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Guía del usuario

1. Septiembre ES Nombre Empresa Sucursal ne corre Fecha lv Fecha em cna a Expedici n Vencimiento Prueba Instalaci n FS Prueba Instalaci n FS S1 102 06 02 2014 06 05 2014 Acetato de Etilo 1 213 456 7 A Kilogr 12 1 Restablecer SALDO INICIAL Saldo Inicial Sustancia 500 0 Acetato de Etilo DETALLE DE MOVIMIENTOS N Documento Nombre Direcci n Gudad_ Documento Soporte N Documento N Lote N CCITE Entrada Salida Agosto 13 08 2014 72159654 ELKIN MORENO KRA 59 91 100 APT Barranquilla Factura de Venta O 301 13 08 2014 72159654 ELKIN MORENO KRAA 594 91 100A APT Barranquilla Factura de Venta OA 301 BARRANQUILLA 13 08 2014 2323 krqa 2445r34 Fortul Factura de Compra 1 890 0 Acetato de Etilo IMPRENIA NACIONAL D E COLOMBIA Carrera 66 No 24 09 Tel 571 4578000 www imprenta gov co
2. y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n La grilla del formulario es actualizada cada vez que se ejecute una acci n Nuevo edici n y eliminaci n en el formulario Al momento de crear la presolicitud el sistema autom ticamente ad junta los representantes socios miembros de junta directiva y apo derados que se encuentran en estado activo as como la informaci n general y las sucursales activas actualmente registradas Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 4 2 Incorporaci n de las sucursales en la presolicitud Una vez realizada la creaci n de la presolicitud en la grilla de datos se debe hacer clic derecho sobre esta para desplegar el men emergente Solicitud sucursal como se observa en la siguiente imagen ID Empresa Tipo Tr mite Fecha Pre Solicitud Departamento Consignaci n Ciudad Consignaci n 22744 Prueba Instalaci n FS ExtraOrdinario 02 09 2014 Solicitud Sucursal Reporte Pre Solicitud A continuaci n se selecciona la opci n solicitud sucursal y se elige la sucursal para asociar la siguiente informaci n N mero de personas de la sucursal N mero de personas que trabajan en la sucursal N mero de personas en contacto con sustancias N mero de personas de la sucursal que tienen contacto con las sustancias Dar clic en el bot n Guardar cambios O para registrar la informaci n di
3. Acetato de Butilo x Dar clic en el bot n Guardar cambios para asociar el tipo de uso a la sustancia Si requiere asociar otro tipo de uso es necesario dar clic en el bot n y en el costado derecho del panel de trabajo seleccionar el pr ximo tipo a adicionar vuelva a presionar clic en el bot n Guardar cambios Y Sustancia PreSolicitud A Pre Solicitud Solicitud Sucursa WY ox Registro guardado satisfactoriamente 4 708 Otros Acetato de Butilo 698 Acetato de celulosa pl sticos y fibras textiles Acetato de Butilo 1D Tipo Uso Acetato de celulosa pl sticos y fibras textile m Sustancia Solicitud Acetato de Butilo Ea Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Si el usuario requiere modificar el tipo de uso debe hacer clic sobre el registro de la grilla del formulario y seleccionar los nuevos valores del registro seleccionado Debe presionar bot n Guardar cambios y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Si desea eliminar el tipo de uso debe seleccionar el registro de la grilla del formulario debe presionar clic en el bot n Eliminar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n La grilla del formulario es actualizada cada vez que se ejecute una acci n Nuevo edici n y eliminaci n en el formulario 4 4 Preguntas de seguridad f sica e industrial
4. Prueba Instalaci n FS 102 Prueba Instalaci n FS S1 Acetato de Etilo Kilogramos 1213456712 11 T crear fitro Luego de listar la sustancia aprobada por certificado sucursal seleccionando el re gistro en la grilla del formulario y presionando clic derecho se pueden visualizar las actividades autorizadas 6 6 Reportes empresa Una vez el usuario ha registrado movimientos en SICOQ puede consultar el hist rico de estos en el Certificado vigente ingresando a la opci n Reportes empresa donde visualizar dependiendo del rol autorizado las opciones Balance sucursales y Balance empresa Un usuario que tenga autorizado el rol empresa tendr acceso a la informaci n del balan ce de cada una de las sucursales o direcciones autorizadas y al balance de la empresa mientras que un usuario con rol sucursal solamente podr ver la informaci n propia gt a Y E ut Bes E kal Hl Empresa Administrar Empre Ps a ca mia aja rr E Ei DB E a A peg y Solicitudes Devueltas Solicitudes Balance Sucursales Careue Archivo Plano Balance Empresas En la opci n Balance empresa 0 Balance sucursales se muestran los datos de los certificados aprobados por empresa o sucursal y sustancia Seleccionando el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho se visualizan las opcio nes Reporte de movimientos y Reporte detallado por saldo mensual ae Gu a d
5. sicag Sistema de Informacion para el Control de Sustancias y Productos Quimicos GU A DEL USUARIO EMPRESA TODOS POR UN NUEVO PAIS PAZ EQUIDAD EDUCACI N MINJUSTICIA Ministro de Justicia y del Derecho Yesid Reyes Alvarado Viceministro de Politica Criminal y Justicia Restaurativa Miguel Samper Strouss Director de Politica Contra las Drogas y Actividades Relacionadas Javier Andr s Fl rez Henao Subdirectora de Control y Fiscalizacion de Sustancias Quimicas y Estupefacientes Nubia Elena Pacheco G mez Colaboradores Control y Fiscalizacion de Sustancias Quimicas y Estupefacientes Zulema Rosado Bayona Edilma Guzm n Gonz lez Ricardo Andr s Murillo Cepeda Angie Catherine Contreras S nchez Dise o de logotipo y portada lvaro G Montenegro Rosero Fotograf as de la portada www google com Diagramacion e impresion Imprenta Nacional de Colombia CONTENIDO IA rain tesina kreo ida 4 1 Aspectos GENETICS ccecceeccccsesecseeecsecsecscsecsecsesecsecsesecsecsesessececsessecseeececseenean 5 2 Especicaciones dal SIS PETG riada 6 Fels HANOM AS COMM A 6 ZZ COU SHO IOS ion 6 NU OM AMOS aa E neat ieee 6 A I 2 4 1 Cambio de CONTFASEM A eecceececccsesescsseccssscescsseecessesscetseeesssseesssteneasteatetenenees 1 2 4 2 Vigencia de la CONTTASe a oooccooioniccocioncononenconcnnencnnenronenroncnnenconenconencancnnanoo 8 2 4 3 C mo recuperar la contrase a cocioionicionocicic
6. Las preguntas de seguridad f sica e industrial son un complemento del registro foto gr fico que el solicitante debe enviar para el estudio de su tr mite Para diligenciarla debe ir al formulario de registro de la sucursal numeral 4 2 y al dar clic en la opci n Preguntas de seguridad f sica e industrial se visualiza una grilla de edici n masiva con el listado de las preguntas Seleccione la respuesta de acuerdo a la pre gunta correspondiente al tipo de seguridad f sica e industrial existen dos nicas respuestas SI NO Sucursal gt gt Preguntas Actualizar i Ka Ka Ka Ka Ka E se debe dar clic en el bot n Actualizar para guardar las respuestas Todas las respuestas de seguridad f sica e industrial son obligatorias Si existe alguna observaci n o justificaci n sobre estos aspectos de ber elaborar un documento anexo a los requisitos que env a al Mi nisterio de Justicia y del Derecho Si el usuario desea modificar alguna respuesta debe ubicarse en la pregunta y selec cionar la respuesta deseada Presionar el bot n Actualizar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Gu a del usuario empresa 4 5 Envio de la presolicitud Cuando se concluyen las acciones contempladas en los numerales 4 2 4 3 y 4 4 el usuario acce
7. l para escoger la opci n Reporte CCITE a gt CERTIFICADO DE CARENCIA DE INFORMES 7 POR TRAFICO DE ESTUPEFACIENTES Dr ds y oD Dirigido a 21409 Para Empresa de Pruebas PSI 20 10 2014 A 20 10 2015 Direcci n es kra 32 34 5 Periodicidad Mensual es Empresa de Pruebas PSI ALMACENADOR gt Sucursal Sustancia Autorizada sigla Cantidad Unidad Cantidad Letras Acetona D Kilogramos Treinta Y Cuatro Kilogramos Thinner Galones Diez Galones Al ingresar a la opci n Detalle certificado del men principal el usuario puede visualizar la informaci n aprobada en el Certificado de Carencia de informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE vigente Cuando se selecciona esta opci n no se presentan datos para ver la lista de sustancias aprobadas por certificado sucursal el usuario debe desplegar el panel de b squeda realizando clic en el bot n Panel de b squeda Q Ver siguiente ilustraci n Cantidad Aprobada Sin datos para mostrar Desplegado el panel el usuario puede buscar por el n mero de CCITE una sustancia en espec fico o simplemente listar todas las sustancias aprobadas por Certificado su cursal dejando vac os los datos de entrada del panel de b squeda y seleccionando la opci n Buscar Certificado 101 ida EA AENA Sin datos para mostrar Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 460
8. vigencia que le quedan a la contrase a Su contrase a vence en 8 d a s Si desea cambiaria haga clic AQUI Bienvenido Ministerio1 _ Cuando el n mero de d as de vigencia se haya cumplido se le impedir el acceso al sistema al usuario de tal manera que tendr que acceder mediante la opci n No puedes acceder a tu cuenta ver Iniciar Sesi n 7 23 Gu a del usuario empresa 2 4 3 C mo recuperar la contrase a En caso de que no la recuerde o que haya caducado la vigencia de la contrase a el usuario debe presionar clic en el link No puedes acceder a tu cuenta Iniciar Sesion r aqgeder atu cuenta se solicita el usuario y el ingreso del c digo de verificaci n para realizar el env o de la solicitud en la ventana que aparece a continuaci n Cambiar Contrase a Y Debe ingresar la infor maci n y dar clic sobre el bot n Guardar Cambios E Mostrar otro c digo Ingrese el c digo de verificaci n El sistema enviar un correo electr nico con la direcci n electr nica a la que el usua rio deber ingresar all encontrar los pasos a seguir Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos De acuerdo con las instrucciones que aparecen en esa direcci n electr nica el siste ma solicita la nueva contrase a la confirmaci n de la nueva contrase a y el ingreso del c digo de verificaci n para la realizaci n del cambi
9. Occidente Cundinamarca Empresa a o AAA Nombre Denominaci n 3 3 3 Actualizaci n de personas Representantes legales socios miembros de Junta Directiva apoderados Esta opci n permite la administraci n de la informaci n relacionada con los represen tantes legales principales y suplentes socios miembros de Junta Directiva prin cipales y suplentes y apoderados de la empresa haciendo clic en el bot n Nuevo registro o Para las empresas usuarias del CCITE en el momento en que se inicia la implementaci n de SICOQ los nombres de las personas fueron incorporados autom ticamente en el sistema Por ello se requiere que en el momento de ingresar por primera vez la empresa clasifique estas personas en las opciones presentadas y complemente la infor maci n faltante Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Es necesario ingresar la siguiente informaci n por cada uno de los representantes legales principales y suplentes socios miembros de Junta Directiva principales y suplentes y apoderados de la empresa Es empresa Activar si el socio miembro de Junta Directiva o apoderado es una empresa No aplica para el caso del representante legal Nombre Nombre raz n social Apellido Apellidos Ingresar solo en el caso de persona natural Fecha de
10. Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Fotocopia del documento de identidad de los miembros de la junta directiva comandita por acciones principales y suplentes Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Certificado de composici n accionaria expedida por el revisor fiscal o por contador comandita por acciones p blico discriminada por porcentajes de participaci n de cada accionista Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Fotocopia del documento de identificaci n de los socios que posean un comandita por acciones porcentaje igual o superior al 20 del capital social Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Comprobante de consignaci n comandita por acciones Requerimientos Espec ficos Tipo Tr mite Documento ExtraOrdinario Petici n del interesado especificando la finalidad y la causal para la autorizaci n _ 6 3 Reporte solicitud modificaci n Una vez el usuario modifica la presolicitud puede visualizar la informaci n registrada ingresando por la opci n solicitudes aprobadas para modificaci n seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opci n de Reporte presolicitud modificada A O Permite la modificaci n correspondiente a la solicitud aprobada para modificaci n No Identificaci n Tipo Tr mite No Solicitud No Radi
11. de registros a continuaci n cambiar el estado de activaci n de la sucursal o direcci n a Inactivo pre sionar bot n Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Las actualizaciones de la informaci n de las sucursales o direcciones de manejo de las sustancias contenidas en el CCITE requieren para su aprobaci n la presentaci n de la solicitud de SUSTITUCI N confor me a las instrucciones del siguiente cap tulo Si existe una solicitud en curso la inclusi n de la modificaci n debe ser informada previa mente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autorizaci n Gu a del usuario empresa El dato Estado que se encuentra en este formulario le permitir conocer la validez del nuevo registro de la misma forma que las actualizaciones de la informaci n gene ral contenidas en el numeral 3 3 1 Las sucursales y o direcciones pueden ser eliminadas en caso de no estar asociadas a una solicitud o CCITE Si desea eliminar una sucursal y o direcci n el usuario en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros debe seleccionar el registro de la sucursal a eliminar presionar clic en el bot n Eliminar O y aceptar los cambios en el mensaje de confirmaci n Ecitar Registro 9124 Empresa de Pruebas PSI Sucursal del Norte Cundinamarca 9123 Empresa de Pruebas PSI Sucursal del Sur Cundinamarca ID 9125 Empresa de Pruebas PSI Sucursal
12. el movimiento deseado Gu a del usuario empresa Movimiento Detalle Tipos de Uso Anular Cancelar Guardar General Tipo Fecha 19 00 2014 Cantidad Lote Tipo Documento Soporte Traslado Sucursal M mero Documento Soporte 234400 ext 771 Detalle Movimiento generado como prueba de adici n Tercero Mombre Tipo Documento N mero de Documento N mero CCITE Direcci n Calle 40 No 13 08 Departamento Ciudad Cundinamarca w Bogota w Una vez ingresados todos los datos se debe seleccionar la opci n Guardar El registro se ver reflejado autom ticamente en el Listado de Movimientos Listado Movimientos Anulado Tipo Movimiento Fecha Movimiento Traslado Sucursal Cantidad Movi No CCITE Tercero O Compra 19 10 2014 Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Para asociar un tipo de uso al movimiento se deben llevar a cabo los siguientes pasos e Seleccionar el movimiento correspondiente del listado de movimientos e Irala pesta a Tipo de Uso e Seleccionar el Tipo de Uso e Agregar el tipo mediante el bot n Adicionar e tipo de uso asociado ser visualizado autom ticamente en la lista Movimiento Detalle Tipos de Uso Anular Uso Acetato de celulosa pl sticos y Fibras tex Y id Tipoliso 1 Acetato de celulosa pl sticos y fibras textiles Para anular un movimiento se debe sele
13. el usuario env a la presolicitud puede visualizar la informaci n registrada ingresando por la opci n solicitudes enviadas seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opci n Reporte solicitud FORMULARIO SOLICITUD PE r Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE x D74 SOLICITUD PARA PRIMERA VEZ RENOVACI N SUSTITUCI N 2 DA e SES 1 INFORMACI N GENERAL Tipo Tr mite ExtraOrdinario Solicitante Empresa de Pruebas PSI Tipo Empresa Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S comandita por acciones Tama o Empresa MICROEMPRESA Tipo Identificaci n NIT N Identificaci n 536208700 Direcci n de Correspondencia kra 32 34 5 Ciudad Bogot Departamento Cundinamarca Tel fonos 5362087 Correo electr nico eduar romero pensemossi com Consignaci n bancaria N 343 Justificaci n se requiere otra sustituci n Banco Banco de Occidente N Cuenta 1 265 05660 6 Representantes Nombres apelidos Tipo ent y Documento tail Tel fono Rep Legal socio apoderada v Andres Morales dul 232323 andres morales pensemo 24434 a ssi com John Pe a dul 2432434 john pena pensemossi c 5453243 Ciudadan a om Eiron Cervantes dul 34343434 eiron cervantes pensemo 232323 Vv j lan a ssi com 2 CARACTER
14. n una vez se aprue be la modificaci n por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho la petici n que dar en estado Aprobada para modificaci n y se visualizar en la opci n Soli citudes aprobadas para modificaci n En forma simult nea la empresa debe enviar la documentaci n com plementaria que contenga la informaci n sobre el cumplimiento de los requisitos t cnicos o legales de la modificaci n requerida Si la empresa no env a esta informaci n la solicitud no ser estudiada por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos El Ministerio de Justicia y del Derecho una vez estudiada la petici n recibida y los documentos aportados se pronunciar aprobando o negando esta petici n En el caso de la aprobaci n esta se reflejar en el formulario Solicitudes aprobadas para modificaci n 4 9 2 Diligenciamiento de la modificaci n Una vez aprobada la petici n de modificaci n de la solicitud en curso se le habilitar al usuario este formulario en el cual debe seleccionar el registro de la solicitud aprobada para modificaci n en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros y realizando clic derecho sobre este se visualizar n las siguientes opciones Solicitud sucursal Solicitud personas Reporte presolicitud modificada Pe Permite la modificacion correspondiente a la solic
15. procesados 1 Correctos 1 Error 0 Al confirmar ese mensaje se regresa autom ticamente a la interfaz de sincronizaci n donde se refresca el listado de movimientos pendientes por sincronizar y presentando los movimientos que por alg n motivo no pudieron sincronizarse Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Fecha Envio 29 04 2014 29 08 2014 Debe tener en cuenta se mantiene la regla de oportunidad del regis tro de movimientos que obliga a ingresar la informaci n cuando el movimiento ocurra en el tiempo Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 6 CONSULTAS Y REPORTES EN EL SISTEMA El sistema SICOO permite a los usuarios realizar reportes y consultas asociadas con o Los tr mites que realiza ante el Ministerio de Justicia y del Derecho Subdi recci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes La informaci n de los Certificados de Carencia de Informes por Tr fico de Estu pefacientes que le han sido expedidos a la empresa o La informaci n del Certificado vigente Los movimientos realizados con cada una de las sustancias por empresa y por sucursal En la generaci n de un reporte el usuario debe tener en cuenta el n mero de p ginas esta opci n se visualiza en la parte superior cen tral de la barra de herramientas secci n p gina del reporte Este reporte puede ser expor
16. se busquen y listen los certificados almacenados en la m quina en caso que haya m s de uno Si se presenta una ventana de confirmaci n para la ejecuci n del componente de firma digital debe seleccionar la opci n Acepto los riesgos y deseo ejecutar esta aplicaci n y dar clic en el bot n Ejecutar A de Seguridad A Desea ejecutar esta aplicaci n Publicador DESCONOCIDO Ubicaci n https srvsicog polida gov co La ejecuci n de esta aplicaci n puede suponer un riesgo de seguridad Riesgo esta aplicaci n se ejecutar con acceso no restringido lo que puede poner en riesgo su computadora e informaci n personal La informaci n proporcionada no es fable o es desconocic as que se recomienda no ejecutar esta aplicaci n a menos que conozca su origen M s informaci n TE seleccione de la lista el nombre descriptivo del certificado digital con el cual se va a firmar digitalmente el ingreso a la aplicaci n Complete el registro presionando el bot n de Guardar Y con dicha acci n el sistema presentar mensaje de confirmaci n de cambios y enviar un correo electr nico para activar y terminar el proceso de creaci n del usuario Y 23 Gu a del usuario empresa La p gina en https srvsicog policia gov co dice Registro de Empresas Est seguro de Guardar o Actualizar la Informaci n o ra ok Usuario Creado Satisfactoriamente Cuadro confirmaci n de cambios Usuari
17. se listar n cada una de las sustancias autorizadas por cada sucursal Escogiendo cada una se le debe hacer clic derecho y se debe seleccionar la opci n Cargue Inventario De ah se mostrar la siguiente informaci n 828 Prueba Instalaci n FS S1 Acetato de Etilo 01 08 2014 500 Prueba Instalaci n FS S1 Sustancia Acetato de Etilo EI RI RI Fecha 01 09 2014 Saldo DetalleCertificado 460 Ki Firma Formulario no firmado Certificado digital Bl Al ingresar la cantidad del saldo inicial de la sustancia se debe seleccionar el certifi cado digital que validar dicha entrada Para seleccionar el certificado digital se hace clic en el bot n Recargar lista 2 posteriormente se despliega el listado y se selecciona el certificado digital con el cual se firma este primer registro Y Gu a del usuario empresa Finalmente se confirma el Ingreso del inventario O saldo inicial para la sustancia selec cionada mediante la opci n Guardar Cambios G Se debe repetir este procedimiento por cada sustancia autorizada y por cada sede o sucursal donde se manejan las mismas 5 2 Registro individual Una vez registrado el saldo o inventario inicial para cada una de las sustancias en el caso que sea necesario se procede con el registro de todos los movimientos de las sustancias qu micas controladas autorizadas en
18. ARCIAS GKRA 59 91 100 APTO 301 BARRANQUILLA amp 288 123 4478 amp 68 13 08 20148 1 068 38 10018 8 8 VEN TAR 183721596548 05CAR MORENOE KRA 9 91 100 BARRANQUILLAR 28 123 11 Luego de cargar los registros si la columna mensaje presenta OK y la colum na estado presenta VALINSERCION confirma que los movimientos han sido cargados satisfactoriamente en el sistema SICOQ NY OK Datos Guardado Satisfactoriamente eit E Cargue Mensaje Linea 4478 78 08 09 20148 2 408 38 10018 8 8 Movimiento de Cargue amp 18 721596548 ELKIN GARCIAB KRA 59 91 100 APTO 301 WALINSERCION BARRANQUILLAS 288 123 4478 68 08 09 20148 1 068 38 1001 8 8 8 VEN TAS 1 amp 721596548 05CAR VALINSERCION MORENO amp KRA 9 91 100 BARRANQUILLAS 28 amp 123 Cargar Registros Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 5 4 Como registrar movimientos en caso de presentarse contingencias nicamente cuando haya ca das del servidor u otros problemas que no permitan el acce so al sistema SICOO mediante internet se permite realizar el registro de movimientos en modo fuera de l nea De esta manera se podr llevar el control de los inventarios opor tunamente y despu s sincronizarlos cuando se restablezca la comunicaci n con SICOO Para poder utilizar esta funcionalidad esta debe ser solicitada por la empresa usuaria de manera formal al administrador del sistema SICOQ y s
19. STICAS DE LA SOLICITUD Direcci n es y ubicaci n es exactas de los lugar es en donde se van a manejar la s sustancia s 6 2 2 Reporte documentaci n requerida El usuario puede verificar la informaci n que por tipo de tr mite debe enviar al Minis terio de Justicia y del Derecho Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes ingresando a la opci n de solicitudes enviadas seleccio nando el registro en el costado Izquierdo del panel de trabajo haciendo clic sobre l y escogiendo la opci n Documentaci n requerida Gu a del usuario empresa A gt Solicitudes Enviadas gt REQUISITOS GENERALES Y ESPECIFICOS DE LA SOLICITUD N Pre Solicitud 22719 Requerimientos Generales Tipo Empresa Documento Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Certificado de existencia y representaci n legal comandita por acciones Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Fotocopia del documento de identidad del los representante s legal es comandita por acciones principal es y suplente s en Colombia Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S Certificado de existencia y representaci n legal del socio persona comandita por acciones jur dica acompa ada de copia del documento de identidad de sus representantes legales principales y suplentes Persona Jur dica
20. T 2323 Solicitud con Requerimientos Generar Petici n Pa esa A Gu a del usuario empresa seleccionando el registro de la solicitud enviada en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros y realizando clic derecho sobre este se visualiza la opci n de Generar Petici n 4 9 1 Creaci n de la petici n de modificaci n Para generar una petici n se deben diligenciar los siguientes datos Justificaci n Ingrese la justificaci n correspondiente Modificar sustancias Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir sustancias Modificar actividades Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir actividades Modificar tipos de uso Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir tipos de uso Modificar sucursales Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir direcciones o sucursales Modificar personas Active si dentro de las modificaciones incluye agregar o excluir representantes socios miembros de junta directiva o apoderados EX ES EX ESO ES 24 22782 describe 1D Pre Solicitud 22782 Justificaci n Modifica Sustancias E Modifica Actividades E Modifica Tipos de Uso F Modifica Sucursales E Modifica Personas mu Estado Solicitud para modificaci n La petici n se enviar con estado Solicitud para modificaci
21. artamento Ciudad Email Confirmar Email Tel fono Nombre Nombre de la empresa que se va a registrar Tipo Empresa Seleccionar de las siguientes opciones de acuerdo con su na turaleza jur dica 23 Gu a del usuario empresa e Persona Natural sin Establecimiento de Comercio e Persona Natural con Establecimiento de Comercio e Persona Juridica Sociedades Limitadas colectivas en comandita simple o empresas unipersonales e Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificada S A S co mandita por acciones S C A e Persona Jur dica Sucursales de Sociedad e Persona Jur dica Sociedades Extranjeras Tama o Empresa Seleccionar de las siguientes opciones el tama o de la empresa e Gran Empresa e Mediana Empresa e Microempresa e Peque a Empresa e Persona Natural En Colombia y mientras se reglamenta el art culo 43 de la Ley 1450 de 2011 los par metros vigentes para clasificar las empresas por su tama o son los contenidos en el art culo 2 de la Ley 590 de 2000 modificado por el art culo 2 de la Ley 905 de 2004 Planta de personal y activos totales Tipo documento seleccionar de las siguientes opciones el tipo de documento e NIT si es persona jur dica e N mero de matr cula mercantil si es establecimiento de co
22. caci n del NIT de la empresa o sea el usuario con el cual se ingresa al sistema Los campos metodolog a de p rdidas y metodolog a de ganancias deben ser diligenciados en caso de que la empresa tenga definidos procedimientos para calcular las variaciones en los inventarios de la s sustancia s debido a p rdidas o ganancias de indole f sicas y o qu micas dependiendo de cada una de ellas y las condiciones am bientales Se debe realizar una breve descripci n de dichas metodolog as para todas y cada una de las sustancias que por sus caracter sticas apliquen teniendo en cuenta que esta informaci n debe permanecer actualizada Para definir esa metodolog a la empresa puede consultar al productor y o distribuidor de la sustancia Gu a del usuario empresa Seleccionado el registro en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de regis tros y presionando clic derecho se visualizar n las siguientes opciones Sucursal direcci n o direcciones donde se manejan las sustancias Representantes socios apoderados miembros Junta Directiva A a Consultar Insertar Actualizar la informacion general de la empresa Es importante registrar la informacion completa o nomere Tp Empresa To 1 4460 Empresa de Pruebas PSI Persona Juridica So a Bogota 4 gt Representantes Socios Apoderados Miembros J D 3 3 2 Direcciones donde se manejan las sustancias y productos qu micos controlados s
23. cado Estado Pre 22780 Empresa de Pruebas PSI 536208700 ExtraOrdinario Aprobada p Y PEA Solicitud Sucursal AAA Solicitud Personas Reporte Pre solicitud Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos FORMULARIO SOLICITUD Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE SOLICITUD PARA PRIMERA VEZ RENOVACI N SUSTITUCI N 1 INFORMACI N GENERAL Tipo Tr mite ExtraOrdinario Solicitante Empresa de Pruebas PSI Tipo Empresa Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S comandita por acciones Tama o Empresa MICROEMPRESA Tipo Identificaci n NIT N Identificaci n 536208700 Direcci n de Correspondencia kra 32 34 5 Ciudad Bogot Departamento Cundinamarca Tel fonos 5362087 Correo electr nico eduar romero pensemossi com Consignaci n bancaria N 3345555 Justificaci n se requieren las sustancias especificadas para generaci n de productos quimicos Banco Banco de Occidente N Cuenta 265 05660 6 Representantes Nombres Apelidos Tipotdent N Documento email Tel fono Rep tegal Soco apoderado Andres Morales C dula de 232323 andres morales pensemo 24434 Y Ciudadan a ssi com John Pe a C dula de 2432434 john pena pensemossi c 5453243 J Ciudadan a om 2 CARACTER STICAS DE LA SOLICITUD Direcci n es y ubicaci n es exactas de los
24. cap tulo Si existe una solicitud en curso la inclusi n de la modificaci n debe ser informada previamente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autorizaci n En el caso que la empresa cambie el tipo y el n mero de documento debe realizar una solicitud de expedici n de Certificado de Carencia por primera vez ver numeral 3 1 El dato Estado que se encuentra en este formulario le dar la opci n de conocer la validez del nuevo registro as Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Sin aprobaci n Indica que se realiz un nuevo registro pero no se ha generado la solicitud de sustituci n por lo tanto estos datos no se reflejar n en el CCITE En tr mite Se refiere a que la empresa envi una solicitud de CCITE que actual mente se encuentra en tr mite en el Ministerio de Justicia y del Derecho Aprobado La informaci n se encuentra contenida en el CCITE vigente expedido por el Ministerio de Justicia y del Derecho Rechazado Esta informaci n fue enviada por la empresa en una solicitud de sus tituci n que no fue aprobada por el Ministerio de Justicia y del Derecho Inactivo El usuario desactiv el registro de la empresa por lo que estos datos ya no est n vigentes Tama o de la Empresa Metodolog a de Perdidas Metodolog a de Ganancias La actualizaci n de la informaci n que se realiza en esta opci n no comprende la modifi
25. capitulo 5 2 Registro Individual del presente manual Traslado Sucursal Tipo Movimi Fecha Movi Traslado S Cantidad M No CCITET Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Identifica la empresa y las sucursales que est n asociadas a la empresa autenticada en el ingreso del aplicativo Lista las sustancias aprobadas Filtra las sustancias aprobadas a la empresa y sucursal seleccionadas El aplicativo solo presentar las sustancias asociadas al CCITE que se encuentre vigente Para este aplicativo no existe el cargue masivo de movimientos Para adicionar un nuevo movimiento se debe seleccionar del listado la sustancia a la cual se desea registrar el movimiento y luego dar clic en el bot n Adicionar Si no es seleccionada ninguna sustancia el bot n Adicionar no se habilitar S Inicio Archivo Acerca LIBRO MOVIMIENTOS Empresa Empresa de Prueba 5 A Sucursal Empresa de Prueba S A 52 Listado Certificado Sustancias Nombre Sustancia Numero Ce Unidad de Cantidad A Limite Venta Calidades Acido Clorhidrico 21387 Kilogramos Al seleccionar la opci n Adicionar se habilitar n las pesta as Movimiento De talle Tipos de Uso y Anular En la primera pesta a se ingresan los datos requeridos para registrar
26. ccionar el movimiento del listado ir a la pes tana Anular Escribir el comentario que es de car cter obligatorio y dar clic en el bot n Anular Movimiento Detalle Tipos de Uso Anular Comentario iulaci n de pruebal Una vez anulado el movimiento el aplicativo presentar un mensaje de confirmaci n Informacion Movimiento anulado E Gu a del usuario empresa Confirmado el anterior mensaje se identificar autom ticamente el movimiento anulado en el listado mostrando activada la casilla Anulado del registro Listado Movimientos Tipo Movimiento Fecha Movimiento Traslado Sucursal Cantidad Movi No CCITE Tercero 5 4 3 Sincronizaci n de movimientos Esta opci n permite actualizar los movimientos adicionados en el aplicativo de contin gencia con los existentes en el sistema web Cantidad Fecha Envio Error Envio Sincronizar Posteriormente para llegar a la interfaz respectiva se debe seguir la ruta indicada en el punto 5 4 1 generalidades del aplicativo Opci n 2 Sincronizar En esa Interfaz de sincronizaci n se identifican los movimientos creados la fecha de registro la cantidad la Fecha de env o y Error env o Para realizar la sincro nizaci n debe seleccionar el bot n Sincronizar Una vez realizado el proceso se identifica el siguiente mensaje Resultado Sincronizaci n Proceso Finalizado Total registros
27. ccoconinnncnnononnonenconeninconeninnanininnos 8 2 4 4 Recomendaciones para administrar las CONTTase as ooconoccconociciccconicinoss 9 2 Om de UE OA n EEEE 10 AN ORS E E E E EA ENEA EAEE EE 11 2 1 Pernles de OS USOS cesar iia 11 A A A 11 RD A pido E T OO E ee ee 12 3 C mo incorporar la informaci n de la empresa oocoicoioninncioniniononincnnonancnnnnos 12 3 1 Registro de la empresa ooocooconionocioconnccoocononccnnonconnonononononnonnoncnnononnnnnencenincnnno 12 A NAOT SO Soe le E E EE E N A A N E 15 3 3 Administraci n de la informaci n de la empresa ooocooionociononicionicnnciccnninnoso 16 o A E E EA E E EE E 17 3 3 2 Direcciones donde se manejan las sustancias y productos qu micos controlados sucursal scx s css aseenroenonwnnneandssnnpssoossiieinientandaraterensabtastsbierassdonwmaneinns 19 3 3 3 Actualizaci n de personas representantes legales socios miembros de junta directiva apoderados o occonccccnioccccoccnnninnnincnonininono 21 A scares cineca scams A 23 4 1 Creaci n de la presolicitud ooo eceeecsccecesesceseecssscecrsssseeecesseetereststeneatstenereates 24 4 2 Incorporaci n de las sucursales en la presolicitud ooooococconicionincunncaos he 4 3 Incorporacion de las sustancias en la presoliCItu oooooocococconicioccnninincnos 26 A Poo 28 A UU radios 29 4 4 Preguntas de seguridad f sica e industrial o oooccioinnonicionicnonicionenco
28. de al formulario Presolicitud y en el campo Estado selecciona la opci n Enviada A partir de ese momento el Ministerio de Justicia y del Derecho puede visualizarla No obstante lo anterior hasta que no se reciban en la Oficina de Correspondencia los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos y la informaci n que soporte la justificaci n de la solicitud no se iniciar el tr mite El Ministerio de Justicia y del Derecho registra el n mero de radicaci n en el Sistema y este de manera autom tica asigna el n mero de la solicitud y notifica este dato a la empresa al correo electr nico registrado en la solicitud Una vez la empresa env a la presolicitud es necesario que radique los documentos que acrediten el cumplimiento de los requisitos ver Reporte de requisitos generales y espec ficos en el cap tulo 6 y la in formaci n que soporta la justificaci n de la solicitud en el Ministerio de Justicia para que en la Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n verifique la informaci n y la presolicitud pase a ser una solicitud Esta notificaci n as como de las que tratan los numerales 4 6 y 4 7 ser n enviadas desde el correo del SICOO diran sicogOpolicia gov co 4 6 Notificaci n de requerimientos El Ministerio de Justicia y del Derecho efect a la verificaci n de la informaci n regis trada en el Sistema y la evaluaci n de la documentaci n enviada Cuando se determi nan inconsistencias e
29. e adquirirse con las certificadoras aprobadas por la Superintendencia de Industria y Comercio el cual debe estar instalado en el computador donde se ingresar a la platafor ma SICOQ cuenta con un nivel de seguridad que implica el uso de certificados digitales para el proceso de autenticaci n o identificaci n del usuario con el fin de permitir el inicio de sesi n en la herramienta si la empresa no cuenta con un certificado digital no es posible efectuar su registro en el sistema y en consecuencia no puede ingresar a la herramienta 2 3 Navegadores soportados Se garantiza el correcto funcionamiento del sistema en navegadores como Google Chrome versi n 36 en adelante Mozilla Firefox versi n 31 en adelante Internet Explo rer versi n 10 en adelante 23 Gu a del usuario empresa Google Chrome Mozilla Firefox Internet Explorer 2 4 Manejo de contrase as Las empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Es tupefacientes en el momento en que se inicia la implementaci n del sistema de ber n solicitar por escrito al Ministerio de Justicia y del Derecho la asignaci n del los usuario s y clave s para lo cual enviar n una comunicaci n suscrita por el Representante Legal donde registren el nombre de la persona y el correo electr ni co autorizado para recibir esta informaci n El Ministerio enviar a esta direcci n electr nica la informaci n Las empresas que soliciten por primera v
30. ealiz la consignaci n de la solicitud que se encuentra en curso N consignaci n N aprobaci n Ingresar el n mero de consignaci n o el n mero de aprobaci n sobre el cual se realiz el pago Valor consignaci n Ingresar el valor consignado Fecha consignaci n Seleccionar la fecha en que se realiz la consignaci n Departamento consignaci n Seleccionar el departamento en el que se rea liz la consignaci n Ciudad consignaci n Seleccionar la ciudad en la que se realiz la consig naci n Justificaci n Ingresar motivos por los cuales se genera la solicitud Estado Seleccionar el estado de la solicitud El nico estado posible es En viada luego de ingresar o modificar la informaci n de la solicitud incluir excluir sucursales incluir excluir representantes incluir excluir sustancias etc cambie el estado de la solicitud a Enviada para que los datos incluidos o modificados en la solicitud sean enviados a la Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes Una vez terminada la modificaci n de la solicitud se debe dar clic en el bot n Guardar para que los datos incluidos o modificados en la solicitud sean en viados al Ministerio de Justicia y del Derecho As mismo debe cambiar el estado de la solicitud a enviada para que en el Ministerio de Justicia y del Derecho contin e el flujo de la solicitud Aunque no se trata de una n
31. ecisi n de enviar la solicitud de reconside raci n debe proceder a cambiar el estado de esta a Enviada Debe dar clic en el bot n Guardar cambios O para registrar la informaci n diligenciada Nuevo Registro ID coito Justificaci n Fecha Reconsideraci n 23 10 2014 wo Estado Creada Una vez la empresa env e la solicitud de reconsideraci n se iniciar el proceso de an lisis de esta en el Ministerio de Justicia y del De recho 4 9 Modificaciones a las solicitudes en curso El formulario de Solicitudes enviadas sobre el cual encuentra mayor detalle el cap tulo 6 Consultas y Reportes permite visualizar y realizar el seguimiento del es tado de las solicitudes enviadas a la Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de Sus tancias Qu micas y Estupefacientes del Ministerio de Justicia y del Derecho Adem s respecto de las solicitudes que se encuentran en curso permite generar peticiones para modificar sustancias cantidades actividades tipos de uso personas y direccio nes de manejo de las sustancias contenidas en esa solicitud A O Formulario para solicitar modificaci n de Pre Solicitudes No Identificaci n Tipo Tr mite Fecha Pre Solicitud No Solicitud No Radicado Estado Presolicitud 22782 Empresa de Pruebas PSI 536208700 ExtraOrdinario 20 10 2014 Solicitud para modificaci n 22781 Empresa de Pruebas PSI 536208700 ExtraOrdinag 153 EX
32. el Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes sea del caso resaltar que el registro de cada uno de los movimientos debe hacerse de manera oportuna tan pronto se presente ese movimiento en el tiempo En la opci n de men del usuario empresa el usuario selecciona la opci n Registro de movimientos donde encontrar los formularios en los que se ingresar n los diferentes movimientos SSS SSS Detalle Movimiento Tipos Us SES Sta EEE comer Guarda Al seleccionar la empresa y la sucursal correspondiente se muestran las sustancias aprobadas para la sede seleccionada Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Empresa Sucursal Empresa de Prueba S A w Listado Certificados Sustancias A Certificado Unidad Medida Cantidad Aprobad Limite Venta 448 Acido Clorh drico 21387 Kilogramos 1234 6 4 Para ingresar un movimiento se debe seleccionar la sustancia Autom ticamente se lis tan los movimientos m s recientes registrados para esa sustancia Empresa Sucursal Empresa de Prueba S A v Empresa de Prueba S A S2 Listado Certificados Sustancias Certificado Unidad Medida Cantidad Aprobad Limite Venta 448 Acido Clorhidrico 21387 Kilogramos 1234 A Ea AY owimlentos Sin datos para mostrar 4 b Hacer clic en e
33. el usuario empresa 460 102 Prueba Instalacion FS Pr D Reporte de Movimientos arena Reporte de Movimientos Detallado por Saldo Mensual Al seleccionar la opci n Reporte de movimientos se presenta la informaci n general de las transacciones realizadas para el intervalo de fechas seleccionado lo Inventario Inicial E Entradas S Salidas If Inventario Final Adicionalmente se vi sualizan los detalles de los movimientos de entrada y salida fecha tipo movimiento y cantidad y los movimientos anulados se muestran en color rojo Balance Sucursal gt gt a Balance 1 M 23 Y A 13 sE y unio H REPORTE DE MOVIMIENTOS Mes Final wio M Restablecer Fecha Inicial 01 06 2013 Fecha Final 01 06 2013 Nombre Empresa Sucursal Prueba isa onu prueba Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Al seleccionar la opci n Reporte detallado por saldo mensual se presenta la informaci n del Certificado de la empresa sucursal el saldo inicial para el periodo seleccionado el detalle de los movimientos el inventario final los movimientos anu lados en color rojo y los movimientos de traslados si aplican en color verde A o 2014 Mes Inicial 1 y Reporte de Movimientos Detallado por Saldo Mensual Agosto Afio Final 2014 dl Fecha Inicial 01 08 2014 Fecha Final 01 09 2014 Mes Final LA
34. ento a registrar Numero documento del tercero Ingresar el n mero del documento de iden tificaci n del tercero interviniente en el movimiento a registrar de acuerdo con el tipo de documento seleccionado anteriormente Direcci n del tercero Ingresar la direcci n del tercero interviniente en el movimiento a registrar Numero CCITE del tercero Ingresar el n mero del CCITE del tercero intervinien te en el movimiento a registrar cuando se conozca Departamento del tercero seleccionar el departamento de ubicaci n del ter cero interviniente en el movimiento a registrar Ciudad del tercero Seleccionar la ciudad de ubicaci n del tercero intervinien te en el movimiento a registrar Clic en el bot n Guardar para registrar el movimiento en el sistema y poder conti nuar con el diligenciamiento de los tipos de uso Cuando el movimiento es de tipo consumo diluci n p rdida ganan cia o producci n se debe especificar en la secci n de informaci n del tercero los datos propios de la empresa 23 Gu a del usuario empresa 5 2 1 Tipos de uso se cargar el formulario para asociar los tipos de uso de las sustancias qu micas al movimiento que se est registrando Le Sin datos para mostrar seleccionar el tipo de uso y dar clic en la opci n Adicionar 5 2 2 Anulaci n de movimientos No se permite la modificaci n de movimientos Sin embargo cuando el usuario regis tra
35. entos incorrectos de ingreso de contrase a despu s de los cuales bloquea el usuario cuando esto ocurra se debe contactar al administrador del sistema para habilitar el usuario 2 5 Entorno de trabajo Una vez se ingresa al SICOQ se visualizar el entorno de trabajo lugar donde ser n ejecutadas las funcionalidades del sistema Ver siguiente ilustraci n Hih REP BLICA DE COLOMBIA z 4 FF MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL MINJUSTICIA 42 POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA i Bienvenido AdminPSI El entorno de trabajo est conformado por los siguientes elementos 1 Men principal Contiene las opciones de men de las funcionalidades del sistema formularios reportes de acuerdo al rol del usuario que realiza el in greso en el sistema 2 Panel usuario Presenta el nombre de usuario que realiz el ingreso al siste ma adem s de las opciones de cambio de contrase a y cerrar sesi n 3 Logos institucionales Lugar donde se visualizan los logos del Ministerio de Justicia y del Derecho y de la Polic a Nacional de Colombia 4 Ruta de navegaci n Gu a de navegaci n entre formularios y reportes aso ciada a las opciones del men principal 5 Panel de trabajo Espacio donde ser n presentados los formularios y repor tes seleccionados desde el men principal 2 6 Iconos y mensajes A continuaci n se presentan los conos que pueden visualizarse en el sistema SICOQ Sistema de informaci n para el control de
36. erencia N consignaci n N aprobaci n Ingresar el n mero de consignaci n o el n mero de aprobaci n de la transferencia mediante la cual se realiz el pago Valor consignaci n Ingresar el valor consignado o transferido Fecha consignaci n Seleccionar la fecha en que se realiz la consignaci n o transferencia Departamento consignaci n Seleccionar el departamento geogr fico en el que se realiz la consignaci n o transferencia Ciudad consignaci n seleccionar la ciudad en la que se realiz la consigna ci n o transferencia Justificaci n Registrar los motivos por los que se genera la solicitud Estado Seleccionar el estado de la solicitud Al crear la presolicitud el Unico estado posible ser Creada pero en la edici n luego de ingresar cantidades acti vidades y tipos de uso se permite el cambio de estado de la presolicitud a Enviada Clic en el bot n Guardar para registrar la pre solicitud en el sistema Si el usuario desea modificar informaci n de la presolicitud debe hacer clic sobre el re gistro de la grilla del formulario y seleccionar o cambiar los nuevos valores al registro seleccionado Una vez realizado esto debe presionar bot n Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Si desea eliminar la presolicitud debe seleccionar el registro de la grilla del formulario presionar clic en el bot n Eliminar
37. ez la expedici n del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes obtendr n el usuario y la clave realizando las ac ciones descritas en la secci n Registro de la empresa contenida en el siguiente cap tulo A continuaci n se describe el manejo de la contrase a para los diferentes escenarios 2 4 1 Cambio de contrase a El usuario podr realizar el cambio de la contrase a desde la opci n cambiar contrase a del panel de usuario una vez haya iniciado sesi n en el sistema P er aa Configuraci n Se presentar la siguiente ventana emergente Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 7 Cambiar Clave Google Chrome Para cambiar la contrasena se deberan suministrar O 192 168 1 16 8087 FactorySuiteV1 Segu los siguientes datos de entrada eer ears Contrase a Actual Ingresar la contrase a 1019082511 vigente Contrase a Actual Nueva Contrase a Ingresar la nueva contrase a Nueva Contrase a a utilizar Confirmar Contrase a Confirmar Contrase a Ingresar una vez m s la nueva contrase a Terminar el cambio dando clic en el bot n Cam biar Contrase a Cambiar Contrase a Inmediatamente despu s del cambio la nueva contrase a iniciar la vigencia quedando la anterior desactivada 2 4 2 Vigencia de la contrase a El sistema presentar un mensaje de notificaci n informando el n mero de d as de
38. fecto su valor es activo en la aplicaci n Una vez se termina de ingresar la informaci n se procede a dar clic en el bot n Guardar O Desde este formulario solo es posible modificar el e mail el tel fono del representan te socio miembro de junta directiva o apoderado as como el estado de activaci n o desactivaci n del registro Si se requiere modificar otra informaci n registrada en este formulario en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros debe seleccionar el registro de la persona y a continuaci n cambiar los nuevos valo res al registro seleccionado presionar bot n Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Si la persona ya figura dentro de un CCITE y se requiere su exclusi n se debe pro ceder a desactivar el registro correspondiente Para desactivarlo en el costado 1z quierdo del panel del trabajo listado de registros debe seleccionar el registro de la persona cambiar su estado de activaci n a inactivo presionar bot n Guardar y aceptar los cambios en el mensaje de confirmaci n Las inclusiones y exclusiones de las personas naturales y jur dicas en el CCITE requieren para su aprobaci n la presentaci n de la so licitud de SUSTITUCI N conforme a las instrucciones del siguiente cap tulo Si existe una solicitud en curso la inclusi n de la modifica ci n debe ser informada previamente al Ministerio de Justicia y del Derecho para su autor
39. ibilidad de generar reportes de informaci n Esta gu a ha sido preparada con el fin de definir los lineamientos b sicos para que el usuario empresa tenga un mayor entendimiento y uso de la aplicaci n es de mucha importancia su consulta antes y o durante el uso de la plataforma Como apoyo para la utilizaci n de la herramienta se han elaborado videos tutoriales disponibles en las pa ginas web de la Polic a Nacional de Colombia y del Ministerio de Justicia y del Derecho En el texto de la gu a el usuario encontrar la siguiente convenci n Esta imagen identifica las notas relacionadas con el numeral que se est desarrollando Estas notas brindan informaci n que debe r n tener presente los diferentes tipos de usuarios Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 2 ESPECIFICACIONES DEL SISTEMA 2 1 Idiomas compatibles El idioma compatible para esta versi n es el idioma espa ol 2 2 Requisitos previos Para el uso de la aplicaci n se requiere tener instalado en el computador el programa Java para validar si lo tiene instalado ingrese a la p gina http www java com es opci n Tengo Java Descarga gratuita de Java Que es Java Teng Tengo Java Si no cuenta con el programa puede instalarlo de manera gratuita usando la opci n Descarga gratuita de Java I Se debe contar con un certificado digital o token el cual pued
40. icado i certificado aprobado TM Tipo Movimiento Num rico ue ue o 4 S c digo del tipo de movimiento FM Fecha Movimiento dd mm ds S YYYY formato dd mm yyyy Cantidad del movimiento cM Cantidad ees permite un maximo de 10 S Movimiento enteros y dos decimales separador decimal el punto lt Numero de identificaci n o TS Tipo Doc Soporte Num rico c digo del tipo de documento SI soporte dentro de SICOQ N mero del documento soporte NS Numero Documento Neca segun el tipo de documento S Soporte soporte anteriormente especificado NL Numero Lote Alfanum rico O NO de lote N mero de identificaci n o ST Sucursal Traslado Num rico c digo de la sucursal a la cual se NO va a realizar el traslado Descripci n del movimiento PD Descripci n Proceso Texto para especificar datos SI adicionales del movimiento D N mero de identificaci n o TD P Num rico c digo del tipo de documento S Receptor del tercero ND N mero Documento Num rico caos SI tercero NT Nombre Receptor Texto Norbi eee SI movimiento DT Direcci n Receptor Texto Pireceien de ubi an dal SI tercero del movimiento CT aan st Nees Ciudad de ubicaci n del tercero S Gu a del usuario empresa Numero del Certificado de CI N mero CCITE Num rico Gale ela de OS por Trance NO _de Estupefacientes del tercero del movimiento TU Tipos de Uso Num rico pia ue eoe eanan y NO _ c
41. icioccnconcnccnononnoncnnononcnnoncnnoncnnennconinconincaneninss 59 00 REDONE OMNO A raros 60 Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos INTRODUCCI N El Ministerio de Justicia y del Derecho Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de sustancias Qu micas y Estupefacientes y la Polic a Nacional de Colombia Direc ci n de Antinarc ticos Unidad Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas como responsables por el ejercicio del control a las sustancias y productos qu micos que pueden ser utilizados para la producci n de drogas il citas adelantan desde 2013 un proceso de actualizaci n y tecnificaci n del modelo de control con el prop sito de focalizar los esfuerzos en objetivos de alto impacto para reducir el desv o facilitar y automatizar los tr mites administrativos fortaleciendo as la interdicci n e inteligen Cla involucrando el sector empresarial en la responsabilidad del control Como resultado de uno de los componentes de este proceso relacionado con la adap taci n de nuevas tecnolog as de comunicaci n e informaci n a la ejecuci n de los pro cedimientos administrativos y al manejo de la informaci n el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Polic a Nacional de Colombia en alianza institucional se compla cen en presentar a todo el sector empresarial y comercial as como a las diferentes autoridades de control la herramienta tecnol gica SICOQ Sistema de Infor
42. itud aprobada para modificacion ID Empresa NolIdentificaci n Tipo Tr mite No Solicitud No Radicado Estado Pre 22780 Empresa de Pruebas PSI 536208700 ExtraOrdinario Aprobada p Solicitud Sucursal gt Solicitud Personas Reporte Pre solicitud La empresa debe ingresar a las opciones de submen seg n los cambios o actua lizaciones requeridas a realizar a la solicitud de Certificado de Carencia Una vez realizados los cambios mediante las opciones de submen puede proceder a realizar las modificaciones correspondientes en el encabezado de la solicitud El diligenciamiento de las modificaciones se realiza en cada una de las opciones de la misma forma que se hizo en la solicitud inicial es decir sucursales sustancias cantidades actividades tipos de uso preguntas de seguridad industrial ver numerales 4 2 4 3 y 4 4 seleccionando el registro de la solicitud aprobada para modificaci n en el costado iz quierdo del panel del trabajo listado de registros se cargar n los siguientes datos co rrespondientes a esta en el costado derecho del panel del trabajo detalle del registro Tipo tr mite Seleccionar el tipo de tr mite de la solicitud en curso entre los siguientes ae gt Gu a del usuario empresa e Primera Vez e Extraordinario e Renovaci n e Sustituci n Banco Seleccionar el banco y el n mero de cuenta en la cual se r
43. izaci n El dato Estado que se encuentra en este formulario le permitir conocer la validez del nuevo registro de la misma forma que las actualizaciones de la informaci n gene ral contenidas en el numeral 3 3 1 El sistema permite eliminar las personas registradas en este formulario siempre y cuando no est n asociados a una solicitud o CCITE Si se desea eliminar una persona en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros se debe seleccionar el registro de la persona presionar clic en el bot n Eliminar O bios en el mensaje de confirmaci n El listado de registros de la opci n actual es actualizada cada vez que se ejecute una acci n Nuevo Edici n y Eliminaci n en el formulario Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 4 TR MITE DE SOLICITUDES Una de las innovaciones que trae el Sistema de Informaci n para el control de sustancias y productos qu micos es la interacci n entre la empresa el Ministerio de Justicia y del Derecho y la Polic a Nacional de Colombia en el tr mite de la solicitud de expedici n del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE lo que se traduce en exactitud y confiabilidad de la informaci n as como en mayor agilidad y oportunidad del tr mite Ingrese a esta opci n si usted es una empresa que va a solicitar el CCITE por primera vez requiere la sustituci n o renovaci n de
44. izar clic en el bot n Examinar Sin datos para mostrar Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 8 Buscar y seleccionar el archivo a cargar y hacer clic en el bot n Abrir MA A arga Ge z OU eB Escritorio t y Buscar Escritorio Organizar v Nueva carpeta LY Favoritos ia Google Drive ry D Acceso directo escargas 1 64 KB ME Escritorio an e z Microsoft Word 2010 El Sitios recientes Acceso directo UB Google Drive 4 2 88 KB Creative Cloud Fi pb MovimientosSicoq bt Y Seamer site as x Documento de texto Bibliotecas 261 bytes C Documentos Novicorp WinToFlash 0 8 0009 beta Games Portable zip Im genes Archivo WinRAR ZIP M sica d a lB PEN FSU MUS 001 Manual de ES Videos Usuario SICOQ EMPRESA docx Documento de Microsoft Word E Equipo gt eo Prueba bd Nombre MovimientosSicoq bd 9 Hacer clic en la opci n Subir esta acci n verificar el contenido del archivo Sin datos para mostrar Gu a del usuario empresa 7 M 10 Sila columna mensaje est OK y el estado del movimiento de cargue espe cificado VALINTEGRIDAD ratifica que todos los datos del movimiento son correctos y se cargan los registros para ello se hace clic en el bot n Cargar registros Mensaje Linea 4478 78 14 08 20148 2 408 38 10018 8 8 Movimiento de Carque amp 18 amp 721596054 amp ELKIN G
45. l bot n Adicionar para habilitar el formulario de los datos de entrada del movimiento 22 09 2014 Limite Venta N mero Documento Soporte 0 Translado Sucursal OS Gu a del usuario empresa Cuando se hace clic en Adicionar se habilitan los campos del formulario para ingre sar la informaci n del movimiento para ello le ser n solicitados los siguientes datos los datos marcados con son obligatorios y los dem s son opcionales Tipo Si es de tipo Seg n las actividades aprobadas en el certificado Compra Importaci n Compra a proveedor en el exterior Exportaci n Venta a cliente en el exterior Venta Consumo Producci n Obtenci n de sustancia o producto qu mico controlado Remisi n de entrada Aumenta el inventario Remisi n de salida Reduce el inventario P rdidas o eventualidades Accidentes que reducen el inventario Devoluci n de entrada Devoluci n de salida Diluci n o preparaci n Aumento del inventario Disposici n final P rdidas f sico qu micas Calculadas de acuerdo con la metodolog a estableci da en Administrar Empresa Ganancias o eventualidades Accidentes que aumentan el inventario Ganancias f sico qu micas Calculadas de acuerdo con la metodolog a estable cida en administrar empresa Fecha Fecha en que se realiz el m
46. l que tiene vigente o necesita una autoriza ci n extraordinaria de conformidad con la normatividad vigente 4 1 Creaci n de la presolicitud Mediante esta opci n se le permite al usuario la creaci n de una presolicitud de CCITE la cual ser enviada al Ministerio de Justicia y del Derecho para su posterior estudio y validaci n Para crear una presolicitud el usuario debe tener registrado en el sistema como m ni mo una sucursal de lo contrario no se permitir la creaci n de la presolicitud y Bl E E 1D Empresa Empresa de Pruebas PSI y Tipo Tr mite ExtraOrdinario lv Fecha Pre Solicitud 21 10 2014 Banco Banco de Occidente Cta Cte 265 05660 6 Y N Consignaci n N Aprobaci n Valor Consignaci n Fecha Consignaci n 21 10 2014 naci n Amazonas o a El usuario debe entrar por la opci n presolicitud hacer clic en el bot n Nuevo e ingresar la informaci n en los siguientes campos Empresa Por defecto lista la empresa activa o usuaria del sistema el usuario en el sistema es el NIT de la empresa Tipo tr mite Seleccionar entre los siguientes Y Gu a del usuario empresa e Primera Vez Extraordinario e Renovaci n Sustituci n Banco Seleccionar el banco y el n mero de cuenta en la cual se realiz la consignaci n o transf
47. lario Certificados que se trata con mayor detalle en el cap tulo 6 Consul tas y Reportes puede consultarse el listado de los certificados que han sido expedidos A 101 21387 25 06 2014 25 06 2015 Empresa de Prueba S A Expedido Mensual 102 107 27 03 2014 27 06 2014 Empresa de Prueba S A Expedido Mensual 4 8 Solicitud de reconsideracion La empresa en caso de no estar de acuerdo con la vigencia asignada las sustancias cantidades o actividades aprobadas en el Certificado de Carencia deber en un t rmi no no mayor de 10 d as h biles a partir de su expedici n solicitar una reconsideraci n Esta opci n se visualiza al realizar clic derecho sobre el registro del certificado expedido que aparece en el formulario anterior Mediante esta opci n la empresa puede realizar el proceso de generaci n y env o de solicitudes de reconsideraci n para el certificado Para generar una solicitud de reconsideraci n en el costado derecho del panel de trabajo detalle del registro debe seleccionar la opci n Nuevo Registro y dili genciar los siguientes datos Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Justificaci n Especifique los motivos de la reconsideraci n Estado Seleccione el estado correspondiente mediante el estado Creada podr guardar la solicitud de reconsideraci n sin enviarla esto con el fin de validar el cuerpo de est una vez se tome la d
48. ligenciada A gt Pre Solicitud 12 CINC AO E 97642 Prueba Instalaci n FS S1 97643 Prueba Instalaci n FS S2 1D 97642 gt Prueba Instalaci n FS S1 22744 Se debe diligenciar la informaci n solo de la s sucursal es sobre la s cualles se va n a solicitar sustancias seleccionado el registro en la grilla del formulario y presionando clic derecho se visua lizaran las siguientes opciones mp Sucursal Nro Personas de la sucursal Nro de Personas en contacto con sustancias 97642 Prueba Instalaci n FS S1 97643 Prueba Instalaci n FS S2 Sustancia PreSolicitud 4 Preguntas de Seguridad Fisica e Industrial Gu a del usuario empresa 4 3 Incorporaci n de las sustancias en la presolicitud Al dar clic en la opci n Sustancia presolicitud se visualiza una grilla de edici n masiva con el listado de las sustancias controladas cantidades a solicitar y las unida des de medida fi gt Pre Solicitud Solicitud Sucursal Acetato de Butilo Kilogramos Acetato de Etilo Kilogramos Acetato de Isopropilo Kilogramos Kilogramos Acido Clorh drico Kilogramos Acido Sulf rico Kilogramos Alcohol Isopropilico Kilogramos Amoniaco Kilogramos Anhidrido Ac tico Kilogramos El usuario ingresar las cantidades y unidades sobre las sustancias correspondientes y terminar la acci n mediante el bot n Actualizar Se deben ing
49. lugar es en donde se van a manejar la s sustancia s Sucursal del Norte Calle 100 15 08 Hernan Cortez Bogot Cundinamarca 321233434 321233434 Zona Urbana No Personas sucursal 160 No Personas en contacto con sustancias 23 6 4 Reporte solicitudes con requerimientos Al ingresar a la opci n Solicitudes devueltas el usuario puede visualizar aquellas que el Ministerio de Justicia y del Derecho ha rechazado por no aportar o incumplir alg n requisito del tr mite CE Tipo Tr mite Fecha Pre Solicituj No Solicitud Fecha Solicitud Estado Presolicitug Detalle Registro 22719 Prueba Instalaci n FS ExtraOrdinario 26 05 2014 142 12 08 2014 Solicitud con Req ID Empresa Prueba Instalaci n FS Tipo Tr mite ExtraOrdinario a RI i Fecha Pre Solicitud 02 09 2014 No Solicitud Fecha Solicitud i Ea Banco No Consignaci n Valor Consignaci n Justificaci n Enviada por Solicitud con Requerimientos Gu a del usuario empresa 6 5 Reporte de certificados Al ingresar a la opci n Certificados el usuario puede visualizar el listado de todos los Certificados de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes y Autorizaciones Extraordinarias que le han sido expedidos y el estado en el que se encuentran Para esto se selecciona el registro en el panel de trabajo y se hace clic derecho sobre
50. ma autom tica notifica a la empresa mediante el correo electr nico registrado en la solicitud as como al apoderado en caso de que se haya registrado Gu a del usuario empresa alH I y e ols SICOQ Certificado Aprobado No 74 Solicitud No 72 Mensaje HTML brainer barrios pensemossi com Enviado el lunes 09 09 2013 11 14 a m marcela cuervo pensemossi com eduar romero pensemossi com SICOQ Certificado Aprobado No 74 Solicitud No 72 Se ha aprobado el certificado No 74 asociado a la Solicitud No 72 Dicho certificado lo podr reclamar el representante legal y o apoderado con autorizaci n que cuente con presentaci n personal ante notario y c mara de comercio El horario de atenci n para la entrega de los certificados es lunes a viernes en la sede del Ministerio de Justicia y del Derecho ubicada en la carrera 9 No 12C 10 de la ciudad de Bogot en horario de 8 A M 4 P M jornada continua Mayor informaci n 4443100 ext 1126 1123 1119 Ver m s acerca de brainer barrios pensemossi com Cuando el certificado es expedido la empresa puede solicitar al ad ministrador del sistema la creaci n de usuarios con rol sucursal con el fin de descentralizar el registro de movimientos Esta solicitud puede realizarse a trav s de un correo electr nico Los usuarios con rol sucursal tambi n deben contar con un certificado digital o token para ingresar al sistema En el formu
51. maci n para el Control de Sustancias y Productos Qu micos dise ada especialmente para el registro electr nico de las transacciones con esta herramienta se realiza el manejo de sustancias y productos qu micos controlados se conoce en tiempo real su trazabilidad se reducen los tiempos de expedici n de los certificados que autorizan su manejo e interconecta los diferentes entes y autoridades de control Esperamos que esta herramienta tecnol gica facilite el cabal cumplimiento de las obligaciones de los usuarios de sustancias y productos qu micos controlados constru ya una relaci n de confianza con las diferentes instituciones de control para que de manera conjunta sea posible responder efectivamente a las pretensiones del narco tr fico con el fin de detectar e impedir cualquier intento de desv o de estos insumos fundamentales para la extracci n refinaci n y transformaci n de drogas il citas Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 1 SPECTOS GENERALES El Sistema de Informaci n para el Control de Sustancias y Productos Qu micos SICOQ es una herramienta tecnol gica que le permite interactuar de manera gil y oportuna a las empresas con las entidades competentes para el ejercicio del control de sustancias y productos qu micos que pueden ser utilizados en la fabricaci n de drogas il citas El sistema cuenta con tres m dulos un m dulo de empresa un m dulo de control ad
52. mercio e C dula de ciudadan a en el caso de personas naturales N mero documento usuario Ingresar el n mero de documento seg n corres ponda sin puntos ni guiones este es el usuario para el ingreso a la plataforma Contrase a Ingresar una contrase a de tipo alfanum rica que contenga m ni mo 7 caracteres incluyendo un car cter especial Confirmar contrase a Ingresar nuevamente la contrase a Direcci n correspondencia Ingresar la direcci n de ubicaci n de las ofici nas administrativas de la empresa Departamento Seleccionar el departamento Ciudad Seleccionar la ciudad Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Email Direcci n de correo electr nico del contacto de la empresa a este correo el sistema enviar un mall de confirmaci n de creaci n del usuario y ser la direc ci n electr nica registrada para notificaciones Confirmar email Ingresar nuevamente la direcci n de correo electr nico Tel fono Ingresar el n mero telef nico de la empresa C digo de verificaci n Ingresar el valor que se visualiza en la imagen Debe ser igual el valor ingresado al visualizado en la imagen de lo contrario no permitir la creaci n del usuario Certificado Seleccionar el certificado digital que ha sido instalado en el com putador Para ello Presione el bot n refrescar o para que
53. ministrativo Ministerio de Justicia y del Derecho y un m dulo de control operativo Polic a Nacional de Colombia la plataforma se encuentra alojada en los servidores de la Polic a Nacional de Colombia esto garantiza la confidencialidad de la informa ci n de las empresas Adem s cuenta con un triple factor de seguridad se compone de usuario contrase a c digo de verificaci n y certificado digital La aplicaci n SICOQ les proporciona a las empresas generar y tramitar en forma elec tr nica las solicitudes de expedici n renovaci n o sustituci n de los Certificados de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes CCITE asi como las auto rizaciones extraordinarias y las solicitudes de reconsideraci n Estas solicitudes son atendidas a trav s del m dulo del control administrativo Ministerio de Justicia y del Derecho que interact a por este mismo medio con la Polic a Nacional de Colombia para la realizaci n de la visita de inspecci n necesaria para la atenci n del tr mite Los resultados de dichas inspecciones son incorporados en el sistema para continuar con el an lisis t cnico en el Ministerio de Justicia y del Derecho y culminar el tr mite As mismo SICOQ autoriza a las empresas el registro electr nico en l nea de las tran sacciones que generan la utilizaci n de las sustancias y productos qu micos contro lados y consultar en l nea el registro de estos movimientos Esta aplicaci n brinda la pos
54. n la informaci n suministrada o los documentos no evidencian el cumplimiento de los requisitos generales y espec ficos de acuerdo con el tipo de tr mite registra en el sistema las observaciones y este genera y env a autom tica mente el requerimiento al correo electr nico registrado por la empresa en la solicitud as como al apoderado en caso de que se haya registrado mi 03 07 2013 02 42 p m brainer barrios pensemossi com SICOQ Devoluci n Pre Solicitud No 104 Para marcela cuervo pensemossi com cc dopez mail com Su solicitud ha sido devuelta por que no cumple los requisitos por las siguientes razones Requerimientos Generales Tipo Empresa Persona Natural Establecimiento de comercio Documento Fotocopia del documento de identidad del los propietario s Comentario falta 1 copia Requerimientos Especificos Tipo Tramite ExtraOrdinario Sucursal Sucursal Norte Documento Petici n del interesado especificando la finalidad y la causal para la autorizaci n Comentario no esta claro Por favor enviar las correcciones al Ministerio de Justicia y luego de esto env e en SICOQ nuevamente la solicitud para que esta pueda ser tramitada nuevamente Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos El estado de la solicitud podr consultarse en el formulario Solicitudes devuel tas que se trata con mayor detalle en el cap tulo 6 Consultas y Reportes 22719 Prueba Instalaci n FS Ex
55. nacimiento Ingresar solo en el caso de persona natural Lugar de nacimiento Ingresar solo en el caso de persona natural Tipo identificaci n seleccionar el tipo de identificaci n e C dula de Ciudadan a e C dula de Extranjer a e Documento Extranjero e NIT e No Definido e N mero de Matr cula Mercantil e Pasaporte e Registro Civil e Tarjeta Identidad N mero de identificaci n Ingresar el n mero de identificaci n del documen to arriba seleccionado Fecha de expedici n Del documento de identificaci n solo aplica para per sonas naturales Lugar de expedici n Del documento de identificaci n solo aplica para per sonas naturales Fecha de vencimiento Del documento de identificaci n ingresar solo en el caso que aplique al documento seg n el tipo Email Direcci n de correo electr nico del representante socio miembro de Junta Directiva y o apoderado Tel fono N mero telef nico del representante socio miembro de Junta Di rectiva y o apoderado Es socio Activar si es socio de la empresa 23 Gu a del usuario empresa Es representante Activar si es representante de la empresa Es apoderado Activar si es apoderado de la empresa Es miembro Junta Directiva Activar si es miembro de la Junta Directiva de la empresa Activo Desactivar si el representante socio miembro de Junta Directiva y o apo derado ya no pertenece a la empresa Por de
56. nadas Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 3 C MO INCORPORAR LA INFORMACI N DE LA EMPRESA 3 1 Registro de la empresa La primera actividad que realiza una empresa que requiere Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes es el registro de la empresa A continuaci n describen los pasos a seguir para efectuar este registro en la plataforma SICOQ Si ya cuenta con un usuario y contrase a omita esta secci n y dir jase a la secci n de ingreso al sistema Las empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefacientes en el momento en que se inicia la implemen taci n del sistema ya se encuentran registradas en el sistema a partir de la informaci n del CCITE vigente por lo que no requieren realizar las actividades de registro Para acceder a la p gina de registro de empresa el usuario debe ingresar la siguiente direcci n URL en la barra de direcciones de su navegador preferido https srvsicog policia gov co RegistroSicog Y ve Al ingresar a la direcci n indicada encontrar el formulario para crear el usuario con rol de empresa para acceder a SICOQ Registro de Empresas Nombre Tipo Empresa Tama o Empresa Tipo Documento Ne Documento Usuario Contrase a Confirmar Contrase a Direcci n Correspondencia Dep
57. necinnonos 29 a ING WG e EEE 30 4 6 Notificaci n de requeriMIentosS oocoooononionocicicnccnonenconencnnnninconencnnoninionincaninnnns 31 4 7 Notificaci n del resultado mesada 32 8 S0licitud de TECOS ID CT AC ION percata 33 4 9 Modificaciones a las solicitudes en Curso 34 4 9 1 Creaci n de la petici n de modificaci n oooccocoionicicnonocicconinninninnnnincnnos 34 4 9 2 Diligenciamiento de la modificaci n 35 5 Registro electr nico de MOVIMIENTOS oooococcocccncnnonccocononcnncnnonconnconconcnnnconnarinoos 38 5 1 Cargue de inventario o Saldo inicial oooocooninninioninononnnonincnenconecncnonos 38 0 2 REGI Stro MOVIA keeseen engi naeia EE aiiai 39 AMP data 47 A A mewenseeenumanananatamecseeec 47 A A 43 5 4 C mo registrar movimientos en caso de presentarse A UNC AS AAEE E N A ET EN E AANA 47 041 Generalidades DING GUY rotos 47 IM OS ales 48 543 SINCTONIZACION de Movimiento S vostre ini ag 6 Consultas y reportes en el SISTEMA ccccccccsecesessesesessetesessscesesssteseasseeneasteneaees 55 o o 0 A PZA 55 BZ PEDONE SONES IN ad 56 Ze popore de o AA 56 6 2 2 Reporte documentaci n Tequerida oooooccccocccccoccnnoccnnnnnnincnnencnnoncnnnncnnnncnos 5 6 3 Reporte solicitud MOCITICACION acacocicncioninidina iniciacion al 6 4 Reporte solicitudes CON requerimientos oocooconcnnociononconccnoncnncnnancononronccnoncaninnos 58 6 5 Reporte de certificados o ooococionoc
58. o creado satisfactoriamente Al seleccionar el link se activar el usuario visualiz ndose el siguiente mensaje REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA Registro de Empresas Aprobaci n de Registro de Empresas Usuario Activado Satisfactoriamente para ingresar a la aplicaci n siga este enlace Iniciar sesi n Si el usuario desea ingresar al sistema presionar clic en iniciar sesi n para ser direccionado al formulario de login ingreso a la plataforma Todas las empresas deben tener su certificado digital token para realizar el registro en el sistema de lo contrario NO podr n reali zar el proceso de ingreso El correo electr nico enviado por el sistema tiene vigencia por lo tanto se recomien da terminar el proceso de activaci n de usuario inmediatamente se reciba el correo electr nico El usuario es creado con una vigencia de un 1 mes tiempo para enviar la solicitud y ha cer llegar los documentos de requisitos f sicamente al Ministerio de Justicia y del Dere cho Subdirecci n de Control y Fiscalizaci n de Sustancias Qu micas y Estupefacientes Todos los campos son de ingreso obligatorio el sistema validar cada uno de ellos Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 3 2 Ingreso al sistema Para ingresar a la p gina de inicio de sesi n del sistema SICOQ el usuario debe registrar en la barra de direccione
59. o miembros de junta directiva En Y Gu a del usuario empresa 3 3 1 Informacion general Esta opci n solo permite actualizaciones de informaci n referente a direcci n de co rrespondencia de la empresa departamento ciudad correo electr nico tel fono ta ma o de la empresa y descripci n de la metodolog a de p rdidas y de ganancias por condiciones f sico qu micas de las sustancias Si se requiere actualizar alguno de estos datos se selecciona en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros el registro de la empresa que requiere modi ficar inmediatamente el sistema cargar los datos de la empresa en el costado dere cho del panel de trabajo detalle del registro Se actualizan los datos correspondientes y se guardan los cambios realizados mediante el bot n guardar cambios O Si se requiere realizar alg n tipo de modificaci n a nivel de nombre o tipo de empresa se debe desactivar mediante el bot n activo que aparece en este formulario el registro de la empresa en la actualizaci n de datos agregar el nuevo registro de la empresa mediante el bot n guardando los datos diligenciados mediante el bot n guardar cambios O Las actualizaciones de la informaci n de la empresa contenida en el CCITE requieren para su aprobaci n la presentaci n de la solicitud de SUSTITUCI N conforme a las instrucciones del siguiente
60. o o la renovaci n Cambiar Contrase a PE o Ingresar la informaci n y dar clic sobre el bot n Guardar cambios EJ Mostrar otro c digo Si los valores son correctos el sistema presentar mensaje de actualizaci n correcta con un link que direcciona al Login OK Contrase a actualizada satisfactoriamente para ingresar a la aplicaci n siga este Es 2 4 4 Recomendaciones para administrar las contrase as Para administrar las contrase as en SICOQ se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones a Las contrase as deben tener una longitud minima de 7 caracteres y deben in cluir un car cter especial ejemplo _ etc b Las contrase as tienen una vigencia de 30 dias que contar n a partir del lti mo dia del cambio de la contrase a Si se cumplen los 30 d as y el usuario no ha cambiado la contrase a esta expirara y no se permitir el ingreso del usuario a la aplicaci n C El sistema cuenta con la funcionalidad de aviso de expiraci n de la contrase a que se presentar faltando 10 d as para la expiraci n de esta d El sistema e con la posibilidad de recuperar o renovar la vigencia de la contrase a si esta ya expir mediante una opci n llamada No puedes acceder a tu cuenta que se encuentra en la p gina de inicio de sesi n 23 Gu a del usuario empresa f Dentro del sistema existe la opci n de cambiar la contrase a El sistema per mite tres int
61. odigo del tipo de uso Ejemplo en pantalla G at C Users PENSEMOSSI4 Desktop Movimiento1019082511 txt Notepad Archivo Editar Buscar Vista Codificaci n Lenguaje Configuraci n Macro Ejecutar Plugins Ventana 6 oH obel AD Ct a tgal EOBA MEOH A soy eBay Binsnames ora 63 El FactorySuite Tools exe config E3 E webservice properties 3 EJ new 1 3 Bnew 263 new 363 E Movimiento 1019082511 be E Movimiento No 17 4605 6 27 05 14 10 1 5432 45435 0 Movimientomasivot 2 4598776 Jose luis calle 5 234 56 los bosquet 14 7544 se a 18 4606 36 27 05 146 106 16 543236 1236 06 Movyimientomasivos 26 45987766 Jose luis calle 5 234 56 los hosques 46 7544 length 4568 lines 49 Ln 1 Col 1 Sel 0 0 IN Los movimientos a registrar a trav s del cargue masivo deben ser oportunos por lo que no se permitir el cargue de movimientos antiguos Si un dato de entrada es opcional y este no se ingresa igualmente en el rengl n del movimiento del archivo plano se debe dejar el separa dor vac o 8 Ejemplo ISCS TM8 FM8 CM8 TS8 NS8uNL8 ST8 PD8 TD8 ND8 NT8 DT8 CT8 Si no se conoce el n mero del CCITE del tercero se utiliza el formato anterior pues este campo es opcional Una vez el usuario tenga el archivo de movimientos generado correctamente ingresa r la opci n de Cargue de archivo plano y seguir el procedimiento para cargar el archivo en el sistema 7 Real
62. ovimiento Cantidad Cantidad de la sustancia que se registra en el movimiento Tipo documento soporte Tipo de documento f sico y existente con el cual se soporta el movimiento si es de tipo seg n tipo de movimiento seleccionado Documentos de ganancia Documentos de p rdida Factura de compra Factura de venta Venta y Exportaci n Orden de consumo Orden de entrada Orden de producci n Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos e Orden de salida e Declaraci n de importaci n e Remisi n de entrada e Remisi n de salida Lote Aplica cuando sea necesario y para las actividades consumidor y o productor N mero documento soporte Ingresar el n mero del documento soporte Traslado sucursal seleccionar una de las sucursales destino de la empresa en el caso que se trate de un traslado Detalle Comentarios u observaciones para tener en cuenta respecto al movi miento se recomienda ingresar toda informaci n relevante que no se pueda dili genciar en otros campos Tipo documento del tercero Especificar el tipo de documento del tercero in terviniente en el movimiento a registrar Si es de tipo C dula de Ciudadan a C dula Extranjer a NIT Pasaporte o Tarjeta Identidad Nombre del tercero Ingresar nombres y apellidos completos del tercero inter viniente en el movimi
63. resar primero las cantidades sobre las sustancias para poder proceder a seleccionar actividades y tipos de uso sobre estas Las sustancias sobre las cuales no se ingresan cantidades no son tenidas en cuenta Presionando clic derecho sobre el registro de sustancia de la grilla m ltiple se visuali zar n las siguientes opciones Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos fi Pre Solicitud Solicitud Sucursal Actualizar p Sustancia PreSolicitud Actividades L Sustancia PreSolicitud Tipo Uso Para asociar las actividades llamadas anteriormente calidades a la sustancia debe dirigirse a la opci n Sustancia presolicitud actividades para asociar los tipos de uso a la sustancia debe dirigirse a la opci n sustancia presolicitud tipo uso 4 3 1 Actividades En este formulario se asocian la s actividad es que se realizar n con la sustancia seleccionada antes llamadas calidades Comprador A Importador B Distribuidor C Consumidor D Productor E Almacenador F a SS eS e Solicitud gt Solicitud Sucursal Sustancia PreSolicitud 1368 A Comprador Acetato de Butilo 1D Actividad Sustancia Pre Solicitud Acetato de Butilo Dar clic en el bot n Guardar cambios O para asociar la actividad a la sustan cia Si requiere asociar otra actividad es necesario dar clic en el bot n Y
64. s lugar es en donde se van a manejar la s sustancia s Di z Prueba Instalaci n FS S1 Ww 61 45 r medi El Encanto Amazonas 456456 456456 Zona Urbana lo z No Personas en contacto con sustancias 12 z E La sucursal cuenta con c maras de vigilancia La sucursal cuenta con procesos de control de ingreso y salida La sucursal cuenta con servicio de monitoreo y alarma La sucursal cuenta con servicio de seguridad privada Las sustancias qu micas controladas se almacenan de manera independiente La empresa tiene alguna certificaci n de seguridad industrial vigente Ej OSHAS RUC N E Y gt Ld Lal La sucursal cuenta con brigada de emergencias 6 2 Reporte solicitudes enviadas Al ingresar a la opci n de solicitudes enviadas el usuario puede visualizar y realizar el seguimiento del estado de las mismas En el costado izquierdo del panel de trabajo el usuario puede o Verificar el n mero de radicado externo de la documentaci n que aport para el tr mite y el n mero de solicitud asignado Conocer si su solicitud cumpli o no con los requisitos generales y espec ficos durante la revisi n inicial del tr mite Conocer si en la revisi n final el tr mite cumpli o no con los requisitos t cni cos y legales e Conocer el estado actual de su solicitud Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 6 2 1 Reporte de solicitud Una vez
65. s la direcci n URL https srvsicog policia gov co Factorysuite Usuario qu Contrase a Para acceder a la aplicaci n el usuario debe Ingresar el usuario n mero de identificaci n de la Refrescar codigo empresa Ldk Ingresar la contrase a valores ingresados cuando Ingrese el c digo de verificaci n Se registro la empresa Ingresar el c digo de verificaci n Ingresar el certificado digital de acuerdo con las Iniciar Sesi n instrucciones establecidas en el numeral 3 1 Regis o puedes acceder a tu cuenta tro de la empresa Seleccionar certificado digital Luego de ingresar las credenciales del usuario se debe terminar la acci n de Inicio de sesi n mediante la opci n Iniciar sesi n Si el ingreso fue correcto el usuario visualizar el siguiente men Fea sICOQ EB Empresa Administrar Empresa Pre Solicitud Sp EXA Solicitudes Enviadas Solicitudes Aprobadas para Modificaci n Solicitudes Devueltas Certificados Detalle Certificado Registro de Movimientos Cargue Masivo de Movimientos Reportes Empresa 3 3 Administraci n de la informaci n de la empresa La opci n Administrar Empresa que se encuentra en el men presenta la infor maci n incorporada en el formulario de registro de empresas Mediante esta opci n se permite la administraci n de la informaci n general de la empresa direcciones o sucursales y representantes socios apoderados y
66. sucur sal o direcci n No Documento contacto Ingresar el n mero de documento de la persona de contacto de la sucursal o direcci n Fecha expedici n Seleccionar la fecha de expedici n del documento de la persona de contacto de la sucursal o direcci n Lugar expedici n Ingresar el lugar de expedici n del documento de la perso na de contacto de la sucursal o direcci n Clic en el bot n Guardar cambios para registrar la sucursal en el sistema Para modificar datos de la sucursal o direcci n de manejo de las sustancias tales como nombre denominaci n zona n mero de tel fono n mero de celular persona de contacto n mero de documento de la persona de contacto fecha de expedici n del documento de la persona de contacto lugar de expedici n del documento de la perso na de contacto de la sucursal y el estado de activaci n o desactivaci n de la sucursal en el sistema SICOQ en el costado izquierdo del panel del trabajo listado de registros debe seleccionar el registro de la sucursal a continuaci n modificar los nuevos valores al registro seleccionado presionar bot n Guardar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Si la direcci n o sucursal ya figura dentro de un CCITE y se requiere su exclusi n debe proceder a desactivarla para lo cual debe seleccionar el registro de la sucursal que re quiere desactivar en el costado izquierdo del panel del trabajo listado
67. sustancias y productos qu micos Mensaje de advertencia indica precauci n en la funcionalidad que se va a ejecutar Mensaje de ejecuci n correcta aparece al ejecutar correcta mente las funcionalidades de la plataforma Mensaje de error aparece cada vez que ocurre un error en la eje cuci n de las funcionalidades de la plataforma Mensaje de informaci n presenta informaci n acerca de la fun cionalidad que se est ejecutando Mensaje de descripci n se presenta en cada formulario de la plataforma describiendo su funcionalidad 2 1 Perfiles de los usuarios El sistema permite la asignaci n de dos tipos de perfil para las empresas teniendo en cuenta el n mero de direcciones donde se manejan las sustancias y el grado de descentralizaci n del registro de movimientos 2 1 1 Perfil de empresa Corresponde a la persona que interact a con el sistema haciendo uso de sus m dulos Este tipo de usuario puede Administrar la informaci n de la empresa o Crear enviar y consultar el estado de las solicitudes del Certificado de Carencia por Tr fico de Estupefacientes CCITE Consultar sus Certificados CCITE Registrar y consultar en l nea los movimientos realizados con las sustancias qu micas 2 1 2 Perfil de sucursal Este tipo de usuario puede crear modificar anular consultar la informaci n del registro de movimientos en l nea de la direcci n de manejo de las sustancias que le hayan sido asig
68. tado a m ltiples formatos y ser impreso para su revisi n antes del env o de la presolicitud 6 1 Reporte presolicitud Una vez el usuario crea la presolicitud puede visualizar la informaci n registrada ingresando por esta opci n presolicitud en el men seleccionando el registro en el costado izquierdo del panel de trabajo haciendo clic derecho sobre l y escogiendo la opci n Reporte de presolicitud ce Gu a del usuario empresa FORMULARIO SOLICITUD Certificado de Carencia de Informes por Trafico de Estupefacientes CCITE SOLICITUD PARA PRIMERA VEZ RENOVACION SUSTITUCION 1 INFORMACION GENERAL ExtraOrdinario Prueba Instalaci n FS Persona Jur dica Sociedad An nima por acciones simplificadas S A S comandita por acciones MEDIANA EMPRESA NIT 1019082511 Direcci n de Correspondencia kral23 12 25 Ciudad Campo De La Cruz Departamento Tel fonos Correo electr nico Consignaci n bancaria N Justificaci n Se requiere el uso de sustancias qu micas en la fabricaci n de productos de aseo Banco Banco de Occidente N Cuenta 265 05660 6 Representantes ombres Apelidos Tipo dent N Documento Email Tel fono Rep Legal Socio Apoderade v Prueba Instalaci n FS Prueba Instalaci n C dula de 4544112 prueba instalacion fs 34234234324 FS Ciudadan a 2 CARACTERISTICAS DE LA SOLICITUD Direcci n es y ubicaci n es exactas de lo
69. traOrdinario 26 05 2014 142 12 08 2014 Solicitud con Req lt No Solicitud Fecha Solicitud Estado Presolicitugi Detalle Registro ID Prueba Instalaci n FS ExtraOrdinario icitud 02 09 2014 Enviada por Solicitud con Requerimientos x Una vez env e los requisitos faltantes al Ministerio y o modifique la solicitud en la plata forma la empresa cambia el estado a enviada por solicitud con requerimientos 4 Fecha Pre Solicituj No Solicitud Fecha Solicitud Estado Presolicitu liy Editar Registro P 22719 Prueba Instalaci n FS ExtraOrdinario 26 05 2014 142 12 08 2014 Solicitud con Req we 22719 Empresa Prueba Instalaci n FS Tipo Tr mite ExtraOrdinario 1 EN al a Fecha Pre Solicitud 26 05 2014 No Solicitud 142 12 08 2014 Banco de Occidente Cta Cte 265 05660 6 232332 12323 4 7 Notificaci n del resultado Una vez culminada la evaluaci n t cnica y legal as como la consulta con los Organis mos de Inteligencia y Seguridad del Estado OISE y practicada la visita de inspecci n correspondiente por parte de la Polic a Nacional el Ministerio de Justicia y del Dere cho profiere un resultado Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupefa cientes Resoluci n de Abstenci n o Auto de Archivo Sobre este resultado el SICOQ de for
70. u uso debe ser restringido a eventualidades del servidor o problemas excepcionales de comunicaci n 5 4 1 Generalidades aplicativo Una vez recibido del administrador del sistema la herramienta de contingencia se ac cede al aplicativo y debe hacer doble clic sobre el cono identificado en la ilustraci n O ing O ib derby README Documento de texto Documento de texto 1 KB 2 KB Para poder ejecutar el aplicativo de contingencia el equipo debe te ner previamente instalado el complemento de JAVA Ver cap tulo Especificaciones T cnicas Al realizar esta acci n se abrir una ventana de acceso en la cual se deben ingresar las mismas credenciales de acceso del sistema que se utiliza en linea Ingrese las credenciales de acceso Iniciar Sesi n Gu a del usuario empresa Validado el acceso el aplicativo se presentar la zona de trabajo Archivo Mowimientos sincronizar Opciones 1 Movimientos Al seleccionar esta opci n se abrir la interfaz para el registro de movimientos en la zona de trabajo 2 Sincronizar Esta opci n permite el env o de los movimientos registrados en el aplicativo de contingencia una vez superados los problemas de comunica ci n y de acceso 3 Opciones Se identifica las propiedades del aplicativo asignadas por defecto 5 4 2 Movimientos Permite realizar el registro de movimientos al igual que en el sistema en linea tal cual es explicado en el
71. ucursal 123 Empresa de Pruebas PSI Sucursal del Sur 9125 Empresa de Pruebas PSI Sucursal Occidente 4 Empresa de Pruebas PSI Esta opci n permite la administraci n de las direcciones en las cuales se requiere ma nejar sustancias qu micas de control haciendo clic en el bot n Nuevo registro Para las empresas usuarias del CCITE en el momento en que se ini cia la implementaci n del sistema esta informaci n fue incorporada autom ticamente en el sistema por lo que es necesario que se ve rifique Es necesario ingresar la siguiente informaci n Nombre denominacion Nombre de la sucursal o su denominaci n Direcci n Ingresar la direcci n donde est ubicada la sucursal Departamento Seleccionar el departamento donde est ubicada la sucursal o direcci n Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos Ciudad Seleccionar la ciudad de ubicaci n de la sucursal o direcci n Zona Seleccionar el tipo de zona en donde se encuentra ubicada la sucursal o direcci n Rural o urbana Tel fono Ingresar el n mero de tel fono de la sucursal o direcci n en caso contrario ingresar cero 0 Celular Ingresar un n mero de celular de la sucursal o direcci n En caso con trario ingresar cero 0 Persona contacto Ingresar el nombre de la persona responsable en la
72. ueva solicitud las modificaciones apro badas generan en el proceso del tr mite una nueva evaluaci n por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho por lo que autom tica mente se devuelven a Su Inicio Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos 5 REGISTRO ELECTR NICO DE MOVIMIENTOS 5 1 Cargue de inventario o saldo inicial El inventario o saldo inicial es la cantidad de cada una de las sustancias qu micas con troladas autorizadas y aprobadas en un certificado que se encuentra en una sucursal o sede como inventario f sico al momento de iniciar con los registros electr nicos de movimientos en esta herramienta inform tica Las empresas usuarias del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estu pefacientes en el momento en que se inicia la implementaci n del sistema deber n ingresar los inventarios o saldos iniciales de todas las sustancias autorizadas en todas y cada una de las sucursales o sedes autorizadas Posteriormente al hacer el registro de cada movimiento en SICOQ el sistema calcula el saldo autom ticamente por lo que no hay necesidad de registrarlo Para lo anterior se debe seguir el siguiente procedimiento En el men principal se escoge Detalle Certificado En la ventana que se abre se debe ingresar el n mero del Certificado de Carencia de Informes por Tr fico de Estupe facientes vigente y presionar Intro o Enter en el teclado Ah
73. un movimiento y detecta que este contiene datos err neos debe proceder a anular el movimiento y luego generar un nuevo movimiento con la informaci n correcta Para realizar la anulaci n el usuario debe diligenciar el dato de entrada Comenta rio especificando los motivos por los cuales se anula el movimiento ome ario Se anula el movimiento por error de digitaci n Clic en el bot n Anular para terminar el proceso de anulaci n Una vez anulado el movimiento toda la informaci n referente a este se presenta nicamente en modo de lectura sin que sume o reste cantidad de sustancias en el inventario afecte el saldo 5 3 Cargue masivo Esta funcionalidad automatiza el registro de movimientos mediante el cargue de un archivo plano y acepta solo archivos con extensi n txt Ese archivo debe contener por rengl n o l nea un movimiento y el n mero de renglones equivaldr al n mero de movimientos a cargar Sistema de informaci n para el control de sustancias y productos qu micos se utilizar el s mbolo amp como separador de los datos del movimiento y el s mbolo como separador para el tipo de uso del movimiento Este debe cumplir con la si guiente estructura ISC amp TM amp FM amp CM amp TS amp NS amp NL amp cST amp PD amp TD amp ND amp NT amp DT amp CT amp C1 TU Numero de identificaci n o del movimiento ISC Do an Num rico c digo de la sustancia dentro del S Certif
74. y en el costado derecho del panel de trabajo seleccionar la pr xima actividad a adicio nar vuelva a presionar clic en el bot n Guardar cambios E Gu a del usuario empresa A gt Pre Solicitud gt Solicitud Sucursal gt Sustancia PreSolicitud IV OK Registro guardado satisfactoriamente 1368 A Comprador Acetato de Butilo 1383 D_Consumidor Acetato de Butilo ID Actividad Sustancia Pre Solicitud Si el usuario requiere modificar la actividad debe hacer clic sobre el registro de la gri lla del formulario y seleccionar los nuevos valores del registro Debe presionar bot n Guardar cambios y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n Si desea eliminar la actividad debe seleccionar el registro de la grilla del formulario debe presionar clic en el bot n Eliminar y confirmar los cambios en el mensaje de confirmaci n La grilla del formulario es actualizada cada vez que se ejecute una acci n Nuevo edici n y eliminaci n en el formulario 4 3 2 Tipo de uso En este formulario se asocia n el los tipo s de uso en el los que se va a utilizar la sustancia seleccionada Tipo uso Seleccionar el tipo de uso definido para la sustancia 4 698 Acetato de celulosa pl sticos y fibras textiles Acetato de Butilo ID Tipo Uso Acetato de celulosa pl sticos y fibras textile Sustancia Solicitud

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