Manual de Usuario Proveedor
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1. INTEGRA L Demexis MANUAL DE USUARIO PROVEEDOR Implementaci n Portal aprovisionamiento PROAPP Integra ProAPP Mayo 2015 L Demexis INTEGRA TABLA DE CONTENIDOS Introducci n ODISIVO DEPOR ras erre reno SOMO NAO DESTA tir a Eccatso Usuarios TIOS DS USUTI ON errante donan 4 Co nigu raci n De Vigencia y USUArO assaranoaicordree cabida 4 Esquema Del Proyecto occocccoccccocccccconcnnnccono nn cr 5 Integra ProApp Registro de Cuenta AET A aE E E T 6 10 A e o E R T Funcionalidades Del Portal AS T A O ee O O O II a as e AEE T e o E SE E e OU VEEE E pea VW HO A o o P EET o eo O o A 10 A A a Glas so e AE o a a o oO A A 10 ESO 018 to LO 0 APRO o A o PU e A 10 Sn A 10 e E PO E e 11 Mica E aN E PIE EA 11 A PAS a 12 PICIE e e O II E Cambiar contrase a 00101516 gt E POE Po E E o uo rr A 12 NOUNCaCIONGS arrcrrarta onda E e E petits 13 SPOTO ae A E E E li O A a E L Demexis INTEGRA Introducci n Objetivo El presente documento est dirigido a entregar las pautas de operaci n del portal de proveedores ProApp que proporcionara a la empresa Productos Medix S A de C V los medios para agilizar el proceso de compras y su interacci n con los proveedores e Simplificar y automatizar el Ciclo de Aprovisionamiento y Pago a Proveedores Ciclo de Egresos e Reducci n de tiempo en el Ciclo de Cuentas por Pagar e Ahorro en costo administrativo del ciclo de2. Ante cualquier comentario duda o sugerencia comun quese con nosotros mediante Oficina Dakota 361 Col N poles CP 03810 M xico Distrito Federal Tel Soporte 53 40 88 31 Tel Ventas 56 82 79 99 Email soporteO integra proapp com 13
3. A DE C V 4200000016 x Una vez que se tienen los contra Fecha 21 04 2015 Monto 18 000 00 MXN recibos es posible subir la factura seleccionando los contra recibos a Mis cis facturar Es posible facturar parcial o o MOE Ka A Folio 0000000064 del 21 04 2015 por 1 500 00 MXN A Pad Folio 0000000065 del 21 04 2015 por 1 500 00 MXN 0 Folio 0000000066 del 21 04 2015 por 1 500 00 MXN Buscar y seleccionar archivos generados por sistema de facturaci n Fact lectr nica CFD o CFDI XML PDP que cumplan los requisitos del SAT y corresponda contra los Seleccionar archivo Nada seleccionado A montos de recibos seleccionados Seleccione el archivo generado por su sistema de facturaci n xml Factura Seleccionar archivo Nada seleccionado Seleccione el archivo que representa de forma impresa la factura pdf Nota Si no cumplen los requisitos establecidos por X Cancelar Guardar archivos SAT no se podr n cargar los archivos ZE Domexis NTEGRA Facturadas Muestra las ordenes de compra ya facturadas o parcialmente facturadas con el detalle de contra recibos facturados Ordenes de Compra Productos Medix S A DE C V Orden de Compra 41 00000075 Por Facturar Fecha 15 04 2015 Monto 2 530 00 MXN Facturadas Documento E E E E E E p gt Documentos relacionados Folio Fecha Monto Factura E3 0000000043 15 04 2015 550 00 MXN W 1150 0000000044 E Por Pagar ca 15 04 2015 1 980 00 MXN i 1150 Pagadas 4 I
4. Y I 4 Canceladas r y k DaD Y gt bc E LEED 4 Avisos de Pago 4 DESARROLLOS MEXICANOS EN INFORMATICA Y SISTEMAS OUCIOLOROO ONCOTA No J41 irt No 1L NAPOLES 4 DEMEXIS SA DE C V p nro amo Pagos Y Ciente PRODUCTOS MEDA SA DE CY l manei CALZADA DEL MUERO No 3 4 Tel fono Colores A cr peso Ciudad MECO tseo De Pros WENO Lugar de DAKOTA YES IL NAPOLES 03010 GENTO AJAREL CUDAD DE MEIICO CESTRITO FEDERAL bpota MENCO Laia Lora Cree Deer ger Var r me IR AAN EXPTE EE IS 7 Cai Demess rouo 15 FECHA 21042018 175857 DESARROLLOS MEXICANOS EN INFORMATICA Y SISTEMAS DIMGIDIOSUAZ DAKOTA Na 301 lea Na TL NAPOLES DEMEXIS S A DE C V O MOCO Cierto PRODUCTOS MEDA SA DE CY Ree PUE SACA A CONTRA RECIBO Cometa CALZADA DEL HUESO Ne 3 a Tel fono Coloma EXEMOBANTAURBAA Cp peso Cdad ECO Eotado or Pse WIDOCO Productos Modx SA DE CV CALZADA DEL HUESO 39 Lege ds DAKOTA 30I 1 NAPOLES 03610 BENITO AJAREZ CIUDAD DE M JICO DISTRITO FEDERAL EX EJDO SANTA URSULA COAPA COYOACAN DF a Catas Lera Concagto Der poa v v TAO ron EBD7B05 484 435 BIA2 50P ETSEDOSA Med Ta e Catia cel SA Fecha y pora de cerifcac Veras 27 208 TIRO Z Demexis INTEGRA Ordenes de Compra por achen En la opci n Facturas por pagar se muestran las facturas Facturades registradas en el portal que no se han pagado con el detalle de contra recibos y orden de compra Facturas Productos Medix S A DE C V
5. del servicio e Estatus y sincronizaci n de facturas con SAP e Informaci n de la cuenta e Registro y administraci n de subcuentas organizaciones de compra e Dar de alta subcuentas y administrarlas Subcuenta Una vez que el cliente creo y autorizo a este usuario el se encargara nicamente de e Revisar y autorizar facturas a las que tenga acceso de acuerdo a su organizaci n de compra Configuraci n de Vigencia y Usuarios El portal puede ser configurado para ser utilizado por distintos usuarios y dar los permisos necesarios lectura y escritura a quien ingresa al portal Definir el tipo de vigencia depende de Periodo anual semestral Monto Cantidad de facturas o especificaciones Consorcio sin vigencia paga directamente el cliente L Demexis INTEGRA Y Esquema del proyecto El proceso comienza desde que El Cliente genera una Orden de Compra a un proveedor X desde su Sistema Central ERP SAP basado en las pol ticas negociadas con este ltimo ES ea Pedidos Contra Recibos Aviso de pago lt Factura PDF XML Proveedor COMUNIDAD INTEGRA eje Pedidos Contra Recibos Aviso de pago Factura PDF XML t 2 Recibe 16 Confirmaci n 4 Genera Pago 14 Recibe Aviso 8 13 Programa Pago 5 12 Genera Verificaci n 15 Valida 11 Autoriza Aviso OC 3 imprime OC Y Cliente g 4 s
6. secreto que no ast a ia vista No dejas notas con tus cortrasa as en vanos sos de tu equipo ni de tu escritorio Las personas que pasen por all podrian robar asa miormaci n y utilizarla para parer en peligro t cuenta Se decides guardar lus contrasaflas an un archivo de tu aquipo ponte un nombra pogo saspacmnosa para que las wanas no sapan lo que cortiara No usos un nombra como par ajemplo mis contrasa as Desarrollos Mexicanos en Informatic Cuando ya no se requiere continuar utilizando el portal la forma segura para salir es dando clic en el bot n Cerrar Sesi n Informaci n de la cuenta Cambiar contrase a Cerrar sesi n El usuario proveedor cuenta con la opci n B squeda que le permite realizar exploraciones de las ordenes de compra emitidas bajo distintos par metros y los resultados pueden ser ordenados mediante el folio cliente y fecha Por Folio Por Cliente Del 01 04 2015 al 30 04 2015 Q 1 45de45 Primero Anterior Siguiente Ultimo 12 xQ Demexis r NTEGRA Y Notificaciones del portal a usuarios Se enviaran avisos v a correo electr nico oficial cuando exista Una nueva OC _JNTEGRA integra ProAPP Tu cheste Productos Medik SA DE CV registro una orden de compra con to o 4700000016 por la camidad de 18090 00 eroare Contra Recibos f f JINTEGRA _Proarp Autorizaci n como proveedor INTEGRA a PROA PP i Avisos de Pago Y Soporte
7. Productos Medix S A DE C V Por Pagar g O gm 15 Fecha 19 04 2015 Fecha 1904 2015 Monto 35 000 00 Peso Mexicano Monto 35 000 00 Peso Mexicano Documento PDF bxwmL Documento PoF MxmML Documentos relacionados Documentos relacionados Folio Fecha Monto Folio Fecha Monto Ordan de Compra EJ 0000000074 21 04 2015 35 000 00 4000000030 EJ 0000000075 21 04 2015 35 000 00 4000000031 MXN MXN Facturas que ya fueron pagadas con el detalle de contra recibos y En orden de compra v Productos Medix S A DE C V E 157 Fecha 19 04 2015 Monto 35 000 00 Peso Mexicano Documento lhkPDr lkxmL Documentos relacionados Folio Fecha Monto Orden de Compra EJ 0000000082 22 04 2015 35 000 00 4000000032 Canceladas set B gt Muestra las facturas canceladas por el cliente Avisos de Pago m Se puede consultar los pagos recibidos por los clientes con el agos detalle de facturas y contra recibos Productos Medix S A DE C V is Je 5105600780 Fecha 22 04 2015 Monto 40 680 00 MXN Documento Documentos relacionados Folio Fecha Monto Orden de Compra EI 157 19 04 2015 35 000 00 Peso 0000000082 Mexicano 10 ZF Demexis INTEGRA A Desarrollos Mexicanos en Informatic gt Informaci n dela cuenta Cambiar contrase a Cerrar sesi n Informaci n de la Cuenta Raz n Social Desarrollos Mexicanos en Informatic RFC DMI020409UX2 Direcci n fiscal Calle Dakota 312 1L Num Ext 312 Num Int 1L N po
8. cuentas por pagar e Optimizar el seguimiento de Proveedores a Ordenes de Compra y Pagos Soluci n Propuesta El portal ProApp esta dise ado para dar seguimiento a los pedidos u ordenes de compra generados en SAP este seguimiento es de punta a punta desde la generaci n del pedido hasta el pago del mismo informando al proveedor mediante avisos a su correo electr nico y o consultas predefinidas en el portal ProApp los estatus en los que se encuentra el pedido Para su buen funcionamiento es necesario que Productos Medix S A de C V ejecute de manera correcta el proceso de aprovisionamiento en SAP para los pedidos definidos en el alcance de este documento Los avisos a proveedores generados por SAP se enviaran al correo electr nico registrado en los datos maestros del proveedor L Demexis 9 NTEGRA V Tipos de Usuarios Administrador del Portal Demexis El rol clave para el administrador del portal es e Dar de alta clientes e Crear los permisos de acceso necesarios e Emitir facturas por pagos de suscripci n e La administraci n de tareas gesti n y configuraci n relacionadas con el portal Proveedores Medix e Consulta y seguimiento de documentos emitidos e Carga de CFDI en portal e Historial clientes a los que est n suscritos Cliente e Buz n de recepci n CFDI e Ordenes de compra e Verificar y validar CFDI e Validador de CFDI vs Contra Recibo e Historial por proveedor e Hosting
9. e C V para realizar operaciones en el portal lt D O integra proapp com a CNTESRA ftinicio BContacto Ayuda 4 Registro Integra ProApp Automatizamos y simplificamos el ciclo comercial entre las empresas y sus proveedores Qui nes somos Qu hacemos Facebook Twitter Empresa 100 mexicana con m s de 10 a os de experiencia V Funcionalidades del portal El Portal de aprovisionamiento ProApp presenta las siguientes opciones Acceso directo a la p gina de inicio del portal describe el mbito y enfoque Minicio p de trabajo de Demexis Avuda gt Contiene chat en linea y preguntas frecuentes que ayudaran al usuario con las dudas que surjan en la operaci n del portal ZF Demexis INTEGRA S Seguimiento La opci n Por facturar permite consultar todas las ordenes de compra emitidas por el cliente que se encuentren pendientes de facturar o y parcialmente facturadas Ordenes de Compra gt Productos Medix S A DE C V Una orden de compra puede tener Facturadas uno o mas contra recibos de entrega 4200000016 de mercanc a o servicio como se Fecha 21 04 2015 clan Monto 18 000 00 MXN muestra en la siguiente imagen Documento Por Pagar Documentos relacionados Folio Fecha Monto Pagadas ES 0000000064 21 04 2015 1 500 00 MXN Canceladas ES 0000000065 21 04 2015 1 500 00 MXN E3 0000000066 21 04 2015 1 500 00 MXN Avisos de Pago Pagos Productos Medix S
10. les MX Benito Ju rez Distrito Federal M xico CP 03455 Clientes Productos Medix S A DE C V Suscripci n por 1 a o Vigente al 17 04 2016 Muestra al cliente el tipo de suscripci n y la vigencia que tiene con los distintos consorcios en los que este registrado ui gt Suscripci n por 1 a o Vigente al 17 04 2016 Injection Solutions Suscripci n por 1 a o Vigente al 17 04 2016 Q El usuario puede agregar o modificar los correos a los que se enviaran las notificaciones accediendo en la opci n editar avisos Aca Si el proveedor requiere modificar el correo registrado para avisos deber comunicarse directamente a soporte y acreditar su identidad enviando una carta emitida por la empresa solicitando el cambio 11 2 Demexis NTEGRA Desarrollos Mexicanos en Informatic Cambio de Contrase a Informaci n de la cuenta Cambiar contrase a C mo elegir una contrase a segura Nueva Contrase a Cerrar sesi n E Tu contrase a es a primera linea de defensa contra los ataques cibern ticos Sigue estos corscios pera orear una contrase a segura Repetir Nueva Contrase a Laiza una contrase a diran te cara todas bus cuartas Imporartes Cambia tu contrase a a Menudo Liza una contrase a que Incluya lalras n meros y mboke a Crea una contrase a que no sa pueda adivinar con facilidad TX Conair Guarda las contrase as ar un lugar
11. sulta las facturas pendientes de pago asi como las Confirma tu cuenta facturar y las tacturadas ya pagadas Repetir Contrase a Esta es la lista de acciones que puedes hacer en Integra ProAPP e Recibir notificaciones de ordenes de compra solicitadas por tus O catas clientes e Enviar las facturas CFD o CFDI a tus clientes e Llevar el registro de pago de las facturas enviadas Gracias Y Acceso al portal Integra ProApp es una aplicaci n web a la que se puede acceder desde cualquier navegador de internet Login El usuario debe ingresar la siguiente direcci n URL paama http www integra proapp com RFC o Id Integra Contrase a Una vez dentro de la pagina se le solicita al usuario los datos requeridos como son RFC ld y contrase a Recordarme en este equipo Si el usuario llega a olvidar la contrase a podr recuperarla o A Si olvidaste tu contrase a recuperala aqui dando clic en la opci n e indicar su RFC o ID de la comunidad Integra y se enviara un correo con las instrucciones para recuperarla CL Demexis INTEGRA A PP V Ingreso ProApp Proveedor Ingresando al portal se podr n verificar las ordenes de compra de los pedidos de aprovisionamiento Una vez que son liberados se enviar n de forma autom tica al ProApp notificando al proveedor por correo electr nico ProApp necesita para su operaci n los datos maestros de proveedores los cuales estar n autorizados por Productos Medix S A d
12. urte Pedido 5 Entrega Pedido Proceso 0 Aprovisionamiento 6 Recepcion PRO App a Entrega Genera Confirmaci n Pedido a Recibe 7 Aviso Prov 10 Valida 9 Ingresa Factura Factura SAT oc Pedidos Contra Recibos Factura PDF XML LY Demexis Servicio a Cliente que origina o genera necesidades a sus proveedores denominada Compras Servicio a Cliente Proveedor que se encarga de surtir o cubrir las necesidades del cliente origen denominado Ventas Z D Demexis INTEGRA Integra ProApp Y Registro de Cuenta Tiene que estar registrado en el maestro de proveedores o en SAP una vez que se registra se le env a un aviso de confirmaci n de cuenta al proveedor mediante correo electr nico En caso de que ya exista el cliente se notificara que ya fue a agregado como proveedor de igual manera cuando el cliente sea dado de alta en otra sociedad En el caso de que la cuenta sea nueva se le env a la liga de confirmaci n donde asigna la contrase a a la cuenta cd la a Confirmaci n de cuenta Hola Group South Consulting Para conciur el proceso de registro es necesario que proporciones la contrase a de tu cuenta Una vez confirmada podras acceder al sistema y automatizar el proceso de facturaci n con tus clientes Tu cuenta fue creada exitosamente Tus identificador de usuario en la plataforma es 56 Ordenes de Compra Facturas Contrase a Consulta las ordenes de compra pendientes de Con
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