manual de diseño - Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del
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1. JULIO 2012 P gina 92. Espaldar 51 cm Largo Especificaciones t cnicas Espaldar 85 cm Ancho con Brazos 59 cm Brazos Largo 33 cm 5 Patas Cromadas Imprimir Ficha REQUERIMIENTOS FALTA GENERAR E EE CONAP 4 4 Despacho del Requerimiento En esta opci n el usuario administrativo podr asignar cada uno de los requerimientos a un usuario espec fico de la Direcci n de Log stica para su respectiva atenci n El sistema mostrar una lista de requerimientos previamente generados para su atenci n Si el usuario desea realizar el despacho deber presionar el bot n Evaluaci n donde el sistema le mostrar la ficha del Expediente que se generar una vez asignado dicho requerimiento al usuario de Log stica para este paso el usuario deber seleccionar al usuario y luego presionar el bot n Grabar ASIGNACION DE EVALUADOR N mero de Requerimiento C 2012 v Tipo de Requerimiento BE AA BUSCAR RECHAZAR CEA ION MIO eoe esee morm CC oee EA JULIO 2012 P gina 5 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos EXPEDIENTE DE REQUERIMIENTO 03003 2012 i reacios reguero Sera De Fina Clara Moreno Puente Maria Luisa Montes Luisa Taa Areria Se Vergara Almanza Jose Jonathan Valencia Juan Enrique Silva OBSERVACION DEL DIRECTOR NA Patricia Bueno Paulet Usuario Dilog Hans heysen l Grabar Salir Una vez que se graba al requerimiento se le asigna un exp
3. el usuario deber presionar el bot n Eliminar Proveedor Una vez que el usuario determina la lista de proveedores deber presionar el bot n Enviar correos con esta opci n se le envia un correo al Proveedor el cual deber responder para poder confirmar dicho requerimiento REQUERIMIENTOS PARA EVALUAR por A OOOO BUSCAR RECHAZAR O o en e e a O o l l EXPEDIENTE DE REQUERIMIENTO 03003 2012 Requerido por V Comandancia Departamental Callao V CD Requerido para Callao B 15 Especificaciones T cnicas l Archivos adjuntos a a ki Agregar Proveedor Eliminar Proveedor ea EA BAZAR KEPICERIA NELLY OA PENDIENTE DE ENVIO Beri o Archivos adjuntos E EDITORA FUTURO S R L PO PENDIENTE DE ENVIO 02 07 2012 Archivos adjuntos D 4 20 03 p m Enviar Correos OBSERVACION DEL DIRECTOR Modificar pi Confirmar Salir 4 6 Atenci n del Requerimiento por parte del Proveedor Una vez que se le envia el correo al Proveedor este mismo deber ingresar a la Extranet como se indico en el primer paso del flujo y luego ingresar a la opci n COTIZACIONES ENVIAR COTIZACIONES en esta opci n el sistema le mostrar todos los requerimientos por atender y atendidos tambi n puede visualizar el requerimiento directamente desde el link que se le envia al correo JULIO 2012 P gina 7 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos
4. usuario y contrase a correspondiente Todas las opciones que se explicar n a continuaci n est n dentro del Sistema REQUERIMIENTOS Por favor ingrese su usuario y contrase a INICIO DE SESION Usuario Contrase a 4 2 Registro del Requerimiento El usuario deber ingresar a la opci n Ingreso de Requerimineto para compa ia y presionar el bot n NUEVO REQUERIMIENTO mediante esta opci n se incia el flujo de atenci n del requerimiento llenando un formulario para el requerimiento en este men el usuario podr ingresar los siguientes campos como se muestra en la siguiente imagen as como las especificaciones t cnias en caso sea un requerimiento de Compras o Inform tico Este sistema permite registrar 4 tipos de requerimientos Requerimiento de Compra Requerimiento de Servicio Requerimiento de Comunicaciones Requerimiento de Equipos Inform ticos Adicionalmente una vez que el requerimiento es registrado en el sistema el usuario podr agregar archivos adjuntos al mismo allao B 15 CAMBIAR CLAVE INGRESO DE REQUERIMIENTOS DE LA COMPA IA NUEVO REQUERIMIENTO JULIO 2012 P gina 3 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos MANTENIMIENTO DE REQUERIMIENTOS PARA COMPA IA gt w mm KA DE COMPRA QUE SE ENCUENTRA EN LA PARTE SUPERIOR DE LO CONTRARIO SERA RECHAZADO EL REQUERIMIENTO xxwHKH45 AAN e D gt AAA para Requerimientos de y
5. COTIZACIONES N mero de Requerimiento Eo 2012 v Sree corre O O O NOTA PARA ATENDER UN REQUERIMIENTO PRIMERO ADJUNTE LA COTIZACION Y LUEGO PRESIONAR SOBRE LA BARRA AMARILLA DEL REQUERIMIENTO Y DAR CLICK EN ATENDER BUSCAR neo Ara pr ETT Para atender el requerimiento el proveedor deber presionar el bot n Adj Cotizaci n e ingresar el monto y el archivo luego dar click sobre el requerimiento y presionar el bot n Atender o de lo contrario Rechazar ADJUNTAR FILES PROVEEDOR Eliminar III CUTTER hi i a ai EF vos O Adjuntar Eliminar Salir Registros 1 el Atender Di logo de p gina web e http 192 168 1 25 edranet LOG REQ BANDEJAPROVEEDOR Atender ATENCION DE REQUERIMIENTO PARA PROVEEDOR 4 7 Confirmaci n del Requerimento Una vez que el Proveedor envia la cotizaci n correspondiente al Requerimiento el usuario encargado de log stica de la evaluaci n puede realizar la Confirmaci n del requerimiento Para este paso el usuario deber presionar el bot n Confirmar una vez dentro del Expediente en caso que se desea rechazar el usuario deber presionar el bot n RECHAZAR Agregar Proveedor Eliminar Proveedor A 02 07 2012 gt BAZAR KEPICERIA NELLY S 15000 ATENDIDO 04 41 46 p m lo Archivos adjuntos AAA AS PENDIENTE DE ENVIO 20 03 pa Archivos adjuntos Archivos adjuntos __ a m Enviar Correos OBSERVACION DEL
6. Cuerpo General de Bomberos Voluntarios del Per MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE REQUERIMIENTOS SSR JULIO 2012 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos CONTENIDO ta OBJEMY O Sera a a a a a E 2 OBJSIVOS CSPECNIGOS e nsiiaca ra lea dicte a t nica 2 a EAN E E 2 3 PRINCIPALES FUNCIONES us 2 4 DISENO ADMINISTRA TWO aut ld o 2 A MIES A eee dl 3 4 2 Registro del RequerlMiento oooocnonoccnonocccnononcnononncnonononononccnonononononnnnonononononnnnanoss 3 4 3 Generaci n del Requerimiento ooocooooccnooncnoonnononncnonnnononncnonnnonnnnononnnononnononnnconnnos 4 4 4 Despacho del RequerlmMiento coooccnonocccnononcnononcnnonononononcnnonononononnnnonononnnonnananoss 5 4 5 Evaluac n del Expediente del RequeriMiento oo cccooocccnonccononcnononcnnonananonananononass 6 4 6 Atenci n del Requerimiento por parte del Proveedor oooocccoooncconcnccnonnnncnnoss 7 4 7 Confirmaci n del Requerimento oooooccnncocccooonccnonnncnonnncconnnnconnnnonona nono nnncnnnnncnnnnnncnnnos 8 4 8 Aprobaci n del RequeriMiento ocooooconooccnoocncnonncnonnnononnonononconnnonorononnnnononnnnonnnos 9 JULIO 2012 P gina 1 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos 1 OBJETIVOS Permitir al usuario a trav s de este manual conocer la funcionalidad del sistema de requerimientos mostrando paso a paso la aplicaci n con sus procedimien
7. DIRECTOR Modificar Confirmar Salir JULIO 2012 P gina 8 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos 4 8 Aprobaci n del Requerimiento Una vez que se ha confirmado el requerimiento el usuario encargado de la aprobaci n deber ingresar al men APROBACION donde se mostrar la relaci n de los requerimientos confirmados para poder realizar la aprobaci n se debe presionar el bot n Ver Evaluaci n El sistema mostrar todo el expediente desde su inicio hasta su confirmaci n asi como los archivos adjuntos y las cotizaciones del proveedor con los montos Si es conforme el usuario deber seleccionar un Proveedor y presionar el bot n Aprobar si desea Observarlo deber ingresar una nota de observaci n y presionar el bot n Observar o en caso contrario que desea rechazarlo deber presionar el bot n Rechazar EXPEDIENTE DE REQUERIMIENTO 03003 2012 i REQUERIMIENTO DE COMPRA 02 07 2012 V Comandancia Departamental Callao V CD Callao B 15 Compra de Sillas ergonomicas Especificaciones T cnicas Archivos adjuntos D E oO gt oo gt 7 cun de caia Ca Asignar Evaluador orto TA oaio O oaa ynon aaiaesonaid ativas dei meoraater BAZAR KEPICERIA NELLY S 15000 ATENDIDO SAO ZDA l Archivos adjuntos 04 41 46 p m EDITORA FUTURO S R L AN PENDIENTE DE ENVIO ici PI Archivos adjuntos E OBSERVACION DEL DIRECTOR Aprobar J Observar Salir
8. de Inform tica Deber ingresar la especificaci n a por cada o En caso de no contar conlas espe 7 REGRESAR ADJUNTAR FILES Adjuntar Il Eliminar Salir LA mro DESCRIPCION TIPO DE DOCUMENTO OTROS especificaciones tecnicas txt E plain a Adjuntar Eliminar Salir Sail 1 4 3 Generaci n del Requerimiento El usuario deber ingresar a la opci n Generaci n de Requerimiento el sistema mostrar los requerimientos digitados por parte de la compa a para que el usuario de la Comandancia Departamental CD genere los requerimientos En esta opci n el usuario de la CD podr visualizar la ficha del requerimiento asi como los archivos que la compa ia adjunt al momento de digitar el mismo Si esta conforme deber marcar el requerimiento y presionar el bot n GENERAR de lo contrario el bot n ANULAR JULIO 2012 P gina 4 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos Fecha Impresi n 02 07 2012 NM 8 JE ESPECIFICACIONES TECNICAS ja REQUERIMIENTO N CDO5 03003 2012 ai i i i a i Requerido por Y Comandancia Departamental Callao W CD Requerido para Callao B 15 Referencia Compra de Sillas ergonomicas Forma Entrega En la sede principal del CGBWP Garant a i a o Forma de Pago 30 dias Tr mite de Conformidad Si despu s de la entrega del producto am cias orina n 3 Unidad Sillas giratorias Alto 121 cm Ancho 50 cm Fondo 51 cm Ancho
9. de Log stica SISTEMA DE REGUERIMIENTOS DIAGRAMA DE SECUENCIA SISTEMA REQ DILOG DILOG Digita Fequeririerto R_ _ _ _ _ _ _ _ Generaci n de Requerimientos A _ _ a Generaci n de Expediente autom ticamente con la acci n anterior A _K K A4 lt ___ _ _ Gestiona Expediente proceso manual olicita cotizaci n zi Li mediante el envio de correo a proveedore q rRXH q ___ _ Atiende el Requerimiento envia cotizaci n gt gt gt _ AK lt K lt K ASAXA2 gt Confirma el Requerimiento expediente completo D _ _ _ o_o a Aprueba el Requerimiento selecci n de proveedor a contratar JULIO 2012 P gina 2 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos Actores del Sistema Usuario de la compa ia de bomberos que digita el requerimiento Usuario de la Comandancia Departamental que genera el requerimiento Usuario que realiza el despacho del requerimiento Usuario de la Direcci n de Log stica que evalua el requerimiento Usuario de la Direcci n de Log stica que realiza la aprobaci n del requerimiento 4 1 Ingreso al Sistema Para poder ingresar al Sistema el usuario deber ingresar a la direcci n Web de la pagina del CGBVP http www bomberosperu gob pe luego acceder al link EXTRANET e ingresar el
10. ediente el cual contiene toda la informaci n del requerimiento m s la evaluaci n que se realizar por parte del usuario de la Direcci n de Log stica Si el usuario no desea atender este requerimiento deber presionar el bot n RECHAZAR indicando la raz n NOTA Para los requerimientos del tipo inform ticos y de comunicaciones antes de hacer el despacho de los requerimientos deber n ser confirmados por parte de la Direcci n de Inform tica y la Direcci n de Comunicaciones respectivamente 4 5 Evaluac n del Expediente del Requerimiento JULIO 2012 Una vez que se realiza el despacho del requerimiento se genera un n mero de expediente que el usuario de log stica deber atender en su bandeja de pendientes a evaluar Para esta opci n el usuario deber ingresar al men EVALUACION donde el sistema le mostrar la lista de los requerimientos que deber evaluar y confirmar Para atender el expediente el usuario deber presionar el bot n Evaluaci n seguidamente llenar los datos requeridos y agregar a los proveedores a quienes se les enviar este requerimiento Para agregar un proveedor el usuario deber presionar el bot n Agregar Proveedor donde podr buscarlos por la raz n social o el n mero de RUC P gina 6 CGBVP MANUAL DE USUARIO Sistema de Requerimientos El usuario puede agregar los proveedores que considere necesarios y tambien puede eliminar en caso lo haya agregado por error para este caso
11. tos rutinas y b squedas para lograr los siguientes resultados Objetivos espec ficos e Optimizar el proceso de elaboraci n de requerimientos e Automatizar el proceso de requerimientos v a web lo cual permite reducir costos e Llevar un control de los requerimientos solicitados y atendidos e Permitir conocer en l nea la situaci n de los requerimientos sin trasladarse a las direcciones de Log stica o Mantenimento y sin hacer llamadas telef nicas 2 ALCANCE El m dulo se inicia con el registro del requerimiento por las dependencias usuarias la aprobaci n de los jefes inmediatos y la aceptaci n final de las direcciones encargadas de las adquisiciones en el CGBVP 3 PRINCIPALES FUNCIONES e Registro del Requerimiento e Generaci n del Requerimiento Aprobaci n de Jefes e Confirmaci n del Requerimiento por las Direcciones de Log stica y Mantenimiento e Evaluaci n del Expediente del Requerimiento e Aprobaci n de los Directores de Log stica y Mantenimiento e Impresi n del Requerimiento con firmas digitalizadas 4 DISE O ADMINISTRATIVO A continuaci n se mostrar el diagrama de secuencia del Sistema de Requerimientos donde se muestra las diferentes actividades de cada uno de los Actores del Sistema el flujo del Sistema se inicia desde la Digitaci n del Sistema pasando por la Generaci n por parte de la Comandancia Departamental para luego ser Evaluado Confirmado y Aprobado por parte de la Direcci n
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