Anexo IX Manual de Usuario Sistema Gerencial
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1. 1 IMPORTAR ARCHIVO DE EXCEL 2007 solo acepta formato del sistema de co d del DyA Seleccione el archivo Excel con el b ton Examinar luego haga clic en el vo C Users marce Desktop SOLICITUDES envi zonasiplan 3000 xlsx EF Importar Archivo 2 GUARDAR DATOS DE EJECUCION Si desea grabar los datos haga clic en Guardar Existen datos de ejecuci n grabados C PLAN 3000 FASEIT 2011 BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS Del 01 09 2011 al 30 09 2011 Saldo Inic Saldo Inic Movimiento Movimiento Saldo Final Saldo Final Pofig Nons Debe Haber Debe Haber 5 1 2 1 01 01 04 Tecnicos 5 2 1 1 01 01 02 Personal tecnico Boliviano Figura 14 M dulo de ejecuci n presupuestaria 1 Opci n que permite seleccionar el archivo Excel 2007 generado por el sistema contable Campo que muestra el nombre del archivo seleccionado 3 Opci n que importa los datos del archivo Excel y lo muestra en la matriz ubicada en la parte inferior Si el archivo no es compatible los datos no se visualizaran en la matriz en caso que el archivo importado no corresponda a la gesti n y o zona y o mes seleccionados se mostrar mensajes de advertencia y la opci n guardar se deshabilita Si los datos ya existe en el sistema se mostrar un mensaje en color rojo 4 Opci n para guardar los datos importados en la base de datos del sistema de gesti n Si no ejecuta esta opci n los datos importados no son guardados Los datos gu2. 1 1 01 01 02 Servicios Basicos Scz 0 00 E 28 03 2012 Y 28 03 2012 5 7 1 1 01 01 08 Costos Operacion vehiculos Scz 151 00 Figura 13 Datos de ejecuci n presupuestaria 1 Campo para seleccionar la gesti n de datos de ejecuci n Campo para seleccionar la zona el cambio de zona solo habilitado para usuarios con rol de administrador 3 Campo para seleccionar la unidad zona el cambio de unidad solo habilitado para usuarios con rol de administrador 4 Campo para seleccionar el mes de ejecuci n 5 Opci n que permite eliminar datos de ejecuci n Los usuarios de las zonas pueden eliminar datos de ejecuci n si los mismos est n en etapa de revisi n El usuario de oficina central puede eliminar datos de ejecuci n en revisi n y aprobados Para identificar los datos aprobados la columna aprobado debe estar marcada para todos los registros 6 Opci n que permite generar el reporte de historial de ejecuciones Los usuarios de las zonas solo podr n ver datos de ejecuci n de su respectiva zona El usuario de oficina central puede ver datos de ejecuci n de todas las zonas 7 Datos de ejecuci n cargados al sistema Contiene informaci n de partida monto en Bs estado de aprobaci n y fecha de carga de datos EJECUCION PRESUPUESTARIA Gesti n 2012 y Zonal Plan 3000 y Unidad Coordinaci n z Datos de ejecuci n Carga de datos de planilla Excel 2007 nal mes Enero y
3. 8 MEMS Bs us PARTIDA DIRECT LABOR 185 080 84 26 901 28 KEY PERSONNEL SALARIES DYA BOLIVIA OFFICE 72 436 00 10 528 49 KEY PERSONNEL SALARIES DYA BOLIVIA OFFICE 72 436 00 10 528 49 KEY PERSONNEL SALARIES DYA BOLIVIA OFFICE 72 436 00 10 528 49 Director de Proyecto 26 486 00 3 849 71 5 1 1 1 01 02 01 Recruitment Bonus 18 000 00 2 616 28 5 1 1 1 01 0202 Oficial de Monitoreo y Evaluacion 13 000 00 1 889 53 5 1 1 1 01 02 03 Especialista en Educacion 14 950 00 2 172 97 5 1 1 1 01 02 04 PERSONAL TECNICO BOLIVIANO 80 826 84 11 748 09 PERSONAL TECNICO BOLIVIANO 80 826 84 11 748 09 PERSONAL TECNICO BOLIVIANO 80 826 84 11 748 09 Coordinacion Produccion Rural 11 700 00 1 700 58 5 12 1 01 01 01 Coordinadores Locales 42 861 00 6 229 80 5 1 2 1 01 01 03 Tecnicos 26 265 84 3 817 71 5 1 2 1 01 01 04 PERSONAL DE SOPORTE BOLIVIANO 31 818 00 462471 PERSONAL DE SOPORTE BOLIVIANO 31 818 00 4 624 71 PERSONAL DE SOPORTE BOLIVIANO 31 818 00 4 624 71 Oficial Administrativo Financiero 10 440 00 14 517 44 5 1 3 1 01 01 01 Contador 10 440 00 14 517 44 5 1 3 1 01 01 02 Asistente Administrativo Financiero 4 500 00 654 07 5 1 3 1 01 01 03 Secretaria 4 524 00 657 56 5 1 3 1 01 01 04 Mensajero 1 914 00 278 20 5 1 3 1 01 01 06 TRAVEL TRANSPORTATION AND PER DIEM 18 682 50 2 715 48 Figura 17 Pantalla de reporte 4 Utilice la barra de herramientas para examinar el reporte P a n 4s 173 G Informe principal t M 100 S _ et Exporta el r
4. DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS Del 01 09 2011 al 30 09 2011 9 Codigo Nombre Saldo InicDeSaldo Inic Ha Movimiento Movimiento Saldo Final C Saldo Final Hab 10 1ACTIVO O 6 565 01 148 736 13 295 269 77 O 153 098 65 un 1 1 ACTIVO COR O 6 565 01 148 736 13 295 269 77 O 153 098 65 12 111 ACTIVO DISP 41 650 00 O 126 666 03 140 953 70 27 362 33 13 1111 ACTIVODISP 41 650 00 O 126 666 03 140 953 70 27 362 33 11 11 01 ACTIVODISP 41 650 00 O 126 666 03 140 953 70 27 362 33 15 1 1 1 1 01 01 ACTIVO DISP 41 650 00 O 126 666 03 140 953 70 27 362 33 16 1 1 1 1 01 01 Banco Bisa M o 140 953 70 27 362 33 Booooo Figura 12 Planilla de ejecuci n mensual en formato formato Excel 2007 Datos de ejecuci n La pesta a de datos de ejecuci n muestra informaci n de ejecuci n presupuestaria que fue cargada al sistema Coordinaci n zonal El Mes CS 2012 Zona Plan 3000 z Unidad Datos de ejecuci n Carga de datos de planilla Excel 2007 Datos de ejecuci n Carga de datos de pla Excel 2007 C Eliminar Ver Historial de Ejecuci n Del jecuci n rtidas Partida Descripci n Monto Bs Aprobado Fecha 5 1 2 1 01 01 04 Tecnicos 7280 88 Y 28 03 2012 5 2 1 1 01 01 02 Personal tecnico Boliviano 2429 64 Y 28 03 2012 5 4 2 2 01 01 01 Pers Boliviano y Ecuat Tr terrestre 424 08 Y 28 03 2012 5 6 1 1 01 01 03 Suministros de las oficinas zo 204 68 E 28 03 2012 5 7
5. FUNDACI N DE DESARROLLO Y AUTOGESTI N DYA Manual de Usuario Sistema de Informaci n de Gesti n Gerencial SisDyA Juan Carlos Alejo 05 09 2012 Este documento es una gu a de operaci n del SisDyA dirigida usuarios que trabajan en la instituci n describe de forma detallada las funcionalidades del sistema Tabla de contenido INTRODUCCI N Pa ETE a ie 3 PL ESEMEACI N sacarosa e e ERAR EAS 3 Maps tial Sistema acea R 3 Introducci n dl Sistama icai REAR ARERR 3 ingreso ai sbie cocina dt AA 3 Inicio de SEON cono ENNA E AEEA i ECERS ARC AEE a ii 4 Usuarios del siste iii ic e a 4 Pantalla Principal del Sistema Barra de ESstadO sinonimo 6 M dulos del SEME usor 6 MODULO DE SOLICITUD DE FONDOS sisson 8 MODULO DE PLANIFICACI N Pamilia de planificaci n cin di 11 PLANTACI N noi e 11 Carga Planifica vioasrnnnian ion AS EAE 12 MODULO DE PRESUPUESTO osonro iris 14 MODULO DE EJECUCI N PRESUPUESTARIA oniranu erre AAE 15 Planilla BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS s sessseesrssressesrrestesrerreuresreresursresreesrsreene 15 Datos de ejecuci n CAMBIO DE CONTRASE A cita titi 18 MODULO DE REPORTES ioiini da 18 MANUAL DE USUARIO DEL SISTEMA DE GESTI N GERENCIAL SisDyA INTRODUCCI N Presentaci n El presente manual es una Gu a para los usuarios del SisDyA El manual describe todas las funcionalidades del sistema y realiza una explicaci n paso a paso sobre la forma de op
6. a Reportes Usuario asignado a la oficina de administraci n de Ecuador que solo puede acceder al m dulo de reportes Pantalla Principal del Sistema hp 5stemas dyaboliisorgbo ssdya x Google e DY DESARROLLO Y AUTOGESTI N Barra de estado elemenco A Re so de reos El SisDyA Sistema de Informaci n Gerencial es un software para apoyar los procesos de Gesti n Institucional del DyA tiene los modulos siguientes Solicitud de Fondos Permite elaborar las solicitud de fondos mensual de todas las zonas y la coordinaci n contral consolida la solictudes y genera reportes detallados y ejecutivos Flanificaci n Modulo para elaborar las planificaci n anual y mensual de la oficina central y zonas permite registrar informaci n de actividades y realizar el seguimiento correspondiente 6D iresinieso Presupuesto Registro del presupuesto anual de la instituci n por zonas y reas Informaci n Ejecuci n presupuestaria Permite registrar 1 ejecuci n presupuestana de forma mensual NN Reportes Permite generar de forma directa reportes detallados y ejecutivos de las slitudes de fondos y 5 i ejecuci n presupuestara sobre el Administraci n Este m dulo es para actividades de administraci n y mantenimiento del sistema como ser A ren A O A AS sistema El sistema esta organizado en los siguientes m dulos Barra de Men Figura 4 Pantalla principal del sistem
7. a La pantalla principal del sistema muestra la barra de estado la barra de men e informaci n importante acerca del sistema La barra de estado indica la gesti n que est vigente en el sistema muestra la fecha y hora del sistema nombre de usuario la opci n para cerrar la sesi n y la opci n para salir del sistema La barra de men muestra las opciones de ingreso a cada modulo del sistema En la parte central se muestra informaci n acerca de los siguientes temas Presentaci n Mapa del sistema Caracter sticas y Documentaci n Sistema Barra de Estado o DY DESARROLU AUTOGESTI Figura 5 Barra de estado La Barra de Estado del sistema tiene los siguientes elementos Fecha y Hora de Sistema Gesti n Vigente Nombre de usuario que inicio la sesi n Bot n para Salir del sistema Opci n para Cerrar la sesi n actual Opci n para Ir al Men Principal del Sistema A E i a a a Icono indicador de Modulo en uso M dulos del Sistema GE solicitud de Fondo de Inform Planificaci n i j Jodulos sig Permite er Presupuesto i r icitude y AS para ela registrar informacron de activ fouc presupuestaria Presupuesto Registro del pre Administraci n Per Producci n Rural Sw rotatorio A Insumos Moreras producci n rural O Figura 6 Men del sistema PINE Solicitud de fondos Permite gestionar la solicitudes de fondos por zonas y oficina central Planificaci n Permit
8. acion y trabajo interinsticucional y escritorio A EA Candido Vargas 1 01 006 Ejecucion de Convenio de Preparacion de carpeta para Hernan Liceras y 2 cooperacion y trabajo interinsticucional provision de alimentos SAE AAAA 3 Ba Candido Vargas Presentacion de solicitud de 1 01 007 ampliacion del convenio de ampliacion de Convenio de Hernan Liceras y 3 cooperacion y trabajo interinstitucional Cooperacion y trabajo era SS de Candido Vargas insterinstitucional Figura 10 Modulo de seguimiento a la planificaci n 1 Opci n Examinar para seleccionar la plantilla de planificaci n que se desea importar Campo que muestra el nombre del archivo seleccionado 3 Opci n para leer el archivo seleccionado si el proceso es exitoso se desplegara las planificaciones anual y mensual en la parte de debajo de la pantalla En caso que la plantilla sea de otra zona diferente a la zona del usuario el sistema mostrar un mensaje de error y se deshabilita las opciones de guardar datos 4 Opci n para ver planificaciones registradas en el sistema 5 Opci n para guardar las actividades del POA que fueron le dos de la plantilla Una vez que los datos fueron guardados el sistema desplegar un mensaje de que el proceso se realizo satisfactoriamente Si existe datos guardados con anterioridad el sistema indicar que la acci n no puede ser realizada 6 Guarda la planificaci n mensual si el proceso es exitoso se mostrar un mensaje de indicaci n caso contra
9. adicionados aparecen en la matriz que se encuentra en la parte inferior con el nombre c digo de partida y los dem s datos en blanco Si desea crear el POA con las mismas partidas de la gesti n anterior pero sin datos puede aplicar el punto 9 5 Opci n que permite adicionar la partida seleccionada en el punto 4 6 Campos que deben ser completados como ser Capitan a solo para zona guaran servicio cobertura insumo modalidad de contrato valor unitario en Bs cantidad tiempo en meses y observaciones o comentarios El sistema verifica que el monto sea un dato valido 7 Casilla para seleccionar m s de una partida del POA para registrar cambios 8 Opci n que permite eliminar la partida seleccionada antes el sistema pedir una confirmaci n de la eliminaci n 9 Opci n que permite crear un presupuesto con las mismas partidas de la gesti n anterior pero con los dem s datos en blanco 10 Opci n que permite guardar los datos del POA que tengan marcada la casilla de selecci n 11 Opci n que permite eliminar partidas del presupuesto que tengan marcada la casilla de selecci n antes el sistema pedir una confirmaci n de la eliminaci n 12 Opci n que permite ver el reporte del presupuesto que puede ser impreso o exportado a otros formatos como ser PDF Excel Word 13 Opci n que permite visualizar el presupuesto por partidas de gasto MODULO DE EJECUCI N PRESUPUESTARIA Este modulo migra los datos del reporte d
10. ardados por los usuarios de las zonas se almacenan en un estado de borrador y sujetos revisi n en cambio los datos guardados por el usuario de oficina central se almacenan en estado de aprobado 5 Matriz que despliega los datos importados del archivo Excel del sistema contable CAMBIO DE CONTRASE A Esta opci n permite cambiar la contrase a del usuario por seguridad es recomendable cambiar la misma por una clave de elecci n del usuario Introduzca la nueva contrase a y confirme la misma luego oprima la opci n guardar Anote en un lugar seguro su nueva cobtrase a la siguiente vez que ingrese al sistema utilice la contrase a nueva Figura 15 Cambio de contrase a MODULO DE REPORTES Este modulo permite generar reportes de la solicitud de fondos y ejecuci n presupuestaria Reportes SME Solicitud de fondos por partidas 2011 Mes Octubre Vista Previa Figura 16 Modulo de reportes 1 Seleccionar en la lista desplegable el reporte que se desea visualizar Opci n que permite seleccionar la gesti n y mes del reporte 3 Opci n para visualizar el reporte El sistema generar el reporte seleccionado y desplegara en el manejador de reportes del sistema tal como se muestra en el ejemplo siguiente Dala ara 1 3 Informe principal y M 100 5 4 DYA souy SOLICITUD DE FONDOS 28 iad 6 5 6 5 5 7 Gesti n 2011 Mes 10 Tipo de cambio 6 8
11. e ejecuci n presupuestaria del sistema contable formato Excel a la base de datos del SisDyA de esta forma se puede cruzar informaci n de la programaci n y ejecuci n presupuestaria en el sistema El modulo est habilitado solo para el usuario del rea administrativa de zonas y oficina central La informaci n de la ejecuci n debe ser cargada al sistema antes de iniciar el proceso de solicitud de fondos Este modulo tiene dos opciones principales Datos de ejecuci n y Carga de datos de planilla Excel 2007 e Los datos de ejecuci n permiten ver la informaci n existente en la base de datos del sistema e La opci n carga de datos sirve para importar datos del reporte BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS que emite el sistema contable del DyA en formato Excel 2007 Planilla BALANCE DE COMPROBACION DE SUMAS Y SALDOS Este reporte es generado por el sistema contable una vez que se haya terminado con el proceso de introducci n de datos de gastos en el sistema contable Para mayor informaci n de c mo generar este reporte consultar con el rea de administraci n central del DyA El reporte generado debe ser guardado en formato Excel 2007 y luego cargado en el sistema de gesti n gerencial del DyA Insertar Dise o dep gina F rmulas Datos Revisar Vista Programador A MES Generat aar g E EA E SF F conor cenar EF e 58 4 Fuente 3 P r O FASE II ZONA GUARANI BALANCE
12. e ver la planificaci n anual y mensual por zonas y coordinaci n central Carga de planificaci n Permite cargar la plantilla de planificaci n en formato Excel 2007 Presupuesto M dulo que permite la elaboraci n del presupuesto anual de la instituci n por partidas presupuestarias zonas y reas de la oficina central Ejecuci n presupuestaria Modulo que permite importar datos de la ejecuci n presupuestaria del sistema contable Incluye la opci n de registro de saldos Cambio de contrase a Con esta opci n los usuarios pueden cambiar su contrase a que les habilita el acceso al sistema Reportes Este modulo permite generar reportes detallados y consolidados de las solicitudes de fondos y ejecuci n presupuestaria Fondo rotatorio Permite registrar datos de fondo rotario prestamos a beneficiarios entrega de insumos pagos y visitas t cnicas Insumos A trav s de este modulo se puede registrar los datos de insumos adquiridos por zonas y proveedores 10 Registro de beneficiarios Registro y actualizaci n de datos de beneficiarios de producci n rural MODULO DE SOLICITUD DE FONDOS El modulo de solicitud de fondos permite a los usuarios introducir el requerimiento de gastos de las oficinas zonales y coordinaci n central Los coordinadores y oficiales son responsables registrar en el sistema en l nea cada mes las solicitudes de fondos que luego es enviada a Ecuador para el correspondiente desembolso Como esta actividad es recurren
13. el sistema se debe introducir datos de acuerdo a la secuencia siguiente 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Campo seleccionado que indica la gesti n de la solicitud de fondos no se puede modificar Campo seleccionado que describe la zona a la cual corresponde la solicitud no se puede modificar El valor solo puede ser cambiando por usuarios con rol de administrador Campo seleccionado que describe la unidad o rea como ser educaci n producci n rural etc El valor solo puede ser cambiando por usuarios con rol de administrador Campo que indica el mes al que corresponde la solicitud de fondos El valor solo puede ser modificado por usuarios con rol de administrador Opciones que permite seleccionar una determinada partida luego de seleccionar la partida haga clic en el bot n adicionar partida punto 6 Para realizar una solicitud primero adicione todas las partidas que se requiera los registros adicionados aparecen en la matriz que se encuentra en la parte inferior con el nombre c digo de partida y los dem s datos en blanco Para crear una solicitud con las mismas partidas que el mes anterior pero sin datos de montos y descripci n del gasto puede aplicar el punto 16 Opci n que permite adicionar la partida seleccionada en el punto 5 Esta opci n permite eliminar la partida seleccionada de la solicitud antes el sistema le pedir que confirme la eliminaci n Campo de solo lectura que muestra el c digo
14. eporte a otros formatos como ser Word Excel PDF etc 3 Permite imprimir el reporte pps M4 y i a m ir a la p gina de inicio p gina anterior p gina siguiente y pagina final del 5 Permite ir a una p gina espec fica fai Permite buscar un texto en el reporte 100 y Permite aumentar o disminuir el zoom del reporte Nota Puede ser que cuando quiera exportar o imprimir el explorador que utiliza bloquee la ventana emergente de exportar o imprimir para que se vea la ventana desactive el bloqueo de ventanas emergentes en su explorador internet explorer FirefoxMozilia y podr ver la ventana emergente como la siguiente figura Exportar el informe E http sistemas dyabolivia org bo aspnet_client System_Web 2_0_50727 CrystalReportWebFormViewer x Google J Buscar M s J Acceder Opciones de exportaci n Seleccione un formato de exportaci n de la lista Formatos Y Especifique el rango de p gina que desea exportar Todos P ginas Desde 1 Hasta Figura 18 Pantalla para exportar reporte
15. erar los distintos m dulos que compone el sistema Mapa del Sistema Solicitud de fondos Presupuesto Administraci n Planificaci n Reportes presupuestaria del sistema Figura 1 Mapa del sistema El esquema muestra el mapa del sistema con todos los m dulos que la componen Introducci n al Sistema Caracter sticas generales sobre el ingreso al sistema barra de estado men s del sistema y opciones de comando Ingreso al sistema El acceso al SiSDyA es a trav s de Portal Web del DyA que se encuentra en Internet en el siguiente enlace http www dyabolivia org bo Utilice preferentemente los exploradores Internet Explorer A FireFox vozia MD Google A o Hacer clic en la pesta a de Sistemas y luego ingresar al sistema de gesti n gerencial haciendo clic en el icono correspondiente Qui nes somos Areas de trabajo onvocatorias Buz n de comentarios Enlaces seee Inicio RAI ce arre Sistemas de Informaci n Nombre de usuario Sistema de Gesti n Gerencial del DyA o fa Planificaci n mensual M dulo para elaborar las planificaci n mensual de la oficina central y zonas permite registrar informaci n de actividades y solicitud de fondos por partidas y generaci n de reportes Usuarios del sistema pueden acceder pinchando en siguiente logo de la Fundaci n a lt q in Sistema de Informaci n para el Monitoreo y Evaluaci n del DyA Figura 2 Enlace de ing
16. n no se puede modificar Campo seleccionado que describe la zona a la cual corresponde las actividades no se puede modificar El valor solo puede ser cambiando por usuarios con rol de administrador 3 Campo seleccionado que describe la unidad o rea como ser educaci n producci n rural etc 4 Lista de actividades del POA contiene datos de actividad general descripci n de la actividad fecha de inicio fecha de fin y responsable 5 Campo que indica el mes al que corresponde la planificaci n 6 Opci n que permite visualizar el reporte de la planificaci n mensual incluye un diagrama de Gantt 7 Genera reporte de seguimiento de actividades 8 Genera resumen de indicadores de seguimiento a la planificaci n 9 Lista de actividades mensual contiene datos de actividad del POA actividad mensual fecha de inicio fecha de fin ponderaci n baja media y alta Responsable inicio de ejecuci n de la actividad estado de cumplimiento en proceso no cumplida cumplida reprogramada y justificaci n Carga Planificaci n Este modulo permite importar los datos de la plantilla de planificaci n a la base de datos del sistema es requisito que la plantilla tenga datos antes de subirlos al sistema CARGAR PLANIFICACI N solo acepta plantilla de planificaci n del DyA Seleccione el archivo Excel con el b ton Examinar luego haga clic en el bot n Leer Archivo Si desea grabar los datos haga clic en Guardar si desea borrar los
17. que permiten al usuario hacer un llenado correcto de los datos Se compone de tres hojas electr nicas la primera es para la introducci n del POA la segunda hoja se utiliza para la planificaci n mensual y la tercera hoja es para registrar el seguimiento La hoja de datos del POA se registra una sola vez por a o las otras dos hojas se utilizan mensualmente El sistema tiene una opci n que permite importar los datos de la plantilla a la base de datos del sistema El sistema est dise ado para reconocer el formato de la plantilla por lo cual est protegida para que no se haga modificaciones que alteren su formato Py Ac ai y me i o oja ara j a contr TS EA ES EEES EXE Esos de atar Portapapeles T Fuente H16 r3 LE Earann Creo gr emanes para per araar Zie Pg de metc n P aecenas amena segmento y aoremameno arere ror irar emergien sis somente peceras apa e SST DS Irene Figura 8 Plantilla de planificaci n formato Excel 2007 Planificaci n Permite visualizar las planificaciones de actividades anual y mensual por zonas y reas de la coordinaci n central El modulo no permite edici n de datos la actualizaci n se realiza a trav s de la carga de datos de plantilla de planificaci n Tambi n se puede acceder a reportes detallados y resumidos Id Actividad General Actividad General Acti
18. registros de la base de datos haga clic en Eliminar El bot n Ver Planificaci n despliega la pantalla de planificaci n PLANIFICACI N l DADyA 2011 Sistemas Solicitud de Fondos POA planificacion Agosto a Diciem San Julian 2012 Famina 0 ANUAL Gesti n 2012 Zona 5 San Julian Descripcion Unidad 7 Coordinaci n Zonal Lista de actividades anual N Resultado Actividad General Actividad Inicio Fin Responsable 2 Educaci n Cinco programas aia 2 02 Programa de nivelaci n primaria y Seguimiento y acompanamiento a mestros con y trabajo infantilen SSCundaria Seleccionar y capacitar a los asistencia tecnico pedagogico en el trabajo 01 08 2012 15 12 2012 Wilberg Cutipa 5 maestros aulico pr ctica 2 Educaci n Cinco programas 2 02 Programa de nivelaci n primaria y Reuniones mensuales de informe evaluacion y jucativos para prevenir 2 secundaria Seleccionar y capacitar a los planificacion de actividades curriculares y 01 08 2012 15 12 2012 Wilberg Cutipa erradicar el trabajo infantil en maestros extracurriculares PLANIFICACI N MENSUAL Guardar planificaci n mensual Guardar seguimiento Gesti n 2012 Zona 5 San Julian E Mes 8 Agosto Unidad 7 Coordinaci n Zonal Lista de actividades mensual No Actividad del POA Actividad Inicio Fin Ponderaci n Responsable S9 Estado Justificaci n ejecuci n 1 01 006 Ejecucion de Convenio de Recepcion de materiales mobiliario Hernan Liceras y 1 cooper
19. reso al SiSDyA Inicio de Sesi n Figura 3 Inicio de sesi n Cuando se ejecuta el programa se desplegar la pantalla de inicio de sesi n para identificar al usuario digite el nombre de usuario y la contrase a Haga clic en el bot n Inicio de sesi n si los datos son correctos se habilitar la pantalla de principal del sistema caso contrario digite de nuevo los datos e intente de nuevo ingresar Usuarios del sistema Los usuarios del sistema se clasifican seg n el rol de funcionalidades y m dulos a los que tiene acceso en el sistema Administrador del sistema Con acceso al modulo de administraci n del sistema puede habilitar gestiones mes de la solicitud y activar o desactivar usuarios y asignar roles Coordinador de zona Tiene acceso a los m dulos de solicitud de fondos POA solo en modo de lectura planificaci n mensual de actividades y cambio de contrase a Oficial Con acceso a los m dulos de solicitud de fondos POA solo en modo de lectura planificaci n mensual de actividades y cambio de contrase a Director Con acceso a todos los m dulos y funcionalidades del sistema Una funcionalidad que tiene este usuario es la aprobaci n de las solicitudes de fondos Presupuesto Este usuario tiene acceso a los m dulos de POA reportes y cambio de contrase a Administraci n Usuario con acceso a los m dulos de Solicitud de fondos Ejecuci n presupuestaria registro de saldos reportes y cambio de contrase
20. rio se desplegara un mensaje de error Antes de guardar veriofique que los datos que fueron importados este correctos 7 Permite guardar datos de seguimiento a las actividades mensuales le das de la plantilla 8 Lista de actividades del POA que fueron le dos de la plantilla 9 Lista de actividades mensual MODULO DE PRESUPUESTO Este modulo permite gestionar el presupuesto anual de las oficinas zonales y de la coordinaci n central El modulo est habilitado en modo lectura para coordinadores y administradores zonales para el usuario de administraci n central en modo de edici n El cenas Presupuesto 5 7 42 02 01 00 Dise o de Talleres de Dise o con B Capactacion Tena A E ESTRATEGIA URBANA 75 Figura 11 M dulo POA 1 Campo seleccionado que indica la gesti n de la planificaci n no se puede modificar Campo seleccionado que describe la zona a la cual corresponde las actividades no se puede modificar El valor solo puede ser cambiando por usuarios con rol de encargado de presupuesto 3 Campo seleccionado que describe la unidad o rea como ser educaci n producci n rural etc El valor solo puede ser cambiando por usuarios con rol de encargado de presupuesto 4 Opciones que permite seleccionar una determinada partida luego de seleccionar la partida haga clic en el bot n adicionar partida punto 5 Primero adicione todas las partidas que requiera los registros
21. tamente Opci n para acceder a una vista preliminar del reporte de la solicitud de fondos la misma que puede ser impresa y o exportada a otro formato como Excel o Word Opci n que permite tener una vista preliminar del reporte resumen de la programaci n y ejecuci n de presupuesto Los usuarios de las zonas solo pueden ver el reporte de su zona el usuario administrador puede acceder al reporte de todas las zonas y al consolidado 20 Opci n que permite generar el reporte de la solicitud de fondos por partidas en Bs y us Solo disponible para usuarios con rol de administrador del sistema 21 Opci n que permite generar el reporte que se env a a Ecuador Solo disponible para usuarios con rol de administrador 22 Opci n que permite enviar las observaciones a los responsables mediante email Opci n solo habilitada para usuarios con rol de encargado de aprobaci n de solicitud de fondos MODULO DE PLANIFICACI N El modulo de planificaci n permite elaborar la planificaci n de actividades anual y mensual Tambi n se puede actualizar el estado de ejecuci n de las actividades de forma mensual Los coordinadores y oficiales son responsables de registrar las planificaciones Este modulo carga informaci n de la plantilla de planificaci n en formato Excel 2007 Plantilla de planificaci n La plantilla de planificaci n permite elaborar El POA y las planificaciones de actividades mensuales La plantilla contiene validaciones y controles
22. te se ha establecido un cronograma para su ejecuci n e El proceso se inicia con habilitaci n del mes de la solicitud de fondos el d a 24 de cada mes si cae en fin de semana se recorre al primer d a h bil la tarea est a cargo del administrador del sistema e Elaboraci n de la solicitud dura dos d as es decir 25 y 26 de cada mes se recorre al primer d a h bil si cae en fin de semana e Aprobaci n de la solicitud un d a es decir 27 de cada mes se recorre al primer d a h bil si cae en fin de semana e Resoluci n de observaciones un d a es decir el 28 de cada mes se recorre al primer d a h bil si cae en fin de semana e Envi de la solicitud de fondos revisada a Ecuador el 29 de cada mes se recorre al primer d a h bil si cae en fin de semana oro Ot 012 gt Zona El Alto COS Solicitud Guardar Ver O olcudZonas Ver Resumen FF Ver Solicitud por Partida Ver Resumen Enviar Observaciones E 1 1 01 01 01 C 7 pagar Im Cs aaf i Descripci n Montoengs Saldo Diferencia En us Aprobado Observaciones E E Adicionar Partid Bs Bs ca inar B Pago a tecnica local 1944 73 0 00 19473 E Ea x y od movi equipo terrestre liminar 5 6 1 1 01 01 03 Suministros oficina 350 00 0 00 3500 E Pl Suministros delas zonal z oficinas zonales Figura 7 M dulo de solicitud de fondos Para crear una solicitud de fondos en
23. vidad Inicio fn Responsable A Programa de nvelaci n primaria y sacundaria Selact and train Seguimiento y acomparamento a mestras con asistana tecnico pedagogica 20 y 99 2913 15 10 2012 Wiberg Cutipa teachers el trabajo aulico A ide ic ay ci il is peca a li cn y pad a O Ms Cd 7 coordinacuon y seguimiento alos Nas Jon problemas de aprovechamiento z A 3 Mo Visitas domiciliarias AA Pa 01 08 2012 10 12 2012 Abrahan Flores PLANIFICACI N MENSUAL Mopso Verplanficaci n Ver seguimiento Ver Resumen Lista de Actividades Inico Actividad Inicio fn Ponderaci n Responsable pando Estado Justificaci n 7 Heman ceras y En 3 teriales mobiliario y escritorio 20 08 2042 31 08 2012 Alta EE Toces nbsp 1 006 lecucon de Convenio da cooparacion y trabajo AS 7 Heman Liceras y AZ A erre Preparacion de carpeta para provision de alimentos 15 08 2012 31 08 2012 Ata E Sroceso Soba Presentacion de solctud de ampliacion de Convenio de Cooperacion y trabajo insternsttucional ampliacion del convenio de cooperacion y trabajo internsttucional 2013 2014 ora Hernan Liceras y En A a ALOLO07 03 08 2012 31 08 2012 Alta pel ct Froceso SNS a azoo SEMEN y acomparamiento a mesos con assrencia Segun y acompanamento a 8 massvo W En 01 08 2012 31 08 2012 Alta Wiberg Catpa nbsp Figura 9 M dulo de planificaci n mensual 1 Campo seleccionado que indica la gesti n de la planificaci
24. y nombre de la partida Campo donde se introduce la descripci n del gasto correspondiente a la partida seleccionada Campo donde se debe introducir el monto solicitado Bs correspondiente a la partida seleccionada Campo de lectura que indica el saldo en Bs con referencia al POA de la partida seleccionada Campo de lectura que indica la diferencia de saldo menos el monto solicitado en Bs de la partida seleccionada Casilla que se marca solo para indicar que el monto solicitado en el punto 10 sea desembolsado en d lares americanos Se utiliza el tipo de cambio del periodo de la solicitud Casilla que se marca para aprobar la solicitud de fondos de la partida seleccionada Est disponible solo para el usuario responsable de aprobar la solicitud de fondos Campo de observaciones se debe introducir informaci n adicional del gasto que corresponde a la partida seleccionada tambi n es utilizada por el usuario encargado de aprobar la solicitud para solicitar aclaraci n y o informaci n adicional que luego es enviada mediante email al responsable que elaboro la solicitud de fondos Opci n que permite crear la solicitud de fondos con las mismas partidas del mes anterior pero con los dem s datos en blanco Opci n que guarda los datos introducidos en la solicitud de fondos Para evitar p rdidas de informaci n se recomienda guardar cada cierto tiempo los datos El sistema muestra un mensaje como constancia que los datos fueron guardados correc
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