Administración y Servicios Sistema de Gestión de Calidad
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1. Universidad de Almer a PO 29 Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 12 de 12 TABLA DE TRANSICIONES Id Denominaci n Descripci n EXPEDIENTE Cada SPI dispone de un expediente Este esta formado por toda la informaci n que se precisa genera y que documenta la prestaci n del SPI La informaci n que integra el expediente puede tener diferentes soportes y estar almacenada en diferentes ubicaciones La descripci n de la estructura del expediente sus caracter sticas y el detalle de las operaciones que se pueden efectuar est definido en la IT 00 ArchivoGesti nASU Universidad de Almer a2. Almer a PO 29 Procedimiento Operativo Edici n O PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 7 de 12 OPERACIONES SOBRE EL EXPEDIENTE CONSULTA ALTA MODIFICACI N BAJA 6 HIST RICO DE CAMBIOS EDICI N FECHA MODIFICACIONES REALIZADAS ANEXO EXPEDIENTE SPI 5 1 Condiciones previas Modelo de estados y transiciones Para todos los SPI se ha definido un modelo de estados y de transiciones entre los mismos En qu consiste Generalidades Un SPI parte de un estado inicial transita por una serie de estados intermedios y finaliza en un estado terminal Un SPI esta en un momento dado en un solo estado Cada estado est definido por las condiciones concretas que cumple un SPI cuando est en ese estado Cada transici n define el procedimiento y los requisitos necesarios para que una SPI pase de un estado a otro Universidad de Almer a PO 29 Edici n O Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 8 de 12 Modelo de estados transiciones Esquema Localizaci n Petici n anulada Obtenci n Acceso Petici n suministrada En qu consiste Detalle Para toda SPI se han definido los siguientes estados y transiciones Universidad de Almer a PO 29 Procedimiento Operativo Edici n O PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 9 de 12 DIAGRAMA DE ESTADOS Y TRANSICIONES Universidad de Almer a Solicitada L1 Verificar SA a N L4 Subsanar Pendient
3. O 00 e Este documento referencia a o I 00 o IT 04 4 REAS INVOLUCRADAS Biblioteca rea de Servicios al Usuario Biblioteca rea de Gesti n Bibliogr fica Proceso T cnico Biblioteca Pr stamo Local 5 DESARROLLO AG INTRO La organizaci n del Archivo de Gesti n de la USAD permite que los documentos incluidos en el mismo permanezcan legibles f cilmente identificables y recuperables Se ha establecido un procedimiento documentado que define los controles necesarios para la identificaci n el almacenamiento la protecci n la recuperaci n Universidad de Almer a PO 29 Procedimiento Operativo Edici n O PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 4 de 12 el tiempo de retenci n y la disposici n de todos los documentos que forman parte del Archivo de Gesti n de la USAD Un documento puede ser Procedimiento documentado O PG PO IT Registro SGC e Doc Operativo Referencia Externa Especificaci n O Carta servicio O Guia del Usuario del SPI CUADRO DE CLASIFICACI N D A A A AA e A fa w e pre A w e poe S AA m e pe A ea fe fee Oooo es pem r A en fas feee ooo a EX 06 Exp Compensaci n MI POSO IO E 2 RE 04 LVD Reg SGC Lista de vigencia documentos Universidad de Almer a 200 200 200 200 200 00 PO 29 Procedimiento Operativo Edici n O PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 5 de 12 SGC 7 Doc Operativo Hojas d
4. PO 29 Edici n O Hoja 1 de 12 Administraci n y Servicios Sistema de Gesti n de Calidad Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n Elaborado Revisado Aprobado 12 01 04 12 01 04 12 01 04 Resp Acceso Documento J Secci n Documentaci n Director Serv Bibliotecarios ma p o IR E E p PO 29 Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n INDICE A e oo A 3 y A O O o O 3 3 Documentaci n A R 3 4s Areas Vo Ucadan aE E A le ee E S 3 PR r E A R E E 3 A A iError Marcador no definido Diagrama de estados TACONES 9 TIDE O a r A EAEE EAO S 11 Tabla de transicion ES ua a ti 12 A E TE O T 12 S EEEL EEE A EE A S EE A A AE ETE 3 PPP E E E E NEE N T EE O 3 Cuadro de clasica ON esasen e e O e e e O 4 NUI A A A 5 A a 6 Operaciones Sobre el expe nene sic coda 7 A EA E I E E EE AAT 7 A EE AE N E Z O O arn E E A EA 7 Ba A 7 ateo CIMDI OS err E 0 AAE 7 Universidad de Almer a PO 29 Procedimiento Operativo Edici n O PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 3 de 12 1 OBJETO Este procedimiento tiene como finalidad normalizar todos los aspectos relevantes de la tramitaci n de los SPI que se precisan para la prestaci n del servicio 2 ALCANCE Este procedimiento operativo se aplica a todas las actividades relacionadas con los SPI que se realizan en la ASU dentro del mbito de la prestaci n del servicio SPI 3 DOCUMENTACI N DE REFERENCIA e Este documento es referenciado por o P
5. e Negativo y Negativo subsanaci n SPI 0 d L4 Subsanar ACHIPOIaAa Subsanaci n Positivo L1 erificar SPI OP Positivo Verificada al ACCESO Fondo P Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n S LOCALIZACI N SPI SPI 0B Buscada L2 Buscar Positivo L2 Buscar Negativo L3 Asignar L3 Asignar Positivo Negativo PO 29 Edici n O Hoja 10 de 12 CANCEL PI CANCEL Anulada NOSOD d Curso ABIERTO O3 Bloquear SPI 1 Asignada O1 Abrir SPI 2A Iniciado O4 Desbloquear Positivo O4 Desbloquear Finalizar SPI 2B Bloqueado O2 Cerrar Positivo Esperar SPI 2N No Obtenido SPI 2P Obtenido O2 Cerrar Negativo 04 Desbloquear OBTENC O5 Caducidad Prorroga O6 Actualizar No obtenido O5 Caducidad Finalizar I N P SPI BC En consulta Obtenido A4 Fondo Consulta SPI 3D da A4 Fondo Devoluci n En dep sito SPI 3 Recibido A4 Fondo Salida Al Verificar A4 Fondo Ingreso Positivo A1 Nerificar SPI 3R Negativo Retornar a proveedor SPI 3F A3 Encaminar FondoP FondoPI SPI 3N Pendiente subsanaci n SPI 3U Entregar a Usuario SPI 3P Verif
6. e trabajo SGC 7 Doc Operativo Listados de reclamaciones RC 07 EP Reg SGC Evaluaci n de proveedores 200 200 200 200 300 300 200 200 Correo Indicadores operativos Reclamaciones Sugerencias Correspondencia y comunicaciones recibidos electr nico Correo postal Hojas de toma de datos Correspondencia y comunicaciones enviados Correo electr nico Correo postal Hojas de toma de datos Doc Externos ANEXO EX04 Esta es la instrucci n t cnica que definen la estructura contenido acceso Universidad de Almer a Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n Hoja 6 de 12 ESTRUCTURA DEL EXPEDIENTE E4 0 0 Trazabilidad E N mero nico asignado al expediente e Id AD e Id Usuario E E4 0 1 Cronolog a Fecha Solicitado Fecha Incorporado E E4 1 1 Ident Usuario Doc C digo del usuario documental E E4 1 2 Ident Usuario Eco C digo del usuario econ mico E E4 2 1 Condiciones SPI Nivel m ximo Original Reproducci n Soporte del documento R gimen Prestamo Cesi n Forma de entrega JE Erea retocadas Potencia a oeme OOOO E4 2 9 Hist rico cambios de requisitos m E4 3 0 Comprobaci n OV O AAA MO A ci bic A MN E E Mb cc IS AAA A AAA SN AN MN NN A A A E4 3 3 Asignaci n E4 4 3 Verificaci n Req Del curso Incluye codificaci n E E E E E5 1 1 Recepci n E5 1 1 Recepci n e eer rwn O Universidad de
7. icado A3 Encaminar Usuario A6 Entregar Usuario A2 Subsanar Positivo SPI 3B Entregar a Biblioteca A3 Encaminar Biblioteca A7H Ingresar Biblioteca N A8 Caducidad Prorroga SI SOD j A8 Caducidad Finalizar A5 Retornar a proveedor Finalizaci n SPI Universidad de Almer a TABLA DE ESTADOS Fase Localizaci n Localizaci n Localizaci n Localizaci n Localizaci n Obtenci n O Z N Procedimiento Operativo PO 29 Archivo de Gesti n Denominaci n Descripci n Pet ha sido comprobada y satisface los requisitos b sicos de una solicitud Pet no satisface los requisitos b sicos Pet Ha sido buscada Asignada Se ha localizado un proveedor potencial disponible PO 29 Hoja 11 de 12 Implementaci n en el EXPEDIENTE Solicitud SPI A Incorporada La solicitud ha sido incorporada y tiene asignado un identificador nico Est 0 cP 0 Exp 5 1 Verificar Est 0 cP 0 caso de O gt 0V CP 0V caso de OV gt 0V Exp 5 2 Buscar Est 0 CP 0V Exp comprobar Est 0 cp 0 Exp as
8. ignar Est 0 CP 1 Exp cursar Iniciado Se esta contratando la Est 2 prestaci n del servicio con el cP 0 caso de 152A proveedor potencial CP 2A caso de gt 0V Exp asignar Bloqueado Est 2 cP 0 Exp asignar Obtenido Est 3 Exp asignar No obtenido Est 3 cP 0 Exp asignar Recibido Est 3 cP 0 Exp asignar Verificado 3N Pendiente Suministro Entregar a Biblioteca D En dep sito En consulta Retornar a proveedor Acceso al documento Se ha devuelto el documento finalizado Se hace el cierre de la SPI LISTA DE SUBESTADOS Exp asignar Pet Suministrada Finalizada con acceso al documento Exp asignar NOSOD Pet No suministrable Finalizada sin acceso al Est 0 documento CP H Exp asignar CANCEL Pet Anulada SPI cancelada diversas causas Est 0 cP 0 Exp asignar Obtenci n Obtenci n N Z Obtenci n Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso Acceso AlwlwllwIi wuwu UY U9 N N DIO O c m O Ss
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