Manual de usuario
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1. Manual de usuario Lista De Gastos INDICE WP ROCESO DEL USUARIO AAA 3 AR E MA EE 4 AA TE AE iii 5 SIR Lec AAA AAA AAN 7 o ES iU e EE 15 e A A M M we A E 15 STAR ARCHIVOS DIM KOREA d VEU LE QURE VIS PU ME EM UNT PN 20 AS POS PHP 24 SOPORTE ADVERSITING AND 27 The Promotion House Usuario j L t Oil Proceso del Usuario 3 Lista de Gostos Plaza 9 Subir Archivos e rm rm Subir el archivo Lstorarhivos A pum m meme er ern J iU El usuario podr subir el archivo de su gasto o consultar el estado de su gasto om AS ge ZO ps D Intranet Lista de Gastos Plaza 0 Subir Archivos TT listor Archivos Asignado por el sistema dependiendo de la carga de f trabajo Fecha de pago Contador Conciliador 7 Ejecutivo puede reservar los gastos que sean del plan al Reservar igual que Asistente Ejecutivo echaza Asistente P Verifica Ejecutivo Verifica el reporte de todos los gastos aceptados por el LS Ejecutivo Tesorer a Diagrama Del Proceso Del Gasto The Promotion House Acceso al Sistema El Usuario deber de ingresar a la siguiente direcci n2. The Promotion House 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Page Resultados Fecha Folio Plan Presupuesto Tipo Movimiento Total Comentario Estatus Opc Original Limpiar Muestra el n mero de p gina en la que nos encontramos Muestra cuantos datos queremos ver en la p gina Muestra la fecha en la que se cre el gasto Muestra el folio del gasto Muestra a que plan pertenece Muestra el tipo de presupuesto que tiene el gasto Muestra el movimiento a realizar este puede ser REEMBOLSO PROVEEDOR GASTO POR COMPROBAR FONDO FIJO Muestra el total a pagar del gasto Muestra el comentario del gasto Muestra el paso de cada gasto Muestra las opciones que tiene el gasto que se subi Indica con un SI o un NO si es que contabilidad cuenta con los originales Limpia los campos de Texto ingresados por el usuario Nota Pueden realizarse b squeda por palabra o por la letra inicial La tabla muestra gastos de un rango de 15 d as considerando el d a en actual m s 14 d as de desfaso en caso de que se requiera ver gastos anteriores a los 15 d as se tendr que utilizar la b squeda por fechas Al dar clic en el campo n mero 10 folio se desplegar la siguiente ventana FECHA DE SELLO 14 11 2011 IMPORTE 455 00 PLAN 0 PRESUPUESTO PRUEBATO 12Z EMPRESA 8 BENEFRCIARIO CUENTA BANCARIA JUAN
3. ABONO PROVEEDOR GASTO POR COMPROBAR FONDO FIJO Se selecciona el plan de acuerdo al gasto que se subir Muestra los presupuestos correspondientes al plan Se selecciona el presupuesto de acuerdo al gasto Se ingresa solo la cantidad del gasto sin Impuesto Esta misma solo acepta puntos para los decimales 5 IVA 6 Retenci n de IVA 8 4 Fletes Total A JJ 10 Archivo Cargado 11 Archivo 12 Fecha de Sello 13 Empresa 14 Proveedor Se ingresa la cantidad calculada del IVA correspondiente al importe ingresado previamente En caso de haber retenci n de IVA se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA En caso de haber ISR se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA En caso de haber 4 en Fletes se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA Se visualiza la suma del importe y del IVA menos Retenci n de IVA ISR 4 Fletes Muestra el nombre del archivo que fue cargado previamente Si se le da clic al nombre se podr ver el archivo Si se selecciona un nuevo archivo est remplazar al anterior Est solo puede ser l a E E Adobe rar zip y pdf Muestra por default la fecha actual al darle clic despliega un calendario para seleccionar La fecha en que se sell el gasto Se selecciona el nombre de la empr
4. http sistemas avp com mx 8082 ntranet Nota Se sugiere utilizar Chrome o Firefox como navegadores para una mejor visualizaci n de la p gina Para descargar Firefox http www mozilla europe org es Para descargar Chrome http www google com chrome hlzes Enseguida se explica c mo ingresar al sistema Promotion louse Login a Intranet INGRESO AL SISTEMA Empresa N mero de empleado O N m de C mo entrar 3 JJ empleado Promotion House Contrase a Entrar ES A Y E Soporte Intranet contrase a e Advertising and Promotion S A DE C V Augusto Rodin 135 Colonia Noche Buena C P 03720 M xico D f 5591401900 TILNI 19000 Imagen 1 Acceso al Sistema Detalles de los elementos de la Vista DESCRIPCI N 5 1 Empresa N No de empleado 3 Contrase a Entrar 5 C mo entrar 6 N m de empleado 7 Obtener contrase a Soporte e F MN motion louse OBSERVACIONES Muestra la opci n para elegir la empresa a la que pertenecemos desplegando las opciones Debemos de ingresar nuestro n mero de empleado en forma de d gitos Ingresamos nuestra contrase a que nos otorg el sistema o la personalizada Entramos al sistema siempre y cuando el n mero de empleado y contrase a sean correctos Explica como entrar a la intranet Opci n para obtener el n mero de empleado en caso de no
5. Coneo electr nico Ayuda 0 Lista de Gastos Plaza Y Gastos Hist rico Y Consultar Gastos Cerrar sesi n Imagen 4 Men Consultar Gastos Una vez accionado se deber ver la siguiente pantalla The Promotion House Mi Cuenta LISTA DE GASTOS CON ESTATUS HIST RICO se listan a continuaci n todos los gastos que se han registrado en alg n plan administrado por el usuario Filtrar del O ES Datos 1 9 9 FEST limpiar keet ULT TIPO TODAS FEC MOV MOV de PAGO PLAN PRESUPUESTO FOLIO m lt Todos gt ul leng Todos e 4001 2011 10 24 Paso 7 Fecha de PROMOTO 11 5386 RHO542 org PROVEEDOR 1 74000 Liberadoen 3M SS Contabilidad 24 10 2011 2248 ASESORES 2011 10 25 GASTOPOR deeg PS TECNICOS 11 5397 AP1157 EE 50000 Lberndoen BERE COMPROBAR VETERIANRI Contabilidad 26 10 2011 ENERO 4 11 5386 AP1167 n A 2 000 00 im js m 14 38 43 COMPROBAR i Bn 3M ContabSdad 28 10 2011 Imagen 4 1 Lista de Gastos con Estatus Detalles de los elementos de la Vista DESCRIPCI N ID OBSERVACIONES 2 Muestra hasta qu fecha desea buscar 4 Datos Muestra la cantidad de datos que vemos y los datos en total 6 Adelante Se desplaza una hoja adelante a la que estamos The Promotion House 10 11 12 13
6. En caso de haber retenci n de IVA se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA En caso de haber ISR se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA En caso de haber 4 en Fletes se ingresa la cantidad correspondiente y esta se restar a la suma del importe m s IVA Se visualiza la suma del importe y del IVA menos Retenci n de IVA ISR 4 Fletes Se selecciona el archivo que se va a subir este solo puede ser fe Ia p M rar zip y pdf Muestra por default la fecha actual al darle clic despliega un calendario para seleccionar La fecha en que se sell el gasto EE m RFC del Proveedor 14 15 16 18 Beneficiario Cuenta Bancaria Guardar Se selecciona el nombre de la empresa que pertenece el gasto 5193 A amp P House Ortelius SM Muestra los nombres de los proveedores considerando la empresa que se seleccion anteriormente se selecciona el proveedor al que se va a realizar el pago en caso de que el proveedor no se encuentre en la lista seleccionamos la opci n ninguno deber ingresar los siguientes datos en comentario Nombre del proveedor Nombre de banco Cuenta bancaria RFC En el caso de haber seleccionado alg n proveedor puede ingresar el RFC del proveedor al cual se le va a realizar el pago En caso de haber puesto la opci n de
7. ROBERTO ALVAREZ ADVERTISIHCZAMDP 00005 CHEQUE INTELIGENTE 6904435152 PROVEEDOR H A P 1 El 2011 11 14 11 33 55 Usuario Prueba Comento PRUEBADA 2 El 2011 11 14 11 34 03 Usuario Prueba Comento ARCHIVO PUBLICADO 3 El 2011 11 14 11 34 03 PEREZ GRANADOS GERARDO ANTONIO Comento ASIGNADO A CONTABILIDAD Imagen 3 2 Hist rico Lista de Gastos Explica el historial sobre el gasto que ha subido estado del mismo y m s acciones de otros niveles de usuario sobre el archivo este mismo tiene la fecha y hora en que fue subido publicado y aceptado as como el nombre el ejecutivo a cargo de este paso Tambi n encontraremos los datos del beneficiario a pagar el gasto Detalles de los elementos de la Vista ID DESCRIPCI N OBSERVACIONES 1 Datos Se muestran los datos ingresados formulario 2 Archivo Muestra el archivo del gasto 3 Hist rico Muestra todos los pasos que se han desarrollado con respecto al gasto 4 Cerrar Cierra la pantalla actual The Promotion House Consultar Gastos Para acceder deberemos de poner el cursor en Mi cuenta se desplazar n las secciones donde nos desplazaremos a Gastos Hist ricos posteriormente se desplegar una lista la cual daremos clic en Consultar Gastos como se muestra a continuaci n Directorio corporativo Help desk Herramientas Op cuenta Cambiar contrase a Cambiar perfi soporte Intranet Hist rico de comunicados Comentarios y sugerencias
8. se explica el funcionamiento de cada uno Original Indica con un SI o un NO si es que contabilidad A _____ cuenta con los originales Limpiar Limpia los campos de Texto ingresados por el Nota Pueden realizarse b squeda por palabra o por la letra inicial 8 Publica Al darle clic al icono de Publicar Y el sistema mandar un aviso como el siguiente Se publico el gasto Imagen 2 4 1 Aviso de publicaci n Edita Al darle clic al icono de editar el sistema te mostrar la siguiente ventana The Promotion House 2 FOLIO 1000860 de Movimiento PROVEEDOR Plan OPLAN PRUEBA e Presupuesto 12 PRUEBAT10 12 e e Retenci n de IVA Total 234 00 Kg A archivo cargado es el guiente 3 9 padf 10 En caso de querer cambiar el archrvo subr el nuewo y automaticamente se remplozar Arc hio Solo acepta archivos en pdf zip o rar Fecha de 15 11 2011 Campos obligatorios Empresa House Proveedor ACU A MACIAS ALEJANDRO KP Proveedor loki345789 14 Beneficiamo NINGUNO e Cuenta Bancaria NO TIENE Comentario PRUEBA 05 Imagen 2 4 2 Modificaci n Detalles de los elementos de la Vista DESCRIPCI N 1 de Movimiento romotion louse OBSERVACIONES Indica el tipo de movimiento del gasto este puede Ser REEMBOLSO
9. 14 15 16 17 Resultados D Fecha ltimo Movimiento Tipo Movimiento Limpiar Muestra cuantos datos queremos ver en la p gina Muestra a que plan pertenece Muestra el tipo de presupuesto que tiene el gasto Muestra el folio del gasto Muestra la fecha en que se hizo el ltimo movimiento Muestra el movimiento a realizar este puede ser REEMBOLSO ABONO PROVEEDOR GASTO POR COMPROBAR FONDO FIJO Muestra el total a pagar del gasto Muestra el paso de cada gasto Muestra la fecha en que se realiz el pago Limpia los campos de Texto ingresados por el usuario Nota Solo se mostrar n el ltimo paso de los gastos publicados en la versi n pasada de cuentas por pagar nii Prom otion OUSE SOoporte Adversiting and Promotion Para cualquier duda o aclaraci n con respecto al funcionamiento del sitio web favor de comunicarse al rea de Soporte T cnico de A amp P quienes lo atenderemos con gusto y lo guiaremos en cualquier situaci n y o Problema Numero Local 91 40 19 48 Lada 01 800 22 800 72 Corto 3033 y 3039 Correo soporte Qayp com mx Promotion House
10. EBA10 PROVEED RUE gone 10008 0 PRUEBAIO PROVEED 234 00 PRUEBA 05 uus 201 1 11 x S ES E E FECHA DE PAGO LPEFADO me 13 11 Dre 3 11 45 JEE PEU EUM 2011 11 15 Ge 0 PRUEBATIQ PROVEED 898 00 diria ns n a 5I 14 10 54 Ms SS CONTABILIDAD dd CONTABILI Imagen 2 4 Revisar y publicar Nota Esta el mensaje de ale Ty pb oo aparecer en el momento en que se ha subido el archivo Detalles de los elementos de la Vista ID DESCRIPCI N OBSERVACIONES 2 Muestra hasta qu fecha desea buscar 4 Datos Muestra la cantidad de datos que vemos y los datos en total The Promotion House 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Adelante Se desplaza una hoja adelante a la que estamos Page Muestra el n mero de p gina en la que nos encontramos Resultados Muestra cuantos datos queremos ver en la p gina Fecha Muestra la fecha en la que se ha realizado el gasto Presupuesto Muestra el presupuesto al que pertenece el gasto Tipo Movimiento Muestra el movimiento a realizar este puede ser REEMBOLSO ABONO PROVEEDOR GASTO POR COMPROBAR FONDO FIJO Muestra el paso en el que se encuentra el gasto Muestra las opciones que tiene el archivo que se subi P blica el archivo para que lo pueda visualizar el conciliador y el contador del plan Y A Opc Edita el archivo y los datos ingresados del gasto M s adelante
11. esa la que pertenece el gasto mrava Muestra los nombres de los proveedores considerando la empresa que se seleccion anteriormente se selecciona el proveedor al que se va a realizar el pago en caso de que el proveedor no se encuentre en la lista seleccionamos la opci n ninguno deber ingresar los siguientes datos en comentario Nombre del proveedor Nombre de banco Cuenta bancaria RFC 15 RFC del Proveedor En el caso de haber seleccionado alg n proveedor puede ingresar el RFC del proveedor al cual se le va a realizar el pago 16 Beneficiario En caso de haber puesto la opci n de ninguno en proveedor te permite seleccionar beneficiario al cual se le va a realizar el pago en el caso de que el beneficiario se encuentre en lista seleccionamos la opci n ninguno deber ingresar los siguientes datos en comentario Nombre del beneficiario Nombre de banco y Cuenta bancaria En la secci n del comentario 17 Cuenta Bancaria Muestra el n mero de la cuenta del beneficiario al cual se le realizar el dep sito en caso de que el n mero de cuenta bancaria no se encuentre en la lista deber poner el n mero en la secci n del comentario 18 Comentario Se ingresa un comentario acerca del archivo que se est subiendo 19 Modificar Actualiza gasto ser publicado posteriormente visto por el contador o conciliador 20 Muestra el folio asignado al gasto Al dar clic en e
12. l campo 10 se desplegar la siguiente ventana FECHA DE SELLO 15 11 2011 IMPORTE 234 00 3300 4 FLETES 33 00 TOTAL 234 00 PLAN 0 MOV PROVEEDOR PRESUPUESTO FRUEBAT0 12 EMPRESA House BENEHCIARIC N A PROVEEDOR CUENTA BANCARIA PROVEEDOR BITAL BAHC OO INTERNACIONAL 5 4 6904736518 ACUARIA MACIAS ALEJANDRO loki345789 1 El 2011 11 15 10 02 19 Usuario Prueba Coment PRUEBA 05 2 El 2011 11 15 10 38 23 Usuario Prueba Comento PRUEBA 05 The Promotion House Imagen 2 4 3 Hist rico Explica el historial sobre el gasto que ha subido estado del mismo y m s acciones de otros niveles de usuario sobre el archivo este mismo tiene la fecha y hora en que fue subido publicado y aceptado as como el nombre el ejecutivo a cargo de este paso Tambi n encontraremos los datos del beneficiario a pagar el gasto Detalles de los elementos de la Vista ID DESCRIPCI N OBSERVACIONES 1 Datos Se muestran los datos ingresados formulario 2 Ver Archivo Muestra el archivo del gasto 3 Hist rico Muestra todos los pasos que se han desarrollado con respecto al gasto 4 Cerrar Cierra la pantalla actual The romotion Hu use Listar Archivos Para acceder deberemos de poner el cursor en Mi cuenta se desplazar n las secciones donde nos desplazaremos a Lista de Gastos Plaza posteriormente se desplegar una lista la cual daremos c
13. lic en Listar Archivo siguiente Directorio corporativo Help desk Herramientas cuenta Cambiar contrase a Cambiar perfil Soporte Intranet Hist rico de comunicados Comentarios y sugerencias Correo electr nico Ayuda 0 Lista de Gastos Plaza 0 Subir Archivos Gastos Hist rico 0 Listar Archivos Cerar sesi n Imagen 3 Men Listar Archivos Una vez accionado se deber ver la siguiente pantalla The Promotion House Mi Cuenta LISTA DE GASTOS PLAZA Antes de ser publicado el archivo usted debera confirmar que el archivo cargado sea el correcto Para ello primero Visualicelo descarguelo y de ser el correcto da clic en la flecha de lo contrario eliminelo con el tache Firar de al e aa em ELANCHD gt Resultados 10 Limpiar FECHA FOLIO PLAN TOTAL COMENTA ESTATUS OPC ORIGI 2011 11 ARCHIVO RUEBAJO E 1000 19 10008 0 PRUEBAIO PROVEED 234 00 PRUEBA 05 ara NO 2011 11 gt Ines FECHADEPAGO ADO E d 13 11 49 2011 11 15 EJECUTIVO em 0 PRUEBATO PROVEED 898 00 E n a 5 14 10 54 d CONTABILIDAD CONTABILI Imagen 3 1 Men Listar Archivos Detalles de los elementos de la Vista ID DESCRIPCI N OBSERVACIONES 2 Muestra hasta qu fecha desea buscar 4 Datos Muestra la cantidad de datos que vemos y los datos en total 6 Adelante Se desplaza una hoja adelante a la que estamos
14. ninguno en proveedor te permite seleccionar beneficiario al cual se le va a realizar el pago en el caso de que el beneficiario no se encuentre en lista seleccionamos la opci n ninguno deber ingresar los siguientes datos en comentario Nombre del beneficiario Nombre de banco y Cuenta bancaria Muestra el n mero de la cuenta del beneficiario al cual se le realizar el dep sito en caso de que el n mero de cuenta bancaria no se encuentre en la lista deber poner el n mero en la secci n del comentario Se ingresa un comentario acerca del archivo que se est subiendo Se guarda el gasto y permite la modificaci n o publicaci n D En caso de que el movimiento sea un abono o un dep sito se deber seleccionar FOLIO ANTERIOR o FOLIO En el caso de FOLIO ANTERIOR hay que mencionar el n mero de folio al que hace referencia en la secci n de comentario Despliega una lista de folios Como se muestra en la siguiente imagen de Movimiento Empresa ABONO EMPRESA Seleccione el Folio que comproboar Proveedor FOLIO ANTERIOR v PROVEEDOR FOLIO ANTERIOR TI0001 TI0002 T10003 1710004 TIOO05 Retenci n de IVA TRES YS TIOOO06 a PROVEEDOR Comentorio RFC Proveedor BENEFICIARIO 495 Fetes Total 0 00 2 00 Solo acepta archivos en pdf zip o rar Fecho de Selo 15 11 2011 obliaato
15. otion House ARCHIVOS LISTA DE GASTOS Para iniciar el proceso tipo de movimiento del gasto necesita cargar el archivo que ser revisado por contabilidad y postenormente por el ejecutivo de cuenta en caso de existir comentarios durante el proceso de comprobaci n se le har saber de Movimiento 0 PROWEEDOR e 0 amp o eener ican o 8 BENEFICIARIO Total Cuento Bancana d PROVEEDOR Comentario 5010 acepta archivos pdf zip o rar Fecha de Sello 14 11 2011 Campos obligatorios Imagen 2 1 Subir Archivos Nota No ser necesario incluir el archivo de formato de universal de gastos solo deber n poner las facturas dentro de un archivo en rar zip o pdf The Promotion House Detalles de los elementos de la Vista ID DESCRIPCI N 1 de Movimiento 6 Retenci n de IVA 8 496 Fletes l 11 Fecha de Sello OBSERVACIONES Indica el tipo de movimiento del gasto este puede ser M REEMBOLSO ABONO PROVEEDOR GASTO POR COMPROBAR FONDO FIJO Se selecciona el plan de acuerdo al gasto que se subir Muestra los presupuestos correspondientes al plan Se selecciona el presupuesto de acuerdo al gasto Se ingresa solo la cantidad del gasto sin Impuesto Esta misma solo acepta puntos para los decimales Se ingresa la cantidad calculada del IVA correspondiente al importe ingresado previamente
16. recordarlo Opci n de pedir contrase a en caso de perderla ser nuevo ingreso La contrase a es enviada al correo electr nico Opci n de mandar dudas a soporte t cnico Cuando ya se ingres al sistema nos encontraremos con el siguiente Men principal Procedimientos y manuales Heramientas Op Bienvenid Gaceta Se muestra a continuaci n la gaceta informativa de A amp P con la informaci n m s relevante de REVISAR Nuevos 10S timos d as COMUNICADOS Seleccione una fecha cambiar Noticias B AMAPRO COMUNICADO DE INGRESOS ji E Bancomer B Bosch iageo N mero de visitas 88821 Diage Desarrollo de Sistemas ASP MMX Eukanuba Hasbro Imagen 1 1 Men Principal The Promotion House Subir Archivos Para acceder deberemos de poner el cursor en Mi cuenta se desplazar n las secciones donde nos desplazaremos a la Lista de Gastos Plaza posteriormente se desplegar una lista la cual daremos clic en Subir Archivo Se muestra la imagen siguiente Directorio corporativo Help desk Herramientas Op Mi cuenta Cambiar contrase a Combiar perfil soporte Intranet Hist rico de comunicados Comenta os y sugerencias Correo electr nico Ayuda p Lista de Gastos Plaza D Subir Archivos Gastos Hist rico 0 Listar Archivos Cerrar sesi n Imagen 2 Men subir Archivos Una vez accionado se deber ver la siguiente pantalla The Prom
17. rios Imagen 2 1 1 Tipo de movimiento En caso de que nos haga falta campos por llenar nos saldr un aviso como el que se muestra a continuaci n Faltan campos por llenar Se indica can rojo el campo faltante de llenar Imagen 2 2 Aviso Faltan campos a llenar The Promotion House En el campo de importe no debe ser cero y no se permite cualquier otro dato que no sea num rico ni debe ir vaci Al dar clic en el bot n guardar sabremos que el gasto fue enviado exitosamente cuando salga el siguiente aviso Informaci n guardada Ahora revise el archivo con folio 7000147 y publiquelo Imagen 2 3 Aviso Informaci n Guardada Inmediatamente que est listo el archivo y nos diga el mensaje que el archivo fue cargado nos a parecer lo siguiente The Promotion House Informaci n guardada Ahora revise el archivo con folio 0008 y publiquelo Mi Cuenta LISTA DE GASTOS PLAZA Antes de ser publicado el archivo usted debera confirmar que el archivo cargado sea el comecto Para ello primero Visualicelo descarguelo y de ser el correcto da clic en la flecha de lo contrario eliminelo con el tache Datos 1 5 5 Dk G lor 1 Resultados 10 Limpar TIPO MOV E da TOTAL COMENTA ESTATUS ORIGI A NO FECHA FOLIO PLAN PRESU he el 2011 11 ARCHIVO RU
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