Manual Básico SysCafé
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1. Mai inventario Saldos de inventario Imagen 55 Ordenar por A e Escoja a trav s de los filtros la informaci n que va a revisar en el informe posteriormente YA Y seleccione los par metros que condicionar n la z informaci n generada en el informe 7 adicionalmente proceda a escoger el mes al cual se revisar el inventario en la casilla Por ltimo presione el bot n imprime IMAGEN 55 38 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO s m gt SysCafe ysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial TESORERIA Ruta Informes Tesoreria ESTADO DE CAJA Para revisar el estado de caja por tipo de cuenta comprobante usuario etc Dirijase a Informes Tesoreria Estado de caja Imagen 56 L 7 7 Mm Escoja a trav s de la opci n filtrar la informaci n que va a revisar en el informe a continuaci n seleccione las bes opciones que concretara la informaci n generada en el a informe Por ltimo presione el bot n imprime mm BOLETIN DE CAJA Y BANCOS IMAGEN 56 Permite generar informe del movimiento detallado acumulado por cuentas o resumido de las cuentas de caja y bancos VENTAS Ruta Informes Ventas REVISAR VENTAS Para generar un informe de las ventas realizadas en un determinado periodo dir jase a Informes Ventas Record de ventas Error No se encuentra el origen de la referenci2. SysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial Manual de Usuario S m gt SysCafi ysCaf y Software Integrado de Gesti n Empresarial CONTENIDO Ingresar dl SONWANE ae treat eb pioneer a o taco 5 interfaz DaS ao a a E a a a E a 5 Elementos b sicos que componen la ventana principal sessesessesessecesseoeosecsoseceoseceoseceoseceoseseoseseeseo 6 Parametrizar soporte remoto Teamviewer oocccocccoccnononcnoncconccnnccnnccnoronaronaronornnccnaccnarcnaronaronos 7 Descargar Teamviewer directamente desde la p gina oficial ooooorooccoorooroccconrooroncconroaronoconos 7 Mantenimiento b sico del programMo oooocococcccocorocncnocororocnonorarornononarornononorarornonorararcononos 8 A nono E E S 8 OPDUMIZA oan E E E E 8 Copias desec una E e asoto 9 Generar copias de seguridad en memoria USB ssesesessssesecececscsesesecececsesesececscsesesecececsesesececesseseseo 9 Parametrizar informaci n general de la empreso oooocococcocorococnococorocncnocarerocnonorerorcononos 10 Parametrizar ellogo de la empresak eoero es 10 Crear usuarios del siste maias norne eae A A A A E 11 CIMDI deca ven a a a a a a a 12 Se e USO o E E E tac Ai 12 Bloquear sistemas 12 Crear un tipo de comprobante ir nadas 12 Configurar resoluci n de la DIAN en las facturas de venta oocoocccccnccnocnncconconconcconronconoconroncnnnnnos 13 Crear terceros Clientes proveedores vendedo
3. Detalle COMPRA C COMPRA A TABLA DE CONTENIDO gt Sys Caf Software Integrado o Gesti n Empresarial Para analizar las cuentas por pagar Seleccione el cliente Escoja el periodo a revisar desde hasta a o y mes Presione el bot n Consultar En la ventana superior aparecer n todos los movimientos que han afectado el saldo por pagar al proveedor seleccionado p Pay e e Fr 5 Es AE f sil a La da ir cald y 7 Detall Ct robantr Afecta Cuota Debito Credito salda Dias a i T al AS JO Abr 2012 gt 0 00 0 00 500 000 00 APA N 4 RCANCIA MAYO 00 Sye ES HUUU 500 000 00 0 00 3 Al F r 3 0 00 el IMPRA CREDITO FL oa 1 0 00 2 E May 10 2012 COMPRA A CREDITO FC1 00000000 12 FC 1 0000000012 0 00 11 000 000 00 13 750 000 EN En la parte inferior se muestran los comprobantes que no se han cancelado completamente al proveedor p a r N F lo i cl Me Eunn ETF e AA 3 L m A 5 Era i F Si p e E Numero Cuota Mum Externo Saldi ota echa Vence Fecha Ent Plazo Mora Suc Pto Cuenta Detalle FC1 0000000008 2 750 000 00 2 750 000 00 May 10 2012 May 15 20 12 J 7 2205301 COMPRA C Importante Para acceder a consultas por cuentas por pagar tambi n lo puede hacer por el men de accesos directos INFORME CUENTAS POR PAGAR Permite verificar el saldo general f Slez de un proveedor en espec fico o del total de proveedores de igual laa maner
4. SysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial MANTENIMIENTO B SICO DEL PROGRAMA Para que el programa Gesti n Comercial Plus SysCaf se ejecute siempre correctamente es necesario utilizar las herramientas de Mantenimiento base de datos Dichas herramientas est n compuestas por REPARAR S SysCaf MNTOBD ola Esta herramienta corrige inconsistencias en las tablas que se pueden a Mantenimiento base de datos presentar por cortes de energ a o cierre abrupto del programa Utilidades Mantenimiento de base de datos Reparar com Imagen 5 Utilice el proceso de Reparar cada vez que se presente un corte de energ a o un error del programa IMAGEN 5 OPTIMIZAR E SysCaf MNTOBD sta herramienta sirve para borrar los datos que ya no se utilicen en CEE Mantenimiento base de datos el sistema 7 MA z Utilidades Mantenimiento de base de datos Optimizar pa Reparar tablas comunes Imagen 6 Revisar cambios Dn e A Utilice el proceso de Optimizar cada vez que elimine un Reparar DBC comprobante o borre registros de un cat logo por ejemplo cuando elimine un tercero un tipo de comprobante o un centro de costos IMAGEN 6 Importante En el caso que se presente un error del programa utilice los procesos Optimizar y Reparar de manera conjunta si esto no resulta por favor comun quese con el personal de soporte Manual de Usuar
5. Es una herramienta que permite revisar modificar o reimprimir comprobantes ya elaborados a la cual puede acceder a trav s del men Utilidades Comprobantes Imagen 59 SysCafe UTICOM Herramientas Y 4 Utilidades en comprobantes ro EA e oos GEEA El imprimir Imprimir Clase COMPRAS CAUSACION DE SERVICIOS 3 Excel Excel Tipo COMPRAS CAUSACION DE SERVICIOS Detalle COMPRA 2 Renymera Renumera gt Fecha E a Proveedor PROVEEDORES S 4 5 Modificar _ ___ Bodega BODEGA PRINCIPAL gt Duplicar N Externo ho Eliminar Afecta Afectado por gt Anular gh Contabiliza El Datos Fecha MAY 23 2012 Marca seguridad Fecha elaboracion 05 23 2012 14 42 40 _3ICOWI4QT Usuario elabor SUPERUSUARIO Computador CRISTHIAN PC Vr Totals5 986 000 00 General Imputaci n Contable Detalles Log ERES Otros datos Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus IMAGEN 59 40 TABLA DE CONTENIDO S gt SysCafi ysCaf y Software Integrado de Gesti n Empresarial Dentro de la ventana puede encontrar diferentes opciones para verificar los comprobantes ya elaborados tales como Imprimir Realiza una impresi n de un comprobante ya elaborado Renumerar Cambia el consecutivo del comprobante Cambio fecha Modifica la fecha del comprobante Modificar Ingresa a diligenciar de nuevo comprobante para realizar cambios en la informaci n Dupli
6. metros espec ficos Posteriormente presione el bot n Resoluci n Imagen 14 Una vez digitados los datos de su resoluci n DIAN presione el bot n Salir 13 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus Sy sl ate TMPODOC Jumeraci n Autorizada E el Jesge IMAGEN 14 TABLA DE CONTENIDO s m SysCafe ysCaf e Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial CREAR TERCEROS CLIENTES PROVEEDORES VENDEDORES ETC Para crear los terceros que aparecer n relacionados en comprobantes tales como facturas de venta comprobantes de egreso recibos de caja entre otros Archivo Cat logo de terceros Nuevo Clasificaci n Para adicionar un nuevo tercero presione el bot n Nuevo y proceda a llenar los campos correspondientes una vez llenos los datos b sicos del tercero seleccione la clasificaci n que le Empleado corresponda Imagen 15 pra de FE P S Fondo pensi n i ifi i sci E Cobrador FJ A R P Cuando ya seleccione la clasificaci n y tenga los datos b sicos a Ca aapeaidn ae E Transportador T Fondo cesant as diligenciados presione el bot n Grabar E Ingreso otro tercero E Aseguradora Codeudor Patronal Entidad del estado Vehiculo CREAR SUCURSALES DE TERCEROS IMAGEN 15 Permite registrar las sucursales del cliente para que puedan elaborarse movimientos de forma independiente con el fin de identificar la sucursal que gener el movimiento Archivo Cat lo
7. 0 No aut Und 5 Iva T Detalle Unid Pres Cant VrfUnitario Total Sal B Sal G Referencia gt a 00000 PRODUCTO DEMOSTRACION UNIDAD 5 18 560 00 92 800 00 5 l lt agoda 92500 w aa eg O Gia m C C Nit Cliente Ar 222222222 CLIENTES VARIOS la Factura FP10000000001 D IMAGEN 41 Para realizar una devoluci n POS es necesario seleccionar el cliente y la factura a a devolver Puede usar el f bot n para buscar ER lleida 7 Items de Facturas POS Herramientas Y V Filtrar por tipo de cruce Sin cruzar todo pendiente Filtros Y Todo pendiente y parciales pendientes En l a ventana q ue a p arece Tipo Facturas POS Solo parciales pendientes 4 Consultar pa pe V Cruzados totalmente sin pendientes se l eccione la fa ctura a d evo Ive r Items Avp g Comprobantes Rep g Comprobantes 1 en 0 segundos w Tipo Numero Fecha Vr Total Pasar F2 Tercero Vendedor IE FP1 0000000001 May 17 2012 92 800 A CLIENTES VARIOS Si presiona Pasar F2 4_ Se incluir n todos los tems x Num Ext Detalle Municipio CLIENTES VARIOS que aparecen en la factura para w referenca Detalle Cant VWrUnit WrTotal a ma E 00000 PRODUCTO DEMOSTRACION 5 00 16 000 00 80 000 00 realizar la devoluci n Pasar F3 q Se incluir nicamente el art culo seleccionado para que se LS Salir T Activar parciales en cantidades haga una devoluci n
8. 00 L 200 000 00 0 00 0 00 600 000 00 0 00 600 000 00 600 000 00 0 00 Importante Para acceder a consultas por cuentas por cobrar tambi n lo puede hacer por el men de accesos directos E NFORME DE CARTERA Permite verificar el saldo general de un cliente en espec fico de un grupo de clientes o del total de terceros Imagen 51 Si desea ver informaci n espec fico de un cliente grupo monto de dinero d a forma de pago haga click sobre el bot n Filtros T CxCobra Ez Fitos n anticipos E ve Cupi y ciji aite El detallar cuota C Ver fecha d La E El de gt alle E ve Sr afectaciones 35 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus 130505 Na E Cak e 3 E echa E Tot pol cuenta El Mo det all ar i subter eras a 3 Intereses vencimiento con ia jse g pes aime NCE 3 Hare Sta ndal mla tales AAA RW 3 Terna de causadomn fecha de entrega Jay a a Mo Jo r Ys ME a oyes Us 42 0 1 IMAGEN 51 TABLA DE CONTENIDO Posteriormente escoja el periodo y el formato y por ltimo presione el bot n Imprime Octubre Noviembre Opcion Diciembre E Ver aCierre CUENTAS POR PAGAR Ruta Informes Cuentas x pagar F ox E el 5 al umulada E J AS P2SumIida gt z ERP A A sl adn armato espedal cartera lva otal Saldo o espeli p Lva ii f da Circular de couro Circular de cobro financiera PF
9. A Asociado E Empleado IMAGEN 40 Una vez seleccionado el cliente proceda a adicionar los art culos a facturar con las teclas F2 Alt A o apuntando la pistola lectora al c digo de barras debe estar parametrizado el c digo de barras en el cat logo de art culos donde posteriormente se diligenciar en el registro que aparece las cantidades y el valor a facturar LI Referencia Detalle Unid Pres Cant WrfUnitario Es Total 00000 PRODUCTO DEMOSTRACION UNIDAD 5 18 560 00 92 800 00 Luego de adicionar los art culos que se facturar n presione la tecla F6 para escoger la forma de pago TARJETA DEBI TO CREDITO Para conocer el valor del cambio presione la tecla F7 y digite la cantidad que ha recibido por parte del cliente De sta manera se realizar la operaci n matem tica entre el valor total y el valor recibido dando a conocer el resultado en la casilla cambio Por ltimo para grabar e imprimir la factura presione la tecla F12 28 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO SysCaf Software Integrado F is Gesti n Empresarial DEVOLUCIONES DE FACTURACI N POS Para ingresar a elaborar una devoluci n de factura POS presione la tecla F11 Como se puede ver el formato es similar al de la factura POS En Total 92800 DP1 0000000001 jueves 17 de mayo de 2012 J aa Te 918 SUPERUSUARIO Bodega Vend Plazo No ex Its 1 Subtot 80 000 00 BODEGA PRINCIPAL
10. Calcular edade s con base a fecha de causaci n SysCaf Software Integrado F ie Gesti n Empresarial TA TEA T Para generar un informe de los proveedores y los saldos que a n se le adeudan dir jase a Informes Cuentas por pagar Puede escoger entre revisar informaci n detallada de un proveedor a trav s de la opci n Consultas o revisar un saldo general con la opci n Informe cuentas por pagar CONSULTAS Esta opci n funciona de forma similar a las Consultas de cuentas por cobrar Imagen 52 2012 Mayo N Proveedor 2012 Mayo EEE Agrupar Fecha Detalle SALDO Abr 2012 RPA MERCANCIA MAYO 3 500 000 00 16 750 000 00 Num Externo Numero Cuota FC1 0000000008 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus 2 750 000 00 11 000 000 00 11 000 000 00 May 10 2012 May 15 2012 5 7 Imprimir Cuentas j 220501 PROVEEDORES Comprobante Cuota Debito Credito 00 00 3 500 000 00 3 000 000 00 3 000 000 00 0 00 0 00 0 00 2 750 000 00 2 750 000 00 0 00 11 000 000 00 13 750 000 00 FC1 0000000007 FC1 0000000007 002 EG1 0000000006 FC1 0000000004 EG1 0000000007 FC1 0000000007 002 FC1 0000000008 FC1 0000000008 FC1 0000000012 FC1 0000000012 D 00 500 000 00 3 000 000 00 0 00 Saldo Vencido 0 00 0 00 13 750 000 00 13 750 000 00 Suc Pto Cuenta 220501 220501 Total Fecha Vence Fecha Ent Plazo Mora 2 750 000 00 May 10 2012 May 15 2012 5 7 Saldo IMAGEN 52 36 lt sai
11. Despu s de a ver seleccionado la opci n simplemente le de dar en el bot n Imprime si no lo desea imprimir en el formato POS no selecciona la opci n y lo nico que tiene que hacer es darle Imprime El comprobante de informe diario de facturaci n es el documento que se expide tras el cierre de la jornada fiscal en el cual constan los movimientos del d a y el detalle de los impuestos generados en los mismos Dicho informe puede ser solicitado por la DIAN Importante Puede acceder a los informes anteriores dirigi ndose a Informes POS Informe diario de facturaci n 32 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO g m gt SysCafi ysCaf D Software Integrado de Gesti n Empresarial INFORMES Gesti n Comercial Plus SysCaf le proporciona diferentes informes de acuerdo a sus necesidades hace que la revisi n contable sea sobre bases reales de en una forma muy sencilla y pr ctica para la toma de decisiones y asi conocer el comportamiento para proyectarse a futuro y adelantarse a los acontecimientos GENERALES Ruta Informes Generales Listado de comprobantes Detalla cada consecutivo del comprobante seleccionado con fecha tercero y valor Se encuentra en la opcion Listado Comprobantes Resumen de comprobantes Muestra el total de cada uno de los comprobantes en el periodo se alado indicando consecutivos utilizados y cantidad de documentos Adem s se pueden ver los saltos en los consecutiv
12. Los movimientos que se realicen tendr n un registro del usuario que los elabora de sta manera se puede llevar un control efectivo sobre sus Operaciones Empresa actual Es la empresa en la cual se est trabajando en el momento Licencia Muestra a nombre de qu persona se encuentra licenciado el software Mensaje del d a En sta secci n podr escoger un mensaje personalizado que aparecer en la ventana principal del programa Versi n Hace referencia a la versi n que se encuentra instalada El primero n mero corresponde al a o el segundo al mes y el ltimo a la modificaci n realizada dentro del mes Ejemplo la versi n 12 5 23 corresponde a la versi n de Mayo de 2012 en su modificaci n n mero 23 Men aplicaciones Diferentes herramientas que permiten realizar la parametrizaci n del sistema elaborar movimientos generar informes entre otros Men accesos directos Barra con accesos directos a las aplicaciones m s utilizadas del sistema 6 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO g m SysCafi ysCaf S Software Integrado de Gesti n Empresarial PARAMETRIZAR SOPORTE REMOTO TEAMVIEWER El TeamViewer permite una conexi n entre su computador y el personal de soporte para solucionar inconsistencias en tiempo real Parametrizar el TeamViewer en su equipo 1 Dir jase a la opci n Informaci n de soporte Asistencia F sysCaf soporTEaAM Solicitud de soporte v
13. en el catalogo de art culos e Referencia Referencia que se cre previamente en el cat logo de art culos e Detalle Nombre del art culo e Cantidad N mero de art culos que ingresar n en los saldos de inventario e Costo unitario Costo individual que se registro en el cat logo de art culos e Valor total Valor total de los productos e Bodega Bodega a la cual ingresar n los productos e Cuenta Cuenta de inventarios Cuentas por cobrar Se ingresan la cuentas que la empresa tiene pendientes por cobrar Numero de comprobante N mero del comprobante correspondiente a la cuenta que se le cobrar al cliente e Cuota Numero de cuotas en las que se dividi la totalidad de la deuda e Num Ext N mero externo del comprobante e Forma de Pago Registre la forma en la que el cliente cancelara cheque efectivo etc e Tercero Identificaci n del tercero e Nombre Nombre del tercero que cancelara la deuda e Sucursales o puntos Ingrese la sucursal o el punto de venta e Vendedor Selecci n el vendedor de la cuenta pendiente por cobrar e Fecha Fecha en que se asume la obligaci n e Vence Plazo m ximo para cancelar la deuda e Vr Total Valor de la deuda Cuentas por pagar En esta opci n se ingresan la cuentas que la empresa tiene pendientes por pagar e Numero de comprobante Ingrese el n mero del comprobante e Num Ext Digite el numero externo del comprobante e Forma de Pago Forma en la que se asu
14. momento de comercializar el art culo en el movimiento com n del negocio donde normalmente se causa el impuesto a las ventas Existen dos formas de realizar el c lculo del precio de venta del art culo bien sea por la casilla Precio Base sugerido o la casilla Precio Neto sugerido Imagen 23 17 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO s m SysCafi ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial C lculo con base en precio fijo En ste m todo se especifica un valor fijo que tendr el art culo al momento que se realice una transacci n Para especificar el precio fijo del art culo digite el valor correspondiente en la casilla Precio Base sugerido o la casilla Precio Neto sugerido C lculo con base en porcentaje de utilidad ste m todo toma el ltimo costo neto de compra del Precos recio art culo y se multiplica por el porcentaje de utilidad ganancia ganda asignado Imagen 24 Ultimo costo neto compra Ejemplo El ltimo costo neto de compra del art culo IMAGEN 24 es 11 000 por lo que el c lculo de precio de venta basado en un porcentaje de utilidad del 45 45 ser a 11 000 11 000 x 45 45 dando como resultado 16 000 OPCIONES ADICIONALES EN EL CAT LOGO DE ART CULOS Inactiva Deshabilita un PA tic A art culo ya creado sin eliminarlo Clasificacion Precio Base sugerido Precio Neto sugerido Actualizar precios al c
15. se encuentra un bot n con 3 puntos M s G opciones Al presionar el bot n M s opciones aparece la ventana para escoger el disco extra ble Imagen 8 Aceptar Cancelar IMAGEN 8 Crear nueva carpeta Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO s m gt SysCafe ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial PARAMETRIZAR INFORMACI N GENERAL DE LA EMPRESA Para ingresar al sistema los datos b sicos de su empresa tales como raz n social nombre comercial logo tel fonos direcci n representante legal contador p blico y revisor fiscal Sistema Par metros Informaci n empresa Digite la informaci n de su empresa en los Logotipo campos correspondientes Imagen 9 Dig ver 0 C digo PRUEBA RUEBA UEBA Una vez parametrizados presione el bot n Salir IBAGUE ubicado en la parte inferior derecha o presione Cod EAN UCC is dega BODEGA PRINCIPAL i Periodo inicial 2011 H Diciembre mis Susana X nn Nota Los datos aqu registrados son los que Rep Legal r P blico aparecer n al momento de realizar cualquier movimiento facturas recibos de caja IMAGEN 9 comprobantes de egreso o consultar un informe libro auxiliar balance general estado de resultados entre otros PARAMETRIZAR EL LOGO DE LA EMPRESA El archivo de imagen que contiene el logo de la empresa debe tener formato BMP Imagen de mapa de bits de 24 bits n
16. 000 00 Saldo 600 000 00 A Pago 600 000 00 Nuevo saldo 0 00 Pago Neto IMAGEN 37 En la casilla Pago neto digite el valor que el cliente efectivamente va a cancelar Para liquidar descuentos por pronto pago que hayan sido especificados en la factura de venta presione el bot n m la casilla descuento financiero Una vez liquidado el valor a cancelar presione el bot n Agregar registro Seleccione m s deudas a liquidar si es el caso de lo contrario presione el bot n Salir De vuelta al formato de recibo de caja seleccione la forma de pago con la cual el tercero cancelar la deuda Presione el bot n Grabar 26 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r a SysCafe ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial FACTURACI N POS POS hace referencia al tipo de facturaci n de empresas comerciales que tengan implementados puntos de venta que utilizan impresoras tipo tiquete POS y una resoluci n especial de la DIAN Para utilizar facturaci n tipo POS presione la tecla F9 para ingresar al siguiente formato Imagen 38 Unid Pres Cant VrfUnitario E Total PRODUCTO DEMOSTRACION UNIDAD 5 18 560 00 92 800 00 92 800 EFECTIVO C C Nit Cliente 222222222 CLIENTES VARIOS a Billete F7 100 000 Herramientas IMAGEN 38 En la factura POS se utilizan diversos accesos r pidos que facilitan el diligenciamiento de los documentos y con los cuales es convenient
17. 00012 May 10 2012 11 000 000 4 PROVEEDORES S A S Num Ext____ pi Detalle lo sm Municipio COMPRA A CREDITO IBAGUE TOLIMA 00002 ATUN LATA EN AGUA 3 000 00 1 100 00 11 000 000 00 0 00 0 00 IMAGEN 30 Debe seleccionar la factura sobre la cual se va a realizar la devoluci n Al presionar el bot n Se incluir n todos los tems que aparecen en la factura para realizar la devoluci n Se incluir nicamente el art culo seleccionado para que se haga una devoluci n Una vez seleccionados los art culos a devolver presione el bot n Salir 22 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r a SysCafe ysCaf py Software Integrado de Gesti n Empresarial De nuevo en el formato de devoluci n seleccione en la parte inferior el comprobante a cruzar Cruzar com y finalmente presione el bot n Grabar FACTURACI N Para elaborar una factura de venta dir jase a Movimientos Factura de venta Imagen 31 W EJ Y F FV1 0000000007 May 10 2012 1 200 000 DISTRIBUCIONES PAKA LTDA CRISTHIAN LOZANO Num Ext Detalle Municipio VENTA CREDITO IBAGUE TOLIMA Referencia Detalle Cant Vr Unit Vr Total Ico lva Sugerido ARROZ ROA LIBRA 1 000 00 1 200 00 1 200 000 00 IMAGEN 31 Para diligenciar la factura de venta primero digite los datos b sicos del documento en las casillas Fecha Cliente No Ext Vendedor Desde Detalle Posteriormente ad
18. DUCTO DEMOSTRACION UNIDAD 0l 10 000 00 0 00 10 000 00 100 000 00 16 00 16 000 00 Una vez diligenciados los art culos que aparecen en la factura del EFago CUENTAS X PAGAR PROVEEDORES proveedor proceda a escoger la forma de pago en la casilla L dto Fg De igual forma puede escoger la retenci n en la fuente a aplicar gt SES PT a 4 RetFT o 00 Tarifa Retrt Fa n CY Compras 5 30 21 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO SysCaf Software Integrado F ie Gesti n Empresarial en la casilla de retenciones y por ltimo el bot n Grabar DEVOLUCIONES EN VENTA Y COMPRA Movimientos Nota cr dito devoluci n en venta o Nota d bito devoluci n en compra al ingresar encontrar un formato similar al de la Factura Para realizar una devoluci n en venta debe seguir stos pasos e Digite la fecha en el campo correspondiente e Seleccione el cliente o el proveedor e Presione el bot n Desde que se ubica al lado del campo donde se selecciona el cliente o el proveedor 20 DORI DO O FROY MIRES D A DEVOLUCION MERCANCIA FACTURA FC1 BODEGA PRINCIPA aaeaas Consultar Tipo Numero Fecha Vr Total Pasar F2 Tercero __ Vendedor 2 C1 0000000004 Abr 01 2012 500 000 4 PROVEEDORESS A S l FC1 0000000007 May 04 2012 5 000 000 4 PROVEEDORES S A S FC1 0000000008 May 10 2012 2 750 000 PROVEEDORES S A S FCi 00000
19. IMAGEN 18 Grupo y Subgrupo Hace referencia a las divisiones que puede dar al inventario para de sta manera tener un orden En funci n de los grupos y subgrupos se pueden generar informes tales como saldos de inventario y rotaci n Para crear los grupos y subgrupos presione el bot n Ll en cada uno de los campos donde aparecer n Imagen 19 Imagen 20 r C digo Nombre Absorcion costos indirectos Pa aA 2e istado Nuevo Modifica Elimina Nombre a IMAGEN 19 IMAGEN 20 Presione el bot n Nuevo para adicionar un nuevo grupo o subgrupo y digite los campos correspondientes una vez diligenciados presione el bot n Grabar Tarifa de IVA En ste campo se determina la tarifa del Iva que tiene el producto al momento de GRAVADO AL 10 10 00 sis gt 3 W f y h i h f yi 6 el 1 Ji comercializarlo Imagen 21 16 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus s m gt SysCafi ysCaf wo Software Integrado de Gesti n Empresarial IMAGEN 21 Importante El sistema no dejara guardar art culos si no se llenan los campos Referencia Detalle Und Pres L nea Tarifa de IVA DEFINIR COSTO PRECIO DE VENTA Y PORCENTAJE DE UTILIDAD EN ART CULOS Despu s de diligenciar los datos b sicos del producto se procede a especificar el costo del mismo al igual que el precio de venta en la secci n correspondiente del Cat logo de art culos Definir costo En la parte infe
20. IMAGEN 42 Una vez seleccionados los art culos a devolver presione el bot n Salir y luego Grabar F12 29 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m gt SysCafi ysCaf y Software Integrado de Gesti n Empresarial ACTUALIZAR SALDOS Cada vez que se realicen modificaciones en comprobantes elaborados con fechas anteriores es necesario ejecutar el proceso de Actualizar saldos para que la informaci n de la empresa se mantenga actualizada Procesos Actualizar saldos Imagen 43 AA ll Primer periodo l J IMAGEN 43 Seleccione el mes al cual pertenece el comprobante que se modific Ejemplo Si se cambian datos de una factura de Mayo es conveniente Actualizar saldos desde el periodo Enero y luego Aceptar CERRAR Y ABRIR PERIODOS Para cerrar los meses de forma que no se pueda realizar ninguna modificaci n en los mismos dir jase a Procesos Periodos Bloquear y desbloquear periodos Los periodos que tienen un candado abierto a indican que en esos meses aun se pueden realizar modificaciones y movimientos es decir est n Abiertos Aquellos periodos que tengan un candado cerrado indican que en esos meses ya no ser posible hacer modificaciones es decir el mes est Cerrado Para cerrar un mes presione el candado abierto a que se encuentra en el periodo que desea cerrar Para abrir un mes presione el candado cerrado 5 que se encuentra en el periodo que de
21. NIDESCAJASV BANCOS mira ara aaa a a a a o lso 39 VENTAS mrono E o A T e T od E rc 39 REVISAR VENTAS o T A E T A iene cen ar dea 39 COMPRAS ta T a o o A A NA 40 3 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus r a SysCafe ysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial REVISA RECON a e E e 40 UTILIDADES PARA COMPROBANTES riore E a E A a T E EE 40 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus INGRESAR AL SOFTWARE Al momento de ejecutar el programa Gesti n Comercial Plus SysCaf aparecer una ventana Imagen 1 Para ingresar es necesario seleccionar el usuario y digitar la clave en los campos asignados Importante Si olvida su clave o no encuentra el usuario para poder ingresar favor comun quese con por soporte t cnico INTERFAZ B SICA Ventana principal del programa Imagen 2 E SysCaf INISESI Ingreso al sistema Seleccionar Seleccionar la empresa Seleccione el usuario SUPERUSUARIO Seleccione la empresa Bi EMPRESA DE PRUEBA Clave de acceso Escriba su contrase a Olvido su dave IMAGEN 1 gt TEA T SysCaf Software Integrado P le Gesti n Empresarial A A Ingresar pls Salir E Gesti n Comercial Plus SysCaf EMPRESA DE PRUEBA PRUEBA Sistema Archivos Movimientos Procesos Informes Utilidades Ayuda 4 Gesti n Comercial Plus SysCaf ey Versi n125 23 Versi n NO LO PIENSES HAZLO OTRO YA LO HIZO A
22. SI QUE NO ES DIFICIL Autorizado el uso a Empresa actual Usuario actual Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus Aplicaciones Men EL Hace 15 dias no hace Hz Hay 2 F copia de seguridad ea novedades IMAGEN 2 Informaci n soporte Revise si la fecha del sistema es correcta viernes 11 de mayo de 2012 TABLA DE CONTENIDO S gt SysCafi ysCaf y Software Integrado de Gesti n Empresarial ELEMENTOS B SICOS QUE COMPONEN LA VENTANA PRINCIPAL Soporte En sta secci n se encuentran los distintos medios de contacto para recibir soporte t cnico de los programas SysCaf el horario de atenci n y la herramienta de soporte remoto Teamviewer Fecha Aviso para verificar la fecha con que el programa est trabajando la informaci n Novedades Se activar sta ventana cada vez que existan novedades en el sistema tales como facturas y obligaciones pr ximas a vencerse bajo stock de inventarios recordatorios de cumplea os entre otros Copias de seguridad Advertencia acerca de cuantos d as han pasado sin realizarse una copia de seguridad Dando click sobre la opci n podr ingresar a generar una copia de seguridad de manera inmediata Periodo Muestra el mes actual que se trabaja en el sistema El periodo puede condicionar la fecha de creaci n de comprobantes y los meses tomados al momento de generar un informe Usuario Muestra el usuario actual que est trabajando en SysCaf
23. Syscaf Anexo Muestra la informaci n suministrada en el bot n de anexo cuando se est diligenciando un comprobante Otros Datos Muestra otros datos como el numero externo del comprobante numero de cheque vendedor transportador plazo etc 41 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r a SysCafe ysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial Cont ctenos Cra 3 No 38A 18 B La Castellana Ibagu Tolima http www syscafe com co soporte syscafe com co 57 8 270 5666 57 315 2822613 300 3464226 312 4031126 Se han realizado todos los esfuerzos posibles para garantizar la exactitud de esta informaci n No obstante la informaci n contenida en este documento esta sujeta a modificaci n sin previo aviso SysCaf S A se reserva el derecho de realizar dichas modificaciones sin previo aviso 42 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO
24. a Seleccione el periodo en el cual va a revisar las 5 or A ventas Escoja la informaci n que desea revisar en gt i la secci n agrupar Si Puede escoger filtros para revisar informaci n m s espec fica a trav s del bot n Filtros Una vez escogidos los filtros y seleccionados los par metros necesarios presione el bot n imprime Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO COMPRAS Ruta Informes Compras REVISAR COMPRAS Para verificar las compras que se han realizado en un determinado periodo dir jase a Informes Compras Records de compra Imagen 58 Seleccione el periodo que desea revisar las compras escoja los filtros para revisar informaci n m s espec fica en el bot n Filtros En la secci n de agrupar se puede definir la forma en la cual vendr organizada la informaci n del informe por ltimo para generar el informe presione el bot n imprime UTILIDADES PARA COMPROBANTES Sys Caf ySLal Integrado o Gesti n Empresarial SysCaf RECCOM od E at a a R cord de compras gt af Imprime Tipo movimiento rr Agrupar por Perad 1 Ninguno Desde 05 01 2012 Hasta 06 01 2012 2 Proveedor 3 Detalle Ref SS Ordenar por E Aplicar factor de nivelaci n a cantidades Por defecto E Induir el valor del Iva C Discriminar compras y devoluciones E Filtros IMAGEN 58
25. a luego de digitar la contrase a en los 2 campos correspondientes presione el bot n Ok para finalizar 11 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m gt Sys Cal ysCaf Software Integrado de Gesti n Empresarial CAMBIO DE CLAVE Esta opci n sirve para cambiar la contrase a del usuario con el que se est trabajando Sistema Cambio de clave Luego de diligenciar los campos correspondientes presione el bot n Ok para finalizar SELECCI N EMPRESA USUARIO Para cambiar de usuario y o empresa con la que se est trabajando sin salir totalmente el programa Sistema Selecc empresa usuario BLOQUEAR SISTEMA Ayuda a bloquear los men s del programa cuando requiera levantarse del puesto de trabajo de esta forma proteger la informaci n sin necesidad de cerrar el programa para acceder a esta opci n dir jase a Sistema Bloquear sistema Imagen 12 SysCaf BLOQUEO Al Sistema Bloqueado 2 q Y Para ingresar nuevamente al sistema debe Ok o digitar la clave del usuario SUPERUSUARTO ingrese la dave de usuario para desbloquear IMAGEN 12 CREAR UN TIPO DE COMPROBANTE Para utilizar los distintos tipos de comprobantes disponibles en el software Gesti n Comercial SysCaf es necesario que sean creados en el Cat logo de tipos de comprobantes si requiere utilizar una Factura de Venta es necesario que cree un tipo de comprobante con clase Factura de venta d
26. a permite revisar saldos por comprobantes o por terceros Imagen 53 a Para generar el informe de cuentas E por pagar primero realice el filtro dena de la informaci n que va a revisar a trav s de la secci n Filtrar Posteriormente seleccione el tipo de informaci n que va a verificar a i IMAGEN 53 trav s de la secci n tipo de informe ahora proceda a escoger el periodo a revisar y por ltimo presione el bot n Imprime 37 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO SysCaf Software Integrado F ie Gesti n Empresarial INVENTARIOS Ruta Informes Inventarios KARDEX Para revisar la tarjeta Kardex de un art culo determinado dir jase a Informes Inventarios Kardex Imagen 54 Recuerde Tambi n puede acceder a este aplicativo por el men de accesos directos Seleccione el periodo el art culo en la casilla Ref y a continuaci n haga click en el L o bot n Consultar May 23 2012 FC1 0000000013 85 0 80 10 000 00 10 000 00 800 000 00 COMPRA BODEGA PRIN De esta manera aparecer n los movimientos que han afectado el saldo y el costo del art culo seleccionado IMAGEN 54 SALDOS DE INVENTARIO Para revisar las cantidades disponibles en el inventario bien sea de un producto un grupo o el total Informes Inventarios Saldos de
27. ana donde se mostrar n los saldos por pagar al tercero seleccionado Imagen 33 Tercero PROVEEDORES S A S Comp Num Saldo Vence Fecha Plaz Suc Pto Dto Fin Total Subtota Iva Cuenta Periodo Detalle Fc 1 0000000008 2 750 000 00 May 15 2012 May 10 2012 5 0 2 750 000 2 500 000 250 000 220501 0 COMPRA CREI FC1 0000000012 11 000 000 00 May 15 2012 May 10 2012 5 1 000 000 11 000 000 11 000 000 0 220501 0 COMPRA A CR Total 13 750 000 00 CupoS 0 00 Vencido 13 750 000 00 Regs 2 IMAGEN 33 24 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m gt SYs Cat ysCaf e Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial Seleccione la deuda a cancelar y presione el bot n t para mostrar la siguiente ventana donde se podr liquidar el pago al tercero seleccionado Imagen 34 SysCaf RBOCJAX UN En la casilla Pago neto digite el valor que y Agregar registro A efectivamente se cancelar Puede liquidar valores No comp FC1 0000000008 Descuentos Saldo 2 750 000 00 Base mn meee adicionales como retenciones y descuentos Pago 2 750 000 00 Ret Fte 0 00 0 00 Nuevo saldo 0 00 Ret lva esla 0 00 Ret Ica 0 00 0 00 A F A E Una vez liquidado el valor a cancelar presione el bot n Pago neto a Agregar registro Rete Fte a Aplicar Seleccione m s deudas a liquidar si es necesario de lo l sai contrario presione el bot n Salir IMAGEN 34 De vuelta al formato de comprobante de
28. car Crea un comprobante con la misma informaci n del que se duplica con un consecutivo distinto Eliminar Elimina definitivamente el comprobante del sistema sin tener posibilidad de recuperarlo Anular Anula el comprobante de modo que lo deja sin efecto en la contabilidad de la empresa Puede retirar la anulaci n en cualquier momento Importante Es recomendable utilizar la opci n Anular en vez de Eliminar Contabilizar Se utiliza cuando se cambia una cuenta contable en la parametrizaci n del programa L nea Forma de pago PUC y debe aplicarse en los comprobantes anteriormente elaborados Datos Modifica informaci n adicional del comprobante De igual forma puede realizar una revisi n de la informaci n relacionada con el comprobante a trav s de las diferentes pesta as disponibles en Utilidades para comprobantes General Muestra los datos b sicos del comprobante como el valor detalle tercero fecha Imputaci n Contable Muestra las afectaciones en los c digos contables que tuvo el comprobante Detalle Refleja en los comprobantes de compras y ventas la relaci n de los art culos Log Muestra registro de las modificaciones que se han hecho al comprobante con su correspondiente autor Errores Si se ha diligenciado el comprobante de forma incorrecta se mostrar n los errores en los que se haya incurrido Para corregirlos digite la informaci n restante a trav s de la opci n Modifica o comun quese con el rea de soporte
29. ce o iai Fl Inactivo ADMON l SUPERUSUARIO Nuevo y diligencie los CRISTHIA gt CONTADOR 1 CON Nombre CRISTHIAN ARLEY LOZANO E Nomore l SOPORTE SYSCAFI espacios correspondientes Clase Imagen 11 Usuario norma Usuario auxilia C digo N mero que identificar al usuario en el 9 Permisos y restricciones sistema ste aparecer en los comprobantes que elabore dicho usuario IMAGEN 11 Nombre identificaci n del usuario de Gesti n Comercial Plus SysCaf Dicho nombre aparecer al momento que ingrese al programa Clase Determina el nivel de acceso que tendr el usuario Administrador Tiene acceso a todas las opciones del programa Normal Puede realizar todos los movimientos hacer modificaciones a los mismos y generar todos los informes sin embargo no podr cambiar los Par metros de la empresa Nombre de la empresa datos de la empresa etc ni podr crear ni modificar usuarios Auxiliar Puede realizar movimientos y generar algunos informes pero no podr hacer modificaciones a los comprobantes ya elaborados adem s de no poder cambiar los Par metros de la empresa ni crear ni modificar usuarios Invitado solo tiene acceso a la revisi n los movimientos elaborados no podr generar comprobantes hacer modificaciones cambiar parametrizaci n ni modificar crear usuarios Despu s de presionar el bot n Grabar aparecer una ventana donde debe digitar la contrase a de la nueva cuenta cread
30. e familiarizarse Puede acceder a la lista de accesos r pidos dentro de la factura POS con la tecla F1 donde se mostrar la Imagen 39 SysCaf FAVPOS 7 Teclas abreviadas del POS Esta ayuda Herramientas Armar kits Nit CC 1d cliente Buscar cliente Anexo Forma de pago Menos Billete Separados Buscar articulo Imprimir No imprimir Cantidad anterior Reimprimir F10 Habil modifica precios Abrir monedero Adicionar Eliminar Selec lista precios Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus F11 Descuento F12 Grabar ESC Salir Ctri F5 Consulta precios Ctri F6 Consulta peso Ctri F7 Repesaje Ctri F8 Bloquear sistema Ctri T Numero externo Ctri K Fraccion galonaje Ctri Y Selec vendedor Ctrl B Selec bodega Ctrl D Act desct dtos especiales IMAGEN 39 27 Limpiar Modificar Cotizacion No de pedido Abre candado Cierra candado Pedidos facturas afecta TABLA DE CONTENIDO s m gt SysCafe ysCaf e Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial Para iniciar a diligenciar la factura POS primero seleccione el cliente si lo considera necesario aunque es conveniente recordar que en el tipo de facturaci n POS no es obligatorio el cliente a trav s del atajo Alt B Imagen 40 SysCaf BUSCATER Busca erceros CLIENTES l Inactivos Y Terceros V Suc Pto Nombre Comercial Nit C C D V Codigo Suc Pto Nombre Suc Pto Telefono 1 registros encontrados C Cliente P Proveedor V Vendedor
31. egreso escoja la forma de pago con la cual se cancelar la transacci n y para finalizar presione el bot n Grabar RECIBO DE CAJA El recibo de caja tiene un funcionamiento similar al comprobante de egreso Para ingresar al formato dir jase a Movimientos Recibo de caja Imagen 35 Recibo De Caja Fecha Real Pago 05 17 2012 Detalles EFECTIVO Codigo PUC Detalle ase D bito Cr dito Nit Tercero Y Afecta Comp IMAGEN 35 Para diligenciar el recibo de caja siga stos pasos e Digite la fecha en el campo correspondiente e Seleccione el tercero que va a realizar el pago 25 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r a SysCafe ysCaf a y Software Integrado de Gesti n Empresarial Presione el bot n para que aparezca la siguiente ventana donde se mostrar n los saldos por pagar que tiene el tercero con la empresa Imagen 36 Vence Fecha Plaz Suc Pto Dto Fin Cuenta Periodo Detalle 600 000 00 Jun 01 2012 May 17 2012 15 0 600 000 130505 2012 05 VENTA Total 600 000 00 Vencido 0 00 IMAGEN 36 Selecciona la deuda que el tercero va a cancelar y presione el bot n para Imagen 37 donde se podr liquidar el pago SysCaf RBOCIAX Ret Fte 0 00 0 00 Comp No FV1 0000000008 Cuota Ret Iva 0 00 0 00 Detalle VENTA Ret Ica 0 00 0 00 Vence JUN 01 2012 Dias mora 0 Descto 0 00 0 00 TE pea e Total 600 000 00 Base a 600
32. entro del Cat logo de tipos de comprobantes Archivo Cat logo de tipos de comprobantes Imagen 13 Una vez localizado en la ventana presione el bot n Nuevo Para adicionar un nuevo movimiento a la lista Al presionar dicho bot n se habilitan los campos correspondientes para seleccionar un nuevo tipo de comprobante 12 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO Clase Determina el tipo de comprobante que se va a Crear Codigo identifica el tipo de comprobante en el sistema No es necesario cambiarlo Nombre Determina c mo aparecer el comprobante al momento de elaborarlo IMAGEN 13 s m SysCafe ysCaf a Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial GMNTABILIDAD CONSIGNACI N BA COMPROBANTE DE A COMPRAS CALISACIOMN DE SERVICIOS FACTURA DE VENTA RECIBO DE CAJA SALDOS INICIALES Por ejemplo si escoge un comprobante con clase Comprobante de egreso y en el campo nombre digita Comprobante de egreso del centro al momento de imprimir aparecer el nombre Comprobante de egreso del centro Una vez seleccionado la Clase Nombre y C digo correspondientes presione el bot n Grabar CONFIGURAR RESOLUCI N DE LA DIAN EN LAS FACTURAS DE VENTA Archivo Cat logo de tipos de comprobante y seleccione en el listado la factura de venta Posteriormente presione el bot n Modifica en la parte superior de la ventana acto seguido presione el bot n Par
33. go sucursales de terceros Imagen 16 ag ox gt Para ingresar una nueva sucursal presione el bot n Nuevo y diligencie los datos correspondientes Codigo N mero de m identificaci n de la sucursal ste aparecer al momento de seleccionarlo cuando elabore un comprobante IMAGEN 16 Nombre Nombre que tendr la sucursal del cliente ste ltimo aparecer al momento de imprimir los comprobantes 14 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m gt SYs Cat ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial Tercero Tercero creado previamente en el Cat logo de terceros V ase secci n crear terceros con la sucursal correspondiente Informaci n general Datos b sicos correspondientes a la sucursal los cuales aparecer n al momento de imprimir comprobantes CREAR ART CULOS Archivo Cat logo de art culos Recuerde Puede acceder a este aplicativo por el men de accesos directos E Articulos Bot n Nuevo para ingresar una nueva referencia de art culo proceda a diligenciar los campos correspondientes Imagen 17 3 Referencia C digo que identificar el art culo dentro del programa O j o Precio Base sugerido Precio Neto sugerido a Dicho c digo aparecer al Bea rG a imprimir un comprobante Detalle Nombre que tendr el art culo Und Pres Forma en q
34. ia escritorio remoto Team Viewer remota TeamViewer Pasos 2 En la siguiente ventana con 3 pasos se debe seleccionar d a el segundo paso Imagen 3 g 2 Activar programa de escritorio remoto Team Viewer Descargar Team Viewer Descargue Team Viewer manualmente desde ftp ftp syscafe com co utilidades syscafet exe i z http www syscafe com co decarga util syscafet exe 3 Cuando se selecciona el segundo paso se comenzar de 3 Suministrar al personal de soporte que lo atiende el ID que arroja el programa de conexion remota Team Viewer forma inmediata la descarga del archivo necesario para que se parametrice el Teamviewer en su computador Al terminar la descarga repita los pasos 1 y 2 de ste punto IMAGEN 3 del manual para ejecutar el Teamviewer en su equipo Cuando el personal de soporte le solicite el N mero ID favor brindar el N mero ID que aparece en el programa Imagen 4 SysCaf Indique a soporte SysCaf el siguiente ID para conectarse a su escritorio Contrase a ID P 571924070 Ke Y Listo para conectar conexi n segura www teamviewer com Cancelar IMAGEN 4 DESCARGAR TEAMVIEWER DIRECTAMENTE DESDE LA P GINA OFICIAL Otra forma de contar con el software de soporte remoto Teamviewer es descargarlo directamente de la p gina oficial de Syscaf http www syscafe com co decarga util syscafet exe Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO
35. icione el art culo a facturar a trav s del bot n Busca y proceda a diligenciar la informaci n en el registro que aparece en la factura Referencia Detalle Und Pres Cant Precio Dto Vr Unitario Total IVA En dicho registro puede especificar las cantidades a vender el valor individual o total de los art culos y el porcentaje de descuento Si desea ingresar un nuevo art culo presione de nuevo el bot n Busca Escoja la forma de pago en la cual el cliente BANCO 111005 cancelar a trav s de la casilla Forma de Pago CHEQUI 110505 EFECTIVO 110505 Si escoge la forma de pago Cuentas por cobrar a clientes puede especificar el plazo y el descuento financiero en las casillas de plazo 20 06 17 2012 DtoF 5 00 83 000 Por ltimo presione el bot n Grabar para finalizar e imprimir la factura 23 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO SysCaf Software Integrado F ie Gesti n Empresarial COMPROBANTE DE EGRESO Movimientos Comprobante de egreso Imagen 32 LX v3 E Saldo SumasIguales A 0 00 YU IMAGEN 32 Para elaborar un comprobante de egreso debe cumplir los siguientes pasos e Digite la fecha en el campo correspondiente e Seleccione el Tercero al cual se le realizar el pago e En el campo Detalles debe escribir el concepto del egreso Presione el bot n para que aparezca la siguiente vent
36. io Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO s m gt SysCafe ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial COPIAS DE SEGURIDAD Son archivos que se crean como respaldo de la informaci n existente en el software de manera que sea posible recuperarse si acontece un siniestro que comprometa los datos actuales Para generar una copia de seguridad siga stos pasos Dir jase a Utilidades Copias de seguridad Imagen 7 SysCaf COPSEGC Bot n mas Opci n 1 Genera copias de seguridad en Opci n 1 Especificar destino o ruta apra B opciones 2 Ta An medios extra bles Discos duros externos a C ICAFENGESTIONBACKUP1 Su Li memorias USB No aplica para CD Opci n 2 Genera una copia de seguridad que se guarda en el disco duro del a Recomendaciones 1 Hacer copias diarias equipo 2 Preferiblem stilizar medios externos como memorias USB o CDs z e 7 PARA eS Presione el bot n Copiar en la opci n de 2 estas copias ra evitar su preferencia ar copias con precaucion preferiblemente hacer una copia antes Eliminar copias de seguridad antiguas Blesa para liberar espacio en el disco y Salir IMAGEN 7 Importante Se recomienda generar copia de seguridad todos los d as GENERAR COPIAS DE SEGURIDAD EN MEMORIA USB SysCafe SELCARPETA 28 ID Utilidades Copias de seguridad Opci n 1 Al lado de la ruta en la cual se guardar la copia de seguridad
37. mir la obligaci n e Tercero Registre el Nit del tercero al que se cancelar e Nombre Nombre del tercero e Fecha Fecha en que se asume la obligaci n 20 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO SysCaf Software Integrado F ie Gesti n Empresarial e Vence Plazo m ximo para cancelar la deuda por pagar e Vr Total Valor de la obligaci n Importante recuerde que el comprobante debe reflejar sumas iguales para que el programa SysCaf no genere error COMPRAS CAUSACI N DE SERVICIOS Para ingresar al sistema las facturas de venta de los proveedores dir jase a Movimientos Compras Causaci n de servicios Imagen 29 E SysCaf FACOMPRA Yo No FC1 0000000013 Herramientas V C 1 Info adic Para diligenciar el documento de compras causaci n de servicios primero digite los datos generales en las casillas Total 0 00 IMAGEN 29 Posteriormente adicione los art culos que aparecen en la factura del proveedor a trav s del bot n Busca y proceda a diligenciar la informaci n del registro que aparece en el documento En dicho registro debe especificar las cantidades adquiridas el costo individual de cada art culo y los descuentos otorgados Si desea ingresar un nuevo art culo presione de nuevo el bot n Busca Referencia Detalle Ll idil res Saldo Cant Valor bruto E Dto El Costo Unii Costo total alva Y Iva 00000 PRO
38. ombrarse logo en min sculas sin comillas y ubicarse en la carpeta Varios dentro de la ruta donde se encuentre instalado el programa Por defecto la ruta donde se debe localizar el archivo C Cafe Gestion Varios Imagen 10 Una vez localizado el archivo de imagen en la ubicaci n correspondiente dir jase a Sistema Par metros Informaci n de la empresa y escoja el archivo de imagen mediante el bot n Seleccionar Abrir imagen Buscaren J Ma os Identificaci n Logotipo q Logo Nit 900300400 Dig ver o C digo PRUEBA nE P Raz n Social EN DE PRUEBA ne DE PRUEBA Direcci n En Tel fono s 2636363 Ciudad Municipio IBAGUE Departamento TOLIMA ml nf rw E OrMmaci on de ld e Na Escritorio 5 Par metros u Bibliotecas Tipo de empresa Principal Cod EAN UCC Sucursal o Agencia El Asociada a bodega BODEGA PRINCIPAL gt Periodo inicial 2011 Diciembre Firmas Nombre Revisor Fiscal A Tipo IMAGEN 10 10 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO s m gt SysCafe ysCaf a Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial CREAR USUARIOS DEL SISTEMA Con el fin de tener un acceso controlado al sistema El software Gesti n Comercial Plus SysCaf permite crear usuarios con diferentes niveles de acceso y permisos Sistema Usuarios y permisos SysCaf AUSUARIO Para crear un nuevo yn EF E usuario presione el bot n a ar p m Graba desha
39. omprar Volver a Actualizar precios automaticamente al comprar producir DOODO lej calcular el precio de venta del art culo con Ey Patos de presentacion base en el porcentaje de utilidad cada vez que se realice una compra del producto Precios x cantidad fija Mas informacion un precio de venta del IMAGEN 25 art culo en funci n de las cantidades que se facturen Al presionar el bot n Precios x cantidad aparecer Imagen 26 Para ingresar un nuevo precio presione el y A E PE a i Apartirde Dto Precio A Uti PrecioPOSA Uti Lista de precios FA bot n digite la cantidad a partir de la cu l va a tomar el precio luego proceda a TABLA DE CONTENIDO IMAGEN 26 r a SYs Cafe ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial abrir el candado 2 sobre la columna de precios que desea parametrizar digitando los datos correspondientes Recuerde que el precio que digita en sta secci n es el precio unitario y no el precio total por las cantidades que adicion PROCESOS SALDOS INICIALES SysCaf MSALINI Permite ingresar todos los saldos iniciales existentes de la Comprobantes de saldos iniciales empresa para empezar los movimientos contables dir jase a Procesos Generales Saldos Iniciales Imagen 27 y C Exportar saldos Ple Sais IMAGEN 27 Se elige el bot n nuevo para ingresar los datos Por el c
40. ontrario si el saldo inicial ya esta creado se debe seleccionar y se elige la opci n modificar para registras los cambios necesarios Imagen 28 Fecha 12 31 2011 Detalles SALDOS INICIALES 1 Inventarios Cuentas por cobrar Cuentas por pagar Codigo PUC x4 Detalle Base D bito Cr dito Ref 1 Ref 2 Ref 3 Ref 4 Sumas Iguales 0 00 DB 0 00 CR IMAGEN 28 de la clase y presione la tecla enter para que se active el buscador e Detalle Descripci n del asiento o el nombre de la cuenta e D bito Valor si la cuenta esta debitando e Cr dito Valor si la cuenta esta acreditando Digite la fecha y el detalle del comprobante luego encontrara 4 pesta as Contabilidad Permite ingresar los movimientos contables con los que iniciara e C digo PUC C digo contable correspondiente a la cuenta en la que se realiza el movimiento Si el usuario no la recuerda digite el n mero e Nit Tercero Si la cuenta requiere tercero debe digitar el Nit correspondiente 19 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus S m gt SysCafi ysCaf y Software Integrado de Gesti n Empresarial e Centro de costo Ingrese el centro de costo al que pertenece la cuenta e Afecta comprobante Ingrese el n mero y el tipo de comprobante en el que se afecta la cuenta Inventarios En esta opci n se ingresan los art culos que tiene actualmente la empresa en existencia Estos elementos deben ser creados previamente
41. os Puede dirigirse al boton Resumen de Comprobantes CONTABILIDAD Ruta Informes Contabilidad Libros Auxiliares Detalla los movimientos de acuerdo a los par metros dados de una cuenta o cuentas en un periodo determinado Movimiento Detalla las cuentas afectadas por los comprobantes contabilizados en un periodo determinado Posee diferentes opciones para filtrar Libros Oficiales Permite generar Libro Mayor y Balances Libro Diario Libro Inventario y Balances de acuerdo a las opciones que se seleccionen Financieros En esta opci n podemos generar los diferentes Estados Financieros con diferentes opciones de filtro Balance General Detallado y Comparativo Estado de Resultados Comparativo Anual Vertical Horizontal y por Centros de Costo Estado de cambios en el patrimonio Flujo de efectivo acumulado y detallado y por ultimo Indicadores Financieros Auditoria Provee a quien hace auditoria la informaci n necesaria para realizarla 33 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m SysCafe ysCaf aw Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial Presupuesto Imprime el presupuesto de acuerdo a los valores dados a cada cuenta en la parametrizaci n del Plan de Cuentas Resumen Contable Muestra el valor global de movimientos con los diferentes tipos de comprobantes en los dias dentro del periodo seleccionado Otros permite generar varios tipos de informes en esta opci n se encuen
42. res etc ooooccooccooccooncconnnaronoconccnnccnarcnaronaronos 14 Crear sucursales de O ana ano 14 A n ee ee r e a Ea S E E E E E E E S 15 Definir costo precio de venta y porcentaje de utilidad en art culos sessessesesseseoseseoseceoseceoseceesee 17 Opciones adicionales en el cat logo de art culos ssesessesessesssseosssecsssecsssecssceossseossseosesesssseoseceeee 18 PrOCESOS ocio 19 2 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus S m gt SysCafi ysCaf lt y Software Integrado de Gesti n Empresarial Saldos ImicialeS aaa 19 Compras Calsaci n de Servicios c ee ee a E di Uoaolo dd acosada dEOEoaaNS 21 Devoluciones en venta v compra iaa aia iasci 22 A E 23 Comprobante Aereo cs 24 Recibo de cala o a 25 EA A 27 Devoluciones de facturacion POS orenen baaea 29 Actualizar A o 30 Cerrar y abrir periodos aaa E anos ataco E itaoesios 30 Jornadas fiscales s co a Sas 31 INFORMES o E a coo roo 33 A 33 Contabilidad A a 33 CUENTAS POR COBRAR o ea a T E ol 34 CONSULTAS or e e e rl e dl le ele rd 34 INFORME DE CARTERA ooo E dose na 35 CUENTAS POR PAGAR estresado loco A E E E A A O ibsscccia cicle 36 CONSULTAS e dt a do od o 36 INFORME CUENTAS POR PAGA Rd edo 37 INVENTARIO SE mito tee dile tre art deceo del teo da a torcida eden eos cite 38 O o tooo std 38 SALDOS DEN MENTA RO lee roce e area cedo ee enc idE 38 TESORERTA dur dea e a dll de da eat el e da 39 ESTADO DE CASIA ro a a a E E E E 39 BOLETI
43. rior derecha del Cat logo de art culos digite la informaci n correspondiente al ltimo ltimo costo compra 10 000 00 Otros costos 1 000 00 costo de compra del producto sta informaci n se o Ultimo costo neto compra 11 000 00 4 0 actualizar autom ticamente al momento de realizar una Costo promedio aran Impoconsumo compra del art culo Imagen 22 Saldo actual cantidades La informaci n del costo que se digita en sta casilla sirve IS de manera informativa al momento de elaborar una Factura de compra causaci n de servicios para consultar el ltimo costo al cual se adquiri el art culo y para realizar el c lculo del precio de venta basado en un porcentaje de utilidad El costo especificado en sta secci n no tiene IVA Definir precio de venta Abra el candado localizado en la parte superior derecha del Cat logo de art culos J AA m ETR r PF pe m 16 000 00 recio 18 560 00 Margen acta Taha T Margen actua Precio Base sugerido Precio que tendr el art culo sin ganancia auto gananda auto AC 4560 a t A el IVA ste precio aparecer si el producto se E Actualizar precios automaticamente al comprar produci comercializa sin el impuesto a las ventas exportaciones Listas de precios A Precios x cant Ll Info precios e importaciones IMAGEN 23 Precio Neto sugerido Precio que tendr el art culo con IVA incluido ste ser el precio que se mostrar al
44. sea abrir Al presionar el candado cerrado solicitar la contrase a correspondiente al usuario CONTADOR para poder continuar Imagen 44 La Y Aceptar Cancela contrase a por defecto del usuario CONTADOR es EFAC IMAGEN 44 30 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r a SYs Cafe ysCaf Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial JORNADAS FISCALES Las jornadas fiscales permiten llevar control de los ingresos y egresos causados de forma que al final del d a se pueda generar el comprobante de informe diario de facturaci n requerido por la DIAN y revisar el estado de caja ste control aplica para empresas que utilicen facturaci n tipo POS Habilitar las jornadas fiscales Sistema Par metros Fiscales Seleccione la opci n Hacer cierre a las jornadas fiscales Para abrir la jornada fiscal solo se necesita syscaf OPBOXx ingresa 8 a e a bo rar un compro ba nte No hay ninguna jornada fiscal abierta Elija que desea hacer Autom ticamente el sistema proceder a realizar la apertura Imagen 45 5 Cancelar SysCaf JORFIS IMAGEN 45 Para cerrar la jornada fiscal dir jase a jueves 17de mayo de M Procesos Facturaci n Cierre jornada fiscal Comprobante de diario No 0000000000 En la ventana que aparece presione el bot n Hacer cierre a la jornada fiscal actual Imagen 46 Abrir una nueva cA Finalmente se debe aceptar el mensaje de confirmaci n de Edp
45. tran Comprobante de diario Saldos de terceros Centro de costo Extracto de terceros Resumen por d as entre otros CUENTAS POR COBRAR Ruta Informes Cuentas x cobrar Para generar una relaci n de los clientes que a n no han cancelado su saldo dir jase a Informes Cuentas por cobrar Una vez all puede escoger entre revisar informaci n detallada de un cliente a trav s de la opci n Consultas CONSULTAS En la opci n de Consultas puede obtener informaci n detallada del saldo de un cliente determinado Imagen 50 f suita cuentas 2012 Mayo 2012 Mayo 809000050 DISTRIBUCIONES PAKA LTDA o0 May 17 2012 VENTA FV1 0000000008 FV1 0000000008 600 000 00 0 00 600 000 00 Saldo 600 000 00 Vencido 0 00 FV1 0000000008 600 000 00 600 000 00 May 17 2012 Jun 01 2012 15 0 130505 VENTA IMAGEN 50 34 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO Sys Caf ySLal Integrado o Gesti n Empresarial Seleccione el cliente Escoja el periodo a revisar desde hasta a o y mes Presione el bot n Consultar En la ventana superior aparecer n todos los movimientos que han afectado la cartera del cliente al igual que el saldo total actual Fecha Detalle May 10 2012 des NTA CREDITO May 11 2012 PAGO DEUDA May E PARIAR Tambi n puede consultar el saldo total del cliente en la casilla A FV1 0000000008 AR ll Vencido De gt Credito a gt la Mia j
46. tsdedorshos cierre haciendo clic en el bot n Si cancelar el proceso haciendo clic en No IMAGEN 46 Despu s de realizar el cierre de la jornada fiscal aparecer n dos ventanas para imprimir los informes correspondientes Imagen 47 Mensaje a El cierre fiscal fue hecho a continuaci n elija la impresi n del comprobante de informe diario facturacion y el estado de caja Aceptar IMAGEN 47 31 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r m SysCafe ysCaf a Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial En el estado de caja se puede consultar el saldo inicial los D movimientos y el saldo final de la caja en el periodo seleccionado Imagen 48 De igual manera puede hacer un arqueo de caja para realizar una comparaci n del saldo real con el valor dado en el sistema a trav s del bot n Lenteo de caja Imagen 49 sysCaf CONTACAJ Dinero Pagos en A Cheques Bonos efectivo tarjetas DB CR XA Vales Otros m Denominacion Cantidad Valor En 10 20 50 100 200 500 1 000 IMAGEN 48 2 000 5 000 10 000 cesto Si desea imprimir el reporte en la impresora POS 30 000 100 000 simplemente debe seleccionar la opci n impresi n POS y seleccionar la manera como quiere Impresion POS tea revisar el comprobante si por 0 Impresora AS Fm Total NETO E antall Ple sai pantalla o impreso IMAGEN 49
47. ue se presenta el articulo para la compra o venta Ejemplo Unidad kilo Mas informacion bulto etc del art culo la IMAGEN 17 cual aparecer relacionada al momento de elaborar e imprimir un comprobante Codigo de Barras Permite adicionar un c digo de barras relacionado con el art culo el cual se puede utilizar para agregar referencias al momento de elaborar una factura o cuando se necesite buscar un producto en particular Para adicionar un c digo de barras coloque el puntero del mouse sobre el campo C d Barras y apunte la pistola lectora al c digo del art culo que desee ingresar Linea Parametriza los c digos contables que se afectan al momento de realizar transacciones con el art culo Marca Designa una marca para el art culo la cual puede aparecer en los comprobantes que se elaboren adem s de servir para dar un orden al inventario Si en alg n momento desea generar un informe sobre los art culos de una marca determinada ser necesario llenar ste campo 15 Manual de Usuario Gesti n Comercial Plus TABLA DE CONTENIDO r SysCafe ysCaf a Pp Software Integrado de Gesti n Empresarial sysCaf MARCA Aarrac gt g Para crear las marcas presione el bot n al donde aparecer Imagen 18 Iheervaciones Observaciones Presione el bot n Nuevo para adicionar una nueva marca y digite los campos correspondientes una vez diligenciado presione el bot n Grabar OO DOLO OE
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