MANUAL DE USUARIO
Contents
1. Nueva Matricula Imprimir Documentos Reporte de notas Salir MEN OPCIONES FUNCI N v Almacena todos los datos referentes a la matr cula de un estudiante informaci n personal e Nueva matr cula familiar acad mica adicional acudiente tambi n puede buscar y editar los datos de los estudiantes v Permite imprimir una constancia de estudio ESTUDIANTE Imprimir formulario de inscripci n y orden de matr cula de un estudiante que est previamente registrado en el sistema Documentos v Genera un reporte donde se muestra el estudiante con las notas finales de cada materia Reporte de notas v Permite salir de aplicaci n www colpegasus com 10 MENU ACAD MICA El men Acad mica facilita el acceso a la administraci n de la informaci n acad mica del instituto educativo Permite crear y editar el Plan de Estudio del Instituto y facilita el control de notas de las asignaturas 25 o Acad mica Crear Programa Crear Materias Waloraci n acad mica Reporte de valoraci n P MEN OPCIONES FUNCI N v Permite crear actualizar eliminar los programas del e Crear Programas instituto educativo as mismo genera un reporte de los programas creados v Permite crear actualizar eliminar las materias de los programas del instituto educativo as mismo genera un reporte de las materias de los programas creados e Crear Materias ACADEMICA VE2. ALESIS RODRIGUEZ PAEZ NELSON LOZANO VARGAS NELSON LOZANO VARGAS NELSON LOZANO VARGAS NELSON LOZANO VARGAS NELSON LOZANO VARGAS NELSON LOZANO VARGAS Docente TOCOS w Programa Materia Jomada ADMINISTRACION Y Inform tica I DE DIRECCION CONTABLE SEMANA SISTEMATIZADA ADMINISTRACION Y Inform tica 11 FIN DIRECCION CONTABLE SEMANA SISTEMATIZADA ELECTRONICA Y Electr nica de potencia NOCTURNA TELECOMORNICACIONES ELECTRONICA Y Telecomunicacion es HO cETURA HMA OPERACI N DE SISTEMAS Y Inform tica 11 FIN DE MaNTEMIMIENTO DE SEMANA COMPUTADO ELECTRONICA Y Instalaci n de redes FIN TELECOMUORNICACIONES SEMANA ELETRONICA Y Instalaci n de redes HOCTUR MA TELECOMONICACIONES ELECTRONICA Y Mantenimiento de FIN DE TELECOMORNICACIONES hardware SEMANA ELECTRONICA Y Mantenimiento de HA TELECOMONICACIONES hardware OPERACI N DE SISTEMAS Y Instalaci n de redez FIN MaNTEMIMIENTO DE SEMANA COMPUTADO OPERACI N DE SISTEMAS Y Mantenimiento de FIN DE MAaNTEMIMIENTO hardware SEMANA SOMPUTADO Los campos con son obligatorios UTILIDADES CREAR COPIA DE SEGURIDAD Sede PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRIMEIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL PRINCIPAL Estado 6 de 7 7 des de 2 2 de 2 4 de 4 3 de 4 6 de 6 3 de 4 6 de 5 deg 5 de El Sistema de Info
3. MEN OPCIONES FUNCI N v Permite listar los estudiantes e Listas de acuerdo los criterios de b squeda distribuidos en programas y semestres REPORTES v Permite listar la cantidad de estudiantes que ha calificado e Reporte p un docente en cada corte valoraci n MENU UTILIDADES Por medio del Men Utilidades es posible acceder a todas las utilidades de las que dispone SGA v2 0 para un adecuado control en la administraci n del sistema y adecuaci n al Plantel Educativo Hacer copia de seguridad Importar datos Administrar vigencias lectivas MEN OPCIONES FUNCI N v Facilita la protecci n de los e Hacer copia de datos ante fallas del sistema seguridad v Permite restaurar los datos Importar datos del sistema ante un posible fallo v Habilita nuevas vigencias Administrar acad mica cada vigencia vigencias lectivas guarda las notas y carga de cada semestre www colpegasus com 13 MENU ADMINISTRADOR SGA v2 0 incluye el Men Administrador que facilitar el acceso del administrador a las utilidades de administraci n y control de los usuarios del sistema Configuraci n Crear Perfiles f Permisos Administraci n de usuarios Porcentaje de cortes Configurar datos del instituto Configurar sedes Configurar empresas Modulo Pbocentes MEN OPCIONES FUNCI N v Crea los perfiles de los usuarios y le asigna los permisos Crear Perfil Permisos v Permite al administ
4. cuando es seleccionado oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varias sedes al tiempo para ser eliminadas www colpegasus com 18 gt Configurar sedes Instituto Instituto Tecnico COFREM Nombre Lugar ID Instituto Nombre Lugar L 1 Instituto Tecnico PRINCIPAL META VILLAVICENCIO a C 1i Instituto Tecnico COFREM ACACIAS META ACAC AS 41 12 Instituto Tecnico COFREN CURA RIAL META CUMARAL LJ C 13 Instituto Tecnico COFREM GRANADA META GRANADA 14 Instituto Tecnico COFREN PUERTO LLERAS META PUERTO LLERAS t C 15 Instituto Tecnico COFREM PUERTO L PEZ META PUERTO L PEZ 4 16 Instituto Tecnico COFREM SAN MARTIN META SAN MART N 41 Los campos con son obligatorios 51 la Y PORCENTAJE DE CORTES Es la opci n mediante la cual se ingresa los cortes de los semestres con sus porcentajes Para acceder a esta opci n dir jase al Men Configuraci n gt Porcentaje de cortes gt Cortes Hombre Porcentaje Visible ID Mombre Porcentaje visible l 1 CORTET 30 w mg CORTE 2 30 Cd 5 CORTE 3 40 Cd Los campos con son obligatorios ld Y Para ingresar un nuevo corte o registro debe ingresar los datos respectivos nombre y porcentaje Cuando termine de digitar los campos oprima el bot n de guardar La opci n Visible es para visualizar o no visualizar en la planilla de calificaci n del docente el corte con el fin de
5. cuando es seleccionado Y oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varios programas al tiempo para ser eliminados CREAR MATERIA Una vez creados los programas en el sistema podr ingresar las materias Es la opci n mediante la cual se ingresa las materias del instituto educativo Para acceder a esta opci n dir jase al Men Acad mica gt Crear materias www colpegasus com 39 gt Materias Programa C digo Hombre Abreviatura LH C digo Programa Mombre Abrew I H Los campos con son obligatorios y la Primero seleccione el programa al cual pertenecer n las materias a crear al seleccionarlo se listaran las materias ya creadas en este programa y el sistema asignara el c digo autom ticamente despu s se digitara el nombre abreviatura y la intensidad horaria I H Materia Una vez diligenciados los campos d clic en el bot n Guardar Si por el contrario desea modificar los datos simplemente debe seleccionar el dato a modificar los campos de nombre abreviatura e intensidad horaria son editables Una vez modificado el dato oprima el bot n guardar Por ltimo si desea eliminar una materia de la lista debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdo cuando es seleccionado oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varias materias al tiempo para ser eliminadas VALORACI N ACAD MICA INGRESAR NOTAS Es la ventana mediante la cual se califica los cortes
6. da clic en el bot n nivelar Aparecer la siguiente ventana www colpegasus com 42 s7 Planilla de Nivelaci n Asignatura Analisis y producci n de la informaci n adtiva Mo Nombre 1 CLAUDIA YANETH OROZCO HERNANDEZ DIANA CAROLINA VELASCO ALVARADO 3 DIANA YAZMIN RIVERA CALA 4 CIEGO ARMANDO CASTRO RODRIGUEZ 3 CIEGO ARMANDO CASTRO RODRIGUEZ 6 CIEGO ARMANDO GOMEZ GUERRERO T GEITS ON MAURICIO BELLO SANCHEZ E JOAN JULIANA GARZON JOHANNA TRODILLO BAGUER 10 LEIDY ALEJANDRA SARMIENTO FULA 11 LEIDY 1 ROPERO HENAD 12 LIMA CEL CASTRO RODRIGUEZ MAGDA LORENA GUTIERREZ ROA 14 MAIRA ALEJANDRA ESPINOSA PAWA 15 WIVIA4M FARINA HERRERA ROJAS La tabla contiene los siguientes campos e Nombre e Final e Habilitaci n Final 4 26 367 43 4 35 4 38 ara 4 553 3 79 4 16 3 585 4 21 4 53 4 05 3 931 4 41 Habilitacion Se digitan la nota de habilitaci n de cada materia y al finalizar el proceso d clic en el bot n guardar para almacenar las habilitaciones REPORTES DE VALORACI N IMPRIMIR PLANILLAS CON NOTAS Es la opci n que permite imprimir las planillas con las notas que han sido digitadas en el sistema Para llegar a esta opci n debe dirigirse al men Acad mica gt Reportes de valoraci n gt Imprimir Planillas con notas www colpegasus com 43 mprimir planilla con notas Programa ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE SISTEMAT Y Sede PRI
7. ingresar las notas www colpegasus com 19 Si por el contrario desea modificar los datos simplemente debe seleccionar el dato a modificar los campos de nombre y porcentaje son editables Una vez modificado el dato oprima el bot n guardar Por ltimo si desea eliminar un corte de la lista debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdo cuando es seleccionado Y oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varios cortes al tiempo para ser eliminados CONFIGURAR PAR METROS DE VALORACIONES Es la opci n mediante la cual se ingresa la informaci n de las Valoraciones y se selecciona las notas a tener en cuenta para efectuar las calificaciones y nivelaciones Para acceder a esta opci n dir jase al Men Configuraci n gt Par metros de Valoraciones gt Configurar par metros de valoraciones Mota minima o Mota m xima 5 Mota de nivelaci n 3 3 El Panel Valoraciones incluye 3 campos En el primer campo se digita el n mero que representa la nota minina En la siguiente campo se digita el numero que representa la nota m xima y el tercer campo se digita el numero que representa la nota m nima para ser promovido Ejemplo el instituto educativo califica de O a 5 O es la nota m s baja y 5 es la nota m s alta todos los estudiantes que superen la nota de nivelaci n 3 son promovidos en esa asignatura CREAR PERFILES PERMISOS El Panel crear perfiles permisos facilitar el proceso de admi
8. para que el docente digite las notas En la siguiente campo se digita la fecha de cierre despu s de esta fecha el docente no podr calificar las planillas y el tercer campo se selecciona sobre que vigencia se van a ingresar las notas DOCENTES CREAR DOCENTE Mediante esta opci n es ingresado los datos personales datos acad micos y datos laborales del docente en el sistema Para accederla debe dirigirse al men Docentes gt Crear docente www colpegasus com 25 gt Docentes Patos Personales Datos Acad micos Datos Laborales i Li Primer Hombre Tel fono Segundo Nombre Fecha Nacimiento Primer Apellido Lugar Nacimiento ollo w Segundo Apellido Genero Tipo Identificaci n Tipo Sangre on Numero Identificaci n Estrato Lugar Expedici n e Yje Y Correo Electr nico Dir Residencia Fecha Vinculaci n Lugar Residencia out One T Horario Atenci n Los campos con son obligatorios lg HD Ma Y A trav s de esta interfaz ingrese los datos b sicos del docente como es el nombre apellido documento de identidad tel fonos direcci n de residencia correo electr nico horario de atenci n y otros datos personales del docente En la pesta a de datos acad micos se ingresa los estudios realizados por el docente se ingresan datos como el grado de escolaridad titulo otorgado a o en el que realizo el estudio nombre
9. 3003 MAIRA ALEJANCRA ESPINOSA PAVA ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 51 1 PRINCIPAL 45326131 DIANA YAZMIN RIVERA CALA ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 51 1 PRINCIPAL 856079207 CIEGO ARMANDO CASTRO RODRIGUE ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 5 1 PRINCIPAL 22090503970 VIVIAN KARINA HERRERA ROJAS ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 4555553322 DIANA ISABEL CASTA O PE A ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 86055372 CARLOS ALBERTO SANCHEZ LADING ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 208585000 FAULA ROMELIA MOLINA FORERO ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 3012004271 JOAN JULIANA GARZON ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 25332243 CLAUDIA YANETH OROZCO HERNANDE ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 51 1 PRINCIPAL 21091713603 GEITSON MAURICIO BELLO SANCHEZ ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL De La interfaz muestra las opciones vigencia programa semestre es necesario diligenciar cada una de ellas para obtener as un registro detallado de todos los estudiantes que se encuentran cursando bajo esa vigencia programa y semestre seleccionado Los campos con son obligatorios Permite seleccionar uno o varios reportes de notas debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdo cuando es seleccionado se da clic en el bot n imprimir el abrir una nueva ventana con el reporte de notas del estuante o estudiantes
10. 3118545333 6837968 A 2 56076246 NELSON LOZANO VARGAS 3133741786 6674269 667 seleccionar 3 1121831968 LINDERSONM SEBASTIAN CARRE O 3103288747 6638265 AN y 4 56072201 HARRISON ESPITIA MOYA 3112442587 6733601 5 36273035 LUZ MELLY CABALLERO SANCHEZ 3103058590 6633078 A 45491174 ADELA RIOS GUZMAN 3138238044 lena 7 86074986 LUIS ALBERTO HERMANDEZ MAHECHA 3123641280 elfcrianar 40369176 CARMEN DELIA SUESCUN 3112523736 6676017 663 Seleccionar 8 40379455 DORA NINFA ORTIZ PEREZ 3138725905 6716468 A 10 17345245 CESAR ALFONSO VACA ORTEGA 3123556868 66232663 662 geleccionar 11 17340032 MTEI GONZA 7 TWFROS a117271156 AR74218 AAA calerrinnar Los campos con son obligatorios Puede digitar el nombre del docente en la caja de texto para obtener una respuesta m s detallada Para ver la informaci n completa d clic en el bot n seleccionar La informaci n ser visualizada en la ventana Datos de docente Si desea modificar alg n dato ed telo y d clic en Guardar para actualizar los campos en el sistema Para eliminar alg n registro en primer lugar se debe buscar el registro y luego dar clic en el bot n seleccionar Finalmente dar clic en el bot n eliminar cuando los datos se encuentren en la ventana principal Para imprimir un reporte de los docentes inscritos en el sistema d clic en el bot n Imprimir ASIGNAR MATERIAS POR DOCENTE Es la utilidad mediante la cual se selecciona un docente y se
11. 46 DANIEL VEGA AMAYA ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Yista 40401982 ESPERANZA ACOSTA ALFONS ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL ista 1121843115 PATRICIA TOLIMA PUENTES RAMOS ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Vista 404393 MARIA LUZ ROMERO BENITES ACMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Yista 100618691 CUBAN CAMILO LOPEZ MENDEZ ADMINISTRACI N Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 10274042477 ANDRES MA RICIO GIL SOTO ADMIMISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRIMEIPAL Vista Los campos con son obligatorios Para imprimir una constancia de estudio se selecciona la opci n enstancia y se da clic en el bot n vista del registro del estudiante se abrir una nueva p gina con la constancia del estudiante as mismo con la opci n formulario de inscripci n y orden de matricula REPORTE DE NOTAS Esta opci n le permite imprimir las notas finales de los estudiantes con su respectiva valoraci n Para acceder a esta utilidad dir jase a Estudiante gt reporte de notas en la barra de men www colpegasus com 37 gt Reporte de notas Campo Nombre wWigencia 2009 1 Programa TODOS Semestre Documento Nombre Programa Semestre sede MAGDA LORENA GUTIERREZ ROA ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL _ 1082901539 IMA PADLA FONSECA WAR GAS ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Sl 112185
12. MANUAL DE USUARIO PESAS SO TI 1 www colpegasus co MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION ACADEMICA v2 0 SGA v2 0 www colpegasus co MANUAL DE USUARIO SISTEMA DE GESTION ACAD MICA v2 0 SGA v2 0 No est permitida la reproducci n total o parcial de este documento sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright DERECHOS RESERVADOS 2009 PEGASUS SOFTWARE www colpegasus com VILLAVICENCIO COLOMBIA www colpegasus com INTRODUCCI N Gracias por elegir al SISTEMA DE GESTION ACAD MICA v2 0 en entorno web como su aplicaci n administradora del control acad mico y de matr cula de estudiantes dentro del instituto educativo El SISTEMA DE GESTI N ACAD MICA v2 0 es una aplicaci n web que facilita a los institutos educativos a mantener un control eficiente sobre la informaci n de matr cula y acad mica de los estudiantes SISTEMA DE GESTI N ACAD MICA v2 es un software web dise ado pensando en los institutos educativos con una interfaz de usuario agradable y de f cil acceso que permite generar reportes y estad sticas sobre los estudiantes en funci n de las sedes las jornadas y los semestres Facilita la administraci n de los estudiantes docentes notas en el lugar y tiempo que el usuario desee los docentes digitan las notas por internet y as mismo el estudiante tendr n su reporte de notas en internet en tiempo real Adem s tiene la herra
13. NCIPAL Jornada NOCTURNA Semestre 1 Grupo E Asignatura sede Jomada Semestre Imprimir Metodolog a de la investigaci n PRINCIPAL NOSTUR MA 1 Imprimir Analisis y producci n de la informaci n adtiva PRINCIPAL NOS TUR MA i Imprimir Gesti n contable y financiera PRINCIPAL NOS TUR MA i Imprimir tica y valores humanos PRINCIPAL NOS TUR MA i Imprimir En primer lugar debe seleccionar el programa sede jornada y semestre da clic en el bot n buscar se listaran las materias que est n asignadas a ese programa seleccione la materia y da clic en el bot n imprimir Se abrir una nueva ventana con la planilla y sus notas REPORTES LISTAS Listas le permitir imprimir las listas de los estudiantes matriculados en el instituto educativo de acuerdo a los criterios de b squeda seleccionados por el usuario Para Hacer uso de esta utilidad seleccione en la barra de Men la opci n Reportes gt Listas gt Listas Prograrna Semestre Inicial Semestre Final Jornada Sede Grupo Inicial Grupo Final Estado sw Si no se selecciona ning n criterio de b squeda el sistema mostrar todos los estudiantes almacenados en la base de datos organiz ndolos por programas y semestres Las opciones para el criterio de b squeda incluyen www colpegasus com 44 Seleccionar el programa e Seleccionar el semestre inicial desde el cual se desea hacer la consulta e Seleccionar el semestre fin
14. O Semestre La ph AAA NRI NR ESTADO PROGRAMA SEMESTRE 3456 2376 MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADO al 3456 2558 MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADO 2 3456 2932 MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE COMPUTADO 3 Q Q Los campos con son obligatorios lg 5 in Q www colpegasus com 35 BUSCAR ESTUDIANTE Es la opci n que permite buscar a un estudiante en la base de datos del sistema Puede acceder a ella dando clic en el icono Buscar Buscar Estudiante C digo Documento Nombre Seleccionar 214 8410230036 GARCIA ESTEBAN laos 29 40433282 GONZALEZ EWELIA alcaass 582 8504203063 GUERRERO ROCIO salas 714 892000501 HOSPITAL WILLAVICENCIO EEES 1040 40397240 HUERTAS BIBIANA lane 624 8310030214 JARA VIVIANA loans 709 800222941 LLANOSALUD O 550 8310255169 LOZADA IGNACIO es 715 8912300241 MANUELITA S A loss 823 1121820357 MANZANO YADIRA loas SAF asi20n521723 MONTA A YIRT Los campos con son obligatorios Cuenta con un filtro de b squeda de dos opciones nombre y documento Para hacer uso de los filtros selecci nelo de la lista Campo Por ltimo d clic en el bot n Buscar para iniciar la b squeda El sistema mostrar en pantalla una grilla en el cual ser n desplegados los campos con la informaci n del estudiante Si da clic en el bot n seleccionar de la ltima columna se cargaran los
15. TRO RODRIGUEZ 4 7 13 MAGDA LORENA GUTIERREZ ROA 3 5 14 MAIRA ALEJANDRA ESPINOSA PAWA 3 3 15 VIVIAN KARINA HERRERA ROJAS 4 5 La tabla contiene los siguientes campos e Nombre e Cortes a valorar e Fallas FALLAS 1 CORTE Z FALLAS 2 CORTE 3 45 40 De FALLAS 3 1 1 www colpegasus com 41 Se digitan las notas y fallas de cada uno de los cortes y finalizar el proceso d clic en el bot n guardar para almacenar las valoraciones REGISTRO DE RECUPERACIONES Es la opci n que permite ingresar la recuperaci n de las notas de una asignatura para ello debe dirigirse al men Acad mica gt Valoraci n Acad mica gt Registro de Recuperaciones El proceso es similar al de Ingresar notas a diferencia que solo se registrar la nota de recuperaci n 12 Ingresar nivelaciones Programa ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE SISTEMAT Sede PRINCIPAL w Jornada NOCTURNA Semestre 1 Grupo Asignatura Sede Jornada S5emestre Miwelar Metodolog a de la investigaci n PRINCIPAL NOCTURNA ab Mivelar An lisis y producci n de la informaci n adtiva PRINCIPAL NOCcTUR AA 1 Nivelar Gesti n contable y financiera PRINCIPAL NOCcTUR AA 1 Wivwelar tica y valores humanos PRINCIPAL NOCTUR RA 1 Nivelar En primer lugar debe seleccionar el programa sede jornada y semestre da clic en el bot n buscar se listaran las materias que est n asignadas a ese programa seleccione la materia y
16. al hasta el cual se har la consulta e Seleccionar la Jornada Acad mica Si este campo se deja vac o o se selecciona Todas imprimir los estudiantes de todas las jornadas e Seleccionar la sede del instituto educativo sobre la cual se desea conocer el listado Si este campo se deja vac o imprimir los estudiantes de todas las sedes e Seleccionar el grupo inicial de cada semestre Si este campo se deja vac o imprimir los estudiantes de todos los grupos e Seleccionar el grupo final de cada semestre Si este campo se deja vac o imprimir los estudiantes de todos los grupos e Incluir el estado de los estudiantes Finalmente el formato de la lista a imprimir se abrir en otra ventana REPORTES DE VALORACI N Es la opci n que permite hacer un seguimiento a las calificaci n de los docentes por cortes para ello debe dirigirse al men Reportes gt Reportes de valoraci n Se listan todos los docentes con la carga acad mica nos muestra el estado de la planilla ejemplo 6 de 7 el docente ha calificado 6 estudiantes de 7 que pertenecen a esa materia de esta manera se puede tomar la decisi n de la fecha de cierre de digitaci n de notas Se selecciona el corte y el docente y nos lista el estado de las planillas que trae la consulta www colpegasus com 45 Seguimiento de valoraci n Corte CORTE 1 Docente ALESIS RODRIGUEZ PAEZ ALESIS RODRIGUEZ PAEZ ALESIS RODRIGUEZ PAEZ ALESIS RODRIGUEZ PAEZ
17. ara guardar las notas carga acad mica y otras configuraciones propias de cada semestre por eso se debe crear las dos vigencias durante el a o para crear una nueva vigencia d clic en la barra de men Utilidades gt Administrar vigencias lectivas gt Crear Vigencias Vigencia actual 009 1 Hueva Vigencia 2009 2 Sarga acad mica de los docentes si desea asignar una nueva carga a los docentes no se recomienda copiar los datos Configuraci n de los cortes porcentaje de cortes Configuraci n de notas nota minima nota m xima nota de recuperaci n Materias se recomienda copiar estos datos incluyen todas las materia registradas en el instituto Programas se recomienda copiar estos datos incluyen todos los programas registrados en el instituto R Se puede crear una vigencia nueva basada en una vigencia actual copiando configuraciones como Carga Acad mica Porcentaje de los cortes Configuraci n de valoraci n Materias Programas www colpegasus com 48 Selecciona la vigencia actual y la nueva vigencia se seleccionan las configuraciones que se quieran copiar y se da clic en el bot n guardar AYUDA CONTENIDO A trav s de esta opci n puede acceder a la ayuda en l nea que contiene el sistema Para accederla dir jase al men Ayuda gt Contenido Se abrir en formato pdf el presente manual ACERCA DE Contiene la informaci n de la aplicaci n Para accede
18. asigna la carga acad mica que tendr en el instituto educativo Adem s podr imprimir el reporte de los diferentes docentes con las respectivas asignaturas Para accederla debe dirigirse a Docentes gt Asignar materias por docente www colpegasus com 28 gt Asignar materias por docente Docente E Programai sss Material Sede T p AAA gt Semestre Jornada o Programa Jomada sem Sede DOBDe0O En primer lugar debe seleccionar un docente dando clic en el bot n en el cuadro Docente Se desplegar una ventana de b squeda que mostrar los Docentes que han sido ingresados en el sistema Los campos con son obligatorios Buscar Docente Campo Mombre Palabra K C digo Documento Nombre Tel fono Seleccionar 1 ALEXIS RODRIGUEZ PAEZ 3118545333 6937968 2 86076246 NELSON LOZAMO WARGAS 3133741786 6674269 667 seleccionar 3 1121831968 LINDERSON SEBASTIAN CARRE O 3103288747 6638265 coleccionar i 4 86072201 HARRISON ESPITIA MOYA 3112442587 6733601 5 36273035 LUZ NELLY CABALLERO SANCHEZ 3103058590 6633078 Dina 6 45491174 ADELA RIOS GUZMAN 2138238044 seleciona 7 86074986 LUIS ALBERTO HERNANDEZ MAHECHA 3123641280 ette 8 40369176 CARMEN DELIA SUESCUN 3112523736 6676017 663 seleccionar 8 40379455 DORA MINFA ORTIZ PEREZ 3138725905 6716468 as 10 17345245 CESAR ALFONSO VACA ORTEGA 3123556868 6633663 663 Sele
19. ccionar 11 17340037 GONZA OS 311232115 6 AA1431 E celerrinnar Los campos con son obligatorios Luego d clic en el bot n seleccionar Una vez seleccionado el docente ser desplegada la informaci n de las materias asignadas en los distintos cursos del instituto educativo www colpegasus com 29 5 Asignar materias por docente Docente ALESIS RODRIGUEZ PAEZ e Programa e Materia jii Semestre lormadal Sede SS Programa Materia Jomada 5em Sede ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE Inform tica I FIN SEMANA 2 PRINCIPAL LU SISTEMATIZADA ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE Inform tica 11 FIN DE SEMANA 3 PRINCIPAL SISTEMATIZADA ELECTRONICA Y TELECOMLUNICACIONES Electr nica de potencia Hai TILA HA 4 PRINCIPAL LJ ELECTRONICA Y TELECOMUNICACICONES Telecomunicaciones Hoc TOR MA 4 PRINCIPAL LJ OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE Inform tica 11 FIN DE SEMANA 3 PRINCIPAL COMPUTADO Los campos con son obligatorios b lg E la Y Posteriormente debe seleccionar el programa seleccionado se cargara el listado de materias pertenecientes al programa se digita el semestre se selecciona la jornada y la sede Una vez los campos est n completamente diligenciados d clic en el bot n guardar Por ltimo si desea eliminar debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdo cuando es seleccionado oprima el bot n de eliminar se p
20. ci n como son su nombre apellido cargo direcci n de correo el nombre con el cual deber registrarse ante el sistema la contrase a a usar y el tipo de usuario o perfil que determinar los privilegios que tendr el usuario sobre el sistema Una vez ingresados los datos pulse el bot n Guardar Si desea crear un nuevo usuario d clic en el bot n Nuevo www colpegasus com 21 La siguiente imagen muestra la interfaz de Informaci n de usuario gt Administraci n de usuarios Administradores Nombre Apellido Cargo Dependencia Usuario Contrase a Confirmar contrase a 71 Hombre Usuario digitadori digitadorl Julieth julieth mar Guevara Srmar Web Master admin Los campos con son obligatorios ELIMINAR USUARIO Si desea eliminar un usuario que est registrado en el sistema debe dar clic en el cuadro de la fila al lado cuando es seleccionado oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varios usuarios al tiempo para ser eliminadas VER INFORMACI N DE USUARIO ACTUALIZAR Para ver la informaci n completa de un usuario registrado en el sistema selecciona al usuario de la lista inmediatamente se carga toda la informaci n del usuario disponible en el sistema www colpegasus com 22 SGA v2 0 ofrece la posibilidad de actualizar la informaci n del usuario como son el cargo el correo electr nico la contrase a y el tipo de usuario U
21. co_academicaz0052 0000 00 00 17 2005 1 inteco_academicaz0051 0000 00 00 16 2004 2 inteco_academica20042 oooo 00 00 J 15 2004 1 inteco_academica20041 0000 00 00 Descargar Se listan las base de datos de las diferentes vigencias para realizar las copias debe seleccionar la vigencia y dar clic en el boton descargar las copias de seguridad se hace una por una cada vez que realice una copia de seguridad de una vigencia se recomienda hacer copia de la vigencia instituto educativo es la vigencia mas importante y a la que se debe hacer copias frecuentemente IMPORTAR DATOS Es la herramienta que permite importar los datos al sistema ante alg n eventual fallo Para acceder a esta herramienta d clic en la barra de men Utilidades gt Importar Datos En el centro de la ventana aparecer un bot n de buscar Busque el archivo de la copia de seguridad despu s se da clic en el bot n Upload para restaurar la copia de seguridad Para mayor informaci n contacte a su proveedor de servicio www colpegasus com www colpegasus com 47 Restaurar copia de seguridad Esta herramienta le permitir cargar nuevamente los datos al sistema si ha ocurrido alg n fallo Seleccione reemplazar si desea actualizar los datos que ya se encuentran en el sistema Si por el contrario desea mantener los datos del sistema seleccione ignorar Subir archivo Buscar ADMINISTRAR VIGENCIAS LECTIVAS Una vigencia es una base de datos p
22. con la aplicaci n en formato digital e Men Ayuda Haciendo clic en el men de ayuda se obtendr la informaci n necesaria del tema que se necesite conocer e Ayuda en l nea Consultar el manual en l nea en la direcci n www colpegasus com www colpegasus com 5 INFORMACION GENERAL El Sistema de Gesti n Acad mica SGA v2 0 es una aplicaci n web dise ada para los institutos educativos para el manejo y control de la informaci n acad mica y de matr cula de los estudiantes SGA v2 0 usa como motor de base de datos MySql Server que ofrece un mayor rendimiento y mejor seguridad Permite a varios usuarios acceder simult neamente a la base de datos del sistema sin disminuir notablemente el tiempo de respuesta y facilita la conectividad entre diferentes m quinas con distintos Sistemas Operativos A continuaci n se presenta la ficha t cnica INFORMACI N DE LA APLICACI N Nombre del programa Sistema de Gesti n Acad mica SGA v2 0 Autores Pegasus Software A o de publicaci n 2009 Idioma Espa ol Tem tica Control Acad mico de Estudiantes REQUERIMIENTOS M NIMOS DEL SISTEMA El Sistema de Gesti n Acad mica es una aplicaci n web que cuenta con la eficacia la velocidad la interfaz grafica de usuario agradable y de f cil manejo dise o de consultas importantes que se adecua a las necesidades de los institutos educativos y seguridad en cuanto al manejo de usuarios Los siguientes son los requerimientos m ni
23. datos de Matr cula que incluye toda la informaci n detallada del estudiante como se explica en la secci n Nueva Matr cula ELIMINAR REGISTRO En primer lugar busque el registro a eliminar como se explica en la secci n Buscar Estudiante Una vez encontrado el registro d clic en el bot n seleccionar a continuaci n se abrir la ventana nueva Matr cula www colpegasus com 36 En la ventana nueva Matr cula debe estar la informaci n del estudiante que se quiere eliminar a continuaci n d clic en el Icono eliminar NOTA Esta opci n no podr deshacerse el usuario debe estar seguro que el estudiante seleccionado es el registro a eliminar IMPRIMIR DOCUMENTOS Esta opci n deja imprimir las constancias formulario de inscripci n y la orden de matr cula se busca primero al estudiante despu s de encontrarlo se selecciona que documento se va a imprimir gt Imprimir documentos Campo Nombre Palabra i Constancia Formulario de inscripci n _ Orden de matricula Documento Nombre Programa Semestre Sede Vista 40429634 LUZ ELENA GUTIERREZ GOMEZ ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Vista 300923553149 JAIRO ALESIS PULGARIN FORERO ADMINISTRACI N Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Yista 11218 9295 JOHANNA PINTOR ARIZA ADMINISTRACI N Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL Vista 26056665 HUBER ALBEIRO BALLESTER ADMINISTRATION Y DIRECCION CONTABLE 1 PRINCIPAL 210313040
24. de la instituci n o universidad Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Grado Escolaridad F Titulo A o Instituci n Departamento s o Ciudad a Titulo Instituci n A o Los campos con son obligatorios 51 D a Y Luego seleccione la Pesta a Informaci n Laboral www colpegasus com 26 gt Docentes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Instituci n Cargo Jefe Nivel Ense anza aii Direcci n Tel fono Departamento T Ciudad E T A o Empresa Cargo Tel fono A o Los campos con son obligatorios 51 5 a Q All puede registrar toda la informaci n laboral del docente nombre de la instituci n donde laboro cargo nombre del jefe nivel de ense anza direcci n del instituto tel fono del instituto ubicaci n del instituto y a o en el que laboro en el instituto Una vez registrados los datos b sicos del docente en este caso el nombre documento de identificaci n d clic en el bot n Guardar ubicado en la parte inferior de la pantalla Si desea ingresar un nuevo docente al sistema d clic en el bot n Nuevo y siga los pasos anteriormente descritos Para buscar un docente en el sistema d clic en el bot n buscar que desplegar la siguiente ventana www colpegasus com 27 Buscar Docente Campo Nombre Palabra E C digo Documento Hombre Tel fono Seleccionar 1 s6080508 ALEXIS RODRIGUEZ PAEZ
25. de los estudiantes en la asignatura seleccionada Para ingresar d clic en el men Acad mica gt Valoraci n Acad mica gt Ingresar notas www colpegasus com 40 Ingresar notas Programa ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE SISTEMAT Jornada NOCTURNA Semestre 1 Asignatura Sede Metodologia de la investigaci n PRINCIPAL An lisis y producci n de la informaci n adtiva PRINCIPAL Gesti n contable y financiera PRINCIPAL tica y valores humanos PRIMCIPAL Sede PRINCIPAL Grupo T Jomada Semestre MOTO A 1 MOCTURNA 1 MEET A al MOCTURMA 1 Valorar Valorar l l Valorar Valorar A Valorar En primer lugar debe seleccionar el programa sede jornada y semestre da clic en el bot n buscar se listaran las materias que est n asignadas a ese programa seleccione la materia y da clic en el bot n valorar Aparecer la siguiente ventana Planilla de valoraci n Asignatura An lisis y producci n de la informaci n adtiva No Nombre CORTE 1 1 CLAUDIA YANETH OROZCO HERNANDEZ 4 0 z DIANA CAROLINA VELASCO ALVARADO 2 3 E DIANA YAZMIN RIVERA CALA 43 3 CIEGO ARMANDO CASTRO RODRIGUEZ 4 CIEGO ARMANDO CASTRO RODRIGUEZ 42 DIEGO ARMANDO GOMEZ GUERRERO 2 5 7 MAURICIO BELLO SANCHEZ 40 10 JULIANA GARZON CALLES D a E KATHERINE JOHANNA TROCILLO BAQUER El E 10 LEI ALEJANDRA SARMIENTO FULA 3 5 11 LEIDY JHOANA ROPERO HERAS 43 12 LINA CEL CAS
26. e Gesti n Acad mica v2 0 estar listo para ser usado y se desplegar la ventana principal de la aplicaci n donde se encuentran todas las acciones que el usuario puede seleccionar desde el men principal mientras trabaja con SGA v2 0 SGA v2 0 es una herramienta web bastante amigable la cual se encuentra distribuida en m dulos que incluye Informaci n referente a matr cula de un estudiante Informaci n www colpegasus com 8 acad mica Reportes Utilidades de configuraci n Administrador B squeda de los cuales se realizar una descripci n de cada uno de ellos IMPORTANTE L No olvide hacer copias de seguridad peri dicas en el sistema Es responsabilidad del instituto t cnico COFREM mantener un respaldo de la informaci n en sitios seguros La empresa Pegasus Software no conserva coplas de seguridad Administrador Web Master Yigencia actual inteco_academica20091 Dise ado por Pegasus Software E Soluciones Web 2 0 www colpegasus com 2009 Pegasus Sotuare BARRA MENU La barra de men aparece en la parte superior de la pantalla y permite acceder a cualquiera de los m dulos de la Aplicaci n MENU ESTUDIANTE El Men Estudiante facilita el acceso a la informaci n relevante de los estudiantes en el instituto educativo Permite encontrar el acceso a las utilidades que ayudan en el proceso de b squeda y creaci n de una nueva matr cula de estudiante www colpegasus com 9 Estudiante
27. e en la matricula Para acceder a esta opci n dir jase al Men Configuraci n gt Configurar empresas gt Configurar empresas WHIT Hombre 1D MIT Nombre Los campos con son obligatorios ld KA Para ingresar una nueva empresa o registro debe ingresar los datos respectivos NIT y nombre Cuando termine de digitar los campos oprima el bot n de guardar Si por el contrario desea modificar los datos simplemente debe seleccionar el dato a modificar los campos de NIT y nombre son editables Una vez modificado el dato oprima el bot n guardar Por ltimo si desea eliminar una empresa de la lista debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdoL_l cuando es seleccionado Y oprima el bot n de eliminar se pueden seleccionar varios cortes al tiempo para ser eliminados www colpegasus com 24 MODULO DOCENTES Es la opci n mediante la cual se ingresa la fecha de inicio y final para permitir el ingreso de los docentes durante este rango de tiempo el docente podr entrar y digitar las notas despu s de este tiempo se bloquearan la entrada para modificar notas Para acceder a esta opci n dir jase al Men Configuraci n gt Modulo Docente Configuraci n modulo docentes Fecha de inicio 200 9 06 0 2 Fecha final 2009 08 07 EH Vigencia 2009 1 B Los campos con son obligatorios El Panel Valoraciones incluye 3 campos En el primer campo se digita la fecha de inicio
28. egio el departamento y la ciudad SGA v2 0 incluye la opci n de ingresar los datos de m ximo tres personas del instituto educativo rector coordinador y secretaria www colpegasus com 17 gt Datos del Instituto Nombre del instituto INSTITUTO T NICO COFREM Departamento kd Cuidad VILLAVICENCIO Direcci n Avenida Catama No 19 55 Tel fono 6822734 Pagina web http finstitutotecnicocofrern com Rector a Nombre y apellido Tipo identificaci n am F N mero de identificaci n Coordinador a Hombre y apellido ANA BEIBA QUINTERO Tipo identificaci n SE T M rnero de identificaci n Secretaria Marmbre Y apellido Tipo identificaci n bss y M rnero de identificaci n 1 CONFIGURAR SEDES Es la utilidad que permite ingresar editar o eliminar las sedes pertenecientes al instituto educativo con su respectiva ubicaci n Para accederla debe dirigirse al men Configuraci n gt Configurar sedes Para ingresar una nueva Sede o registro debe ingresar los datos respectivos Cuando termine de digitar los campos oprima el bot n de guardar Si por el contrario desea modificar los datos simplemente debe seleccionar el dato a modificar y dar clic en el bot n Y Una vez modificado el dato oprima el bot n guardar las sedes se modifican una a una Por ltimo si desea eliminar una sede de la lista debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdo _
29. mienta Administrador que le permitir crear restringir y eliminar el acceso de usuarios al sistema con base en los privilegios otorgados por la persona a cargo Finalmente y para mantener un respaldo de la informaci n ante eventuales fallos en el sistema SGA v2 0 incluye la herramienta Crear Copia de Seguridad que le permitir salvar toda la informaci n de la base de datos preferiblemente en dispositivos de almacenamiento extra bles y posteriormente podr n ser restaurados www colpegasus com 4 SUGERENCIAS PARA EL MANEJO DEL SGA v2 0 Las instrucciones o sugerencias que se definan para la operaci n de un software son determinantes para la correcta ejecuci n que por parte de los usuarios se dar a la aplicaci n que se pretende implantar La adecuada utilizaci n del software implica que los resultados obtenidos mediante el uso de ste alcancen en su totalidad los objetivos para los cuales fue dise ado y desarrollado Para hacer usa adecuado del SGA v2 0 se recomienda primero leer el manual de usuario que se distribuye con la aplicaci n que puede ser descargado desde www colpegasus com el cual incluye una completa y detallada informaci n del funcionamiento del mismo Obtener Ayuda El Sistema de ayuda del SGA v2 0 le permite tener acceso r pidamente a informaci n acerca de los m dulos y utilidades el sistema El sistema cuenta con tres alternativas de acceso a la ayuda e Manual de Usuario Se distribuye junto
30. mos con que deben contar los equipos clientes del sistema para su funcionamiento para obtener un m ximo rendimiento se recomienda caracter sticas superiores a las estipuladas en este manual y de esta forma aprovechar las ventajas que ofrece la arquitectura web con la que ha sido desarrollado el Sistema de Gesti n Acad mica v2 0 SGA v2 0 www colpegasus com REQUERIMIENTOS M NIMOS DEL CLIENTE Plataforma PC Sistema Operativo Windows LINUX MAC Procesador 800 MHz o superior Soporte t cnico Correo Electr nico Espacio en disco 4 GB Memoria RAM 256 Mb o superior SOFTWARE ADICIONAL Adobe Flash Player versi n 10 o superior Navegador web Internet Explorer versi n 7 o Mozilla Firefox 3 o versiones superiores Adobe Reader 8 o superior Teniendo en cuenta que es en el servidor donde se va a almacenar la informaci n del sistema es indispensable que este cuente con caracter sticas superiores a los requerimientos m nimos estipulados para su funcionamiento debido al constante crecimiento en volumen de los archivos de la base de datos as como el crecimiento de transacciones solicitadas al servidor garantizando de esta manera un mejor funcionamiento del sistema A continuaci n se presentan los requerimientos m nimos para el servidor que contendr la base de datos REQUERIMIENTOS M NIMOS DEL SERVIDOR Plataforma PC Sistema Operativo LINUX WINDOWS SERVER Procesador 2 GHz o Superior Soporte t cnico Correo Electr
31. mpos con son obligatorios 51 5 in Q En primer lugar debe seleccionar la empresa dando clic en el bot n en el cuadro Empresa Se desplegar una ventana de b squeda que mostrar las empresas que han sido ingresados en el sistema Buscar Empresa x ID Mombre Seleccionar Los campos con son obligatorios www colpegasus com 32 Para ingresar un nuevo registro debe guardar e ingresar el nuevo Se agregar una nueva fila en la cual se muestra los datos de la experiencia laboral para eliminar un registro de clic en el bot n eliminar que est dentro de la grilla al lado derecho de la experiencia laboral Interfaz datos acudientes Si el acudiente es el mismo estudiante en el icono 4 el sistema mostrar los datos digitados en los datos personales lo que facilitar el trabajo y disminuir el tiempo de ingreso de esta informaci n La informaci n del Acudiente ser til cuando se requiera localizarlo gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa Hombre y Apellido BERNAL CARLOS HUMBERTO Tel fono 6619462 Tipo Identificaci n C DULA DE CIUDADAN A r Empresa CONSTRUCTORA CARIBE LTDA Numero Identificaci n 19087860 Tel fono Empreza Lugar Expedici n ps Correo Electr nico Dir Residencia CALLE 20 SUR 36 16 SAN l D clic sobre la imagen para Lugar Residencia e j ka copiar la mi
32. na vez realizados los cambios pertinentes d clic en el bot n Guardar PANEL DOCENTES El panel docentes se cambian las contrase as de los docentes para ingresar a digitar las notas se listan todos los docentes que est n registrados en el sistema por defecto la contrase a de los docentes es el numero de cedula SGA v2 0 ofrece la posibilidad se restaurar la contrase a a todos los docentes ventaja para asignar una clave gen rica en la apertura los docentes en el modulo de calificaci n de notas tiene la opci n de cambiar la contrase a gt Administraci n de usuarios Docentes t Docente Contrase a Confirmar contrase a Cambiar contrase a a todos los docentes Contrase a Confirmar contrase a Los campos con son obligatorios lg PANEL ESTUDIANTES El panel estudiantes se cambian las contrase as de los estudiantes para ingresar a consultar las notas plan de estudio y otras opciones del modulo del estudiante se listan todos los estudiantes que est n registrados en el sistema por defecto la contrase a de los estudiantes es el numero de cedula www colpegasus com 23 gt Administraci n de usuarios Estudiantes Estudiante Contrase a Confirmar contrase a Los campos con son obligatorios lg CONFIGURAR EMPRESAS Es la opci n mediante la cual se ingresa las empresas donde laboral los estudiantes se ve el listado en panel de datos laborales del estudiant
33. nico Espacio en disco 5 Gb Memoria RAM 2 Gb Soporte f sico Manual de usuario adicional Adicional PHP APACHE IIS MYSQL www colpegasus com 7 INTERFAZ USUARIO La interfaz de usuario ha sido dise ada para una ptima y agradable comunicaci n entre el usuario y el sistema Todos los usuarios tienen asignados permisos y restricciones que permiten aplicar niveles de seguridad para el sistema y el manejo de los datos De esta manera se asigna un nombre de usuario y contrase a dependiendo de la clasificaci n del mismo La interfaz cuenta con men s desplegables clasificados para permitir un c modo y completo acceso a las utilidades del programa INGRESO AL SISTEMA En el momento de ingresar SGA v2 0 es indispensable que el usuario haya sido registrado previamente por el administrador en el sistema y de esta forma podr hacer uso de la aplicaci n con los privilegios asignados Cuando ingrese a la pagina del instituto educativo tendr la opci n de ingresar al SGA v2 0 se abrir una nueva ventana con 3 opciones Administrador Docente y Estudiante da clic sobre la opci n administrador abrir una ventana en la que se pregunta el Usuario y la Contrase a de ingreso Si no cuenta con un nombre de usuario y contrase a v lida contacte al Administrador de la aplicaci n Formulario de acceso i Usuario E 3 Contrase a Ey Entrar ENTORNO DEL SISTEMA Una vez iniciada la sesi n el Sistema d
34. nistraci n de los perfiles registrados en el sistema Permite ingresar nuevos perfiles y editar eliminar y asignar permisos a los perfiles ya existentes Para acceder al panel crear perfiles permisos dir jase al men configuraci n gt crear perfiles permisos www colpegasus com 20 gt Perfiles Permisos Nombre ld Permisos Tipo de usuario Secretaria Y ID Opci n w z5 Crear Perfiles Permisos w 26 Importar datos v 25 Hacer copia de seguridad Cd 24 Asignar materias por docente 22 Crear Docente ka 35 Administrar vigencias lectivas dl 20 Imprimir planilla con notas Cd 15 Registro de recuperaciones w 18 Ingresar notas 17 Reporte de valoraci n w 16 Waloraci n acad mica Crear Materias o 14 Crear Programa 13 Salir Id 11 Reporte de notas dl 10 Imprimir Documentos E Para ver la informaci n de un perfil del sistema selecci nelo y se listaran los permisos que tiene asignado ADMINISTRACI N DE USUARIOS Es la opci n mediante la cual se crean los usuarios que van a tener acceso al SGA v2 0 Para acceder a esta opci n dir jase Men Configuraci n gt Administraci n de usuarios All deber ingresar la informaci n relevante del nuevo usuario del sistema se listan 3 paneles administrador docentes y estudiantes PANEL ADMINISTRADOR Se crean los usuarios que tienen acceso al SGA v2 0 al modulo administrador se ingresa la informa
35. pos con son obligatorios a 5 in Q Permite registrar los datos personales del estudiante Interfaz de datos acad micos gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa Grado Escolaridad Titulo A o e E Instituci n Departamento o Ciudad T Grado Escolaridad Titulo Instituci n A o B sica Secundaria BACHILLER ACADEMICO COLEGIO DEPARTA 2004 Los campos con son obligatorios 51 la Y Permite llevar el registro de los estudios del estudiante el grado de escolaridad titulo otorgado a o en que realizo el estudio la instituci n y ubicaci n Para ingresar un nuevo registro debe guardar e ingresar el nuevo estudio Se agregar una nueva fila en la cual se muestra los datos del estudio para eliminar un estudio de clic en el bot n eliminar que est dentro de la grilla al lado derecho del estudio www colpegasus com 31 Interfaz de Informaci n laborales Permite llevar el registro de la experiencia laboral del estudiante empresa donde labora o laboro cargo nombre del jefe direcci n de la empresa tel fono ubicaci n y a o en el que laboro gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa Empresa Cargo Jefe Direcci n Tel fono Departamento Ciudad di A o _ L e Empresa Jefe Cargo Tel fono Los ca
36. r lugar debe seleccionar el programa dando clic en el bot n en el cuadro Programa Se desplegar una ventana de b squeda que mostrar los programas que han sido ingresados en el sistema www colpegasus com 34 Buscar Programa C digo Nombre Descripci n Seleccionar 4145150300 ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE SIST Seleccionar 4145150800 ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES 4145150100 HOTELERIA Y TURISMO Seleccionar 4145150400 OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE Seleccionar 4145150900 PREESCOLAR CON ENFASIS EN INVESTIGACI N Seleccionar 4145150600 PUBLICIDAD Y DISE O GRAFICO a jascanss 4145151000 T CNICO EN FORMACI N DEPORTIVA Seleccionar 4145300700 T CNICO EN MERCADEO Y VENTAS Almas A _ Los campos con son obligatorios Una vez se encuentra el programa se da clic en el bot n seleccionar y se digitan las campos restantes y da clic en el bot n guardar Para ingresar la nueva matricula del siguiente semestre de clic en el bot n del ltimo semestre cursado en ese programa se cargaran los datos de la matricula dejando solo para ingresar el NR gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa WRI 3456 Fecha 2006 01 28 E Programa OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE COMPU NR Fecha 2009 07 27 5 Sede PRINCIPAL Y o Jomads NOCTURNA Y W p A Grupor 1 Estado MATRICULAD
37. rador crear un usuario almacenando los datos b sicos para que pueda ingresar al sistema Adem s puede editar su informaci n y eliminar aquellos usuarios Administrar usuarios ADMINISTRADOR que ya no podr n ingresar al sistema v Permite al administrador Porcentaje de configurar los cortes con sus cortes porcentajes del instituto educativo v Permite almacenar los datos Configurar datos b sicos del instituto del instituto educativo el nombre la ubicaci n las personas que firmar n los documentos www colpegasus com 14 v Permite ingresar actualizar o e Configurar sedes eliminar Sedes con su ubicaci n v Permite ingresar actualizar o eliminar las empresas donde laboral los estudiantes e Configurar empresas v Permite configurar las fechas e Modulo docentes de apertura y cierre para calificar los docentes MENU AYUDA El men Ayuda facilita el acceso al manual de Usuario y a contenido de ayuda para obtener el m ximo beneficio del SGA v2 0 k dis 4 Contenido Acerca de MEN OPCIONES FUNCI N Y Facilita el acceso a la ayuda Gontenido del sistema AYUDA Aade v Visualiza la informaci n relevante de la aplicaci n MENU VIGENCIAS El men de vigencias es un listado de las vigencias lectivas vigencias son los semestres acad micos de los a os 2009 1 Primer semestre del 2009 2009 2 Segundo semestre del 2009 son bases de datos separadas donde se manejan lo
38. rla dir jase al men Ayuda gt Acerca de All podr ver la versi n de la aplicaci n los derechos de autor Para salir d clic en el bot n Aceptar Acerca de Sistema de Gesti n Acad mica w2 0 Xx Sistema de Gesti n Acad mica 534 42 0 1 Copyrigth 2009 Pegasus Software Reservados todos los derechos Advertencia Este programa est protegido por las leves de derecho de autor y otros tratados internacionales La reproducci n o la distribuci n il cita de este programa o de cualquier parte del mismo est penada por la ley con severas sanciones civiles y penales Aceptar www colpegasus com 49
39. rmaci n Acad mica v2 0 permite crear copias de seguridad para salvar la informaci n almacenada en el sistema ante eventuales fallos en la m quina donde se encuentra ubicado el servidor Para acceder a esta herramienta d clic en el men Utilidades gt Hacer Copia de Seguridad La interfaz explica en cortas palabras los beneficios de crear la copia de seguridad de la informaci n del sistema y muestra en pantalla la ltima vez que se realiz una copia de seguridad Es recomendable hacer copias de seguridad frecuentemente para garantizar el respaldo de la informaci n actualizada y adem s almacenarla en dispositivos de almacenamiento extra bles El usuario puede escoger la carpeta donde desea guardar la copia de seguridad www colpegasus com 46 Hacer copia de seguridad Las copias de seguridad tienen por objetivo el mantener cierta capacidad de recuperaci n de la informaci n ante posibles p rdidas Se recomienda salvar la informaci n en un medio extraible 15 Yigencia Base de datos Copia generada el 1 Instituto inteco_instituto 2009 07 08 pm 2 2009 1 inteco_academicaz0091 2009 06 12 24 2008 2 inteco_academica20082 0000 00 00 J 23 2008 1 inteco_academica20081 0000 00 00 22 2007F 2 inteco_academica2D072 ooo00 00 00 J 21 2007 1 inteco_academica20071 oooo 00 00 a 20 2006 2 inteco_academica20062 0000 00 00 7 13 2006 1 inteco_academica20061 0000 00 00 a 183 2005 2 inte
40. s datos de configuraci n y notas de cada uno de los semestres es de suma importancia saber sobre que vigencia se est trabajando los cambios de notas se deben hacer sobre las vigencias respectivas www colpegasus com 15 Iconos A continuaci n encontrar una tabla con la descripci n de cada uno de los elementos que hacen parte del SGA v2 0 Los iconos s lo aparecen en los formularios donde son permitidos su uso por el sistema Nuevo Permite ingresar un nuevo registro Guardar Ingresa el registro a la Base de Datos Eliminar Elimina un registro de la base de Datos Buscar Busca un registro dentro de la BD Imprimir Muestra un reporte en formato pdf para ser impreso Salir Permite salir del programa www colpegasus com 16 INFORMACION GENERAL DEL SISTEMA CARACTERISTICAS DEL SISTEMA Interfaz gr fica Idioma espa ol Manejo de Mouse y de teclado F cil uso y manejo Acceso sencillo a cada una de las opciones existentes Inicializaci n de las bases de trabajo cada semestre Respaldo de la informaci n en el disco duro o medio magn tico INICIO DEL SISTEMA CONFIGURACI N CONFIGURAR DATOS DEL INSTITUTO Es el primer paso recomendado para personalizar la aplicaci n configurar los datos del instituto educativo Para accederla debe dirigirse al men Configuraci n gt Configurar datos del instituto All se ingresa el nombre del instituto educativo la direcci n del col
41. s el acceso a la tabla de registro de valoraci n acad mica de los estudiantes en las diferentes asignaturas tambi n permite registrar notas de recuperaciones eliminar notas que han sido mal ingresadas e imprimir las planillas con las notas y recuperaciones digitadas Valoraci n acad mica Reporte v Genera un reporte donde se valoraci n muestra el estudiante por materia con las notas finales www colpegasus com 11 MENU DOCENTES El men docente contiene las tablas docentes que le permitir registrar docentes Seleccionar las asignaturas que ser n dictadas por los docentes Docentes Crear Docente Asignar materias por docente MEN OPCIONES FUNCI N v Facilita ingreso de docentes en el sistema y permite visualizar toda la informaci n de aquellos que hayan sido ingresados previamente e Crear Docentes DOCENTES v Es el acceso para asignar los docentes que dictar n materias en los programas seleccionados asignar carga acad mica a un docente e Asignar Materias por docente MENU REPORTES A trav s del men reportes se puede tener un completo acceso a los reportes generados por SGA v2 0 y que ser n de gran utilidad para el control de la informaci n y las estad sticas del instituto educativo A continuaci n se presenta un breve resumen de cada una de las opciones en el men Reportes Listas Reportes de valoraci n www colpegasus com 12
42. seleccionados Permite seleccionar todos los estudiantes listados en la cabecera en el cuadro de la primer columna cuando se selecciona el selecciona todos los registros de la lista ACAD MICA CREAR PROGRAMAS Es la opci n mediante la cual se ingresa los programas del instituto educativo Para acceder a esta opci n dir jase al Men Acad mica gt Crear programas www colpegasus com 38 gt Programas Codigos Hombre Descripci n C digo Nombre Descripci n 4145150300 ADMINISTRACION Y DIRECCION CONTABLE SISTEMATIZADA 4145150800 ELECTRONICA Y TELECOMUNICACIONES 4145150100 HOTELERIA Y TURISMO 4145150400 OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO DE Lu COMPUTADO 4145150900 PREESCOLAR CON ENFASIS EN INVESTIGACI N 4145150600 PUBLICIDAD Y DISE O GRAFICO 4145151000 T CNICO EN FORMACI N DEPORTIVA 4145300700 T CNICO EN MERCADEO Y VENTAS Los campos con son obligatorios D 1 la Y Para ingresar un nuevo programa o registro debe ingresar los datos respectivos c digo y nombre la descripci n es opcional Cuando termine de digitar los campos oprima el bot n de guardar Si por el contrario desea modificar los datos simplemente debe seleccionar el dato a modificar los campos de nombre y descripci n son editables Una vez modificado el dato oprima el bot n guardar Por ltimo si desea eliminar un programa de la lista debe dar clic en el cuadro de la fila al lado izquierdoL_
43. sma informaci n del estudiante Los campos con son obligatorios lg f la Y Interfaz datos referencias Permite llevar el registro de las referencias familiares y personales www colpegasus com 33 gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa Referencia Familiar Hombres y apellidos Parentesco Direcci n Lugar T ae Tel fono Referencia Personal Hombres y apellidos Direcci n Lugar a T y T Tel fono Los campos con son obligatorios D lg E La Q Interfaz datos programa gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa WHRI Fecha HH Programa MR Fecha Sede Jornada r L mi a j Grupo E Estado 2 ha Semestre NRI HR ESTADO PROGRAMA SEMESTRE 2456 2376 MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO COMPUTADO 1 24556 272558 MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO COMPUTADO 2 23456 PAZ MATRICULA OPERACI N DE SISTEMAS Y MANTENIMIENTO COMPUTADO a Q Q Los campos con son obligatorios 51 5 in Q Permite Ilevar el registro de matriculas del estudiante NRI c digo nico por programa NR C digo nico por matricula fecha programa sede jornada grupo estado y semestre Para ingresar un nuevo registro debe guardar e ingresar una nueva matricula En prime
44. ueden seleccionar varios al tiempo para ser eliminados Para imprimir el reporte de las asignaturas en los distintos cursos d clic en el bot n Imprimir ESTUDIANTES NUEVA MATR CULA Es la utilidad que le permite registrar una nueva matr cula en el sistema Almacena todos los datos del estudiante tales como datos personales datos acad micos datos laborales datos del acudiente datos de referencias y datos de programa Para acceder a ella puede hacerlo desde la barra de men s Estudiante gt Nueva matricula Una vez se haya ingresado la informaci n b sica del estudiante o sea realizada alguna actualizaci n de sus datos de clic en el bot n Guardar La informaci n esencial para que el sistema guarde son las campos con www colpegasus com 30 Interfaz de datos personales gt Estudiantes Datos Personales Datos Acad micos Datos Laborales Datos Acudiente Datos Referencias Datos Programa Primer Nombre MIGUEL Tel fono 6619468 Segundo Nombre ANGEL Fecha Nacimiento 1387 12 14 Primer Apellido MARTINEZ Lugar Nacimiento Segundo Apellido MARTIMEZ Genero Tipo Identificaci n C DULA DE CIUDADAN A Y Tipo Sangre Numero Identificaci n 1121838248 Estrato Lugar Expedici n VILLAYICENCIO Y Correo Electr nico o Dir Residencia CALLE 20 SUE 36 16 SAN JORGE Afiliado Y Lugar Residencia o To Subsidio oO Los cam
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