Manual de Usuario Quipux - Bandeja de Salida
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1. Tello Hidalgo Figura 4 B squeda de destinatarios En el caso de que la persona que elabora _no va a firmar el documento se realiza lo siguiente 1 En esta ventana se debe filtrar por Instituci n y poner el nombre o parte del nombre de la persona que va a firmar el documento Dar clic en Buscar 3 Cuando se encuentra al funcionario se da clic en De N Manual de Bandeja de Salida 6 Sistema de Gesti n Documental Quipux Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla Firefox http www gestiondocumental gov ec radicacion buscar_usuario_nuevo php documento_us1 8 documento_us2 183802 8concopiaa 8ent 18radi_ lista Tipo de Usuario Funcionario P blico v Nombre I C l alvear BUSCAR PERSONA Instituci n Presidencia de la Rep blica T dJe Selecionar rea Nombre de la lista lt lt Seleccione gt gt Borrar nombre de lista Editar PERSONAS EN LA LISTA Uso Colocar como SUBSECRETAR A 7 e s DE Func Eduardo Alvear aana pao Pose de TECNOLOG AS eduardoalvearOpresidencia gob ec ral IN Copia DELA INFORMACI N ASESOR A Mariana del Func Consuelo Pico hp Se ora pe s DESPACHO mariana pico presidencia gob ec ipen Alvear Presidencial la Rep blica PRESIDENCIAL DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO Tipo Nombre T tulo Puesto Instituci n Acci n Func Eduardo Alvear Se or Ingeniero Director de Soporte Presidencia de la Rep blica2. Puede firmar electr nicamente sus archivos desde la aplicaci n Firma Digital Figura 62 Anexo de documentos Nota Si un documento fue enviado sin los anexos se puede ir a la Bandeja de Enviados seleccionar el documento y adjuntar los documentos faltantes Si el documento es un memorando o es un oficio firmado electr nicamente el destinatario que ya recibi ese documento podr acceder a los nuevos documentos adjuntos a adidos 6 2 Recorrido Permite realizar el control y seguimiento del documento mediante la visualizaci n de reas fechas acciones tiempos de elaboraci n comentarios y cambios en el cuerpo del documento as como la impresi n del recorrido Figura 63 Manual de Bandeja de Salida 45 Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar Responder Reasignar Informar Archivar Comentar Dar F sico No Documento SUBINFO 2010 107 M Usuario actual Eduardo Alvear Datos del Documento Informaci n del Docu Anexos di SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACION Acciones realizadas en el Documento umento de respuesta No SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE 2010 06 08 Mauricio Haro LA INFORMACI N 15 44 10 para 0 it pd Ver Documento SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE 2010 06 08 Mauricio Haro LA INFORMACI N 15 42 49 Acosta SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE 2010 06 08 Mauricio Haro LA INFORMACION 15 42 19 Acosta Res Eduardo Alvear Ae Eduardo Alvear 0 Figura 63 Recorr
3. Urgente Tipificaci n Comisi n de Servicios Figura 51 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 52 Regresar Informar Comentar Regresar Figura 52 Acciones de documento de la bandeja de reasignados 5 6 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos reasignados 5 6 2 Acci n de Informar Ver el numeral 5 1 5 Acci n de Informar Manual de Bandeja de Salida 37 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 6 3 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 7 Bandeja de Archivados Es la bandeja donde se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la acci n de Archivar se utiliza esta acci n para indicar que el tr mite de un documento ha finalizado En esta bandeja se presenta un listado de los documentos archivados se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son De Para Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Informar Restaurar o Comentar Figura 53 Texto a Buscar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO B squeda Avanzada Bandejas En El a N
4. Figura 5 B squeda de remitente 4 Cuando todos los usuarios han sido seleccionados se da clic en Aceptar tal como se muestra en la Figura 6 DATOS A COLOCAR EN EL DOCUMENTO T tulo Puesto Instituci n Acci n Para Func Mario Fernando Hidalgo Almeida Se or Ingeniero Soporte SIGOB Presidencia de la Rep blica Borrar De Func Eduardo Alvear Se or Ingeniero Director de Soporte Presidencia de la Rep blica Borrar ME opiaa Func Jaime Edmundo Ortiz Lara Se or Analista Presidencia de la Rep blica Figura 6 Selecci n de usuarios 5 Luego se deber registrar la informaci n del documento a N mero de referencia Si es documento nuevo este campo debe quedar vac o Si se contesta a alg n documento antecedente que no est registrado en el Quipux se digita el n mero del documento antecedente b El asunto o tema del documento c El contenido del documento 3 2 Anexos Si el documento va a ser enviado con archivos adjuntos en esta secci n se los debe seleccionar como se muestra en la Figura 7 Manual de Bandeja de Salida 7 Sistema de Gesti n Documental Quipux Se da clic en Examinar Se elige el documento Se da clic en Abrir Se puede escribir la descripci n del anexo para que aparezca en el documento O AA Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area SUBSECF TECNOLOG AS DE IA INFORMACI N Informaci n del Docu Opciones de Impr
5. 5 3 1 Pasos para elaborar un nuevo documento occcoccccnccccccnccncncnncncnnnnnnnnconononnnnnnnnnnnnnnnnnncnnnnnnnos 5 Se ANOO A II IN a A O T 3 3 Opcilones de Impresion 8 3 4 Revisi n del documento Firma y EENV O c occcocccocccocncccncccnoconoconoconoconocononononanonanonanonannnans 10 JETA E A A N A N A A Na 10 SA oo E E aa D a nE E ia R 11 3 4 3 Acci n de ReasidN aia o 12 ALACANT o e 13 3 4 4 1 Documento firmado electr nicamente cooccocccccnccccccncnononnnnnnnnoncnnnnnnoncnncnnnnnnnnnnnn 13 3 4 4 2 Documento firmado manualmente oocoocccnncnncnccnccncnanoncnnnoncnnnnn nn nn nan nnr na kaadaa 14 3 5 Flujo para la elaboraci n de nuevos dOCUMeNtOS occcocccocccocccocnconncconnconocononanocanonanonaninoss 16 4 TRAMITAR UN DOCUMENTO lt ancat iioss 17 AA ACCION REASON e sia 18 ALA ACCION AO Responder sessao a a E N a coliiios 18 A S ACCION AS ALCOI dali a a E a E 20 4 4 Flujo para el tr mite de documentos ooccccccnccccnncccncncnnoncncnncnonnnnonnnnonnncnnrnnnnnnnnnnnnnnncnnnnnnnos 20 9 BANDEJAS Y AGOIONE Sua aaa Aa 21 94 Bandeja de Elabora CIN n a a a a a a a 21 SA ACCION DO Regresar it dalt a a a G 22 s12 ACON de El lt ds 22 DS ACCION Y e a 23 14 ACCI N DO Reasona oia 24 Os ACCION DE MOM cri 24 5160 ACCION CE Firman E MVIaAL sua os 24 ACCION O A A doo de 25 9 2 Bandeja de RECIO sariini a a a e E A a aA Nr 25 9 2 1 ACCION dE REGES A aeni n a a aa a 27 9 22 ACCION de RESPONGOT riranna ara a e a a a a
6. Dar F sico 5 8 Bandeja de Informados Es la bandeja donde se encuentran todos los documentos sobre los cuales se realiz la acci n de Informar se utiliza esta acci n para dar a conocer sobre un documento a otros usuarios del sistema dentro de la misma Instituci n En esta bandeja se presenta un listado de los documentos informados al usuario actual se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son Informador Asunto Fecha de Informaci n N mero de Documento y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Informar Eliminar o Comentar Manual de Bandeja de Salida 40 Sistema de Gesti n Documental Quipux j Asunto N mero de Documento N mero de Referencia B squeda Avanzada Informar Fliminar_ Comentar No de registros encontrados 11 ICI E CC rr erre Mn Le Lorena Gicela Torres J come Solicitud de capacitacion Quipux 2011 04 15 12 08 50 SUBINFO 2011 86 0 po Dl Edison Lenin Mera Guevara 2011 04 13 16 11 26 TEMP PR SUBINFO 2011 214 Normal Johanna Raquel Ortiz J come Felicitaciones por el nuevo proyecto Quipux 2011 04 13 11 11 27 SUBINFO 2011 72 EXT Normal GI Lorena Gicela Torres J come Solicitud de capacitaci n Quipux 2011 03 22 12 15 46 SUBINFO 2011 61 0 Urgente E O Mario Fernan
7. Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son Para Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia Firma Digital y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Informar Archivar o Comentar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO B squeda Avanzada Bandejas En Elaboraci n 96 No Le dos Leidos Todos i 3 ii informar Archivarn_ Comentar Recibidos 41 No de registros encontrados 198 Eliminados 5 Fecha Numero Firma No Enviados 11 E Bas OOOO asmo el C a O Mario Albuja Solicitud de capacitaci n Quipux 2011 04 26 00 00 00 SUBINFO CGE 2011 0F 067 NO Urgente 2011 80 EXT Mario Fernando Hidalgo Prueba 2011 04 21 00 00 00 SUBINFO er 898 NO Normal Almeida 2011 78 EXT Archivados 32 a Luis Perez Prueba de oficio sobre 2011 04 19 17 50 57 SUBINFO 2011 91 0 NO Urgente Reasignados 28 informados 11 Qe Raquel Ortiz J come Respuesta a Solicitud de capacitaci n Quipux 2011 04 19 16 07 40 SUBINFO 2011 93 M SUBINFO NO Urgente 2011 80 0 Figura 45 Bandeja de Enviados Manual de Bandeja de Salida 33 Sistema de Gesti n Documental Quipux Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popupi se abrir la ventana flotante con la informaci
8. Presidencia de la Rep blica 2011 04 06 Func Ing Lorena Gicela Torres J come Soporte Presidencia de la Rep blica PA El documento no pertenece a ninguna Normal Tipificaci n Sin Tipificaci n Figura 35 Informaci n del Documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 36 Regresar Responder Reasignar Informar Archivar Comentar Dar f sico Regresar Responder Reasignar informar Archivar Comentar Dar Fisico Figura 36 Acciones de documento de la bandeja de recibidos Manual de Bandeja de Salida 26 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 2 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos recibidos 5 2 2 Acci n de Responder Ver el numeral 4 2 Acci n de Responder 5 2 3 Acci n de Reasignar Ver el numeral 4 1 Acci n de Reasignar 5 2 4 Acci n de Informar Ver el numeral 5 1 5 Acci n de Informar 5 2 5 Acci n de Archivar Ver el numeral 4 3 Acci n de Archivar 5 2 6 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 2 7 Acci n de Dar F sico Permite al usuario elaborar un acta con los datos de los anexos f sicos que llegan con el documento Para ello conforme la Figura 37 se debe realizar los siguientes pasos Una vez seleccionado el documento se debe dar clic en el bot n Dar F sico Se despliega una pantalla donde debe selecciona
9. del destinatario pero en la regi n inferior se pueden editar y completar los datos que se requiera en el sobre Figura 48 Acci n Imprimir sobre del documento No SUBINFO 2011 78 EXT Destinatario a imprimir en el sobre Mario Fernando Hidalgo Almeida funcionario gt Datos a Imprimir Y Titulo Se or Ingeniero Y dl pes Sin direcci n Direcci n Y Nombre Mario Fernando Hidalgo Almeida ho A Quito Completo i s Administrador de Sistemas e 5 Sin tel fono Cargo Tel fono Y Presidencia de la Rep blica Empresa Configuraci n de Impresi n 8 Sobre Oficio Sobre Mediano Sobre Peque o Vista Previa E Tama o J Fuente HTML Se or Ingeniero ario Fernando Hidalgo Almeida Administrador de Sistemas esidencia de la Rep blica Av 6 de Diciembre N23 45 y Tarqui Frente al Banco de Pichincha Figura 48 Datos del sobre Manual de Bandeja de Salida 35 Sistema de Gesti n Documental Quipux Al dar clic en el bot n de Imprimir se genera un documento PDF para que pueda realizar la impresi n del sobre Figura 49 sobre 1 pdf rchivo Editar Ver Ir Ayuda 1de 1 Ajustar al ancho de p gina v Se or Ingeniero Mario Fernando Hidalgo Almeida Administrador de Sistemas Presidencia de la Rep blica Av 6 de Diciembre N23 45 y Tarqui frente al Banco del Pichincha Quito 2456 123 Figura 49 Impresi n del sobre 5 6 Bandeja de Reasignados Es la bandeja donde se e
10. en Aceptar Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area SUBSECRETAR A DE TECNOLOGIAS DETAINEORMACI N Acci n Area Usuario Resign Documentos SUBSECRETAR A DETECNOLOG ASDELA FORMACI N CCT Fecha M xima de Tr mite dd mm aaaa 07 04 2011 O Para su revisi n y firma Comentario aceptar Figura 12 Reasignaci n de documentos SESR5ReE5seeooaa en La reasignaci n de documentos se lo hace solamente entre usuarios de la misma Instituci n de la misma rea o de otra rea respetando la estructura org nica funcional Manual de Bandeja de Salida 12 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 4 4 Acci n de Firmar Enviar Solamente si el usuario que elabora firma_el documento se deber dar clic en el bot n Firmar Enviar Hay 2 formas de firmar un documento Documento firmado electr nicamente Documento firmando manualmente 3 4 4 1 Documento firmado electr nicamente Se podr firmar electr nicamente un documento cuando el firmante tiene su certificado de firma electr nica token y los destinatarios son de tipo Funcionario Para ello y luego de dar clic en Firmar Enviar conforme a la Figura 13 se debe realizar lo siguiente Se debe activar la opci n Firmar digitalmente el documento Se puede poner un comentario Dar clic en Aceptar El sistema desplegar una pantalla donde debe escri
11. n del mismo Figura 46 Regresar informar Area actual gt Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA DE No Documento SUBINFO 2011 78 EXT Torres J come TECNOLOG AS DE LA INFORMACION mi Datos del Documento informaci n del Dozu Recorrido Dees Asoziadas 2011 04 21 Prueba Ver Documento 1 Ciu Sr Carlos Luis Perez Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Administrador de Sistemas Presidencia de la Rep blica P blico Normal Tipificaci n Sin Tipificaci n z Capacitacion quipux para 15 personas Figura 46 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 47 Regresar Informar Archivar Comentar Dar f sico Sobre Regresar informar Figura 47 Acciones de documento de la bandeja de enviados 5 5 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos enviados Manual de Bandeja de Salida 34 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 5 2 Acci n de Informar Ver el numeral 5 1 5 Acci n de Informar 5 5 3 Acci n de Archivar Ver el numeral 4 3 Acci n de Archivar 5 5 4 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 5 5 Acci n de Dar F sico Ver el numeral 5 2 7 Acci n de Dar F sico 5 5 6 Acci n de Generar Sobre Con esta opci n podr editar los datos del sobre antes de enviar a imprimir Por defecto se muestran los datos
12. ASAS Ea 45 IE O A A A T 45 A RECOM O APA PP aa a a aN 45 A ai a a aA r 47 6 4 DOCUMENOS ASOC AS id aa 47 Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA I INTRODUCCI N El presente documento es el manual de usuario para Bandeja de Salida del Sistema de Gesti n Documental Quipux Versi n 1 12 herramienta inform tica que le apoyar en la gesti n documental realizada por los funcionarios de la Instituci n El documento est dirigido a los usuarios finales que realizan actividades correspondientes a elaboraci n env o reasignaci n impresi n y organizaci n de documentos ll ALCANCE El presente documento abarca la gu a necesaria para que el usuario final de Bandeja de Salida de una Instituci n pueda utilizar el sistema Quipux para generar documentos internos y externos para su respectivo env o f sico o digital utilizando firma electr nica y manteniendo una organizaci n del archivo digital Ill GLOSARIO DE T RMINOS S per Administrador Es el usuario que brinda capacitaci n y soporte a los administradores Quipux de cada Instituci n usuarios focales y ciudadanos que utilizan el sistema Administrador Quipux Es un usuario designado en cada Instituci n quien se encarga de administrar el sistema Quipux capacitar y brindar el soporte a los usuarios de su Instituci n Deber trabajar en conjunto con la Direcci n de Documentaci n y Archivo Direcci
13. E aa 27 329 ACCON de REASON ta e le ida 27 52A ACCON GE MIOMA de e 21 EAS NA A 21 D 2 0 ACCI ON de COMEN iii 21 DIZE LACI N O DA e o e 21 9 3 Bandeja de EliMiNadOS icien anana aanak anaa EnaA EARE E NEAR REE AEEA EA EEEE EENAA aAa 28 Dl ACCION de RUI e a a E EE E TATEA 30 Diz ACCION de EMINA in an ed eA 30 DI ACCON dE Restaran ad Da 30 SSA ACCION dE COMEN tado 31 Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 4 Banaejarde No ENVIad OS alar idol 31 gA T ACCI N de REO a tia 32 0 42 ACCON de Envio ECO i 32 JA ACCION de ENVIO DI done ab Ue 33 Di Bande a ENMAOS aca 33 09 1 ACCION de REGOS sia 34 OZ ACCION CS MOM e e e ne ls o eb a a 35 A e E A R AN 35 DOE ACCION CO COME Mi O tc 35 00 ACCION DS DEAR FISICO A o e o 35 S50 ACCI N de Generar oO ici 35 5 6 Bandeja de Reasignados iii 36 0 1 ACCION de Regresar aina a e E E N 37 A AOOO e O a A AA 37 5 6 3 ACCON dAE C OMENA tr tdi 38 95 Bandeja ASA TONOS o EN eNA Aare a Ta Aa 38 9I ACCION de RU ed A ei 39 A e a a a a a 39 0 ACCON de Resta dl 40 gA ACCION CO CON A da edad e 40 DO ACCION de Da FISICO aca 40 0 90 Bandeja de NOMado S ias 40 9 9 ACCON de Regresar ir elos leen 42 58 2 ACCION de IOMA ass 42 10 3 ACCION DS EMM a a A 42 DBA ACCON de N io 42 9 9 Bandeja de Comparaison a e a a 42 5 9 1 ACCIOnN de Regresa ia Gt 44 992 ACCION de RS asi Ma tio 44 ACCION COTA ada 44 ACCION DAA dass 44 0 OPOIONES ADICIONALES saciar ia A IA AO
14. LA INFORMACI N Marcelo Ramiro Silva Robles Para su conocimiento Comentario f No de registros encontrados 1 Fecha Documento N mero Documento 2011 01 14 00 00 00 TEMP PRESI SUBINFO 2011 23 Lorena Gicela Torres J come Mario Fernando Hidalgo Almeida En Edicion Figura 32 Informaci n de documento 5 1 6 Acci n de Firmar Enviar Ver el numeral 3 4 4 Acci n de Firmar Enviar Manual de Bandeja de Salida 24 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 1 7 Acci n de Comentar Permite al funcionario escribir un comentario acerca del documento en tr mite Este comentario se almacenar en el Recorrido del documento Figura 33 Acci n Comentar Documentos No de registros encontrados 1 a e oe prueba replica 3 Mauricio Haro Acosta Eduardo Alvear 2010 06 08 15 42 19 SUBINFO 2010 107 M En Tramite Pagina 1 1 Figura 33 Comentar documento 5 2 Bandeja de Recibidos Es la bandeja donde van a llegar los documentos que el usuario debe tramitar El tr mite se lo realiza reasignando a otro usuario o elaborando la respuesta del mismo En esta bandeja se presenta un listado de los documentos recibidos se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son De Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia E
15. Mauricio Haro Acosta Ingeniero Ingeniero de Software Presidencia de la Rep blica Func Eduardo Alvear Ing Director de Software Libre Presidencia de la Rep blica Tipo de Documento Memorando D Categor a Normal hd Tipificaci n Sin Tipificaci n No Referencia SUBINFO 2010 107 M ver Referencia rueba replica 3 Asunto P p Cuerpo del Documento aR 0 Kn De E E Fuente HTML prueba replica 3 Figura 23 Elaboraci n de documento de respuesta Cuando se finaliza la firma y env o del o de los documentos de respuesta el documento antecedente que se encuentra en la bandeja de Recibidos se debe seleccionar y dar clic en Archivar para indicar al sistema que el tr mite ha finalizado Manual de Bandeja de Salida 19 Sistema de Gesti n Documental Quipux Nota Es importante Responder un documento para que el sistema asocie internamente la s respuesta s al documento antecedente al que se tramita 4 3 Acci n de Archivar Se archiva un documento cuando su tr mite ha finalizado o cuando no se va a realizar un documento de respuesta por ejemplo para las circulares que son informativas Para ello se debe realizar lo siguiente Una vez seleccionado el documento se da un clic en la acci n Archivar Se despliega una ventana Figura 24 para ingresar el comentario Se da clic en el bot n Aceptar para finalizar Una vez terminada la ac
16. Sistema de Gesti n Documental Quipux MANUAL DE BANDEJA DE SALIDA SISTEMA DE GESTI N DOCUMENTAL QUIPUX Licencia Usted es libre de Copiar distribuir y comunicar p blicamente la obra Hacer obras derivadas Condiciones Reconocimiento Debe reconocer los cr ditos de la obra de la manera especificada por el autor o el licenciador pero no de una manera que sugiera que tiene su apoyo o apoyan el uso que hace de su obra J Compartir bajo la misma licencia Si altera o transforma esta obra o genera una obra derivada s lo puede distribuir la obra generada bajo una licencia id ntica a sta e Al reutilizar o distribuir la obra tiene que dejar bien claro los t rminos de la licencia de esta obra e Alguna de estas condiciones puede no aplicarse si se obtiene el permiso del titular de los derechos de autor e Nada en esta licencia menoscaba o restringe los derechos morales del autor Versiones e Versi n del sistema 1 12 e Versi n del manual de bandeja de salida 1 0 Para ver la licencia completa visite http creativecommons org licenses by sa 2 5 es legalcode es Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux NDICE MANUAL DE BANDEJA DE SALDA ts a cis 1 EINTRODUECION cardo eins dai incio 1 MO A A A A O A 1 IN GLOSARIO DE T RMINOS o nn 1 ANGRESOAL SISTEMA os ao da io ros do escla d dado bs cl o Ilo 3 Z ESTRUCTURA DEL SISTEMA e 4 3 ELABORAR UN NUEVO DOCUMENTO uu dis
17. a a Solicitud TEMP PR Archivados 32 17 14 16 aee Alvear Hidalgo de capacitaci n Quipux SUBINFO Simba Almeida 2011 196 informados 11 2011 03 30 Lorena Gicela paratrameite 2011 04 15 2011 04 15 Sylvia Paulina Rodas capacitacion PR DP En 17 25 11 Torres J come 10 43 27 Velasco administradores quipux 2011 0003 M Tramite Registro Docs Externos Figura 50 Bandeja de Reasignados Manual de Bandeja de Salida 36 Sistema de Gesti n Documental Quipux Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popupl amp se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 51 USA Area actual e o aoa TEMP PR SUBINFO Usuario actual Sylvia Velasco DIRECCION DE PROYECTOS Datos del Documento informaci n del Dozu Dees Asociadas aa enn Para su revisi n y firma Fecha de Registro 2011 04 02 Tipo de Memorando Respuesta a Solicitud de Mm capacitaci n Quipux No Referencia SUBINFO 2011 43 M A Ver Documento D a En Edicion Func Ing Eduardo Vinicio Alvear Simba Director de Soporte Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Administrador de Sistemas Presidencia de la Rep blica Func Ing Veronica J come Ingeniero de Sistemas Presidencia de la Rep blica Ciu Ing Luis Antonio P rez L pez a A El documento no pertenece a ninguna 2 P blico Carpetas Virtual 55 cameta Virtual
18. aci n Quipux Lorena Gicela Torres J come Mario Fernando Hidalgo Almeida 2011 04 06 00 00 00 TEMP PRESI SNAP STI 2011 287 En Edicion Figura 14 Firma manual de documento Una vez realizada la firma manual se muestra la Figura 15 y sucede lo siguiente El sistema asigna el n mero secuencial oficial y la fecha actual El documento pasa a la bandeja de Enviados y a la bandeja de Por Imprimir de la secretaria ACCION REQUERIDA COMPLETADA ACCION REQUERIDA Firmar y Enviar Documentos DOCUMENTO 5 INVOLUCRADOS jodia Mario Femando Hidalgo Almeida Presidencia de la gt 11 2011 90 0F USUARIO DESTINO Republica Jaime Edmundo Ortiz Lara Presidencia de la Rep blica FECHA Y HORA 04 06 2011 14 01 47 USUARIO ORIGEN Lorena Gicela Tores J come SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA NN INFORMACI N Figura 15 Informaci n de documento enviado con firma manual En la bandeja de Por imprimir el usuario debe realizar lo siguiente Seleccionar el documento dando clic en el icono popup G Se abrir en una ventana flotante con la informaci n del documento Figura 16 en esta pantalla se debe dar clic en Ver Documento Manual de Bandeja de Salida 14 Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar Eliminar Enviar Comentar Sobre INCEETA TELA SS Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA Di No Documento SNAP STI 2011 90 OF Torres J come ECNOLOG AS DE LA INFORMACION Recorrid
19. andeja de Salida 8 Sistema de Gesti n Documental Quipux Opciones de impresi n generales 1 Tipo de Impresi n Presenta varias opciones a Generar documento con datos de los destinatarios Con cualquiera de estas opciones se podr elegir los datos del o los destinatario s que se requiere desplegar b Generar el documento con el nombre de la Lista Sirve para que en el documento no se listen todos los destinatarios de una Lista de Env o seleccionada sino solamente el Nombre de la Lista c Generar una copia del documento para cada destinatario Sirve para elaborar varios documentos para cada destinatario seleccionado Para tomando como base el documento actual Se generar n meros secuenciales de documentos diferentes 2 Ajustar Texto Sirve para ajustar el texto del documento en una sola hoja 3 Utilizar Plantilla Es una bandera que si est activa presentar la plantilla del documento La plantilla contiene el logo de la Instituci n el nombre la direcci n y los tel fonos Se debe desactivar esta opci n si se tiene hojas membretadas y si el documento va a ser firmado manualmente Opciones de impresi n para oficios Esta opci n como se muestra en la Figura 9 permite personalizar la informaci n por defecto del sistema 1 Ubicar el destinatario en la cabecera o en el pie de la p gina 2 Datos del destinatario nicamente cuando hay un usuario destinatario seleccionado el sistema pe
20. bir su clave de token para firmar electr nicamente Una vez que se ha firmado un documento electr nicamente El sistema asigna el n mero secuencial oficial y la fecha actual El documento pasa a la bandeja de Enviados El documento llega inmediatamente a los destinatarios Acci n Firmar y Enviar Documentos Y Firmar digitalmente el documento Comentario Regresar No de registros encontrados 1 Fecha Documento N mero Documento az Solicitud de capacitaci n Quipux Lorena Gicela Torres J come Mario Fernando Hidalgo Almeida 2011 04 06 00 00 00 TEMP PRESP SNAP STI 2011 287 En Edicion Figura 13 Firma electr nica de documento gt Instalaci n del token http www eci bce ec web quest centro de descargas Instalaci n de Java http www j ava com es Manual de Bandeja de Salida 13 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 4 4 2 Documento firmado manualmente Se deber firmar manualmente un documento cuando el firmante no tiene el token o cuando los destinatarios son de tipo Ciudadano Se debe dar clic en Firmar Enviar Conforme a la Figura 14 desactivar la opci n Firmar digitalmente el documento Se puede escribir un comentario Dar clic en Aceptar Acci n Firmar y Enviar Documentos Firmar digitalmente el documento Env o f sico del documento Comentario No de registros encontrados 1 a loa rea Documento Solicitud de capacit
21. ca J come Ingeniero de Sistemas Presidencia de la Rep blica P blico Carpetas Virtuales 2010 Julio Oficios EEE z Urgente Tipificaci n Comisi n de Servicios Figura 54 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 55 Regresar Informar Restaurar Comentar Dar F sico Regresar informar Restaurar Comentar Dar F sico Figura 55 Acciones de documento de la bandeja de archivados 5 7 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos archivados 5 7 2 Acci n de Informar Ver el numeral 5 1 5 Acci n de Informar Manual de Bandeja de Salida 39 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 7 3 Acci n de Restaurar Un documento de esta bandeja puede ser restaurado a la bandeja original Bandeja de Recibidos o de Enviados dependiendo desde donde se lo archiv Para ello se debe Seleccionar el documento Dar clic en el bot n Restaurar Se digita en el campo comentario la descripci n de la restauraci n Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Se despliega el mensaje de que el documento se ha restaurado a la bandeja original Se restaura un documento hacia la bandeja de recibidos para continuar con el tr mite del mismo 5 7 4 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 7 5 Acci n de Dar F sico Ver el numeral 5 2 7 Acci n de
22. ci n el documento pasar a la bandeja de Archivados Acci n Archivar Documentos Comentario No de registros encontrados 1 Y prueba replica 2 Mauricio Haro Acosta Eduardo Alvear 2010 06 08 15 36 08 SUBINFO 2010 105 M En Tramite Pagina 1 1 Figura 24 Archivo de documento 4 4 Flujo para el tr mite de documentos En la Figura 25 se muestra el flujo para el tr mite de un documento E ELABORACI N DE DOCUMENTO REVISI N DE BANDEJA DE DOCUMENTOS RECIBIDOS RESPONDE DOCUMENTO RESPONSABLE DE TR MITE n mA REASIGNA INFORMA DOCUMENTO COMENTA DOCUMENTO Figura 25 Flujo de tr mite de documentos Manual de Bandeja de Salida 20 Sistema de Gesti n Documental Quipux 5 Bandejas y Acciones El sistema cuenta con varias bandejas las cuales est n en el men vertical izquierdo y que permiten ubicar los documentos seg n el estado en el que se encuentran En la opci n de Informaci n de documento se despliega las acciones que se pueden realizar las mismas que var an dependiendo de la bandeja donde est el documento 5 1 Bandeja de Elaboraci n Es la bandeja donde se encuentran los documentos en edici n o los borradores que el usuario est realizando Mientras el documento est en estado En Edici n puede ser modificado Figura 26 En esta bandeja se presenta un listado de los documentos
23. cionar dando clic sobre el icono popupi se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 27 Manual de Bandeja de Salida 21 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 Quipux Sistema de Gestion Documental Mozilla Firefox 14 http www gestiondocumental gov ec verradicado1 php verrad 201100001200000002308textrad TEMP PR Regresar Eliminar Editar Reasignar Informar FirmariEnviar Comentar area actual No Documento TEMP PRESI SUBINFO Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA DE 011 23 orres J come ECNOLOGIAS DE LA INFORMACION pa Datos del Documento informaci n del Dosu Dasr Asociados Tipo de 2011 01 14 2 Oficio naaa test No Referencia PRESI DIRPRO 2011 0001 0 Vista Previa del Documento D E En Edicion Func Ing Lorena Gicela Torres J come Soporte Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB Presidencia de la Rep blica P El documento no pertenece a ninguna P blico Carpetas Virtual c itii Normal Mera Tipificaci n Sin Tipificaci n El Figura 27 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 28 Regresar Eliminar Editar Reasignar Informar Firmar Enviar Comentar Regresar Eliminar Editar Reasignar Informar FirmariEnviar Comentar Figura 28 Acciones de documento de la bandeja de elaboraci n 5 1 1 Acci n de Regresar Regre
24. da 17 Sistema de Gesti n Documental Quipux 4 1 Acci n de Reasignar Se reasigna un documento cuando el tr mite se lo quiere pasar a otro usuario La reasignaci n de documentos se la hace solamente entre usuarios de la misma Instituci n de la misma rea o de otra rea respetando la estructura org nica funcional Para ello se debe dar clic en el bot n Reasignar se despliega la pantalla de reasignaci n Figura 22 se elige a la persona que va a tramitar el documento se puede escribir un comentario con la descripci n de lo que debe realizar el usuario y se da clic en Aceptar 3 Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla Firefox 0 http www gestiondocumental gov ec tx formEnvio php carpeta 2 Acci n Area Usuario gt Reasignar SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Alvear Eduardo z Documentos Aa Fecha M xima de Tr mite dd mm aaaa 06 04 2011 17 Para su an lisis y tr mite dE 2 3 4 5 6 7 8 9 10 a 12 13 Operaciones No de registros encontrados 1 N mero Anai Documento gy Prueba de Mario Fernando Hidalgo pra Gicela Torres 2011 04 06 SNAP STI memorando Almeida 14 45 54 2011 161 ME all Figura 22 Reasignaci n de documento 4 2 Acci n de Responder Se responde un documento cuando se va a elaborar la contestaci n o tr mite del mismo Para ello se realiza lo siguiente Una vez seleccionado el documento s
25. do Hidalgo Almeida capacitacion registro civil 2011 03 19 12 22 38 SUBINFO 2011 60 0 Figura 56 Bandeja de Informados Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono op se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 57 Regresar informar Eliminar Comentar 21 Usuario actual Santiago SUB CRETARIA DE No Documento SUBINFO 2011 72 EXT Cordovilla g T Datos del Documento informaci n del Docu Deer Asociadas bar z 2011 04 06 D i Extemo Felicitaciones por el nuevo proyecto Quipux Estado del Ver Documento Docena En Tramite Func Sra Julia Boh rquez GERENTE GENERAL Banco Central del Ecuador No Referencia 2011 04 0012 Func Ing Lorena Gicela Torres J come Ingeniera Soporte Presidencia de la Rep blica El documento no a ninguna Carpeta Virtual z Normal Tipificaci n Felicitaciones P blico Carpetas Virtuales Este documento se refiere a brindar felicitaciones a Lorena Figura 57 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 58 Regresar Informar Eliminar Comentar Manual de Bandeja de Salida 41 Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar informar Eliminar Comentar Figura 58 Acciones de documento de la bandeja de informados 5 8 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos informad
26. e da un clic en la acci n Responder para iniciar con la elaboraci n de la respuesta al documento Manual de Bandeja de Salida 18 Sistema de Gesti n Documental Quipux Se despliega una pantalla Figura 23 para elaborar la respuesta en la cual se llenan autom ticamente los campos De Para Copia No Referencia Asunto y Cuerpo de Documento El campo Cuerpo del Documento se llena con el texto del documento antecedente para que el responsable de tr mite pueda utilizar esta informaci n como ayuda para la redacci n del documento de respuesta Adicionalmente al lado derecho del campo No Referencia se muestra un icono con forma de lupa y un texto azul y subrayado Ver Referencia Esta funcionalidad es un acceso directo que permite desplegar el documento antecedente Cualquier dato de este documento puede ser editado mientras se encuentre en elaboraci n Si se requiere enviar la respuesta a varias personas con un documento de respuesta con secuencial diferente para cada uno se debe seleccionar en el bot n Buscar De Para varios destinatarios en el Para y luego en Opciones de Impresi n se debe seleccionar Generar un documento para cada destinatario Una vez elaborado el documento se realiza el mismo procedimiento mencionado anteriormente en el numeral 3 Elaboraci n de un nuevo documento Buscar De Para Vista Previa Anexos Opciones de Impresi n Nombre Cargo Instituci n Func
27. e se encuentran los documentos que no se han podido enviar Pueden ir a esta bandeja cuando se trat de firmar electr nicamente y no se tiene conectado el token o cuando ocurri alg n error durante la firma y el env o En esta bandeja se presenta un listado de los documentos no enviados se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son Para Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Env o F sico Env o Digital o Comentar Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area SUBSECRETARIA DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Texto a Buscar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO B squeda Avanzada Bandejas No Le dos Leidos Y Todos En Elaboraci n 31 Recibidos 36 aii 2 No de registros encontrados 11 Eliminados 5 Fecha Numero No Enviados i EI O A A ou G Santiago Cordovilla Constestaci n a Capacitacion SENAGUA 2010 12 10 13 02 36 PR DIRC SUBINFO 2010 129 M Normal 8 de julio 2010 0005 M Enviados 189 i Mario Fernando Hidalgo Almeida Constestaci n a Capacitacion SENAGUA 2010 12 10 13 02 36 PR DIRC SUBINFO 2010 129 M Normal DE RS G 8 de julio 2010 0004 M Archivados 31 G Pau
28. ela Torres J come Respuesta a prueba de firma 2011 04 05 13 05 07 SUBINFO 2011 73 M SUBINFO 2011 70 MEn Tramite NO Normal O JS Rodas prueba de firma en desadocs 2011 02 12 07 39 35 PR SGD 2011 0001 M En Tramite SI Normal a Haro Acosta prueba replica 5 2010 06 08 15 50 58 SUBINFO 2010 109 M En Tramite NO ii Haro Acosta prueba replica 3 2010 06 08 15 42 19 SUBINFO 2010 107 M En Tramite NO N Haro Acosta prueba replica 2 2010 06 08 15 36 08 SUBINFO 2010 105 M En Tramite NO E Alvaro Orellana S enz autorizacion de viaje a la ciudad de Guayaquil 2010 05 31 10 20 25 PR CNCULTURA 2010 0060 M Memo SNI PR 001 En Tramite SI Figura 20 Selecci n de documento La ventana flotante con la informaci n del documento se presenta en la Figura 21 Responder Reasignar KOF O Comentar Dar F sico No Documemo DUBINFTU ZULU 1U NI usuario actuar ruuardo Alvear Datos del Documento Docs Asociados 2010 06 08 prueba replica 3 Ver Documento Estado del Documento En Tramite Func Ing Mauricio Haro Acosta Ingeniero de Software Presidencia de la Rep blica Func Ing Eduardo Alvear Director de Software Libre Presidencia de la Rep blica A El documento no pertenece a ninguna Carpeta Virtual Tipificaci n Sin Tipificaci n Figura 21 Informaci n del documento Dependiendo del tipo de tr mite el funcionario puede realizar cualquiera de las siguientes acciones descritas a continuaci n Manual de Bandeja de Sali
29. en elaboraci n se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son De Para Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia Tipo de Documento y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Eliminar Reasignar Informar Firmar Enviar o Comentar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO B squeda Avanzada Bandejas No Le dos Leidos Todos Eliminar Reasiganar Informar Firmar Enviar Comentar Recibidos 41 m ii No de registros encontrados 36 RO Numero No Referencia CHEN No Enviados 11 ao Documento eer A Categoria i Lorena Gicela TorresJulia Boh rquez Respuesta Pedido de capacitaci n enla 2011 04 28 TEMP PR SUBINFO SUBINFO Urgente Enviados 198 J come oficinas de Guayaquil del banco Central 15 43 49 2011 259 2011 73 EXT del Ecuador Mario Fernando Rafael Correa CAPACITACION BANDEJA DE SALIDA 2011 04 28 TEMP PR SUBINFO SRI 2011 35 Normal Archivados 32 Hidalgo Almeida Delgado 11 21 09 2011 255 Administrador Mario Fernando prueba tip sumilla 2011 04 27 TEMP PR Normal informados 11 Sistema Hidalgo Almeida 14 53 01 PRESIDENCIA p 2011 6 Reasignados 28 Figura 26 Bandeja de elaboraci n Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe selec
30. entos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Reasignar o Comentar 7 Asunto N mero de Bandeja de Documentos Recibidos de Texto a Buscar J Buscar NUEVO Documento N mero de Referencia Mario Albuja Bandejas B squeda Avanzada ds EOS M jaia E aae da Recibidos 41 No de registros encontrados 8 gt Fecha a Enviados 198 Luisa Fernanda Jaramillo co de capacitaci n 2011 04 26 00 00 00 00 00 00 SUBINFO 2011 80 EXT CGE 2011 OF 067 Urgente Su rez Reasignados 28 m Catorce jaa 3 2008 09 09 15 58 04 Archivados 32 Eliminados 3 m Le Usuario Diez 2008 09 09 15 57 49 2008000001000000000220080000120000000053 En Tramite g Qs Siete 2008 09 09 15 57 36 20080000010000000002IPR AP1 2008 0033 0 En Tramite informados 11 Figura 59 Bandeja Compartida Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popupi se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 60 Regresar Reasign r Comentar Dar Fisico Area actua No Documento SUBINFO 2008 2 ME Usuario actual Mario Albuja SUBSECRETARIA DE INFORMACION Datos del Documento Informac n del Docu T rri Hi Decs Asogziadas Fecha de Registro 2008 09 04 Meno interno capacitaci n Ver Documento En Tramite Func Ing Mauricio Haro Ingeniero de Software Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Albuja Subsecretar
31. esi n Descripci n de Anexos Puede firmar electr nicamente sus archivos desde la aplicaci n Firma Digital 4 ipltorres Descargas Lugares Nombre Tama o Modificado Q Buscar usuarioPresidencia_20110314 xls 51 5 K B 11 26 Usados rec ReportePresidencia20110401 0ds 24 4KiB Ayer a las 09 15 ltorres firma bmp 184 9 K B jueves EN Escritorio X Alcaldes y Prefectos 2011 xlsx 27 2KiB_ 30 03 11 A sistema de plantilla 2 pdf 8 2 KIB 29 03 11 plantillaDesa pdf 44 3 KIB 26 03 11 plantilla pdf 44 3 KIB 26 03 11 m WRD3024 docx docx 964 9 KIB 24 03 11 43 6KIB 24 03 11 3 Documentos W M sica m Im genes Bl Videos img2 jpg EJ Descargas A adir Quitar Todos los archivos Figura 7 Anexo de documentos Se puede anexar cualquier cantidad de documentos anexos que se requiera 3 3 Opciones de impresi n En esta secci n como se muestra en la Figura 8 se podr cambiar ciertas opciones por defecto las cuales se aplican solamente para el documento actual Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACI N Informaci n del Docu Anexos Opciones de Impresi n Tipo de Impresi n Generar documento con datos de los destinatarios t tulo nombre cargo instituci n zj Ajustar Texto 100 Mi Y Utilizar Plantilla Figura 8 Opciones de impresi n Manual de B
32. ido de documentos En esta opci n se puede imprimir la hoja de ruta del documento Figura 64 Hoja de Ruta Fecha y hora generaci n 2011 04 06 06 08 29 Generado por Lorena Gicela Torres J come Informaci n del Documento No Documento SNAP STI 2011 161 ME Doc Referencia SNAP 5T1 2011 150 ME Ing Mario Fernando Ing Lorena Gicela Hidalgo Almeida i Torres J come Soporte Soporte SIGOB i Presidencia de la Presiden Rep blica Anexos Fecha o 2011 04 06 Fecha Registro 2011 04 06 Documento Ruta del documento Fecha Hora i 0 Comentario Se env a 2 folders cada uno con 100 hojas Uno 2011 04 06 Envi i de los folders est 15 41 PM i h medo Estado del archivo enviado fisicamente Regular Envio Manual del Documento 2011 04 06 14 46 PM Figura 64 Hoja de ruta de documentos Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux 6 3 Carpetas Permite visualizar los documentos que se encuentra almacenados en la ubicaci n virtual seleccionada en la secci n de Informaci n de Documentos conforme se muestra en la Figura 65 Informaci n del Docu Anexos Recorrido Carpetas Does Asociados CARPETA VIRTUAL 2011 Oficios Enviados No de registros encontrados 45 SUBINFO 2011 65 EXT 2011 04 04 00 00 00 00 00 00 En Edici Edicion Mario Hari Femando H Hidalgo Almeida SUBINFO 2011 75 0 2011 04 05 12 39 06 Soliicitud de capacitaci n Quipux Enviado Lorena Gicela Torre
33. igura 65 Carpetas virtuales 6 4 Documentos Asociados Permite asociar documentos relacionados al actual as como la visualizaci n de los asociados autom ticamente por el sistema conforme a la Figura 66 Regresar Responder Reasignar Informar Archivar Comentar Dar Fisico E A RETAR A D No Documento SUBINFO 2010 107 M Usuario actual Eduardo Alvear INFORMACI N Datos del Documento Informaci n del Docu Anexos Recorrido Carpetas ECT EA AAA 9 SUBINFO 2010 107 M 2010 06 08 15 42 19 GMT 5 prueba replica 3 Q SUBINFO 2010 108 M 2010 06 08 15 44 17 GMT 5 prueba replica 4 Q SUBINFO 2010 108 M 2010 06 08 15 44 17 GMT 5 prueba replica 4 a EE Documentos Figura 66 Documentos asociados Manual de Bandeja de Salida 47
34. io de Inform tica Presidencia de la Rep blica El documento no pertenece a ninguna Carpeta Virtual Categor a Mormal Tipificaci n Sin Tipificaci n Nivel de Seguridad P blico Carpetas Virtuales Figura 60 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 61 Regresar Reasignar Manual de Bandeja de Salida 43 Sistema de Gesti n Documental Quipux Comentar Dar F sico Regresar Reasignar Comentar Dar Fisico Figura 61 Acciones de documento de la bandeja compartida 5 9 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos de la bandeja compartida 5 9 2 Acci n de Reasignar Ver el numeral 4 1 Acci n de Reasignar 5 9 3 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 9 4 Acci n de Dar F sico Ver el numeral 5 2 7 Acci n de Dar F sico Manual de Bandeja de Salida 44 Sistema de Gesti n Documental Quipux 6 Opciones Adicionales 6 1 Anexos Permite a adir archivos adjuntos relacionados al documento Se siguen los mismos pasos que en numeral 3 2 Anexos de este documento pero para finalizar se da clic en el bot n Anexar Ver Figura 62 Regresar Responder Reasignar Informar Archivar Comentar Dar F sico No Documento SUBINFO 2010 107 M Usuario actual Eduardo Alvear Datos del Documento Docs Asociados 8 Electr nico Borrar Fisico
35. ios al sistema Por favor Ingrese su n mero de C dula y contrase a C dula Contrase a Olvid su contrase a solo ciudadanos Ingresar Borrar Subsecretar a Inform tica Presidencia de la Rep blica del Ecuador Basado en el sistema de gesti n documental ORFEO vww orfeogpl org Figura 1 Ingreso al sistema Se recomienda utilizar el navegador de Internet gratuito Mozilla Firefox versi n 3 5 9 o inferior para el correcto funcionamiento del sistema Manual de Bandeja de Salida 3 Sistema de Gesti n Documental Quipux 2 Estructura del Sistema Al ingresar al sistema como se muestra en la Figura 2 se puede visualizar que las funcionalidades se encuentran distribuidas en tres regiones lo que permite una navegaci n f cil para el usuario Las regiones son a Regi n Superior En esta regi n se encuentran los datos generales del sistema los datos del usuario que ha ingresado la funcionalidad de Firma Digital Ayuda sobre el sistema y la opci n para Salir del mismo b Regi n Izquierda Se encuentra el men vertical con las opciones que le permitir n al usuario acceder a las funcionalidades del sistema seg n los permisos que tenga asociados c Regi n Central Esta regi n es el rea de trabajo donde se van a desplegar las funcionalidades que el usuario haya seleccionado en el men vertical 1 B squeda En esta secci n permite realizar b squeda de documento
36. ite han llegado en fechas anteriores a la implantaci n del sistema Para elaborar un nuevo documento conforme a la Figura 3 se realiza lo siguiente 1 Seleccionar la opci n Nuevo 2 Se desplegar la pantalla para elaborar el documento con 3 secciones Registro De Para ConCopia Tipo de Documento Categor a Tipificaci n No de Referencia Asunto y Cuerpo del documento Anexos Opciones de Impresi n 3 1 Pasos para elaborar un nuevo documento Registro De Para Copia Para seleccionar al remitente destinatarios principales y destinatarios con copia se realiza lo siguiente EA Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador puen e Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area SUBSECRETAR TECNOLOG AS DFE I A INFORMACI N Vista Previa NUEVO Bandejas Anexos Opciones de Impresi n En Elaboraci n 12 o Func Lorena Gicela Torres J come Se ora Ingeniera Recibidos 1 Eliminados 0 No Enviados 0 Enviados 46 Reasignados 30 Tipo de Documento Tipificaci n Sin Tipificaci n Arohivados 94 No Referencia informados 6 Asunto Compartida 162 Registro Docs Externos Registrar Cuerpo del Documento Comprobante z rez z 3 m El E FOE is e EEC Cargar Doc Digitalizado E 5 E Devoluci n De mi consideraci n Administraci n Administraci n Carpetas Virtuales SS PN k i i Con sentimientos de disting
37. jandro L pez Prueba copia 2011 01 12 12 43 50 TEMP PR SUBINFO 2011 16 Archivados 32 G Santiago Cordovilla sumilla 2010 11 10 15 02 13 PR SUBINFO 2010 158 0 Figura 39 Bandeja de Eliminados Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popup se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 40 Regresar Eliminar Restaurar Comentar l Area actual No Documento SUBINFO 2010 118 M Usuario actual Lorena Gicela TECNOLOGIAS DELA INFORMACION informaci n del Doru Anexos Dazs Asociados Fecha de Registro 2010 06 22 Asunto Documento Inv de prueba Documento Vista Previa del Documento De Figura 40 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 41 Regresar Eliminar Restaurar Comentar Manual de Bandeja de Salida 29 Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar Eliminar Restaurar Comentar Figura 41 Acciones de documento de la bandeja de eliminados 5 3 1 Acci n de Regresar Regresa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos eliminados 5 3 2 Acci n de Eliminar S lo se podr n eliminar los siguientes documentos En estado En Edici n Cuando se elimina un documento desde la bandeja de elaboraci n pasa a la bandeja de eliminados desde donde se podr quitar definitivamente del sistema ya que s lo es un documento borrad
38. lina Rodas Constestaci n a Capacitacion SENAGUA 2010 12 10 13 02 36 PR DIRC SUBINFO 2010 129 M Normal 8 de julio 2010 0003 M Figura 42 Bandeja de no enviados Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popup se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 43 Manual de Bandeja de Salida 31 Sistema de Gesti n Documental Quipux E Regresar Envio F sico Envio Digital Comentar Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA DE PR DIRC 2010 0004 M Torres J come TECNOLOG AS DE LA INFORMACION No Documento Daes Asociados 2010 12 10 Tipo de Memorando Documento Constestaci n a Capacitacion A SENAGUA 8 de julio No Referencia SUBINFO 2010 129 M La Ver Documento D No Enviado Original 1 Func Ing Lorena Gicela Torres J come Ingeniera Soporte Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida T cnico Soporte Presidencia de la Rep blica El documento no pertenece a ninguna P blico Carpetas Virtuales c ita PES uE z Normal Tipificaci n Sin Tipificaci n Figura 43 Informaci n de documento En esta ventana se tiene las siguientes acciones Figura 44 Regresar Env o F sico Env o Digital Comentar E Regresar Envio Fisico Envio Digital Comentar Figura 44 Acciones de documento de la bandeja de no enviados 5 4 1 Acci n de Regresar Regresa a la
39. n de Recursos Humanos y Direcci n de Sistemas Funcionario Es el usuario perteneciente a alguna de las Instituciones registradas en el sistema Ciudadano Es el usuario externo a la Instituci n y que no est asociado a ninguna Instituci n registrada en el sistema Manual de Bandeja de Salida 1 Sistema de Gesti n Documental Quipux Documentaci n del sistema Son los documentos que se generan en el sistema Oficios memorandos acuerdos y circulares Bandeja de Entrada Se refiere a la recepci n de documentaci n externa que se va a registrar en el sistema Bandeja de Salida Se refiere a la generaci n y emisi n de documentaci n hacia otras instituciones ciudadanos o funcionarios de la propia instituci n Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 Ingreso al sistema Para ingresar al Sistema de Gesti n Documental Quipux se debe digitar la siguiente direcci n en el navegador de internet www gestiondocumental gov ec El sistema QUIPUX funciona adecuadamente en el navegador Mozilla Firefox hasta la versi n 3 5 9 En otros navegadores no se certifica un adecuado funcionamiento Al realizar esto se desplegar la p gina web donde se debe ingresar el n mero de c dula y la contrase a conforme a la Figura 1 19 http www gestiondocumental gov ec login php Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Gesti n Documental Ingreso de Usuar
40. ncuentran todos los documentos que el usuario reasign a otros usuarios de su misma rea o de otras reas de su Instituci n En esta bandeja se presenta un listado de los documentos reasignados se puede filtrar por Fecha de Reasignaci n Por defecto se presenta el rango de fechas del ltimo mes Estado Por defecto se encuentra seleccionado Todos Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o todos Los datos principales que se visualiza en el listado son Fecha de Documento Reasignado a Comentario Fecha de Reasignaci n Fecha M xima de Respuesta De Para Asunto N mero de Documento y Estado Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Informar o Comentar Ea 0 moa yyyy mmida dead Buscar Asunto N mero de Documento N mero de NUEVO Texto a Buscar Bandejas Referencia B squeda Avanzada En Elaboraci n 36 Recibidos 41 No Leidos Leidos Todos Estimado Usuario esta b squeda se encuentra filtrada por el ltimo mes Si desea ver todos los documentos por favor modifique los Eliminados 5 Informar Comentar filtros ubicados en la parte superior No Enviados 11 No de registros encontrados 2 Enviados 198 Fecha Fecha Max de N mero Reasignado a aia P cl el E CE e CO E E Documento y O creia Sylvia Velasco E su revisi n 2011 04 02 Mario Fernando Respuest
41. ndeja de por imprimir Oficios El documento desaparece de la bandeja de por imprimir 3 5 Flujo para la elaboraci n de nuevos documentos En la Figura 19 se muestra el flujo para la elaboraci n de un documento nuevo conforme lo indicado anteriormente INSERTAR TOKEN Y ELABORACI N DE FIRMA EL i DOCUMENTO FIRMAR Y ENVIAR SIP FIRMAR gt D E DOCUMENTO OCUMENTO ELECTR NICAMENTE ENVIADO y ENVIAR IMPRIMIR DOCUMENTO REASIGNAR AI AA o DOCUMENTO FIRMAR BANDEJA POR MANUALMENTE IMPRIMIR Figura 19 Flujo para la elaboraci n de nuevo documento Manual de Bandeja de Salida 16 Sistema de Gesti n Documental Quipux 4 Tramitar un documento Los documentos internos y externos por tramitar se presentan en la bandeja de Recibidos dentro del men Bandejas Figura 20 En la pantalla se denota en negrillas los documentos nuevos y sin negrillas los documentos antiguos Para tramitar el documento se lo debe seleccionar dando clic en el icono popup para que se despliegue la ventana flotante con la informaci n del mismo Asunto N mero de Documento N mero de Referencia B squeda Avanzada O NoLeidos O Leidos Y Todos Reasignar__Informar__Archivar__Comentar No de registros encontrados 7 Icono Popup para desplegar la ventana flotante con los datos del documento 2 Echapocumeno numee A esiaao ima atar carenar ria Orena Gic
42. o Docs Asociadas Fecha de Registro 2011 04 06 z o de oficio Asunto Solicitud de capacitaci n Quipux Documento Ver Document A 1 No Enviado Manualmente Documento De Func Ing Lorena Gicela Torres J come Soporte Presidencia de la Rep blica Para Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB Presidencia de la Rep blica e El documento no enece a ninguna Nivel de Seguridad P blico Carpetas Virtuales vi Categoria Normal Tipificaci n Sin Tipificaci n Figura 16 Visualizaci n e Impresi n de documento con firma manual Se desplegar el documento a imprimir Una vez impreso el documento f sico el remitente del documento deber firmarlo manualmente Para terminar el despacho del documento se debe dar clic en el bot n de ENVIAR Figura 17 E Comentar __ Sobre Area ac MEIR 3 Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA Di No Documento SNAP STI 2011 90 OF Torres J come ECNOLOG AS DE LA INFORMACION Docs Asociados 2011 04 06 z eS de Oficio z Solicitud de capacitaci n Quipux E Ver NS D Sa No Enviado Manualmente Func Ing Lorena Gicela Torres J come Soporte Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB Presidencia de la Rep blica El documento no enece a ninguna Carpeta Virtual Normal Tipificaci n Sin Tipificaci n P blico Carpetas Virtuales Figura 17 Acci n para enviar documento En la ven
43. o Leidos Leidos Todos boraci NI Informar Restaurar Comentar ibi 4 E No de registros encontrados 32 Eliminados 5 Numero Documento No Referencia EIG CHEY No Enviados 11 Documento E Mario Fernando Hidalgo Lorena Gicela Torres Respuesta a solicitud de capacitacion de la SUBINFO 2011 83 0 SUBINFO 2011 58 MNormal Enviados 198 Almeida J come vicepresidencia Reasignados 28 Johanna Raquel Ortiz Lorena Gicela Torres Solicitud de capacitaci n Quipux SUBINFO 2011 80 0 SUBINFO 2011 72 0 Urgente J come J come Eduardo Vinicio Alvear Lorena Gicela Torres prueba de firma SUBINFO 2011 70 M informados 11 ima ense Figura 53 Bandeja de Archivados Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono popup se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 54 Manual de Bandeja de Salida 38 Sistema de Gesti n Documental Quipux Regresar informar Restaurar Comentar Dar Fisico gt 0 Usuario actual Lorena Gicela No Documento PR SUBINFO 2010 132 0O omea Ed Datos del Documento informaci n del Dozu Anexos Dass cocidos Fecha de Registro 2010 09 01 Asunto Petici n de capacitaci n Quipux Ver Documento D 3 Archivado 2 Func Ing Lorena Gicela Torres J come Ingeniera Soporte Presidencia de la Rep blica Fune Ing Mauricio Haro Acosta Ingeniero de Software Presidencia de la Rep blica Func Ing Veroni
44. o sale las iniciales del Responsable del rea si este se encuentra configurado Y si la persona que elabora no va a firmar el documento van a salir las iniciales de quienes elaboren o modifiquen el documento borrador Manual de Bandeja de Salida 10 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 PRESIDENCIA DE LA REP BLICA Oficio No TEMP PRESI SNAP STI 2011 287 Quito 06 de abril de 2011 Se or Ingeniero Mario Femando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB PRESIDENCIA DE LA REP BLICA En su Despacho De mi consideraci n Se solicita capacitaci n Quipux para personal de la Direcci n de Planificaci n Con sentimientos de distinguida consideraci n Atentamente DIOS PATRIA Y LIBERTAD Ing Eduardo Alvear DIRECTOR DE SOPORTE Adjunto Listado de asistentes Se or Jaime Edmundo Ortiz Lara Analista PRESIDENCIA DE LA REP BLICA Figura 10 Vista previa del documento en elaboraci n 3 4 2 Acci n de Aceptar Se da clic en el bot n Aceptar cuando la elaboraci n del documento ha terminado Esta acci n tambi n graba los cambios y se desplegar la pantalla con la informaci n del documento Figura 11 en la cual se podr cambiar lo siguiente Tipo de documento Se podr editar el tipo Memorando Oficio Acuerdo o Circular Nivel de seguridad P blico o Reservado En el caso de que se trate de un documento confidencial se debe cambiar a Reservado Con esta acci n solo los involucrados en el doc
45. or con un n mero secuencial temporal En estado No Enviado Los documentos enviados con firma manual que se elimina desde la bandeja de por imprimir pasa a la bandeja de eliminados Una vez en esta bandeja ya no se podr eliminar definitivamente del sistema porque ya tienen un n mero secuencial de documento asignado el cual ser anulado y no se podr reutilizar Para eliminar definitivamente de la bandeja de eliminados el documento borrador se realiza lo siguiente Seleccionar el documento Dar clic en el bot n Eliminar Se digita en el campo comentario la justificaci n de la eliminaci n Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Se despliega el mensaje de que el documento se ha eliminado de la bandeja 5 3 3 Acci n de Restaurar Un documento de esta bandeja puede ser restaurado a la bandeja original Bandeja de Elaboraci n o de Por Imprimir dependiendo desde donde se lo elimin Para ello se debe Seleccionar el documento Dar clic en el bot n Restaurar Se digita en el campo comentario la descripci n de la restauraci n Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Manual de Bandeja de Salida 30 Sistema de Gesti n Documental Quipux Se despliega el mensaje de que el documento se ha restaurado a la bandeja original 5 3 4 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 4 Bandeja de No Enviados Es la bandeja dond
46. os 5 8 2 Acci n de Informar Ver el numeral 5 1 5 Acci n de Informar 5 8 3 Acci n de Eliminar Para eliminar el documento de esta bandeja se realiza lo siguiente Seleccionar el documento Dar clic en el bot n Eliminar Se digita en el campo comentario la justificaci n de la eliminaci n Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Se despliega el mensaje de que el documento se ha eliminado de la bandeja de informados 5 8 4 Acci n de Comentar Ver el numeral 5 1 7 Acci n de Comentar 5 9 Bandeja de Compartida En esta bandeja se encuentran los documentos de la Bandeja de Recibidos del Jefe del Area quien podr compartir su bandeja con una o varias usuarios de su misma rea para que le ayuden en el tr mite de sus documentos Generalmente s lo se deber compartir con la Asistente del Jefe del rea para que pueda tramitar los documentos de la autoridad El Administrador Quipux Institucional podr activar esta bandeja con la autorizaci n del Jefe del rea Se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Manual de Bandeja de Salida 42 Sistema de Gesti n Documental Quipux Los datos principales que se visualiza en el listado son De Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia Estado Firma Digital y Categor a Se puede seleccionar uno o varios docum
47. r Lorena Gicela Torres J come Responsable santiago Lascano traslado Comentario se env a 2 folders cada uno con 100 hojas Uno de los folders est h medo Regular Recibido por Enviado por Responsable traslado Jorge Alcides Ruales Ona Lorena Gicela Torres J come santiago Lascano SUBSECRETAR A DE SUBSECRETAR A DE Figura 38 Acta de traspaso f sico de documentos 5 3 Bandeja de Eliminados En esta bandeja se presenta un listado de los documentos eliminados se puede filtrar por Asunto N mero de Documento N mero de Referencia Se permite mostrar los No le dos le dos o Todos Los datos principales que se visualiza en el listado son De Asunto Fecha de Documento N mero de Documento N mero de Referencia Estado Firma Digital y Categor a Manual de Bandeja de Salida 28 Sistema de Gesti n Documental Quipux Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Eliminar Restaurar o Comentar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia B squeda Avanzada Eliminar Restaurar Comentar No de registros encontrados 5 CI on O o TP No Enviados 11 n Mario Albuja Mauricio Haro Acosta Johanna Raquel Ortiz J come Respuesta curso senagua 2011 03 11 12 16 17 TEMP PR SUBINFO 2011 128 Enviados 198 Ana Maria Rodas Respuesta Prueba documento 2011 02 18 09 38 49 TEMP PR SUBINFO 2011 78 R ignados 28 easignados 28 a O Ale
48. r el rea a donde van a ir los f sicos el usuario asignado y el responsable del traslado Se establece el estado de los anexos Bueno Regular o Malo Se digita en el campo comentario la descripci n detallada de los anexos f sicos que se va a traspasar Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Acci n Area Usuario Responsable Traslado Estado Documento Se env a 2 folders cada uno con 100 hojas Uno de los folders est Comentario h medo o de registros encontrados 1 Fecha Documento ly Prueba de memorando Mario Fernando Hidalgo Almeida Lorena Gicela Torres J come 2011 04 06 14 45 54 SNAP STI 2011 161 ME En Tramite Figura 37 Traspaso f sico de documentos Manual de Bandeja de Salida 27 Sistema de Gesti n Documental Quipux Una vez realizada esta acci n se genera el acta Figura 38 con los datos del documento y los datos del traspaso f sico adem s de los nombres de los 3 responsables que deben firmar el env o la recepci n y el traslado de los f sicos Traspaso de documentos f sicos Informaci n del documento No documento SNAP 5T1 2011 161 ME Referencia SNAP STI 2011 150 ME Remitente Mario Fernando Hidalgo Almeida Asunto Prueba de memorando Registrado por Lorena Gicela Torres J come Informaci n del traspaso Enviado a SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE Recibido Jorge Alcides de LA INFORMACION por Ruales O a Fecha entrega 04 06 201 I Enviado po
49. r la pantalla para modificar el contenido del documento destinatarios remitentes etc Figura 31 Manual de Bandeja de Salida 23 Sistema de Gesti n Documental Quipux Anexos peanas de Inpres Func Mario Fernando Hidalgo Almeida Se or Ingeniero Func Lorena Gicela Torres J come Se ora Ingeniera Tipo de Documento Oficio xj Categor a Normal j Tipificaci n Sin Tipificaci n No Referencia PRESI DIRPRO 2011 0001 0 La Ver Referencia pr Solicitud de capacitaci n del Sistema Quipux Cuerpo del Documento Versi n 2011 01 14 10 08 AM De mi consideraci n A E Por medio de la presente se solicita de capacitaci n del Sistema Quipux para el personal de la I Con sentimientos de distinguida consideraci n Figura 31 Edici n de documento 5 1 4 Acci n de Reasignar Ver el numeral 3 4 3 Acci n de Reasignar 5 1 5 Acci n de Informar Esta acci n va a enviar un documento como Informaci n a uno o m s funcionarios de la Instituci n esto s lo es para el conocimiento sobre el mismo El usuario s recibir ese documento en la bandeja de Informados Figura 32 ii http www gestiondocumental gov ec tx formEnvio php carpeta 1 Acci n usuario Informar Documentos SUBSECRETARIA DE INNOVACI N Y DESARROLLO DE MEDIOS SUBSECRETARIA DE INNOVACI N Y GESTI N ESTRAT GICA SUBSECRET DE SEGUIMIENTO CONTROL Y CALIDAD SUBSECRETAR A DE TECNOLOG AS DE
50. rmite editar los campos de t tulo acad mico nombre cargo e Instituci n Permite editar el saludo Permite ubicar la firma a la izquierda o al centro Permite editar la despedida Permite editar la frase de despedida Permite ocultar la frase de despedida NI Manual de Bandeja de Salida 9 Sistema de Gesti n Documental Quipux Ocultar N mero de Oficio INFORMACION DESTINATARIO Ubicar destinatario en Cabecera Pie de P gina Datos de Destinatario Datos a Imprimir en el Oficio T tulo Se or Ingeniero A Se or Ingeniero Mario Fernando Hidalgo Almeida M a Soporte SIGOB dE Soporte SIGOB y Presidencia de la Rep blica Presidencia de la Rep blica SALUDO Saludo En su Despacho de ZE En su Despacho DESPEDIDA FIRMANTE Ubicar firma 9 izquierda O Centro Despedida Atentamente A Atentamente Frase despedida DIOS PATRIA Y LIBERTAD A DIOS PATRIA Y LIBERTAD Ocultar frase despedida Figura 9 Opciones de impresi n de oficios 3 4 Revisi n del documento Firma y Env o 3 4 1 Acci n de Vista Previa Una vez elaborado el documento se debe dar clic en el bot n de Vista Previa para grabar los cambios y visualizar c mo va a quedar el documento antes de firmar y enviar El documento que se despliega es un borrador el cual se puede seguir editando y tiene un n mero de secuencia temporal tal como se muestra en la Figura 10 Al pie del document
51. s J come PR SUBINFO 2011 37 0 2011 02 22 12 04 56 Solicitud de capactiaci n Quipux Enviado Lorena Gicela Torres J come SUBINFO 2011 55 0 2011 03 12 12 01 45 Solicitud de capacitaci n Quipux SRI i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 21 O 2011 01 25 12 29 47 Solicitud de Capacitaci n Quipux LT i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 25 0 2011 01 27 12 18 26 Solicitud de Capacitaci n Quipux LT i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 32 0 2011 02 15 11 37 58 Solicitud de Capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 8 0 2011 01 13 12 52 33 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 8 0 2011 01 13 12 52 33 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 16 0 2011 01 20 12 37 21 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 19 0 2011 01 24 12 05 14 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 29 0 2011 02 11 11 35 45 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 33 0 2011 02 18 12 31 46 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come PR SUBINFO 2011 40 0 2011 02 23 16 24 06 Solicitud de capacitaci n Quipux i Lorena Gicela Torres J come SUBINFO 2011 50 0 2011 03 04 12 28 10 Solicitud de capacitaci n Quipux Lorena Gicela Torres J come lt lt lt 123 gt gt gt Pagina 1 3 Incluir en Carpeta Virtual F
52. s en la bandeja que se encuentra seleccionada 2 Acciones Se presentan todas las acciones que se pueden realizar sobre varios documentos o sobre un documento 3 Lista de documentos Se presenta el listado de los documentos asociados con la bandeja actual si tiene filtro se presentar n los documentos que cumplen con el filtro http www gestiondocumental gov ec index_frames php Gobierno Nacional de la Rep blica del Ecuador Usuario Lorena Gicela Torres J come Instituci n Presidencia de la Rep blica Area DIRECCI N DE PROYECTOS It Buscar B squeda Avanzada INFORMAR COMENTAR En Elaboraci n 7 No de registros encontrados 0 Recibidos 7 raai DET A E E E ease ermenon iminados No Enviados 0 Enviados 23 Pagina 111 Reasignados 22 Archivados 1 informados 0 Comprobante Cargar Doc Digitalizado Devoluci n Administraci n Administraci n arpetas Virtuales Archivo F sico Otros Figura 2 Estructura del Sistema Manual de Bandeja de Salida 4 Sistema de Gesti n Documental Quipux 3 Elaborar un nuevo documento Se debe elaborar un nuevo documento en los siguientes casos 1 Cuando no se tiene un documento antecedente Es un documento que se va a elaborar desde cero 2 Cuando el documento antecedente no se encuentra registrado en Quipux Esto s lo pasa en el caso de que una Instituci n va a empezar a utilizar el sistema y sus documentos pendientes de tr m
53. sa a la ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos en elaboraci n 5 1 2 Acci n de Eliminar Esta acci n va a eliminar el documento en elaboraci n para esto se debe realizar lo siguiente Manual de Bandeja de Salida 22 Sistema de Gesti n Documental Quipux Seleccionar el documento Se debe dar clic en Eliminar Figura 29 MEA AA AA AA A A Te A e a a m o o Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla Firefox EI http www gestiondocumental gov ec verradicado1 php verrad 201101164400000002608textrad TEMP PR Reasignar informar FirmarEnvwar Comentar j UTEUTE a Usuario actual Lorena Gicela SUBSECRETARIA DE Torres J come TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Imtormati n del Dozu Dacs zociado Fecha de Registro 2011 02 25 Figura 29 Acci n de Eliminar Se desplegar otra pantalla donde se debe digitar en el campo comentario la justificaci n por la cual se anula el mismo Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar Figura 30 Luego de esto el documento pasar a la bandeja de Eliminados Acci n Eliminar Documentos El documento se anula porque ya no va a ser enviado Comentario Aceptar Regresar Mo de registros encontrados 1 ES Lorena Gicela Torres Adalberto Mart n Mendoza 2011 02 25 TEMP PRES DIRPRO J come Torres 00 00 00 2011 26 Figura 30 Eliminaci n de documento 5 1 3 Acci n de Editar Esta acci n va a abri
54. stado Firma Digital y Categor a Se puede seleccionar uno o varios documentos sobre los cuales se puede realizar las acciones de Reasignar Informar Archivar o Comentar Asunto N mero de Documento N mero de Referencia NUEVO Bandejas D No Leidos O Leidos Todos Fecha Numero Prueba de memorando 2011 04 06 14 45 54 SNAP ST STI 2011 161 ME oh E Tanto So resina de Roc o Rodas Memorando para administradores 2011 03 31 11 42 14 SNAP ST NO Normal quipux 2011 151 ME Pagina 1 1 En Elaboraci n 11 Figura 34 Bandeja de Recibidos Manual de Bandeja de Salida 25 Sistema de Gesti n Documental Quipux Para ingresar a las acciones de un documento espec fico se debe seleccionar dando clic sobre el icono A se abrir la ventana flotante con la informaci n del mismo Figura 35 2 Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla FireFox E http www gestiondocumental gov ec verradicado1 php verrad 201100001200000044818textrad SNAP STI Regresar Responder Reasignar informar Archivar Comentar Dar Fisico U io actual L Gicel SUBSECRETAR A DE suario actual orena Gicela No Documento SNAP STI 2011 161 ME orres J come ECNOLOG AS DE LA INFORMACION informaci n del Dosu Recorrido Does soaciadeos Tipo de D ki Memorando z Prueba de memorando No Referencia SNAP STI 2011 150 ME a z Ver Documento D E En Tramite Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB
55. tana que se despliega Figura 18 se puede escribir un comentario y se debe dar clic en Aceptar El sistema desplegar un mensaje que indica Este documento no tiene imagen asociada Est seguro de enviar De esta manera el sistema le advierte en el caso que se requiera digitalizar la imagen del documento escaneado con la firma manual del remitente Si no desea asociar la imagen escaneada debe poner Aceptar Caso contrario para asociar la imagen se debe poner Cancelar el env o e ir a la funcionalidad Manual de Bandeja de Salida 15 Sistema de Gesti n Documental Quipux del men izquierdo Cargar Doc Digitalizado luego de realizar esto se debe volver a la bandeja de por imprimir y Enviar el documento Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla Firefox I http www gestiondocumental gov ec tx FormEnvio php carpeta 99 Comentario Regresar Mo de registros encontrados 1 Asunto Ta l eeren Estado Documento Documento E Solicitud de capacitaci n Lorena Gicela Torres Mario Fernando Hidalgo 2011 04 06 SMNAP S TIE No Enviado Quipux J come Almeida 14 07 46 2011 90 0F Manualmente Figura 18 Env o de documento de la bandeja de por imprimir Una vez que se ha realizado el Env o de los documentos firmados manualmente desde la bandeja de por imprimir el sistema realiza lo siguiente Memorandos El documento llegar a los destinatarios y desaparece de la ba
56. uida consideraci n Figura 3 Elaboraci n de documento Manual de Bandeja de Salida Sistema de Gesti n Documental Quipux 1 Clic en el bot n Buscar De Para Se desplegar la ventana para buscar a las personas destinatarias o remitentes como se muestra en la Figura 4 2 En esta ventana se debe filtrar por Instituci n y poner el nombre o parte del nombre de la persona a quien se busca Dar clic en Buscar 4 Cuando se encuentra al funcionario se da clic en Para luego se busca al usuario a quien se va a enviar con Copia w 3 Quipux Sistema de Gesti n Documental Mozilla Firefox http www gestiondocumental gov ec radicacion buscar_usuario_nuevo php documento_us1 8documento_us2 183802 concopiaa 8 ent 18radi_lista Tipo de Usuario Funcionario P blico Nombre C l hidalgo fer BUSCAR PERSONA Instituci n Presidencia de la Rep blica rea Seleccionada de Selecionar rea Nombre de la lista lt lt Seleccione gt gt LISTAS DE ENV O 2 gt Listas Seleccionadas A Borrar nombre de lista Editar PERSONAS EN LA LISTA Tipo Nombres Instituci n Titulo Puesto rea E mail Uso Colocar como SUBSECRETAR A Presidencia de Se or Soporte DE la Rep blica ingeniero SIGOB Eoo oai fernando hidalgo presidencia gob ec 5 X De INFORMACI N Para Presidencia de Func Fernando la Rep blica Se or ASISTENTE ALMACEN Fernando Tello presidencia gob ec TEA AA Copia
57. umento podr n visualizarlo Carpetas virtuales Se podr elegir la carpeta virtual en la cual se va a ubicar el documento Tipificaci n Se podr editar la tipificaci n de documentos que se manejan en la Instituci n por ejemplo Invitaciones Audiencias Reclamos Servicios etc Manual de Bandeja de Salida 11 Sistema de Gesti n Documental Quipux A E 00 Ia AA AA O 1 Regresar Eliminar Editar Reasignar 07 irmar Enviar Comentar Area actual SUBSECRETAR No Documento TEMP PRESI SNAP STI 2011 287 Usuario actual Lorena Gicela Torres J come DE TECNOLOG AS DE LA INFORMACION Docs Asociadas Solicitud de capacitaci n Quipux E Vista Previa del Documento Estado del Documento Func Ing Eduardo Alvear Director de Soporte Presidencia de la Rep blica Func Ing Mario Fernando Hidalgo Almeida Soporte SIGOB Presidencia de la Rep blica Func Sr Jaime Edmundo Ortiz Lara Analista Presidencia de la Rep blica El documento no pertenece a ninguna Carpeta Virtual Carpetas Virtuales Tipificaci n Sin Tipificaci n Figura 11 Informaci n del documento 3 4 3 Acci n de Reasignar Un documento en elaboraci n se reasigna a otro usuario para la revisi n y o firma del mismo Para esto se debe dar clic en el bot n Reasignar se despliega la pantalla de reasignaci n Figura 11 se elige a la persona que va a revisar modificar y firmar el documento se puede escribir un comentario y se da clic
58. ventana anterior donde se encuentra el listado de documentos no enviados 5 4 2 Acci n de Env o F sico Se realiza esta acci n cuando el documento va a ser firmado manualmente Para esto se debe seguir los siguientes pasos Una vez seleccionado el documento dar clic en el bot n Env o F sico Manual de Bandeja de Salida 32 Sistema de Gesti n Documental Quipux Se digita el campo comentario si se requiere Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar El documento se va a ir a la bandeja de enviados y a la bandeja de por imprimir donde se deber terminar el proceso de impresi n firma manual y env o f sico del documento 5 4 3 Acci n de Env o Digital Se realiza esta acci n cuando el documento va a ser firmado electr nicamente Para esto se debe seguir los siguientes pasos Una vez seleccionado el documento dar clic en el bot n Env o Digital Se digita el campo comentario si se requiere Para finalizar se da clic en el bot n Aceptar El documento se va a ir a la bandeja de enviados y a la bandeja de recibidos de los destinatarios que son usuarios de tipo Funcionario 5 5 Bandeja de Enviados Es la bandeja donde se encuentran todos los documentos sobre los cuales se dio la acci n de Firmar Enviar sea que se haya firmado manual o electr nicamente En esta bandeja se presenta un listado de los documentos enviados se puede filtrar por Asunto N mero de
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