Informe - empresa aguas de facatativá
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1. de control interno y bas ndose en los resultados obtenidos de las auditorias internas considera que el Modelo Est ndar de Control Interno MECI se clasifica en el nivel de implementaci n AVANZADO con un Indicador de Madurez 92 45 garantizando para la empresa AGUAS DE FACATATIVA que sus procesos y procedimientos se desarrollan adecuadamente teniendo en cuenta que permanentemente se enfocan en una mejora continua Teniendo en cuenta las observaciones realizadas por los diferentes rganos de control la Empresa Aguas de Facatativa EAF SAS ESP suscribi planes de mejoramiento los cuales se vienen implementando y se realiza seguimiento permanente asegurando as que las acciones contribuyan a la optimizaci n de los procesos El avance logrado en la implementaci n del Sistema de Control interno se debe mantener para el sostenimiento a largo plazo contribuyendo al fortalecimiento del control y a la ejecuci n de los procesos que permiten la consecuci n de resultados metas y objetivos institucionales Los informes a los entes de control se vienen entregando oportunamente RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA e Actualizaci n del Modelo Est ndar de Control Interno MECI 1000 2014 de conformidad de lo dispuesto en el Decreto 943 del 21 de Mayo de 2014 y Manual T cnico de Implementaci n e Sensibilizar continuamente a todos los funcionarios de la empresa teniendo en cuenta los lineamientos generales establecidos en el procedimiento de Cont2. ha permitido su orientaci n hacia la consecuci n de buenos resultados contamos con un manual de procesos y procedimientos debidamente aprobados el cual es la base para el entendimiento de las pol ticas de operaci n controles e indicadores de gesti n Cabe destacar que se encuentra en trabajo de actualizaci n 48 Procedimientos de acuerdo a cronograma establecido por la profesional de calidad La EAF SAS ESP cuenta con mecanismos de informaci n que nos permiten retroalimentar la gesti n en nuestra p gina web v a telef nica comunicaci n escrita para el registro de los PQR Peticiones Quejas y Recursos por parte de nuestros usuarios De igual forma y con el fin de optimizar los procesos administrativos y financieros se adquiri el sistema de informaci n SINFA el cual se encuentra en proceso de implementando Se formula el Plan Anticorrupci n y de Atenci n al Ciudadano que contiene la estrategia se alada en el art culo 73 de la Ley 1474 de 2011 Se presenta Rendici n de Cuentas del primer semestre de la vigencia 2014 a los Funcionarios de la EAF SAS ESP y en los medios radiales Subsistema de Control de Evaluaci n Dificultades Es necesario revisar los controles con los que cuentan actualmente los procedimientos Se deben realizar las acciones y compromisos adquiridos por los responsables de los procesos en los planes de mejoramiento matriz de riesgos matriz anticorrupci n y en las acciones correctivas y acciones preve
3. 09 e ISO 9001 2008 Se viene dando cumplimiento al plan de Formaci n y capacitaci n y al plan de Bienestar Social vigencia 2014 Se encuentra en Actualizaci n el Programa de Salud Ocupacional Se encuentra en proceso de implementaci n del sistema nico de informaci n de tramites SUIT Subsistema de Control de Gesti n Dificultades Se requiere Actualizar la Matriz de comunicaciones interna y fortalecer el Componente de comunicaci n P blica de la Entidad Implementar en ORFEO las Tablas de Retenci n Documental en cada una de las dependencias Se debe trabajar en la implementaci n de la INTRANET ya que no se encuentra en uso Los sistemas de informaci n deben formalizarse y socializarse Se debe actualizar la Pagina WEB Se encuentran en revisi n y actualizaci n los procedimientos y formatos Falta seguimiento e implementaci n del sistema de informaci n ORFEO ya que la trazabilidad de la correspondencia se debe fortalecer La EAF SAS ESP cuenta con herramientas que facilitan la permanente comunicaci n con nuestros usuarios tales como p gina web medios radiales locales redes sociales dorso de la factura y bolet n informativo de la administraci n municipal enfocados en la gesti n integral del Agua La Empresa Aguas de Facatativa cuenta con un sistema de Indicadores que miden la efectividad de los procesos aprobados Se cuenta con un Manual de Calidad y el control a la ejecuci n de los procesos de la EAF SAS ESP
4. EMPRESA AGUAS DE FACATATIVA ACUEDUCTO ALCANTARILLADO ASEO Y SERVICIOS COMPLEMENTARIOS EAF SAS ESP INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO ESTATUTO ANTICORRUPCION LEY 1474 DE 2011 Per odo evaluado Abril 2014 a Jefe de Julio 2014 Control Interno NANCY JANNETH MURILLO CORDOBA Fecha de elaboraci n Agosto de 2014 INTRODUCCION La Oficina de Control Interno en cumplimiento al articulo 9 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupci n presenta el informe pormenorizado correspondiente al periodo Abril a Julio de 2014 que se realiza en cada uno de los Subsistemas identificando los avances dificultades y aspectos a Mejorar A continuaci n se presenta el estado actual de MECI de la empresa Aguas de Facatativ SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRAT GICO Dificultades Componente Ambiente de Control El C digo de tica se encuentra conformado seg n acuerdo 039 de 2005 Se requiere actualizaci n y socializaci n como instrumento de gesti n transparente y de conocimiento p blico para formar parte de la cultura organizacional permanentemente en el cumplimiento de la funci n social y publica Desarrollo del Talento humano se recomienda trabajar en equipo y con compromiso el Sistema de Evaluaci n de desempe o revisar y actualizar el Manual de Funciones de la EAF SAS ESP Se deben fortalecer los planes de capacitaci n dirigidos a los niveles t cnico y operativo por la naturaleza de la funci n que cum
5. de los Usuarios e Se debe trabajar en el elemento comunicaci n organizacional para lograr que todos los empleados hablen el mismo lenguaje logrando as que todos trabajemos bajo una misma misi n y objetivos e Validar que las estrategias de comunicaci n aporten al desarrollo de un buen clima laboral validando que se guarden los respectivos registros Encuestas Actas Oficios Internos entre otros e Evaluar la rendici n de cuentas a la ciudadan a validando que esta contribuya a aumentar la participaci n y reconocimiento por parte de la ciudadan a e Mantener actualizada la informaci n disponible para el Usuario en nuestra Pagina WEB e Revisar el rea de Atenci n al Usuario de tal manera que facilite el acceso a la informaci n suministrada por la EAF SAS ESP e Continuar con las actividades tendientes a la interiorizaci n y o mantenimiento de los principios y valores a todo el personal de la empresa e Continuar con la verificaci n de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas e Fortalecer los mecanismos de seguimiento supervisi n y control en materia de Gesti n Documental Nancy Janneth Murillo C rdoba Asesora de Control Interno
6. nce de implementaci n AVANZADO indicando que el modelo se cumple y se realiza el seguimiento y el an lisis de la informaci n e Existen los procedimientos necesarios para la ejecuci n de los Roles y Responsabilidades de la Oficina de Control Interno e Permanente sensibilizaci n con mensajes de Autocontrol e Se genera durante el mes de Julio la Auditoria correspondiente al periodo Julio 2013 a Junio 2014 e La Autoevaluaci n de Control y Autoevaluaci n de gesti n atraves de los indicadores de gesti n de cada una de las reas se vienen adelantando para el fortalecimiento de la autoevaluaci n de los procesos de la organizaci n minimizando las desviaciones frente a las metas establecidas e Serealiza seguimiento a las Acciones Correctivas y a las Acciones Preventivas resultado de las Auditor as Internas con un avance significativo de eficacia de las mismas e La EAF SAS ESP realiza planes de mejoramiento institucionales producto de las observaciones de los entes de control y las recomendaciones de la Oficina Asesora de Control Interno e La EAF SAS ESP cuenta con mecanismos de control que permiten realizar seguimiento a las actividades como son comit s establecidos a trav s de cronograma anual evaluaci n constante a los indicadores por dependencias y revisi n semestral al sistema ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO La Oficina Asesora de Control Interno luego de una evaluaci n a la implementaci n del sistema
7. nos de Control Aunque la Matriz de Riesgos y la Matriz Anticorrupci n se actualizaron se evidencian Actividades y compromisos con fechas Vencidas Se debe realizar el ajuste en todas las areas para tomar medidas de seguimiento de tipo preventiva o correctiva e La Alta Gerencia aplica un estilo de direcci n participativa y de comunicaci n constante en los diferentes niveles de autoridad a fin de dar cumplimiento a las metas trazadas La EAF SAS ESP cuenta con una Estructura Organizacional que establece las responsabilidades y niveles de autoridad con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales La Empresa Aguas de Facatativa en este elemento Administraci n del Riesgo actualizo la Matriz generando una visi n sist mica acerca de la administraci n y evaluaci n de riesgos protegiendo los recursos detectando dentro de los procesos y procedimientos las acciones de mitigaci n Se reflejaron resultados para Mejora Continua de acuerdo a los diferentes diagn sticos asegurando as el cumplimiento de las normas leyes y regulaciones e La EAF SAS ESP realizo la Revisi n por la Direcci n al SGC y Revisi n de la Direcci n de la norma NTC ISO IEC 17025 con el fin de asegurarse de la conveniencia adecuaci n eficacia eficiencia y efectividad de las normas implementadas El compromiso de la Alta Direcci n ha sido de gran importancia para la consecuente implementaci n y el mantenimiento de las normas NTC GP1000 20
8. ntivas A trav s de sensibilizaciones se busca que los funcionarios eviten Reprocesos por lo tanto es importante que los funcionarios vean el Autocontrol como una herramienta de monitoreo al cumplimiento de los objetivos EMPRESA AGUAS DE FACATATIVA EAF SAS ESP ANALISIS DE MADUREZ DEL SISTEMA DE CONTROL VIGENCIA 2013 DIAGNOSTICO AVANZADO VALOR 91 100 Se gestiona de acuerdo con el modelo MECI 1000 2005 y son ejemplo para otras entidades del sector El nivel de Satisfacci n de las partes interesadas se mide continuamente y se toman decisiones a partir del seguimiento y revisiones que se le hacen a los procesos y servidores Se mide la Eficacia y la eficiencia de las actividades y se mejora continuamente para optimizarla La administraci n de los riesgos es eficiente y mantiene a la entidad cubierta ante amenazas DIAGNOSTICO SATISFACTORIO VALOR 66 90 El modelo de control Interno se cumple se toman acciones derivadas del seguimiento y analisis de datos Existen tendencias a mantener la mejora en los procesos La entidad a identificado los riesgos para la mayoria de sus procesos pero no realiza una adecuada administraci n del riesgo FACTOR PUNTAJE NIVEL ENTORNO DE CONTROL AVANZADO NFORMACION Y COMUNICACI N SATISFACTORIO ACTIVIDADES DE CONTROL SATISFACTORIO ADMINISTRACION DEL RIESGO AVANZADO EGUIMIENTO AVANZADO INDICADOR DE MADUREZ 92 45 e El Modelo Est ndar de Control Interno MECI 1000 2005 presenta un ava
9. plen con el fin de lograr una mayor cobertura aplicabilidad efectividad y continuidad que conlleven al cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales El sistema de Gesti n Documental ORFEO se requiere la implementaci n y uso del cien porciento de esta herramienta Respecto a las Tablas de Retenci n Documental deben ser actualizadas y realizar procesos de re inducci n permanentes a todos los funcionarios Componente Direccionamiento Estrat gico Se encuentran en revisi n y actualizaci n los procedimientos y formatos De acuerdo al Decreto N 943 de Mayo de 2014 y el Manual T cnico por el cual se reglamenta la Actualizaci n del Modelo Est ndar de Control Interno MECI 2014 se requiere ajustar e implementar la actualizaci n y dar cumplimiento a lo establecido en el decreto Componente Administraci n de Riesgos A pesar de los avances registrados en el componente Administraci n del Riesgo la Empresa Aguas de Facatativ debe incorporarlo en la cultura organizacional con el fin de que se convierta en una herramienta de gesti n medici n y control que sirva como base para la toma de decisiones pasando del an lisis de cumplimiento de la norma a convertirse en una herramienta de planeaci n y ejecuci n estrat gica La Administraci n de Riesgos de la Empresa est siendo objeto de revisi n actualizaci n y mejoramiento como consecuencia de las recomendaciones de la Oficina de Control Interno as mismo de los dem s Orga
10. rol Interno en temas como MECI y SGC a fin de recepcionar el apoyo y el fortalecimiento a la implementaci n de los sistemas e Efectuar seguimiento permanente a los planes de mejoramiento producto de las evaluaciones de control interno auditorias internas de calidad auditorias externas por parte de entes gubernamentales e Actualizar y divulgar la Matriz de Riesgos actualizada por cada rea y por cada responsable de Proceso con su equipo de trabajo e Trabajar en la sensibilizaci n de la cultura de autocontrol a fin de obtener los resultados esperados y apoyar el desarrollo de las funciones e Implementaci n de las tablas de retenci n y el sistema documental ORFEO Actualizar la Pagina WEB con nuevos contenidos y actualizaci n de la informaci n de acuerdo a los requerimientos del Gobierno en L nea e Fortalecer la estrategia hacia la cultura de la utilizaci n de la Intranet como una herramienta genera procesos m s r pidos evitando el consumo de papel y optimizando recursos e Capacitar al personal en cuanto a normatividad vigente e Se recomienda continuar con el seguimiento permanente a los indicadores en pro de la mejora continua y cumplimiento de metas e Garantizar que la informaci n reportada por los indicadores facilite la toma de decisiones y genere acciones preventivas y correctivas dise ar estrategias de comunicaci n que contribuyan en el aumento de la participaci n de los servidores en la gesti n de la empresa y
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