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1. 832 000 029 1 INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO HOSPITAL HILARIO LUGO DE SASAIMA CUNDINAMARCA Julio 09 de 2014 En cumplimiento al Art culo 9 de la Ley 1474 de 2011 modificatorio del Articulo 14 de la Ley 87 de 1993 que en su inciso tercero a la letra dice El jefe de la Unidad de la Oficina de Control Interno deber publicar cada cuatro 4 meses en la p gina web de la entidad un informe pormenorizado del estado del control interno de dicha entidad so pena de incurrir en falta disciplinaria grave me permito presentar el siguiente informe ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DEL HOSPITAL HILARIO LUGO DE SASAIMA CUNDINAMARCA SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATEGICO AVANCES AMBIENTE DE CONTROL ACUERDOS COMPROMISOS O PROTOCOLOS ETICOS El C digo de tica fue adoptado por el hospital a trav s de la Resoluci n 52 del 2007 Y seg n menci n de los funcionarios de la entidad el c digo de tica fue construido de manera participativa y se hicieron las jornadas de sensibilizaci n y capacitaci n respectiva Es preciso hacer una actualizaci n del mismo DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Se viene realizando la actualizaci n del procedimiento de inducci n junto con su metodolog a al igual que el proceso de reinducci n de la entidad sin embargo a pesar de estar documentado a n no se ha hecho el proceso de inducci n o reinducci n con los servidores p blicos de la entidad Se cuenta con un manual de funciones sin2. CI N ORGANIZACION Se cuenta con una persona espec ficamente para que maneja la comunicaci n institucional incluida el manejo de la p gina web de la entidad y las noticias mejorando ostensiblemente la informaci n desde la entidad hacia la comunidad MEDIOS DE COMUNICACION La Entidad cuenta con medios de comunicaci n como carteleras pagina web y adem s con disponibilidad y acceso a medios escritos DIFICULTADES ACTIVIDADES DE CONTROL POLITICAS DE OPERACION Las pol ticas de operaci n requieren ser revisadas actualizadas y de nuevo ser adoptadas PROCEDIMENTO El Hospital en la actualidad trabaja en la actualizaci n y o documentaci n de los procesos controles e indicadores sin embargo el nivel de avance no es el esperado y se requiere que se avance se de en mayor medida MANUAL DE OPERACION A la fecha no se tiene el manual de operaci n adoptado formalmente sin embargo se viene avanzando en la documentaci n de las caracterizaciones procedimientos y formatos para avanzar en la construcci n del mismo para poder ser adoptado Es preciso que el acto administrativo de adopci n permita de forma eficiente y oportuna hacer la modificaci n de los procedimientos controles y dem s a o a de a 832 000 029 1 documentos que lo contienen sin que dicho proceso de actualizaci n suponga la expedici n de otro acto administrativo INFORMACION INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA Es preciso hacer medici n de satisfac
3. IANO MECI2014 Asesor de Control Interno
4. RIESGO Es preciso establecer el procedimiento para la identificaci n valoraci n y an lisis del riesgo teniendo en cuenta las pol ticas de administraci n del riesgo ya adoptadas por la entidad a p on ae pesar 832 000 029 1 Hacer divulgaci n y establecer junto con due os de procesos e involucrados e mapa de riesgo de la entidad y establecer las acciones preventivas o correctivas del caso SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTION AVANCES ACTIVIDADES DE CONTROL POLITICAS DE OPERACION Las pol ticas de operaci n se encuentran dise adas y se encuentran en proceso de revisi n para posteriormente redise arlas y o actualizarlas PROCEDIMENTOS El Hospital en la actualidad trabaja en la actualizaci n y o documentaci n validaci n y adopci n de los procedimientos de las diferentes actividades estrat gicas misionales de apoyo y de evaluaci n CONTROLES A medida que se avanza en el dise o de los procedimientos de las diferentes actividades de la entidad se dise an los respectivos controles que permiten garantizar el cumplimiento de los objetivos establecidos MANUAL DE OPERACION En la pasada vigencia se actualizo y adopto el manual de contrataci n de la entidad y se vienen haciendo la actualizaci n y dise o de los procedimientos caracterizaciones y formatos que componen el manual operativo de la entidad INFORMACION INFORMACION PRIMARIA Y SECUNDARIA La Entidad cuenta con 3 buzones de sugerencias quejas y rec
5. ci n sobre la informaci n suministrada y medir si los canales de comunicaci n internos y externos son efectivos COMUNICACI N P BLICA COMUNICACI N ORGANIZACION Las pol ticas de informaci n ya est n definidas y adoptadas pero es preciso continuar con la documentaci n de los procedimientos y herramientas que regulan y dan cumplimiento a las mismas Es necesario tambi n trabajar en el proceso de digitalizaci n de la informaci n especialmente los actos administrativos y dise ar las tablas de valoraci n documental y actualizar las tablas de retenci n documental para mejorar el proceso de gesti n documental y por consiguiente los sistemas de comunicaci n dentro de la entidad SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVAUACION AVANCES AUTOEVALUACION AUTOEVALUACION DEL CONTROL La entidad hace el proceso de autoevaluaci n aplicando una encuesta que repasa la implementaci n y mejora continua en cada uno de los 29 elementos del modelo est ndar de control interno EVALUACION INDEPENDIENTE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Cada cuatro meses se hace la evaluaci n de implementaci n del sistema de control interno evaluando cada uno de los 29 elementos rindiendo y publicando los tres informes pormenorizados de control interno y rindiendo el informe ejecutivo anual de control interno al DAF 832 000 029 1 Se dise el procedimiento de auditoria interna y se estableci el programa anual de auditoria as mism
6. embargo es preciso hacer un proceso de actualizaci n del mismo ESTILO DE DIRECCION A la fecha la Alta Direcci n y dem s jefes han definido un estilo de direcci n de car cter participativo en el cual se ha manifestado de forma permanente la importancia de atender efectivamente a la comunidad en el entendido de garantizar una oportuna recepci n de las peticiones quejas y reclamos y dar respuestas que realmente satisfagan las expectativas del usuario 832 000 029 1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANES Y PROGRAMAS Se plante la metodolog a de establecimiento del Plan Operativo Anual y las herramientas de control y seguimiento de los mismos y del plan de gesti n Estos Planes fueron debidamente adoptados Mediante Acuerdo No 051 de 2013 se aprueba la actualizaci n de la Plataforma Estrat gica de la E S E Hospital Hilario Lugo de Sasaima esta fue realizada de forma participativa por parte de los Directivos y funcionarios de la entidad para adaptarla a las condiciones actuales de la poblaci n de Sasaima de acuerdo con los lineamientos del sector salud y para facilitar el cumplimiento de los planes y programas Se realiz seguimiento y medici n al PAMEC y POA 2013 dando un nivel de cumplimiento de un 80 49 y un 87 respectivamente Se crea y se adopta el Comit de Gerencia de la Entidad Ya se definieron los indicadores de gesti n sin embargo es preciso ajustar la metodolog a de tal forma que permita hacer un mejor
7. lamos para que la comunidad en general deposite sus inquietudes Tambi n atendemos de forma personalizada al ciudadano que lo solicite en la oficina del SIAU y se generan espacios con la comunidad y dem s sectores de inter s general que permiten de primera mano obtener la informaci n necesaria para cumplir con el prop sito misional y administrativo de la entidad Dentro de la entidad existe conexi n Wifi a Internet Correo electr nico Institucional hospitalhilariolugo Wgmail com P gina Web www hospitalhilariolugo gov co Gs e La o 2 de a 832 000 029 1 En la entidad existen tablas de retenci n documental de acuerdo con lo estipulado en la Ley General de Archivos de esta misma forma y para seguir en la mejora continua del Proceso de Archivo se solicit a la Secretaria de Salud de Cundinamarca apoyo financiero con el objeto de financiar la implementaci n de la Ley General de Archivos Gesti n Documental de esta forma se suscribi CONVENIO 000843 DE 2013 celebrado entre el departamento de Cundinamarca Secretaria de salud y la Empresa Social del Estado Hospital Hilario Lugo de Sasaima Como fuentes internas de informaci n se encuentran los actos administrativos los informes los manuales los oficios las circulares y dem s documentos internos generados por la Entidad SISTEMAS DE INFORMACION se cuenta son los m dulos que est n sistematizados mediante el sistema CITISALUD COMUNICACI N P BLICA COMUNICA
8. o se actualiz el Acto Administrativo del Comit de Coordinaci n de Control Interno en la entidad y se reactiva el mismo ESTADO GENERAL DEL SISTEMA En t rminos generales el sistema de control interno del Hospital Hilario Lugo de Sasaima ha adoptado en su mayor a los elementos que corresponden al Modelo Est ndar de Control Interno sin embargo es preciso continuar con el proceso de actualizaci n de procedimientos indicadores c digo de tica sin desconocer que en la pasada vigencia se vienen haciendo ajustes importantes en el establecimiento de la metodolog a de una planeaci n estrat gica modelo de los planes y programas de gesti n definidos pol ticas de operaci n mapa de riesgos misi n visi n y dem s documentos y procedimientos que evidencian dicha adopci n y muestran el compromiso por parte de la alta direcci n para continuar con el proceso de implementaci n del sistema buscar la mejora continua y cumplimiento de la normatividad aplicable Todo esto bajo la colaboraci n y asesoramiento de personal con experiencia que reforz el trabajo en equipo desarrollado a lo largo de la vigencia para avanzar en este proceso de implementaci n Hay que destacar que la mayor a de los funcionarios del Hospital muestran inter s en lograr un mejoramiento continuo de los procedimientos y de los procesos en general de la entidad y se encuentran en disposici n de continuar con una participaci n activa el proceso de implementaci n
9. seguimiento a trav s de hojas de vida de indicadores que a manera de un tablero de control de mando permita hacer un control sobre los indicadores establecidos de forma m s oportuna y eficaz MODELO DE OPERACI N POR PROCESOS Se actualizo y socializo el mapa de procesos de la entidad a los funcionarios se contin a trabajando arduamente en el dise o y adopci n de los procedimientos y caracterizaciones Tal cual Se trabaja en la formulaci n de Procedimientos de Control de documentos y Auditor as Internas como propuesta para el avance de implementaci n del MECI Se realiza listado maestro de documentos internos de la entidad permitiendo as tener conocimiento de cuantos documentos procedimientos gu as protocolos manuales entre otros existen dentro de la misma y as mismo tener un buen control del Sistema de Gesti n Se crea formato de planes de mejoramiento donde se reporta se verifica el cumplimiento y la rendici n de los mismos en tal sentido con esta herramienta propuesta se facilit hacer seguimiento a los mismos ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Se actualizo y socializo el Organigrama de la Entidad permitiendo que la Entidad cuente una estructura organizacional plenamente definida 832 000 029 1 DIFICULTADES AMBIENTE DE CONTROL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO Es preciso hacer el proceso de documentaci n y actualizaci n del manual de funciones para la entidad pues si bien es cierto que ya existe un manual de f
10. unciones este requiere ser actualizado y hacer una actualizaci n de la planta de personal Es preciso actualizar y dar cumplimiento al procedimiento de inducci n junto con su metodolog a al igual que el proceso de reinducci n de la entidad sin embargo a pesar de estar documentado a n no se ha hecho el proceso de inducci n o reinducci n con los servidores p blicos de la entidad No se cuenta con una persona definida que cumpla netamente con las funciones del Proceso de Talento Humano ya que la que existe tambi n maneja el SIAU DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO PLANES Y PROGRAMAS Si bien es cierto ya est n definidos y adoptados los planes en la entidad es preciso mejorar el seguimiento y control de ejecuci n para garantizar el cumplimiento de los mismos y por consiguiente al plan de desarrollo Es preciso dise ar una metodolog a a manera de tablero de control de mando que facilite el seguimiento y control de los indicadores que permiten la verificaci n del cumplimiento de los planes y objetivos institucionales MODELO DE OPERACI N POR PROCESOS Es preciso continuar con el proceso de dise o revisi n adopci n de las caracterizaciones procedimientos formatos y dem s documentos que componen el manual de procesos y procedimientos ADMINISTRACION DEL RIESGO CONTEXTO ESRATEGICO Es preciso establecer el procedimiento para la identificaci n valoraci n y an lisis del riesgo IDENTIFICACION ANALISIS Y VALORACION DEL
11. y mejoramiento del sistema de control interno de la entidad Debido al poco personal y a las variadas funciones y responsabilidades propias del cargo hacen que el proceso de levantamiento de los procedimientos y dise o de los controles y dem s actividades asociadas a la implementaci n del MECI se demoren y el proceso sea lento RECOMENDACIONES Hay que continuar fomentando la cultura del control entendida como el autocontrol y la autoevaluaci n Continuar con el fomento de la cultura del mejoramiento continuo haciendo una revisi n y control de los documentos y registros que maneja la entidad Lograr la integraci n a las actividades y operaciones diarias que se desarrollan en la entidad el sistema de control interno y no verlo con una obligaci n m s de ley Continuar con el levantamiento de los procedimientos para despu s ser adoptados a las actividades diarias de la entidad establecer indicadores de gesti n apropiados y que evidencien si la entidad cumple con la misi n planes y programas y normatividad aplicable Vincular a los involucrados en los procesos en la formulaci n de los procedimientos formatos controles e indicadores para facilitar su adopci n y aplicaci n Es pertinente iniciar el proceso de actualizaci n del MECI de conformidad a lo establecido en el decreto 943 del 21 de mayo del 2014 atendiendo los lineamientos descritos en el MANUAL TECNICO DEL MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMB
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