Manual de Usuario Proveedor 02ago2012vs2
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1. GENIEROS CIVILES ASOCIADOS S A DE C V RECEPCI N DE FACTURA ELECTR NICA MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR P gina WEB Derechos Reservados ARIO PROVEEDOR VILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 Recepci n de Facturas Electr nicas mediante P gina WEB En este manual se mostrara la forma de ingresar al Portal de ICA Construcci n Civil para incorporar facturas electr nicas subir y consultar el Resumen de datos incorporados en los archivos XML correspondientes a dicha facturaci n adem s de la actualizaci n en l nea de los datos fiscales de cada proveedor y o prestador de servicios En adelante se har referencia como proveedor a toda entidad fisica o moral que emita una factura por la prestaci n de servicios venta de materiales etc a ICA Construcci n Civil I Ingreso a la P gina de Recepci n de Facturas Electr nicas Fue activado el acceso a los proveedores que fueron registrados en el sistema ERP vigente en ICA Construcci n Civil Para ingresar al portal de Recepci n de Facturas Electr nicas el proveedor debe ingresar a la siguiente direcci n URL Attp cfd icacc com mx La pantalla de inicio se mostrar como sigue Para informaci n sobre la transmisi n validaci n y obtenci n del acuse de Usuario recibo de forma automatizada Contrase a Para informaci n sobre soluciones para generar factura electr nica Validador ITC P gina 2 de 16 II2. ARIO PROVEEDOR VILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 Ingreso a la Sesi n del Proveedor Cuando el proveedor ingrese por primera vez al portal su usuario y contrasena ser su RFC El proveedor deber cambiar su contrasefia para su propia seguridad y al ingresarla posteriormente deber cerciorarse de la captura correcta ya que la contrase a es alfanum rica y se valida el ingreso de may sculas y min sculas ICA Para informaci n sobre la transmisi n validaci n y obtenci n del acuse de Usuario GTEO70329EJA recibo de forma automatizada Contrase na ELL LLL e Para informaci n sobre soluciones para generar factura electr nica Visite el sitio de Grupo ICA Validador IT C El sistema realiza la validaci n del nombre de usuario y contrasefia por lo que no permitir el acceso a usuarios no registrados en la base de datos de Recepci n de ICA Construcci n Civil En caso de que no recuerde su contrase a el sistema le dar la opci n de reenviar la informaci n al correo electr nico registrado para realizar dicho proceso debe ingresar la cuenta de correo electr nico que fue registrado en los datos Generales P gina 3 de 16 ARIO PROVEEDOR AVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 III Estructura del Portal Una vez que ha ingresado al Portal ICA la navegaci n se realizar como sigue Enla parte superior izquierda de la pagina aparecer el RFC del proveedor En la p
3. VALIDADO VALIDADO NOMBRE ERRONEO 662 GTEQI0329EJA 2011 12 01110 03 53 2750 00 439 99 3109 99 VALIDADO VALIDADO NOMBRE ERRONEO P gina 10 de 16 PAGINA WEB MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR INGENIEROS CIVILES S A DE C V FECHA ELABORACI N JULIO 2011 c Posibles Errores que pueden ser presentados al Usuario del Portal A continuaci n se muestran una lista de errores que se pueden presentar en el estatus del XML ERROR VALIDACION CONTRA XSD ALERTA INCONSISTENCIA EN TOTALES CERTIFICADO NO EXISTE CERTIFICADO NO INCRUSTADO ERROR CALCULO DE IMPORTE ERROR FECHA CFD VS CERTIFICADO ERROR SELLO NO VALIDADO FALTA DATOS VALIDACION IMPORTES FOLIOS NO EXISTENTES RFC RECEPTOR INCORRECTO RECEPCION DE FACTURACI N ELECTRONICA Descripci n Se presenta cuando la definici n de la estructura XML no corresponde al XSD del SAT Tambi n se puede mostrar este error porque la Addenda que viene en el XML NO corresponde a la solicitada por ICA Construcci n Civil Las cantidades en el XML no corresponden Revisar subtotal impuestos Descuentos y Total El certificado que trae el XML no se encuentra registrado en la base de datos del SAT como un Certificado vigente Para realizar la validaci n del XML es necesario que el certificado venga incrustado en la definici n de lo contrario se tendr que importar desde la pagina web para hacer la correcta validaci n Seg n los datos del XML el importe total de la Fa
4. puede ser exportada en formato xls para su an lisis La funci n para realizar esta exporta la encuentra al pie de la pantalla en la secci n de Documentos Exportar ICA Usuario Nombre Documentos 00071013AS ERROR dic ingreso 100 2011 06 39462400 47 130 84 341 763 84 VALIDADO VALIDADO INCONSISTENCIA NOMBRE ICABS0812MVO EEG 14116 41 38 224 824 138 783 SUMA DE ERRONEO ER CONCEPTOS RAE De acuerdo a la versi n de internet Explorer con el que se cuente aparecer la ventana para abrir y o guardar el archivo El nombre del archivo predeterminado es Documentos xls Descarga de archivos Desea abrir o guardar este archivo Nombre Documentos xls Tipo Hoja de c lculo de Microsoft Office Excel 97 2003 7 50 KB De icaccz4 icacc com mx Aunque los archivos procedentes de Internet pueden ser diles algunas archivos pueden llegar a da ar el equipo Si na conf a en el origen no abra ni guarde este archivo Cu l es el riesgo P gina 9 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 Desa abrir o guardar Documentosads 600 KB desde clico comum ra Guardar Canar ox 264 GTEOTOEJA 2011 05 02710 09 5 nnr n NUDE Li j 1 150000 239 99 1739 99 VALIDADO VALIDADO NOMBRE ERRONEO 420 GTEOTO29EJA 2011 07 13716 47 18 9840 00 1574 40 11414 40 VALIDADO VALIDADO NOMBRE ERRONEO 523 GTEOT0329EJA 2011 09 13719 37 28 39720 00 5600 00 40600 00
5. arte superior derecha la Raz n Social del proveedor con la que se encuentra registrado en ICA Construcci n Civil Usuario Nombre gt Seguido de lo anterior encontrara el men de navegaci n en donde ser n presentadas cuatro opciones Datos del Proveedor Documentos amp Subir Comprobante Fiscal Digital XML amp e Cambio Contrase a P gina 4 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 IV Datos del Proveedor En este apartado es necesario verificar que los datos fiscales del proveedor sean correctos Dentro de esta ventana es importante verificar y actualizar cada uno de los datos solicitados correctamente sin embargo existen datos obligatorios que no podemos dejar pasar por alto estos datos obligatorios est n marcados con un asterisco en su descripci n y el sistema validar exista un dato valido para poder guardar la informaci n No puede quedarse en blanco Usuario Nombre Datos del proveedor Si los datos no son correctos favor de ajustarlos CVI970519C90 d COMUNICACION VIAL S A DE C V JE SAN PEDRO ZACATENCO JM GUSTAVO A MADERO 7360 Tl 5552025600 IM rene mingdicace com mx P gina 5 de 16 MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR INGENIEROS CIVILES S A DE C V PAGINA WEB FECHA ELABORACI N JULIO 2011 La captura de los datos debe realizarse en May sculas salvo el correo electr nico Dato Solicitado Tipo de Dato Observaciones Este dato no p
6. cilitar la consulta de informaci n en la parte media del portal se presentan los filtros que pueden ser utilizados Serie Folio Rango de Fecha de documento Ingresar en el formato dd mm aaaa Para ejecutar los filtros debe dar Enter en su teclado o bien utilizar el bot n Busca Usuario Nombre Documentos Buscar por Serie BEN Folio M00 Fecha aaaa mm dd de 2011 06 INCONSISTENCIA NOMBRE ingreso 100 14T16 41 38 294 524 00 47 139 84 341 763 84 WALIDADO WALIDADO SUMA DE ERRONEO ICASS0812M VU eim CONCEPTOS EE z E P gina 7 de 16 MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR INGENIEROS CIVILES S A DE C V PAGINA WEB FECHA ELABORACI N JULIO 2011 La informaci n que podr consultar ser la siguiente Dato Presentado Descripci n Tipo Indica el tipo de documento incorporado Ingreso Factura P Egreso Nota de Cr dito Aplica solo si el proveedor cuenta ingresa una serie en el Serie i Je archivo de su Factura electr nica Numero de folio que corresponde al documento consultado La fecha de transacci n corresponde a la fecha de emisi n Fecha de Transacci n del documento almacenado en el XML Monto identificado como Subtotal en el archivo de la Importe ie Factura Electronica del proveedor Monto identificado como IVA en el archivo de la Factura IVA ie Electronica del proveedor Monto identificado como Importe Total en el archivo de la Total m Factura Electr nica del proveedor Val
7. ctura Electr nica est mal calculado La fecha de emisi n del XML es anterior a la fecha de vigencia del certificado con el que se est firmando El XML es NO es V lido El XML est incompleto no se pueden validar importes El folio o n mero de aprobaci n con el que fue generada la factura electr nica no se encuentra registrada en la base de datos del SAT El RFC con el que se gener el XML no corresponde al receptor al que se est enviando la factura electr nica P gina 11 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 VI Subir Comprobantes Fiscales Digitales XML Esta secci n est reservada para la incorporaci n de Archivos XML y realizar las validaciones correspondientes Para subir el Comprobante Fiscal Digital deber seleccionar el bot n Examinar y en su explorador identificar la ruta donde se encuentra el archivo XML y seleccionarlo Usuario Nombre ancel e alements IA ICA Construcci n Civil BE Equipo E LPC990316N43 6067 FL ingreso ICA850812MVO0 100873 2011 04 195568SIGNED co 05 Disco local C Ca HP RECOVERY D Bl ipco50316N43 6067 FL ingreso ICA850812MVO 100873 2011 04 195568SIGNED xml 00001 Clientes Extranjeros C LPC990316N43 6069 FL ingreso ICA amp 50812MV0 100873 2011 04 19557251GNED xmil 05 00001 Clientes Locales 00001 Documentos Locales 00001 Facturacion Electronica Emision 00001 Proveedores Ext
8. de la consulta a realizar Empresa de ICA Construcci n Civil a la que esta facturando Opcional Proyecto de ICA Construcci n Civil al que esta facturando Opcional En Caso de Solicitar soporte sobre alg n error al cargar el XML enviar la Imagen donde Aparece el Error Opcional VV ON ON ON ON ON ON P gina 16 de 16
9. idado SAT Presentara el estatus del archivo posterior a la validaci n requerida por el SAT En caso de que el archivo contenga alg n error en Error Estructura EM estructura en este apartado se especificara el error Status Pago Estatus de Documento Valido o Invalido SENSERI Secci n que ser destinado a identificar errores en la Addenda solicitada por ICA Construcci n Civil EX GU err Error en Datos ae ou almacenados en la factura electronica no coincide En caso de que el nombre de la empresa receptora del grupo ICA Construcci n Civil o su domicilio fiscal no se encuentre redactado exactamente como aparece en el documento de alta ante Hacienda presentar este error En caso de que el archivo XML no haya tenido ning n error en la estructura pero su registro para emitir facturas Cuarentena electr nicas no haya sido actualizado por el SAT el archivo permanece en cuarentena para una validaci n posterior RFC Receptor Presenta RFC del receptor registrado en el archivo XML Presenta el identificador del proyecto al que se esta asociando la factura electr nica La codificaci n de este identificador es nico por proyecto y es asignado por el Grupo ICA Construcci n Civil Error Datos Receptor Centro de Costos RECEPCION DE FACTURACI N ELECTRONICA P gina 8 de 16 ARIO PROVEEDOR VILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 b Exportaci n de Informaci n Consultada La informaci n presentada en el grid
10. omo se muestra en la siguiente Imagen ICA Facturar a INGENIEROS CIVILES ASOCIADOS S A DE C V MANUEL AVILA CAMACHO No 36 PISO 5 Tel LOMAS DE CHAPLILTEPEC MIGUEL HIDALGO M xico C P 11000 E mail PROVEEDOR 5482NORIEGA Y DEL BLANCO SUCESORES S A DE CM NBS430215167 TELFAX 53553077 DIRECCION CALLE ANTONIO VALERIANO No 211 COL ARENAL C P 02980 DEL AZCAPOTZALCO Pr Teens Tere rem Tom re consensos DOO 573 1 000 00301 01CLOZ60014153 300000 LTS 30 0407 DIESEL MIGUEL HERRERA CASTILL ci n de Proveedor 0000 Ver Anexo de Condiciones para la Entrega 15 160 10 MXP ALMACEN HOSPITAL NAVAL CALLE HEROICA ESCUELA NAVAL N 70 COL PRESIDENTES EJIDALES 2a SECC C P 04470 0 00 NEL CARA ru rage m En caso de que no se cuente con una Orden de Compra y no se conoce el centro de costos y o Proyecto es importante que el Proveedor consulte con el personal de Construcci n Civil con quien normalmente realiza la entrega de Facturas cual es la codificaci n o nombre del costos y o Proyecto que debe ser asignado para la carga de los archivos XML P gina 14 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 VII Cambio de Contrase a En esta pesta a el proveedor podr modificar la contrase a que permite el ingreso al portal de ICA Construcci n Civil Usuario Nombre via Im Ice Se deber ingresar la nueva contrase a teniendo en cuenta que la contrase a debe de tener las
11. ranjeros 00001 Proveedores Locales 00001 Seguimiento Proyecto 0011 00001 Seguimiento Proyecto 002 00001 Seguimiento Proyecto 003 4 p S E LPCS90316N43_6067_FL_ingreso_ICA8508 Fecha de modificaci n 05 07 2011 08 45 a m Archivo XML Tama o 3 12 KB P gina 12 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 Una vez identificado el archivo debe seleccionar el bot n Plica para que el archivo XML sea validado Usuario Nombre SA CUsersisanchezhi ICA MDocuments1100 Control de Proyecto MINE gica ma E coc 7 En caso de que el archivo no cumpla con lo solicitado por el SAT el sistema no permitir su incorporaci n y enviara un mensaje de error Si el archivo es correcto el sistema solicitar se indique el Centro de costos y o Proyecto de ICA Construcci n Civil al que corresponde la Factura Electr nica que se desea incorporar esta selecci n puede realizarla identificando la Codificaci n o el Nombre con el que es identificado el Centro de costos y o Proyecto Selecciona centro de costos Ta Qggros t9 ar Basa P gina 13 de 16 ARIO PROVEEDOR IVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 La codificaci n lo puede identificar en las Ordenes de Compras enviadas previamente por el personal de Procuraci n de ICA Construcci n Civil Esta Codificaci n se encuentra en la parte superior derecha de la Orden de Compra c
12. siguientes caracteristicas gt Contener al menos una letra May scula gt Contener al menos una letra Min scula gt Contener al menos un Numero gt La contrase a debe tener como m nimo 8 caracteres Esto con la finalidad de resguardar la informaci n y mantener los datos del proveedor en total confidencialidad En caso de que la contrase a ingresada no cumpla con alguna de las caracter sticas mencionadas el sistema presentar un mensaje de error y no realizar el cambio ICA Usuario Nombre Contrase a y confirmaci n de pica Ddr Dc ICA Requisitos de contrase as Entre 8 y 14 caracteres alguna min scula alguna may scula dos o m s digitos cuatro o mas letras Favor de re intentar pica Ema Tons O P gina 15 de 16 ARIO PROVEEDOR AVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 Contactos Este portal est habilitado para la incorporaci n de facturas electr nicas de todas las empresas que pertenecen al grupo de ICA Construcci n Civil 5 E e 4 Im n e CECSA CPH CTSA E 3 ii E PLE a L3 En caso de tener alguna duda o comentario respecto al uso del portal puede escribirnos al correo Soporte CD cido Ica mx Para otorgarle una atenci n pronta y oportuna es importante mencionar los siguientes datos Raz n Social del proveedor RFC del Proveedor Nombre del Contacto E mail o tel fono del Contacto Detalle
13. uede ser modificado Default por el proveedor ya que es la clave con la que ser identificado El proveedor debe verificar este dato se encuentre correctamente RAZON SOCIAL Obligatorio redactado Espacios comas etc Este dato no puede quedarse en blanco CALLE Verificar contra domicilio fiscal del proveedor NUMERO EXTERIOR Verificar contra domicilio fiscal del proveedor NUMERO INTERIOR Verificar contra domicilio fiscal del proveedor COLONIA Verificar contra domicilio fiscal del proveedor Verificar contra domicilio fiscal del Opcional proveedor ESTADO Verificar contra domicilio fiscal del proveedor Pais Op Verificar contra domicilio fiscal del Opcional proveedor CODIGO POSTAL Verificar contra domicilio fiscal del proveedor TELEFONO Debe capturarse sin guiones ni espacios Debe ingresarse un correo valido Esta cuenta de correo ser solicitada cuando el proveedor desee restablecer su contrase a CORREO ELECTRONICO Obligatorio Una vez que la informaci n ha sido validada y o actualizada debe seleccionar el bot n Aplica para guardar los cambios RECEPCION DE FACTURACI N ELECTRONICA P gina 6 de 16 ARIO PROVEEDOR AVILES S A DE C V A WEB I N JULIO 2011 V Documentos a B squeda de Informaci n Esta secci n est reservada para la consulta del resumen de documentos que han sido incorporados al portal por el proveedor que est registrado en el momento de la consulta Para fa
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