Manual de Usuario Oficialia
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1. CODE Sn O JALISCO CODE Jalisco Manual de Usuario Oficial a de Partes Autor Ing Jes s Gurrola Salas rea Coordinaci n de Tecnolog as de la Informaci n Guadalajara Jalisco Noviembre 2013 Funcionamiento del sistema CODE JALISCO http codejalisco gob mx oficialia Sistema Oficial a de Partes herramienta de rastreo seguimiento y control de los oficios generados para el CODE NDICE Imereso ala Parra ia 3 CONTO rde OMC OS aiii E E 4 Creacionde Un Tolo de Un oliCiO casita 5 eee eee EO i e a eMe PRA e o A 6 AU O e e e 7 Finalizar el Envio del OFICIO msi E 8 secu miento de OCIO Sia ito 9 Reporte Si EXC oras to A E E A I EA 11 PPP E E E 12 Ee Eeg E E a AI E E E E E E AE AA E T E 15 2 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Ingreso a la P gina Para poder acceder a la aplicaci n es necesario ingresar al siguiente Link http codejalisco zeob mxf oficialia codejalisco gob mx oficialia CODE 0 Sistema de Oficialia de Partes CODE juice A su servicio Inicio Bienvenidos Inicio de sesi n Nombre de usuario Jesus Gurrola Contrase a e Solicitar una nueva contrase a Iniciar sesi n A continuaci n vamos a ingresar el usuario que y su contrase a que de igual forma te ser entregada por el rea de Tecnolog as Inicio de sesi n Nombre de usuario Oficialia Contrase a e Solicitar una2. 8 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Seguimiento del Oficio Para el seguimiento de un oficio el cual ya fue asignado lo primero que se tiene que hacer es revisar el apartado de mis tickets abierto en caso de que este campo no cuente con informaci n es porque no se le han asignados tareas de folios en caso de que se encuentre con alg n folio el seguimiento ser el siguiente Mi cuenta Cerrar sesi n CODE 4 Sistema de Oficialia de Partes CODE Inicio Levantar un Ticket Inicio Soporte Tickets Soporte Soporte Todos Todos los Abiertos Mis Tickets abiertos Nuevo Activo Pendientes Cerrado Crear un nuevo ticket de soporte 230 Folio N 00001 11 22 2013 13 11 Jesus Gurrola Jesus Gurrola Se selecciona el folio para revisar que seguimiento es el que se estar realizando dar clic en el nombre del ticket a continuaci n se muestra la vista del folio Mi cuenta Cerrar sesi n CODE 4 Sistema de Oficialia de Partes CODE Levantar un Ticket Inicio Soporte Tickets Soporte Support ticket references Folio N 00001 Ver Editar Enviado por Jesus Gurrola el Vie 11 22 2013 10 24 Solicitud de multifuncional CTI ma doc20131122101259 pdt 58 53 KB Ya en el oficio se muestran los datos cargados por la persona quien captura los oficios algunos datos de importancia el numero de folio la descripci n y el oficio adjunto 9
3. No olvides presionar la opci n guardar para que tu ticket sea enviado Inicio Levantar un Ticket Support ticket Falla de Impresora se ha creado Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Glosario Tickets Properties son las propiedades que tiene el Ticket que se esta realizando en ese preciso instante Assigned esta opci n nos sirve para asignar asi mismo el usuario del cual estamos levantando el Ticket y que el administrador del sistema pueda visualizar quien agrego el mismo Notifications se utiliza cuando queremos que nos llegue un correo con la notificaci n del Ticket que se levanto 15 Ultima modificaci n Marzo 2014
4. n el catalogo ingresado por el encargado del rea de Oficial a de Partes Descripci n del Ticket aqu daremos una breve explicaci n sobre el oficio que se est presentando colocar la Fecha de Terminaci n en caso de que no cuente con fecha para finalizarlo colocar en Date 00 00 0000 y Time 00 00 Crear Support ticket Titulo Folio N 00001 Descripcion del ticket Solicitud de multifuncional FECHA TERMINACI N Date Time 30 01 2014 09 42 Eg 30 01 2014 Eg 15 42 5 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Asignaci n del Oficio Luego de la redacci n del oficio en la parte inferior de la p gina encontraremos los siguientes dos campos Tickets Properties y Notifications TICKET PROPERTIES Estado nuevo Prioridad normal Y Assigned Sub Admin Project En el apartado Tickets Properties cuenta con los siguientes campos Estado se seleccionara el status seg n la conveniencia del usuario que este trabajando el folio existen Nuevo Activo Pendiente Vencido y Cerrado despu s le sigue el campo Prioridad donde seleccionaremos el nivel de importancia del folio este campo solo lo ver el personal de Oficial a de Partes enseguida en el campo Assigned seleccionaremos el usuario el cual dar seguimiento al folio del oficio que se est creando esto nos servir para que al usuario asignado al momento de finalizar el folio del oficio se le not
5. Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Ya por ltimo y para cerrar el folio se debe de llenar obligatoriamente los campos Comment y seleccionar en el campo Estado alguna de las opciones activo pendiente cerrado o vencido Este seguimiento la determinara el rea de Oficial a de Partes Notifications A adir nuevo comentario Su nombre Oficialia Asunto Comment Finalizar Ticket Formato de texto Filtered HTML Y M s informaci n sobre loz formatos de texto Lasdirecciones de las p ginas web y las de correo se convierten en enlaces autom ticamente Etiquetas HTML permitidas lt a gt lt em gt lt strong gt lt cite gt lt blockquote gt lt code gt lt ul gt sols lt li gt lt dl gt lt dt gt lt dd gt Saltos autom ticos de lineas y de p rratos Ticket properties Estado Prioridad Assigned a g normal 7 Oficialia activo pendiente cerrado Wencido Se presiona el bot n guardar para ver reflejados los cambios estos cambios ser n notificados todo el tiempo al usuario de Oficial a de Partes y al usuario al que se le cargo de inicio el folio para su seguimiento Nota En caso de querer finalizar el ticket es necesario que el ticket se encuentre en el estado cerrado y guardar los cambios 10 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Seguimiento de folios Para el realizar control de ticket vencidos la manera de dar seguimie
6. dificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Errores Frecuentes e Ingreso incorrecto por usuario o contrase a recuerda colocar el usuario y contrase a que se proporciono CODE 4 Sistema de Oficialia de Partes CODE Bienvenidos Inicio de sesi n Nombre de usuario Contrase a e Solicitar una nueva contrase a Iniciar sesi n e El llenado de los campos Titulo y Descripci n del Ticket son obligatorios si no son llenados no se podr enviar el mensaje Inicio Levantar un Ticket S El campo Descripcion del ticket es obligatorio Inicio Agregar contenido Crear Support ticket Titulo Falla de Impresora Descripcion del ticket 13 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema e Luego de cerrar la sesi n deber s cerrar la pagina para volver a iniciar sesi n nuevamente gt D codejalisco gob mx drupal q support secretaria CODE 4 Sistema de tickets CODE Acceso denegado Usted no est autorizado para visitar esta p gina e Note olvides de asignarte el Ticket Ticket properties assignes project y Acuatico e Recuerda que la publicaci n de una impresi n de pantalla es opcional File attachments A adir archivo nuevo No se ha seleccio do ning n archivo Subir al servidor Los archivos deben ser menores que 1 MB Tipos de archivo permitidos jpg jpeg gif png txt doc xls pdf ppt pps odt ods odp Guardar JN Vista previa e
7. ifique la creaci n del mismo el campo Project y en Notifications no ser necesaria alguna modificaci n 6 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Adjuntar un Oficio Ser necesario que el oficio que se genere se encuentre en formato digital de preferencia PDF para el f cil manejo de los archivos ya en la p gina de publicaci n del folio se seleccionara el bot n Selecciona archivo File attachments A adir archivo nuevo Seleccionar archivo No se ha seleccionado ning n archivo Subir al servidor Los archivos deben ser menores que 1 MB Tipos de archivo permitidos jpg jpeg gif png txt doc xls pdf ppt pps odt ods odp Guardar Vista previa Seleccionamos el archivo correspondiente a este folio y le damos en clic al bot n abrir Notifications tJe m Documentos Archivos Tickets y Subscribe Organizar v Nueva carpeta Receive email notifications w Fr Favoritos gt Biblioteca Documentos A gt Tickets rganizar por Carpeta de Descargas ding Suppress notification By checking this box you will sensitive information such as 47 Dropbox m Escritorio l X Subscribed E Sitios recientes TH Bibliotecas f wuu Es Documentos Correos doc201311221012 Manual de Manual de E SECUFIDE 59 Usuario Usuariol File attachments t Im genes a M sica i h A adir archivo nuevo f WE m a m z V deos E f lt gt z N
8. nto a los folios por vencerse es un ordenamiento por medio del campo Fecha de Terminaci n solo dando clic en este campo Esto facilitara la visualizaci n de los pr ximos folios a vencer CODE Q Sistema de Oficialia de Partes CODE JALISCO Inicio f Levantar un Ticket Mi cuenta Cerrar sesi n A su servicio Inicio Soporte Tickets Q Soporte Todos Todos los Abiertos Mis Tickets abiertos nuevo activo pendiente cerrado Vencido Reportes Crear un nuevo ticket de soporte o is Actualizad R rtad Asi d Fech Terminacion ordenar por Actualizaciones admin Oficialia 123456789 16 23 82 0229 14 344 SARA f ia Oficialia Oficialia activo normal 2 ds autorizacion 14 07 15 45 COMUDE 27 01 2014 Carely 27 01 2014 m pae a Castro pannen poma D 10 15 Tambi n existe la posibilidad de que un seguimiento termine pasando el ticket a un estatus vencido esto suceder cuando no se le dio seguimiento en tiempo y forma al folio asignado Reportes XLS Excel La exportaci n de informaci n del sistema de ticket es bastante sencilla en la parte izquierda de la p gina principal est ubicado un enlace que lleva por nombre Reporte Tickets 11 Mi cuenta Cerrar sesi n CODE 0 Sistema de Oficialia de Partes CODE gaisce A su servicio Inicio Soporte Tickets 8 Soporte Todos Todos los Abiertos Mis Tickets abiertos nuevo activo pendiente cerrado Vencido Reportes Crear un nuev
9. nueva contrase a Iniciar sesi n Presionaremos el bot n Iniciar Sesi n 3 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Control de Oficios En caso de que tengamos oficios publicados se visualizara de la siguiente manera Mi cuenta Cerrar sesi n Inicio Soporte Tickets ps Soporte Todos Todos los Abiertos Mis Tickets abiertos nuevo l activo pendiente cerrado l Vencido Sane Crear un nuevo ticket de soporte ordenar por Actualizaciones Reportes Tickes Actualizado Reportado Asignado i Fecha Estado Prioridad Actualizaciones i por a Terminacion solicitud 27 01 2014 03 02 2014 autorizacion 14 07 15 45 4 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Creaci n de un Folio de un Oficio A continuaci n seleccionamos la pesta a Levantar un Ticket CODI Sistema de tickets CODE ALISCO S J A su servicio Inicio Levantar un Ticker un Ticket Ya en la opci n Levantar un Ticket vamos a llenar los siguientes dos campos Folio Categor a y Descripci n del ticket Crear ticket Buscar Categoria Ninguno Y Descripcion del ticket En estos campos llenaremos respectivamente la siguiente informaci n Folio donde colocaremos el numero de folio del oficio generado este numero debe ser un consecutivo por ejemplo 00001 00005 Categoria en ella seleccionaremos el asunto seg
10. o se i Los archivos deben ser menor 2 Grupo en el hogar i i Manual de Usuarios Drupal jM Equipo Usuario2 _ Nombre doc20131122101259 Todos los archivos x Opciones del men No est en un men Ml Y ya para finalizar seleccionamos la opci n subir al servidor y autom ticamente el archivo que se desea adjuntar aparecer en el cuerpo del mensaje File attachments A adir archivo nuevo Diapositival JPG Subir al servidor Los archivos deben ser menores que 1 MB Tipos de archivo permitidos jpg jpeg gif png txt doc xls pdf ppt pps odt ods odp Guardar Vista previa 7 Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Finalizar el Envi del Oficio Ya para finalizar el oficio se debe seleccionar el bot n guardar para terminar la creaci n del ticket Opciones del men No est en un men O Proporciona un enlace de men Si el proceso de la publicaci n fue correctamente realizado aparecer la siguiente confirmaci n Inicio Soporte Tickets Soporte Support ticket references Folio NS 00001 Ver Editar Enviado por Jesus Gurrola el Vie 11 22 2013 10 24 Solicitud de multifuncional CI e doc20131122101259 pat 58 53 KB En caso de que se haya asignado incorrectamente el folio existe la posibilidad de que se reasigne dicho folio al rea indicada donde de igual forma autom ticamente le llegara la notificaci n a todos los involucrados sobre este movimiento
11. o ticket de soporte Reportes Tickets Reportad h ioar 27 01 2014 ps a 27 01 2014 11 31 Carely Castro pendiente normal 10 15 82 0229 14 he solicitud 27 01 2014 s 14 O cacon 24 07 Oficialia Oficialia activo v normal Y 2 a COMUDE N 27 01 2014 aiin paart 28 0 4 123456789 16 24 aia nuevo normal k E A o o Ultima modificaci n Marzo 2014 Funcionamiento del sistema Ya como paso final es necesario presionar el bot n XLS para la exportaci n del archivo el cual se descargara de manera autom tica en la computadora que se este realizando esta aplicaci n el archivo puede ser ubicado en la ubicaci n donde regularmente quedan las descargas a Reporte Gr bka beka ee por Terminaci n Feportes Jueves Reportes Tickets 30 EP Jueves 30 47 Enero 00002 Invitaciones Prueba sin fecha de terminaci n Oficialia Enero 2014 2014 Al day 09 56 Lunes 2 Martes 28 46 Enero M 123456789 Prestamo Esta es una prueba de categoria admin Enero 2014 2014 16 23 16 24 Lunes 2T Mares 4 45 Enero x xyz Oficialia Febrero 2014 2014 14 15 14 14 Lunes f 07 821022914 COMLDE Marcos Esquivel sobc ta al ez solicitud ic Andre la autorizaci n para instalar 2 EE i 44 Enero A E i Oficialia Febrero 2014 autorizacion lnas con moto del medio maraton a 2014 15 45 13 50 COMLDE celebrarce el 23 de Febrero 2014 Lunes 2T Lunes 27 43 Enero prueba NNN admin Enero 2014 2014 10 15 11 31 12 Ultima mo
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