SaaS Email Archiving Guía del usuario
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1. Greg S nchez lt gsanchezOprueba com gt Greg Jim nez lt greg990prueba c om gt GregJim nez lt gj99O0especial co m gt Jos S nchez lt greg111 especia l com gt Jos Jim nez lt jose jimenezQgre g com gt greg smith Greg Barrios lt gregOempresa co m gt Gregory Smith lt gregOother com gt Greg S nchez lt gsanchezOprueba com gt Greg Jim nez lt greg990prueba c om gt GregJim nez lt gj990especial co m gt Jos S nchez lt greg111 especia l com gt Jos Jim nez lt jose jimenezQgre g com gt Jos S nchez lt jsanchez990 prue ba com gt Juan S nchez lt jsanchezOempres a com gt FernandoS lt fernando_sanche zOotra com gt Jos Barrios lt j barriosOsanche z com gt company com Greg Barrios lt gregUdempresa com gt Juan S nchez lt jsanchezQOempresa com gt sub company com Greg Brown lt gregOsub company com gt John Smith lt jsmithOsub company com gt Tabla 5 Ejemplos de b squedas de direcciones de correo electr nico continuaci n T rmino de b squeda Devuelve gregOcompany com e Greg Barrios lt gregQ0empresa com gt e Tom Jones lt gregQOcompany com gt gr e GregJim nez e Roberto Grey lt gj990especial co lt grey3330empres m gt a com gt e Greta Cabanas e Jos Jim nez lt gcOprueba com gt lt jose jimenezOgre g com gt e Jos S nchez e Hermano Guillermo lt gregl1l110especia lt hguillermo2. sobre software f nix e Correo enviado a Jos entre julio y octubre de 2009 que contiene la palabra f nix en la l nea de asunto y correo en el cuerpo del mensaje 11 Exportaci n de mensajes 12 Puede descargar uno o varios de los mensajes que se encuentren tras una b squeda y verlos en un cliente de correo electr nico Los mensajes se exportan comprimidos en un archivo zip Los mensajes se pueden exportar desde el panel Resultados o desde la vista Mensaje Directrices sobre archivos ZIP Las reglas aplicables al archivo zip que se descarga al exportar los mensajes determinan el tama o total del archivo los mensajes de correo electr nico incluidos la denominaci n de los archivos de correo electr nico y el formato de los mensajes de correo electr nico e El tama o total del archivo que se descarga no puede ser superior a 2 GB Si el tama o del conjunto de resultados es mayor debe restringir los criterios de b squeda y limitar los resultados e Al proceder a la descarga el sistema vuelve a ejecutar la b squeda original Por ello el conjunto de mensajes incluidos en el archivo ZIP puede diferir de los resultados iniciales debido a los cambios en el archivo e Los mensajes se almacenan como archivos eml Cada nombre de archivo coincide con el ID de archivo exclusivo del mensaje e El formato de cada correo electr nico var a seg n la funci n de usuario e La funci n de usuario recibe el mensaje or
3. squeda por expresi n cualquier palabra o todas las palabras de correo f nix Regla Devuelve el texto Pero no Expresi n e correo f nix martes e corre e corre e informaci n correo f nix E o trans trans porte porte f nix e corre e trans o porte denv denv er er e corre o para f nix Cualquier e correo e correo e transporte denver palabra f nix denver martes e informa e correo ci n para correo f nix f nix e correo e correo transpo transpo rte rte f nix Todas las e correo f nix martes e correo denver palabras o r e informaci n correo f nix e transporte denver e correo transporte f nix e correo transporte e correo para f nix C mo evitar palabras irrelevantes Las palabras irrelevantes son palabras habituales que el sistema ignora cuando se hace una b squeda porque no es probable que devuelvan resultados exclusivos Cuando se introduce una b squeda deben utilizarse palabras y expresiones espec ficas de los mensajes de correo electr nico que desea buscar y evitar palabras y expresiones gen ricas o muy utilizadas Email Archiving admite varios idiomas y cuenta con una lista de palabras irrelevantes para cada uno de ellos Visualizaci n de un mensaje Abra y vea los mensajes de correo electr nico para leer su contenido recuperar datos adjuntos y revisar la informaci n de encabezado y los metadatos Antes de empezar Primero debe ejecutar una b squeda y luego ordena
4. Ogreg l com gt oriano com gt B squeda por expresi n cualquier palabra o todas las palabras La b squeda del archivo le permite buscar palabras o expresiones concretas en un mensaje de correo electr nico Asimismo puede aplicar reglas a algunos campos de texto con objeto de filtrar los resultados Cuando se introducen varios t rminos de b squeda en un campo de texto puede hacer que se entiendan como una expresi n exacta t rminos individuales o un grupo de t rminos Evite el uso de palabras habituales tales como un uno o el en las b squedas La b squeda suele ignorar las palabras habituales En su lugar utilice palabras y expresiones concretas de los mensajes de correo electr nico que desee ver o descargar e B squeda por expresi n busca los mensajes de correo electr nico que contengan la expresi n exacta con el orden de palabras exacto e B squeda por cualquier palabra busca los mensajes de correo electr nico que contengan una o m s palabras sin tener en cuenta su orden e B squeda por todas las palabras busca los mensajes de correo electr nico que contengan todas las palabras en cualquier orden No se pueden utilizar caracteres comod n en una b squeda por expresi n Ejemplos de b squedas por expresi n cualquier palabra o todas las palabras La b squeda de las palabras correo f nix devolver diferentes conjuntos de resultados seg n c mo se apliquen las reglas Tabla 6 B
5. Y McAfee An Intel Company Gu a del usuario Revisi n D SaaS Email Archiving Email Archiving Email Archiving es un servicio basado en la nube que archiva autom ticamente su correo electr nico en una ubicaci n centralizada segura Asimismo Email Archiving le permite realizar b squedas en el correo electr nico archivado para que pueda localizar y recuperar r pidamente sus mensajes cuando los necesite Pr i corr ccoo 7 tt Soluci n Email Archiving Enterprise H 4 H H Almacenamiento H Control Console H recuperaci n de correo H H electr nico li i I i 0 Funciones de usuario y H H Cliente de AOS E H Almacenamiento administraci n de H H correo electr nico k pe recuperaci n de correo Email Archiving 0 electr nico Funciones de usuario y administraci n s Internet Y Buz n del diario dd il paa A en Microsoft correo electr nico ong Exchange Server Almacenamiento SR recuperaci n de correo H EA electr nico conexi n H POP3 o IMAP con cifrado 4 opcional Funciones de Cliente de usuario y correo electr nico H l administraci n gt de Email Archiving Navegador web para LJ Servidor y unidades de Control Console y almacenamiento de archivo LJ de correo electr nico Cifrado de 256 bits Microsoft Outlook con complemento H de archivo para
6. car cter comod n T rmino de b squeda Devuelve greg gregs gregg gregari gregario gregaria gra o grano grado gr 0 grito grano graso gre No est permitido Direcciones de correo electr nico Los campos De y Destinatario le permiten buscar direcciones de correo electr nico en los campos Para y De del encabezado de mensaje Puede buscar una direcci n de correo electr nico completa como John SmithOexample com solo la parte local John Smith o solo el dominio example com Asimismo puede realizar b squedas en la parte local y el dominio con fragmentos de cada parte como por ejemplo John Smith example o com Utilice las diferentes opciones de b squeda de forma estrat gica para ampliar o restringir los resultados de la b squeda e Utilice la direcci n completa para limitar los resultados a una direcci n espec fica e Utilice la parte local para buscar todos los mensajes asociados a un nombre o una cuenta de usuario en particular e Utilice la parte de dominio para buscar todos los mensajes asociados a un dominio en particular e Utilice solo las partes de una direcci n para ampliar la b squeda y encontrar todas las direcciones asociadas a uno o m s t rminos Puede buscar en una direcci n de correo electr nico cualquier parte o t rmino que haya debido a un cambio en el tipo de texto o entre may sculas y min sculas e Texto separado por un car cter especial e Camb
7. edar n almacenados en su sistema local A partir de este momento puede abrir y ver los mensajes en su cliente de correo electr nico 13 Copyright O 2014 McAfee Inc Queda prohibida la copia sin autorizaci n previa McAfee y el logotipo de McAfee son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de McAfee Inc o de sus empresas filiales en EE UU y en otros pa ses Los dem s nombres y marcas pueden ser reclamados como propiedad de otros 14 SEWS ARC UG 8 1 0D02 Y McAfee An Intel Company
8. iginal e La funci n de administrador de clientes recibe tanto el registro de sobres en el diario como el mensaje original que se incluye como datos adjuntos 67 Para extraer los archivos de correo electr nico es necesaria una utilidad de compresi n de archivos zip Visualizaci n de archivos eml Los archivos de correo electr nico que descarga utilizan el formato de archivo eml y requieren un cliente de correo electr nico compatible McAfee recomienda Microsoft Outlook Express o una versi n reciente de Microsoft Outlook Tabla 8 Clientes de correo electr nico para la visualizaci n de archivos eml Sistema operativo Sugerencias de clientes de correo electr nico Mac OS e Microsoft Outlook 2011 e Apple Mail e Mozilla Thunderbird Windows e Microsoft Outlook 2010 e Microsoft Outlook 2007 con KB 956693 O Para obtener m s informaci n vaya a http support microsoft com kb 956693 e Microsoft Outlook Express e Microsoft Windows Live Mail e Mozilla Thunderbird Linux Mozilla Thunderbird Exportaci n de mensajes Puede descargar mensajes de correo electr nico del archivo y verlos en su cliente de correo electr nico Esta opci n est disponible tanto en el panel de resultados para varios mensajes como en la vista de mensaje para mensajes individuales Antes de empezar Necesitar los siguientes elementos e Una utilidad de compresi n de archivos ZIP para extraer los mensajes de co
9. io entre may sculas y min sculas e Cambio entre caracteres alfab ticos y num ricos Puede utilizar caracteres comodines con t rminos de b squeda en una direcci n de correo electr nico No puede realizar b squedas con combinaciones de t rminos de b squeda que no constituyen una direcci n un dominio o una parte local por completo Tabla 4 B squedas para la direcci n de correo electr nico JohnH Smith70sub example com Partes de T rminos de b squeda v lidos T rminos de b squeda no b squeda de la v lidos direcci n de correo electr nico Direcci n de correo e JohnH Smith7Osub example com e JohnH Smith7Osub example electr nico completa e Smith7Osub example com Parte local e JohnH Smith7 e Smith e JohnH e John 7 e Smith7 e e JohnH Smith Dominio e sub example com e sub example e sub e example com e example e com En algunos casos aparece un nombre de pantalla con la direcci n de correo electr nico Por ejemplo John Smith lt admin example com gt Aqu una b squeda del nombre John o el apellido Smith devuelve mensajes asociados con John Smith y la direcci n de correo electr nico admin example com Ejemplos de b squedas de direcciones de correo electr nico Tabla 5 Ejemplos de b squedas de direcciones de correo electr nico T rmino de b squeda Devuelve greg Greg Barrios lt gregOempresa co m gt Gregorio S nchez lt greg sanchezQOotr a com gt
10. ntos B squedas con caracteres comod n Las b squedas en el archivo admiten dos tipos de caracteres comod n el asterisco y el signo de interrogaci n de cierre cuando se colocan dentro de una cadena o al final de ella e No se puede colocar un car cter comod n al principio de una cadena de texto e Se recomienda evitar colocar un car cter comod n demasiado cerca de un t rmino de b squeda o con muy pocos caracteres Por ejemplo si se busca caballo obtendr resultados mejores y m s r pidos que si se busca c o c s e Los caracteres comod n no se pueden utilizar en una b squeda por expresi n 67 La combinaci n de caracteres comod n con otros caracteres especiales puede dar lugar a resultados de b squeda faltos de coherencia Por ejemplo la b squeda de doc y doc ofrece resultados distintos Ejemplos con el asterisco como car cter comod n El asterisco busca uno o m s caracteres Tabla 2 Ejemplos con el asterisco como car cter comod n T rmino de b squeda Devuelve greg greg gregs gregg gregory gregorian gre grego gregos gregorio gregario gregoriano grey gre a gremio gr o grado grano grito grumo gre No est permitido Ejemplos con el signo de interrogaci n de cierre como car cter comod n El signo de interrogaci n de cierre busca un nico car cter Tabla 3 Ejemplos con el signo de interrogaci n de cierre como
11. r los resultados para encontrar el correo electr nico que desea ver e Abra el mensaje desde el panel Resultados mediante uno de los siguientes procedimientos e Haga doble clic en el mensaje para verlo en la ventana Mensaje e Seleccione una opci n del men Vista previa para abrir el mensaje en el panel Mensaje Si ha seleccionado Vista previa el mensaje se muestra en el panel Mensaje En caso contrario el mensaje se abre en otra ventana Visualizaci n de un mensaje de correo electr nico archivado Puede abrir y ver cualquier mensaje de correo electr nico que est almacenado en el archivo directamente desde el panel de resultados de b squeda Tanto la vista previa del mensaje como la ventana del mensaje le permiten ver su contenido los encabezados de mensaje los datos adjuntos asociados con el mensaje y la informaci n espec fica del archivo incluidos su ID y fecha de caducidad Localizaci n de mensajes de correo electr nico mediante la funci n de b squeda Utilice el formulario de b squeda para encontrar correos electr nicos a partir de una direcci n de correo electr nico un intervalo de fechas o texto Siga estas directrices e Rellene un campo para encontrar mensajes que coincidan con un solo valor e Rellene varios campos para encontrar mensajes que coincidan con todos los valores e Combine campos adicionales con una b squeda Texto del mensaje para filtrar los resultados de una b squeda por E
12. resi n Otros caracteres especiales como se ignoran e Se puede utilizar el asterisco final y el signo de interrogaci n de cierre para realizar b squedas con caracteres comod n El asterisco busca uno o varios caracteres El signo de interrogaci n busca un nico car cter e Se pueden buscar direcciones de correo electr nico utilizando toda la direcci n solo el dominio o cualquier parte de la direcci n e Seleccione Expresi n Cualquier palabra o Todas las palabras para determinar el modo en que desea que la b squeda interprete el texto que introduzca Directrices sobre caracteres especiales e No utilice caracteres especiales solos e Algunos caracteres especiales s est n permitidos y pueden interpretarse como texto simple cuando se incluyen como parte de una cadena alfanum rica e Los caracteres especiales que aparecen al principio o al final de una cadena suelen ignorarse Tabla 1 Caracteres especiales interpretados como texto simple Car cter especial Nombre Signo m s Gui n amp Et Plica Tabla 1 Caracteres especiales interpretados como texto simple continuaci n Car cter especial Nombre Signo de exclamaci n de cierre Par ntesis de cierre Par ntesis de apertura Llave de apertura Llave de cierre Corchete de apertura Corchete de cierre Y A IM RAI Acento circunflejo Comillas R Tilde Dos pu
13. rreo electr nico una vez que se hayan descargado e Un cliente de correo electr nico que pueda visualizar archivos eml Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones haga clic en Ayuda en la interfaz 1 Ejecute una b squeda en el panel Criterios 2 Realice una de las siguientes acciones para seleccionar los mensajes que desee descargar Opci n Definici n Exportar todo desde el panel Resultados Haga clic en Exportar Exportar todo para descargar todos los resultados de la b squeda Fl Exportarr Vista previa Exportar todo 206 Exportar selecci n 20 Exportar selecci n desde el panel Resultados Haga clic en la casilla de verificaci n correspondiente a cada mensaje y despu s en Exportar Exportar selecci n para descargar los resultados de b squeda seleccionados Exportar desde la vista Mensaje Haga doble clic en el mensaje o bien selecci nelo y haga clic en Vista previa A continuaci n haga clic en Exportar para e descargar ese mensaje Mensaje gt Mostrar encabezados PU Exportar Aparecer un cuadro de di logo en el navegador 3 Siga las instrucciones del navegador para abrir o guardar el archivo El archivo se guarda en su sistema local 4 Localice el archivo y bralo mediante la utilidad de compresi n de archivos ZIP Se muestra el archivo ZIP y su contenido 5 Extraiga los mensajes del archivo ZIP y gu rdelos en una carpeta Los mensajes individuales qu
14. s 01 07 2009 al 01 11 2009 e Texto del mensaje con Cualquier palabra correo f nix Correo enviado a Jos entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras f nix o correo incluidas e correo f nix e viaje a f nix e correo denver e Correo enviado a Jos en junio de 2009 que contiene las palabras f nix o correo incluidas correo f nix viaje a f nix correo denver e Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras f nix o correo incluidas correo f nix viaje a f nix correo denver e Destinatario joseOdominio com e Intervalo de fechas 01 07 2009 al 01 11 2009 e Texto del mensaje con Todas las palabras correo f nix Correo enviado a Jos entre julio y octubre de 2009 que contiene las palabras f nix y correo en la l nea de asunto incluidas e correo f nix e correo a oficina f nix e correo sobre software f nix e Correo enviado a Jos en junio de 2009 que contiene tanto f nix como correo en la l nea de asunto incluidas correo f nix y correo a oficina f nix e Correo enviado a Jos entre julio y octubre de 2009 que contiene solo una de las palabras f nix o correo en la l nea de asunto incluidas convenci n f nix viaje a f nix correo denver e Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene las dos palabras en la l nea de asunto incluidas correo f nix correo a oficina f nix y correo
15. servidor de archivo H de correo electr nico AAA AAA Figura 1 Arquitectura de Email Archiving B squeda en el archivo Puede encontrar ver y exportar los mensajes de correo electr nico que actualmente est n almacenados en el archivo Para crear una b squeda escriba lo que sepa sobre el mensaje o mensajes en los campos de los criterios y haga clic en Buscar C mo mejorar los resultados de las b squedas Puede mejorar los resultados de las b squedas siguiendo unas sencillas directrices y pr cticas recomendadas Utilice la combinaci n correcta de t rminos de b squeda y funciones de filtrado para localizar r pidamente los correos electr nicos que necesite Reglas de b squeda b sicas e Rellene al menos un campo de b squeda para comenzar una nueva b squeda Cuantos m s campos rellene m s espec fica ser su b squeda y por tanto m s reducido ser el n mero de resultados e Los campos de b squeda no distinguen entre may sculas y min sculas Buscar Informes de Ventas es lo mismo que buscar informes de ventas e Seleccione con cuidado los t rminos de b squeda Utilice palabras o expresiones que sean exclusivas de los mensajes que desee encontrar Evite el uso de palabras o expresiones habituales tales como un uno y el M s reglas para b squedas complejas e La mayor a de los caracteres especiales como 8l gt lt se interpretan como texto simple cuando se utilizan dentro de una palabra o exp
16. xpresi n Cualquier palabra o Todas las palabras e No se pueden utilizar caracteres comod n si se selecciona Expresi n Procedimiento Para obtener definiciones de las opciones haga clic en Ayuda en la interfaz 1 Seleccione Email Archiving Mensajes archivados La b squeda se muestra de forma predeterminada 2 Rellene uno o varios de los siguientes campos e De e Destinatario 10 e Intervalo de fechas e Texto del mensaje 3 Haga clic en Buscar Los mensajes de correo electr nico que coincidan con los criterios de su b squeda aparecer n en el panel Resultados Ejemplos de b squedas Los siguientes ejemplos comparan los resultados de dos b squedas similares una de ellas utilizando Expresi n y la otra utilizando Cualquier palabra en una b squeda por Texto del mensaje Tabla 7 Ejemplos de b squedas Criterios Devuelve No e Destinatario joseAdominio com e Intervalo de fechas 01 07 2009 al 01 11 2009 e Texto del mensaje con Expresi n correo f nix Correo enviado a Jos entre julio y octubre de 2009 que contiene la expresi n correo f nix e Correo enviado a Jos en junio de 2009 que contiene la expresi n correo f nix e Correo enviado a Jos en agosto de 2009 que contiene la expresi n correo para f nix e Correo enviado a Esteban entre julio y octubre de 2009 que contiene la expresi n correo f nix e Destinatario joseOdominio com e Intervalo de fecha
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