Manual de Usuario Qindel para la plataforma Sympa
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1. BOCA list ii E EEE EER E 10 6 Escenarios de autorizaci n y lista de no MOderadoS ooooooccnoccnoccconncconoconnnonnnconncconocnnn cono ncon cnc nn cconnnnnnos 10 6 1 Qu es un escenario de a0 OZaCI N 10 P g 2 Universidade da GindelGroup Coru a Manual del FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa 6 2 Usuarios no A 12 6 2 1 Notas importantes sobre el sistema de moderaci n cooncocnocccoccconcconnncnonoconacono cono nonnnocanoccnnnos 13 1 Introducci n Sympa es un software gestor de listas de correo bajo licencia GNU Contiene todas las herramientas habituales en este tipo de software y adem s una serie de caracter sticas propias que hacen de la gesti n una tarea sencilla y eficaz a adiendo nuevas posibilidades a este tipo de sistema Son destacables interfaz web La gesti n completa de la lista se puede realizar a trav s de la interfaz web as como enviar y moderar mensajes Tambi n es posible consultar el archivo de mensajes a trav s de la web Soporte MIME y S MIME Gesti n mejorada de mensajes rebotados Autenticaci n con el CAS de la UDC Altas posibilidades de personalizaci n de la interfaz as como de la gesti n de las listas Sympa presenta una serie de ventajas de administraci n respecto a Mailman siendo sus conceptos algo diferentes De ah que se presente este manual de uso y administraci n de sympa as como de las particularidades que2. n de lista 1 En la pantalla principal de sympa hacemos click en la pesta a Creaci n de lista 2 Ahora podemos elegir entre copiar una lista existente debemos ser due os de esta lista para poder copiarla o crear una lista a partir de un modelo Si no somos due os de ninguna lista esta opci n no nos aparece Si la tenemos podemos utilizarla para obtener una lista con la misma configuraci n que otra nica y exclusivamente la configuraci n no se copiar n ni los suscriptores ni los archivos ni los documentos compartidos Una vez copiada la lista ambas son totalmente independientes y se puede modificar la configuraci n de una sin afectar a la otra 3 En cuanto a la creaci n de lista bas ndonos en un modelo es necesario rellenar todos los campos P g 4 Universidade da i Coru a Qi nd elC roU p Manual del FECHA administrador de 02 01 2011 listas de sympa CONFIDENCIAL nombre de lista Tipo de lista Asunto Categor a Descripci n de la lista El nico apartado que tiene efecto en la configuraci n final de la lista es el tipo de lista elegido En caso de dudas en este apartado se recomienda elegir un tipo m s restrictivo Existen m s modelos y opciones de configuraci n que se pueden elegir una vez la lista ha sido creada Todo esto se describe en el apartado de configuraci n m s abajo El asunto la categor a y la descripci n de la lista s lo cuentan a efectos de c mo
3. buscan los nuevos suscriptores las listas a las que quieren apuntarse 4 Una vez rellanados todos los datos hacemos click en el bot n Enviar la solicitud de creaci n de lista Una vez los listmasters aprueben la creaci n de la lista el solicitante due o podr configurarla como necesite 4 Configurar lista Al acceder a sympa tenemos en la parte izquierda de la p gina principal un listado de las listas a las que pertenecemos En caso de se due os de alguna lista aparece a la izquierda del nombre de la misma un bot n admin Haciendo click en este bot n accedemos directamente a la configuraci n como administradores de la misma Las pesta as de administraci n se describen a continuaci n s lo aquellas opciones que ser n de utilidad para el administrador 4 1 Configurar la lista Esta pesta a est a su vez dividida en secciones P g 5 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa 4 1 1 Definici n de la lista Tema de la lista subject Este es el asunto que configuramos en la creaci n de la lista Se presenta como subt tulo de la misma en el listado general de listas e Visibilidad Define qui n puede ver la lista y qui n no en el listado general de listas y en las b squedas e Due os externos En estos dos apartados podemos definir due os extra de la lista Si estos due os se suscribieron desde una fuente externa ver m s adel
4. comentaremos el ltimo apartado 4 1 3 1 Documentos compartidos Las dos primeras configuraciones de este apartado permiten configurar qui n puede ver los documentos compartidos y qui n puede modificarlos El ltimo par metro es la cuota La cuota indica el tama o m ximo en KB que ocupar el repositorio completo de documentos es decir la suma total Por defecto cada lista permite una cuota en disco para compartir documentos de 100Mb La modificaci n de este par metro s lo puede ser realizada por el Servicio de Inform tica y Comunicaciones y con causa justificada puesto que el espacio es limitado 4 1 4 Archivos En este apartado s lo es interesante para el due o de la lista configurar el apartado Archivos web En este apartado se pueden cambiar los derechos de acceso al archivo y el n mero m ximo de meses que se conserva el archivo 4 1 5 Gesti n de errores Aunque este apartado est disponible para configurar diversos par metros no se recomienda a los due os de lista cambiar ninguna de estas opciones y dejarlas por defecto 4 1 6 Fuentes de datos En este apartado se puede configurar si los suscriptores que sean incluidos desde una fuente de datos externa recibir n notificaci n de suscripci n A modo informativo se puede incluir listas de suscriptores desde fuentes de tipo Directorios ldap Bases de datos sql Ficheros de texto La inclusi n de suscriptores desde fuentes de datos externas s lo pu
5. Qindel ha incluido en Sympa para simplificar el cambio de sistema a los administradores de listas de la UDC 2 Roles en sympa Existen cinco tipos de usuarios b sicos en sympa listmaster Estas personas son los administradores del servicio Definen la configuraci n de la plataforma y pueden cambiar cualquier configuraci n de cualquier lista Este rol pertenece al i3sic en la UDC P g 3 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa due o privilegiado Este es el solicitante inicial de la creaci n de una lista Tiene permisos para definir la configuraci n de la lista as como qui nes asumen los roles a continuaci n due o Los due os de una lista son definidos por el due o privilegiado Pueden cambiar la configuraci n de la lista hasta donde les permita el due o privilegiado y pueden decidir qui n asume los roles a continuaci n moderador Los moderadores o editores son miembros que pueden moderar la lista en caso de que sea una lista moderada Esto es reciben los mensajes de los suscriptores y deciden si se env an a toda la lista o no En caso de no haber moderadores los due os asumen el rol de moderador suscriptor Son aquellos miembros que reciben los mensajes enviados a la lista y en su caso aceptados por los moderadores Pueden tener privilegios diferentes del resto del mundo no miembros de la lista 3 Solicitar creaci
6. Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa UNIVERSIDADE DA CORU A MANUAL DEL ADMINISTRADOR DE LISTAS DE SYMPA CONSULTOR A DE SISTEMA DE LISTAS DE CORREO Fecha 02 01 2011 Autor Juan Antonio Zea Herranz Versi n rev 64 Fichero ManualQindel odt 14 p ginas P g 1 Universidade da i Coru a Qi nd elC roU p Manual del FECHA administrador de 02 01 2011 listas de sympa CONFIDENCIAL Modificaciones respecto a la revisi n anterior Juan Antonio Zea Herranz 30 08 10 Juan Antonio Zea Herranz 28 09 10 A adido apartado sobre el uso de los documentos compartidos ndice Ms A E R E E E EE E E N 3 e Ri Lo EA EEEE EEEO 3 listmas t r kanae n a E A ER N 3 d e o privilegi d Ai ad 4 a PP e En un A 4 MIA daa 4 A A PA 4 3 Solicitar creacion de IE 5 o EER EE O ETRE A ENERE EASE EEEE 4 4 Configurar listassa aen EE E E EE E EERE E ii 5 41 Config tar l a 5 4 1 1 Definici n dela ira 6 4 1 2 Configurar erivio receptih ii 6 AO Derechos d Ai is 6 4 1 3 1 Documentos Compadre T 4 LA ATODI VOS A O o UL E E E 7 AL Gestion AS ELOTE AAA A ARA 7 4 1 6 Puentes de Cai cs 7 A A EAE AEE 8 4 2 P rsonaliZa snesena a E S E EE NEES 8 4 3 Gestion de SUSCT PtOrES rseisniineieeieie iin rie eE E EN E REE AEE A EEEE EEE EEEE E Eada 9 e N ATE DO ANN E 9 4 5 Gesti n de Archivos aii 9 4 6 Gesti n d A A 9 4 7 R gistros consolide actiones sisi iii 10
7. ante deben definirse en el segundo apartado Moderadores externos Estos apartados nos permiten definir qui nes son moderadores editores de nuestra lista Al igual que en el apartado anterior si fueron suscritos desde una fuente externa deben definirse en el segundo apartado e T pico Esta es la categor a en la que englobamos nuestra lista S lo es efectiva en cuanto a la clasificaci n de listas en la p gina principal en caso de ser una lista visible Idioma por defecto Este es el idioma por defecto de la lista 4 1 2 Configurar env o recepci n e Qui n puede enviar Se ha dedicado un apartado completo a esta caracter stica en este manual Ver descripci n en apartado 6 Hora de entrega Ignore este par metro Configure las fechas de entrega de res menes en el siguiente punto e Frecuencia resumen Aqu puede configurar qu dias de la semana y a qu hora se enviar n los res menes de mensajes e M x mensajes N mero m ximo de mensajes que se adjuntan en los res menes e Opciones de suscripci n perfil por defecto Estos son los modos de suscripci n que se permiten a los suscriptores de listas 4 1 3 Derechos de acceso En este apartado se configuran las posibilidades que tienen los usuarios seg n el rol que tienen P g 6 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa en la lista Las opciones son auto descriptivas as que s lo
8. dministrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa 4 7 Registros consulta de acciones En este apartado se pueden consultar las acciones llevadas a cabo por todos los usuarios de la lista independientemente de su rol Se pueden hacer b squedas clasificadas por tipo y fecha 5 Borrar lista Para borrar una lista de la que somos due os 1 Nos dirijimos a la pantalla principal de administraci n haciendo click en Admin en la parte izquierda de la pantalla 2 En esta pantalla bajo el titulo Operaciones cr ticas est el bot n Borrar la lista 3 Si pulsamos este bot n clausuraremos la lista y nadie podr acceder a la lista ni sus archivos El borrado no es definitivo pero s lo puede ser deshecho por un listmaster as que seria necesario contactar con el i3sic para deshacer esta acci n 6 Escenarios de autorizaci n y lista de no moderados Nota previa Si alg n usuario ha utilizado sympa previamente notar que en la versi n instalada en la UDC se han realizado algunos cambios de base para facilitar el cambio de sistema a los administradores de listas 6 1 Qu es un escenario de autorizaci n En sympa qui n puede enviar y qui n no se resuelve mediante los escenarios de autorizaci n Se pueden configurar en la pesta a Configurar env o recepci n tal y como indic bamos en apartados anteriores Las opciones posibles son clausurado Nadie puede hacer envios a la lista Moderador edi
9. ede ser realizada por los P g 7 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa listmasters En caso de necesitar este tipo de suscripci n en su lista contacte con el i3sic 4 1 7 Varios En este apartado se recomienda al administrador de lista no cambiar ning n par metro El nico par metro que ser de utilidad es el primero Par metros personalizados Este par metro se utiliza en la configuraci n de suscriptores no moderados y se explica en el apartado 6 4 2 Personalizar En este apartado se puede personalizar diferentes aspectos de la apariencia y comportamiento de la lista La primera opci n nos permite cambiar el encabezado que se muestra en la parte principal de la pantalla cuando se accede a la lista como suscriptor El resto son los diferentes mensajes autom ticos que se env an a los suscriptores Mensaje de bienvenida Rechazo de mensajes Recordatorio Invitaci n a la lista Baja del suscriptor por s mismo Borrado Baja efectuada por el due o Tambi n se puede configurar el encabezado y pie de p gina de todos estos mensajes Los botones tienen una descripci n completa del mensaje que permiten cambiar y los casos en que se recibe el mismo P g 8 Universidade da i Coru a Qi nd elC roU p Manual del FECHA administrador de 02 01 2011 listas de sympa CONFIDENCIAL 4 3 Gesti n de suscriptore
10. mente restricted to subscribers check smime signature private_smime S lo permite el env o a usuarios de la lista con firma smime moderador restringido a subscriptores privateandeditorkey Pueden enviar los moderadores y los suscriptores con aprobaci n de los moderadores El resto recibe un mensaje de rechazo autom ticamente moderador restringido a subscriptores privateandeditorkeyquiet Como el anterior s lo que no hay mensajes de rechazo autom ticos Se descartan los mensajes no autorizados silenciosamente moderador para noenviar mensajes multipart privateandnomultipartoreditorkey Pueden enviar los moderadores Los suscriptores pueden enviar salvo que intente enviar un mensaje con anexos que necesitan autorizaci n de los moderadores Usuarios externos a la lista pueden enviar con autorizaci n de los moderadores restringido a subscriptores con autenficaci n MD5 previa privatekey Todos los suscriptores pueden enviar si se han autenticado via web en la plataforma o v a correo con confirmaci n de identidad mensaje con firma md5 de respuesta Los P g 11 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa usuarios externos reciben un mensaje de rechazo autom ticamente Moderated for subscribers and moderators privatekeyandeditorkeyonly Se exige autenticarse a los suscriptores Una vez autenticados sus mensajes requieren confirmaci n de lo
11. rar de la lista de no moderados es decir que este usuario seguir teniendo permisos para env o sin moderaci n en la lista principal hasta que lo borremos de la lista de no moderados o el sistema lo desactive autom ticamente y nos avise de la situaci n Pero este ltimo caso requerir de bastante tiempo puesto que el sistema tarda en detectar esta situaci n Esto quiere decir que si queremos quitar los permisos de env o a un usuario urgentemente debemos borrarlo de las dos listas 2 Direcciones can nicas de la UDC En la UDC los usuarios del sistema de correo interno poseen varios aliases en sus cuentas de correo pero s lo uno de ellos es el usuario can nico con el que pueden acceder al sistema Single Sign On de la universidad el CAS Cuando un administrador de listas suscribe una direcci n de la udc al cabo de unas horas el sistema revisa si la cuenta registrada es la can nica o no y la cambia autom ticamente en este ltimo caso P g 13 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa En esta nota por tanto no se requiere nada del administrador de listas sino que no se sorprenda si ve que alguna direcci n que ha suscrito cambia autom ticamente P g 14
12. s e Actualizar tu avatar Esta opci n nos permite subir una imagen de menos de 100KB para utilizar como avatar e Gesti n de miembros de la lista En este apartado se pueden ver las suscripciones pendientes de aprobar la lista negra este bot n es un enlace al apartado de m s abajo gestionar errores de env o este bot n es un enlace al apartado m s abajo y lanzar un recordatorio de suscripci n a todos los usuarios Tambi n tenemos la opci n de agregar aqu a usuarios simplemente poniendo su correo electr nico y haciendo click en A adir Si marcamos la opci n avisar el usuario no recibir el correo de bienvenida Haciendo click en Agregar varios podemos copiar y pegar una lista de correos electr nicos que tengamos para a adirlos a todos en masa En la parte de abajo podemos por ltimo revisar el listado de usuarios suscritos listados en varias p ginas Podemos aqu seleccionar varias cuentas y darlas de baja con o sin aviso seg n marquemos la casilla correspondiente 4 4 Lista negra Las operaciones de aquellos usuarios cuyo correo electr nico figure en esta lista ser n rechazadas autom ticamente 4 5 Gesti n de archivos En este apartado podemos seleccionar los archivos por mes y descargaros en un fichero comprimido zip o borrarlos por completo 4 6 Gesti n de errores S lo es posible entrar en este apartado si existen errores de env o P g 9 Universidade da Gindel roup na a FECHA a
13. s mensajes con anexos son rechazados y reciben una notificaci n al respecto autom ticamente 6 2 Usuarios no moderados Es importante recalcar que en todas las listas se puede configurar una lista de usuarios no moderados Todo usuario presente en esta lista podr enviar a la lista principal salt ndose todas las reglas propuestas anteriormente Despu s de la migraci n en la UDC a sympa toda lista que lo requiera tendr configurada una P g 12 Universidade da Gindel roup na a FECHA administrador de 02 01 2011 CONFIDENCIAL listas de sympa lista de usuarios no moderados Para comprobar que esto es as 1 Hacemos click en Configurar la lista 2 Hacemos click en Varios 3 Comprobamos si en el apartado de Par metros personalizados custom_vars hay presente una variable que se llama nomoderados y que apunta a un nombre de lista probablemente nombredelistaprincipal_nomoderados En caso de no disponer de este par metro en la configuraci n nuestra lista no tiene esta caracter stica disponible En caso de necesidad solicitarla al i3sic Si queremos cambiar la moderaci n o no de los usuarios presentes en nuestra lista tendremos que acceder a la lista de usuarios no moderados y a adir o quitar suscriptores 6 2 1 Notas importantes sobre el sistema de moderaci n 1 Borrar en lista principal no borra en no moderados Ambas listas son independientes y borrar un usuario de la lista principal no lo bor
14. s moderadores Los moderadores pueden enviar si est n autenticados via web y si no tienen que confirmar su identidad mensaje con firma md5 de respuesta Los usuarios externos reciben un mensaje de rechazo autom ticamente Privada moderada para los no suscriptores privateoreditorkey Los moderadores y suscriptores pueden enviar Los usuarios externos pueden enviar con confirmaci n de los moderadores Privado confirmaci n para los no suscriptores privateorpublickey Todos los usuarios autenticados pueden enviar Los suscriptores pueden enviar por correo Los no suscriptores deben confirmar su identidad mensaje con firma md5 de respuesta lista p blica public Todo el mundo puede enviar por cualquier m todo lista p blica Bcc rejected anti spam public_nobcc Todo el mundo puede enviar por cualquier m todo pero no se permiten correos con el campo copia oculta cualquiera con previa autentifiaci n MD5 publickey Todo usuario autenticado en la plataforma puede enviar El env o por correo requiere confirmaci n de identidad mensaje con firma md5 de respuesta lista p blica se redirijen al moderador los mensajes multipart mixtos publicnoattachment Todo el mundo puede enviar a la lista por cualquier m todo pero los correos con adjuntos o anexos requieren confirmaci n de los moderadores lista p blica pero los mensajes con anexos no est n permitidos publicnomultipart Todo el mundo puede enviar pero lo
15. torkey Los moderadores pueden enviar a la lista y deciden si se env an los mensajes de los suscriptores P g 10 Universidade da i Coru a Qi nd elC roU p Manual del FECHA administrador de 02 01 2011 listas de sympa CONFIDENCIAL Moderador para los moderadores editorkeyonly Lo mismo que el anterior pero no permite a los moderadores enviar directamente por correo s lo por la interfaz restringido al dominio local intranet Pueden enviar todos aquellos usuarios cuyo correo pertenezca al dominio El resto recibe una notificaci n autom tica de rechazo restringido al dominio local y subscriptores intranetorprivate Pueden enviar todos aquellos usuarios suscritos a la lista y aquellos cuyo correo pertenezca al dominio El resto recibe una notificaci n autom tica de rechazo Bolet n de noticias reservado a los moderadores newsletter Pueden enviar los editores El resto recibe una notificaci n de rechazo Bolet n de noticias reservado a los moderadores despu s de confirmaci n newsletterkeyonly Como el anterior solo que los editores tienen que confirmar el env o de su propio mensaje Bolet n de noticias reservado a los moderadores newsletterquiet Como la newsletter solo que los mensajes que no sean de editores se descartan silenciosamente y sin notificarlo restringido a subscriptores private S lo pueden enviar los due os y moderadores El resto recibe un mensaje de rechazo autom tica
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