Consejos prácticos para los participantes de
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1. ACCINE REPORT CRITERIA Include Already expired vaccines 7 Vaccines that will expire Within 30 days Within 60 days Within 90 days or before Vaccines NDCs All Vaccine Categories DT Pediatric DTaP El DTaP HEP B IPV DTaP IPV Brand Names ActHIB Adacel Cervarix Em e mbe 00005 1970 50 Prevnar 7 10 Single Dose Syringes 00005 1971 02 13 10 Single Dose Syringes 00006 4045 41 Gardasil 10 Single Dose Vials 00006 4047 20 25 Single Dose Tubes hd Generate Aging Vaccine Report 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 102. FLU6 35 PF Infl en a Vaccine 066 Fluzone Sanofi Pasteur PMC Preservative free FLU HIDOSE Influenza Fluzone Sanofi Pasteur PMC Seasonal Influenza Seasonal Intradermal FLU ID Fluzone Intradermal Sanofi Pasteur PMC Preservative free FLU MIST Influenza Vaccine Live Intranasal Flumist MedImmune MED FLU UNK Influenza Virus Vaccine NOS GAMMA Hep A Immune Globulin GamaSTAN Talecris TAL H1N109 MST Novel Influenza H1N1 09 Nasal MedImmune MED CSL Biotherapies CSL H1N109 P Novel Influenza H1N1 09 Novartis NOV Sanofi Pasteur PMC CSL Biotherapies CSL H1N109 PF eee Novartis NOV Sanofi Pasteur PMC CSL Biotherapies CSL H1N109 UNK de il Novartis NOV Sanofi Pasteur PMC HyperHEP Talecris TAL HBIG Hep B Immune Globulin Nabi HB Nabi NAB 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 3 ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS cont VACCINE INFORMATION TABLE NOMBRE EN FL SHOTS VACUNA NOMBRE COMERCIAL FABRICANTE C DIGO VAQTA Merck MSD HEPA Faut A Havrix GlaxoSmithKline SKB HEP A HEP B Hepatitis A B Twinrix GlaxoSmithKline SKB m Energix B Merck MSD Hepatitis B Recombivax HB GlaxoSmithKline SKB M Recombivax HB Merck MSD HEP B 2 DOSE Hepatitis B 2 dose schedule 11 15 years 1 0mD HIB HBOC Haemophilus Influenzae Type B HibTITER Wyeth WAL ActHIB Sanofi Pasteur PMC MIB P
3. Florida SHOTS CONSEJOS PR CTICOS PARTICIPANTES EN EL PROGRAMA DE VACUNAS PARA NI OS DE LA FLORIDA Informaci n de Contacto www flshots com Servicio de Ayuda Gratuita 877 888 SHOT 7468 Lunes Viernes 8 a m a 5 p m Hora del este Bajo Customer Support Atenci n al Cliente localizado en la barra lateral del men del registro puede encontrar una gu a completa del usuario y un curso de entrenamiento en red Puede imprimir una copia de la gu a del usuario como referencia El entrenamiento gratuito en red se encuentra a su disposici n las 24 horas del d a 1 hdts keeping shots in check ndice R pido DOCUMENTANDO ELEGIBILIDAD DE PACIENTES PARA EL PROGRAMA VFC A ADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACI N VFC ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS COMO INTRODUCIR CORRECTAMENTE LAS FECHAS DE VIS REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC Florida hets keeping shots in check 1 DOCUMENTANDO ELEGIBILIDAD DE PACIENTES PARA EL PROGRAMA VFC Previo a la entrada de registros de inmunizaci n en Florida SHOTS utilizando el programa Vacunas Para Ni os VFC por sus siglas en ingl s se debe determinar primero que el paciente es elegible para recibir vacunas VFC Puede utilizar el formulario Patient Eligibility Screening Record Florida Vaccines for Children Program y de este modo documentar la elegibilidad en sus propios registros Patient Eligibility Scre
4. RE I MID PRRI Hiberix GlaxoSmithKline SKB HIB PRPOMP Hib PRP OMP PedvaxHIB Merck MSD HIB UNK Unknown Hib il id HIB HEP Hib Hep B Comvax Merck MSD HPV2 Human Papillomavirus Bivalent Cervarix GlaxoSmithKline SKB HPV4 dais lia Gardasil Merck MSD Quadrivalent IPV Polio IPOL Sanofi Pasteur PMC JE VAX Sanofi Pasteur PMC JENCEPH Japanese Encephalitis liano Novartis NOV LYME Lyme gt 5 2 Menactra Sanofi Pasteur PMC MCV4 Meningococcal Conjugate M env o Novartis NOV MEASLES Measles Attenuvax Merck MSD MENHIBRIX Meningococcal C Y HIB PRP Menhibrix GlaxoSmithKline SKB MMR Mumps Measles Rubella M M R II Merck MSD Mumps Measles Rubella ProGuad Merck MSD Varicella Meningococcal Polysaccharide Menomune Sanofi Pasteur PMC Measles Rubella T MUMPS Mumps Mumpsvax Merck MSD MUMPS RUB Mumps Rubella id OPV Oral Polio ia PCV7 7 Nalent Pneumococcal Prevnar Wyeth WAL Conjugate PCV13 13 Valent Pneumococcal Conjugate Prevnar Wyeth WAL PEDIARIX DtaP Hep B IPV Pediarix GlaxoSmithKline SKB PENTACEL DtaP Hib IPV Pentacel Sanofi Pasteur PMC PPSV23 Pneumococcal Pneumovax Merck MSD Polysaccharide 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 6 3 ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS cont VACCINE INFORMATION TABLE NOMBRE EN FL SHOTS VACUNA NOMBRE COMERCIAL FABRICANTE C DIGO RABIES IM Rabies Intramuscular O R
5. RIG Rabies Immune Globulin HyperRAB Talecris TAL RIG HT Rabies Immune Globulin Imogam Rabies HT Sanofi Pasteur PMC ROTARIX Rotavirus Rotarix GlaxoSmithKline SKB ROTATEQ Rotavirus ROTATEQ Merck MSD RUBELLA Rubella Meruvax 11 Merck MSD TD Tetanus Diphtheria Td ii Labs TD DECAVAC Decavac Sanofi Pasteur PMC TD TENIVAC TD Preservative free Tenivac Sanofi Pasteur PMC TDAP Tetanus Diphtheria Boostrix GlaxoSmithKline SKB Acellular Pertussis Adacel Sanofi Pasteur PMC TYPHOID IM Typhoid Intramuscular Typhim Vi Sanofi Pasteur PMC TYPHOID PO Typhoid Oral Vivotif Berna BPC VZV Varicella Varivax Merck MSD YELLOW FEVER Yellow Fever YF Vax Sanofi Pasteur PMC ZOSTER VZV Varicella Zoster Vaccine Zostavax Merck MSD Vaccine Information Table Rev 8 DE MAYO DE 2014 04 07 14 CONSEJOS PRACTICOS 7 4 C MO INTRODUCIR CORRECTAMENTE LAS FECHAS DE VIS En la secci n CDC Vaccine Information Statements VIS el sistema se encuentra predeterminado para gran parte de las vacunas para infantes como Multiple Vaccines La declaraci n VIS para m ltiples vacunas es la declaraci n opcional VIS que CDC ha publicado para cubrir todas la vacunas que se administran desde el nacimiento hasta los seis meses de vida Si las declaraciones VIS le est n siendo presentadas de forma individual y no en forma de Multiple Vaccines entonces tendr que escoger Other VIS Options para introducir las fechas separ
6. adas como ocurre con las siguientes vacunas e e e e e e e e DT DTAP Hepatitis B todos los tipos Hib todos los tipos IPV Kinrix Dtap IPV PCV13 Pediarix Pentacel Rotarix Rotateq Para acceder r pidamente a la m s reciente declaraci n VIS haga clic en el v nculo CDC Vaccine Information Statements VIS y le redireccionar a la p gina VIS de CDC 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 8 5 REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC Para obtener una lista de las vacunas pertenecientes al programa VFC que han sido administradas puede ejecutar en Florida SHOTS un reporte de utilizaci n de la vacuna Vaccine Utilization Report puede ser encontrado al hacer clic en Vaccine Utilization que se localiza bajo el men Reports Submit VACCINE UTILIZATION REPORT CRITERIA Show Help Text Date Given From Date Given Thru Vaccine All Types EROLERA MUNICIPAL WAY DT OUTREACH PHARMACY ROBERTS AND STEVENS SCHOOL HEALTH VFC Program All Eligibility OT VC ELIGIBLE Component c SI VECVACCINE VFC ELIGIBLE AMERICAN INDIAN ALASKAN NATIVE 05 NON VFC VACCINE VFC ELIGIBLE FQHC ONLY 09 HEPATITIS PROGRAM VFC ELIGIBLE MEDICAID MCO Unspecfied ELIGIBLE UNINSURED Client Detail Assess Imm Levels Physical Inv Report Doses Administered Vaccine Return Form Vaccine Accountability Vacc Demand Forecast Relig Exemptions Administration Customer S
7. da igualmente en la p gina 7 de esta gu a o en el ap ndice B de la gu a del usuario de Florida SHOTS Cuando intranasal u oral es seleccionado el sitio de inyecci n no es requerido ID de la organizaci n del proveedor El nombre de su consultorio se muestra de forma predeterminada si los registros de vacunaci n que se est n introduciendo no fueron administrados en su consultorio deber seleccionar OTHER en el men desplegable ID del proveedor Seleccione el ID del proveedor que se encuentra administrando la inmunizaci n Sila vacuna ha sido administrada en un periodo de tiempo menor de 30 d as incluyendo el presente d a y su organizaci n es seleccionada como la organizaci n que administra la inmunizaci n el sistema requiere que seleccione Provider Person Sila vacuna ha sido administrada en un periodo de tiempo mayor de 30 d as y su organizaci n es seleccionada como la organizaci n que administra la vacuna la selecci n de Provider Person es entonces opcional El campo se muestra si la organizaci n que administra la vacuna es seleccionada como OTHER Sitio de servicio de inmunizaci n Si su organizaci n tiene m s de una cl nica de servicio definida en el sistema y la vacuna ha sido administrada por su organizaci n seleccione el sitio o cl nica donde tom lugar la administraci n de la vacuna Elegibilidad para el programa VFC Especifique la elegibilidad de
8. e mostrar de forma opcional Medicaid es la nica opci n que se muestra para la elegibilidad del programa VFC siempre y cuando el identificador de Medicaid del paciente haya sido introducido Fabricante Este sitio requiere la selecci n del fabricante de la vacuna N mero de Lote Introduzca el n mero de lote de la vacuna administrada CONSEJOS PR CTICOS 4 3 ABREVIATURAS DE VACUNAS USADAS EN FLORIDA SHOTS VACCINE INFORMATION TABLE NOMBRE EN FL SHOTS VACUNA NOMBRE COMERCIAL FABRICANTE C DIGO CHOLERA Cholera i DT Diphtheria Tetanus DT Sanofi Pasteur PMC DTAP Diphtheria Tetanus Tripedia Daptacel Sanofi Pasteur PMC Acellular Pertussis Infanrix GlaxoSmithKline SKB DTAP HIB DtaP ActHIB TriHIBit Sanofi Pasteur PMC DTAP IPV DtaP IPV Kinrix GlaxoSmithKline SKB Diphtheria DTP Tetanus Pertussis DTP ACTHIB DTP ActHIB Sanofi Pasteur PMC DTP HBOC DTP HibTITER Tetramune Wyeth WAL Fluarix GlaxoSmithKline SKB Fluvirin Novartis NOV FLU3Y P Influenza Vaccine 3Y Fluzone Sanofi Pasteur PMC FluLaval GlaxoSmithKline SKB Afluria CSL Biotherapies CSL Fluarix GlaxoSmithKline SKB Influenza Vaccine 3Y een Novartis NOV FLU3Y PF Prasaivativa trea Fluzone Sanofi Pasteur PMC FluLaval GlaxoSmithKline SKB Afluria CSL Biotherapies CSL FLU6 35 P Influenza Vaccine 6 35mo Fluzone Sanofi Pasteur PMC
9. ening Record Florida Vaccines for Children Program 1 Initial Screening Date MMD D Y Y Y Y 2 Child s Name Last Name First MI 3 Child s Date of Birth MM DDY Y Y Y 4 Parent Guardian Individual of Record Last Name First MI 5 Is your facility a Federally Qualified Health Center FQHC or Rural Health Clinic RHC Yes No Don t know 6 Primary Provider s Name Last Name First MI 7 This patient qualifies for immunization through the VFC Program because he she check only one box 8 Is enrolled in Medicaid b Does not have health insurance C Is an American Indian or Alaskan Native d Is underinsured has health insurance that does not pay for vaccinations e This child does not qualify for immunizations through the VFC Program because he she does not meet the eligibility criteria Eligibility Criteria Is an Is Does not American Underinsured has enrolled have Indian or health insurance that Does not meet Eligibility in health Alaskan does not pay for eligibility status has Date Medicaid insurance Native vaccinations criteria not changed The healthcare provider must keep in the office a record of all children 18 years of age or younger who receive immunizations The record may be completed by the parent guardian and individual of record or by the heal
10. l paciente para recibir la vacuna a trav s del programa VFC acorde a los requerimientos de elegibilidad Si vacuna a ni os que no son elegibles 8 DE MAYO DE 2014 para vacunas a trav s del programa VFC por favor seleccione Not VFC Eligible y aseg rese que este tipo de vacuna no sea administrada a dichos pacientes A PRIVATELY INSURED VFC ELIGIBLE AMERICAN INDIAN ALASKAN NATIVE VFC ELIGIBLE MEDICAID MCO VFC ELIGIBLE UNDERINSURED VFC ELIGIBLE UNINSURED Para organizaciones privadas El campo VFC Eligibility no se mostrar a menos que el n mero de PIN del programa VFC y la fecha de inicio sean registradas por un miembro de Florida SHOTS para su organizaci n o sitio El campo Eligibility no se mostrar a menos que el tipo de vacuna VFC sea seleccionada como la vacuna a a adir 1 su organizaci n ha registrado una fecha de inicio y culminaci n para el programa VFC el campo VFC Eligibility no se mostrar a menos que el n mero de PIN del programa VFC y la fecha de inicio hayan sido registrados Igualmente la fecha de vacunaci n seleccionada deber ser mayor que la fecha de inicio y menor que la fecha de culminaci n del programa VFC Si el campo Eligibility es habilitado y el paciente es 18 a os o m s joven que la fecha en la que fue administrada la vacuna deber seleccionar una respuesta para VFC Eligibility de otro modo este campo s
11. l que se encuentra actualmente en el sistema el usuario tendr la opci n de reemplazar la informaci n actual con la nueva informaci n Esta nueva informaci n ser incluida en el Formulario DH687 tarjeta de registro cl nico as como el consentimiento concedido o no por dicha persona para recibir el tratamiento Consentimiento concedido por el recipiente de VIS para recibir el tratamiento Una vez que la informaci n de VIS es registrada este campo se habilita y se hace requerido Deje el valor predeterminado Yes si la persona recibiendo el VIS ha dado su consentimiento para el tratamiento Si la persona que da el consentimiento no es la misma persona que recibi la declaraciones la pol tica interna sobre documentaci n de consentimiento de tratamiento debe ser utilizada Esta informaci n ser incluida en el Formulario DH687 tarjeta de registro cl nico junto con el nombre del recipiente de VIS Sitio de inyecci n Este campo permite registrar el sitio donde la inmunizaci n es administrada Una lista completa de locaciones y sus acr nimos puede ser encontrada en la p gina 7 de esta gu a o en el ap ndice B de la gu a del usuario de Florida SHOTS CONSEJOS PR CTICOS 3 2 A ADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACI N VFC cont e Ruta de administraci n Este campo permite registrar el m todo utilizado para la administraci n de la vacuna Una lista detallada de opciones disponibles puede ser encontra
12. pantalla Add Vaccination Record la cual se encuentra equipada con listas desplegables que se mantienen constantemente actualizadas con las nuevas vacunas que se a aden al registro central Para mostrar estas listas solamente tiene que hacer clic sobre la flecha que se encuentra al lado de cada casilla ADD VACCINATION RECORD Show Help Text Vaccine Type y Date Given Vaccine Information Statements CDC Vaccine Information Statements VIS Type VIS Date VIS Recipient MULTIPLE VACCINES Esa 0 Other VIS Options Select Consent for treatment given by VIS recipient Injection Site Select 1 Injection Route Select Proiderorgi x Provider Person Select Imm Service Site Selet El VFC Eligibility Seet E Manufacturer Select include inactive Lot Number Add another vaccination record after Next button is clicked asterisk indicates a required field 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 2 2 A ADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACI N VFC cont Si a ade un registro de vacunaci n del tipo VFC para un paciente con Medicaid aseg rese que haya introducido el n mero de Medicaid del paciente en Patient ID Info o de otro modo le aparecer un mensaje de error Windows Internet Explorer 2 Click Cancel to make a change Patient s record does not have a medicaid number Click Ok if YFC Eligibility value of Medicaid is acce
13. ptable E Cancel e Tipo de vacuna Introduzca el tipo de vacuna recibida por el paciente Fecha recibida Introduzca la fecha Si la vacuna fue recibida el mismo d a que est introduciendo los datos introduzca T y la fecha actual se mostrar autom ticamente Fecha de VIS Introduzca la fecha de Declaraci n de Informaci n de la Vacuna VIS por sus siglas en ingl s prove da para esta vacuna Puede ser que algunas combinaciones de vacunas requieran m ltiples fechas de VIS por cada declaraci n necesitada Si una sola declaraci n VIS es desarrollada donde m ltiples son necesitadas por un tiempo limitado podr ver un bot n etiquetado Other VIS Options que le permitir lo mismo usar las declaraciones por separado o usar una nueva combinaci n de declaraciones Esta informaci n ser incluida en el formulario DH687 tarjeta de registro cl nico Para obtener mas informaci n sobre VIS visite http www cdc gov vaccines pubs vis default htm Recipiente de VIS Seleccione la persona que est recibiendo la declaraci n VIS para este paciente Los nombres de la madre padre guardi n y paciente estar n disponibles en el registro del paciente La opci n Other podr ser seleccionada para introducir el nombre de la persona que recibe la forma as como su relaci n con el paciente Si dicha persona es la madre el 8 DE MAYO DE 2014 padre o guardi n y el nombre introducido difiere de
14. s Series Type Given Interval Adv Event Del Search for Form 680 DTAP DTAP nomsonnz 1 na 3 o Patient Data 0 95 N Patient Identification HIB HIB PRP T 06 27 2007 1 0 7 7 TESTYFC Patient Information 0 237 N CARRIGERJ Parent Guardian DTAP PEDIARIX 05 01 2007 2 0 5 5 TESTVFC Inmuunicalivn Status RS N IMMI INIZ ATION HEP B PEDIARIX 05 01 2007 1 0 5 5 TESTYFC Events 0 180 N IMMUNIZATION Contraindiceti PEDIARIX 05 01 2007 1 0 5 5 TESTYFC e AES 0 180 N IMMUNIZATION Contact Atternpts Fzelods Eror R seall ES ere RE cum HMS Demographics Forms Add a Vaccination Record Add Historical Vaccination Records Form 680 Form 687 r Form 1478 opt out L za LEE Le recomendamos usar esta opci n si usted es un participante del programa VFC De esta manera puede registrar de forma apropiada la elegibilidad al programa VFC para cada vacuna Si usted usa la opci n Add Historical Vaccination Records no podr registrarlo aunque la vacuna sea de tipo VFC Sin embargo si completa toda la informaci n requerida en la pantalla Add a Vaccination Record cumplir con todos los requerimientos de auditor a del programa VFC El m todo de introducci n de informaci n de vacunas VFC al sistema le ayudar a un mejor monitoreo de sus registros as como a un mejor acoplamiento con el nuevo inventario de Florida SHOTS y el portal para pedidos de vacunas VFC Seleccione Add a Vaccination Record El sistema mostrar la
15. thcare provider VFC eligibility screening must take place with each immunization visit to ensure the child s eligibility status has not changed This same record will satisfy the requirements for all subsequent vaccinations as long as the child s eligibility status has not changed While verification of responses is not required it is necessary to retain this or a similar record for each child receiving vaccine To be supported with VFC purchased vaccine underinsured children must be vaccinated through a FQHC or RHC Este formulario as como todos los v nculos a otros formularios y registros del programa VFC pueden ser descargados desde http www doh state fl us Disease_ctrl immune vfc forms html Las categor as abarcan e Elegibilidad del paciente e Otros formularios de solicitud e Inscripci n reinscripci n etc del proveedor X Administraci n de vacunas e Formularios de reporte de vacunas 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 1 2 A ADIENDO UN REGISTRO DE VACUNACI N VFC Una vez que el paciente se encuentre en el archivo se podr n comenzar a a adir vacunaciones a su registro Haga clic en el v nculo Vaccinations que se localiza en el men lateral izquierdo Escoja Add a Vaccination Record para a adir vacunas Submit VACCINATION LIST Show Help Text Patients i vaccine Date Given Search for Patient Vaccine Vaccine Date Dose Age Yr Mo Total Mos Provider Person Redisplay Search Result
16. upport Excel File downloaded Vaccine Type Date Given Date Given Vaccine Type Patient Name Vaccine Type Program Component Vaccine Type Generate Vaccine Usage Report Asterisk indicates a required field Para comenzar introduzca el rango de fechas de administraci n de las vacunas y seleccione el los tipo s de vacuna s que desea que aparezca n en su reporte Puede ver e imprimir el reporte seleccionando Client Detail como Report Format o puede descargar el reporte como un documento Excel seleccionando Excel File downloaded como Report Format Para ejecutar el reporte haga clic en Generate Vaccine Usage Report El reporte proveer la siguiente informaci n e Tipo de vacuna e Fecha de administraci n e Datos demogr ficos del paciente por ejemplo nombre fecha de nacimiento sexo n mero de seguro social e Numero del fabricante y de lote Tipo de elegibilidad para el programa VFC e Localizaci n e Proveedor de servicio e C digo CPT 8 DE MAYO DE 2014 CONSEJOS PR CTICOS 5 REPORTES PARA ASISTIR A USUARIOS DEL PROGRAMA VFC El reporte sobre vacunas vencidas le permite a los usuarios autorizados generar una hoja Excel con las vacunas del inventario VFC que se encuentran vencidas o al vencerse Para acceder a dicho reporte haga clic sobre VFC Inventory seleccione Aging Vaccine Report y finalmente seleccione los criterios que desea que aparezcan en su reporte AGING V
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