1 MANUAL DE USUARIO CONTENIDO
Contents
1. Confiem e Esta segurota de eliminar la actividad con secuencia 11 Al pulsar YES la actividad ser borrado del procedimiento modelado y dicho procedimiento actuar sin dicha actividad para nuevos tr mites Tenga presente que al capturar actividades se ingresa unos tiempos de ejecuci n y alarma por default que pueden ser modificados al modelar el tr mite Tercero Permite gestionar los terceros que tengan alguna relaci n comercial con la empresa en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargara la informacion asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e lgnorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el tipo de tercero y la identificaci n del mismo en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra lo dicho MANANTENINIENTO TABLA TERCEROS x M et gt M S we Ej vy x Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borrar Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar Tipo Tercero C Telefono 1 8786321 Identificaci n Tercero 30327783 Telefono 2 878631 3 Nombres VICTORIA EUGENIA Cahier 30025632632. acceso al respectivo men menu Administraci n TablasBase Consultas Erp Actualizar clave fo nivel Salir 1 5 M DULO DE ADMINISTRACI N Las siguientes son las opciones del submenu de administraci n a este tienen acceso los login que tengan nivel de acceso m ximo siendo este 10 En este m dulo b sicamente se administran las tablas base que controlan la integridad de la informaci n Las opciones disponibles son TABLAS BASE EMPLEADOS 18 Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar ACTIVIDADES Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar MEDIO RADICACION Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar TIPO RADICACION Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar TRAMITES Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar UNIDADES ORGANIZACIONALES Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar ACTIVIDADES POR TRAMITE Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar 79 TERCEROS Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar CARPETAS Adicionar Buscar Actualizar Eliminar Consultar CONSULTAS RADICACI N C digo de radicaci n Fecha radicaci n Fecha documento N mero de origen Documento de referencia Tercero Departamento recepto Empleado receptor Ubicaci n documento sistema Ubicaci n f sica documento Imagen asociada ACTUALIZAR CLAVE Y O NIVEL DE ACCESO Actualizar SALIR Salir 1 6 M DULO DE RADICACI N Las siguientes son las opciones
3. Salvar Como Imprimir Rotar Imagen Pagina Siguiente Pagina Anterior Primera Pagina Ultima Pagina IMAGEN Selecciona Nota Crear Dibujo Resalta Area Crea Linea Enmarca Area Oculta Area Seleccionada Crea Texto Sin Rectangulo Texto Dentro Rectangulo Texto Desde Archivo Borra Area Salva Cambios Cerrar ABOUT Acerca de CERRAR Descripcion detallada El submenu conmutaci n permite ver los datos con los cuales a sido radicado el documento a alternar con la imagen del documento en si Esto se logra seleccionando la opci n de imagen o datos igual efecto tiene pulsar F5 F6 respectivamente Al seleccionar datos aparece la pantalla anterior donde se pueden observar todos los datos de la radicaci n agrupado de acuerdo a inter s radicaci n destinatario ubicaci n documento ubicaci n tr mite 107 Al seleccionar imagen aparece la pantalla con la imagen respectiva del documento relacionado y las opciones para gestionar la imagen a saber Selecciona Nota Crear Dibujo Resalta Area Crea Linea Enmarca Area Oculta Area Seleccionada Crea Texto Sin Rectangulo Texto Dentro Rectangulo Texto Desde Archivo Borra Area Salva Cambios Cerrar Je FrmRadicacionConsultaDetallada E 181x CONMUTACI N OPCIONES IMAGEN ABOUT CERRAR servicol Ltda EMPLEADOS TEMPORALES SAFRAN G A reia FR Jei roars pi hal b z r JALME LA DARICO CARDU dete Administrative de Herencia para vobo de gerencia tecnicamel EMPELEA S
4. n Borar Editar Actualizar lgnorar Refrescar Terminar C digo Tipo Radicacion _ Descripci n Tipo Radicaci n TICODIGO TIDESCRIPCION Tesis especializacion 09 24 57 a m UNPERSIDAD DE MANIZALES 0006 06 27 Tramites Permite gestionar las informaci n de los tramites propios de la empresa en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo del tramite en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla lo muestra C digo Tr mite 2__ Desciipci n DESESMBOLSO DEL CREDITO Estado s CODIGO TRAMITE DESCRIPCION TRAMITE T_T Tesis especializaci n 09 28 49 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 06 27 E T T MM immm AS gt 86 Unidades Organizacionales Permite gestionar los departamentos o unidades organizacionales de la empresa en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro e
5. Apellidos ORTIZ MORALES ADMINISTRADORA DE EMPRESAS HOBBY TENIS Y NATACION CINE Direcci n cr 40 63 10 Anotaci n Direccion electronica vicky ortiz comunidad com co Ciudad 4__ TUITAMA e_m 09 50 01 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 06 27 89 Carpetas Permite gestionar las carpetas donde se almacenaran las imagenes de los documentos radicados en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informacion de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargara la informacion asociada en el panel superior donde la podra actualizar o borrar Al cargar la informacion de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo de la carpeta en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra lo dicho MANANTENINIENTO TABLA CARPETAS ad el oe H Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borar Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar C digo Carpeta Ees Descripcion de Carpeta C V S TRAMITES DE VEHICULOS DEL MPIOS DE VILLAMARIA gt gt gt Tipo PRIY Categoria VEHICULOS gt Disco Archivarlo Hro Doctos Tama o Total Tama o Maximo Fecha Ult Actualizaci n 2002 07 17 11 Fecha Ult Lectura
6. Pa era Inicio MANUL_USUARIO_VIER Delphi 7 es 18 Expert Ez Padmon pr Nae h Ti gt F 12 22 a m Como se puede observar la imagen dispone de una barra de herramientas adicional que permiten entre otras cosas Cargar otra imagen Abre una ventana para cargar una imagen de tipo tiff para ser tratada podr seleccionar una imagen local o del servidor si dispone de los permisos a nivel de sistema operativo 110 Elite Viewer Carga Imagen Buscar en Imagenes da jE ek Eze Fe HISTORIAI Le PEHISTORIAZ Documentos HISTORIAS recientes HISTORIA ros e HISTORIAS y le HISTORIAS E scritorio HISTORIA e HISTORIAS HISTORIA CLINICA 2354567590 Mis documentos Vere Nombre HISTORIA Tipo Imagen TIF Lancelar 2 Zoom IN Permite reducir la escala de la imagen Zoom Out Permite ampliar la escala de la imagen Salvar Graba cambios realizados a la imagen tener presentes los permisos del sistema operativo Salvar Como Graba la imagen con otro nombre Imprimir Env a a impresi n la imagen visualizada Rotar Imagen Gira la imagen 90 grados cada vez que pulse el boton P gina Siguiente P gina Anterior Primera P gina Ultima P gina permiten navegar por la imagen 111
7. asociadas Tenga presente que en la medida que va llenando la informaci n de la plantilla el sistema le proporciona la informacion valida de acuerdo a la posici n 94 del cursor en la siguiente pantalla ensena la informacion necesaria para radicar un documento se puede observar que el sistema carga los medios validos en una ventana donde podra seleccionar el registro deseado pulsado doble clic sobre la ventana RADICACION DE DOCUMENTOS di v x 24F7 Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borrar Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar Codigo Radicaci n Ji MANUAL gt 1 J1234__ Fecha Radicaci n 2006 06 27 10 51 32 A M Fecha Documento 2006 06 27 ELECTRONICO Fecha Vencimiento CORRESPONDECIA Numero Orig n 0 Docto de Referencia _ Ciudad 2_ MEDELLIN Nro Folios fi 2_ Nro Anexos fo Intenci n INICIAL x Medio Detalle fo F4 Consulta Din mica en DBGrid Tercero Unidad Organizacional Empleado fo Ubicacion L gica Docto Ubicacion Fisica Docto Imagen Asociada Exige Tr mite C digo Tr mite pp _ Ultimo Traslado tr mite Y Padmon Una vez halla digitado toda la informaci n en la plantilla de radicado debe preparar el scanner para capturar las im genes asociadas al documento y posteriormente pulsar el bot n Escanear si existe un error de conexi n f sica con el scanner le aparece una ventana como la sig
8. disponibles una vez se cargue los registros pendientes en caso de tenerlos vale la pena anotar que las opciones disponibles estaran activas para el registro activo de la grilla Y Procesal documentos por responsable D Fe Huta F4 Entra parametros de busqueda Fi Datos Radicaci n Ff Fin FS Tramitar ENTER Imagen D Empleado Receptor Identificacion Empleado Receptor 10275846 PABLOFELIPE ALZATECARDONA UU MANLAL 123456 C 10275846 C NELITESIMAGENE S 34 MANUAL 123456 C 10275846 C MELITEMMAGENMES F2 Ruta Al pulsar esta tecla el sistema ense a una grilla adicional donde se podr observar las actividades propias del tramite asociado al documento procesado all se puede apreciar el orden de la actividad la descripci n de la misma el estado la fecha en que inicia cada actividad el tiempo total asignado a la actividad dentro del tramite procesado fecha en que finaliza la actividad fecha de alarma si es del caso responsable actual de actividad acci n que se ha realizado sobre las actividades procesadas y un breve comentario de la acci n Para ocultar esta grilla simplemente pulse clic sobre la grilla superior es decir sobre la grilla de documentos pendientes de procesar 97 Ae iProcesaldocumentos por responsable x Fe Ruta FA Entra par metros de busqueda F Datos Radicaci n Ff Fin F9 Tramitar ENTER Imagen 0 Empleado Receptor Identificacion Empleado Receptor 10275846 PABLOFELIPE ALZA
9. 0443 0620000004005060 4604089504 101 1 9 4 1 Actividades por tr mite resueltas dentro de tiempo 101 1 9 4 2 Actividades por tr mite resueltas fuera de tiempo 102 1 9 4 3 Actividades por tr mite alarmadas sin tramitar 103 1 9 4 4 Actividades por tr mite en Cola cocccccccccccnncccnnnnnnnonannnnannnnaninnns 103 1 9 4 5 Actividades procesadas en periodo ccceceeeeeeeeeeeeeeeeeeeneeeenees 103 1 9 4 6 Actividades procesadas por responsable en periodo 104 69 1 9 4 7 Actividades procesadas por responsable dentro de tiempo para un O 104 1 9 4 8 Actividades procesadas por responsable fuera de tiempo para un els o o o Pe RC S 104 1 10 OPCIONES COMUNES EN EL SISTEMA oocccoccccnccncnccncnccccoccncccccconcnnnas 105 1 10 1 Actualizar clave y o nivel de acceso occconccconcnconcnnoncononcncnncnconcnnnnoos 105 ROZ Sali Termin r adi dia 106 1 10 3 Gesti n de la imagen cccoccncccccncccnnncccnnnccnnnnononnnonannnonannnnnnnncnnncncnnas 106 70 1 1 INTRODUCCION Este es un sistema informatico disenado para administrador la gestion de documentos internos y externos de cualquier entidad Su finalidad es registrar todo documento f sico que llegue o salga de la empresa creando una historia institucional que permitira realizar seguimiento a los documentos conociendo en determinado momento su ubicacion y o d
10. 1 MANUAL DE USUARIO CONTENIDO Tig INTRODUCCION ais ota ADRA 3001140 A tel a 71 1 2 8S9P0RTE st e a E E E 71 L3ANSTALACIONG io eta deci 71 1 37 Requerida aid 71 1 3 2 Puesta a punto Gel SEIVIGOl iia AG 0 6 EN ESE AEN E SERES Eh 72 1 3 3 Puesta a punto del cliente de scaneo y clientes normales 75 14 CONCEPTOS cssrnsrnbrado E T 75 1 5 MODULO DE ADMINISTRACI N crisser inia a a 78 16 MODULO DE RADICAGION 2225235220 03650005 248200032 a tarada ii 80 tr MODULO DE CUENTE Sets 81 128 MODULO DE ESTADISTICA Sissi 82 19 OPCIONES DETAULLAD Aa 82 1 94 MODULO DE ADMINISTRACION sici n is 82 TO T Empleados aisscensitecctaeteiaretetscatatet Sancacat Seedwsed eetacetdentarattentecetsentaretaeeke 83 TO ee ACUIVIIACES rod oa 84 1951 3 M dio de Radicaci n iii iii 85 19 1 4 TIDO RAdICACION Sarria 85 LSO Tramites arias 86 1 9 1 6 Unidades Organizacionales ccoooccconcnconcnccncnccannnoncnonnrnconenonnnnnonons 87 1 9 1 7 Actividades por tr Mite cooocccccnnccccnococnncocnncnnnonanononnnonanonnncnonaninnnens 87 KITS TECE E A A E A eee eee 89 Rohe ijo AAA AAPP 90 1 9 1 10 MURICIDIOS currar AS 6222320234 90 TOE Departamentos casio oral 91 PAZ TRAGICACION aia a 92 132 MODULO DE RADICACI N csscitossasaanadasda dea 94 1 9 2 1 Radicar GOCUIMNGINO pasate O o o tae 94 1 9 2 2 OMS Uta AICA eii 95 E93 MODULO DEGLENTE Ss 96 A SEDNA ete Ae Aier AA A DL 96 1 9 4 MODULO DE REPORTE 2222200420120200 0400000020000663
11. CTIVIDADES PROCESADAS 1 102 Actividades por tr mite alarmadas sin tramitar Lista la informaci n de las actividades con estado en EN PROCESO y que la fecha actual sea mayor a la fecha de alarma de la actividad dentro del tramite correspondiente Genera una salida como la siguiente e Print Preview ax Bee K 86 85 o UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 10 22 28 p m ACTIVIDADES POR TRAMITE ALARMADAS SIN TRAMITAR PAG 1 A LA FECHA RADICACI N F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD Responsable RUBEN DARIDALZATE CARDONA Jefe RUBEY DA RIDA LZA TE CARDONA 54 20060712 09 18 02 18991 2130 12 15 00 SOUCTUD DE CREDITO CONSULTA DEUDA 5 TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 1 Actividades por tr mite en cola Lista la informaci n de las actividades con estado en EN PROCESO Genera una salida como la siguiente 181x OBB k gt n SSMS Col UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 10 24 59 p m ACTIVIDADES POR TRAMITE EN COLA PAG 1 A LA FECHA RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD Responsable RUBEN DARIOALZATE CARDONA Jefe RUBEN DARIOALZATE CARDONA 54 2006 07 12 09 18 02 1999 12 30 12 15 00 SOLICITUD DE CREDITO CONSULTA DEUDAS TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS xx 1 Actividades procesadas en periodo Lista la informaci n de las actividades con estado en EN PROCESO Genera una salida como la siguiente 18 x Selu gt mn Jl Me oe UNIVER
12. ELIPE Apellidos Tercero ALZATE CARDONA DESTINATARIO TRAMITE Depto Destino CONTABILIDAD Exige Tramite si po Mro ID Empleado fi C digo Tr mite Aenm Empleado PABLO FELIFE Descripci n Tr mite SOLICITUD DE CREDITO Nee ees eee ALZATE CARDONA Ultimo Traslado oK Tiempo Total Tr mite 25 gt Minutos Fecha Vencimiento poo 98 F7 Terminar Sale del programa y lo retorna al menu principal de clientes F9 Tramitar Presenta la siguiente pantalla a trav s de la cual puede tomar alguna decision respecto al documento actual Fe tramita Documento C digo Recorrido 25 COMENTARIO RESPONSABLE Tipo Radicaci n MAN LIAL N mero de Radicaci n 123456 C digo de Tr mite E C digo Actividad E Estado en Recorrido EN PROCESO Fecha Inicia Actividad 00605224 01 53 22 p rada EOI TRASLADOS EN DOCUMENTO Fecha Finaliza Actividad Fecha Alarma Actividad Fecha Tramito Responsable OO Identificaci n Responsable 1075946 Identificaci n Jefe del Responsable BO Alarma al Jefe de Responsable s Acci n YoBo Trasladar Como se puede observar aparece la informaci n m s importante del documento y 2 botones VoBo y Continuar Tr mite Trasladar a trav s de los cuales puede gestionar el documento Si despu s de analizar el documento usted considera que el mismo debe ser analizado por otro funcionario seleccione el bot n Trasladar en tal caso aparece una pantalla donde podr seleccion
13. Receptor 8 Ubicaci n Docto Sist 9 Ubicaci n F sica Docto 10 Imagen Asociada lt gt h A Tipo Radicaci n N mero Radicaci n _ RATIPOREFERENCIADO RANROREFERENCIADO RAFECHARADICACION RAFECHADOCTO RATIPO RANRO RATIPOTERCERO RANROTERCERO 0 2006 05 24 01 51 39 p r 2006 05 24 MANUAL 123456 C 10275846 0 2006 05 24 02 59 52 p r 2006 05 24 MANUAL 36 C 23456789 q 2006 05 24 03 22 39 p r 2006 05 24 MANUAL 51 C 1 0 2006 06 06 06 40 23 p r 2006 06 06 MANUAL 1c 1 MANUAL 123456 2006 05 24 02 03 26 p r 2006 05 24 MANUAL 123 C 23456789 92 Una vez halla localizado la imagen que desea consultar puede pulsar ENTER sobre la misma para cargar la informacion adicional disponible estando esta agrupada en Radicacion Ubicacion de documento Remitente Destinatario y Tramite En este punto puede pulsarla tecla de funcion F5 para visualizar la imagen respectiva sobre la que puede realizar algunas operaciones detalladas en opciones comunes en el sistema CONMUTACI N OPCIONES IMAGEN ABOUT CERRAR RADICACION UBICACION DOCUMENTO Tipo Radicaci n MAN ae Detalle Ubicaci n Docto en el Sistema ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Ed E Nro Radicaci n Fan Ubicaci n Docto F sico ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Fecha Fedeacian 2006 05 24 03 22 39 p m Carpeta Asociada C ElteCenten 2006 05 24 Fecha Documento Imagen Asociada MANUALS HE Nro de Origen jo Intenci n JINICIAL Tipo Referenciado Asunto REMITENTE Nro Ref
14. SIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 10 26 41 p m ACTIVIDADES PROCESADAS EN PERIODO PAG 1 ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD PABLO FELIPEALZATE CARDONA 51 2006 07 07 10 58 15 2006 07 07 10 58 48 SOUCITUD DE CREDITO PABLO FELIPEA LZA TE CA RDONA 52 2006 07 12 2006 07 07 11 09 15 2006 0711 2 SOUCITUD DE CREDITO INGRESAR DATOS SOLITUD PABLO FELIPEA LZA TE CA RDONA 53 2006 0711 2 09 15 23 2006 07 14 01 01 01 2008 07 13 SOUCITUD DE CREDITO CONSULTAR ESTA DO DE TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 3 103 Actividades procesadas por responsable en periodo Lista la informacion de las actividades con estado en PROCESADO y que hallan sido tramitadas por un empleado en particular entre 2 fechas Genera una salida como la siguiente Li zal x OSB xv gt BS E o UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 11 06 52 p m ACTIVIDADES PROCESADAS POR RESPONSABLE EN PERIODO PAG 1 PABLO FELIPE ALZATE CARDONA ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD 51 2006 07 07 10 58 15 2006 07 14 2006 07 07 10 58 48 SOUCITUD DE CREDITO 52 2006 07 12 2006 07 07 11 09 15 2006 07 14 SOUCITUD DE CREDITO INGRESAR DATOS SOLITUD 53 2006 07 12 09 15 23 2006 0712 09 26 00 2006 07 14 SOUCITUD DE CREDITO CONSULTA R ESTA DO DE TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 3 Actividades procesadas por responsable dentro de tiempo para un periodo Lista la infor
15. STA DO DE TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 2 104 Actualizar clave y o nivel de acceso Ver opciones comunes en el sistema Salir Ver opciones comunes en el sistema 1 10 OPCIONES COMUNES EN EL SISTEMA 1 10 1 Actualizar clave y o nivel de acceso Con esta opcion los empleados deben actualizar su clave inmediatamente despues que el administrador le halla asignado una clave temporal es responsabilidad del empleado realizar esta tarea La encuentra en el menu principal como actualizacion de clave Al ejecutar el programa aparece una pantalla como la siguiente Cambio de password y o nivel USUARIO 102758646 PABLO FELIPE ALZATE CARD QUE EL 2006 SEA UN A O LLENO DE ESITOS AMOR Y ALEGRIA Entre Usuario fi 0275046 Entre password anterior Entre nuevo password o o o o Nivel de acceso HH Actualizar Password g Salir Tenga presente que los clientes normales del sistema no puede cambiar el nivel de acceso dado que este campo solo esta habilitado para el administrador del sistema Ingrese el usuario y la clave que le halla asignado el administrador el sistema valida esta informacion en caso de ser correcta podra ingresar su nueva clave en caso contrario el sistema le presenta el siguiente mensaje 105 k PAdmon Mo existe usuario o clave errada Al pulsar el bot n OK el cursor se posiciona en el campo usuario para que ingrese nuevamente los datos 1 10 2 Salir Terminar Al pulsarlo en e
16. TECARDONA Password de Empleado Receptor pe REMITENTE M RETIPORADICACION RENRORADICACION RATIPOTERCERO RANROTERCERO RACARPE TAASOCIADA 123456 E 10275846 CAELITENMAGENES 123456 E 10275046 CAELITENMAGENES O 1 INGRESAR DATOS SOLITUD AL SISTEMA PROCESADO 2006 05 24 01 53 22 p m i H 2 CONSULTAR ESTADO DE CUENTA Y PAGADURI4S EN PROCESO 2006 05 24 01 53 22 p m H 3 CONSULTA DEUDAS PENDIENTES EN PROCESO 2006 05 24 01 53 22 p m E F4 Entrar par metros de b squeda al pulsar la tecla de funci n el programa ubica el cursor en el campo identificaci n del empleado receptor para que se cambie el mismo y as consultar sus documentos pendientes de procesar en esta opci n debe tener presente la clave que le ha asignado el administrador general del sistema F6 Datos de radicaci n ense a los datos pertinentes en una ventana adicional como se puede observar en la siguiente pantalla RADICACION UBICACION DOCUMENTO Tipo Radicaci n MANUAL Detalle 123456 BE TALLE Ubicaci n Docto Sist CONTABILIDAD Nro Radicaci n ASTER AA Ubicaci n Docto Fisica CONTABILIDAD gt gt Sete eae eee 2006 06 06 06 40 23 p m Carpeta Asociada CME LITESIMAGENES Fecha Documenta 2006 06 06 fi Imagen Asociada HISTORIA1 TIF Nro de Origen Intenci n RESPUESTA 7 sunita Tipo ASUNTO REMITENTE Nro Referenciado Tipo Tercera c Ciudad Origen BOGOTA Mro ID Tercero f 02755346 Mro Foli read Hombres Tercero PABLO F
17. a a punto del servidor Una vez se halla definido el sistema operativo sobre el que trabajara se debe instalar la base de datos Firebird en su respectiva versi n en el CD encontrar una carpeta denominada Firebird donde se halla el archivo Firebird 1 5 2 4731 Win32 siendo esta la version de la base de datos para windows En caso de querer instalarlo en otro sistema operativo se pueden bajar versiones actualizadas de hitp firebird sourceforge net Pulse doble Click sobre el archivo Firebird 1 5 2 4731 Win32 para empezar la instalaci n del motor de base de datos Al hacerlo le aparecer una ventana para seleccionar el idioma de instalaci n seleccione el idioma con el cual se sienta m s c modo y siga las instrucciones Se sugiere dejar los componentes por default igualmente la ubicaci n de instalaci n Para comodidad en la administraci n de la base de datos instale el software IBExpert de la siguiente forma En el CD encontrara una carpeta denominada IBExpert y dentro de ella el archivo ibet_2005 3 12 1 full pulse doble click sobre el mismo ds http www ibexpert com Accesada el 2006 06 17 12 Setup mn qe Welcome to the IB Expert Setup Wizard j This will install IB Expert 2005 Trial Edition on Your computer gt Ex sert kis recommended that you close all other applications before Continuing Click Hest to continue or Cancel to exit Setup Pulse Next License Agreement Plea
18. a donde podr seleccionar el tramite que desee trabajar pulsando doble clic sobre el mismo 87 TAMTANTENINIENTO TABLA TRANILIE Vs AGIIVIDADES El A TRAMITE PA SECUENCIA 2 gt 1 SOLICITUD DE CREDITO 7 ACTIVIDAD gt El 2 DESESMBOLSO DEL CREDITO RESPONSABLE gt ACTIVIDAD ra INFORMAR A TIEMPO TOTAL h 5 TIEMPO ALARMA 15 ALARMAR SI NO si 09 38 06 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 06 27 En la medida que se va ingresando informacion el sistema le muestra las descripciones de los codigos seleccionados para que usted verifique antes de continuar esto se puede observar en la siguiente pantalla MANANTENINIENTO TABLA TIRANIE VS ACTIVIDADES SS iW gt lm id a v xn A Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borrar Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar TRAMITE 2 SECUENCIA e ACTIVIDAD 1 RESPONSABLE 2 ACTIYIDAD INFORMAR A 10275846_ TIEMPO TOTAL 15 i TIEMPO ALARMA 15_ ALARMAR SI NO NO _ eooiso TRAMITE E SECUENCIA CODIGO ACTIVIDAD RESPONSABLE TIEMPO TOTAL TIEMPO ALARMA AVISAR A ALARMAR 1 SI i 3 SI Tesis especializaci n A FAm UNIVERSIDAD DE 2006 06 27 a ye ss 9 Si desea borrar una actividad en particular ubiquese sobre la misma en la grilla inferior y pulse la tecla DEL el sistema le solicita confirmaci n mostr ndole una pantalla con la siguiente antes de proceder a borrar la actividad 88
19. angulo amarillo Texto Desde Archivo Permitira adicionar un texto grabado en un archivo externo a la imagen No disponible en esta version Textos repetitivos Borra Area Despu s de seleccionar un area y pulsar esta opci n el area respectiva es borrada Salva Cambios Una vez halla colocado ap ndices a la imagen la puede grabar a nivel local con otro nombre o grabarla en el servidor de imagen con el mismo nombre si dispone de los permisos a nivel de sistema operativo para realizar la operaci n Cerrar Retorna al programa o men que invoc la imagen A continuaci n se observa una imagen gestionada con las opciones anteriormente descritas 109 Je FrmRadicacionConsultaDetallada l l x CONMUTACION OPCIONES IMAGEN ABOUT CERRAR texto sin rectangulo armenia pero I dei FOG e JAME UE DARIO Cari o para vobo de gerencia tecnicamel EnNTELSA Sm E S FP Marra vies esta ok 8a L S Grant raires cde rara Y uf PE aS 26409 PRS Que fe metamas envio das copiat de les contratos de trapat vlan Pats meee tives rongstane kas de afilia tienes A Leas foardas de sakiai v gersi n de Jata a plrados que contiriiaci n redadas aora a dii hee La lt ase tek 466875 at de prestaci n de servicios msuscribo por este entidad Yy Aervaicol Ltda NOMBRE DEJ EMPLEADA A AGN EF AFILIACION FONDG pe adici n PENSION THEE 4 PALLAS CAF ESSE 4 be HERA ANTE PAULA i BEDOYA a cz Payer ia FEAF NTE TO NADINE oe s aa
20. ar la informacion asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite la c dula del misma en el campo C dula de empleado el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra las opciones disponibles 83 STA TAN LENIENT O TABLA EMPLEADOS Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borar Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar C dula de Empleado ld en el Sistema HT Password 1 Hombres P Apellidos P Ter email 1 __ ___ __ uq do email Unidad Organizacional Telefono Fijo Telefono Celular Hivel de acceso mu CEDULA ID_SISTEHA HOMBRES APELLIDOS T gt J E E E E gl ud Tesis especializaci n 09 06 13 a m UNIYERSIDAD DE MANIZALES 20067 06727 Actividades Permite gestionar la informaci n de las actividades propias de la empresa en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en el y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel su
21. ar un nuevo responsable pulsando doble clic sobre la grilla respectiva igualmente podr digitar una breve descripci n del traslado esto se puede observar en la siguiente pantalla 99 Z Tramita Documento C digo Recorrido 25 COMENTARIO RESPONSABLE Tipo Radicaci n M N mero de Radicaci n C digo de Tr mite 1 C digo Actividad AUTO E TRASLADOS EN DOCUMENTO Fecha Finaliza Actividad Fecha Alarma Actividad Fecha Tramito Responsable I 1 Identificaci n Responsable fC Identificaci n Jefe del Responsable B Alarma al Jefe de Responsable S Acci n YoBo YoBo y Continuar Tr mite Trasladar Seleccione nuevo responsable Digite la raz n del traslado CEDULA APELLIDOS NOMBRES D 1 ALZATE CARDONA PABLO FELIPE 2 ORTIZ MORALES VICTORIA EUGENIA 3 ALZATE CARDONA RUBEN DARIO 13 NT13 NT13 ca m Si despu s de analizar el documento est de acuerdo con el contenido del mismo pulse el bot n VoBo y Continuar Tramite momento en e cual le aparecer una ventana emergente como la siguiente Digite Comentario de Revision Comentario rT Cancel En la cual debe digitar el comentario para finalizar la actividad tenga presente que es obligatorio digitar el comentario de lo contrario el sistema no lo deja continuar Despues de digitar el comentario el sistema le ensena otra ventana emergente donde le informa la accion que realizara el sistema para que usted la confirme Esto s
22. bilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo de medio en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra lo dicho MAMANTENINIENTO TABLA MEDIOS M gt M Bl Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borar Editar Actualizar lgnorar Refrescar Terminar C digo de Medio 2 Descripci n ELECTRONICO Estado H eovieo pescripcon esman Tesis especializaci n 09 23 12 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 06 27 Tipo Radicaci n Permite gestionar los tipos de radicaci n en el sistema en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo de tipo radicaci n en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra lo dicho 85 TARTAN TENINIEN LO TABLA POS DE PADICACION X i Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici
23. del submenu de radicaci n a este tienen acceso los login que tengan nivel de acceso 9 En este modulo basicamente se Registran los documentos que ingresan o salen de la empresa Las opciones disponibles son 80 RADICAR DOCUMENTO Adicionar Salir CONSULTA RADICADOS C digo de radicaci n Fecha radicaci n Fecha documento N mero de origen Documento de referencia Tercero Departamento recepto Empleado receptor Ubicaci n documento sistema Ubicaci n f sica documento Imagen asociada ACTUALIZAR CLAVE Y O NIVEL DE ACCESO Actualizar SALIR Salir 1 7 M DULO DE CLIENTES Las siguientes son las opciones del submenu de clientes a este tienen acceso los login que tengan nivel de acceso 8 En este modulo basicamente se consultan y tramitan los documentos que le corresponden a un empleado en particular dependiendo del tramite al cual se vinculo el documento Las opciones disponibles son CLIENTES Login Ingresar parametros de busqueda Consulta ruta Consulta datos radicaci on Tramitar Ver y gestionar imagen 81 ACTUALIZAR CLAVE Y O NIVEL DE ACCESO Actualizar SALIR Salir 1 8 M DULO DE REPORTES Las siguientes son las opciones del submen de reportes a este tienen acceso los login que tengan nivel de acceso 7 En este m dulo b sicamente se consultan los tiempos por tr mites tr mites m s demorados tr mites con mayor ocurrencia responsables de tr mites responsables de actividades entre otras Las opciones di
24. e puede observar en la siguiente pantalla Padmo x Actualizaremos Accion a TRAMITO Fecha que tramito a 2006 06 29 05 17 12 p m Y YoBo a OK 100 Una vez el operador halla trasladado o tramitado el documento este desaparece de la grilla documentos pendientes por procesar Enter Carga la imagen asociada con las respectivas opciones Ver opciones comunes en el sistema Actualizar clave y o nivel de acceso Ver opciones comunes en el sistema Salir Ver opciones comunes en el sistema 1 9 4 Modulo de reportes Inicialmente debe autenticarse en el sistema para esto utilice el login y password que le ha asignado el administrador Permisoideracceso USUARIO PABLO FELIPE ALZATE CARDO QUE EL 2006 SEA UN A O LLENO DE EXITOS AMOR Y ALEGRIA UNIVERSIDAD DE MANIZALES Nit AAAAAAAAA A Entre Usuario i 2345 Entre password y Aceptar Salir La siguiente pantalla ensena las opciones de este modulo a S REPORTES TERMINAR ACTIVIDADES POR TRAMITES RESUELTAS DENTRO DE TIEMPOS ACTIVIDADES POR TRAMITES PROCESADAS RESUELTAS FUERA DE TIEMPOS ACTIVIDADES POR TRAMITE ALARMADAS SIN TRAMITAR ACTIVIDADES POR TRAMITE EN COLA ACTIVIDADES PROCESADAS EN PERIODO ACTIVIDADES PROCESADAS POR RESPONSABLE EN PERIODO ACTIVIDADES PROCESADAS POR RESPONSABLE DENTRO TIEMPO PARA UN PERIODO ACTIVIDADES PROCESADAS POR RESPONSABLE FUERA DE TIEMPO PARA UN PERTODIO o Actividades por tr mite resueltas dentro de tiempo Lista la in
25. erenciado jo PABLO Ciudad Origen B0GOTA Tipo Tercero Nro Folios f Nro ID Tercero a fo Nombres Tercero sis LTDA Medio co Apellidos Tercero sis LTDA DESTINATARIO TRAMITE Exige Tramite si Unidad Organizacional Destino ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA lie i Tipo Empleado TipoEmplea Descripci n Tr mite SOLICITUD DE CREDITO Nro ID Empleado f Ultima Traslado Nombres Empleado PABLO FELPE gt ERR lael rie 25 Minutos Apelidos Empleado ALZATE CARDONA Fecha Vencimiento Documento Actualizar clave y o nivel de acceso Ver opciones comunes en el sistema Salir Ver opciones comunes en el sistema 93 1 9 2 M dulo de radicaci n Inicialmente debe autenticarse en el sistema para esto utilice el login y password que le ha asignado el administrador Renna delacceso USUARIO PABLO FELIPE ALZATE CARDIO QUE EL 2006 SEA UN A O LLENO DE EXITOS AMOR Y ALEGRIA UNIVERSIDAD DE MANIZALES Nit AAAAAAAAA A Entre Usuario i 2345 Entre password g Aceptar A Salir La siguiente pantalla ensena las opciones de este modulo A caci n H Radicar Documentos Consulta F adicados Erp Actualizar clave yro nivel Salir Radicar documento A trav s de esta opci n se graba la informaci n pertinente a un documento que ingresa o sale de la empresa esta opci n es una de las m s importantes del sistema dado que de acuerdo a la codificaci n entrada en la misma se dispondr de indices para la busqueda posterior de imagenes
26. essage El script toma los parametros de user y password por default de Firebird para su inicializaci n Ejecute el script pulsando F9 en su defecto el bot n verde a met E 009 DG Script SA No hay conexi n activa E E tt AQ C ELITE2 sql Script Statements AAA 36 3 36 26 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 26 26 36 36 36 36 26 26 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 D 36 36 26 36 36 36 36 36 26 36 36 36 36 36 26 26 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 26 A A Generated by IBExpert 2005 03 12 2006 06 17 08 20 31 a m ELLAS E F k 3 k 3 3 3 e H e e 3 3 3 D E H D S S H E D D HE E DE SE E E DE S DE E DE DE E E DE SE SE E DE SE E E NE 6 7 76 7 7 76 76 7 7 7 3 3 3 3 3 3 3 3 E E 3 E E E E E 3 E E E A CREATE DATABASE USER SYSDBA PASSWORD PAGE SIZE 4096 SRE ER ERR REE EEE EEE EEE EERE ERE EEE EE 36 36 3 36 EERE EEE 6 36 36 3 36 6 36 36 36 36 36 36 NE EEE EE 36 36 36 36 36 36 36 36 36 36 e 36 36 3 36 3 A ff Domains t444 fo REE e EERE EERE EERE EEE EERE EERE EEE 36 e 3 36 D 36 e 36 36 36 36 D 36 3 36 36 D 36 e 36 36 3 36 3 36 36 36 36 M E 36 36 36 36 36 36 3 36 36 36 36 6 36 36 36 36 3 A CREATE DOMAIN ESTADO AS o o CHAR 1 CHARACTER SET NONE CHECK VALUE IH HY MD FS1 CREATE DOMAIN INTENSION AS CHAR 10 CHARACTER SET NONE CHECK VALUE IN PINICIAL PRESPUESTA MADICIONAUN CREATE DOMAIN SI_NO AS v lt E gt Line Message Al te
27. estinacion final Este manual esta sujeto a cambios permanentes sin aviso previo dependiendo de las modificaciones realizadas al software El manual de usuario puede ser reproducido o transmitido por cualquier medio sin autorizacion previa 1 2 SOPORTE Para solicitar asistencia t cnica o enviar sugerencias por favor envi correo a pfalzate hotmail com 1 3 INSTALACION 1 3 1 Requerimientos Para el correcto funcionamiento del sistema es necesario disponer de la siguiente infraestructura a nivel de hardware y software Servidor gt Hardware gt Pentium IV o superior gt Memoria RAM 512 m nimo recomendable 1 GB gt Disco duro dependiendo de la cantidad de im genes a almacenar se recomiendan discos SCSI Software gt Sistema operativo Windows cualquier version de linux FreeBSD OpenBSD gt Firebird 1 5 o superior para la plataforma seleccionada Cliente de scaneo Hardware gt Pentium Il o superior 71 gt Memoria RAM 256 gt Scanner con alimentaci n automatica de hojas Software gt Version de office que contenga las OCXs para manejo de imagenes o como Alternativa registrar OCX de imaging gt Software administrador del presente proyecto Clientes Hardware gt Pentium Il o superior gt Memoria RAM 256 Software gt Version de office que contenga las OCXs para manejo de imagenes o como Alternativa registrar OCX de imaging gt Software cliente del presente proyecto 1 3 2 Puest
28. f E S F Parra 2 425 esta ok 134414335 LO Prente agire sia rimar dae 37 fb baal 2549 RS Cay BR DEC fe ometamas Pravia dats cuyas cle les contratos de Er abi ho Whar PA 32153 ROTA A rongiane kes de afi bien PODER a Leas Fearsdezse de salad oy gean 8 3 tort d baste Pt bados que a contiriaci n redacta Cuore dqae me ao lada rex BLA R L 4 tds tek Gem rata de prestaci n de serrvicios Suli Eo por Wale epee v Bearvicol Lidaz _ NOMERE HE EMPLEADA a AU IGN EF AFILIACI N FONDG je ideale PENSION PRIESTS 24 AI CAF ESAL dE dak eae E PALLI i ali 4 Pal O AAA EJE F BORTE tyes VEYE oe wlll E A Le SERE Selecciona Nota Permite como su nombre lo indica tomar una nota previamente dispuesta en la imagen despu s de lo cual la puedo desplazar reducir etc Crear Dibujo Habilita un l piz con el cual puedo dibujar libremente sobre el documento utilizando el mouse Resalta rea Permite crear un rect ngulo amarrillo sobre la imagen sirve para ocultar parte de la imagen Crea L nea Permite crear una l nea para enfatizar algo dentro de la imagen Enmarca rea Crea un rea rectangular de color azul sobre la imagen a diferencia de Resalta rea esta opci n no oculta el contenido de la imagen 108 Oculta Area Seleccionada Igual a Resaltar area Crea Texto Sin Rectangulo Permite adicionar notas dentro de la imagen Texto Dentro Rectangulo Permite adicionar notas dentro de la imagen encarcada en un rect
29. fof CADESCRIPCION ll H H p a H E D Tesis especializaci n 09 52 17 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 06 27 Municipios Permite gestionar la tabla de municipios en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ub quese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo del municipio en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla lo muestra 90 O x A MANTENIMIENTO TABLA CIUDADES M ejej M E Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borar Editar Actualizar lgnorar Refrescar Terminar C digo Ciudad 5_ Hombre MANIZALES C digo Departamento 2 PO Indicativo 63__ CODIGO NOMBRE DEPARTAMENTO INDICATPRO H H E H p gt ELITE Su empresa lider en tecnolog a 12 32 30 a m 2006 0716 Departamentos Permite gestionar la tabla de departamentos en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese e
30. formaci n de las actividades con estado en PROCESADO y cuya fecha de finalizaci n de la actividad sea mayor a la fecha en que tramito el responsable a la vez que la fecha 101 en que tramito el responsable este en el lapso seleccionado Genera una salida como la siguiente 18 xj OBE k gt n JA BS Cose UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 10 14 08 p m ACTIVIDADES POR TRAMITES RESUELTAS DENTRO DE TIEMPOS PAG 1 ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD PABLO FELIPEALZATE CARDONA 53 2006 07 12 09 15 23 2006 07 14 01 01 01 2006 07 13 SOLICITUD DE CREDITO CONSULTAR ESTADO DE TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 1 Actividades por tr mite resueltas fuera de tiempo Lista la informaci n de las actividades con estado en PROCESADO y cuya fecha en que tramito el responsable es mayor a la fecha de finalizaci n de la actividad a la vez que la fecha en que tramito el responsable este en el lapso seleccionado Genera una salida como la siguiente k Print Preview E 6 x OSB K gt 86 06 su UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 10 17 50 p m DADES POR TRAMITES PROCESADAS RESUELTAS FUERA DE TIEMPOS PAG 1 ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD PABLO FELIPEALZATE CARDONA 52 2006 0112 2006 07 07 11 09 15 20060712 SOUCTUD DE CREDITO INGRESAR DATOS SOLTUD TOTAL A
31. l men principal o al pulsar clic en la X ubicada en el v rtice superior derecho la combinaci n de las teclas ALT F4 saldr del programa activo regresando al men principal y en caso de estar en el men saldr de aplicativo 1 10 3 Gesti n de la imagen Al seleccionar la opci n consulta general dispuesta en el submen radicaci n o pulsar la tecla ENTER en la opci n pendientes dispuesta en el submen clientes el sistema le presenta la siguiente pantalla FrmRadicacionConsultaDetallada CONMUTACI N OPCIONES IMAGEN ABOUT CERRAR UBICACION DOCUMENTO Tipo Radicaci n Ubicaci n Docto en el Sistema CONTABILIDAD Nro Radicaci n Ubicaci n Docto F sico ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Fecha Radicaci n Carpeta Asociada C EliteCenter Fecha Documento Imagen Asociada AUTOMATICA1 TIF Nro de Origen Intenci n Tipo Referenciado REMITENTE Nro Referenciado Ciudad Origen Tipo Tercero C Nro ID Tercera N Nombres Tercero Nro Folios Nro Anexos Medio Apellidos Tercero DESTINATARIO Exige Tramite Unidad Organizacional Destino pees ae Tipo Empleado TREE Tease SOLICITUD DE CREDITO Nro 1D Empleado 0275846 ltimo Traslado po Nombres Empleado PABLO FELIPE Tiempo Total Tr mite 25 Minutos Apellidos Empleado ALZATE CARDONA Fecha Vencimiento Documento A continuaci n se detallan las opciones por cada submenu 106 CONMUTACION Imagen F5 Datos F6 OPCIONES Cargar otra imagen Zoom IN Zoom Out Salvar
32. les Tanto los clientes de escaneo como los computadores del software cliente deben ser windows teniendo presente que la version windows XP no trae los controles Imaging de kodak La alternativa en este sistema operativo es comprar el producto comercial Imaging pro 2 6 registrar los OCX de Imaging manualmente Registro manual OCX Imaging Baje la carpeta D Elite OCX_Imaging_W2000 dentro del directorio de windows C Windows System32 posteriormente registre los OCX de la siguiente forma Regsvr32 C Windows System32 OCX_ Imaging _W2000 Imgadmin ocx Regsvr32 C Windows System32 OCX_Imaging_W2000 Imgedit ocx Regsvr32 C Windows System32 OCX_ Imaging _W2000 Imgscan ocx Regsvr32 C Windows System32 OCX_ Imaging _W2000 Imgthumb ocx 1 4 CONCEPTOS Antes de iniciar el sistema se debe cargar y ejecutar el script que creara la base de datos por primera vez el script elite sql ubicado en el CD en la carpeta D Elite DB contiene las instrucciones en SQL que crear n los dominios generadores tablas vistas store procedures triggers y excepciones necesarias en el sistema la base de datos que se creara tiene como nombre elite gdb y estara ubicada en la carpeta C Elite DB 75 Seleccione el icono Script Execute para carga el script ubicado en el CD en D Elite DB Elite sal a SSC Lie Hw Script MSs No hay conexi n activa GF EA G eo x z Cargar desde Archivo Cbtrl L Script Statements Line M
33. maci n de las actividades con estado en PROCESADO y que hallan sido tramitadas por un empleado en particular entre 2 fechas igualmente deben haber sido tramitadas dentro del tiempo estipulado Genera una salida como la siguiente fe Print Preview 7 z x OSB xv gt BSS E o UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 11 07 29 p m ACTIVIDADES PROCESADAS RESPONSABLE DENTRO TIEMPO PARA UN PERIODO PAG 1 PABLO FELIPE ALZATE CARDONA ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACION F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD 51 2006 07 07 10 58 15 2006 07 14 2006 07 07 10 58 48 SOUCITUD DE CREDITO TOTAL ACTIVIDADES PROCESADAS 1 Actividades procesadas por responsable fuera de tiempo para un periodo Lista la informaci n de las actividades con estado en PROCESADO y que hallan sido tramitadas por un empleado en particular entre 2 fechas igualmente deben haber sido tramitadas fuera del tiempo estipulado Genera una salida como la siguiente A laixi BSM gt n BS BS Chse UNIVERSIDAD DE MANIZALES 2006 07 14 11 07 57 p m ACTIVIDADES PROCESADAS RESPONSABLE FUERA DE TIEMPO PARA UN PERIODO PAG 1 PABLO FELIPE ALZATE CARDONA ENTRE 2006 07 01 Y 2006 07 14 RADICACI N F I ACT F F ACT F TRAMITE NOMBRE TRAMITE NOMBRE ACTIVIDAD 52 2006 07 12 2006 07 07 11 09 15 2006 07 14 SOUCITUD DE CREDITO INGRESAR DATOS SOLITUD 53 2006 07 12 09 15 23 2006 0712 09 26 00 2006 07 14 SOUCITUD DE CREDITO CONSULTA R E
34. n l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo del departamento en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla lo muestra 91 9 MANTENIMIENTO TABLA DEPARTAMENTO x Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Borrar Editar Actualizar lgnorar Refrescar Terminar Codigo Departamento fi Nombre CUNDINAMARCA CODIGO NOMBRE H gt H H H E E ELITE Su empresa lider en tecnologia 12 32 52 a m Z006 07 16 IEA M gt H CONSULTAS Radicaci n Con esta opci n el administrador del sistema puede buscar la imagen de un documento radicado teniendo disponible para esto 11 opciones de busqueda a saber C digo de radicaci n Fecha radicaci n Fecha documento Numero de origen Documento de referencia Tercero Departamento receptor Empleado receptor Ubicaci n documento sistema Ubicaci n f sica documento Imagen asociada esto se muestra en la siguiente pantalla ite Gansta General de Documentos x ENTER Carga consulta detallada de registro activo F4 Entra par metros de busqueda F7 Termina 5 Tercero 6 Depto Receptor 7 Empleado
35. n particular ub quese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informaci n asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo de unidad organizacional en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla lo muestra TAMANTENIN TIEN TO TABLA UNIDADES ORGANIZACIONALES Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n al Editar Actualizar Ignorar Refrescar Terminar C digo Unidad Organizacional Descripci n _ copieo DESCRIPCION ARISE Ine SEER Rn ann prin Rn TE AA ANA AA 18 Tesis especializaci n 09 31 49 a m UNIVERSIDAD DE MANIZALES 006 0672 Actividades por tr mite Con esta opci n definimos las actividades propias de un tr mite y su orden l gico de ejecuci n Al ingresar el c digo de tr mite nos aparece en la parte inferior una grilla con definici n del tr mite pertinente Si deseamos modificar informaci n de alg n registro de una actividad en particular simplemente pulsamos doble clic sobre el registro con lo cual se carga la informaci n respectiva que se podr actualizar Si no conoce el c digo del tramite digite O en el campo tramite con lo que se habilitar la siguiente pantall
36. perior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le habilita los botones Borrar Actualizar e Ignorar cambios en el panel superior Si desea ingresar un nuevo registro simplemente digite el c digo de la actividad en el respectivo campo el sistema habilitar en este caso los botones Adicionar e Ignorar La siguiente pantalla muestra lo dicho AA ARCAS x Primero Anterior Siguiente Ultimo Adici n Fave Editar Actualizar lgnorar Refrescar Terminar C digo Actividad Descripci n INGRESAR DATOS SOLITUD AL SISTEMA Estado H Total minutos Actividad 50__ Total minutos alarma actividad 5 Responsable Actividad DEFAULT fa vi CTORIA EUGENIA ORTIZ MORALES Avizar retraso a DEFAULT 1 0275846_ PABLO FELIPE ALZATE CARDONA Avisar al Jefe de Responsable No Realizar llamada a trav s de IVR NO _ CODIGO DESCRIPCION RESPONSABLE AVISAR A ALARMA LLAMAR CON IVR ESTADO A Tesis especializaci n Padmon a lt 84 Medio de Radicaci n Permite gestionar los medios de radicaci n en el sistema en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto cargar la informacion asociada en el panel superior donde la podr actualizar o borrar Al cargar la informaci n de un registro existente el programa le ha
37. rminar de ejecutarse el script le aparece la siguiente ventana 76 inferm ctine x gt El script Fue ejecutado exitosamente L Total execution time 35 453ms aceptar Tenga presente que antes de ejecutar el script elite sql debe existir la carpeta C ELITE DB de lo contrario se generara un error El sistema carga por default un usuario administrador necesario para crear los demas usuarios que utilizaran el software Usuario Administrador Usuario 12345 Clave elite Inicio del sistema Para ingresar al sistema como administrador cliente de scaneo o cliente normal debera estar registrado en el sistema esto lo hace el encargado de administrar el mismo el administrador lo registrara en la tabla de empleados y le entregara su login y password temporal que usted debera cambiar posteriormente Para registrar nuevos empleados debe activar el modulo de Administraci n al hacerlo se le aparecer la pantalla de autenticaci n digite login y password para autorizar su ingreso al sistema utilice Usuario 12345 Clave elite 17 amen delacceso USUARIO PABLO FELIPE ALZATE CARD QUE EL 2006 SEA UN A O LLENG DE EXITOS AMOR Y ALEGRIA UNIVERSIDAD DE MANIZALES Nil AAA Entre Usuario E 2345 Entre password Aceptar de Salir Una vez halla ingresado al sistema este le habilita las opciones disponibles de acuerdo al nivel de acceso que le hallan dado a su login al ingresar como administrador se tendr
38. se read the following important information before continuing Please read the following License Agreement You must accept the terms of this agreement before continuing with the installation IB Expert Interbase Administration Tool Copyright E 2000 2004 HE Software All rights reserved IMPORTANT PLEASE READ THIS AGREEMENT CAREFULLY BEFORE USING THE SOFTWARE SPECIAL LICENSE FOR IBEXPERT PERSONAL EDITION The Usage and Distribution of the Personal Edition i not limited do not accept the agreement Cancel Acepte el contrato para uso en modalidad de evaluacion por 45 dias 73 Setup Select Destination Location Where should E Expert be installed I Setup will install IB Expert into the following folder To continue click Nest f you would like to select a different folder click Browse Ci Archivos de programa HK S oftware BE sper At least 16 7 MB of free disk space is required Cancel Acepte la ubicacion de instalacion por default Select Additional Tasks Which additional tasks should be performed Select the additional tasks you would like Setup to perform while installing IE Expert then click Next Additional icons O Create a Quick Launch icon Cree un acceso directo en el escritorio desde la instalaci n 74 Despu s de instalado IBExpert ejecute desde el escritorio el respectivo programa 1 3 3 Puesta a punto del cliente de scaneo y clientes norma
39. sponibles son TIEMPOS Tr mites con alertas Tr mites sin alertas Tr mites con mayor ocurrencia RESPONSABLES Tr mites procesados por responsable Actividades por responsable ACTUALIZAR CLAVE Y O NIVEL DE ACCESO Actualizar SALIR Salir 1 9 OPCIONES DETALLADAS 1 9 1 M dulo de administraci n Inicialmente debe autenticarse en el sistema para esto utilice el login y password que le ha asignado el administrador Tenga presente que el sistema crea por default el usuario 12345 y password elite para ingresar la primera vez al sistema y as crear los dem s empleados que interact an con el sistema 82 Rema SEEN USUARIO PABLO FELIPE ALZATE CARDIO QUE EL 2006 SEA UN A O LLENO DE EXITOS AMOR Y ALEGRIA UNIVERSIDAD DE MANIZALES Nit ARRARAARA A Entre Usuario i 2346 Entre password g Aceptar A Salir La siguiente pantalla ensena las opciones de este modulo Entramos aE E TablasBase Consultas Ep Actualizar clave y o nivel HE salir y 324 Empleados y da Actividades El Medio Radicaci n BB Tipo Radicaci n Tramites Unidades Organizacionales Actividades Por Tramite E Terceros Carpetas Empleados Contiene la informaci n de las personas que interact an con el sistema en la parte inferior se observa una grilla sobre la que puede consultar la informaci n de la tabla si desea modificar o borrar un registro en particular ubiquese en l y pulse doble clic sobre el mismo con esto carg
40. uiente Padmon x Error al scanear revise conexi n fisica y l gicas de red En tal caso revise conexiones y repita la operaci n Consulta radicado Ver numeral 1 9 12 95 Actualizar clave y o nivel de acceso Ver opciones comunes en el sistema Salir Ver opciones comunes en el sistema 1 9 3 M dulo de clientes Inicialmente debe autenticarse en el sistema para esto utilice el login y password que le ha asignado el administrador Permisoldelacceso USUARIO PABLO FELIPE ALZATE CARDIO QUE EL 2006 SEA UN A O LLENO DE EXITOS AMOR Y ALEGRIA UNIVERSIDAD DE MANIZALES Nit AAAAAAAAA A Entre Usuario i 2345 Entre password Aceptar A Salir La siguiente pantalla ensena las opciones de este modulo F Menil clientes ie Clientes a Actualizar clave yro nivel Salir Clientes Con esta opci n los empleados de la empresa podr n consultar los documentos pendientes de tramitar que sean de su responsabilidad igualmente podr n consultar documentos asociados a alg n tramite que est n en alerta y vayan dirigidos al empleado autenticado en el sistema Inicialmente el programa le 96 solicita la cedula y clave que son las misma de la autenticacion inicial sin embargo se habilitan aqui para que la opcion sirva a varios empleados que compartan un mismo equipo siendo responsabilidad de los mismos salir despues de procesar sus documentos La pantalla siguiente ensena los campos de autenticaci n y las opciones
Download Pdf Manuals
Related Search