SECRETARÍA DE LA GESTIÓN PÚBLICA MANUAL DE USUARIO
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1. 1 1 Entrar al Sistema Para entrar al sistema es necesario abrir un navegador de Internet Fig 1 1 que se encuentra en el escritorio de windows o en el men de inicio s Mozilla Firefox Fig 1 1 Mozilla Firefox Una vez abierto el explorador se debe agregar la direcci n url del sistema http 201 147 251 214 secopv8 corres La primera p gina del sistema es la de autenticaci n Fig 1 2 en donde se deber agregar un nombre de usuario y contrase a v lidos y personalizados Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos Sistema Integral de Gesti n de Documentos Mr 7 Usuario 0 Contrase a 2 _ Ingresar orgullo y Restablecer clave compromiso de todos Fig 1 2 Autenticaci n Una vez proporcionado el nombre de usuario y la contrase a el sistema mostrar la p gina de inicio Fig 1 3 en donde podemos visualizar el proceso de b squeda y en la parte superior los botones del men principal Fig 1 4 gto compromiso de todos Secretaria de la Transparencia y Rendici n de Cuentas Usuario jdurana Fecha 13 05 2013 Salir Busca oficio N mero de oficio Asunto Dirigido a Remitente Contiene anexos N mero de oficio emitido 7 EQ TT EY am PP Fecha de captura entre 1 E 1 O Fecha de oficio entre m d y man Enviado por Municipio Tipo de documento v Actuales v Buscar Fig 1 3 P gina de inicio De acuerdo al r2. 5 16 17 18 19 J 20 21 22 23 24 25 26 EN E F JA A Seleccionar fecha desde donde se podr n seleccionar las fechas Dirigido a permite capturar un texto abierto de alg n emisor Enviado por permite capturar un texto abierto de alg n remitente Remitente permite seleccionar una dependencia Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos Municipio permite seleccionar el municipio del cual procede el oficio Contiene Anexos permite indicar si el oficio buscado fue recibi con o sin anexos Tipo de Documento Selecciona el tipo de documento que pertenece N mero de oficio emitido escribe el n mero de oficio que se esta requiriendo Actuales o Hist rico selecciona si es actual o fue de tiempo atr s Buscar realiza la b squeda de todos los datos llenados del formulario Despu s de definir los filtros de b squeda presionar el bot n buscar y el sistema desplegar los oficios que coincidan con los filtros seleccionados Fig 2 1 1 Queja Lic Madel C P Jos Gonz lez ABASOLO 04 09 2011 01 09 2011 Fig 2 1 1 Oficios que cumplen con los criterios de b squeda seleccionados Desde el listado el usuario podr consultar la imagen del oficio escaneado mediante el bot n seleccionar Fig 1 2 5 Fig 2 1 2 Bot n consultar imagen 3 Mis Oficios Cada usuario del sistema podr consultar desde sta opci n los oficios que le han sido turnados como originales y los cu
3. Complementario seleccionas un documento PDF donde indicas la evidencia de que se atendi ese Oficio este campo es opcional Respuesta escribir una respuesta sobre ese oficio A adir Oficio das respuesta y se a ade un folio para emitir una respuesta a ese oficio este campo es opcional Una vez capturado el texto se presiona el bot n guardar para almacenar la informaci n En caso de que el usuario no sea el responsable directo de atender el oficio deber seleccionar el bot n de la columna turnar Fig 3 5 el sistema mostrar la ventana de captura para elegir el usuario y puesto al cual se deber turnar Fig 3 5 Bot n de la columna turnar En caso de que el usuario no le corresponde debido a que fue una captura err nea deber seleccionar el bot n de la columna rechazar Fig 3 6 el sistema abrir una ventana Fig 3 7 y deber escribir la raz n en el cuadro de texto por la cual lo rechaza Fig 3 5 Bot n de la columna rechazar Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos Si desea rechazar este documento escriba una raz n en el cuadro de texto Razon Fig 3 7 Ventana por el motivo es rechazado el oficio 4 Mis Oficios Copiados e Internos En el apartado de mis oficios copiados aparecer n listados los documentos que haya recibido el usuario nicamente para su conocimiento por lo que solo podr consultarlos Fig 4 1 El usuario deber seleccionar el b
4. Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos to orgullo y compromiso de todos SECRETAR A DE LA GESTI N P BLICA MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTI N DE DOCUMENTOS DESPACHO DEL C SECRETARIO Guanajuato Gto A 13 de mayo de 2013 Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos INDICE Contenido A A 3 o O E 3 Z BUSQUETS UE ON CIO reactor a ticas 5 A A e nn E II 6 Es Mis OMCIOS COPIADOS CANINO saeta 9 A A o Po E UA 10 6 Mania de USO stores 11 Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos Introducci n El sistema de Gesti n de documentos permite la generaci n administraci n y distribuci n de los asuntos que llegan de manera documental al despacho del Secretario con la finalidad de darles su debida atenci n y mantener el registro de las acciones y actividades realizadas a cada oficio por medio de los usuarios correspondientes en todos los niveles jer rquicos de la dependencia Adem s de permitir en todo momento la consulta sobre la atenci n y t rmino de cada documento as como los usuarios involucrados en ello El sistema consta de 2 m dulos principales el administrador para dar de alta los oficios que deber n ser atendidos y el de usuario que permitir a todos los usuarios de la SGP atender los asuntos que sean de su competencia adem s de consultar informaci n sobre los mismos Ambos m dulos se encuentran en la misma aplicaci n web 1 Acceso al Sistema
5. a al seleccionar el bot n turnar Fig 5 1 del men principal Cambiar Password Fig 5 1 Bot n Password Al darle click nos abrir una ventana Fig 5 2 donde el administrador deber capturar la nueva contrase a y como medida de seguridad deber repetirla para asegurarse que la captur de manera correcta Introduzca la nueva contrase a Fig 5 2 Actualizaci n de contrase a 10 Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos 6 Manual de Usuario Documento donde se encuentra el uso de el Sistema de usuario de Correspondencia El proceso inicia al seleccionar el bot n turnar Fig 6 1 del men principal Manual Usuario PDF Fig 6 1 Bot n del manual de Usuario 11
6. ales deber atender El proceso inicia cuando se elige el bot n mis oficios Fig 3 1 desde el men principal Mis Oficios Fig 3 1 Bot n Mis Oficios del men principal Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos 3 1 Atender mis Oficios El sistema muestra los oficios Fig 3 2 que le han sido turnados al usuario actual y que se encuentran sin atender El usuario desde aqu adem s de consultar la informaci n de los oficios que le han sido turnados podr realizar 3 acciones Atender Turnar o Rechazar Mis oficios 0 elementos seleccionados Q 3t No de Oficio Fecha de Asignaci n Oficio 14 Mayo 2013 14 05 2013 Normal 16 05 2013 TU tarea coment Q t E Oficio 2 10 Mayo 2013 14 05 2013 Normal 16 05 2013 TU tarea comentario Q 3t Fig 3 2 Oficios por atender La columna ver oficio abre una ventana y permite consultar la imagen escaneada del documento Si el usuario actual es el responsable de atender el oficio deber seleccionar el bot n que se encuentra en la columna atender Fig 3 3 el sistema mostrar una ventana Fig 3 4 la cual permite la captura de un texto indicando el proceso con el cual fue atendido y terminado el oficio Fig 3 3 Bot n atender Documento complementario Fig 3 4 Ventana para indicar el proceso de atenci n del oficio Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos El cual contiene el siguiente formulario Documento
7. ol que tenga definido el usuario autenticado ser n los permisos que permitir n visualizar alguno o todos los botones del men principal e EROA Fig 1 4 Botones de men principal El bot n inicio Fig 1 5 del men principal muestra la p gina Fig 1 3 donde se encuentra el proceso de b squeda de oficios Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos 2 B squeda de Oficio La p gina de Inicio permite definir filtros para generar b squeda de registros El bot n inicio Fig 2 1 del men principal muestra la p gina donde se encuentra el proceso de b squeda de oficios B squeda de Oficio Fig 2 1 bot n de b squeda de oficio Nos abrir esta ventana Busca oficio E N mero de oficio Fecha de captura entre M1 o o IBI Ar Asunto Fecha de oficio entre Dirigido a Enviado por Remitente Municipio Contiene anexos Tipo de documento N mero de oficio emitido Actuales Buscar Fig 2 1 1 ventana de b squeda de oficios El cual contiene el formulario los siguientes elementos N mero de oficio permite la b squeda por un oficio especifico Fecha de captura entre periodo de fechas Asunto permite capturar alg n texto relacionado con el asunto del oficio Fecha de oficio entre permite definir un periodo Al seleccionar el bot n fecha be m el sistema desplegar un calendario Mayo 2013 Hoy Lun Mar Mi Jue Vie S b Dom VEA aE E E A a t ES r 13 14 1
8. ot n mis oficios copiados Fig 4 1 el sistema mostrar un listado Fig 4 2 con los documentos que le han sido turnado a manera de copia El usuario solo podr consultarlos Mis Oficios Copiados e Internos Mis oficios internos y con copia 0 elementos seleccionados Fig 4 1 Bot n Mis Oficios Copiados e Internos del men principal No de Oficio Fecha de Asignaci n ETS TT E Oficio 14 Mayo 2013 Copia 14 05 2013 Atender Oficio 16 05 2013 TU Normal E Oficio 2 10 Mayo 2013 Copia 14 05 2013 Atender Oficio 16 05 2013 TU Normal 123 Copia 13 05 2013 Atender Oficio 13 05 2013 TU Normal Fig 4 2 Listado de Oficios Copiados Consta de 3 botones el formulario El primer bot n LI selecciona una o varias hileras para que sea seleccionado y con el bot n que se encuentra en la parte superior Fig 4 3 borrar de la ventana todas las hileras seleccionadas Manual de Usuario del Sistema de Gesti n de Documentos 0 elementos seleccionados Fig 4 3 Bot n para limpiar los campos que fueron seleccionados Marcar como leido Selecciona este bot n si se quiere eliminar una sola columna que ya se haya leido anteriormente a a a e a r Ver Oficio seleccionamos la imagen y nos abrira una nueva ventana con los datos de ese Oficio en un PDF 5 Cambiar Password En el bot n password sirve para que el usuario pueda cambiar la contrase a que mejor le sea conveniente para el en el sistema El proceso inici
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