta di M REGNI P G TORDELLA 2 voll Torino Allemandi 1996 99 NEVA PASQUALINI ROSSELLA MANZO Manuale per la sicurezza in archivio e in biblioteca Modena Mucchi Editore Prevenire meglio che curare a cura di M B BERTINI Milano Archivio di Stato di Milano Memoria e futuro dei documenti su carta Atti delle Giornate di Studio Udine 2 3 ottobre 2001 in italiano e in inglese a cura di A ZAPPAL Udine Forum editrice universitaria udinese BETTY WALSH Sa vage Operations For Water Damaged Archival Collections A Second Glance Ottawa Canadian Council on Archives Disponibile anche in francese Scaricabile gratuitamente agli indirizzi http www cdncouncilarchives ca public_free html ix inglese http www cdncouncilarchives ca salvage_fr pdf n francese JOHANNA WELLHEISER JUDE SCOTT An Ounce of Prevention Integrated Disaster Planning for Archives Libraries and Record Centres Lond
24. E TECNICO SOPRINTENDENZA ARCHIVISTICA Nome COLONES ANNE AAA o E IAAD IE AR il AAA AAA ARIA ENA EEE ERE Es A A ARRE CONSISTENZA DELLA DOCUMENTAZIONE Nanita archivistiche aria A anta A STRUMENTI DESCRITTIVI 51 SITUAZIONE DELLA SEDE ARCHIVISTICA accessibilit condizioni statiche impiantistiche scaffalature COMUN e ro Adi ia A ind lalui bias OLA Nome COLO MES qualifica silicio Recapito telefonico ia e pa SITUAZIONE DELLA SEDE ARCHIVISTICA ATTUALE con particolare riferimento alla sua idoneit 52 ULTERIORI INTERVENTI NECESSARI descrivere gli interventi da effettuare indicandone sinteticamente le modalit es ricostruzione delle serie dell archivio di deposito in base al riscontro sulPinventario sommario ricognizione inventario sommario e riordinamento fisico delle serie spolveratura disinfestazione ecc e per gli interventi archivistici il personale necessario tempi e archivisti necessati VALUTAZIONE DEL DANNO valutazione del danno subito dall archivio equivalente al costo del ripristino logico fisico cui vanno aggiunti valutazione del danno a scaffalature costi di spolveratura restauro condizionamento costi valutazione costi di trasporto non va indicata la valutazione del danno all edificio 53 I SCHEDA RILEVAZIONE DATI DOCUMENTO DANNEGGIATO N Progressivo libro mappa O rivista ceramiche Descrizione O fotog
25. I n 2 giugno dicembre 2007 pp 151 194 Le carte future La gestione della sicurezza dei documenti e degli operatori d archivio Riflessioni e proposte a trent anni dal terremoto del Friuli Atti del convegno ANAL Sezione Friuli Venezia Giulia Trieste Udine 11 12 maggio 2006 Trieste Memoria progetto tecnologia Lineamenti e strategie per l identit della conoscenza a cura di E FAROLDI Torino Allemandi Indagini scientifiche e metodi di restauro Materiali archivistici grafici fotografici e pittorici a cura di L RESIDORI Roma Centro di fotoriproduzione legatoria e restauro degli Archivi di Stato GRAHAM MATTHEWS YVONNE SMITH GEMMA KNOWLES Disaster Management in Archives Libraries and Museums Farnham Ashgate MARIE DOMINIQUE PARCHAS Comment faire face aux sinistres Eau et feu Aide a la r daction d un cahier des charges amp R daction du bilan Paris Service Interminist riel des Archives de France 2011 Scaricabile gratuitamente allindirizzo 59 2012 2012 2014 2014 http www culturecommunication gouv fr Politigues ministerielles Conservation restauration Plans de sauvegarde Securite Surete Plans de sauvegarde et d urgence Faire face aux sinistres dans les archives L attivit degli istituti archivistici coinvolti nel sisma del maggio 2012 in Rassegna degli Archivi di Stato n s V VI 2009 2012 pp 285 310 Scaricabile gratuitamente all indirizzo http www a
26. PUBBLICAZIONI DEGLI ARCHIVI DI STATO LINEE GUIDA PER LA PREVENZIONE DEI RISCHI E LA REAZIONE ALLE EMERGENZE NEGLI ARCHIVI a cura di MONICA CALZOLARI e CECILIA PROSPERI MINISTERO DEI BENI E DELLE ATTIVITA CULTURALI E DEL TURISMO DIREZIONE GENERALE PER GLI ARCHIVI 2014 DIREZIONE GENERALE PERGLI ARCHIVI Servizio studi e ricerca Direttore generale per gli archivi ad interim Rossana Rummo Direttore del Servizio III Studi e ricerca Mauro Tosti Croce Hanno collaborato alla stesura di queste linee guida Giuseppe Banfo Giulia Barrera Maria Barbara Bertini Chiara Cundari Francesca Frugoni Francesca Imperiale Pietro Livi Micaela Procaccia Luciano Sassi Maurizio Savoja Alessandro Sidoti Stefano Vitali Melania Zanetti 2014 Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo Direzione generale per gli archivi SOMMARIO Prefazione Introduzione Definizioni Sigle 1 I DISASTRI 1 1 Azione dell acqua e condizioni meteorologiche avverse 1 2 Conflitto armato e attentato 1 3 Eruzione vulcanica 1 4 Frana 1 5 Incendio 1 6 Incidente nucleare 1 7 Inquinamento da amianto 1 8 Maremoto 1 9 Terremoto 2 CONDIZIONI PER LA PREVENZIONE 2 1 Misure di protezione 2 1 1 Edifici 2 1 2 Condizionamento 2 1 3 Procedure archivistiche 2 1 4 Archivi informatici e ibridi 2 2 Conoscenza degli archivi 2 2 1 Monitoraggio e liste di controllo 2 2 2 Guida degli archivi e inventario topografico 2 3 Formaz
27. a redazione materiale delle Linee guida passando al filtro delle loro conoscenze ed esperienze quello che altrimenti sarebbe rimasto un assemblaggio di informazioni ricche e importanti ma non strutturate un grazie anche a Francesca Frugoni che insieme a Monica Calzolari ha preparato quelle istruzioni semplici e immediate da attaccare al muro e guardare magari distrattamente ogni giorno finendo con l impararle a memoria e applicarle quasi istintivamente se dovesse davvero presentarsi l emergenza Infine un ringraziamento anche all Archivio di Stato di Roma in particolare a Luisa Salvatori e al Servizio Studi e Ricerche della Direzione generale per gli Archivi che hanno curato la grafica Resta fuori da queste Linee guida il problema del recupero della documentazione digitale comprese le banche dati Su questo punto che cruciale per il futuro dei documenti si rinvia alle Linee Guida per il Disaster Recovery nelle PA riviste nel 2013 dall Agenzia per l Italia Digitale AGID Rossana Rummo Direttore generale per gli archivi ad interim INTRODUZIONE In Italia dopo l alluvione di Firenze del 1966 le esperienze maturate a seguito di numerosi altri gravi eventi calamitosi alluvioni Piemonte 1984 Sicilia 2009 Liguria e Toscana 2011 Emilia Romagna e Sardegna 2013 2014 attentati Firenze 1993 terremoti Friuli 1976 Irpinia 1980 Marche e Umbria 1997 1998 Abruzzo 2009 Emilia Romagna Lombardia e Veneto 2012 hanno aument
28. anche gravemente nel corso di un incendio non deve essere immediatamente eliminato in molti casi la documentazione almeno parzialmente recuperabile comunque necessario seguite le indicazioni di recupero e restauro impartite dalla Soprintendenza archivistica In primo luogo occorre e individuare eventuali materiali documentari e o librari danneggiati dalPacqua e verificare se siano rimaste tracce di fumo o fuliggine sul materiale e individuare eventuali materiali caduti a terra L operazione di pulizia delle parti bruciate e la rimozione della fuliggine devono essere effettuate esclusivamente dai restauratori in una fase successiva all emergenza Nella fase di emergenza si possono attuare sotto la guida di un restauratore professionista esclusivamente le operazioni necessarie a predisporre il ricovero della documentazione nelle opportune sedi di restauro 41 A tal fine occorre maneggiare i documenti con massima cura provvedendo a condizionare le unit documentali pi colpite e fragili in buste trasparenti fornite di un supporto rigido di sostegno che protegga il documento nelle successive fasi di trasporto E sconsigliato nell immediato Puso di aspiratori pennelli e gomme sia per l elevato rischio di perdita di porzioni di supporto sia in considerazione del fatto che un azione errata di pulizia pu far penetrare pi a fondo le particelle di fuliggine Sui volumi rilegati che non siano stati a diretto contatto con il
29. arette nei magazzini e nelle aree adiacenti 1 6 Incidente nucleare Un incidente nucleare o incidente radiologico un evento in cui si produce un emissione di materiale radioattivo o un livello di radioattivit suscettibile di apportare pregiudizio alla salute pubblica Esso pu prodursi in una centrale elettronucleare in un impianto nucleare militare o civile oppure anche in stabilimenti dove vi sia una qualsiasi attivit legata alla manipolazione di elementi radioattivi come impianti di produzione del combustibile nucleare o di manipolazione delle scorie radioattive laboratori di ricerca e reparti radiologici degli ospedali Possono essere inquinati dal pulviscolo radioattivo non solo gli archivi presenti nella centrale o nello stabilimento in cui avviene l incidente ma anche archivi ubicati nella pi o meno ampia zona circostante 16 1 7 Inquinamento da amianto Minerale anche chiamato absesto comune in natura per la sua resistenza al fuoco al calore e all azione di agenti chimici e biologici Pamianto stato impiegato per diversi scopi nelle industrie nell edilizia etc Dal 1992 in Italia vietato l uso dell amianto la sua potenziale pericolosit dipende dalla dispersione di particelle nell ambiente che possono essere inalate e causare gravissime patologie all uomo L amianto pu essere oggi ancora presente nelle coperture di edifici eterns nelle pareti divisorie o nei pannelli in cemento amianto dei so
30. ateriale documentario colpito dal disastro dove effettuare le prime operazioni di recupero e messa in sicurezza Lo spazio individuato deve essere allestito con postazioni attrezzate a seconda della tipologia di disastro Prima di dare inizio alle operazioni di recupero buona norma documentare anche fotograficamente la condizione degli ambienti e del materiale coinvolti nell emergenza Prima di trasferire documenti e volumi dalla loro abituale collocazione fondamentale identificare le singole unit fisiche con un codice possibilmente univoco ma soprattutto semplice e logico ove presente pu essere utilizzata allo scopo la segnatura stessa del bene D aiuto pu essere Putilizzo dei dispositivi mobili quali smartphone e tablet che consentono di fotografare la 27 situazione prima della rimozione e in fase di rimozione delle singole unit di conservazione avendo cura di evidenziare il particolare della segnatura Occorre riportare i codici in elenchi redatti in pi copie i quali devono sempre accompagnare il materiale e soprattutto i documenti e i volumi che escono dalla loro sede Qualora non fosse possibile identificare anche sommariamente tutto il materiale bisogna provvedere almeno a quantificarlo Allo stesso modo i contenitori utilizzati per il trasferimento dei beni devono essere identificati con un codice numerico A tale scopo si far uso della scheda proposta in allegato che stata elaborata da archivisti
31. ato la consapevolezza riguardo ai problemi della corretta conservazione degli archivi e del recupero successivo all emergenza Le emergenze e le catastrofi ricorrenti hanno stimolato una riflessione sulle metodologie e sulle tecniche d intervento ma ancora non si sufficientemente diffusa e radicata la consapevolezza della necessit di porre in atto strategie di prevenzione Gli archivi nel caso dei grandi disastri che colpiscono il territorio e la popolazione che vi abita sono strumenti indispensabili allo svolgimento pi economico efficace ed efficiente possibile delle operazioni di reazione immediata all emergenza e di recupero successivo di tutti i beni materiali e immateriali che caratterizzano e assicurano la vita di quel territorio alcuni archivi in particolare quali l anagrafe e lo stato civile il catasto gli archivi notarili e gli archivi ecclesiastici sono le principali fonti in grado di restituire identit e diritti alla popolazione colpita L emergenza in ambito archivistico peraltro non si manifesta soltanto nei casi delle grandi catastrofi idrogeologiche quali le alluvioni e i terremoti purtroppo sempre pi frequenti ma si verifica molto spesso nei casi di quei micro disastri causati dalPinadeguatezza degli edifici e delle strutture di conservazione che colpiscono singoli complessi archivistici o porzioni di essi infiltrazioni d acqua crolli infezioni e infestazioni biologiche contaminazione da agenti to
32. azioni di possibile collasso delle vie di comunicazione risulti possibile programmare il trasferimento dei beni danneggiati Per quanto riguarda il settore degli archivi caratterizzato dalla necessit di ampi spazi dal notevole carico del peso dalla necessit di condizioni particolati dal punto di vista della climatizzazione e del condizionamento una volta verificata la saturazione delle sedi degli Archivi di Stato pi vicini e agibili stata avanzata in sede di gruppo di lavoro l ipotesi di uso degli spazi all interno delle caserme e anche la possibilit di accordi con le strutture dell Esercito adibite al trasporto In fase di ultimazione della prima bozza delle Linee guida stata pubblicata dal MIBACT la Direttiva 12 dicembre 2013 Procedure per la gestione delle attivit di messa in sicurezza e salvaguardia del patrimonio culturale in caso di emergenze derivanti da calamit naturali Nella seconda redazione se ne tenuto conto per alcune indicazioni e soprattutto si rimanda alla Direttiva per quanto concerne in modo specifico le procedure i disciplinari e gli strumenti operativi che gli Istituti archivistici sono tenuti a utilizzare nel caso si trovino a intervenire su archivi danneggiati da eventi calamitosi di origine naturale DEFINIZIONI Archivio complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente magistrature organi e uffici centrali e periferici dello Stato enti pubblici territoriali e non territoriali
33. catastrofi idrogeologiche SOS A amp B SOS Archivi e Biblioteche SSN Servizio sanitario nazionale UCCN MIBACT Unit di coordinamento nazionale del Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo UCCR MIBACT Unit di Coordinamento regionale del Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo UE Unione europea VVFF Vigili del fuoco 14 1 DISASTRI I disastri si possono classificare in naturali o causati dall uomo I disastri naturali sono dovuti a fenomeni della natura come per esempio alluvioni cicloni eruzioni vulcaniche esondazioni di fiumi frane inondazioni terremoti tifoni Quelli provocati dall uomo possono essere dovuti a comportamento intenzionale e quindi doloso quali ad esempio il sabotaggio Pattentato l azione di guerra oppure colposo come negligenza incuria imperizia inosservanza di leggi regolamenti e discipline ne sono esempi le perdite d acqua gli incendi inclusi quelli appiccati volontariamente l inquinamento chimico e biologico le azioni terroristiche le guerre e conflitti armati I disastri comportano un radicale e improvviso cambiamento delle condizioni ambientali con conseguenze dannose sulla conservazione degli archivi 1 1 Azione dell acqua e condizioni meteorologiche avverse L ingresso dell acqua nei depositi per gli archivi un rischio ricorrente dovuto non solo alle condizioni meteorologiche avverse quali inondazioni da forti
34. chivistica che a sua volta fa riferimento all UCCR MIBACT Questi eventi causano sommovimenti e urti di intensit variabile e di conseguenza possono produrre tipologie di danno estremamente differenziate a lieve entit caduta di alcuni volumi buste posizionati su scaffali non completi e quindi pi liberi di muoversi Il danno che ne deriva quasi esclusivamente di tipo meccanico strutturale b media entit caduta di parte delle scaffalature e perdita di calcinacci e parti della struttura muraria I danni per lo pi di tipo meccanico strutturale sono aggravati dalla presenza delle polveri cemento calce sabbia c elevata entit caduta delle scaffalature in modo disordinato con eventuale schiacciamento del materiale atterrato Il danno che ne deriva di tipo meccanico strutturale con aggiunta delle polveri da calcinacci Le scosse sismiche di notevole intensit possono provocare anche danni agli impianti idraulici con conseguente fuoriuscita d acqua nonch alPimpianto elettrico con cortocircuiti e sviluppo di incendio Una considerazione particolare riguarda le scaffalature a compactus che proteggono dai danni di caduta schiacciamento e da deposito di polveri ma possono divenire una prigione a volte complicata da gestire in eventi sismici che colpiscano i locali dove sono situati Essi si bloccano per deformazione delle linee di scorrimento divengono scatole inaccessibili a meno di forzatle a causa dello sch
35. e PA http www bevoelkerungsschutz admin ch internet bs it home themen kgs schutzmassnah men kataplan html L Ufficio federale della protezione civile della Svizzera ha pubblicato on line scaricabile gratuitamente delle linee guida sulla Protezione dei beni culturali contro gli effetti delle catastrofi disponibili in italiano tedesco francese e inglese http www bncf firenze sbn it at Piano emergenza pdf 61 La Biblioteca nazionale centrale di Firenze ha reso disponibile on line il suo Piano di emergenza per il salvataggio delle collezioni a cura di G GUASTI e A SIDOTI aggiornato al 15 genn 2014 pp 104 http www cultura regione lombardia it cs Satelliterc Page amp childpagename DG_Cultura 2F DGLayout amp cid 1213349371728 amp p 1213349371728 amp pagename DG CAIWrapper Sul sito della Regione Lombardia Direzione generale cultura identit autonomie Soprintendenza ai beni librari nella sezione Documentazione e pubblicazioni sono disponibili le relazioni presentate a diversi convegni seminari e corsi di formazione relativi ai problemi della conservazione con particolare riferimento ai disastri quali ad esempio Cultural Heritage Preservation and Conservation What when who why where how how much how long Few questions in case of prevention and care after a disaster seminario Milano 15 marzo 2012 Tra sicurezza e emergenza in biblioteche e archivi
36. e italiana dei conservatori e restauratori degli archivi e delle biblioteche APAT Agenzia per la protezione dell ambiente e per i servizi tecnici AS Archivio di Stato AVI Aree vulnerate italiane CAD Codice dell amministrazione digitale CAI Club alpino italiano CFLR Centro di fotoriproduzione legatoria e restauro CIA Consiglio internazionale degli archivi CNR Centro nazionale delle ricerche CNSSAS Corpo nazionale del soccorso alpino e speleologico CRI Croce rossa italiana DGA Direzione generale per gli archivi d lg decreto legislativo d m decreto ministeriale d p r Decreto del presidente della repubblica DR Disaster Recovery EEDIS Centro Euro mediterraneo di documentazione per la conoscenza degli eventi estremi e dei disastri GNDCI Gruppo nazionale per la difesa dalla catastrofi idrogeologiche ICAR Istituto centrale per gli archivi ICCD Istituto centrale per il catalogo e la documentazione 13 ICRCPAL Istituto centrale per il restauro e la conservazione del patrimonio archivistico e librario IRPI Istituto di ricerca per la protezione idrogeologica 1 legge MI Ministero dell interno MIBACT Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo MSE Ministero dello sviluppo economico PA Pubblica amministrazione R D regio decreto RSPP Responsabile servizio prevenzione e protezione SA Soprintendenza archivistica SICI Sistema informativo sulle
37. e le reazioni biologiche fisiche e chimiche rimuovendo accumuli di acqua aprendo o chiudendo le finestre a seconda della necessit mantenendo la circolazione d aria in tutti gli ambienti interessati PER MIGLIORARE LE CONDIZIONI DEI BENI RICORDARE DI e proteggere la documentazione da ulteriori danneggiamenti ad esempio isolando le scaffalature e 1 beni con teli impermeabili e rimuovere il materiale bagnato prestando molta attenzione alle modalit di movimentazione e aspirare l acqua stagnante dai locali e ridurre progressivamente i valori di umidit relativa ricorrendo all azione di deumidificatori efficaci e ventilare i locali interessati dalPacqua e i locali che accolgono il materiale bagnato DA SAPERE e quale tipo di materiale stato danneggiato e diche periodo e esiste un elenco dettagliato di ci che si bagnato e possibile risalire al numero di unit fisiche o di metri lineari e a quanti metri cubi corrisponde e quando si bagnato e il materiale stato completamente sommerso e il materiale stato colpito da acqua da fango e o da che altro e sono gi presenti infezioni microbiche 29 Occorre distinguere tra due situazioni possibili a i documenti sono poco bagnati o il quantitativo limitato non pi di alcune decine di faldoni e possono essere sottoposti a immediata asciugatura b la quantit di documenti interamente bagnati pi di alc
38. ei soccorsi La straordinaria e capillare diffusione dei beni culturali italiani oltre a costituire una ricchezza unica al mondo al contempo una grande responsabilit dal punto di vista della tutela Questa diffusione del patrimonio culturale sul territorio caratterizza anche gli archivi italiani accanto agli Archivi di Stato in ogni capoluogo di Provincia non c grande citt o piccolo Comune che non conservi il suo archivio storico spesso con documenti a partire dall alto medioevo non c ospedale universit ente pubblico che non conservi documenti essenziali per la storia del Paese per non parlare degli archivi delle famiglie e dei personaggi che hanno rivestito un ruolo in questa storia degli archivi religiosi politici sindacali E inoltre non va dimenticata l importanza degli archivi correnti delle pubbliche amministrazioni per la vita quotidiana di una comunit cosa sarebbe in termini di attivit economica tessuto sociale ricostruzione dopo l emergenza un paese senza archivi Sarebbe possibile gestire l esistente senza anagrafe senza stato civile senza catasti documenti di autorizzazione mappe Neppure il restauro di edifici sarebbe possibile senza i documenti che informano su materiali da costruzione disegni progetti Per questo ci siamo proposti di fornire informazioni sintetiche e molto pratiche a chi conserva gli archivi dello Stato a chi incaricato del compito di tutelare quelli non statali deve verificarne
39. enza da seguire i tempi e le modalit d intervento di mettere a disposizione delle squadre d intervento il materiale occorrente preventivamente ordinato di contattare le ditte e i professionisti specializzati necessari e di eliminare le fonti di pericolo quali elettricit gas e acqua prima dell ingresso degli operatori Il piano deve essere corredato dai seguenti documenti Piante dei piani dell edificio indicanti i magazzini finestre entrate e uscite estintori allarmi antincendio sprinlkler segnalatori di fumo e o incendio condutture d acqua gas e riscaldamento pannelli di controllo degli ascensori dispositivi di erogazione di elettricit e di acqua e congegni di arresto Elenchi delle priorit di salvataggio con la specificazione dei singoli documenti da trarre in salvo Istruzioni dettagliate su tutte le fasi dell intervento di recupero Elenco dei contatti esterni nome indirizzo telefono e mail degli addetti al pronto intervento Elenco dei locali per il ricovero temporaneo Accordi con servizi di trasporto pulitura congelamento asciugatura liofilizzazione del materiale documentario Modulistica 3 3 Attrezzature di base Per gli operatori occorre predisporre in un luogo stabilito facilmente accessibile anche dall esterno un numero sufficiente di A caschi di protezione mascherine stringinaso in metallo regolabile 100 tessuto non tessuto tute bianche in polipropilene con elastico ai pols
40. enzione dei danni dovuti ai fattori meccanici e biologici e un efficace reazione all emergenza La gestione richiede strumenti diversi dall inventario archivistico finalizzato alla consultazione che descrivano con la maggior precisione possibile la posizione all interno dell edificio e i caratteri estrinseci dei fondi come la quantit consistenza il formato misure e peso medio delle unit di conservazione la qualit supporti e media grafici eventuali problemi particolari stato di conservazione fragilit La conoscenza della tipologia del formato dei supporti scrittori e dei media grafici dei documenti presenti nei fondi alla base della conservazione e della programmazione di una strategia di prevenzione dei disastri Una particolare attenzione deve essere rivolta all identificazione e alla localizzazione delle fotografie delle pellicole dei nastri magnetici e dei documenti digitali i cui supporti scrittori e media grafici presentano esigenze difformi dagli standard considerati idonei per la conservazione ottimale della carta il supporto scrittorio pi diffuso nella maggioranza degli archivi In vista della valutazione delle priorit di recupero in caso di disastro in assenza di un piano di conservazione bene comunque rilevare in modo specifico la presenza di documentazione d interesse storico particolarmente importante per la quale prevista la conservazione illimitata e viceversa di documentazione p
41. er la quale prevista una conservazione limitata nel tempo inferiore a 10 anni DARE PRIORIT DI RECUPERO A e materiali che veicolano informazioni vitali per Pente e materiali che si trovano in prestito all ente e materiali che sono parte di fondi caratterizzanti Pente e materiali appartenenti a fondi d interesse particolarmente importante pi consultati fondamentali per la ricerca pi rappresentativi dell identit dell ente e materiali il cui degrado pu progredire pi rapidamente catta patinata riproduzioni fotografiche manoscritti e materiale dipinto cuoi e pergamene e materiali il cui recupero destinato al maggior successo E inoltre importante identificare l eventuale presenza di documentazione riservata ossia contenente dati sensibili o sensibilissimi ai sensi della normativa vigente 20 2 2 1 Monitoraggio e liste di controllo Gli archivi devono essere sottoposti a un attivita costante periodica e programmata di monitoraggio volta a rilevare lo stato di conservazione della documentazione e le condizioni ambientali e microclimatiche temperatura e umidit relativa dei locali in cui essa conservata Per raggiungere questo obiettivo si possono utilizzare le liste di controllo proposte in allegato che si correlano agli strumenti schedografici definite dalla direttiva del ministro dei beni e delle attivit culturali come strumento della procedura relativa alle attivit connesse agli
42. erazioni di depolveratura dovranno essere eseguite con adeguate attrezzature da un restauratore coadiuvato da personale specializzato Qualora intervenisse il problema rappresentato da allagamenti o comunque dal contatto del materiale con acqua la metodologia di intervento sar la medesima gi esposta al paragrafo 4 1 Nei casi di scosse di media o elevata intensit la difficolt creata dall acqua aggravata dal groviglio di scaffalature crollate che impedisce l accesso ai documenti I materiali asciutti ma danneggiati strutturalmente con lacerazioni e sfondamenti dovranno essere asportati e riposti in sacchetti aperti o porosi pet evitare insorgere di muffe idonei a contenere sia i frammenti che le parti a rischio di distacco Bisogna sempre tenere presente che fra il momento di estrazione e insacchettamento o di posizionamento nelle casse e il ripristino strutturale chimico biologico del materiale danneggiato pu passare anche molto tempo e quindi indispensabile prevedere la possibilit di monitorarli I sacchetti di ce lophane chiusi sono utilizzabili solo per oggetti certamente asciutti e per periodi non lunghi Le carte sciolte disperse durante il crollo verranno raccolte seguendo il criterio topografico in quanto a differenza del caso dell allagamento nel quale il flusso d acqua tende ad allontanare e disperdere nel caso di crolli il materiale tende a cadere vicino a dove era collocato Le carte saranno riordina
43. ffitti di edifici prefabbricati nelle canne fumarie nei serbatoi e nelle condotte per l acqua cemento amianto nei pavimenti in vinil amianto noleum Gli archivi ubicati in edifici aventi qualcuna di queste caratteristiche possono essere inquinati se il manufatto non essendo ben conservato perde la sua compattezza o subisce infiltrazioni d acqua In tali casi le pericolose fibre possono depositarsi sui documenti e sar necessario sottoporli a un intervento di bonifica 1 8 Maremoto Fenomeno marino costituito da onde dell ordine delle decine o centinaia di chilometri con periodo compreso tra 5 e 60 minuti generate impulsivamente per improvviso spostamento di una massa d acqua Nella maggior parte dei casi i maremoti sono dovuti all innalzamento o sprofondamento del fondale marino causato da un forte terremoto con ipocentro relativamente superficiale localizzato in mare aperto o anche in terraferma ma in prossimit della costa meno frequentemente da frane sottomarine o aeree da eruzioni vulcaniche e raramente dall impatto di meteoriti nell acqua 1 9 Terremoto Atto conclusivo di un lungo processo di accumulo di deformazione delle rocce che compongono la parte pi esterna della Terra L energia che determina questa deformazione proviene dai grandi processi dinamici che sono in corso nel nostro pianeta I terremoti non sono misurabili in modo diretto e in senso stretto esistono comunque delle correlazioni che consentono
44. fuoco si potr intervenire con una sommaria pulizia e rimozione della fuliggine dal dorso dai piatti e dai tagli con pennelli morbidi e panni elettrostatici 42 ALLEGATI LISTA DI CONTROLLO DELLE CONDIZIONI AMBIENTALI ESTERNE Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile e Ubicazione in una zona residenziale industriale commerciale rurale dedicata a strutture ricreative altro e Nelle immediate vicinanze esistono maggiori rischi industriali naturali del luogo e Nelle immediate adiacenze o nella fascia esterna dell edificio vi sono recinti e cancelli fiumi laghi costa marittima angoli bui sporgenze possibili nascondigli L area circostante regolarmente sorvegliata efficacemente illuminata dotata di cancelli e accessi controllati di ingressi separati per il personale e per i visitatori utenti 43 e Esiste un problema di inquinamento derivante da fabbriche traffico impianti petrolchimici altro e Negli ultimi cinque anni successo un incidente da Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore esplosioni tumulti popolari rivolte guerre alluvioni terremoto incendio tempe
45. gliere l elettricit e NON toccare una persona che sia stata attraversata da corrente elettrica e Chiudere la sorgente d acqua o chiedere a chi di dovere di farlo e NON toccare la documentazione e Contattare un esperto del settore e Spegnere il sistema di riscaldamento e Accendere il sistema di condizionamento dell aria anche in inverno se possibile o chiedere a chi di dovere di farlo e Aprire porte e finestre per permettere la massima circolazione dell aria e Utilizzare deumidificatori e ventilatori e NON spargere segatura sulla documentazione In attesa del personale addetto al recupero 28 e munirsi di fogli di plastica per coprire i materiali che si trovano sotto acqua corrente e utilizzare carta assorbente per assorbire l umidit ma NON STROFINARE il materiale bagnato e fornirsi di stracci per pulire e rimuovere il materiale documentario dal pavimento se asciutto Se l archivio ha subito danneggiamento da acqua non c molto tempo pet agire gli archivi sono per lo pi costituiti da materiali di origine organica e quindi velocemente deperibili una volta bagnati Il limite di tempo normalmente indicato per reagire efficacemente all emergenza prevenendo l insorgere di infezioni 48 ore ma possono verificarsi casi di sviluppo fungino anche in tempi molto pi brevi Nel caso Pallagamento sia parziale necessario cercare di stabilizzare le condizioni di temperatura e di umidit relativa pet rallentar
46. i tutte le unit di conservazione che compongono l archivio o gli archivi conservati dall ente Legatura elemento del documento costituito da pi componenti e materiali realizzato con diverse tecniche utilizzato per garantite la coesione e la protezione dei fascicoli Medium grafico qualsiasi materiale utilizzato per tracciare un segno grafico su un supporto scrittorio Piano d emergenza Elaborazione coordinata delle procedure operative d intervento da attuarsi nel caso si preannunci e o verifichi l evento atteso contemplato in un apposito scenario di riferimento Piano di conservazione documento in cui sono esposti i criteri di organizzazione dell archivio e di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti Prevenzione insieme delle attivit volte a evitare o ridurre la possibilit che si verifichino danni conseguenti a un evento calamitoso e degli interventi strutturali e non strutturali quali la pianificazione di emergenza Previsione attivit diretta a determinare le cause dei fenomeni calamitosi a individuare i rischi e a delimitare la porzione di beni interessata da essi Programmazione attivit che comprende la fase di previsione dell evento cio la conoscenza tecnico scientifica dei rischi di un complesso archivistico e la fase della prevenzione cio la 11 mitigazione dei rischi stessi Il risultato sono i programmi di previsione e prevenzione che costituiscono il presupposto per la p
47. i e alle caviglie copri scarpa con presa antiscivolo occhiali di protezione anche sovrapponibili sugli eventuali occhiali da vista guanti monouso in vinile matitone a grafite con mina larga temperamatite penne a sfera biro pennarelli indelebili e impermeabili blocchi per appunti taglierini o forbici mini torce elettriche telefoni cellulari 24 personal computer portatili chiavette penne di memoria USB termo igrometri a contatto Per la protezione e il recupero del materiale occorre predisporre in un luogo stabilito facilmente accessibile anche dall esterno un numero sufficiente di teli di plastica stracci ceste in plastica bin del formato 80x120 cm sovrapponibile ciascuna pu contenere una quantit di materiale pari al massimo a 5 mt lineari bancali euro pallet formato 80x120 cm ogni bancale pu contenere una quantit di materiale pari al massimo a 8 mt lineari trans pallet manuale cassette auto montanti in plastica sacchetti di plastica trasparenti formato 40x60 cm risme di carta bianca del formato 21x15 cm e del formato A4 buste trasparenti a sacco del formato A4 etichette adesive pellicola in plastica trasparente per imballo bancali nastro adesivo trasparente per imballi con tendi nastro In caso di alluvioni con tracimazione di fango necessario dotare la squadra di almeno nr 2 tavoli smontabili e rivestiti con fogli di polietilene almeno nr 1 pompa idrovora per l aspirazione dei l
48. iacciamento della cassa metallica Nel contempo il protrarsi dei tempi di asporto del materiale bagnato accelera lo sviluppo di muffe e funghi per la mancanza di circolazione d aria A differenza dei crolli e delle frane localizzati e circoscritti a uno o a pochi edifici l eruzione vulcanica o il terremoto interessano un area vasta coinvolgendo oltre agli edifici tutte le infrastrutture circostanti rendendo perci l emergenza molto pi complessa da affrontare 36 In tali casi al fine di programmare efficacemente l azione di recupero compatibilmente alla situazione generale in cui versa il territorio bene classificare le situazioni dei diversi complessi archivistici coinvolti secondo una griglia articolata nelle seguenti tre gradazioni di rischio e Altissimo rischio per complessi documentati che rischiano di andare perduti o di subire gravi danni in quanto conservati in edifici fortemente lesionati pericolanti o parzialmente crollati oppure abbandonati e quindi esposti al pericolo di furti o di azioni di sciacallaggio il caso ad esempio di canoniche isolate nella campagna o in piccoli borghi In queste situazioni si deve prevedere un immediato recupero della documentazione con l ausilio dei VVFF e Alto rischio per complessi documentati che rischiano di subite processi di dispersione o di danneggiamento in quanto conservati in edifici inagibili che gt devono subire interventi di consolidamento o essere comunque sgombra
49. ianificazione d emergenza Protezione complesso delle misure idonee a diminuire Pentita del danno magnitudo nel momento in cui il disastro si verifica Restauro intervento diretto sul bene attraverso un complesso di operazioni finalizzate all integrit materiale e al recupero del bene medesimo alla protezione e alla trasmissione dei suoi valori culturali Rischio probabilit di raggiungimento del livello potenziale di danno nelle condizioni di esposizione a un determinato disastro Segnatura classificazione e numerazione che contraddistingue ciascuna unit archivistica Serie successione ordinata e continua di unit archivistiche dello stesso tipo Spolveratura operazione tecnica di pulizia superficiale dei documenti realizzata secondo metodologie appropriate al formato al supporto e ai media grafici che li caratterizzano Sterilizzazione pratica che ha lo scopo di uccidere qualsiasi microrganismo saprofita o patogeno sia in forma vegetativa sia in forma quiescente Supporto scrittorio termine generico con il quale si indica ogni materiale sul quale stato segnato un testo o atto a riceverlo Unit archivistica documento o insieme di documenti soggetti a vincolo archivistico che rappresenta l unit minima indivisibile di un archivio Unit di conservazione unit fisica costituita per la conservazione e protezione dei documenti 12 SIGLE AGID Agenzia per l Italia digitale AICRAB Associazion
50. ilit che l evento disastroso possa verificarsi La valutazione si basa su considerazioni di carattere storico tratte dai dati pubblicati da istituzioni preposte alla sicurezza e da istituzioni scientifiche ma soprattutto dalla documentazione prodotta all interno dell ente stesso tra le quali riveste particolare e specifica importanza il Documento di Valutazione dei Rischi DVR compilato aggiornato e custodito obbligatoriamente all interno dell ente ai sensi del D Lgs 9 apr 2008 n 81 3 2 Piano d emergenza Il piano d emergenza un complesso e delicato progetto atto a salvaguardare l incolumit delle persone e degli archivi conservati dall ente La sua finalit dunque quella di prevenire in qualsiasi forma e misura situazioni di possibile pericolo e ove l emergenza si verifichi di attuare tutti i protocolli di intervento necessari alla messa in sicurezza di persone e cose Le procedure d emergenza da seguire devono essere compilate preventivamente tenendo conto delle diverse problematiche In particolare necessario descrivervi l organizzazione preposta alla gestione degli archivi all interno delPente rilevando la quantit e la qualifica delle risorse umane a essa dedicate 23 Nel piano d emergenza deve essere indicato il responsabile della prevenzione e protezione dell archivio cui spetta in caso di disastro il compito di verificare personalmente la gravit della situazione di decidere il piano d emerg
51. imi in relazione all uso cui devono venire destinati 1996 d lg 14 ago 1996 n 493 Attuazione della direttiva 92 58 CEE concernente le prescrizioni minime per la segnaletica di sicurezza e o di salute sul luogo di lavoro 1998 d m 10 mar 1998 del MI Criteri generali di sicurezza antincendio e per la gestione dell emergenza nei luoghi di lavoro 1998 d m 4 mag 1998 del MI Disposizioni relative alle modalit di presentazione ed al contenuto delle domande per l avvio dei procedimenti di prevenzione incendi nonch all uniformit dei connessi servizi resi dai Comandi provinciali dei vigili del fuoco 1999 d p r 30 lug 1999 n 281 Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalit storiche statistiche e di ricerca scientifica rimasto in vigore solo per gli artt 8 c 1 11 e 12 2001 d p r 8 gen 2001 n 37 Regolamento di semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi e per lo scarto dei documenti degli uffici dello Stato 55 2003 D Lgs 30 giu 2003 Codice in materia di protezione dei dati personali 2004 d lg 22 gen 2004 n 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio ai sensi dell articolo 10 della legge 6 luglio 2002 n 137 2004 d m 21 giu 2004 del MI Nore tecniche e procedurali per la classificazione di resistenza al fuoco ed omologazione di porte ed altri elementi di chiusura 2006
52. ione del personale 10 15 15 15 16 16 16 17 17 18 18 18 19 19 19 20 21 22 22 3 PREPARARSI ALL EMERGENZA 3 1 Piano di prevenzione dei disastri 3 2 Piano d emergenza 3 3 Attrezzature di base 4 AFFRONTARE L EMERGENZA 4 1 Operazioni preliminari 4 2 Allagamento Alluvione Maremoto 4 3 Crollo Eruzione vulcanica Frana Terremoto 4 4 Incendio ALLEGATI A Lista di controllo delle condizioni ambientali esterne B Lista di controllo delle condizioni ambientali interne C Lista di controllo degli arredi D Lista di controllo delle tipologie documentarie E Lista di controllo dei suppotti scrittori F Lista di controllo dei media grafici G Lista di controllo della probabilit di eventi disastrosi H Scheda rilevazione dati complesso archivistico danneggiato I Scheda rilevazione dati documento danneggiato NORMATIVA DI RIFERIMENTO NORMATIVA SPECIFICA IN MATERIA DI ARCHIVI E BIBLIOTECHE BIBLIOGRAFIA SITOGRAFIA 23 23 24 26 28 36 38 43 45 46 47 48 49 50 51 54 55 57 58 61 L esigenza di proporre queste Linee guida nasce dalla spinta dettata dalle diverse emergenze che a partire dal terremoto de L Aquila fino alle pi recenti alluvioni in Liguria Lombardia Emilia Romagna precedentemente investite anche da un sisma hanno reso ancora pi urgente la necessit di programmare efficacemente misure preventive e di strutturare a priori una efficiente organizzazione d
53. ione in gas I fumi sono composti da piccolissime particelle solide aerosol liquide nebbie o vapori condensati Le particelle solide sono particelle incombuste che nel corso dell incendio sono trascinate in alto dai gas caldi prodotti dalla combustione stessa e che successivamente allo spegnimento raffreddandosi si depositano in forma di fuliggine e di cenere su tutte le superfici non solo dell ambiente in cui si sviluppato l evento ma anche di quelli che pur non interessati direttamente dalPevento sono stati raggiunti dalla circolazione dei gas provocata dal calore Il calore dell incendio pu causare esplosioni e indebolire le strutture edilizie fino a causare crolli e pu deformare gli arredi creando danni riconducibili alla tipologia del paragrafo 4 2 I prodotti estinguenti utilizzati provocano ulteriori tipologie di danni e sono e l acqua e la schiuma e la polvere I danni ricorrenti in caso di incendio sono 1 Disidratazione e fragilit del materiale documentario con conseguente irrigidimento ispessimento e sigillatura dei margini delle carte pergamene e cuoi Le pergamene sia sciolte che conservate in rotoli subiscono a causa del forte calore una repentina disidratazione con conseguenti modificazioni strutturali che vengono ulteriormente aggravate se subiscono anche l azione dell acqua di spegnimento del fuoco In particolare si raccomanda di non tentare di aprire volumi con margini saldati n tenta
54. ione o altri materiali Paccatastamento pericoloso dei documenti Le scaffalature devono essere posizionate adeguatamente tenendo conto delle strutture architettoniche dell edificio e solidamente ancorate Gli arredi devono essere conformi alle specifiche necessit di conservazione previste per i materiali e i formati dei documenti conservati La documentazione sciolta deve essere conservata in contenitori ben chiusi atti a consentite l idonea conservazione per formato e qualit del materiale la documentazione rilegata deve essere correttamente posizionata verticalmente sugli scaffali Tutti i contenitori unit di conservazione e tutte le legature devono recare all esterno sul dorso e sul piatto anteriore una segnatura leggibile e facilmente interpretabile che ne consenta l immediata identificazione 2 1 3 Procedure archivistiche Il rispetto delle procedure previste dalla normativa in ordine allo scarto periodico e alla separazione tra archivio storico e archivio di deposito per le quali a seconda della natura giuridica del soggetto produttore le Soprintendenze archivistiche e gli Archivi di Stato offrono il necessario supporto tecnico rende molto pi facili ed economiche tutte le operazioni di prevenzione dei danni e di recupero in caso di disastro L adozione di procedure regolamentate di scarto della documentazione priva di interesse amministrativo e storico prescritta per gli enti produttori di archivi pubblici o p
55. ioni devono essere svolte mantenendo Punitariet dei documenti contenuti in ciascun faldone o cartellina Una volta asciugate le carte devono essere analizzate da un biologo per valutare Peventuale necessit di sottoporle a disinfezione per inibire lo sviluppo di muffe o parassiti Prima di tale valutazione e dell eventuale bonifica i materiali alluvionati devono essere conservati separatamente dagli altri rimasti indenni pet evitare eventuali contaminazioni Nel caso in cui la quantit del materiale da trattare superiore a qualche decina di unit di conservazione e o la presenza di tipologie di materiale compromesso renda consigliabile il suo congelamento e la successiva liofilizzazione occorre organizzare uno o pi trasporti giornalieri che consentano di stoccarlo nel capannone freezer individuato per il suo congelamento In attesa di avviarle al congelamento bisogna tenere le carte almeno a bassa temperatura ma sopra lo zero Il congelamento non una tecnica di asciugatura ma una procedura che sfrutta le basse temperature 30 C circa per contrastare l insorgere di sviluppi microbiologici prevenendo al tempo stesso un ulteriore compattamento delle carte delle pergamene dei cuoi e stabilizzando la condizione delle mediazioni grafiche solubili E necessario che il trattamento avvenga in tempi rapidi per ridurre al minimo il rischio di danni fisici causati dalla formazione dei cristalli di ghiaccio il congelamento consente
56. iquidi gruppo elettrogeno di piccole dimensioni per la produzione di energia elettrica illuminazione alimentazione computer ecc serbatoi in gabbia di plastica tipo da cantiere da 1 metro cubo 25 4 AFFRONTARE L EMERGENZA 4 1 Operazioni preliminari In situazioni d emergenza fondamentale mantenere la calma e l organizzazione necessarie per reagire in maniera razionale e coordinata in modo da intervenire con la massima tempestivit ed efficacia Occorre distinguere tra due possibilit 1 evento emergenziale che coinvolge soltanto un deposito archivistico specifico in tal caso sufficiente attivare la struttura e le procedure previste nel PE 2 a evento emergenziale che riguarda un ambito territoriale pi esteso entro il quale si trovano anche depositi di archivi b evento che pur circoscritto al solo edificio di conservazione degli archivi determini un livello di danno molto elevato In tali casi la gestione dell emergenza viene gestita dal UCCR MIBACT come un processo continuo che si sviluppa dai primi sopralluoghi fino alla fase di ripristino e restauro dei beni secondo le procedure indicate dalla direttiva ministeriale In tutti e due i casi il personale presente al momento in archivio deve avvisare immediatamente il responsabile della prevenzione e protezione dell archivio indicato nel PE che ha l obbligo della reperibilit e che nel primo caso attiver immediatamente le procedure previste nel PE
57. nti grafici l ordine di priorit da seguire in caso di recupero in fase d emergenza Lo strumento pi dettagliato indispensabile negli archivi di grandi dimensioni l inventario topografico in cui la posizione di ciascun fondo e serie archivistici indicata in relazione alla planimetria dell edificio e agli arredi scaffali armadi cassettiere ecc Dopo il primo impianto anche l inventario topografico richiede un aggiornamento periodico a seconda del tipo di movimentazione cui la documentazione sottoposta pubblica fruizione versamenti scarti interventi ordinari straordinari degli edifici e degli arredi ecc L associazione delle liste di controllo con l inventario topografico produce uno strumento che permette di programmare e mantenere il controllo sugli interventi gestionali e in caso di emergenza di definirne con maggiore precisione le priorit e le modalit di salvataggio I risultati della valutazione delle priorit di salvataggio devono essere elencati in maniera analitica nel PE v punto 3 2 21 2 3 Formazione del personale La protezione degli archivi dipende moltissimo dalla competenza dei responsabili e del personale ai quali sono affidati E di fondamentale importanza che Pente conservatore individui nel proprio organigramma la figura del responsabile degli archivi Il responsabile degli archivi dovrebbe essere formato sufficientemente per poter svolgere correttamente i compiti di conserva
58. o alla via d uscita Appena possibile necessario avvisare immediatamente anche la Soprintendenza archivistica 39 La combustione una reazione chimica che avviene tra due sostanze diverse il combustibile e il comburente con emissione di energia luce e calore Gli incendi che possono verificarsi negli archivi appartengono alla classe A che abbraccia tutti i materiali solidi a base cellulosica quali il legno la carta i tessuti e inoltre a base organica quali per es il cuoio e la pergamena Questi materiali sono soggetti a due tipi di combustione una vivace caratterizzata da fiamme e un altra priva di fiamme visibili lenta e quasi covante caratterizzata dalla formazione di braci ma non meno pericolosa e molto insidiosa in quanto non immediatamente individuabile I danni che la documentazione subisce in caso di incendio si possono suddividere in tre tipologie e quelli derivanti dalla combustione e quelli derivanti dal danneggiamento delle strutture e degli arredi e quelli derivanti dall utilizzazione dei sistemi di spegnimento La combustione produce ceneri costituite da prodotti vari mescolati con materiali incombusti che in parte si disperdono nell aria trasportati dai gas fumo Il calore la cenere i fumi e la fuliggine provocano danni ai suppotti scrittori e alle mediazioni grafiche Il calore deforma le fibre dei supporti scrittori e ne altera le caratteristiche fisiche e chimiche fino alla completa trasformaz
59. o con l ambiente e assumano nuovamente le dimensioni approssimativamente corrispondenti a quelle originali Alla cernita alla movimentazione all asciugatura ad aria o al congelamento e alla successiva liofilizzazione deve sovrintendere un restauratore professionista che personalmente e in via esclusiva deve occuparsi anche delle fasi di pulitura e lavaggio I primi documenti da recuperare sono quelli caduti dagli scaffali per via del rigonfiamento nonch quelli che ingombrano passaggi e corridoi 30 NEL RECUPERO DEL MATERIALE TENERE SEPARATI e libri e documenti bagnati da libri e documenti umidi e materiale infetto da materiale non infetto e carta patinata e riproduzioni fotografiche e manoscritti e materiale dipinto e libri in cuoio e pergamena Una considerazione particolare riguarda la scaffalatura a compactus in quanto il rigonfiamento degli oggetti in esso contenuti aumenta le difficolt di estrazione durante l azione di asporto il cui ritardo a causa di una scarsa circolazione d aria determina una accelerazione dello sviluppo di muffe e funghi rispetto ai tempi mediamente necessari per il progredire di infezioni sul materiale conservato sulle scaffalature aperte Non tutti i materiali possono essere asciugati nello stesso modo e dunque sin da questo momento necessario impostare una selezione anche in previsione dell oppottunit di ricorrere al loro congelamento E bene rammentare che
60. o intensi e pressoch immediati sulla carta sulla pelle e sulla pergamena e che l estrema micronizzazione delle particelle di aerosol rende estremamente difficile se non impossibile la rimozione meccanica del particolato depositato sul materiale documentario di sua natura estremamente poroso con la conseguenza che non possibile evitare eventuali effetti dannosi a lungo termine In particolare tutte le carte ingialliscono in modo irreversibile e immediato e le pelli modificano irreversibilmente il loro colore E inoltre segnalato che la manipolazione del materiale interessato da un esposizione all aeroso di polveri di potassio costituenti il compound estinguente causa negli operatori l insorgere di irritazioni cutanee e di problemi alle vie respitatorie nonostante Putilizzo sistematico di mezzi di protezione individuale quali guanti camici e mascherine Per questi motivi l adozione del sistema di estinzione con aerosol di potassio nei depositi di archivi si presenta come una soluzione indicata soprattutto per depositi con documentazione per la quale il piano di conservazione preveda una conservazione limitata nel tempo E consigliabile adottare tale sistema in presenza di scaffalature del tipo compactus O almeno un condizionamento in scatole o faldoni con tre alette adeguati alla conservazione in grado di proteggere adeguatamente la documentazione dalla pericolosa contaminazione necessario ricordare che il materiale danneggiato
61. o numero noto o ricavabile di scaffalature di lunghezza determinata Stabilire in pochissimo tempo l ammontare complessivo dei documenti danneggiati utilizzando come unit di misura il metro lineare permette di predisporre le squadre di operatori e il loro numero e di pianificare i servizi logistici oltre che di quantificare il fabbisogno di attrezzature strumenti e materiali indispensabile per la gestione dell emergenza A tal fine sar opportuno contattare chi possa partecipare consapevolmente alle diverse fasi operative rivolgendosi alle Soprintendenze archivistiche competenti pet territorio Devono quindi essere formate delle squadre coordinate da un archivista incaricato di sovrintendere alle fasi d identificazione condizionamento e imballaggio delle unit documentali l identificazione deve essere necessariamente affidata al personale dell ente colpito mentre la movimentazione il condizionamento e l imballaggio del materiale pu essere affidata a personale generico anche volontario purch ci avvenga sempre sotto la guida di conservatori professionisti archivisti e restauratori La valutazione e l individuazione del metodo pi idoneo di recupero dei beni nell emergenza contingente deve essere affidata a un restauratore L analisi dei danni biologici deve essere affidata a un biologo Se non stato gi previsto nel PE necessario individuare subito il luogo esterno o l area dell edificio in cui trasferire il m
62. on Scarecrow Press 2 ed 58 2004 2004 2005 2005 2007 2007 2007 2008 2008 2008 2009 2011 ANDREA GIOVANNINI De tutela librorum La conservation des livres et des documents d archives Die Erhaltung von B chern und Archivalien trad tedesca M BESSON Gen ve Institut tudes sociales 3 d Biblioteca Statale Isontina La Conservazione del materiale librario a cura di A ZAPPAL Gorizia Biblioteca di studi goriziani Molti argomenti trattati si applicano anche agli archivi MARIA BARBARA BERTINI La conservazione dei beni archivistici e librari Prevenzione e piani di emergenza Roma Carocci Principi dell IFLA per la cura e il trattamento dei materiali di biblioteca edizione italiana a cura della COMMISSIONE ITALIANA BIBLIOTECHE E SERVIZI NAZIONALI Roma AIB ASSOCIATION DES ARCHIVISTES FRANCAIS La s curit dans les services archives recommandations pour pr venir les risques de sinistre et guide pour laborer un plan de reprise d activit sous la direction de Catherine BERTON Paris Association des archivistes frangais http www archivistes org La securite dans les services Oggetti nel tempo Principi e tecniche di conservazione preventiva a cura dell ISTITUTO PER I BENI ARTISTICI CULTURALI E NATURALI DELLA REGIONE EMILIA ROMAGNA Bologna Clueb MARIA BARBARA BERTINI I furti di documenti danno culturale inflitto all umanit in Archivi anno I
63. on gli apparati in dotazione all ente Il primo intervento dovr essere svolto dal personale interno che abbia ricevuto la formazione specifica prevista dalla normativa vigente in materia di sicurezza In assenza di tale personale ci si deve allontanare e si devono chiamare immediatamente i VVFF numero telefonico d emergenza 115 Qualora invece si verificasse un incendio vero e proprio necessario evacuare rapidamente il locale e contemporaneamente richiedere l intervento dei VVFF numero telefonico d emergenza 115 Si consiglia di non tentare di salvare il materiale archivistico a tutti i costi soltanto i VVFF possono stabilire se vi sia o no pericolo per le vite umane e quindi consentite l accesso ai locali per il trasferimento dei documenti In caso d incendio bisogna e Attivare Pallarme a meno che l incendio non sia circoscritto e possa essere facilmente controllato e Contattare i vigili del fuoco e Contrastate il fuoco SOLO SE a si capaci di farlo b Pincendio di dimensioni circoscritte c l incendio circoscritto nell area nella quale si sviluppato d si ha una via d uscita libera e si pu agire con le spalle alla via d uscita f si dispone del giusto tipo di estintore necessario e csi sente sicuri nell utilizzare l estintore e NON combattere il fuoco se a non si e certi di poterlo fare b si allargato oltre l area nella quale si sviluppato c pu in qualche modo impedire l access
64. ono elencati tra i siti in inglese http arch arch be content view 634 256 lang fr BE Sul sito dell Amministrazione archivistica del Belgio Archives de l tat en Belgique nell ambito della sezione Conseils sur la gestion des archives vi una pagina di Brochures de conseils et de recommandations da cui sono scaricabili gratuitamente linee guida su vari temi archivistici fra cui le specifiche tecniche di un buon deposito d archivio la prevenzione dalle muffe e altre problemi relativi alla conservazione dei documenti http www archivesdefrance culture gouv fr gerer preservation preconisations L Amministrazione archivistica francese ha sul suo sito una pagina relativa ai problemi della conservazione in cui sono rese disponibili gratuitamente linee guida e altri materiali utili http www bnf fr fr professionnels plan_ urgence s plan urgence intro html La Biblioth que Nationale de France ha una sezione del sito dedicata ai piani d azione in caso di disastri Plan d urgence da cui si possono scaricare gratuitamente alcuni manualetti con indicazioni pratiche http www piaf archives otg espace formation Il portale degli archivisti francofoni PIAF ha in linea un corso di archivistica che comprende un modulo su conservazione e restauro Module 08 Pr servation et restauration articolato in cinque capitoli uno dei quali dedicato a Luster contre les catastrophes 63 Siti in inglese http
65. operazioni di recupero devono tuttavia essere eseguite da personale specializzato con attrezzature che garantiscano la sicurezza degli operatori e con procedure corrette dal punto di vista archivistico che salvaguardino il pi possibile l originaria collocazione del materiale preservando nel contempo i contenitori e le segnature originarie Il prelevamento della documentazione all interno degli edifici deve essere svolto dai VVFF eventualmente con l ausilio di autoscale che permettano di raggiungere direttamente i locali in cui la documentazione conservata All esterno degli edifici i funzionari della Soprintendenza affiancati da archivisti provvedono a coordinare imballaggio e le operazioni necessarie a predisporre la documentazione per il trasporto registrando su appositi schedoni natura e consistenza della documentazione recuperata La possibilit di realizzare gli interventi di recupero e la tempistica della loro effettuazione condizionata dalla disponibilit di locali nei quali ospitare la documentazione recuperata 37 In una situazione di forte carenza di spazi quale quella che si verifica in occasione di un evento sismico che coinvolge molti edifici di un determinato territorio e soprattutto per non allontanare troppo i fondi dal luogo di dimora in considerazione della necessit di poter utilizzare la documentazione al fine del ripristino delle condizioni minime della vita civile possono essere utilizzati anche dei containe
66. quello rappresentato dalla Direzione Generale Archivi Ci si limita pertanto a elencare alcune necessit e a fornire qualche possibile indicazione per le soluzioni Ci si riferisce in particolare ad alcune questioni connesse all utilizzazione dei volontari nel corso degli interventi di recupero di beni culturali durante le emergenze e al problema dell individuazione preventiva di idonei luoghi di ricovero per gli archivi danneggiati e delle modalit di trasporto dei materiali negli stessi Per quanto attiene al primo punto sembra opportuno che sulla base delle esperienze maturate nel corso di recenti emergenze vengano preventivamente stipulati da parte delle Direzioni regionali del Ministero dove hanno sede le Unit di crisi e coordinamento accordi e convenzioni per definite le modalit di partecipazione delle associazioni di volontariato alle operazioni di recupero e opportune iniziative di preparazione e addestramento dei volontati ovviamente da effettuarsi in situazioni di normalit In questo ambito sono da prevedersi la collaborazione delle diverse Direzioni generali di settore per la parte tecnica e il coordinamento del Segretariato In secondo luogo sarebbe assai opportuno definire sempre a cura delle Direzioni regionali con il contributo tecnico delle Direzioni generali e il coordinamento del Segretariato una mappa dei possibili luoghi di ricovero e individuare preventivamente le modalit di trasporto tali che anche in situ
67. r posti all esterno dell edificio all ombra e in luogo non soggetto a rischi di allagamento con possibilit di ventilazione giornaliera e soprattutto posti sotto controllo sia per quanto riguarda la protezione dal furto che per la tutela chimico biologica I container devono essere attrezzati con scaffalature deumidificatori e o condizionatori altrimenti questa soluzione pu essere adottata pet un tempo breve e assolutamente transitorio In ogni caso deve essere assolutamente evitato di accatastarvi documentazione priva di ordine In alcune situazioni anche possibile individuare e attrezzare un area dove creare un polo archivistico temporaneo all interno del quale concentrare la documentazione di pi enti le cui competenze insistano sul medesimo territorio La costituzione di un polo archivistico temporaneo permette di condurre in modo organizzato e con evidenti risparmi di scala anche quegli indispensabili lavori di riordinamento e se necessario di prima inventariazione della documentazione per restituite in tempi ragionevoli una piena funzionalit agli archivi la cui organizzazione andata scompaginata a causa del terremoto e della urgenza con la quale si dovuto procedere al recupero Se il materiale non particolarmente danneggiato o bagnato le operazioni di recupeto si devono concentrare sull asportazione delle polveri che si sono depositate su volumi e documenti ma anche su scaffalature pavimentazioni ecc Anche le op
68. rafia tessile O documento altro O disegno Segnatura o elemento identificativo O carta tessuto O pergamena marmo Materiale 3 O legno cuoio O metallo altro O asciutto frammentato O umido crepato Condizioni O bagnato tagliato O bruciato altro O intero Dimensioni solo se fuori formato O congelamento a F O asciugatura aria Destinazione o altro 54 NORMATIVA DI RIFERIMENTO 1942 Codice civile approvato con R D 16 mar 1942 n 262 1942 R D 7 nov 1942 n 1564 Approvazione delle norme per l esecuzione il collaudo e l esercizio degli impianti tecnici che interessano gli edifici pregevoli per arte o storia e quelli destinati a contenere biblioteche archivi muset gallerie collezioni e oggetti d interesse culturale 1963 d p r 30 set 1963 n 1409 Norme relative all ordinamento ed al personale degli Archivi di Stato in vigore solo parzialmente 1975 d p r 30 dic 1975 n 854 Attribuzioni del Ministero dell interno in materia di documenti archivistici non ammessi alla libera consultabilita 1982 d p r 29 lug 1982 n 577 Approvazione del regolamento concernente l espletamento dei servizi antincendio in vigore solo parzialmente 1983 d m 30 nov 1983 del MI Termini definizioni generali e simboli grafici di prevenzione incendi 1985 1 5 giu 1985 n 283 Utilizzazione nell ambito dell amministrazioni pubbliche di prodotti cartari con standards qualitativi min
69. rchivi beniculturali it index php cosa facciamo pubblicazioni cerca nelle pubblicazioni EMMA DADSON Emergency Planning and Response For Libraries Archives and Museums London Facet MARIA BARBARA BERTINI I custodi della memoria Santarcangelo di Romagna Maggioli in corso di stampa JIM LINDNER MICK NEWNHAM Roof Disaster An Archive Learns That a Fire Suppression System Does Not Stop the Damage From a Flood PrestoCentre Foundation Preservation case studies for archives 4 acquistabile on line all indirizzo https www prestocentre org bookshop 60 SITOGRAFIA Siti in italiano http www agid gov it notizie disaster recovery le linee guida 2013 I Agenzia per l Italia Digitale AgID ha pubblicato sul suo sito le Linee Guida per il Disaster Recovery DR delle PA 2013 http www aicrab otg Il sito dell Associazione italiana dei conservatori e restauratori degli archivi e delle biblioteche AICRAB fondata nel 2013 oltre a raccogliere risorse per i professionisti del settore contiene una sezione per i non specialisti con Aluni consigli per conservare libri e documenti e Risposte alle domande pi frequenti http archivio digitpa gov it Il sito dell Agenzia per l Italia Digitale il punto di riferimento in materia di archivi digitali In particolare sul sito pubblicata in formato pdf la nuova versione delle Linee Guida per il Disaster Recovery DR dell
70. re di aprire e dispiegare pergamene conservate in rotolo ma di considerare la necessit di un intervento immediato di restauro che restituendo per quanto possibile idratazione ed elasticit alle fibre di collagene consentir una cauta apertura del volume e la distensione delle pergamene arrotolate 40 2 Contrazione ed ondulazione dei supporti con conseguenze anche gravi sui media grafici e sugli strati pittorici delle miniature che tenderanno a saltare e a sfaldarsi in scaglie e lamine 3 Danni dovuti alla fuliggine che penetrando impregna la documentazione Nel caso di interventi massicci dei VVFF intervenuti a domare l incendio si dovranno aggiungere i danni arrecati alla documentazione dall utilizzo dell acqua di spegnimento Una particolare attenzione si deve prestare nei depositi in cui stato allestito un impianto di spegnimento incendi con estinguenti aerosol a polveri in quanto questo sistema che si sta ampiamente diffondendo negli istituti culturali pu causare danni irreversibili alla documentazione soprattutto nel caso di scarica in bianco ossia nel caso in cui venga innescato da un falso allarme e quindi le polveri rimanendo incombuste si depositino in grande quantit sulla documentazione I test eseguiti nei laboratori dell ICRCPAL nel 2008 avevano evidenziato in particolare che l esposizione all aerosol di polveri di potassio costituenti il compound estinguente comporta effetti dannosi pi o men
71. rivati dichiarati di interesse storico particolarmente importante prima del passaggio della documentazione nell archivio storico consigliabile come buona pratica anche per tutti gli altri produttori d archivio in quanto in caso di disastro permette di ridurre i costi di recupero che sar riservato esclusivamente alla documentazione effettivamente importante per la vita dell ente produttore e del territorio 2 1 4 Archivi informatici e ibridi Per quanto riguarda gli archivi informatici i cui supporti fisici secondo la normativa vigente devono essere conservati con le stesse modalit e tempi previsti per la documentazione cartacea occorre predisporre appositi ambienti condizionati e protetti cavean e fare riferimento al Codice dell Amministrazione Digitale CAD e alle Linee Guida per il disaster recovery del AGID v in appendice Normativa e Sitografia E bene ribadire anche in questa sede che Parchivio prodotto dall ente unico quale che sia il supporto e il mezzo di produzione dei documenti analogico digitale e che tutti gli enti pubblici sono tenuti per legge a conservare correttamente i propri archivi nella loro interezza e a mettere in atto a tale scopo le procedure e le tecnologie necessarie 19 22 Conoscenza degli archivi La conoscenza precisa della quantit della documentazione delle sue caratteristiche e dell esatta posizione all interno dell edificio permette d impostare la prev
72. slocazione territoriale e dotati di tutti i sistemi e impianti necessari pet assicurare la sicurezza fisica e logica dei documenti Gli archivi dovrebbero essere sempre collocati in locali adeguati alla normativa sulla sicurezza possibilmente in edifici antisismici In particolare gli archivi non dovrebbero essere mai collocati e nei sottotetti in quanto soggetti a maggiori sbalzi di temperature e infiltrazioni piovane e in quanto pericolosi e particolarmente difficili da raggiungere in caso di terremoto e negli scantinati in quanto tendenzialmente umidi e facilmente soggetti ad allagamento Qualora tuttavia si disponga soltanto di locali interrati o sem interrati consigliabile collocare la documentazione sugli scaffali a una distanza da terra di almeno 70 cm riservando ai piani bassi al materiale destinato a essere scartato entro l anno I locali in cui sono conservati gli archivi devono per legge essere dotati di adeguati sistemi antintrusione e antincendio e dovrebbero essere sottoposti a una regolare vigilanza in modo da prevenire i furti gli atti di vandalismo e di terrorismo l appiccamento deliberato d incendio 18 2 1 2 Condizionamento Gli archivi debbono essere tenuti in ordine secondo una disposizione razionale del materiale documentario all interno dei depositi evitando specialmente e la congestione delle aree di movimentazione e l occupazione di corridoi o passaggi di transito con documentaz
73. ssato da fenomeni idraulici e geologici di notevole intensit L archivio del Progetto AVI Aree Vulnerate Italiane realizzato dal Gruppo Nazionale per la Difesa dalle Catastrofi Idrogeologiche GNDCI del Consiglio Nazionale delle Ricerche CNR riporta 4 521 eventi con danni verificatisi tra il 1279 e il 2002 dei quali 2 366 relativi a frane 52 3 2 070 a inondazioni 45 8 e 85 a valanghe 1 9 Negli ultimi 50 anni le vittime causate da fenomeni alluvionali sono diminuite una media di 31 vittime l anno ma sono aumentati con crescita esponenziale i costi economici associati a questi eventi 1 5 Incendio Indipendentemente dalla sua origine l incendio per la natura del materiale conservato negli archivi e nelle biblioteche l evento pi rischioso anche se raro grazie all azione di prevenzione messa in atto per legge Il fuoco pu comportare la distruzione del materiale archivistico e bibliografico con scarse possibilit di recupero e presenta problematiche ancora oggetto di dibattito riguardo alle sostanze estinguenti per contrastarlo in quanto esse possono causare danni addirittura maggiori di quelli che si prefiggono di sanare Le cause pi comuni di incendio sono quelle accidentali quali cortocircuito da apparecchiature o impianti elettrici difettosi sovraccarichi e o non protetti o quelle dovute a negligenza quali ostruzione di sistemi di raffreddamento e ventilazione delle apparecchiature nonch l uso di sig
74. ssici Gli archivi come le biblioteche in cui predominano i supporti scrittori in carta e in pergamena sono gravemente minacciati dal fuoco o dall acqua nonch da altri agenti apparentemente pi lenti ma non meno nocivi quali la polvere l umidit le muffe A partire dal 2002 la necessit di potenziare la prevenzione dei disastri costantemente indicata come una priorit nei documenti della Unione Europea UE relativi agli archivi La Direzione Generale per gli Archivi DGA secondo quanto indicato nei documenti della UE e previsto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio nell ambito delle linee di indirizzo indicate dal Ministero dei beni e delle attivit culturali e del turismo MIBACT promuove e coordina le attivit relative alla conservazione tutela e valorizzazione del patrimonio archivistico nazionale e per tale motivo ha ritenuto di dover fornite ai responsabili di tale patrimonio linee specifiche d inditizzo su un problema di estrema attualit Il gruppo di studio nazionale sui Rischi e le Emergenze negli Archivi REA ha potuto giovarsi della fondamentale collaborazione di altri soggetti quali l Associazione Italiana dei Conservatori e Restauratori degli Archivi e delle Biblioteche AICRAB l Associazione Nazionale Archivistica Italiana ANAI e l Associazione SOS Archivi e Biblioteche SOS A amp B che si adoperano per incrementare la conoscenza la formazione lo studio e la ricerca in tutti i campi
75. ssione per distenderle possono essere congelate e i documenti di grande formato come le mappe e i disegni possono essere sottoposti sia a congelazione sia ad asciugatura immediata previo parere positivo espresso dal restauratore e le copie eliografiche e i lucidi possono essere sia asciugati immediatamente all aria sia congelati e le stampe fotografiche vanno interfogliate con carta cerata o siliconata Se devono essere congelate occorrono precauzioni particolari per il preliminare imballaggio e i negativi fotografici e le pellicole non possono essere congelati ma possono essere lavati con acqua fredda ed essere posti ad asciugare all aria con il lato emulsione verso Palto e i nastri magnetici e i CD non possono essere congelati possono essere lavati con acqua fredda e devono essere posti ad asciugare all atia con il lato registrazione verso Palto In considerazione di quanto gi detto si raccomanda di procedere con l asciugatura all aria ventilazione e deumidificazione soltanto nel caso in cui il numero dei documenti sia limitato e il personale e lo spazio adeguati ad avviare le operazioni entro 48 ore dall evento disastroso in caso contrario necessario optare per il congelamento e il successivo trattamento di liofilizzazione Nel caso in cui la consistenza del materiale danneggiato sia molto limitata qualche decina di unit di conservazione e la documentazione si sia bagnata soltanto esternamente oppure
76. sta di polvere atti di vandalismo 44 B LISTA DI CONTROLLO DELLE CONDIZIONI AMBIENTALI INTERNE Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile e Quali materiali sono stati utilizzati nella costruzione dell edificio e Le strutture esterne e interne dell edificio sono resistenti al fuoco e Esistono pareti resistenti al fuoco a separare le parti dell edificio e ci sono porte frangifiamme e Le raccolte sono immagazzinate a distanza di sicurezza da impianti idraulici elettrici e meccanici condutture d acqua radiatori condizionatori cucine laboratori e La zona dei depositi librari soggetta a infiltrazioni d acqua o allagamenti e consentito fumare in alcuni ambienti e Esistono grandi quantit di materiali infiammabili come sostanze chimiche nei laboratori oltre ai libri immagazzinati e L edificio ha un sistema di segnalazione di fumo fuoco o di perdite d acqua e Esiste nell area un sistema automatico di spegnimento degli incendi e Se s di che tipo Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore 45 C LISTA DI CONTROLLO DEGLI ARREDI Indirizzo del magazzino deposito Piano Locale Riferimento alla planimetria dell immobile scaffalature in metallo aperte scaffalature in metallo tipo compactus scaffalature in legno cassettiere armadi rastrelliere Altro specificare Data di compilazione Nome e qualifica del compilatore
77. stri e sulla reazione alle emergenze http cool conservation us otg Il portale Conservation On Line CoOL sviluppato dal American Institute for Consevation offre una grande quantit di informazioni per i restauratori e tutti gli altri professionisti della conservazione di archivi biblioteche e musei http www conservation us otg L American Institute for Conservation of Historic and Artistic Works AIC unica organizzazione a carattere nazionale degli Stati Uniti dedicata alla conservazione del patrimonio culturale costituita fissa 64 e sostiene standard professionali promuove ricerche e pubblicazioni crea occasioni di formazione e promuove lo scambio di conoscenze tra i restauratori professionisti collegati e il pubblico http www dplan org Il Dplan uno strumento on line gratuito sviluppato dal Northeast Document Conservation Center NEDCC statunitense per semplificare il processo di redazione di un piano di emergenza per la tutela dei fondi e delle collezioni conservate da organizzazioni non profit http www iccrom org International Centre for the Study of the Preservation and Restoration of Cultural Property Centre international d tudes pour la conservation et la restauration des biens culturels Organizzazione intergovernativa finalizzata alla conservazione e restauro del patrimonio culturale svolge attivit di formazione informazione ricerca cooperazione e sensibilizzazione
78. sulla base delle esperienze fatte sugli eventi calamitosi che si sono verificati tra il 2011 e il 2013 E indispensabile che questa attivit avvenga sotto la guida di un archivista in grado di indicare le note identificative dei beni nonch palchetto e stanza di provenienza Appena la documentazione recuperata sara stata trasportata in depositi adeguati e posta su scaffali si dovr nel pi breve tempo possibile se praticabile anche nel momento della collocazione sugli scaffali effettuare il riscontro della documentazione sulla base degli schedoni compilati durante il recupero se necessario integrando con informazioni identificative e descrittive che non stato possibile fornire nella concitazione delle operazioni Ci render possibile attuare i successivi interventi di ordinamento riordinamento sulla base degli strumenti descrittivi esistenti o producendone di nuovi e quindi riportare gli archivi ordinati nei luoghi o comunque nei locali delle istituzioni di provenienza che nel frattempo saranno stati ripristinati 4 2 Allagamento Alluvione Maremoto Se si la prima persona che si accorge dell emergenza oppure la prima persona a entrare nell edificio dopo un allagamento o a entrare in contatto con materiali bagnati si deve e NON toccare e non stare in mezzo all acqua che ristagna potrebbe essere elettrificata IMPORTANTE la gravit dell allagamento determiner la necessit o meno di chiamare la pubblica sicurezza e di to
79. te e condizionate immediatamente durante il recupero in faldoni o pacchi legati con fettuccia di cotone da un archivista al fine di assicurare il mantenimento del vincolo archivistico 4 4 Incendio Il fuoco costituisce il pericolo pi grande per il materiale documentario perch i danni causati ai documenti sono gravissimi e spesso irrecuperabili 38 Un incendio in un archivio bench evento raro un pericolo reale e qualora si concretizzi irrimediabilmente devastante L elevato potenziale termico carico d incendio del materiale archivistico soprattutto carta e cartone costituisce un grave rischio sia pet le persone che per le strutture edilizie coinvolte I locali adibiti a deposito d archivio devono dunque essere dotati di tutte le caratteristiche e degli apparati di prevenzione e protezione previsti dalla legge ai quali si aggiungono altri sistemi e accorgimenti dettati dalla necessit di tutelare un patrimonio culturale di particolare interesse Le Soprintendenze archivistiche forniscono a chi le richieda indicazioni sui requisiti essenziali utili a prevenire incendi in una sede d archivio L azione di prevenzione deve essere focalizzata sulla rilevazione il pi rapida possibile dell incendio sull isolamento delle parti elettriche e delle fonti di calore Qualora si riscontri un principio di incendio in un deposito d archivio spesso sufficiente intervenire con tempestivit ed estinguere le fiamme c
80. terfogliati con fogli di carta assorbente da sostituire frequentemente nel caso di documenti legati registri filze e volumi prestare attenzione a non sollecitare eccessivamente la cucitura posizionando la carta assorbente a un adeguata distanza dalla piega del dorso COME PROCEDERE NEL CASO DI DOCUMENTI LEGATI VOLUMI e interfogliare ogni 10 carte circa e non posizionare la carta assorbente a ridosso della piega del dorso in caso di volumi e assicurare e Mantenere la circolazione d aria e cambiare fogli assorbenti e il loro posizionamento via via che si inumidiscono e una volta asciutta porre l unit in piano sotto un leggero peso distribuito uniformemente e controllare regolarmente che non compaiano focolai di infezione 34 L esperienza insegna che il lavoro di interfogliazione pet una quantit di materiale bagnato pari a 1 metro lineare impiega una persona per 20 giorni e che lo spazio appena sufficiente per svolgere adeguatamente questa attivit corrisponde a circa 1 m di piano di lavoro E fondamentale controllare a campione il contenuto di umidit relativa nei materiali con igrometro a contatto quando lo strumento registra valori attorno al 7 disporre le unit in orizzontale ponendole sotto peso per limitare le naturali deformazioni della carta E rischioso e in linea di massima da evitare interfogliare e miniature e materiale membranaceo carta patinata Le predette operaz
81. ti In questi casi l intervento di recupero si presenta meno urgente e pu essere postposto al momento in cui vi siano migliori condizioni di sicurezza e Medio rischio per complessi documentari che non corrono pericoli immediati perch conservati in edifici non abbiano riportato lesioni tali da comprometterne le strutture portanti anche se momentaneamente dichiarati inagibili oppure contigui a fabbricati dichiarati inagibili In questo caso si deve monitorare costantemente la situazione per rilevarne l evoluzione in senso positivo oppure negativo Nella situazione determinata da un emergenza sismica la possibilit da parte di tutti i soggetti colpiti dal sisma di avere quanto prima accesso ai propri archivi un elemento di grande importanza nella prospettiva di un ritorno alla normalit Dopo il nulla osta che riguarda la praticabilit strutturale dell edificio che ospita l archivio da parte degli organi competenti VVFF ed altri l operazione di recupero verte principalmente sullo spostamento di parte o di tutto il deposito interessato presso un altro luogo sicuro in attesa di farlo rientrare nei locali risanati Nella maggior parte dei casi il materiale archivistico sepolto da un crollo o da una frana subisce danni parziali ed pertanto recuperabile con un intervento sollecito volto a evitare che la documentazione rimanga a lungo tra le macerie esposta agli agenti atmosferici ai parassiti o a sostanze contaminanti Le
82. ti scrittori e delle mediazioni grafiche con l acqua esso richiede tempo e piena disponibilit di acqua corrente A PROPOSITO DEL TRATTAMENTO ACQUOSO e non trattare per via acquosa volumi o documenti che presentino materiali solubili in acqua in questo caso procedere immediatamente al congelamento e non trattare per via acquosa materiali interessati da fuliggine e quando possibile sciacquare con acqua corrente i volumi chiusi insistendo sui tagli e utilizzare in ogni caso un flusso di acqua di forza moderata 32 CHE COSA NON FARE e non usare forni per asciugare il materiale e non usare microonde e non usare carta colorata n carta di giornale per interfogliare e non usare polveri es talco o segatura per assorbire l acqua che impregna volumi e documenti La scelta della tecnica di asciugatura pi appropriata dipende innanzitutto dalla tipologia di supporti scrittori e delle mediazioni grafiche con riguardo soprattutto alla presenza di inchiostri manoscritti e altri colori dal numero di unit fisiche da trattare dalla quantit di acqua che esse hanno assorbito Le opzioni possibili sono due a asciugatura all aria b congelamento presso strutture idonee in celle frigorifere a una temperatura di almeno 20 30 con successiva liofilizzazione In particolare e i documenti su supporto cartaceo possono essere asciugati all aria o congelati e le pergamene non vanno sottoposte a pre
83. une decine di faldoni ingente In entrambi i casi bisogna procedere al trasferimento del materiale in luoghi asciutti e stimare sin dall inizio con la massima rapidit e precisione il carico di lavoro poich nell eventualit in cui le unit documentali da recuperare siano molto numerose e il personale a disposizione e o lo spazio asciutto disponibile siano insufficienti e non potenziabili sar necessario congelare in parte o in tutto il materiale bagnato in attesa di poterlo ricollocare nei locali risanati QUANTE PERSONE PER REAGIRE ALL EMERGENZA E bene che un unica persona si incarichi di coordinare tutte le fasi di intervento con particolare attenzione alle modalit seguite per imballare imbustare documenti e volumi e per l identificazione delle buste e dei contenitori Per quanto riguarda le persone impegnate nella movimentazione del materiale Nell eventualit di allagamento prodotto da acque chiare e prive di residui fangosi la produttivit di un operatore pu essere quantificata nella movimentazione di circa 10 mt lineari per giorno lavorativo di 8 ore Nel caso di materiali destinati al congelamento per capacit produttiva si intende l effettiva applicazione della procedura necessaria dal prelievo del materiale sino al carico del camion destinato alla cella freezer I materiali potrebbero richiedere uno spazio di collocazione doppio rispetto all originario prima che tornino in equilibri
84. vamente foderate all interno con sacchi o teli di plastica Nelle ceste il materiale deve essere stoccato impilando il materiale imbustato in particolare i volumi in posizione orizzontale ARO Pu essere pratico e facile reperire bancali di dimensione standard eur cm 120 x 80 per lo stoccaggio anche in questo caso opportuno alloggiare volumi e documenti in scatole di plastica impilabili per evitare che su di essi si ripercuotano eccessive compressioni e conseguenti deformazioni Il materiale imbustato individualmente va disposto in numero di unit tali da mantenerlo pressato ATTENZIONE Non lasciare materiale bagnato e imbustato in giacenza perch elevato il rischio di sviluppo di infezioni Nel caso di materiale danneggiato da depositi di fango o di altre sostanze che vanno rimosse ogni singola unit deve essere collocata in un contenitore di plastica a griglia e impilabile corredato delle informazioni relative al luogo di prelievo scritte a matita su un foglio I contenitori cos preparati dovranno essere trasportati presso l unit di pulizia allestita in luogo sicuro e dotato di acqua corrente e vasche in cui sar possibile rimuovere con il risciacquo acquoso la gran parte dei residui e identificare ciascuna unit di conservazione prima di stoccarla Il trattamento acquoso dei materiali di competenza esclusiva di restauratori qualificati in grado di valutare la compatibilit dei suppor
85. zato pet definire un contenitore pet stoccaggio di materiali che pu contenere circa 1 metro cubo Collocazione posizione fisica di un unit archivistica nei depositi espressa dalla segnatura archivistica Alcuni tipi di unit archivistiche possono per esigenze pratiche avere una collocazione particolare separata da quella delle altre unit facenti parte dello stesso complesso archivistico ad es registri bilanci conti consuntivi ecc in tal caso la relazione il cosiddetto vincolo archivistico viene garantita mediante opportuni riferimenti inseriti nella descrizione Conservazione complesso delle azioni dirette e indirette volte a rallentare gli effetti della degradazione causata dal tempo e dall uso sulle componenti materiali dei beni culturali Dato sensibile dato personale idoneo a rivelare l origine razziale ed etnica le convinzioni religiose filosofiche o di altro genere le opinioni politiche l adesione ai partiti sindacati associazioni od organizzazioni a carattere religioso filosofico politico o sindacale nonch il dato personale idoneo a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale dell interessato Deposito locale nel quale un ente conserva la documentazione non pi occorrente alla trattazione degli affari in corso 10 Disastro evento che pu essere di origine naturale o artificiale o anche causato dalla combinazione di entrambe le cause di cui non prevedibile la data in cui avverr e
86. zione Negli enti pubblici o privati produttori detentori o conservatori di archivi la formazione in materia di prevenzione dei rischi di pronto intervento in caso di emergenza e di recupero post emergenza degli archivi colpiti da disastri deve essere correlata alla formazione obbligatoria dei lavoratori in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro Sar bene inserire elementi di formazione specifica riguardante gli archivi all interno di quella erogata obbligatoriamente e sfruttare come occasione di formazione le prove di evacuazione dell edificio previste dalla legge sulla sicurezza nei luoghi di lavoro Ad esse potrebbe essere premessa una breve sessione introduttiva per illustrare il piano di emergenza riguardante gli archivi spiegandone importanza e finalit Qualora la consistenza e o l interesse storico del patrimonio archivistico conservato lo giustifichi consigliabile selezionare una squadra di pronto intervento da addestrare alla rimozione all identificazione e allimballaggio dei documenti nonch da informare sulle varie tecniche di recupero a tal fine opportuno individuare risorse finanziarie nei capitoli di spesa destinati alla pi generale formazione per la tutela della salute e della sicurezza dei lavoratori 22 3 PREPARARSI ALL EMERGENZA 3 1 Piano di prevenzione dei disastri La pianificazione delle attivit garantisce sia il controllo dei costi sia la qualit dei risultati

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