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I01 Gestione della posta in ingresso

1. 131 3 4 1 2 DOCUMENTO IN USCITA tette 136 3 41 3 DPOCUMENFO MNT RN O Ia Fbi INI insidie 140 3 4 1 4 DOCUMENTI DA ARCHIVIO 144 3 4 1 5 SEZIONE TAB M D E E 147 3 4 1 5 149 3 4 1 5 TAB 161 DESTINATARIO PERSONA FISICA 163 DESTINATARIO PERSONA GIURIDICA eene tentent 165 DESTINATARIO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ctt ttt ttt tentent 168 3 4 1 5 TAB RICEVENTI MM 170 3 4 1 5 d TAB ASSEGNATARI 174 ASSEGNAZIONE 1 175 ASSEGNAZIONE ALL UTENTE eret trennt tenente tentent 178 34 1 50 TAB ALLEGATI 182 3 4 1 5 184 3 4 1 5 9 187 3 4 1 5 TAB TITOLARIO 3 4 1 51 FASCICOLI n 3 4 1 5 2 193 3 4
2. P 71 d accesso i nba uUa Dom ein isi s eiie Ee e dei iid dali Lo ici 71 Pagina 7 di 73 D MEM HUN EP ce EP MEE EET E 71 Tuibla della riservatezza ofrecen rp Co ite uis t ese ere laine rye ces os Cerea ED E Stt Or a cere Mti rete tied te fv ire 71 72 Biblioteche e Cen di doaurrectazione reato Letto iol uan Pei ie bee tes 72 GO dati qudd tec eX mM E cM IMAA NE NE EE EM 73 Sistera infomatico ese emi t 73 1 na 8 di 73 Num II livello Unit archivistica Descrizione Conservazione 1 1 Nornru liva Fascicolo per rrateria perranente aonologico Nomativa a carattere Illirritata disposizioni di generale nome gfo messina direttive inteme Statuto e Regolamento Sterrrra Gonfalone Logo ecc 12 Elezioni 12 1 Norrrativa disposizioni Fascicolo per Raccolta normrativa Illimitata messina rrateria perranente cronologco generale nome inteme direttive ecc docurrentazione in copia A fine Legislatura di supporto all attivit amministrativa 12 2 Verbali riepi loghi Fascicolo per Verbali degli uffici Illimitata procedimento annuale alfab
3. 43 Sicurezza Sul Debe ORA 43 rp T M TEM 45 Servizi ausiliart e Sicurezza consiliare ii Le al ERRE 45 DERE IRC SCORE E OE E OSIO ONERE CORRA NOOO IRE EE ROIO ENO ORARIO ORIO 47 Attivit negoziale Aule able iii ona il E 47 CS 47 4 Pagina 5 di 73 Beni 47 ras eC 47 nS 47 cuu P 48 d CO BUETO oro e T EA D EA e e reed NA 48 BUE els menia eM RM I M T AMICI MO QM E EN IE 49 d Senizi 4 49 49 Boa 49 CC 49 Manutenzione ordinaria e straordinati iii 49
4. 36 Va lt Kao 36 ZA c Mos MAE MM A EE EMI T M MEME MM E IE et en 37 Nena II 37 PIP PO AIA AIR SARI ORA ION SO III IN AO 37 S di e dorlimenzzione legislativa claire ilaele alari aerea ironia 37 Pel M UP 38 Ricorsi nia MEET 38 Organizzazione patrimonio e risorse strurrentali ieri 39 CARI RIE IRA SON ORI LAI I IO SI III III SIRO 39 Norrretiva disposizioni Nns clan na bal asa TEE A IRR A IRE TRA TAR RIA I O AE 39 39 Sistena d Gsslione ITE DD UTI NE 39 Li PE GUCICIISETO 40 Procr mmaziore ecortrollo cl gestione ilaele eli everest ees re eee tee ETEA 40 rl PT A c M T PE 41 ASSEN organizzativo TETTE TTE Re LL RR i IRR t 41 CCA ROERO ROIO DNE 42 Organizzazione logistica nil EA EIU C D E ER 42 ri n P A
5. Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 1106 Enti convenzionati Fascicolo per procedimento durata del Convenzioni illimitata procedimento alfabetico ente corrispondenza 1107 Attivit di tutela Fascicolo per procedimento durata del Istanza apertura Illimitata procedimento cronologico o nurrerico d uffido attivit istruttoria oppure corrispondenza ed Fascicolo per procedimento durata del eventuale procedimento alfabetico rraterie di Cornrrrissariarrerto intervento o per enti sui quali pu intervenire Fascicolo per procedimento durata del procedimento alfabetico richiedente DATI SENSIBILI 11071 Servizi alla persona p 1 10 7 3 Partecipazione al procedimento 1 10 7 4 Territorio ed anbiente Pagina 15 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione nd Um uet pp 111 Consiglio delle Aulononie locali 1111 disposizioni di Fascicolo per Nomativa carattere Illirritata messina rrateria permraenente cronologico generale direttive inteme Regolamento intemo 1112 Corrisponderza generale Fascicolo per attivit per Corrispondenza residuale Illimitata legislatura cronologico o alfabetico enti rispetto agli atti assegnati e alle altre voci 1113 Norrina elezione Fascicolo per attivit per Atti preparatori a carico Illirritata legislatura cronologico del
6. 30 3 1 1 3 iic di M UPPER DPI EDPIRIREEEEEERE 31 3 1 1 4 rr IURI HEIDI 34 3 1 1 5 iiem 40 3 1 2 GATALOGHI ella ii 43 3 1 2 1 REGISTRI 44 3 1 2 1 SELEZIONA REGISTRO ttt 46 3 1 2 1 b NUOVO REGISTRO ttt 47 3 1 2 2 TITOLARIO ee e MEI ue 48 3 122 MODIFICA MASSIMARIO DI SCARTO ttt ttt 51 3 1 2 2 b ASSOCIAZIONE AGLI UFFICI 3 12 2 STORICO MODIFICHE 3 1 2 3 IMPORT TITOLARIO 3 1 2 4 TEGIA TURE iieri e eerie nee cere cce II 3 1 2 5 TIPI PROCEDIMENTO veidi tt KAn RRR RRUAR NAURAA RIALEN Nas 3 1 2 5 a CERCA TIPO PROCEDIMENTO 3 1 2 5 b NUOVO TIPO PROCEDIMENTO 3 1 2 6 OGGREPARIO S E 3 1 2 7 TIPI DOCUMENTI ettet ttt ttt ttt ttt ttt 3 127 MODIFICA TIPO DOCUMENTO 3 1 2 7 b NUOVO TIPO DOCUMENTO ttt 3 1 2 8 MEZZI DI TRASMISSIONE 3 1 2 8 CERCA MEZZO DI TRASMISSIONE 3 1 2 8 b NUOVO MEZZO DI TRASMISSIONE 3 1 2 9 GESTIONE TITOLI DESTINATARIO iii 77 3 1 3 GESTIONE IJEEIGIG aa A E A E 79 3 1 3 1 DELEGATI ii 80 3 1 3 2 GESTIONE PROTOCOLLI UFFICIO ciriciri csa a 83 3 1 3 2 RIASSEGNAZIONE PROTOCOLLI UTENTE 84
7. Fig 316 Nuovo fascicolo informazioni obbligatorie VITROCISET SPA ADS SPA rganizzazione per macro aree 226 Org P M Manuale Protocollo Informazioni facoltative Come illustrato di seguito Fig 317 l utente potr decidere eventualmente di dettagliare ulteriormente la definizione del fascicolo indicando altre informazioni accessorie riguardanti l indicazione del referente dal relativo menu a tendina Fig 317 7 riportando alcune note descrittive Fig 317 8 e la localizzazione fisica del fascicolo Fig 317 9 Oggetto Unit Organizzativa Prova direzione 3 cav Referente 1 7 T olario Nessuna voce selezionata E Anno 2010 Trattato da CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 Teo Posizione Data creazione 24 09 2010 Data carico 240920100 7 Fig 317 Nuovo fascicolo informazioni facoltative Una volta terminata la compilazione dei campi obbligatori ed eventualmente di quelli facoltativi l utente potr selezionare il tasto Salva Fig 317 s per effettuare il salvataggio dei dati inseriti e visualizzarne un riepilogo VITROCISET SPA ADS SPA 227 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 3 2 RIEPILOGO FASCICOLO Obiettivo visualizzazione dei dettagli relativi ad un fascicolo appena creato Descrizione il sistema presenta un riepilogo dei dati del fas
8. Fig 204 Multimittente tabella che visualizza i mittenti inseriti VITROCISET SPA ADS SPA 157 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Per l aggiunta di ulteriori mittenti l utente la procedura appena illustrata e in caso di eventuali inserimenti erronei dovr prima spuntare la checkbox corrispondente all elemento della tabella da cancellare e poi selezionare il tasto Dopo aver terminato l inserimento dei mittenti per proseguire nella registrazione del documento l utente dovr selezionare il tasto per annullare l operazione si avvarr invece del pulsante che lo riporter alla schermata Mittente SELEZIONE DEL MITTENTE PER REGISTRAZIONI DI DOCUMENTI IN USCITA ED INTERNI Inizialmente come evidenziato dalla cornice rossa nella seguente maschera Fig 205 il sistema indica automaticamente come mittente l ufficio con il quale l utente ha effettuato l accesso all applicazione La stessa UO individuata dal percorso che la localizza nella struttura organizzativa del CRV Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie OPOD3 Prova direzione 3 UO competente Utente Mittente Fig 205 Mittente per Documenti in uscita ed interni maschera per l indicazione del mittente nei casi suddetti Come illustrato nella Fig 206 per indicare un ufficio diverso da quel
9. 23 ARTICOLO 29 PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI 23 ARTICOLO 30 PROTOCOLLAZIONE CLASSIFICAZIONE FASCICOLAZIONE E SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 23 GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA INTERNA _ 24 ARTICOLO 31 COMUNICAZIONI TRA LE STRUTTURE E GLI ORGANI DELL AMMINISTRAZIONE 24 ARTICOLO 32 GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA INTERNA 24 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE lla 29 ARTICOLO 33 NATURA GIURIDICA E OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI E DEGLI ARCHIVI 25 ARTICOLO 34 GESTIONE E CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO CARTACEO ee 25 ARTICOLO 35 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE eee nee 26 ALLEGATI ALLEGATO N 1 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ALLEGATO N 2 COMPOSIZIONE DELL AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ALLEGATO N 3 PROCEDURA P17 DEL SGQ GESTIRE I DOCUMENTI DELLA QUALITA ALLEGATO N 4 FORMATI ELETTRONICI ABILITATI ALLEGATO N 5 GESTIRE I SERVIZI DI POSTA E PROTOCOLLO ISTRUZIONE 101 GESTIONE DELLA POSTA IN INGRESSO ISTRUZIONE I02 GESTIONE DELLA POSTA INTERNA ISTRUZIONE I07 GESTIONE DELLA POSTA IN USCITA E SPEDIZIONE ALLEGATO 6 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO ALLEGATO N 7 ISTRUZIONE I08 VERSAMENTO DEI DOCUMENTI DALL ARCHIVIO CORRENTE ALL ARCHIVIO DI DEPOSITO ALLEGATO N 8 SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI DEL SISTEMA DI G
10. Sottofascicolo della commissione per procedimento per legsslature nurrerico Attivit istruttoria consultazioni osservazioni dei soggetti consultati schede legittimit schede fattibilit parere Illimtata 30 Pagina 31 di 73 27 Fascicolo per procedirrento per legislature nurrerico Proposta di legge di iniziativa popolare e docurrentazione prescritta dalla nomrativa comunicazione iniziativa richiesta stampati deposito fime con verbale di ricevimento esame ammissibilit richiesta di parere alla GR docurreriazione relativa al rimborso spese Proposta di legge delibera dedi enti locali verbale di deposito della proposta esane ammissibilit Dopo l arrrrissibilit l iter quello delle Proposte di Legge 2 6 Illimtata 5 anni con campionatura per la raccolta fime 10 anni solo rirrborso spese Illimtata Sottofascicolo della commissione per procedimento per legislatura nunnerico Attivit istruttoria consultazioni osservazioni dei soggetti consultati schede legittimit schede fattibilit parere Illimtata Proposte di Fascicolo per procedimento per Corre Proposta di Illimtata 31 Pagina 32 di 73 legislature nurrerico legge 2 5 trasmissione in Parlarrerto Sottofascicolo corrrrissione per procedimento per legislatura nurrerico Attivit istruttoria consulta
11. rri alia E 50 HIT EE 50 No rrativa disposizioni di messina duel iaia rar 50 EENE 50 Relazioni sindacali e contrattazione siii anice inca 50 LE mM KM rU 51 ao nao e KEE r AEEA eoo ree ie tbc E e Ec 51 LO H 51 Stato giuridico e vicende del rapporto di IAVOPO L 51 Eee 53 Personale dei gruppi e delle strutture Speciali iii 53 2 RR RG OI CIA IONE I INCI NE III IA CN 54 Previderca e assister pillola a 54 TERRI 55 M NL mE 55 PARO EOS SERVO COST 55 C
12. 8 iM mr Mc EMPIRE 8 Ne qaa Mie ioe ralonko Has ENTE DT TTE DID OD IEEE 8 P 8 Fiezioni EPISTULIS EL Em 8 P 8 dese aci E TEE ITE DTI LU TENUERE 8 lidia ci dus 9 CUOI Corelli bre cM E find i dt CM dee fiere 9 p o 10 Giunta dele Elezioni ta ERAN EXTRAS ERA PIN ERE AE UNE SANE 10 QM MT P 10 Presiderte ddl Ccorsiglio regionale siesta a eite ice 10 LERICI D Met Mta eec ml ap M c c elle 10 Ufficio Gi Presidernea REND Ero RR 10 a E 11 consiliari D UE 11 12 Corrimissioni dinchiesta e special x alii e Dei dle Di cad 12 Loach ELA 13 Dfersore a
13. 3 6 1 1 Loi 3 6 1 2 REGISTRO PROTOCOLLI MODIFICATI 3 6 1 3 REGISTRDODROTOCOLETANINEILDDEL ecscceccttul tenete did 3 6 1 4 PROTOCOMT ASSEGNATE NU EA UD M 3 6 1 5 PROTOCOLLI PRESI IN CARICO 3 6 1 6 PROTOCOLLI CHIUSI 3 6 1 7 PROTOCOLLI SPEDITT 3 6 1 8 PROTOCOLLI DIFFERITI 3 6 1 9 PROTOCOLLI CON ANOMALIE 3 6 1 10 PROTOCOLLI REGISTRATI IN EMERGENZA 300 3 6 1 11 VERIFICA IMPRONTE ei 303 3 6 2 UTILITA sapone lalla 306 3 6 2 1 STANDA ORGANIGRAMM A aae N 307 3 6 2 2 STAMPA ANAGRAFICA M UU 309 3 6 2 3 STAMPA TITOLARIO iii 317 4 FUNZIONALITA PER RUOLO ia 319 3 suino VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 1 INTRODUZIONE Con la diffusione delle nuove tecnologie la Pubblica Amministrazione passata con decisione dal documento cartaceo a quello informatico ed il sistema del protocollo diventa di fatto unitario in tutta la Pubblica Amministrazione Italiana e viene gestito con un sistema informatico che prevede lo scambio di dati per via telematica attraverso Internet Dal numero di protocollo si potr risalire immediatamente utilizzando un semplice motore di ricerca a tutti i dati a questo associati oppure conoscendo parte dei dati sar possibile ottenere il numero di protocollo Ma l aspetto forse pi importante che il protocollo Informatico pu davvero caratterizzarsi come la struttura di bas
14. uafiust Chiusi Chiusi con risposta Visualza Fig 340 Acquisisci nuovi documenti accesso alla funzione Dopo tale scelta il sistema presenter la lista dei documenti scansiti sotto forma di una tabella Fig 341 composta da tante righe quanti sono i documenti acquisiti e da due colonne e nella prima colonna viene riportato il nome del file nella seconda l utente pu selezionare la checkbox per indicare quali elementi intende eliminare Per confermare l operazione di cancellazione l utente dovr poi selezionare il pulsante Elimina i files selezionati Fig 341 b file verranno automaticamente salvati dallo scanner con il nome secondo il seguente schema AANAAMMGGNNNNNNN lt suffisso gt dove e indica l anno MM il mese GG il giorno relativo alla registrazione del protocollo e NNNNNNN l identificativo numerico del protocollo e dopoiltrattino il suffisso 00 indicher il documento principale un progressivo NN cio 01 02 gli altri allegati Il tasto Acquisisci i documenti Fig 341 a avvier la procedura di acquisizione di tutti i VITROCISET SPA ADS SPA 245 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo documenti elencati Nome File Da eliminare 201007290000088 00 pdf 4 201007290000088 01 pdf 201007290000088 02 pdf 201007290001260 00 pdf aaaammggnnnnnnn 07 pdf 201010040000266 01 pdf 201010070000285 00 pdf 201010070000285 01 pdf 201010070000
15. Soggetti Tipo PersonaFisica g Persona Giuridica Denominazione Cognome Partita IVA Comune di Venezia Verdi Fig 298 Nuova lista di distribuzione memorizzazione nel sistema s Una volta terminata la compilazione della lista e prima di salvarla come mostrato in Fig 299 possibile cancellare singoli elementi Fig 299 d1 e poi d2 oppure l intera lista Fig 299 e campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione Soggetti Tipo PersonaFisica g Persona Giuridica Denominazione Cognome Partita IVA d 1r Comune di Venezia X Verdi 42 Le Fig 299 Nuova lista di distribuzione cancellazione di alcuni elementi d1 d2 o dell intera lista e VITROCISET SPA ADS SPA 215 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 2 7 CERCA LISTA DI ASSEGNAZIONE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo trovare una lista di assegnazione Descrizione permette di effettuare una ricerca attraverso il nome delle liste di assegnazione presenti Tramite una lista di assegnazione l utente ha la possibilit di stabilire un elenco predefinito di assegnatari interni all AOO CRV siano esse uffici e o persone Una volta definita e memorizzata la lista desiderata questa potr essere richiamata comodamente nella fase di registrazione di tutte e tre le tipologie di documenti selezionando nel tab Assegnatari Fig 300 a il pulsante Ricer
16. VITROCISET SPA ADS SPA 87 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 3 3 MONITORAGGIO UFFICI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo visualizzazione tabellare riassuntiva stampabile di tutti i protocolli riguardanti un Unit Organizzativa Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Monitoraggio Uffici come evidenziato nella figura sottostante Fig 115 o Picwrca avaracala de CM cU LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvecuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o AMMINISTRAZIONE ORGANIZZAZIONE frea Orgacizzaitus Qmoqerea CRV AOO Consiglio Regionale dei Veneto UD 2 Prova direrions 3 CATALOGHI o Registro Registro Uticiale Ultima Registrazione 11 7000 Run DUP PROT ASS Informazione GESTIONE UFFICIO gt Delega gt Gestione prologo ficio SCARTO PROTOCOLLI GESTIONE DIGITALE Fig 115 Monitoraggio Uffici accesso alla funzione Dopo tale scelta come evidenziato nella figura seguente l utente dovr innanzitutto indicare obbligatoriamente avvalendosi dei tasti Calendario Fig 116 1 l intervallo temporale relativo alla data di registrazione dei protocolli da considerare In seguito potr selezionare l ufficio UO desiderato ricercandolo nell elenco presentato dal menu a tendina Fig 116 2a o digitandone il codice identificativo nell apposito c
17. 7 Fig 309 Nuova lista di assegnazione 5 selezione dell UO o 6d 6 e 7 di un utente che lavora nell UO selezionata Dopo aver selezionato e assegnato l UO scelta nella lista degli assegnatari come mostrato in Fig 310 il primo verr automaticamente impostato come competente campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente DRAI Direzione regionale rapporti e attivita istituzionali Utente v Cerca Unit Organizzativa Utente Competente Direzione regionale rapporti e attivita istituzionali Fig 310 Nuova lista di assegnazione dopo la selezione del tasto Assegna ad UO VITROCISET SPA ADS SPA 221 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Come illustrato nella Fig 310 le successive entit assegnatarie verranno indicate inizialmente in conoscenza e sar poi a discrezione dell utente modificare la tipologia di assegnazione in competenza o in conoscenza selezionando Fig 310 c1 o deselezionando Fig 310 c2 l apposita checkbox Completata la lista e apportate le eventuali modifiche predette l utente potr confermare le scelte effettuate selezionando il tasto Salva Fig 310 s campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente UAI Ufficio atti istituzionali Utente Mi Unit Organizzativa Utente Competente ufficio atti istituzionali E 1 Direzione regionale rap
18. Stampa titolario Fig 437 Stampa anagrafica accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 438 in cui l utente dovr per prima cosa scegliere in base alla tipologia di soggetto di cui vuole stampare le informazioni tra persona fisica Fig 438 1a e persona giuridica Fig 438 1b e poi selezionando il tasto Stampa Fig 438 2 ed il formato in cui produrre il report Fig 438 3 la 1b 2 Tipo Persona Fisica Persona Giuridica EZ Selezionare il formato del report 3 Acrobat P df Fig 438 Stampa anagrafica selezione tipologia del soggetto desiderato A questo punto Fig 439 l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 439 4 e poi il formato del report Fig 439 5 VITROCISET SPA ADS SPA 309 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Download del file Aprire o salvare il file ET Nome anagrafica PDF Ls Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 4 5 5 I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono 7 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire salvare il file Quali rischi si corrono Fig 439 Stampa anagrafica finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il prospetto relativo all anagrafica del tipo di persona selezionata si presenter come illustrato nelle figure seguenti Fig 4
19. 53 5 3 1 Predisposizione Fascicolo per procedimento annuale riferito all anno del bilancio cronologico Quadro generale riassuntivo con allegate la relazione patrimoniale la relazione di gestione contabile atto di approvazione dell Ufficio di Presidenza proposta di delibera al CR copia della delibera approvata 5 5 3 2 Residui attivi o passivi Fascicolo per procedimento annuale riferito all anno del bilancio cronologico Comunicazioni da parte dei vari uffici dei residui eventuale corrispondenza elenco corrplessivo dell atto deliberativo delibera Ufficio di Presidenza oppure delibera dirigenziale 10 anni 5 3 3 Perenzioni Fascicolo per procedimento annuale riferito all anno del bilancio cronologico Comunicazioni da parte dei vari uffici dei residui perenti eventuale corrispondenza elenco corrplessivo copia dell atto deliberativo 5 anni dalla prescrizione Attualmente riferito solo al bilancio della regione 4 Attualmente riferito solo al bilancio della regione 63 Pagina 64 di 73 delibera Ufficio di Presidenza oppure delibera dirigenziale 54 Gestione celle entrate 5 4 1 Reversali Fascicolo per Raccolta delle reversali 10 anni procedirrenito annuale nurrerico incasso e corrispondenza relativa Registro e o DB amnuale cronologico Registro I
20. Informazione ricevente Fig 231 Tab Riceventi conferma UO selezionata Soltanto dopo l individuazione di un ufficio sar possibile proseguire indicando una persona che lavora in quella UO In questo caso l utente potr selezionarla dall elenco completo dei componenti di quell ufficio proposto dal menu Fig 232 4 e una volta individuata potr confermare la scelta selezionando il tasto Imposta ricevente Fig 232 5 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo vene 4 5 Informazione ricevente Fig 232 Tab Riceventi selezione del ricevente Dopo tale azione come raffigurato di seguito Fig 233 il sistema aggiorner l etichetta del tab riportando tra parentesi il numero di riceventi indicati Fig 233 d e presenter in una tabella Fig 2333 e la descrizione dell UO ed il nominativo dell utente selezionati Per aggiungere un altro ricevente baster ripercorrere i passi illustrati finora VITROCISET SPA ADS SPA 172 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo UO competente Utente Ni Informazione ricevente Unit Orga
21. VITROCISET SPA ADS SPA 8 Introduzione Manuale Protocollo 2 FUNZIONALITA PRINCIPALI In questo capitolo verranno trattate le funzionalit di base dell applicativo e le modalit operative di uso comune che ne permettono l utilizzo In particolare si introducono tre aspetti e 2 1 Accesso al servizio e 2 2 Le funzionalit del prodotto e 2 3 Strumenti e convenzioni 2 1 ACCESSO AL SERVIZIO L utente opportunamente autenticato pu accedere al servizio avviando il browser Internet Explorer Fig 1 ed inserendo nella barra degli indirizzi il riferimento dell applicativo in oggetto http nsi intranet test consiglio regione veneto it Si specifica che il precedente indirizzo viene usato solamente per l accesso al servizio durante i corsi di formazione Fig 1 Accesso al servizio menu Start Dopo aver aperto il menu start selezionare il collegamento a Internet Explorer Fig 2 VITROCISET SPA ADS SPA 9 Funzionalit Principali Manuale Protocollo EEUU UR Addon Fr xerox Office Printing ES Adobe Reader 9 amp Apple Software Update w Catalogo di Windows y Assistenza remota ced Apri documento Microsoft Office Internet Explorer Impostazioni accesso ai programmi 3 Outlook Express windows Defender Windows Media Player Nuovo documento Microsoft Office 3 Windows Messenger Windows Movie Maker New Microsoft Office Document es Open Microsoft Office Documen
22. 19 6 Le segreterie delle commissioni consiliari che provvedono all esame dei progetti di legge e dei provvedimenti di competenza dell Amministrazione formano e custodiscono i fascicoli relativi alla fase istruttoria di competenza tenendoli in deposito in ordine progressivo di formazione di norma fino alla fine della legislatura 7 Se l atto o il documento il primo di una pratica si forma con esso un fascicolo nuovo se ha precedenti si unisce al fascicolo che li contiene 8 Gli atti e i documenti sono collocati nel fascicolo in modo che il pi recente si veda per primo 9 Qualora la pratica trattata lo richieda il fascicolo pu essere suddiviso in sottofascicoli tale suddivisione deve essere annotata con la registrazione del numero progressivo e dell oggetto di ciascun sottofascicolo 10 Il frontespizio della copertina di ciascun fascicolo riporta a l annodi formazione b l indice di classificazione generale c il numero progressivo del fascicolo d l oggetto del fascicolo e ladenominazione o sigla dell unit organizzativa che lo produce f Vanno di chiusura 11 Nel caso in cui un affare si colleghi ad un altro 1 singoli fascicoli mantenuti distinti recano gli estremi del collegamento all interno delle rispettive copertine e nell apposito campo del protocollo generale informatico 12 I fascicoli elettronici sono concettualmente analoghi ai fascicoli cartacei essi si formano con l aus
23. 2 3 CONTESTO DI UTILIZZO L applicativo consente la gestione completa dell iter di un protocollo per Aree Organizzative Omogenee ponendo quindi le basi per il raggiungimento di obiettivi concreti e misurabili Inoltre ad una discreta semplicit di utilizzo si aggiungono altri aspetti che rendono vantaggioso il suo impiego ossia e miglioramento dell efficienza e dell efficacia rispetto alle attivit degli utenti che accedono alla banca dati informazioni dei documenti e Sicurezza consente di definire per ciascun utente abilitato ad accedere agli archivi i livelli di accesso in funzione del ruolo ricoperto Il sistema di sicurezza mette a disposizione strumenti di controllo e monitoraggio degli accessi tale che in qualunque momento possibile visualizzare il proprietario attuale di un determinato documento e la storia di tutti i passaggi di stato che il documento stesso ha subito e possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di pi utenti superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto e possibilit di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti univocamente identificati Il puntuale reperimento degli stessi possibile tramite chiavi di ricerca parametrizzabili dalle varie categoria di utenza e adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo introdotte dalle leggi n 241 90 e decret
24. Come illustrato di seguito nella Fig 294 l avvenuta creazione o modifica della lista verr segnalata dal sistema tramite un messaggio a video Fig 294 a Una lista di distribuzione pu essere mista cio costituita da persone sia fisiche che giuridiche e l utente dovr indicarne la tipologia tramite l apposito radio button Fig 294 3a o 3b e poi selezionare il tasto Aggiungi Fig 294 4 Lista Salvata Modificata correttamente campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione Lista di Prova 3b Tipo Persona Fisica Persona Giuridica 4 Fig 294 Nuova lista di distribuzione selezione tipologia Persona fisica 3a A seconda del tipo di persona fisica o giuridica da aggiungere alla lista verr proposta una maschera come rappresentato in Fig 295 per ricercare una persona gi presente nella rubrica anagrafica Dopo aver indicato per esempio il nominativo del soggetto Fig 295 5a l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 295 6 per avviare la ricerca 6 e ET Ed Cognome Nome 7b e Un elemento trovato Fig 295 Nuova lista di distribuzione ricerca di una persona fisica e tabella con i relativi risultati Selezionando il cognome della persona come rappresentato in Fig 295 7 il sistema la aggiunger automaticamente nell elenco che l utente sta creando Per aggiungere una persona giuridica come mostrato in Fig 296 l uten
25. Manuale assegnatario di protocollo Fascicoli Con il termine fascicolo si intende l insieme ordinato od organico di documenti relativi ad un medesimo affare o inerenti ad un medesimo procedimento amministrativo di norma classificati in maniera omogenea che si forma nel corso delle attivit di un ente Da questo tab l utente come si pu vedere dalla seguente figura Fig 102 potr visualizzare tutti i fascicoli a cui stato associato il protocollo corrente Mittente Destinatari 1 Assegnatari 2 Allegati 1 Allacci 1 Annotazioni Titolario Fascicoli 1 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fascicoli associati Anno Titolario N Fascicolo Oggetto 2010 1 5 5 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 5 Giunta delle elezioni Verbali 2010000040 Fig 102 Visualizzazione tab fascicoli La lista dei fascicoli riporta per ognuno l anno di creazione la voce di titolario associata il numero e l oggetto dello stesso L utente potr accedere alla pagina di riepilogo del fascicolo selezionando la voce corrispondente dalla colonna N Fascicolo Anche in questo caso a destra dell etichetta Fascicoli riportato il numero di fascicoli associati al protocollo Procedimenti Si definisce procedimento o procedimento amministrativo il processo attraverso il quale si esplica l attivit istituzionale dell amministrazione AOO Da questo tab l utente come si pu vedere dalla seguente figura
26. ato aH 2 p Data Registrazione Da Dati documento Assegnatario Protocollatore Titolario Annotazione Fig 347 Ricerca protocolli tipo protocollo La seconda sezione della maschera di ricerca denominata Dati documento visibile in Fig 348 In questa porzione di maschera presente la selezione del Tipo Documento tramite il menu a tendina Fig 348 1 la selezione dell intervallo temporale del documento tramite i pulsanti Calendario Fig 348 2a e 2b e l indicazione dell oggetto del documento Fig 348 3 gt Dati protocollo w Dati documento Tipo Documento L Data del documento Da 2a 1 2b Oggetto 3 Mittente Ricevente Protocollatore e b Assegnatario Ls b Titolario Annotazione Fig 348 Ricerca protocolli seconda sezione di ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 251 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Le due sezioni successive denominate Assegnatario e Protocollatore Fig 349 comprendono i pulsanti per la selezione dell Assegnatario Fig 349 1 e del Protocollatore Fig 349 2 come opzioni di ricerca Selezionando uno di questi due pulsanti Fig 349 1 o 2 si aprir una finestra per la selezionare queste persone b Dati protocollo b Dati documento Y Assegnatario Cognome Denominazione Nessuna voce selezionata E 1 Protocollatore Cognome Denominazione Nessuna voce selezionata 2 b Titolario b A
27. 3 1 1 2 d POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA Obiettivo impostazione dei parametri per la Descrizione sezione della pagina AOO per l inserimento od eventuale modifica dei parametri riguardanti la PEC di riferimento dell AOO raggiungibile selezionando il pulsante Modifica presente all interno della pagina AO caricata selezionando la voce omonima del menu Organizzazione In particolare questa sottosezione contiene le informazioni da indicare per consentire al sistema di scaricare la Posta Elettronica Certificata dalla casella di posta elettronica istituita da una AOO attraverso la quale vengono ricevuti i messaggi da protocollare La ricezione dei documenti informatici assicurata tramite una casella di posta riservata a questa funzione e accessibile solo all ufficio postazioni preposto e alla registrazione di protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 30 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Posta elettronica certificata Abilitata 1 Indirizzo marco balsamo pec it Pona SSL 995 Username marco balsamo pec it Password 929999292 Host POP3 pop3s pec aruba it Host SMTP smtps pec aruba it SMTP Port 465 Controlla Invia email ogni 0 minuti Fig 34 Posta elettronica Certificata dettaglio della schermata Modifica Aoo In questa sottosezione l abilitazione del servizio PEC richiede la spunta della checkbox Fig 34 1 e l indicazione dell indirizzo della casella di posta Fig 34 2 e
28. Chiusi 5 alizza Chiusi con risposta Fig 161 Chiusi con risposta decremento Presi in carico e incremento Chiusi con risposta VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Selezionando il relativo link Visualizza l utente potr vedere l elenco dei protocolli nello stato Chiusi con risposta Fig 162 e dopo aver indicato quello su cui operare selezionando la corrispondente checkbox decidere le azioni da intraprendere scegliendo tra e visualizzazione del protocollo selezionando il campo N protocollo Fig 162 a e chiuderlo lavorazione terminata selezionando il tasto Chiudi Fig 162 b e riprenderne la lavorazione tramite la selezione del pulsante In lavorazione Fig 162 c Documenti chiusi con risposta Data Da TT Stato Chiusi con Risposta v Numero Anno Da I fre N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli r 27 09 2010 Rossi Prova protocolo in CRV Organizzazione 28 09 2010 a ingresso d Un elemento trovato Fig 162 Chiusi con risposta elenco documenti in questo stato VITROCISET SPA ADS SPA 127 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 MACRO AREA PROTOCOLLO Obiettivo registrazione di documenti la creazione di fascicoli e la gestione dell anagrafica Descrizione questa macro area offre funzionalit riguardanti la registrazione dei documenti la gestione dell anagra
29. Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 395 riportando in alto a destra l intervallo temporale Fig 395 a e l UO assegnataria Fig 395 b precedentemente specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 395 c indicando l identificativo numerico la data di registrazione la tipologia l oggetto e l ufficio o l utente assegnatari In quest ultimo caso l assegnazione per conoscenza esplicitamente indicata ad esempio per conoscenza UONSI a differenza di quella per competenza dove viene riportata solo la localizzazione nella struttura organizzativa dell entit assegnataria CRVpro Protocolli assegnati i SARTI Dal 01 09 2010 ROLE informatico a N Prot Data Tipo Oggetti Utente assegnatano Anno documento 20100000271 04 10 2010 1 per conoscenza OPOD3 Prova direzione NAGOSTA GIULIANO 20100000270 04 10 2010 N OPOD3 Prova direzione 3PIASENTINI GABRIELE 20100000267 04 10 2010 1 per conoscenza OPOD3 Prova direzione 3iPIASENTINI GABRIELE 20100000266 04 10 2010 1 OPOD3 Prova direzione POMPA MIMMO 20100000265 04 10 2010 per conoscenza UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo 20100000264 04 10 2010 OPOD3 Prova direzione 3ZAMBON NICOLA Fig 395 Protocolli assegnati report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 284 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 5 PROT
30. Fig 229 Tab Riceventi selezione di un altra UO In base alla digitazione nel campo 2a in 2b apparir un elenco composto solo da quei nomi contenenti tali caratteri ad esempio digitando uo in 2a apparir in 2b UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Nel caso in cui l utente non digiti nulla in 2a potr effettuare la scelta dell ufficio desiderato navigando nella struttura gerarchica dell AOO CRV modellata nel menu a tendina 2b sotto forma di una lista indentata che rispecchia la struttura organizzativa dell Ente Una volta individuato l ufficio a cui assegnare il protocollo la selezione del tasto Seleziona UO Fig 230 3 confermer la scelta effettuata Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente Prova direzione 3 Informazione ricevente Fig 230 Tab Riceventi esempio ricerca dell ufficio UONSI e selezione dell UO Come si pu notare nella Fig 231 dopo tale scelta verr modificata la descrizione dell ufficio riportata dopo l etichetta UO competente Fig 231 c VITROCISET SPA ADS SPA 171 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie uo competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente wv
31. L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Stampa organigramma come evidenziato nella figura sottostante Fig 433 Fira Tematicos Sei in Strumenti Repo LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni Organizzaliva Omogenea CRY AOO Consiglio Regionale dul Veneto UO OPODI Prova direzione 3 UTILIT Regata Registro Ufficiale Registrazione 260 2210 aes Ruoli SUP PROT ASS AMM Stampa raaniqr amma Stampa anagranca Stampa titolario Fig 433 Stampa organigramma accesso alla funzione In seguito a tale scelta l utente dovr selezionare il formato Fig 434 1 in cui stampare l organigramma del CRV Selezionare il formato del report Fig 434 Stampa organigramma selezione del formato del report Come illustrato di seguito prima di poterlo stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 435 2 o salvarlo Fig 435 3 VITROCISET SPA ADS SPA 307 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Download del file Aprire o salvare il file ps Nome Organigramma PDF Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 2 3 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile e I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono non aprire o salvare i
32. Monitoraggio uffici Protocolli Fascicoli Tab 1 Funzionalit a disposizione del ruolo assegnatario di protocollo Delegati Gestione protocolli ufficio VITROCISET SPA ADS SPA 4 Manuale assegnatario di protocollo Introduzione 2 2 SCOPO DEL SERVIZIO Per Protocollo s intende il nucleo base di funzionalit di gestione dei protocolli all interno del sistema pi ampio chiamato Sistema di Gestione Informatica dei Documenti L applicativo Gestione protocollo si propone come un efficace strumento per la protocollazione digitale prevedendo come funzionalit fondamentali la numerazione la segnatura e la classificazione di tutti i documenti prodotti e o ricevuti dall ente CRV Inoltre permette l acquisizione di documenti il controllo e la gestione dei fascicoli e dei documenti nonch la loro consultazione Essendo stato realizzato nel pieno rispetto della normativa vigente e delle regole tecniche definite dal Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione CNIPA possiede caratteristiche di modularit e scalabilit tali da poter soddisfare le esigenze sia di amministrazioni centrali sia locali Per ci che riguarda gli aspetti normativi garantisce una maggiore razionalit e trasparenza dell azione amministrativa dando cosi concreta attuazione alle disposizioni della legge n 241 90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi
33. Nota rifiuto Fig 184 Documenti da archivio maschera Riferendosi all immagine soprastante Fig 184 il pulsante Fig 184 3 consentir di accedere ad una lista dei documenti allegati allegati interni al protocollo La schermata di questa finestra visualizzabile nella seguente figura Fig 185 Selezionando il collegamento ipertestuale Fig 185 1 corrispondente al Nome file dell allegato il sistema permetter la visualizzazione di tale documento tramite il documentale Elenco allegati x Nome file Descrizione DGR_2009_03_ 547 Descrizione all 1 DGR 2009 03 10 N0546 pdf Descrizione allegato 2 DGR 2009 03 1 Descrizione allegato 3 Fig 185 Documenti da archivio maschera VITROCISET SPA ADS SPA 146 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 1 5 SEZIONE TAB Obiettivo inserimento di ulteriori informazioni nel documento da protocollare Descrizione questa sottosezione composta da dodici pulsanti disposti su due righe ognuno dei quali individuato da un etichetta testuale riguardante l attributo da specificare nel documento in trattazione La selezione di un pulsante consentir all utente l inserimento delle informazioni richieste Questa lista di pulsanti si presenter in ogni maschera relativa alla registrazione di un protocollo sia esso in ingresso in uscita o interno Da un veloce confronto tra le due illustrazioni seguenti Fig 186 e Fig 18
34. O 101 Organizzazione per macro aree numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo assegnante Assegnato da indica il protocollatore che ha assegnato il protocollo VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo o documento DOC segnala la presenza assenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI o fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo o messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Documenti assegnati all ufficio Data Da Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Fascicoli Messaggio 20100000220 28 09 2010 ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi 20100000170 27 09 2010 CRVI Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi 20100000111 CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova a organizzazi Messaggio in c
35. Oggetto Tipo Registrato il Mittente DOC Stato Numero Presentazione 30 09 2010 Zanchetta Maria SI Rifiutato 20100000245 L E o4 Fig 365 Ricerca fascicolo in Evidenza VITROCISET SPA ADS SPA 263 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 5 3 RICERCA PROCEDIMENTI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo individuazione di un determinato procedimento Descrizione tramite la funzione di ricerca di fascicolo un utente potr ottenere uno o pi fascicoli se questi risultano compatibili con dati criteri di ricerca e con la pertinenza dell ufficio a cui l utente appartiene L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Procedimenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 366 LA MIA INTRANET RICERCHE Benveruto GIULIANO AGOSTA STRUMENTI Fig 366 Ricerca procedimenti accesso alla funzione Tale selezione porter alla seguente maschera Fig 367 dove l utente potr indicare una serie di informazioni che verranno utilizzate dal sistema come filtri di ricerca Una volta indicate tali chiavi la ricerca potr essere avviata tramite la selezione del tasto Cerca Fig 367 9 la 1b Anno procedimento BE Numero procedimento Data di Avvio da 2a Data di avvio a 2b eene ISEE Titolario Nessuna voce selezionata E 4 Data Evidenza da Data Evidenza Oggetto Note VITR
36. Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Titolo destinatario Nome Cognome Indirizzo Localit Provincia Mezzo di spedizione Data spedizione Note Email PEC Fig 213 Tab Destinatari maschera iniziale VITROCISET SPA ADS SPA 161 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Tra le varie opzioni l utente avr la possibilit di scegliere anche una lista di distribuzione a cui inviare il documento selezionando il pulsante Lista distribuzione Fig 214 a indicare il titolo del destinatario Dott Ing etc dal menu Fig 214 b ed effettuare l invio in copia conoscenza ai destinatari scelti Fig 214 c Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica EL Titolo destinatario b Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia vi Mezzo di spedizione Data spedizione Hei c Note Email PEC Fig 214 Tab Destinatari descrizione di alcuni campi opzionali VITROCISET SPA ADS SPA 162 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo DESTINATARIO PERSONA FISICA Obiettivo indicazione di una o pi persone fisiche come destinatari del protocollo Descrizione come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 21
37. VITROCISET SPA ADS SPA 182 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Documento v Cerca Descrizione Numero Pagine Sfoglia File allegato Tipo documento Descrizione Numero Pagine Li Fattura Fattura del 9 9 2010 relativa a lavori di manutenzione c o Ferro Fini 2 b Verbale 09092010 rtf Verbale Verbale del 9 9 2010 da inoltrare al Presidente Fig 250 Tab Allegati b solo descrizione e c descrizione e allegato Per ci che concerne la cancellazione Fig 251 l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente all allegato da eliminare Fig 251 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 251 2 E possibile la selezione e rimozione multipla Mittente Riceventi Assegnatari Allegati 2 Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Documento w Cerca Descrizione Numero Pagine Sfoglia File allegato Tipo documento Descrizione Numero Pagine Fattura Fattura del 9 9 2010 relativa a lavori di manutenzione c o Ferro Fini 2 n 1 Verbale 09092010 rtf Verbale Verbale del 9 9 2010 da inoltrare al Presidente 4 2 E Fig 251 Tab Allegati rimozione di un allegato VITROCISET SPA ADS SPA 183 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 1 5 f ALLACCI Obiettiv
38. ADS SPA 230 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Dati del fascicolo N 52 Progressivo 2010000052 Oggetto PROCEDIMENTO ANNUALE N 00002 Posizione in Trattazione Premere il tasto Conferma per effettuare l operazione di agli Atti Chiuso sul fascicolo selezionato Fig 321 Riepilogo fascicolo conferma di messa agli atti di un fascicolo Selezionando il tasto Conferma evidenziato nella figura precedente Fig 321 l utente confermer l operazione e chiuder il fascicolo selezionato Per abortire la chiusura l utente dovr selezionare il tasto Annulla All interno della pagina di riepilogo sono presenti inoltre i pulsanti Stampa Dettaglio Fig 322 a e Stampa Frontespizio Fig 322 b Fascicolo Progressivo 2010000050 Oggetto prova fascicolo Unita Organizzativa CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 Referente 1 6 1 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIM 6 Presidente del Consiglio Trolario Regionale tle zioni 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 PIA SENTINI GABRIELE Ordinario Posizione in Trattazione Data creazione 05 10 2010 Data carico 05 10 2010 Data evidenza Data ultimo movimento 06 10 2010 Protocolli en rotocolli e Documenti Procediment Tipo Registrato il Mittente DOC Stato Numero N 29 09 2010 Segreteria generale 51 Sospeso 20100000235 Fig 322 Riepilogo fascicolo pulsanti p
39. Come raffigurato di seguito Fig 34 l utente dovr selezionare Riassegnazione protocolli utente tra le voci proposte dal menu Fig 34 1 Selezionare una tipologia di operazione da eseguire 81 Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli sj Fig 34 Riassegnazione protocolli utente selezione dell operazione Dopo la decisione dell operazione da effettuare apparir automaticamente la seguente maschera Fig 35 Selezionare una tipologia di operazione da eseguire Riassegna protocolli utente v Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli 2 Lista dei protocolli attualmente presi in carico dall utente Lista dei protocolli da riassegnare ad altro utente Nuovo Assegnatario Competente 3 4 Fig 35 Riassegnazione protocolli utente maschera per la riassegnazione massiva VITROCISET SPA ADS SPA 27 Macro area Amministrazione AT Manuale assegnatario di protocollo Si proceder quindi con l indicazione tramite l apposita combo box Fig 35 2 dell utente di cui si desidera gestire i protocolli e in base alla scelta effettuata verranno elencati nel riquadro a Fig 35 i protocolli che al momento risultano presi in carico dallo stesso Il riquadro b Fig 35 conterr quei protocolli provenienti dal riquadro a Fig 35 per i quali si decisa la riassegnazione Per effettuare lo spostamen
40. Fig 354 1 possibile inserire il cognome o la denominazione per la ricerca dei protocolli in ingresso Selezionando il tasto Ricerca Fig 354 2 possibile ricercare l utente a cui indirizzato del protocollo analogamente al caso della selezione dell assegnatario e protocollatore Digitando una stringa nel campo Informazione ricevente Fig 354 3 possibile ricercare quei protocolli in ingresso che presentano tale testo nel campo Informazione ricevente 254 b Dati protocollo b Dati documento W Mittente 1 Y Ricevente 2 Cognome Denominazione Nessuna voce selezionata EE b Assegnatario 3 b Protocollatore b Titolario gt Annotazione Organizzazione per macro aree Fig 354 Ricerca protocolli Mittente e Ricevente per protocolli in ingresso ed interni VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo TIPOLOGIA SELEZIONATA IN USCITA Fig 355 In questo caso compariranno anche le due sezioni Mittente e Destinatario come illustrato nella seguente figura Fig 355 Il pulsante Ricerca Fig 355 1 consente di ricercare il protocollo selezionando analogamente al caso della selezione dell assegnatario e protocollatore il mittente Nel campo Cognome Denominazione Fig 355 2 possibile inserire il cognome o la denominazione del destinatario per la ricerca dei protocolli in uscita con il destinatario indicato b Dati protocollo b Dati documento Y Mittente 1 Cognome Denomina
41. Illimitata deliberazione legislature nurrerico allegati lettera consiliari assegnazione emendamenti pareri commissioni atto licenziato lettera per pubblicazione Documentazione inerente a specifici provvedimenti es PRG o designazioni per delibere di nomina Sottofascicolo corrrrissione per Attivit istruttoria Illimitata procedimento per legislatura nurrerico consultazioni osservazioni soggetti consultati schede legittimit parere 33 Pagina 34 di 73 214 Pareri Fascicolo per procedimento Richiesta di parere Illimtata annuale nurrerico o cronologico da parte della GR o da suoi componenti eventuale materiale a corredo invio del parere 2 15 Comunicazioni di Fascicolo per procedimento Trasrrissione da Illirritata Giunta annuale cronologico parte della GR al CR invio in Commissione 2 16 Sindacato ispettivo 2 16 1 Interrogazioni 2 16 1 1 Interrogazioni a Fascicolo per procedimento per Presentazione limitata risposta scritta legislature nurrerico comunicazione GR risposta da GR trasrrissione al consigliere Eventuale richiesta di ritiro rrodifica sollecito trasformrazione 2 16 1 2 Interrogazioni a Fascicolo per procedimento per Presentazione limitata risposta orale legislatura nurrerico comunicazione GR eventuale assegnazione in comtissione e comunicazione dello svolgimento da parte della commissione Eventua
42. Pagina 42 di 73 3 4 3 1 Circolari Fascicolo per Raccolta delle Illimitata procedimento annuale numerico circolari Lettera di 5 anni trasrrissione 3 4 3 2 Decreti Fascicolo per Decreto sua Illirritata procedimento annuale numerico trasmissione 5 anni Lettera per Fascicolo norrinativo del personale pubblicazione BUR Illimitata Se riguardante dipendenti copia dell atto 3 4 3 3 Ordini di servizio Fascicolo per Ordine di servizio limitata procedimento annuale numerico lettera 5 anni Fascicolo norrinativo del personale trasrrissione limitata Copia dell atto 3 4 4 Dirigenti Docurrerti Illimtata carattere generale eventuale 5 anni corrispondenza 3 4 4 1 Decreti e o Fascicolo per Decreto sugi lllirritata determinazioni procedimento annuale numerico allegati docurrerti dirigenziali relativi al controllo interno 3 4 4 2 Ordini di servizio Fascicolo per Ordine di servizio Illirritata procedimento annuale numerico sua trasrrissione Fascicolo norrinativo del personale Copia dell atto limitata Verbali limitata 35 Organizzazione logistica 3 5 1 Pianificazione Fascicolo per procedimento Pianificazione Illimtata annuale cronologico o alfabetico eventuali copie di delibere Ufficio di 42 Pagina 43 di 73 Presidenza oppure di provvedimenti amministrativi intemi 3 5 2 Richieste assegnazioni
43. denota la presenza SI o assenza di un documento allegato al protocollo Selezionando SI l utente potr visualizzarlo A questo punto non resta che scegliere quali protocolli dovranno essere chiusi selezionando le corrispondenti checkbox o avvalendosi del tasto Seleziona Deseleziona tutti Fig 114 3 Presa questa decisione la realizzazione della chiusura dei protocolli indicati avverr selezionando il tasto Esegui operazione Fig 114 4 VITROCISET SPA ADS SPA 86 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Selezionare una tipologia di operazione da eseguire Chiudi protocolli utente M Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli ZAMBON NICOLA NUM PROTOCOLLO ASSEGNATARIO DATA ULTIMA MODIFICA TIPO DOC 20100000081 CRV Organizzazione di prova Prova 09 09 2010 1 organizzazione Prova direzione 3 2 NICOLA 20100000071 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA 20100000064 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA 20100000063 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA 20100000059 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA 20100000016 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA fo 4 Fig 114 Chiusura Protocolli Utente chiusura dei protocolli selezionati
44. esiste il protocollo per il documento 07 10 2010 aaaammggnnnnnnn 07 pdf 1 nome del file non convenzionale 07 10 2010 201010040000266 01 pdf 1 protocollo cui fa riferimento ha gi il documento allegato 07 10 2010 201010070000285 00 pdf 1 protocollo cui fa riferimento ha gi un documento 07 10 2010 201010070000285 01 pdf 1 protocollo cui fa riferimento non prevede allegati 07 10 2010 201010070000290 00 pdf Non esiste il protocollo per il documento 07 10 2010 201010070000290 01 pdf esiste il protocollo per il documento 07 10 2010 201010070000290 02 pdf esiste il protocollo per il documento 11 elementi trovati Fig 342 Acquisisci nuovi documenti indicazione del numero dei documenti acquisiti lista dei documenti scartati d VITROCISET SPA ADS SPA 247 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 5 MACRO AREA RICERCHE Obiettivo accesso a strumenti di ricerca Descrizione questa macro area dedicata alla ricerca di protocolli fascicoli e procedimenti L accesso alla macro area avviene selezionando la voce Ricerche evidenziato nella figura sottostante Fig 343 a D Ricerca Tematica LA MIA INTRANET o RICERCHE a Benvenuto NICOLA ZAMBON Protocollo Amministrazione Report STRUMENTI informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 2
45. ij Fig 111 Rissegnazione Protocolli Utente selezione dell operazione Dopo la decisione dell operazione da effettuare apparir automaticamente la seguente maschera Fig 112 Selezionare una tipologia di operazione da eseguire Riassegna protocolli utente Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli 2 Lista dei protocolli attualmente presi in carico dall utente Lista dei protocolli da riassegnare ad altro utente Nuovo Assegnatario Competente VITROCISET SPA ADS SPA 84 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 112 Rissegnazione Protocolli Utente maschera per la riassegnazione massiva Si proceder quindi con l indicazione dell utente di cui si desidera gestire i protocolli Fig 112 2 e in base alla scelta effettuata verranno elencati nel riquadro a Fig 112 i protocolli che al momento risultano presi in carico dallo stesso Il riquadro b Fig 112 conterr quei protocolli provenienti dal riquadro a Fig 112 per i quali si decisa la riassegnazione Per effettuare lo spostamento dei protocolli da a a b Fig 112 l utente dovr avvalersi del pulsante gt gt per spostarli tutti o gt per spostare solo gli elementi selezionati Nel senso inverso da b verso a Fig 112 dovr usare invece i pulsanti e A questo punto baster selezionare il nuovo assegnatario competente tra gli utenti proposti
46. o fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo Documenti chiusi Data Da n 77 Stato Chiusi Numero Anno Da i N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 20100000066 03 09 2010 LENTNI interno ordine de CRV Organizzazione 13 09 2010 GIUSEP giorno co 4 20100000065 03 09 2010 LENTNI interno verbale con CRV Organizzazione 13 09 2010 GIUSEP aliegato d 20100000060 03 09 2010 LENTNI interno ordine del CRV Organizzazione 13 09 2010 GIUSEP giorno d 0100000049 02 09 2010 PIASENTINI interno CRV Organizzazione 13 09 2010 GAB d Fig 158 Chiusi descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli chiusi VITROCISET SPA ADS SPA 124 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Sotto la tabella si trova un menu di navigazione che permetter di navigare nella lista dei vari protocolli presentati a gruppi di 10 elementi per pagina e itre pulsanti In risposta Riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente Fig 158 c A questo punto si pu selezionare il tasto In risposta solo se nell elenco presente un protocollo in ingresso In tal caso dopo averlo selezionato tramite l apposita checkbox e selezionato il pulsante In risposta il sistema presenter la maschera di registrazione del documento in uscita da produrre in risposta Nel
47. 107 Delegati selezione utenti Come raffigurato di seguito l impostazione della tipologia di delega Fig 108 4 verr confermata tramite la selezione del tasto Salva permessi Fig 108 5 VITROCISET SPA ADS SPA 81 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Operazione effettuata con successo Aggiungi e gestisci le opzioni degli utenti delegabili per l area di tua competenza LL 5 Cognome Nome Lettura Operare AGOSTA GIULIANO LENTI GIUSEPPE 2 elementi trovati Fig 108 Delegati impostazione tipologia di delega Come illustrato nella figura seguente Fig 109 per rimuovere il delegato bisogner prima indicarlo spuntando la checkbox corrispondente Fig 109 6 e poi selezionare il pulsante Rimuovi selezionati Fig 109 7 E possibile la selezione e conseguente eliminazione multipla 7 Cognome Nome Lettura Operare IT AGOSTA GIULIANO v 6 LENTINI GIUSEPPE 2 elementi trovati Fig 109 Delegati rimozione delegato 82 Organizzazione per macro aree Aggiungi e gestisci le opzioni degli utenti delegabili per l area di tua competenza VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 1 3 2 GESTIONE PROTOCOLLI UFFICIO Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo riassegnazione o chiusura massiva dei protocolli dell utente indicato Descrizione questa funzione affidata solamente alla figura del Responsabile dell uffi
48. 3 1 3 2 b CHIUSURA PROTOCOLLI UTENTE 86 3 1 3 3 MONITORAGGIO UFFICI 88 3 1 3 3 VISUALIZZA MONITORAGGIO UFFICI ttt ttt otto 90 3 1 3 3 b STAMPA MONITORAGGIO UFFICI ttti 92 VITROCISET SPA ADS SPA Sommario Manuale Protocollo 3 2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE eee 94 3 3 PROMEMORIA eiecti no Exo dta x Pet a ox t D a e v S bn D De D 99 3 3 1 ASSEGNATI ALL UFFICIO et t e RI la 101 3 3 1 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO cette 03 3 3 1 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO iii 05 3 3 1 3 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO 06 3 3 2 ASSEGNATI ALL OTENTE gaia ila aa 108 3 3 2 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE iii 0 3 3 2 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE iii 1 3 3 2 3 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE 2 3 3 3 PRESE IN CARIGQO inest ERE EE UAR EUER CAE 114 3 3 3 1 IN RISPOSTA 6 3 3 3 2 RIBIUTA gr ree I Te 3 3 3 2 RIASSEGNA 3 3 3 4 CHIUDI eR 3 3 4 RITORNATI 3 3 5 CHIU S riirii E 3 3 6 CHIUSI CON RISPOSTA 34 MACRO AREA PROTOCOLLO iii 3 4 1 REGISTRAZIONE ale naar 3 4 1 1 DOCUMENTO IN INGRESSO
49. 3 8 1 Contratti Registro e o DB o fascicolo per Serie e repertorio Illirritata procedimento anno o legislature cronologico dei contratti o nurrerico 3 8 2 Gare e appalti Fascicolo per procedimento anno o durata Richieste indizione Illimitata procedirrento cronologico inviti 5 ami offerte dite corrispondenza non aggiudicatarie capitolato e corrisponderza verbale lettera di affidamento attivit istruttoria e di controllo 3 8 3 Albo fomitori Fascicolo per procedimento anno alfabetico Richiesta di 5 anni iscrizione dati del fomitore 39 Beni immobili 39 1 Acquisizioni ed alienazioni Fascicolo per rrateria Stud specifiche Illimitata edificio pemanente alfabetico tecniche capitolati corrispondenza relativa Certificato catastale abitabilit 3 92 Locazioni attive e passive Fascicolo per materia Certificato limitata edificio pemanente alfabetico catastale abitabilit contratto 3 9 3 Concessione spazi locali e anee Fascicolo per Richiesta di 5amni procedimento annuale cronologico concessione elenchi relativi 3 10 Beni mobili 3 10 1 Acquisizioni donazioni dismissioni Fascicolo per materia fomitura o Stud specifiche 5 anni dalla bene amnuale alfabetico tecniche capitolati dismissione 23 deg ae US A X Le attivit di manutenzione possono essere classificate a parte in 3 13 Manutenzione ordinaria e straordinaria Concessioni relativamente a utenti esterni
50. 363 1 e scartare il fascicolo selezionando il pulsante Scarta Fig 363 2 e visualizzare lo storico delle modifiche apportate al fascicolo dalla sua creazione selezionando il pulsante Storia Fig 363 3 Protocolli Documenti Protocolli e Documenti Procedimenti ci sono protocolli nel fascicolo Fig 363 Ricerca fascicolo Agli atti Seil fascicolo selezionato si trova nello stato Scartato l unico pulsante a disposizione il pulsante Storia Fig 364 1 che permette di visualizzare le modifiche apportate al fascicolo dalla sua creazione Protocolli Documenti Protocolli Documenti Procedimenti Oggetto Tipo Registrato il Mittente DOC Stato Numero Presentazione U 01 10 2010 MINELLA ROBERTO SI Sospeso 20100000253 Fig 364 Ricerca fascicolo Scartato Nel caso in cui il fascicolo si trovi nello stato in Evidenza l utente potr eseguire le seguenti azioni selezionando i rispettivi pulsanti e Modifica Fig 365 1 consente di modificare il fascicolo e in Trattazione Fig 365 2 cambia lo stato del fascicolo da in Evidenza a in Trattazione e Chiudi Fig 365 3 pone lo stato del fascicolo da in Evidenza a agli Atti e Storia Fig 365 4 permette di visualizzare lo storico delle modifiche apportate al fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 262 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Protocolli Documenti Protocolli e Documenti Procedimenti
51. 421 Protocolli registrati in emergenza accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 422 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 422 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 422 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 422 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 422 4a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 422 5 Tipo Protocollo 1 Data Registrazione Da 2 E A UO corrente CRV CRV CRV 4b Fig 422 Protocolli registrati in emergenza selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale VITROCISET SPA ADS SPA 300 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo obbligatorio e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 423 6 e poi il formato del report Fig 423 7 Tipo Protocollo Data Registrazione Da 94 99 2010 04 10 2010 UO corrente CRV L6 Selezionare il formato del report Acrobat Pdf 7 Fig 423 Protocolli registrati in emergenza selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare
52. 5 e poi il formato del report VITROCISET SPA ADS SPA 288 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 403 6 Data Registrazione Da 01 09 2010 TT A 04 0 2010 UO corrente Sia OPOD3 Prova direzione 3 CRV Selezionare il formato della stampa Fig 403 Protocolli chiusi selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 404 7 o salvarlo Fig 404 8 Download del file Aprire o salvare il file Nome protocolliScaricati PDF Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 7 8 file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono g danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 404 Protocolli chiusi finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 405 riportando in alto a destra la localizzazione nella struttura organizzativa dell UO assegnataria Fig 405 a e l intervallo temporale Fig 405 b precedentemente specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 405 c indicando l identificativo numerico del protocollo la data dello scarico lo stato il mittente l oggetto i destinatari del protocol
53. ADS SPA 66 Macro area Protocollo d Manuale assegnatario di protocollo 4 4 1 DETTAGLI PROTOCOLLO Obiettivo visualizzazione dei dettagli di registrazione di un documento Descrizione l utente tramite le voci del Promemoria mediante una ricerca mirata oppure tramite le funzionalit offerte dalla sezione Utilit pu accedere ad una pagina di riepilogo Fig 86 da dove sar possibile accedere a tutti i dati inseriti in fase di registrazione anche mediante la visualizzazione dei tab Inoltre nel caso in cui il protocollo sia stato oggetto di almeno una modifica nella stessa pagina sar presente il pulsante Storia evidenziato nella seguente figura Fig 86 a che consentir all utente la visualizzazione dello Storico protocollo Protocollo N Protocollo 236 Data Registrazione 29 09 2010 17 03 Tipo Protocollatore Prova direzione 3 mod4 PIA SENTINI GABRIELE Documento Mezzo di trasmissione Tipo Documento Data del documento Estremi documento Data di ricezione Oggetto Legislatura Documento principale N allegati interni Nome indirizzo Localita Email CORRIERE Ore Minuti Acquisto beni e servizi n 1 IX Legislatura 318_1 60323460 42117 VIGHIZZOLO STE Poste pdf 0 Riceventi 1 Assegnatari 10 Allegati Fascicoli 1 Procedimenti 1 Differimento Cognome Cap Provincia PEC Stato Associato a Procedimento Riservato FE Numero Pagine 0 Allacci Annotaz
54. ADS SPA 75 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 8 b NUOVO MEZZO DI TRASMISSIONE Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo creazione di un nuovo mezzo di trasmissione Descrizione come illustrato nella figura seguenti Fig 96 tramite la selezione del tasto Nuovo Fig 96 1 l utente potr procedere alla definizione di un nuovo strumento di trasmissione Cerca o inserisci un nuovo mezzo di trasmissione 1 Fig 96 Nuovo Mezzo di Trasmissione maschera iniziale Come si pu notare dalla maschera Fig 97 innanzitutto l utente dovr obbligatoriamente indicare una sigla identificativa Fig 97 2 ed una descrizione Fig 97 3 del nuovo mezzo che andr a creare Successivamente servendosi degli appositi radio button potr decidere se cambiare o meno le impostazioni predefinite relative all abilitazione e cancellabilit Entrambe sono informazioni facoltative e sono identificate dalle seguenti etichette e Abilitato significa che il mezzo di spedizione pu essere selezionato o meno dal relativo menu nel caso della spedizione di un documento in ingresso e Cancellabile indica che il mezzo di trasmissione pu essere rimosso dal relativo elenco La memorizzazione delle informazioni inserite avverr selezionando il tasto Salva Fig 97 4 e la visualizzazione di un messaggio adeguato confermer il buon esito dell operazione Codice Trasmissione CL 2 Ab
55. DEL PRODOTTO Al fine di descrivere le principali funzionalit del prodotto opportuno fornire dei cenni preliminari sulla sua organizzazione complessiva Organizzazione dell applicativo L applicazione organizzata nelle seguenti macro aree Protocollo Amministrazione Report e Ricerche Per raggiungerle e fruirne la pagina Fig 8 presenta tre strumenti il menu orizzontale Fig 8 a il menu verticale dei gruppi funzionali Fig 8 b ed il promemoria Fig 8 c e enr ate REGIONALE DEL VENETO Home Tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto ROBERTO MINELLA a STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 1 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2010 o Ruoli SUP PROT ASS AMM ASCICOLI UTILIT PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 3 Visualizza Ritornati Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta Fig 8 Le funzionalit del prodotto strumenti d interazione Il menu delle macro aree funzionali Tale menu riporta i link relativi alle macro aree funzionali Fig 9 Selezionando la voce desiderata l utente potr accedere in funzione del ruolo ricoperto all area prescelta ed utilizzarne le rispettive funzionalit Sei in Strumenti gt Protocollo PROTOCOLLO Protocollo Amministraz
56. FASCICOLI UTILITA PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente isualizza Presi in carico 6 sualizza Ritornati sualizza Chiusi 3 sualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 336 Evidenze accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 337 l utente dovr per prima cosa selezionare il tipo di documento in evidenza da ricercare scegliendo tra Fascicoli Fig 337 1a o Procedimenti Fig 337 1b Ricerca evidenze la Fascicoli 7 Procedimenti Data evidenzaDa UO competente Tutti CRV Tlolarip Nessuna voce selezionata LJ 5 6 ILEa Fig 337 Evidenze maschera di ricerca dei fascicoli o procedimenti in evidenza VITROCISET SPA ADS SPA 243 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Tramite i pulsanti Calendario Fig 337 2a e 2b possibile selezionare l intervallo temporale nel quale il fascicolo o il procedimento stato messo in evidenza Con il menu a tendina Fig 337 3a possibile selezionare l UO di competenza e una volta individuata confermare la scelta effettuata tramite Seleziona UO Fig 337 4 Tramite il tasto Cerca Fig 337 5 impostabile la voce di titolario Dopo la compilazione di tali campi la selezione del tasto Cerca Fig 337 6 avvier la ricerca del documento in base ai filtri specificati Con il tasto Annulla Fig 337 a i valori inseriti verranno annullati facendo riap
57. Fig 138 seguenti attributi Fig 138 b O una tabella riportante i documenti assegnati all utente in cui ogni elemento verr descritto dai numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo assegnante Assegnato da indica il protocollatore che ha assegnato il protocollo documento DOC segnala la presenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo o salvarlo sul proprio PC selezionando la stringa SI 108 Organizzazione per macro aree Fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo o messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Documenti assegnati all utente Data Da IN protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da DOC Fascicoli Messaggio 20100000220 28 09 2010 ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione 02 01 05 20100000170 20100000111 Messaggio in caso di rifiuto Fig 138 Assegnati all utente descrizio
58. Fig 28 nel caso in cui non vi siano delegati attivi sar possibile designarli selezionando il pulsante Utenti delegabili Attenzione Non ci sono delegati attivi nell ufficio corrente Aggiungi gli utenti delegabili Fig 28 Delegati designazione delegati VITROCISET SPA ADS SPA 23 Macro area Amministrazione d Manuale assegnatario di protocollo Dopo la selezione di tale tasto verr presentata una tabella Fig 29 nella quale sar sufficiente selezionare la checkbox corrispondente all utente da delegare La tabella composta da tante righe quanti sono gli utenti delegabili ognuno descritto da Cognome e Nome Il tasto Indietro Fig 29 1 riporter alla maschera precedente Fig 28 L Cognome Nome AGOSTA GIULIANO LENTINI GIUSEPPE MIMMO ZAMBON NICOLA 4 elementi trovati Fig 29 Delegati elenco utenti delegabili A questo punto dopo aver scelto spuntando le corrispondenti checkbox Fig 30 2 uno o pi utenti da tale elenco l utente dovr selezionare il pulsante Delega selezionati Fig 30 3 a Cognome Nome AGOSTA GIULIANO LENTINI GIUSEPPE POMPA MIMMO IT ZAMBON NICOLA 4 elementi trovati Fig 30 Delegati selezione utenti VITROCISET SPA ADS SPA 24 Macro area Amministrazione NT Manuale assegnatario di protocollo Come raffigurato di seguito Fig 31 l impostazione della tipologia di delega avverr seleziona
59. Fig 344 Ricerca protocolli accesso alla funzione In seguito a tale selezione sar fruibile all utente la maschera riportata nella seguente figura Fig 345 In quest ultima i campi per la ricerca sono organizzati in sezioni e ciascuna di esse ha una freccia Fig 345 1a oppure 1b posta alla sua sinistra Se la freccia rivolta verso il basso Fig 345 1a significa che la sezione espansa e sono visibili i campi di tale sezione la freccia orientata verso destra Fig 345 1b nasconde la sezione Alla selezione di questa freccia lo stato della sezione sar invertito cio se prima della selezione la sezione era espansa questa verr compattata e viceversa Due pulsanti che saranno sempre visibili sono il tasto Cerca Fig 345 2 che permette di avviare la ricerca e il tasto Pulisci Fig 345 3 che permette di svuotare la maschera di tutti i campi selezionati VITROCISET SPA ADS SPA 249 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo la pati protocollo Tipo Stato Data Registrazione Da Numero Anno Da 1b gt Dati documento gt Assegnatario b Protocollatore b Titolario b Annotazione 2E 3 Ingresso Uscita Interno w Riservato 7 Fig 345 Ricerca protocolli maschera iniziale Le maschere di ricerca varieranno a seconda della tipologia selezionata Fig 346 tramite il radio button corrispondente 250 Tutti contiene sezioni presenti in tutti gli
60. Fig 380 a l intervallo temporale Fig 380 b e I UO Fig 380 c specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 380 d indicando l identificativo numerico la tipologia la data di registrazione ed il mittente del protocollo Le altre informazioni che verranno riportate saranno l oggetto i riceventi destinatari gli assegnatari l autore della protocollazione e l indicazione dello stato del protocollo M modificato oppure A annullato VITROCISET SPA ADS SPA 274 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 275 conocen UCINSI Unita acera ruovo sene UONG operta mano eser oer diviso libero 201000004 i 0402030 Prova presso Zambon OPCO AGOSTA GIULIANO 20100000062 i CANGADO bunc OPOO3 ZANBON NICOLA OPCO3 Prova drezom XZ MBCN NICOLA dizione Prova drezione IFONPA MIMMO per CPO23 awa direzione POMPA rimase IC Uto contabili AASTRELLO 10 ESIR UG Uffico ore sn MCO and wi PAIN PALA UAP Unc personale MONN MATTEO UCSI Urb ege gra MURMNAGAMBATO LUCA ULA Ura Cormpteses pe 0 sies __ __ _ _ _ 1 szs lt EER0t ol oo o lf lfl e mo_ _ m _ ____ MALMO i NANO POL nse OOM JANNO NSICEN A Madaan TOMDA AAO pe oms conoscenz
61. Fig 4 Accesso al servizio dettaglio del menu principale La struttura del menu piuttosto semplice infatti evidenzia tre voci che se selezionate espongono il pannello con le relative opzioni Si noti innanzitutto la presenza a destra dei titoli d immagini circolari contenenti i simboli o Tali elementi indicano che il menu pu essere aperto simbolo o chiuso simbolo mostrando nascondendo le funzionalit in esso contenute Si osservi per esempio lo stato del menu Strumenti tra l immagine soprastante Fig 4 e quella a seguire Fig 5 Ricerca avanzata CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET o Benvenuto STRUMENTI gt Anagrafe persone gt GPAWEB gt Documentale gt Scrivania virtuale Gestione protocollo SITO SWAP 2 Fig 5 Accesso al servizio dettaglio menu Strumenti aperto 10 Funzionalit principali ME pA Manuale assegnatario di protocollo Una volta esploso il menu Strumenti tramite il corrispondente pulsante l utente potr accedere all applicazione in oggetto selezionando la voce Gestione protocollo evidenziata nella seguente figura Fig 6 _ CONSIGLIO gt REGIONALE DEL VENETO ni Bome o Riaceco avanzato BENVENUTI NELLA NUOVA INTRANET DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET o Benvenuta NICOLA ZAMBON Nuova grafica e tant servizi che verranno quanto prima pubblicati anno etat pensati STRUMENTI o per
62. Impostazioni Guida in linea e supporto tecnico Windows XP Professional v w w v vY Fig 2 Accesso al servizio Internet Explorer La prima pagina che viene presentata offre le varie opzioni per iniziare il proprio lavoro A Home Consiefio repionale del Veneto Windows Internet Fxplorer Do nantes rasan sato Lg rcuyintranetrrs toma E Pl Fis Modia wanba Pede Raneri gt Hu z Vk deo Mie consilio regionale del veneto 9 gt gt Pagna gt strumenti ONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO BENVENUTI NELLA NUOVA INTRANET DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET Nuova grac anh mernizi che verranno L STRUMENTI quanto prina putbical atat panagti f per migliorare le quotidiane T 1 SITO SWAP E m de subi disponibile men strumero traverso d quale accadere si prrcgiai Par altre funzionalit saena oscesabuie 1 aho Intranet Fig 3 Accesso al servizio Internet Explorer dettaglio della pagina iniziale dell applicativo VITROCISET SPA ADS SPA 9 Funizionalita principali Manuale assegnatario di protocollo Il menu principale Tale strumento di navigazione consentir all utente di accedere agli strumenti legati alle varie attivit Fig 4 Ricerca avanzata CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI SITO SWAP
63. PROCEDIMENTO ANNUALE N 00002 Responsabile del Procedimento 4 Referente UO AGOSTA GIULIANO 5 Numero protocollo 20100000273 Numero procedimento 20100000031 Fig 146 Ricerca procedimenti prima parte di visualizzazione procedimento La maschera viene completata da due sezioni una relativa ai fascicoli e un altra riguardante i protocolli associati al procedimento Fig 147 La visibilit e le operazioni possibili su di esse sono regolate da politiche di accesso Per ci che concerne i fascicoli possibile e consultare il fascicolo selezionando il relativo campo Oggetto dalla lista Fig 147 2 e ricercare un fascicolo e poi associarlo al procedimento Ci si realizza inserendo una porzione di testo nel campo Oggetto Fig 147 4a e la successiva selezione del pulsante Cerca Fig 147 4b per avviare la ricerca dei fascicoli con quel determinato oggetto e rimuovere dei fascicoli associati al procedimento selezionando prima la spunta corrispondente Fig 147 1 e selezionando poi il pulsante Rimuovi Fig 147 3 Per la consultazione dei protocolli associati al procedimento l utente dovr selezionare il relativo campo oggetto dalla lista Fig 147 5 VITROCISET SPA ADS SPA 105 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Fascicoli Oggetto Data Apertura Data Evidenza Ufficio Titolario Numero Fascicolo CRV Organizzazione di TITOLO 1 ORGANISMI 2010000052 prova Prova orga
64. Ricerca evidenze Fascicoli Procedimenti Data evidenzaDa 07 10 2009 Fri 07 10 2010 UO competente Tutti Titolario Nessuna voce selezionata Evidenze Procedimenti N Procedimento Data evidenza Ufficio Oggetto procedimento 20100000024 27 09 2010 Prova direzione 3 mod4 PDL N 00013 20100000025 28 09 2010 Prova direzione 3 mod4 PDA N 00002 lementi trovati 2 e Fig 339 Evidenze esempio risultati procedimenti VITROCISET SPA ADS SPA 244 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 8 6 ACQUISISCI NUOVI DOCUMENTI Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo acquisizione massiva dei documenti scansiti Descrizione presenta un elenco dei documenti acquisiti tramite scanner L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Acquisisci nuovi documenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 340 o Ricerca Tematica sai er Sinimenti gt Protec PROTOCOLLO LA MIA INTRANET o Protocolio Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE Arca Organizziiva Omogenta 400 Cor glo del Vero UO CPODS Prova direzione 3 mose Hago Ufficiale Ultras Hagwrarione 2557291 Rusli SUP PROT 435 FASCICOLI AMAGRAFICA UTILIT Pa canou PROMEMORIA REZZA Assegnab all uftcio 22 Assegna all utente Visuatzza Pres in canco Visual Ritornali
65. all Autorit per le Garanzie nelle comunicazioni ecc Creare voci ulteriori a seconda delle convenzioni con Autorit che indicano tali attivit TITOLO 2 ATTIVIT LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI SUPPORTO Documentazione inerente l attivit legislativa i pareri delle Commissioni il sindacato ispettivo e di indirizzo politico e le nomine 21 Normativa disposizioni di massima Normativa a carattere generale riguardante il titolo nel suo complesso Comprende lo Statuto 22 Conferenza dei Presidenti dei gruppi consiliari Attivit della Conferenza 2 2 1 Convocazioni o d g 2 2 2 Verbali 2 3 Conferenza organizzazione lavori Attivit della Conferenza 2 3 1 Convocazioni o d g 2 3 2 Verbali 2 4 Assemblea consiliare Convocazioni processi verbali e resocontazioni che costituiscono serie a s stanti eventuali comunicazioni del Presidente del Consiglio 2 4 1 Convocazioni o d g Congedi 2 4 2 Processi verbali 2 4 3 Resocontazioni 2 4 4 Comunicazioni del Presidente del Consiglio 25 Proposte di modifica dello Statuto Tutta la documentazione sull iter legislativo di disegni e progetti di legge statutarie 26 Proposte di legge regionale Tutta la documentazione sull iter legislativo di disegni e progetti di legge serie uniche o distinte 2 7 Proposte di legge regionale d iniziativa popolare e di Enti locali ammissibilit Contiene l istruttoria fino alla dichiarazione di ammissibilit dopo di che si clas
66. automaticamente dal menu solitamente quella attualmente in carica e Oggetto Fig 178 h accanto a tale campo si presenta un menu Fig 178 h1 contenente l oggettario ovvero un elenco di descrizioni che l utente ha deciso di memorizzare selezionando l apposita checkbox Fig 178 h5 In tal modo nelle registrazioni successive la descrizione apparir tra le voci di tale lista e potr essere comodamente selezionata dall utente tramite il mouse o mediante la digitazione di alcuni caratteri nel campo Cerca Fig 178 h2 Il menu Fig 178 h1 presenta come opzione preimpostata dal sistema la voce Altro ed in questo caso che l utente pu descrivere l oggetto nell area di testo Fig 178 h3 Selezionando l icona rappresentante una cartella Fig 178 h4 l utente visualizzer la lista dei tipi VITROCISET SPA ADS SPA 140 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo N f Data del documento f1 Estremi documento Data di ricezione Minuti re 9 IX Leg 1X Legislatura i v 91 hi h Documento principale Sfoglia N allegati interni 0 nn pA Cs Ja h5 O Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Numero Pagine 0 procedimento attualmente catalogati nel sistema e i relativi contatori 2 Fig 178 Do
67. compresi i gruppi consiliari al CR altrimenti classificare in organizzazione logistica 47 Pagina 48 di 73 Fascicolo per materia collezione o singola opera pemanente alfabetico corrispondenza relativa Procedura di dismissione Gestione ordinativo bolle di consegna fatture di donazione opere d arte arredi di pregio collezioni librarie docurrentarie e archiM 10 anni Illimitata 3 10 2 Inventario Registro e o DB pemanente cronologico Procedura di ingentariazione sue variazioni stampe inventari e modelli collegati Illimtata 1 anno dal rinnovo inventariale 3 10 3 Locazioni noleggi Fascicolo per rateria fomitura o bene annuale alfabetico Richiesta contratto gestione 5 anni dalla chiusura del contratto 311 Beni di consumpo 3 1L1 Acquisizione Fascicolo per procedimento annuale alfabetico bene o fomitore Stud specifiche tecniche capitolati corrispondenza Gestione ordinativo bolle di consegna copia fatture ecc 5 anni dalla dismissione 10 anni 3112 Richieste Fascicolo per attivit annuale cronologico o alfabetico Provenienti dai vari uffici 5 anni 48 Pagina 49 di 73 312 Forniture di servizi 312 1 Acquisizione Fascicolo per Studi specifiche 5 anni dalla procedimento annuale alfabetico fomitura o tecniche capitolati chiusura
68. disposizioni di messima 113 2 Commissione tecnica per lo studio dell impatto territoriale e sociale Parte economica in decreti dirigenziali consulenti ecc 3 11 3 17 Pagina 18 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione dei flussi rrigratori della Regione Veneto 1 13 2 1 Norrrativa Fascicolo per Atto istitutivo norrrativa a Illirritata disposizioni cii rraterie perranente cronologco carattere generale rrassirra direttive interne 1132 2 Attivit Fascicolo per attivit annuale per Illimitata legislatura cronologico o alfabetico 11 Rapporti istituzionali 114 1 disposizioni di Illirritata naessina BER AL 1142 Giunta regionale Fascicolo per attivit annuale cronologico della Giunta che non Illirritata siano Irforrrative 2 14 1142 1 Presiderza della Fascicolo per attivit per Corrispondenza Illimtata Giunta legislatura cronologico 114 2 2 Assessorati e Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrisponderza ed atti Illirritata Strutture che non siano Infomative amministrative 2 14 114 3 Societ a partecipazione regionale Fascicolo per attivit annuale cronologico Comspondenza Illimitata ed altri Enti alfabetico per enti 1144 Organi di Governo e Parlamento Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza illimitata alfabetico per
69. e o DB perranente Inventario limitata pubblicazioni 6 5 4 2 Monografie Fascicolo per procedimento Proposta d acquisto buono 5 anni annuale alfabetico o cronologico d ordine corrispondenza 72 Pagina 73 di 73 6 5 4 3 Abbonarrerti Fascicolo per procedirrento Proposta d acquisto elenchi 5 anni annuale alfabetico e corrisponderza relativa 6 5 4 4 Doni e scanti Fascicolo per procedimento Corrispondenza relativa 5 anni annuale alfabetico o cronologico 6 5 5 Rapporti con le altre Fascicolo per attivit amuale cronologico Corrispondenza con le 5 anni biblioteche e le reti alfabetico biblioteche reti e centri di singole biblioteche bibliotecarie e certri di documentazione CONMENZIONI ECC documentazione 66 Sistena infomratico 6 6 1 Pianificazione Fascicolo per attivit annuale cronologico Programmazione Illimtata servizio 6 6 2 Acquisto e Fascicolo per procedimento Studi specifiche tecniche 5 anno dalla disrrissione software ennuale cronologico o alfabetico fomitura o capitolati corrispondenza dismissione del ed hardware fomitore certificati di collaudo prodotto certificati di garanzia richieste di cessione gratuita da parte di terzi copia e atto deliberativo relativo alla dismissione 6 6 3 Gestione e Fascicolo per attivit annuale cronologico o Richieste 5 anni manutenzione alfabetico 6 6 4 Sicurezza infomatica Fascicolo p
70. in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 1 Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo ditrasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data diricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 UO competente 1 Prova direzione 1 Eu bd Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 68 Accetta e riassegna protocollo assegnato all utente pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 VITROCISET SPA ADS SPA 53 Manuale assegnatario di protocollo Promemoria 4 3 3 PRESI IN CARICO Obiettivo segnalazione della presa in carico del protocollo selezionato Descrizione prendere in carico un documento significa iniziare a trattarlo E solitamente compito dell assegnatario lavorare i documenti che gli vengono assegnati Se vengono specificati pi assegnatari in competenza dal momento in cui uno di essi lo prende in carico toglie agli altri la possibilit di farlo La selezione e l accettazione del protocollo desiderato tra quelli assegnati all ufficio o all utente comporta l incremento del contatore relativo alla voce Presi in carico e il decremento del
71. la descrizione del mittente Fig 212 e el utente potr proseguire con la fase di registrazione del protocollo compilando gli altri tab obbligatori Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Cerc Utente M m Mittentef CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo PADOVAN PIERPAOLO e Fig 212 Mittente per Documenti in uscita ed interni impostazione dell utente come mittente VITROCISET SPA ADS SPA 160 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 b TAB DESTINATARI Obiettivo indicazione di uno o pi destinatari del protocollo Descrizione questa informazione obbligatoria soltanto nella fase di registrazione dei protocolli in uscita Come illustrato nella seguente maschera Fig 213 dopo aver selezionato il tab Destinatari Fig 213 1 l utente dovr indicare la tipologia di mittente scegliendo una tra le seguenti opzioni Fig 213 2 e Persona fisica inserimento di informazioni riguardanti una o pi persone fisiche e Persona giuridica specifica dei dati relativi ad una o pi persone giuridiche e indicazione di una o pi Aree Omogenee Organizzative E possibile indicare per uno stesso protocollo destinatari di vario tipo Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni
72. per confermare la scelta VITROCISET SPA ADS SPA 88 Macro area Ricerche NT Manuale assegnatario di protocollo e Ricerca visuale Fig 123 Il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore e da all utente la possibilit di selezionare il titolario tra quelli presenti Dopo aver selezionato il titolario la scelta della voce desiderata si effettuer navigando tra le cartelle che modellano la struttura gerarchica del titolario CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http 4 nsi intranet test consiglio regione veneto itgroupyintranetcrv crvpro1 p_p_id CVRPro Ricerca testuale Ricerca visuale Titolario A TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI ta TOLO 2 ATTIVIT LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI UPPORTO TOLO 3 ORGANIZZAZIONE PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI DI TITOLO 4 RISORSE UMANE TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE TITOLO 6 SISTEMA INFORMATIVO http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i o Internet Fig 123 Ricerca protocolli sezione Titolario ricerca visuale di una voce di titolario Come raffigurato di seguito Fig 124 una volta selezionata la voce desiderata questa verr riportata a destra dell etichetta Argomento Fig 124 c Nel caso in cui l utente volesse cambiarla dovr selezionare nuovamente il tasto Ricerca Fig 124 9 e rip
73. 07 09 2010 Note Email Referente Email Aziendale PEC protocollo pec comune v 235 Fig 221 Destinatario Persona Giuridica aggiungi persona giuridica Dopo tale azione il sistema descriver tramite una tabella Fig 222 le informazioni relative al destinatario inserito Se l utente volesse salvare i dati della persona giuridica nella rubrica VITROCISET SPA ADS SPA 166 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo anagrafica dovr selezionare la checkbox corrispondente Fig 222 a Per ci che concerne la cancellazione l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente al destinatario da eliminare Fig 222 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 222 2 E possibile la selezione e rimozione multipla indirizzo Cap Localit Provincia Email Mezzo di spedizione Data spedizione Cs Farsetti S Venezia protocollo pec comune venezia it FAX 07 09 2010 Marco 4136 30122 Fig 222 Destinatario Persona Giuridica rimozione Nella colonna Tipo riportata la tipologia di destinatario G persona giuridica VITROCISET SPA ADS SPA 167 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo DESTINATARIO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA Obiettivo indicazione di una Area Organizzativa Omogenea come destinatario del protocollo Descrizione come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 223 in questo caso i campi obbligatori sono il nominativo il mezzo e la data di spe
74. 1 5 k TAB DIFFERIMENTO ttt iaaiiai 196 34 1 51 TAB EMERGENZA 196 3 41 5 TAB ANOMALIE 197 3 4 2 ANAGRAFICA iena indiani i teet 198 3 4 2 1 CERCA PERSOINPAEISIQAN ori 199 3 4 2 2 NUOVA PERSONA PISICA ene MM ME M 202 3 4 2 3 CERCA PERSONA G IORIDIC 204 3 4 2 4 NUOVA PERSONA GIURLIIICA cese te eate teca tet eee e e e 207 3 4 2 5 CERCA LISTA DIDISTRIBU ZIGONNUE ticteccecceccetectecei etes et eese tes eite e a EHE EH EET 209 3 4 2 6 NUOVA LISTA DI 1 ttti 212 3 4 2 7 CERCA LISTA DI ASSEGNAZIONE eee 216 3 4 2 8 INUOVA LISTA DI ASSEGNAZIONE istinti 219 3 4 3 EASGICOLL acriter anelli 223 3 4 3 1 224 3 4 3 2 228 3 4 3 3 VISIBILITA DEI FASCICOLT irene 234 VITROCISET SPA ADS SPA Sommario Manuale Protocollo 3 4 4 UTILITA 344 1 ica 3 4 4 2 SCARICO RIASSEGNAZIONE 3 4 4 3 RITORNA T a Re 3 4 4 4 GESTIONE REGISTRO uL cce mmm 3 4 4 5 EVIDENZE 3 4 4 6 ACQUISISCI NUOVI DOCUMENTI 3 5 MACRO AREA RICERCHE 3 5 1 RICERCA PROTOCOLLI cirie 3 5 2 RICERCA FASCICOLT ivrea rai 3 5 3 RICERCA PROGEDIMENTI eite clin 3 6 REPOR iaia ra 3 6 1 PROTOCOLLO ici
75. 142 2 ed infine selezionando il tasto Respingi Fig 142 3 Il messaggio digitato in Fig 142 2 comparir nel campo Messaggio nella tabella che riporta l elenco dei protocolli assegnati all utente Lo stato del protocollo passer da Sospeso a Rifiutato Data Da Protocolli per Ufficio Numero Anno Da N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Messaggio 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione 1 Emergenza di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato 2 Wessaggioincaso Fig 142 Respingi Protocollo Assegnato all Utente respinta del protocollo selezionato La respinta del protocollo all assegnante comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa nella lista dei ritornati dell assegnante e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all utente e sia nel Promemoria dell assegnante incremento del numero dei ritornati VITROCISET SPA ADS SPA 111 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 2 3 RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo presa in carico e contestuale riassegnazione del protocollo selezionato Desc
76. 15 10 2010 06 10 2010 01 10 2010 29 09 2010 92 Macro area Ricerche Zanchetta Zanchetta Zanchetta Michele OPOD2 Prova direzione 2 ZUCCHETTA MICHAEL Salvemini Mazzarri Riservato Riservato Riservato OPOD 2 Prova direzione 2 ZUCCHETTA MICHAEL Riservato Riservato test SI test Protocollo SI corso assegnatari edizione 0 TEST SI REGOLE PIER dsfdsfsdf SI Acquisto SI beni e servizi n 1 Fig 129 Ricerca protocolli lista dei risultati Sospeso Lavorazione Sospeso Fascicolo di TEST per REGOLE DOCS Prova Sospeso Acquisto Lavorazione benie servizi N 00001 VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo 4 5 2 RICERCA FASCICOLI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo ricerca di un fascicolo in base a determinati criteri di ricerca Descrizione tramite questa funzionalit l utente potr individuare quei fascicoli che soddisfano le chiavi di ricerca indicate Visibilit dei fascicoli Si preferisce anteporre alla descrizione della funzionalit in oggetto una breve esposizione delle regole di visibilit in vigore sui fascicoli In particolare vigono le seguenti 1 L ufficio centrale pu visualizzare ed operare su tutti i protocolli di qualsiasi fascicolo 2 Tutti gli utenti dell Ufficio Responsabile del fascicolo possono vedere l elenco dei protocolli di quel fasc
77. 2010 N 01 09 2010 N SI 30 Macro area Amministrazione Fig 38 Chiusura protocolli utente chiusura dei protocolli selezionati VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 3 MONITORAGGIO UFFICI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo visualizzazione tabellare riassuntiva stampabile di tutti i protocolli riguardanti un Unit Organizzativa e di quelle ad essa sottostanti Descrizione questa funzione permette di vedere in modo rapido la situazione relativa ai documenti trattati dagli utenti e dagli uffici fornendo sia dati totali per ogni stato dei documenti sia dati particolareggiati Permette inoltre di accedere ad ogni singolo protocollo L accesso alla funzionalit disponibile solo nel caso in cui l utente sia Responsabile dell ufficio o suo delegato ad operare avviene selezionando la voce Monitoraggio uffici come evidenziato nella figura sottostante Fig 39 e te Soi n Strumarti gt Amminiptrozior LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI ORGANIZZAZIONE Ares Orgacizzaltua Omagensa ADO Consiglio Regionale cel Vesetn UC Prova strerione 2 CATALOGHI o Registro Registra Uficisle Ultima Registrazione 417010 Ruai 22 PROT AS GESTIONE UFFICIO gt Delega gt Gestione proteoofi ficio SCARTO PROTOCOLLI GESTIONE DIGI
78. 20100000196 28 09 2010 Prova protocollo in CRV Organizzazione ingresso d 20100000189 28 09 2010 Zanchetta RONI CRV Organizzazione Mich d 20100000174 27 09 2010 POMPA Convocazione del CRV Organizzazione MIMMO 19 luglio d 20100000117 14 09 2010 Verdi ingresso CRV Organizzazione fascicolo per d opod3 4 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto 2 Go Tiso cua Rit sn Ex xu Fig 72 Chiudi chiusura del protocollo selezionato L operazione di chiusura comporter e la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco dei presi in carico e la comparsa nella lista dei chiusi e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente Fig 73 il quale assister ad un decremento del contatore relativo ai protocolli presi in carico e al conseguente incremento di quello associato ai chiusi Fig 74 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 13 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 73 Chiudi situazione contatori prima della chiusura VITROCISET SPA ADS SPA 56 Promemoria NY Manuale assegnatario di protocollo PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Presi in carico Visualizza Ritornati Chiusi Visualizza Chiusi con risposta Fig 74 Chiudi situazione contatori dopo la chiusura 4 3
79. 3 3 Programmazione e controllo di gestione Attivit riguardante l individuazione degli obiettivi e degli strumenti per il loro conseguimento attivit di controllo e monitoraggio sul funzionamento 3 3 1 Programma operativo 3 3 2 Piani di lavoro 3 3 3 Gruppi di lavoro 3 3 4 Controllo di gestione e monitoraggio 3 4 Assetto organizzativo Documentazione inerente l articolazione e la struttura dell assetto organizzativo degli uffici e delle Direzioni comprese le posizioni organizzativa la definizione delle competenze Sono invece esclusi tutti gli aspetti relativi alla gestione delle risorse umane 3 4 1 Organigramma 3 4 2 Dotazione organica gruppi consiliari 5 P F gt Ad esclusione di quella relativa alla sicurezza sul lavoro che va nella voce relativa 6 Contiene la costituzione del gruppo e l attivit convocazioni verbali ecc 11 materiale conclusivo relazioni ecc va classificato anche secondo la materia corrispondente es privacy 3 4 3 Segretario generale 3 4 3 1 Circolari 3 4 3 2 Decreti 3 4 3 3 Ordini di servizio 3 4 4 Dirigenti 3 4 4 1 Decreti dirigenziali 3 4 4 2 Ordini di servizio 3 4 5 Riunioni 3 5 Organizzazione logistica Pianificazione assegnazione e variazioni degli spazi 3 5 1 Pianificazione 3 5 2 Richieste assegnazioni variazioni 3 6 Sicurezza sul lavoro Gestione tecnico amministrativa ex L 626 94 e successive integrazioni e modificazioni designazione e funzionamento servizio di preve
80. 4 9 5 Diritto allo studio 150 Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Richiesta attivit istruttoria 5 anni Ore preposto alla pratica annuale alfabetico autorizzazione modulistica Fascicolo nominativo del personale Richiesta autorizzazione 40 anni dal 38 i Compresi quelli sindacali 39 E P di Comprese assenze per sciopero partecipazioni ad assemblee e permessi sindacali 56 Pagina 57 di 73 Num livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione pensionamento 4 9 6 Aspettativa senza Fascicolo per procedimento a cura Richiesta attivit istruttoria 5 anni retribuzione dall ufficio preposto alla autorizzazione pratica annuale alfabetico Fascicolo norrinativo del personale Richiesta e autorizzazione 40 anni dal pensionamento 4 9 7 Aspettativa sindacale Fascicolo norrinativo del personale Comunicazione presalIllimitata d atto 4 9 8 Malattia Fascicolo per procedimento a cura Certificati medici eventuali 10 anni dall ufficio preposto alla richieste di visita fiscale pratica annuale cronologico o nominativo esiti eventuale corrispondenza 4 9 9 Assistenza ai portatori Fascicolo per procedimento a cura Richiesta attivit istruttoria 5 anni di handicap dall ufficio preposto alla rinnovi e modulistica pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Richiesta autorizzazione 40 anni dal pensionamento 4 9 10
81. 73 Num livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione atto autorizzativo presa di servizio rinnovi ed eventuale corrispondenza con l ente di provenienza destinazione 4 8 2 Trasferimenti Fascicolo norrinativo del personale Richieste attivit istruttoria Illimitata atto autorizzativo eventuale corrispondenza con l ente di provenienza destinazione 4 8 3 Passaggi intemi Fascicolo norrinativo del personale Richieste attivit istruttoria Illimitata atto autorizzativo 4 8 4 Distacchi Fascicolo norrinativo del personale Richieste o comunicazioni Illimitata attivit istruttoria atto autorizzativo rinnovi ed eventuale corrispondenza 49 Gestione presenze 4 9 1 Gestione badges Fascicolo per procedimento a cura Rilascio srrarmirrerio 5 anni dell ufficio preposto alla pratica rrensile o distruzione e sostituzione annuale cronologico ecc 4 9 2 Giustificativi delle Fascicolo per procedimento a cura Modulistica fogli fima 5 anni assenze dell ufficio preposto alla pratica mensile o riepiloghi annuale cronologico 4 9 3 Tumi di servizio e Fascicolo per procedimento a cura Modulistica fogli fima 5 anni reperibilit dell ufficio preposto alla pratica mensile o riepiloghi annuale cronologico 49 4 Missioni Fascicolo per procedimento a cura Richieste autorizzazioni 5 anni dell ufficio preposto alla pratica rrensile o modulistica annuale cronologico
82. ADS SPA Manuale Protocollo 3 1 2 2 STORICO MODIFICHE Obiettivo visualizzazione storico delle modifiche Descrizione evidenziato nella Fig 66 il pulsante Storia consentir di visualizzare lo storico delle modifiche relative alla voce di titolario selezionata Argomento 1 3 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIM 3 Consiglieri regionali Dimissioni Surroghe corrente Fig 66 Storico Modifiche selezione del tasto Storia Il prospetto riassuntivo Fig 67 descriver cronologicamente le modifiche apportate riportandone Versione il numero di versione Data di creazione la data in cui stata creata Descrizione testuale della voce di titolario Full path il percorso completo che individua la voce nella gerarchia del titolario Data di validit se diversa da quella del titolario riporta la data di inizio validit della voce selezionata Massimario il numero di anni impostati per il massimario di scarto La selezione del tasto Indietro riporter l utente alla maschera precedente Fig 66 55 Versione Data creazione Descrizione Full path Data validita Massimario 4 20 09 2010 Dimissioni ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALV Consiglieri 2 Surroghe regionali Dimissioni Surroghe 20 09 2010 Dimissioni ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALV Consiglieri Surroghe regionali Dimissioni Surroghe 2 elementi trovati Fig 67 Storico Modifiche storico delle modif
83. ASPEITNORGANIZZATNI alri 9 ARTICOLO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA siii 9 ARTICOLO2 SERVIZIO PER LA TENUTA DEL PROTOCOLLO INFORMATICO LA GESTIONE DEI FLUSSI DOGUMENTALEEDEG ELARCHIVE S oque eee Robe qa ME Vect dide fes 9 SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI n 11 ARTICOLO 3 JBEUNZIONALITA DEL SISTEMA 11 ARTICOLO 4 ACCESSIBILIT E RISERVATEZZA DEI DATI E DEI DOCUMENTI ARCHIVIATI NEL SISTEMA 11 ARTICOLO 5 AGGIORNAMENTO E MANUTENZIONE DEL SISTEMA ener 12 PRODEZIONE DBUDOCUNIBN DL selletta 13 ARTICOLO 6 REGOLE GENERALE riali A re e E Car Va ede P OR CORE danh 13 ARTICOLO 7 CONTENUTI MINIMI DEI DOCUMENTI PRODOTTI DALL AMMINISTRAZIONE eec 13 ARTICOLO 8 DISPOSIZIONI PER LA FORMAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI 13 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO GENERALE eterne enne nennen nen 15 ARTICOLO 9 DOCUMENTI SOGGETTI A REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA NEL PROTOCOLLO GENERALE 15 ARTICOLO 10 REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI NEL PROTOCOLLO GENERALE eren 15 ARTICOLO 11 PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI nennen nnne 16 ARTICOLO 12 PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI eese eene enne enne enne 16 ARTICOLO 13 ANNULLAMENTO O MODIFICA DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO GENERALE 17 ARTICOLO 14 DIFFERIMENTO DEI TERMINI DI R
84. Access Manager Gestore delle identit e degli accessi alle applicazioni del nuovo sistema informativo Rete locale L intranet una rete locale LAN o un raggruppamento di reti locali usata all interno di una organizzazione per facilitare la comunicazione e l accesso all informazione che pu essere ad accesso ristretto Lightweight Directory Access Protocol Protocollo dei server di posta elettronica che consente la ricerca di indirizzi di posta elettronica negli elenchi presenti su Internet Consente inoltre di tenere un elenco degli utenti locali del server e di condividerli con gli altri server LDAP collegamento ipertestuale Ha lo scopo di condurre ad ulteriori unit informative documenti immagini etc a partire da una prima unit ad esse correlata Un collegamento ipertestuale normalmente pu essere distinto dal resto del documento per qualche sua peculiarit grafica la pi tipica del testo blu sottolineato VITROCISET SPA ADS SPA 7 Introduzione Manuale Protocollo L attivazione di un collegamento viene effettuata attraverso un clic del mouse cui segue la visualizzazione della destinazione del collegamento procedura di autenticazione Termine inglese per indicare la procedura di accesso ad un sistema o un applicazione informatica posta elettronica certificata Strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore di una raccomandata con avviso di
85. Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 91 Visualizzazione tab documento in ingresso e documento interno Nel prosieguo di questa pagina viene proposta una breve descrizione di quanto visualizzabile in ogni tab Mittente Da questo tab l utente potr visualizzare il mittente del documento protocollato sia esso interno all AOO per documenti in uscita ed interni oppure esterno nel caso di documenti in ingresso In particolare nel caso di mittenti appartenenti all AOO in tale tab verr riportato semplicemente il nome dello stesso con l indicazione dell ufficio di appartenenza come evidenziato nella figura che segue Fig 92 Mittente Riceventi 1 Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli 2 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 92 Visualizzazione tab mittente interno all AOO VITROCISET SPA ADS SPA 70 Macro area Protocollo AT Manuale assegnatario di protocollo Nel caso di mittente esterno in tale tab verranno presentati una serie i dati anagrafici della persona sia essa fisica Fig 93 o giuridica Fig 94 Mittente Riceventi Assegnatari 1 Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Nome Mario Indirizzo Viale Venezia 21 Localit Milano Email mario Mittente Riceventi Assegnatari 1 Titolario Fas Procedimenti Denominazione Comune di Venezia Indirizzo Ca Farsetb 5 M
86. La gestione specifica della particolare posta in entrata relativa alle gare descritta nel seguente diagramma 101002 gare Unit archivio e Unit archivio e protocollo protocollo Struttura indicente la gara Centro posta Timbro a data sulla Protocollazione della busta Ritiro giornaliero busta e scannerizzazione delle buste Y Firma su registro gare dell UAP per ricevuta CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 6 di 9 In fase di registrazione di protocollo scansita la sola busta delle offerte 3 4 Tenuta degli originali e archiviazione Gli originali sono inviati dall Unit archivio e protocollo centrale alle strutture assegnatarie che provvedono alla fascicolazione ed archiviazione secondo le modalit previste dal Manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto predisposto ai sensi degli articoli 3 e 5 del d p c m 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico allegato 2 Per documenti relativi ai procedimenti del Consiglio regionale di seguito elencati la tenuta fascicolazione ed archiviazione in originale curata direttamente dall Unit archivio e protocollo progetti di legge regionale progetti di legge statale proposte di regolamento regionale proposte di provve
87. N Protocollo 326 Data Registrazione 15 10 2010 12 40 Tipo U Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 mod4 ZAMBON NICOLA Documento Tipo Documento Promulga regolamento Risevato 7 Data del documento 15 10 2010 Estremi documento 110 Data di ricezione 15 10 2010 Ore 12 Minuti 30 Oggetto oggetto di prova configurazione utente Legislatura VIII Legislatura 446 es txt Numero Pagine 0 Documento principale N allegati interni 1 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 MINELLA ROBERTO Fig 88 Dettagli protocollo dettaglio sottosezione tab per documento in uscita VITROCISET SPA ADS SPA 68 Macro area Protocollo NT Manuale assegnatario di protocollo Si osservi che la tipologia di documento protocollato influenza anche la struttura della sottosezione tab In particolare nel caso di documento in ingresso o interni al posto di Destinatari sar presente il tab Ricevente come si pu vedere nella seguente figura Fig 89 Protocollo N Protocollo 334 Data Registrazione 15 10 2010 14 23 Tipo Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 mod4 ZAMBON NICOLA Documento Tipo Documento Riservato E Data del documento 15 10 2010 Estremi documento 110 Data diricezione Ore Minuti Oggetto oggetto di prova configurazione utente Legislatura IX Legislatura Documento principale Documento principale 456 es tx
88. Obiettivo ricerca modifica e creazione di una tipologia di procedimento Descrizione un procedimento un aggregato di documenti corrispondenti ad uno specifico procedimento amministrativo inteso quest ultimo come sequenza di atti amministrativi preordinati alla emanazione di un atto finale o provvedimento da parte della Pubblica Amministazione Una volta che si definisce un tipo procedimento sar necessario associarlo ad una o pi UO Questa associazione consentir alle UO abilitate di utilizzarlo potendolo collegare ai documenti protocollati e o ai fascicoli Esistono due categorie di procedimento e Annuale A viene definito per l arco temporale di un anno e Legislativo L la sua definizione ha una durata coincidente con quella della legislatura L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Tipi procedimento come evidenziato nella figura sottostante Fig 75 o Ricerca Tematica LA MIA INTRANET o Benvenuto STRUMENTI ORGANIZZAZIONE Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV 400 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO Fig 75 Tipi procedimento accesso alla funzione In seguito a tale scelta l utente pu scegliere tra le seguenti opzioni e cercare un procedimento e istanziarne un nuovo procedimento VITROCISET SPA ADS SPA 61 Organi
89. Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 TAB PROCEDIMENTI Obiettivo instanziare un nuovo procedimento partendo dal protocollo corrente Descrizione durante la modifica di un protocollo quindi una volta che stato creato possibile associare il protocollo ad un procedimento pre esistente o che pu essere creato al momento Se il procedimento creato al momento viene creato in automatico un fascicolo con associato il protocollo che si sta modificando e il procedimento appena creato Per accedere al tab in oggetto l utente dovr selezionare la voce evidenziata nella seguente figura Fig 266 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Differimento Emergenza Anomalie Fig 266 Selezione tab Procedimento Se vi si accede durante la creazione di un Documento in questo tab non sar visualizzabile nulla Se invece si sta accedendo durante la modifica di un documento allora sar visualizzabile il bottone Nuovo Fig 267 1 come in figura successiva Mittente Riceventi 1 Assegnatari 3 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli 1 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Li Fig 267 Maschera Tab Procedimenti Alla pressione del bottone Nuovo l utente acceder alla maschera di creazione Nuovo procedimento presente nell immagine seguente Fig 268 In questa maschera possibile impostare la UO Competente per
90. PRESIDENZA udito il relatore il quale da atto che il responsabile del procedimento competente ha dichiarato che la pratica stata regolarmente istruita con l osservanza delle norme di legge regionali e statali in materia visto l articolo 50 del d P R 28 dicembre 2000 n 445 vista la deliberazione dell Ufficio di Presidenza n 254 del 16 settembre 1998 ritenuto di dover provvedere nel senso proposto a voti unanimi e palesi Delibera 1 di definire il Consiglio regionale del Veneto unica area organizzativa omogenea per la gestione dei flussi documentali ai fini previsti dall articolo 50 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 2 di demandare al dirigente della Direzione rapporti e attivit istituzionali di concerto con il responsabile dell Unit complessa per il sistema informativo i conseguenti adempimenti previsti dalla normativa vigente i La Direzione rapporti e attivit istituzionali provveder all esecuzione Letto confermato e sottoscritto IL SEGRETARIO GENERALE F to Giovanni Lanna IL PRESIDENTE F to Enrico Cavaliere
91. PROVA 4 2 2 R ganizzazione di prova Prova TITOL RGANISMI E ATTIVITA 201000004 ganizzazione Prova direzione STITUZIONALV1 5 a delle elez e prova cas est 2 2 R rganizza edip a P 3 TIT RGANISMIE ATTIVITA 2010000037 42 elementi t Fig 361 Risultati di una ricerca di fascicoli Dalla pagina dei risultati possibile tramite la selezione di una spunta da Fig 361 4 ela pressione del pulsante Seleziona Fig 361 1 visualizzare i dettagli di un fascicolo Tramite il pulsante Nuova ricerca Fig 361 2 possibile effettuare una nuova ricerca Se la lista dei risultati supera i 10 elementi la lista dei fascicoli sar distribuita in pi pagine Fig 361 3 selezionando i numeri sar possibile cambiare pagina di visualizzazione tramite Successivo e Ultimo sar possibile passare alla pagina successiva o andare all ultima pagina Selezionando un fascicolo possibile visualizzare i dettagli del fascicolo A seconda dello stato in cui si trova il fascicolo il sistema disporr diversi pulsanti con i quali interagire Nel caso il fascicolo sia in Trattazione Fig 362 possibile aggiungere protocolli al fascicolo tramite il pulsante Aggiungi Fig 362 2 il quale porter alla maschera di ricerca di protocolli dalla cui lista dei risultati potranno essere selezionati i protocolli che si desiderano aggiungere E possibile rimuovere protocolli dal fascicolo tramite la selezione delle spunte dei protocolli in Fig 3
92. Presidente del CR Atti 15 Pagina 16 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione di norrina Nomina del proprio ufficio d presiderza Eventuali variazioni dirrissioni decadenze ecc 1114 Convocazione o d 9 Fascicolo per procedimento per Convocazioni A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta L115 Verbali e resoconti Fascicolo per attivit per Verbali rrateriali di Illimitata legislatura cronologico e nurrerico numero supporto trasrrissioni seduta 1116 Delibere Illirritata 1117 Risoluzioni E Illirritata 1118 Studi e ricerche Fascicolo per rrateria annuale cronologico o Richieste di consulenza Illirritata alfabetico eventuali CONVENZIONI documentazione prodotta 1 12 Conferenza regionale sulle dinamiche economiche e del lavoro CREL 1 12 1 disposizioni di messina 1 12 2 Corrispondenza generale Fascicolo per attivit per Parte economica in decreti dirigenziali consulenti ecc 3 11 3 16 Pagina 17 di 73 Num II livello III IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 112 3 Norrinc elezioni 112 4 Convocazioni o d g 1 12 5 Verbali e resoconti 112 6 Delibere 1127 Studi e ricerche 1128 Risoluzioni 113 Consulte e Conitati 1131 Nomrativa
93. Proposte iaia elenina 32 ROS PRORPIO H 33 ES 33 apum P MT UN 33 ceziizie Rice CETTE EMT 33 PA NUR 33 Proposte LT Lisa I EGLI ea 33 VALE M 33 Propeste di deliberszione consiliari at o re al ie Eie 33 Pagina 4 di 73 P Ito ecc ta t Qu CUM UE Dir A CMM aUe E tat ie eu 34 incinta na pedet it OD en dati erus eco itio 34 O IAT 34 Comunicazioni d GIUNA DLL PR 34 Zoo CC T T C LC 34 iii Fore A lA ail oci cirio rale mal has af ea a aa a i code Sed ERR EN et 34 PAESANA TEO IRENE Md Aid ma un Mr Mum ENI CERTI ENO ORTI O SONA tu Le eiusd 36 Indifizzo politico NE i 36 za
94. Protocollo Amministrazione Report STRUMENTI formazioni Arta Organizzativo Omogenci CRV Consiglio Regionale del Veneto UD OPODI Registro Registro Ulfiziaw Registrazione Ruot PROT ASS Fig 359 Accesso alla funzionalit Ricerca fascicoli In seguito a tale scelta verr presentata la maschera riportata nella seguente figura Fig 360 Dati di ricerca UO competente E 3 2a e Mem e Titolario Nessuna voce selezionata TT 3 N fascicpjo Posizione f zi glia DI o SE Data creazione Da 6a G A A 6b Data evidenza Da 7a O 7b Fig 360 Maschera di ricerca fascicoli VITROCISET SPA ADS SPA 258 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo All interno di essa l utente dovr in Fig 360 1 selezionare la UO competente In Fig 360 2a possibile selezionare un eventuale altra UO e tramite il pulsante Seleziona UO Fig 360 2b possibile confermare la scelta della UO Il campo di testo Cerca Fig 360 2c di supporto alla selezione della UO con il quale inserendo una porzione di testo possibile far visualizzare nel campo Fig 360 2a una UO compatibile con la porzione di testo immessa Con il pulsante Ricerca Fig 360 3 possibile scegliere il titolario secondo la modalit spiegata dettagliatamente nella selezione del titolario durante la protocollazione Tramite i campi Anno N fascicolo Posizione Fig
95. Protocollo pertanto l utente assegnatario di protocollo che non appartiene a tale UO non potr utilizzarla e riprenderne la lavorazione tramite la selezione del pulsante In lavorazione Fig 85 c Documenti chiusi con risposta Data Da Stato Chiusi con Risposta Numero Anno Da I E N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 20100000177 27 09 2010 Rossi Prova protocollo in CRV Organizzazione 28 09 2010 a ingresso d Un elemento trovato PETIT c Fig 85 Chiusi con risposta elenco documenti in questo stato VITROCISET SPA ADS SPA 65 Promemoria 3a Manuale assegnatario di protocollo 4 4 MACRO AREA PROTOCOLLO Obiettivo registrazione di documenti la creazione di fascicoli e la gestione dell anagrafica Descrizione questa macro area offre funzionalit riguardanti la registrazione dei documenti la gestione dell anagrafica e la creazione di fascicoli Inoltre dispone di alcune utilit che consentono all assegnatario di protocollo la presa in carico lo scarico riassegnazione e la respinta dei protocolli Tutte queste funzioni sono collegate alle voci presenti nel Promemoria Tale macro area quella visualizzata automaticamente dal sistema dopo che l utente dal menu Strumenti ha selezionato la voce Gestione protocollo e ha indicato per quale UO e su quale registro intende operare nella sessione di lavoro che sta per iniziare VITROCISET SPA
96. QUALITA ALLEGATO N 4 FORMATI ELETTRONICI ABILITATI ALLEGATO N 5 GESTIRE I SERVIZI DI POSTA E PROTOCOLLO ISTRUZIONE 101 GESTIONE DELLA POSTA IN INGRESSO ISTRUZIONE I02 GESTIONE DELLA POSTA INTERNA ISTRUZIONE I07 GESTIONE DELLA POSTA IN USCITA E SPEDIZIONE ALLEGATO 6 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO ALLEGATO N 7 ISTRUZIONE I08 VERSAMENTO DEI DOCUMENTI DALL ARCHIVIO CORRENTE ALL ARCHIVIO DI DEPOSITO ALLEGATO N 8 SPECIFICHE TECNICHE E FUNZIONALI DEL SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 9 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE ALLEGATO N 10 NORME E REGOLAMENTI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 11 REGOLE GENERALI PER LA PRODUZIONE DEI DOCUMENTI DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO ALLEGATO N 12 MODALIT DI ESECUZIONE DEL PROCESSO DI SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI ALLEGATO N 13 MODALIT DI PRESA IN CARICO DELLA CORRISPONDENZA DA PARTE DELLE STRUTTURE ASSEGNATARIE ALLEGATO N 14 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATO N 15 GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA INTERNA ALLEGATO 6 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO Aggiornato con Deceto del Segretario generale n 67 del 29 dicembre 2011 TITOLARIO DI CLASSIFICAZIONE MASSIMARIO DI SELEZIONE TITOLARIO DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO INTRODUZIONE 1 Lastruttura Il titolario del Consiglio si articola su livelli gerarchici di cui il primo costituito da grandi partizioni che sintetizzano sulla
97. REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 8 di 9 4 ALLEGATI Allegato 1 Deliberazione dell ufficio di presidenza n 28 del 30 marzo 2010 adozione del manuale di cui all allegato 2 Allegato 2 Manuale di gestione dei documenti del consiglio regionale del veneto predisposto ai sensi degli articoli 3 e 5 del d p c m 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico Allegato 3 Titolario di classificazione Allegato 4 Manuale operativo per il protocollista Allegato 5 Manuale operativo assegnatario di protocollo Allegato 6 DUPCR n 38 del 19 febbraio 2004 Adempimenti previsti dall art 50 D P R 28 dicembre 2000 n 445 per la gestione del protocollo informatico CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 9 di 9 CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO VIII LEGISLATURA UFFICIO DI PRESIDENZA a Consiglio regionale del Veneto P_30 MARZO 2010 PROT 0003904 cr_venet aoo crv spc 5 gt O Deliberazione n Z5 Presidente Marino Finozzi Vicepresidente Carlo Alberto Tesserin Vicepresidente Giampietro Marchese Seduta del 30 MAR 2010 Consigliere Segretario Moreno Teso Consigliere Segretario Franco Frigo Segretario Robert
98. Riceventi Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie uo UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo competente m 8 Utente b Unit Organizzativa Utente Competente 1 Unit operativa nuovo sistema informativo Messaggio 2L Fig 241 Assegna UO rimozione dell UO VITROCISET SPA ADS SPA 177 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo ASSEGNAZIONE ALL UTENTE Obiettivo assegnazione di un protocollo ad un utente Descrizione l effetto di questo tipo di assegnazione consiste nell affidamento di un protocollo direttamente ad una persona Come illustrato nella schermata di Fig 242 nell indicazione degli assegnatari l utente ha a disposizione due opzioni il tasto Ricerca lista assegnazione Fig 242 1b permette di trovare una lista preimpostata di persone e o uffici a cui assegnare il protocollo oppure procedere come descritto nel seguito Prima di designare la persona assegnataria l utente dovr individuare e selezionare l UO a cui afferisce Per indicare un ufficio diverso da quello indicato inizialmente dal sistema l utente dovr selezionare il tasto Seleziona altra UO Fig 242 1a Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento ergenz Anomalie la UO OPOD3 Prova direzione M competente Utente v Fig 242 Assegna utente indi
99. Ruoli ASS PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 4 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 1 visualizza Chiusi 4 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 111 Scarico Riassegnazione accesso alla funzione Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 112 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 112 1 e 2 per stato di lavorazione selezionabile dall apposita combo box Fig 112 3 e per intervallo numerico Fig 112 4 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 112 5 per avviare la ricerca 1 2 3 oua Ds E 4 5 Fig 112 Scarico Riassegnazione ricerca documenti VITROCISET SPA ADS SPA 81 Macro area Protocollo NY Manuale assegnatario di protocollo La chiave di ricerca Stato Fig 112 3 prevede tre stati selezionabili e Lavorazione una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr effettuare le operazioni di chiusura respinta e riassegnazione Si rimanda alla sezione Presi in carico del Promemoria per informazioni dettagliate sulla realizzazione di tali operazioni sui protocolli selezionati e Chiusi una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr consultarli ed eventualmente riprenderne la
100. Selezione Tab Fascicoli Per informazioni sulle procedure di ricerca di fascicoli possibile consultare la sezione Ricerca Fascicoli mentre invece per informazioni sul processo di creazione di un nuovo fascicolo si veda la sezione Nuovo fascicolo del presente manuale Dopo aver selezionato un fascicolo esistente oppure dopo averne creato uno di nuovo questo comparir all interno di una tabella che ne riporter i principali attributi Anno Titolario N Fascicolo Oggetto come si pu vedere nella seguente figura Fig 265 Fascicoli associati Anno Titolario N Fascicolo Oggetto 2010 1 2 4 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 2 2010 PROCEDIMENTO ANNUALE lt Elezioni Ricorsi N 00002 Fig 265 Tab Fascicoli dettaglio tabella fascicoli VITROCISET SPA ADS SPA 191 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Per ci che concerne la cancellazione l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente al fascicolo da eliminare e poi il pulsante Rimuovi evidenziato nella figura precedente Fig 265 E possibile la selezione e rimozione multipla Per ottenere informazioni aggiuntive sul fascicolo l utente avr la possibilit di selezionare l etichetta numerica all interno del campo N Fascicolo della tabella che mostra i fascicoli associati Apparir successivamente una finestra contenente il dettaglio del fascicolo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 192
101. TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE Funzioni e attivit collegate alla formazione ed alla gestione del bilancio alle operazioni contabili compreso il servizio di tesoreria al fondo economale al finanziamento dei Gruppi consiliari ed al trattamento economico e fiscale dei consiglieri il trattamento economico e fiscale del personale compreso nel 6 6 5 1 Normativa disposizioni di massima Relative al bilancio alla gestione della contabilit il finanziamento dei Gruppi consiliari ed il trattamento economico e fiscale dei Consiglieri 52 Bilancio Predisposizione e variazioni compresi assestamenti del bilancio di previsione consuntivo o rendicontazione e documentazione allegata 5 2 1 Predisposizione 5 2 2 Variazioni 5 2 3 Assestamento 5 2 4 Esercizio provvisorio 5 3 Rendiconto o conto consuntivo Rendiconto finanziario conto generale del patrimonio residui attivi e passivi perenzioni 5 3 1 Predisposizione 5 3 2 Residui attivi o passivi 5 3 3 Perenzioni 5 4 Gestione delle entrate Gestione dei vari tipi di entrate 5 4 1 Reversali 5 4 2 Fatturazioni 5 5 Gestione delle uscite Gestione dei vari tipi di uscite 5 5 1 Impegni di spesa 5 5 2 Mandati e fatture 5 6 Rapporti con la tesoreria Gestione dei rapporti con la tesoreria regionale convenzioni rapporti in genere rendicontazioni periodiche 5 6 1 Flussi di spesa trasmissione mandati e riversali 5 6 2 Riscontro di cassa e comp
102. Telefono referente Emai Referente Email Aziendale Altri dati Indirizzo Localit PEC Ca Farsetti S Marco m car vi EDD Ec Organizzazione per macro aree protocolo pec comune venezia t Cap Fax 30122 Provincia Fig 284 Cerca persona giuridica scheda identificativa della persona selezionata VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 4 24 NUOVA PERSONA GIURIDICA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo creazione di una scheda identificativa riguardante una persona giuridica Descrizione permette di inserire la scheda di una nuova persona giuridica L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Nuova persona giuridica come evidenziato nella figura sottostante Fig 285 Home bocok PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Ma Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO OPODS Prova direzione 3 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 162 2010 Reali SUP PROT A55 AUN PROMEMORIA Assegnati sll uMcio Visualizza Assegnati all utente 1 Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritomati 1 Visualizza Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI REGISTRAZIONE o ANAGRAFICA gt Curca porsona fisica Nuova persona finica persona giuridica gt Cerca l
103. assegnati all ufficio utente 62 Promemoria VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo 4 3 5 CHIUSI Obiettivo visualizzare i protocolli chiusi per produrne uno in risposta o riprenderne la lavorazione Descrizione in questa sezione del Promemoria viene riportato il numero dei protocolli chiusi ovvero quei protocolli dei quali si finita la lavorazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 81 che presenter l elenco dei protocolli chiusi composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 81 a e una tabella riportante i protocolli chiusi in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 81 b O numero di protocollo selezionandolo consentir la consultazione del protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo data scarico riporta la data in cui il protocollo stato chiuso documento DOC segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo
104. balsamo pec it Password 9999999 Host POP3 pop3s pec aruba it Host SMTP smtps pec aruba it SMTP Port 465 Controlla Invia email ogni 0 minuti 26 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 30 AOO modifica La precedente pu essere suddivisa nelle seguenti e Area Organizzativa e Responsabile e Indirizzo e recapiti e PEC Una volta compilate o modificate le voci nella pagina in oggetto che verr descritta nelle varie parti nelle pagine che seguono l utente potr concludere l operazione salvando le informazioni inserite mediante il pulsante Salva In caso contrario l utente selezionando il pulsante Annulla potr annullare tutte le modifiche apportate alla pagina VITROCISET SPA ADS SPA 27 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 1 2 a AREA ORGANIZZATIVA Obiettivo indicazione delle informazioni relative all Area Organizzativa Omogenea AOO Descrizione sezione della pagina per la modifica dei campi relativi all area organizzativa omogenea raggiungibile selezionando il pulsante Modifica presente all interno della pagina AO caricata selezionando la voce omonima del menu Organizzazione Come si pu notare dalla figura sottostante Fig 31 i campi obbligatori richiedono la descrizione Fig 31 a la data di istituzione dell AOO Fig 31 c e l indicazione della dipendenza dal titolario e dalle UO Fig 31 g campi facolt
105. benie servinn 1 29 09 2010 Mazzarri ARI 20100000236 oi 2a File name Descrizione Data Stato 30 doc_45_2010071900000S8 00 pct 24 09 2010 Classificato doc 49 DGR 2009 03 10 NO 50 paf 23 09 2010 Classificato doc 52 Rupar chiarmenb ai 310308 doc p7m 28 09 2010 Classificato 3 element trovati CIT 4a 4 Fig 134 Ricerca fascicoli azioni eseguibili dalla pagina di dettaglio di un fascicolo dal tab Protocolli e Documenti Inoltre l utente dopo aver selezionato il tab Protocolli e Documenti potr eseguire le seguenti operazioni aggiungere nuovi protocolli al fascicolo mediante il pulsante Aggiungi Fig 134 2a selezionato il quale il sistema presenter una schermata da cui ricercare il protocollo da inserire nel fascicolo rimuovere protocolli dal fascicolo selezionando prima la checkbox in corrispondenza dell elemento da eliminare Fig 134 1 e successivamente il pulsante Rimuovi Fig 134 2b inserire nuovi documenti non protocollati mediante il pulsante Aggiungi Fig 134 4a selezionato il quale il sistema presenter una schermata da cui ricercare il documento da inserire nel fascicolo rimuovere documenti non protocollati dal fascicolo selezionando prima il radio button in corrispondenza dell elemento da eliminare Fig 134 3 e successivamente il pulsante Rimuovi Fig 134 4b Oltre alle precedenti l utente accedendo al tab Procedimenti potr effettuare lo stesso tipo di o
106. cataloghi e la gestione degli uffici per ci che riguarda la gestione delle deleghe la chiusura e riassegnazione massiva di protocolli assegnati ad un utente ed il monitoraggio dell UO Protocollo propone funzionalit per la registrazione e la gestione dei protocolli la gestione dell anagrafica e la creazione di fascicoli Inoltre dispone di alcune utilit che consentono la presa in carico lo scarico riassegnazione e la respinta dei protocolli Report contiene funzionalit per la visualizzazione e stampa di prospetti sintetici nel formato PDF Ricerche raccoglie funzioni per la ricerca di protocolli fascicoli e procedimenti in base a determinati criteri Una trattazione pi approfondita verr affrontata nei capitoli specifici relativi ad ogni singola macro area 20 VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree Aa 9 Manuale assegnatario di protocollo 4 1 MACRO AREA AMMINISTRAZIONE Obiettivo amministrazione del sistema Descrizione questa macro area dedicata alla gestione della struttura organizzativa dei cataloghi e dell ufficio Come illustrato nella figura sottostante Fig 25 l accesso alla macro area avviene tramite la selezione della voce Amministrazione Fig 25 a ricca Tematica LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto STRUMENTI informazioni ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOO2 Prova direzione 3 CATALOGHI Regi
107. con carattere jolly Una parola o stringa formata da un insieme di caratteri Nell indicazione del nome utente cognome e nome possibile utilizzare il carattere jolly che denota un insieme di caratteri qualsiasi Di seguito saranno proposti alcuni esempi per chiarire l uso di questo carattere speciale A seconda del posizionamento del carattere nella parola si possono distinguere tre casi Caso 1 Inizio stringa Nell esempio sottostante Fig 19 si pu notare come indicando zato nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che termina con zato VITROCISET SPA ADS SPA 19 Funzionalit Principali Manuale Protocollo Username Cognome 96zato Nome Nominativo Username FRANCO manzatof RIZZIATO CLAUDIO GIULIO rizzatoc SEMENZIATO LORENA semenzatol 3 elementi trovati Fig 19 Strumenti e Convenzioni caso 1 carattere all inizio della stringa Caso 2 Al centro della stringa Nell esempio seguente Fig 20 si pu notare come indicando bu to nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con bu e termina con to Username Cognome bu to Nome Nominativo Username RATO FRANCESCO buratof busettoc BUSETTO GIANNA busettog 3 elementi trovati Fig 20 Strumenti e Convenzioni caso 2 carattere al centro della stringa Caso 3 Fine stringa Nell ese
108. concerne la sezione dedicata alla gestione dell allegato principale Fig 175 p servendosi del pulsante Sfoglia Fig 175 p1 l utente potr individuare il documento principale nel proprio PC o in altre memorie di massa quali CD pen drive DVD etc indicare il numero di pagine da cui composto Fig 175 p4 e caricarlo tramite la selezione del tasto Allega Fig 175 p2 Inoltre per effettuare il caricamento di eventuali allegati interni l utente dovr avvalersi del tab Allegati rispettando la quantit indicata Fig 175 p5 In presenza di allegati indicati in Fig 175 p5 oltre a quello principale il loro numero deve essere inserito nella fase di registrazione del protocollo Dopo la registrazione qualora si fosse verificato un errore nell inserimento degli allegati si dovr annullare il protocollo dato che la quantit di allegati interni non modificabile Inserite le informazioni relative ai campi obbligatori e opzionalmente a quelli facoltativi l utente potr proseguire nella fase di registrazione del protocollo con la compilazione dei tab obbligatori vedasi sezione tab VITROCISET SPA ADS SPA 139 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 3 DOCUMENTO INTERNO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo registrazione di documenti interni spediti internamente tra uffici appartenenti all AOO CRV Descrizione come ad esempio nel caso di una circolare i documenti inter
109. contatore a seconda dei casi di quelli assegnati all ufficio o all utente La presa in carico del protocollo far transire lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione A questo punto l utente assegnatario iniziando la lavorazione del protocollo impedir agli altri assegnatari la possibilit di lavorare sul documento L operazione di presa in carico comporter e la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio o all utente e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Il contatore relativo ai protocolli assegnati all ufficio o all utente verr decrementato Fig 69 e verr incrementato quello associato ai presi in carico Fig 70 PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 69 Presa in carico esempio assegnati all ufficio prima della presa in carico del protocollo selezionato PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 70 Presa in carico esempio assegnati all ufficio dopo presa in carico del protocollo selezionato
110. corrispondenti voci dal menu Fig 428 4 Per la produzione del report l utente dovr selezioneare poi il tasto Genera report Fig 428 5 ed il formato in cui produrlo Fig 428 6 Tipo ricerca Ricerca per data v Data Da 27 09 2010 2 A Data A 04 10 2010 3 G Fig 428 Verifica impronte ricerca per data Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 429 7 o salvarlo Fig 429 8 Download del file Aprire o salvare il file Nome elencoImpronteVerificate PDF Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it Td 8 I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 429 Verifica impronte ricerca per numero Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 430 riportando in alto a destra l intervallo temporale Fig 430 a precedentemente specificato dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 430 b indicando per ogni protocollo l identificativo numerico la data di registrazione la tipologia l oggetto e la descrizione dell allegato il tipo documento P principale o A allegato il protcollatore il nome del file il codice hash originario e quello calcolato al momento della verifica
111. dato in consultazione d selezionare la documentazione per lo scarto ed il versamento all archivio storico producendo gli elenchi di scarto e gli elenchi di versamento 2 Le pratiche di archivio corrente sono conservate a cura e presso le competenti strutture in appositi armadi e suddivise per fascicoli 3 Alla conclusione di ciascuna legislatura e comunque sia entro il mese di dicembre del successivo anno ogni struttura dell Amministrazione conferisce all archivio di deposito le pratiche istruite nel corso della legislatura medesima conclusa ordinate per fascicoli e accompagnate da un elenco del materiale conferito 4 Le modalit di versamento sono specificate nella procedura P12 istruzione P12101 versamento dei documenti dall archivio corrente all archivio di deposito del sistema di gestione per la qualit ISO 9001 2008 SGQ riportata nell allegato n 7 5 Per ragioni logistiche previo accordo con il Servizio le pratiche concluse possono essere conferite all archivio di deposito anche prima dello scadere della legislatura purch raggruppate per periodi temporali di riferimento non inferiori all anno solare 6 Dei documenti prelevati dall archivio di deposito tenuta traccia su un apposito registro di 25 carico e scarico Il Responsabile del Servizio provvede alla verifica periodica dell avvenuta riconsegna dei fascicoli affidati 7 Il Servizio con l ausilio del Sistema e del massimario di selezion
112. del fomitore corrispondenza contratto Gestione ordinativo bolle di consegna fatture ecc 3122 Assicurazioni 8 Fascicolo per procedimento durata del Polizza 5 anni dalla procedimento cronologico o alfabetico corrispondenza con scadenza della oggetto assicurato le compagnie polizza assicurative 313 Utenze 3131 Acquisizioni Fascicolo per Contratto Illimitata procedimento annuale alfabetico utenza o corrispondenza 10 anni fomitore spese copia bollette 3132 Richieste Fascicolo per attivit annuale cronologico o Provenienti dai vari 5 anni alfabetico uffici Manutenzione Fascicolo per materia Richiesta registro 5 anni attivit ordinaria e edificio perrranente alfabetico ordini relazione ordinaria straordinaria oppure collaudo Illimitata attivit Fascicolo per attivit tipologia docurrentazione straordinaria d intervento annuale cronologico oppure tecnica Registro degli interventi e o DB Illimitata annuale cronologico Di servizi diversi da Assicurazioni e Consulenze es pulizia disinfestazione vigilanza e guardiania traslochi e facchinaggio ristorazione e servizi mensa catering organizzazione convegni trascrizioni rilegature stampa pubblicazioni agenzie di stampa servizio piante e giardini 26 i E EOM Comprese assicurazioni dei veicoli ma escluse quelle dei consiglieri 27 Energia elettrica acqua gas telefonia fissa e mobile spese post
113. del numero degli assegnati all ufficio e sia nel Promemoria dell assegnante incremento del numero dei ritornati VITROCISET SPA ADS SPA 105 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 1 3 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo presa in carico e contestuale riassegnazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 134 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tali operazioni spuntando la checkbox corrispondente Fig 134 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta e riassegna Fig 134 2 E possibile selezionare solo un singolo protocollo alla volta Questa funzionalit pu risultare utile quando e un assegnatario debba prendere in carico il protocollo eventualmente lavorandone una parte e poi smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione e un Responsabile di un ufficio o un suo delegato ad operare decida di riassegnare il protocollo ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO Documenti assegnati all ufficio Data Da A 7 Protocol per Ufficio Numero Anno Da p N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da DOC Fascicoli Messaggio 1 20100000220 28 09 2010 verdi ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi Prova 02 CRV Organizzazione CRV Organizzazione 01 05 di prova Prova d organizzaz
114. di cui al comma precedente amp assicurata dall Ufficio di Segreteria generale dell Amministrazione 17 Articolo 16 Registro di emergenza 1 Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su un registro di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare 1l Sistema 2 Nella condizione di emergenza si applicano le seguenti modalit di registrazione e di recupero dei dati a b d e sul registro di emergenza sono riportate la causa la data e l ora di inizio dell interruzione nonch la data e l ora del ripristino della funzionalit del sistema qualora l impossibilit di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre ventiquattro ore per cause di eccezionale gravit 1 Responsabile dell Ufficio Archivio e Protocollo pu autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non pi di una settimana Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi del provvedimento di autorizzazione per ogni giornata di registrazione di emergenza riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate la sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza anche a seguito di successive interruzioni deve essere unica per ciascun anno e deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario dell area organizzativa
115. di protocollo Combo box Le combo box come rappresentato in Fig 14 sono oggetti per la selezione di un valore tra quelli contenuti in un elenco di elementi predefiniti I nome deriva dal fatto che l oggetto non altro che la combinazione tra una casella di testo ed una lista Mezzo di trasmissione Mezzo di trasmissione Tipo Documento CONSEGNA A MANO CORRIERE Data del documento EMAIL FAX Estremi documento PEC POSTA ORDINARIA RACCOMANDATA SUPPORTO RIMOVIBILE TELEGRAMMA Data di ricezione Legislatura Fig 14 Strumenti e convenzioni dettaglio di una combo box Lo strumento inizialmente si presenta come una casella di testo con accanto una freccia volta verso il basso che quando selezionata propone un elenco da cui l utente potr scegliere un elemento Fig 17 Effettuando la selezione di quest ultima viene proposta una lista da cui l utente pu scegliere la voce desiderata Dopo tale azione la lista verr chiusa e l elemento selezionato da essa comparir nella casella di testo Icone Queste non sono altro che immagini di dimensioni ridotte aventi lo scopo di rappresentare link a strumenti operativi Ad esempio come evidenziato in Fig 15 l icona Calendario fornisce l accesso ad uno strumento per la compilazione di campi in cui necessaria l indicazione di una data Documenti assegnati all utente Data Da A Gi Protocolli per Ufficio Numero Anno Da
116. di scarto inizialmente preimpostato a 0 digitando il numero degli anni nell apposito campo Fig 62 f e poi salvare il valore impostato tramite il tasto Salva Fig 62 2 Selezionando il pulsante Annulla Fig 62 3 verr annullata l operazione di modifica Argomento Padre b Data validit 017012010 Massimario di scarto f 2 E E Fig 62 Modifica Massimario di Scarto per una voce di titolario VITROCISET SPA ADS SPA 51 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 2 b ASSOCIAZIONE AGLI UFFICI Obiettivo associazione tra voce del titolario ed uffici Descrizione questa operazione consente di inibire o abilitare certi uffici UO all uso di determinate voci del titolario per classificare i documenti Tramite il pulsante Associa uffici evidenziato nella seguente figura Fig 63 il sistema consente di decidere a quali uffici dell AOO collegare la voce di titolario Argomento 1 3 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIAM 3 Consiglieri regionali Dimissioni Sur corrente Fig 63 Associazione agli uffici opzioni per associare la voce selezionata Dopo la selezione di tale pulsante il sistema caricher una maschera Fig 64 in cui dopo la descrizione della voce di titolario Fig 64 a riportato un elenco indentato rappresentante la struttura organizzativa dell AOO L indentazione rispecchia la gerarchia e la relazione padre figlio analogamente a quanto
117. di testo con accanto una freccia volta VITROCISET SPA ADS SPA 18 Funzionalit Principali Manuale Protocollo verso il basso Fig 17 Effettuando la selezione di quest ultima tramite il click del pulsante sinistro del mouse viene proposta una lista selezionabile con una serie di opzioni predefinite Fig 17 basso Da tale lista si pu scegliere un elemento sempre con il click sinistro del mouse dopo tale azione la lista verr chiusa e l elemento selezionato da essa comparir nella casella di testo Checkbox Le checkbox come evidenziato in Fig 18 sono caselle in cui tramite un click del mouse viene inserito o cancellato un segno di spunta Genericamente sono associate ad una descrizione relativa ad una caratteristica di varia natura Selezionando o deselezionando la checkbox si abilita disabilita tale caratteristica N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Fascicoli 04 10 2010 Zambon Prova CRV Organizzazione CRV Organizzazione S protocoll di prova Prova d organizzazi 63 04 10 2010 bianchi prova CRV Organizzazione CRV Organizzazione 5 di prova Prova d organizzazi 2 elementi trovati Fig 18 Strumenti e Convenzioni Dettaglio di un gruppo di checkbox Nell immagine proposta in Fig 18 sono presenti pi checkbox che nel caso specifico permettono di selezionare uno o pi protocolli tra quelli presenti nella lista in formato tabellare Ricerca
118. e 03 dato che si rivela utile ad esempio nelle gare d appalto campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo I Mezzo di trasmissione v Tipo Documento w Cerca Riservato 7 m a Emi n ni E n2 1 1 02 winui 03 Legislatura IX Legislatura v Oggetto Altro Cerca Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento principale Crge J E Numero Pagine b 4 N allegati interni 1 p2 p3 p5 Fig 170 Documento in ingresso campi facoltativi La funzione identificata dall etichetta Estremi documento Fig 170 n controlla eventuali protocolli duplicati ovvero verifica se l utente stia o meno effettuando una registrazione specificando gli stessi estremi identificativi indicandoli in Fig 170 n1 e data di un altro documento precedentemente registrato E consigliato inserire un codice identificativo semplice ad esempio 7050 e non una descrizione complessa Questa funzionalit pu rivelarsi utile ad esempio quando l utente si sia avvalso della funzionalit Ripeti dati che consente di completare automaticamente alcuni campi della maschera di registrazione Se dopo questa compilazione automatica e la selezione del tasto Cerca Fig 170 n2 il sistema riscontrer che effettivamente si sta per registrare un documento avente gli stessi estremi identificativi e la stessa da
119. elemento della lista Fig 88 4 Il salvataggio delle modifiche effettuate avverr selezionando il tasto Salva Fig 88 5a Per procedere invece alla cancellazione l utente dovr selelzionare il tasto Elimina Fig 88 5b tenendo presente che non possibile cancellare i tipi di documento impostati di default cio aventi Si indicata nel campo 4 di Fig 88 e quelli gi utilizzati in passate registrazioni aventi il corrispondente contatore diverso da zero Il pulsante Indietro Fig 88 5c permette di tornare alla lista precedente Fig 88 Descrizione 2 Atto ispettivo Massimario di scarto in anni 3 Tipo Documento di default EJLEJEZI 5 5c Fig 88 Modifica Tipo Documento modifica del tipo documento selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 71 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 7 b NUOVO TIPO DOCUMENTO Obiettivo creazione di una nuova tipologia di documento Descrizione come illustrato di seguito Fig 89 l inserimento nella lista dei tipi documenti di un nuovo elemento inizia con la selezione del tasto Inserisci Fig 89 1 Modifica o inserisci un nuovo tipo di documento LE 1 Descrizione Protocolli associati Albo fornitori 17 Atto ispettivo 22 Convocazione Consiglio Regionale 3 Convocazione Organo Interno Corrispondenza generale Decreto PCR Decreto Segretario Generale Decreto dirigente 0 Deliberazione UPCR 0 Deliberazione legisla
120. essa sottostanti Descrizione come illustrato nella seguente tabella Fig 42 l ufficio selezionato e i suoi sottouffici vengono descritti dal nome dell UO corredato dal nome dei suoi componenti colonna Utente e dal totale dei protocolli numero di protocolli suddivisi poi in base al loro stato di lavorazione sospesi in lavorazione chiusi in risposta annullati e ritornati A questo punto l utente pu decidere se visualizzare il dettaglio dei protocolli Fig 42 5 oppure stampare il prospetto selezionando il tasto Stampa Fig 42 6 Data Registrazione Da 01 09 2010 24 09 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 Prova direzione 3 L6 Ufficio Utente Totale Sospesi In lavorazione Chiusi In risposta Annullati Ritornati Prova direzione 3 45 34 5 Prova direzione 3 agostag 4 3 5 2 2 2 Prova direzione 3 layetm Prova direzione 3 lentinig D Prova direzione 3 piasentinig 3 Prova direzione 3 pompam 4 Prova direzione 3 zambonn 24 Prova Ufficio 1 Direzione 3 test numero 7 9 elementi trovati Fig 42 Visualizza monitoraggio uffici esempio di visualizzazione del prospetto Selezionando il numero rappresentante la quantit dei protocolli Fig 42 5 l utente avr la possibilit di visualizzare un elenco dettagliato degli stessi descritti nell ordine dall identificativo numerico Anno Numero dal tipo documento dalla data di registrazione e da un breve riassunto dell oggett
121. essere inserito nella fase di registrazione del protocollo Dopo la registrazione qualora si fosse verificato un errore nell inserimento degli allegati si dovr annullare il protocollo dato che la quantit di allegati interni non modificabile Inserite le informazioni relative ai campi obbligatori e opzionalmente a quelli facoltativi l utente potr proseguire nella fase di registrazione del protocollo con la compilazione dei tab obbligatori vedasi sezione tab VITROCISET SPA ADS SPA 143 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 4 DOCUMENTI DA ARCHIVIO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo portare documenti dal DOCS al protocollo Descrizione consente di importare documenti con lo scopo di registrarli precedentemente caricati dall applicativo documentale L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Documenti da archivio come evidenziato nella figura sottostante Fig 182 io Tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Becwvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni siii REGISTRAZIONE Area Organizzativo CRV Consiglio Repionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 1 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 225 7017 Ruoli PROT ASS PROMEMORIA ANAGRAFICA Assegnati sll uMcio 2 30211228 Assegnati all utente 19 Isuslizza FASCICOLI Fresi in 2 2 Ritornati 3 paliz
122. esterni che effettuano il trattamento 71 Pagina 72 di 73 soggetti che trattano i dati e al tipo di dati trattati Fascicolo norrinativo del personale Copia della comunicazione 40 anni dal dei soggetti che sono pensionarrento responsabili e o effettuano il trattamento Fascicolo per attivit annuale alfabetico Comunicazione da parte dei 5 anni soggetti esteri che effettuano trattamento sui dati fomiti dal Consiglio 65 Biblioteche e Centri di documentazione 6 5 1 Regolamento Fascicolo per attivit Predisposizione testolIllimtata perranente cronologico finale atto di adozione aggiomarrerti 6 5 2 Pianificazione Fascicolo per attivit annuale cronologico Programmazione da Illimitata servizio 6 5 3 Servizi all utenza 6 5 3 1 Cataloghi ed indici Catalogo e registri e o DB pemanente Predisposizione e Illimtata corrpilazione 65 3 2 Richieste di Registri e o DB e o fascicoli per Modulistica ed eventuale 5 anni consultazione e o attivit annuale cronologico corrispondenza riproduzione Eventuali registri Illimitata 6 5 3 3 Prestito Registri e o DB e o fascicoli per Modulistica ed eventuale 5 anni attivit annuale cronologico corrispondenza 65 3 4 Consulenza alla Registri e o DB e o fascicoli per Indirizzi alla ricerca 5 anni ricerca attivit annuale cronologico eventuale corrisponderza 6 5 4 Acquisizione rrateriale 6 5 4 1 Inventari Registro inventario
123. fine legislatura 1 74 Deliberazioni Fascicolo per delibera allegati Ilimtata procedimento annuale numnerico lettera di trasrrissione A fine legislatura 1 7 5 Decisioni consiliari permanenti 18 1 None Commissione pemanente 1811 Norrrativa Fascicolo per Nomativa carattere Illirritata disposizioni di rrateria perrranente cronologco generale nome nessina direttive inteme 18 12 Corrispondenza Fascicolo per attivit per Corrispondenza residuale Illirritata generale legislatura cronologico rispetto agli atti assegnati e alle altre voci 181 3 Corrposizione Fascicolo per attivit per Designazioni variazioni Illimitata legislatura cronologico dimissioni nonnina de proprio ufficio di presidenza 1814 Convocazioni o d g Fascicolo per procedimento per Convocazioni A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta 181 5 Verbali e resoconti Fascicolo per attivit per Verbali rrateriali di Illimitata legislatura cronologico e nurrerico nurrero supporto seduta Comunicazioni e lettere di A fine legislatura trasrrissione 1816 Indagini e visite Fascicolo per attivit per Documentazione Illimitata conoscitive Legislatura cronologico conoscitiva comprese eventuali ricerche 11 Pagina 12 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione connesse all indagine o visita corrispond
124. i Qo Internet Fig 260 Tab Titolario esempio di filtro evidenziato in verde per la ricerca testuale VITROCISET SPA ADS SPA 1 Organizzazione per macro aree 89 9 Manuale Protocollo A questo punto l utente dovr selezionare il pulsante Imposta titolario Fig 260 3 per confermare la scelta e Ricerca Visuale Fig 261 Il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore e da all utente la possibilit di selezionare il titolario tra quelli presenti Dopo aver selezionato il titolario la scelta della voce desiderata si effettuer navigando tra le cartelle che modellano la struttura gerarchica del titolario CVRPro Finestra di dialogo pagina Web Ricerca testuale Ricerca visuale 2 22 Titolario TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI H TITOLO 2 ATTIVIT LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI SUPPORTO TITOLO 3 ORGANIZZAZIONE PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI H TITOLO 4 RISORSE UMANE EDI TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE H E TITOLO 6 SISTEMA INFORMATIVO test TestProva http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet Fig 261 Tab Titolario ricerca visuale di una voce di titolario Come raffigurato di seguito Fig 262 una volta selezionata la voce desiderata questa verr riportata a destra dell etichetta Titolario selezionato Fig 262 a Nel caso in cui l utente volesse cam
125. i documenti che gli vengono assegnati L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Presa in carico come rappresentato nella figura sottostante Fig 328 nm LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni m 1 REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto Prova direzione 2 mod4 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 286 2 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI 2 UTILITA PROMEMORIA gt Scarico Riassegnazione Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 5 sualizza gt Ritornati Presi in carico 6 sualizza Ritornati 8 zz e Chiusi ualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 328 Presa in carico accesso alla funzione Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 329 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 329 1 e 2 per ufficio o per utente Fig 329 3 e per intervallo numerico Fig 329 4 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 329 5 per avviare la ricerca Data Da 1 Protocolli per Fig 329 Presa in carico ricerca documenti Dopo aver effettuato la ricerca l utente potr visualizzare l elenco dei risultat
126. identificativa relativa ad una persona giuridica e Cerca lista distribuzione ricerca una lista di distribuzione nella rubrica anagrafica e Nuova lista distribuzione composizione di una lista di distribuzione e Cerca lista assegnazione ricerca una lista di assegnazione nella rubrica anagrafica e Nuova lista assegnazione composizione di una lista di assegnazione VITROCISET SPA ADS SPA 198 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 2 1 CERCA PERSONA FISICA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo trovare una persona fisica Descrizione permette di effettuare una ricerca attraverso i dati identificativi della persona L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Cerca persona fisica come evidenziato nella figura sottostante Fig 275 Home Se n Strumenti Protocol PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Organizzativa Ortogenca Consiglio Regionale del Veneto UO CPODG Prova direzione 3 Registro Registro UlTieizio Ultima Registrazione 162 2010 Ruoli SUP PROT 35 AMM PROMEMORIA Assegnati alumado Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 0 Visualizza Ritomati Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 1 Visualizza 1 Visualizza 0 Visualizza D Ricerca Temanca LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI REGISTRAZIONE o ANAGRAFICA Nuova persona hwica Cerca perso
127. il download del file VITROCISET SPA ADS SPA 280 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 390 riportando in alto a destra l intervallo temporale Fig 390 a e l UO Fig 390 b specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 390 c indicando l identificativo numerico la data di registrazione l oggetto la tipologia il mittente gli assegnatari destinatari e l operatore che ha effettuato l annullamento del protocollo Oltre alla descrizione del provvedimento necessario per l annullamento vengono riportati anche la data ed eventuali note descrittive Protocolli annullati CRVpro i Gestione Protocollo informatico Amitan erro assegaai pastor annuam ento Prove ineo 20100000217 25 09 2010 ts 02 01 04 Destnatari note UONSI Unit 28 09 7010 provvedimento provvedimento 19020101 operativa nuovo 190903 annutamento ts annullamento te Assegnatan sssterna 02 01 04 OPOD3 Prova informativoiMarco 20100000191 25 09 2010 Test oggetto Pagna d4 Fig 390 Registro protocolli annullati report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 281 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 4 PROTOCOLLI ASSEGNATI Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa di un prospetto riportante i documenti assegnati ad un Unit Organizzativa s
128. il numero della porta SSL Fig 34 3 Dopodich sar necessario specificare le credenziali di accesso username e password e gli indirizzi dei server di posta POP3 prelievo della posta elettronica da una mailbox remota e SMTP trasporto della posta il numero della porta SMTP e stabilire ogni quanto tempo verr controllato l invio ricezione delle email 3 1 1 3 UFFICI Funzione assegnata al ruolo supervisore Obiettivo modificare delle informazioni relative ad un ufficio Descrizione questa funzionalit permette di impostare la tipologia UO di un ufficio ufficio normale o centrale se l ufficio attivo o meno e determinare gli utenti referenti da quelli associati Si distinguono due tipologie di uffici e centrale ha una visibilit estesa a tutti i documenti acquisiti dall applicazione ed in grado di assegnare a tutti i livelli della gerarchia L ufficio centrale di protocollo l unico in grado di protocollare i documenti e normale possiede una visibilit pi limitata rispetto a quella di un ufficio di tipo centrale e quindi pu assegnare solo ai suoi sottolivelli gerarchici A differenza di quelli centrali gli uffici normali possono solamente prendere in carico i protocolli L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Uffici come evidenziato nella figura sottostante Fig 35 VITROCISET SPA ADS SPA 31 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo LA MIA INTRANET AMMINIS T
129. il radio button corrispondente Fig 79 1 e successivamente selezionare il pulsante Riassegna Fig 79 2 Document ritomati Da m T Numero Aneo Da E i fina N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Respinto da DOC Fascicoli Messaggio C 20100000305 13 10 2010 Corso CRV Organizzazione di ntroduttivo prova Prova organizzazone P 20 00307 13 10 2010 test atart CRV Organizzazione di POL N 00014 processo prova Provs organizzazione 3 20100000390 12 10 2010 Balsamo Protocolo CR VWOrganizzazione Segreteria 5 mon mi corso ass generale Segreteria compete C 20100000292 12 10 2010 Balsamo Protocolo CR VjiOrganirzazione Segretena S corso ass generale Drezione r 2 00278 05 10 2010 LENTINI stati uscita CRV Organizzazione di GIUSEPPE prova Prova organizzazione C 120100000278 06 10 2010 Pippo CRV Organizzazione di Fascicok 6 elementi trovati prova Prova organizzazione Fig 79 Ritornati chiusura del protocollo selezionato Dopo la selezione del tasto Riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 80 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 80 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 80 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare
130. il tasto Riassegna Fig 80 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso VITROCISET SPA ADS SPA 61 Promemoria do Manuale assegnatario di protocollo Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo ditrasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Stato Rifiutato Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data di ricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 UO competente OPOD1 Prova direzione 1 Sele ona a Vo Utente Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO L operazione di riassegnazione comporter Fig 80 Ritornati pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente assegnatario la scomparsa del protocollo dall elenco dei ritornati dell assegnante e la comparsa nella lista degli assegnati all ufficio utente dell assegnatario l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente assegnatario il quale assister ad un decremento del contatore relativo ai protocolli ritornati e nel Promemoria dell assegnatario all incremento di quello associato agli
131. la presentazione della proposta referendaria sino alle determinazioni del Consiglio per l indizione del referendum che spetta al Presidente della Giunta Comprende anche per le proposte di iniziativa popolare l ammissibilit della richiesta Il referendum consultivo per l istituzione dei nuovi Comuni mutamenti di circoscrizioni e denominazione essendo parte integrante dell iter legislativo si classifica in 2 6 proposte di legge regionale 247 Indirizzo politico Mozioni risoluzioni ordini del giorno costituiscono singole serie 2 17 1 Mozioni 247 2 Risoluzioni 2 17 3 Ordini del giorno 248 Attivit di controllo Istruttoria delle rendicontazioni e relazioni Altre attivit di controllo 248 1 Rendicontazioni 218 2 Osservatorio della spesa 218 3 Attivit di controllo diverse 2 19 Nomine Iter procedurale per le nomine negli Enti a partecipazione regionale e attivit di controllo sulla situazione patrimoniale degli amministratori pubblici 2 19 1 Normativa disposizioni di massima 2 19 2 Procedura 2 193 Situazioni patrimoniali amministratori pubblici 2 20 Studi e documentazione legislativa Pareri dell Ufficio legislativo osservazioni relazioni e studi giuridico amministrativi I pareri e i documenti prodotti per gli atti consiliari figurano nelle serie relative 220 1 Pareri Osservazioni Relazioni 2 20 2 Tecniche legislative 2 20 3 Osservatorio legislativo interregionale 2204 Rapporto sulla legislazione 221 Ricor
132. lavorazione oppure rispondere al documento in ingresso selezionato Si rimanda alla sezione Chiusi del Promemoria per informazioni dettagliate su tali operazioni e Chiusi con risposta una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr consultarli ed eventualmente riprenderne la lavorazione Si rimanda alla sezione Chiusi con risposta del Promemoria per informazioni dettagliate su tale operazione VITROCISET SPA ADS SPA 82 Macro area Protocollo d Manuale assegnatario di protocollo 4 4 2 3 RITORNATI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo ricerca ed eventuale modifica di un documento rifiutato Descrizione nell eventualit di un errata assegnazione l assegnatario pu respingere il protocollo affidatogli erroneamente Dopo tale azione il documento passa nello stato rifiutato Tramite questa funzionalit possibile trattare i documenti in questo stato L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Ritornati contenuta nella sezione Utilit della macro area Protocollo come evidenziato nella figura sottostante Fig 113 Home d Ricerca Tematica LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto MICHAEL ZUCCHETTA Protocollo Amministrazione Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni UTILIT o Area Organizzativa Omogemsa CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 Presa in carico Registro Registro Uff
133. lavori edili di falegnameria riparazione apparecchiature ed attrezzature escluso Hw e Sw ecc La manutenzione straordinaria pu essere classificata anche in Beni immobili 3 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela Le spese per tributi vari es TARSU si classificano in Fiscalit passiva 5 10 10 Vedi voce 3 6 TITOLO 4 RISORSE UMANE Comprende le funzioni e le attivit inerenti la gestione del rapporto di lavoro del personale dipendente a qualsiasi titolo dall assunzione alla cessazione nonch i rapporti sindacali e la contrattazione decentrata 4 1 Normativa disposizioni di massima Normativa e disposizioni di massima circolari CCNL piano occupazionale ecc 4 2 Relazioni sindacali e contrattazione Relazioni sindacali compresi elezione dei rappresentanti della RSU riunioni sindacali contrattazione concertazione comunicazione di scioperi 4 2 1 Elezione rappresentanti sindacali 4 2 2 Riunioni sindacali 4 2 3 Accordi sindacali 4 2 4 Scioperi 4 3 Concorsi e reclutamento Reclutamento a qualsiasi titolo del personale dipendente a tempo determinato e indeterminato Procedure concorsuali e di selezione corsi concorsi assunzioni tramite il Centro per l impiego riassunzione in seroizio ecc 4 3 1 Concorsi 4 3 2 Assunzioni dirette 4 3 3 Assunzioni obbligatorie 4 3 4 Domande
134. modifiche alle abilitazioni dell utente esse verranno memorizzate nel sistema selezionando il pulsante Salva f Viceversa l annullamento dell operazione si effettuer tramite il tasto Annulla g VITROCISET SPA ADS SPA 37 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Username Abilitato al sistema Funzioni abilitate per Ufficio di Competenza f EIE Ee b e Si No Registri di competenza Registro Ufficiale d Fig 45 Utenti scheda abilitazioni utente Alla fine dell elenco delle funzionalit Fig 46 il tasto Annulla h permetter all utente di tornare alla visualizzazione dei risultati della ricerca Nota data la vastit della struttura organizzativa dell AOO CRV una parte dell elenco delle funzioni in questa figura sono state omesse e sostituite da una riga composta da asterischi rossi Username Cognome Nome UO selezionata padovanp PADOVAN PIERPAOLO CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo X XI XI XI SI SI 71 Xl xl 71 7 kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Protocollo Protocollo Registrazione Protocollo Registrazione Documento in ingresso Protocollo Registrazione Documento in uscita Protocollo Registrazione Documento interno Protocollo Registrazione Documenti da archivio Protocollo Registrazione E mail in ingresso Protocollo Registrazione E mail log Protoc
135. mylorsre le attivit quotidiane interne gt imin 0005 GPAVJEB fn da sudno disconisie f men strument gt inagenie persane Cirganirrarione i quem accadere s principali Documentale gt Sorivania virtuale Per ie stre lunzonsis ancora accessibile 1 sito imranet 57 SITO SWAP Fig 6 Accesso al servizio homepage del portale accesso all applicazione Gestione protocollo Nel caso in cui l utente afferisca a pi Unit Organizzative ed in ognuna di queste sia abilitato ad accedere all applicativo Gestione protocollo dopo aver effettuato l accesso all applicazione comparir la seguente finestra Fig 7 Tale maschera consentir all utente di indicare tramite le rispettive combo box per quale UO e su quale registro intende operare nella sessione di lavoro che sta per iniziare CONSIGLIO REGIONALE VENETO cv Pra di accedere sl nopicslreo eebecconmw unta orge il e LA MIA INTRANET Uervenito Unit Organizzativo 2 Provo dizione MJ STRUMENTI Registro Regens s Fig 7 Accesso al servizio combo box per la selezione dell UO e del registro e pulsante Accedi Una volta indicate queste due informazioni l utente potr accedere all applicazione selezionando il tasto Accedi VITROCISET SPA ADS SPA 11 Funzionalit principali Manuale assegnatario di protocollo 3 2 LE FUNZIONALITA
136. nella struttura organizzativa dell UO assegnataria Fig 400 a precedentemente specificata dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 400 b indicando l identificativo numerico del protocollo la data di registrazione il mittente l utente assegnatario il tipo documento e l oggetto di ogni protocollo preso in carico presso l UO indicata Fig 400 a VITROCISET SPA ADS SPA 286 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo POMPA MIMMO POMPA MIMMO PIASENTINI GABRIELE 15 09 2010 AGOSTA GIULIANO AGOSTA GIULIANO 14 09 2010 Verdi Mario PIASENTINI GABRIELE 14 08 2010 eeee AGOSTA GIULIANO 20100000080 08 09 2010 Della Monica PIASENTINI GABRIELE 20100000064 03 09 2010 Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA Ordine del giorno uscita ordine del giorno Fig 400 Protocolli presi in carico report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 287 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 6 PROTOCOLLI CHIUSI Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa dei protocolli chiusi presso una determinata Unit Organizzativa in un intervallo temporale selezionabile Descrizione un protocollo si dice chiuso quando la sua lavorazione terminata L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli chiusi come evidenziato nella figura sottostante Fig 401 Ricora Tematica Se Strumenti gt Report LA MIA INTRANET REP
137. numero progressivo che identifica il documento all interno del registro di emergenza e Data emergenza data in cui il documento stato inserito nel registro di emergenza Mittente Destinatari 1 Titotario Fasc H 2 Procediment iffe Emergenza N protocollo di emergenza 7 Data Emergenza 01 10 2010 Fig 105 Visualizzazione tab emergenze Nel caso il protocollo sia stato registrato con normale procedura tale tab apparir vuoto in entrambi i campi che lo compongono Anomalie Qui l utente potr visualizzare alcune note Fig 106 inserite in fase di registrazione nell eventualit in cui un protocollo presenti delle irregolarit ad esempio Lettera anonima Allegato illeggibile ecc Nel caso di assenza di anomalie tale tab apparir vuoto Mittente Destinatari 1 Assegnatari 2 Allegati 1 Alla 4 Ar Titolario Fascicoli 2 Procediment Differimento Emergenza Anomalie Note Anomalie Allegato illeggibile Fig 106 Visualizzazione tab Anomalie VITROCISET SPA ADS SPA 76 Macro area Protocollo Manuale assegnatario di protocollo 4 41 2 STORICO PROTOCOLLO Obiettivo garantire la tracciabilit delle modifiche di ogni protocollo Descrizione questa funzionalit consente di accedere ad uno storico del protocollo da dove sar possibile visualizzare le varie versioni oltre che alcune caratteristiche riguardanti gli autori delle modifiche L accesso pu essere esegu
138. omogenea le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico utilizzando un apposita funzione di recupero dei dati senza ritardo al ripristino delle funzionalit del sistema Durante la fase di ripristino a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza 18 SEZIONE V CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 17 Piano di conservazione dell archivio 1 Il Piano di conservazione dell archivio comprendente il titolario di classificazione e il massimario di selezione e riportato nell allegato n 6 2 L aggiornamento del Piano di conservazione dell archivio compete esclusivamente al Servizio ed assicurato quando se ne presenta la necessit nel pieno rispetto di quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi 3 La modifica del titolario di classificazione autorizzata con decreto del Segretario generale 4 garantita la storicizzazione delle variazioni del titolario di classificazione e la possibilit di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del titolario vigente al momento della produzione degli stessi Articolo 18 Classificazione dei documenti 1 Classificare un documento
139. organizzazi DOC Fascicoli Messaggio fascicolo prova punto 12 documento di stato Fig 58 Accetta e riassegna protocollo assegnato all ufficio sequenza delle azioni da compiere per realizzare l operazione L operazione di presa in carico e riassegnazione comporter e notifica della presa in carico nella Scrivania Virtuale di colui che ha accettato il protocollo Nel Promemoria del nuovo assegnatario verr segnalata la nuova assegnazione che lo riguarda 46 Promemoria VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa nella lista dei presi in carico dell utente che ha accettato il protocollo Una volta riassegnato comparir tra quelli assegnati all ufficio del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico dell utente che ha effettuato la riassegnazione e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all ufficio e incremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all ufficio Dopo la selezione del tasto Accetta e riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 59 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 59 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 59 1 per navigare nell
140. per attivit annuale cronologico o VUE Compresa AICCRE Associazione Italiana per il Consiglio dei Comuni e delle Regioni d Europa Associazione ex Consiglieri Collegi e Ordini professionale 13 Compreso CalRE 14 S 3 3 E E x 5 n Comprende tutte le attivit del cerimoniale cio visite di personalit partecipazione del CR o di suoi rappresentanti a celebrazioni ricorrenze anniversari ecc HIPH Pagina 20 di 73 Num II livello IV Unit archivistica 1162 Progetti culturali contributi e Fascicolo per attivit annuale cronologico o patrocini convegni e alfabetico per progetto o richiedente manifestazioni 116 3 Produzione acquisto distribuzione di nateriale promozionale istituzionale ed artistico compresa l Agenda Descrizione Conservazione Richiesta corrispondenza relativa comunicati stampa copia dell atto di concessione delibera Ufficio di Presidenza decreto dirigenziale trasmissione agli uffici interni competenti coordinamento scientifico interventi relatori ecc corrispondenza organizzazione e corrispondenza relativa es organizzazione logistica oppure preventivi rihiesta locali estemi al CR invii locandine ecc Illimtata A fine legislatura 15 Comprende Convegni e altre manifestazioni sia di iniziativa del CR sia contributi e o patrocinio a progetti di altri sogge
141. permettendo cosi all utente di navigare VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 5 Introduzione in Internet pi noti e diffusi sono Internet Explorer Safari Mozilla Firefox Google Chrome Opera Connessione Una connessione software pu stabilirsi tra due programmi per esempio tra il browser e i server Una connessione hardware invece quella che serve per mettere in collegamento tra loro due pi apparecchiature elettroniche tramite cavo infrarossi e altri mezzi trasmissivi Database banca dati base di dati o anche base archivio strutturato in modo tale da dati consentire l accesso e la gestione dei dati stessi l inserimento la ricerca la cancellazione ed il loro aggiornamento da parte di particolari applicazioni software ad essi dedicate Il database un insieme di informazioni di dati che vengono suddivisi per argomenti in ordine logico tabelle e poi tali argomenti vengono suddivisi per categorie campi Dn Domain name Nome di dominio Insieme di risorse hardware computer e reti e software applicazioni e dati che appartengono ad una organizzazione indipendente ed autonoma Nel linguaggio di internet parte dell indirizzo internet che stabilisce l appartenenza ad una categoria di sistemi o ad un area geografica DOCS Applicativo Documentale per la gestione del Dug Qualificatore del toponimo es Via Piazza Largo ecc Denominazione Urbanistica Generica F
142. protocolli la data di avvio del procedimento avvalendosi del pulsante Calendario Fig 146 3 il Responsabile del procedimento Fig 146 4 e il Referente della UO tramite la relativa combo box Fig 146 5 che proporr la lista dei componenti dell UO competente indicata nell omonimo campo Fig 146 1 la fase e lo stato di lavorazione del procedimento tramite le rispettive le combo box Stato Fig 146 6 e Posizione Fig 146 7 In quest ultimo caso l utente dovr confermare la selezione della voce desiderata avvalendosi del tasto Imposta Fig 146 7 Le informazioni non modificabili sono le seguenti e a legislatura durante la quale in corso il procedimento e a sua tipologia nell esempio PROCEDIMENTO ANNUALE e l oggetto composto dalla descrizione del tipo procedimento e da un numero progressivo nell esempio N 00002 che viene gestito automaticamente dal sistema utilizzando appositi contatori l identificativo numerico univoco anno e numero del protocollo che ha generato il procedimento l identificativo numerico univoco anno e numero del procedimento VITROCISET SPA ADS SPA 104 Macro ares Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Procedimento UO competente OPOD3 Prova direzione 3 mod4 SEES 1 Titolario 1 2 4 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 2 Elezioni Ricorsi ZE 2 Data Avvio 5 10 2010 3 Legislatura Tipo di Procedimento Oggetto
143. protocollo far transire lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione A questo punto l utente assegnatario iniziando la lavorazione del protocollo impedir agli altri assegnatari la possibilit di lavorare sul documento L operazione di presa in carico comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio o all utente e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Il contatore relativo ai protocolli assegnati all uffico o all utente verr decrementato di un unit Fig 145 e verr incrementato quello associato ai presi in carico Fig 146 PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico 3 J Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 145 Presa in carico esempio assegnati all ufficio prima della presa in carico del protocollo selezionato PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico isualizza Ritornati Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta Visualizza Fig 146 Presa in carico esempio assegnati all ufficio dopo presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 114 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocoll
144. restituito un messaggio di avviso nel caso in cui non siano stati trovati protocolli relativi al filtro di ricerca impostato VITROCISET SPA ADS SPA 80 Macro area Protocollo d Manuale assegnatario di protocollo 4 4 8 2 SCARICO RIASSEGNAZIONE Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo effettuare lo scarico riassegnazione di un protocollo Descrizione per iniziare a lavorare un protocollo necessario prima averlo preso in carico ed essere designato come assegnatario per competenza Per scarico di un protocollo s intende la terminazione della sua trattazione da parte dell assegnatario Ci comporta un cambio di stato del documento che passa da una fase di lavorazione ad un altra di chiusura chiuso Riassegnare significa destinare il documento a qualche altra persona che per poterlo lavorare deve essere definito come competente L accesso alla funzione avviene selezionando la voce Scarico Riassegnazione contenuta nella sezione Utilit della macro area Protocollo come rappresentato nella figura sottostante Fig 111 LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto MICHAEL ZUCCHETTA Protocollo Amministrazione Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni UTILIT Area Organizzativa Omogensa CRY 00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 Presa in carico Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 251 2010 Scarico Riassegnazione
145. ricerca impostate fino a quel momento Per avviare la ricerca con i filtri indicati l utente dovr selezionare il pulsante Cerca Fig 131 9 Per visualizzare tutti i fascicoli secondo le regole di visibilit suddette senza specificare alcuna chiave di ricerca dovr avvalersi invece del tasto Visualizza tutti Fig 131 10 VITROCISET SPA ADS SPA 94 Macro area Ricerche NT Manuale assegnatario di protocollo Un esempio di risultati di ricerca visibile nella seguente figura Fig 132 Fascicoli Oggetto 1 PROCEDIMENTO ANNUALE 00003 C Acquisto benie servizi N 00001 C fascicolo prova 3 elementi trovati AJ Data Creazione Ufficio Titolario N fascicolo 06 10 2010 CRV Organizzazione di prova Prova TITOLO 2 ATTIVIT 2010000054 organzzazione Prova direzione 2 LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI SUPPORTO Proposte di legge regionale d iniziativa popolare e di Enti locali 29 09 2010 CRV Organizzazione Segreteria TITOLO 1 ORGANISMI E 2010000048 generale UntA operativa nuovo ATTIVITA ISTITUZIONALI sistema informativo 14 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova TITOLO 1 ORGANISMI E 2010000012 ATTIVITA ISTITUZIONALI 5 Giunta dele elezione Verbali organuzazione Prova direzione 2 Fig 132 Ricerca fascicoli risultati della ricerca Per consultare uno dei fascicoli tra i risultanti sar necessario impostare il radio button in corrispondenza dell elemento di interesse Fig 132
146. riconducibile ad alcuna delle funzioni specifiche delle commissioni 1 8 1 Prima Commissione permanente 1 8 1 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 1 2 Corrispondenza generale 1 8 1 3 Composizione 1 8 1 4 Convocazioni o d g 1 8 1 5 Verbali e resoconti 1 8 1 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 1 7 Studi e ricerche 1 8 2 Seconda Commissione permanente 1 8 2 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 2 2 Corrispondenza generale 1 8 2 3 Composizione 1 8 2 4 Convocazioni o d g 1 8 2 5 Verbali e resoconti 1 8 2 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 2 7 Studi e ricerche 1 8 3 Terza Commissione permanente 1 8 3 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 3 2 Corrispondenza generale 1 8 3 3 Composizione 1 8 3 4 Convocazioni o d g 1 8 3 5 Verbali e resoconti 1 8 3 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 3 7 Studi e ricerche 18 4 Quarta Commissione permanente 1 8 4 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 4 2 Corrispondenza generale 1 8 4 3 Composizione 1 8 4 4 Convocazioni o d g 1 8 4 5 Verbali e resoconti 1 8 4 6 Indagini e visite conoscitive Ad esempio quella proveniente da cittadini da associazioni ecc non riguardante atti consiliari specifici gi all esame della Commissione o inchieste in corso 1 8 4 7 Studi e ricerche 1 85 Quinta Commissione permanente 1 8 5 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 5 2 Corrispondenza generale 1 8 5 3 Composizione 1 8 5 4 Convocazioni o d g 1 8 5 5 Verbali e
147. rrateriale didattico 5 anni Illimtata 4 10 3 Partecipazione a corsi e convegni esterni Fascicolo per procedimento annuale cronologico Richieste dei singoli autorizzazione o diniego Procedura per la parte economica la 5 anni 59 Pagina 60 di 73 Num livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione copia dell atto deliberativo Relazione finale del Illimitata partecipante Fascicolo norrinativo del personale Attestato di partecipazione e Illimitata attestato di docenza 4 11 Attivit ispettiva disciplinare conciliazione e contenzioso 4 11 1 Procedirrerti Fascicolo norrinativo del personale Docurrerti dell iter Illimitata disciplinari DATI RISERVATI contestazione attivit istruttoria memorie interventi difensivi esito con intervento commissione di conciliazione Annullamento o revoca Atto deliberativo di sanzione 4 11 2 Ricorsi Fascicolo norrinativo del personale Comprende tuti i tipi di lllirriteta ricorso riguardanti le nome sul personale 4113 Collegio arbitrale Fascicolo per persona collego durata Designazione costituzione Illimitata incarico cronologico verbali e pareri 4 12 Valutazione del personale 4 12 1 Nudeo d Fascicolo per persona collegio durata Designazione costituzione Illimitata valutazione incarico cronologico verbali e pareri 4 12 2 Sisterra di valutazione Fascicolo
148. si occupa della configurazione iniziale del sistema ed abilitato all uso delle funzioni di amministrazione dedicate alla gestione dell organizzazione AOO uffici utenti ruoli e Amministratore AMM una figura che gestisce il registro ufficiale e gli altri cataloghi tranne l oggettario Pu utilizzare alcune funzioni di reportistica tra le quali la verifica delle impronte dei documenti digitali e Protocollatore PROT si occupa di tutte le funzioni di protocollazione che spaziano dalla registrazione dei protocolli gestione dell anagrafica creazione di un nuovo fascicolo alla digitalizzazione dei documenti cartacei E l unico ruolo autorizzato alla gestione dell oggettario Pu servirsi della maggior parte delle funzioni di reportistica e Assegnatario di protocollo ASS il destinatario operativo colui che gestisce la lavorazione dei protocolli assegnatigli potendo prenderli in carico riassegnarli e rifiutarli Dispone inoltre di funzionalit per il monitoraggio dell ufficio e dei protocolli ad esso afferenti nonch alla gestione delle deleghe disponibile solo nel caso in cui l utente ricopra il ruolo di responsabile dell ufficio oppure ad esso sia assegnato la delega ad operare E abilitato ad effettuare le ricerche di protocolli fascicoli e procedimenti Una persona pu ricoprire contemporaneamente diversi ruoli applicativi Ad esempio un utente a cui sono assegnati i ruoli ASS e SUP disporr dell unione de
149. significa associarlo alla partizione titolo e classe del fitolario di classificazione che individua la funzione l attivit il processo cui si riferisce 2 Tutti 1 documenti soggetti a registrazione obbligatoria nel protocollo generale sono classificati a cura del Servizio in base al titolario di classificazione riportato nell allegato n 6 Articolo 19 Formazione e tenuta dei fascicoli 1 Gli atti e i documenti ricevuti o prodotti dalle strutture e dagli organi dell Amministrazione sono tenuti di norma per fascicoli 2 L operazione di fascicolazione attiene all inserimento del documento nell unit archivistica elementare che raccoglie 1 suoi precedenti ovvero tutti gli atti relativi allo stesso oggetto persona fisica o giuridica procedimento legislativo o amministrativo 3 Nel caso di documenti cartacei l operazione di fascicolazione comprende sia la formazione dei carteggi che la costituzione sul Sistema di fascicoli elettronici equivalenti 4 La decisione di formare un fascicolo in relazione alle pratiche trattate spetta al Responsabile della struttura competente il quale ne garantisce la gestione e conservazione fino al versamento nell archivio di deposito 5 Il numero d ordine del fascicolo dato dal repertorio cio dall elenco dei fascicoli via via formati per ogni partizione titolo e classe del titolario ogni fascicolo nuovo assume il numero seguente a quello dell ultimo fascicolo elencato
150. singolo versamento eventuali verbali amp Originale nei contratti 70 Pagina 71 di 73 e o per ufficio perrranente 6 2 4 3 Procedure di scarto Fascicolo per procedimento annuale Docurrentazione relativa alla Illimitata cronologico predisposizione della proposta di scarto compresi verbali pareri ed autorizzazioni della Soprintendenza copia atto deliberativo dello scarto 62 4 4 Richieste di Registri e o DB e o fascicoli per Modulistica autorizzazione 10 anni consultazione e o attivit annuale cronologico Registro cronologico delle Illimitata riproduzione e consultazioni consulenza alla ricerca Diritto c accesso Richieste di accesso e Registri e o DB e o fascicoli per Richieste e autorizzazione 10 anni adempimenti ex Legge attivit annuale cronologico diniego copia nel fascicolo 241 90 e successive consultato Prospetto dei modifiche controlli effettuati sulla veridicit delle dichiarazioni Registro cronologico delle richieste Illimitata Tutela della riservatezza 6 4 1 Regolamento Fascicolo per attivit Predisposizione testo Illimtata perrranente aonologico finale atto di adozione aggiomarrerti 6 4 2 Soggetti che effettuano il trattamento 6 4 3 Trattamento dei dati Fascicolo per procedimento Elenchi dei dati atti ollllimtata amuale alfabetico documentazione relativa ai 6 Comprende anche soggetti interni ed
151. sko intranet SAP Fig 3 Accesso al servizio Internet Explorer dettaglio della pagina iniziale dell applicativo II Menu Principale Il primo strumento di navigazione che l utente incontra accedendo all applicativo il menu da cui pu accedere agli strumenti legati alle varie attivit Fig 4 VITROCISET SPA ADS SPA 10 Funzionalit Principali Manuale Protocollo Ricerca avanzata CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET o Benvenuto STRUMENTI o SITO SWAP o Fig 4 Accesso al servizio Dettaglio del Menu Principale La struttura del menu piuttosto semplice infatti evidenzia tre voci che selezionate espongono il pannello con le relative opzioni Si noti innanzitutto la presenza a destra dei titoli di immagini circolari contenenti i simboli Q e o Tali elementi indicano che il menu pu essere aperto simbolo o chiuso simbolo Osserviamo per esempio lo stato del menu Strumenti tra l mmagine soprastante Fig 4 e quella a seguire Fig 5 gt Ricerca avanzata CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI gt Anagrafe persone gt GPAWEB gt Documentale gt Scrivania virtuale Gestione protocollo SITO SWAP 2 Fig 5 Accesso al servizio Dettaglio menu Strumenti aperto La struttura del menu piuttosto semplice infatti evidenzia tre voci che selezionate espongono il pannello con le relative opz
152. struttura apicale sul personale 3 3 2 in questa serie va conservato l originale Riguarda i sindacati di categoria del personale attivo all interno del CR 31 Comprende rappresentanti RSU e delegati 50 Pagina 51 di 73 Num livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 43 Concorsi e reclutamento 4 3 1 Concorsi Fascicolo per procedimento durata dal Bando e procedura Illimitata procedimento cronologico o alfabetico concorsuale verbali e titolo concorso graduatorie Elaborati delle prove 5 anni con d esame campionatura Ricezione domande 5 anni organizzazione funzionamento istituzione della commissione Eventuali ricorsi Alla definizione Fascicolo nominativo del personale Lettera di nonnina del vincitore 4 3 2 Assunzioni dirette Fascicolo per Rapporto con Agervie 10 anni procedimento annuale alfabetico qualifiche Lavoro Centri per richieste l impiego Fascicolo norinativo del personale lettera di assunzione 4 3 3 Assunzioni Fascicolo per Rapporto con Centri 10 anni obbligatorie procedimento annuale alfabetico l impiego Fascicolo norrinativo del personale lettera di assunzione 4 3 4 Dorrande d Fascicolo per attivit annuale cronologico Istarze curricula 5 anni assunzione 44 Stato giuridico e vicende del rapporto di lavoro 44 1 Assunzione Fascicolo norrinativo del personale Contratto e presa di servizio Illimitata inquadramento iniziale e
153. successivi 4 4 2 Inquadramento Fascicolo norrinativo del personale linquadramento iniziale e Illimtata successivi Riguarda le categorie protette 51 Pagina 52 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 4 4 2 1 Tempo pieno Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 4 4 2 2 Parttirre Fascicolo norinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norrinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 44 1 3 Tele lavoro Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 4 4 3 Mansioni Fascicolo norinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 amni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norrinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 44 4 Incarichi 4 4 4 1 2 Fascicolo norinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo nominativo del personale Atto iniziale e finale copia Illimitata eventuali ordini di servizio Per gli incarichi di docenza solo lato originale di incarico l iter in 4 10 2
154. tali chiavi la ricerca potr essere avviata selezionando il tasto Cerca Fig 143 9 la 1b Anno procedimento EE Numero procedimento Data di Avvio da 2 Data di avvio a GE 2b omae So E3 EEEEERE Titolario Nessuna voce selezionata LE 4 stat Safe _S ese 5b Data Evidenza da Data Evidenza a Oggetto Note Fig 143 Ricerca procedimenti maschera principale VITROCISET SPA ADS SPA 102 Manuale assegnatario di protocollo E possibile specificare l anno Fig 143 1a ed il numero procedimento Fig 143 1b gli estremi dell intervallo temporale in cui si presume il procedimento sia stato avviato oppure messo in evidenza tramite i pulsanti Calendario rispettivamente Fig 143 2a e 2b e Fig 143 6a e 6b Utilizzando il pulsante Cerca Fig 143 4 possibile ricercare ed inserire la voce di titolario desiderata analogamente a quanto avviene per la ricerca di protocolli Le combo box Fig 143 5a e 5b consentono di selezionare rispettivamente la fase in cui si trova il procedimento Decisoria Istruttoria di iniziativa concluso ed il suo stato Lavorazione In evidenza agli atti E possibile specificare come chiave di ricerca l oggetto servendosi del carattere speciale 9o il cui utilizzo viene spiegato nella sezione 2 3 Strumenti e convenzioni e le note descrivendoli nei rispettivi campi Oggetto Fig 143 7 e Note Fig 143
155. ufficio Finch qualcuno non lo prender in carico lo stato del protocollo sar Sospeso A titolo esemplificativo si consideri un componente di un ufficio normale Dopo la registrazione da parte del protocollatore Ufficio Centrale di Protocollo il protocollo viene assegnato ad un utente Ipotizzando la situazione iniziale nel proprio Promemoria descritta di seguito Fig 60 l assegnatario vedr incrementarsi il contatore associato alla voce Assegnati all utente Fig 61 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritornat 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 60 Assegnati all utente prima dell assegnazione all utente PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 61 Assegnati all utente segnalazione dell assegnazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 62 che presenter l elenco dei protocolli assegnati all utente composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 62 a e una tabella riportante i protocolli assegnati al
156. un determinato ufficio Finch qualcuno non lo prender in carico lo stato del protocollo sar Sospeso A titolo esemplificativo si consideri un componente di un ufficio normale Dopo la registrazione da parte del protocollatore Ufficio Centrale di Protocollo il protocollo viene assegnato ad un utente Ipotizzando la situazione iniziale nel proprio Promemoria descritta di seguito Fig 136 l assegnatario vedr incrementarsi il contatore associato alla voce Assegnati all utente Fig 136 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 0 Chiusi 1 Visualizza Presi in carico Visualizza rtsualzza Fig 136 Assegnati all utente PROMEMORIA Assegnati all ufficio O Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Fig 137 Assegnati all utente 0 2 Assegnati all utente visualizza Ritornati Visualizza Chiusi con risposta visualizza prima dell assegnazione all utente 0 2 Assegnati all utente Visualizza Ritornati Visualizza Visualizza Chiusi con risposta segnalazione dell assegnazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 138 che presenter l elenco dei protocolli assegnati all utente composta nell ordine da una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca
157. variazioni Fascicolo per attivit pemrenente cronologico Richieste 5 anni o alfabetico per strutture assegnazioni variazioni ed eventuale corrispondenza 36 Sicurezza sul lavoro 3 6 1 Norrrativa disposizioni di nessina Fascicolo per Normativa a rrateria perrranente cronologico carattere generale nome go direttive 3 6 2 Servizio prevenzione e protezione 3 6 2 1 Norrina Fascicolo per persona il Servizio stesso Costituzione del Illimitata durata incarico cronologico Servizio e delle squadre elezione delle rappresentanze dei lavoratori 3 6 2 2 Attivit sugli Fascicolo per Certificazioni sugli Perla durata in uso inpianti sruture procedimento annuale alfabetico impianti degli impianti Fascicolo per procedimento Segnalazione di 10 amni annuale cronologico o alfabetico inconvenienti e sopralluoghi con corrispondenza Fascicolo per relativa limitata procedimento annuale cronologico Relazioni e verbali Fascicolo per ed eventuali registri 5 anni procedimento annuale cronologico e o DB Esercitazioni 20 gt Comprese le squadre di prevenzione incendi e pronto soccorso 43 Pagina 44 di 73 Fascicolo per attivit annuale cronologico antincendio convocazioni elenco personale presente ecc Controllo furro passivo Visite ispettive ASL lspettorato del lavoro Illimtata 3 6 2 3 Ditte appaltatrici Fascicolo per persona ditta annuale alfabet
158. vi interazione con esse mentre nel secondo caso richiedono la selezione tramite un click del pulsante sinistro del mouse Documenti assegnati all utente Data Da E Protocolli per Ufficio v Numero Anno Da I Fig 14 Strumenti e Convenzioni Dettaglio di un gruppo di icone Link link sono elementi di collegamento tra le pagine o finestre ossia selezionandoli permettono l accesso alle varie aree e funzionalit Genericamente sono individuabili per via del colore diverso e per la variazione di questo al passaggio del cursore del mouse Selezionandoli con il pulsante sinistro del mouse questi portano all area cui fanno riferimento e di cui viene fatta evidenza proprio dalla titolazione FIERE VITROCISET SPA ADS SPA 17 Funzionalit Principali Manuale Protocollo PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 2 m Presi in carico 2 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 1 Visualizza Fig 15 Strumenti e Convenzioni Dettaglio dei link relativi al promemoria Nell immagine soprastante Fig 15 vengono proposti i link relativi alla finestra del promemoria Notiamo innanzitutto che il colore diverso in quanto quello superiore interessato dal passaggio del mouse Selezionandoli si acceder ad aree in cui vengono presentati contenuti diversi Breadcrumb Con questo termine si indica una sequenza lineare di link ad aree collegate a quella in
159. 0 01 OCT 2010 OPOD1 Prova direzione 11AGOSTA STATO_PROTOCOLLO IN LAVORAZIONE CHIUSO 15 55 45 GIULIANO 20100000256 01 OCT 2010 direzione 3 POMPA STATO PROTOCOLLO SOSPESO IN LAVORAZIONE 16 00 03 MIMMO 20100000256 01 OCT 2010 OPOD3 Prova direzione 3 POMPA STAT ASSEGNAZIONE SOSPESO PRESO IN CARICO 16 00 03 MIMMO 20100000256 01 OCT 2010 direzione 3 POMPA STATO PROTOCOLLO IN LAVORAZIONE CHIUSO 16 00 26 MIMMO 20100000251 30 SEP 2010 direzione FLAG COMPETENTE NOT FOUND 18 23 51 S PIASENTINI GABRIELE 20100000251 30 SEP 2010 OPOD3 Prova direzione UTENTE ASSEGNANTE ID NOT FOUND PIASENTINI GABRIELE 18 23 51 1 5 GABRIELE 20100000251 30 SEP 2010 direzione UTENTE ASSEGNATARIO NOT FOUND PADOVAN PIERPAOLO 18 23 51 S PIASENTINI GABRIELE 20100000251 30 SEP 2010 OPOD3 Prova direzione UFFICIO ASSEGNATARIO 1 NOT FOUND 18 23 51 1 5 GABRIELE 20100000251 30 SEP 2010 direzione ASSEGNATAR O ID NOT FOUND 18 23 51 S PIASENTINI GABRIELE 20100000251 30 SEP 2010 OPOD3 Prova direzione STAT_ASSEGNAZIONE NOT FOUND 18 23 51 X3 PIASENTINI GABRIELE Fig 385 Registro protocolli modificati report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 278 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 3 REGISTRO PROTOCOLLI ANNULLATI Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo stampa di un pro
160. 0 Visualizza Assegnati all utente 5 Visualizza t Presi in carico 6 zz Ritornati 22 Chiusi 3 sualizza Chiusi con risposta Visualizza Fig 332 Ritornati accesso alla funzione Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 333 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 333 1 e 2 e per intervallo numerico Fig 333 3 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 333 4 per avviare la ricerca 1 2 Data Da O A EJ TTI 1m 3 4 Fig 333 Ritornati dettaglio ricerca Come risultato della ricerca verr presentata la lista dei protocolli ritornati sui quali l utente potr eventualmente riassegnare ad una nuova entit assegnataria Si rimanda alla sezione Ritornati del Promemoria per informazioni dettagliate su tale operazione VITROCISET SPA ADS SPA 240 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 4 4 GESTIONE REGISTRO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo gestione del registro corrente Descrizione il registro di protocollo traccia progressivamente la movimentazione dei documenti riportando per ognuno gli elementi indispensabili per la registrazione e numero progressivo e tipologia del documento 1 in ingresso in uscita N interno e data di registrazione e mittente e assegnatari ricev
161. 0100000281 610200 dsa CRV Organizzazione d 20100000261 04 10 2010 Zanchetta Rin2 CRV Organizzazione d 2 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto 2 Mana ann id in Fig 148 In risposta avvio dell operazione A questo punto per rispondere al protocollo in entrata selezionato il sistema presenter la maschera di registrazione del documento in uscita da produrre in risposta Nella maschera saranno gi presenti alcune informazioni del protocollo in entrata selezionato e sar compito dell utente terminare la compilazione degli altri dati necessari alla registrazione per ulteriori istruzioni vedasi Documento in uscita Completata la registrazione del protocollo in uscita questo e quello in entrata saranno collegati da un link riportante gli estremi dei protocolli presente nel tab Allacci che consentir di mantenere il legame logico tra i due protocolli Lo stato del protocollo passer da Lavorazione a Risposta VITROCISET SPA ADS SPA 116 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 3 2 RIFIUTA Obiettivo rifiuto del protocollo selezionato Descrizione come illustrato di seguito Fig 149 in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando il documento tramite la checkbox corrispondente Fig 149 1 eventualmente descrivendo anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig 149 2 ed infine selez
162. 1 e successivamente selezionare il pulsante Seleziona Fig 132 2 L utente potr avviare una nuova ricerca tramite il pulsante Nuova Ricerca Fig 132 n Una volta selezionato un fascicolo il sistema presenter all utente una schermata composta di tre parti La prima riportata nell immagine seguente Fig 133 consente di visualizzare tutti i dati del fascicolo corrente Fascicolo Progressivo Oggetto Unit Organizzativa Referente Titolario Note Anno Trattato da Tipo Posizione Data creazione Data carico Data evidenza 2010000048 Acquisto beni e servizi N 00001 CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo TITOLO 1 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 2 ZUCCHETTA MICHAEL Ordinario in Trattazione 29 09 2010 11 10 2010 Data ultimo movimento 30 09 2010 Fig 133 Ricerca fascicoli dettaglio di un fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 35 Manuale assegnatario di protocollo Macro area Ricerche Nella seconda parte Fig 134 l utente potr visualizzare una panoramica dei documenti protocollati o meno contenuti nel fascicolo oltre che ai procedimenti ad esso associati Protocolli Procediment Protocoli e Documenti Oggetto Tipo Registrato Mittente DOC Stato Numero 1D ueste N 29092010 LENTMIGIUSEPPE Si Lavorazione 20100000238 sto
163. 1 09 2010 FI A 24 9 2010 EH UO corrente OPODS3 Prova direzione 3 Prova direzione 3 EA cer Lu ELJe Ufficio Utente Totale Sospesi In lavorazione Chiusi In risposta Annullati Ritornati Prova direzione 3 45 34 5 2 2 2 Prova direzione 3 agostag 4 3 5 Prova direzione 3 layetm Prova direzione 3 lentinig 7 7 Prova direzione 3 piasentinig 3 1 1 1 Prova direzione 3 pompam 4 2 1 1 Prova direzione 3 zambonn 24 20 2 1 1 Prova Ufficio 1 Direzione 3 test numero 7 9 elementi trovati Fig 118 Visualizza MU esempio di visualizzazione del prospetto Selezionando il numero rappresentante la quantit dei protocolli Fig 118 5 l utente avr la possibilit di visualizzare un elenco dettagliato degli stessi descritti nell ordine dall identificativo numerico Anno Numero dal tipo documento dalla data di registrazione e da un breve sunto dell oggetto Fig 119 90 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Dettaglio statistiche protocolli Ufficio Prova direzione 3 Utente A amp GOSTA GIULIANO Protocolli Lavorazione Numero Anno Tipo documento Data registrazione Oggetto 20100000040 Presa atto della Commissione 02 09 2010 ingresso Un elemento trovato Fig 119 Visualizza MU Esempio dettaglio statistiche protocolli Nel dettaglio soprastante la selezione del campo Anno Numero permetter all utente di visualizzare ed eventualmente operare sul protocollo selezionato V
164. 12 d e la lista dei ruoli Fig 12 e che definiscono VITROCISET SPA ADS SPA 16 Funzionalit Principali Manuale Protocollo le funzioni a cui l utente abilitato Si osservi che solo gli utenti dell Ufficio Protocollo il numero che compare alla voce Ultima Registrazione risulter selezionabile Tale collegamento consentir di visualizzare da qualsiasi punto dell applicazione i dettagli dell ultimo protocollo registrato Ci non possibile per gli utenti non appartenenti a tale ufficio Informazioni UO OPOD3 Prova direzione 3 b Ruoli SUP PROT ASS AMI Fig 12 Strumenti e Convenzioni Dettaglio delle informazioni Pulsanti pulsanti come rappresentato in Fig 13 sono oggetti che si possono presentare in varie forme Genericamente sono associati ad una funzione specifica dichiarata dalla titolazione presente sulla loro superficie Per utilizzarli basta spostare il cursore del mouse su di essi di solito una freccia od una mano che indica e selezionarli con un semplice click del pulsante sinistro Il passaggio del mouse sopra di essi spesso provoca un cambiamento di colore che ne evidenzia la disponibilit operativa Fig 13 Strumenti e Convenzioni dettaglio di un gruppo di pulsanti Icone Questi non sono altro che immagini come evidenziato in Fig 14 di dimensioni ridotte aventi lo scopo sia di caratterizzare messaggi sia di rappresentare link a strumenti operativi Nel primo caso non
165. 285 02 pdf 201010070000285 03 pdf 201010070000285 04 pdf EI 5 8 201010070000285 05 pdf 12 elementi trovati o RETE NI b Fig 341 Acquisisci nuovi documenti lista dei documenti da acquisire Al termine dell acquisizione il sistema riporta un messaggio di riepilogo sul numero di documenti acquisiti ed una tabella di log Fig 342 c per quelli che invece sono stati scartati Ogni elemento viene descritto dalla data di acquisizione il nome del file e il motivo dello scarto motivi dello scarto possono essere i seguenti e Non esiste il protocollo per il documento e nome del file non convenzionale e protocollo cui fa riferimento ha gi un documento e protocollo cui fa riferimento non prevede allegati e protocollo cui fa riferimento ha gi il documento allegato Per eseguire la cancellazione della tabella riportante l elenco dei documenti scartati Fig 342 d l utente dovr selezionare il tasto Cancella tabella dei logs Fig 342 e VITROCISET SPA ADS SPA 246 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Data acquisizione Nome File Motivo scarto 07 10 2010 201007290000088 00 pdf protocollo cui fa riferimento ha gi un documento 07 10 2010 201007290000088 01 pdf l protocollo cui fa riferimento non prevede allegati 07 10 2010 201007290000088 02 pdf l protocollo cui fa riferimento non prevede allegati 07 10 2010 201007290001260 00 pdf
166. 3 2 RESPINGI Obiettivo respinta del protocollo selezionato visualizza Visualizza Visualizza Descrizione come illustrato di seguito Fig 75 in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando tale protocollo tramite la checkbox corrispondente Fig 75 1 eventualmente descrivendo anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig 75 2 ed infine selezionando il tasto Respingi Fig 75 3 Lo stato del protocollo passer da Preso in carico a Rifiutato Documenti presi in carico Data Da Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente 1117 20100000198 28 09 2010 minem 20100000189 Mich 120100000174 POMPA MIMMO 117 Verdi 4 elementi trovati Stato in Lavorazione p Oggetto Assegnatario Prova protocollo in CRV Organizzazione ingresso d RO n 1 CRV Organizzazione d Convocazione del CRV Organizzazione 19 luglio d ingresso CRV Organizzazione d Data scarico DOC Fascicoli LL frati 3 Fig 75 Respingi respinta del protocollo selezionato La respinta del protocollo all assegnante comporter e la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante e scomparsa del protocollo dall elenco dei presi in carico e la comparsa nella lista dei ritornati dell assegnante e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operaz
167. 360 4a e 4b e 4c possibile selezionare rispettivamente l anno il numero di fascicolo e lo stato di lavorazione in cui si trova Digitando una descrizione nel campo Oggetto Fig 360 5 possibile ricercare il fascicolo utilizzando questa chiave Avvalendosi dei pulsanti Calendario possibile selezionare l intervallo temporale relativo alla creazione dei fascicoli Fig 360 6a e 6b oppure durante il quale sono stati messi in evidenza Fig 360 7a e 7b Il campo Note Fig 360 8 serve a ricercare le note inserite nel fascicolo Il pulsante Pulisci Fig 360 11 riporter la maschera allo stato iniziale annullando tutte le chiavi di ricerca impostate fino a quel momento Per avviare la ricerca con i filtri indicati l utente dovr selezionare il pulsante Cerca Fig 360 9 Per visualizzare tutti i fascicoli senza specificare alcuna chiave di ricerca dovr avvalersi invece del tasto Visualizza tutti Fig 360 10 Un esempio di risultati di ricerca visibile nella seguente figura Fig 361 VITROCISET SPA ADS SPA 259 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Oggetto Data Creazione Ufficio litolario N fascicolo Acquisto beni 29 09 2010 CRV Organizzazione Segreteria TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA 2010000048 N 0000 V nuove ION Giunta d PDA 2 2 2 RV Organizzazione d a Prova TMOL RGANISMIE ATTIVITA 201 42 anizzazione Prova direzione STITUZIONALVI a delle ele Co azioni
168. 4 d1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 304 d2 e Confermare le scelte effettuate selezionando il tasto Salva Fig 304 s 1 campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Lista di assegnazione PDL UO competente OPOD3 Prova direzione 3 paeamant w core Unit Organizzativa Utente Competente Ufficio atti istituzionali cl Direzione regionale rapporti e attivita istituzionali c2 d 1 Direzione regionale assistenza legislativa Ed Fig 304 Cerca lista assegnazione operazioni sulla lista di assegnazioni VITROCISET SPA ADS SPA 218 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 2 8 NUOVA LISTA DI ASSEGNAZIONE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo creazione di una nuova lista di assegnazione Descrizione permette di inserire una nuova lista di assegnazione selezionando le varie voci tra le utenze della struttura interna all AOO CRV Una lista di assegnazione un elenco predefinito di entit assegnatarie UO e o persone interne all AOO CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Nuova lista assegnazione come evidenziato nella figura sottostante Fig 305 raar LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Prot io Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI informazioni ER ii REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova di
169. 4 4 4 2 Istituzionali Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Eventuale richiesta ed atto di Illimitata incarico copia 3 Ad esclusione degli incarichi riguardanti i gruppi di lavoro 34 SR Comprende incarichi di docenza interna 52 Pagina 53 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 4 4 4 3 Extraistituzionali Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Elenco degli incarichi el 5anmni preposto alla pratica annuale alfabetico aggiomarrerto Anagrafe Pubblici Dipendenti Fascicolo norrinativo del personale Richiesta e autorizzazione Illimitata copia 4 4 5 2 gt Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo nominativo del personale Provvedimento di risoluzione Illimitata da rapporto di lavoro copia 45 Personale dei gruppi e delle strutture speciali 4 5 1 Assunzione Fascicolo per persona gruppo politico a Richiesta di assegnazione di Illimitata Inquadramento cura dell ufficio preposto alla personale e attivit pratica annuale alfabetico istruttoria Fascicolo norrinativo del personale Contratto e presa di servizio inquadramento iniziale e successivi 4 5 2 Inquadramento Fascicolo per persona gruppo politico a R
170. 40 e Fig 441 5 CRVpro Gestione Protocollo informatico Codice Qualifica Telefono Data di Indirizzo Emai fiscale Nasata Vixe venezia 21 Fig 440 Stampa anagrafica esempio prospetto rubrica persone fisiche l VITROCISET SPA ADS SPA 310 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo CRVpro Persone giuridiche Gestione Protocollo informatico Telefono Indirizzo Partita IVA Telefono Email Aziendale Referente 12226678911 Ca 5 Marco 4136 wit gei A Pagina 1 dif Fig 441 Stampa anagrafica esempio prospetto rubrica persone giuridiche VITROCISET SPA ADS SPA 311 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 2 3 STAMPA TITOLARIO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa del titolario selezionato Descrizione il piano di classificazione titolario lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell AOO CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Stampa titolario come evidenziato nella figura sottostante Fig 442 o Ricsera Tematica opo LA MIA INTRANET REPORT Benvemto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI REPORT Informazioni PROTOCOLLO o Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale dal Veneto UO OPOOS Prova direzione 3 o Regain Registro Littiziale Ultra Registraz
171. 43 indicando la parte iniziale del cognome pad seguita dal carattere 95 1 e selezionando poi il tasto Cerca 2 l utente visualizzer l elenco dei risultati che soddisfano questa chiave di ricerca in una tabella a in cui ogni elemento sar descritto dal nominativo e dal nome utente 36 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Username cognome 1 Nome 2L Nominativo Username PADOVAN PIERPAOLO padovanp PADRIN LEONARDO padrini 2 elementi trovati Fig 43 Utenti esempio di ricerca e dei relativi risultati A questo punto l utente potr visualizzare un riepilogo delle abilitazioni della persona desiderata selezionandone il nominativo come illustrato di seguito Fig 44 Nominativo Username PADRIN LEONARDO padrini 2 elementi trovati Fig 44 Utenti selezione del nominativo Nella scheda riassuntiva Fig 45 vengono evidenziati come campi obbligatori il nome utente b e l indicazione del registro di competenza d e come informazioni facoltative l abilitazione al sistema c e alle funzioni utilizzabili in base all ufficio di competenza Selezionando il relativo percorso e che localizza l ufficio nella struttura organizzativa possibile visualizzare un riepilogo dei dati identificativi dell utente e l elenco delle funzionalit a cui abilitato Fig 46 Le informazioni b c ed e sono sincrozzate dallo IAM Terminate le eventuali
172. 5 in questo caso i campi obbligatori sono il nominativo nome e cognome il mezzo e la data di spedizione L indicazione delle altre informazioni anche se facoltative permettono un identificazione pi dettagliata del destinatario Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacc Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Aoo li Titolo destinatario gt Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia v Mezzo dispedizione Data spedizione m Note Email PEC Fig 215 Destinatario Persona Fisica pulsante di accesso alla funzione di ricerca Selezionando il pulsante Cerca destinatari Fig 215 1 il sistema presenter una maschera Fig 216 per consentire la ricerca della persona fisica desiderata L utente potr scegliere se indicare almeno una chiave di ricerca tra Nome Cognome Codice fiscale e l indirizzo di Posta Elettronica Certificata Fig 216 2 o avviare la ricerca senza specificare alcun filtro e selezionando il tasto Cerca Fig 216 3 In tal modo appariranno come risultati della ricerca soltanto quelle persone fisiche precedentemente memorizzate nella rubrica anagrafica Dopo aver compilato gli altri campi obbligatori ed individuato la persona fisica cercata l utente potr selezionare il campo Cognome Fig 216 4 Cognome Codice fiscale Cognome Nome Codice Fiscal
173. 52 a e Descrizione Fig 52 b necessari all identificazione del registro seguiti da due informazioni e Cambio data Fig 52 c consente di specificare se la data debba aggiornarsi automaticamente o manualmente e Registro ufficiale Fig 52 d permette di impostare il registro come ufficiale o non ufficiale Si evidenzia il fatto che non ammessa l esistenza contemporanea di pi registri ufficiali Dati registro Descrizione b Registro Ufficiale Cambio data c Registro Ufficiale d Fig 52 Seleziona visualizzazione dati registro Come illustrato di seguito Fig 53 sono tre le azioni che l utente pu effettuare e salvare le modifiche apportate alle impostazioni del registro selezionando il tasto Salva Fig 53 1 e eliminare il registro selezionato avvalendosi del pulsante Elimina Fig 53 2 e tornare all elenco dei registri definiti tramite il tasto Indietro Fig 53 3 Dati registro Codice registro RegUff Descrizione Registro Ufficiale Cambio data Automatico e Manuale Registro Ufficiale e Si No Fig 53 Seleziona azioni possibili VITROCISET SPA ADS SPA 46 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 1 b NUOVO REGISTRO Obiettivo creazione di un nuovo registro Descrizione nella maschera per la definizione di un nuovo registro Fig 54 l utente dovr necessariamente indicare una sigla identificativa Fig 54 1 ed una breve
174. 62 1 e la pressione del tasto Rimuovi Fig 362 3 Tramite il pulsante Modifica Fig 362 4 possibile apportare delle modifiche al fascicolo in base ai diritti dell utente Con il pulsante Chiudi Fig 362 5 possibile cambiare lo stato del fascicolo da in Trattazione a agli Atti I pulsante Storia Fig 362 6 consente di visualizzare le modifiche apportate al fascicolo dalla sua creazione possibile visualizzare ci nella sezione dedicata al Riepilogo Fascicolo Il pulsante Indietro Fig 362 7 permette di tornare alla pagina di ricerca Inoltre i pulsanti Stampa dettaglio e Stampa frontespizio Fig 362 8 e 9 permettono rispettivamente di VITROCISET SPA ADS SPA 260 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo stampare i dettagli del fascicolo ed il frontespizio Oggetto Tipo Registrato il Mittente DOC Stato Numero Prova doc uscita U 06 10 2010 Prova direzione 3 SI Spedito 20100000275 1 Prova stati doc in ingresso 06 10 2010 Pippo SI Lavorazione 20100000274 testlettera N 05 10 2010 AGOSTA GIULIANO SI Lavorazione 20100000273 Fig 362 Ricerca fascicolo in Trattazione 261 Organizzazione per macro aree VITISOGISET SPA RES SEN 9 Manuale Protocollo Nel caso il fascicolo selezionato sia nello stato Agli Atti in Fig 363 saranno possibili le seguenti operazioni e porre lo stato del fascicolo In trattazione selezionando il relativo pulsante Fig
175. 7 si pu notare che nella trattazione di un documento in uscita compare l etichetta Destinatari Fig 186 a a differenza degli altri due casi in ingresso e interno dove viene sostituita dalla dicitura Riceventi Fig 187 b Le restanti etichette sono le medesime nella lavorazione di tutte e tre le tipologie di documento Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 186 Sezione Tab Documento in uscita b Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 187 Sezione Tab Documento in ingresso e Documento interno Inoltre si pu notare come il colore dell etichetta testuale esprima un suo significato e arancione indica il tab correntemente selezionato e rosso individua i tab obbligatori contrassegnati anche da un asterisco ci vale anche per i campi nelle maschere e blu identifica un tab selezionabile VITROCISET SPA ADS SPA 147 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo La seguente tabella Tab 4 elenca i tab presenti non previsti e obbligatori a seconda della tipologia di documento trattata Per ulteriori informazioni riguardanti il tab desiderato baster selezionare l etichetta testuale corrispondente Destinatari X Lu TORTI ree M Annotazioni M Re C ssi 429 Ll 41
176. 7 2010 14 49 1 Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 Fig 48 Riepilogo di un protocollo VITROCISET SPA ADS SPA Descrizione del flusso di lavorazione dt Manuale assegnatario di protocollo Gli stati di lavorazione di un protocollo Nell arco del suo iter ed in relazione alla sua tipologia un protocollo attraversa vari stati di lavorazione Sospeso stato assegnato ma non ancora stato preso in carico da un entit assegnataria Lavorazione in corso la sua trattazione da parte dell assegnatario per competenza Associato a procedimento il protocollo collegato ad un procedimento Non spedito il protocollo in uscita presenta un assegnatario di competenza Spedito il protocollo in uscita presenta un assegnatario per conoscenza oppure presenta un assegnatario per competenza che ha finito di lavorarlo Ritornato l assegnatario rimanda il protocollo all assegnante ad esempio nel caso di un errata assegnazione Chiuso la lavorazione del protocollo terminata Chiuso con risposta la lavorazione del protocollo in ingresso terminata e la natura dello stesso implica che ne venga generato uno in uscita in risposta Annullato il protocollo stato invalidato da un provvedimento Nella tabella sottostante Tab 4 viene sintetizzato quanto suddetto 39 Stato Tipologia protocollo In In uscita Interno ingresso Sospeso x XJ in Lavorazione 4 X 4 A
177. 78 2010 Ruoli PROT ASS Fig 343 Ricerche accesso alla macro area Le funzioni disponibili in questa macro area sono e Protocolli Fig 343 b consente di ricercare i protocolli a cui l utente pu accedere in base alle politiche di accesso vigenti e Fascicoli Fig 343 c consente di ricercare i fascicoli a cui l utente pu accedere in base alle politiche di accesso vigenti e Procedimenti Fig 343 d consente di ricercare i procedimenti a cui l utente pu accedere base alle politiche di accesso vigenti VITROCISET SPA ADS SPA 248 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 5 1 RICERCA PROTOCOLLI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo individuazione di uno o pi protocolli compatibili con determinati criteri di ricerca Descrizione tramite la funzione di ricerca di protocolli l utente potr ottenere uno o pi protocolli se questi risultano compatibili con dati criteri di ricerca e con la pertinenza dell ufficio a cui lo stesso appartiene L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli come evidenziato nella figura sottostante Fig 344 Home LA MIA INTRANET RICERCHE Benvenuto Protocollo Amministrazione Ricerche STRUMEN TI ET Area Organizzativa Omogenea CRY Consiglio Regionale del Veneto UO 2 Prova direzione 2 Fascicoli Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2010 Ruoli 483
178. 8 Il pulsante Pulisci Fig 143 10 permette di riportare la maschera allo stato iniziale annullando le valorizzazioni dei campi effettuate fino a quel momento Per impostare come chiave di ricerca una UO responsabile del procedimento l utente pu servirsi della combo box Fig 143 3a e o del tasto Seleziona altra UO Fig 143 3b Selezionato quest ultimo pulsante la maschera precedente cambier aspetto presentando due ulteriori campi e un pulsante che aiuteranno l utente a selezionare l UO competente La combo box Fig 144 2b conterr la lista delle UO gerarchicamente sottostanti a quella indicata dall utente al momento dell accesso al sistema La ricerca in tale elenco pu essere filtrata digitando il nome dell UO desiderata nel campo Cerca Fig 144 2a che se presente apparir nella combo box Fig 144 2b Una volta individuato l ufficio desiderato l utente potr confermare la scelta selezionando il tasto Seleziona UO Fig 144 3 UO competente Tutti v p CD 2b 3 2a Fig 144 Ricerca procedimenti maschera di ricerca procedimento Di seguito Fig 145 illustrato un esempio di risultati della ricerca presentati in forma tabellare in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi o oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal procedimento Selezionandolo l utente in base alle politiche di accesso vigenti potr accedere ai dettagli del procedimento data
179. A Fig 15 Strumenti e convenzioni dettaglio di un gruppo d icone Intestazione della pagina Come illustrato nella seguente figura Fig 16 ogni pagina che verr visualizzata nel Protocollo mantiene continuamente un intestazione di pagina che fornisce informazioni all operatore Tali dati riguardano l AOO di appartenenza Fig 16 a l ufficio correntemente in uso Fig 16 b ovvero quello con cui l utente ha effettuato l accesso all applicazione il registro in uso Fig 16 c il numero dell ultima registrazione effettuata Fig 16 d e la lista dei ruoli Fig 16 e che definiscono le funzioni a cui l utente abilitato VITROCISET SPA ADS SPA 15 Funzionalit principal Manuale assegnatario di protocollo Si osservi che solo per gli utenti dell Ufficio Centrale di Protocollo il numero che compare alla voce Ultima Registrazione risulter selezionabile Tale collegamento consentir di visualizzare da qualsiasi punto dell applicazione i dettagli dell ultimo protocollo registrato Ci non possibile per gli utenti non appartenenti a tale ufficio Informazioni UO OPOD3 Prova direzione 3 b Ruoli SUP PROT ASS Fig 16 Strumenti e convenzioni dettaglio delle informazioni Link link sono elementi di collegamento tra le pagine o finestre che se selezionati permettono l accesso alle varie aree e funzionalit Genericamente sono individuabili per via del colore diverso e per la variazione
180. Atto ispettivo 22 Convocazione Consiglio Regionale 3 Convocazione Organo Interno 0 Corrispondenza generale 2 Decreto PCR 0 Decreto Segretario Generale 0 Decreto dirigente 0 Deliberazione UPCR 0 Deliberazione legislativa del Consiglio 1 38 elementi trovati da 1 a 10 Inizio Precedente 1 2 3 4 Successivo Ultimo Fig 86 Tipi documenti elenco VITROCISET SPA ADS SPA 70 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 7 a MODIFICA TIPO DOCUMENTO Obiettivo modifica o eliminazione di una tipologia di documento Descrizione per poter modificare un tipo documento l utente dovr selezionarne la descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 87 1 Modifica o inserisci un nuovo tipo di documento Descrizione Protocolli associati Albo fornitori 17 22 Convocazione Consiglio Regionale 3 Convocazione Organo Interno Corrispondenza generale Decreto PCR Decreto Segretario Generale Decreto dirigente Deliberazione UPCR Deliberazione legislativa del Consiglio 1 38 elementi trovati da 1 a 10 Inizio Precedente 1 2 3 4 Successivo Ultimo 1 Fig 87 Modifica Tipo Documento selezione del tipo documento da modificare Dopo tale scelta apparir una maschera Fig 88 in cui l utente potr modificarne la descrizione Fig 88 2 il valore del massimario di scarto Fig 88 3 e decidere se la tipologia di documento selezionata dovr apparire di default come primo
181. CO RNSTIe LIO REGIONALE DEL VENETO Istruzione operativa 101 Gestione della posta in ingresso Responsabile processo Segretario generale Strutture interessate tutte Edizione 4 Adeguamento a seguito riorganizzazione Ir 53 2012 e disposizioni relative al personale addetto alla protocollazione Data Firma G Tedeschi Redattore 24 set 2014 P Vedovato Data Responsabile funzione Firma Data Responsabile processo Firma Zanon 24 set 2014 Data Responsabile qualit Firma P Vedovato 24 set 2014 Data Segretario generale Firma R Zanon 24 set 2014 Protocollo n 17301 data 24 set 2014 Indice 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE rscrererrererse seen serie oto sere senz zezenio ee seno rzeenizeeseneenaceninensenonacenizee senso 3 3 SCOPO DELLA PRESENTE PROCEDURA DISCIPLINARE LA GESTIONE DELLA RICEZIONE DELLA POSTA IN INGRESSO E LA PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI UFFICIALI DEL CONSIGLIO REGIONALE 3 1 2 NORME DI RIFERIMENTO E VINCOLI 5 eiecit RD EE HERE ERE USING iii 3 2 RESPONSABILIT 3 S MODALIT OPERATIVE cao 4 3 1 RICEZIONE E PROTOCOLLAZIONE DELLA POSTA IN ENTRATA ii 4 3 2 CORRISPONDENZA PERVENUTA DIRETTAMENTE ALLE STRUTTURE ii 6 3 2 1 Protocollazione da parte delle Unit di protocollazione decentrata es
182. EGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 7 di 9 Su richiesta del personale del centro posta i commessi collaborano l espletamento di lavoro urgente non programmato 3 6 Postazioni di protocollo decentrato Il Segretario generale pu decidere l attivazione di postazioni di protocollazione decentrata presso strutture dislocate in sedi decentrate rispetto a Palazzo Ferro Fini dirigenti delle strutture individuate dal Segretario generale come Unit di protocollazione decentrata possono richiedere l abilitazione di personale della propria struttura per la protocollazione La richiesta nominativa Il Segretario generale sentito il responsabile dell Unit archivio e protocollo e previa frequentazione di apposito corso di formazione autorizza l Unit sistema informativo all abilitazione alla procedura informatica di protocollo Il corso di formazione organizzato di concerto dalle Unit archivio e protocollo e sistema informativo e riguarda oltre all addestramento all uso dell applicativo CRVPRO la normativa riguardante il protocollo degli enti pubblici e le norme interne di protocollo e gestione dei documenti del Consiglio regionale Nell attivit di protocollazione il personale abilitato risponde nell attivit di protocollazione unicamente al responsabile dell Unit archivio e protocollo CONSIGLIO
183. EGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO GENERALE 17 ARTICOLO 15 REGISTRO DI PROTOCOLLO RISERVATO iii 17 ARTICOLO 16 REGISTRO DI EMERGENZA iii 18 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI 19 ARTICOLO 17 PIANO DI CONSERVAZIONE DELL ARCHIVIO i 19 ARTICOLO 18 CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI uao 19 ARTICOLO 19 FORMAZIONE E TENUTA DEI FASCICOLI ER dna 19 ARTICOLO 20 CLASSIFICAZIONE E FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI REGISTRATI NEL SISTEMA DOCUMENTALE e O a eae tede ros a 20 GESTIONE DEI DOCUMENTI IN 5 EA ARE 21 ARTICOLO 21 RICEZIONE E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI rien 21 ARTICOLO 22 RICEZIONE E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI enne 21 ARTICOLO 23 PROTOCOLLAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI IN ARRIVO 21 ARTICOLO 24 DISTRIBUZIONE DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA ii 21 ARTICOLO 25 PRESA IN CARICO DELLA CORRISPONDENZA CARTACEA iii 22 ARTICOLO 26 PRESA IN CARICO DELLA CORRISPONDENZA INFORMATICA rie 22 ARTICOLO 27 FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI IN ARRIVO 22 GESTIONE DEI DOCUMENTI IN PARTENZA enne 23 ARTICOLO 28 PRODUZIONE DEI DOCUMENTI DA SPEDIRE
184. ESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 9 ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE DIGITALE ALLEGATO N 10 NORME E REGOLAMENTI SULLA GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI ALLEGATO N 11 REGOLE GENERALI PER LA PRODUZIONE DEI DOCUMENTI DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO ALLEGATO N 12 MODALIT DI ESECUZIONE DEL PROCESSO DI SCANSIONE DEI DOCUMENTI CARTACEI ALLEGATO N 13 MODALIT DI PRESA IN CARICO DELLA CORRISPONDENZA DA PARTE DELLE STRUTTURE ASSEGNATARIE ALLEGATO N 14 SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALLEGATO N 15 GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA INTERNA INTRODUZIONE 1 Finalit caratteristiche e struttura del manuale La gestione integrata dei documenti dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi con modalit conformi al D P R 28 dicembre 2000 n 445 recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa e al codice dell amministrazione digitale contenuto nel d lgs 8 marzo 2005 n 82 e successive modificazioni e integrazioni richiede non soltanto l impiego di tecnologie avanzate ma anche la revisione delle procedure inerenti alla tenuta del protocollo e alla formazione dell archivio La semplice attivazione di un sistema informatico di gestione documentale non produce effetti positivi sull operativit dell ente se non preceduta da una rimodulazione delle attivit di registrazione classificazione e archiviazione degli atti Il legisla
185. Fig 103 potr visualizzare tutti i procedimenti associati al protocollo corrente Mittente Destinatari 1 Assegnatari 2 Titolario Fas 2 Procedimenti 1 Procedimenti associati Fig 103 Descrizione tab procedimenti Per ogni elemento della lista sono riportati l identificativo numerico nell esempio di figura 20100000039 e l oggetto composta dal tipo di procedimento nell esempio RIS ed il contatore associato a quella tipologia di procedimenti N 00001 Anche in questo caso a destra dell etichetta Procedimenti riportato il numero di procedimenti associati al protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 75 Macro area Protocollo So Manuale assegnatario di protocollo Differimento In questo tab l utente potr visualizzare le motivazioni inserite dal protocollatore per le quali il protocollo pervenuto in una data stato registrato in modo differito Nel caso non siano state inserite il tab apparir vuoto come nell esempio riportato di seguito Fig 104 dato che in fase di registrazione tale campo non risulta obbligatorio Mittente Destinatari 1 Titolario Fig 104 Visualizzazione tab differimento Emergenze Questo tab risulter compilato solo nel caso in cui la registrazione del protocollo sia avvenuta durante l indisponibilit del sistema informatico Come si pu vedere dalla schermata riportata di seguito Fig 105 sono previsti due campi e N protocollo di emergenza
186. Fig 307 Nuova lista di assegnazione a inizialmente il sistema riporta l UO con cui l utente ha avuto accesso all applicazione Come illustrato di seguito nella Fig 308 l utente pu scegliere l assegnatario selezionandolo dall elenco proposto nel menu Fig 308 3b oppure filtrare la ricerca digitando il nome dell UO desiderata nel campo Cerca Fig 308 3c Individuata l UO dovr selezionare il tasto Seleziona UO Fig 308 4 per confermare la scelta campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente OPOD3 Prova direzione 3 DRAI Direzione regionale rapporti e f Fig 308 Nuova lista di assegnazione selezione dell UO DRAI Per aggiungere l UO selezionata alla lista come mostrato in Fig 309 l utente dovr selezionare il VITROCISET SPA ADS SPA 220 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo pulsante Assegna ad UO Fig 309 5 Quando stata selezionata l UO desiderata l utente potr indicare anche degli utenti che vi lavorano adottando lo stesso meccanismo per la selezione dell UO appena descritto avvalendosi per del menu Fig 309 6d oppure del campo Cerca Fig 308 6e ed infine selezionando il tasto Assegna utente Fig 309 7 1 campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente DRAI Direzione regionale rapporti e attivita istituzionali TTT Utente Assegna Utente Cerca O
187. Fig 387 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 387 4a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 387 5 VITROCISET SPA ADS SPA 279 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo m i Data Registrazione Da 2 O A UO corrente CRV CRV CRV 4b Fig 387 Registro protocolli annullati selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale obbligatorio e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 388 6 e poi il formato del report Fig 388 7 Tipo Protocollo Tutti Data Registrazione Da 94 99 2010 1 04 10 2010 UO corrente CRV CRV CRV E Selezionare il formato del report Acrobat Pdf 7 Fig 388 Registro protocolli annullati selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 389 8 o salvarlo Fig 389 9 Download del file Aprire o salvare il file ET Nome protocolli amp nnulalti PDF Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile N e So Hn v non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 389 Registro protocolli annullati finestra per
188. GRAFICA FASCICOLI UTILIT PROMEMORIA Assegnati all ufficio 11 Visualizza Assegnati all utente 14 Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritornab 8 sualizza Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 7 Visualizza Fig 163 Macro area Protocollo elenco delle sezioni componenti la macro area VITROCISET SPA ADS SPA 128 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 1 REGISTRAZIONE Obiettivo effettuare la protocollazione dei documenti Descrizione la registrazione di protocollo attesta il momento in cui un documento sia stato inviato o ricevuto e consiste nella memorizzazione di almeno una serie di informazioni obbligatorie La registrazione di un documento informatico viene eseguita dopo che l operatore addetto ne ha verificato l autenticit la provenienza e l integrit Ciascuna registrazione di protocollo contiene i dati obbligatori e dati opzionali L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Registrazione come evidenziato nella figura sottostante Fig 164 Mome Protocollo Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 40 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM PROMEMORIA Assegnati all ufficio 2 Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 0 Visualizza Rilomati Chiusi 1 Visualizza Chiusi con rispo
189. ICIO Fig 98 Gestione titoli destinatario accesso alla funzione Dopo aver effettuato tale scelta verr presentato l elenco dei titoli gi inseriti Fig 99 in cui ogni voce pu essere scelta selezionando il radio button corrispondente Elenco titoli C C Dott ssa LEE 1 2 3 Fig 99 Gestione titoli destinatario elenco titoli VITROCISET SPA ADS SPA TT Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo tre pulsanti 1 2 e 3 consentono la gestione della lista dei titoli realizzando le seguenti operazioni e Creazione avvalendosi del tasto Nuovo 1 possibile creare una nuova voce indicandone obbligatoriamente una descrizione nell apposito campo 1a che compare nella maschera seguente Fig 100 1 1 Fig 100 Gestione titoli destinatario inserimento di una nuova voce Per confermare l inserimento del nuovo titolo nell elenco l utente dovr selezionare il tasto Salva 1b Per tornare invece alla lista dei titoli Fig 99 dovr servirsi del pulsante Indietro 1c e Modifica l utente dovr innanzitutto indicare la voce da rettificare selezionando il radio button corrispondente Successivamente avvalendosi del tasto Modifica 2 potr procedere con l operazione cambiando soltanto il campo Descrizione 2a come evidenziato nella seguente maschera Fig 101 ld Descrizione LL 2b 2c Fig 101 Gestione titoli destinatario
190. ITROCISET SPA ADS SPA 91 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 3 3 b STAMPA MONITORAGGIO UFFICI Obiettivo stampa dei protocolli trattati suddivisi per stato di lavorazione dell ufficio selezionato Descrizione per stampare il prospetto l utente dovr selezionare Acrobat PDF 1 come illustrato di seguito Fig 120 Data Registrazione Da 01 09 2010 21 09 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 Prova direzione 3 Selezionare il formato del report Acrobat P df Fig 120 Stampa MU selezione del formato di stampa Dopo tale scelta l utente vedr apparire la seguente alert box Fig 121 per l apertura il salvataggio o l annullamento del download del file Download del file Aprire o salvare il file m Nome StatisticheProtocolli PDF 79 Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono danneggiare il computer Se l origine non amp considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 121 Stampa MU Alert box per il download del file Completata l operazione scelta potr stamparlo avvalendosi degli strumenti presenti nella finestra del programma Acrobat Reader con cui stato aperto il file Come illustrato nella seguente figura Fig 122 in alto a destra vengono riportati il nome dell UO selezionata a e gli estremi d
191. ITTA SITI 55 CI RR tud IO II 56 Gestione EET ET TIO T ETE T TELE 56 T Mist M MC C D 58 Fomrazione ed aogiomanento ilarit ili ili iena 58 Lu ML EE 60 Attivit ispettiva disciplinare conciliazione e contenzioso rire esee sses ieri 60 Pagina 6 di 73 ES oC cus Uns A me A Edu A E CM CMM tbe E ta i hi ani 60 BV E rrie acie Eie ca as PN ID MEL 60 204 E C M M 61 Servia 61 CARRO TORE 61 P rsohele comicontrattiatipici tte TTE ETOILE 61 5 Ng iu i y ie tog ieontol U DN T DT TD 62 Lu 62 Nofinretiva disposizioni di messia TIE EET TOT TD PET D PE TE 62 LP 62 dose ee e ira I i Em ME i Mur Ee de ie e ni 62 5 9 gne aetate qn d aom SM SM atte iMm ERETTO adodt me MAS MM SO SEI Em ofrec
192. IZIO L utente opportunamente autenticato pu accedere al servizio avviando Internet Explorer Fig 1 ed inserendo nella barra degli indirizzi del browser il riferimento dell applicativo in oggetto http nsi intranet test consiglio regione veneto it Si precisa che tale indirizzo verr utilizzato solamente per l accesso al servizio durante i corsi di formazione 12 SAP Logon Google Chrome ti z Mozilla Firefox CCleaner H Adobe Reader 9 Fig 1 Accesso al servizio menu Start VITROCISET SPA ADS SPA 8 punanata principal Manuale assegnatario di protocollo Dal menu Start gt Programmi selezionare il collegamento al browser Internet Explorer Fig 2 TP Addon 99 Xerox Office Printing mn Adobe Reader 9 Apple Software Update Catalogo di Windows pu Assistenza remota Internet Explorer Impostazioni accesso ai programmi Outlook Express id windows Defender e Windows Media Player Nuovo documento Microsoft Office 4 Windows Messenger S Windows Movie Maker I Windows PowerShell 1 0 Windows Update StarTeam m Fortinet y Er ScreenshotCaptor ccleaner Dati recenti E WinRAR M Bluetooth 9 A PDF Number Cerca r cime MI Microsoft Silverlight Google Earth Esegui IM Ghostgum Fi Ghostscript 3 OpenOffice org 3 2 9 AI RoboForm Apri documento Microsoft Office New Microsoft Office Document Open Microsoft Office Document o i Programmi
193. Il pulsante Salva Fig 48 3 render attive le modifiche apportate all utente selezionato Per verificare che dopo il salvataggio il profilo sia stato inserito nell elenco selezionare il tasto Vai alla lista dei profili Fig 48 4 Nota data la vastit della struttura organizzativa dell AOO CRV una parte dell elenco delle funzioni in questa figura sono state omesse e sostituite da una riga composta da asterischi rossi Codice Ruolo Descrizione SEI 4 VITROCISET SPA ADS SPA 41 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Selezionare le voci di menu Protocollo Protocollo Registrazione 2a Protocollo Registrazione Documento in ingresso Protocollo Registrazione Documento in uscita Protocollo Registrazione Documento interno Protocollo Registrazione Documenti da archivio Protocollo Registrazione E mail in ingresso Protocollo Registrazione E mail log Protocollo Anagrafica Protocollo Anagrafica Cerca persona fisica Protocollo Anagrafica Nuova persona fisica Protocollo Anagrafica Cerca persona giuridica Protocollo Anagrafica Nuova persona giuridica Protocollo Anagrafica Cerca lista distribuzione Protocollo Anagrafica Nuova lista distribuzione Protocollo Anagrafica Cerca lista assegnazione nisu En En En Eu Eu n n rn n n e kkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkkk Fig 48 Ruoli definizione di un nuovo ruolo VITROCISET SPA ADS SPA 42 Organizzazione per macro are
194. LLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo rifiuto del protocollo selezionato Descrizione in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando il documento tramite la checkbox corrispondente Fig 133 1 eventualmente descrivendo anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig 133 2 ed infine selezionando il tasto Respingi Fig 133 3 Il messaggio digitato in Fig 133 2 comparir nel campo Messaggio nella tabella che riporta l elenco dei protocolli assegnati all ufficio Lo stato del protocollo passer da Sospeso a Rifiutato Data Da TX Protocolli per Ufficio Numero Anno Da A N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Mt 20100000271 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione 1 Emergenza dar di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato 2 wesseogioincaso 3 Fig 133 Respingi Protocollo Assegnato all Ufficio respinta del protocollo selezionato La respinta del protocollo all assegnante comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa nella lista dei ritornati dell assegnante e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento
195. MENTI o PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE Arta Organirtaiva Omogensi A00 Consiglio Regiongie del Venso UO OPOOG Provo direzione 3 Registro Registro Utfiowe Uma Registrarione 1162080 Ruoli SUP PROT 455 FASCICOLI UTILIT ANAGRASICA PROMEMORIA Assegnali all ufficio 1 Visualizza Assegna all utente 3 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornali 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 visualitza Fig 49 Promemoria collocazione nella prima pagina dell applicazione Come illustrato di seguito Fig 50 si presenta come una tabella composta da tre righe e due colonne ognuna delle quali a sua volta suddivisa in tre righe e tre colonne PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 3 Visualizza Presi in carico 3 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 50 Promemoria strutturazione in descrizione contatore e link Visualizza VITROCISET SPA ADS SPA 40 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo Ogni riga contiene tre elementi e una descrizione della categoria di protocolli assegnati all ufficio assegnati all utente presi in carico ritornati chiusi e chiusi con risposta e un contatore associato ad ogni classe di protocolli sopracitata che si incrementer decrementer a seconda delle operazioni che l utente decider di intraprendere Ad esempio nel cas
196. Matemit e puerperio Fascicolo per procedimento a cura Richieste congedi parentali 5 anni dall ufficio preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norrinativo del personale Certificato di gravidanza 40 anni dal eventuale certificato pensionamento dell Ispettorato cel Lavoro comunicazione della dipendente di inizio astensione obbligatoria facoltativa Certificato di nascita 4 9 11 Invalidit Fascicolo norrinativo del personale Certificato di invalidit limitata 57 Pagina 58 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 4 9 12 Incarichi pulbblici Fascicolo per procedimento a cura Comunicazione dell incarico 5 anni dall ufficio preposto alla modulistica pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Comunicazione dell incarico Illimitata opzione 4 9 13 Infortunio Registro infortuni e o Illimitata DB amuale cronologico Fascicolo norrinativo del personale Certificato ospedaliero Illimitata denuncia all INAIL e alla PS Certificati medici e comunicazioni successive all INAL Eventuale corrispondenza 4 9 14 Causa d servizio Fascicolo norrinativo del personale Richiesta causa servizio Illimitata certificazione ed attivit istruttoria prowedimento per il riconoscimento non riconoscimento Eventuali ricorsi Fomrazione ed aggiomanmento 4 10 1 Organizzazione e Fascicolo per Attivit di pr
197. Nell esempio sottostante Fig 40 si pu notare come indicando zato nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che termina con zato Username Cognome zato Nome Nominativo FRANCO RIZZATO CLAUDIO GIULIO rizzatoc LORENA 3 elementi trovati Fig 40 Utenti caso 1 carattere all inizio della stringa Caso 2 Al centro della stringa Nell esempio seguente Fig 41 si pu notare come indicando bu to nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con bu e termina con to 35 Username Cognome bu eto Nome Nominativo Username BURATO FRANCESCO buratof BUSETTO CRISTINA busettoc BUSETTO GIANNA busettog 3 elementi trovati Fig 41 Utenti caso 2 carattere al centro della stringa Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Caso 3 Fine stringa Nell esempio sottostante Fig 42 si pu notare come indicando me nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con me Username Cognome ime Nome Nominativo 6 elementi trovati ICO meneghessof Username medinaa meggiolaroc melef memof meneghettim Fig 42 Utenti caso 3 carattere alla fine della stringa Come illustrato nella seguente figura Fig
198. Nell ultima colonna viene riportato VITROCISET SPA ADS SPA 304 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo l esito della verifica e indica il successo del confronto dei codici hash e indica l insuccesso del confronto dei codici hash e se il file non presente Elenco impronte venticate CRVpro cde collo informatico a Data da 27 09 2010 Data 04 10 2010 N Protocollo Protocolkatore 20100000173 233 B8 pagna bianca Hash par Q0f436b6 X16e5228176b097aa4d0d5 6587e345603 Hash calcolato 00943606 6052281760097 aa4dd5 6587 343603 Fig 430 Verifica impronte risultati verifica per data Qualora l utente si ricordi l anno ed il numero del protocollo su cui eseguire la verifica pu avvalersi dell opzione anno numero inserendo tali valori negli appositi campi rispettivamente Fig 431 2 e Fig 431 3 e poi selezionando il pulsante Genera report Fig 431 4 ed il formato in cui produrre il report Fig 431 5 Il prospetto riguarder il protocollo indicato e le informazioni relative verranno presentate seguendo lo schema Fig 431 b descritto sopra Fig 431 VITROCISET SPA ADS SPA 305 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Tipo ricerca Ricerca per anno numero 2 3 Fig 431 Verifica impronte ricerca per numero 3 6 2 UTILITA Obiettivo stampa dell organigramma dell anagrafica e del titolario Descrizione questa se
199. O CORTELAZZO PIERGIORGIO CON CARLO FINOZZI MARINO FOGGIATO MARIANGELO FONTANELLA GIULIANA FRIGO FRANCO GALAN GIANCARLO GALLO GIOVANNI GEROUMETTO AMEDEO GRAZIA RAFFAELE LARONI NEREO MARCHESE GIAMPIETRO PETTENO PIETRANGELO ROSSATO DAMIANO RUFFATO CLODOVALDO SERNAGIOTTO REMO STIVAL DANIELE TESO MORENO TESSERIN CARLO CAMATA MAURIZIA GINATO FEDERICO MENEGHETTI MARINA POLI FABIO Fig 436 Stampa organigramma esempio visualizzazione di una pagina di 19 dell organigramma del CRV VITROCISET SPA ADS SPA 308 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 6 2 2 STAMPA ANAGRAFICA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa dei dati relativi alle persone fisiche e giuridiche inserite nella rubrica anagrafica Descrizione questa funzionalit consente di stampare le informazioni memorizzate nella rubrica anagrafica riguardanti soggetti fisici o giuridici L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Stampa anagrafica come evidenziato nella figura sottostante Fig 437 o Rinmera Tematica si in Strumens gt Repo LA MIA INTRANET REPORT Een vendo Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o PROTOCOLLO Informazioni Organizzaliva Omogenea CRY AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOOS Prova direzione 3 UTILIT Regata Registro Ufficiale Llteria Kegietrariaone 2600 2010 Stampa organiqr amma Ruoli SUP PROT ASS AMM
200. O Fig 316 3 per confermare la scelta effettuata Successivamente l utente dovr classificare il fascicolo indicando la voce di titolario prima selezionando il pulsante Cerca Fig 316 4 e poi procedere come descritto nel Tab Titolario La quarta ed ultima informazione obbligatoria Data carico inizialmente compilata automaticamente dal sistema con la data corrente modificabile dall utente selezionando il tasto Calendario Fig 316 5 Qualora l utente impostasse lo stato di lavorazione etichettato come Posizione del fascicolo in In evidenza diverr obbligatoria l indicazione della Data evidenza Fig 316 6 Per ripristinare la maschera allo stato iniziale annullando eventuali errori l utente potr avvalersi del tasto Pulisci Fig 316 s Terminata la valorizzazione dei suddetti campi obbligatori l utente pu proseguire con l inserimento delle informazioni facoltative oppure selezionare il tasto Salva Fig 316 s per effettuare il salvataggio dei dati inseriti VITROCISET SPA ADS SPA 225 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Unit Organizzativa 0P0D3 Provadirezione3 2 3 2a e BEZZIJ DI Referente L Titolario Nessuna voce selezionata 2223 4 Anno zoo Trattato da CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 Posizione in Trattazione Data creazione 24092010 Data carico 24 09 2010 5 M
201. OCISET SPA ADS SPA 264 Organizzazione per macro aree 9 Manuale Protocollo Fig 367 Ricerca procedimenti maschera di ricerca procedimento E possibile specificare l anno ed il numero procedimento Fig 367 1a e 1b gli estremi dell intervallo temporale di creazione oppure di messa in evidenza tramite i pulsanti Calendario rispettivamente Fig 367 2a e 2b e Fig 367 6a e 6b Utilizzando il pulsante Cerca Fig 367 4 possibile ricercare ed inserire la voce di titolario desiderata menu a tendina Fig 367 5a e 5b consentono di selezionare rispettivamente la fase in cui si trova il procedimento Decisoria Istruttoria ed il suo stato E possibile specificare come chiave di ricerca anche l oggetto e le note descrivendoli nei rispettivi campi Fig 367 7 e Fig 367 8 Il pulsante Pulisci Fig 367 10 permette di pulire i campi valorizzati fino a quel momento Per individuare una UO competente l utente pu servirsi del menu Fig 367 3a e o del tasto Seleziona altra UO Fig 367 3b Alla selezione di quest ultimo pulsante compariranno altri pulsanti Fig 368 2a 2b e 2c che permetteranno la selezione dell UO Fig 368 2a e di confermare tale scelta tramite il tasto Seleziona UO Fig 368 2b Il campo di testo Cerca Fig 368 2c di aiuto alla selezione della UO poich man mano che vi si inserisce una porzione di testo il testo visualizzato nel menu a tendina Fig 368 2a rip
202. OCOLLI PRESI IN CARICO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa di un prospetto riportante i documenti che risultano in lavorazione presso un Unit Organizzativa in un arco temporale specificato Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli presi in carico come evidenziato nella figura sottostante Fig 396 Toma sai LA MIA INTRANET REPORT vm Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni PROTOCOLLO Area Organizzativa Omagenas CRV ADO Consuglio Regionale del Veneto UCh OPODO Prova direzione 3 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AUN Hegistro promenlin Registro protocolli modisicati gt Registro protocolli anran gt Protocolli gt Protocolli difffwriti Protocolli con anomalie Proeocolli registrat in emergenza gt Verifica Impronte UTILIT Fig 396 Protocolli presi in carico accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 397 in cui l utente dovr indicare obbligatoriamente gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 397 1 e 2 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 397 3b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 397 3a e successivame
203. OLO 7 segna Cerca Dad Fig 246 Assegna utente conferma assegnazione all utente A questo punto il sistema aggiorner l etichetta del tab riportando tra parentesi il numero di assegnazioni effettuate Fig 247 c e presenter in una tabella Fig 247 d la descrizione dell UO ed il nominativo dell utente selezionati indicando quest ultimo automaticamente come competente Se si volesse assegnare all utente soltanto in conoscenza baster deselezionare la relativa checkbox Fig 247 d1 L utente assegnante pu servirsi del campo Messaggio Fig 247 e per inserire una comunicazione destinata all utente assegnatario Mittente Riceventi Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie uo UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo competente Utente L x Unit Organizzativa Utente Competente m Unit operativa nuovo sistema informativo PADOVAN PIERPAOLO 1 Fig 247 utente visualizzazione assegnazione eseguita Per ci che concerne la cancellazione Fig 248 l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente all assegnatario da eliminare Fig 248 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 248 2 E possibile la selezione e rimozione multipla VITROCISET SPA ADS SPA 180 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari 1 Alleg
204. OMEMORIA gt Nuova perzona giuridioa Assegnati ai umcio Visualizza Assegnati all utente 1 Visualizza gt Cerca lista distribuzione Presi in carico 0 visualizza Ritomati 1 Visualizza Nuova lista distribuzione Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Cerca lista assegnazione gt Nuova lista assegnazione FASCICOLI UTILIT Fig 281 Cerca persona giuridica accesso alla funzione Dopo tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 282 in cui l utente dovr inserire almeno una tra le quattro chiavi di ricerca disponibili Denominazione Partita IVA indirizzo della casella di Posta Elettronica Certificata e quello dell email aziendale Effettuata la compilazione di almeno uno di questi campi e selezionando il pulsante Cerca il sistema avvier la ricerca della persona giuridica indicata In caso di esito negativo apparir sopra la maschera il messaggio Nessun dato trovato Denominazione Partita IVA PEC Email Aziendale Fig 282 Cerca persona giuridica chiavi di ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 204 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Nel caso l utente selezioni il tasto Cerca senza aver inserito alcuna informazione verr visualizzato come risultato della ricerca un elenco contenente tutte le persone fisiche inserite nella rubrica fino a quel momento L esito positivo della ricerca indica che la persona giuridica e i dati identificativ
205. ORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI informazioni PROTOCOLLO fera Organitzativa Omogenas CRV AGO Consiglio Regionale del Veneto UC OPODO Prova direzione 3 Registro Registro UMicizle Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AUDI Registro protocollo gt Registro protocolli mositcsti gt Registro protocolli annullati gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canco gt Protocolli sposi gt Protocolli differiti Protocolli can anomalie Protocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 401 Protocolli chiusi accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 402 in cui l utente dovr indicare obbligatoriamente gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 402 1 e 2 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 402 3b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 402 3a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 402 4 Data Registrazione Da 1 O A 2 O UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 er r 3 Cl 3b 4 3a Fig 402 Protocolli chiusi selezione obbligatoria dell intervallo temporale e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 403
206. P PROT ASS UTILIT Fig 374 Report accesso alla macro area dal menu orizzontale 1 e relative sezioni 2 VITROCISET SPA ADS SPA 270 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 PROTOCOLLO Obiettivo stampa di prospetti di vario genere Descrizione l accesso alle funzionalit contenute nella sezione avviene selezionando la voce Protocollo Fig 375 1 come evidenziato nella figura sottostante Fig 375 o Ricerca Tematica Se n Strumenti gt Report LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o REPORT informazioni 1 PROTOCOLLO o Ares Organizzativa Omogenea CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UO OPODG Prova direzione 3 UTILIT Registro Registro UMiciale Ullima Registrazione 250 2010 Rusk SUP PROT 55 AUN Fig 375 Protocollo accesso alla sezione Protocollo dal menu verticale 1 Dopo tale azione il sistema presenter l elenco delle funzionalit disponibili dal quale l utente potr selezionare la voce di interesse scegliendo tra e Registro protocollo stampa del registro di protocollo in un intervallo temporale specificato e Registro protocolli modificati stampa della lista dettagliata delle modifiche apportate in un arco temporale specifico ai documenti protocollati presso un Unit Organizzativa selezionabile e Registro protocolli annullati stampa di un report relativo
207. RAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni p ORGASIUZZAZKINE Arca Organizzativa Omogenez CRY 00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 1 gt Dat amministra Repair Regrairo Ulliziale Ulterta Regiatrazione 224 77 Fig 35 Maschera di modifica ufficio Alla selezione si acceder alla seguente maschera Fig 36 Per poter modificare le informazioni di un ufficio necessario selezionarlo e successivamente utilizzare il pulsante Modifica Fig 36 2 La maschera in figura mostra il men a tendina per la selezione della UO Fig 36 1a ed il pulsante Fig 36 2b per la conferma della selezione Il campo Cerca Fig 36 1c aiuta l utente a man mano che si inserisce una porzione di testo filtrando le voci selezionabili dal menu a tendina e rendendo disponibili alla selezione solo quelle compatibili con i caratteri digitati Una volta selezionato l ufficio del quale si vogliono modificare le informazioni sar sufficiente selezionare il pulsante Modifica Fig 36 2 Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD1 Prova direzione 1 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 282 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM UO corrente OPODI1 Prova direzione 1 1a 1b 1c 2 LJ Fig 36 Modifica ufficio La maschera di modifica di un ufficio visibile nella seguente fi
208. RESIDENZA Deliberazione Presidente Enrico Cavaliere 02239 Vicepresidente Angelo Pietro Fiorin Prot iaia Vicepresidente Gustavo Franchetto 1 9 FEB Franco Prior Seduta 4 1 Consigliere Segretario Elder Campion Segretario Giovanni Lanna Segretario Generale Oggetto Adempimenti previsti dall art 50 d P R 28 dicembre 2000 n 445 per la gestione del protocollo informatico Il Vicepresidente Angelo Pietro Fiorin riferisce quanto segue Il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa prevede all articolo 50 comma 3 che le pubbliche amministrazioni provvedono entro il I gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico Il comma 4 del citato articolo 50 del d P R n 445 2000 stabilisce che ciascuna amministrazione individua nell ambito del proprio ordinamento gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative omogenee assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione Il punto 2 1 delle linee guida per l adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi approvate dal Ministro per l innovazione e le tecnologie con decreto del 14 ottobre 2003 def
209. RIG O ER EHI DR aa R N 54 43 3 1 CRUD Ice 56 4332 RESPNO lu 57 4333 ccr 58 4 3 4 RITORNATI aaa aaa lana alia clan 60 4 3 5 63 4 3 6 RISPOSTA aan 64 44 MACRO AREA PROTOCOLLO COO DA 66 4 4 1 DETTAGLI PROTOCOLLO ian 67 441 1 VISUALIZZAZIONE M 70 444 2 77 4 4 2 UETA 79 4424 PRESA INCARICO Mme e 79 4422 SCARICO RIASSEGNAZIONE _______ 0 lu liu 81 VITROCISET SPA ADS SPA 1 Sommario i Manuale assegnatario di protocollo 442 3 RITORNAT 83 A5 MACROAREARICERGHE iai apri cadet anatra 84 4 5 1 RICERCA PROTOCOLLI 85 4 5 2 RICERCA FASCICO M 93 4 5 3 RICERCA PROGCEDIMBN LL iin AATE era 102 VITROCISET SPA ADS SPA Sommario AT Manuale assegnatario di protocollo 2 INTRODUZIONE Con la diffusione delle nuove tecnologie la Pubblica Amministrazione passata con decisione dal documento cartaceo a quello informatico e il sistema del proto
210. SET SPA ADS SPA 93 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Una volta individuata la voce cercata sar possibile confermare la scelta della UO tramite il pulsante Seleziona UO Fig 131 2b Dati di ricerca UO competente ec Titolario Nessuna voce selezionata Ricerca a A N fascicplo Posizione Trattazione AaE BEL eer d Data creazione Da 6a G A Data evidenza 7a A A 9 10 ili Fig 131 Ricerca fascicoli maschera principale Con il pulsante Ricerca Fig 131 3 sar possibile scegliere il titolario secondo la modalit utilizzate nella ricerca dei protocolli Altre chiavi di ricerca che l utente pu utilizzare sono l anno il numero di fascicolo lo stato di lavorazione in cui si trova e l oggetto valorizzando i rispettivi campi Fig 131 4a 4b 4c e 5 Avvalendosi dei rispettivi pulsanti Calendario sar possibile selezionare due tipologie di intervallo temporale e Data creazione consente di restringere la ricerca ai fascicoli creati nel periodo indicato Fig 131 6a e 6b e Data evidenza consente di restringere la ricerca ai fascicoli messi in evidenza nel periodo indicato Fig 131 7a e 7b Infine il campo Note Fig 131 8 permette di utilizzare come chiave di ricerca le note inserite in fase di creazione del fascicolo Il pulsante Pulisci Fig 131 11 riporter la maschera allo stato iniziale annullando tutte le chiavi di
211. Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori v Riservato s Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data diricezione 28 09 2040 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 UO competente OPOD Prova direzione 1 Utente Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO d res rn VITROCISET SPA ADS SPA 113 Organizzazione per macro aree 9 Manuale Protocollo Fig 144 Accetta e Riassegna Protocollo Assegnato all Utente pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 3 3 3 PRESI IN CARICO Obiettivo segnalazione della presa in carico del protocollo selezionato Descrizione prendere in carico un documento significa iniziare a trattarlo E solitamente compito dell assegnatario lavorare i documenti che gli vengono assegnati Se vengono specificati pi assegnatari in competenza dal momento in cui uno di essi lo prende in carico toglie agli altri la possibilit di farlo La selezione e l accettazione del protocollo desiderato tra quelli assegnati all ufficio o all utente comporta l incremento del contatore relativo alla voce Presi in carico e il decremento del contatore a seconda dei casi di quelli assegnati all ufficio o all utente La presa in carico del
212. TALE Fig 39 Monitoraggio uffici accesso alla funzione Dopo tale scelta come evidenziato nella figura seguente Fig 40 l utente dovr innanzitutto indicare obbligatoriamente avvalendosi dei tasti Calendario Fig 40 1 l intervallo temporale relativo alla data di registrazione dei protocolli da considerare In seguito potr selezionare l ufficio UO desiderato ricercandolo nell elenco presentato dalla combo box Fig 40 2a o digitandone il codice identificativo nell apposito campo Cerca Fig 40 2b e poi confermare la scelta selezionando il pulsante Seleziona UO Fig 40 3 1 Data Registrazione Da UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 CRV Fig 40 Monitoraggio uffici indicazione dell intervallo temporale e dell UO da considerare VITROCISET SPA ADS SPA 31 Macro area Amministrazione NT Manuale assegnatario di protocollo Fatto ci l utente potr scegliere se visualizzare Fig 41 4 o stampare Fig 41 5 le informazioni relative al monitoraggio dell ufficio selezionato Data Registrazione Da mtu A UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 cav LL Fig 41 Monitoraggio uffici visualizzazione o stampa VITROCISET SPA ADS SPA 32 Macro area Amministrazione Mv Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 3 a VISUALIZZA MONITORAGGIO UFFICI Obiettivo visualizzazione dei protocolli suddivisi per stato di lavorazione trattati dall UO e di quelle ad
213. TROCISET SPA ADS SPA 28 Macro area Amministrazione NT Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 2 b CHIUSURA PROTOCOLLI UTENTE Obiettivo chiusura massiva di protocolli Descrizione tramite questa opzione solo il Responsabile dell ufficio o il delegato ad operare da lui nominato pu decidere la chiusura di determinati protocolli attualmente di competenza di un certo utente che lavora nella stessa UO Come raffigurato di seguito Fig 37 l utente dovr selezionare Chiudi protocolli utente come operazione da eseguire tra le voci proposte dalla prima combo box Fig 37 1 e successivamente tramite la relativa combo box Fig 37 2 indicare l utente di cui si desidera chiudere i protocolli Selezionare una tipologia di operazione da eseguire y 1 Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli L Fig 37 Chiusura protocolli utente selezione operazione 1 e utente 2 Dopo aver effettuato queste due scelte comparir una tabella Fig 38 riportante l elenco dei protocolli appartenenti all utente indicato Ogni riga rappresenta un protocollo che viene descritto dai seguenti attributi e Numero protocollo identificativo anno e numero del protocollo e Assegnatario riporta il percorso all interno della struttura organizzativa che localizza l assegnatario indicato e Data ultima modifica e Tipo indica se in ingresso 1 in uscita U o interno N e Doc denota l
214. UNZIONALITA PRINCIPAL sla 8 3 1 ACCESSO AL SERVIZIO irisi d eren a DRE NONU 8 42 LEFUNZIONALITA DEL PRODOTTO rdi dea b vti b itc 12 33 STRUMENTI E CONVENZIONI cicca 14 4 ORGANIZZAZIONE PER MACRO AREE eren nnne nnn nnne 20 41 MACRO AREA AMMINISTRAZIONE oirnnarrri nutriunt isi mania stock tai that i baia disi ii 21 4 1 1 GESTIONE UFFICIO i e tg baee etre de phe lia 22 444 41 Dico MP E 23 41 1 2 GESTIONE PROTOCOLLI UFFICIO fsi 26 iiA JOASBONAZIONEPROTOCOLELUPBNIE n saisis NEHME 27 acie 29 4113 MONTORAGGIONFA 0L ei e 31 4 1 1 3 a VISUALIZZA MONITORAGGIO UFFICI eese 33 4 1 1 3 b STAMPA MONITORAGGIO UFFICI eee 34 42 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE rrrerrerre serie rece 36 4 3 PROMEMORIA carla 40 4 3 1 ASSEGNATI ALL UFFICIO 42 434 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO eee 44 43 1 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO tn 45 43 13 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO e 46 4 3 2 ASSEGNATILAEEUTENEE iaia 48 4324 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE e 50 4322 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE ene 51 4323 ACCETTA RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE e 52 4 3 3 PRESLIN CA
215. VITA Forniture 20100000028 orniture N 00002 3 mod4 ISTITUZIONALI 1 5 Giunta delle elezion Composizione Fig 369 Ricerca procedimenti esempio di ricerca Nel fondo della pagina illustrata nella seguente figura Fig 370 sono presenti i pulsanti per effettuare una nuova ricerca Fig 370 1 e per navigare nell elenco dei risultati Fig 370 2 qualora i risultati della ricerca superino i 15 elementi MOZ N 00001 PAGR N 00001 22 09 2010 Prova direzione 3 mod4 14 09 2010 Prova direzione 3 mod4 15 09 2010 Prova direzione 3 mod4 STITUZIONALI 1 5 Giunta delle elezioni Composizione STTUZIONALV1 5 Giunta delle elezioni Verbali STITUZIONALIA 5 Giunta delle elezioni Composizione TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA 20100000019 20100000018 20100000017 31 elementi trovati da 1 a 15 1 2 2201 Ultimo 1 Fig 370 Ricerca procedimenti fondo pagina dei risultati della ricerca Come detto precedentemente selezionando l oggetto di un procedimento possibile visualizzarne i dettagli e modificarne alcuni campi in base alle politiche di accesso vigenti quali e competente tramite il pulsante Fig 371 1 e iltitolario tramite il pulsante Cerca Fig 371 2 e data di avvio del procedimento avvalendosi del pulsante Calendario Fig 371 3 e
216. VITROCISET SPA ADS SPA 54 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 71 cosi strutturata e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato Fig 71 a e una tabella riportante i protocolli presi in carico in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 71 b O O O numero di protocollo selezionandolo consentir la consultazione del protocollo data di registrazione Registrato il indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo data scarico indica la data nel formato gg mm aaaa in cui terminata la lavorazione del protocollo documento segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo Documenti presi in carico Data Da x x Stato n Lavorazione Numero Anno Da N protocol
217. a mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo 0 O assegnante Assegnato da indica il protocollatore che ha assegnato il protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 42 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo o documento segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI o fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo o messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Documenti assegnati all ufficio Data Da Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Fascicoli Messaggio 20100000220 23 09 2010 verdi ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione 020105 diprova Prova d organizzazi 20100000170 27 09 2010 CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi 20100000111 14 09 2010 CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi Fig 53 Assegnati all ufficio descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli assegnati all ufficio Sott
218. a 4 6 1 Istituti di previdenza Fascicolo per materia a cura dell ufficio Docurrentazione relativa 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico rapporti vari con gli istituti istituto Fascicolo norrinativo del personale Iscrizione ai ruoli contributivi 40 anni dal all atto dell assunzione pensionamento comunicazioni su posizione contributiva pensione di reversibilit 4 6 2 Contributi previdenziali Fascicolo per attivit a cura dell ufficio Versamenti e riepiloghi 5 amni preposto alla pratica annuale cronologico 4 6 3 Trattamento di fine Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Richiesta attivit istruttoria 5 anni rapporto TFR preposto alla pratica annuale alfabetico atto finale Fascicolo norrinativo del personale Richiesta e atto finale 40 anni dal pensionamento 4 6 4 Ricongiunzioni e Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Richiesta attivit istruttoria 5 anni riscatti preposto alla pratica annuale alfabetico atto finale Fascicolo norrinativo del personale Richiesta e atto finale 40 anni dal pensionamento 36 2 datata 4 Comprende 1 vari tipi di cessazioni 54 Pagina 55 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 47 Trattamento econorrico Fascicolo norrinativo del personale Atti deliberativi copia R I D 40 anni dal richiesta di pensionamento dorriciliarizzazione bancaria trattenuta per delega
219. a Fig 29 nella quale l utente dopo aver selezionato il corrispondente radio button Fig 29 a per indicare l AOO desiderata potr modificarne le impostazioni avvalendosi del tasto Modifica Fig 29 b VITROCISET SPA ADS SPA 25 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Ricerca Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI AOO Protocollo Amministrazione Report Ricerche AMMINISTRAZIONE informazioni ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV 400 Consiglio Regionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2010 Dati amministrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM Uffici Utenti 00 Consiglio Regionale del Veneto a Ruol CATALOGHI GESTIONE UFFICIO Fig 29 AOO maschera iniziale Di conseguenza il sistema provveder a caricare la segunete schermata Fig 30 Area organizzativa Descrizione Consiglio Regionale Codice CRV Data istituzione 12 04 2010 TED Data soppressione mi Codice dipartimento 123 Descrizione dipartimento Dipendenza titolari e UO Livello minimo titolario 0 Responsabile Nome Cognome E mail Telefono Indirizzo e recapiti Dug dug Toponimo toponimo Civico civico CAP cap Comune comune Provincia Telefono Fax Posta elettronica certificata Abiltata 7 Indirizzo marco balsamo pec it Porta SSL 995 Username marco
220. a GALE Umoo moe umane e geume e Ult on ARTLINO 50 Sapin TO ESTER VUI Uso qual e noor NAO KATA DA Uno wh stiuzioralie AIN PAOLA Uffioo amministrazione pre rate MA LU LUSS Unos aspis per f priora LUTA UCSI Unt per 9 patema nior amv ICNATO MICHELE Das idem won POMPA Fig 380 Registro protocollo report nel formato PDF Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 6 1 2 REGISTRO PROTOCOLLI MODIFICATI Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo visualizzazione e stampa della lista delle modifiche apportate in un arco temporale specifico ai documenti protocollati presso l Unit Organizzativa selezionata Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Registro protocolli modificati come illustrato nella figura sottostante Fig 381 Se n Strumenti gt Report REPORT Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Area Organtrzativa Omogenes CRV ADO Consiglio Regionsle del Veneto UO OPODO Peme direzione 3 Registra Registro Uffieiz e Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AMB Pi Ricerca Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI o REPORT PROTOCOLLO Registro protocollo gt Registro protocolli annali gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canco P
221. a del menu Organizzazione Questa sottosezione offre la possibilit di specificare nome cognome indirizzo e mail e recapito telefonico relativi al responsabile dell AOO Fig 32 Responsabile Nome Cognome E mail Telefono Fig 32 Responsibile dettaglio della schermata Modifica Aoo VITROCISET SPA ADS SPA 29 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 1 2 c INDIRIZZO E RECAPITI Obiettivo localizzazione fisica dell Area Organizzativa Omogenea Descrizione sezione della pagina AOO per l inserimento od eventuale modifica dei recapiti del responsabile dell AOO raggiungibile selezionando il pulsante Modifica presente all interno della pagina AO caricata selezionando la voce omonima del menu Organizzazione Per individuare fisicamente l AOO dovranno essere obbligatoriamente indicati e Denominazione Urbanistica Generica Fig 33 a Dug cio via piuttosto che viale ecc e proprio di luogo Fig 33 b Toponimo ed il numero civico Fig 33 c e ilCodice di Avviamento Postale Fig 33 d e ilcomune Fig 33 e e provincia da selezionare tra le voci proposte dal relativo menu a tendina Fig 33 f Facoltativamente potranno essere riportati un recapito telefonico ed un numero telefax Indirizzo e recapiti aps c E n Y Fax Telefono Fig 33 Indirizzo e Recapiti dettaglio della schermata Modifica Aoo
222. a della presa in carico nella Scrivania Virtuale di colui che ha accettato il protocollo Nel Promemoria del nuovo assegnatario verr segnalata la nuova assegnazione che lo riguarda la scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa nella lista dei presi in carico dell utente che ha accettato il protocollo Una volta riassegnato comparir tra quelli assegnati all utente del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico dell utente che ha effettuato la riassegnazione VITROCISET SPA ADS SPA 52 Promemoria NT Manuale assegnatario di protocollo e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all utente e incremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all utente Dopo la selezione del tasto Accetta e riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 68 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 68 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 68 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 68 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender
223. a direzione PIAZENTINI 20700000123 v T40 2010 Prove Soc m uscila 192 emergenza 1222 14092010 OFOD Prova direzione IMABRIELE PIASENTINI 20100000301 i 14002010 Prove emergenza 12346 14092010 OPOD Prova direzione GABRIELE PIAZENTINI 20100000078 D 0102010 Prove 132 Annorazoni Anomase Emergenza Cefermento 51092002 DEODI Prova d ezone GABRIELE PIASENTINI Pagna d Fig 425 Protocolli registrati in emergenza report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 302 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 6 1 11 VERIFICA IMPRONTE Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo verifica l impronta sui documenti informatici e o scansiti e degli allegati ai fini di verificarne eventuali manomissioni Descrizione l impronta di un documento informatico costituita da una sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto registrata in forma non modificabile Operativamente questa funzione controlla l integrit dei dati confrontando il codice hash di ogni documento per verificare se il file allegato lo stesso che si era ricevuto o che eventualmente non sia stato alterato dal momento della registrazione del protocollo al momento del controllo L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Verifica impronte come evidenziato nella figura sottostante Fig 426 Se n Strumenti gt Regort REPORT Protocollo Ammimistrazione Re
224. a figura sottostante Fig 166 LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto collo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE rea Organizzativa Omogenea CRY AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOOJ Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2 Ruoli PROT ASS menti da a PROMEMORIA ANAGRAFICA Assegnati all ufficio 0 Assegnati all utente 42 sualizza FASCICOLI Presi in carico 2 Ritornati 8 alizza UTILIT Chiusi 5 ali Chiusi con risposta Fig 166 Documento in ingresso accesso alla funzione In seguito a tale scelta sar visualizzata la seguente maschera Fig 167 Dopo la legenda per i campi obbligatori Fig 167 a l intestazione della maschera reca Fig 167 b l identificativo del protocollo che verr assegnato al documento digitale solo a registrazione avvenuta Fig 167 c la data di registrazione e Fig 167 d l indicazione della tipologia di protocollo Licampiobbligatori sono contrassegnati da c Mezzo ditrasmissione v J es Tipo Documento vi Cerca Riservato 7 Data del documento Estremi documento Data di ricezione Ore Minuti Legislatura IX Legislatura hall Oggetto Altro Cerca p r Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento principale Sfoglia Numero Pagine o N allegati interni 0 VITROCISET SPA ADS SPA 131 Organizz
225. a la nuova assegnazione che lo riguarda la scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa in quello dei presi in carico dell utente che ha accettato il protocollo Una volta riassegnato comparir tra quelli assegnati all utente del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo dell utente che ha effettuato la riassegnazione e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all utente e incremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all utente Dopo la selezione del tasto Accetta e riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 144 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 144 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 144 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 144 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Tipo 1
226. a normativa vigente 3 Il Servizio funzionalmente individuato nell Ufficio Archivio e Protocollo della Direzione Rapporti e Attivit Istituzionali Ad esso preposto un dirigente ovvero un funzionario con idonei requisiti professionali ai sensi dell articolo 61 del D P R 28 dicembre 2000 n 445 4 I nominativi del Responsabile del Servizio e del suo vicario sono riportati nell allegato n 1 10 SEZIONE II SISTEMA DI GESTIONE INFORMATICA DEI DOCUMENTI Articolo 3 Funzionalit del Sistema 1 Il sistema di gestione informatica dei documenti dell Amministrazione rende disponibili le funzioni per l esecuzione delle operazioni di registrazione classificazione e archiviazione dei documenti sia cartacei che informatici nonch per la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi 2 Esso integra l operativit di un sistema di gestione elettronica dei documenti denominato anche sistema documentale o EDMS Electronic Document Management System con quella di un sistema di protocollo informatico conforme alla normativa vigente 3 Le funzionalit del Sistema sono dettagliatamente descritte nel manuale utente riportato nell allegato n 8 Articolo 4 Accessibilit e riservatezza dei dati e dei documenti archiviati nel Sistema 1 Il sistema di gestione informatica dei documenti assicura a lunivoca identificazione ed autenticazione degli utenti b la protezione delle informazioni relat
227. a presenza SI o assenza di un documento principale allegato al protocollo Selezionando SI l utente potr visualizzarlo A questo punto non resta che scegliere quali protocolli dovranno essere chiusi selezionando le corrispondenti checkbox o avvalendosi del tasto Seleziona Deseleziona tutti Fig 38 3 Presa questa decisione la chiusura dei protocolli indicati avverr selezionando il tasto Esegui operazione Fig 38 4 VITROCISET SPA ADS SPA 29 Macro area Amministrazione d Manuale assegnatario di protocollo Selezionare una tipologia di operazione da eseguire Chiudi protocolli utente Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli ZAMBON NICOLA NUM PROTOCOLLO ASSEGNATARIO 20100000081 20100000071 20100000064 20100000063 20100000059 20100000016 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA DATA ULTIMA MODIFICA TIPO DOC 09 09 2010 I 09 09 2010 I 09 09 2010 U SI 09 09 2010 U SI 09 09
228. a riportante l elenco dei protocolli assegnati all utente e iquattro pulsanti Fig 62 c Accetta Respingi con una casella di testo dedicata Accetta e riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente VITROCISET SPA ADS SPA 49 Promemoria Manuale assegnatario di protocollo 4 3 2 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo presa in carico del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 63 l utente dovr indicare il protocollo di cui intende iniziare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 63 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta Fig 63 2 E possibile selezionare pi di un protocollo per volta ed accettarli tutti contemporaneamente L accettazione del protocollo far passare lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione Data Da Protocolli per Ufficio Numero Anno Da I N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da DOC Messaggio 20100000271 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione 1 Emergenza da r di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato Messaggio in caso di rifiuto Fig 63 Accetta protocollo assegnato all utente presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa de
229. a struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 59 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Tipo 1 Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Riservato m Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data diricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 UO competente OPODA Prova direzione 1 t mn CETTE Ae i Pironi Utente ag segna Utente Cerca O Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO d rs i Fig 59 Accetta e riassegna protocollo assegnato all ufficio pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 VITROCISET SPA ADS SPA 47 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo 4 3 2 ASSEGNATI ALL UTENTE Obiettivo segnalazione relativa all assegnazione di un protocollo all utente Descrizione il protocollo viene assegnato direttamente ad una persona in un determinato
230. a un codice numerico Fig 55 a e da una descrizione Fig 55 b separate da un trattino come illustrato di seguito Fig 55 RGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI Consiglieri regionali Dimis sioni Surr Fig 55 Titolario codice numerico a e descizione b Questa funzionalit consentir di selezionare una voce di titolario ed associarla agli uffici desiderati Inoltre sar possibile modificarne l indicazione del massimario di scarto e visualizzarne lo storico delle modifiche effettuate L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Titolario come evidenziato nella figura sottostante Fig 56 o Ricerca Tematia LA MIA INTRANET AMMINIS TRAZIONE Benvenuto Protocollo iummitnistrazior icerche STRUMENTI informazioni NEI RR N ir ORGANIZZAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO Fig 56 Titolario accesso alla funzione Successivamente l utente dovr ricercare la voce di titolario che intende modificare avvalendosi del VITROCISET SPA ADS SPA 48 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo tasto Ricerca evidenziato nella seguente figura Fig 57 Argomento corrente Nessuna voce selezionata E Fig 57 Titolario ricerca della voce di titolario A questo punto apparir una finestra di dialogo
231. acro area Ricerche VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo La lista dei risultati si presenter in forma tabellare come illustrato nella Fig 129 dove ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo tipologia del protocollo I ingresso U uscita N interno data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo assegnatari destinatari specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo o il destinatario oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo documento segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicoli l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo stato riporta lo stato di lavorazione del protocollo Selezionando il pulsante Nuova ricerca Fig 129 m l utente potr avviare una nuova ricerca N Protocollo Tipo Registrato il Mittente Assegnatari Destinatari Oggetto Fascicoli Stato 20100000321 20100000314 20100000313 20100000284 20100000255 20100000236 6 elementi trovati 15 10 2010 15 10 2010
232. ad accedere agli archivi i livelli di accesso in funzione del ruolo ricoperto Il sistema di sicurezza mette a disposizione strumenti di controllo e monitoraggio degli accessi tale che in qualunque momento possibile visualizzare il proprietario attuale di un determinato documento e la storia di tutti i passaggi di stato che il documento stesso ha subito e possibile accesso contemporaneo allo stesso documento da parte di pi utenti superando i problemi relativi alle consultazioni contestuali o ai documenti fuori posto e possibilit di utilizzo del database del sistema di archiviazione per accedere ai documenti univocamente identificati Il puntuale reperimento degli stessi possibile tramite chiavi di ricerca parametrizzabili dalle varie categoria di utenza e adeguamento alla normativa vigente che accompagna le innovazioni di tipo funzionale organizzativo introdotte dalle leggi n 241 90 e decreti pi recenti 1 4 DEFINIZIONI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI A seguire una tabella riassuntiva dei termini usati nel presente manuale con relativa descrizione Termine Significato Descrizione Comitato Nazionale per l Informatica ente pubblico italiano operante presso nella Pubblica Amministrazione la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l attuazione delle politiche del Ministro dell Innovazione e le tecnologie Navigatore programma che consente di visualizzare i contenuti delle pagine dei siti web e di interagire con essi
233. ai protocolli resi nulli da un provvedimento e Protocolli assegnati stampa di un quadro riassuntivo riportante i documenti assegnati ad un Unit Organizzativa selezionabile e Protocolli presi in carico stampa di un prospetto sinottico riguardante i protocolli in questo stato e Protocolli chiusi stampa di un report riguardante i protocolli la cui lavorazione terminata e Protocolli spediti stampa di un prospetto riassuntivo riguardante i protocolli inviati dall AOO verso l esterno e Protocolli differiti stampa di un prospetto sinottico riguardante quei protocolli in cui stata riportata una nota di differimento e Protocolli con anomalie stampa di un report riportante quei protocolli che presentano delle imperfezioni e Protocolli registrati in emergenza stampa di un prospetto sinottico riguardante i protocolli VITROCISET SPA ADS SPA 271 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo registrati durante l indisponibilit del sistema informatico e Protocolli da scartare stampa di un quadro riassuntivo relativo ai protocolli che possono essere scartati e Verifica impronte stampa di un prospetto sinottico riguardante i risultati del controllo sulle impronte digitali dei protocolli VITROCISET SPA ADS SPA 272 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 1 REGISTRO PROTOCOLLO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo stampa del registro di protocollo in un interva
234. ale GG ud Numero Pagine p4 N allegati interni p1 p2 p3 p5 Fig 175 Documento in uscita campi facoltativi La funzione identificata dall etichetta Estremi documento Fig 175 n controlla eventuali protocolli duplicati ovvero verifica se l utente stia o meno effettuando una registrazione specificando gli stessi estremi identificativi indicandoli in Fig 175 n1 e data di un altro documento precedentemente registrato E consigliato inserire un codice identificativo semplice ad esempio 7050 e non una descrizione complessa Questa funzionalit pu rivelarsi utile ad esempio quando l utente si sia avvalso della funzionalit Ripeti dati che consente di completare automaticamente alcuni campi della maschera di registrazione Se dopo questa compilazione automatica e la selezione del tasto Cerca Fig 175 n2 il sistema riscontrer che effettivamente si sta per registrare un documento avente gli stessi estremi identificativi e la stessa data avviser l utente tramite un messaggio Fig 176 Star poi all utente decidere se forzare la registrazione o meno Gli estremi dei dati inseriti risultano essere uguali a quelli del protocollo Premere il tasto Registra per forzare la registrazione Fig 176 Documento in uscita messaggio di avviso all utente e i link al protocollo gi registrato in precedenza VITROCISET SPA ADS SPA 138 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo ci che
235. ale l utente verr avvisato di ci che accaduto un apposita notifica 4 3 6 CHIUSI CON RISPOSTA Obiettivo produzione di un protocollo in uscita in risposta al protocollo in ingresso pervenuto Descrizione Il flusso parte dall assegnazione di un protocollo in ingresso ad un ufficio il quale poi ha la necessit di mandare un protocollo in uscita utilizzando dei dati del protocollo ricevuto in entrata Contestualmente alla risposta la lavorazione del protocollo ricevuto in ingresso terminer e pertanto il suo stato diverr chiuso con risposta L ufficio produttore del documento in risposta deve riassegnare il protocollo in ingresso all Ufficio Centrale di Protocollo che dopo averlo preso in carico potr effettuare la protocollazione in uscita essendo l unica UO abilitata alla registrazione dei documenti in entrata in uscita interni Tale operazione comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e l incremento del contatore relativo alla voce Chiusi con risposta ed il decremento di quelli Assegnati all ufficio prima e poi di quello relativo ai Presi in carico L aggiornamento dei contatori viene illustrato nelle seguenti figure Fig 82 Fig 83 Fig 84 e una volta completata la registrazione del protocollo in uscita questo e quello in entrata saranno collegati da un link riportante gli estremi dei protocolli presente nel tab Allacci che consentir di mantenere il legame log
236. ali Le spese per tributi vari es TARSU si classificano in Fiscalit passiva 5 10 2 Le attivit relative alla manutenzione possono essere comprese in 3 8 Beni immobili Gli interventi per la 626 sono classificati anche in 3 5 2 2 Esclusi HW e SW e i veicoli 49 Pagina 50 di 73 Num II livello III IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 4 1 Nornriliva Fascicolo per Nomativa carattere Illirriteita disposizioni di rraterieyperrranente cronologico generale relativa alla messina gestione da personale Doppia dassifica nel caso si tratti di direttive circolari inteme copie Comprende materiale su Contratto nazionale e decentrato 4 2 Relazioni sindacali e contrattazione 4 2 1 Elezioni Fascicolo per procedimento per singole Comunicazioni sulle elezioni limitata elenchi rappresentanti elezione RSU durata del norrine dirrissioni e eletti sindacali procedimento cronologico revoche Fascicolo per persona sigle sindacali perrranente alfabetico 4 2 2 Riunioni sindacali Fascicolo per attivit amnuale cronologico Richieste d incontro L anno convocazioni Verbali Illimitata 4 2 3 Accordi sindacali Fascicolo per Testo dall accordo eventuali Illimitata procedimento annuale cronologico docurrenti collegati 4 2 4 Scioperi Fascicolo per attivit annuale cronologico Comunicazioni presidio 1 anno servizi essenziali Es Circolare della
237. alizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza VITROCISET SPA ADS SPA 120 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Fig 154 Chiudi situazione contatori dopo la chiusura 3 3 4 RITORNATI Obiettivo segnalazione all assegnante relativa al rifiuto di un protocollo da parte di un assegnatario Descrizione in questa sezione del Promemoria viene riportato il numero dei protocolli ritornati ovvero quei protocolli che l assegnatario rimanda all assegnante ad esempio nel caso di un errata assegnazione Questo rifiuto verr notificato nella Scrivania Virtuale del protocollatore che a questo punto potr riassegnarlo ad un altro ufficio o direttamente ad un altra persona Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 155 che presenter l elenco dei protocolli ritornati composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 155 a e una tabella riportante i documenti assegnati all ufficio in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 155 b O O 121 Organizzazione per macro aree numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mitt
238. allegato n 5 2 I documenti cartacei registrati nel protocollo generale sono acquisiti e archiviati in formato immagine dal Servizio con il processo di scansione descritto nell allegato n 12 Articolo 12 Protocollazione dei documenti informatici 1 La registrazione di protocollo generale dei documenti informatici comprende le stesse informazioni indicate per 1 documenti cartacei con l aggiunta tra 1 dati obbligatori della loro impronta digitale generata con una funzione di HASH conforme alla normativa vigente 16 2 La registrazione di protocollo generale dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione la quale si pu riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o pi file ad esso allegati Il calcolo dell impronta di cui al comma 1 effettuato per tutti i file allegati al messaggio ricevuto 3 La segnatura di protocollo dei documenti informatici effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo La struttura e 1 contenuti del file di segnatura sono conformi alla normativa vigente 4 La registrazione dei documenti informatici nel protocollo generale determina la loro archiviazione nel Sistema in modo non modificabile 5 Poich con la registrazione di protocollo generale un documento informatico entra nella memoria dell Amministrazione e non pi modificabile questa operazione eseguita dopo
239. altri tipi di ricerca Dati protocollo Dati documento Assegnatario Protocollatore Titolario Annotazione Ingresso contiene le sezioni presenti nel tipo Tutti e due sezioni Mittente e Ricevente Uscita contiene sezioni presenti nel tipo Tutti e due sezioni Mittente e Destinatari Interno contenente sezioni presenti nel tipo Tutti e due sezioni Mittente e Ricevente Dati protocollo Tipo C Uscita Interno Fig 346 Ricerca protocolli tipo protocollo Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo TIPOLOGIA SELEZIONATA TUTTI La prima sezione come visibile nella seguente figura Fig 347 denominata Dati protocollo A seconda del tipo di protocollo selezionato possibile selezionare lo Stato Fig 347 1 in cui si pu trovare il protocollo a seconda degli stati che pu assumere il protocollo selezionato inoltre possibile selezionare la spunta sul campo Riservato Fig 347 2 se si vuole specificare che lo stato dei protocolli da ricercare sia riservato Tramite i tasti Calendario Fig 347 3a e 3b possibile selezionare gli estremi dell intervallo temporale Fig 347 3a e 3b nel quale sono stati registrati i protocolli che si desiderano ricercare E possibile anche la ricerca di protocolli per intervallo numerico Fig 347 4a e 4b Dati protocollo Tipo e Tutti Ingresso Uscita Interno Stato 1 ET
240. amente legati alle attivit lavorative dell utente ma verranno anche descritti gli oggetti visuali con cui dovr interagire per adempiere ai propri compiti L obiettivo finale del documento di illustrare l utilizzo delle funzionalit a disposizione del ruolo assegnatario di protocollo L utente che ricopre tale ruolo il destinatario operativo colui che gestisce la lavorazione dei protocolli assegnatigli potendo prenderli in carico riassegnarli respingerli e chiuderli Dispone nel caso sia referente o delegato ad operare di funzionalit per il monitoraggio dell ufficio chiusura e riassegnazione massiva dei protocolli ad esso afferenti e per la gestione delle deleghe E abilitato ad effettuare le ricerche di protocolli fascicoli e procedimenti Come sintetizzato nella seguente tabella Tab 1 il ruolo di assegnatario di protocollo abilita alle funzioni di e presain carico assegnazione riassegnazione respinta chiusura di un protocollo e gestione dell ufficio deleghe chiusura e riassegnazione massiva dei protocolli assegnati ad un utente e monitoraggio Le funzionalit presenti in questa sezione saranno utilizzabili dall utente solo nel caso in cui questo sia il Responsabile dell UO o delegato ad operare e ricerca delle informazioni gestite protocolli fascicoli procedimenti Macro area Protocollo Presa in carico Scarico Riassegnazione Ritornati Macro area Amministrazione Sezione Gestione ufficio
241. ampo Fig 116 2b e poi confermare la scelta selezionando il pulsante Seleziona UO Fig 116 3 1 1 Data Registrazione Da UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 2 2 Fig 116 Monitoraggio Uffici indicazione dell intervallo temporalee dell UO da considerare Fatto ci l utente potr scegliere se visualizzare Fig 117 4 o stampare Fig 117 5 le informazioni relative al monitoraggio dell ufficio selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 88 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Data Registrazione Da UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 Fig 117 Monitoraggio Uffici visualizzazione o stampa VITROCISET SPA ADS SPA 89 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 3 3 a VISUALIZZA MONITORAGGIO UFFICI Obiettivo visualizzazione dei protocolli trattati suddivisi per stato di lavorazione dell ufficio selezionato Descrizione come illustrato nella seguente tabella Fig 118 l ufficio selezionato e i suoi sottouffici vengono descritti dal nome dell UO corredato dal nome dei suoi componenti colonna Utente e dal totale dei protocolli numero di protocolli suddivisi poi per stato di lavorazione sospesi in lavorazione chiusi in risposta annullati e ritornati A questo punto l utente pu decidere se visualizzare il dettaglio dei protocolli Fig 118 5 oppure stampare il prospetto selezionando il tasto Fig 118 6 Data Registrazione Da 0
242. ando che l operazione debba essere effettuata manualmente dall utente Le restanti informazioni riguardano l abilitazione o meno della registrazione delle movimentazioni dei documenti in ingresso e in uscita selezionando le rispettive checkbox Fig 335 d e Fig 335 e Terminate le modifiche l utente potr confermarle selezionando il tasto Salva Fig 335 s Registro Registro Ufficiale A Data Apertura 23 09 2010 E b Cambio data v Automatico Manuald C Registrazione in ingresso d Registrazione in uscita e Ls Fig 335 Gestione registro informazioni modificabili b e e non a VITROCISET SPA ADS SPA 242 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 4 5 EVIDENZE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo conoscenza dei fascicoli e procedimenti in evidenza Descrizione consente di effettuare una ricerca tra i fascicoli e procedimenti che si trovano nello stato in Evidenza L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Evidenze come evidenziato nella figura sottostante Fig 336 o Ricerca Tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV 00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 mod4 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 206 201 Ruoli SUP PROT ASS AMM
243. anigramma del CRV possibile riportare questo fatto nel campo Informazioni ricevente Fig 227 c la cui compilazione diviene obbligatoria qualora non vengano inseriti delle entit riceventi in Fig 227 b Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie OPOD3 Prova direzione 3 UO competente Utente v D E E 7 Fig 227 Tab Riceventi fasi principali per l indicazione dei riceventi Come illustrato nella Fig 228 per indicare un ufficio diverso da quello indicato inizialmente dal sistema l utente dovr selezionare il tasto Seleziona altra UO Fig 228 1 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente OPOD3 Prova direzione 3 ELI Utente v Informazione ricevente Fig 228 Tab Riceventi selezione di un altra UO VITROCISET SPA ADS SPA 170 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Dopo tale selezione la maschera si trasformer come illustrato nella seguente figura Fig 229 nella quale l utente potr modificare l indicazione dell ufficio avvalendosi dei campi 2a e 2b Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Eme L Anomalie UO competente OPOD3 Prova direzione 3 2 3 Informazione ricevente
244. ano dalla movimentazione dei documenti alla gestione del registro dalla visualizzazione di documenti in evidenza all acquizione di documenti tramite uno scanner L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Utilit come illustrato nella seguente figura Fig 327 Sai in Strumenti Protocolo PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Arca Organizzativa Omogenea CRY MOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 162 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 visualizza Assegnati all utente 1 Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritornati 1 Visualizza Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 327 Utilit accesso alla sezione Le funzioni contenute nel relativo menu sono le seguenti Presa in carico Scarico Riassegnazione Ritornati Gestione registro Evidenze Acquisisci nuovi documenti 236 Organizzazione per macro aree Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI o PROTOCOLLO REGISTRAZIONE ANAGRAFICA FASCICOLI UTILIT VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 4 4 1 PRESA IN CARICO Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo presa in carico di documenti Descrizione prendere in carico un documento significa iniziare a trattarlo E solitamente compito dell assegnatario lavorare
245. arco Localt Veneria Email aziendale Fig 94 Visualizzazione tab mittente persona giuridica esterna all AOO Destinatari In questo tab presente solo nelle pagine di dettaglio di documenti in uscita vengono riportati tutti i destinatari del documento registrato siano essi persone fisiche o giuridiche Nella seguente figura Fig 95 si riporta un esempio in cui i destinatari sono due una persona fisica ed una persona giuridica Tale differenza pu essere individuata da quanto riportato sotto la colonna Tipo dove sar indicata una F per le persone fisiche o una G per le giuridiche m Titolario Fascico PEC Mezzo 1 spedizione Data spedizione Titolo Nominativo indirizzo Cap Localit Provincia Email Fig 95 Visualizzazione tab destinatari Si osservi che a destra dell etichetta Destinatari compare un numero tra parentesi ad indicare quanti destinatari sono previsti per il protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 71 Macro area Protocollo AT Manuale assegnatario di protocollo Riceventi In questo tab presente solo nelle pagine di dettaglio di documenti in ingresso od interni viene indicato il ricevente formale del documento e l ufficio di appartenenza dello stesso oppure una nota denominata Informazione ricevente Fig 96 Mittente Riceventi 1 Assegnatari 1 Allegati 2 Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Informazione r
246. ario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie 7 Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona giuridica in rubrica Denominazione Indirizzo Cap Localit Provincia Email Aziendale PEC Fig 199 Mittente Persona giuridica ricercare un mittente gi memorizzato nella rubrica Dopo tale selezione il sistema presenter la seguente maschera Fig 200 che consentir all utente di specificare almeno una chiave di ricerca per trovare il mittente cercato Supponendo di aver indicato la denominazione Comune di Venezia nell apposito campo Fig 200 b l utente dovr selezionare il pulsante Cerca Fig 200 c per avviare la ricerca Per tornare invece alla maschera precedente dovr invece servirsi del tasto Indietro Fig 200 d Se l utente seleziona il tasto Cerca Fig 200 c non avendo inserito alcuna informazione verr visualizzato un elenco contenente tutte le persone giuridiche inserite nella rubrica fino a quel momento Denominazione IVA Email Aziendale 122 Fig 200 Mittente Persona giuridica chiavi per ricerca nella rubrica VITROCISET SPA ADS SPA 155 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo In caso di successo i risultati della ricerca verranno presentati in un formato tabellare come illustrato sotto Fig 201 in cui ogni riga identificher una persona giuridica descritta dai seguent
247. aso di rifiuto Fig 129 Assegnati all ufficio descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli assegnati all ufficio Sotto la tabella si trova un menu di navigazione che permetter di navigare nella lista dei vari protocolli presentati a gruppi di 10 elementi per pagina e iquattro pulsanti Accetta Respingi con una casella di testo dedicata Accetta e riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente Fig 129 c VITROCISET SPA ADS SPA 102 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 1 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo presa in carico del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 130 l utente dovr indicare il protocollo di cui intende iniziare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 130 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta Fig 130 2 E possibile selezionare pi di un protocollo per volta ed accettarli tutti contemporaneamente L accettazione del protocollo far transire lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione Data Da 7 Protocolli per Ufficio Numero Anno Da A N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Messaggio 20100000271 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione 1 Emergenza dar di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato Messaggio in caso di rif
248. ati che consente di completare automaticamente alcuni campi della maschera di registrazione Se dopo questa compilazione automatica e la selezione del tasto Cerca Fig 180 n2 il sistema riscontrer che effettivamente si sta per registrare un documento avente gli stessi estremi identificativi e la stessa data avviser l utente tramite un messaggio Fig 181 Star poi all utente decidere se forzare la registrazione o meno Gli estremi dei dati inseriti risultano essere uguali a quelli del protocollo N 8 ato il 20 9 5 0 Premere il tasto Registra per forzare la registrazione Fig 181 Documento interno messaggio di avviso all utente e i link al protocollo gi registrato in precedenza VITROCISET SPA ADS SPA 142 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo ci che concerne la sezione dedicata alla gestione dell allegato principale Fig 180 p servendosi del pulsante Sfoglia Fig 180 p1 l utente potr individuare il documento principale nel proprio PC o in altre memorie di massa quali CD pen drive DVD etc indicare il numero di pagine da cui composto Fig 180 p4 e caricarlo tramite la selezione del tasto Allega Fig 180 p2 Inoltre per effettuare il caricamento di eventuali allegati interni l utente dovr avvalersi del tab Allegati rispettando la quantit indicata Fig 180 p5 In presenza di allegati indicati in Fig 180 p5 oltre a quello principale il loro numero deve
249. ati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie uo competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente fne Unit Organizzativa Competente 1 Unit operativa nuovo sistema informativo PADOVAN PIERPAOLO v Messaggio 2L Fig 248 Assegna utente rimozione dell utente VITROCISET SPA ADS SPA 181 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 e TAB ALLEGATI Obiettivo associazione al documento protocollato di altri documenti in formato elettronico oltre all allegato principale Descrizione questo tab dedicato alla gestione degli allegati Di seguito Fig XX sono illustrate le azioni che l utente dovr compiere per il caricamento degli allegati durante la fase di registrazione del protocollo Dopo aver selezionato il tab Allegati Fig 249 1 il campo Tipo documento dovr essere obbligatoriamente compilato espandendo il relativo menu Fig 249 2b e selezionando la voce desiderata dall elenco oppure avvalendosi della ricerca filtrata Fig 249 2a L utente proceder fornendo una descrizione Fig 249 3 ed il numero di pagine per ogni allegato selezionando i file dalla cartella indicata avvalendosi del tasto Sfoglia Fig 249 5 per poi allegarli tramite il tasto Allega Fig 249 6 Nel momento in cui si allega un file viene calcolata un impronta ovvero una sequenza di simboli binari in grado di ident
250. ativi sono e Codice Fig 31 b sigla identificativa dell AOO che riassume quanto riportato sul campo Descrizione Fig 31 a e Data soppressione Fig 31 d consente di indicare avvalendosi del tasto Calendario H l eventuale data di cessazione attivit dell AOO e Codice dipartimento Fig 31 e e Descrizione dipartimento Fig 31 f permette di indicare un dipartimento dell Ente come AOO e Livello minimo titolario Fig 31 h un informazione che indica il livello minimo di classificazione richiesto per ogni documento riguardante l AOO Ad esempio sapendo che il titolario si articola gerarchicamente in n livelli il numero 1 richieder che venga specificato almeno il titolo Area organizzativa a Descrizione AOO Consiglio Regionale cf Codice CRV b Data istituzione 05 04 2010 I C Data soppressione d Codice dipartimento 123 e Descrizione dipartimento Dipendenza titolario eUO sij Q Livello minimo titolaro ofh Fig 31 Area Organizzativa dettaglio della schermata Modifica Aoo VITROCISET SPA ADS SPA 28 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 1 2 b RESPONSABILE Obiettivo identificazione del responsabile dell Area Organizzativa Omogenea Descrizione sezione della pagina per la definizione del responsabile dell AOO raggiungibile selezionando il pulsante Modifica presente all interno della pagina AO caricata selezionando la voce omonim
251. ativo del protocollo e il detentore del documento cartaceo e nel caso di rifiuto l originale va restituito al soggetto che ha provveduto alla assegnazione per la sua riassegnazione nel caso il documento arrivi dal protocollo il documento cartaceo va restituito alla Segreteria generale CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 5 di 9 3 2 Corrispondenza pervenuta direttamente alle strutture La corrispondenza pervenuta direttamente alle strutture e che attiene procedimenti istituzionali o amministrativi va recapitata alla Segreteria generale per l assegnazione e la successiva protocollazione Nel caso di documentazione consegnata a mano es in occasione di audizioni o ricevuta via mail fax etc il responsabile della struttura deve qualora non gi contemplata nel documento anteporre un foglio indicando l oggetto del procedimento il mittente e la data di consegna e trasmettere copia della Mail o del foglio fax di trasmissione Eventuali annotazioni per la Segreteria generale vanno fatte su post it o a matita 3 2 1 Protocollazione da parte delle Unit di protocollazione decentrata Il Segretario generale pu individuare con propria nota strutture e tipologie di documenti che possono essere protocollati dalle postazioni di protocollazione decentrata 3 3 Gestione della posta in entrata delle gare
252. aver accertato la leggibilit accessibilit e compatibilit del documento con il processo di conservazione digitale In presenza di anomalie l operatore provvede a notificare agli interessati le problematiche rilevate Articolo 13 Annullamento o modifica delle registrazioni di protocollo generale 1 Le registrazioni di protocollo generale possono essere annullate su autorizzazione del Responsabile del Servizio previa richiesta delle strutture interessate 2 Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono evidenziate dal sistema con un simbolo o una dicitura Nel sistema sono annotati anche gli estremi della nota di autorizzazione all annullamento Articolo 14 Differimento dei termini di registrazione di protocollo generale 1 Eccezionalmente il Responsabile del Servizio pu differire con apposita nota protocollata la registrazione di protocollo generale dei documenti ricevuti fissando comunque un limite di tempo entro il quale questa deve avvenire e conferendo valore nel caso di scadenze predeterminate al timbro datario d arrivo Articolo 15 Registro di protocollo riservato 1 Presso l Ufficio di Segreteria generale dell Amministrazione istituito un protocollo speciale per la registrazione dei documenti da considerare riservati ai sensi della normativa vigente in materia di privacy e attesa la specificit e peculiarit dei loro contenuti 2 La produzione a stampa e la tenuta del registro
253. avorazione Numero protocollo 00000277 Numero procedimento 10 11 Fig 268 Creazione Nuovo procedimento Nel caso in cui durante la creazione del procedimento si scelga la posizione in Evidenza come illustrato nella seguente figura Fig 269 nella maschera apparir un campo obbligatorio Data Evidenza compilabile mediante il corrispondente pulsante Calendario Fig 269 1 TT Posizione In Evidenza v Data Evidenza 1 Fig 269 Parte aggiunta nella maschera nel caso la Posizione sia in Evidenza Alla creazione del procedimento apparir come nella seguente figura la possibilit di rimuovere il VITROCISET SPA ADS SPA 194 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo procedimento i procedimenti creato selezionado la spunta a fianco Fig 270 1 e il pulsante Rimuovi Fig 270 2 Mittente Riceventi 1 Assegnatari 3 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli 1 Procedimenti 1 Differimento Emergenza Anomalie Procedimenti associati 1 PDA N 00003 PDA 06 10 2010 Fig 270 Parte aggiunta nella maschera nel caso la Posizione sia in Evidenza VITROCISET SPA ADS SPA 195 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 k TAB DIFFERIMENTO Obiettivo indicazione di procrastinazione Descrizione durante la fase di registrazione di un protocollo possibile riportare il motivo che ne ha causato il di
254. avviene in un albero genealogico Per filtrare la ricerca dell UO a cui associare la voce prescelta presente un campo dedicato Fig 64 b in cui l utente pu digitare i caratteri che compongono il nome dell ufficio da individuare Utilizzando questo metodo verr visualizzata dinamicamente solo quella parte della struttura completa dell AOO composta dai nomi degli uffici e i relativi sottolivelli che soddisfano la digitazione dell utente A questo punto per realizzare l associazione l utente dovr prima selezionare deselezionare la checkbox corrispondente all UO desiderata vedi Esempio e poi confermare le scelte effettuate selezionando il pulsante Associa gli uffici Fig 64 c Selezionando il tasto Annulla Fig 64 d l utente torner alla maschera precedente Fig 63 Nota data la vastit della struttura organizzativa dell AOO CRV una parte dell elenco delle funzioni in questa figura sono state omesse e sostituite da una riga composta da asterischi rossi VITROCISET SPA ADS SPA 52 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Codice 133 Descrizione Dimissioni Surroghe Unit organizzative CRV CRV SI Soggetti istituzionali ORG Organizzazione SG Segreteria generale UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo DABS Direzione regionale amministrazione bilancio servizi UCBR Unit complessa bilancio e ragioneria UPBCG Ufficio programmazione bilancio e controllo di gestion
255. avvio riporta la data in cui stato avviato ufficio qui indicata l UO competente o titolario voce di classificazione del procedimento o tipo tipologia di procedimento procedimento riporta l identificativo numerico del procedimento VITROCISET SPA ADS SPA 103 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Selezionando il pulsante Nuova ricerca Fig 145 11 l utente potr avviare una nuova ricerca Selezionando dalla tabella dei risultati Fig 145 il campo Oggetto di un procedimento l utente potr visualizzarne i dettagli Oggetto Data Avvio Ufficio Titolario Tipo N Procedimento IRC 27 09 2010 Provadirezione 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI IRC 20100000038 N 00002 mod4 IRC 29 09 2010 Prova direzione 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 2 IRC 20100000029 N 00001 mod4 Elezioni Ricorsi 2 elementi trovati 11 Fig 145 Ricerca procedimenti risultati della ricerca digitando nel campo oggetto IRC Come illustrato di seguito Fig 146 in base alle politiche di accesso vigenti l utente potr invece modificare alcuni attributi del procedimento quali e competente selezionando il pulsante Seleziona altra UO Fig 146 1 e seguendo la procedura precedentemente illustrata Fig 144 il titolario avvalendosi del pulsante Cerca Fig 146 2 e poi scegliere la voce desiderata secondo la modalit utilizzate nella ricerca dei
256. azione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 167 Documento in ingresso intestazione della maschera Informazioni Obbligatorie campi obbligatori previsti per questa sezione sono quattro Fig 168 e riguardano 132 Mezzo di trasmissione Fig 168 e questa informazione deve essere specificata solo nel caso della registrazione di un documento in ingresso Il relativo menu Fig 168 e1 presenta un elenco degli strumenti trasmissivi dal quale l utente potr selezionare quello utilizzato per far pervenire il documento all AOO CRV Tipo documento denota la tipologia del contenuto e l utente pu scegliere se selezionare la voce desiderata tra quelle proposte dal menu Fig 168 f oppure avvalersi del campo Cerca Fig 168 f1 digitando dei caratteri per filtrare la ricerca tra gli elementi contenuti nel predetto menu Opzionalmente l utente pu spuntare la checkbox corrispondente Fig 168 f2 per registrare un protocollo come riservato Legislatura Fig 168 9 il menu Fig 168 91 offre la possibilit all utente di selezionare dallo storico delle legislature quella in cui collocare il protocollo La voce presentata automaticamente dal menu solitamente quella attualmente in carica Oggetto Fig 168 h accanto a tale campo si presenta un menu Fig 168 h1 contenente l oggettario ovvero un elenco di descrizioni che l utente ha deciso di memorizzare selezionando l apposita checkbox Fig 168 h5 In
257. azioni Facoltative campi facoltativi Fig 180 offrono la possibilit all utente di indicare la data in cui stato prodotto il documento Fig 180 e quella in cui stato ricevuto Fig 180 selezionando il relativo tasto Calendario Fig 180 m1 e 01 In quest ultimo caso pu dettagliare ulteriormente l informazione specificando anche l orario Fig 180 02 e 03 dato che si rivela utile ad esempio nelle gare d appalto campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo N Tipo Documento Riservato 7 m Emi N Estremi documento nl LJ n2 o ole o 027 T Legislatura IX Legislatura v Oggetto Altro Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento principale GG ud Numero Pagine FC 4 N allegati interni pl p2 p3 Fig 180 Documento interno campi facoltativi La funzione identificata dall etichetta Estremi documento Fig 180 n controlla eventuali protocolli duplicati ovvero verifica se l utente stia o meno effettuando una registrazione specificando gli stessi estremi identificativi indicandoli in Fig 180 n1 e data di un altro documento precedentemente registrato E consigliato inserire un codice identificativo semplice ad esempio 7050 e non una descrizione complessa Questa funzionalit pu rivelarsi utile ad esempio quando l utente si sia avvalso della funzionalit Ripeti d
258. base di caratteristiche unificanti tutte le funzioni e attivit svolte dall Ente sia per la propria organizzazione sia per la gestione nelle materie di competenza Nei livelli successivi si procede ad una identificazione pi analitica degli ambiti d intervento all interno della partizione a mero titolo esemplificativo 1 livello sistema informativo 2 livello sistema documentale che pu ulteriormente articolarsi in voci possibili di terzo livello quali manuale di gestione o piano di classificazione e piano di conservazione o ancora 1 livello risorse umane 2 livello stato giuridico e vicende del rapporto di lavoro e voci possibili di terzo livello quali inquadramento o reclutamento contratto Nell ambito dei livelli la sequenza ha un andamento che va dal generale al particolare creando cos una struttura ad albero rovesciato 2 Il modello Il modello proposto stato costruito prevalentemente sulle funzioni ed costituito complessivamente di 6 titoli I primi due titoli individuano le aree funzionali istituzionali e comprendono tutta l attivit principale del Consiglio cio le funzioni legislative di indirizzo politico amministrativa deliberativa e di controllo 1 Organismi e attivit istituzionali 2 Attivit legislativa di controllo e di supporto I restanti quattro titoli riguardano le funzioni amministrative e strumentali 3 Organizzazione patrimonio e risorse s
259. biarla dovr selezionare nuovamente il tasto Ricerca Fig 262 b e ripetere il procedimento fin qui illustrato Mittente Riceventi 1 Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie a rioiario selezionato NTOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI Ricerca b Fig 262 Tab Titolario voce di titolario selezionata VITROCISET SPA ADS SPA 190 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 1 5 i TAB FASCICOLI Obiettivo inserimento del protocollo in uno o pi fascicoli Descrizione questa funzionalit consente di effettuare la fascicolazione del protocollo in fase di registrazione Per accedere al tab in oggetto l utente dovr selezionare la voce evidenziata nella seguente figura Fig 263 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 263 Fascicoli Selezione Tab Fascicoli All interno del tab Fascicoli l utente potr effettuare due tipologie di operazioni per associare un protocollo ad un fascicolo cercare un fascicolo esitente attraverso la selezione del tasto Cerca Oppure creare un nuovo fascicolo attraverso il tasto Nuovo Fig 264 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Nessun Fascicolo Associato Fig 264 Fascicoli
260. bili solamente se l utente che sta visualizzando il fascicolo un assegnatario del protocollo Un esempio di questa regola visualizzabile nella seguente figura Fig 326 E stato creato un fascicolo con ufficio referente un ufficio di tipo normale e gli si sono stati associati due protocolli uno con assegnatari che non fanno parte di questo ufficio e com visibile in figura Fig 326 1 non possibile accedervi tramite l Oggetto dato che la dicitura risulta non selezionabile Il secondo protocollo in figura Fig 326 2 invece assegnato all utente che sta visualizzando il fascicolo e quindi pu visualizzarlo Infatti mediante il link sotto la voce Dicitura l utente potr accedere alla pagina di dettaglio del protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 234 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Protocolli Documenti Protocolli e Documenti Procedimenti Oggetto Tipo Registrato il Mittente DOC Stato Numero test 1500 N 07 10 2010 AGOSTA GIULIANO TEST REGOLE PIERI N 06 10 2010 Lavorazione 20100000286 ZUCCHETTA MICHAEL Sospeso 20100000284 Fig 326 Visibilit dei Fascicoli Protocollo selezionabile o meno a seconda della regola di visibilit VITROCISET SPA ADS SPA 235 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 4 UTILITA Obiettivo fornire all utente funzioni di utilit di vario genere Descrizione in questa sezione vengono raccolte funzionalit di vario genere che spazi
261. button corrispondente Fig 73 4 Avvalendosi del tasto Salva Fig 73 5a l utente potr confermare le informazioni inserite per la creazione della nuova legislatura Per tornare alla lista delle legislature selezionare il tasto Indietro Fig 73 5b Data Inizio DataFine I 5a 5b 26 30 PreSelezionato 4 e Si No Fig 73 Legislature definizione di una legislatura La maschera sottostante Fig 74 verr presentata in fase di modifica In essa sar possibile 59 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo modificare soltanto il campo Preselezionata Fig 74 1 tenendo presente che per disattivare la preselezione della legislatura corrente l utente dovr prima indicarne un altra come attiva Per attivare una legislatura impostare tale campo Fig 74 1 selezionando il radio button corrispondente all opzione Si Tramite il tasto Salva Fig 74 2 l utente potr confermare le modifiche apportate alla legislatura selezionata Per tornare alla lista delle legislature selezionare il tasto Indietro Fig 74 3 Descrizione a Data Inizio b Data Fine PreSelezionato 1 DICI 2 3 Fig 74 Legislature in fase di modifica i campi a b e c non sono modificabili VITROCISET SPA ADS SPA 60 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 5 PROCEDIMENTO Funzione assegnata al ruolo amministratore
262. c Tematica LA MIA INTRANET o AMMINIS TRAZIONE Benvenuto wninistrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni ORGANIZZAZIONE Ruoli SUP PROT ASS AMM GE STIONE UFFICIO Fig 26 Gestione ufficio accesso alla sezione Area Organizzativa Omogenea AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 CATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione La sezione presenta il seguente elenco di funzioni dal quale l utente potr selezionare la voce d interesse scegliendo tra e Delegati gestione delle deleghe e Gestione protocolli ufficio riassegnazione o chiusura in massa dei protocolli dell utente indicato e Monitoraggio uffici visualizzazione tabellare riassuntiva stampabile delle statistiche riguardanti i protocolli presso una data Unit Organizzativa e di quelle ad essa sottostanti VITROCISET SPA ADS SPA Macro area Amministrazione AT 22 Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 1 DELEGATI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo se Responsabile dell UO Obiettivo gestire le deleghe Descrizione ogni ufficio ha un Responsabile e solamente questo pu delegare in caso di sua assenza per impedimento o altro motivo i suoi collaboratori Questa funzione permette al Responsabile dell UO di attivare la delega su altri utenti e di associare ad essi i permessi ad operare o leggere in modo selettivo L accesso alla funzionalit avviene selezi
263. ca lista assegnazione Fig 300 b come illustrato di seguito Fig 300 Mittente Riceventi Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie b uo UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Ld competente v Utente Fig 300 a Tab Assegnatari e b pulsante Ricerca lista assegnazione CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvpro1 p p id CVRPro v N Assegnatari Test Lista 1 8 Prova 1 0 Test da Roma 1 prova ass 2 lista Prova 2 5 Lista 3 0 Lista 4 3 rn 8 elementi trovati 1 b http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet VITROCISET SPA ADS SPA 216 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Fig 301 Finestra di dialogo che appare selezionando il pulsante Ricerca lista assegnazione L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Cerca lista assegnazione come evidenziato nella figura sottostante Fig 302 PROTOCOLLO tocollo Amministrazione Informazioni Registro Registro Ufficiale Ruoli PROT ASS PROMEMORIA Assegnati all ufficio Presi in carico Chius Ultima Registrazione 0 Visualizza Area Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzi Assegnati all utente 42 Ritornat sualizz Chius
264. care almeno una chiave di ricerca tra Denominazione Partita IVA l indirizzo di Posta Elettronica Certificata e quello dell email aziendale Fig 220 2 o avviare la ricerca senza specificare alcun filtro e selezionando il tasto Cerca Fig 220 3 In tal modo appariranno come risultati della ricerca soltanto quelle persone giuridiche precedentemente memorizzate nella rubrica anagrafica Dopo aver compilato gli altri campi obbligatori ed individuato la persona giuridica cercata l utente potr selezionare il campo Denominazione Fig 220 4 VITROCISET SPA ADS SPA 165 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 2 Denominazione Partita IVA Email Aziendale cas Denominazione Partita Iva Email Aziendale protocollo pec comune venezia it Un elemento trovato Fig 220 Destinatario Persona Giuridica ricerca persona giuridica Cos facendo il sistema completer automaticamente gli altri campi relativi al destinatario indicato Per aggiungere tale persona giuridica come destinatario l utente dovr selezionare il tasto Aggiungi Fig 221 5 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Persona Fisica e Persona Giuridica C Titolo destinstario b Nominativo Comune di Venezia Indirizzo Ca Farsetti S Marco 41 Localit Venezia Mezzo dispedizione FAX Data spedizione
265. cazione del progetto Tabella riassuntiva delle valutazioni le singole schede di valutazione vanno nel fascicolo personale 4 12 2 3 3 3 Gruppi d lavoro Fascicolo per procedirrento per tempi del Costituzione 5 anni procedirrentoyalfabetico norme gruppo gruppo e sua Illirriteta per il attivit rrateriale convocazioni conclusivo 40 Pagina 41 di 73 Fascicolo norrinativo del personale verbali ecc rrateriale condusivo relazioni ecc questo ultimo va dassificato anche secondo la materia corrispondente Copia dell atto costitutivo con i norrinatii Illimtata 3 3 4 Controllo di gestione e Monitoraggio Fascicolo per materia tipologia di controllo annuale cronologico o alfabetico Relazione Richieste di ricerche particolari eventuali riunioni studi Illimitata per il rrateriale conclusivo 3 4 1 Organigrarrrra Fascicolo per rraterie perrranente cronologico Fascicolo per attivit annuale cronologico 342 Dotazione organica gruppi consiliari Organigranma e funzionigranma dotazione organica e personale in servizio Comprese le richieste di assegnazione di personale alle dalle varie strutture 3 4 3 Segretario Generale Fascicolo per persona durata incarico cronologico Illimitata 5 anni Legs Atto d norina Corrispondenza non istituzionale MMlirritata 5 anni 41
266. cazione di un altra UO oppure ricerca di una lista di asseganzione Dopo tale selezione la maschera si trasformer come illustrato nella figura Fig 243 nella quale l utente potr modificare l indicazione dell ufficio avvalendosi dei campi 2a e 2b Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente OPOD 3 Prova direzione 3 CRV 2b Fig 243 Tab Assegnatari selezione di un altra UO In base alla digitazione nel campo 2a in 2b apparir un elenco composto solo da quei nomi contenenti tali caratteri ad esempio digitando uo in 2a apparir in 2b UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Nel caso in cui l utente non digiti nulla in 2a potr effettuare la scelta VITROCISET SPA ADS SPA 178 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo dell ufficio desiderato navigando nella struttura gerarchica dell AOO CRV modellata nel menu tendina 2b sotto forma di una lista indentata che rispecchia la struttura organizzativa dell Ente Una volta individuato l ufficio a cui assegnare il protocollo la selezione del tasto Seleziona UO Fig 244 3 confermer la scelta effettuata Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente OPOD3 Prova direzione 3 EJ 3 2a Fig 244 Assegna utente es
267. cc 64 Pagina 65 di 73 e reversali inviati e ricevuti 5 6 2 Riscontro di cassa e Fascicolo per Verifica di cassa mersile e 10 anni competenza procedimento annuale cronologico riepilogo annuale riepiloghi annuali inviati dalla tesoreria 57 Fondo econonrele 5 7 1 Liquidazione spese Libro nastro e o DB annuale cronologico Libro nastro Illimtata fondo econonale Fascicolo per procedimento annuale cronologico e nurrerico buono d Buoni d pagarrento 10 anni pagamento anticipazioni o rimborsi con allegate pezze giustificative Richieste preventivi fatture Risconiro tra i movinenti di cassa banca 5 7 2 Rendicontazione Fascicolo per procedirrento annuale Prospetto periodico delle 10 anni cronologico spese atto deliberativo di presa d atto 58 Finanziamento gruppi consiliari 5 8 1 Erogazione Fascicolo per Copia atto costitutivo 10 finanziamento procedimento annuale cronologico Gruppo delibera Ufficio di alfabetico gruppo politico Presidenza dhe ripartisce le quote spettanti eventuali richieste da parte dei gruppi variazioni copie delle deteminazioni di impegno 5 8 2 Gestione del Fascicolo per Copia atto costitutivo 10 finanziamento procedirmento annuale cronologico Gruppo delibera Ufficio d alfabetico gruppo politico Presidenza che ripartisce le quote spettanti eventuali richieste da parte dei gruppi variazioni copie dell
268. ccessivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 392 5 VITROCISET SPA ADS SPA 282 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Tipo Protocollo 1 Data Registrazione Da 2 E At 3 O UO corrente CRV CRV Fig 392 Protocolli assegnati selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale obbligatorio e selezione UO A questo punto Fig 393 l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 393 6 e poi il formato del report Fig 393 7 Tipo Protocollo Tutti vj Data Registrazione Da 94 99 2010 TT 0410 2010 m UO corrente CRV CRV CRV Cerca L Me na L6 Selezionare il formato del report Acrobat Pdf 7 Fig 393 Protocolli assegnati selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 394 8 o salvarlo Fig 394 9 Download del file Aprire o salvare il file p Nome protocolli amp ssegnati PDF Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 1 file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono 9 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 394 Protocolli assegnati finestra per il download del file VITROCISET SPA ADS SPA 283 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo
269. cessione del quinto sullo stipendio ricongiunzioni e riscatti 4 6 1 Istituti di previdenza 4 6 2 Contributi previdenziali 4 6 3 Trattamento di fine rapporto TFR 4 6 4 Ricongiunzioni e riscatti 4 7 Trattamento economico Definizione ed erogazione di retribuzioni di base ed emolumenti accessori comprese indennit produttivit lavoro straordinario missioni rimborsi buoni pasto etc 4 7 1 Retribuzione base 4 7 2 Indennit accessorie 4 7 3 Missioni 4 7 4 Lavoro straordinario 4 8 Mobilit Comandi trasferimenti anche interni distacchi in genere distacchi sindacali e incarichi politici 4 8 1 Comandi 4 8 2 Trasferimenti 4 8 3 Passaggi interni 4 8 4 Distacchi 4 9 Gestione presenze Gestione delle presenza e delle assenze in servizio Gestione badges giustificativi e autorizzazioni delle assenze ordinarie fogli di reperibilit ferie servizi esterni permessi orari permessi retribuiti giornalieri ecc missioni 150 ore aspettative malattie assistenza a portatori di handicap maternit e puerperio infortuni 4 9 1 Gestione badges 4 9 2 Giustificativi delle assenze 4 9 3 Turni di servizio e reperibilit 4 9 4 Missioni 4 9 5 150 ore 4 9 6 Aspettativa senza retribuzione 4 9 7 Aspettativa sindacale 4 9 8 Malattia 4 9 9 Assistenza a portatori di handicap 4 9 10 Maternit e puerperio 4 9 11 Invalidit 4 9 12 Incarichi pubblici 4 9 13 Infortunio 4 9 14 Causa di servizio 4 10 Formazione ed aggi
270. cezione e protocollazione della posta in entrata Il processo di ricezione della posta in ingresso e della sua protocollazione avviene secondo il seguente schema 101001 Ricezione e protocollazione della corrispondenza Unit archivio e protocollo Unit rapporti ux RE Ufficio diritti alla Segreteria generale Unit archivio e protocollo Strutture consiliari Servizi ausiliari Centro posta istituzionali persona an il motoscafo incaricato UAP ritira posta da Foste 7 N italiane _ 101002 i si una Pos a indirizi lt gt Protocollazione informatica Imbustamento e Ripartizione degli Incasellamento originali per ufficio Di norma alle ore 08 30 a mezzo natante del Consiglio regionale il preposto del Centro accettazione e spedizione corrispondenza coadiuvato da personale della ditta esterna assegnataria del servizio posta ritira la corrispondenza presso l ufficio postale e presso l Ufficio corrispondenza in arrivo della Giunta regionale e la consegna al Centro accettazione e spedizione corrispondenza L incaricato del centro posta delegato ad aprire la corrispondenza in arrivo eccezion fatta per la corri
271. che 110 Difensore civico Documentazione sulla nomina elezione le attivit e le relazioni annuali In Attivit istituzionale possibile dettagliare ulteriormente indicando i soggetti con i quali il Difensore in relazione ad esempio quelli indicati nelle note Similmente essere dettagliata Attivit di tutela o in riferimento alle materie oggetto di tutela o ai soggetti ai quali si rivolge 1 10 1 Normativa disposizioni di massima 1 10 2 Corrispondenza generale 1 10 3 Nomina Elezione 1 10 4 Attivit istituzionale 1 10 5 Relazioni annuali e statistiche 110 6 Enti convenzionati 1 10 7 Attivit di tutela 1 10 7 1 Servizi alla persona 1 10 7 2 Trasporti 1 10 7 3 Partecipazione al procedimento 1 10 7 4 Territorio ed ambiente 1 10 7 5 Finanze e tributi 1 10 7 6 Personale 1 10 7 7 Altre materie 111 Consiglio delle autonomie locali Documentazione relativa alla composizione nomine e dimissioni ed alle attivit svolte I pareri e i documenti prodotti per l attivit legislativa figurano nel Titolo 2 111 1 Normativa disposizioni di massima 111 2 Corrispondenza generale 1 11 3 Nomine elezioni 111 4 Convocazioni o d g 1 11 5 Verbali e resoconti 111 6 Delibere 111 7 Risoluzioni 111 8 Studie ricerche 112 Conferenza regionale sulle dinamiche economiche e del lavoro CREL Documentazione relativa alla composizione nomine e dimissioni ed alle attivit svolte I pareri e i documenti prodotti per l attivit l
272. che interessano l utente ma anche un mezzo di cui servirsi per poter effettuare delle operazioni su di essi Dopo aver acceduto all applicazione CRVPro ogni utente dispone di un proprio Promemoria collocato in basso a sinistra nella pagina come evidenziato nella figura sottostante Fig 125 n Strumenti Probe LA MIA INTRANET Protocollo Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE Arta Organittariva Omagenzy CAV M00 Consiglio Regionale del Vene DO Provo direzione 2 ANAGRAFICA Registro Registro Utowe Uma Registrarione 116200 Ruoli SUP PROT ASS FASCICOLI UTILIT PROMEMORIA Assegnali al uficio 1 Visualizza Assegra all utente 3 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornali 0 Visualizza 1 Chiusi Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 125 Promemoria collocazione nella prima pagina dell applicazione Come illustrato di seguito Fig 126 si presenta come una tabella composta da tre righe e due colonne ognuna delle quali a sua volta suddivisa in tre righe e tre colonne PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 3 Visualizza Presi in carico 3 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 126 Promemoria strutturazione in descrizione contatore e link Visualizza Ogni riga contiene tre elementi e una descrizione d
273. ci elenco dei protocolli allacciati Come rappresentato nell esempio seguente Fig 256 nel caso di un allaccio errato l utente potr eliminare il legame logico indicando prima la corrispondente checkbox Fig 256 1 e poi selezionando il tasto Rimuovi Fig 256 2 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci 2 Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Numero Anno Estremi protocolli allacciati 27 2010 I 1 28 2010 1 2 bd Fig 256 Tab Allacci esempio rimozione di un allaccio sbagliato VITROCISET SPA ADS SPA 186 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 9 TAB ANNOTAZIONI Obiettivo corredare il protocollo di ulteriori informazioni Descrizione durante la fase di registrazione di un protocollo possibile corredarlo di alcune note descrittive utili anche alla sua ricerca Come raffigurato di seguito Fig 257 dopo aver selezionato il tab Annotazioni Fig 257 1 l utente avr la possibilit di compilare tre campi e Posizione Fig 257 2 indica tramite una breve codifica max 9 caratteri la collocazione del protocollo in un archivio cartaceo e Chiave Fig 257 3 consente di specificare una o pi parole chiave in modo da velocizzare la ricerca e Note Fig 257 4 possibile inserire ulteriori note addizionali che possono migliorare la descrizione e di conseguenza la ricerca del protocollo Dop
274. cicolo una volta registrato come illustrato nella seguente figura Fig 318 Ai piedi del riepilogo compaiono 4 tab che consentono la visualizzazione dei protocolli Fig 318 a dei documenti Fig 318 b una vista che combina entrambi Fig 318 c ed i procedimenti Fig 318 d associati al fascicolo Fascicolo Progressivo Oggetti Unit Organizzativa Referente T olario Trattato da Tipo Posizione Data creazione Data carico 2010000050 prova fascicolo CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 1 6 1 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIM 6 Presidente del Consiglio Regionale Elezioni 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 MINELLA ROBERTO Ordinario in Trattazione 05 10 2010 05 10 2010 Data evidenza Data ulbmo movimento Non ci sono protocolli nel fascicolo Le Protocolli e Document Procediment Fig 318 Riepilogo fascicolo pagina principale AI momento del salvataggio del fascicolo questo non conterr nessun tipo di documento protocollo ne procedimento associato in quanto per poter associare questi tipi di documenti al fascicolo necessario conoscerne il numero identificativo reso disponibile solamente dopo il salvataggio VITROCISET SPA ADS SPA 228 Manuale Protocollo Organizzazione per macro aree associare quindi protocolli documenti e procedimenti al fascicolo sar necessario
275. cio e prevede due opzioni la riassegnazione o chiusura massiva dei protocolli dell utente indicato L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Gestione protocolli ufficio come evidenziato nella figura sottostante Fig 110 Fica Temati LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI AMMINISTRAZIONE collo Amministrazione Report Ricerche A IONE informazioni ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogpenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD3 Prova direzione 3 CATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 201 GESTIONE UFFICIO Ruoli SUP PROT ASS AMM Fig 110 Gestione protocolli uffici accesso alla funzione Questa funzione offre due opzioni e Riassegnazione protocolli utente e Chiusura protocolli utente VITROCISET SPA ADS SPA 83 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 1 3 2 a RIASSEGNAZIONE PROTOCOLLI UTENTE Obiettivo riassegnazione massiva di protocolli Descrizione tramite questa opzione solo il Responsabile dell ufficio pu decidere quali dei protocolli presi in carico da un utente debbano essere riassegnati ad un altra persona nello stesso ufficio Come raffigurato di seguito Fig 111 l utente dovr selezionare Riassegnazione protocolli utente tra le voci proposte dal menu Fig 111 1 Selezionare una tipologia di operazione da eseguire li Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli
276. collo diventa di fatto unitario in tutta la Pubblica Amministrazione Italiana e viene gestito con un sistema informatico che prevede lo scambio di dati per via telematica attraverso Internet Dal numero di protocollo si potr risalire immediatamente utilizzando un semplice motore di ricerca a tutti i dati a questo associati oppure conoscendo parte dei dati sar possibile ottenere il numero di protocollo L aspetto forse pi importante che il protocollo informatico pu davvero caratterizzarsi come la struttura di base per l informatizzazione generalizzata ed omogenea dei procedimenti amministrativi in tutti i comparti della Pubblica Amministrazione arrivando alla piena applicazione del DPR 445 200 Testo Unico per la documentazione amministrativa Nel presente documento verr trattata la componente destinata ad adempiere il compito di riorganizzazione dei flussi documentali e nello specifico alla protocollazione e fascicolazione del documento Il capitolo si articola in e Obiettivi del documento e Scopo del servizio e Contesto di utilizzo e Definizioni acronimi e abbreviazioni VITROCISET SPA ADS SPA 3 Introduzione d Manuale assegnatario di protocollo 2 1 OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Nel presente manuale si vogliono illustrare il pi dettagliatamente possibile tutte le caratteristiche operative e funzionali del prodotto in oggetto Pertanto verranno presi in considerazione non solo gli aspetti procedurali strett
277. comparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Come illustrato nelle seguenti figure Fig 140 e Fig 141 il contatore relativo ai protocolli assegnati all utente verr decrementato di un unit e verr incrementato quello dei presi in carico PROMEMORIA Assegnali all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 5 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 140 Accetta Protocollo Assegnato all Utente prima della presa in carico del protocollo selezionato PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente B3 Presi in carico O Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 141 Accetta Protocollo Assegnato all Utente dopo presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 110 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 3 2 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo rifiuto del protocollo selezionato Descrizione in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando il documento tramite la checkbox corrispondente Fig 142 1 eventualmente descrivendo anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig
278. comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Come illustrato nelle seguenti figure Fig 55 e Fig 56 il contatore relativo ai protocolli assegnati all ufficio verr decrementato e verr incrementato quello associato ai presi in carico PROMEMORIA Assegnati all ufficio 2 Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 55 Accetta protocollo assegnato all ufficio prima della presa in carico del protocollo selezionato PROMEMORIA Assegna all ufficio Assegnat all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornab 0 Visualuza Chiusi sui Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 56 Accetta protocollo assegnato all ufficio dopo la presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 44 Promemoria do Manuale assegnatario di protocollo 4 3 1 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo respinta del protocollo selezionato Descrizione in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando tale documento tramite la checkbox corrispondente Fig 57 1 eventualmente descrivend
279. consiglieri gruppi e personale UGSAR Ufficio gestione servizi ausiliari e di rimessa UEUT Ufficio economato e utenze tecniche UCON Ufficio contratti UGRUF Ufficio gestione risorse umane e formazione UACG Ufficio amministrazione consiglieri e gruppi consiliari UAP Ufficio amministrazione personale See e de de de de de ded de de de dee ede de dee eee de de ese ee eee ehe de de de de ee ee de de de ehe de dee dee Fig 78 Cerca Tipo Procedimento dettaglio procedimento VITROCISET SPA ADS SPA 63 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 5 b NUOVO TIPO PROCEDIMENTO Obiettivo creazione di un nuovo tipo di procedimento Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 79 per creare un nuovo tipo procedimento l utente dovr innanzitutto selezionare il tasto Nuovo Fig 79 1 Descrizione Legislatura X Legislatura Y C Anno 2010 EL 1 Fig 79 Nuovo Tipo Procedimento creazione A questo punto Fig 80 dovr procedere con la definizione del nuovo tipo procedimento indicandone obbligatoriamente la Descrizione Fig 80 2 ela categoria di appartenenza scegliendo tra annuale o legislativo dall apposito menu Fig 80 3 Successivamente potr individuare le UO da associare eventualmente velocizzandone la ricerca utilizzando il filtro Fig 80 4 Nella fase di associazione delle UO bisogner tenere presente che sel
280. consulenza fiscale 5 anni Illimitata 62 T 770 la denuncia ai fini IRAP e IRPEF 69 Pagina 70 di 73 61 Nomativa Fascicolo per Norrativa a carattere Illimitata disposizioni di rrateria perrranente cronologico generale nome go direttive messima inteme relativa al titolo nel suo insiene 62 Sistena docunentale 6 2 1 Manuale di gestione Fascicolo per attivit Predisposizione 5 anni perranente cronologico aeggiomarrerti pareri di competenza Testo finale copia dell atto di Illimitata adozione 6 2 2 Piano di Fascicolo per attivit Predisposizione 5 anni dassificazione e piano perrranente aonologico corrispondenza relativa d conservazione aggiomamenti pared di corrpeterza copia dell atto di adozione Testo finale Illimitata 6 2 3 Gestione del Registri e o DB annuale cronologico Stampe giomaliere e Illimtata protocollo registro Registro d errergerza registro riservato Corrispondenza relativa 6 2 4 Gestione degli archivi Fascicolo per procedimento durata del Copia di eventuali 5 anni procedimento cronologico convenzioni di outsourcing 9 6 2 4 1 Strumenti di Registri e o DB mappature penmanente Inventari repertori e Illimitata e consultazione rubriche guide e indici 6 2 4 2 Versarrerti Fascicolo unico per attivit nel quale Elenchi di versanento ei Illirritata confluiscono quelli lettere di trasmissione annuali articolati per
281. cui ci si trova e che sono precedenti ad essa in termini di navigazione del sito Per chiarire questa definizione in apparenza complessa basta pensare alla normale navigazione in un portale ove ci spostiamo da una pagina all altra fruendo dei vari link La breadcrumb uno strumento genericamente posto nella parte alta della pagina che presenta i link alle pagine precedentemente visitate ed individua la posizione corrente dell operatore Fig 16 Strumenti e Convenzioni Dettaglio della breadcrumb relativo al protocollo Nell immagine soprastante in Fig 16 vediamo la breadcrumb che viene proposta all utente dopo l accesso all area registrazione del protocollo Nello specifico la composizione dello strumento in questione composto da pi link che l utente puo selezionare per spostarsi tra le pagine rappresentate Combobox Le combobox come rappresentato in Fig 17 sono oggetti per la selezione di un valore tra contenuti predefiniti nome deriva dal fatto che l oggetto non altro che la combinazione tra una casella di testo ed una lista Mezzo di trasmissione Mezzo di trasmissione Tipo Documento CONSEGNA A MANO CORRIERE Data del documento EMAIL FAX Estremi documento PEC POSTA ORDINARIA RACCOMANDATA SUPPORTO RIMOVIBILE TELEGRAMMA Data di ricezione Legislatura Fig 17 Strumenti e Convenzioni Dettaglio di una combobox Lo strumento inizialmente si presenta come una casella
282. cumento interno campi obbligatori Come illustrato di seguito Fig 179 per filtrare la ricerca del procedimento desiderato l utente potr indicarne la sigla Fig 179 1 la legislatura o l anno Fig 179 2 e poi selezionare il tasto Cerca Fig 179 3 I risultati della ricerca verranno presentati in forma tabellare in cui ogni elemento identificato da tre attributi l acronimo Descrizione la categoria di appartenenza L di legislatura e A Annuale ed il relativo contatore aggiornato Selezionando la descrizione del procedimento desiderato Fig 179 4 il sistema aggiunger la sigla e il contatore successivo a quello attuale nell area di testo dedicata alla descrizione dell oggetto h3 nella figura precedente Fig 178 141 CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet test consiglio regione veneto itfgroupyintranetorv crvpro1 p_p_id CYRPro Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 82 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM Lista tipi procedimento Descrizione v Legislatura IX Legislatura v 2 Anno 0 Descrizione Categoria Contatore 4E Ls PDLS L 0 2 elementi trovati lt http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 179 Documento interno selezionando PDL il sistema aggiunger PDL n 7 alla descrizione del campo Oggetto Inform
283. dal menu 3 ed infine realizzare l assegnazione mediante il pulsante Esegui operazione Fig 112 4 VITROCISET SPA ADS SPA 85 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 3 2 b CHIUSURA PROTOCOLLI UTENTE Obiettivo chiusura massiva di protocolli Descrizione tramite questa opzione solo il Responsabile dell ufficio pu decidere la chiusura di determinati protocolli attualmente lavorati da un certo utente che lavora nella stessa UO Come raffigurato di seguito Fig 112 l utente dovr selezionare Chiudi protocolli utente tra le voci proposte dal menu Fig 113 1 e successivamente dal menu Fig 113 2 indicare l utente di cui si desidera chiudere i protocolli Selezionare una tipologia di operazione da eseguire mE 1 Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli 212 Fig 113 Chiusura Protocolli Utente selezione operazione 1 e utente 2 Dopo aver effettuato queste due scelte comparir una tabella Fig 114 riportante l elenco dei protocolli di cui l utente ha iniziato la lavorazione Ogni riga rappresenta un protocollo che viene descritto dai seguenti attributi e Numero protocollo identificativo anno e numero del protocollo e Assegnatario riporta il percorso all interno della struttura organizzativa che localizza l assegnatario indicato e Data ultima modifica e Tipo indica se in ingresso 1 in uscita U o interno e Doc
284. dei titoli del destinatario e Gestione ufficio permette la gestione delle deleghe il monitoraggio dell ufficio e la gestione della riassegnazione e chiusura di massiva di protocolli 3 1 1 ORGANIZZAZIONE Obiettivo organizzazione di uffici ed utenti appartenenti all AOO Descrizione questa sezione del menu Amministrazione consente di accedere ad alcune funzioni legate alla gestione ed organizzazione di uffici ed utenti appartenenti all AOO L utente potr accedere alle varie voci del menu selezionando il pulsante 9 che si trova a destra del titolo della sezione in oggetto Fig 25 LA MIA IN TRANE AMMINISTRAZIONE Benvenuto Protocollo minist ne Report Ricerche STRUMENTI Informazioni ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT 55 GESTIONE UFFICIO uoli SUf OT ASS Fig 25 Organizzazione accesso al relativo menu Le voci a disposizione dell utente saranno e Dati amministrazione impostazione di alcuni parametri relativi all AOO e apporta modifiche alle impostazioni dell Area Organizzativa Omogenea AOO e Uffici gestione struttura degli uffici e Utenti permette la ricerca di un determinato utente e Ruoli consente l inserimento di un nuovo profilo utente VITROCISET SPA ADS SPA 23 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale P
285. del documento medesimo Le regole di protocollazione della posta in ingresso fanno riferimento alla Sezione VI del Manuale di gestione dei documenti del Consiglio all 2 Pervenuta la corrispondenza all Unit archivio e protocollo si provvede alla registrazione di protocollo con l apposita applicazione informatica alla classificazione secondo il titolario vigente all annotazione degli assegnatari per competenza e per conoscenza con il successivo invio in automatico della comunicazione dell avvenuta applicazione sulle scrivanie virtuali alla fascicolazione come indicato nella Sezione V art 19 del Manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto all 2 fascicoli elettronici sono creati dall Unit archivio protocollo su richiesta intesa delle strutture che provveder a fornire il frontespizio adesivo per la creazione del corrispondente fascicolo cartaceo Il responsabile dell Unit protocollo provveder a rilasciare i permessi di visibilit degli stessi nel DOCS d intesa con le strutture richiedenti Altre postazioni di protocollo possono aprire fascicoli solo d intesa con il responsabile dell Unit archivio protocollo Gli assegnatari per competenza possono prendere in carico il documento informatico o riassegnarlo a strutture o persone ad essi dipendenti o in caso di assegnazione non congrua rifiutarlo In ogni caso deve esserci corrispondenza tra l assegnatario che risulta nell applic
286. descrizione Fig 54 2 del registro che andr a creare Per quanto riguarda le informazioni facoltative possibile modificare la modalit di aggiornamento della data Fig 54 3 e l indicazione dell ufficialit del registro Fig 54 4 tenendo presente che pu esistere un solo registro ufficiale per ogni AOO definita L utente dovr selezionare il tasto Salva Fig 54 5 per confermare le informazioni inserite oppure avvalersi del pulsante Indietro Fig 55 6 per tornare all elenco dei registri definiti Dati registro Codice registro Descrizione Cambio data 3 Automatico e Manuale Registro Ufficiale 4 C Si No Fig 54 Nuovo definizione di un nuovo registro VITROCISET SPA ADS SPA 47 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 2 TITOLARIO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo associazione di una voce di titolario a determinati uffici e modifica del massimario di scarto Descrizione il titolario rappresenta uno schema logico utilizzato per classificare i documenti in base alle funzioni e alle materie di competenza dell ente CRV Tutti i documenti prodotti e ricevuti dall Area Organizzativa Omogenea vengono catalogati in relazione alle voci del titolario articolate gerarchicamente in titoli classi sottoclassi categorie e sottocategorie Il titolario indispensabile per assolvere agli obblighi di archiviazione Ogni voce di titolario individuata d
287. di assunzione 4 4 Stato giuridico e vicende del rapporto di lavoro Costituzione e modifica del rapporto di lavoro inquadramento del personale dipendente profilo mansioni part time telelavoro incarichi interni incarichi istituzionali per conto dell Amministrazione incarichi extraistituzionali Cessazione del rapporto di lavoro a qualunque titolo collocamento a riposo dimissioni decadenza destituzione infermit fine rapporto a termine ecc 4 4 1 Assunzione contratto 44 2 Inquadramento 4 4 2 1 Tempo pieno 4 4 2 2 Part time Che esulano dai concorsi 12 Si pu sottoarticolare la voce cessazioni con le varie tipologie 4 4 2 3 Telelavoro 4 4 3 Mansioni 4 4 4 Incarichi 4 4 4 1 Interni 4 4 4 2 Istituzionali 4 4 4 3 Extraistituzionali 4 4 5 Cessazioni 4 5 Personale dei gruppi e delle strutture speciali Costituzione e modifica del rapporto di lavoro del personale dei Gruppi e del personale delle strutture speciali Ufficio di Presidenza ecc inquadramento profilo mansioni part time Cessazione del rapporto di lavoro a qualunque titolo 4 5 1 Assunzione contratto 4 5 2 Inquadramento 4 5 2 1 Tempo pieno 4 5 2 2 Part time 4 5 3 Mansioni 4 5 4 Cessazioni 4 6 Previdenza ed assistenza Iscrizione e gestione dei rapporti con istituti di previdenza assistenza e di assicurazione obbligatori ed integrativi del personale INAIL INPDAP SSN ecc compresi i benefici da essi erogati contributi previdenziali TFR
288. di opzioni radio button sono riuniti a gruppi di due o pi e mostrati sullo schermo come dei cerchi che contengono spazi bianchi quando non sono selezionati o un punto quando sono selezionati Accanto ai radio button solitamente mostrata una breve descrizione Quando un utente seleziona un radio button qualsiasi radio button precedentemente selezionato nello stesso gruppo diventa deselezionato selezione mutuamente esclusiva Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Fig 23 Strumenti e convenzioni dettaglio di un gruppo di radio button Tab La navigazione attraverso la selezione dei tab come rappresentato nella seguente figura Fig 24 una funzione che consente di visualizzare ulteriori informazioni mantenendo inalterato una parte della finestra principale Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 24 Strumenti e convenzioni dettaglio di un gruppo di tab VITROCISET SPA ADS SPA 19 Funzionalit principali Manuale assegnatario di protocollo 4 ORGANIZZAZIONE PER MACRO AREE Obiettivo breve presentazione delle macro aree Descrizione ogni macro area contiene delle sezioni che a loro volta raggruppano una serie di funzionalit L applicazione suddivisa nelle seguenti macro aree Amministrazione presenta funzioni che consentono la gestione della struttura organizzativa dei
289. di questo e del puntatore freccia del mouse che diventa una manina al passaggio del cursore del mouse Fig 17 La loro inattivit manifestata dal fatto che se selezionati non cambiano colore PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 2 m izza Presi in carico 2 Visualizza Ritornati 0 Vis Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 1 Visualizza Fig 17 Strumenti e convenzioni dettaglio dei link relativi al Promemoria Navigazione tra i risultati della ricerca Se la lista dei risultati di una ricerca supera i dieci elementi tale elenco verr suddiviso in pi pagine Fig 18 e sotto la tabella apparir un menu che l utente potr utilizzare per la navigazione Selezionando i numeri potr cambiare accedere alla pagina selezionata Fig 18 a avvalendosi del link Successivo Fig 18 b potr visualizzare la pagina successiva e per andare direttamente all ultima pagina dovr servirsi del link Ultimo Fig 18 c In maniera analoga potranno essere utilizzati i link Inizio e Precedente per tornare rispettivamente alla prima pagina o alla precedente Si osservi che questi link risulteranno attivi solo nel momento in cui l utente si trover in una pagina diversa dalla prima 47 elementi trovati da 1 a 10 Inizio PrecedenteM 2 3 Fig 18 Strumenti e convenzioni menu di navigazione tra i risultati della ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 16 Funzionalit principali Manuale as
290. dietro per tornare alla schermata precedente Fig 155 c Come illustrato nella seguente figura Fig 156 l utente dovr indicare il protocollo da riassegnare spuntando la checkbox corrispondente Fig 156 1 e successivamente selezionare il pulsante Riassegna Fig 156 2 Documenti ritornati Data Da Numero Anno Da o N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Rifiutato da DOC Fascicoli Messaggio C 120100000278 08 10 2010 LENTINI stati uscita CRV Organizzazione di GIUSEPPE prova Prova organizzazione P C 20100000278 06 10 2010 Pippo CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione P C 120100000216 28 09 2010 balsamo ts 02 01 03 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione P 1 20100000188 27 09 2010 LENTINI Test CRV Organizzazione di S prova casi d GIUSEPPE oggetto 2 prova Prova organizzazione P test 4 element trovati trasi Fig 156 Ritornati chiusura del protocollo selezionato Dopo la selezione del tasto Riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 157 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 157 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 157 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 157 2 per confermare le sc
291. dimento amministrativo pareri alla Giunta regionale mozioni risoluzioni proposte di modifica allo Statuto proposte di modifica al regolamento del Consiglio relazioni di rendicontazione atti di sindacato ispettivo interpellanze e interrogazioni 3 5 Distribuzione della corrispondenza commessi di Palazzo Ferro Fini e di Palazzo Torres Rossini ritirano dalle cassette del Centro accettazione e spedizione corrispondenza le buste sigillate in plastica e o in carta contenenti la corrispondenza interna da consegnare agli uffici in indirizzo dalle ore 10 30 alle 11 00 alle ore 15 00 e in ogni caso 30 minuti prima della fine del servizio Qualora uno dei piani dela sede di Palazzo Ferro Fini fosse scoperto per assenza di personale il Responsabile dell Unit rapporti istituzionali provvede ad individuare un commesso che lo sostituir Nel contempo ritirano dalle cassette situate nei vari piani e o uffici della sede di Palazzo Ferro Fini la corrispondenza interna ed esterna ivi depositata e la recapitano al Centro che provvede allo smistamento della stessa nell apposito casellario Alle ore 11 00 e alle ore 15 00 il personale del Centro accettazione e spedizione corrispondenza consegna nella sede di Bacino Orseolo e Campo Manin la corrispondenza esterna ed interna che sar consegnata agli uffici dai commessi e ritira dalle cassettine la corrispondenza in partenza che verr consegnata al Centro per lo successivo smistamento CONSIGLIO R
292. dizione L indicazione delle altre informazioni anche se facoltative permettono un identificazione pi dettagliata del destinatario Tipo Persona Fisica Persona Giuridica e Titolo destinatario Nominativo Indirizzo Cap Localit Provincia Mezzo di spedizione Data spedizione Note Email Fig 223 Destinatari opzione AOO Per effettuare la ricerca ha due possibilit e indicare prima la categoria dall elenco presentato espandendo l apposito menu Fig 224 2 ed inserire almeno 3 caratteri nel campo Nome dell amministrazione Fig 224 3 e selezionare il tasto Cerca Fig 224 4 per avviare la ricerca secondo i filtri impostati e inserire almeno 3 caratteri nel campo Nome dell amministrazione Fig 224 3 e selezionare il tasto Cerca Fig 224 4 Categoria sceta categoria Fig 224 Destinatari ricerca AOO VITROCISET SPA ADS SPA 168 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Cosi facendo il sistema completer automaticamente gli altri campi relativi al destinatario indicato Fig 225 Per aggiungere tale Aoo come destinatario l utente dovr selezionare il tasto Aggiungi Eig 225 8 Tipo Persona Fisica Persona Giuridica e Aoo Titolo destinatario Nominativo CRV Indirizzo Cap Localit Provincia Ni Mezzo di spedizione CORRIERE Data spedizione 06 10 2010 Bai CC 7 N
293. done il nome e poi selezionando il tasto Cerca Lista Distribuzione Fig 288 Cerca lista di distribuzione maschera di ricerca L esito positivo della ricerca indica che la lista di distribuzione e i dati identificativi ad essa associati sono gi presenti nella rubrica Come si evince dalla figura sottostante Fig 289 la lista trovata viene brevemente definita tramite la sua descrizione VITROCISET SPA ADS SPA 209 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Lista Distribuzione Lista Descrizione Un elemento trovato Fig 289 Cerca lista di distribuzione esempio di ricerca indicando Lista come chiave di ricerca Una volta selezionata una voce presente all interno del campo Descrizione apparir un riepilogo dei dati relativi come mostrato in Fig 290 A questo punto l utente avr la possibilit di effettuare una modifica della descrizione Fig 290 1 e aggiungere all elenco una persona fisica o giuridica scegliendo prima l apposito radio button Fig 290 2 e successivamente selezionando il tasto Aggiungi Fig 290 3 Infine confermando l azione tramite il pulsante Salva Fig 290 4 il sistema provveder a salvare le modifiche apportate Nel caso in cui l utente volesse tornare ai risultati della ricerca dovr selezionare il tasto Indietro Fig 290 a campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione Lista 1 Soggetti 2 3 Persona F
294. dovr selezionare la voce di interesse scegliendo tra e Delegati gestione deleghe e Gestione protocolli ufficio riassegnazione o chiusura in massa dei protocolli dell utente indicato e Monitoraggio uffici visualizzazione tabellare riassuntiva stampabile delle statistiche riguardanti i protocolli presso una data Unit Organizzativa VITROCISET SPA ADS SPA 79 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 3 1 DELEGATI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo gestire le deleghe Descrizione ogni ufficio ha un Responsabile e solamente questo pu delegare in caso di sua assenza per impedimento o altro motivo i suoi collaboratori L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Delegati come illustrato di seguito Fig 104 o LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto STRUMENTI Protocollo Amminist ORGANIZZAZIONE Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD2 Prova direzione 2 CATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione GESTIONE UFFICIO Ruoli SUP PROT ASS AMM Fig 104 Delegati accesso alla funzione Il Responsabile ha la facolt di nominare i delegati scegliendo tra due tipologie di designazione e delega ad operare in questo modo l addetto potr trattare il protocollo lavorarlo riassegnarlo alla stregua del Responsabile Quest ultimo continue
295. e 51 i E n gt E al E La determinazione relativa in originale all interno della serie Determinazioni dirigenziali 3 3 3 1 65 Pagina 66 di 73 determinazioni di impegno 5 8 3 Rendiconto Fascicolo per Relazione e allegati delibera 10 anni procedimento annuale cronologico Ufficio di Presidenza alfabetico gruppo politico riassuntiva di presa d atto 59 Trattamento economico e fiscale dei consiglieri ex consiglieri ed assessori 5 9 1 Indennit di carica e di Fascicolo per rrateria annuale cronologico Copia decreti dirigenziali che 5 anni fine mandato stabiliscono le indennit e decreti di liquidazione Fascicolo nominativo consigliere Dichiarazioni di non aver 10 anni dalla trattamento econorrico percepito altra indennit per cessazione del incarichi amministrativi vitalizio 5 9 2 Adempinrenti fiscali Fascicolo per Mod CUD e relativo invio 5 anni procedimento annuale cronologico 5 9 3 Contributi figurativi e Fascicolo nominativo consigliere Aspettativa copia dell atto di 10 anni dalla onerosi trattamento econorrico collocamento in aspettativa cessazione del presso lene datore vitalizio lavoro scelta opzione del trattamento economico modulo Prospetto annuale compilato dal datore di lavoro con l indicazione dei contributi da trattenere relativi all anno precedente di Queste quote Delibere Ufficio di Pr
296. e 4 Mario mario verdi pec aruba it Un elemento trovato Fig 216 Destinatario Persona Fisica ricerca persona fisica VITROCISET SPA ADS SPA 163 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Cosi facendo il sistema completer automaticamente gli altri campi relativi al destinatario indicato Fig 217 Per aggiungere tale persona fisica come destinatario l utente dovr selezionare il tasto Aggiungi Fig 217 5 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Aoo Titolo destinatario Dott Ni Nome Mario Cognome Verdi Indirizzo Viale Venezia 21 Cap 20100 Localit Milano Provincia Mezzo di spedizione FAX Data spedizione 07 09 2010 E 7 Note Email mario verdi g gmail com PEC mario verdi pec aruba it Fig 217 Destinatario Persona Fisica aggiungi persona fisica Dopo tale azione il sistema descriver tramite una tabella Fig 218 le informazioni relative al destinatario inserito Se l utente volesse salvare i dati della persona fisica nella rubrica anagrafica dovr selezionare la checkbox corrispondente Fig 218 a Per ci che concerne la cancellazione l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente al destinatario da eliminare Fig 218 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 218 2 E possibile la se
297. e Mario mario verdi pec aruba it Un elemento trovato Fig 195 Mittente Persona fisica presentazione risultati della ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 152 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Ecco che una volta selezionato dalla tabella il Cognome Verdi Fig 195 e le informazioni presenti nella rubrica relative alla persona fisica indicata verranno automaticamente riportate nei corrispondenti campi Fig 196 f della relativa maschera Fig 196 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica X Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona fisica in rubrica Cognome Verdi Indirizzo Viale Venezia 21 20100 Localit Milano Provincia Milano Email mario verdi gmail com mario verdi pec aruba it Fig 196 Mittente Persona fisica sezione relativa alle informazioni sul mittente Dopo il recupero di tali dati l utente potr proseguire la fase di registrazione del protocollo compilando i restanti tab obbligatori Fatto ci concluder la registrazione del protocollo tramite la selezione del tasto Registra Mittente persona giuridica doc in ingresso come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 197 dopo aver selezionato il tipo di mittente Persona giuridica Fig 197 1 l utente dovr proseguire c
298. e Chiudi Uffico Protocollo In lavorazione E Chiuso con risposta Fig 47 Descrizione del flusso di lavorazione dei protocolli VITROCISET SPA ADS SPA 36 Descrizione del flusso di lavorazione dy Manuale assegnatario di protocollo Le varie azioni riguardanti i flussi di lavorazione presa in carico smistamento respinta e chiusura generano delle notifiche sulla Scrivania Virtuale dell utente interessato che cosi viene avvisato di ci che sta succedendo Per avere una panoramica pi ampia e dettagliata sulla protocollazione digitale consigliato leggere le seguenti sottosezioni Tipologie di protocollo Informazioni obbligatorie e non previste Riepilogo del protocollo Gli stati di lavorazione di un protocollo Tipologie di protocollo Di seguito vengono delineate le differenti tipologie di documenti e in ingresso ricevuti dall AOO CRV e contrassegnati dalla lettera l e in uscita inviati ad un entit persona fisica o giuridica esterna all AOO CRV e marcati con la lettera U e interni spediti internamente tra uffici appartenenti all AOO CRV e identificati dalla lettera N In termini tecnologici si ha un ulteriore classificazione dei documenti in e informatico la rappresentazione informatica di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti Il mezzo di trasmissione utilizzato sar la posta elettronica certificata PEC o supporti rimovibili nel caso in cui la dimensione dei documenti
299. e 9 p Manuale Protocollo A questo punto Fig 210 il sistema aggiorner il percorso che identifica e localizza l ufficio impostato dall utente Fig 210 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente v MOM Mittentef CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo d Fig 210 Mittente per Documenti in uscita ed interni visualizzazione assegnazione eseguita Soltanto dopo l individuazione di un ufficio sar possibile proseguire indicando anche una persona che lavora in quella UO Anche in questo caso Fig 211 l utente potr avvalersi della ricerca filtrata Fig 211 5a o della selezione dall elenco completo dei componenti di quell ufficio Fig 211 5b Una volta individuata la persona potr confermare la scelta selezionando il tasto Imposta mittente Fig 211 6 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Mittente CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo Fig 211 Mittente per Documenti in uscita ed interni selezione dell utente come mittente Dopo tale azione come raffigurato di seguito il sistema aggiorner
300. e Annulla Fig 165 c terminata la compilazione dei campi l utente dovr selezionare uno dei due pulsanti in basso a sinistra scegliendo tra il tasto Registra per memorizzare nel sistema i valori inseriti oppure Annulla nel caso volesse annullarli Mezzo di trasmissione Tipo Documento Riservato 7 Data del documento Estremi documento a Data di ricezione Minuti Legislatura IX Legislatura Oggetto Altro w Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento principale Sfoglia Numero Pagine N allegati interni Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente b Aggiungi persona fisica in rubrica Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia Email Fig 165 La maschera di registrazione suddivisione nelle sezioni a b e c VITROCISET SPA ADS SPA 130 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 1 1 DOCUMENTO IN INGRESSO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo registrazione di documenti ricevuti dal AOO CRV Descrizione questo tipo di documenti sono quelli ricevuti da una sorgente esterna all Area Organizzativa Omogenea del CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Documento in Ingresso come evidenziato nell
301. e URAG Ufficio ragioneria UIC Ufficio informativo contabile UCSGCGP Unit complessa servizi generali consiglieri gruppi personale UGSAR Ufficio gestione servizi ausiliari e di rimessa UEUT Ufficio economato e utenze tecniche UCON Ufficio contratti UGRUF Ufficio gestione risorse umane e formazione UACG Ufficio amministrazione consiglieri gruppi consiliari SE m Applica la stessa associazione tutti i sotto titoli della voce titolario attualmente selezionato oe C Fig 64 Associazione agli uffici visualizzazione struttura organizzativa dell AOO CRV La checkbox corrispondente alla dicitura Applica la stessa associazione a tutti i sotto titoli della voce di titolario attualmente selezionato consente di propagare o meno ai sotto titoli della voce di titolario attualmente selezionata le impostazione selezionate Esempio Nell illustrazione viene riportata una porzione della struttura gerarchica dell AOO CRV Come illustrato nella seguente Fig 65 nella fase di associazione delle UO bisogner tenere presente che selezionando la checkbox relativa ad un nodo padre verranno automaticamente selezionate quelle degli elementi figli VITROCISET SPA ADS SPA 53 Organizzazione per macro a
302. e g p Manuale Protocollo 3 1 2 CATALOGHI Obiettivo gestione cataloghi Descrizione questa sezione offre funzionalit riguardanti la gestione delle tabelle di impianto cataloghi utilizzate in fase di registrazione dei protocolli L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Cataloghi come evidenziato nella figura sottostante Fig 49 LA MIA INTRANET AMMINIS TRAZIONE Benvenuto iministrazione Report Ricerche STRUMENTI ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 CATALOGHI d Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Informazioni Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO o oli SU OT AS Fig 49 Cataloghi accesso alla sezione La sezione presenta il seguente elenco di funzioni dal quale l utente dovr selezionare la voce di interesse scegliendo tra e Registri creazione di un nuovo registro o modifica di uno esistente e itolario inserimento e o modifica delle voci di classificazione dei documenti secondo una struttura gerachica multilivello e import titolario importazione del titolario da utilizzare per la catalogazione dei protocolli e dei fascicoli e legislature gestione dell elenco delle legislature e Tipi procedimento ricerca modifica e creazione di una tipologia di procedimento e Oggettario gestione del menu che consente una comoda scelta delle descrizioni dei campi oggetto all
303. e Dilermento 04 71 208940121 03 HOODOO Fig 420 Protocolli con anomalie Organizzazione per macro aree Protocolli con anomalie i 1 1 04 10 2010 Prova d ezio e S GABeELE DIATENTINI Prova G AZ0 GAB ELE DIAZENTIN Prova direzione S GABAELE PIAZENTINI Prova direzione NGABMELE PIAZENTIN Prova NGABSELE PIASENTINI report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 6 1 10 PROTOCOLLI REGISTRATI IN EMERGENZA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa di un prospetto riportante i protocolli registrati in emergenza Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli registrati in emergenza come evidenziato nella figura sottostante Fig 421 D Ricerca Tematica Se Strumenti gt Report LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni PROTOCOLLO hora Oinganirzativa Orogenes CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UO OPODO Prova direzione 3 Registro Registro UMeisie Ultima Registrazione 260 2010 Rosi SUP PROT ASS AUN Regist protocollo Registro preeocolli mos cat gt Registro protocolli anria gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canca gt Promoolli chius gt Protocolli sposo gt Protocolli differiti Protocolli con anomalie gt Verifica impronte UTILIT Fig
304. e Document Procediment DOC Stato a Cub C d HU Sospesi Fig 319 Riepilogo fascicolo aspetto della pagina dopo l inserimento di un protocollo Selezionando il tasto Rimuovi Fig 319 b sempre contestuale ai tab Protocolli Documenti Protocolli e Documenti e Procedimenti l utente avr la possibilit di rimuovere dal fascicolo selezionandoli attraverso le checkbox specifiche gli elementi scelti VITROCISET SPA ADS SPA 229 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo La selezione del tasto Modifica Fig 319 c consentir l apporto di eventuali modifiche Dopo la selezione del tasto apparir la pagina di modifica del fascicolo dove l utente avr la possibilit di modificare a suo piacimento i dettagli del fascicolo escluso il numero identificativo del fascicolo In caso di errori nella compilazione dei vari campi sopracitati l utente avr la possibilit di reimpostare i campi al loro valore originale semplicemente selezionando il tasto Pulisci posto in fondo alla pagina Per convalidare le modifiche apportate l utente dovr selezionare il tasto Salva posizionato in fondo alla pagina Dopo il salvataggio delle modifiche apparir il tasto Storia Fig 319 d che se selezionato consentir di visualizzare lo storico delle versioni del fascicolo Fig 320 Progressivo 2010000052 Versione 1 Unit Organizzativa CRV Organizzazione di prova Prova organiz
305. e RA AREE devia 21 per eec 22 COREGOM CMT MT ECCE 22 2 Attivit legislativa di e te 26 ra 26 Norrretiva cisposizioni di massia o terere e EE eO ELE Ere aL EE de tbe Lione ab eb iet ette atea 26 zo nto dl Ms et i E E iE M EMI T M MMC udi MM E IE E D 26 Conferenza dei Presidenti dei Gruppi COnsIliatri iii 26 2 oi alii al ei eee lei lt e i i ai i o fi 26 Conferenza organizzazione Tavoni ian ela ironia 26 M 26 Asseriblea corelliare c cere etit eee ri t ern o d e n iced o liceali De e etie PTT 26 rA Nm T M 28 Proposte dii modifica dello o c t eR eeu 28 pi cdd m T ES E CE A E A 30 Proposte ps PO eO I DT 30 ZI ERE 31 Proposte di legge regionale d iniziativa popolare e di Enti locali Arrrrissibilit LL 31 ZORRO P Rae 31 Proposte dilLegge IA AI ORE ALE RR RA ER e 31 Dio RR RR ORO PPM TM 32
306. e de ehe dee e dede e dee de ehe dee dede dede de e de ehe dee de ee de dede de dee IC 6a 6b Fig 80 Nuovo Tipo Procedimento sequenza di azioni per la creazione di un nuovo tipo L effetto di quest ultima selezione consiste nell aver associato alla nuova tipologia di procedimento creata alcune UO dell organizzazione Ci influenza in fase di creazione di un nuovo procedimento ad esempio attraverso la modifica di un protocollo le possibili voci presenti nella combobox Tipo di Procedimento all interno della schermata Nuovo Procedimento In particolare selezionata una UO responsabile del nuovo procedimento tramite l apposito campo Fig 81 a all interno dalla combobox Tipo di Procedimento Fig 81 b compariranno solamente le tipologie di procedimento associate all ufficio selezionato tramite il campo UO Competente VITROCISET SPA ADS SPA 65 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Procedimento UO competente OPOD3 Prova direzione 3 mod4 a Titolario 1 5 4 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 5 Giunta delle elezioni Convocazioni o d g Data Avvio 28 09 2010 Legislatura Legislatura Tipo di Procedimento E b Oggetto Selezionare una tipologia di procedimento Responsabile del Procedimento Referente UO Stato Posizione Lavorazione Numero protocollo 00000190 Numero procedimento Fi
307. e del protocollo l oggetto e il mittente del documento Le varie versioni saranno visualizzabili dall utente selezionando il corrispondente numero nella colonna Versione Fig 108 b N Protocollo 59 Tipo N Data 09 09 2010 15 41 Frotocollatore Prova direzione 3 ZAMBON NICOLA Versione Data versione Modificato da Stato Oggetto Mittente Vers 1 attuale 09 09 2010 15 41 OPOD3 zambonn Lavorazione interno verbale LENTINI GIUSEP 03 09 2010 08 34 OPOD3 zambonn Sospeso interno verbale LENTINI GIUSEP Fig 108 Storico protocollo cronologia versioni VITROCISET SPA ADS SPA Macro area Protocollo AT 78 Manuale assegnatario di protocollo 4 4 2 UTILITA Obiettivo fornire all utente funzioni relative alla presa in carico chiusura riassegnazione e respinta di protocolli Descrizione in questa sezione contenuta nella macro area Protocollo le funzionalit a disposizione dall assegnatario di protocollo sono le seguenti e Presain carico e Scarico Riassegnazione e Ritornati 4 4 2 1 PRESA IN CARICO Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo presa in carico di documenti Descrizione prendere in carico un documento significa iniziare a trattarlo E solitamente compito dell assegnatario lavorare i documenti che gli vengono assegnati L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Presa in carico contenuta nella sezione Utilit della macro area Protocollo com
308. e gare appalti ecc Gli studi le specifiche tecniche i capitolati ecc sono classificati nella materia a cui si riferiscono L attivit contrattuale e la stipula dei contratti e o convezioni che non richiedono procedure complesse es per modico valore e se effettuate direttamente dall ufficio competente nella materia possono essere classificate anche solo all interno della materia cui si riferiscono 5 Concessioni relativamente ad utenti esterni al CR altrimenti classificare in Organizzazione logistica 3 11 1 Acquisizioni 3 11 2 Richieste 3 12 Forniture di servizi Attivit relativa all acquisizione e gestione di servizi quali pulizia disinfenstazione vigilanza e guardiania traslochi e facchinaggio ristorazione e servizi sostitutivi mensa polizze assicurative organizzazione di convegni e iniziative espositive solo organizzazione di supporto logistica catering forniture varie stampa pubblicazioni consiliari rilegatura atti Comprende inoltre le consulenze esterne 3 12 1 Acquisizioni 3 12 2 Assicurazioni 3 13 Utenze Attivit relative all acquisizione e alla gestione delle utenze quali energia elettrica acqua luce gas telefonia fissa e mobile spese postali ecc 3 13 1 Acquisizioni 313 2 Richieste 3 14 Manutenzione ordinaria e straordinaria Interventi su immobili impianti attrezzature esclusi interventi per adeguamento alla L 626 1994101 relativi a lavori elettrici idraulici ad impianti di condizionamento
309. e incluso nel piano di conservazione dell archivio produce annualmente l elenco dei documenti e dei fascicoli per i quali trascorso il periodo minimo obbligatorio ed esegue con cadenza annuale la procedura di scarto archivistico in conformit alla normativa vigente 8 I documenti selezionati per la conservazione permanente sono ordinati e trasferiti nell Archivio storico mediante verbale di versamento al compimento del periodo previsto dalla vigente normativa insieme agli strumenti di descrizione archivistica che ne garantiscono l accesso e la fruizione Il versamento all archivio storico avviene con cadenza annuale previa selezione per lo scarto in conformit alla normativa vigente e sulla base del piano di conservazione predisposto dall Amministrazione L Archivio storico del Consiglio regionale costituisce Sezione separata dell archivio ed custodito in locali o spazi distinti dalla documentazione afferente l archivio di deposito E dotato di inventario analitico a norme ISAD che aggiornato periodicamente L accesso alla documentazione cartacea o alle rispettive riproduzioni digitali avviene su espressa istanza dell interessato negli spazi appositamente messi a disposizione dall Amministrazione previo appuntamento L accesso libero tranne nei casi previsti dalla vigente normativa La richiesta di eventuale riproduzione di documentazione non riservata sar prodotta su apposito modulo predisposto dall Amministrazione Per la co
310. e la classificazione di tutti i documenti prodotti e o ricevuti dall ente CRV Sono previste funzioni di protocollazione acquisizione documenti classificazione controllo e gestione dei fascicoli e dei documenti consultazione Inoltre possibile garantire una maggiore razionalit e trasparenza VITROCISET SPA ADS SPA 4 Introduzione Manuale Protocollo dell azione amministrativa dando cosi concreta attuazione alle disposizioni della legge n 241 90 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi L applicativo Gestione Protocollo stato realizzato nel pieno rispetto della normativa vigente e delle regole tecniche definite dal Centro Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione CNIPA Quindi possiede caratteristiche di modularit e scalabilit tali da poter soddisfare le esigenze sia di amministrazioni centrali che locali 1 3 CONTESTO DI UTILIZZO L applicativo consente la gestione completa dell iter di un protocollo per Aree Organizzative Omogenee ponendo quindi le basi per il raggiungimento di obiettivi concreti e misurabili Inoltre ad una discreta semplicit di utilizzo si aggiungono altri aspetti che rendono vantaggioso il suo impiego ossia e miglioramento dell efficienza dell efficacia rispetto alle attivit degli utenti che accedono alla banca dati informazioni dei documenti Sicurezza consente di definire per ciascun utente abilitato
311. e la ricerca del mezzo di trasmissione da trovare Cerca o inserisci un nuovo mezzo di trasmissione 1 2 16 Fig 93 Cerca Mezzo di Trasmissione ricerca La ricerca pu essere effettuata anche digitando solo l iniziale o parte della descrizione come nell esempio illustrato di seguito Fig 94 Cerca o inserisci un nuovo mezzo di trasmissione Descrizione Abilitato Cancellabile CONSEGNA A MANO Si Si CORRIERE Si Si Fig 94 Cerca Mezzo di Trasmissione esempio risultati corrispondenti alla chiave della ricerca verranno presentati in un prospetto tabellare dove vengono riportati una descrizione e le impostazioni relative all abilitazione e cancellabilit Selezionando dalla tabella l attributo Descrizione l utente tramite la maschera rappresentata di seguito Fig 95 sar in grado di e apportare alcune modifiche alle impostazioni del mezzo di trasmissione e successivamente salvarle selezionando il pulsante Salva e rimuoverlo dall elenco dei mezzi di trasmissione avvalendosi del tasto Elimina La selezione del tasto Indietro riporter l utente alla maschera iniziale Fig 93 VITROCISET SPA ADS SPA 74 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Codice Trasmissione CORR Descrizione CORRIERE Abilitato e Si No Cancellabile e Si No Fig 95 Cerca Mezzo di Trasmissione modifica impostazioni del mezzo di spedizione selezionato VITROCISET SPA
312. e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo Documenti chiusi Data Da 77 Stato Chiusi Numero Anno Da 63 Promemoria N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 0100000314 15 10 2010 Zanchetta test CRV Organizzazione 16 10 2010 d Mazzarri Acquisto beni e CRV Organizzazione 16 10 2010 S Acquisto beni e servizi n 1 d servizi N 00001 28 09 2010 Prova CRV Organizzazione 16 10 2010 protocollo in d ingresso 02 09 2010 MINELLA Messaggio 2 CRV Organizzazione 11 10 2010 ROBERT settembre d Fig 81 Chiusi descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli chiusi VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo e idue pulsanti Fig 81 c In lavorazione e Indietro per tornare alla schermata precedente Dopo aver indicato il protocollo di cui desidera riprendere la lavorazione spuntando la corrispondente checkbox l utente dovr poi selezionare il tasto In lavorazione per confermare la scelta effettuata Lo stato del protocollo passer quindi da Chiuso a Lavorazione causando l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che assister all incremento del contatore dei presi in carico e al conseguente decremento di quello relativo ai chiusi Nella Scrivania Virtu
313. e per il perseguimento delle finalit per le quali vengono acquisite In ogni caso sono osservate le disposizioni contenute nei regolamenti adottati dall Amministrazione per il trattamento dei dati personali sensibili e giudiziari anche con strumenti elettronici Articolo 8 Disposizioni per la formazione dei documenti informatici 13 1 Per documento informatico s intende la rappresentazione informatica di atti fatti giuridicamente rilevanti 2 I formati elettronici da utilizzare per la produzione dei documenti informatici devono soddisfare 1 seguenti requisiti minimi a essere aperti standard e documentati b essere affidabili accurati e usabili produrre rappresentazioni digitali indipendenti dall ambiente tecnologico d inibire l inserimento di macroistruzioni ovvero rendere disponibili strumenti capaci di rilevarne la presenza e essere conformi alle disposizioni emanate dalle Autorit competenti in materia di archiviazione e conservazione digitale 3 Nello specifico per la produzione dei documenti informatici l Amministrazione adotta i formati elettronici elencati nell allegato n 4 4 Per agevolare il processo di formazione dei documenti e consentire al tempo stesso la trattazione automatica dei dati in essi contenuti l Amministrazione rende disponibili in rete moduli e formulari elettronici validi a ogni effetto di legge 5 La sottoscrizione dei documenti informatici eseguita con
314. e per l informatizzazione generalizzata ed omogenea dei procedimenti amministrativi in tutti i comparti della Pubblica Amministrazione arrivando alla piena applicazione del DPR 445 200 Testo Unico per la documentazione amministrativa Nel presente documento verr trattato la componente destinata ad adempiere al compito di riorganizzazione dei flussi documentali e nello specifico alla protocollazione e fascicolazione del documento Il capitolo si articola in e 1 1 Obiettivi del documento e 1 2 Scopo del documento e 1 3 Contesto di utilizzo e 1 4 Target del servizio e 1 5 Definizioni acronimi e abbreviazioni 1 1 OBIETTIVI DEL DOCUMENTO Nel presente manuale si vogliono illustrare il pi dettagliatamente possibile tutte le caratteristiche operative e funzionali del prodotto in oggetto Pertanto verranno presi in considerazione non solo gli aspetti procedurali strettamente legati alle attivit lavorative dell utente ma verranno anche descritti gli oggetti visuali con cui dovr interagire per adempiere ai propri compiti L obiettivo finale del documento quindi di guidare l utente attraverso le varie fasi della Gestione Protocollo evidenziando tra le altre cose le differenze che intercorrono tra i vari ruoli operativi 1 2 SCOPO DEL SERVIZIO L applicativo Gestione Protocollo si propone come un efficace strumento per la protocollazione digitale prevedendo come funzionalit fondamentali la numerazione la segnatura
315. e rappresentato nella figura sottostante Fig 109 o Ricca Tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO ra Protocollo Amministrazione Ricerche STRUMENTI o PROTOCOLLO Informazioni UTILIT o Area Organizzativa Omogemea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOO2 Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 331 2010 Scanco Riassegnazione Ruod ASS gt Ritormati PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 4 Visualizza Presi in carico 4 Visualuza Ritornati 1 Visualizza Chiusi 4 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 109 Presa in carico accesso alla funzione VITROCISET SPA ADS SPA 79 Macro area Protocollo AT Manuale assegnatario di protocollo Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 110 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 110 1 e 2 per ufficio o per utente Fig 110 3 e per intervallo numerico Fig 110 4 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 110 5 per avviare la ricerca Data Da Protocolli per Fig 110 Presa in carico ricerca documenti Dopo aver effettuato la ricerca l utente potr visualizzare l elenco dei risultati su cui potr operare come illustrato nella sezione del Promemoria Presi in carico oppure gli verr
316. ealizza inserendo una porzione di testo nel campo Oggetto Fig 372 4a ela successiva selezione del pulsante Cerca Fig 372 4b per avviare la ricerca dei fascicoli con quel determinato ogggetto e rimuovere dei fascicoli associati al procedimento selezionando prima la spunta corrispondente Fig 372 1 e selezionando poi il pulsante Rimuovi Fig 372 3 Per ci che riguarda i protocollli associati possibile invece visualizzarli selezionandone il campo oggetto dalla lista Fig 372 5 267 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fascicoli Oggetto Data Apertura Data Evidenza Ufficio Titolario Numero Fascicolo CRV Organizzazione d prova Prova organizzazione Prova direzione 1 4b Protocolli Oggetto Tipo Registrato il Mittente Doc Stato Numero 5 qu 05 10 2010 AGOSTA GIULIANO 5 Lavorazione 20100000273 Un elemento trovato 6 7 LL 8L IC Fig 372 Ricerca procedimenti seconda parte visualizzazione procedimento Per salvare le eventuali modifiche apportate del procedimento l utente dovr selezionare il pulsante Salva Fig 372 6 Selezionando invece il pulsante Pulisci Fig 372 7 possibile pulire i campi della maschera Per tornare alla ricerca l utente dovr avvalersi del pulsante Indietro Fig 372 9 Selezionando il pulsante Stampa dettaglio Fig 372 8 si aprir una finestra per il download del file che illustra il dettagl
317. eb http nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvprol p p id CVRPro Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 82 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM Lista tipi procedimento Descrizione Legislatura X Legislatura 2 Anno 0 Ls Descrizione Categoria Contatore p e PDLS L 0 2 elementi trovati lt http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 174 Documento in uscita selezionando PDL il sistema aggiunger PDL n 7 alla descrizione del campo Oggetto Informazioni Facoltative campi facoltativi Fig 175 offrono la possibilit all utente di indicare la data in cui stato prodotto il documento Fig 175 m e quella in cui stato ricevuto Fig 175 o selezionando il relativo tasto Calendario Fig 175 m1 e o1 In quest ultimo caso pu dettagliare ulteriormente l informazione specificando anche l orario Fig 175 02 e 03 dato che si rivela utile ad esempio nelle gare d appalto campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo U Tipo Documento Cerca Rao E Emi n ni E n2 o 016 o2 o3 Legislatura IX Legislatura v Oggetto Altro g2 d Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento princip
318. ecceda il limite per gli allegati previsto dalla casella di posta e analogico cartaceo i documenti analogici comprendono informazioni memorizzate su supporti non digitali microfilm cassette e nastri magnetici audio e video documenti cartacei vengono creati tramite strumenti classici manoscritti o a macchina o informatici word processor o text editor che poi dovranno essere stampati su carta In questo caso il recapito dei documenti avviene di persona o mediante altri mezzi di trasmissione tra i quali la posta convenzionale il corriere ed il fax E possibile convertire i documenti di tipo analogico cartaceo in formato informatico avvalendosi ad esempio di uno scanner Informazioni obbligatorie Come si pu notare nella tabella sottostante Tab 3 ci sono cinque campi che in ogni caso devono necessariamente essere inseriti e Tipo documento denota la tipologia del contenuto Legislatura indica in quale legislatura collocare il documento da protocollare e Oggetto fornisce una breve descrizione dell argomento trattato e Mittente identifica l autore della registrazione e Titolario consente la classificazione del documento a fini archivistici VITROCISET SPA ADS SPA Descrizione del flusso di lavorazione 37 Manuale assegnatario di protocollo Campo Tipologia protocollo In In uscita Interno ingresso Mezzo di trasmissione Tipo documento Legislatura Oggetto Mittente Ric
319. egislativa figurano nel Titolo 2 1121 Normativa disposizioni di massima 112 2 Corrispondenza generale 1 123 Nomine elezioni 1124 Convocazioni o d g 1 125 Verbali e resoconti 1 12 6 Delibere 1127 Studi e ricerche 1 128 Risoluzioni 1 13 Consulte e comitati Documentazione prodotta da tali organismi nell ambito delle loro funzioni la generica voce Attivit indicativa ed va eventualmente articolata in altre voci sull esempio delle Commissioni consiliari 1 13 1 Normativa disposizioni di massima 113 2 Commissione tecnica per lo studio dell impatto territoriale e sociale dei flussi migratori della Regione Veneto 1 13 2 1 Normativa disposizioni di massima 1 13 2 2 Attivit 114 Rapporti istituzionali Rapporti con la Giunta regionale con gli organi di Governo e il Parlamento Istituzioni ed Organismi nazionali la voce 1 15 5 comprende la documentazione relativa alla Conferenza Stato Regioni Enti locali compresi Unioni e Consorzi Societ a partecipazione regionale ed altri enti In Soggetti privati confluisce la documentazione inviata da cittadini e associazioni istanze segnalazioni reclami etc anche se non di competenza del Consiglio 1141 Normativa disposizioni di massima 1142 Giunta regionale 1 14 2 1 Presidenza Giunta regionale 1 14 2 2 Assessorati Strutture amministrative 1 14 3 Societ a partecipazione regionale ed altri enti 114 4 Organi di Governo e Parlamento 114 5 Istituzioni ed organi
320. ei 1 Fermo restando le disposizioni contenute nelle sezioni IV e V del presente manuale la gestione della posta cartacea in partenza eseguita con le modalit descritte nella procedura P12 gestire i servizi di posta e protocollo del sistema di gestione per la qualit ISO 9001 2008 SGQ riportata nell allegato n 5 2 Nella stessa procedura P12 sono anche descritte le modalit di gestione dei telegrammi in uscita 3 Il collegamento nel Sistema tra le registrazioni di protocollo dei documenti in uscita le loro immagini acquisite con il processo di scansione e i relativi fascicoli avviene contestualmente alla protocollazione in partenza utilizzando 1 dati registrati dalle strutture mittenti nel sistema documentale Tra questi dati per ogni documento da protocollare in partenza devono figurare obbligatoriamente l indice di classificazione e il numero del relativo fascicolo 4 Le strutture mittenti sono tenute ad inserire nei rispettivi fascicoli le copie dei documenti protocollati e spediti Articolo 30 Protocollazione classificazione fascicolazione e spedizione dei documenti informatici 1 Le modalit di protocollazione classificazione fascicolazione e spedizione dei documenti informatici sono descritte allegato n 14 23 SEZIONE GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA INTERNA Articolo 31 Comunicazioni tra le strutture e gli organi dell Amministrazione 1 Le disposizioni contenute nella presente se
321. el formato PDF e Ricerche nella macroarea sono presenti funzioni per la ricerca di protocolli fascicoli e procedimenti in base a determinati criteri 3 1 AMMINISTRAZIONE Obiettivo amministrazione del sistema Descrizione questa macro area dedicata alla gestione della struttura organizzativa dei cataloghi e dell ufficio Come illustrato nella figura sottostante Fig 24 l accesso alla macro area avviene tramite la selezione della voce Amministrazione a LA MIA IN TRANE AMMINI STRAZIONE Benvenuto STRUMENTI Informazioni ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOOJ Prova direzione 3 CATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione GE S TION FF Ruoli SUP PROT ASS AMM JE STIONE UFFICI Fig 24 Amministrazione accesso alla macro area A questo punto servendosi del menu verticale b l utente potr utilizzare le varie funzionalit raggruppate nelle seguenti sezioni e Organizzazione prevede funzionalit per la gestione dell Area Organizzativa Omogenea VITROCISET SPA ADS SPA 22 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo AOO delle Unit Organizzative UO uffici che la compongono nonch della profilazione degli utenti ruoli e deleghe che ci lavorano e Cataloghi consente la gestione dei registri del titolario delle legislature dei tipi di procedimento e di documento dell oggettario dei mezzi di trasmissione e
322. el protocollo la data di registrazione l ufficio e l utente mittente il destinatario la data ed il mezzo di spedizione VITROCISET SPA ADS SPA 292 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Protocolli spediti CRVpro a Gestione Protocollo informatico 120500000123 14 08 2010 CRV Organizzazsone di prova Prova cepanizzazioneProva direzione 3 20100000115 14 09 2010 CR Organizzaone di prova Prova POMPA MIMMO organizzazione Prova direzione 3 20100000113 14 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova POMPA MIMMO andrea rossi organizzxzione Prova direzione 3 20100000104 14 09 2010 CR Organizzazone di prova Prova POMPA MIMMO andrea bianchi 14 09 2010 NO organtzzazione Prova direzione 120100000095 14 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova ZAMBON NICOLA io bi 14092010 organizzxsone Prova 20100000063 03 09 2010 CR Organizzazione di prova Prova 03 09 2010 NO organizzazione Prova mario bianchi direzione POMPA MIMMO Mario Rossi organizzazione Prova direzione 20100000064 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova Mario Zambon 03092010 organizzazione Prova direzione N Mario Zambon direzione 20100000045 02 09 2010 CRVIOrRanizzazione di prova Prova POMPA MIMMO Mario Rossi 02 09 2010 NO organizzazione Prova direzione N Fig 410 Protocolli spediti report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 293 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 8 PROTOCOLLI DIFFERITI Funzio
323. elezionabile L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli assegnati come evidenziato nella figura sottostante Fig 391 Ricerca Tematica Se n Strumenti gt LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o REPORT Informazioni PROTOCOLLO Area Onganirzabiva Omagenas CRV ADO Regiansie del Veneto UO OPODA Prova direzione 3 Registro protocollo Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AUN Registro protocolli modificati gt Registro protocolli annullati Protocolli previ in canco gt Protocolli chius gt Protocolli spodi gt Protocolli differiti Protocolli con anomali Protocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 391 Protocolli assegnati accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 392 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 392 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 392 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 392 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 392 4a e su
324. elezionato Si rimanda alla sezione Chiusi del Promemoria per informazioni dettagliate su tali operazioni e Chiusi con risposta una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr terminare la lavorazione dei protocolli selezionati oppure rimetterli nello stato Lavorazione Si rimanda alla sezione Chiusi con risposta del Promemoria per informazioni dettagliate su tali operazioni VITROCISET SPA ADS SPA 239 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 4 3 RITORNATI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo ricerca ed eventuale modifica di un documento rifiutato Descrizione nell eventualit di un errata assegnazione l assegnatario pu respingere il protocollo affidatogli per sbaglio Dopo tale rifiuto il documento passa nello stato rifiutato Tramite questa funzionalit possibile trattare i documenti in questo stato L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Ritornati come evidenziato nella figura sottostante Fig 332 LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 2 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI UTILITA PROMEMORIA Scarico Riassegnazione Assegnati all ufficio
325. ell intervallo temporale considerato b Si pu notare inoltre come ogni elemento venga descritto da vari attributi identificativi quali il nome dell ufficio e degli utenti VITROCISET SPA ADS SPA 92 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo che ci lavorano seguiti dal totale del numero di protocolli poi suddiviso per i vari stati di lavorazione sospesi in lavorazione chiusi Statistiche protocolli a Prova direzione 3 Gestione Protocollo informatico 01 09 2010 21 09 2010 Ufficio Utente Totale Sospesi In lavorazione Chiusi in risposta Annullati Ritornati Fig 122 Stampa MU esempio file in PDF relativo al monitoraggio dell UO Prova direzione 3 dall 1 09 10 al 21 09 10 VITROCISET SPA ADS SPA 93 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE Obiettivo fornire una panoramica sul flusso di lavorazione dei documenti Descrizione lavorare un protocollo significa che la persona ha eseguito le azioni di sua competenza in funzione di quel documento Una volta che un documento stato protocollato dall Ufficio Protocollo risulta assegnato all ufficio o all utente e l utente pu scegliere tra le seguenti opzioni illustrate graficamente nella figura Fig 123 e Accetta Lavora gt Chiudi prenderlo in carico tramite il tasto Accetta e una volta che ne ha completato la lavorazione chiuderlo e Respingi nel caso in cui i
326. ella categoria di protocolli assegnati all ufficio assegnati all utente presi in carico ritornati chiusi e chiusi con risposta VITROCISET SPA ADS SPA 99 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo e un contatore associato ad ogni classe di protocolli sopracitata che si incrementer decrementer a seconda delle operazioni che l utente decider di intraprendere Ad esempio nel caso in cui l utente assegnatario di un protocollo decidesse di accettarlo vedr decrementarsi il numero indicante i protocolli assegnati all utente ed incrementarsi il contatore di quelli presi in carico e un link con l etichetta Visualizza che consente di visualizzare e successivamente effettuare delle operazioni sui protocolli selezionati Ovviamente ci possibile soltanto quando il relativo contatore diverso da zero Le categorie di protocolli visualizzate nel Promemoria si distinguono in e Assegnati all ufficio e Assegnati all utente e Presiin Carico e RIitornati e Chiusi e Chiusi con risposta VITROCISET SPA ADS SPA 100 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 1 ASSEGNATI ALL UFFICIO Obiettivo segnalazione relativa all assegnazione di un protocollo ad una UO Descrizione con questo tipo di assegnazione il protocollo potr essere trattato dal responsabile dell ufficio ed eventualmente dai delegati ad operare che egli stesso ha nominato Finch qualcuno non lo prender in carico l
327. elte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso VITROCISET SPA ADS SPA 122 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Tipo 1 Stato Rifiutato Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data di ricezione 28 09 2040 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 UO competente OPODA Prova direzione 1 nm ROSE Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 157 Ritornati pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 L operazione di riassegnazione comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente assegnatario e scomparsa del protocollo dall elenco dei ritornati dell assegnante e la comparsa nella lista degli assegnati all ufficio utente dell asegnatario e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente assegnatario il quale assister ad un decremento del contatore relativo ai protocolli ritornati e nel Promemoria dell assegnatario all incremento di quello associato agli assegnati VITROCISET SPA ADS SPA 123 Organ
328. emi informatici per la produzione dei documenti 2 Le regole generali per la produzione dei documenti dell Amministrazione sono riportate nell allegato n 11 Articolo 7g Contenuti minimi dei documenti prodotti dall Amministrazione 1 Le regole per la produzione dei documenti della qualit sono descritte nella procedura P17 gestire i documenti della qualit del sistema ISO 9001 2008 riportata nell allegato n 3 2 I documenti prodotti dall Amministrazione che non rientrano nella fattispecie di cui al precedente comma devono riportare al minimo le seguenti informazioni logo del Consiglio regionale del Veneto AOO e Ufficio produttore data completa luogo giorno mese anno numero e data di registrazione protocollo generale indice di classificazione e numero del fascicolo numero e descrizione degli allegati riferimenti ad eventuali precedenti oggetto del documento denominazione e indirizzo completo di ciascun destinatario sia interno che esterno all Amministrazione denominazione o sigla dei soggetti che l hanno redatto firma e del i Responsabile i 3 AI fine di tutelare la riservatezza dei documenti ai sensi del codice in materia di protezione dei dati personali i certificati e gli atti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni contengono soltanto le informazioni relative a stati fatti e qualit personali previste da legge o da regolamento e strettamente necessari
329. empio ricerca dell ufficio UONSI e selezione dell UO Per indicare l assegnatario esistono due possibilit e ricerca filtrata digitando nel campo Cerca Fig 245 1 i caratteri iniziali del nome o del cognome dell assegnatario desiderato il sistema visualizzer il risultato della ricerca si veda l esempio seguente Fig 245 Per visualizzare tutti i risultati della ricerca quando questi possono essere pi di uno baster espandere il menu Fig 245 1b e selezionare la voce desiderata Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo competente la Fig 245 Assegna utente esempio di ricerca filtrata dell utente e ricerca non filtrata espandendo il menu a tendina Fig 245 1b verr presentato l elenco completo delle persone appartenenti all ufficio indicato come UO competente Come illustrato nella seguente figura una volta individuato l assegnatario desiderato l utente potr confermare l assegnazione tramite il pulsante Assegna utente Fig 246 2 VITROCISET SPA ADS SPA 179 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo competente Utente PADOVAN PIERPA
330. ente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo rifutato da localizza l ufficio utente che ha rifiutato l assegnazione il protocollo documento DOC segnala la presenza assenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Documenti ritornati Data Da Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Rifiutato da DOC Fascicoli Messaggio 00000278 06 10 2010 LENTINI stati uscita CRV Organizzazione di GIUSEPPE prova Prova organizzazione P 06 10 2010 Pippo CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione P 20 09 2010 ts 02 01 03 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione P LENTINI Test CRV Organizzazione di GIUSEPPE oggetto2 prova Prova organizzazione P VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 155 Ritornati descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli ritornati Sotto la tabella si trova un menu di navigazione che permetter di navigare nella lista dei vari protocolli presentati a gruppi di 10 elementi per pagina e idue pulsanti Riassegna e In
331. enti 114 5 Istituzioni ed Organismi nazionali Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza Illimitata e periferici 10 alfabetico per enti 114 6 Enti locali Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza Illimitata alfabetico per enti 1 14 7 Soggetti privati e Associazioni Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza alfabetico per enti Comprende Uffici Territoriali di Governo ex Prefettura Es di istituzioni a carattere nazionale Carabinieri Questura ecc es di organismi a carattere nazionale Corte Costituzionale Corte dei Conti Avvocatura di Stato Comprese le altre Regioni Compresi Unioni e Consorzi e le Aziende sanitarie locali 18 d onore Gonfalone preni ed onorificenze alfabetico per iniziativa Pagina 19 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione p m nl 115 Relazioni irntermezionali e cooperazione intemazionale 1151 Unione Europea Fascicolo per attivit annuale cronologico Illimitata 1152 Stati e Regioni aderenti all Unione Fascicolo per attivit annuale cronologico o Illimitata Europea alfabetico per enti 115 3 CALRE illirritata 115 4 Organismi e Stati non aderenti Fascicolo per attivit annuale cronologico o Illimitata all Unione Europea alfabetico per enti illimitata 116 Rappresentanza e promozione 1161 Relazioni esterme corritati Fascicolo
332. enti Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie e Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Tipo LLL Aggiungi persona fisica in rubrica Nome Cognome Indirizzo Localit Provincia Email PEC Fig 193 Mittente Persona fisica ricercare un mittente gi memorizzato nella rubrica Dopo tale selezione il sistema presenter la seguente maschera Fig 194 che consentir all utente di specificare almeno una chiave di ricerca per trovare il mittente cercato Supponendo di aver indicato il cognome Verdi nell apposito campo Fig 194 b l utente dovr selezionare il pulsante Cerca Fig 194 c per avviare la ricerca Per tornare invece alla maschera precedente dovr invece servirsi del tasto Indietro Fig 194 d Se l utente seleziona il tasto Cerca Fig 194 c non avendo inserito alcuna informazione verr visualizzato come risultato della ricerca un elenco contenente tutte le persone fisiche inserite nella rubrica fino a quel momento Codice fiscale PEC cE E d Fig 194 Mittente Persona fisica chiavi per la ricerca nella rubrica In caso di successo i risultati della ricerca verranno presentati in un formato tabellare come illustrato sotto Fig 195 in cui ogni riga identificher una persona fisica descritta dai seguenti attributi Cognome Nome Codice fiscale e PEC Cognome Nome Codice Fiscal
333. enti se documento interno o destinatario se documento in uscita e nome e cognome del protocollatore e oggetto del documento Questa funzionalit permette all utente di gestire le impostazioni del registro correntemente in uso L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Gestione registro come evidenziato nella figura sottostante Fig 334 Ricerca Tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 2 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI UTILITA PROMEMORIA Assegnati all ufficio O Visualizza Assegnati all utente 5 isualizza Presi in carico 6 sualizza Ritornati Chiusi 3 sualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 334 Gestione Registro accesso alla funzione Dopo tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 335 dove il sistema indicher VITROCISET SPA ADS SPA 241 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo automaticamente il registro in uso Fig 335 a come data di apertura quella odierna L utente potr modificare sia tale data avvalendosi del tasto Calendario Fig 335 b e sia la modalit di aggiornamento della stessa demandando il compito al sistema selezionando l opzione Automatico oppure lasci
334. enti sottosezioni Tipologie di protocollo Informazioni obbligatorie e non previste Riepilogo del protocollo Gli stati di un protocollo Tipologie di protocollo Di seguito vengono delineate le differenti tipologie di documenti e in ingresso ricevuti dal AOO CRV e contrassegnati dalla lettera e in uscita inviati ad un entit persona fisica o giuridica esterna all AOO CRV e marcati con la VITROCISET SPA ADS SPA 95 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo lettera U interni spediti internamente tra uffici appartenenti all AOO CRV e identificati dalla lettera N In termini tecnologici si ha un ulteriore classificazione dei documenti in informatico la rappresentazione informatica di atti fatti o dati giuridicamente rilevanti Il mezzo di trasmissione utilizzato sar la posta elettronica certificata PEC o supporti rimovibili nel caso in cui la dimensione dei documenti ecceda il limite per gli allegati previsto dalla casella di posta analogico cartaceo i documenti analogici comprendono informazioni memorizzate su supporti non digitali microfilm cassette e nastri magnetici audio e video documenti cartacei vengono creati tramite strumenti classici manoscritti o a macchina o informatici word processor o text editor che poi dovranno essere stampati su carta In questo caso il recapito dei documenti avviene di persona o mediante altri mezzi di trasmissione tra i quali la posta convenz
335. enza audizioni organizzazione visite la parte verbali visite relazioni finali 1 81 7 Studi e ricerche Fascicolo per rrateria per Richieste di consulenza Illimitata Legislatura cronologico o alfabetico eventuali converzioni docurrentazione prodotta 19 Connrissioni d inchiesta e speciali L9 1 Norrrativa disposizioni di messina 2 192 Commissione d inchiesta e speciale 192 1 Norrrativa Fascicolo per Atto istitutivo e nome eyo Illirritata disposizioni di rraterie perrranente cronologco direttive interne rrassirra 192 2 Corrispondenza Fascicolo per attivit per Corrispondenza residuale Illirritata generale legislatura cronologico rispetto agli atti assegnati e alle altre voci 19 2 3 Corrposizione Fascicolo per attivit per Designazioni variazioni Illimitata legislatura cronologico dimissioni nonnina del proprio ufficio di presidenza 192 4 Convocazioni Fascicolo per procedimento per Convocazioni A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta 192 5 Verbali e resoconti Fascicolo per attivit per Verbali materiali Illimitata 4 Parte economica in Missioni Consiglieri 5 9 6 o in Gettoni 5 9 4 12 Pagina 13 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione legislatura cronologico e nurrerico nurrero supporto seduta Comunicazioni e lettere di A fine legislatura t
336. er attivit annuale cronologico Manuale e relazioni Ilimitata corrispondenza relativa 5 anni 73 SOMMARIO 1 1 1 2 1 3 14 2 1 2 2 2 3 3 1 INTRODUZIONE iaia 4 OBIETTIVI DEL DOCUMENTO M M M 4 SCOPO DEL SERVIZIO 4 CONTESTO DI TIEIZZO neca incisa ra dence dnb Fes ee ah anu educi carie 5 DEFINIZIONI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI rennen eee eene 5 FUNZIONALITA PRINCIPALI alla 9 ACCESSO AL SERVIZIO eee nnne ntn iene 9 LE FUNZIONALITA DEL PRODOTTO 14 STRUMENTI E CONVENZIONI eren 16 ORGANIZZAZIONE PER MACRO AREE nennen nnne nen nnns 22 Pike 22 3 1 1 ORGANIZZAZIONE css 23 3 1 1 1 DATIIAMMINISTRAZIGONU tecccecccceceeeeteeceiee 24 3 1 1 2 AOO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ii 25 3 1 1 2a AREA ORGANIZZATIVA ci 28 3 1 1 2 b RESPONSABILE o e ni i e 29 3 1 1 2 c INDIRIZZO E REGAPITI nie ili 30 3 1 1 2 d POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA ttt
337. er la stampa dei dettagli e del frontespizio del fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 231 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo In particolare il pulsante Stampa Dettaglio Fig 322 a consente di stampare una pagina dove vengono elencati i dettagli del fascicolo in oggetto e tramite una lista i documenti ed i procedimenti associati al fascicolo Fig 323 Si osservi che il pulsante Stampa Dettaglio caricher una finestra dialogo di Windows dove sar possibile scegliere se aprire il file pdf per effettuare evenutalmente la stampa oppure salvarlo sul proprio computer CRVpro Gestione Protocollo informatico Titolario 1 2 4 Ricorsi Numero fascicolo 2010000047 Oggetto IRC N 00001 Unit Organizzativa OPOD3 Prova direzione 3 Referente Note Trattato da GABRIELE PIASENTINI Tipo Ordinario Anno 2010 Data creazione 29 09 2010 Data carico Data evidenza Data ultimo movimento 29 09 2010 29 09 2010 29 09 2010 Presentazione IRC n 1 Lettera Documento da associare al fascicolo 47 Risposta ad atto Fig 323 Riepilogo fascicolo dettaglio Report dettaglio fascicolo Elenco protocolli I In maniera analoga il pulsante Stampa Frontespizio produrr un file che una volta stampato potr essere posto come prima pagina del fascicolo fisico Fig 324 232 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 324 Riepilogo fa
338. erato selezionando il tasto Cerca Fig 78 a una tabella riportante i protocolli ritornati in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 78 b o o O O Promemoria numero di protocollo selezionandolo consentir la consultazione del protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo respinto da localizza l ufficio utente che ha respinto l assegnazione il protocollo documento DOC segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Document ntomat protocollo Registrato DOC Fascicoli Fig 78 Ritornati descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli ritornati VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo e idue pulsanti Fig 78 c Riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente Come illustrato nella seguente figura Fig 79 l utente dovr indicare il protocollo da riassegnare selezionando
339. ersona trovata viene brevemente descritta in forma tabellare tramite tutti gli attributi presenti nella maschera di ricerca Una volta selezionato il campo Cognome apparir un riepilogo dei dati relativi a tale persona Cognome Verdi Nome Codice fiscale PEC Cognome Nome Codice Fiscale Mario mario verdi pec aruba it Un elemento trovato Fig 277 Cerca persona fisica esempio di ricerca specificando Verdi come cognome La scheda identificativa della persona selezionata viene visualizzata come riportato nella seguente figura Fig 278 A questo punto l utente potr memorizzare delle informazioni aggiuntive o modificare quelle esistenti e una volta apportate le modifiche selezionare il tasto Salva Fig 278 1 Per rimuovere la persona fisica dalla rubrica anagrafica l utente dovr selezionare il pulsante Elimina Fig 278 2 AI termine di questa operazione verr ripresentata la maschera di ricerca iniziale Per cancellare eventuali modifiche erronee e ripristinare la scheda come si presentava inizialmente l utente dovr avvalersi invece del tasto Pulisci Fig 278 3 VITROCISET SPA ADS SPA 200 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Fig 278 Cerca persona fisica scheda identificativa della persona selezionata VITROCISET SPA ADS SPA 201 Organizzazione per macro aree 0 9 P Manuale Protocollo 3 4 2 2 NUOVA PERSONA FISICA Funzione assegnata a
340. escrizione della persona fisica e possono consentirne una ricerca mirata Per cancellare eventuali modifiche erronee e ripristinare la scheda come si presentava inizialmente l utente potr avvalersi del tasto Pulisci Fig 280 2 Terminata l immissione dei dati l utente potr salvare la scheda identificativa selezionando il tasto Salva Fig 280 1 VITROCISET SPA ADS SPA 202 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Fig 280 Nuova persona fisica scheda identificativa del soggetto fisico VITROCISET SPA ADS SPA 203 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 2 3 PERSONA GIURIDICA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo trovare una persona giuridica Descrizione permette di effettuare una ricerca attraverso i dati identificativi della persona giuridica L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Cerca persona giuridica come evidenziato nella figura sottostante Fig 281 Homea Ricerca Tamatica si in Strumenti Protocol LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE o Organizzativa Oreogenea CRV ACO Consiglio Regionale del Veneto UO CPODG Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 162 2010 gt Curca pursona fisica SUP PROT 435 AUN Nuova persona finica PR
341. esidenza vanno nel bilancio del Consiglio 53 Comprende anche Difensore Civico Presidente PO Presidente e membri altri 54 a Anche indennit di funzione 55 Ai consiglieri dipendenti pubblici e privati si chiede all inizio della legislatura se vogliono avvalersi della facolt di accreditamento dei contributi pensionistici da parte del CR che in questo caso trattiene l importo equivalente dalla busta paga del consigliere Quindi ad inizio legislatura si chiede ai consiglieri copia dell atto di collocamento in aspettativa e di scegliere il trattamento economico opzione Legge 488 1999 66 Pagina 67 di 73 Copia del decreto dirigerziale di versarrerto ai diversi previdenziali Certificazione al consigiere di avvenuto versamento del contributo pensionistico 5 9 4 Gettoni di presenza e Fascicolo per procedimento a cura Prospetti delle 5 amni dalla fine rimborsi dell ufficio preposto alla pratica mensile presenze assenze alle legislatura annuale norrinativo sedute dei vari organi comunicate mensilmente dai vari soggetti preposti Autocertificazioni dei corsiglieri assessori giustificative di assenza in base ai disciplinari intemi Resoconto mensile sull uso della macchina dell Amministrazione inviato dal responsabile dell Autoparco per calcolare i rimborsi chilorretridi forfettari prospetti relativi ad altri rirrborsi 5 9 5 Assicurazioni Fascicolo per proced
342. esso Come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 191 dopo aver selezionato il tipo di mittente Persona fisica Fig 191 1 l utente dovr proseguire con la compilazione della sezione Fig 191 2 dove sar necessario indicare almeno il campo obbligatorio Cognome del mittente L inserimento delle altre informazioni anche se facoltative migliorano la descrizione della persona fisica specificandone alcuni dati anagrafici e gli estremi della casella di posta elettronica convenzionale e o certificata PEC E possibile salvare in rubrica le informazioni riguardanti il mittente indicato selezionando l apposita checkbox Fig 191 a1 in modo da recuperarle successivamente per una nuova registrazione a tal proposito si veda l esempio seguente Soltanto dopo la compilazione degli altri tab obbligatori l utente potr registrare il protocollo tramite la selezione del tasto Registra Fig 191 3 VITROCISET SPA ADS SPA 150 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Tipo Persona Giuridica Multimittente Emergenza Anomalie al Aggiungi persona fisica in rubrica O Nome Cognome Indirizzo Localit Provincia Email PEC Fig 191 Mittente Persona fisica principali fasi per l immissione di un mittente Esempio Fig 192 si supponga che l utente in fase d
343. est consiglio regione veneto it I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono g danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 45 Stampa monitoraggio uffici download del file Una volta aperto salvato il documento potr stamparlo avvalendosi degli strumenti presenti nella finestra del programma Acrobat Reader con cui stato aperto il file sui VITROCISET SPA ADS SPA 34 Macro area Amministrazione d Manuale assegnatario di protocollo Come illustrato nella seguente figura Fig 46 in alto a destra vengono riportati il nome dell UO selezionata Fig 46 a e gli estremi dell intervallo temporale considerato Fig 46 b Si pu notare inoltre come ogni elemento venga descritto da vari attributi identificativi quali il nome dell ufficio e degli utenti che ci lavorano seguiti dal totale del numero di protocolli poi suddiviso per i vari stati di lavorazione sospesi in lavorazione chiusi 3 CRVpr Gesbone Protocollo informatico Prova direzione 3 1 09 2010 21 06201 Ufficio Utente lotale Sospesi In lavorazione Chiusi in risposta Annullati Ritornati Fig 46 Stampa monitoraggio uffici esempio file in PDF VITROCISET SPA ADS SPA Macro area Amministrazione AT 35 Manuale assegnatario di protocollo 4 2 DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE Obiettivo fornire una pan
344. estata eventuale comispondenza Illimitata per copia Rapporti con tipografie della distributori pubblicitari pubblicazione ecc biblioteca 1 17 7 2 Monografiche Fascicolo per procedimento Proposta progetto annuale alfabetico pubblicazione corrispondenza per Illimitata per copia organizzazione es della preventivi imiti pubblicazione presentazione ecc e di biblioteca contenuto coordinamento scientifico interventi autori ecc Invio a diversi soggetti Richieste di estemi per ottenere copie 118 CORECOM 118 1 Norrrativa disposizioni di Fascicolo per Normativa carattere Illirritata rressira nateria penmanente cronologico generale nome e o direttive inteme Regolamento intemo 1182 Corrisponderza generale Fascicolo per attivit annuale cronologico Cornisponderza residuale Illirritata rispetto alle altre voci 1183 Norrina elezione Fascicolo per attivit per Atti di nomina Illimitata legislatura cronologico Presidente e del Comitato cessazione revoca cause di incompatibilit nomina Vicepresidente eventuale 22 Pagina 23 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione corrispondenza 1184 Convocazioni o d g Fascicolo per procedimento per Convocazioni A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta 1185 Verbali e resoconti Fascicolo per attivit per Verbali r
345. etenza 5 7 Fondo economale Gestione della cassa economale anticipazioni rimborsi e controlli di cassa ecc 5 7 1 Liquidazione spese fondo economale 5 7 2 Rendicontazione 5 8 Finanziamento ai gruppi consiliari Corrispondenza erogazione finanziamento rimborsi spese rendiconto 5 8 1 Erogazione finanziamento 5 8 2 Gestione finanziamento 5 8 3 Rendiconto 5 9 Trattamento economico e fiscale dei consiglieri ex consiglieri ed assessori Indennit adempimenti fiscali IRAP modello 730 modello 101 e modello 770 e contributivi gettoni di presenza polizze assicurative trattamenti di missione e vitalizi relativi ai consiglieri 5 9 1 Indennit di carica e di fine mandato 5 9 2 Adempimenti fiscali 5 9 3 Contributi figurativi 5 9 4 Gettoni di presenza e rimborsi 5 9 5 Assicurazioni 5 9 6 Missioni 5 9 7 Vitalizi 5 10 Fiscalit passiva Consulenza fiscale con eventuali convenzioni sostituto d imposta dichiarazione 770 ICI IVA IRAP TARSU tassa dei rifiuti solidi urbani ecc 5 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela TITOLO 6 SISTEMA INFORMATIVO Attivit relativa al servizio archivistico alla biblioteca e al centro di documentazione ed ai sistemi informatici 61 Normativa disposizioni di massima Normativa a carattere generale riguardante il titolo nel suo complesso 6 2 Sistema doc
346. etere il procedimento fin qui illustrato gt Dati protocolo gt Dati documento Titolario Cf Argomento 1 8 1 6 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 8 Commissioni consiliari permanenti 1 8 1 Prima Commissione permanente Indagini e visite conoscitive b Annotazione 9 Cerca J Fig 124 Ricerca protocolli voce di titolario selezionata 89 Macro area Ricerche VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo Nella sezione denominata Annotazione Fig 125 l utente ha la possibilit di indicare nel campo Chiave Fig 125 11 la collocazione fisica del protocollo in un archivio cartaceo oppure inserire parole chiave Fig 125 12 e ulteriori note addizionali Fig 125 13 in modo da raffinare la ricerca b Dati protocollo gt Dati documento b Titolario w Annotazione 1 1 1 2 Fig 125 Ricerca protocolli maschera sezione Annotazione La visualizzazione della sezione Mittente Fig 126 possibile solo nel caso in cui la tipologia di protocollo scelta dall utente sia quella in ingresso Fig 126 d Nella relativa maschera l utente potr digitare nell apposito campo Cognome Denominazione Fig 126 e il cognome della persona fisica o la denominazione della persona giuridica che ha inviato il documento all AOO CRV Dati protocollo d Tipo Tutti fa Ingresso Uscita Interno Stato Tutti Riservato 7 gt Data Registrazione Da Numero Ann
347. etico provincia elettorali 12 3 Schede Annuale alfabetico provincia Schede elettorali A fine Legislatura 12 4 Ricorsi Fascicolo per Copie ricorsi e loro iter A condusione procedimento annuale alfabetico provincia 12 5 Rendiconto spese elettorali Fascicolo per Rendiconti in ordine Illimitata procedimento annuale alfabetico candidati alfabetico di cancidati eletti e eletti regionali 13 1 Norrrativa disposizioni di Fascicolo per NomraBtiva carattere Illirritata naessima rraterie perrranente cronologco generale nome direttive interne 132 Proclarrazione eletti Fascicolo per attivitiy per Verbole della limitata Spese elettorali dei partiti e dei candidati i rendiconti dei partiti vanno alla Corte dei Conti I prospetti dei candidati vengono pubblicati sul Bur quelli dei non eletti vengono inviati alla Corte di Appello del capoluogo di provincia 9 41 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione prodarrazione 2 13 3 Conwalida Dimissioni Suroghe Fascicolo norrinativo corsigliere attivit Copia atto convalida Illirritata politica Dirrissioni eventuale certificato di decesso copia Del CR di ratifica e copia del CR di sunoga 13 4 Status Fascicolo norinativo corsigliere attivit Curriculum all intermmo Illirritata politica Consiglio es designazione in una Connmrissione 135 Ana
348. ettera 28 08 2010 I 20100000234 Documento da associare al fascicolo 47 Risposta ad atto 29 09 2010 U Fig 140 Ricerca fascicoli riepilogo fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 100 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo In maniera analoga il pulsante Stampa Frontespizio Fig 136 5 produrr un file che una volta stampato potr essere posto come prima pagina del fascicolo fisico Fig 141 Fig 141 Ricerca fascicoli frontespizio di un fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 101 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo 4 5 3 RICERCA PROCEDIMENTI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo ricerca di un procedimento in base a determinati criteri Descrizione tramite questa funzionalit l utente potr individuare quei procedimenti che soddisfano le chiavi di ricerca indicate L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Procedimenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 142 LA MIA INTRANET RICERCHE Benvenuto GIULIANO AGOSTA STRUMENTI deva Organizzata Omogenea 400 Compro Regronale dai Veneta OD Prosa direzione t Fa tp ice Rush PROT 483 Fig 142 Ricerca procedimenti accesso alla funzione Tale selezione porter alla seguente maschera Fig 143 dove l utente potr indicare una serie di informazioni che verranno utilizzate dal sistema come filtri di ricerca Una volta indicate
349. eventi Destinatari Assegnatari Titolario These d SEIT TIS Legenda y obbligatorio non obbligatorio Tab 3 Informazioni obbligatorie e non Riepilogo del protocollo Per rendere i documenti univocamente identificabili ad avvenuta registrazione il sistema di protocollazione digitale Gestione protocollo li etichetta riportando alcuni attributi essenziali Fig 48 quali 38 Numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile L identificativo numerico del protocollo progressivo ed costituito da undici cifre cosi suddivise le prime quattro cifre indicano l anno in cui il documento viene prodotto e le restanti sette specificano il numero di protocollo La numerazione rinnovata ad ogni anno solare Nel caso in cui l identificativo numerico non necessiti di tutte le sette cifre disponibili le posizioni inutilizzate saranno riempite con degli zeri Ad esempio il protocollo numero 204 prodotto nell anno 2010 sar indicato come 20100000204 Data e ora di registrazione campi assegnati automaticamente dal sistema e registrati in forma non modificabile Tipo denota la tipologia del protocollo se in uscita U in entrata 1 o interno N Stato indica lo stato di lavorazione in cui si trova il protocollo Protocollatore identifica l ufficio e o l utente autore della registrazione del protocollo N Protocollo 303 Data Registrazione 12 0
350. evidenziato in verde per la ricerca testuale A questo punto l utente dovr selezionare il pulsante Imposta titolario Fig 59 4 per confermare la scelta e Ricerca visuale Fig 60 anche in questo caso nel menu a tendina Fig 60 1 il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore ma possibile selezionarne un altro espandendo il menu Dopo aver selezionato il titolario la scelta della voce desiderata si effettuer navigando tra le cartelle che modellano la struttura gerarchica del titolario CVRPro Finestra di dialogo pagina Web p nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvpro1 p p id ro htt i intranet test igli i to it intranet 1 id CYRPro Ricerca testuale 27973 77 5 Selezionare Titolario Titolario valido dal 01 01 2010 Titolario 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI TITOLO 2 ATTIVITA LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI UPPORTO TOLO 3 ORGANIZZAZIONE PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI TITOLO 4 RISORSE UMANE TOLO 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE TITOLO 6 SISTEMA INFORMATIVO http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet Fig 60 Titolario ricerca visuale Una volta individuata la voce da modificare questa verr indicata come argomento corrente e solo allora potranno effett
351. ezionando il tasto Respingi Fig 66 3 messaggio digitato nell apposito campo Messaggio in caso di rifiuto Fig 66 2 comparir nel campo Messaggio nella tabella riportante l elenco dei protocolli assegnati all utente Lo stato del protocollo passer da Sospeso a Rifiutato Data Da x 7 Protocolli per Ufficio Numero Anno Da N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Mt 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione Emergenza di prova Prova organizzazi Un elemento trovato 2 wessaggioincasodiriuo NENNEN Fig 66 Respingi protocollo assegnato all utente respinta del protocollo selezionato La respinta del protocollo all assegnante comporter e la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante e scomparsa del protocollo tra quelli visualizzati dall assegnatario dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa nella lista dei ritornati dell assegnante e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all utente e sia nel Promemoria dell assegnante incremento del numero dei ritornati VITROCISET SPA ADS SPA 51 Promemoria NY Manuale assegnatario di protocollo 4 3 2 5 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo presa in carico e contestuale riasse
352. ezionando la checkbox relativa ad un nodo padre verranno automaticamente selezionate quelle degli elementi figli Dopo aver selezionato le corrispondenti checkbox Fig 80 5 l utente potr confermare le associazioni effettuate avvalendosi del tasto Salva Fig 80 6a La selezione del tasto Indietro Fig 80 6b visualizzer nuovamente la maschera di ricerca iniziale Fig 79 VITROCISET SPA ADS SPA 64 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo T Cerca 4 m Unit organizzative CRV CRV ORG Organizzazione 5G Segreteria generale 5 E UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo DABS Direzione regionale amministrazione bilancio servizi UCBR Unit complessa bilancio e ragioneria UPBCG Ufficio programmazione bilancio e controllo di gestione URAG Ufficio ragioneria UIC Ufficio informativo contabile UCSGCGP Unit complessa servizi generali consiglieri gruppi e personale UGSAR Ufficio gestione servizi ausiliari e di rimessa UEUT Ufficio economato e utenze tecniche UCON Ufficio contratti UGRUF Ufficio gestione risorse umane e formazione UACG Ufficio amministrazione consiglieri e gruppi consiliari UAP Ufficio amministrazione personale UCSI Unit complessa per il sistema informativo URETE Ufficio rete SR Segreteria regionale per gli affari generali giuridici e legislativi Fe Fede e de dese de fe dee e ehe dee e dede e de
353. ezionandone uno sar possibile passare alla relativa pagina dei risultati inoltre selezionando Successivo e Ultimo si potr passare rispettivamente alla pagina successiva a quella che si sta visualizzando e all ultima pagina di risultati Con il pulsante Nuova ricerca Fig 358 1 sar possibile avviare una nuova ricerca 2010000014 15 09 2010 OPOD1 Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA 15 09 2010 OPOD3 OPOD3 Prova direzione 3 Prova protocollo Lavorazione Prova LENTINI GIUSEPPE interno albo direzione 3 fornitori LENTINI GIUSEPPE 15 09 2010 della monica OPOD 1 Prova direzione 1 Sospeso AGOSTA GIULIANO menti trovati da 1 a 15 Inizio PrecedenteM 2 3 5 6 7 2 9 M Ultimo EX Fig 358 Ricerca protocolli Esempio di lista di risultati fondo pagina VITROCISET SPA ADS SPA 257 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 5 2 RICERCA FASCICOLI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo Individuazione di un fascicolo in base a determinati criteri di ricerca Descrizione tramite la funzione di ricerca di fascicolo un utente potr ottenere uno o pi fascicoli se questi risultano compatibili con dati criteri di ricerca e con la pertinenza dell ufficio a cui l utente appartiene L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli come evidenziato nella figura sottostante Fig 359 LA MIA INTRANET RICERCHE Benvenuto GIULIANO AGOSTA
354. fferimento Come raffigurato di seguito Fig 271 dopo aver selezionato il tab Differimento Fig 271 1 l utente potr riportare la motivazione nell apposito campo Note di differimento Fig 271 2 Dopo il salvataggio del protocollo la descrizione inserita non potr essere soggetta a cambiamenti in fase di modifica Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento 1 Emergenza Anomalie Fig 271 Tab differimento dettaglio 3 4 1 5 TAB EMERGENZA Obiettivo identificazione del protocollo registrato durante eventuali disservizi del sistema informatico Descrizione le registrazioni dei protocolli avvenute durante l indisponibilit del sistema informatico saranno identiche a quelle classiche con la sola eccezione che l utente dovr necessariamente compilare questo tab Come illustrato nella seguente figura Fig 272 dopo aver selezionato il tab Emergenza Fig 272 1 l utente dovr inserire prima il numero che identifica il protocollo di emergenza Fig 272 2 e poi la data avvalendosi del tasto Calendario Fig 272 3 Dopo il salvataggio del protocollo le informazioni inserite in questi due campi non potranno essere soggette a cambiamenti in fase di modifica Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Anomalie N protocollo di emergenza ru Data Emergenza O 3 F
355. fficio con il quale effettuare l accesso In presenza di pi registri di protocollo inoltre sar necessario selezionare dal menu a tendina Registro il registro di protocollo da utilizzare Per effettuare l accesso all applicativo selezionare infine il tasto Accedi 13 Funzionalit Principali VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 2 2 LE FUNZIONALITA DEL PRODOTTO Al fine di descrivere le principali funzionalit del prodotto opportuno fornire dei cenni sulla sua organizzazione complessiva Organizzazione dell applicativo La gestione del protocollo organizzata in quattro aree specifiche per le varie funzionalit operative ossia Protocollo Amministrazione e Report Per raggiungerle e fruirne la pagina presenta tre strumenti il menu delle macro aree funzionali Fig 8 a il menu dei gruppi funzionali Fig 8 b e il promemoria Fig 8 c ConsiglicWeb Giunta Web GiuntaExtranet CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Ricerca Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto ROBERTO MINELLA PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche a STRUMENTI o informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omoganez Consiglio Regionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 1 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI UTILIT PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 2 Visualizza Presi in car
356. fica e la creazione di fascicoli Inoltre dispone di alcune utilit che consentono la presa in carico lo scarico riassegnazione ed il rifiuto dei protocolli Tutte queste funzioni vengono raggruppate nel Promemoria Tale macro area quella visualizzata automaticamente dal sistema dopo che l utente dal menu Strumenti ha selezionato la voce Gestione Protocollo Come raffigurato di seguito Fig 163 il menu laterale ne descrive l articolazione nelle seguenti quattro sezioni e Registrazione dispone di funzionalit per la creazione e la lavorazione di documenti in ingresso in uscita o interni all Ente e Anagrafica permette la creazione ricerca di persone fisiche giuridiche liste di distribuzione e liste di assegnazione e Fascicoli consente la definizione di nuovi fascicoli e Utilit questa sezione oltre alla presa in carico scarico riassegnamento e rifiuto dei protocolli offre varie funzionalit quali la gestione del registro la ricerca di fascicoli o procedimenti in evidenza e la possibilit di acquisire nuovi documenti tramite uno scanner Home Ricerca avanzata LA MIA INTRANET o Protocollo Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto U O Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 306 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM ANA
357. g 81 Nuovo Tipo Procedimento effetto dell associazione Nuovo Tipo Procedimento UO VITROCISET SPA ADS SPA 66 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 6 Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo gestione dell oggettario Descrizione spesso nella fase di registrazione di documenti differenti pu accadere che il campo oggetto sia lo stesso Nell indicazione di tale informazione l utente pu scegliere se digitare la descrizione o sceglierla tra le voci di un elenco riportate nell apposito menu a tendina Predetta lista oggettario costituita dall insieme di tali definizioni utilizzate per descrivere il campo oggetto nei documenti Questa funzionalit consente di gestire gli elementi dell oggettario tramite operazioni di inserimento e rimozione L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Oggettario come evidenziato nella figura sottostante Fig 82 LA MIA INTRANET AMMINIS TRAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ri he STRUMENTI Informazioni VASE SAEI NEUE EIE T RR ORGANIZZAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO Fig 82 Oggettario accesso alla funzione Nella seguente maschera Fig 83 l utente potr aggiungere una voce nell
358. gia del protocollo I ingresso U uscita N interno data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo assegnatari destinatari specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo o il destinatario oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo documento DOC segnala la presenza assenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI fascicoli l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo stato riporta lo stato di lavorazione del protocollo VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Protocollo Tipo Registrato il Mittente Assegnatari Destinatari Oggetto Doc Fascicoli Stato 06 10 2010 OPOD3 Mario Verdi Prova doc non Spedito Prova uscita direzione 3 06 10 2010 Pippo OPOD3 Prova direzione 3 Prova stati doc Lavorazione LENTINI GIUSEPPE in ingresso OPOD3 Prova direzione 3 AGOSTA GIULIANO OPOD 1 Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA OPOD3 Prova direzione 3 PIASENTINI GABRIELE Fig 357 Ricerca protocolli Esempio di lista di risultati Se i protocolli dovessero essere superiori a 15 il sistema suddivider la lista in pi pagine come visibile in Fig 358 In Fig 358 2 sono visibili i numeri delle pagine sel
359. gistroProtocolli PDF Arie Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 danneggiare il computer Se l origine non amp considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono Fig 419 Protocolli con anomalie finestra per il download del file VITROCISET SPA ADS SPA 298 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 420 riportando in alto a destra il registro correntemente in uso Fig 420 a l intervallo temporale Fig 420 b e l UO Fig 420 c precedentemente specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 420 d indicando le informazioni relative ai protocolli anomali riportandone per ognuno l identificativo numerico la tipologia la data di registrazione l oggetto la descrizione dell anomalia il protcollatore e lo stato del protocollo M modificato oppure A annullato 299 CRVpro Gestione Protocolio informatico 14057010 14087010 01007910 Nota Anomabe Prove gact mo monete Aromaa Prove mieno 42 atomais asomara Prava osota anomate Aroma ryze Prove anomaede sono present seguenti Pet abegalo accegg Prove led Annotazioni Anomale Emerpenz
360. giustificativi Copia dei cedolini per la liquidazione mersile Per quelle all estero inoltre copia del decreto dirigenziale Prospetto riassuntivo delle missioni degli assessori inviato dalla Giunta per la certificazione unica CUD che compila il Consiglio 5 ami dalla fine legislatura 5 9 7 Vitalizis Fascicolo norrinativo consigliere trattamento economico Richiesta di assegno vitalizio o di reversibilit Certificato annuale di esistenza in vta per i pensionati Certificato annuae dello stato vedovile o altre certificazioni es esistenza di figi minori o studenti In caso di non raggiungimento d 5 ami di mandato domanda per il versamento volontario dei contributi 10 amni dalla cessazione del vitalizio Ogni anno si scarta il precedente Comprende assegno di reversibilit L assegno vitalizio spetta di norma ai consiglieri che hanno compiuto 60 anni esiste inoltre la possibilit di andare in pensione anticipata fino al 55 anno di et 68 Pagina 69 di 73 oppure dorranda di restituzione di contributi g versati 510 Fiscalit passiva Fascicoli per rrateria tipologia di tributo annuale cronologico o alfabetico IRAP IRPEF ICI tributi locali es TARSU prospetti di pagamento eventuale corrispondenza denuncia annuale di varazioni del personale e dei consiglieri Eventuali autorizzazioni per la gestione intema dela
361. gnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie c uo UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo LEE competente Utente v Fig 239 Assegna UO conferma UO selezionata A questo punto il sistema aggiorner l etichetta del tab riportando tra parentesi il numero di assegnazioni effettuate Fig 240 d e presenter in una tabella Fig 240 e la descrizione dell UO indicandola automaticamente come competente Se l utente volesse assegnare all UO soltanto in conoscenza dovr deselezionare la relativa checkbox Fig 240 1 L utente assegnante pu servirsi del campo Messaggio Fig 240 f per inserire una comunicazione destinata all UO assegnataria VITROCISET SPA ADS SPA 176 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Mittente Riceventi Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente Unit Organizzativa Utente Competente Unit operativa nuovo sistema informativo 1 Fig 240 Assegna UO visualizzazione assegnazione eseguita Per ci che concerne la cancellazione Fig 241 l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente all UO da eliminare Fig 241 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 241 2 E possibile la selezione e rimozione multipla Mittente
362. gnazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 67 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tali operazioni spuntando la checkbox corrispondente Fig 67 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta e riassegna Fig 67 2 Questa funzionalit non prevede la selezione multipla La funzione in oggetto pu risultare utile quando e unassegnatario debba prendere in carico il protocollo eventualmente lavorandone una parte e poi smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione Documenti assegnati all utente Data Da O Protocoli per Ufficio Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Fascicoli Messaggio 1F 20100000220 28 09 2010 verdi ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione 02 01 05 diprova Prova d organizzazi 20100000170 27 09 2010 Verdi Prova 02 CRV Organizzazione CRV Organizzazione 01 05 di prova Prova d organizzazi 20100000111 14 09 2010 Verdi ingresso CRV Organizzazione CRV Organizzazione fascicolo di prova Prova d prova organizzazi punto 12 documento di stato 3 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto Fig 67 Accetta e riassegna protocollo assegnato all utente riassegnazione contestuale alla presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico e riassegnazione comporter e la notific
363. grafica Fascicolo nominativo consigliere attivit Scheda anagrafica e sue Illimitata politica variazioni copia nel Fascicolo personale trattamento economico corsigliere 5 9 13 6 Situazione patrirroniale Fascicolo per attivit annuale cronologico Modulo e 1 anno dalla alfabetico dichiarazione dei redditi pubblicazione Elenco con estremi BUR BUR o a fine legislatura Fascicolo norrinativo consigliere attivit Dichiarazione dei redditi Illimitata politica presentata a inizio rrandato 14 Gruppi Consiliari 14 1 Norrrativa disposizioni Fascicolo per Nomativa carattere Illirritata rressira nateria penmanente cronologico generale nome e o direttive inteme 142 Composizione Fascicolo per persona Gruppo per Comunicazione Illimitata Originale nella serie Delibere del CR o simili e copia nella composizione delle Commissioni 1 8 2 1 9 3 Pagina 10 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione legislatura alfabetico composizione e variazioni 15 Giunta delle Elezioni 1 5 1 Norrrativa disposizioni Fascicolo per a carattere Illirritata naessima rraterie perranente cronologco generale nome direttive inteme 1 5 2 Corrispondenza generale Fascicolo per attivit per Corrispondenza residuale Illirritata legislatura cronologico rispetto alle altre voci 15 3 Composizione Fascic
364. gura Fig 37 Con questa possibile cambiare Tipo UO tramite il men a tendina Fig 37 1 tra Ufficio normale e Ufficio centrale Spuntando la checkbox Attivo Fig 37 2 possibile attivare o meno l ufficio se la casella con la spunta l ufficio attivo altrimenti no E poi visibile la lista degli Utenti Associati all ufficio Fig 37 3 spuntando la casella a lato possibile stabilire quali tra questi utenti un Referente o meno Infine tramite i pulsanti Salva Fig 37 4 e Annulla Fig 37 5 possibile rispettivamente salvare le modifiche apportate oppure annullarle VITROCISET SPA ADS SPA 32 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo UO padre Prova organizzazione Codice OPOD2 Descrizione prova direzione 2 Tipo UO Ufficio normale e 1 Attivo 2 Utenti Associati Nominativo referente BIGNAMI LORENA PIASENTINI GABRIELE POMPA MIMMO ZAMBON NICOLA ZUCCHETTA MICHAEL ALS Fig 37 Maschera di modifica ufficio VITROCISET SPA ADS SPA 33 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 1 4 UTENTI Funzione assegnata al ruolo supervisore Obiettivo ricerca e o visualizzazione delle impostazioni utente Descrizione questa funzionalit permette di impostare il registro di competenza al momento l unico registro quello ufficiale e visualizzare le funzioni di cui pu usufruire l utente Una persona pu afferire contemporanea
365. he esistono anche sezioni comuni Dati protocollo Dati documento Titolario Annotazione Tab 5 Ricerca protocolli matrice tipologia protocollo e relative sezioni a disposizione dell utente Come illustrato nella seguente figura Fig 118 nella prima sezione denominata Dati protocollo l utente potr indicare lo stato di lavorazione che potr selezionare dall apposita combo box Fig 118 2 e scegliere se effettuare una ricerca mirata ai protocolli riservati spuntando l apposita checkbox Fig 118 3 protocolli riservati sono particolari in quanto non sono visibili tutti i dettagli se non se ne ha la piena responsabilit La maschera prevede anche la possibilit di specificare gli estremi di un intervallo temporale relativo alla data di registrazione del protocollo avvalendosi dei tasti Calendario Fig 118 4a e 4b oppure numerico inserendo gli identificativi dei protocolli nel formato numero anno negli appositi campi Fig 118 5a e 5b Dati protocollo e Ingresso Uscita Interno es Data Registrazione Da Numero Anno b Dati documento b Titolario b Annotazione Fig 118 Ricerca protocolli maschera sezione Dati protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 86 Macro area Ricerche i Manuale assegnatario di protocollo Nella seconda sezione denominata Dati documento Fig 119 l utente pu indicare i
366. i CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi 3 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto L Fig 134 Accetta e Riassegna Protocollo Assegnato all Ufficio riassegnazione contestuale alla presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico e riassegnazione comporter e notifica della presa in carico nella Scrivania Virtuale di colui che ha accettato il protocollo Nel Promemoria del nuovo assegnatario verr segnalata la nuova assegnazione che lo VITROCISET SPA ADS SPA 106 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo riguarda e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa in quello dei presi in carico dell utente che ha accettato il protocollo Una volta riassegnato comparir tra quelli assegnati all ufficio del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico dell utente che ha effettuato la riassegnazione e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all ufficio e incremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all ufficio Dopo la selezione del tasto Accetta e riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 135 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 135 a A questo
367. i attributi Denominazione Partita IVA PEC ed email aziendale Denominazione Partita Iva Email Aziendale protocollo pec comune venezia it Un elemento trovato Fig 201 Mittente Persona giuridica presentazione risultati della ricerca Ecco che una volta selezionato dalla tabella la Denominazione Comune di Venezia Fig 201 e le informazioni presenti nella rubrica relative alla persona giuridica indicata verranno automaticamente riportate nei corrispondenti campi Fig 202 f della relativa maschera Fig 202 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Persona Fisica e Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona giuridica in rubrica 7 Denominazione Comune di Venezia Indirizzo Ca Farsetti S Marco Localit Venezia Email Aziendale PEC protocollo pec comune v Fig 202 Mittente Persona giuridica sezione relativa alle informazioni sul mittente Dopo il recupero di tali dati l utente potr proseguire la fase di registrazione del protocollo compilando i restanti tab obbligatori Fatto ci concluder la registrazione del protocollo tramite la selezione del tasto Registra VITROCISET SPA ADS SPA 156 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Miultimittente doc in ingresso come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 203 l utente dov
368. i ad essa associati sono gi presenti nella rubrica Come si evince dalla figura sottostante Fig 283 la persona trovata viene brevemente descritta in forma tabellare tramite tutti gli attributi presenti nella maschera di ricerca Una volta selezionato il campo Denominazione apparir un riepilogo dei dati relativi a tale persona Denominazione comune Partita IVA PEC Email Aziendale Denominazione Partita Iva Email Aziendale Comune di Vene protocollo pec comune venezia it Un elemento trovato Fig 283 Cerca persona giuridica esempio di ricerca specificando Comune come denominazione La scheda identificativa della persona selezionata viene visualizzata come in Fig 284 A questo punto l utente potr memorizzare delle informazioni aggiuntive o modificare quelle esistenti e una volta apportate le modifiche selezionare il tasto Salva Fig 284 1 Per rimuovere la persona giuridica dalla rubrica anagrafica dovr selezionare il pulsante Elimina Fig 284 2 AI termine di questa operazione verr ripresentata la maschera di ricerca iniziale Per cancellare eventuali modifiche erronee e ripristinare la scheda come si presentava inizialmente dovr avvalersi invece del tasto Pulisci Fig 284 3 VITROCISET SPA ADS SPA 205 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 206 campi obbligaton sono contrassegnati da Dati generali Denominazione Partita IVA Dug Referente
369. i con risposta 1 sualizza ricco Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI REGISTRAZIONE ANAGRAFICA o m zz n FASCICOLI UTILIT o Fig 302 Cerca lista assegnazione accesso alla funzione dalla sezione Anagrafica Una volta avuto accesso alla funzionalit l utente potr procedere nella ricerca della lista di assegnazione desiderata in due modi 217 selezione diretta se la lista cercata compare gi nella tabella l utente potr selezionarne il Nome Fig 303 1b ricerca testuale prima digitando il nome della lista cercata nel campo Descrizione Fig 303 1a e poi selezionando il tasto Cerca Fig 303 2a per avviare la ricerca la 2a Nome N Assegnatari Test Lista 1 8 Prova 1 0 Test da Roma 1 prova ass 2 ista Prova 2 5 Lista 3 0 1 8 elementi trovati Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 303 Cerca lista assegnazione ricerca testuale Dopo aver selezionato il nome della lista cercata il sistema la caricher automaticamente come mostrato in Fig 304 A questo punto l utente potr e Prima di registrare il protocollo modificare il tipo di assegnazione selezionando in competenza Fig XX c1 o deselezionando in conoscenza Fig 304 c2 la checkbox corrispondente all assegnatario desiderato e Rimuovere degli assegnatari dall elenco prima indicandoli selezionando la corrispondente checkbox Fig 30
370. i del protocollo ricevuto in entrata Contestualmente alla risposta la lavorazione del protocollo ricevuto in ingresso terminer e pertanto il suo stato diverr chiuso con risposta L ufficio produttore del documento in risposta deve riassegnare il protocollo in ingresso all Ufficio Protocollo a cui dovr inviare anche il protocollo in uscita per la risposta L invio di quest ultimo documento spetter all Ufficio Protocollo che dovr prima prenderlo in carico e poi chiuderlo con risposta Tale operazione comporter 126 la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente l incremento del contatore relativo alla voce Chiusi con risposta ed il decremento di quelli Assegnati all ufficio prima e poi di quello relativo ai Presi in carico L aggiornamento dei contatori viene illustrato nelle seguenti figure Fig 159 Fig 160 Fig 161 PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornati Visualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta Visualizza PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 3 Visualizza Ritornati Visualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta Visualizza Fig 160 Chiusi con risposta incremento Presi in carico e decremento degli Assegnati all ufficio PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 lizza Assegnati all utente Presi in carico 2 zza Ritornat
371. i do RTT TIE RP C TOP DIL QT SS NP 13 Pup P PES E 15 Go gena cate ERE 15 jb 16 Conferenza regionale sulle dinamiche econorriche e cel lavoro CREL esse e iie eese s etes se esee sese esee sees sene sesta sees nates eate eee 16 Mv AT P cM D 17 Corsulte e Corritati un ail Tee S eR vice eee EE RAE re eee E Oe de edis 17 QR 18 Rapport 18 a B o H 19 3 4173 Relazioni internazionali e cooperazione intemazionale v ieri eee 19 Le dai ie ii E 19 Rappresentanza promozione tirocini T NI ERE 19 Ei P M boa 21 informazione e cort pi cazione r
372. i documenti questa funzione consente di gestire una lista che ne elenca i differenti tipi La stessa lista poi verr presentata nella maschera relativa alla registrazione dei documenti in modo da consentire all utente una comoda scelta della voce desiderata Si osservi che per ogni tipo di documento previsto un massimario di scarto in anni analogamente a quanto accade per le voci di titolario L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Tipi documenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 85 Riera Tematica LA MIA INTRANET o Protocollo mministrazione Report Ricerche STRUMENTI o Informazioni REA ea s e mad ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS GESTIONE UFFICIO o Fig 85 Tipi documenti accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la lista in ordine alfabetico delle tipologie di documenti ed il relativo numero dei protocolli associati Fig 86 Le operazioni realizzabili dall utente sono le seguenti e modifica di una tipologia di documento e creazione di un nuovo tipo di documento VITROCISET SPA ADS SPA 69 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Modifica o inserisci un nuovo tipo di documento Descrizione Protocolli associati Albo fornitori 17
373. i pi recenti VITROCISET SPA ADS SPA 5 Introduzione dT Manuale assegnatario di protocollo 2 4 DEFINIZIONI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI A seguire una tabella riassuntiva dei termini usati nel presente manuale con relativa descrizione ui Organizzativa Omogenea Browser Navigatore CNIPA Comitato Nazionale per l Informatica nella Pubblica Amministrazione banca dati base di dati o anche base dati Link collegamento ipertestuale Insieme di unit Organizzative dell amministrazione che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi Documentali programma che consente di visualizzare i contenuti delle pagine dei siti web e di interagire con essi permettendo cosi all utente di navigare in Internet pi noti e diffusi sono Internet Explorer Safari Mozilla Firefox Google Chrome Opera ente pubblico italiano operante presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri per l attuazione delle politiche del Ministro dell Innovazione e le tecnologie archivio strutturato in modo tale da consentire l accesso e la gestione dei dati stessi l inserimento la ricerca la cancellazione ed il loro aggiornamento da parte di particolari applicazioni software ad essi dedicate Il database un insieme d informazioni di dati che vengono suddivisi per argomenti in ordine logico tabelle e poi tali argomenti vengono suddivisi per categorie campi Ha lo scopo di condurre ad
374. i registrazione abbia gi e selezionato la tipologia di mittente Fig 192 1 e spuntato la checkbox Fig 192 a1 e quindi segnalato al sistema di memorizzare in rubrica i dati che andr ad inserire nella sezione Fig 192 2 e compilato la sezione Fig 192 2 con i dati relativi alla persona fisica Mario Verdi Dopo la compilazione degli altri tab obbligatori abbia infine effettuato la registrazione del protocollo avvalendosi del tasto Registra Fig 192 3 Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona fisica in rubrica 1 2 Nome Mario Cognome Verdi Indirizzo Viale Venezia 21 Cap 20100 Localit Milano Provincia Milano Email mario verdi gmail com mario verdi pec aruba it 3 Fig 192 Mittente Persona fisica registrazione del protocollo e memorizzazione in rubrica dei dati relativi Mario Verdi VITROCISET SPA ADS SPA 151 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Si ipotizzi inoltre che l utente debba effettuare una nuova registrazione indicando come mittente la persona fisica Mario Verdi A questo punto come illustrato nella figura seguente per velocizzare la compilazione dei campi l utente potr avvalersi della ricerca nella rubrica anagrafica selezionando il tasto Cerca mittente Fig 193 a Mittente Ricev
375. i se questi risultano a loro assegnanti secondo le regole gerarchiche presenti VITROCISET SPA ADS SPA 223 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 3 1 NUOVO FASCICOLO Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo creazione di un nuovo fascicolo Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Nuovo come evidenziato nella figura sottostante Fig 314 5 1 Bisnes gt LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o Informazioni REGISTRAZIONE Arca Organizzativa Omogenea CRY KOO Consiglio Regionale del Veneto OPOO Prova direzione 3 ANAGRAFICA Regsiro Ultizialo Uima Registrazione 183 7710 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI UTILITA PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 Visualizza Assegnati all utente 1 Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Rilornali 1 Visualuza Chius 5 Visualuza Chiusi con risposta 0 Vsualzza Fig 314 Nuovo fascicolo accesso alla funzione In seguito a tale scelta sar visualizzata la seguente maschera Fig 315 in cui si possono distinguere informazioni obbligatorie facoltative e altre inizialmente valorizzate dal sistema In quest ultimo caso il sistema riporter automaticamente il nome dell ufficio indicato dall utente al momento dell accesso all applicazione Fig 315 a l anno corrente Fig 315 b l indicazione dell ufficio e dell utente che ha trattato il fa
376. i su cui potr operare come illustrato nella sezione del Promemoria Presi in carico oppure gli verr restituito un messaggio di avviso nel caso in cui non siano stati trovati protocolli relativi al filtro di ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 237 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo impostato 3 4 4 2 SCARICO RIASSEGNAZIONE Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo effettuare lo scarico riassegnazione di un protocollo Descrizione per iniziare a lavorare un protocollo necessario prima averlo preso in carico ed essere designato come assegnatario per competenza Per scarico di un protocollo s intende la terminazione della sua trattazione da parte dell assegnatario Ci comporta un cambio di stato del documento che passa da una fase di lavorazione ad un altra di chiusura chiuso o in risposta Riassegnare significa destinare il documento a qualche altra persona che per poterlo lavorare deve essere definito come competente L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Scarico Riassegnazione come rappresentato nella figura sottostante Fig XX ar LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni 1 REGISTRAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 mod ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Regi
377. iassegnazione ix x x v Ritornati lx x X v ESSE RENE RE E Amministrazione S j Organizzazione Dati amministrazione v x x x VITROCISET SPA ADS SPA 314 Manuale Protocollo Funzionalit per ruolo Ruoli v x XIX Cataloghi titolario cer pipes Oggettario Xx x x documenti x e de Gestione wo ses X v ca TIA o LLLA _ Pewoo Registro protocollo x v x x Dei modificati fr Protocolli presi in carico v x Protocolli chiusi LA v x iaia Utilit eis Dey Lc Stempatitolaio x x v x Oo d d LIL VITROCISET SPA ADS SPA 315 Manuale Protocollo Funzionalit per ruolo Protocolli Fascicoli Tab 5 funzionalit per ruolo VITROCISET SPA ADS SPA 316 Funzionalit per ruolo Manuale Protocollo VERE Assegnatario di protocollo N VITROCISET 1 SOMMARIO 1 SOMMARIO 1 2 i celos 3 2 1 OBIETIIVIDEL DOCUMENTO miinaan a 4 22 SCOPODELSERVZ Oca 5 2 3 J UNTESTODIUILIZZO cla 5 24 DEFINIZIONI ACRONIMI E ABBREVIAZIONI erret teret tenentes 6 3 F
378. icevente Riceventi OPOD3 AGOSTA GIULIANO Fig 96 Visualizzazione tab riceventi Assegnatari In questo tab vengono indicati gli assegnatari destinatari operativi del protocollo di cui si stanno visualizzando i dettagli Nella seguente figura Fig 97 si riporta l aspetto del tab nel caso in cui il protocollo sia stato assegnato a due persone distinte Mittente 1 Assegnata Titolario ompetente Fig 97 Visualizzazione tab assegnatari Nella tabella appaiono le indicazioni dell utente assegnatario e dell ufficio di appartenenza Inoltre appare la voce Competente dove viene indicato se l utente assegnatario in competenza oppure in conoscenza In particolare all interno di questo campo della tabella possono apparire le seguenti due diciture La modalit di assegnazione pu essere di due tipi e Si assegnatario per competenza l assegnatario per competenza il destinatario operativo del documento Gli assegnatari competenti per uno specifico protocollo possono essere in numero maggiore di uno In tal caso il primo utente assegnatario che effettuer la presa in carico diventer l effettivo proprietario del protocollo potendo dunque effettuare le successive azioni riassegnazione catalogazione chiusura etc Il sistema assegna automaticamente come competente il primo elemento selezionato sia esso ufficio o utente In questo caso l assegnatario potr riassegnare il documento ad un altro destinatari
379. iche subite alla voce VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 3 IMPORT TITOLARIO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo aggiornamento del titolario Descrizione essendo soggetto alle leggi e ai regolamenti statali e o regionali il titolario pu subire delle variazioni anche radicali Questa funzionalit consente l importazione di un file prodotto dall applicazione Microsoft Office Excel con estensione xls contenente il titolario modificato in base agli eventuali cambiamenti L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Import Titolario Fig 68 AMMINISTRAZIONE Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS o Ricerca tica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI ORGANIZZAZIONE CATALOGHI GESTIONE UFFICIO Fig 68 Import titolario accesso alla funzione Affinch l importazione del file abbia successo alla sua creazione necessario seguire determinate regole strutturali e sintattiche A titolo esemplificativo la figura sottostante Fig 69 riporta una porzione di titolario in cui nella colonna A riportato il periodo relativo al massimario di scarto in anni e nella colonna B il titolo di primo livello che nelle s
380. ichiesta di assegnazione di Illimitata cura dell ufficio preposto alla personale e attivit pratica annuale alfabetico istruttoria Fascicolo norrinativo del personale Contrato e presa di servizio inquadramento iniziale e successivi 4 5 2 1 Terrpo pieno Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norrinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 4 5 2 2 Part ine Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 amni preposto alla pratica annuale alfabetico 35 2 a C s n Comprende i vari tipi di cessazione collocamento a riposo dimissioni decadenza destituzioni infermit fine rapporto decesso ecc 53 Pagina 54 di 73 Num livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione Fascicolo norrinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 4 5 3 Mansioni Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 ami preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Atto iniziale e finale Illimitata 4 5 4 Cessazioni 9 Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Attivit istruttoria 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico Fascicolo norinativo del personale Provvedimento di risoluzione Illimitata del rapporto di lavoro 4 6 Previdenza e assistenz
381. ici assicurata tramite la casella di posta elettronica istituzionale dell Amministrazione gestita dal Servizio 2 1 documenti informatici che pervengono direttamente alle strutture e agli organi dell Amministrazione sono da questi valutati e se soggetti a registrazione nel protocollo generale immediatamente inoltrati al Servizio 3 Se i messaggi ricevuti presentano anomalie il Servizio provvede a notificare al mittente le problematiche rilevate e a memorizzare l oggetto elettronico per poterlo esibire in caso di accertamento 4 L assegnazione dei documenti informatici assicurata dall Ufficio di Segreteria Generale Articolo 23 Protocollazione e classificazione dei documenti in arrivo 1 La corrispondenza in arrivo dopo essere stata assegnata registrata nel protocollo generale x con le modalit descritte nella sezione IV Contestualmente alla protocollazione eseguita anche la classificazione dei documenti con le modalit di cui alla sezione V Articolo 24 Distribuzione della corrispondenza cartacea 1 La corrispondenza cartacea dopo essere stata registrata nel protocollo generale e classificata ritorna all UAP CP che provvede alla sua distribuzione tramite i commessi ai piani 21 Articolo 25 Presa in carico della corrispondenza cartacea 1 Le modalit di presa in carico della corrispondenza cartacea sono descritte nell allegato n 13 Articolo 26 Presa in carico della corrispondenza informa
382. iciale Ultima Registrazione 251 2010 canco Riassegnarione PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 4 Visualizza Presi in carico 4 Visualizza Ritornati 1 Visualizza Chiusi 4 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 113 Ritornati accesso alla funzione Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 114 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 114 1 e 2 e o per intervallo numerico Fig 114 3 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 114 4 per avviare la ricerca 1 2 Data Da O A a 4 indietro 3 Fig 114 Ritornati maschera di ricerca Come risultato della ricerca verr presentata la lista dei protocolli ritornati che l utente potr consultare ed eventualmente riassegnare ad una nuova entit assegnataria Si rimanda alla sezione Ritornati del Promemoria per informazioni dettagliate su tale operazione VITROCISET SPA ADS SPA 83 Macro area Protocollo NT Manuale assegnatario di protocollo 4 5 MACRO AREA RICERCHE Obiettivo accesso a strumenti di ricerca Descrizione questa macro area dedicata alla ricerca di protocolli fascicoli e procedimenti L accesso alla macro area avviene selezionando la voce Ricerche come evidenziato nella figura sottostante Fig 115 a o Rice
383. ico Contratto d appalto iscrizione Carrera di Commercio DVR documento di valutazione rischi misure di prevenzione presso il CR conferenza di coordinamento con relativi verbali 5 anni dall aggiomamento 3 6 2 4 Piani di valutazione rischi e piani di evacuazione Fascicolo per attivit annuale cronologico Piani e loro aggiomanento eventuale corrispondenza 5 anni dall aggiomamento 3 6 3 Sorveglianza sanitaria Fascicolo per persone durata incarico cronologico o alfabetico Fascicolo per attivit annuale cronologico Norina del medico per la durata della carica visite periodiche programmazione comunicazioni ecc Elenchi particolari categorie es videotenvinalisti Relazioni 10 anni 44 Pagina 45 di 73 Fascicolo per persona cartella Visite mediche Illirritata rredica perranente alfabetico 6260 1994 DATI SENSIBILI 37 Servizi ausiliari e sicurezza consiliare 3 7 1 Generali operativi Servizi Fascicolo per attivit annuale cronologico Comunicazioni e 5anni d accoglienza e d aula documentazione riguardante il servizio es richieste d assisterza 37 2 Tipografia e starrpa Fascicolo per attivit annuale cronologico Richieste e lanno comunicazioni compresa la fotoriproduzione 3 7 3 Servizio posta Registri e o DB o fascicolo per Registro spedizioni 1 anno attivit annuale crondlogico richieste re
384. ico 3 Visualizza Ritornati 1 Chiusi 1 visualizza Chiusi con risposta 1 Visualizza Fig 8 Le funzionalit del prodotto Dettaglio del menu di gestione protocollo II menu delle macro aree funzionali Questo menu uno strumento molto semplice costituito da quattro link relativi alle macro aree funzionali Fig 9 Si pu scegliere una voce tramite selezione col pulsante sinistro del mouse questo permetter all utente di ottenere i riferimenti ai contenuti dell area prescelta VITROCISET SPA ADS SPA 14 Funzionalit Principali Manuale Protocollo PROTOCOLLO Protocollo Amministrazione Report Ricerche Fig 9 Le funzionalit del prodotto Dettaglio del menu delle macro aree funzionali Il menu dei gruppi funzionali Questo menu lo stesso gi visto a proposito del menu principale Strumenti e di questo condivide gli aspetti operativi di base La particolarit di questo menu risiede nel fatto che contestuale alle macro aree funzionali Quindi se viene selezionato il Protocollo dal menu delle macro aree funzionali si avr un cambio delle voci presentate nel menu in oggetto LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI PROTOCOLLC REGISTRAZIONE o ANAGRAFICA FASCICOLI o UTILIT o Fig 10 Le funzionalit del servizio Dettaglio del menu contestualizzato rispetto alla macro area Protocollo A sua volta il menu dei gruppi funzionali presenter a seconda del gruppo scelto una ulte
385. ico tra i due protocolli PROMEMORIA Assegnati all ufficio G Visualizza Assegnati all utente 19 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornati 3 Visualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta 1 Visualizza Fig 82 Chiusi con risposta incremento Assegnati all ufficio valore precedente contatore 3 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 f Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 3 Visualizza Ritornati Visualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta Visualizza Fig 83 Chiusi con risposta incremento Presi in carico e decremento degli Assegnati all ufficio VITROCISET SPA ADS SPA 64 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo PROMEMORIA Assegnati all ufficio 3 sualizza Assegnati all utente Presi in carico sualizza Ritornati Chiusi 6 5ua 3 Chiusi con risposta Fig 84 Chiusi con risposta decremento Presi in carico e incremento Chiusi con risposta Selezionando il relativo link Visualizza l utente potr vedere l elenco dei protocolli nello stato Chiusi con risposta Fig 85 e dopo aver indicato quello su cui operare selezionando la corrispondente checkbox decidere le azioni da intraprendere scegliendo tra e consultazione del protocollo selezionando il campo N protocollo Fig 85 a e chiuderlo lavorazione terminata selezionando il tasto Chiudi Fig 85 b Questa funzione riservata esclusivamente ai componenti dell Ufficio Centrale di
386. icolo ma possono accedere solo ai documenti dell Ufficio Responsabile del fascicolo quindi non possono accedere a documenti di altri uffici 3 Gli utenti di un generico ufficio non responsabile del fascicolo possono vedere tutti i fascicoli e l elenco dei documenti presenti nel fascicolo solo se hanno almeno un documento assegnato a loro in quel fascicolo tali utenti possono accedere ai documenti se questi risultano a loro assegnanti secondo le regole gerarchiche attuali Descrizione della funzionalit in oggetto L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Fascicoli come evidenziato nella figura sottostante Fig 130 o F LA MIA INTRANET Benvenuto GIULIANO AGOSTA Protocollo Amministrazione Report erche STRUMENTI Fig 130 Ricerca fascicoli accesso alla funzionalit In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 131 in cui l utente potr indicare l UO competente del fascicolo selezionandola mediante l apposita combo box Fig 131 2a che riporter l elenco delle UO sottostanti a quella indicata dall utente al momento dell accesso all applicazione riportata in Fig 131 1 per la sessione di lavoro corrente Sar possibile selezionare un eventuale UO differente da quella di appartenenza dell utente digitando del testo all interno del campo Cerca Fig 131 2c per filtrare le voci presenti all interno della relativa combo box Fig 131 2a VITROCI
387. ida RISANARE RICA VERRA m ten tire Metus 63 CONSUMO Ct Elec Ac 63 P EE 64 Gestione delle n Id RO E RD ien dani 64 LIP EP 64 Gestione delle te EE e 64 Lr P c C MDC ED E 64 Rapparti TU TID DT REST TN ERU cc LEE RECS 64 LU 65 Fondo econonale il ette o E TM e Eee QN 65 LI e Ri 65 Finanziamento Real LETTER ESTILO ERN 65 PE A CARRO AR M TM 66 Trattamento econorrico e fiscale dei consiglieri ex Consiglieri ed assessori eee 66 CIRO RR M 69 Fiscalit rielaborate m 69 Oo SisterraIrforrslivo tse e iei og die ee re ev aaa ttes Ero E tsi rere tite a ana Eoo ee veto 70 ca Po nM C M EE 70 Noirtativa disposizioni di maessinai ii TET TETTE TETTE E E TTE ITEM 70 iot PRECEPIT 70 Sisterre documentale aaa iaia ean entes i 70
388. ificarne univocamente il contenuto registrata in forma non modificabile Mittente Riceventi Assegnatari Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie 2b 2a Tipo Documento ce Descrizione Numero Pagine den E EZ 5 4 6 7 Fig 249 Tab Allegati illustrazione della maschera iniziale Nell immagine sottostante Fig 250 viene riportato un esempio in cui l etichetta del tab Allegati stata aggiornata riportando tra parentesi il numero di allegati Fig 250 a i quali vengono elencati in una tabella e descritti da alcuni attributi quali File allegato Tipo documento Descrizione e Numero pagine Tale esempio ha lo scopo di illustrare le due possibilit che ha l utente dopo la compilazione del campo obbligatorio Tipo documento Infatti questi pu scegliere se inserire e solo la descrizione degli allegati Fig 250 b pu essere utile nel caso in cui l utente disponga solo di documenti cartacei e non di quelli digitali Se al momento della registrazione non si dispone degli allegati in formato elettronico possibile digitalizzarli tramite scanner e successivamente aggiungerli al protocollo rispettando il numero di allegati precedentemente dichiarato e la descrizione e gli allegati Fig 250 c l utente dispone dei documenti digitali e quindi sar in grado di caricarli e visualizzarli selezionando il nome del file riportato in File allegato
389. ig 272 Tab Emergenza dettaglio VITROCISET SPA ADS SPA 196 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 TAB ANOMALIE Obiettivo segnalazione di eventuali difetti del protocollo Descrizione nell eventualit in cui un protocollo presenti delle irregolarit ad esempio Lettera anonima Allegato illeggibile Allegato mancante qui possibile descriverle Come raffigurato di seguito Fig 273 dopo aver selezionato il tab Anomalie Fig 273 1 l utente potr illustrare chiaramente le imperfezioni manifestate dal protocollo nel campo dedicato Fig 273 2 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza 1 Fig 273 Tab Anomalie dettaglio Tale campo in fase di modifica alterabile magari per correggere un eventuale errore di digitazione e i cambiamenti apportati compariranno nello storico delle modifiche del protocollo Ai fini della conservazione i documenti protocollati anomali non vengono considerati Sar poi l utente al momento della proposta di scarto che valuter se scartare o meno i documenti anomali adeguatamente marcati VITROCISET SPA ADS SPA 197 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 2 ANAGRAFICA Obiettivo creazione ricerca di persone fisiche o giuridiche o di liste di distribuzione Descrizione la rubrica anagrafica pu essere vista come un raccoglito
390. igatorie campi obbligatori previsti per questa sezione sono tre Fig 173 e riguardano 136 Tipo documento denota la tipologia del contenuto e l utente pu scegliere se selezionare la voce desiderata tra quelle proposte dal menu Fig 173 f oppure avvalersi del campo Cerca Fig 173 f1 digitando dei caratteri per filtrare la ricerca tra gli elementi contenuti nel predetto menu Opzionalmente l utente pu spuntare la checkbox corrispondente Fig 173 f2 per registrare un protocollo come riservato Legislatura Fig 173 g il menu Fig XX g1 offre la possibilit all utente di selezionare dallo storico delle legislature quella in cui collocare il protocollo La voce presentata automaticamente dal menu solitamente quella attualmente in carica Oggetto Fig 173 h accanto a tale campo si presenta un menu Fig 173 h1 contenente l oggettario ovvero un elenco di descrizioni che l utente ha deciso di memorizzare selezionando l apposita checkbox Fig 173 h5 In tal modo nelle registrazioni successive la descrizione apparir tra le voci di tale lista e potr essere comodamente selezionata dall utente tramite il mouse o mediante la digitazione di alcuni caratteri nel campo Cerca Fig 173 h2 Il menu Fig 173 h1 presenta come opzione preimpostata dal sistema la voce Altro ed in questo caso che l utente pu descrivere l oggetto nell area di testo Fig 173 h3 Selezionando l icona rappresentante una carte
391. il Responsabile del Procedimento Fig 371 4 e Referente della UO tramite il menu Fig 371 5 in base alla UO competente indicata nel relativo campo Fig 371 1 e lo stato e posizione del procedimento tramite rispettivamente i menu Fig 371 6 e Fig 371 T In quest ultimo caso l utente dovr confermare la selezione avvalendosi del tasto VITROCISET SPA ADS SPA 266 Manuale Protocollo Organizzazione per macro aree Imposta posizionato a destra del menu Procedimento UO competente OPOD3 Prova direzione 3 mods EI 1 Titolario 1 2 4 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIA 2 Elezioni Ricorsi FE 2 Data Avvio Legislatura Tipo di Procedimento Oggetto Responsabile del Procedimento Referente UO Stato Posizione Numero protocollo Numero procedimento 05 10 2010 3 PROCEDIMENTO ANNUALE N 00002 4 5 6 20100000273 20100000031 Fig 371 Ricerca procedimenti prima parte di visualizzazione procedimento La maschera viene completata da due sezioni una relativa ai fascicoli e un altra riguardante i protocolli legati al procedimento Fig 372 La visibilit e le operazioni possibili su queste sezioni sono regolate da politiche di accesso Per ci che concerne i fascicoli possibile e accedere al fascicolo selezionando dalla lista l oggetto Fig 372 2 e ricercare un fascicolo per associarlo al procedimento Ci si r
392. il procedimento Fig 268 1 ed il Titolario Fig 268 2 Si osservi che l impostazione riguardante il campo UO Competente regoler i diritti di scrittura e lettura sul procedimento stesso Sol Tramite il pulsante Calendario Fig 268 3 possibile impostare la Data Avvio Con il men a tendina Fig 268 4 possibile impostare la Legislatura di competenza del procedimento Con il men a tendina Fig 268 5 possibile impostare il Tipo di Procedimento una volta VITROCISET SPA ADS SPA 193 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo impostato l Oggetto verr automaticamente segnato come il tipo di procedimento selezionato e un progressivo Nel campo Fig 268 6 possibile impostare il Responsabile del Procedimento con il campo Fig 268 7 impostabile il Referente UO Infine con la selezione del men a tendina Fig 268 9 possibile impostare la posizione del procedimento Infine con i pulsanti Salva Fig 268 10 e Pulisci Fig 268 11 possibile rispettivamente confermare la creazione del procedimento e pulire i campi impostati UO competente OPODI Prova direzione 1 Seleziona aira VO 1 Titolario TITOLO 1 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI TE 2 Data Avvio 06 10 2010 E 3 Legislatura X Legislatura 4 Oggetto Selezionare una tipologia di procedimento 77716 Referente UO 7 Stato 8 Posizione In L
393. ilio delle funzionalit del Sistema che permettono di eseguire tutte le operazioni descritte nei precedenti commi e di formare sia unit archivistiche interamente digitali sia unit archivistiche ibride Articolo 20 Classificazione e fascicolazione dei documenti informatici registrati nel sistema documentale 1 Le operazioni di classificazione e fascicolazione descritte nei due precedenti articoli sono eseguite per tutti i documenti informatici registrati nel sistema documentale EDMS con le modalit di cui alla sezione III del presente manuale 20 SEZIONE VI GESTIONE DEI DOCUMENTI IN ARRIVO Articolo 21 Ricezione e assegnazione dei documenti cartacei 1 La corrispondenza cartacea in arrivo e gestita da un team dell Ufficio Archivio e Protocollo denominato UAP CP UAP Centro Posta con le modalit descritte nella procedura P12 gestire i servizi di posta e protocollo del sistema di gestione per la qualit ISO 9001 2008 SGQ riportata nell allegato n 5 2 L assegnazione alle unit organizzative di competenza della corrispondenza cartacea ricevuta e siglata con timbro datario dall UAP CP effettuata dall Ufficio Segreteria Generale e vistata dal Segretario Generale o un suo delegato 3 Dell assegnazione della corrispondenza alle strutture di competenza rimane traccia nel registro di protocollo generale Articolo 22 Ricezione e assegnazione dei documenti informatici 1 La ricezione dei documenti informat
394. ilitato e Si No Cancellabile e Si No Fig 97 Nuovo Mezzo di Trasmissione maschera principale Avvalendosi invece del pulsante Indietro l utente pu tornare alla maschera iniziale Fig 96 VITROCISET SPA ADS SPA 76 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 9 GESTIONE TITOLI DESTINATARIO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo creazione ricerca e o modifica dei titoli Dott Ing ecc riguardanti i destinatari dei protocolli in uscita Descrizione nella registrazione dei documenti in uscita obbligatoria l indicazione di almeno un destinatario Questa funzione consente operazioni di creazione ricerca e o modifica delle voci di un elenco dei titoli Egr Sig ra ecc Tale lista apparir sotto forma di un menu a tendina all interno del Tab Destinatari in modo da consentire all utente un agevole selezione della voce desiderata L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Gestione titoli destinatario come evidenziato nella figura sottostante Fig 98 Terenc LA MIA INTRANET o AMMINIS TRAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni E NI ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD3 Prova direzione 3 CATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Registri Ruoli SUP PROT ASS GESTIONE UFF
395. imento polizza Polizza unica per tutti i 10 anni salvo unica durata procedimento cronologico consiglieri stipulata dal CR contenziosi Fascicolo norrinativo consigiere Infortunio99 lettera 10 anni dalla trattamento economico denuncia del consigliere al cessazione del 5 Consiglio della Giunta dell Ufficio di Presidenza della Conferenza dei Capigruppo e delle Commissioni e altri come es Corecom comprende gettoni ricevuti per presenza in rappresentanza del Consiglio 57 Tutti i consiglieri percepiscono mensilmente un rimborso relativo ai viaggi dalla propria abitazione alla sede del Consiglio regionale Per missioni all interno della regione Per malattia e infortuni 9 La procedura in caso di infortunio dei consiglieri si differenzia da quella riguardante i dipendenti in quanto i consiglieri sono coperti dall assicurazione 24 ore su 24 anche durante il periodo estivo mentre i dipendenti sono coperti esclusivamente durante l orario di lavoro e durante il tragitto al lavoro 67 Pagina 68 di 73 Presidente da Consiglio certificato Apertura della pratica presso la compagnia di assicurazione Corrispondenza vitalizio 5 9 6 Missioni Fascicolo per procedimento a cura dell ufficio preposto alla pratica mensile o annuale norrinativo Missioni al di fuori della regione o all estero Moduli di richiesta di autorizzazione prospetto delle spese con allegati i
396. in cui sar possibile scegliere la voce del titolario tra due tipologie di ricerca e Ricerca testuale Fig 58 il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore ma possibile selezionarne un altro dalla lista che si visualizzer espandendo il menu a tendina Fig 58 1 Dopo aver selezionato il titolario l utente dovr procedere all indicazione della voce di titolario desiderata tra quelle proposte dal menu a tendina Fig 58 2 CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http J nsi intranet Eest consiglio regione veneto it group intranetcrv crvprol p p id CVRPro Ricerca testuale Ricerca visuale Selezionare un Titolario 1 Titolario valido dal 01 01 2010 v Titolario Cerca http nsi intranet Eest consiglio regione veneto it group i o Internet Fig 58 Titolario ricerca testuale utilizzando i menu 1 e 2 E possibile velocizzare la ricerca digitando il codice numerico o i caratteri che formano il nome della voce di titolario desiderata avvalendosi del campo Cerca Fig 59 3 Come si pu notare nell esempio seguente il sistema non distingue maiuscole da minuscole e viceversa VITROCISET SPA ADS SPA 49 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo rem Ricerca visuale Selezionare un Titolario Titolario valido dal 01 01 2010 Titolario 1 3 3 Dimissioni Surroghe 4 Fig 59 Titolario esempio di filtro
397. inisce l area organizzativa omogenea come un insieme di unit organizzative dell amministrazione che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali In adempimento a quanto previsto dalle disposizioni normative sopracitate e ai fini di una pi efficiente gestione dei flussi documentali l Unit complessa per il sistema informativo di concerto con la Direzione rapporti e attivit istituzionali ha avviato una revisione delle applicazioni informatiche che supportano il sistema informativo del Consiglio regionale nella gestione dei flussi documentali Considerato che tutte le strutture consiliari usufruiscono di un unico servizio per la gestione dei flussi documentali e utilizzano un unico registro di protocollo come previsto dall articolo 2 del regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale approvato dall Ufficio di Presidenza con deliberazione 16 settembre 1998 n 254 si ritiene opportuno istituire un unica area organizzativa omogenea Consiglio regionale del Veneto Va precisato che tale area organizzativa omogenea non comprende i Gruppi consiliari in ragione della particolare natura giuridica e dell autonomia contabile e gestionale di cui godono n il Difensore civico in quanto organo distinto rispetto al Consiglio regionale Il Relatore sottopone all approvazione dell Ufficio di Presidenza il seguente provvedimento L UFFICIO DI
398. io del procedimento Un esempio riportato nella seguente immagine Fig 373 dove si pu notare che oltre ai dettagli del procedimento viene riportato anche l elenco dei fascicoli e protocolli ad esso associati VITROCISET SPA ADS SPA 268 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Report Dettaglio Procedimento Fig 373 Stampa dettaglio esempio di pdf VITROCISET SPA ADS SPA rganizzazion r macro ar 269 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 6 MACRO AREA REPORT Obiettivo visualizzazione e stampa di prospetti sinottici nel formato PDF Descrizione come rappresentato nella figura sottostante Fig 374 l accesso alla macro area avviene selezionando la voce Report Fig 374 1 Per poter usufruire delle funzioni offerte l utente potr avvalersi del menu verticale Fig 374 2 che riflette l articolazione l articolazione della macro area nelle due sezioni e Protocollo consente la stampa del registro di protocollo e dei protocolli nei vari stati di lavorazione e Utilit permette la stampa dell organigramma dell anagrafica e del titolario Home eih Strumenti Report LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto ProtocoBo Amministrazione Ricerche STRUMENTI o 1 Informazioni PROTOCOLLO Arca Organizzata Omogenea CRV AOO Consiglia Regionale del Veneto UO Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 255 7010 Ruoli SU
399. ionale il corriere ed il fax E possibile convertire i documenti di tipo analogico cartaceo in formato informatico avvalendosi ad esempio di uno scanner Informazioni obbligatorie Come si pu notare nella tabella sottostante Tab 2 ci sono cinque campi che in ogni caso devono necessariamente essere inseriti 96 Tipo documento denota la tipologia del contenuto Legislatura indica in quale legislatura collocare il documento da protocollare Oggetto fornisce una breve descrizione dell argomento trattato Mittente identifica l autore della registrazione Titolario consente la classificazione del documento a fini archivistici Campo Tipologia protocollo In ingresso In uscita Interno Mezzoditrasmisson___ Z X Oggetto Mittente Assegnatari Legenda A obbligatorio X non obbligatorio Tab 2 Registrazione campi obbligatori e non previsti VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Riepilogo del protocolli Per rendere i documenti univocamente identificabili ad avvenuta registrazione il sistema di protocollazione digitale CRVPro li etichetta riportando alcuni attributi essenziali Fig 124 quali e Numero di protocollo generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile L identificativo numerico del protocollo progressivo ed costituito da undici cifre cosi suddivise le prime
400. ionando il tasto Respingi Fig 149 3 Lo stato del protocollo passer da Preso in carico a Rifiutato La respinta del protocollo all assegnante comporter Documenti presi in carico Data Da Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente 107 20100000281 oenazoto 20100000261 04 10 2010 Zanchetta 2 elementi trovati Oggetto Assegnatario CRV Organizzazione d CRV Organizzazione d Data scarico DOC Fascicoli Fig 149 Rifiuta respinta del protocollo selezionato dell assegnante del numero dei ritornati 117 Organizzazione per macro aree la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante la scomparsa del protocollo dall elenco dei presi in carico e la comparsa nella lista dei ritornati l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero dei presi in carico e sia nel Promemoria dell assegnante incremento VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 3 3 3 RIASSEGNA Obiettivo riassegnazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 150 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tali operazioni spuntando la checkbox corrispondente Fig 150 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta e riassegna Fig 150 2 E possibile selezionare solo un singolo protocollo alla volta Questa funzionalit
401. ione Report Ricerche Fig 9 Le funzionalit del prodotto dettaglio del menu delle macro aree funzionali 12 Funzionalit principali ME pA Manuale assegnatario di protocollo Il menu dei gruppi funzionali La particolarit di questo menu risiede nel fatto che contestuale alle macro aree funzionali quindi ad esempio se viene selezionata la voce Protocollo dal menu orizzontale riportante le macro aree funzionali verranno presentate le rispettive sezioni in cui articolata la macro area Fig 10 LA MIA INTRANET o Benvenuto STRUMENTI REGISTRAZIONE ANAGRAFICA FASCICOLI OOOO UTILIT Fig 10 Le funzionalit del servizio dettaglio sezioni raggruppate nella macro area Protocollo A questo punto l utente potr visualizzare tramite l utilizzo del corrispondente pulsante la lista delle funzionalit contenute in ogni sezione Il Promemoria Il Promemoria Fig 11 un importante strumento destinato a presentare all operatore in forma sintetica i task legati alla sua area operativa Tali compiti pratiche da gestire sono raggruppati secondo una logica che verr adeguatamente descritta nel prosieguo del manuale CONSIGLIO REGIONALI i DEI VENETO Home sica tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenes AOO Consiglio Regiona
402. ione Ricerche STRUMENTI o Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRY AOO Consiglio Regionale dal Veneto UO OPODZ Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2010 Ruoli 453 Fig 116 Ricerca protocolli accesso alla funzione In seguito a tale selezione apparir all utente la maschera illustrata nella seguente figura Fig 117 a nella quale vengono elencati i titoli di quattro sezioni Per poterne visualizzare il contenuto l utente dovr selezionare il triangolo Fig 117 a Una volta selezionato il triangolo cambier il suo orientamento Fig 117 b mostrando relativamente alla sezione corrispondente le chiavi di ricerca a disposizione dall utente b protocollo a DI Dati protocollo gt Dati documento 1l s Tutti Ingresso Uscita Interno b Titolario Stato Riservato 7 b Annotazione Data Registrazione Da x A races e Mea Numero Anno Da b Dati documento b Titolario gt Annotazione Fig 117 Ricerca protocolli sezione Dati protocollo compressa a ed esplosa b VITROCISET SPA ADS SPA 85 Macro area Ricerche AT Manuale assegnatario di protocollo Innanzitutto l utente potr indicare il tipo di protocolli da ricercare selezionando il radio button corrispondente Fig 117 1 A seconda della tipologia selezionata la maschera di ricerca cambier presentando chiavi di ricerca diverse tuttavia si evince dalla seguente tabella Tab 5 c
403. ione decremento del numero dei presi in carico e sia nel Promemoria dell assegnante incremento del numero dei ritornati 57 Promemoria VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo 4 3 3 3 RIASSEGNA Obiettivo riassegnazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 76 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tale operazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 76 1 e successivamente selezionare il pulsante Riassegna Fig 76 2 Questa funzionalit non prevede la selezione multipla La funzione in oggetto pu risultare utile quando e un assegnatario che abbia preso in carico il protocollo eventualmente lavoratane una parte decidesse poi di smistarlo a qualche altro soggetto affinch ne continui la lavorazione e ilResponsabile di un ufficio o un suo delegato ad operare decida di riassegnare il protocollo ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO Documenti presi in carico Data Da 77 Stato in Lavorazione Numero Anno Da N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 1 20100000196 28 09 2010 minella Prova protocollo n CRV Organizzazione ingresso d 20100000189 Zanchetta ROn1 CRV Organizzazione Mich d 20100000174 POMPA Convocazione del CRV Organizzazione MIMMO 19 luglio d 120100000117 Verdi ingresso CRV Organizzazione fascicolo per d opod3 4 e
404. ione 260 2010 Ruoli SUP PROT ASS ANM UTILIT Stampa organigramma Stampa anagrafica Stampa titolario Fig 442 Stampa titolario accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 443 in cui l utente dovr innanzitutto obbligatoriamente selezionare il titolario da stampare Fig 443 1 e poi il tasto Stampa Fig 443 2 ed il formato in cui produrre il report Fig 443 3 Selezionare un Titolario 01 09 2031 1 Selezionare il formato del report Fig 443 Stampa titolario selezione del titolario desiderato e del formato del report A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 444 4 e poi il formato del report Fig 444 5 VITROCISET SPA ADS SPA 312 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Download del file Aprire o salvare il file Nome Titolario PDF E Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 4 5 danneggiare il computer Se l origine considerata attendibile 51 I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono uw pets debe T non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 444 Stampa titolario finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il prospetto si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 445 dove il titolario viene descritto dal codice e dalla relati
405. ione all ufficio e assegnazione all utente VITROCISET SPA ADS SPA 174 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo ASSEGNAZIONE ALL UFFICIO Obiettivo assegnazione di un protocollo ad un ufficio Descrizione l effetto dell assegnazione all ufficio consiste nell assegnazione del protocollo al responsabile dell UO indicata e se designati ai suoi delegati Come illustrato nella figura sottostante Fig 236 nell indicazione degli assegnatari l utente ha a disposizione due opzioni il tasto Ricerca lista assegnazione Fig 236 1b permette di trovare una lista preimpostata di persone e o uffici a cui assegnare il protocollo oppure procedere come descritto nel seguito Per indicare un ufficio diverso da quello indicato inizialmente dal sistema l utente dovr selezionare il tasto Seleziona altra UO Fig 236 1a Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente Utente Fig 236 Assegna UO indicazione di un altra UO oppure ricerca di una lista di asseganzione Dopo tale selezione la maschera si trasformer come illustrato nella figura Fig 237 nella quale l utente potr modificare l indicazione dell ufficio avvalendosi dei campi 2a e 2b Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie OPOD3 Prova di
406. ioni Emergenza Anomalie Fig 86 Dettagli protocollo pagina di dettaglio di un protocollo con a carico almeno una modifica provvisto di pulsante Storia 67 Macro area Protocollo VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo Dalla pagina di dettaglio del protocollo ovviamente consente di visualizzare tutti i dati di protocollo in particolare presente una sezione principale riportata nella seguente figura Fig 87 Protocollo N Protocollo 326 Data Registrazione 15 10 2010 12 40 Tipo Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 mod4 ZAMBON NICOLA Documento Riservato EN Tipo Documento Data del documento 15 10 2010 Estremi documento 110 Data di ricezione 15 10 2010 Ore 12 Minuti 30 Oggetto oggetto di prova configurazione utente Legislatura VIII Legislatura Documento principale Numero Pagine 0 N allegati interni 1 Fig 87 Dettagli protocollo sezione principale della pagina di dettaglio In tale sezione sono riportati i dati principali del protocollo e se presente un allegato principale all utente a cui potr accedere selezionando il nome del file stesso evidenziato nelle precedente figura Fig 87 La maschera viene completata da un ulteriore sezione dalla quale sar possibile la visualizzazione tab evidenziata nella seguente figura Fig 88 da dove l utente potr visualizzare ulteriori informazioni riguardanti il protocollo Protocollo
407. ioni Si noti innanzitutto la presenza a destra dei titoli di immagini circolari contenenti i simboli Q e o Tali elementi indicano che il menu pu essere aperto simbolo o chiuso simbolo Selezionando una voce di menu avente sulla destra del nome il simbolo si ottiene l apertura del menu e la conseguente presentazione dei link in esso contenuti Mentre selezionando una voce di menu con il simbolo se ne ottiene la chiusura e la conseguente scomparsa dei su detti link Una volta che l utente abbia avuto accesso al portale ha la possibilit di interagire con un insieme tool raggruppati alla voce Strumenti Tale voce di menu consente all utente di accedere ad un sotto insieme di opzioni come rappresentato in Fig 6 tra cui Gestione Protocollo che sar oggetto della presente trattazione VITROCISET SPA ADS SPA 11 Funzionalit Principali Manuale Protocollo 2 Home Consiglio repionale del Veneto Windows Internet Fxplorer Ge hd m Die drei bed anoo sic Rio ragione sw ned asd eno pic acetone na Medhia Priati o xai 7 deo fune consilo regionale ce CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Sai in Home Riizneza BENVENUTI NELLA NUOVA INTRANET DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LAMIAINTRANET Berveculo Nuova grafo anli servo che vetrino quanto prime put licali 2200 stali penari i STRUMENTI pe
408. isica Persona Giuridica E Denominazione Cognome Partita IVA Comune di Venezia Verdi Fig 290 Cerca lista distribuzione 1 modifica descrizione 2 3 4 aggiunta di nuovi elementi all elenco Per ci che riguarda le operazioni di cancellazione l utente pu scegliere tra due opzioni e Rimuovere l intera lista tramite il pulsante Elimina lista Fig 291 b VITROCISET SPA ADS SPA 210 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo e Rimuovere solo determinati elementi In questo caso dovr indicarli spuntando la corrispondente checkbox Fig 291 5 selezionare il tasto Rimuovi Fig 291 6 ed infine confermare le rimozioni effettuate selezionando il tasto Salva Fig 291 7 campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione Lista 1 Soggetti Tipo Persona Fisica Persona Giuridica Denominazione Cognome Partita IVA 5 O Comune di Venezia mm Fig 291 Cerca lista distribuzione b cancellazione dell intera lista 5 6 7 rimozione di alcuni elementi dall elenco VITROCISET SPA ADS SPA 211 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 2 6 NUOVA LISTA DI DISTRIBUZIONE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo creazione di una nuova lista di distribuzione Descrizione permette di inserire una nuova lista di distribuzione attraverso le voci presenti in anagrafica Una lista di distrib
409. ista distribuzione Nuova lista distribuzione Carca lista assegnazione gt Nuova lista assegnazione FASCICOLI UTILIT Fig 285 Nuova persona giuridica accesso alla funzione In seguito a tale scelta sar visualizzata la seguente maschera Fig 286 in cui l utente dovr compilare obbligatoriamente il campo Denominazione Fig 286 a L inserimento delle altre informazioni anche se facoltative migliorano la descrizione della persona giuridica e possono consentirne una ricerca mirata Per cancellare eventuali modifiche erronee e ripristinare la scheda come si presentava inizialmente l utente potr avvalersi del tasto Pulisci Fig 286 2 Terminata l immissione dei dati l utente potr salvare la scheda identificativa selezionando il tasto Salva Fig 286 1 207 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 1 campi obbligatori sono contrassegnati da Dati generali eee S 1 Referente Telefono referente Emai Referente Email Aziendale Fig 286 Nuova persona giuridica scheda identificativa del soggetto giuridico VITROCISET SPA ADS SPA 208 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 2 5 CERCA LISTA DI DISTRIBUZIONE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo trovare e modificare una lista di distribuzione Descrizione permette di effettuare una ricerca attraverso il nome della lista ed una volta indi
410. itazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni b garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente C garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo d cura che le funzionalit del sistema di gestione informatica dei documenti in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attivit e comunque nel pi breve tempo possibile e garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attivit di registrazione di protocollo di gestione dei documenti e dei flussi documentali incluse le funzionalit di accesso e le attivit di gestione dell archivio f autorizza le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo generale su richiesta degli uffici interessati 5 vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale dell Amministrazione interessato h ha competenza sull intera documentazione archivistica ovunque trattata distribuita o conservata ai fini della sua classificazione conservazione e ordinamento 1 mantiene costantemente aggiornato il manuale di gestione dei documenti provvedendo 9 anche alla sua pubblicazione comunicazione e diffusione j cura la gestione conservazione e fruizione dell archivio dell Amministrazione in conformit all
411. ite due tipologie di ricerca VITROCISET SPA ADS SPA 87 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Ricerca testuale Fig 121 il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore dov possibile selezionarlo attraverso la lista che si visualizzer espandendo la combo box Titolario Fig 121 9a CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvpro1 p p id CVRPro Y http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i e Internet Fig 121 Ricerca protocolli maschera sezione Titolario ricerca testuale utilizzando la combo box 9a E possibile velocizzare la ricerca digitando il codice numerico o i caratteri che formano il nome della voce di titolario desiderata avvalendosi del campo Cerca Fig 122 9b il sistema non distingue maiuscole da minuscole e viceversa CVRPro Finestra di dialogo pagina Web pag http nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvprol p p id CVRPro Y 50 6538 Ricerca visuale Titolario 1 8 1 6 Indagini e visite conoscitive Ldual10 http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet Fig 122 Ricerca protocolli sezione Titolario esempio di filtro per la ricerca testuale A questo punto l utente dovr selezionare il pulsante Imposta titolario Fig 122 10
412. ito selezionando il pulsante Storia Fig 107 dalla pagina di dettaglio del protocollo Si osservi che tale pulsante sar presente solo nel caso in cui sia stata apportata almeno una modifica al protocollo Protocollo N Protocollo 320 Data Registrazione 15 10 2010 11 02 Tipo 1 Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 mod4 ZAMBON NICOLA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento t Riservato jE Data del documento 15 10 2010 Estremi documento 1105 Data di ncezione 15 40 2010 Ore 12 Minuti 12 Oggetto oggetto di prova configurazione utente Legislatura Legislatura Documento principale 49 pagina_bianca pdf N allegati intern 2 Mittente Riceventi1 Assegnatar 1 Allegati 2 Allacc Titotano ascicol 1 Procediment Dienmente Emergenza Nome indirizzo Fig 107 Storico protocollo accesso alla funzionalit VITROCISET SPA ADS SPA TT Macro area Protocollo dam Manuale assegnatario di protocollo Come illustrato di seguito Fig 108 la schermata caricata dopo la selezione del pulsante Storia presenta un breve riepilogo dei dati del protocollo selezionato Fig 108 a seguito da un prospetto che ne riporta lo storico delle modifiche La tabella composta da tante righe quante sono le versioni del protocollo e da sei colonne che indicano il numero la data e l ora della versione l autore delle modifiche lo stato di lavorazion
413. iuto Fig 130 Accetta Protocollo Assegnato all Ufficio presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Come illustrato nelle seguenti figure Fig 131 e Fig 132 il contatore relativo ai protocolli assegnati all ufficio verr decrementato di un unit e verr incrementato quello associato ai presi in carico PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 131 Accetta Protocollo Assegnato all Ufficio prima della presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 103 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 11 Visualizza Presi in carico Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 132 Accetta Protocollo Assegnato all Ufficio dopo presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 104 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 1 2 RESPINGI PROTOCO
414. ive a ciascun utente nei confronti degli altri c la garanzia di accesso alle risorse esclusivamente agli utenti abilitati d la registrazione delle attivit svolte da ciascun utente in modo da garantire l identificazione dell utente stesso Tali registrazioni sono protette da modifiche non autorizzate archiviate e conservate 2 L accesso in lettera e scrittura al dispositivo di storage dove sono memorizzati i dati di protocollo e i documenti dell Amministrazione consentito solo ai processi server del Sistema 3 Ad ogni documento o fascicolo all atto della sua registrazione nel Sistema sono individuati gli utenti o gruppi di utenti che hanno diritto di accedervi Al minimo il Sistema segue la logica dell organizzazione e dei ruoli secondo la quale ciascun utente pu accedere soltanto ai documenti e ai fascicoli che ha prodotto o che gli sono stati assegnati direttamente o indirettamente alla sua struttura ruolo o agli uffici ad esso subordinati 4 Il livello di autorizzazione all utilizzo delle funzioni del Sistema distinte tra funzioni orientate alla consultazione e funzioni orientate all inserimento e alla modifica attribuito dal Responsabile del Servizio di concerto con il Responsabile dell Unit Complessa Sistema Informativo 5 Il Responsabile del Servizio il Responsabile dell Unit Complessa Sistema Informativo e il Responsabile della privacy collaborano al fine di adottare le misure di sicu
415. izioni e delle attivit relative alle registrazioni di protocollo generale mediante la procedura informatica si rinvia a manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto predisposto ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico deliberazione dell Ufficio di Presidenza n 28 del 30 marzo 2010 manuali per l utilizzo dell applicazione informatica di protocollazione in uso al Consiglio regionale del Veneto esclusa dalla presente istruzione operativa la protocollazione della corrispondenza dei gruppi consiliari e del Difensore civico ai sensi dellaa DUPCR n 38 del 19 febbraio 2004 Adempimenti previsti dall art 50 D P R 28 dicembre 2000 n 445 per la gestione del protocollo informatico 1 2 Norme di riferimento e vincoli Normativa statale vigente DPR 28 dicembre 2000 n 445 e successive modifiche Manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto predisposto ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico deliberazione dell Ufficio di Presidenza n 28 del 30 marzo 2010 2 RESPONSABILIT La responsabilit del processo del Segretario generale CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 3 di 9 3 MODALIT OPERATIVE 3 1 Ri
416. izzare tramite i tasti Calendario Fig 412 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 412 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 412 4a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 412 5 VITROCISET SPA ADS SPA 294 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Tipo Protocollo 1 Data Registrazione Da 2 O A 3 UO corrente CRV CRV CRV DONT Cerca O 4b 5 4a Fig 412 Protocolli differiti selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale obbligatorio e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 413 6 e poi il formato del report Fig 413 7 Tipo Protocollo Tutti 9 Data Registrazione Da 04 09 2010 04 10 2010 UO corrente CRV CRV CRV 2 6 Selezionare il formato del report esses Fig 413 Protocolli differiti selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 414 8 o salvarlo Fig 414 9 Download del file Aprire o salvare il file ET Nome RegistroProtocolli PDF ue Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono danneggiare il computer Se l origine n
417. izzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 5 CHIUSI Obiettivo visualizzare i protocolli chiusi per produrne uno in risposta o riprenderne la lavorazione Descrizione in questa sezione del Promemoria viene riportato il numero dei protocolli chiusi ovvero quei protocolli dei quali si finita la lavorazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 158 che presenter l elenco dei protocolli chiusi composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 158 a e una tabella riportante i documenti assegnati all ufficio in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 158 b numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo o data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa o mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo o oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo o assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo o data scarico riporta la data in cui il protocollo stato chiuso o documento DOC segnala la presenza assenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI
418. l file Quali rischi si corrono Fig 435 Stampa organigramma finestra per il download del file Eseguite le predette azioni l organigramma si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 436 riportando la struttura organizzativa del CRV riportando per ogni ufficio sia il percorso che lo localizza in tale gerarchia e i nominativi degli utenti che ci lavorano CRI Organi is tuzional Conferenza organizzazione lavori m CRVpro Gestione Protocollo informatico Organigramma AOO Consiglio Regionale del Veneto CHISSO RENATO CONTA GIANCARLO COPPOLA MARIALUISA DONAZZAN ELENA GALAN GIANCARLO GIORGETTI MASSIMO MANZATO FRANCO MARANGON RENZO SANDRI SANDRO SARTOR VENDEMIANO SILVESTRIN FLAVIO VALDEGAMBERI STEFANO ADINOLFI GIUSEPPE ATALMI NICOLA AZZI CARLO ALBERTO BAGGIO LUCA BAZZONI RAFFAELE BERTIPAGLIA REGINA BETTIN GIANFRANCO BOND DARIO BONFANTE FRANCO BOTTACIN DIEGO CANCIAN DIEGO CANER FEDERICO CAUSIN ANDREA CENCI VITTORINO CHISSO RENATO CIAMBETTI ROBERTO RENZO MARCHESE ORIANO MEGGIOLARO CLAUDIO MICHIELETTO IGINO PADRIN LEONARDO PETTENO PIETRANGELO PICCOLO FRANCESCO RIZZATO CLAUDIO GIULIO ROSSATO DAMIANO RUFFATO CLODOVALDO SERNAGIOTTO REMO SIL VESTRIN FLAVIO STIVAL DANIELE TESO MORENO TESSERIN CARLO ALBERTO MOZZO LUCIO TRENTO GUIDO Vi STEFANO ZABOTTI MARCO ZANON RAFFAELE ZIGIOTTO TIZIANO ATALMI NICOLA BAZZONI RAFFAELE BETTIN GIANFRANCO CIAMBETTI ROBERTO CONTE MAURIZI
419. l protocollo dall elenco degli assegnati all utente e la comparsa nella lista dei presi in carico e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione Come illustrato nelle seguenti figure Fig 64 e Fig 65 il contatore relativo ai protocolli assegnati all utente verr decrementato e verr incrementato quello associato ai presi in carico PROMEMORIA Assegnali all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Visualizza Presi in carico 5 Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 64 Accetta protocollo assegnato all utente prima della presa in carico del protocollo selezionato PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente GF Visualizza Presi in carico LE Visualizza Ritornati 0 Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 65 Accetta protocollo assegnato all utente dopo presa in carico del protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 50 Promemoria NY Manuale assegnatario di protocollo 4 3 2 2 RESPINGI PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo rifiuto del protocollo selezionato Descrizione in caso di errata assegnazione l utente assegnatario pu respingere il protocollo all assegnante indicando tale documento tramite la checkbox corrispondente Fig 66 1 eventualmente descrivendo anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig 66 2 ed infine sel
420. l protocollo non sia di sua competenza rispedirlo all assegnante tramite il tasto Respingi e Accetta gt Lavora gt Riassegna prenderlo in carico eventualmente lavorandone una parte e smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione Questa operazione viene realizzata tramite il tasto Accetta e riassegna e Accetta gt Riassegna nel caso in cui un Responsabile di un ufficio decida di riassegnare uno o pi documenti ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO VITROCISET SPA ADS SPA 94 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo act Modello Logico o Documento protocollato Accetta e Riassegna Assegnazione Accetta e Riassegna Assegnato all Ufficio Accetta e Riassegna Assegnato all utente Accetta Riassegna Riassegna Accetta Riassegna Riassegna Preso in carico Ritornato Rifiuta In risposta In lavorazione Chiudi Uffico Protocollo In lavorazione Chiuso con risposta Fig 123 Stati che un protocollo pu assumere a valle della protocollazione dell Ufficio Protocollo Le varie azioni riguardanti i flussi di lavorazione presa in carico smistamento rifiuto e chiusura generano delle notifiche sulla Scrivania Virtuale dell utente interessato che cosi viene avvisato di ci che sta succedendo Per avere una panoramica pi ampia e dettagliata su questa fondamentale operazione consigliato leggere le segu
421. l ruolo protocollatore Obiettivo creazione di una scheda identificativa riguardante una persona fisica Descrizione permette di inserire una nuova persona fisica attraverso i suoi dati identificativi L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Nuova persona fisica come evidenziato nella figura sottostante Fig 279 Homa o Ricerra Tamanca Sei in Strumenti gt Protocol LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE Organizzativa Onmogenea Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro UMicialo Ultima Registrazione 162 2010 gt Curca persona fisica Ruoli SUP PROT ASS AUN Cerca persona giurista PROMEMORIA gt Nuova persona gluridioa Assegnati all uMoio Visualizza Assegnati all utente 1 Visualizza gt Cerca lista distribuzione Presi in carico 0 Visualizza Ritomati 1 Visualizza Nuova lista distribuzione Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta 0 Visualizza Cerca lista assegnazione gt Nuova lista assegnazione FASCICOLI UTILIT o Fig 279 Nuova persona fisica accesso alla funzione In seguito a tale scelta sar visualizzata la seguente maschera Fig 280 in cui l utente dovr compilare obbligatoriamente il campo Cognome Fig 280 a L inserimento delle altre informazioni anche se facoltative migliorano la d
422. l tipo del documento cio ci che ricevuto dall organizzazione tramite il mezzo di spedizione ad esempio fattura lettera selezionando la voce desiderata dall apposita combo box Fig 119 6 Servendosi dei pulsanti Calendario Fig 119 7a e 7b potr definire gli estremi dell intervallo temporale in cui deve essere compresa la data del documento Inoltre digitando una descrizione nel campo apposito Fig 119 8 sar in grado di cercare i protocolli riportanti tale oggetto In questo caso pu avvalersi del carattere speciale 96 per indicare parzialmente il testo dell oggetto per ulteriori informazioni vedasi la sezione Strumenti e convenzioni gt Dati protocollo Y Dati documento Tipo Documento Data del documento Da Oggetto b Titolario gt Annotazione Fig 119 Ricerca protocolli maschera sezione Dati documento Nella sezione Titolario Fig 120 possibile indicare come chiave di ricerca una voce di titolario Per individuare la voce desiderata l utente dovr prima selezionare il tasto Ricerca Fig 120 9 e navigare nel titolario dalla finestra di dialogo che apparir successivamente b Dati protocollo b Dati documento Titolario Argomento Nessuna voce selezionata Gea 9 gt Annotazione Fig 120 Ricerca protocolli maschera sezione Titolario A questo punto apparir una finestra di dialogo in cui sar possibile scegliere la voce del titolario tram
423. l utente dovr decidere se aprirlo Fig 424 8 o salvarlo Fig 424 9 Download del file Aprire o salvare il file ps Nome RegistroProtocolli PDF Mote Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire salvare il file Quali rischi si corrono Fig 424 Protocolli registrati in emergenza finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 425 riportando in alto a destra il registro correntemente in uso Fig 425 a l intervallo temporale Fig 425 b e l UO Fig 425 c precedentemente specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 425 d indicando l identificativo numerico la tipologia la data di registrazione l oggetto del protocollo e gli estremi dell emergenza ovvero il riferimento numerico la data ed il protocollatore segutio dall indicazione dello stato del VITROCISET SPA ADS SPA 301 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo protocollo M modificato oppure A annullato CRV Protocolli registrati in emergenza pro a istro Ufficiale Gestione Protocollo informatico Dal 01 09 20 AL 04 10 20 d Riferimento Emergenza Duta Emergenza 13333 1407010 Prov
424. l utente in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 62 b o numero di protocollo numero di protocollo selezionandolo consentir la consultazione del protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve riassunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo assegnante Assegnato da indica il protocollatore che ha assegnato il protocollo O documento segnala la presenza assenza di un documento principale allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul PC selezionando se presente la stringa SI VITROCISET SPA ADS SPA 48 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo messaggio riporta un eventuale nota quale ad esempio la motivazione indicata per il rifiuto di un protocollo Documenti assegnati all utente Data Da IN protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da DOC Fascicoli Messaggio 20100000220 28 09 2010 verdi ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione 02 01 05 20100000170 Messaggio in caso di rifiuto n Indietro Fig 62 Assegnati all utente descrizione pagin
425. l utente potr visualizzare le informazioni relative al procedimento Fig 78 e modificarne solo alcune in quanto i campi a b e c risulteranno non alterabili E possibile cambiare il valore del contatore attuale Fig 78 1 oppure ricercare determinati uffici nella struttura organizzativa avvalendosi del filtro Fig 78 2 per variare l associazione del procedimento alle UO selezionando deselezionando le corrispondenti checkbox Fig 78 3 Nella fase di associazione delle UO bisogner tenere presente che selezionando la checkbox relativa ad un nodo padre verranno automaticamente selezionate quelle degli elementi figli Per confermare le modifiche apportate l utente dovr selezionare il tasto Salva Fig 78 4d Nell eventualit in cui volesse invece eliminare il procedimento dovr avvalersi del pulsante Elimina Fig 78 4e La selezione del tasto Indietro Fig 78 4f visualizzer nuovamente la maschera di ricerca iniziale Fig 76 Descrizione Categoria Contatore attuale Legislatura Cerca Unit organizzative V CRV CRV v ORG Organizzazione V SG Segreteria generale UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo DABS Direzione regionale amministrazione bilancio servizi UCBR Unit complessa bilancio e ragioneria UPBCG Ufficio programmazione bilancio e controllo di gestione URAG Ufficio ragioneria UIC Ufficio informativo contabile UCSGCGP Unit complessa servizi generali
426. la registrazione dei documenti in ingresso in modo da consentire all utente una comoda scelta della voce desiderata L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Mezzi di trasmissione come evidenziato nella figura sottostante Fig 91 o Ricerca T ca LA MIA INTRANET o AMMINIS TRAZIONE ttenvamao Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI informazioni NASTRI t ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD3 Prova direzione 3 ATALOGHI o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Re Ruoli SUP PROT ASS AMM gt Tit t b E Tipi p ettar GESTIONE UFFICIO o Fig 91 Mezzi di trasmissione accesso alla funzione In seguito a tale scelta apparir la seguente maschera Fig 92 che consentir all utente di scegliere tra due opzioni e ricercare e modificare un determinato mezzo di trasmissione e creare un nuovo mezzo di trasmissione Cerca o inserisci un nuovo mezzo di trasmissione VITROCISET SPA ADS SPA 73 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Fig 92 Mezzi di trasmissione maschera iniziale 3 1 2 8 CERCA MEZZO DI TRASMISSIONE Obiettivo ricerca e modifica di un nuovo mezzo di trasmissione Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 93 dopo aver inserito una descrizione testuale nel campo dedicato Fig 93 1 l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 93 2 per avviar
427. la maschera saranno gi presenti alcune informazioni del protocollo in entrata selezionato e sar compito dell utente terminare la compilazione degli altri dati necessari alla registrazione per utleriori istruzioni vedasi Documento in uscita Completata la registrazione del protocollo in uscita questo e quello in entrata saranno collegati da un link riportante gli estremi dei protocolli presente nel tab Allacci che consentir di mantenere il legame logico tra i due protocolli Lo stato del protocollo passer da Chiuso a Chiuso con risposta con l aggiornamento dei relativi elenchi e contatori Selezionando invece il tasto In lavorazione verr riaperta la lavorazione del protocollo il cui stato passer quindi da Chiuso a Lavorazione Ci causer l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente che assister all incremento del contatore dei presi in carico e al conseguente decremento di quelli chiusi Nella Scrivania Virtuale l utente verr avvisato di ci che accaduto tramite apposite notifiche VITROCISET SPA ADS SPA 125 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 6 CHIUSI CON RISPOSTA Obiettivo produzione di un protocollo in uscita in risposta al protocollo in ingresso pervenuto il cui stato diverr poi chiuso Descrizione Il flusso parte dall assegnazione di un protocollo in ingresso ad un ufficio il quale poi ha la necessit di mandare un protocollo in uscita utilizzando dei dat
428. le del Veneto UO Prova direzione 3 ATALO TALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO Fig 50 Registri accesso alla funzione Come illustrato di seguito Fig 51 dopo tale scelta verr presentato l elenco dei registri e per ognuno verranno riportati due attributi la sigla identificativa e la relativa descrizione A questo punto l utente si trover di fronte alle seguenti opzioni e Operare su un registro indicandolo prima tramite il corrispondente radio button Fig 51 1a e poi selezionandolo avvalendosi del tasto Seleziona Fig 51 2a VITROCISET SPA ADS SPA 44 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo e Creare un nuovo registro selezionando solamente il pulsante Nuovo Fig 51 1b Inizialmente l unico registro attivo quello ufficiale Per apportare modifiche seleziona un registro di interesse oppure crea un nuovo registro Registro Descrizione RegUff Registro Ufficiale 2a EZZLZJib Fig 51 Registri maschera iniziale riportante l elenco dei registri VITROCISET SPA ADS SPA 45 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 1 SELEZIONA REGISTRO Obiettivo modificare le informazioni relative ad un registro esistente Descrizione la seguente maschera Fig 52 presenta i dati riguardanti il registro selezionato Si possono notare i campi obbligatori Codice registro Fig
429. le del Veneto UO OPODI Prova direzione 1 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI o000 UTILITA PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 3 Visualizza Ritornati Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta Fig 11 Le funzionalit del prodotto dettaglio Promemoria 13 Funzionalit principali WITROGISET SPD SER Manuale assegnatario di protocollo 3 3 STRUMENTI E CONVENZIONI L applicativo nell ottica di essere utilizzato al meglio presenta un insieme di strumenti ed oggetti le cui modalit di utilizzo verranno discusse nel presente capitolo In altre parole verr proposta una descrizione relativa a quegli elementi che l utente incontrer durante le attivit operative legate al prodotto Ovviamente non verranno trattati nella presente guida tutti gli elementi che non siano specificamente parte dell applicativo ossia per fare un esempio non verr data alcuna indicazione di come utilizzare il sistema operativo Windows od il browser Internet Explorer Breadcrumb Con questo termine si indica una sequenza lineare di link ad aree collegate a quella in cui ci si trova e che sono precedenti ad essa in termini di navigazione del sito La breadcrumb uno strumento genericamente posto nella parte alta della pagina che presenta i link alle pagine da navigare partendo dalla principale del portale per ar
430. le richiesta di ritiro rrodifica sollecito 34 Pagina 35 di 73 trasforrazione Indicazione della data di svolgimento in aula 2 16 1 3 em risposta irrrrediata 21614 i venum risposta in Commissione 35 Pagina 36 di 73 2 16 2 Interpellanze Fascicolo per procedirrento per cone sopra limitata legislature nurrerico 217 Indirizzo politico 2 17 1 Mozioni Fascicolo per procedimento per Presentazione Illimtata legislatura nurrerico comunicazione GR eventuali testi sostit tivi ritiri testo licenziato e lettera per pubblicazione Evertuale invio ad altri destinatari es Parlamento 2 17 2 Risoluzione Fascicolo per procedimento per corre sopra limitata legislature nurrerico 2 17 3 Ordini del giomo Fascicolo per procedimento per corre sopra limitata legislature nurrerico 218 Attivit di controllo s EM ur 2182 Osservatorio della spesa O 10am 2 183 Attivit d controllo diverse O IO E limitata Pagina 37 di 73 219 2191 Norrrativa disposizioni di nessina Fascicolo per attivit annuale cronologico Norrrativa a carattere generale nome eyo direttive interne Illimtata 2 19 2 Procedura Fascicolo per persona Ente o per procedimento durata permanente sino alla chiusura dell Ente alfabetico Documentazione che esua dalla proposta di de
431. lementi trovati Messaggio in caso di rifiuto Fig 76 Riassegna riassegnazione del protocollo selezionato L operazione di riassegnazione comporter e notifica dell assegnazione nella Scrivania Virtuale del nuovo assegnatario e una volta riassegnato comparir nell elenco di quelli assegnati all ufficiolutente del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico dell utente che ha effettuato la riassegnazione e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all ufficio utente VITROCISET SPA ADS SPA 58 Promemoria d Manuale assegnatario di protocollo Dopo la selezione del tasto Riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 77 riportandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 77 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 77 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 77 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Tip
432. lezione e rimozione multipla Indirizzo Cap Localit Provincia Email PEC Mezzo di spedizione Data spedizione Salva Viale Venezia Milano mario verdi omail com mario verdi oec aruba it Di 22092010 D Fig 218 Destinatario Persona Fisica rimozione Nella colonna Tipo riportata la tipologia di destinatario persona fisica VITROCISET SPA ADS SPA 164 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo DESTINATARIO PERSONA GIURIDICA Obiettivo indicazione di una o pi persone giuridiche come destinatari del protocollo Descrizione come si pu notare dalla maschera sottostante Fig 219 in questo caso i campi obbligatori sono il nominativo il mezzo e la data di spedizione L indicazione delle altre informazioni anche se facoltative permettono un identificazione pi dettagliata del destinatario Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Persona Fisica Titolo destinatario Nominativo Indirizzo Cap Localit Provincia Mezzo di spedizione Data spedizione Note Email Referente Email Aziendale PEC Fig 219 Destinatario Persona Giuridica pulsante di accesso alla funzione di ricerca Selezionando il pulsante Cerca destinatari Fig 219 1 il sistema presenter una maschera Fig 220 per consentire la ricerca della persona giuridica desiderata L utente potr scegliere se indi
433. libera es Statuto e sue variazione corrispondenza con il CR Illimtata 2 19 3 Situazione patrimoniale Amministratori pubblici Fascicolo per persona annuale alfabetico Adempimenti lettera modulo e allegati elenchi 5 amni Illimtata per i prospetti 220 Studi e legislativa 2 20 1 Pareri Osservazioni Relazioni Fascicolo per attivit annuale o per legislatura cronologico o numerico Richiesta di parere o di relazioni documentazione a corredo corrispondenza eventuale trasmissione Illimtata 2 20 2 Tecniche legislative Fascicolo per rrateria progetto annuale o per legislatura cronologico Documentazione relativa materiale di gruppi d lavoro progetti particolari Illimtata Comprende qualit della legislazione drafting ecc controllo istituzionale progetto CAPIRE clausole e ricerche valutative ecc rapporto sulla legislazione AIR analisi di impatto della regolazione 37 Pagina 38 di 73 2 20 3 Osservatorio legislativo Fascicolo per procedirrento Relazioni verbali Illimitata interregionale annuale cronologico corrispondenza Convocazioni 5 amni 2 20 4 Rapporto sula legislazione DAE Illirritata 2 21 Ricorsi 2 21 1 Ricorsi su atti regionali Fascicolo per procedirrento Copia del ricorso ed Illimitata annuale cronologico eventuale corrispondenza originale nell atto relativo 2212 Rico
434. lla Fig 173 h4 l utente la lista dei tipi procedimento VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo attualmente catalogati nel sistema e i relativi contatori I campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo U o a Data del documento fi f2 f3 Estremi documento A Data di ricezione Minuti 9 gg hi h 2 7 8 2107 Documento principale Sfoglia Ja h5 O Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Numero Pagine 0 M nn Fig 173 Documento in uscita campi obbligatori Come illustrato di seguito Fig 174 per filtrare la ricerca del tipo procedimento desiderato l utente potr indicarne la sigla Fig 174 1 la legislatura o l anno Fig 174 2 e poi selezionare il tasto Cerca Fig 174 3 I risultati della ricerca verranno presentati in forma tabellare in cui ogni elemento identificato da tre attributi l acronimo Descrizione la categoria di appartenenza L di legislatura e A Annuale ed il relativo contatore aggiornato Selezionando la descrizione del tipo procedimento desiderato Fig 174 4 il sistema aggiunger la sigla e il contatore successivo a quello attuale nell area di testo dedicata alla descrizione dell oggetto h3 nella figura precedente Fig 173 137 Organizzazione per macro aree CVRPro Finestra di dialogo pagina W
435. lle funzioni previste per i due ruoli L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Utenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 47 VITROCISET SPA ADS SPA 40 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Ricerca Tematica LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto Protocollo Amminist Re t Ricerche STRUMENTI dii ri i iii Informazioni ORGANIZZAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM Cea CATALOGHI GESTIONE UFFICK Fig 47 Ruoli accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata in ordine alfabetico la lista dei ruoli che possono ricoprire gli utenti Selezionando uno dei ruoli sar possibile visualizzare il codice ruolo e la descrizione ed eventualmente modificare le funzionalit associate a quel ruolo Selezionando il tasto Nuovo sar possibile l inserimento di un nuovo ruolo dove sar obbligatoria la compilazione dei campi Codice Ruolo Fig 48 1 e Descrizione Fig 48 2 La sigla identificativa immessa nel primo campo verr descritta in modo pi ampio nel secondo Successivamente alla compilazione dei predetti campi l utente dovr scegliere tra le voci dell elenco selezionando la checkbox corrispondente Fig 48 2a le funzionalit di cui dovr disporre il profilo che si vuole definire
436. llimitata 5 4 2 Fatturazioni Fascicolo per Raccolta delle fatturazioni e 10 anni procedimento annuale numerico corrispondenza relativa Registro e o DB annuale cronologico Registro Illimitata 55 Gestione delle uscite 5 5 1 Impegni di spesa Registro degli impegni e o Registro 8 Illimitata DB annuale cronologico 5 5 2 Mandati e fatture Registro dei mandati giomale e o Registri Illimtata DB annuale cronologico Registro dei mandati per capitolo nastro e o DB annuale cronologico registro delle fatture e o DB yannuale cronologico Fascicolo per Mandati d paganento el 0anni procedimento annuale cronologico e fatture 50 nurrerico Mandato 5 6 Rapporti con la Fascicolo per procedimento durata del Copia della convenzione 5 anni tesoreria procedimento cronologico o alfabetico l istituto di credito l originale istituto di credito in Fomitura di servizi 3 11 eventuale corrisponderza 5 6 1 Flussi di spesa Fascicolo per Corrispondenza con la 10 anni Trasmissione mandati procedimento annuale cronologico tesoreria con i prospetti 48 tuoi MM m NP Lanza iti La determinazione relativa all impegno in originale all interno della serie Determinazioni dirigenziali 3 3 3 1 Anche detto ordine di pagamento oppure ordinanza di liquidazione La determinazione relativa in originale all interno della serie Determinazioni dirigenziali 3 3 3 1 50 Fatture parcelle notule note di pagamento ricevute e
437. llo di cui intende terminare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 152 1 e successivamente selezionare il pulsante Chiudi Fig 152 2 Questa operazione far transire lo stato del documento da Lavorazione a Chiuso Documenti presi in carico Data Da in Lavorazione Nj Numero Anno Da i N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 1 20100000281 06 10 2010 Pippo dsa CRV Organizzazione d 20100000261 04 10 2010 Zanchetta Rin2 CRV Organizzazione d 2 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto un uu Fig 152 Chiudi chiusura del protocollo selezionato L operazione di chiusura comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e scomparsa del protocollo dall elenco dei presi in carico e la comparsa nella lista dei chiusi e l aggiornamento dei contatori nel Promemoria dell utente Fig 153 il quale assister ad un decremento del contatore relativo ai protocolli presi in carico e al conseguente incremento di quello associato ai chiusi Fig 154 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 13 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornati Visualizza Chiusi 1 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 153 Chiudi situazione contatori prima della chiusura PROMEMORIA Assegnati all ufficio O Visualizza Assegnali all utente 13 Visualizza Presi in carico Visu
438. llo temporale specificato Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Registro protocollo come evidenziato nella figura sottostante Fig 376 om LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto STRUMENTI o Protocollo Amministrazione Report Ricerche Informazioni PROTOCOLLO Crui 00 Coni Regiae dri Veneto 0 POCO Prora ve Registro Registro Uffieizie Ultima Registrazione 260 2010 gt Registro prcenoolli modisicati Rusi SUP PROT ASS AUM gt Registro protocolli annlllati Protocolli assegnati Protocolli presi in canco Preeocolli chius gt Protocolli spos gt Protocolli differiti Protocolli con anomalie Proeocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 376 Registro protocollo accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 377 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 377 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 377 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 377 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 377 4a e successivamente confermare la scelta avvalendo
439. lo Registrato il Mittente Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 20100000314 15 10 2010 Zanchetta CRV Organizzazione d 29 09 2010 Mazzarri Acquisto benie CRV Organizzazione 5 Acquisto beni servizi n 1 d servizi N 00001 Prova protocolo CRV Organizzazione in ingresso d 28 09 2010 Prova protocolo CRV Organizzazione in ingresso d 28 09 2010 Zanchetta IRO n 1 CRV Organizzazione Mich 27 09 2010 POMPA Convocazione CRV Organizzazione MIMMO del 19 luglio 14 09 2010 Verdi ingresso CRV Organizzazione d Fig 71 Presi in carico descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli presi in carico e iquattro pulsanti Fig 71 c Chiudi Respingi con una casella di testo dedicata Riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente 55 Promemoria VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo 4 3 3 1 CHIUDI Obiettivo fine della lavorazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 72 l utente dovr indicare il protocollo di cui intende terminare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 72 1 e successivamente selezionare il pulsante Chiudi Fig 72 2 Questa operazione far passare lo stato del documento da Lavorazione a Chiuso Documenti presi in carico Data Da A 7 Stato in Lavorazione Numero Anno Da A p 1 N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 19
440. lo e gli eventuali allacci con altri documenti 289 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Data Scanco Stato Oggetto estinatan 20100000258 01 10 2010 Alb rossi POL n 14 20100000249 01 10 2000 Spedito PIASENTINI GABRIELE Prova protocollo in Ingresso 20100000177 28002010 Risposta Rossi Prova protocollo in ingresso Ross 0000228 2010 20100000062 14 09 2010 Spediio ZAMBON NICOLA POL n 6 20100000081 29 09 2010 Am Riservato 7 Riservato 20102000074 14 00 2010 Rossi intemo 20100000065 13 09 2010 AM LENTINI GIUSEPPE Intamo ordine del gomo con allegato 20100000065 13 09 2010 AM LENTINI GIUSEPPE imamo verbale con allegato 20100000060 13 09 2010 LENTINI GIUSEPPE infera ordine del gomo 20100000059 30 09 2010 LENTINI GIUSEPPE ingamo verbale 20100000049 1300972010 AM PIASENTINI GABRIELE Intamo Record trovati 11 Pagna 1 dit Fig 405 Protocolli chiusi report nel formato PDF VITROCISET SPA ADS SPA 290 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 1 7 PROTOCOLLI SPEDITI Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa dei protocolli spediti all esterno del AOO CRV Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli spediti come evidenziato nella figura sottostante Fig 406 Ricerca Tematica Se n Strumenti gt Report LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Pr
441. lo indicato inizialmente dal sistema l utente dovr selezionare il tasto Seleziona altra UO Fig 206 1 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente OPOD3 Prova direzione Utente Ni Mittente CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 Fig 206 Mittente per Documenti in uscita ed interni pulsante per la selezione di un altra UO VITROCISET SPA ADS SPA 158 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Dopo tale selezione la maschera si trasformer come illustrato nella figura Fig 207 nella quale l utente potr modificare l indicazione dell ufficio avvalendosi dei campi 2a e 2b Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie OPOD3 Prova direzione 3 2b 3 2a Mittente CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 UO competente Fig 207 Mittente per Documenti in uscita ed interni selezione di un altra UO In base alla digitazione nel campo 2a in 2b apparir un elenco composto solo da quei nomi contenenti tali caratteri ad esempio digitando uo in 2a apparir in 2b UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Nel caso in cui l utente non digiti nulla in 2a potr effettuare la scelta dell ufficio desiderato navigando nella st
442. lo per procedimento annuale cronologico alfabetico per richiedente Istanza e relativi allegati indagine verifica ordine di rettifica eventuale documentazione 5 anni salvo ricorsi 24 Pagina 25 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione istruttoria Illimitata Prospetti riepilogativi 1189 4 Vigilarza sulla Fascicolo per Segnalazione 5 anni salvo ricorsi diffusione dei procedimento annuale cronologico comunicazione ordine di sondaggi alfabetico per richiedente pubblicazione integrazione O rettifica eventuale docurrentazione istruttoria Illimitata Prospetti riepilogativi 11810 Studi e ricerche Fascicolo per rrateria annuale cronologico o Richieste di consulenza Illirritata alfabetico eventuali convenzioni 18 documentazione prodotta 18 5 DU OO Vra E Parte economica in decreti dirigenziali consulenti ecc 3 11 3 25 Pagina 26 di 73 21 Nomativa Fascicolo per Nomativa IIlimtata disposizioni di rrateria perrranente cronologico carattere generale messima nome eyo direttive interne riguardante il titolo ne suo complesso 22 Conferenza dei Gruppi consiliari 2 2 1 Convocazioni o d 9 Fascicolo per procedirrento annuale o per Lettera di A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero convocazione seduta 2 2 2 Verbali Volumi annuali nurrerico
443. lo temporale in cui rimane in carica l assemblea legislativa e Preselezionata con la lettera S viene indicata la legislatura che apparir automaticamente come voce preselezionata in quelle operazioni come ad esempio la registrazione di documenti che ne prevedono l indicazione Le altre legislature contrassegnate dalla lettera N saranno comunque utilizzabili VITROCISET SPA ADS SPA 58 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo A questo punto l utente pu scegliere se inserire una nuova legislatura avvalendosi del tasto Inserisci 1a oppure modificarne una esistente selezionandone la Descrizione 1b Modifica o aggiorna l elenco delle legislature Lu la Codice Descrizione 9 IX Legislatura 7 VII Legislatura 6 VI Legislatura 5 V Legislatura IV Legislatura 3 Il Legislatura 2 Legislatura 1 Legislatura Data Inizio 2010 03 28 2005 04 03 2000 04 17 1995 04 23 1990 05 06 1985 06 17 1980 06 08 1975 07 15 1970 07 07 Data Fine 2015 04 04 2010 03 27 2005 04 02 2000 04 16 1995 04 22 1990 05 15 1985 05 11 1980 06 07 1975 06 14 Preselezionata N Fig 72 Legislature lista delle legislature Tramite la maschera illustrata di seguito Fig 73 l utente potr definire una nuova legislatura prima compilando obbligatoriamente i campi 1 2 e 3 inizialmente vuoti e poi scegliere se impostarla come preselezionata o no selezionando il radio
444. mad y y Legenda obbligatorio presente non previsto Tab 4 Sezione Tab campi obbligatori e non previsti VITROCISET SPA ADS SPA 148 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 a TAB MITTENTE Obiettivo indicazione di uno o pi mittenti del documento protocollato Descrizione l indicazione del mittente un informazione obbligatoria nella fase di registrazione di tutte e tre i tipi di documenti in ingresso interni e in uscita Dopo la selezione del tab Mittente evidenziato dalla cornice rossa nelle seguenti figure le maschere presentate dal sistema variano a seconda del tipo di documento e In ingresso poich il documento perviene all AOO CRV da un mittente esterno l utente dovr identificarlo compilando una scheda Fig 188 Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo a Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona fisica in rubrica Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia v Email PEC Fig 188 Mittente formato della maschera per documenti in ingresso e n uscita e interno dato che il mittente si trova all interno dell AOO CRV l utente avr a disposizione una maschera Fig 189 che gli consentir di navigare nella struttura organizzativa per individuare l ufficio e la persona da indicare come mittente Riceve
445. mazione e diffusione dell informazione compresi gli spot in radio e TV Pubblicazioni a cura del Consiglio su qualunque tema 1 17 1 Conferenze stampa 1 17 2 Comunicati stampa 1 17 3 Rassegna stampa 1 17 4 Attivit pubblicitaria istituzionale 1 17 5 Sito web del Consiglio 1 17 6 Osservatorio elettorale 1 17 7 Pubblicazioni a cura del Consiglio 1 17 7 1 periodiche 1 17 7 2 monografiche 1 18 Comitato regionale per le comunicazioni CORECOM Documentazione sulla nomina elezioni le convocazioni o d g ed i verbali nonch il materiale inerente le attivit svolte 1 18 1 Normativa disposizioni di massima 1 18 2 Corrispondenza generale 118 3 Nomina Elezione 118 4 Convocazioni o d g 1 18 5 Verbali e resoconti 1 18 6 Delibere 1 18 7 Attivit di consulenza 1 18 7 1 Pareri e proposte 1 18 7 2 Relazioni8 1 18 8 Attivit gestionali 1 18 8 1 Accesso radiofonico e televisivo 1 18 8 2 Spazi elettorali 1 18 8 3 Provvidenze alle emittenti 1 18 9 Attivit delegate dall Autorit per le garanzie nelle comunicazioni 1 18 10 Studi e ricerche 1 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela Su atti regionali sul Piano nazionale delle frequenze sulla localizzazione degli impianti e l inquinamento elettromagnetico questi argomenti possono costituire ulteriori voci di dettaglio AI Consiglio
446. memorizzare in rubrica i dati che andr ad inserire nella sezione Fig 198 2 e compilato la sezione Fig 198 2 con i dati relativi alla persona giuridica Comune di Venezia Dopo la compilazione degli altri tab obbligatori abbia infine effettuato la registrazione del protocollo avvalendosi del tasto Registra Fig 198 3 Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Persona Persons gt Multimittente Aggiungi persona giuridica in rubrica Denominazione Comune di Venezia 220 Indirizzo Ca Farsetti S Marco 4136 30122 Localit Venezia Provincia Venezia Email Aziendale protocollio pec comune venezia it sE Fig 198 Mittente Persona giuridica registrazione del protocollo e memorizzazione in rubrica dei dati relativi al Comune di Venezia VITROCISET SPA ADS SPA 154 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Si ipotizzi inoltre che l utente debba effettuare una nuova registrazione indicando come mittente la persona giuridica Comune di Venezia A questo punto come illustrato nella figura seguente Fig 199 per velocizzare la compilazione dei campi l utente potr avvalersi della ricerca nella rubrica anagrafica selezionando il tasto Cerca mittente Fig 199 a Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titol
447. mente a diversi uffici ma in un determinato ufficio pu avere un unico incarico ruoli affidati ad una persona dipendono dall Unit Organizzativa che lo stesso utente specifica al momento dell accesso all applicazione L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Utenti come evidenziato nella figura sottostante Fig 38 LA MIA INTRANE AMMINISTRAZIONE Benvenuto Report Ricerche STRUMENTI Informazioni PERLA EST NEST ORGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPODI Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM CATALOGHI GE STIONE UFFICK Fig 38 Utenti accesso alla funzione In seguito a tale scelta apparir la seguente maschera Fig 39 che consentir di individuare un utente specificando almeno una delle tre chiavi di ricerca Username Cognome Nome Fig 39 Utenti maschera di ricerca Una parola o stringa formata da un insieme di caratteri Nell indicazione del nome utente cognome e nome possibile utilizzare il carattere jolly che denota un insieme di caratteri qualsiasi Di seguito saranno proposti alcuni esempi per chiarire l uso di questo carattere speciale VITROCISET SPA ADS SPA 34 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo A seconda del posizionamento del carattere nella parola si possono distinguere tre casi Caso 1 Inizio stringa
448. modifica di una voce esistente Per confermare le modifiche apportate al titolo scelto l utente dovr selezionare il tasto Salva 2b Per tornare invece alla lista dei titoli Fig 99 dovr servirsi del pulsante Indietro 2c e Rimozione per cancellare una voce dall elenco Fig 102 l utente dovr prima selezionare il radio button corrispondente all elemento 3 e poi confermarne l eliminazione servendosi del pulsante Elimina 3a Elenco titoli 3 c Dott Dott ssa VITROCISET SPA ADS SPA 78 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 102 Gestione titoli destinatario eliminazione di un titolo dall elenco 3 1 3 GESTIONE UFFICIO Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo gestione dell ufficio Descrizione l accesso a questa sezione avviene selezionando la voce Gestione Ufficio come evidenziato nella figura sottostante Fig 103 Tems LA MIA INTRANET AMMINI S TRAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI s ni ORGANIZZAZIONE informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione GES UFFICIO SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICI Fig 103 Gestione ufficio accesso alla sezione Ruoli La sezione presenta il seguente elenco di funzioni dal quale l utente
449. modificazioni che dovessero intervenire nelle norme statali di riferimento 3 la cessazione dell efficacia dei seguenti provvedimenti a delibera Ufficio di Presidenza n 254 del 16 settembre 1998 Regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale del Veneto b decreto del Segretario generale n 183 dell tinovembre 1999 Modifica del titolario per la classificazione degli atti ai sensi del comma 2 art 6 del regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale C decreto del Segretario generale n 64 del 9 febbraio 2001 Modifica del titolario per la Classificazione degli atti ai sensi del comma 2 art 6 del regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale Letto confermato e sottoscritto IL SEGRETA GENERALE TEPRESIDENTE Robett Zanon 2 Marino 4 MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO PREDISPOSTO AI SENSI DEGLI ARTICOLI 3 E 5 DEL D P C M 31 OTTOBRE 2000 RECANTE LE REGOLE TECNICHE PER IL PROTOCOLLO INFORMATICO Approvato con Deliberazione dell Ufficio di presidenza n 28 del 30 marzo 2010 INDICE 1 FINALIT CARATTERISTICHE E STRUTTURA DEL MANUALE i 6 2 POLITICA PER LA QUALIT NELLA GESTIONE DEI DOCUMENTI DELL ARCHIVIO 6 3 NORMATIVA RIFERIMENTO dar 7 4 DEFINIZIONI NEST 7
450. mostra le informazioni generali sull inquadramento dell utente all interno dell organizzazione l area organizzativa omogenea la UO con la quale l utente ha effettuato l accesso e il registro di protocollo utilizzato E presente inoltre un link che riporta all ultima registrazione di protocollo effettuata ed anche i ruoli applicativi associati all utente che ha effettuato l accesso 2 3 STRUMENTI E CONVENZIONI L applicativo nell ottica di essere utilizzato al meglio presenta un insieme di strumenti ed oggetti le cui modalit di utilizzo verranno discusse nel presente capitolo In altre parole verr proposta una descrizione relativa a quegli elementi che l utente incontrer durante le attivit operative legate al prodotto Ovviamente non verranno trattati nella presente guida tutti gli elementi che non siano specificamente parte dell applicativo ossia per fare un esempio non verr data alcuna indicazione di come utilizzare il sistema operativo Windows od il browser Internet Explorer Intestazione della pagina Ogni pagina che verr visualizzata nel Protocollo manitene continuamente un intestazione di pagina che fornisce informazioni all operatore Dalla Fig 12 si evince che tali informazioni riguardano l AOO di appartenenza Fig 12 a l ufficio correttemente in uso Fig 12 b ovvero quello con cui l utente ha effettuato l accesso all applicazione il registro in uso Fig 12 c il numero dell ultima registrazione effettuata Fig
451. mpio sottostante Fig 21 si pu notare come indicando me nel campo cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con me VITROCISET SPA ADS SPA 20 Funzionalit Principali Manuale Protocollo Username Cognome me96 Nome Nominativo Username MEDINA ADRIANA medinaa MEGGIOLARO CLAUDIO meggiolaroc MELE FRANCE melef MEMO FEDERICA memof MENEGHESSO FEDERICO meneghessof MENEGHETTI MARINA meneghettim 6 elementi trovati Fig 21 Strumenti e Convenzioni caso 3 carattere alla fine della stringa Tab La Navigazione attraverso la selezione dei Tab come rappresentato in fig 22 una funzione che consente di visualizzare ulteriori informazioni mantenendo inalterato una parte della finestra principale Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 22 Strumenti e Convenzioni Dettaglio di un gruppo di Tab AI passaggio del mouse sul testo del Tab questo assume l aspetto di un link e il puntatore del mouse cambia forma Radio Button Un Radio button come rappresentato in Fig 23 un controllo grafico che consente all utente di effettuare un unica scelta tra un predefinito set di opzioni radio button sono riuniti a gruppi di due o pi e mostrati sullo schermo come dei cerchi che contengono spazi bianchi quando non sono selezionati o un punto quando sono sele
452. na giuridica gt Nuova perzona giuridioa Cerca lista distribuzione Nuova lista distribuzione Cerca lista assegnazione gt Nuova lista assegnazione FASCICOLI UTILIT Fig 275 Cerca persona fisica accesso alla funzione Dopo tale scelta verr presentata la seguente maschera come rappresentato nella seguente figura Fig 276 in cui l utente dovr inserire almeno una tra le quattro chiavi di ricerca disponibili Cognome Nome Codice fiscale e indirizzo della casella di Posta Elettronica Certificata Effettuata la compilazione di almeno uno di questi campi e selezionando il pulsante Cerca il sistema avvier la ricerca della persona fisica indicata In caso di esito negativo nessun elemento presente in anagrafica rispetta i parametri impostati apparir sopra la maschera il messaggio Nessun dato trovato Cognome Codice fiscale Fig 276 Cerca persona fisica chiavi di ricerca 199 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Nel caso l utente selezioni il tasto Cerca senza aver inserito alcuna informazione verr visualizzato come risultato della ricerca un elenco contenente tutte le persone fisiche inserite nella rubrica fino a quel momento L esito positivo della ricerca indica che la persona fisica e i dati identificativi ad essa associati sono gi presenti nella rubrica Come si evince dalla figura sottostante Fig 277 La p
453. ndiconti giomalieri e distinte per raccomandata 3 7 4 Autoparco 3 7 4 1 Veicoli Fascicolo per meteria Libreto di 5 anni dalla veicolo pemanente alfabetico o nurrerico circolazione radiazione del Fascicolo per attivit annuale cronologico scheda tecnica e veicolo Fascicolo per procedimento durata del manutenzione 1 anno procedimento cronologico Perrressi d accesso zona ZTL 5 anni dalla Sinistri chiusura 3742 Fogi d viaggio Fascicooperattivi vannuele cronologico lano Telepass richieste autovetura con autista 2 Compresi quelli in leasing o in noleggio non giornaliero Detti anche libretti marcia 45 Pagina 46 di 73 3743 Buoni carburante Fascicolo perattivit annuele aronologco lavaggi 3744 Pemessi 21 Fasdcoloperattitbannuele aonologco suolo pubblico per parcheggi riservati 3 7 5 Motoscafi 3 7 5 1 Natanti Tum 3752 Buoni carburante Fascicolo perattivibVannuele aonologco 3 7 6 Security 37 61 Raccordo conle Fascicolo perattivit annualeferonologioo forze dell ordine 3762 Rapporti conistituti Fascicolo perattivit annuele aronologco di vigilanza e vigilanza ispettiva delle sedi 37 63 Accesso alle sedi Fascicolo perattivit annuale cronologico consiliari e registrazione dei visitatori Pagina 47 di 73 econtratiLale
454. ndo la corrispondente checkbox Fig 31 4 Una volta indicato il tipo di designazione l utente potr confermare la scelta effettuata tramite la selezione del tasto Salva permessi Fig 31 5 Operazione effettuata con successo Aggiungi e gestisci le opzioni degli utenti delegabili per l area di tua competenza 5 Cognome Nome Lettura Operare AGOSTA GIULIANO n LENTINI GIUSEPPE 2 elementi trovati Fig 31 Delegati impostazione tipologia di delega Come illustrato nella figura seguente Fig 32 per rimuovere un delegato bisogner prima indicarlo spuntando la checkbox corrispondente Fig 32 6 e poi selezionare il pulsante Rimuovi selezionati Fig 32 7 E possibile la selezione e conseguente eliminazione multipla Aggiungi e gestisci le opzioni degli utenti delegabili per l area ditua competenza Cognome Nome Lettura Operare AGOSTA GIULIANO v 6 LENTINI GIUSEPPE 7 2 elementi trovati Fig 32 Delegati rimozione delegato VITROCISET SPA ADS SPA 25 Macro area Amministrazione AT Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 2 GESTIONE PROTOCOLLI UFFICIO Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo se Responsabile o delegato ad operare Obiettivo riassegnazione o chiusura massiva dei protocolli dell utente indicato Descrizione questa funzionalit permette la gestione dei protocolli di un utente di un dato ufficio su cui prevista l effe
455. ne anche la documentazione relativa all elenco dei fornitori 3 8 1 Contratti 3 6 2 Gare e appalti 3 83 Albo fornitori 3 9 Beni immobili Attivit relativa all acquisizione dismissione cessione a qualsiasi titolo e gestione dei beni immobili locazioni attive e passive tenuta dell inventario redazione variazioni accatastamenti concessioni di spazi ad utenti esterni Le voci possono essere ulteriormente dettagliate in base alle materie es i vari immobili 3 91 Acquisizioni ed alienazioni 3 92 Locazioni attive e passive 3 9 3 Concessione spazi locali ed aree 3 10 Beni mobili Attivit relativa all acquisizione dismissione cessione a qualsiasi titolo e gestione dei beni mobili arredi attrezzature automezzi comprese le opere d arte acquistate o donate Tenuta dell inventario redazione variazioni fuori uso ecc Sono esclusi il materiale informatico inserito nel titolo 6 6 e il materiale bibliografico e le riviste inserite nel titolo 6 5 Le voci possono essere ulteriormente dettagliate in base alle materie es arredi attrezzature ecc 3 10 1 Acquisizioni donazioni e dismissioni 3 10 2 Inventario 3 10 3 Locazioni noleggi 3 11 Beni di consumo Attivit relative all acquisizione e alla gestione di beni di consumo quali vestiario divise Le voci possono essere ulteriormente dettagliate in base alle materie 7 Con questo codice si classificano solo i documenti dell attivit procedurale complessa relativa all
456. ne assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa di un prospetto riportante i documenti che per qualche motivo hanno subito un differimento Descrizione la motivazione dell eventuale differimento di un protocollo potr essere descritta in fase di registrazione nel tab Differimento L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli differiti come evidenziato nella figura sottostante Fig 411 Ricerca Tematica Se n Strumenti gt Report LA MIA INTRANET REPORT Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI REPORT Informazioni PROTOCOLLO hora Crganirrativa Omagenes CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UC OPODO Prova direzione 3 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AUN Registro protocollo Registro protocolli modificat gt Registro protocolli annaltati gt Protocolli assegnati Protocolli previ in canco Protocolli chiusi gt Protocolli spodi Protocolli can anomalie Protocolli registrat in emergenza gt impronte UTILIT Fig 411 Protocolli differiti accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 412 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 412 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da anal
457. ne d 04 10 2010 Zanchetta Rin2 CRV Organizzazione d Fig 147 Presi in carico descrizione pagina riportante l elenco dei protocolli presi in carico Sotto la tabella si trova un menu di navigazione che permetter di navigare nella lista dei vari protocolli presentati a gruppi di 10 elementi per pagina e icinque pulsanti Chiudi In risposta Respingi con una casella di testo dedicata Riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente Fig 147 c VITROCISET SPA ADS SPA 115 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 3 3 1 IN RISPOSTA Obiettivo produzione di un protocollo in uscita in risposta al protocollo in ingresso pervenuto Descrizione un caso un po particolare in cui viene prodotto un protocollo in uscita in risposta ad un protocollo ricevuto in ingresso Il flusso parte dall assegnazione di un protocollo in ingresso ad un ufficio il quale poi ha la necessit di mandare un protocollo in uscita utilizzando dei dati del protocollo ricevuto in entrata Come illustrato nella seguente figura Fig 148 l utente dovr indicare il protocollo a cui intende rispondere spuntando la checkbox corrispondente Fig 148 1 e successivamente selezionare il pulsante In risposta Fig 148 2 Documenti presi in carico Data Da x in Lavorazione w Numero Anno Da eetet N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 107 2
458. ne dei documenti del Consiglio regionale del Veneto nonch la gestione delle attivit di registrazione classificazione e fascicolazione di tali documenti anche al fine di garantire un ordinata raccolta di tutti i documenti funzionale a qualsiasi tipologia di ricerca documentale come previsto Attualmente la gestione della documentazione amministrativa del Consiglio regionale del Veneto disciplinata dai seguenti provvedimenti a delibera Ufficio di Presidenza n 254 del 16 settembre 1998 Regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale del Veneto b decreto del Segretario generale n 183 dell novembre 1999 Modifica del titolario per la classificazione degli atti ai sensi del comma 2 art 6 del regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale C decreto del Segretario generale n 64 del 9 febbraio 2001 Modifica del titolario per la classificazione degli atti ai sensi del comma 2 art 6 del regolamento interno per la gestione dei flussi documentali del Consiglio regionale e una unificazione della disciplina contenuta nelle richiamate disposizioni consentirebbe da un lato di ottemperare alle disposizioni in materia e d altro lato di razionalizzarne opportunamente la conseguente gestione Con il presente atto cessano d efficacia le attuali disposizioni in base alle quali il Consiglio regionale del Veneto regola la materia e contestualmente viene adottato il nuo
459. ne pagina riportante l elenco dei protocolli assegnati all utente e quattro pulsanti Accetta Respingi con una casella di testo dedicata Accetta e riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente Fig 138 VITROCISET SPA ADS SPA 109 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 2 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UTENTE Obiettivo presa in carico del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 139 l utente dovr indicare il protocollo di cui intende iniziare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 139 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta Fig 139 2 E possibile selezionare pi di un protocollo per volta ed accettarli tutti contemporaneamente L accettazione del protocollo far transire lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione Data Da x FE Protocolli per Ufficio Numero Anno Da I N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Messaggio 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione Emergenza dar di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato Messaggio in caso di rifiuto n Fig 139 Accetta Protocollo Assegnato all Utente presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico comporter e notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell utente e s
460. ni di rrateria perrranentecronologico generale nome go direttive messina inteme relativa al titolo nel suo insieme Comunicazione annuale della Carrera dei 5 anni Deputati sulle quote di indennit padamentari 52 Bilancio 5 2 1 Predisposizione Fascicolo per procedimento annuale riferito Prospetti relazioni di 5 anni all anno del bilancio cronologico previsione copia di proposta di delibera all Ufficio Presiderza e copia delibera presa d atto proposta di al CR 2 11 e copia della delibera approvata 5 2 2 Variazioni Fascicolo per procedimento annuale riferito Compensazione proposte 5 anni all anno del bilancio cronologico inteme di compensazione con eventuali relazioni proposte di delibera all Ufficio di Presidenza e delibera Ufficio di Presidenza pesa d atto Copie delle deteminazioni dirigenziali di variazione Variazioni stesso iter delle compensazioni ma dopo la delibera Ufficio di Presidenza si procede alla Proposta di delibera al CR Comprende sia le variazioni che le compensazioni cio sia le variazioni che comportano un aumento o diminuzione dell unit previsionale di base UPB del bilancio di previsione del Consiglio che va poi ad incidere su quello regionale generale sia le variazioni che comportano solo compensazioni tra le aree previsionali di base del bilancio del CR 62 5 2 3 5 2 4 Esercizio provvisorio Pagina 63 di 73
461. ni vengono inviati tra uffici dell AOO CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Documento interno come evidenziato nella figura sottostante Fig 177 097 LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI p Informazioni REGISTRAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV Consi ionale del Veneto UO OPOD3 Prova direzione 3 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli SUP PROT ASS AMM PROMEMORIA ANAGRAFICA Assegnati all ufficio 0 V Assegnati all utente 5 sualizza FASCICOLI Presi in carico 6 7 Ritornati 8 2 UTILITA Chiusi 3 17 Chiusi con risposta Fig 177 Documento interno accesso alla funzione Informazioni Obbligatorie campi obbligatori previsti per questa sezione sono tre Fig 178 e riguardano e Tipo documento denota la tipologia del contenuto e l utente pu scegliere se selezionare la voce desiderata tra quelle proposte dal menu Fig 178 f oppure avvalersi del campo Cerca Fig 178 f1 digitando dei caratteri per filtrare la ricerca tra gli elementi contenuti nel predetto menu Opzionalmente l utente pu spuntare la checkbox corrispondente Fig 178 f2 per registrare un protocollo come riservato e Legislatura Fig 178 g il menu Fig 178 01 offre la possibilit all utente di selezionare dallo storico delle legislature quella in cui collocare il protocollo La voce presentata
462. nizzativa Utente Unit operativa nuovo sistema informativo PADOVAN PIERPAOLO Fig 233 Tab Mittente impostazione dell utente come mittente Per ci che concerne la cancellazione Fig 234 l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente al ricevente da eliminare Fig 234 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 234 2 E possibile la selezione e rimozione multipla Mittente Riceventi 1 Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente Informazione ricevente Unita Organizzativa Utente 1 Unit operativa nuovo sistema informativo PADOVAN PIERPAOLO 2 Fig 234 Tab Riceventi rimozione ricevente VITROCISET SPA ADS SPA 173 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 4 1 5 TAB ASSEGNATARI Obiettivo inserimento di uno o pi assegnatari Descrizione l assegnatario il destinatario operativo colui che gestisce la lavorazione dei documenti che gli vengono assegnati L indicazione di questa figura obbligatoria soltanto nella registrazione di protocolli in ingresso Dopo aver selezionato il tab Assegnatari Fig 235 1 apparir la seguente maschera Fig 235 che consentir di realizzare l assegnazione a due entit uffici UO ed utenti E possibile per uno stesso protocollo indicare nella lista degli assegna
463. nizzazione Prova direzione 3 mod4 CRV Organizzazione d prova Prova organizzazione Prova direzione 1 regional Anagrafica 2 elementi trovat reram 4 4b Protocolli Oggetto Tipo Registrato il Mittente Doc Stato Numero 5 05 10 2010 AGOSTAG 51 Lavorazione 20100000273 Un elemento trovato 6 7 LL 8L 9L Fig 147 Ricerca procedimenti seconda parte di visualizzazione procedimento Fig 148 Ricerca procedimenti seconda parte di visualizzazione procedimento Per salvare le eventuali modifiche apportate del procedimento l utente dovr selezionare il pulsante Salva Fig 147 6 Selezionando invece il pulsante Pulisci Fig 147 7 possibile pulire i campi della maschera Per tornare alla ricerca l utente dovr avvalersi del pulsante Indietro Fig 147 9 Selezionando il tasto Stampa dettaglio Fig 147 8 si aprir una finestra per il download del file riportante il dettaglio del procedimento Un esempio riportato nella seguente immagine Fig 148 dove si pu notare che oltre ai dettagli del procedimento viene riportato anche l elenco dei fascicoli e protocolli ad esso associati VITROCISET SPA ADS SPA 106 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo Fig 149 Stampa dettaglio esempio di PDF VITROCISET SPA ADS SPA 107 Macro area Ricerche Manuale assegnatario di protocollo CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO VII LEGISLATURA UFFICIO DI P
464. nnotazione Fig 349 Ricerca protocolli terza e quarta sezione di ricerca Dopo tale selezione si aprir una finestra come in riportato nella seguente figura Fig 350 in cui ci sar la selezione dell UO di appartenenza dell utente che sta fruendo della funzionalit Fig 350 1 Tramite il menu a tendina Fig 350 2a selezionabile l ufficio di competenza dei protocolli da ricercare tramite il pulsante Seleziona UO Fig 350 2b sar possibile confermare tale scelta Infine tramite il campo Cerca Fig 350 3 possibile immettere una porzione di testo che permette di filtrare la ricerca dell UO i cui risultati appariranno nel menu Fig 350 2a UO competente OPOD1 Prova direzione 1 2a 2b 3 Fig 350 Ricerca protocolli maschera di selezione utente VITROCISET SPA ADS SPA 252 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Alla selezione della UO descritta nella figura precedente Fig 350 la maschera assumendo l aspetto riportato nella seguente figura Fig 351 consentendo di selezionare un utente appartenente alla UO indicata L UO competente correntemente selezionata riportata nel campo Fig 351 1 e nel caso in cui l utente volesse selezionarne una diversa potr farlo avvalendosi del tasto Seleziona altra UO Fig 351 2 Selezionando il tasto Ricerca per UO Fig 351 3 sar possibile eseguire una ricerca specificando la denominazione di una UO Avvalendo
465. norrinale atto licenziato eventuale testo coordinato eventuali emendamenti al testo licenziato estratto del verbale della seduta Aula relativo alla seconda discussione del provvedimento verbale per appello norrinale relativo alla seconda approvazione Lettera per la pubblicazione Illimtata 28 Pagina 29 di 73 contenente la data di approvazione e l indicazione dal periodo prescritto nel caso in seconda lettura il testo venga approvato con modifiche l iter riprende dal punto eventuale testo coordinato eventuali ricorsi impugnati ve Eventuale sentenza della Corte costituzionale e approvazione da parte dell aula di eventuali modifiche successive alla sentenza Copia di eventuale richiesta di referendum abrogativo e suo esito Sottofascicolo della commissione per procedimento per legislatura nurrerico Attivit istruttoria consultazioni osservazioni dei soggetti consultati schede legittimit schede fattibilit parere Illimtata 29 Pagina 30 di 73 2 6 Proposte di legge Fascicolo per procedimento per legislature nurrerico Proposta di legge con allegati lettera di assegnazione alle corrrrissioni errencarrerti pareri delle commissioni testo licenziato dall Aua lettera al Presidente Giunta per la promulgazione eventuali ricorsi o irrpugnative Eventuale testo coordinato Illimtata
466. norrinativo del personale Schede di valutazione 40 anni dal e sua applicazione controfimate dal lavoratore pensionamento o notificate all interessato Le tabella riassuntive per settore sono in 3 2 1 Piani 4 Per gli effetti economici vedi 4 7 2 Organismo di consultazione per gli organi politici per la valutazione dei direttori e dei dirigenti 60 Pagina 61 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione di lavoro 4 13 Servizi Fascicolo per rrateria annuale cronologico Documentazione relativa a Illirriteta personale o alfabetico servizi erogati ciascun servizio corrisponderza 5 anni Personale con contratti atipici Fascicolo norrinativo del personale Eventuale progetto Illimitata converzione contratto atti deliberativi corrispondenza relativa presa servizio eventuale rinnovo Servizi a favore del personale dipendente soggiorni estivi e invernali borse di studio rapporti con il CRAL fondo di solidariet convenzioni con enti e istituti per benefit vari Assistenza fiscale CAF eventuali organismi di garanzia o di supporto al personale es Comitato sul mobbing Comitato pari opportunit ecc Escluso il personale assunto a tempo determinato Esclusa la parte economica notule ecc 61 Pagina 62 di 73 51 Nomativa Fascicolo per carattere Illimitata disposizio
467. nsultazione a fini storici di documentazione riservata contenente dati ultrasensibili consultabili in base alla vigente normativa non prima di 70 anni dalla chiusura del fascicolo o dalla data del documento la richiesta dovr essere indirizzata alla Soprintendenza Archivistica per il Veneto per l inoltro alla competente Commissione presso il Ministero dell Interno L autorizzazione personale ma pu essere concessa ad altro richiedente per il quale ricorrano a parit di condizioni i medesimi requisiti Non mai consentita la riproduzione di documentazione riservata 9 Per l archiviazione e la custodia dei documenti contenenti dati personali si applicano in ogni caso le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali Articolo 35 Archiviazione e conservazione digitale 1 Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei e i documenti informatici sono archiviati in modo non modificabile contestualmente alla loro registrazione nel protocollo generale 2 L Amministrazione individua come Responsabile della conservazione il Responsabile del Servizio 3 Le procedure per la conservazione dei documenti informatici e dell archivio digitale le modalit e i tempi di esecuzione delle stesse sono riportati nell allegato n 9 26 ALLEGATI ALLEGATO N 1 AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ALLEGATO N 2 COMPOSIZIONE DELL AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA ALLEGATO N 3 PROCEDURA P17 DEL SGQ GESTIRE I DOCUMENTI DELLA
468. nte confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 397 4 Data Registrazione Da 1 2 UO corrente Prova direzione 3 ET ao 1 7 3b 4 3a Fig 397 Protocolli presi in carico selezione obbligatoria dell intervallo temporale e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 398 5 e poi il formato del report Fig 398 6 285 Organizzazione per macro aree a A 9 Manuale Protocollo Data Registrazione Da 01 09 2010 04 10 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 CRV L Sun Selezionare il formato della stampa elica Fig 398 Protocolli presi in carico selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 399 7 o salvarlo Fig 399 8 Download del file Aprire o salvare il file m Nome protocollilnLavorazione PDF Abe Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile o I file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono gv non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 399 Protocolli presi in carico finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 400 riportando in alto a destra la localizzazione
469. nti Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Utente l cea Mittente CRV Organizzazione Segreteria generale Unit operativa nuovo sistema informativo Fig 189 Mittente formato della maschera per documenti in uscita ed interni VITROCISET SPA ADS SPA 149 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo SELEZIONE DEL MITTENTE PER REGISTRAZIONI DI DOCUMENTI IN INGRESSO Come illustrato nella seguente maschera dopo aver selezionato il tab Mittente Fig 190 1 l utente dovr indicarne la tipologia scegliendo una tra le seguenti opzioni Fig 190 2 e Persona fisica inserimento di informazioni riguardanti una sola persona fisica e Persona giuridica specifica dei dati relativi ad una sola persona giuridica e Multimittente indicazione di pi mittenti siano essi persone fisiche e o giuridiche Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie 2 Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Aggiungi persona fisica in rubrica 5 Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia v Email PEC Fig 190 Mittente per Documenti in ingresso maschera per l indicazione del mittente nel caso di un documento in ingresso Mittente persona fisica doc in ingr
470. nurrero di verbale Verbali ed eventuali Illimitata allegati 23 Conferenza organizzazione lavori 2 3 1 Convocazione o d g Fascicolo per attivit annuale cronologico Lettera di A fine legislatura convocazione programma e suo invio 232 Verbali Iirritata 24 Assenrblea consiliare 2 4 1 Convocazioni o d g Fascicolo per procedirrento annuale o per Lettera di A fine legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero convocazione e seduta allegati 2 4 2 Processi verbali Volumi annuali nurrerico nurrero di verbale Verbali e loro Illirritata 26 Pagina 27 di 73 allegati A fine legislatura lettera di trasmissione ai consiglieri 2 4 3 Resocontazioni Fascicolo per procedimento annuale o per Resoconti limitata legislatura nunerico nurrero verbale trascrizioni riprese Pubblicazione a starrpa audiovideo 2 44 Comunicazioni del Presidente del Fascicolo per procedimento annuale per Testo della Illimitata CR legislatura cronologico comunicazione 27 Pagina 28 di 73 25 modifica dello Fascicolo per procedimento per legislatura nunrerico Proposta di legge con allegati documentazione sulla verifica della ricevibilit della proposta lettere di assegnazione alle commissioni estratto del verbale della seduta Aula relativo alla discussione del provvedimento emendanenti e pareri corrrrissiori verbale per appello
471. nza o tipo di documento 3 La numerazione delle registrazioni di protocollo generale unica e progressiva Essa si chiude il 31 dicembre di ogni anno e ricomincia da 1 all inizio dell anno successivo 4 Il numero di protocollo generale costituito da almeno sette cifre numeriche 5 Non consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo generale che il sistema informatico ha gi attribuito ad altri documenti anche se questi sono strettamente correlati tra loro 6 Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo generale nell arco di uno stesso giorno 7 Del registro di protocollo generale realizzata con cadenza di norma mensile una copia a stampa 8 All atto della chiusura annuale il Responsabile del Servizio appone in calce all ultima registrazione una dichiarazione sottoscritta riguardante il numero complessivo di registrazioni effettuate nell anno e indicante i numeri di protocollo eventualmente annullati Articolo 11 Protocollazione dei documenti cartacei 1 Le modalit di esecuzione delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo generale dei documenti cartacei sono dettagliatamente descritte nella procedura P12 gestire i servizi di posta e protocollo del sistema ISO 9001 2008 riportata nell
472. nzione e protezione rappresentante dei lavoratori squadre di pronto intervento e pronto soccorso interventi e proposte di adeguamento accertamenti sanitari etc 3 6 1 Normativa disposizioni di massima 3 6 2 Servizio prevenzione e protezione 3 6 2 1 Nomina 3 6 2 2 Attivit sugli impianti strutture 3 6 2 3 Ditte appaltatrici 3 6 2 4 Piani di valutazione rischi e piani di esecuzione 3 6 3 Sorveglianza sanitaria 3 7 Servizi ausiliari e sicurezza consiliare Gestione dei servizi d aula e di accoglienza disposizioni e ordini di servizio regolamenti settoriali documentazione sulla sicurezza dell ambiente lavorativo informative su manifestazioni convegni o iniziative che si svolgono in Consiglio 3 7 1 Generali operativi servizi accoglienza e d aula 3 72 Tipografia e stampa 3 7 3 Servizio di posta 3 74 Autoparco 3 7 4 1 Veicoli 3 7 4 2 Fogli di viaggio telepass richieste autovettura con autista 3 7 4 3 Buoni carburante lavaggi 3 7 4 4 Permessi ZTL e suolo pubblico per parcheggi riservati 3 7 5 Motoscafi 3 7 5 1 Natanti 3 7 5 2 Buoni carburante 3 7 6 Security 3 7 6 1 Raccordo con le forze dell ordine 3 7 6 2 Rapporti con istituti di vigilanza e vigilanza ispettiva delle sedi 3 7 6 3 Accesso alle sedi consiliari e registrazione dei visitatori 3 8 Attivit negoziale e contrattuale Ufficiale rogante repertorio contratti trattative private gare licitazioni appalto concorso convenzioni esempio per consulenze ecc Contie
473. o Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Data deldocumento 28 09 2010 Estremi documento Data di ricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 ts 02 01 05 IX Legislatura UO competente Utente Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 77 Riassegna pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 VITROCISET SPA ADS SPA 59 Promemoria NY Manuale assegnatario di protocollo 4 3 4 RITORNATI Obiettivo segnalazione all assegnante relativa alla respinta di un protocollo da parte di un assegnatario Descrizione in questa sezione del Promemoria viene riportato il numero dei protocolli ritornati ovvero quei protocolli che l assegnatario rimanda all assegnante ad esempio nel caso di un errata assegnazione Questo rifiuto verr notificato nella Scrivania Virtuale del protocollatore che a questo punto potr riassegnarlo ad un altro ufficio o direttamente ad un altra persona Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 78 che presenter l elenco dei protocolli ritornati composta nell ordine da 60 una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desid
474. o Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 147 cosi strutturata e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato Fig 147 a e una tabella riportante i documenti presi in carico in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 147 b o numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo data di registrazione Registrato il indicata nel formato gg mm aaaa mittente identifica la persona fisica giuridica che ha inviato il protocollo oggetto breve sunto dell argomento trattato dal protocollo assegnatario specifica l ufficio utente a cui stato assegnato il protocollo data scarico indica la data in cui terminata la lavorazione del protocollo O O O O documento DOC segnala la presenza assenza di un documento allegato L utente potr visualizzarlo e o salvarlo sul proprio PC selezionando se presente la stringa SI o fascicolo l utente potr selezionare se presente la descrizione riportata in questa colonna e visualizzare il fascicolo a cui associato il protocollo Documenti presi in carico Data Da x TT Stato in Lavorazione Numero Anno Da I N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 20100000281 06 10 2010 Pippo dsa CRV Organizzazio
475. o Fig 43 Dettaglio statistiche protocolli Ufficio Prova direzione 3 Utente AGOSTA GIULIANO Protocolli in Lavorazione Numero Anno Tipo documento Data registrazione Oggetto 20100000040 Presa atto della Commissione 02 09 2010 ingresso Un elemento trovato Fig 43 Visualizza monitoraggio uffici esempio dettaglio statistiche protocolli in lavorazione Nel dettaglio soprastante la selezione del campo Anno Numero permetter all utente di visualizzare ed eventualmente operare sul protocollo selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 33 Macro area Amministrazione NT Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 3 b STAMPA MONITORAGGIO UFFICI Obiettivo stampa del prospetto riportante i protocolli suddivisi per stato di lavorazione riguardanti l UO e quelle ad essa sottostanti Descrizione per effettuare la stampa l utente dovr selezionare Acrobat PDF 1 come illustrato di seguito Fig 44 Data Registrazione Da 94 99 2010 A 21 09 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 Prova direzione 3 Selezionare il formato del report Acrobat P df Fig 44 Stampa monitoraggio uffici selezione del formato di stampa Dopo tale scelta l utente vedr apparire la seguente finestra Fig 45 per l apertura il salvataggio o l annullamento del download del file Download del file Aprire o salvare il file m Nome StatisticheProtocolli PDF 7 Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet t
476. o collegare logicamente tra loro diversi protocolli Descrizione per allaccio s intende una relazione logica tra protocolli diversi Come raffigurato di seguito Fig 252 dopo aver selezionato il tab Allacci Fig 525 1 l utente avr la possibilit di realizzare dei collegamenti logici tra il protocollo che sta trattando ed altri protocolli Nel caso in cui l utente conosca gi il numero identificativo Fig 252 2 e l anno in cui stato registrato il protocollo Fig 252 3 da allacciare potr dopo aver compilato i predetti campi procedere all allaccio selezionando il tasto Allaccia Fig 252 4 Se invece l utente non ricordasse gli estremi del protocollo da collegare potr effettuare una ricerca selezionando il tasto Cerca Fig 252 5 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie 2 3 Numero 777 4 LE Fig 252 Tab Allacci realizzare un allaccio Dopo la selezione del tasto Cerca Fig 252 5 verr presentata la seguente maschera in cui l utente potr specificare gli estremi Fig 253 a e b di un intervallo numerico che comprenda il numero del protocollo cercato e o l anno Fig 253 c in cui avvenuta la sua registrazione Successivamente la selezione del tasto Cerca Fig 253 d avvier la ricerca in base ai filtri indicati Il pulsante Visualizza tutti Fig 253 e consentir invece di vede
477. o maschera per l importazione del titolario VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 4 LEGISLATURE Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo gestione delle legislature Descrizione per legislatura s intende quel periodo in cui rimane in carica un assemblea legislativa L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Legislature come evidenziato nella figura sottostante Fig 71 Rice Tematica LA MIA INTRANET o AMMINIS TRAZIONE Benvenuto Protocoll f ist ne Report Ri STRUMENTI o Informazioni UENIRE TE e iii ORGANIZZAZIONE o Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ATALOGHI 9 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Re Ruoli SUP PROT ASS AMM 3 Import titotar Tipi pr edime ettar ett jestnatari GESTIONE UFFICIO o Fig 71 Legislature accesso alla funzione Il prospetto tabellare Fig 72 elencher la lista delle legislature ordinate cronologicamente dal basso verso l alto dalla pi datata alla pi recente Ogni riga individua una legislatura e sar descritta dai seguenti attributi e Codice numero sequenziale identificativo e Descrizione ad esempio IX Legislatura selezionando tale campo l utente avr la possibilit di visualizzare i dettagli relativi alla legislatura e Data inizio e data fine definiscono gli estremi dell interval
478. o Da b Dati documento Y Mittente e b Titolario b Annotazione Fig 126 Ricerca protocolli maschera sezione Mittente VITROCISET SPA ADS SPA Macro area Ricerche AT 90 Manuale assegnatario di protocollo La visualizzazione della sezione Destinatario Fig 127 possibile solo nel caso in cui la tipologia di protocollo scelta dall utente sia quella in uscita Fig 127 f Nella relativa maschera l utente potr digitare nell apposito campo Cognome Denominazione Fig 127 g il cognome della persona fisica o la denominazione della persona giuridica destinataria del protocollo Y Dati protocollo Tipo Stato Data Registrazione Da Numero Anno Da b Dati documento Destinatario Tutti Ingresso Interno Tutti w Riservato 7 9 b Titolario gt Annotazione Fig 127 Ricerca protocolli maschera sezione Mittente Una volta impostata le chiavi di ricerca nel caso l utente si accorgesse di aver commesso degli errori nell indicare alcune chiavi di ricerca potr selezionare il pulsante Pulisci Fig 128 h per riportare la maschera allo stato iniziale con i campi non valorizzati Viceversa dovr selezionare il pulsante Cerca Fig 128 i per avviare la ricerca secondo i criteri specificati b Dati protocollo b Dati documento b Destinatario b Titolario gt Annotazione Fig 128 Ricerca protocolli pulsanti Cerca e Pulisci 91 M
479. o Zanon Segretario generale Oggetto Adozione del Manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto Relatore il Consigliere Segretario Moreno TESO L articolo 97 della Costituzione stabilisce i principi di buon andamento e di imparzialit dell Amministrazione e la legge 7 Agosto 1990 n 241 Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi nonch la legge regionale 4 luglio 2005 n 7 Nuove disposizioni in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi statuiscono tra gli altri i principi di efficienza di efficacia e di economicit della gestione amministrativa Il decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n 445 Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al D P R n 428 1998 il decreto legislativo 7 marzo 2005 n 82 Codice dell amministrazione digitale e il decreto legislativo 22 gennaio 2004 n 42 Codice dei beni culturali e del paesaggio in ottemperanza al citato dettato costituzionale individuano le direttive per la riorganizzazione dell attivit di gestione documentale e degli archivi 1 4 In conseguenza di quanto sopra richiamato si rende opportuno disciplinare l organizzazione e la conservazio
480. o anche la motivazione del rifiuto nella casella di testo dedicata Fig 57 2 ed infine selezionando il tasto Respingi Fig 57 3 Il messaggio digitato nell apposito campo Messaggio in caso di rifiuto Fig 57 2 comparir nel campo Messaggio nella tabella riportante l elenco dei protocolli assegnati all ufficio In questo caso lo stato del protocollo passer da Sospeso a Rifiutato Data Da x Protocolli per Ufficio v Numero Anno Da N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Messaggio 20100000271 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione Emergenza dar di prova Prova d organizzazi Un elemento trovato 2 wessaggioincaso fl Fig 57 Respingi protocollo assegnato all ufficio respinta del protocollo selezionato La respinta del protocollo all assegnante comporter 45 la notifica di questa operazione nella Scrivania Virtuale dell assegnante la scomparsa del protocollo tra quelli visualizzati dall assegnatario dall elenco degli assegnati all ufficio e la comparsa nella lista dei ritornati dell assegnante l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento del numero degli assegnati all ufficio e sia nel Promemoria dell assegnante incremento del numero dei ritornati VITROCISET SPA ADS SPA Promemoria Manuale assegnatario di p
481. o corrispondente Risoluzione o altro 23 Pagina 24 di 73 Num II livello III IV Unit archivistica Descrizione Conservazione cronologico emittente richiedente deserrrinazione del numero dei messaggi autogestiti MAG calcolo sonne da rirrborsare alle emittenti controllo e monitoraggio segnalazioni violazioni e attivit istruttoria sulle violazioni 11883 Prowidenze alle emittenti Fascicolo per procedimento annuale alfabetico cronologico emittente richiedente Attivit istruttoria graduatorie finali 5 anni salvo ricorsi Illimitata 1189 Attivit delegate dall Autorit per le garanzie nelle comunicazioni Illimtata 1189 1 Conciliazione delle controversie tra gestori dei servizi ed utenti Fascicolo per procedimento annuale cronologico o alfabetico per richiedente Domanda di conciliazione ed allegati convocazione udienza verbale eventuale comunicazione eventuale documentazione istruttoria riepilogativi Prospetti 5 anni salvo ricorsi Illimtata 11892 Vigilanza in rrateria d tutela dei rrinori Fascicolo per procedimento annuale cronologico Segnalazione indagine verifica relazione al Garante e trasrrissione dela stessa eventuale docurrentazione istruttoria Prospetti riepilogatiM 5 anni salvo ricorsi IIlimitata la relazione Illimtata 1189 3 Esercizio del diritto di rettifica Fascico
482. o di competenza e Spedito il protocollo in uscita presenta un assegnatario per conoscenza oppure presenta un assegnaatrio per competenza che ha finito di lavorarlo e Ritornato l assegnatario rimanda il protocollo all assegnante ad esempio nel caso di un errata assegnazione e Chiuso la lavorazione del protocollo terminata e Chiuso con risposta la lavorazione del protocollo in ingresso terminata e la natura dello stesso implica che ne venga generato uno in uscita in risposta e Annullato il protocollo stato invalidato da un provvedimento VITROCISET SPA ADS SPA 97 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Nella tabella Tab 3 sottostante viene sintetizzato quanto suddetto Stato Tipologia protocollo Sospeso Tx Tg Associato a procedimento M Chiuso 7 Chiuso con risposta 29 X l 4 Legenda ammesso X non obbligatorio Tab 3 Registrazione stati possibili di un protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 98 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 PROMEMORIA Obiettivo lista delle attivit da svolgere di competenza dell utente Descrizione il Promemoria rappresenta uno strumento che presenta all utente un quadro operativo riguardante i flussi documentali che lo riguardano E paragonabile alla propria scrivania di lavoro La Scrivania Virtuale fornisce non solo un meccanismo di notifica relativamente ai protocolli
483. o il salvataggio del protocollo le note inserite potranno essere cambiate in fase di modifica cambiamenti apportati compariranno nello storico delle modifiche del protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Posizione 2 Fig 257 Tab Annotazioni dettaglio informazioni VITROCISET SPA ADS SPA 187 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 h TAB TITOLARIO Obiettivo classificazione del protocollo Descrizione L associazione del protocollo ad una voce del titolario mira a soddisfare le esigenze archivistiche Questa informazione obbligatoria nella registrazione di tutte le tre tipologie di protocollo I interno U uscita N interno Prima di indicare la voce di titolario da associare al protocollo l utente dovr necessariamente compilare le seguenti informazioni selezionando i tab corrispondenti e Mittente e Riceventi per i protocolli in ingresso e interni o Destinatari per i protocolli in uscita e Assegnatari Come illustrato di seguito Fig 258 dopo aver selezionato il tab Titolario Fig 258 1 l utente potr ricercare la voce di classificazione desiderata selezionando il pulsante Ricerca Fig 258 2 Mittente Riceventi 1 Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni 1 Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Titolario seleziona
484. o in cui l utente assegnatario di un protocollo decidesse di accettarlo vedr decrementarsi il numero indicante i protocolli assegnati all utente ed incrementarsi il contatore di quelli presi in carico e unlink con l etichetta Visualizza che consente di visualizzare e successivamente effettuare delle operazioni sul protocollo selezionato Ovviamente ci possibile soltanto quando il relativo contatore diverso da zero Le categorie di protocolli visualizzate nel Promemoria corrispondono agli stati che un documento pu assumere a valle dell attivit di protocollazione svolta dall Ufficio Protocollo e che si distinguono in e Assegnati all ufficio e Assegnati all utente e Presiin Carico e Ritornati e Chiusi e Chiusi con risposta questa funzione riservata esclusivamente ai componenti dell Ufficio Centrale di Protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 41 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo 4 3 1 ASSEGNATI ALL UFFICIO Obiettivo segnalazione relativa all assegnazione di un protocollo ad una UO Descrizione con questo tipo di assegnazione il protocollo potr essere trattato dal Responsabile dell ufficio ed eventualmente dai delegati ad operare che egli stesso ha nominato Finch qualcuno non lo prender in carico lo stato del protocollo sar Sospeso A titolo esemplificativo si consideri un componente di un ufficio normale Dopo la registrazione da parte del protocollatore Ufficio Centrale di P
485. o la tabella si trova un menu di navigazione che permetter di navigare nella lista dei vari protocolli presentati a gruppi di 10 elementi per pagina e iquattro pulsanti Fig 53 c Accetta Respingi con una casella di testo dedicata Accetta e riassegna e Indietro per tornare alla schermata precedente VITROCISET SPA ADS SPA 43 Promemoria an Manuale assegnatario di protocollo 4 3 1 1 ACCETTA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo presa in carico del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 54 l utente dovr indicare il protocollo di cui intende iniziare la lavorazione spuntando la checkbox corrispondente Fig 54 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta Fig 54 2 E possibile selezionare pi di un protocollo per volta ed accettarli tutti contemporaneamente L accettazione del protocollo far mutare lo stato del documento da Sospeso a Lavorazione Data Da x TT Protocolli per Ufficio v Numero Anno Da I N protocollo Data di registrazione Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Messaggio a 20100000271 14 07 2010 Registro protocollo CRV Organizzazione CRV Organizzazione 1 Emergenza di prova Prova 8 organizzazi Un elemento trovato Messaggio in caso di rifiuto Fig 54 Accetta protocollo assegnato all ufficio presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico
486. o ricevente e No assegnatario per conoscenza gli assegnatari per conoscenza per uno specifico protocollo sono destinatari del documento da cui non sono attese azioni ma che restano a conoscenza dell evoluzione del protocollo In questo caso l assegnatario potr accedere al documento in sola lettura effettuando una ricerca mirata A differenza di quanto accade per i protocolli assegnati in competenza il protocollo non visibile all interno della sezione Presi in VITROCISET SPA ADS SPA 72 Macro area Protocollo Manuale assegnatario di protocollo carico presente nel Promemoria Quando viene selezionato il tab Assegnatari il sistema inserisce automaticamente nell elenco degli assegnatari in conoscenza l ufficio specificato dall utente al momento dell accesso all applicazione Anche in questo caso a destra dell etichetta Assegnatari compare un numero tra parentesi ad indicare a quanti soggetti stato assegnato il protocollo Allegati In questo tab l utente pu visualizzare gli allegati interni del protocollo di cui si stanno visualizzando i dettagli Nella figura seguente Fig 98 si riporta un esempio di protocollo a cui sono stati allegati due documenti Mittente Riceventi 1 Assegnatari 2 Allegati 2 Titolario Fas 1 P ediment Differiment Nome file Tipo documento Descrizione Numero Pagine Albo fornitore allegato 2 Fig 98 Visualizzazione tab allegati Per ogni documento viene ripor
487. o stato del protocollo sar Sospeso A titolo esemplificativo si consideri un componente di un ufficio normale Dopo la registrazione da parte del protocollatore Ufficio Centrale di Protocollo il protocollo viene assegnato all ufficio o all utente Ipotizzando la situazione iniziale nel proprio Promemoria descritta di seguito Fig 127 l assegnatario vedr incrementarsi il contatore associato alla voce Assegnati all ufficio Fig 128 PROMEMORIA Assegnati all ufficio ns a Assegnati all utente Presi in carico Visualizza Ritornati Chiusi visualizza Chiusi con risposta Visualizza Fig 127 Assegnati all ufficio prima dell assegnazione all ufficio PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 2 isualizza Ritornati Chiusi 6 isualizza Chiusi con risposta Fig 128 Assegnati all ufficio segnalazione dell assegnazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 129 che presenter l elenco dei protocolli assegnati all ufficio composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 129 a e una tabella riportante i documenti assegnati all ufficio in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 129 b
488. ocumenti da archivio maschera Nell immagine seguente Fig 184 viene riportato un esempio di ricerca risultati sono visualizzabili in una tabella organizzata nelle seguenti colonne Data inserimento Stato Tipo Mittente Oggetto Documento principale Allegati e Indicazioni per protocollatore Tramite la selezione del radio button evidenziato nella seguente figura Fig 184 1 e i pulsanti Fig 184 6 e 7 possibile rispettivamente protocollarlo e rifiutarlo Si osservi che nel caso si intenda rifiutare o protocollare un documento l operazione sar possibile solo qualora sotto la voce Stato appaia la dicitura Da Protocollare Sempre per il rifiuto possibile porre una nota nel campo Fig 184 5 per comunicare il motivo del rifiuto Per ogni elemento della tabella disponibile un collegamento ipertestuale al documento principale Fig 184 2 per mezzo del quale sar possibile visualizzare ed eventualmente scaricare il documento Invece tramite la selezione dell icona posizionata sotto alla colonna Indicazioni per protocollatore Fig 184 4 possibile visualizzare un pop up con una nota per i protocollatori VITROCISET SPA ADS SPA 145 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Data ins Tipo Ogg Doc princ Allegati Indic per prot 09 08 1 Protocollato Interno OPOD3 Test oggetto 9 bignamil 010 2010 Protocollato Uscita OPOD1 lentinig Test oggetto 2
489. oggettario digitando prima una descrizione della voce nell apposito campo Fig 83 1 e poi selezionando il tasto Aggiungi Fig 83 2 Le voci dell elenco vengono riportate in una tabella ed ognuna di esse viene individuata da un numero sequenziale e la descrizione dell oggetto inserita VITROCISET SPA ADS SPA 67 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Aggiungi un oggetto alla lista 2 N Descrizione 0 Prova protocollo in ingresso 1 Convocazione del 19 luglio Fig 83 Oggettario aggiunta di una voce Per effettuare la rimozione di uno o pi elementi dall oggettario Fig 84 l utente dovr indicarlo i selezionando la checkbox corrispondente i Fig 84 3 e poi confermarne l eliminazione tramite il pulsante Elimina oggetti selezionati Fig 84 4 N Descrizione 0 Prova protocollo in ingresso 3 1 Convocazione del 19 luglio A ial Fig 84 Oggettario rimozione di una voce VITROCISET SPA ADS SPA 68 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 7 TIPI DOCUMENTI Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo creazione modifica o eliminazione di una tipologia di documento Descrizione il tipo di documento rappresenta ci che ricevuto dall organizzazione tramite il mezzo di spedizione E obbligatorio indicare tale campo in fase di registrazione dei documenti siano essi in ingresso in uscita o interno Data la variet di tipologie d
490. ogrammazione Illirritata programmazione corsi procedimento annuale cronologico pianificazione relazione delle attivit svolte Rilevazione dei bisogni fomativi docunrenti 5 anni preparatori eventuali protocolli di intesa con altri enti documento di sintesi finale copia atto di approvazione Convenzioni a 40 gt SP uec KS Es Giudice popolare consigliere comunale o provinciale membro di seggio elettorale 58 Pagina 59 di 73 Num II livello III IV Unit archivistica Descrizione Conservazione Fascicolo per procedimento durata del procedimento alfabetico ente convenzionato Registro e o DByyannuale aonologico carattere generale Albo dei forrratori interni Illimtata 4 10 2 Partecipazione a corsi e convegni interni Fascicolo per procedimento annuale o durata del procedimento cronologico o alfabetico corso Compresi quelli sula sicurezza Indagine di mercato offerte e preventivi bando di docenza gli intem proposte accettazione rifiuto di docenza Iter per l assegnazione dell incarico di docenza intema l atto originale di incarico in 4 4 3 Organizzazione del corso calendario elenco dei partecipanti fogli fime richieste rinunce e variazioni nella partecipazione scheda di valutazione eventuali test di valutazione finale La parte economica parcelle notule ecc va classificata in 5 5 2 Programma e
491. ollo Anagrafica Protocollo Anagrafica Cerca persona fisica Protocollo Anagrafica Nuova persona fisica Protocollo Anagrafica Cerca persona giuridica 38 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 39 I Iv Iv I r F E r E F E Report Protocollo Protocolli registrati in emergenza Report Protocollo Protocolli da scartare Report Protocollo Verifica impronte Report Protocollo Elenco fascicoli Report Protocollo Elenco procedimenti Report Utilit Report Utilit Stampa organigramma Report Utilit Stampa anagrafica Report Utilit Stampa titolario Ricerche Ricerche Protocolli Ricerche Fascicoli Ricerche Procedimenti i Fig 46 Utenti percorsi delle abilitazioni dell utente selezionato Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 1 1 5 RUOLI Funzione assegnata al ruolo supervisore Obiettivo autorizzazione revoca all uso di determinate funzionalit per i ruoli esistenti e o definizione di un nuovo ruolo Descrizione consente la definizione o la modifica di un ruolo selezionando le funzioni dell applicazione associate al ruolo stesso Affinch i ruoli definiti all interno dell applicazione Gestione Protocollo risultino effettivamente attivi ed attribuibili sar necessaria un operazione di sincronizzazione con lo IAM ruoli previsti dal sistema sono i seguenti e Supervisore SUP l utente che ricopre questo ruolo
492. olo per attivit per Copia di norrina Illirritata legislatura cronologico delibera CR e dirrissioni 1 5 4 Conwvocazioneyo d g Fascicolo per procedirrento per Convocazioni A fine Legislatura legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta 15 5 Verbali Fascicolo per attivit per Verbali trascrizioni Illimitata legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta lettere di trasrrissione A fine legislatura 16 Presidente del Consiglio regionale 1 6 1 Elezione Fascicolo per attivit per Copia delibera CR A fine legislatura legislatura cronologico 162 Conferenza dei Presidenti delle Comispondenza llirritata Asserrblee e delle Province autonone 16 3 Decreti Fascicolo per Decreto nota di Illimitata procedirrentoyannuale nurrerico trasrrissione 17 Ufficio di Presidenza L7 1 Elezione Fascicolo per attivit per Copia delibera CR Illimitata legislatura cronologico 1 7 2 Convocazioni o d g Fascicolo per procedimento per Convocazioni A fine legislatura Per le attivit istruttorie sui consiglieri utilizzare le voci di 1 3 Consiglieri regionali 10 Pagina 11 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione legislatura cronologico e nurrerico nurrero seduta 17 3 Verbali Fascicolo per attivit per Verbali rreteriali Illirritata legislatura cronologico e nurrerico nurrero supporto seduta lettera trasrrissione A
493. on considerata attendibile N ey 5e wv non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono Fig 414 Protocolli differiti finestra per il download del file VITROCISET SPA ADS SPA 295 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 415 riportando in alto a destra il registro correntemente in uso Fig 415 a l intervallo temporale Fig 415 b e l UO Fig 415 c precedentemente specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 415 d indicando le informazioni relative ai protocolli differiti riportandone per ognuno l identificativo numerico la tipologia la data di registrazione l oggetto il motivo del differimento il protcollatore e lo stato del protocollo M modificato oppure A annullato CRVpro Gestione Protocollo informatico 20100000118 150072010 14 20100000114 18092010 15 6 2070000210 123993010 1124 20100000004 13292010 1233 20100000029 01202010 1811 Prove doc sacte ae monete y Prove doc i silla fa CPrimanto Prova lab Annotazioni Anomale Ermerpente Diermen Prina none amermento Protocolli differiti b anizzativa CRV CRV 02001 Prova G ero e S CABeIBLE CIAZENTIN OPCO Prova Grezo e S CAB I LE PIAZENTIN Prova direzione ZAUBON 02001 P
494. on la compilazione della sezione Fig 197 2 dove sar necessario indicare almeno il campo obbligatorio Denominazione del mittente L inserimento delle altre informazioni anche se facoltative migliorano la descrizione della persona giuridica specificandone alcuni dati toponomastici e gli estremi della casella di posta elettronica convenzionale e o certificata PEC E possibile salvare in rubrica le informazioni riguardanti il mittente indicato selezionando l apposita checkbox Fig 197 a1 in modo da recuperarle successivamente per una nuova registrazione a tal proposito si veda l esempio seguente Soltanto dopo la compilazione degli altri tab obbligatori l utente potr registrare il protocollo tramite la selezione del tasto Registra Fig 197 3 VITROCISET SPA ADS SPA 153 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Tipo PersonaFisica f Persona Giuridics Multimittente Anomalie al Aggiungi persona giuridica in rubrica O Denominazione Indirizzo Cap Localit Provincia Email Aziendale PEC Fig 197 Mittente Persona giuridica maschera iniziale Esempio Fig 198 si supponga che l utente in fase di registrazione abbia gi e selezionato la tipologia di mittente Fig 198 1 e spuntato la checkbox Fig 198 a1 e quindi segnalato al sistema di
495. onando la voce Delegati come illustrato di seguito Fig 27 LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto STRUMENTI tocoll wninist Informazioni ORGANIZZAZIONE Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ATALOGHI GESTIONE UFFICIO Ruoli SUP PROT ASS Fig 27 Delegati accesso alla funzione Il Responsabile di una UO ha la facolt di nominare i delegati scegliendo tra due tipologie di designazione e delega ad operare solo per la durata temporanea della delega operativa l utente avr la possibilit di consultare prendere in carico respingere e riassegnare ad altre UO o a quelle sottostanti alla propria i protocolli assegnati all ufficio Il Responsabile continuer comunque ad avere visibilit su tale documento anche se l ha preso in carico il delegato ad operare e delega in lettura per la finestra temporale in cui viene delegato l utente designato erediter la visibilit del Responsabile sui protocolli assegnati all ufficio per competenza potendo consultare tutti i documenti dell UO e di quelle sottostanti Per individuarli l utente delegato alla lettura dovr servirsi della macro area Ricerche o controllare la propria Scrivania Virtuale dato gli eventuali documenti assegnati all ufficio per conoscenza non compariranno nel suo Promemoria Come illustrato nella figura seguente
496. one dei documenti rientra nella politica per la qualit del Consiglio regionale del Veneto approvata dall alta direzione nell ambito del processo di certificazione ISO 9001 2000 completato nel mese di febbraio 2004 sia perch riprende e completa le istruzioni relative alla gestione e archiviazione dei documenti riportate nelle procedure del sistema per la qualit SGQ e sia perch la razionalizzazione e la dematerializzazione della produzione documentaria sono due obiettivi fondamentali della pubblica amministrazione comuni a tutte le iniziative di e government e procurement e democracy Di conseguenza la volont e l impegno per il miglioramento continuo dell efficienza dell efficacia e dell economicit dell azione amministrativa dichiarati dall alta direzione del Consiglio regionale del Veneto in occasione della certificazione ISO 9001 2008 si intendono rivolti anche alla gestione dei documenti e archivio dell ente 3 Normativa di riferimento x Il presente manuale di gestione dei documenti stato elaborato facendo riferimento al complesso di norme e regolamenti riportato nell allegato n 10 4 Definizioni Ai fini del presente manuale per si intende Amministrazione il Consiglio regionale del Veneto Archivio il complesso di documenti ricevuti o prodotti dall Amministrazione nell esercizio delle sue funzioni Archivio corrente la parte di documentazione relativa alle pratiche in corso di trat
497. oramica sul flusso di lavorazione dei documenti protocollati Descrizione lavorare un protocollo significa eseguire le azioni di propria competenza in funzione di quel documento Una volta che un documento stato protocollato dall Ufficio Centrale di Protocollo risulta assegnato all ufficio o all utente e l utente pu scegliere tra le seguenti opzioni illustrate graficamente nella figura Fig 47 e Accetta Lavora gt Chiudi prenderlo in carico tramite il tasto Accetta e una volta che ne ha completato la lavorazione chiuderlo e Respingi nel caso in cui il protocollo non sia di sua competenza rispedirlo all assegnante tramite il tasto Respingi e gt Lavora gt Riassegna prenderlo in carico eventualmente lavorandone una parte e smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione Questa operazione viene realizzata tramite il tasto Accetta e riassegna e Accetta gt Riassegna nel caso in cui un Responsabile di un ufficio decida di riassegnare uno o pi protocolli ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO act Modello Logico e Documento protocollato Accetta e Riassegna Assegnazione Accetta e Riassegna Assegnato all Ufficio Accetta e Riassegna Assegnato all utente Accetta Respingi Riassegna Accetta Respingi Riassegna Riassegna Preso in carico Ritornato Rifiuta In risposta In lavorazion
498. ore le disposizioni contenute nelle procedure del sistema di gestione per la qualit ISO 9001 2008 relativamente alla registrazione nel protocollo generale delle diverse tipologie documentarie ricevute o prodotte dagli organi e dalle strutture dell Amministrazione Articolo 10 Registrazione dei documenti nel protocollo generale 1 La registrazione dei documenti nel protocollo generale assicurata dal Servizio con l ausilio delle funzionalit del Sistema 2 Le registrazioni di protocollo generale sono eseguite in un unica operazione senza possibilit per l operatore di inserire le informazioni fondamentali data e numero di protocollo oggetto generalit del mittente e o destinatario in pi fasi successive 2 Ciascuna registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori I dati obbligatori sono a datae numero di protocollo b mittente o destinatario C oggetto d data e numero di protocollo del mittente ove disponibili e indice di classificazione Sono opzionali o accessori i seguenti dati 15 f numero e descrizione degli allegati g data di arrivo per i documenti in entrata h luogo di provenienza o di destinazione 1 estremi dell autorizzazione al differimento dei termini di registrazione l mezzo di ricezione o di spedizione m unit organizzativa cui il documento assegnato per competenza n unit organuizzative alle quali il documento assegnato per conosce
499. orm modulo scheda da compilare per H insedmente dei dati interfaccia di un applicazione che consente all utente di inviare uno o pi dati liberamente inseriti dallo stesso Nella maggior parte dei casi il termine riferito a form contenute in una pagina web ad esempio le caselle di testo e i menu a tendina di una pagina di registrazione costituiscono un form AOO Area Organizzativa Omogenea PDF Portable Document Format Formato per la condivisione di VITROCISET SPA ADS SPA 6 Manuale Protocollo Introduzione documenti Excel Microsoft Excel Formato utilizzato per la produzione e la gestione dei fogli elettronici DOCX Microsoft Word Formato utilizzato per la produzione e la gestione dl documenti elettronici Rappresenta l impronta del documento informatico GPU Gestione Protocollo Uffici Autorit di Certificazione HTML HyperText Markup Language Formato utilizzato per la produzione e la visualizzazione di pagine web Computer attraverso il quale possibile L host tipicamente la macchina server comunicare con altre macchine alla quale ci si collega per prelevare file ma pu anche essere la propria stazione di lavoro se questa costituisce parte integrante della rete e dispone di un proprio indirizzo fisso Solo due tipi di macchine possono collegarsi direttamente a Internet gli hoste i router tutti gli altri sistemi possono accedervi attraverso l intermediazione di questi due Identity and
500. ornamento Organizzazione di corsi e partecipazione del personale dipendente a corsi interni o organizzati all esterno dell amministrazione 4 10 1 Organizzazione corsi Organizzazione e programmazione 410 2 Partecipazione a corsi e convegni interni 4 10 3 Partecipazione a corsi e convegni esterni 4 11 Attivit ispettiva disciplinare conciliazione e contenzioso Controllo sull applicazione delle norme sul personale e delle norme relative al codice comportamentale procedimenti disciplinari e ricorsi 4 11 1 Procedimenti disciplinari 4 11 2 Ricorsi 4 12 Valutazione del personale Sistema di valutazione del personale e sua applicazione comprese le attivit del nucleo di valutazione 4 12 1 Nucleo di valutazione 4 12 2 Sistema di valutazione e sua applicazione 4 13 Servizi al personale Servizi a favore del personale dipendente soggiorni estivi ed invernali borse di studio rapporti con il CRAL fondo si solidariet convenzioni con enti ed istituti per benefit vari ecc Assistenza fiscale 4 14 Personale con contratti atipici Lavoratori interinali a progetto ex Co co co stage formativi per studenti piani di inserimento professionale ecc esclusa la parte economica notule ecc E escluso il personale assunto a tempo determinato personale dipendente 4 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela
501. ortandone anche gli assegnatari precedentemente indicati Fig 151 a A questo punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 151 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta VITROCISET SPA ADS SPA 118 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 151 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 1 Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Tipo Documento Albo fornitori Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data diricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 ts 02 01 05 IX Legislatura Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 151 Presi in carico pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 VITROCISET SPA ADS SPA 119 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 3 4 CHIUDI Obiettivo fine della lavorazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella seguente figura Fig 152 l utente dovr indicare il protoco
502. orter i risultati compatibili alla digitazione mpetente ot ips sj 2b 2c a _0P0D1 Prova direzione t EE Cerca E Fig 368 Ricerca procedimenti selezione UO Di seguito Fig 369 visibile un esempio di risultati della ricerca presentati in forma tabellare in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi o oggetto Fig 369 1 breve sunto dell argomento trattato dal procedimento Selezionando questo campo l utente in base alle politiche di accesso vigenti potr accedere ai dettagli del procedimento data avvio riporta la data in cui stato avviato ufficio qui indicata l UO competente o titolario voce di classificazione del procedimento o tipo tipologia di procedimento procedimento riporta l identificativo numerico del procedimento VITROCISET SPA ADS SPA 265 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Data Avvio Ufficio Titolario N Procedimentc Tipo 05 10 2010 Prova direzione TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA PROCEDIMENTO 20100000031 3 mod4 ISTITUZIONALI 2 Elezioni Ricorsi ANNUALE 29 09 2010 Unit operativa TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA Acquisto beni e 20100000030 nuovo sistema ISTITUZIONALV1 5 Giunta delle servizi informativo elezioni Verbali 29 09 2010 Prova direzione TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA 20100000028 3 mod4 ISTITUZIONALIM 2 Elezioni Ricorsi 29 09 2010 Prova direzione TITOLO 1 ORGANISMI E ATTI
503. ote Email es Fig 225 Destinatario Persona Giuridica aggiungi persona giuridica Dopo tale azione il sistema descriver tramite una tabella Fig 226 le informazioni relative al destinatario inserito Se l utente volesse salvare i dati della persona giuridica nella rubrica anagrafica dovr selezionare la checkbox corrispondente Fig 226 a Per ci che concerne la cancellazione l utente dovr prima selezionare la checkbox corrispondente al destinatario da eliminare Fig 226 1 e poi il pulsante Rimuovi Fig 226 2 E possibile la selezione e rimozione multipla 1 Titolo Tipo Nominativo Indirizzo Cap Localit Provincia Email Mezzo di spedizione Data spedizione mE A CRV CORRIERE 06 10 2010 Fig 226 Destinatario Aoo rimozione Nella colonna Tipo riportata la tipologia di destinatario VITROCISET SPA ADS SPA 169 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 5 TAB RICEVENTI Obiettivo indicazione di uno o pi riceventi del documento protocollato Descrizione questa informazione obbligatoria nella registrazione dei protocolli in ingresso e di quelli interni Come illustrato nella seguente figura Fig 227 dopo aver selezionato il tab Riceventi Fig 227 a l utente potr indicare uffici e o la persone Fig 227 b interna all AOO CRV che ha ricevuto fisicamente il documento Nel caso in cui quella persona non faccia pi parte dell org
504. otocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI REPORT Informazioni PROTOCOLLO Aren Organirzativa Omagenaa CRV AGO Coneglio Regionale del Veneto UC OPODO Prora direzione 3 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 260 2010 Rusi SUP PROT ASS AUN Registi protocollo Registro protocolli modificati gt Registro protocolli annullati gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canca gt Protocolli chius gt Protocolli differiti Protocolli can anomalie Protocolil registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 406 Protocolli spediti accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 407 in cui l utente potr decidere opzionalmente se filtrare i risultati prodotti dal report scegliendo il mezzo di spedizione tra le voci proposte dal menu Fig 407 1 Dovr poi indicare obbligatoriamente gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 407 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 407 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo Fig 407 4a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 407 5 wezzo dispeszione 1 D Data Registrazione Da 20 30 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 4b 5 4a Fig 407 Protocolli s
505. parire la schermata principale allo stato iniziale come nella maschera sopra Fig 336 Nell immagine successiva Fig 338 visibile una tabella riportante i risultati della ricerca dei fascicoli in evidenza Ogni elemento viene descritto dall identificativo numerico del fascicolo la data in cui stato posto in evidenza l ufficio referente e l oggetto del fascicolo Ricerca evidenze e Fascicoli Procedimenti Data evidenzaDa 07 10 2009 TES A 07 10 2010 UO competente OPOD3 Prova direzione 3 mod4 Titolario Nessuna voce selezionata Evidenze Fascicoli Fascicolo Data evidenza Ufficio Oggetto fascicolo 2010000032 27 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 mod4 fascicolo prova test 2010000039 28 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 mod4 prova 2 2010000044 06 10 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 mod4 IRI N 00001 2010000049 30 09 2010 CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 mod4 Fatture telefoniche 4 elementi trovati Fig 338 Evidenze esempio risultati fascicoli Nella seguente immagine Fig 339 invece visibile un esempio dei risultati della ricerca dei procedimenti in evidenza Nella tabella ogni elemento viene descritto dall identificativo numerico del procedimento la data in cui stato posto in evidenza l ufficio referente e l oggetto del procedimento
506. pediti selezione obbligatoria dell intervallo temporale e selezione UO VITROCISET SPA ADS SPA 291 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 408 6 e poi il formato del report Fig 408 7 Mezzo di spedizione POSTA ORDINARIA Data Registrazione Da 01 09 2010 Emi A 05 10 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 CRV a Selezionare il formato del report Fig 408 Protocolli spediti selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 409 8 o salvarlo Fig 409 9 Download del file Aprire o salvare il file Eg Mome protocollispediti PDF Mie Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile x non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono Fig 409 Protocolli spediti finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 410 riportando in alto a destra la localizzazione nella struttura organizzativa dell UO Fig 410 a precedentemente specificata dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 410 b indicando l identificativo numerico d
507. perazioni sui procedimenti associati al fascicolo Fig 135 Protoco Document Protocolli e Documenti Procedimenti Numero Oggetto Un elemento trovato Fig 135 Ricerca fascicoli azioni eseguibili dalla pagina di dettaglio di un fascicolo dal tab Procedimenti 96 VITROCISET SPA ADS SPA Macro area Ricerche AT Manuale assegnatario di protocollo La terza sezione Fig 136 presenta a sua volta una serie di operazioni da eseguire direttamente rari oca Fig 136 Ricerca fascicoli azioni eseguibili dalla pagina di dettaglio direttamente sul fascicolo Modifica In seguito alla selezione del tasto Modifica Fig 136 1 il sistema caricher una schermata Fig 137 dove l utente potr apportare le modifiche desiderate Progressivo OPOD 2 Prova direzione 2 2 1 5 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIM S Giunta delle elezioni Composizione Anno 2010 Trattato de CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO 00 Ordnano 7 Posizione Trattazione Data creazione 07 10 2010 Data scarico Data cari Data evidenza Data ultimo 07 10 2010 movimento Edificio Palazzo Fig 137 Ricerca fascicoli modifica schermata principale VITROCISET SPA ADS SPA 97 Macro area Ricerche AT Manuale assegnatario di protocollo La conclusione dell operazione di modifica avviene selezionando il pulsante Salva Fig 137 a In alterna
508. port Ricerche Informazioni hora Cirganirzativa Omagenes CRV ADO Consiglio Regionsie del Veneto UC OPODO Prova direzione 3 Registro Registro UMiciale Ultima Registrazione 260 2010 Rusie SUP PROT ASS AUM o Ricerca Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI PROTOCOLLO E Registro protocollo Registro protocolli modificat gt Registro protocolli annullati gt Protocolli a segnali Protocolli presi in canco gt Protocolli chius gt Protocolli podus gt Protocolli differiti Protocolli con anomalie Protocolli registrati in emergenza UTILIT Fig 426 Verifica impronte accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 427 in cui l utente potr decidere quale tipologia di ricerca effettuare selezionando il relativo menu Fig 427 1 Tipo ricerca Ricerca per data Ricerca per anno numero Fig 427 Verifica impronte selezione tipo di ricerca 303 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Nel caso l opzione scelta sia quella per data l utente avvalendosi dei tasti Calendario Fig 428 2 e 3 dovr indicare la finestra temporale da considerare per la verifica tenendo presente che la sua ampiezza non potr superare i 31 giorni A questo punto potr scegliere se visualizzare i risultati delle verifiche su tutti i protocolli o soltanto quelli che presentano delle impronte diverse selezionando le
509. porti e attivita istituzionali c2 Fig 311 Nuova lista di assegnazione prima di salvare la lista possibile modificare il tipo di assegnazione Per rimuovere degli assegnatari dall elenco l utente dovr prima indicarli spuntando la corrispondente checkbox Fig 312 d1 poi selezionando il pulsante Rimuovi Fig 312 d2 ed inifine Salva Fig 312 s campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente UAI Ufficio atti istituzionali Utente be Unit Organizzativa Utente Competente d 10 Ufficio atti istituzionali Lj Direzione regionale rapporti e attivita istituzionali E a2 5 Fig 312 Nuova lista di assegnazione rimozione VITROCISET SPA ADS SPA 222 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 3 FASCICOLI Obiettivo creazione di un nuovo fascicolo Descrizione Con il termine fascicolo si intende un aggregato di documenti protocollati e non protocollati logicamente legati ad una tematica comune La creazione di un fascicolo pu essere dovuta all avvio di un procedimento o alla necessit di aggregare documenti e protocolli tale operazione pu essere eseguita soltanto da soggetti appartenenti all Ufficio Centrale di Protocollo L operazione di fascicolazione di un documento protocollato o meno non risulta essere obbligatoria Un documento protocollato o meno pu essere inserito contemporaneamente su pi fascicoli L acce
510. pu risultare utile quando e un assegnatario che abbia preso in carico il protocollo eventualmente lavoratane una parte decidesse poi di smistarlo a qualche altro soggetto affinch ne continui la lavorazione e un Responsabile di un ufficio o un suo delegato ad operare decida di riassegnare il protocollo ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO Documenti presi in carico Data Da E 7 Stato inLavorazbne Numero Anno Da EET N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Data scarico DOC Fascicoli 1 20100000077 06 09 2010 Prova Prova protocolo in CRV Organizzazione REND direzio uscta d N 00021 Un elemento trovato Messaggio in caso di rifiuto Fig 150 Riassegna riassegnazione del protocollo selezionato L operazione di riassegnazione comporter e la notifica dell assegnazione nella Scrivania Virtuale del nuovo assegnatario e una volta riassegnato comparir nell elenco di quelli assegnati all ufficiolutente del nuovo assegnatario e scomparir da quelli presi in carico dell utente che ha effettuato la riassegnazione e l aggiornamento dei contatori sia nel Promemoria dell utente che ha effettuato l operazione decremento dei presi in carico e sia nel Promemoria del nuovo assegnatario incremento del numero dei protocolli assegnati all ufficio utente Dopo la selezione del tasto Riassegna il sistema presenter un riepilogo dei dati del protocollo Fig 151 rip
511. punto l utente dovr avvalersi dei pulsanti Fig 135 1 per navigare nella struttura organizzativa dell AOO come illustrato nel tab Assegnatari e poter individuare i nuovi assegnatari Una volta definite le nuove entit assegnatarie dovr selezionare il tasto Riassegna Fig 135 2 per confermare le scelte effettuate Finch almeno uno dei nuovi assegnatari non lo prender in carico lo stato del protocollo risulter Sospeso Protocollo N Protocollo 220 2010 Data Registrazione 28 09 2010 Tipo 1 Stato Lavorazione Protocollatore Prova direzione 1 BIGNAMI LORENA Documento Mezzo di trasmissione CONSEGNA A MANO Riservato 7 Tipo Documento Albo fornitori v Data del documento 28 09 2010 Estremi documento Data di ricezione 28 09 2010 Ore 10 Minuti 00 Oggetto ts 02 01 05 Legislatura IX Legislatura N allegati interni 0 OPOD1 Prova direzione 1 Seleziona altra UO v Cerca Assegnatari correnti Unit Organizzativa Utente Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 135 Accetta e Riassegna Protocollo Assegnato all Ufficio pulsanti per la selezione delle nuove entit assegnatarie 1 VITROCISET SPA ADS SPA 107 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 3 2 ASSEGNATI ALL UTENTE Obiettivo segnalazione relativa all assegnazione di un protocollo all utente Descrizione il protocollo viene assegnato direttamente ad una persona in
512. quattro cifre indicano l anno in cui il documento viene prodotto e le restanti sette specificano il numero di protocollo La numerazione rinnovata ad ogni anno solare Nel caso in cui l identificativo numerico non necessiti di tutte le sette cifre disponibili le posizioni inutilizzate saranno riempite con degli zeri Ad esempio il protocollo numero 204 prodotto nell anno 2010 sar indicato come 20100000204 e Data e ora di registrazione campi assegnati automaticamente dal sistema e registrati in forma non modificabile e Tipo denota la tipologia del protocollo se in uscita U in entrata 1 o interno N e Stato indica lo stato di lavorazione in cui si trova il protocollo e Protocollatore identifica l ufficio e o l utente autore della registrazione del protocollo N Protocollo 303 Data Registrazione 12 07 2010 14 49 1 Stato Sospeso Protocollatore Prova direzione 3 Fig 124 Registrazione riepilogo di un protocollo Gli Stati di Lavorazione di un protocollo Nell arco del suo iter ed in relazione alla sua tipologia un protocollo attraversa vari stati di lavorazione e Sospeso stato assegnato ma non ancora stato preso in carico da un entit assegnaatria e Lavorazione in corso la sua trattazione da parte dell assegnatario per competenza e Associato a procedimento il protocollo collegato ad un procedimento e Non spedito il protocollo in uscita presenta un assegnatari
513. r ad avere visibilit su tale documento anche se l ha preso in carico il delegato ad operare e delega in lettura in tal caso l incaricato potr solamente prendere visione del protocollo tramite una ricerca mirata servendosi della sezione Ricerche Come illustrato nella figura seguente Fig 105 nel caso in cui non vi siano delegati attivi sar possibile designarli selezionando il pulsante Utenti delegabili Attenzione Non ci sono delegati attivi nell ufficio corrente Aggiungi gli utenti delegabili Fig 105 Delegati designazione delegati Dopo la selezione di tale tasto verr presentata una tabella Fig 106 nella quale sar sufficiente selezionare la checkbox corrispondente all utente da delegare La tabella composta da tante righe quanti sono gli utenti delegabili ognuno descritto da Cognome e Nome Il tasto Indietro VITROCISET SPA ADS SPA 80 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Fig 106 1 riporter alla maschera precedente Fig 105 Cognome Nome AGOSTA GIULIANO LENTINI GIUSEPPE POMPA MIMMO ZAMBON NICOLA 4 elementi trovati Fig 106 Delegati elenco utenti delegabili A questo punto dopo aver scelto uno o pi utenti da tale elenco Fig 107 2 baster selezionare il pulsante Delega selezionati Fig 107 3 3 LL Cognome Nome AGOSTA GIULIANO LENTINI GIUSEPPE POMPA MIMMO IT ZAMBON NICOLA 4 elementi trovati Fig
514. r selezionare prima l opzione Multimittente Fig 203 1 e poi scegliere se inserire una persona giuridica Fig 203 2 o fisica Fig 203 3 compilare le relative informazioni Fig 203 4 ed infine confermare i dati inseriti selezionando il tasto Aggiungi Fig 203 5 Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Tipo Persona Fisica Persona Giuridica e Multimittente Tipo multimittente B Persona giuridica Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia EMail Fig 203 Multimittente maschera iniziale Per velocizzare la compilazione della sezione Fig 203 4 possibile recuperare le informazioni dalla rubrica se precedentemente salvate selezionando il tasto Cerca Mittente L unico campo obbligatorio per l indicazione del mittente Cognome per quanto riguarda le persone giuridiche mentre invece il campo Denominazione per le persone giuridiche L inserimento delle altre informazioni anche se facoltative migliorano la descrizione della persona fisica giuridica specificandone alcuni dati anagrafici e gli estremi della casella di posta elettronica aziendale personale e o certificata PEC Dopo aver inserito tutti i mittenti desiderati questi compariranno all interno di una tabella come mostrato nella seguente figura Fig 204 Nome Cognome Indirizzo Cap Localit Provincia Email PEC
515. r miglorare le quotidiane D densus FEMME E m de subito dispanbie f men strument fi gt Documentais Serwarsa virtaaio quale acosdere si rna Per x abre foszionalt ascom SITO SWAP accessiste intranes Fig 6 Accesso al servizio Homepage del portale accesso alla sezione Gestione Protocollo Nel caso in cui l utente afferisca a pi Unit Organizzative ed in ognuna di queste sia abilitato all accesso all applicativo Gestione Protocollo dopo aver selezionato il link Gestione Protocollo Fig 6 comparir la seguente finestra Fig 7 che consentir all utente la selezione dell ufficio con il quuale accedere all applicativo VITROCISET SPA ADS SPA 12 Funzionalit Principali Manuale Protocollo estione protocollo Consiglia regionale del Veneto Windows Internet Fxplorer Ge BEN eA Fia Modica Webs Preferti Anmenti gt RIO REGIONALE DEL VENETO Prime di accadere al applcalivo aniszionans organi zaliva ragatro di niarezaa st Organizata Registro D D Cans glicWeb GiustoWeb G umsExranet Foo Tematica LA MIA INTRANET fecvenuts STRUMENTI o La Q interret Fig 7 Accesso al servizio selezione ufficio Selezionare dal menu a tendina Unit Organizzativa evidenziato in figura Fig 7 l u
516. rale 1 1 Normativa disposizioni di massima Normativa a carattere generale riguardante il titolo nel suo complesso Comprende Statuto e Regolamento 1 2 Elezioni Documentazione relativa alle elezioni del Consiglio comprese le serie relative Verbali Riepiloghi 1 21 1 2 2 1 2 3 1 24 1 2 5 Normativa disposizioni di massima Verbali riepiloghi Schede Ricorsi Rendiconto spese elettorali 1 3 Consiglieri regionali Documentazione concernente lo status giuridico dei Consiglieri e le attivit di aggiornamento tutta la documentazione concorre alla formazione dei fascicoli personali dei Consiglieri 1 3 1 1 3 2 1 3 3 1 3 4 1 3 5 1 3 6 Normativa disposizioni di massima Proclamazione eletti Dimissioni Surroghe Status Anagrafica Situazione patrimoniale 1 4 Gruppi consiliari Documentazione relativa alla composizione dei Gruppi dalla costituzione alle eventuali dimissioni dei singoli membri 1 1 4 1 1 4 2 Normativa disposizioni di massima Composizione Il fascicolo del singolo Gruppo nasce da 1 4 2 ha durata per Legislatura ed include costituzione e composizione del Gruppo con eventuali adesioni e o dimissioni dei singoli consiglieri 1 5 Giunta delle elezioni Documentazione relativa alla composizione della Giunta ed alla sua attivit Comprende anche la serie Verbali 1 5 1 Normativa disposizioni di massima 15 2 Corrispondenza generale 1 5 3 Composizione 1 5 4 Convoca
517. rasmissione 19 2 6 Relazioni fiscali G 192 7 Indagini e visite Fascicolo per attivit per Documentazione Illimitata conoscitive Legislatura cronologico conoscitiva comprese eventuali ricerche connesse all indagine o visita corrispondenza audizioni organizzazione visite non la parte econormica verbali visite relazioni finali 192 8 Studi e ricerche Fascicolo per rrateria per Richieste di consulenza Illimitata Legislatura cronologico o alfabetico eventuali conwverzioni docurrentazione prodotta 110 Difensore civico L10 1 Norrrativa disposizioni di Fascicolo per Nomativa carattere Illirritata messina rrateria permraenente cronologico generale nomre e o direttive interne 1102 Corrisponderza generale Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza residuale Illimitata rispetto alle altre voci 110 3 Norrina elezione Fascicolo per persona durata di norrina Illimitata incarico cronologico cessazione revoca ecc ed eventuale corrispondenza 1104 Attivit istituzionale Fascicolo per attivit annuale cronologico Corrispondenza illimitata alfabetico enti o organismi 110 5 Relazioni annuali e statistiche Fascicolo per attivit annuale cronologico Testo trasrrissione Illimitata 5 Parte economica in Missioni Consiglieri 5 9 6 o in Gettoni 5 9 4 Parte economica in decreti dirigenziali consulenti ecc 3 11 3 13 Pagina 14 di 73
518. rateriali di Illimitata legislatura cronologico e nurrerico numero supporto comunicazioni seduta 1186 Deliberazioni Fascicolo per Attivit istruttoria delibera Illimitata procedirrentoyannuale nurrerico lettera di trasrrissione ed eventuale corrispondenza 1187 Attivit di consulenza 118 7 1 Pareri e proposte16 Fascicolo per attivit annuale conologico Attivit istruttoria parere e Illimitata alfabetico materia sua trasmissione eventuale corrispondenza 1187 2 Programmazione e Fascicolo per attivit annuale cronologico Programmazione e Illirritata Relazioni relazioni loro atti preparatori lettere trasrrissione approvazione del Garantel7 copia atto di approvazione del CR eventuale corrispondenza 1188 Attivit gestionali 11881 Accesso Fascicolo per Graduatorie trimestrali 5 anni salvo ricorsi radiofonico e procedimento annuale cronologico per Prospetti riepilogatiM Illimitata televisivo graduatoria 11882 Spazi elettorali Fascicolo per procedimento annuale Attivit istruttoria richieste Illimitata cronologico elezione oppure Fascicolo per procedimento annuale alfabetico da parte dei soggetti politici comunicazioni delle disponibilit ripartizione dei fondi 19 Si intendono pareri e proposte richieste dalla Giunta e altri soggetti esterni al CR Se si riferiscono ad atti consiliari utilizzare le voci corrispondenti 17 Approvazione e iter da parte del CR va nell att
519. rca Tematica LA MIA INTRANET RICERCHE Benvenuto NICOLA ZAMBON Protocollo Amministrazione Report STRUMENTI Informazioni Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD2 Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 278 201 Ruoli PROT ASS Fig 115 Ricerche accesso alla macro area Le funzioni disponibili in questa macro area sono e Protocolli Fig 115 b consente di ricercare i protocolli a cui l utente pu accedere in base alle politiche di accesso vigenti e Fascicoli Fig 115 c consente di ricercare i fascicoli a cui l utente pu accedere in base alle politiche di accesso vigenti e Procedimenti Fig 115 d consente di ricercare i procedimenti a cui l utente pu accedere in base alle politiche di accesso vigenti VITROCISET SPA ADS SPA 84 Macro area Ricerche Mv Manuale assegnatario di protocollo 4 5 1 RICERCA PROTOCOLLI Funzione assegnata al ruolo assegnatario di protocollo Obiettivo individuazione di uno o pi protocolli compatibili con determinati criteri di ricerca Descrizione tramite questa funzionalit l utente potr individuare quei protocolli che soddisfano le chiavi di ricerca indicate L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli come evidenziato nella figura sottostante Fig 116 nuns eain LA MIA INTRANET Protocollo Ammin straz
520. re di informazioni relative alle persone fisiche o giuridiche alle liste di distribuzione o di assegnazione L utente sar in grado di popolare la rubrica creando schede identificative relative a tali soggetti e dopo il loro salvataggio di effettuare anche operazioni di ricerca L accesso alle varie funzionalit avvenire esplodendo il menu Anagrafica evidenziato nella seguente figura Fig 274 e selezionando poi la voce di interesse Home Ricerca Tematica LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o PROTOCOLLO Informazioni REGISTRAZIONE o Mea Organizzativa Omogenea CRY AQO Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 1 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 82 2010 Ruoli SUP PROT ASS ANM FASCICOLI o UTILIT PROMEMORIA Assegnati all ufficio O Visualizza Assegnati all utente 5 Visualizza Presi in carico 0 Visualizza Ritornab 1 Visualizza Chiusi 0 Visualuza Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 274 Anagrafica accesso alla sezione Una volta esploso il menu presenter l elenco delle funzioni disponibili e Cerca persona fisica ricerca di una persona fisica nella rubrica anagrafica e Nuova persona fisica creazione di una scheda identificativa relativa ad una persona fisica e Cerca persona giuridica ricerca di una persona giuridica nella rubrica anagrafica e Nuova persona giuridica creazione di una scheda
521. re tutti i protocolli senza dover impostare alcuna chiave di ricerca a b e ataco HE Anno LE dud Fig 253 Tab Allacci ricerca dei protocolli allacciabili risultati verranno verranno presentati in una tabella Fig 253 con tante righe quante sono i protocolli che soddisfano le chiavi di ricerca precedentemente inserite Ogni elemento verr descritto nell ordine da e Numero identificativo del protocollo VITROCISET SPA ADS SPA 184 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo e Data data di registrazione del protocollo e Tipo tipologia del documento I ingresso U uscita N interno e Mittente indicazione del mittente del documento e Oggetto breve descrizione dell argomento trattato dal protocollo Le checkbox Fig 254 1 poste a sinistra dell identificativo numerico di ogni singolo protocollo consentono la selezione anche multipla dei protocolli da collegare a quello corrente Dopo aver indicato i protocolli desiderati l utente non dovr far altro che selezionare il tasto Seleziona Fig 254 2 per realizzare l allaccio Allaccio da Numero Data Tipo Mittente Oggetto 28 01 09 2010 1 66666 Prova tab Annotazioni Anomalie Emergenza Differimento 1 27 01 09 2010 1 Verdi ingresso 26 01 09 2010 AGOSTA GIULIANO interno 1 09 2010 25 01 09 2010 U MIMMO uscita 1 09 2010 24 01 09 2010 Zambon ingresso 1 set
522. ree 9 P Manuale Protocollo r r r r r r r r r r r X a DABS Direzione regionale amministrazione bilango servizi UCBR Unit complessa bilancio e ragioneria UPBCG Uffico programmazione bilancio e controllo di gestione URAG Ufficio ragioneria UIC Ufficio informatino contabile UCSGCGP Unit complessa servizi general consiglieri gruppi e personale UGSAR Ufficio gestione servizi ausiliari e di rimessa UEUT Ufficio eaonomsto e utenze tecniche Ufficio contratti UGRUF Ufficio gestione risone umane e formazione UACG Uffico amministrazione consiglieri e gruppi consiliari Ufficio amministrazione personale n i D UPBCG programmazione bilando e controllo di gestione URAG ragioneria UIC Ufficio informatvo contabile UCSGCGP Unit complessa servizi generali consiglieri gruppi e personale UGSAR Ufficio gestione servizi ausiliari e di rimessa UEUT Uffico economato e vienze tecniche UCON contatti UGRUF gestione risone umane e formazione UACG amrranistazione consiglieri e gruppi consiliari Ufficio amministrazione penonale UCSI Unit complessa per il sistema informativo URETE Ufficio rete b Fig 65 Associazione agli uffici a prima e b dopo la selezione della checkbox relativa all UO DABS 54 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA
523. resoconti 1 8 5 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 5 7 Studi e ricerche 1 8 6 Sesta Commissione permanente 1 8 6 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 6 2 Corrispondenza generale 1 8 6 3 Composizione 1 8 6 4 Convocazioni o d g 1 8 6 5 Verbali e resoconti 1 8 6 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 6 7 Studi e ricerche 1 8 7 Settima Commissione permanente 1 8 7 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 7 2 Corrispondenza generale 1 8 7 3 Composizione 1 8 7 4 Convocazioni o d g 1 8 7 5 Verbali e resoconti 1 8 7 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 7 7 Studi e ricerche 1 8 8 Commissione per lo statuto e per il regolamento 1 8 8 1 Normativa disposizioni di massima 1 8 8 2 Corrispondenza generale 1 8 8 3 Composizione 1 8 8 4 Convocazioni o d g 1 8 8 5 Verbali e resoconti 1 8 8 6 Indagini e visite conoscitive 1 8 8 7 Studi e ricerche 19 Commissioni d inchiesta e speciali Articolato nelle singole Commissioni comprende per ognuna la composizione nomine e dimissioni le convocazioni o d g e le serie dei Verbali e dei Resoconti nonch le attivit non di aula delle Commissioni 1 91 Normativa disposizioni di massima 1 9 2 Commissione d inchiesta e speciale 1 9 2 1 Normativa disposizioni di massima 1 9 2 2 Corrispondenza generale 1 9 2 3 Composizione 1 9 2 4 Convocazioni o d g 1 9 2 5 Verbali e resoconti 1 9 2 6 Relazioni fiscali 1 9 2 7 Indagini e visite conoscitive 1 9 2 8 Studi e ricer
524. rezione 2 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Ruoli PROT ASS rsona a pe 4 PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 42 lizza Presi in carico 2 alizza Ritornat 8 alizza uova Wes Chiusi 5 sualizza Chiusi con risposta 1 sualizza lista assegnazione FASCICOLI UTILIT Fig 305 Nuova lista assegnazione accesso alla funzione Dopo tale scelta come mostrato nella figura che segue Fig 306 2 l utente dovr indicare obbligatoriamente il nome della lista Fig 306 1 che creer tramite la selezione del tasto Crea lista Fig 306 2 campi obbligatori sono contrassegnati da None POL Ji Fig 306 Nuova lista di assegnazione Assegnazione PDL sar il nome della lista VITROCISET SPA ADS SPA 219 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Una volta assegnato il nome alla lista l utente dovr scegliere le entit assegnatarie da aggiungervi navigando nella struttura organizzativa dell Ente come mostrato in Fig 307 Per indicare una UO diversa da quella specificata al momento dell accesso all applicazione Fig 307 a l utente dovr selezionare il pulsante Seleziona altra UO Fig 307 3 Lista Salvata Modificata correttamente campi obbligatori sono contrassegnati da Nome Assegnazione PDL UO competente Prova direzione Em cimus Utente ee
525. rezione 3 2b 3 2a UO competente Fig 237 Assegna UO selezione di un altra UO In base alla digitazione nel campo 2a in 2b apparir un elenco composto solo da quei nomi contenenti tali caratteri ad esempio digitando uo in 2a apparir in 2b UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo Nel caso in cui l utente non digiti nulla in 2a potr effettuare la scelta dell ufficio desiderato navigando nella struttura gerarchica dell AOO CRV modellata nel menu a VITROCISET SPA ADS SPA 175 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo tendina 2b sotto forma di una lista indentata che rispecchia la struttura organizzativa dell Ente Una volta individuato l ufficio a cui assegnare il protocollo la selezione del tasto Seleziona UO Fig 238 3 confermer la scelta effettuata Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie OPOD3 Prova direzione 3 UONSI Unit operativa nuovo sistema inform M cere UO competente Fig 238 Assegna UO esempio ricerca dell ufficio UONSI e selezione dell UO Come si pu notare nella seguente figura Fig 239 dopo tale scelta verr modificata la descrizione dell ufficio riportata dopo l etichetta UO competente Fig 239 c Per realizzare l assegnazione all UO indicata l utente dovr selezionare il pulsante Assegna ad UO Fig 239 4 Mittente Riceventi Asse
526. rezza informatica 11 logica e fisica necessarie per garantire il rispetto delle disposizioni vigenti in materia di riservatezza e protezione dei dati personali sensibili e giudiziari Articolo 5 Aggiornamento e manutenzione del Sistema 1 L implementazione la gestione operativa l aggiornamento e la manutenzione del Sistema assicurata dall Unit Complessa Sistema Informativo 2 Il Responsabile dell Unit di cui al comma 1 garantisce a la puntuale esecuzione delle operazioni di backup dei dati e dei documenti archiviati nonch la conservazione delle copie di backup in locali sicuri e differenti b il monitoraggio quotidiano dell operativit del Sistema e l intervento in caso di anomalie c l integrit del patrimonio documentario e informativo memorizzato nel Sistema anche in caso di migrazione dello stesso per obsolescenza tecnologica 3 Il Responsabile dell Unit Complessa Sistema Informativo inoltre per permettere l accertamento del corretto funzionamento del Sistema dell integrit della base documentale e delle operazioni eseguite da ciascun utente produce archivia e conserva le registrazioni cronologiche file di log e audit trail relative alle attivit pi significative che hanno riguardato le diverse entit del Sistema e i suoi utilizzatori 12 SEZIONE III PRODUZIONE DEI DOCUMENTI Articolo 6 Regole generali 1 Gli organi e le strutture dell Amministrazione utilizzano di norma i sist
527. ricevimento tradizionale La PEC pu aggiungere inoltre la certificazione del contenuto del messaggio solo se in combinazione con un certificato digitale La PEC non certifica l identit del mittente n trasforma il messaggio in documento informatico se il mittente omette di usare la propria firma digitale Canale di input output oppure un canale Nel mondo Internet le porte di connessione costituiscono un estensione dell indirizzo IP attraverso la quale l utente viene indirizzato a una particolare applicazione sul computer remoto host Ogni applicazione dispone di un indirizzo di porta univoco che le viene assegnato in modo permanente o temporaneo Sessione colloquio Il dialogo pu avvenire tra utente ed elaboratore su un determinato argomento tipicamente un applicazione software oppure tra due unit logiche in una comunicazione destinata a durare un certo tempo SSL Secure Sockets Layer Protocollo e metodo di crittografia per proteggere le informazioni che circolano su Internet Definisce i meccanismi di trasporto delle informazioni tra un browser e un server web al fine di eseguire transazioni sicure su Internet Le funzioni base sono la cifratura dei dati la loro convalida e l autenticazione della fonte mediante l aggiunta ai dati stessi di una firma digitale Assieme a SHTTP Secure HTTP uno dei due standard di sicurezza che vengono utilizzati su Internet Tab 1 Definizioni acronimi e abbreviazioni
528. riore lista di funzionalit selezionabili Il promemoria il promemoria uno strumento piuttosto importante destinato a presentare all operatore in forma sintentica i task legati alla sua area operativa Tali task che altro non sono se non le pratiche da gestire sono raggruppati per stato ed assegnazione Fig 11 VITROCISET SPA ADS SPA 15 Funzionalit Principali Manuale Protocollo CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Benvenuto ocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI OCOLLC Informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenes CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD Prova direzione 1 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 20 FASCICO Ruoli SUP PROT ASS AMM OLI UTILITA PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 3 sualizza Ritornati Chiusi sualizz Chiusi con risposta Fig 11 Le funzionalit del prodotto Dettaglio promemoria nella gestione protocollo Ciascun gruppo di elementi ha alla sua destra il numero delle pratiche ed il link Visualizza che permette all utente di accedere al dettaglio di queste e quindi alla loro gestione Nella figura soprastante Fig 11 per esempio vediamo che il gruppo Assegnati all utente contiene 2 pratiche AI centro della schermata posizionata tra il menu delle macro aree ed il promemoria presente una sezione Informazioni che
529. rivare alla corrente fornendo in questo modo la possibilit di muoversi rapidamente all interno del sistema Fig 12 Strumenti e convenzioni esempio di breadcrumb Nell immagine soprastante in Fig 12 si pu vedere la breadcrumb di un utente che partendo dal menu Strumenti e dopo aver selezionato la macro area Protocollo ha scelto la sezione Registrazione e la funzione Documento in ingresso Checkbox Le checkbox come evidenziato in Fig 13 sono caselle in cui tramite un click del mouse viene inserito o cancellato un segno di spunta Genericamente sono associate ad una descrizione relativa ad una caratteristica o elemento di varia natura Selezionando o meno la checkbox si abilita seleziona o disabilita deseleziona tale caratteristica elemento N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da Fascicoli Messaggio 04 10 2010 Zambon Prova CRV Organizzazione CRV Organizzazione 5 protocolli di prova Prova d organizzazi 20100000263 04 10 2010 bianchi prova CRV Organizzazione CRV Organizzazione 5 di prova Prova d organizzazi 2 elementi trovati Fig 13 Strumenti e convenzioni dettaglio di un gruppo di checkbox Nell immagine proposta in Fig 13 sono presenti pi checkbox che nel caso specifico permettono di selezionare uno o pi protocolli tra quelli presenti nella lista in formato tabellare VITROCISET SPA ADS SPA 14 Funzionalit principali Manuale assegnatario
530. rizione come illustrato nella figura seguente Fig 143 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tali operazioni spuntando la checkbox corrispondente Fig 143 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta e riassegna Fig 143 2 E possibile selezionare solo un singolo protocollo alla volta Questa funzionalit pu risultare utile quando un assegnatario debba prendere in carico il protocollo eventualmente lavorandone una parte e poi smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione Documenti assegnati all utente Data Da T A TT Protocolli per Ufficio Numero Anno Da j fi N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da DOC Fascicoli Messaggio 1 20100000220 28 09 2010 verdi ts CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi 17 2709 2010 Verdi Prova 02 CRV Organizzazione CRV Organizzazione 01 05 di prova Prova d organizzazi 14 09 2010 Verdi CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzaz 3 elementi trovab Messaggio in caso di rifiuto Fig 143 Accetta e Riassegna Protocollo Assegnato all Utente riassegnazione contestuale alla presa in carico del protocollo selezionato L operazione di presa in carico e riassegnazione comporter 112 la notifica della presa in carico nella Scrivania Virtuale di colui che ha accettato il protocollo Nel Promemoria del nuovo assegnatario verr segnalat
531. rma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia una pubblica e una privata che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica rispettivamente di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrit di un documento informatico o di un insieme di documenti l indice delle amministrazioni pubbliche e delle Aree Organizzative Omogenee istituito ai sensi dell art 12 del D P C M 31 ottobre 2000 e l indice degli indirizzi delle pubbliche amministrazioni di cui alla Legge 3 agosto 2009 n 102 Una lista di utenti o gruppi di utenti utilizzata dal Sistema per restringere l accesso a un documento o ad un fascicolo il piano integrato con il titolario di classificazione contenente i criteri di organizzazione dell archivio di selezione periodica e conservazione permanente dei documenti nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali il servizio di posta elettronica che ai sensi della normativa vigente garantisce la riservatezza l integrit e la consegna dei messaggi il registro sul quale si annotano 1 fascicoli secondo l ordine con cui si formano all interno delle classi archivistiche la eliminazione fisica e irreversibile di documenti l apposizione o l associazione all originale del documento in forma permanente e non modificabile delle informazioni che consentono di identificare indi
532. rotocolli chius gt Protocolli 2pods gt Protocolli differiti Protocolli con anomalie Protocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 381 Registro protocolli modificati accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 382 in cui l utente dovr indicare obbligatoriamente gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 382 1 e 2 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 382 3b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo 3a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 382 4 Data Registrazione Da 1 A UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 3b 3a Fig 382 Registro protocolli modificati selezione obbligatoria dell intervallo temporale e selezione UO 276 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo A questo punto Fig 382 l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 383 5 e poi il formato del report Fig 383 6 Data Registrazione Da 01 09 2010 x 04 10 2010 UO corrente OPOD3 Prova direzione 3 CRV 5L Selezionare il formato della stampa 6 cesta Fig 383 Registro protocolli modificati selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l uten
533. rotocollo 3 1 1 1 DATI AMMINISTRAZIONE Funzione assegnata al ruolo supervisore Obiettivo impostazione di alcuni parametri relativi all AOO Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Dati amministrazione come evidenziato nella figura sottostante Fig 26 LA MIA INTRANE AMMINISTRAZIONE Benvenuto STRUMENTI informazioni PZA ET EE ORGANIZZAZIONE DOC Area Organizzativa Omogenea CRV AOO Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD3 Prova direzione 2 Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 7 Ruoli SUP PROT 55 AMM CATALOGHI GE STIONE UFFICIO Fig 26 Dati amministrazione accesso alla funzione Questa funzionalit consente all utente la definizione dei due parametri Codice e Descrizione come mostrato in Fig 27 necessari all identificazione dell AOO Per realizzare l acquisizione massiva il sistema necessita di sapere dove si trovi la directory dalla quale poter prelevare i documenti Sebbene la compilazione del campo Path documenti acquisizione massiva Fig 27 sia facoltativa la sua indicazione necessaria per l impiego della funzione dedicata Acquisisci nuovi documenti L utente dovr infine selezionare il tasto Salva per memorizzare le informazioni inserite Dati generali Codice CRV Descrizione CONSIGLIO REGIONALE VENETO Path Documenti acquisizione massiva mnt alfresco DocumentiScansiti Fig 27 Dati Amministrazione det
534. rotocollo 4 3 1 3 ACCETTA E RIASSEGNA PROTOCOLLO ASSEGNATO ALL UFFICIO Obiettivo presa in carico e contestuale riassegnazione del protocollo selezionato Descrizione come illustrato nella figura seguente Fig 58 l utente dovr indicare il protocollo su cui effettuare tali operazioni spuntando la checkbox corrispondente Fig 58 1 e successivamente selezionare il pulsante Accetta e riassegna Fig 58 2 Questa funzionalit non prevede la selezione multipla La funzione in oggetto pu risultare utile quando e unassegnatario debba prendere in carico il protocollo eventualmente lavorandone una parte e poi smistarlo a qualche altro soggetto che ne debba continuare la lavorazione e ilResponsabile di un ufficio o un suo delegato ad operare decida di riassegnare il protocollo ad un componente del suo stesso ufficio o a quello di un altra UO Documenti assegnati all ufficio Data Da x Numero Anno Da Protocoli per Ufficio N protocollo Registrato il Mittente Oggetto Assegnatario Assegnato da 1 20100000220 2809200 verdi 20100000170 27 09 2010 Verdi 20100000111 14 09 2010 Verdi 3 elementi trovati Messaggio in caso di rifiuto kind id io ts 02 01 05 Prova 02 0105 ingresso CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d organizzazi CRV Organizzazione CRV Organizzazione di prova Prova d
535. rotocollo il protocollo viene assegnato all ufficio o all utente Ipotizzando la situazione iniziale nel proprio Promemoria descritta di seguito Fig 51 l assegnatario vedr incrementarsi il contatore associato alla voce Assegnati all ufficio Fig 52 PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 19 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornab 3 isualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 51 Assegnati all ufficio prima dell assegnazione all ufficio PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente 19 Visualizza Presi in carico 2 Visualizza Ritornati 3 Visualizza Chiusi 6 Visualizza Chiusi con risposta 2 Visualizza Fig 52 Assegnati all ufficio segnalazione dell assegnazione Successivamente alla selezione del relativo link Visualizza verr presentata una schermata Fig 53 che presenter l elenco dei protocolli assegnati all ufficio composta nell ordine da e una maschera di ricerca che consentir all utente di specificare vari criteri di ricerca intervallo temporale e o numerico per rintracciare il protocollo desiderato selezionando il tasto Cerca Fig 53 e una tabella riportante i protocolli assegnati all ufficio in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi Fig 53 b numero di protocollo selezionandolo consentir la consultazione del protocollo data di registrazione indicata nel formato gg mm aaa
536. rova d ero e PIATENTIM 0200 Prova arezone DIGASSTELE DIAZENTIN Fig 415 Protocolli differiti report nel formato PDF 296 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 3 6 1 9 PROTOCOLLI CON ANOMALIE Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa di un prospetto riportante i protocolli che presentano dei difetti Descrizione nel caso in cui un protocollo presenti delle imperfezioni come ad esempio un allegato illeggibile l utente potr descriverle in fase di registrazione nel tab Anomalie L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Protocolli con anomalie come evidenziato nella figura sottostante Fig 416 Home o Ricerca Tematica Se n Strumenti gt Report LA MIA INTRANET Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI o REPORT Informazioni PROTOCOLLO Frea Organirzativa Omagenas CRV Consiglio Regionale del Veneto DPCIDO Prova direzione 3 Registro Registro UMeisie Ultima Registrazione 260 2010 Rust SUP PROT ASS AUN Registro protocollo Registro protocolll mod coati gt Registro protocolli annaltati gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canco gt Protocolli chius gt Protocolli spod gt Protocolli differiti Protocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 416 Protocolli con anomalie accesso alla funzione In seguito a tale
537. rsi della Regione su atti Fascicolo per procedimento Ricorso ed Illimitata govemativi annuale cronologico eventuale corrispondenza 38 Pagina 39 di 73 3 1 Nomnr liva Fascicolo per Nomativa IIlimtata disposizioni di rrateria perrranente cronologico carattere generale nessina relativa all organizzazione strutturale ecc comprende anche la nometiva l infomatizzazione nella Pubblica Amministrazione La nometiva specifica sulla sicurezza del lavoro in 3 5 1 32 Sistena di gestione per la qualit 321 Personale Fascicolo nominativo EE 322 Procedure Fascicolo perprocedmentyemnude 323 Istruzioni e renali Fascicolo per procedimento amuale limitata 324 Riesami Fascicolo per procedimento amuale limitata 325 Fascicolo per procedimerto amuale Iliritata 39 Pagina 40 di 73 326 Certificaziori Fascicolo per procedimento amuale llimitata 33 Progranmazione econitrolio di gestione 331 Programma operativo Fascicolo per procedimento amuale llimitata 3 3 2 Piani d lavoro Fascicolo per Obiettivi relazioni 5 anni procedirmento annuale cronologico verbali incontri Illimitata per i piani alfabetico per struttura o per progetto eventuale firali corrispondenza I progetti intersettoriali hanno un proprio fascicolo altrimenti aggiungere alla struttura di riferimento l indi
538. ruttura gerarchica dell AOO CRV modellata nel menu a tendina 2b sotto forma di una lista indentata che rispecchia la struttura organizzativa dell Ente Una volta individuato l ufficio a cui assegnare il protocollo la selezione del tasto Seleziona UO Fig 208 3 confermer la scelta effettuata Fig 208 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO competente OPOD3 Prova direzione 3 UONSI Unita operativa nuovo sistema inform Mittente CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 Fig 208 Mittente per Documenti in uscita ed interni esempio ricerca dell ufficio UONSI e selezione dell UO Come si pu notare nella Fig 209 dopo tale scelta verr modificata la descrizione dell ufficio riportata dopo l etichetta UO competente Fig 209 c Per realizzare l assegnazione all UO indicata l utente dovr selezionare il pulsante Assegna ad UO Fig 209 4 Mittente Destinatari Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie 4 C uo competente UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo EE Cerca Utente Mittente CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 Fig 209 Mittente per Documenti in uscita ed interni conferma UO selezionata VITROCISET SPA ADS SPA 159 Organizzazione per macro are
539. rvi che il pulsante Storia sar presente solo nel caso in cui il fascicolo abbia subito almeno una modifica Progressivo 2010000069 Versione 2 Unit Organizzativa CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 Titolario TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI Oggetto FASCICOLO PIER 15 10 Posizione in Trattazione Data carico 16 10 2010 Data evidenza Data ultimo movimento 16 10 2010 Versione Ufficio Titolario Posizione Trattato da Data carico Data scarico Data evidenza CRV Organizzazione di TITOLO 1 in CRV Organizzazione di 16 10 2010 16 10 2010 prova Prova ORGANISMI E Trattazione prova Prova organizzazione Prova ATTIVITA organizzazione Prova direzione 1 ISTITUZIONALI direzione 1 BIGNAMI LORENA CRV Organizzazione di TITOLO 1 in CRV Organizzazione di 16 10 2010 prova Prova ORGANISMI E Trattazione prova Prova organizzazione Prova ATTIVITA organizzazione Prova direzione 1 ISTITUZIONALI direzione 1 BIGNAMI LORENA 2 elementi trovati Fig 139 Ricerca fascicoli storico di un fascicolo modificato Nella finestra verr mostrato in una tabella tutto lo storico delle modifiche apportate allo specifico fascicolo elencandone tutte le versioni antecedenti a quella attuale Selezionando il numero che identifica la versione nel corrispondente campo l utente avr la possibilit di consultare i dati del fascicolo alla versione selezionata AI di sopra di tale tabella
540. rvizi all utenza 6 5 3 1 Cataloghi ed indici 6 5 3 2 Richieste di consultazione e o riproduzione 6 5 3 3 Prestito 6 5 3 4 Consulenza alla ricerca 6 5 4 Acquisizione materiale 6 5 4 1 Inventari pubblicazioni 6 5 4 2 Monografie 6 5 4 3 Abbonamenti 6 5 4 4 Doni e scambi 6 5 5 Rapporti con le altre biblioteche e le reti delle biblioteche 6 6 Sistema informatico Gestione del servizio informatico del Consiglio regionale per gli aspetti tecnici comprendente la programmazione la pianificazione e la gestione di acquisti e le assegnazioni di software ed hardware gestione delle banche dati delle reti interne ed esterne compresa la sicurezza informatica Gestione dell attivit di informatizzazione 6 6 1 Pianificazione 6 6 2 Acquisto e dismissione software ed hardware 6 6 3 Gestione e manutenzione 6 6 4 Sicurezza informatica 6 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela 17 Assistenza e ricerche bibliografiche legislative giurisprudenziali ecc 18 Di riviste Gazzette ufficiali Bollettini regionali ecc d Comprende l attivit rivolta a software hardware e relativa alle reti interne ed esterne MASSIMARIO DI SCARTO DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO 24173 INDICE dei primi due livelli 1 e attiyit Istituzionale
541. scelta verr presentata la seguente maschera Fig 417 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 417 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig 417 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu Fig 417 4b oppure ricercandola direttamente digitando una parte del nome dell ufficio nel campo 4a e successivamente confermare la scelta avvalendosi del tasto Seleziona UO Fig 417 5 VITROCISET SPA ADS SPA 297 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Tipo Protocollo 1 Data Registrazione Da 2 E A UO corrente CRV Fig 417 Protocolli con anomalie selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale obbligatorio e selezione UO A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 418 6 e poi il formato del report Fig 418 7 Tipo Protocollo Tutti Data Registrazione Da 94 99 2010 UO corrente CRV CRV CRV Ele Selezionare il formato del report Acrobat Pdf 7 Fig 418 Protocolli con anomalie selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 419 8 o salvarlo Fig 419 9 Download del file Aprire o salvare il file p Nome Re
542. scicolo Fig 315 c la data di creazione Fig 315 f e quella di carico Fig 315 g La tipologia del fascicolo Fig 315 d inizialmente impostata su ordinario ma possibile modificarla selezionando l opzione virtuale dall apposito menu Prima della creazione del fascicolo lo stato di lavorazione risulta In lavorazione ma tramite il relativo menu Fig 315 e l utente pu scegliere tra altre due opzioni Agli atti oppure In evidenza VITROCISET SPA ADS SPA 224 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Unit Organizzativa Referente Titolario Nessuna voce selezionata Note Anno 2000 jb Trattato da CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 c Tipo Ordinario d Posizione in Trattazione Wi Data creazione 24 09 2010 f Data carico 24 09 2010 um Data evidenza Edificio Palazzo Piano Stanza Fig 315 Nuovo fascicolo informazioni inizialmente compilate dal sistema Informazioni obbligatorie Come illustrato di seguito Fig 316 l utente dovr innanzitutto descrivere l oggetto del fascicolo nell apposito campo Fig 314 1 e poi localizzare l Unit Origanizzativa se diversa da quella indicata automaticamente dal sistema ricercandola direttamente digitandone il nome nel campo Cerca Fig 316 2a oppure sceglierla tra le voci dell elenco proposto dal menu Fig 316 2b Una volta individuata dovr selzionare il tasto Seleziona U
543. scicolo frontespizio VITROCISET SPA ADS SPA rganizzazion r macro ar 233 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo 3 4 3 3 X VISIBILITA DEI FASCICOLI Obiettivo illustrare la regola di visibilit nei fascicoli Descrizione se un fascicolo ha come referente un ufficio di tipo normale la visibilit agli utenti di tale ufficio di protocolli associati al fascicolo possibile unicamente se il protocollo assegnato all utente Durante la creazione di un fascicolo uno dei campi compilabili l Unit Organizzativa referente del fascicolo come in figura seguente Fig 325 1 In questa pagina si descrive le regola di visibilit applicata ad un fascicolo nel caso in cui l utente creatore del nuovo fascicolo decidesse di impostare come ufficio referente un ufficio non di tipo centrale Si osservi che con regola di visibilit in questo contesto si intendono i diritti di lettura ed eventualmente scrittura applicati sui documenti inseriti in un fascicolo e sul fascicolo stesso OPOD1 Prova direzione 1 CRV Nessuna voce selezionata Anno 2010 Trattato da CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 325 Visibilit dei Fascicoli scheda per la creazione di un nuovo fascicolo Questa regola di visibilit impone che un qualsiasi utente dell ufficio non centrale di protocollo referente del fascicolo possa visualizzarlo Ma i protocolli associati ad esso sono visi
544. segnatario di protocollo Pulsanti pulsanti come rappresentato in Fig 19 sono oggetti che si possono presentare in varie forme Genericamente sono associati ad una funzione specifica dichiarata dalla titolazione presente sulla loro superficie Per utilizzarli basta spostare il cursore del mouse su di essi di solito una freccia o la tipica manina e selezionarli La loro disponibilit operativa manifestata da un cambiamento del colore di fondo al passaggio del mouse sugli stessi Fig 19 Strumenti e convenzioni dettaglio di un gruppo di pulsanti Ricerca con carattere jolly 95 Una parola o stringa formata da un insieme di caratteri Per ci che concerne le ricerche nell indicazione del nome utente cognome e nome e altri campi testuali quali ad esempio Oggetto possibile utilizzare il carattere jolly che denota un insieme di caratteri qualsiasi Di seguito saranno proposti alcuni esempi per chiarire l uso di questo carattere speciale A seconda del posizionamento del carattere nella parola si possono distinguere tre casi Caso 1 Inizio stringa Nell esempio sottostante Fig 20 si pu notare come indicando zato nel campo Cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che termina con zato Username Cognome zato Nome Nominativo Username MANZANO FRANCO manzatof RIZZATO CLAUDIO GIULIO rizzatoc LORENA semenzatol 3 elementi trova
545. selezionare il tasto Aggiungi Fig 318 e che contestuale ad ogni tab a b d L utente verr reindirizzato alla pagina di ricerca rispettivamente di protocolli documenti e procedimenti dove avr la possibilita di ricercare secondo determinati parametri gli elementi da associare al fascicolo creato Dopo aver perfezionato l operazione di inserimento nel fascicolo l utente trover all interno di ogni tab specifico visualizzati in tabelle gli elementi che avr associato al fascicolo La figura seguente mostra un esempio di protocollo associato ad un fascicolo Fig 319 a Si osservi che sar possibile accedere alla pagina di dettaglio del protocollo associato al fascicolo in questione selezionando la corrispondente voce Oggetto dalla tabella evidenziata Analogamente selezionando all interno della voce DOC il link Si sar possibile visualizzare il documento di protocollo Fascicolo Progressive 2010000050 Oggetto prova fascicolo Unit Organizzativa CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 Referente gt 1 6 1 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI4 6 Presidente del Consiglio xis Regionale tle zioni Note Anno 2010 Trattato da CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 3 PIA SENTINI GABRIELE Tipi Ordinario Posizione in Trattazione Data creazione 05 10 2010 Data caric 05 10 2010 Dota evidenza Data ultimo movimento 06 10 2010 Protocoli Documenti Protocolli
546. ses 6 3 3 GESTIONE DELLA POSTA IN ENTRATA DELLE GARE i 6 3 4 TENUTA DEGLI ORIGINALI E ARCHIVIAZIONE ii 7 3 5 DISTRIBUZIONE DELLA CORRISPONDENZA 7 3 6 POSTAZIONI DI PROTOCOLLO DEGENTRATO tret iii 8 4 ALLEGATI A T TE EEE E E 9 CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 2 di 9 1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE 1 1 Scopo Scopo della presente procedura disciplinare la gestione della ricezione della posta in ingresso e la protocollazione dei documenti ufficiali del Consiglio regionale La presente procedura disciplina in particolare a le operazioni relative al ricevimento di atti documenti e altra corrispondenza da soggetti esterni al Consiglio regionale b le operazioni relative al ricevimento di corrispondenza che ha come destinatari i consiglieri e i gruppi consiliari C la protocollazione della corrispondenza in ingresso all area organizzativa omogenea del Consiglio regionale cosi come individuata dalla deliberazione dell Ufficio di Presidenza n 28 del 30 marzo 2010 Per il dettaglio delle dispos
547. si Ricorsi e comunicazioni di ricorsi su atti del Consiglio regionale da parte sia di soggetti privati che del governo nazionale Sono compresi anche i ricorsi della Regione avversi ad atti del Governo Nel primo caso dare anche la classifica relativa al provvedimento impugnato 2 211 Ricorsi su atti regionali 2 21 2 Ricorsi della Regione su atti governativi 2 99 Documentazione eterogenea Corrispondenza e documentazione non riconducibile specificamente al alcuna voce del presente titolo Codice da usare con estrema cautela TITOLO 3 ORGANIZZAZIONE PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI Organizzazione strutturale e logistica del Consiglio programmazione e controllo sicurezza sul lavoro Attivit relativa all acquisizione dismissione cessione locazione gestione manutenzione dei beni immobili mobili e dei beni di consumo Nel titolo sono altresi comprese le forniture di servizi l albo fornitori l inventario e le utenze acqua luce gas telefonia fissa e mobile spese postali ecc 3 1 Normativa disposizioni di massima Normativa a carattere generale riguardante il titolo nel suo complesso relativa quindi all organizzazione strutturale ecc Comprende anche la normativa riguardante l informatizzazione nella PA 3 2 Sistema di gestione per la qualit Documentazione riguardante il sistema di gestione per la qualit 3 2 1 Personale 3 2 2 Procedure 3 2 3 Istruzioni e manuali 3 2 4 Riesami 3 2 5 Audit 3 2 6 Certificazioni
548. si del menu a tendina Fig 351 4a possibile selezionare l utente dell ufficio una volta selezionato il pop up si chiude e apparir tale utente scelto nella maschera principale infine tramite Fig 351 4b possibile immettere una porzione di testo che permette di far visualizzare in Fig 351 4a il primo utente compatibile il testo digitato UO competente OPOD 1 Prova direzione 1 aira 00 acerca per U 4b Fig 351 Ricerca protocolli selezione utente o UO da maschera selezione utente La quinta sezione consiste nella selezione del Titolario Fig 352 Per la descrizione dettagliata della selezione del titolario si rimanda alla consultazione del tab Titolario Dati protocollo b Dati documento gt Assegnatario b Protocollatore W Titolario 1 Argomento gt Annotazione Fig 352 Ricerca protocolli selezione Titolario VITROCISET SPA ADS SPA 253 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo La sesta sezione della maschera di ricerca per protocollo denominata Annotazione Fig 353 e contiene i campi Chiave Fig 353 1 Posizione Fig 353 2 e Note Fig 353 3 La ricerca utilizzer il testo digitato dall utente in questi campi per ricercare quei protocolli che presentino tali dati TIPOLOGIA SELEZIONATA IN INGRESSO Fig 354 Fig 353 Ricerca protocolli selezione utente o UO da maschera selezione utente In Cognome Denominazione
549. si del tasto Seleziona UO Fig 377 5 Tipo Protocollo 1 Data Registrazione Da 2 UO corrente CRV CRV CRV 4b Fig 377 Registro protocollo selezione tipologia dei protocolli intervallo temporale obbligatorio e selezione UO VITROCISET SPA ADS SPA 273 Organizzazione per macro aree Manuale Protocollo A questo punto l utente dovr selezionare il tasto Stampa Fig 378 6 e poi il formato del report Fig 378 7 Tipo Protocollo Tutti Data Registrazione Da 94 99 2010 TT 04 10 2010 UO corrente CRV CRV CRV Cerca Ele Selezionare il formato del report cca Fig 378 Registro protocollo selezione formato del report Come illustrato di seguito prima di poter stampare l utente dovr decidere se aprirlo Fig 379 8 o salvarlo Fig 379 9 Download del file Aprire o salvare il file ps Nome RegistroProtocolli PDF rente Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it 8 9 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono E 7 file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono Y Fig 379 Registro protocollo finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 380 riportando in alto a destra il registro correntemente in uso
550. sificano tra le Proposte di leggi regionali 28 Proposte di legge al Parlamento Tutta la documentazione sull iter legislativo di disegni e progetti di legge serie uniche o distinte 29 Proposte di referendum Contiene l istruttoria dalla presentazione dell istanza alla formulazione della proposta referendaria 4 2 10 Petizioni Contiene l istruttoria fino alle determinazioni del Consiglio 241 Proposte di regolamento Istruttoria relativa ai regolamenti di competenza consiliare 242 Proposte di regolamento interno Istruttoria relativa ai regolamenti interni del Consiglio regionale 2 13 Proposte di deliberazione consiliari Istruttoria relativa alle deliberazioni consiliari 244 Pareri Pareri forniti dalle Commissioni consiliari e dal Consiglio delle autonomie locali alla Giunta regionale 2 15 Comunicazioni di Giunta Comunicazioni svolte dal Presidente o dai membri della Giunta di fronte all Assemblea 2 16 Sindacato ispettivo Interrogazioni scritte orali e interpellanze costituiscono singole serie 2 16 1 Interrogazioni 2 16 1 1 Interrogazioni a risposta scritta 2 16 1 2 Interrogazioni a risposta orale 216 19 Interrogazioni a risposta immediata 2 16 1 4 Interrogazioni con risposta in commissione 2 16 2 Interpellanze Con questo codice si classificano le proposte di referendum consultivo su provvedimenti regionali e di referendum abrogativo di leggi deliberazioni del Consiglio e di leggi statali Comprende
551. sindacale indennit accessorie es produttivit o frontoffice conguagi fiscali IRPEF dichiarazione dei redditi vari modelli 770 740 o Unico ecc CUD 4 7 1 Retribuzione Fascicolo per procedimento a cura Aggormarrerti retributivi 5 anni dell ufficio preposto alla pratica mensile o cedolini CUD annuale cronologico 4 7 2 Indennit accessorie Fascicolo per procedimento a cura Attivit istruttoria eventuale 5 anni dell ufficio preposto alla pratica rrensile o corrispondenza GR annuale cronologico eventuale Atto di assegnazione 4 7 3 Missioni Fascicolo per procedimento a cura Pezze giustificate 5 anni dell ufficio preposto alla pratica rrensile o autorizzativo liquidazione annuale cronologico Tabelle elenchi di programmazione e di riepilogo 4 7 4 Lavoro straordinario Fascicolo per procedimento a cura Assegnazione nohe 5 anni dell ufficio preposto alla pratica rrensile o modulistica autorizzazione annuale cronologico riepiloghi 48 IVbbilit Fascicolo norrinativo a cura dell ufficio Richieste o attivit istruttorie 5 anni preposto alla pratica annuale alfabetico non concluse 4 8 1 Comandi Fascicolo norrinativo del personale Richieste attivit istruttoria Illimitata 37 s yis DIS n ai E nt gt Effetti economici dei sistemi di valutazione ed altre indennit accessorie per esempio di front office disagio ecc Comprende i buoni pasto 55 Pagina 56 di
552. smi nazionali comprese le altre Regioni 1 14 6 Enti Locali compresi Unioni e Consorzi 1 14 7 Soggetti privati e associazioni 1148 Gruppo di interesse Comprende anche la Conferenza Stato Regioni 1 15 Relazioni internazionali e cooperazione internazionale Relazioni internazionali e cooperazione internazionale Rapporti con l Unione Europea le Regioni europee Organismi e Stati non aderenti all Unione Europea 1 15 1 Unione Europea 115 2 Stati e Regioni europee 1 15 3 CALRE 1 15 4 Organismi e Stati non aderenti Unione europea 1 16 Rappresentanza e promozione Attivit di rappresentanza comprende il cerimoniale e le relazioni esterne es delegazioni estere in visita o l organizzazione di visite ufficiali il patrocini i comitati d onore e il gonfalone Rapporti con associazioni culturali scuole ed enti vari contributi e progetti culturali convegni ed altre manifestazioni l acquisizione la distribuzione di oggetti e materiale promozionale artistico compresa l Agenda 1 16 1 Relazioni esterne comitati d onore Gonfalone Premi ed onorificenze 1 16 2 Progetti culturali contributi e patrocini convegni e manifestazioni 1 16 3 Produzione acquisto distribuzione di materiale promozionale istituzionale ed artistico compresa l Agenda 1 16 4 Palazzo aperto e iniziative analoghe 116 5 Visite scuole 1 17 Informazione comunicazione Attivit di informazione e comunicazione istituzionale Rapporti con gli organi d infor
553. spetto riportante i protocolli annullati presso l Unit Organizzativa selezionata Descrizione l accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Registro protocolli annullati come evidenziato nella figura sottostante Fig 386 Ricerca Tematica LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI Informazioni PROTOCOLLO o Se n Strumenti gt Report REPORT Protocollo Amministrazione Report Ricerche hora Organitzativa Omogenas CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UC OPODO Prova direzione 3 Registro protocollo Registro Registro Uffieizie Ultima Registrazione 260 2010 gt Registro proeooolli mo c3ti Rusi SUP PROT ASS AUN gt Regiziro protocolli anmull ati gt Protocolli assegnati Protocolli presi in canco gt Protocolli chiusi gt Protocolli spedit gt Protocolli differiti Protocolli con anomalie Protocolli registrati in emergenza gt Verifica impronte UTILIT Fig 386 Registro protocolli annullati accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 387 in cui l utente potr decidere quale tipologia di protocolli considerare per il report selezionandola tra le voci proposte dal menu Fig 387 1 Obbligatoriamente dovr indicare gli estremi dell intervallo temporale da analizzare tramite i tasti Calendario Fig XX 2 e 3 L UO pu essere selezionata navigando nella struttura organizzativa del CRV tramite il menu
554. spondenza Segnata come riservata e o personale indirizzata nominativamente a singole persone ovvero all attenzione di singole persone destinata ai gruppi consiliari CONSIGLIO REGIONALE DIE L VENETO Gestione della posta in ingresso Istruzione operativa codice di identificazione 101 Edizione N 4 Data 30 set 2014 Pagina 4 di 9 Relativa a offerte di gara il centro posta deve essere preventivamente informato della gara data e ora di scadenza di presentazione ed elenco ditte invitate da parte della struttura indicente la gara L Unit rapporti istituzionali alla pubblicazione dell avviso di ogni singola candidatura avvisa con posta elettronica il responsabile dell Unit archivio e protocollo dell avvenuta pubblicazione comunicando l ente per il quale stato pubblicato l avviso e data e ora per la scadenza di presentazione delle candidature Il Segretario generale o un suo delegato assegna la corrispondenza individuando l assegnatario per competenza e gli eventuali assegnatari per conoscenza Assegnatario di competenza si intende il soggetto struttura o persona al quale inviato l originale del documento Assegnatario per conoscenza si intendono quei soggetti strutture o persone ai quali inviata solo la comunicazione della registrazione di protocollo del documento consultabile dall applicativo informatico del protocollo che devono avviare propri procedimenti o che devono essere a conoscenza
555. sso alle varie funzionalit pu avvenire esplodendo il menu Fascicoli evidenziato nella seguente figura Fig 313 e selezionando poi la voce di interesse LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto ROBERTO MINELLA mministrazione Report Ricerch STRUMENTI ict REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRY Consiglio Regionale del Veneto UO OPOD1 Prova direzione 1 ANAGRAFICA o Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione FASCICOL Ruoli SUP PROT ASS AMM UTILITA e PROMEMORIA Assegnati all ufficio Visualizza Assegnati all utente Presi in carico 3 Ritornati Chiusi 1 Chiusi con nsposta Fig 313 Fascicoli accesso alla sezione Questa sezione dispone di una sola funzionalit che consente all utente di creare un nuovo fascicolo Le regole di accesso al fascicolo lato CRVPro saranno e L ufficio centrale pu visualizzare ed operare su tutti i protocolli di qualsiasi fascicolo e Tutti gli utenti dell Ufficio Responsabile del fascicolo possono vedere l elenco dei protocolli di quel fascicolo ma possono accedere solo ai documenti dell Ufficio Responsabile del fascicolo non possono quindi accedere a documenti di altri uffici e Gli utenti di un generico ufficio non responsabile del fascicolo possono vedere tutti i fascicoli e l elenco dei documenti presenti nel fascicolo solo se hanno almeno un documento assegnato a loro in quel fascicolo questi utenti possono accedere ai document
556. ssociato a procedimento Rifuto V X vj chiuso v Chiwoconrsposta X Amueto V v vj Legenda S ammesso X non obbligatorio Tab 4 Stati di lavorazione di un protocollo in relazione alla sua tipologia VITROCISET SPA ADS SPA Descrizione del flusso di lavorazione dt Manuale assegnatario di protocollo 4 3 PROMEMORIA Obiettivo lista delle attivit da svolgere di competenza dell utente Descrizione il Promemoria rappresenta uno strumento che presenta all utente un quadro operativo riguardante i flussi documentali che lo riguardano E paragonabile alla propria scrivania di lavoro La Scrivania Virtuale fornisce non solo un meccanismo di notifica relativamente ai protocolli che interessano l utente ma anche un mezzo di cui servirsi per effettuare delle operazioni su di essi In tale applicazione ciascun dirigente o dipendente trover notifiche su attivit svolte da altri o a lui assegnate Le notifiche per facilitarne la gestione sono organizzate in categorie ovvero in raggruppamenti per area applicativa o per area d interesse Dopo aver effettuato l accesso all applicazione Gestione protocollo ogni utente dispone di un proprio Promemoria collocato in basso a sinistra nella pagina come evidenziato nella figura sottostante Fig 49 n ye n Strumenti gt Proto LA MIA INTRANET PI Protocollo Berven Protecolio Amministrazione Report Ricerche STRU
557. sta 0 Visualizza 0 Visualuza 0 Visualizza o avanzata LA MIA INTRANET Benvenuto STRUMENTI PROTOCOLLO REGISTRAZIONE ANAGRAFICA Q FASCICOLI UTILIT Fig 164 Registrazione accesso alla sezione Le funzioni disponibili in questa sezione sono le seguenti e Documento in ingresso offre la possibilit di effettuare la registrazione dei documenti in ingresso ricevuti da una sorgente esterna all Area Organizzativa Omogenea e Documento in uscita consente la registrazione di documenti inviati ad un entit esterna all AOO CRV e Documento interno permette la registrazione di documenti spediti internamente tra uffici appartenenti all AOO CRV e Documenti da archivio consente di acquisire documenti presenti nell applicativo documentale 129 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Come illustrato di seguito Fig 165 la maschera per la registrazione si pu dividere in e sezione principale Fig 165 a ad eccezione del campo Mezzo di trasmissione presente solo nella registrazione in ingresso quest area si presenta inalterata in tutte le tipologie di registrazione Per ulteriori dettagli vedasi o Documento in ingresso o Documento in uscita o Documento interno e tab Fig 165 b questa sottosezione cambia a seconda del tab selezionato Per ulteriori dettagli vedasi la sezione Sezione Tab e pulsanti Registra
558. strazione 2 Ruoli SUP PROT ASS AMM FASCICOLI UTILIT o PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Visualizza Assegnati all utente 5 sualizza gt Ritorna Presi in carico 6 sualizz Ritornati 8 zz Chiusi 3 alizz Chiusi con risposta 0 Visualizza Fig 330 Scarico Riassegnazione accesso alla funzione Dopo aver effettuato l accesso alla funzionalit verr presentata una maschera Fig 331 che permetter di ricercare dei protocolli in un certo intervallo temporale specificandone gli estremi tramite i tasti Calendario Fig 331 1 e 2 per stato Fig 331 3 e per intervallo numerico Fig 329 4 Una volta impostati i filtri l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 331 5 per avviare la ricerca 238 Organizzazione per macro aree VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo 2 3 pata E GN Mes ene Fig 331 Scarico Riassegnazione ricerca documenti La chiave di ricerca Stato Fig 331 3 prevede tre stati selezionabili e Lavorazione una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr effettuare le operazioni di chiusura o riassegnazione Si rimanda alla sezione Presi in carico del Promemoria per informazioni dettagliate sulla realizzazione di tali operazioni sui protocolli selezionati e Chiusi una volta visualizzato l elenco dei protocolli in questo stato l utente potr riprenderne la lavorazione oppure rispondere al documento in ingresso s
559. stro Registro Ufficiale Ultima Registrazione GE STIONE UFFICI Ruoli SUP PROT ASS AMM 3 NE Fig 25 Amministrazione accesso alla macro area A questo punto servendosi del menu verticale Fig 25 b l utente potr utilizzare le varie funzionalit raggruppate nelle seguenti sezioni e Organizzazione prevede funzionalit per la gestione dell Area Organizzativa Omogenea AOO delle Unit Organizzative UO uffici che la compongono nonch della profilazione degli utenti ruoli e deleghe che ci lavorano e Cataloghi consente la gestione dei registri del titolario delle legislature dei tipi di procedimento e di documento dell oggettario dei mezzi di trasmissione e dei titoli del destinatario e Gestione ufficio permette la gestione delle deleghe il monitoraggio dell ufficio e la gestione della riassegnazione e chiusura di massiva di protocolli VITROCISET SPA ADS SPA 21 Macro area Amministrazione NT Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 GESTIONE UFFICIO Funzione assegnata al ruolo amministratore o assegnatario di protocollo se Responsabile dell ufficio o delegato ad operare Obiettivo gestione dell ufficio Descrizione le funzioni offerte da questa sezione risultano utilizzabili dall utente qualora lo stesso sia il Responsabile dell ufficio o un delegato ad operare L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Gestione ufficio come evidenziato nella figura sottostante Fig 26 Fi
560. t AI RoboForm start ze Acer Windows PowerShell 1 0 Windows Update IE StarTeam Fortinet fr Programmi ScreenshotCaptor CCleaner Dati recenti WinRAR m Bluetooth L p GB Impostazioni n urli lumber P Cerca E cime din Microsoft Silverlight x Q9 ida in linea e supporto tecnico I Google Earth 2 Esegui I Ghostgum 4 E Ghostscript 2 9 Chiudi sessione 9 OpenOffice org 3 2 Fig 2 Accesso al servizio Internet Explorer La prima pagina che viene presentata offre le varie opzioni per iniziare il proprio lavoro 2 Home Consigtio repionale del Veneto Windows Internet Explorer Ge m Dip Hesse rane bes non s one we s d feugi rae bend oma Fia Modia wanba Preferti mcndiedi gt de pine censi regens vensto R Do Pon Cons glie Weh GuntaExtrane CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO x 0 BENVENUTI NELLA NUOVA INTRANET DEL CONSIGLIO REGIONALE DEL VENETO LA MIA INTRANET o Kua grafica tanti meri che verranno x STRUMENTI quanto prima 23nn aliti penasti AX per migliorare le quotidiane SITO SWAP o m de subi depznibfe menu strumern f wirseereo d quale acosdere ai pnrcpat fiepkenlies Par funzionalit mcn accessibile 0
561. t dove numero composto da pi cifre separate da un punto che individuano la collocazione della voce nella struttura gerarchica del titolario Ad esempio l argomento 1 2 3 Schede rappresenta la 3 voce di titolario figlia dell argomento 1 2 Elezioni che a sua volta figlia della voce di 1 livello TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI Per importare il titolario l utente dovr specificare due informazioni 57 la data di inizio validit campo obbligatorio il tasto Calendario Fig 70 1 consentir all utente di selezionare la data da cui entrer in vigore il titolario che sta per caricare Non possibile inserire una data precedente o uguale a quella attuale in quanto il titolario non ha validit retroattiva il file Excel contenente il titolario modificato L utente avvalendosi del tasto Sfoglia Fig 70 2 potr ricercare il file nel proprio PC o su altro supporto di memoria per poi effettuarne il caricamento tramite il pulsante Importa Fig 70 4 Nel caso in cui prima di confermare l importazione l utente si accorga di aver inserito una data o un file sbagliato potr cancellarli selezionando il tasto Pulisci Fig 70 2a AI momento dell importazione del titolario tutte le voci sono associate a tutti gli uffici Sar poi compito dell addetto AMM SUP disabilitare determinate voci per certi uffici vedasi Associazione uffici Data validit Fig 70 Import titolari
562. t Numero Pagine 1 N allegati interni 0 Mittente Riceventi 1 Assegnatari 1 Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli 2 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie CRV Organizzazione di prova Prova organizzazione Prova direzione 1 AGOSTA GIULIANO Fig 89 Dettagli protocollo dettaglio sottosezione tab per documento interno VITROCISET SPA ADS SPA 9 Macro area Protocollo AT 6 Manuale assegnatario di protocollo 4 4 1 1 VISUALIZZAZIONE TAB Obiettivo visualizzazione di ulteriori informazioni nel documento da protocollare Descrizione questa sottosezione composta da dodici pulsanti disposti su due righe ognuno dei quali individuato da un etichetta testuale riguardante l attributo visualizzabile tramite lo stesso Da un veloce confronto tra le due illustrazioni seguenti Fig 90 e Fig 91 si pu notare che come detto in precedenza nella visualizzazione di un documento in uscita compare l etichetta Destinatari Fig 90 a a differenza degli altri due casi in ingresso e interno dove viene sostituita dalla dicitura Riceventi Fig 91 b Le restanti etichette sono le medesime nella lavorazione di tutte e tre le tipologie di documento Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Fig 90 Visualizzazione tab documento in uscita b Mittente Assegnatari Allegati Allacci Annotazioni Titolario
563. ta avviser l utente tramite un messaggio Fig 171 Star poi all utente decidere se forzare la registrazione o meno Gli estremi dei dati inseriti risultano essere uguali a quelli del protocollofl N 80 registrato il 2010 0 9 03 0 Premere il tasto Registra per forzare la registrazione Fig 171 Documento in ingresso messaggio di avviso all utente e i link al protocollo gi registrato in precedenza VITROCISET SPA ADS SPA 134 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo ci che concerne la sezione dedicata alla gestione dell allegato principale Fig 170 p servendosi del pulsante Sfoglia Fig 170 p1 l utente potr individuare il documento principale nel proprio PC o in altre memorie di massa quali CD pen drive DVD etc indicare il numero di pagine da cui composto Fig 170 p4 e caricarlo tramite la selezione del tasto Allega Fig 170 p2 Inoltre per effettuare il caricamento di eventuali allegati interni l utente dovr avvalersi del tab Allegati rispettando la quantit indicata Fig 170 p5 Realizzato il caricamento dell allegato principale l utente potr visualizzarlo selezionandone il nome del file In presenza di allegati indicati in Fig 170 p5 oltre a quello principale il loro numero deve essere inserito nella fase di registrazione del protocollo Dopo la registrazione qualora si fosse verificato un errore nell inserimento degli allegati si dovr annullare il pro
564. taglio schermata principale VITROCISET SPA ADS SPA 24 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 1 2 AOO AREA ORGANIZZATIVA OMOGENEA Funzione assegnata al ruolo supervisore Obiettivo modificare le impostazioni relative ad un Area Organizzativa Omogenea Descrizione si definisce AOO Area Organizzativa Omogenea un insieme di unit organizzative dell amministrazione che usufruiscono in modo omogeneo e coordinato degli stessi servizi per la gestione dei flussi documentali In particolare all interno di una AOO esiste un solo servizio di protocollazione dei documenti in ingresso interni ed in uscita che adotta un unica sequenza numerica per l attribuzione del numero di protocollo rinnovata ad ogni anno solare Nella modellazione adottata dall applicazione CRVPro viene definita un unica AOO rappresentante il Consiglio Regionale del Veneto CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce AOO come evidenziato nella figura sottostante Fig 28 LA MIA INTRANET o AMMINISTRAZIONE Benvenuto Protocolk mmin Report Ricerche STRUMENTI Informazioni RGANIZZAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV AOO C e del Veneto LIO OPODI Prova direzione 3 2i smminict Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 272 201 5 Ruoli SUP PROT ASS AMM CATALOGHI GESTIONE UFFICK Fig 28 AOO accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente mascher
565. tal modo nelle registrazioni successive la descrizione apparir tra le voci di tale lista e potr essere comodamente selezionata dall utente tramite il mouse o mediante la digitazione di alcuni caratteri nel campo Cerca Fig 168 h2 Il menu Fig 168 h1 presenta come opzione preimpostata dal sistema la voce Altro ed in questo caso che l utente pu descrivere l oggetto nell area di testo Fig 168 h3 Selezionando l icona rappresentante una cartella Fig 168 h4 l utente potr visualizzare la lista dei tipi procedimento attualmente catalogati nel sistema e i relativi contatori campi obbligatori sono contrassegnati da Protocollo N Protocollo nuovo Data Registrazione 09 09 2010 Tipo I Data del documento f2 T Estremi documento Data di ricezione Ore Minuti e e e j h5 Aggiungi oggetto nell oggettario dopo aver descritto l opzione altro Documento principale Sfoglia Numero Pagine N allegati interni VITROCISET SPA ADS SPA Organizzazione per macro aree 9 Manuale Protocollo Fig 168 Documento in ingresso campi obbligatori Come illustrato di seguito Fig 169 per filtrare la ricerca del tipo procedimento desiderato l utente potr indicarne la sigla Fig 169 1 la legislatura o l anno Fig 169 2 e poi selezionare il tasto Cerca Fig 169 3 I risultati della ricerca verranno presentati in forma tabellare in cui ogni elemento identificato da tre a
566. tari sia uffici che utenti Mittente Riceventi Allegati Allacci Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie UO UONSI Unit operativa nuovo sistema informativo competente Utente Ni Fig 235 Tab Assegnatari maschera iniziale La modalit di assegnazione pu essere di due tipi e per competenza l assegnatario ha la responsabilit e la facolt di lavorare il documento Il sistema assegna automaticamente come competente il primo elemento selezionato sia esso ufficio o utente In questo caso l assegnatario potr riassegnare il documento ad un altro destinatario ricevente e per conoscenza in questo caso l assegnatario potr accedere al documento in sola lettura effettuando una ricerca mirata A differenza di quanto accade per i protocolli assegnati in competenza il protocollo non visibile all interno della sezione Presi in carico presente nel Promemoria Quando viene selezionato il tab Assegnatari il sistema inserisce automaticamente nell elenco degli assegnatari in conoscenza l ufficio specificato dall utente al momento dell accesso all applicazione Oltre a quanto detto le regole di assegnazione tengono conto anche del ruolo dell utente assegnante e dell inquadramento dell UO centrale o normale a cui appartiene Per ulteriori informazioni a tal proposito consultare le sezioni Ruoli e Uffici A seconda dell entit assegnataria si distinguono e assegnaz
567. tato il nome del file se presente il Tipo documento una Descrizione dell allegato oltre che al numero di pagine da cui composto il documento Nel caso in cui il documento in formato elettronico risulti allegato al protocollo l utente potr visualizzarlo selezionandone il corrispondente nome Anche per questo tab la cifra che appare alla destra dell etichetta Allegati indica quanti sono gli allegati previsti per il protocollo Allacci In questo tab l utente pu visualizzare a quali altri protocolli il corrente logicamente collegato Nella seguente figura Fig 99 si riporta l aspetto del tab in oggetto nel caso in cui siano previsti allacci con altri protocolli Mittente Riceventi 1 Assegnatari 2 Titolario Fascicoli 1 Procediment Fig 99 Visualizzazione tab allacci VITROCISET SPA ADS SPA 73 Macro area Protocollo Manuale assegnatario di protocollo Il tab presenta una lista di tutti i protocolli connessi al corrente che potranno essere visualizzati semplicemente selezionando il corrispondente elemento della lista Per ogni allaccio viene riportato il numero e l anno oltre che il tipo di documento I per documenti in ingresso U per documenti in uscita ed N per documenti interni Nel caso in cui non siano previsti allacci il tab apparir semplicemente vuoto Si osservi che a destra dell etichetta Allacci compare un numero tra parentesi ad indicare quanti sono i protocolli lega
568. tazione o comunque sia verso le quali sussiste un interesse corrente Archivio di deposito la parte di documentazione relativa alle pratiche concluse ma non ancora destinata istituzionalmente alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico Archivio storico il complesso di documenti relativi alle pratiche concluse e destinati previe operazioni di scarto alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico Area Organizzativa un insieme di funzioni e di strutture individuate dall Amministrazione Omogenea che opera su tematiche omogenee e presenta l esigenza di gestire la documentazione in modo unitario e coordinato Casella di posta elettronica la casella di posta elettronica certificata istituita da un AOO per la istituzionale Fascicolo Firma digitale IndicePA Lista Controllo Accessi ACL Piano di conservazione dell archivio Posta elettronica certificata Repertorio dei fascicoli Scarto Segnatura di protocollo Servizio Sistema di gestione informatica dei documenti Sistema Titolario di classificazione ricezione e la spedizione dei documenti informatici soggetti alla registrazione di protocollo l unit archivistica che raccoglie 1 documenti relativi ad un procedimento amministrativo una persona fisica o giuridica un oggetto specifico di competenza dell Amministrazione un particolare tipo di fi
569. te dovr decidere se aprirlo Fig 384 7 o salvarlo Fig 384 8 Download del file Aprire o salvare il file ps Nome RegistroProtocolli PDF 7 Tipo Adobe Acrobat Document Da nsi intranet test consiglio regione veneto it E 8 danneggiare il computer Se l origine non considerata attendibile non aprire o salvare il file Quali rischi si corrono x file scaricati da Internet possono essere utili ma alcuni file possono Fig 384 Registro protocolli modificati finestra per il download del file Eseguite le predette azioni il report si presenter come illustrato nella figura seguente Fig 385 riportando in alto a destra il registro correntemente in uso l intervallo temporale e l UO specificati dall utente dati nel report verranno presentati seguendo lo schema Fig 385 indicando le informazioni relative alla modifica riportando l identificativo numerico del protocollo interessato la data e l ora in cui stata effettuata l autore ed i valori vecchio e nuovo del campo che stato modificato VITROCISET SPA ADS SPA 277 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo Statistiche protocolli OPOOD3 Prova direzione 3 Valore precedente Valore nuovo 20100000260 01 OCT 2010 OPODI Prova direzione VAGOSTA STATO PROTOCOLLO IN LAVORAZIONE 15 56 23 GIULIANO 20100000260 01 OCT 2010 OPODI Prova direzione 1 AGOSTA STAT ASSEGNAZIONE SOSPESO PRESO IN CARICO 15 55 23 GIULIANO 2010000026
570. te dovr selezionare prima l opzione Persona giuridica Fig 296 3b e poi il tasto Aggiungi Fig 296 4 VITROCISET SPA ADS SPA 213 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 1 campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione Soggetti 3b 4 Tipo C Persona Fisica E Persona Giuridica LE Denominazione Cognome Partita IVA Verdi Fig 296 Nuova lista di distribuzione selezione tipologia Persona giuridica 3b Come illustrato di seguito Fig 297 nella ricerca di una persona giuridica gi presente nella rubrica anagrafica da aggiungere alla lista l utente dovr indicarne la Denominazione Fig 297 5b e o la Partita IVA Fig 297 5b quindi selezionare il tasto Cerca Fig 297 6 Selezionando dai risultati la Denominazione Fig 297 7 della persona giuridica questa verr aggiunta automaticamente nell elenco in via di creazione i 5b 6 Persona Giuridica mune Partita 5 E Denominazione Partita Iva Un elemento trovato Fig 297 Nuova lista di distribuzione ricerca 5b e 6 e selezione del campo Denominazione 7 Una volta terminata la compilazione della lista come mostrato in Fig 298 possibile memorizzarla selezionando il tasto Salva Fig 298 s VITROCISET SPA ADS SPA 214 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati Descrizione
571. tembre 23 31 08 2010 MINELLA ROBERTO documento interno IT 22 31 08 2010 1 rossi prova in ingresso 21 31 08 2010 minella Prova protocollo in ingresso 20 3108 2010 prova IT 19 31 08 2010 U MINELLA ROBERTO prova registrazione 18 31 08 2010 0 prova assegnatari 17 31 08 2010 U POMPA MIMMO oggetto di prova configurazione utente 16 3108 2010 MINELLA ROBERTO protocollo interno 15 341 082010 U MIMMO 14 31 08 2010 Minella Prova protocollo in ingresso 28 elementi trovati da 1 a 15 Inizio Precedente 1 2 Successivo Ultimo 1 2L Fig 254 Tab Allacci esempio di selezione del protocollo numero 27 La selezione del tasto Indietro riporter l utente alla maschera precedente per ricercare altri protocolli allacciabili VITROCISET SPA ADS SPA 185 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Il successo dell operazione aggiorner l etichetta del tab Fig 255 a affiancandogli un numero tra parentesi indicante il numero di allacci realizzati Inoltre il sistema visualizzer una tabella riportante gli estremi del protocollo allacciato Fig 255 b come illustrato di seguito Mittente Riceventi Assegnatari Allegati Annotazioni Titolario Fascicoli Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Numero Anno Estremi protocolli allacciati 27 2010 1 Fig 255 Tab Allac
572. ti Fig 20 Strumenti e convenzioni caso 1 carattere all inizio della stringa VITROCISET SPA ADS SPA 17 Funzionalit principali Manuale assegnatario di protocollo Caso 2 Al centro della stringa Nell esempio seguente Fig 21 si pu notare come indicando bu to nel campo Cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con bu e termina con to Username Cognome bu to Nome Nominativo Username BURATO FRANCESCO buratof busettoc BUSETTO GIANNA busettog 3 elementi trovati Fig 21 Strumenti e convenzioni caso 2 carattere al centro della stringa Caso 3 Fine stringa Nell esempio sottostante Fig 22 si pu notare come indicando me nel campo Cognome i risultati della ricerca presentino tutte quelle persone aventi il cognome che inizia con me Username Cognome ime Nome Nominativo Username MEDINA ADRIANA medinaa MEGGIOLARO CLAUDIO meggiolaroc MELE FRANCESCO melef MEMO FEDERICA memof MENEGHESSO FEDERICO meneghessof MENEGHETTI MARINA meneghettim 6 elementi trovati Fig 22 Strumenti e convenzioni caso 3 carattere alla fine della stringa VITROCISET SPA ADS SPA 18 Funzionalit principali Manuale assegnatario di protocollo Radio button Un radio button come rappresentato nella seguente figura Fig 23 un controllo grafico che consente all utente di effettuare un unica scelta tra un predefinito set
573. ti al corrente Annotazioni Questo tab consente all utente di visualizzare alcune note inserite dal protocollatore al fine di facilitarne l individuazione in fase di ricerca Sono previsti i tre campi Posizione Chiave e Note che riporteranno quanto inserito in fase di registrazione Dato che la compilazione di tali campi non risulta obbligatoria in fase di registrazione alcuni potranno comparire vuoti come accade per esempio nel campo Note nell esempio riportato nella seguente figura Fig 100 Mittente Destinatari 1 Assegnatari 2 Allegati 1 Allacci 1 Annotazioni Titolario Fascicoli 1 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Posizione Pos Chiave hhh Note Fig 100 Visualizzazione tab annotazioni Titolario Il titolario rappresenta uno schema logico utilizzato per classificare i documenti in base alle funzioni e alle materie di competenza dell ente CRV In questo tab come si pu vedere dalla seguente immagine Fig 101 l utente potr visualizzare la voce associata al protocollo di cui si stanno visualizzando i dettagli Mittente Destinatari 1 Assegnatari 2 Allegati 1 Allacci 1 Annotazioni Titolario Fascicoli 1 Procedimenti Differimento Emergenza Anomalie Titolario 5 2 4 TITOLO 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE 5 2 Bilancio Esercizio provvisorio Fig 101 Visualizzazione tab titolario VITROCISET SPA ADS SPA 74 Macro area Protocollo
574. tica 1 I documenti informatici ricevuti dall Amministrazione sono resi disponibili alle strutture di competenza attraverso il Sistema al termine delle operazioni di registrazione segnatura di protocollo e memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile 2 Le modalit di presa in carico della corrispondenza informatica sono descritte nell allegato n 13 3 Il Sistema non realizza il trasferimento fisico dei documenti informatici protocollati sulle stazioni di lavoro dei Responsabili delle strutture assegnatarie ma semplicemente permette loro di accedere alle versioni memorizzate nell archivio digitale centralizzato Articolo 27 Fascicolazione dei documenti in arrivo 1 I documenti ricevuti e presi in carico dalle strutture e dagli organi dell Amministrazione quando raggiungono i responsabili della trattazione sono da questi riuniti ai loro precedenti con l operazione di fascicolazione descritta nella sezione V 2 I fascicoli relativi alle pratiche da trattare possono essere a loro volta assegnati agli istruttori cui compete lo svolgimento delle attivit 22 SEZIONE VII GESTIONE DEI DOCUMENTI IN PARTENZA Articolo 28 Produzione dei documenti da spedire 1 Le strutture e gli organi dell Amministrazione producono i documenti da spedire con le modalit descritte nella sezione III del presente manuale Articolo 29 Protocollazione classificazione fascicolazione e spedizione dei documenti cartac
575. tiva del Consiglio 1 38 elementi trovati da 1 a 10 Inizio Precedente 1 2 3 4 Successivo Ultimo 1 Fig 89 Tipi documenti accesso alla funzione Nella fase di definizione Fig 90 l utente dovr indicare una breve descrizione Fig 90 2 del tipo di documento il valore del massimario di scarto 3 e decidere se la tipologia di documento selezionata dovr apparire di default come primo elemento della lista Fig 90 4 Il salvataggio delle modifiche effettuate avverr selezionando il tasto Salva Fig 90 5a Il pulsante Indietro Fig 90 5b permette di tornare alla lista precedente Fig 90 Massimario di scarto in anni E 3 Tipo Documento di default 4 LEAL 5b Fig 90 Tipi documenti definizione di un nuovo tipo documento VITROCISET SPA ADS SPA 72 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 3 1 2 8 MEZZI DI TRASMISSIONE Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo creazione ricerca e o modifica delle impostazioni relative ai mezzi di trasmissione Descrizione nella fase di registrazione di documenti in ingresso necessario specificare oltre ad altri campi obbligatori il mezzo di trasmissione tramite cui il documento perviene all organizzazione Poich esistono vari strumenti di trasmissione questa funzionalit consente la gestione di un elenco che li contiene La stessa lista verr poi presentata tramite un menu a tendina nella maschera relativa al
576. tiva l utente potr annullare le modifiche apportate mediante il tasto Pulisci Fig 137 b Nella tabella seguente Tab 6 si riportano tutti gli attributi di un fascicolo indicando se possibile la modifica o meno X degli stessi Campo Progressivo Oggetto Modificabile Unit Organizzativa Referente Titolario Note Anno Trattato da Tipo Posizione Data creazione Data scarico Data carico Data evidenza Data ultimo movimento Edificio Palazzo Piano Stanza Tab 6 Ricerca fascicoli campi modificabili Chiudi Selezionando il tasto Chiudi Fig 136 2 l utente avr la possibilit di chiudere cio mettere agli atti il fascicolo selezionato Dopo la selezione di tale tasto apparir una finestra che chieder all utente di confermare o annullare l operazione come mostrato nella seguente figura Fig 138 Dati del fascicolo N 52 Progressivo 2010000052 Oggetto PROCEDIMENTO ANNUALE N 00002 Posizione in Trattazione Premere il tasto Conferma per effettuare l operazione di agli Atti Chiuso sul fascicolo selezionato Fig 138 Ricerca fascicoli conferma di messa agli atti di un fascicolo 98 Macro area Ricerche VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo Storia Il pulsante Storia Fig 136 3 consente la visualizzazione dello storico delle versioni del fascicolo come riportato ad esempio nella seguente immagine Fig 139 Si osse
577. to 5202 voce selezionata 2 Fig 258 Tab Titolario selezione del tab 1 e ricerca della voce di titolario 2 A questo punto apparir una finestra di dialogo in cui sar possibile scegliere la voce del titolario tra due tipologie di ricerca e Ricerca Testuale Fig 259 il sistema presenta automaticamente il titolario attualmente in vigore dov possibile selezionarlo attraverso la lista che si visualizzer espandendo il menu a tendina Fig 259 1 VITROCISET SPA ADS SPA 188 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet test consiglio regione veneto it groupyintranetcrv crvpro1 p_p_id CVYRPro Y Ricerca testuale Titolario http nsi intranet test consiglio regione veneto it group i Internet Fig 259 Tab Titolario ricerca testuale utilizzando i menu 1 E possibile velocizzare la ricerca digitando il codice numerico o i caratteri che formano il nome della voce di titolario desiderata avvalendosi del campo Cerca Fig 260 2 il sistema non distingue maiuscole da minuscole e viceversa CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet test consiglio regione veneto it group intranetcrv crvprol p pide CVRPro Y 70 Ricerca visuale Titolario 1 8 1 6 Indagini e visite conoscitive LLL http nsi intranet test consiglio regione veneto it group
578. to dei protocolli da a verso b Fig 35 l utente dovr avvalersi del pulsante gt gt per spostarli tutti o gt per spostare solo gli elementi selezionati Nel senso inverso da b verso a Fig 35 dovr usare invece i pulsanti e A questo punto baster selezionare il nuovo assegnatario competente tra gli utenti proposti dalla combo box Fig 35 3 ed infine realizzare l assegnazione mediante il pulsante Esegui operazione Fig 35 4 Come evidenziato di seguito Fig 36 ogni voce presente in tale lista se selezionata visualizza alcune informazioni relative al protocollo tra cui il link download per visualizzare l eventuale documento principale allegato Selezionare una tipologia di operazione da eseguire Riassegna protocolli utente Selezionare l utente di cui si desidera gestire i protocolli ZAMBON NICOLA Lista dei protocolli attualmente presi in carico dall utente Lista dei protocolli da riassegnare ad altro utente 15 10 2010 20100000316 Riservato 15 10 2010 20100000315 Riservato 15 10 2010 20100000264 Prova protocollo in int 27 09 2010 20100000169 Prova 02 01 05 09 09 2010 20100000064 uscita ordine del gior Scarica l allegato principale del protocollo 11 10 2010 20100000198 INTERNO download Nuovo Assegnatario Competente z Fig 36 Riassegnazione protocolli utente informazioni relative al protocollo selezionato VI
579. tocollo dato che la quantit di allegati interni non modificabile A questo punto inserite le informazioni relative ai campi obbligatori e opzionalmente a quelli facoltativi l utente potr proseguire nella fase di registrazione del protocollo con la compilazione dei tab obbligatori vedasi sezione tab VITROCISET SPA ADS SPA 135 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 4 1 2 DOCUMENTO IN USCITA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo registrazione di documenti inviati ad un entit persona fisica o giuridica esterna all AOO CRV Descrizione questo tipo di documenti vengono spediti ad un entit persona fisica o giuridica esterna all Area Organizzativa Omogenea del CRV L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Documento in Uscita come evidenziato nella figura sottostante Fig 172 LA MIA INTRANET PROTOCOLLO Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI informazioni REGISTRAZIONE anizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto Area Organiz 2 Prova direzione 2 mento in ingr Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione e monto interno Ruoli PROT ASS PROMEMORIA ANAGRAFICA Assegnati all ufficio 0 Assegnati all utente sualizza FASCICOLI Presi in carico 2 Ritornati 8 UTILIT Chiusi 5 suali Chiusi con risposta Fig 172 Documento in uscita accesso alla funzione Informazioni Obbl
580. tore italiano consapevole di questa necessit con il D P C M 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico ha imposto alle pubbliche amministrazioni l obbligo di adottare con apposito atto un manuale di gestione dei documenti contenente al minimo la regolamentazione delle attivit di formazione registrazione classificazione fascicolazione archiviazione e conservazione dei documenti ricevuti prodotti o spediti dall ente il piano di conservazione dell archivio comprendente il titolario di classificazione e il massimario di selezione assegnazione delle responsabilit connesse alla gestione conservazione e accesso all archivio Il manuale di gestione dei documenti reso pubblico e comunicato a tutto il personale dell ente il quale tenuto ad applicare le regole ivi contenute sotto il controllo e la supervisione del Responsabile dell Ufficio Archivio e Protocollo Poich il manuale si compone di disposizioni di carattere generale che presumibilmente rimarranno invariate nel tempo e specificazioni di natura operativa o di dettaglio che invece richiederanno un continuo adeguamento al contesto organizzativo normativo e tecnologico dell ente queste sono riportate come allegati e costantemente aggiornate a cura del Responsabile dell Ufficio Archivio e Protocollo 2 Politica per la qualit nella gestione dei documenti e dell archivio L adozione del manuale di gesti
581. trumentali 4 Risorse umane 5 Risorse finanziarie e gestione contabile 6 Sistema informativo Tutti i titoli del quadro di classificazione sono stati costruiti partendo dal generale al particolare fino ad arrivare in qualche caso al quarto livello Questo maggior dettaglio si reso necessario per fornire indicazioni operative precise sulla costituzione delle serie tipiche fondamentali atti consiliari ed attivit delle Commissioni Ogni singola articolazione del titolario comprende il codice di classificazione la voce di classificazione ed una breve descrizione per ogni titolo e per le voci successive di primo livello La voce Normativa e disposizioni di massima stata ripetuta anche sotto alcune voci di secondo livello data la complessit e la quantit di documentazione riferita a queste voci si pensi ad es a tutta la normativa relativa alle elezioni ELENCO DEI TITOLI 1 LIVELLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 2 ATTIVITA LEGISLATIVA DI CONTROLLO E DI SUPPORTO 3 ORGANIZZAZIONE PATRIMONIO E RISORSE STRUMENTALI 4 RISORSE UMANE 5 RISORSE FINANZIARIE E GESTIONE CONTABILE 6 SISTEMA INFORMATIVO TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 Comprende la documentazione inerente le elezioni del Consiglio Regionale e le attivit non di aula relative agli organismi istituzionali del Consiglio Regionale compresi i rapporti istituzionali con altri organismi le funzioni di comunicazione e promozione cultu
582. tti scuole associazioni ecc 20 Pagina 21 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione 1164 Palazzo aperto e iniziative Fascicolo per attivit amuale cronologico Richiesta eventuale A fine legislatura analoghe organizzazione corrispondenza Prospetti riepilogativi Illimitata 116 5 Visite scuole Fascicolo per attivit annuale o per organizzazione e Illimtata legislatura cronologico corrispondenza relativa es organizzazione A fine legislatura logistica L17 Infonmazione e comunicazione 117 1 Conferenze stampa Fascicolo per attivit annuale cronologico Testi per la conferenza limitata fotografie riprese audiovideo 117 2 Comunicati stampa Fascicolo per attivit annuale cronologico o Testo del comunicato Illimitata nurrerico numero comunicato 1 17 3 Rassegna starrpa Fascicolo per attivit amuale cronologico o Dossier terratici Illimitata alfabetico argomento 117 4 Attivit pubblicitaria istituzionale 117 5 Sito web Fascicolo per rrateria annuale cronologico 1176 Osservatorio elettorale Fascicolo per attivit annuele cronologico 21 Pagina 22 di 73 Num II livello IV Unit archivistica Descrizione Conservazione si conseva 5 ami 117 7 Pubblicazioni a cura del Corsigio 1 17 7 1 Periodiche Fascicolo per procedimento Elenco abbonati 5 anni annuale alfabetico nome t
583. ttributi l acronimo Descrizione la categoria di appartenenza L di legislatura e A Annuale ed il relativo contatore aggiornato Selezionando la descrizione del tipo procedimento desiderato Fig 169 4 il sistema aggiunger la sigla e il contatore successivo a quello attuale nell area di testo dedicata alla descrizione dell oggetto h3 nella figura precedente Fig 168 CVRPro Finestra di dialogo pagina Web http nsi intranet Eest consiglio regione veneto it group intranetcrv crvprol p p id2CVRPro Y Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione 82 2010 Ruoli SUP PROT ASS AMM Lista tipi procedimento Descrizione Legislatura XLegislatura Anno L3 Descrizione Categoria Contatore 4p Li PDLS L 0 2 elementi trovati si http nsi intranet Eest consiglio regione veneto it group i Internet Fig 169 Documento in ingresso selezionando PDL il sistema aggiunger PDL n 7 alla descrizione del campo Oggetto 133 Organizzazione per macro aree VITISOGISET SEP Bb SPA 9 Manuale Protocollo Informazioni Facoltative campi facoltativi Fig 170 offrono la possibilit all utente di indicare la data in cui stato prodotto il documento Fig 170 e quella in cui stato ricevuto Fig 170 selezionando il relativo tasto Calendario Fig 170 m1 e 01 In quest ultimo caso pu dettagliare ulteriormente l informazione specificando anche l orario Fig 170 02
584. ttuazione di un certo tipo di operazione Il sistema permette di ricercare tali protocolli e di selezionarli Questa funzione affidata solamente alla figura del Responsabile o delegato ad operare dell ufficio e prevede due opzioni la riassegnazione o la chiusura massiva dei protocolli dell utente indicato L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Gestione protocolli ufficio come evidenziato nella figura sottostante Fig 33 o Ricerca Tematica LA MIA INTRANET AMMINISTRAZIONE Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI Informazioni TEE IRA ORGANIZZAZIONE Registro Registro Ufficiale Ultima Registrazione Area Organizzativa Omogenea CRV Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 CATALOGHI o Ruoli SUP PROT ASS AMM GESTIONE UFFICIO Fig 33 Gestione protocolli ufficio accesso alla funzione Questa funzione offre due opzioni e Riassegnazione protocolli utente e Chiusura protocolli utente VITROCISET SPA ADS SPA 26 Macro area Amministrazione Mv Manuale assegnatario di protocollo 4 1 1 2 RIASSEGNAZIONE PROTOCOLLI UTENTE Obiettivo riassegnazione massiva di protocolli Descrizione tramite questa opzione solo il Responsabile dell ufficio il delegato ad operare da lui nominato pu decidere quali dei protocolli presi in carico da un utente debbano essere riassegnati ad un altra persona nello stesso ufficio
585. uarsi le operazioni di e modifica del massimario di scarto e associazione agli uffici e visualizzazione storico delle modifche VITROCISET SPA ADS SPA 50 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 2 a MODIFICA MASSIMARIO DI SCARTO Obiettivo modifica del massimario di scarto Descrizione il massimario di scarto stabilisce per gli Enti Pubblici il regime ed i tempi di conservazione dei documenti generati o custoditi in archivio Come illustrato nella seguente figura Fig 61 la selezione del tasto Modifica Fig 61 1 consentir di cambiare il numero di anni previsti per il Massimario di scarto riguardante la voce indicata dall utente Fig 61 a Argomento 1 3 3 TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIM 3 Consiglieri regionali Dimissioni Sur corrente a Fig 61 Modifica Massimario di Scarto accesso Dopo tale selezione verr presentata la seguente maschera Fig 62 in cui verranno elencati nell ordine e Argomento padre Fig 62 b l argomento da cui discende nella struttura gerarchica del titolario e Codice Fig 62 codice numerico che individua la voce nel titolario e Descrizione Fig 62 d nome testuale della voce di titolario e Data di validit Fig 62 e questa informazione coincide con la data di importazione del titolario A differenza dei predetti attributi che non sono modificabili sar possibile modificare il massimario
586. uccessive colonne C D continua la sua articolazione in sottolivelli classi sottoclassi categorie e sottocategorie B c TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI 1 1 Normativa disposizioni di massima 1 2 Elezioni EB amp ov a 56 Organizzazione per macro aree Normativa disposizioni di massima Verbal riepiloghi Schede Ricorsi Rendiconto spese elettorali Normativa disposizioni di massima Proclamazione eletti Dimissioni Surroghe Status Anagrafica Situazione patrimoniale Normativa disposizioni di massima Composizione Normativa disposizioni di massima Comispondenza generale Composizione VITROCISET SPA ADS SPA Manuale Protocollo Fig 69 Import Titolario modellazione gerarchica del titolario nel foglio di lavoro Excel Avvalendosi della struttura matriciale righe e colonne del foglio elettronico Excel nella modifica aggiornamento del titolario si dovranno seguire le seguenti regole non possibile iniziare lasciando righe vuote partendo dalla prima ogni riga pu riportare una sola voce di titolario le colonne del foglio Excel rappresentano i livelli gerarchici in cui si articola il titolario la colonna A 1 livello riporter il titolo la colonna B 2 livello i relativi figli di A la colonna C 3 livello i figli di B e cosi via ogni voce viene descritta secondo la seguente sintassi lt numero gt voce di titolario g
587. ulteriori unit informative documenti immagini etc a partire da una prima unit ad esse correlata Un collegamento ipertestuale normalmente pu essere distinto dal resto del documento per qualche sua peculiarit grafica la pi tipica del testo blu sottolineato L attivazione di un collegamento viene effettuata attraverso un clic del mouse cui segue la visualizzazione della destinazione del collegamento PDF Portable Document Format Formato per la condivisione di documenti 6 Introduzione VITROCISET SPA ADS SPA Manuale assegnatario di protocollo Sessione colloquio Il dialogo pu avvenire tra utente ed elaboratore su un determinato argomento tipicamente un applicazione software oppure tra due unit logiche in una comunicazione destinata a durare un certo tempo Unit Organizzativa Per UO s intende un ufficio dell AOO che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione del protocollo ovvero il soggetto destinatario del documento Tab 2 Definizioni acronimi e abbreviazioni VITROCISET SPA ADS SPA 7 Introduzione e Manuale assegnatario di protocollo 3 FUNZIONALITA PRINCIPALI In questo capitolo verranno trattate le funzionalit di base dell applicativo e le modalit operative di uso comune che ne permettono l utilizzo In particolare s introducono tre aspetti e Accesso al servizio e Le funzionalit del prodotto e Strumenti e convenzioni 3 1 ACCESSO AL SERV
588. umentale Attivit inerenti al gestione del Servizio Archivistico ai sensi del DPR 445 2000 relativa al protocollo archivio e gestione documentale Strumenti di corredo archivistico richieste di riproduzione versamenti estrazioni temporanee di documentazione procedure di scarto ecc 6 2 1 Manuale di gestione 6 2 2 Piano di classificazione e piano di conservazione 6 2 3 Gestione del protocollo 6 2 4 Gestione degli archivi 6 2 4 1 Strumenti di corredo e di consultazione 6 2 4 2 Versamenti 6 2 4 3 Procedure di scarto 6 2 4 4 Richieste di consultazione e o di riproduzione 3 e consulenza alla ricerca 4 6 3 Diritto d accesso Applicazioni della L 241 90 e successive modificazioni richieste di accesso 6 4 Tutela della riservatezza Adempimenti individuazione responsabili ecc 6 4 1 Regolamento 6 4 2 Soggetti che effettuano il trattamento gt 6 43 Trattamento dei dati l 6 5 Biblioteche e centri di documentazione Gestione del servizio di biblioteca acquisti catalogazione richieste di consultazione e prestito riproduzione ecc Gestione del servizio del Centro di Documentazione 6 5 1 Regolamento 73 Escluse quelle ex L 241 90 che vanno nella voce successiva 6 3 14 Consulenza e ricerche effettuate anche direttamente dagli addetti agli archivi 1 Comprende la nomina dei responsabili 16 Ad es eventuali richieste di blocco o di modifica dei dati documento programmatico sulla sicurezza ecc 6 5 2 Pianificazione 6 5 3 Se
589. una firma digitale conforme alla normativa vigente 6 L Amministrazione per attribuire una data certa a un documento informatico si avvale di un servizio di marcatura temporale conforme alla normativa vigente In alternativa si assume come riferimento temporale certo la data di protocollo generale 14 SEZIONE IV REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO GENERALE Articolo 9 Documenti soggetti a registrazione obbligatoria nel protocollo generale 1 Sono soggetti a registrazione obbligatoria di protocollo generale tutti i documenti ricevuti prodotti dall Amministrazione indipendentemente dal supporto sul quale sono formati ad eccezione di quelli indicati nel successivo comma 2 2 Sono esclusi dall obbligo della registrazione nel protocollo generale a le gazzette ufficiali 1 bollettini ufficiali e notiziari della pubblica amministrazione le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni 1 materiali statistici i giornali le riviste i libri 1 materiali pubblicitari e gli inviti a manifestazioni b gli atti preparatori interni e i documenti gi soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione i documenti interni e le comunicazioni tra gli organi e le strutture dell Amministrazione che non attengono a procedimenti legislativi o amministrativi e non hanno alcuna rilevanza nell ambito delle attivit svolte dall ente 3 Fermo restando le indicazioni riportate nei due commi precedenti restano in vig
590. utente e Tipi documenti creazione modifica o eliminazione di una descrizione indicante la tipologia di documento e Mezzi di trasmissione creazione ricerca e o modifica della descrizione degli strumenti di trasmissione utilizzati per i documenti in uscita e Gestione titoli destinatario creazione ricerca e o modifica dei titoli Dott Ing ecc riguardanti i destinatari dei protocolli in uscita VITROCISET SPA ADS SPA 43 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 1 REGISTRI Funzione assegnata al ruolo amministratore Obiettivo creazione di un nuovo registro o modifica di uno esistente Descrizione questa funzionalit permette la definizione di uno o pi registri e o la loro modifica Il registro di protocollo traccia progressivamente la movimentazione dei documenti riportando per ognuno gli elementi indispensabili per la registrazione e numero progressivo e tipologia del documento I in ingresso in uscita N interno e data di registrazione e mittente e assegnatari riceventi se documento interno o destinatario se documento in uscita e nome e cognome del protocollatore e oggetto del documento L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Registri come evidenziato nella figura sottostante Fig 50 LA MIA INTRANET AMMINIS TRAZIONE Benvenuto STRUMENTI Informazioni A IRGANIZZAZIONE o Organizzativa Omogenea CRV A00 Consiglio Regiona
591. uzione un elenco predefinito di nominativi che agevola l utente velocizzando l indicazione dei destinatari per i documenti in uscita dall AOO Una volta definita potr essere ricercata ed eventualmente modificata L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Nuova lista distribuzione come evidenziato nella figura sottostante Fig 292 ricerca tematica LA MIA INTRANET PROTOCOLLO AN rotocollo Amministrazione Report Ricerche nea I I REGISTRAZIONI Area Organizzativa Omogenea CRV 00 Consiglio Regionale del Veneto UO Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro Uffieiale Ultima Registrazione Ruoli PROT ASS PROMEMORIA Assegnati all ufficio 0 Assegnali all utente Presi in carico 2 sualizza Ritornat Chiusi 5 sualizza Chiusi con risposta FASCICOLI UTILIT Fig 292 Nuova lista di distribuzione accesso alla funzione In seguito a tale scelta verr presentata la seguente maschera Fig 293 tramite la quale l utente potr creare una nuova lista di distribuzione Nel caso specifico si compila l unico campo obbligatorio Descrizione Fig 293 1 dove indichiamo il nome e poi selezionando il tasto Salva Fig 293 2 campi obbligatori sono contrassegnati da Altri dati E 1 EJ VITROCISET SPA ADS SPA 212 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 293 Nuova lista di distribuzione creazione di una nuova lista
592. va descrizione delle voci da cui composto Viene riportata anche la data di inizio validit nel formato gg mm aa CRVpro Stampa Titolari Gestione Protocollo informatico Codice Data inizio validit 01 09 20 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALI Normativa disposizioni di massima Elezioni Normativa disposizioni di massima Verbali neploghi Schede Ricorsi Rendiconto spese elettorali Consaglien regionali Normativa disposizioni di massima Proclamazione eletti Dimessioni Surroghe Status Anagrafica Situazione patrimoniale Normativa disposizioni di massima Composizione Giunta delle elezioni Normativa disposizioni di massima Corrispondenza generale Composizione Fig 445 Stampa titolario esempio del report riportante il titolario selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 313 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo 4 FUNZIONALITA PER RUOLO Di seguito viene riportata una matrice contenente tutte le funzioni rese disponibili dall applicazione CRVPro ed i ruoli abilitati o meno al loro utilizzo Funiona lRuoe sup amm PROT ASS Gestore LL Econ mm I wmemuedas Documento interno x x v x Documenti da archivio x x v x Nuova persona fisica x x v x Cerca persona Nuova persona guidi x Cerca lista x v X mew T d T_ wu TTT Scarico R
593. vengono riportati le informazioni principali relative al fascicolo ed un numero progressivo selezionando il quale sar possibile visualizzare la versione corrente Lo stesso effetto si avr selezionando il pulsante Ritorna al fascicolo VITROCISET SPA ADS SPA 99 Macro area Ricerche NY Manuale assegnatario di protocollo Stampa dettaglio e Stampa frontespizio All interno della pagina di riepilogo sono presenti inoltre i pulsanti Stampa Dettaglio Fig 136 4 e Stampa Frontespizio Fig 136 5 che consentono di generare dei file in formato PDF In particolare il pulsante Stampa Dettaglio Fig 136 4 consente di stampare una pagina dove vengono elencati i dettagli del fascicolo in oggetto e tramite una lista i documenti ed i procedimenti associati al fascicolo Fig 140 Si osservi che il pulsante Stampa Dettaglio caricher una finestra dialogo di Windows dove sar possibile scegliere se aprire il file PDF per effettuare evenutalmente la stampa oppure salvarlo sul proprio computer T 3 CRVpro Gestione Protocollo informatico Report dettaglio fascicolo Titolario 1 2 4 Ricorsi Numero fascicolo 2010000047 Oggetto IRC N 00001 Unit Organizzativa OPOD3 Prova direzione 3 Referente Note Trattato da GABRIELE PIASENTINI Tipo Ordinario Anno 2010 Data creazione 29 09 2010 Data carico Data evidenza Data ultimo movimento 29 09 2010 Elenco protocolli 20100000233 Presentazione IRC n 1 L
594. viduare in modo inequivocabile il documento stesso Il Servizio per la tenuta del protocollo informatico la gestione dei flussi documentali e degli archivi di cui all art 61 c 1 del D P R n 445 2000 l insieme delle risorse di calcolo degli apparati delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dall Amministrazione per la gestione dei documenti un sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate che rispecchiano le funzioni dell Amministrazione SEZIONE I ASPETTI ORGANIZZATIVI Articolo 1 Area Organizzativa Omogenea 1 Ai fini della gestione dei documenti e dell archivio l Amministrazione individua una sola Area Organizzativa Omogenea i cui dati identificativi sono riportati nell allegato n 1 2 Nell allegato n 2 sono descritte le unita organizzative che la compongono con 1 loro articolazione gerarchica Articolo 2 Servizio per la tenuta del protocollo informatico la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1 Ai sensi dell art 61 c 1 del D P R 28 dicembre 2000 n 445 nell ambito dell AOO di cui all articolo 1 c 1 del presente manuale istituito un Servizio per la tenuta del protocollo informatico la gestione dei flussi documentali e degli archivi 2 AI Servizio sono assegnati 1 seguenti compiti a attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di protocollo informatico distinguendo tra abil
595. viduata ne consente l aventuale modifica Una lista di distribuzione un elenco predefinito di nominativi che agevola l utente velocizzando l indicazione dei destinatari per i documenti in uscita dall AOO Una volta definita potr essere ricercata ed eventualmente modificata L accesso alla funzionalit avviene selezionando la voce Cerca lista distribuzione come evidenziato nella figura sottostante Fig 287 d Ricerca Tematica LA MIA INTRANET o PROTOCOLLO Benvenuto Protocollo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI PRG i C 1 a O informazioni REGISTRAZIONE Area Organizzativa Omogenea CRV ADO Consiglio Regionale del Veneto UO OPODJ Prova direzione 3 ANAGRAFICA Registro Registro Ufficiale Uttima Registrazione 162 7010 Cerca persona fisica Ruoli SUP PROT ASS AMM Nuova persona fisica Cerca persona giuridica PROMEMORIA Nuova a giuridica Assegnati auido Visualizza Assegnati all utente visualizza Cerca lista distribuzione Presi in carico 0 Visualizza Ritornati Visualizza Nuova lista distribuzione Chiusi 5 Visualizza Chiusi con risposta Visualizza Cerca lista assegnazione Nuova lista assegnazione FASCICOLI UTILIT Fig 287 Cerca lista distribuzione accesso alla funzione In seguito a tale scelta l utente avvalendosi della maschera rappresentata nella seguente figura Fig 288 potr procedere con la ricerca di una lista di distribuzione prima indican
596. vo manuale di gestione del Consiglio regionale del Veneto al quale sono allegati come atti integranti il nuovo titolario elaborato in base allo schema predisposto dal Gruppo di lavoro nazionale sugli archivi regionali istituito dal Ministero per i beni culturali e il piano di conservazione e massimario di scarto dell archivio del Consiglio regionale del Veneto come previsto dall art 68 del D P R 28 dicembre 2000 n 445 Tutto ci premesso il Relatore propone di sottoporre all approvazione dell Ufficio di Presidenza il seguente provvedimento L UFFICIO DI PRESIDENZA udito il relatore il quale d atto che la Direzione competente ha dichiarato che la pratica stata regolarmente istruita con l osservanza delle norme regionali e statali in materia visto il DPR 28 dicembre 2000 n 445 visto il DPCM 31 ottobre 2000 Visto il D lgs 7 marzo 2005 n 82 visto il D lgs 22 gennaio 2004 n 42 a voti unanimi e palesi DELIBERA 1 di approvare il Manuale di gestione dei documenti del Consiglio regionale del Veneto predisposto ai sensi degli articoli 3 e 5 del DPCM 31 ottobre 2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico allegato al presente provvedimento per formarne parte integrante 2 4 2 di autorizzare il Segretario generale del Consiglio regionale a modificare e aggiornare il Manuale di cui al punto 1 in relazione a esigenze di natura procedurale informatica e operativa ovvero in relazione a
597. z UTILIT o Chiusi f 1 3 Chius con nsposta 3 isu Fig 182 Documenti da archivio accesso alla funzione In questo modo il sistema permetter la visualizzazione della maschera sottostante Fig 183 La maschera in questione suddivisa in modo da avere una prima parte di ricerca dei documenti e un altra parte nel quale verranno illustrati i risultati di questa ricerca e le azioni che si possono compiere con tali risultati Con il men a tendina Fig 183 1 possibile selezionare il tipo di documento tra Tutti Interno e Uscita Con l apposito men a tendina Fig 183 2 possibile selezionare lo stato del documento tra Tutti Da protocollare Protocollati e Rifiutati Tramite i pulsanti Calendario Fig 183 3a e 3b possibile selezionare l intervallo di tempo della creazione dei documenti da ricercare Tramite il men a tendina Ufficio Fig 183 4 possibile selezionare uno degli uffici a cui appartiene l utente in utilizzo e quindi i documenti protocollati da quell ufficio Il men a tendina Mittente Fig 183 5 serve invece a selezionare il mittente dall ufficio selezionato in Fig 183 4 Infine per confermare la ricerca sar sufficiente selezionare il pulsante Cerca Fig 183 6 VITROCISET SPA ADS SPA 144 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo a 6 Data ins Stato Tipo Mitt Ogg Doc princ Allegati Indic per prot Nota rifiuto Fig 183 D
598. zazione Prova direzione 3 Titolario TITOLO 1 ORGANISMI E ATTIVITA ISTITUZIONALIA 2 Elezioni Ricorsi Oggetto PROCEDIMENTO ANNUALE N 00002 Posizione in Trattazione Data carico 05 10 2010 Data evidenza Data ultimo movimento Versione Ufficio Titolario Posizione Trattato da Data carico Data scarico Data evidenza CRV Organizzazione TITOLO 1 in CRV Organizzazione 05 10 2010 di prova Prova ORGANISMI E Trattazione di prova Prova organizzazione Prova ATTIVITA organizzazione Prova direzione 3 ISTITUZIONALI 1 2 direzione 3 LENTINI Elezioni Ricorsi GIUSEPPE Un elemento trovato Fig 320 Riepilogo fascicolo storico di un fascicolo modificato Nella finestra verr mostrato in una tabella tutto lo storico delle modifiche apportate allo specifico fascicolo elencandone tutte le versioni antecedenti all attuale Selezionando il numero che identifica la versione nel campo Versione l utente avr la possibilit di consultare li dati del fascicolo alla versione selezionata All interno della visualizzazione dei dati storici l utente potr tornare alla pagina di riepilogo del fascicolo selezionando il pulsante Ritorna al fascicolo Selezionando il tasto Chiudi Fig 319 e l utente avr la possibilit di chiudere cio mettere agli atti il fascicolo selezionato Dopo la selezione de tasto apparir una finestra che chieder di confermare l operazione come mostrato nella seguente figura Fig 321 VITROCISET SPA
599. zionati Accanto ai radio button solitamente mostrata una breve descrizione Quando un utente seleziona un radio button qualsiasi radio button precedentemente selezionato nello stesso gruppo diventa deselezionato La selezione di un radio button avviene tramite un click sul cerchio o sull etichetta Tipo e Persona Fisica Persona Giuridica Multimittente Fig 23 Strumenti e Convenzioni Dettaglio di un gruppo di Radio Button FUTTER VITROCISET SPA ADS SPA 21 Funzionalit Principali Manuale Protocollo 3 ORGANIZZAZIONE PER MACRO AREE Obiettivo breve presentazione delle macro aree in cui suddivisa l applicazione CRVPro Descrizione in questa sezione vengono presentate brevemente le principali funzionalit messe a disposizione delle macro aree in cui suddivisa l applicazione Una trattazione pi approfondita verr affrontata nei capitoli specifici relativi ad ogni singola macro area e Amministrazione presenta funzioni che consentono la gestione della struttura organizzativa dei cataloghi e il monitoraggio dell attivit degli uffici e Protocollo presenta funzionalit per la registrazione e la gestione della movimentazione documentale la gestione dell anagrafica e la creazione di fascicoli Inoltre dispone di alcune utilit che consentono la presa in carico lo scarico riassegnazione ed il rifiuto dei protocolli e Report contiene funzionalit per la visualizzazione e stampa di prospetti sinottici n
600. zione dedicata alla stampa della struttura organizzativa dell AOO CRV della rubrica anagrafica e del titolario L accesso alla sezione avviene selezionando la voce Utilit Fig 432 1 come evidenziato nella figura sottostante Ricerca Tematica Sei n Sirumenti gt Res LA MIA INTRANET E REPORT Benvenuto Protocolo Amministrazione Report Ricerche STRUMENTI DEPOR Informazioni PROTOCOLLO Area Organizzata Omosgenes CRV ADO Consiglia Regionsie del Veneso LY OPOUD Provas direrione 1 1 UTILIT Registro Registro Uffici Ultima Registrazione 250 2010 Ruoli SUP PROT ASS Fig 432 Report accesso alla sezione Utilit dal menu verticale 1 Dopo tale azione il sistema presenter l elenco delle funzionalit disponibili dal quale l utente potr selezionare la voce di interesse scegliendo tra e Stampa Organigramma stampa della gerarchia organizzativa dell AOO CRV e Stampa Anagrafica stampa dei dati relativi alle persone fisiche e giuridiche inserite nella rubrica anagrafica e Stampa titolario stampa del titolario selezionato VITROCISET SPA ADS SPA 306 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 6 2 1 STAMPA ORGANIGRAMMA Funzione assegnata al ruolo protocollatore Obiettivo stampa della gerarchia organizzativa del CRV Descrizione questa funzione permette la stampa dell elenco delle UO uffici e organi istituzionali componenti la struttura dell AOO CRV
601. zione Nessuna voce selezionata 22 Destinatario PEDEM b Assegnatario 2 gt Protocollatore b Titolario b Annotazione Fig 355 Ricerca protocolli Mittente e Destinatario per protocolli in uscita TIPOLOGIA SELEZIONATA INTERNO Fig 356 In questo caso comparir oltre alla sezione Mittente anche quella relativa al Ricevente Fig 356 In questo modo l utente avr la possibilit di utilizzare come chiavi di ricerca anche queste infomazioni che potr specificare rispettivamente selezionando Fig 356 1 e Fig 356 2 seguendo lo stesso procedimento descritto per la selezione dell assegnatario e protocollatore VITROCISET SPA ADS SPA 255 Organizzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo b Dati protocollo gt Dati documento Y Mittente Cognome Denominazione Nessuna voce ssezonata W Ricevente Nessuna vo Cognome Denominazione Informazione ricevente b Assegnatario b Protocollatore b Titolario b Annotazione Fig 356 Ricerca protocolli Interni Mittente e Riceventi Una volta impostata le chiavi di ricerca l utente dovr selezionare il pulsante Cerca per avviarla La lista dei risultati si presenter in forma tabellare come illustrato nella Fig 357 in cui ogni elemento verr descritto dai seguenti attributi 256 Organizzazione per macro aree numero di protocollo selezionandolo consentir di visualizzare il protocollo tipolo
602. zione riguardano le comunicazioni tra le strutture e gli organi dell Amministrazione che hanno natura giuridica probatoria o comunque sia rilevanza amministrativa o legislativa Le comunicazioni di servizio e per scambiare informazioni utili al lavoro di ciascun dipendente invece possono avvenire attraverso la casella di posta elettronica individuale Articolo 32 Gestione della corrispondenza interna 1 Le modalit di gestione della corrispondenza interna sono descritte nell allegato n 15 24 SEZIONE IX ARCHIVIAZIONE E CONSERVAZIONE Articolo 33 Natura giuridica e obblighi di conservazione dei documenti e degli archivi 1 Gli archivi e 1 singoli documenti dell Amministrazione sono beni culturali e oggetto di specifica tutela ai sensi dell art 10 del d lgs 22 gennaio 2004 n 42 recante il codice dei beni culturali e del paesaggio 2 Gli archivi e i singoli documenti dell Amministrazione costituiscono il demanio culturale e sono inalienabili ai sensi degli artt 53 e 54 del codice dei beni culturali 3 L Amministrazione ha l obbligo di conservare i propri archivi nella loro organicit e di ordinarli nonch di inventariare i propri archivi storici ai sensi dell art 30 del codice dei beni culturali Articolo 34 Gestione e conservazione dell archivio cartaceo 1 Il Responsabile del Servizio provvede a a conservare la documentazione b garantirne l accesso C registrare i movimenti del materiale documentario
603. zioni osservazioni dei soggetti consultati schede legittimit schede fattibilit parere Illimtata 29 Fascicolo per procedimento per legislature nurrerico Consultivo su provvedimenti regionali e abrogativo d LR del CR leggi statali Presentazione della proposta se di iniziativa popolare l ammissibilit della richiesta v 2 6 iter fino alle detenminazioni de CR per richiedere l indizione alla GR Fa invece integrante celle Proposte di legge 2 5 il referendum consultivo per l istituzione di nuovi corruni mutamenti di circoscrizioni e denorrinazione Illimtata 5 anni con campionatura per la raccolta fime 32 Pagina 33 di 73 210 Petizioni Fascicolo per procedimento per Petizione lettera Illimitata 5 anni con legislature nurrerico assegnazione carrpionatura per la raccolta fime Sottofascicolo corrrrissione per Attivit istruttoria e Illimtata procedimento per legislatura nurrerico parere 211 Proposte di Fascicolo per procedimento per Proposta limitata regolamento legislaturea nurrerico assegnazione parere Sottofascicolo corrrrissione per Attivit istruttoria Illirritata procedimento per legislatura nurrerico parere 2 12 Proposte di Fascicolo per procedimento per Proposta limitata regolamento legislaturea nurrerico assegnazione intero parere 2 13 Proposte di Fascicolo per procedimento per Proposta
604. zioni o d g 1 5 5 Verbali 1 6 Presidente del Consiglio Regionale Documentazione relativa al Presidente e alla sua attivit compresa la partecipazione alla Conferenza dei Presidenti Comprende le serie Decreti Per la corrispondenza inviata dal al Presidente utilizzare la voce Rapporti istituzionali o Relazioni internazionali e cooperazione internazionale 1 6 1 Elezioni 1 6 2 Conferenza dei Presidenti delle Assemblee e delle Province autonome 1 6 3 Decreti 1 7 Ufficio di presidenza Documentazione relativa all elezione ed alle attivit dell Ufficio e dei suoi membri Comprende le serie Convocazioni Verbali e Deliberazioni Per la corrispondenza inviata ai membri dell Ufficio di Presidenza utilizzare la voce Rapporti istituzionali o Relazioni internazionali e cooperazione internazionale 1 7 1 Elezione 1 7 2 Convocazioni o d g 1 7 3 Verbali 1 7 4 Deliberazioni 1 7 5 Decisioni 1 8 Commissioni consiliari permanenti Articolato nelle singole Commissioni comprende per ognuna la composizione nomine e dimissioni le convocazioni o d g e le serie dei Verbali e dei Resoconti nonch le attivit non di aula delle Commissioni I pareri e i documenti prodotti per l attivit legislativa figurano nel Titolo 2 Audizioni e consultazioni che esulano dagli atti assegnati vanno classificati in Indagini e visite conoscitive In Corrispondenza generale inserire la documentazione non
605. zzazione per macro aree 9 P Manuale Protocollo 3 1 2 5 a CERCA TIPO PROCEDIMENTO Obiettivo ricerca e modifica di un tipo di procedimento Descrizione consente di effettuare la ricerca Fig 76 di una tipologia di procedimento indicandone la Descrizione Fig 76 1 e poi scegliere selezionando l apposito radio button se filtrarla per legislatura Fig 76 2a o per anno Fig 76 2b Per avviare la ricerca l utente dovr selezionare il tasto Cerca Fig 76 3 e Legislatura IX Legislatura 2a o ms 2b L 3 Fig 76 Cerca Tipo Procedimento ricerca per legislatura o per anno E possibile anche omettere l indicazione della Descrizione Fig 76 1 e selezionare soltanto il tasto Cerca Fig 76 3 avendo lasciato i filtri imposati su Fig 76 2a o Fig 76 2b Il risultato di questo tipo di ricerca l elenco dei procedimenti in ordine alfabetico Fig 77 memorizzati fino a quel momento Si pu notare che nella tabella ogni elemento viene definito da una Descrizione una lettera che ne indica la categoria di appartenenza A annuale e L legislativo ed un contatore dei procedimenti creati incrementato automaticamente dal sistema Descrizione Categoria Contatore 16 elementi trovati VITROCISET SPA ADS SPA 62 Organizzazione per macro aree 9 p Manuale Protocollo Fig 77 Cerca Tipo Procedimento risultati ricerca Selezionando la Descrizione di un elemento dalla prima colonna della tabella

I01 Gestione della posta in ingresso

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