Manejo básico de base de datos
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1. realizar la ordenaci n ascendente de la A a la Z o descendente de la Z a la A en el caso de contenidos alfanum ricos Las celdas en blanco siempre son las ltimas independientemente del orden que se haya seleccionado Ascendente Descendente La prioridad que se aplica para ordenar es la siguiente N meros del m s negativo al m s positivo texto valores l gicos Verdadero Falso valores ERROR y por ltimo las celdas en blanco Para ordenar una tabla lista o base de datos seguir los siguientes pasos 1 Dejar la celda activa dentro de la tabla 2 Seleccionar la opci n Ordenar del men Datos 3 Si la lista o base de datos tiene encabezamiento en la fila superior y se han seleccionado junto con los datos seleccionar el bot n de opci n Fila de Encabezamiento As se evita que estos nombres sean ordenados junto con los dem s datos 4 Seleccionar en el cuadro Ordenar por el nombre de la columna que se quiera ordenar primero Esta columna se llama primer criterio Si la columna no tiene un nombre se utiliza la letra que la identifica 5 Establecer el orden Ascendente o Descendente 6 Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenaci n seg n se muestra en el cuadro de di logo Ordenar Es t pico utilizar estos tres criterios Gu a del Usuario P gina 81 Centro de Capacitaci n en Inform tica tico k Operaci n de Microsoft Excel Eia S yo E 276 f2. forin El E o de los barrios Uni n y es igual a z aguada Aguada se debe llenar dicho cuadro de di logo de la forma que se muestra Este ejemplo filtrar la tabla mostrando solamente aquellos registros para los que en el campo Barrio contengan el valor Uni n o contengan el valor Aguada localizar a todos los socios IF Una vez filtrada la tabla los datos pueden ser copiados a otro lugar para con ellos realizar otras operaciones como lo puede ser el hecho de tener que obtener ciertos totales clasificados o simplemente graficar Gu a del Usuario P gina 85 Centro de Capacitaci n en Inform tica Operaci n de Microsoft Excel AE Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros olvid ndose por tanto de todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros autom ticos seleccionar la opci n Mostrar Todo del men Datos Filtro Con la opci n Filtros Avanzados del men Datos Filtro se tiene acceso a otras posibilidades m s avanzadas para esta herramientas que no ser n explicadas en este manual P gina 86 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica
3. cuotas superen el valor 3000 5 Hacer clic en los botones Buscar Anterior o Buscar Siguiente en ese momento Excel retoma a la modalidad Formulario para recorrer en un sentido o en otro los diferentes registros que satisfagan los criterios introducidos Para cancelar los criterios pea Tx definidos de forma de volver a socio E Y Criterios observar todos los registros de la reta IA Nuevo tabla se debe volver a la modalidad y Fecha nac O Boma criterios seleccionando el bot n Barrio Restaurar Criterios borrar los patrones definidos para los campos Tarifa Buscar anterior correspondientes posteriormente ETA volver a la modalidad Formulario Sta 000 Formulario seleccionando el bot n Formulario Cerrar Para editar el contenido de una ficha de datos dada no hay m s que hacer clic en el campo que corresponda e introducir el nuevo valor con la modalidad formulario presente Si se quieren deshacer los cambios antes de pasar al registro siguiente seleccionar el bot n Restaurar Otras aplicaciones para esta herramienta son descriptas en la secci n Introducci n de datos en una tabla Filtros autom ticos En Excel los filtros autom ticos proporcionan un acceso r pido a la gesti n de listas o tablas de datos Con operaciones tan simples como seleccionar y hacer clic se pueden filtrar o eliminar no tomar en cuenta r pidamente aquellos datos que no se desean ver
4. podr n realizar cambios en los datos de los campos Para que dichos cambios se reflejen en la tabla y queden de forma permanente se debe pasar a otro registro utilizando una de las flechas de la barra de desplazamiento o salir utilizando el bot n Cerrar P gina 80 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n de Microsoft Excel AE e y gt AY 0 34 Ordenaci n de datos Excel puede ordenar seg n distintos criterios y con gran facilidad los datos de una tabla base de datos o columnas de una hoja de c lculo Al ordenar estos elementos los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente siguiendo un orden num rico o alfab tico Al elegir la opci n Ordenar del men Ordenar Datos entre los elementos que se incluyen D Ordenar por ______ en cuadro de di logo visualizado merece TATTTE gt Ascendente destacar las claves de ordenaci n el tipo e de ordenaci n a seguir y la presencia o no e90 por de un encabezamiento Ascendente Descendente Luego por Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenaci n de la lista Cada uno de ellos se especifica en las a lista tiene Fila de encabezamiento diferentes opciones para criterios que sj aparecen en los cuadros desplegables No o Opciones Aceptar Cancelar Los botones de opci n Ascendente y cancelar Descendente determinan en qu sentido se
5. RAL 0134 para ordenar nombres de personas alfab ticamente primero por el primer apellido despu s por el segundo y finalmente por el nombre 7 Por ltimo seleccionar el bot n Aceptar Si lo que se quiere es ordenar una Opciones de ordenaci n lista de izquierda a derecha en vez de Primer criterio de ordenaci n Aceptar arriba hacia abajo se sigue un an procedimiento an logo al descrito Cancelar FT Coincidir may sculas y min sculas anteriormente pero antes hay que 4 tientaci n seleccionar el bot n Opciones para O O poder cambiar el sentido de la C Ordenar de izquierda a derecha ordenaci n en el cuadro que se muestra Tambi n se puede indicar si se quiere que se tenga en consideraci n o no el tipo de letras may sculas o min sculas durante la ordenaci n B squeda de registros La b squeda de datos en una tabla lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha b squeda El resultado ser el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios Ficha de datos o Formulario La ficha de datos o formulario es un medio simple que permite buscar y editar registros que satisfagan criterios de comparaci n sencillos o m ltiples Si se desean buscar registros en una tabla por medio de la herramienta formulario o ficha hay que seguir los pasos que a continuaci n se detallan 1 Dejar la cel
6. as desplegables que permiten realizar la selecci n Si por ejemplo se pretende filtrar la tabla mostrando solamente los registros de aquellos socios del sexo masculino iTodas seleccionar la opci n correspondiente en el filtro del campo Sexo o E sea m Con esto en la tabla s lo se mostrar n los registros que satisfagan dicho criterio o condici n ocult ndose el resto de ellos Socic Nombre Fecha nai Barrio Tarifa Sexo Cuota 12 Acosta Juan 14 0500 Cord n 1 i a000 34 Soria Martin 03 09 05 Aguada 2 m 4000 1668 Sosa Alfredo 141076 Cord n 2 mm ADDO Como se puede apreciar los n meros de las filas donde se localizan aquellos registros que no cumplen con la condici n expuesta son ocultados mientras que los visualizados cambian a color azul Tambi n cambia el color del bot n de lista de filtro para el campo que ha sido filtrado Esto le indicar al usurario en cada momento que dicho campo se encuentra filtrado En el caso de que se haya aplicado a m s de un campo una condici n en el filtro autom tico el resultado final equivale a realizar una operaci n l gica Y entre todas las condiciones S lo se mostrar n aquellos registros que cumplan P gina 84 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n de Microsoft Excel AE S 0 2 0 34 todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros de los campos correspondientes Cuanto m s campos se
7. ati DN Ca Operaci n de Microsoft Excel AE S 0 Nu e 0 34 Manejo b sico de base de datos Unas de las capacidades de Excel es la de trabajar con listas o tablas de informaci n nombres direcciones tel fonos etc Excel puede trabajar con tablas de informaci n sencillas o puede trabajar con tablas m s complejas tambi n conocidas como bases de datos Una base de datos en Excel no es m s que una lista o una tabla que contiene una o m s columnas cada una de estas identificadas por un r tulo como cabezal denominado campo Con las capacidades que ofrece Excel la informaci n de la tabla se puede ordenar seg n diversos criterios se pueden buscar datos espec ficos y se puede incluso extraer copias de informaci n de grandes bases de datos ubicadas en una red Sin embargo a diferencia de Microsoft Access Excel no permite trabajar con bases de datos relacionales Introducci n de datos en una tabla Aunque Excel es fundamentalmente una hoja de c lculo tambi n ofrece capacidades de gesti n de tablas que pueden ser muy tiles para analizar por ejemplo tendencias de ventas de un mercado para guardar los nombres de clientes y sus direcciones o para almacenar datos de existencias en los almacenes La combinaci n de funciones de tablas o listas junto con las capacidades de an lisis de hoja de c lculo y de gr ficos hace de Excel una gran herramienta para el an lisis de negocios y sistemas de gesti n que no sean
8. da activa dentro de la tabla 2 Seleccionar la opci n Formulario del men Datos para mostrar la ficha de datos 3 Seleccionar el bot n Criterio Al hacerlo cambia el juego de botones presente en la ficha a la vez que se ponen en blanco todos los cuadros de los campos que componen la misma 4 Hacer clic en el cuadro de texto del campo en el que se quiera introducir el criterio de b squeda Si se quieren a adir m s criterios en otros campos se puede usar el rat n o la tecla lt Tab gt para pasar de unos a otros Los criterios de comparaci n son un conjunto de condiciones de b squeda que se utilizan para buscar datos Estos pueden ser una serie P gina 82 Gu a del Usuario Centro de Capacitaci n en Inform tica ati DN Ca Operaci n de Microsoft Excel AE S 0 e 0 34 de caracteres que se deseen cotejar como por ejemplo Juan para un campo Nombre o una expresi n como gt 3000 para un campo Cuota El criterio es la secuencia de caracteres las comillas no forman parte de del mismo Si por ejemplo se define un criterio con el patr n co para un campo Barrio al realizar la b squeda se localizar n los registros para el barrio Cord n Comercial Cosmopolita etc Tambi n los criterios pueden definirse seg n una comparaci n dada por un operador de comparaci n y un valor como lo indicado en la expresi n gt 3000 para un campo Cuota en ese caso se localizar n todos aquellos registros en los que las
9. excesivamente complicados Toda tabla o lista debe contener nombres de campo en una fila situada en su parte superior llamados encabezamientos si se quiere usar las capacidades de filtrado de datos La tabla deber tener por lo menos una fila de datos directamente debajo de los nombres de campo Las filas de datos se llaman registros la nica parte obligatoria de una tabla la fila de encabezados Cuando se introducen nombres de campo en la parte superior de la tabla hay que tener en cuenta los puntos siguientes 1 Los nombres de campo deben ser diferentes los unos de los otros si se desea usar los filtros de datos de Excel 2 No se deben poner filas vacias debajo de los nombres de campo Una vez definidos los encabezados de la tabla los datos o registros pueden definirse de varias formas Quiz s el m todo m s f cil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de c lculo De todas formas el m todo m s seguro de introducir datos el menos propicio a cometer errores es el Formulario o la Ficha de datos generada autom ticamente por Excel Gu a del Usuario P gina 79 Centro de Capacitaci n en Inform tica tico Operaci n de Microsoft Excel 5 Y 4 yo A 9 0 34 Ficha de datos o Formulario Para introducir datos mediante una ficha autom tica o formulario completar los siguientes pasos 1 Dejar la celda activa dentro de la tabla si no se tienen registros a n seleccionar como ce
10. filtren la posibilidad de localizar registros se restringe a n m s Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condici n o sea se pretende eliminar una anteriormente expuesta fLas 10 m s se selecciona la opci n Todos en el men desplegable para el filtro Personalizar del campo correspondiente m Seleccionando la opci n Personalizar del mismo men desplegable se abre un cuadro un di logo Autofiltro Personalizado en el cual se pueden elegir dos condiciones relacionadas mediante los operadores l gicos Y u O basadas cada uno de ellas en la utilizaci n de los operadores relacionales utofiltro personalizado Mostrar las Filas en las cuales arrio es igual a ld E E Co ooo H Poo Cancelar Use 7 para representar cualquier car cter individual Use para representar cualquier serie de caracteres En dicho cuadro de di logo se deber n seleccionar los operadores de relaci n en los cuadros de la izquierda tales como es igual no es igual comienza por no comienza por contiene no contiene y escribir o seleccionar los valores en los cuadros de la derecha los valores ser n los contenidos en el campo que se est filtrando Entre ambas condiciones se debe especificar cual ser el operador de comparaci n para unir a las mismas Si por ejemplo Mostrar las filas en las cuales tomando los datos de la P l r tabla anterior se pretende es iual a z
11. lda activa uno de los r tulos de columna de la misma Elegir la opci n Formulario del men Datos Seleccionar el bot n Nuevo Introducir los datos que sean necesarios en los campos Para finalizar seleccionar el bot n Cerrar EA E APA EA A CAE Control de Socios l i lo de ide 9 Socio Nombre Fecha nac Sada 12 e 12 Acosta Juan 1405 90 Uombre acosta Juan Muewg 17 Peralta Maria 21171 E 34 3053 Ra l 03 09 85 Fecha nac 14 5 1980 i Eliminar 3 P rez Martha 200075 O j E 45 L pez Edil l sentor Ana Buscar anterior osa Alfredo 345 Pereira Elena Buscar siguiente 443 Mar a V zquez Criterios Celda activa en Este nuevo registro la tabla se agregar al final cerrar de la tabla 14 04 95 25D ki k e do oh ok e odo o Los botones Buscar anterior y Buscar siguiente permitir n cambiar la visualizaci n del registro en el formulario tomar como referencia el n mero de registro actual de la cantidad total que existen en la tabla dato ubicado en el v rtice superior derecho del formulario El bot n Eliminar permite borrar todo el registro actual el visualizado en ese momento de la tabla Excel se encargar de reorganizar toda la informaci n para ocupar el espacio que deja el registro eliminado en la hoja de c lculo Otras aplicaciones para esta herramienta son descriptas en la secci n B squeda de registros IS Mientras se observa un registro a trav s del formulario se
12. o imprimir A diferencia de la ficha de datos los filtros autom ticos muestran los datos en la misma hoja de c lculo Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado simplemente no se muestran los restantes registros permanecen visibles en la hoja de c lculo Gu a del Usuario P gina 83 Centro de Capacitaci n en Inform tica a E 0 tio Operaci n de Microsoft Excel e y 0 34 Antes de seleccionar un filtro autom tico hay que asegurarse de que no exista otro activado Esto se puede comprobar observando si existe o no una marca de activaci n al lado de la opci n Autofiltro del men Datos Filtro En caso de que exista desactivar el filtro anterior antes de volver a empezar para lo cual se debe elegir nuevamente el mismo comando Para crear un filtro autom tico en una lista no hay m s que ubicar la celda activa dentro de la tabla que forma la lista y seleccionar la opci n Autofiltro del men Datos Filtro EA AA A AA Control de Socios Bot n en campo que permite desplegar lista geo Socic Nombre Fecha nai Barrio Tarifa y Sexo Cuota 12 Acosta Juan 14 0550 Cord n eso 1 3000 17 Peralta Maria 2301 Centro 1 1000 34 Soria Martin 03 09 05 Aguada 4000 3 P rez Elena 20 1065 Uni n 1000 45 L pez Edil 1207 76 Centro 1000 101 Ben tez 4na 100979 Centro 2000 168 Sosa Alfredo 122076 Cord n 4000 345 Fereira Elena 14 04 95 Aguada 1000 Los nombres de campo pasan a ser list
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