Gestión de viajes
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1. medio de transporte 6 DESCRIPCI N DEL PROCESO 6 1 Petici n de reserva de viajes y o estancias a la unidad que ha de confeccionar la propuesta de gasto La persona que tiene la intenci n de viajar comunica al centro de gasto por correo electr nico la petici n de reserva de viaje o estancia incluyendo los siguientes datos Nombre apellidos y NIF de la s persona s que van a viajar en caso de ser profesores de la UA deben indicar el motivo del viaje y el nombre del sustituto Tel fono fax y email de contacto Para reserva de hotel Ciudad donde radica el hotel N mero de habitaciones a reservar Fecha de entrada y fecha de salida Para reserva de avi n Ciudad de origen y ciudad de destino Fecha y hora de salida Fecha y hora de regreso Para reserva de tren Ciudad de destino Fecha y hora de salida Fecha y hora de regreso 6 2 Comprobaci n de que el viaje y o estancia est n autorizadas El centro de gasto comprueba que la persona que ha de viajar est autorizada a realizar el viaje a trav s de la correspondiente comisi n de servicio si es personal de la UA o colaboraci n docente si es personal externo e introduce en la aplicaci n inform tica de gesti n econ mica los datos esenciales para tramitar las propuestas de pago seg n el procedimiento Gesti n econ mica PAXX N C digo PC12 Revisi n 00 GESTION DE VIAJES Fecha 11 05 11 Universitat d Alacant Uni2. LIDADES Centro de Gasto recibir las solicitudes de reserva tramitarlas realizar las propuestas de gasto Empresa prestadora del servicio prestar de forma adecuada el servicio y emitir factura Persona s que se desplazan utilizar el servicio y aportar la documentaci n justificativa 4 DOCUMENTACI N DE REFERENCIA e Decreto 24 1997 de 11 de febrero del Gobierno Valenciano sobre indemnizaciones por raz n del servicio y gratificaciones por servicios extraordinarios e Real Decreto 462 2002 de 24 de mayo sobre indemnizaciones por raz n del servicio e Manual de Gesti n Econ mica de la Universidad de Alicante todo lo relacionado con colaboraciones docentes y comisiones de servicio e Manual de usuario del sistema de viajes de la Sociedad de Relaciones Internacionales aplicable nicamente para reservas gestionadas a trav s de Viajes Hispania 5 DEFINICIONES Centro de gasto Facultad Escuela Departamento o unidad administrativa de la UA con dotaci n econ mica diferenciada que va a pagar los gastos de hospedaje y o transporte N C digo PC12 Revisi n 00 GESTION DE VIAJES Fecha 11 05 11 Universitat d Alacant Universidad de Alicante P gina 3 de 4 Facultad de Educaci n Gastos de hospedaje es la cantidad que se abona por los gastos derivados de la estancia en un establecimiento hotelero Gastos de transporte es la cantidad que se abona por los gastos derivados de la utilizaci n de cualquier
3. N C digo PC12 Revisi n 00 Universitat d Alacant GESTION DE VIAJES Fecha 11 05 11 Universidad de Alicante P gina 1 de 4 Facultad de Educaci n NDICE OBJETO MBITO DE APLICACI N RESPONSABILIDADES DOCUMENTACI N DE REFERENCIA DEFINICIONES DESCRIPCI N DEL PROCESO FORMATOS APN RESUMEN DE REVISIONES N mero Fecha Modificaciones________z_________ 00 11 05 11 gt Elaborado y revisado por Aprobado por Fdo scar Morote Jim nez Coordinador grupo de trabajo de la Facultad de Educaci n Fdo Carmen Cobela Puig Cargo Gestor Jefe Cargo Administradora de Centro Facultad de Educaci n Fecha 11 05 11 Fecha 11 05 11 N registro de salida 0881 Fecha 14 11 2011 N C digo PC12 Revisi n 00 GESTION DE VIAJES Fecha 11 05 11 Universitat d Alacant Universidad de Alicante P gina 2 de 4 Facultad de Educaci n 1 OBJETO Describir el procedimiento para gestionar la reserva de viajes y o estancias financiadas con cargo al presupuesto de la Universidad de Alicante UA de las personas pertenecientes a los distintos colectivos de la UA que por encargo de la propia instituci n se desplacen a otro lugar para realizar actividades o que vengan a realizar actividades en la propia instituci n 2 MBITO DE APLICACI N Personal de los colectivos de la Universidad de Alicante o personal externo a los que se les financie viajes o estancias con cargo al presupuesto de la UA 3 RESPONSABI
4. iona las propuestas de gasto si no lo ha hecho con anterioridad y una vez firmadas las env a por correo interno al Servicio de Gesti n Econ mica de acuerdo con lo que establece el procedimiento Gesti n econ mica PAXX
5. versidad de Alicante P gina 4 de 4 Facultad de Educaci n 6 3 Tramitaci n de reserva de viajes y o estancias a qui n ha de prestar el servicio El centro de gasto contacta a trav s del medio m s apropiado con la agencia de viajes hotel o empresa de transporte y le facilita los datos que ha comunicado la persona que va a viajar para que puedan realizar la reserva 6 4 Confirmaci n de reservas La agencia de viajes hotel o empresa de transporte env a confirmaci n de la reserva a la persona que viaja y al centro de gasto preferentemente por correo electr nico para que quede constancia de la misma 6 5 Realizaci n y seguimiento del servicio La persona autorizada a viajar se desplaza y ha de solicitar de la empresa prestadora del servicio los justificantes de que efectivamente ha realizado el desplazamiento tarjetas de embarque y o billetes y los entrega al personal que gestiona el centro de gasto en el plazo de dos d as desde la finalizaci n del servicio 6 6 Facturaci n del servicio Una vez realizado el servicio la agencia de viajes hotel o empresa de transporte remite la factura por la prestaci n del servicio al Negociado de Dietas si se trata de una comisi n de servicio o al centro de gasto cuando es una colaboraci n docente 6 7 Pago del servicio El centro de gasto termina de introducir en la aplicaci n inform tica de gesti n econ mica los datos relacionados con el viaje y estancia confecc
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