Sistema de Información para el Control de Inventarios del
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1. e informes de 8 Art culo recibido 30 de noviembre de 2010 Aceptado para publicaci n 11 de abril de 2011 Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 462. MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez Se pretende que al implementar el sistema de informaci n permitir generar resultados valiosos los cuales se ver n reflejados en el manejo de inventario del almac n con la finalidad de ahorrar tiempo esfuerzo tras papeleo de informaci n a los usuarios El sistema les permitir disponer de los formatos necesarios para realizar las operaciones que se requieren dentro del almac n y tener la informaci n disponible de una manera eficiente y organizada Se desarroll un Sistema de Informaci n apoyado en las tecnolog as de informaci n del cual se tiene un avance del 95 lo anterior con la finalidad de obtener resultados valiosos en relaci n a los procesos que se manejan en el almac n el sistema permitir generar consultas e informes para facilitar el control de existencias de art culos notas de entrada y salida informes estad sticos seg n las necesidades de los usuarios potenciales del sistema Antecedentes La instituciones educativas de nivel superior como la Universidad Aut noma de Coahuila la Universidad Aut noma del Noreste otros Institutos Tecnol gicos generalmente tienen sistemas de informaci n para llevar el control de inventarios del almac n general que suministra toda clase de art culos de equipo de c mputo art culos de oficina limpieza entre otros En el caso del ITS la fo
3. gica como un proyecto interno de investigaci n cuya clave es ITS DEP1 1106 018 e Se desarroll la documentaci n del sistema considerando el manual t cnico y el manual de usuario e La implementaci n de este sistema contribuye a estar a la par con el programa de certificaci n ISO 9000 en relaci n a los procesos administrativos A continuaci n se muestran algunas pantallas relevantes del sistema Pantallas relevantes del sistema 1 CARGA DE SISTEMA Instituto Tecnologico de Saltillo SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMACEN DEL INSTITUTO TECNOLOGICO DE SALTILLO ETS Figura 1 Se muestra la pantalla de bienvenida al t rmino de sta aparece un cuadro de di logo para que el usuario teclee su password y pueda navegar en el sistema Y CONTRASE A Emu Instituto Tecnologico de Saltillo Za Usuario 7 Contrase a me e Figura 2 Muestra cuando el usuario teclea su clave de acceso para ingresar al sistema LEk E ARTICULOS Sale Reporte de Artulos Instituto Tecnologico de Saltillo ARTICULOS Clave de Articulo f Clave Oficial Nombre Uni nidad de Medida r e Costo Unitario Existencia ho 24 A A E l 4 4nicio Figura 3 Esta pantalla muestra el proceso de dar de alta baja eliminar guardar buscar e imprimir los datos necesarios de los art culos Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 45 Sr SISTEMA DE I
4. nos permita optimizar los recursos tecnol gicos que se tienen en la instituci n y colaborar en ese sentido para aprovechar dichos recursos con la finalidad de automatizar procesos administrativos que se requieren en algunos departamentos del ITS como es el caso del Departamento de Recursos Materiales y Servicios especificamente en el rea de Almac n con la finalidad de llevar el control de inventarios de los art culos equipos productos que se manejan en el caso particular del almac n del Instituto Tecnol gico De acuerdo a la tem tica del proyecto se considera relevante conceptualizar la importancia que hoy en d a tienen las nuevas tecnolog as en el mundo de las organizaciones instituciones que requieren de sistemas de informaci n integrales que les permitan llevar el control de sus actividades dentro de las reas correspondientes Es relevante mencionar que considerando que ya se tienen los recursos tecnol gicos implica solo invertir el tiempo y el conocimiento del equipo de trabajo conformado por profesores y alumnos del Departamento de Sistemas y Computaci n lo cu l no se requiere invertir recursos econ micos para compra de equipo puesto que la Instituci n ya cuenta con dicho equipo Seg n algunas versiones consultadas las Tecnolog as de la Informaci n TI se entienden como aquellas herramientas y m todos empleados para recabar retener manipular o distribuir la informaci n Las tecnolog as de la inform
5. utiliz la t cnica de construcci n del prototipo para realizar las interfases del sistema Se us la metodolog a incremental para hacer las diferentes incrementos del sistema previamente aprobados por el usuario s se codificaron los m dulos en visual Basic 6 0 se dise o la base de datos en Access 2003 contemplando sus tablas relacionales con sus respectivas relaciones y se enlazaron a Visual Basic para construir las interfaces del sistema as como las pruebas pertinentes desde la etapa de desarrollo hasta la etapa final de la aplicaci n Resultados del proyecto Es importante resaltar que el desarrollo del sistema del control del almac n del ITS est concluido e Actualmente se encuentra en la fase de implementaci n en dicha fase se est n haciendo las pruebas de correcciones adapt ndolas de acuerdo a las necesidades del usuario e Se tiene un plan de trabajo en esta fase se formul un programa de medidas correctivas de los cambios que requieran los usuarios propios de la organizaci n e Se corrieron pruebas con la informaci n existente en el primero y segundo trimestre del 2009 con la informaci n almacenada de los listados de art culos que se tienen en este per odo semestral de agosto a diciembre del presente a o considerando los listados correspondientes al semestre Enero Junio del 2008 e El proyecto se tiene registrado ante la normatividad que marca la Direcci n General de Educaci n Superior Tecnol
6. De esta forma en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta el control permanente de los sistemas en base a los inventarios existentes a Valoraci n de los inventarios en el sistema permanente La valoraci n de los inventarios y la determinaci n del costo de venta por el sistema permanente tiene el inconveniente con los valores de las mercanc as puesto que stas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercanc as compradas Para sortear este problema la valuaci n de los inventarios se realiza mediante diferentes m todos que buscan determinar el costo de la forma m s real dependiendo del tipo de empresa Entre los m todos de valuaci n tenemos M todo del promedio ponderado M todo Peps M todo Ueps M todo retail etc b Contabilizaci n de los inventarios en el sistema permanente En el sistema permanente las compras de mercanc as o materia prima se contabilizan en un d bito a la cuenta de Inventarios Activo En la devoluci n de compras de mercanc as se afecta directamente la cuenta de inventarios es decir se contabiliza como un cr dito a la respectiva subcuenta de inventarios De acuerdo a las nuevas Tecnolog as de Informaci n que existen hoy en d a es conveniente se alar que para destacar como agentes de cambio es de gran relevancia situarse en un mundo competitivo que
7. NFORMACI N PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMAC N DEL ITS MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez Figura 4 Reporte de los art culos para imprimir o para visualizarlo en pantalla del inventario general seg n sean las necesidades de los usuarios del almac n INSTITUTO TECNOLOGICO DE da SALTILLO AER LE REUS INEA SES y Nota de Entrada al Almacen a No Proveedor EME Cir maca Orden de Compra 12 Factura had Folio Fecha venza m ARTICULO y CANTIDAD UNIDAD costo UNITARIO COSTO TOTAL kopsa T inicio Figura 5 En esta figura se muestra la pantalla de Nota de entrada al almac n la cual se tiene que hacer al momento en que llega un art culo y aqu es donde se hacen los diferentes movimientos Conclusiones Cabe mencionar que este proyecto se encuentra en la fase de implementaci n y se corren algunas pruebas de instalaci n en el rea de trabajo del almac n se est n corrigiendo algunas consultas e informes acordes a los requerimientos y necesidades de los usuarios en el semestre agosto diciembre 2009 posteriormente en el semestre que inicia en el periodo de enero junio del pr ximo a o cuando se disponga de informaci n que permita evaluar la efectividad de la soluci n propuesta Sin embargo es conveniente se alar que el nivel de informaci n que se va
8. Sw Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 Sistema de Informaci n para el Control de Inventarios del Almac n del ITS Reporte de Proyecto MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez Instituto Tecnol gico de Saltillo Departamento de Sistemas y Computaci n Direcci n Boulevard V Carranza 2400 Col Tecnol gico Saltillo Coahuila M xico C P25280 Tel 844 438 95 00 ext 1126 directo 4 38 85 83 Tel fono particular 844 4 16 38 04 E mail mary_san_lo Ahotmail com mvargas 0 its mx breyes its mx ovidal Q 1ts mx Resumen El proyecto est dirigido a hacer mejoras en el Instituto Tecnol gico de Saltillo ITS en el Departamento de Recursos Materiales y Servicios en el rea de Almac n Enbasealas Tecnolog asdeInformaci nse desarroll un sistema de informaci n el cual se encuentra en la etapa de implementaci n en un proceso de pruebas y correcciones como un soporte de apoyo administrativo que permita llevar el control de inventarios del almac n del ITS con la finalidad de ofrecer rapidez y seguridad en el manejo del inventario Actualmente se trabaja de forma manual con formatos en Word y Excel es necesario emigrar a otros entornos que permitan automatizar las tareas propias del almac n Dentro de los resultados que se propondr n del proyecto es obtener consultas e informes requeridos por los usuarios un seguimiento y con
9. a manejar en este espacio da pauta a nuevas investigaciones para realizar cambios por ejemplo que soliciten los usuarios del almac n por las necesidades que surgen en el manejo del inventario Posteriormente se tiene la posibilidad de manejar el sistema a trav s de una red interna de la instituci n La informaci n que genere el sistema va a facilitar el trabajo de otros departamentos tales como compras para que se tengan en forma oportuna las requisiciones de materiales al Departamento de Recursos y Materiales as como a la propia administraci n y a la instituci n misma Referencias 1 Casta o y P Mart nez Miguel 2001 Dise o de bases de datos Alfa omega S A Edici n Colombia James L Johnson 2009 Bases de datos modelos lenguajes dise o Oxford University Press M xico S A de C V Erick J Braud 2003 Ingenier a de Software una perspectiva orientada a objetos Alfaomega M xico 2 3 4 Ceballos J F Javier 2000 Visual Basic versi n 6 0 Enciclopedia de Microsoft Alfaomega S A M xico 5 Piattini Mario 2009 Dise o de bases de datos relacionales Alfaomega S A M xico 6 Manual de Microsoft Access 97 1999 Tecnolog as de informaci n Megabyte M xico 7 Schmelkes Corina 1998 Manual para la presentaci n de anteproyectos investigaci n 2 Edici n M xico Art culo de teor a y manejo de inventarios 2000 Addison Wesley 2 Edici n M xico
10. aci n se encuentran generalmente asociadas con las computadoras y las tecnolog as afines aplicadas a la toma de decisiones 5 Es conveniente hacer una rese a del significado de un sistema de informaci n para conceptualizar la ubicaci n del proyecto se consideran las diferentes fases del desarrollo de un sistema de informaci n Inicialmente un Sistema de Informaci n debe lograr que la informaci n la componen datos que se han colocado en un contexto significativo y til se ha comunicado a un receptor quien la utiliza para tomar decisiones y por tal motivo que se cumplan para los prop sitos que se hayan fijado 3 Etapa de an lisis Es importante resaltar que un sistema de informaci n inicia con una investigaci n preliminar de la informaci n concerniente al proyecto que se pretende desarrollar Para conocer indagar los requerimientos de los usuarios se utilizan las t cnicas de recopilaci n de informaci n como son la observaci n entrevistas y encuestas para saber a ciencia cierta todos los requerimientos de los usuarios potenciales y conocer espec ficamente las necesidades que se tienen para el manejo de la informaci n 3 Etapa de Dise o Existen diversos modelos o herramientas de modelado que permiten al analista de sistemas usar diagramas para representar procesos que permitan destacar caracter sticas relevantes entre ellas citamos 1 Diagramas de contexto 2 Modelos conceptuales 3 Diagramas de fluj
11. er incremento nuevas correcciones hasta lograr el producto terminado 6 Construcci n de prototipos Sin importar la forma en que este se aplique el paradigma del prototipo ayuda al Ingeniero de sistemas y al cliente usuarios a entender de mejor manera cu l ser el resultado de la construcci n cuando los requisitos se satisfagan el paradigma de construcci n de prototipos se inicia con la comunicaci n El Ingeniero de software y el cliente encuentran y definen los objetivos globales para el software identifican los requisitos conocidos y las reas del esquema donde es necesario hacer una definici n m s exacta El dise o r pido se centra en una representaci n de aquellos aspectos del software que ser n visibles para el cliente o usuario final por ejemplo dise o de la interfaz formularios consultas e informes formatos deseados por el usuario El prototipo lo eval a el cliente y con la retroalimentaci n se refinan los requisitos en cada una de las iteraciones hasta que se ajuste a las necesidades del cliente 5 Programaci n extrema PE La PE abarca un conjunto de reglas y pr cticas que ocurren en el contexto de cuatro actividades del marco de trabajo Planeaci n dise o codificaci n y pruebas Metodolog a Se desarroll una aplicaci n con la intencionalidad de mantenerla instalada en una o m s computadoras la cual estar disponible para los usuarios potenciales responsables del departamento de Recurso
12. l sistema de informaci n est desarrollado en una plataforma monousuario no se contempl que estuviera disponible en red por pol ticas de los usuarios de continuar con sus actividades de acuerdo a las disposiciones propias de la instituci n de los directivos por las firmas autorizadas de cada responsable de departamento y de las auditorias externas e internas de la instituci n Fundamentos Te ricos El marco de referencia de un estudio del control de los Inventarios es el que gu a y orienta al proceso del registro de art culos en primera instancia es complejo hablar de control de inventarios sin embargo podemos Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 42 Se SISTEMA DE INFORMACI N PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMAC N DEL ITS MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez aportar estudios de esta naturaleza clasifican do a este proceso en dos sistemas Sistema de inventarios permanente y Sistema de inventarios peri dico El sistema de inventarios permanente o tambi n llamado perpetuo permite un control constante de los inventarios al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario Este control se lleva mediante tarjetas denominadas Kardex en donde se lleva el registro de cada unidad su valor de compra la fecha de adquisici n el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario
13. ng and simultaneously meet the objectives of quality management program under the rules of ISO 9001 2000 Key words Information system inventories warehouse tool of support Introducci n Dentro de toda organizaci n es de vital importancia la compra y venta de bienes o servicios de aqu la importancia del manejo del inventarios tanto en empresas como en dependencias gubernamentales instituciones educativas y algunas otras Cada vez son m s las empresas as como diversas instituciones que dedican esfuerzos a conseguir un buen sistema de informaci n de Control de Inventarios para la cadena de suministro Por lo tanto para lograr un control efectivo de los inventarios es necesario una buena coordinaci n y una cooperaci n entre los elementos del sistema De forma particular el presente proyecto analiza la situaci n del Almac n del Tecnol gico de Saltillo que distribuye materiales de limpieza papeler a equipo y mobiliario a los diferentes departamentos que pertenecen a la instituci n En este trabajo se dise un sistema de informaci n que permite controlar las actividades realizadas dentro del almac n como los son entradas y salidas de art culos generaci n de una bit cora de actividades elaboraci n de tarjetas de kardex vale de activo fijo notas de entradas y salidas simult neas e Inventario de consumo de materiales A SISTEMA DE INFORMACI N PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMAC N DEL ITS
14. o de datos 4 Diagramas de entidad relaci n La finalidad de utilizar las herramientas de modelado es visualizar un panorama general una forma de abstracci n o representaci n de la realidad de todos aquellos procesos que ejecutan alguna tarea o actividad involucrados en el desarrollo del sistema Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 43 A SISTEMA DE INFORMACI N PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMAC N DEL ITS MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez En lo concerniente al desarrollo del sistema se har una selecci n de los lenguajes de programaci n en este caso Access 2000 y Visual Basic versi n 6 0 4 Etapa de Desarrollo Existen algunos modelos de proceso modelo en cascada modelo incremental modelo de prototipos modelo en espiral entre otros Se hace referencia exclusivamente a aquellos que se utilizaron en este proyecto Modelo Incremental El modelo incremental combina elementos del modelo en cascada aplicado en forma iterativa aplica secuencias lineales de manera escalonada conforme avanza el tiempo en el calendario Cada secuencia lineal produce incrementos de software en su primer incremento podr a realizar funciones b sicas de administraci n de archivos edici n y producci n de documentos En el segundo incremento ediciones m s sofisticadas y que tendr a funciones m s complejas En el terc
15. r informes a la medida de las necesidades espec ficas de los usuarios como informes estad sticos semestrales o anuales Para el desarrollo de este proyecto se realizaron las siguientes actividades Inicialmente se realiz un an lisis de requerimientos y se usaron herramientas de modelado tales como el diagrama de flujo de datos para representar los datos relevantes del dise o del sistema el modelo incremental para plantear las etapas del desarrollo del proyecto Se us el modelo de desarrollo de prototipos para el desarrollo del software el cual inicia con la recolecci n de requisitos y en donde el desarrollador y el usuario definen los objetivos globales para el software y el dise o se centra en una representaci n r pida de las tareas del sistema el cual se va refinando en base a las necesidades de los usuarios Conciencia Tecnol gica No 41 Enero Junio 2011 44 Ss SISTEMA DE INFORMACI N PARA EL CONTROL DE INVENTARIOS DEL ALMAC N DEL ITS MC Maricela S nchez L pez Lic Marcelino Vargas L pez Ing Blanca Alicia Reyes Luna MC Olga Lidia Vidal V squez Para el desarrollo de este proyecto se utiliz la metodolog a de programaci n extrema PE Esta metodolog a consta de un conjunto de reglas y pr cticas comprendidas en cuatro actividades b sicas Planeaci n dise o codificaci n y pruebas Inicialmente se conform la historia del usuario la planificaci n del proyecto y la localizaci n del mismo se
16. rma de operar y llevar control de los art culos que entran y salen del almac n as como del inventario de dichos art culos se tienen en formatos en Word y Excel donde se registran todos los eventos de requisiciones de materiales de los diferentes departamentos Se tiene una bit cora interna del registro de art culos ordenados por fechas y por el folio de cada una de las facturas con la descripci n de los art culos que se tienen en el inventario de dicho almac n Es importante resaltar que este trabajo est registrado como un proyecto interno dentro de la Instituci n y cuya clave es ITS DEPI 11067018 y se ha desarrollado sin financiamiento solo con la participaci n de un grupo colaborativo de dos profesores y dos estudiantes de la Licenciatura en Inform tica del Departamento de Sistemas y computaci n Desarrollo de la propuesta Objetivo Dise ar desarrollar e implementar un sistema de informaci n que permita llevar el registro de art culos el control de las entradas y salidas de los mismos as como todas aquellas actividades requeridas en el almac n del Instituto Tecnol gico de Saltillo Justificaci n El uso de un software para el control de inventarios es una herramienta que facilitar el proceso en las actividades de los usuarios del almac n Dentro de este proyecto los beneficiados con esta investigaci n ser n principalmente el personal que ah labora usuarios quienes otorgan atenci n y servicio de abas
17. s y Materiales exclusivamente en el rea de almac n en forma permanente con las medidas de seguridad requeridas para ser accesible a los responsables del rea de almac n con la finalidad de tener acceso a la informaci n relacionada con los articulos del almac n Entre las principales caracter sticas y funciones de la aplicaci n se citan las siguientes e Se asegura la confidencialidad de la informaci n a trav s del n mero o la clave del art culo y un password asignado al responsable autorizado para acceder al sistema e La mayor parte de la interacci n entre los responsables del manejo del inventario se centra en el registro de los art culos que entran y se dan de alta en el almac n la nota de requisici n de art culos los formatos que se siguen en el llenado de los art culos seg n las disposiciones de los usuarios generaci n de listados la entrada y salida de art culos que controla el sistema previamente aprobados por el Jefe del departamento correspondiente como responsable del proceso e La funcionalidad central del Sistema de Informaci n es la generaci n de consultas as como la actualizaci n de los datos de la descripci n de art culos el control de las existencias de los art culos y el control del inventario e Para el uso de la informaci n almacenada por la aplicaci n se cuenta con un m dulo de generaci n de reportes acorde a las tareas que ejecuta el sistema e Adem s permite dise a
18. tecimiento de mercanc a tanto de art culos de oficina como equipo de c mputo material especializado de laboratorios de limpieza entre otros a los diferentes departamentos del Instituto los cuales contar n con un servicio de atenci n m s r pida eficiente oportuna para cubrir sus necesidades b sicas Con el presente proyecto se pretende cubrir las necesidades del almac n del ITS con una herramienta enfocada a un Sistema de informaci n para tener organizada la informaci n concerniente al manejo de actividades b sicas de Inventarios acordes a las necesidades de la instituci n se considera que la mayor a de los Tecnol gicos del pa s ya cuentan con sistema propio nuestra instituci n no tiene un sistema de esa naturaleza y en base a este desarrollo se pretende cubrir esa necesidad a trav s de un sistema de control de inventarios Considerando que es de suma importancia llevar el control del almac n para tener registrado a ciencia cierta las entradas salidas del material en sus diversas categor as la implementaci n del sistema tendr muchos beneficios entre los cuales se pueden citar algunos e Controlar el proceso de requisiciones de las diferentes reas del Instituto para el almac n e Brindar seguridad al usuario para no permitir la manipulaci n de la base de datos e Generar aquellos reportes correspondientes para cada uno de los procesos del almac n del acuerdo al sistema de calidad ISO 9001 2000 E
19. trol de los materiales que entran y salen del almac n a los diferentes departamentos del ITS Lo anterior permitir a los responsables de la instituci n establecer los mecanismos requeridos para darun seguimiento adecuado y cumplir con los objetivos del programa de gesti n de calidad bajo la normativa de ISO 9001 2000 Palabras clave Sistema de informaci n inventarios almac n herramienta de apoyo Abstract The project is proposed for improving resources and material services in the Technological Institute of Saltillo ITS in the Material Resources and Services department in the area of warehouse Based on Information Technologies developed an information system which is in the implementation stage in the process of testing and remediation as a administrative support that allows to take the inventor control of the warehouse of the ITS across a system that allows rapidity and safety in the managing of the inventory 41 Currently the way of works is manually with Word and Excel formats so that it is necessary to migrate to other environments to automate tasks so that it meets of the warehouse Among the intended outcomes of the project it will be consultations and reports will be required by users monitoring and control of materials entering and leaving the warehouse to the various departments of the ITS This will allow the institution responsible for establishing the mechanisms required to provide adequate monitori
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