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Para proceder a reformular un presupuesto la ley Orgánica

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1. Administrativa 7 Recibe expediente y entrega al Analista Contable para su tramitaci n Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS PN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA PWZ DE GESTION ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 002 16 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 6 4 TRANSFERENCIA BANCARIA Gerente de la Oficina de Gestion Administrativa 1 Recibe solicitud de pago de la Oficina de Recursos Humanos en el caso de N minas con archivo TXT y vi ticos de la Unidad de vi ticos 2 Revisa y en caso conforme remite a tesoreria en caso contrario devuelve para su correccion Analista de Tesoreria 3 Recibe Solicitudes de pago del Gerente de la Oficina y revisa para los vi ticos genera en sistema archivo TXT con informaci n de rdenes de pago 4 Remite al Tesorero Ordenes de pago y archivo TXT para su revisi n Tesorera 0 5 Recibe las rdenes de pago y el archivo TXT revisa y En caso de que est correcto el archivo TXT 5 1 Verifica disponibilidad financiera en sistema administrativo 5 2 Procesa en la p gina WEB del banco respectivo la solicitud de transferencia 5 3 Remite la solicitud de transferencia electr nica y los expedientes correspondientes al Coordinador de la Oficina de Gesti n Administrativa para su revisi n En Caso de errores en el archivo TXT para vi ticos devuelve al paso 3 en caso de TXT de Recursos Humanos devuelve a dicha
2. LOS PROCEDIMIENTOS 6 1 ELABORACI N DE CHEQUES Tesorera o 1 Recibe las rdenes de pago del Gerente de la Oficina y verifica la disponibilidad financiera Registra numeraci n correlativa de cheques en m dulo banco en el sistema administrativo Entrega al Analista las rdenes de pago y Cheques voucher por completar Analista de Tesorer a 4 5 9 Recibe expedientes de Orden de Pago y Cheques Voucher Ingresa al sistema administrativo y selecciona las rdenes de pago pendientes y en m dulo de banco completa datos ver manual de usuario del sistema administrativo Nota en el caso de vi ticos el n mero de factura de pago ser el n mero correlativo que aparece en el formato recepci n de documentos ver procedimiento de Solicitud de Pago Genera cheque voucher en sistema e imprime En caso de error en impresi n aplica norma de Anulaci n de Cheque Una vez impreso los cheques voucher desprende de la pesta a Ordena cada cheque junto con la orden de pago y anexos correspondientes coloca documentos en carpeta Ingresa en sistema y genera e imprime listado de cheques emitidos 10 Anexa listado a la carpeta con los cheques y entrega al Tesorero a Tesorero a 11 Recibe carpeta y revisa cada cheque coloca media firma de revisado 12 Entrega al Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa para su revisi n y firma Venezuela Gokierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS Dum M
3. archivo plano Ordenes de Pago TXT en sistema gt rdenes de Pago TXT TXT correcto No rdenes de Pago y 2 Verifica disponibilidad J financiera en sistema administrativo Procesa solicitud Revisa y de transferencia en corrige Pagina web de la entidad bancaria TXT Va a pag 22 Reporte de Transferencia rdenes de Pago Coordinador rdenes de Pago correcto TRANSFERENCIA BANCARIA 2da Firma Autorizada Analista de Contabilidad Gerente rdenes de Pago TXT Revisa y aprueba transferencia por p gina web de la entidad bancaria imprime reporte y rdenes de Pago TXT Reporte de Transferencia ONE Ja Pagina 1 WRT LETS Analista de Tesoreria Tesorera 0 Viene de Pag 1 Ingresa en el sistema del Banco e imprime Nota de D bito Nota de D bito Ordenes de Pago Reporte de Transferencia Nota de D bito ST Y Ingresa a sistema y registra transferencia y Orden de Pago por Transferencia EE ae RE a rdenes de Pago Transferencia Nota de D bito Orden de Pago por Transferencia Coordinador TRANSFE
4. blica Bolivariana de Venezuela N 37 347 17 12 2001 Ley Contra La Corrupci n Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 5 637 Extraordinario 07 04 03 Ley Especial de Timbre Fiscal para el distrito Capital sancionada el 07 02 12 Pendiente su promulgaci n en Gaceta Oficial Reglamento N 1 de la Ley Organica de la Administraci n Financiera del Sector Publico sobre el Sistema Presupuestario Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 5 781 12 08 2005 Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley par la Promoci n y Desarrollo de la Peque a y Mediana Industria y Unidades de Propiedad Social Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 38 999 21 08 08 Reglamento Interno del Instituto Nacional de Desarrollo de la Peque a y Medina Industria Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 39 235 05 08 2009 Decreto N 1 808 Reglamento Parcial de la Ley de Impuesto Sobre la Renta en materia de Retenciones Gaceta Oficial de la Republica Bolivariana de Venezuela N 36 203 12 05 1997 Normas Generales de Control Interno dictadas por la Contralor a General de la Rep blica Gaceta Oficial de la Rep blica de Venezuela N 36 229 17 06 1997 Ordenanza de Timbre Fiscal del Distrito Metropolitano de Caracas Gaceta Oficial del Distrito Metropolitano de Caracas N 0015 Extraordinario 12 11 2003 Providencia Administrativa N SNAT 2005 0056 A mediante la cual se designa
5. explicativa de la causa de p rdida o deterioro del cheque y solicitar la reposici n del mismo a la Oficina de Gesti n Administrativa 5 La Unidad de Tesorer a deber antes de la nueva emisi n del cheque verificar en la entidad bancaria si los cheques reportados como extraviados y o deteriorados fueron cobrados y solicitar la suspensi n del mismo en caso que proceda 6 los efectos de control interno se utilizar n cuentas corrientes de uso espec fico para a Remuneraciones de personal Liquidaciones de cr dito m Pagos a proveedores Liquidaciones de Plan Vivienda Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 7 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO ELABORACI N DE CHEQUES 7 10 11 12 Es responsabilidad de la Unidad de Tesorer a realizar la emisi n de los cheques y mantener un registro por banco de los cheques emitidos Para la emisi n de cheques se utilizar el formulario Voucher Cheque Todo cheque debe ser elaborado con los datos exactos de la Orden de Pago El expediente para la elaboraci n de un cheque debe contener la Orden de Pago la Factura Solicitud de Pago Orden de Compra y o Orden de Servicio seg n sea el caso la autorizaci n presupuestaria y su emisi n deber estar autorizada po
6. oficina Coordinador de la Oficina de Gesti n Administrativa 6 Recibe y revisa la solicitud de transferencia electr nica y los expedientes correspondientes En caso de errores devuelve al Tesorero para su correcci n Vuelve al paso 5 En caso contrario archivo TXT correcto entrega al Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa 7 Recibe solicitud de transferencia y expediente e ingresa a la p gina WEB del banco y procede a la aprobaci n de transferencia electr nica 8 Imprime reporte del banco y entrega documentos Tesorero 9 Recibe documentos y genera 2 originales de la Nota de D bito en el sistema bancario 10 Entrega originales de la Nota de D bito al Analista Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS PN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA PWZ DE GESTION ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 002 17 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO Analista de Tesoreria 11 Recibe documentos y registra en el sistema administrativo generando el Formato Orden de Pago por Transferencia 12 Imprime 2 originales anexa Notas de D bito y entrega al Tesorero Tesorero 13 Revisa Formatos firma y remite al Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Gerente de la Oficina de Gestion Administrativa 14 Recibe documentos revisa y firma 15 Remite formatos para la segunda firma autorizada Apl
7. ANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 12 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa 13 Recibe y revisa de no estar conforme entrega al tesorero a para la correcci n en caso de conforme firma cheque y envia para la obtener las firmas autorizadas Aplica pasos existentes para el envio de cheques a las firmas autorizadas Tesorero a 14 Recibe cheques incorrectos y entrega al analista para su anulaci n y la elaboraci n de nuevo cheque Vuelve al paso 3 Firmas autorizadas ante la entidad bancaria 15 Reciben revisan y firman cada cheque 16 Remiten Cheques firmados al Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Aplica pasos existentes para el envio de cheques a la Oficina de Gesti n Administrativa Gerente de la Oficina de Gestion Administrativa 17 Recibe revisa Cheques y remite al Tesorero Tesorera o 18 Recibe cheques correctos y Relaci n de Cheques entrega a la Encargada de Caja A Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS INSTITUTO NACIONAL DE DESARROLLO Dum MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE LA PEQUENA Y MEDIANA INDUSTRIA DE GE STI N ADMINI STRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 004 13 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 6 2 ENTREGA DE CHEQUES Encargada de Caja Recibe carpeta y listado de cheques rev
8. DALIDAD DE PAGO TABLA DE CONTENIDO ASPECTOS GENERALES DEL PROCEDIMIENTO la OBJE MVO eee OOOO a 4 2 RESPONSABLES GO WANDA 4 3 ALCANCE aoc Creer dren wi annette 4 4 BASE LEGA sine a ai A GG an 4 5 NORMAS ESPEC FICAS 6 6 DESCRIPCI N DE LOS PROCEDIMIENTOS 11 6 1 ELABORACI N DE CHEQUES gf SQ E b 11 6 2 ENTREGA DE CHEQUES Will 13 6 3 ENTREGA DE CHEQUES EN 15 6 4 TRANSFERENCIA BAIN RIA clio caiga W 16 7 DOCUMENTOS JARE EDZIA LES ad iii ici 18 8 ELUJOGRAM4SAAJ EF oo Gb 18 A Venezuela Gokierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N CODIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 004 4de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO OBJETIVO Implementar en el INSTITUTO NACIONAL DE DESARROLLO DE LA PEQUENA Y MEDIANA INDUSTRIAL INAPYMI los lineamientos metodol gicos normas formatos e instructivos que regulen el proceso de elaboraci n y entrega de cheques la realizaci n de las transferencias bancarias y dep sitos en cuenta a terceros correspondientes a las modalidades de pago de las obligaciones contra das por el Inapymi as como fortalecer el sistema de control
9. Gobiemo Bolivariano Ministerio del Poder Popular Instituto Nacional de Desarrollo 40 de Venezuela de Industrias de la Peque a y Mediana Industria DICENTENARIO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO Caracas marzo 2011 na Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE KUPY REA GESTI N ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N CODIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 004 2 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO DE MODALIDAD DE PAGO El presente Procedimiento de Modalidad de Pago del Instituto Nacional de Desarrollo de la Peque a y Mediana Industria INAPYMI contiene el conjunto de Normas y pasos para su ejecuci n el mismo ha sido orientado y elaborado por la Oficina de Tecnolog a y Organizaci n en conjunto con la Oficina de Gesti n Administrativa quienes han aceptado todo su contenido y autorizado por el Consejo Directivo m xima autoridad de la Instituci n El presente procedimiento es aprobado en sesi n de Consejo Directivo N __ y Acta N 02 12 de fecha 23 03 2012 Directores del Consejo Directivo Lu s Arriaga Am rico Mata Leonardo Rodr guez Patricia Febles Montes Presidenta Venezuela obierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 3 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO DE MO
10. RENCIA BANCARIA Gerente 2da Firma Autorizada Analista de Contabilidad Pagina 2 INSTA NACIONAL OF OTIAAROKLJ POMOCE Analista de Tesoreria Tesorera 0 Viene de Pag 2 Y Revisa documentos y firma rdenes de Pago Transferencia Nota de D bito Coordinador TRANSFERENCIA BANCARIA Gerente rdenes de Pago Transferencia Nota de D bito Orden de Pago por Transferencia Va a P g 24 Orden de Pago por Transferencia o 4 Ordenes de Pago TXT Reporte de Transferencia Nota de D bito Orden de Pago por Transferencia 2da Firma Autorizada Analista de Contabilidad Ordenes de Pago Transferencia Nota de D bito Orden de Pago ask A rdenes de Pago por Transferencia Revisa documentos y Reporte de Transferencia Nota de D bito Orden de Pago por Transferencia firma Pagina 3 SERS PSEC Analista de Tesoreria Tesorera 0 iene de Pag N23 Memo TRANSFERENCIA BANCARIA Coordinador Gerente 2da Firma Autorizada Analista de Contabilidad rdenes de Pago Reporte de Transferencia Nota de D bito Memo Memo Orden de Pago por Tr
11. ansferencia Revisa documentos y firma memo P gina 4
12. ca cheque en formato Control de Cheques por Entregar No Si Indica la no existencia de z cheque Compara informaci n del cheque voucher y el documento de identificaci n No Datos conformes Si Comunica inconformidad y no entrega cheque hasta la resoluci n del mismo Cheque voucher ENTREGA DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Solicitante Recibe informaci n y se retira Cheque voucher Firma en lugar indicado Sella cancelado todas las hojas del expediente desglosa comprobante Va P g 3 2 Cheque voucher Cheque Firma y se retira Analista Contable P gina 1 DELA PEQUE A Y MEDIANA INDUS TRA ENTREGA DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Encargada de Caja Solicitante Analista Contable Viene de Pag N 2 3 Cheque voucher Expediente Documento de identificaci n Anexa documento de identificaci n a expediente y archiva documentos temporalmente y Extrae de archivo temporal cheques voucher y elabora relaci n Cheque voucher Relaci n de Cheques Entregados Cheque voucher Relaci n de Cheques Entregados Relaci n de Cheques por Entrega
13. ctr nicos Son instrumentos dispositivos elementos o componentes tangibles e intangibles que obtienen crean almacenan administran codifican manejan controlan transmiten y reciben de forma autom tica o no datos o mensajes de datos 8 DOCUMENTOS REFERENCIALES u Procedimiento de Solicitud de Pago 9 FLUJOGRAMA Ver p gina siguiente A Venezuela erno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO ELABORACI N DE CHEQUES ELABORACI N DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Tesorera o Analista Financiero Gerente de la Oficina Orden de Pago Orden de Pago Cheque Voucher Registra numeracion de cheques formas continuas Ingresa al Financiero selecciona Ordenes de pago pendiente ingresa datos necesarios y genera Imprime Cheque Voucher en caso de error por impresi n aplica norma de anulaci n Voucher cheque Una vez impresos los comprobantes desprende de la pesta a y ordena con las Ordenes de Pago Por sistema genera listado de Cheques emitidos imprime y anexa en carpeta con comprobantes de Vaa pagina 2 2 da Firma Autorizada Pagina 1 ELABORACI N DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Tesorera 0 Analista Financiero Gerente de la Oficina 2 da Firma Autorizada Viene de pagina 1 Comprobantes de Cheque Listado de Cheques emitidos Recibe revisa cada ch
14. dad R La Unidad de Tesoreria es la unica autorizada para anular cheques debiendo proceder conforme se indica Colocar el sello ANULADO tanto al cheque como al original y copias del Voucher Remitir la Unidad de Contabilidad Cheques Anulados Registrar la anulaci n en el control de cheques emitidos por banco Cuando se trate de reposici n de cheques deber anexarse el cheque anulado o fotocopia del mismo a fin de que las firmas autorizadas verifiquen su anulaci n TRANSFERENCIA BANCARIA 32 33 34 El Tesorero y el Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa son los responsables de realizar las transferencias bancarias a trav s del portal del Banco correspondiente manteniendo en confidencialidad las claves de acceso a dichas cuentas El pago a trav s de transferencia bancaria nicamente se realizar cuando se trate de los siguientes conceptos Cancelaci n por concepto de vi ticos a los Trabajadores del Inapymi Cancelaci n por concepto de Sueldos y Salarios a los Trabajadores del Inapymi Bajo ningun concepto se realizaran transferencias para el pago a proveedores Venezuela Gokierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS INSTITUTO NACIONAL DE DESARROLLO Dum MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA ARE DE GESTI N ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO P GINA 20 10 2011 P GA 004 11 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 6 DESCRIPCI N DE
15. de dicho registro y de la c dula de identidad del ciudadano que retira el cheque Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 9 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO En caso que el cheque sea retirado por tercero deber exigirse la autorizaci n correspondiente copia de la c dula del autorizado y del emisor de la autorizaci n Solicitar la firma del beneficiario en el original y copia del cheque voucher Colocar el sello PAGADO y la fecha al original y copia del cheque voucher as como tambi n a cada uno de los soportes del pago 21 Todos los cheques no entregados en el d a deber n ser guardados en la caja de seguridad ubicada en el rea de caja adscrita a la Oficina de Gesti n de Administrativa 22 Los cheques de los cr ditos se enviar n los d as lunes mi rcoles y viernes por valija a las Oficinas Estadales correspondientes para los eventos especiales se entregar n seg n cronograma del evento 23 Deber verificarse semanalmente las fechas de caducidad de los cheques contra listado de emisi n de los mismos a fin de identificar fecha de vencimiento de estos Deber elaborarse semanalmente y al cierre de cada mes un inventario de cheque por entregar e informar a las unidades solicitantes 24 Para todo cheque pr ximo a tener los 90 d as en custodia se deber in
16. deicomiso se mantendran en custodia en Tesoreria hasta el momento de la protocolizaci n y firma del documento respectivo CAJA 17 El Encargado de Caja o Analista asignado a Caja es el responsable de la custodia los cheques emitidos y entrega a los beneficiarios Este deber mantener en custodia durante la jornada laboral respectivamente asi como resguardarlos en la caja de seguridad hasta el momento de entrega a sus respectivos beneficiarios o hasta el final del dia 18 La entrega de cheques a proveedores se realizara de lunes a jueves en el horario de 8 30 am a 11 30 am y de 2 00 pm a 4 00 pm La entrega de cheques a los trabajadores del Inapymi y donaciones se efectuara de lunes a viernes en el horario 8 00 am a 12 00 am y de 1 30 pm a 4 00 pm 19 Para el retiro de los cheques de proveedores y o contratistas el solicitante 6 beneficiario debera consignar una autorizaci n copia del registro mercantil de la empresa beneficiaria y c dula para verificaci n de datos 20 Para la entrega de cheques debera procederse conforme se indica m Verificar contra las credenciales entregadas por el beneficiario Persona Natural C dula de Identidad verificar el n mero nombres y apellidos y deber anexarse fotocopia de la misma al expediente de pago Persona Jur dica Registro Mercantil nombre o raz n social de la empresa y datos del representante legal con facultad para recibir el pago y deber anexarse fotocopia
17. edor indica la no existencia del pago y adicionalmente informa que pueden llamar previamente para verificar la emisi n del mismo En caso de la existencia del cheque busca alfab ticamente y extrae el mismo del archivador Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS INSTITUTO NACIONAL DE DESARROLLO Dum MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 14 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 12 Compara datos del Cheque voucher contra documento de identificaci n que aplique 13 De estar conforme los datos entrega Cheque voucher para la firma en caso contrario le comunica al solicitante la inconformidad con el documento de identificaci n y no entrega cheque hasta resolver la situaci n Solicitante 14 En caso conforme recibe Cheque voucher completo coloca su nombre fecha y firma en el lugar indicado y entrega documento 15 En caso de no estar conforme recibe informaci n y se retira Encargada de Caja 16 Recibe Cheque voucher y sella Cancelado en todas las paginas del expediente 17 Desprende el cheque la copia amarilla de Cheque voucher retenciones de impuestos y entrega documentos al solicitante Solicitante 18 Recibe documentos y se retira Encargada de Caja 19 Anexa documento de identificaci n que aplique a Cheque voucher y archiva temporalmente documentos hasta acumular un grupo 20 Archiva Relaci n de cheques por en
18. eque y coloca media firma de revisado y entrega a gerente Va P g P gini2 INAPYMI Tesorera 0 ELABORACI N DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Analista Financiero Gerente de la Oficina Viene de Pag N 2 No Cheques Si conforme 2 da Firma Autorizada Revisa y Firma Revisa y Firma Cheques conforme Recibe cheques y entrega a Encargada de Caja Aplica procedimiento de Entrega de cheques P gina 3 DIAGRAMA DE ELUJO DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CHEQUES um ENTREGA DE CHEQUES Oficina de Gestion Administrativa Encargada de Caja Solicitante Gerente de la Oficina Solicita cheque indica empresa y nombre Listado de Cheques emitidos Documento de identificaci n ee 3 Separa cheques del personal y de proveedores y de liquidaciones de cr dito Ordena alfab ticamente los cheques de personal y proveedores archiva Separa los cheques de liquidaciones por estado y aplica pasos existentes para preparar y enviar valijas Documento de p identificaci n Va pagina 2 Pagina 1 INAPYMI NACIONAL OF DESARROULO DE LA PEQUENA Y SAE INDUSTRIA Encargada de Caja Viene de pagina 1 Recibe documentos de identificaci n y bus
19. formar a la unidad solicitante para su notificaci n al beneficiario 25 Todo cheque cuya emisi n tenga m s de 90 d as y su beneficiario no lo haya retirado se enviar a la Unidad de Tesorer a para su anulaci n 26 En caso de existir cheques anulados la Unidad de Tesorer a es la nica responsable de la custodia de los mismos hasta que sean remitidos a la Unidad de Contabilidad 27 En caso de anulaci n de cheques por caducidad la Oficina de Gesti n Administrativa remitir comunicaci n a la unidad solicitante a fin de validar la reposici n del mismo 28 Para los trabajadores que se encuentran en el tr mite de apertura de cuenta n mina deber n enviar a la Oficina de Gesti n Administrativa una autorizaci n con un n mero de cuenta provisional para el dep sito de compromisos de sueldos y vi ticos en dicha cuenta Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 10 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO ANULACI N DE CHEQUES 29 30 31 Los motivos para la anulaci n de cheques son los siguientes Errores en la elaboraci n Anulaci n de la operaci n Defectos del endoso Extrav o del cheque Deterioro del cheque ocurrido durante su tramitaci n o posterior a la entrega Vencimiento del per odo establecido para su permanencia en custodia caduci
20. ica pasos existentes para el envio de documentos 2 da Firma Autorizada 16 Recibe documentos revisa y firma 17 Remite al Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Gerente de la Oficina de Gestion Administrativa 18 Recibe y remite al Tesorero a Tesorero 19 Recibe y remite al Analista Analista de Tesoreria 20 Recibe formatos y elabora memo interno para la entrega a la unidad de Contabilidad 21 Entrega un original de nota de D bito y Orden de Pago por transferencia junto con original y copia de memo interno Analista de Contabilidad 22 Recibe memo con anexos revisa sella y firma 23 Entrega copia de memo interno Analista de Tesoreria 24 Recibe copia de memo interno y archiva con segundo original de documentos en carpeta de Transferencia Bancaria Venezuela Gokierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS PN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA aiii DE GESTION ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO P GINA 20 10 2011 P GA 002 18 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 7 GLOSARIO o Transferencia Bancaria Operaci n por la que se transfiere una cantidad de dinero de una cuenta bancaria a otra u Cheque Instrumento de pago mediante el cual el titular de la cuenta INAPYMI le ordena al banco pagar al beneficiario la suma indicada en el mismo Endoso Mensaje que para endosar una letra u otro documento a la orden se escribe en su respaldo o dorso Medios Ele
21. interno vigente en el organismo RESPONSABLES Elaboraci n de Cheques Analista de Tesorer a Transferencia Bancaria Tesorero a Control Previo Tesorero a Autorizaci n Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Autorizaci n de Cheques Presidenta del Inapymi Ejecuci n Gerente y personal adscrito a las unidades de Tesorer a Ejecuci n Presupuestaria Contabilidad y Oficinas Estadales ALCANCE El presente documento se circunscribe a los procedimientos relacionados a la tramitaci n de cheques a la realizaci n de transferencias bancarias y dep sitos en cuenta a terceros en estricto cumplimiento a la normativa legal vigente BASE LEGAL a Constituci n de la Rep blica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial de la Rep blica Bolivariana de Venezuela N 5 453 Extraordinario 24 03 2000 a Ley Org nica de la Administraci n Gaceta Oficial de la Rep blica Bolivariana de Venezuela N 37 305 de fecha 17 10 2001 u Ley Org nica de la Administraci n Financiera del Sector P blico Gaceta Oficial de la Rep blica Bolivariana de Venezuela No 39 741 23 08 11 Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 5 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO Ley Organica de la Contraloria General de la Republica y del Sistema de Control Fiscal Gaceta Oficial de la Rep
22. isa fisico contra listado Registra los cheques recibidos en formato Control de Cheques por Entregar Separa cheques del personal donativos vi ticos pago de guarder as n mina de contratados etc de proveedores y de liquidaciones de cr ditos 4 Ordena alfab ticamente los Cheques de personal y proveedores guarda en archivador hasta el momento de entrega 5 Los cheques correspondientes a liquidaciones de cr ditos son separados por estados y elabora formato Relaci n de Cheques para cada estado 6 Aplica los pasos existentes para preparar y enviar las valijas de acuerdo a los d as se alados en las normas del presente documento 7 En caso de Cheques por concepto de sueldos vi ticos y notar as que deban ser depositados en la cuenta del beneficiario por tramitaci n de cuenta n mina ante la entidad bancaria se proceder a completar la planilla de dep sito bancario correspondiente y remitirla al banco con el mensajero Aplica pasos existentes para la diligencia bancaria por mensajero 8 Recibe planilla de dep sito bancario que anexa a expediente Solicitante 9 Solicita cheque a nombre de persona natural o jur dica y consigna el documento de identificaci n correspondiente ver norma N 17 Encargada de Caja 10 Recibe petici n y busca en el Control de Cheques por entregar 11 En caso que no exista cheque o pago solicitado indica Para empleado verifica estatus del cheque y lo comunica Para prove
23. n a los entes p blicos nacionales como agentes de retenci n del Impuesto al Valor Agregado Gaceta Oficial de la Rep blica Bolivariana de Venezuela N 38 188 17 05 2005 Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 6 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 5 NORMAS ESPEC FICAS Las presentes normas regulan el proceso de elaboraci n autorizaci n entrega de cheques y la realizaci n de transferencias bancarias por medios electr nicos 1 Los medios para movilizar fondos de las cuentas bancarias y de fideicomiso son a Cheques b Transferencias c Carta de instrucciones 2 El Tesorero es el responsable de la guarda y custodia de las chequeras y o cheques voucher por emitir El Tesorero ser responsable de 1 Llevar un control de la numeraci n en formato control de chequeras y o comprobante cheques formas continuas 1 Llevar el control del inventario de las chequeras y cheques voucher solicitar previa autorizaci n y conocimiento del Gerente de Gesti n Administrativa su reposici n oportunamente 3 El Tesorero y el encargado de caja son los guardas y custodios de los cheques emitidos a n cuando no hayan sido retirados por sus beneficiarios 4 caso de deterioro o extrav o de cheque el beneficiario del mismo deber emitir una comunicaci n
24. r P gina 3 ENTREGA DE CHEQUES Oficina de Gesti n Administrativa Encargada de Caja Solicitante Analista Contable Viene de Pag 3 Cheque voucher Relaci n de Cheques Entregados C 4 Datos conformes Y Firma Corrige y vuelve al paso 17 2 Relaci n de Cheques Entregados P gina 4 ma DIAGRAMA DE ELUJO DEL PROCEDIMIENTO ENTREGA DE CHEQUES EN OFICINAS ESTADALES Punu WSTIUIA NACIONAL OF DESARROLLO ESE Jefe Estadal Comprobantes de Cheque Relaci n de Cheques Y Comprobantes de Cheque Relaci n de Cheques ENTREGA DE CHEQUES EN OFICINAS ESTADALES Coordinador de Oficinas Estadales Firma y sella Y Aplica pasos existentes para el env o por valija a oficina de Gesti n Aplica procedimiento de entrega de cheques Administrativa 2 Relaci n de Cheques Remite expedientes aplicando los pasos valija existentes para el envio por w Recibe expediente y entrega a Analista Contable para su tramitaci n Secretaria de la Oficina de Gesti n Administrativa P gina 1 DIAGRAMA DE ELUJO DEL PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIA BANCARIA JP Ela Analista de Tesorer a Tesorera 0 Genera
25. r el Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Los cheques no deber n tener enmiendas ni tachaduras y bajo ning n concepto podr n emitirse cheques al portador El responsable de la emisi n de los cheques deber garantizar su orden cronol gico consecutivo y que contengan los sellos de No endosable y el plazo de caducidad 90 d as Ser responsabilidad de la Unidad de Tesoreria mantener actualizada la informaci n de la Oficina de Recursos Humanos en lo referente al n mero de cuenta que se se ala en la carta de transferencia bancaria para los pagos efectuados de manera electr nica FIRMA DE CHEQUES 13 14 15 Las firmas autorizadas nunca deben firmar cheques en blanco Todos los cheques deber n tener un r gimen de firmas conjuntas A A Firmas Tipo A Presidente Firmas Tipo A Gerente de la Oficina de Gesti n Administrativa Firma Tipo A Coordinador de Asuntos Presidenciales Es responsabilidad del Tesorero enviar a los bancos los respectivos registros de firmas cuando se produzcan cambios en las autoridades funcionarios con delegaci n de firma y a tal efecto solicitar el nombramiento respectivo Venezuela Gobierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE o n RE GESTI N ADMINISTRATIVA 20 10 2011 P GA 004 8 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 16 En el caso de los cheques emitidos para la apertura de un fi
26. tregar 21 Extrae de archivo temporal Cheque voucher y elabora Relaci n de Cheques Entregados en original y copia 22 Anexa Cheque voucher a relaci n de Cheques y entrega a Analista Contable Analista Contable 23 Recibe documentos revisa lote de comprobantes contra Relaci n de Cheques Entregados de estar conforme firma copia y entrega en caso de no estar conforme indica al Encargado para su correcci n Encargado de Caja 24 Recibe documentos en caso de estar conforme archiva formato en carpeta correspondiente en caso de no estar conforme revisa Relaci n de Cheques corrige y vuelve al paso 21 Venezuela Gokierno Bolivcriano AHORA ES DE TODOS PN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA DE GESTI N ADMINISTRATIVA FECHA DE ELABORACI N C DIGO PAGINA 20 10 2011 P GA 002 15 de 18 ASUNTO PROCEDIMIENTO MODALIDAD DE PAGO 6 3 ENTREGA DE CHEQUES EN OFICINAS ESTADALES Jefe Estadal 1 Recibe Relaci n y cheques revisa y firma original y copia 2 Aplica pasos existentes para el envio de copia de Relaci n por valija a la Oficina de Gestion Administrativa 3 Entrega cheques a la coordinadora para su archivo Coordinadora de Oficinas Estadales 4 Recibe cheques y archiva 5 Entrega los cheques a los beneficiarios aplicando el procedimiento descrito para Entrega de Cheques 6 Remite expedientes por valija a la Oficina de Gesti n Administrativa Secretaria de la Oficina de Gesti n

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