Manual de usuario
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1. ASQLEXPRESS Ejemplo si un equipo servidor tiene el nombre de PCSERVIDOR el nombre de servidor SQL que debemos utilizar es PO SERVIDORISQLEXPRESS e Usuario usuario de la base de datos SQL que utilizamos para la conexi n a la misma por defecto se utiliza el usuario sa e Clave contrase a utilizada para la conexi n del usuario que se establezca e Base de datos base de datos que utilizamos para la aplicaci n la base de datos por defecto es FACTURAS_SQLEXPRESS Para comprobar que hemos definido correctamente el servidor SQL debemos presionar el bot n Buscar si lo hemos indicado correctamente en el cuadro de Base de datos se reflejaras todas las Bases de datos disponibles Una vez seleccionada la base de datos FACTURAS_SQLEXPRESS debemos presionar el bot n Aceptar 1 10 Cambio de almac n Esta es una funci n r pida para el cambio de almac n o bien para el cambio de usuario al seleccionarla nos habilitara la ventana de validaci n del usuario El stock en el que se descontara el stock ser en almac n en el que estemos validados en la ventana inicial de la aplicaci n a parte de la introducci n de los datos del usuario debemos indicar en que almac n queremos trabajar En el titulo de la ventanita principal visible desde cualquier parte de la aplicaci n se puede ver el almac n en el que estamos trabajando el formato de esa informaci n es Usuario nombre del usuario validado Almac2. La funcionalidad del bot n BORRAR es para limpiar la selecci n de clientes y tambi n tenemos con el bot n REIMPRIMIP la opci n de reimprimir o re enviar por correo y en bloque las facturas que necesitemos 24 04 2011 12 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 3 3 Remesas Bancarias La generaci n de remesas bancarias genera un fichero de la Norma AEB 19 Adeudo por domiciliaci n en soporte magn tico el fichero generado se ubicara en la ubicaci n directorio de la instalaci n Remesas para su env o al banco y posterior cobro de facturas Los campos que se utilizan para la generaci n del fichero se explican a continuaci n e CC numero de cuenta bancaria del presentador e NIF numero de identificaci n fiscal del presentador e Presentador nombre del presentador Los filtros indicados para la selecci n de las facturas a remeras son e Serie indicamos el numero de la serie que queremos enviar al banco e Selecci n Fechas Facturas intervalo de fechas de la fecha de la factura Para seleccionar las facturas a remesar debemos presionar el bot n TRAE DATOS una vez recogidos todos las facturas solo se enviaran las que est n seleccionadas en la columna Enviar necesario destacar varios elementos de la rejilla de Facturas pendientes a parte de los obviamente entendibles que son e Enviar indica si se incluir la factura en el fichero de env o al banco e F Cobro indica la fecha de cob
3. Gastos Desde la opci n de gastos podemos controlar y listar todos los gastos imputados a la empresa la informaci n que podemos registrar es el concepto del gasto la fecha en la que se ha realizado el gasto la cantidad el importe del gasto el empleado que ha generado el gasto aunque este campo no es obligatorio y un apartado mas de observaciones necesaria Tenemos la posibilidad de filtrar el informe de gatos entre fechas presionando el bot n Totalizar El funcionamiento de la ventana es similar a las anteriores disponemos de un bot n nuevo para crear el nuevo gasto bot n Modificar para actualizar la informaci n del gasto un bot n Eliminar para borrar el gasto y un bot n buscar para localizar el gasto en funci n del concepto 5 2 Pago Proveedores As como tenemos una funcionalidad en la aplicaci n para controlar los vencimientos de los clientes tambi n tenemos la posibilidad de controlar los vencimientos de pagos a proveedores el funcionamiento es absolutamente similar al apartado de vencimiento solo que la diferencia esta en la informaci n la informaci n a adida para el control de pago de proveedores es Factura indicamos la factura enviada por nuestro proveedor Banco banco utilizado para realizar el pago Forma forma de pago que utilizamos con nuestro proveedor Provee nombre del proveedor con el que debemos realizar el pago Recordar de nuevo que el funcionamiento de la ventan
4. la introducci n del nuevo albaran sin cambiar el cliente en el caso de que lo tengamos seleccionado si tenemos seleccionado un cliente nos los indica en la parte de informaci n de Datos Cliente junto con la informaci n del nombre nif direcci n etc la otra posibilidad es de introducir un albaran nuevo seleccionado un cliente para ello debemos seleccionar la opci n Cliente Nuevo INI Una vez tengamos seleccionado el cliente comenzamos a introducir los productos que componen el albaran destacar que aparte de poder introducir productos de la tabla de Productos en el que se descontara el stock correspondiente tambi n existe la posibilidad de introducir productos libres para introducir productos libres despu s de introducir el c digo correspondiente que no sea ni c digo de barras ni serie que puede ser cualquier debemos presionar la tecla tabulador TAB y a continuaci n introducir la descripci n las unidades el tipo de IVA y el pvp todos estos datos son necesarios puesto que no existe el producto en la base de datos y por consiguiente no se descontara stock existe la posibilidad de introducir las unidades en negativo por si necesitamos hacer una l nea de abono en la factura Para la introducci n de productos de la base de datos tenemos diversas opciones e Introducci n del c digo de barras del producto de esta manera se seleccionara directamente el producto e Introducci n de la serie del producto de esta man
5. la llamada es necesario escribir el motivo de la misma para ello debemos escribir todo lo que consideremos necesario en el campo Motivo y a continuaci n para grabar los datos presionar el bot n ANOTAR 18 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA e Notificar Llamada Incidencia para comunicarle la notificaci n a nuestro compa ero debemos seleccionarlo en el combo y presionar el bot n NOFTIFICAR tener en cuenta que solo podemos notificar a usuarios validados en la aplicaci n en el apartado ARCHIVOS gt gt USUARIOS Se pueden notificar las llamadas las veces que sean necesarias todas esas notificaciones quedaran registradas y podemos consultarlas presionando el cuadro de texto Ult Notifica e Cerrar Llamada Incidencia una vez esta finalizada la llamada o incidencia se puede escribir lo que consideremos oportuno en el apartado Motivo y a continuaci n presionar el bot n CERRAR e Mostrar Llamadas Incidencias Pendientes esta funci n se utiliza para ver las llamadas en las que se nos ha asignado alguna llamada o incidencia y esta sin cerrar 8 2 Env os SMS Este modulo no esta operativo con esta licencia de usuario p ngase en contacto con el proveedor de software 8 3 Movimiento real de stock Todos los movimientos que se han realizado quedan reflejados en este modulo tanto las modificaciones manuales de stock como los movimientos de stock a causa de los procedimientos normales de l
6. las facturas o albaranes que est n actualmente creadas los criterios de selecci n son e A o a o en que se ha realizado el albaran e Albaran Factura si que remos buscar o bien por albaranes o bien por facturas e Desde Hasta intervalo de fechas por la que queremos filtrar 24 04 2011 9 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA e Cliente nombre del cliente si queremos utilizar un comod n para las b squeda podemos Utilizar el s mbolo del porcentaje Y e N2AIb Fact duermo de la factura o numero del albaran seg n lo tengamos seleccionado e Cliente Cod c digo interno del cliente e N Albaran Externo numero de albaran externo del cliente Cabe destacar en el buscador de albaranes que tambi n podemos hacer ordenaciones de todas las columnas que se muestra en la rejilla de los albaranes facturas Haciendo click en el encabezado de la columna podemos hacer ordenaciones ascendentes y descendentes de forma alternativa Cambio Cliente Tenemos la posibilidad de cambiar el cliente al que le hemos creado el albaran para ello una vez tengamos el albaran seleccionado podemos o bien con la tecla F7 o bien con el bot n Cliente F6 se desplegara el buscador de clientes una vez lo tengamos seleccionado no es necesario presionar el bot n grabar se modifica de forma autom tica Empleado Aunque no es obligatorio con esta funci n podemos asignar un empleado al albaran ya sea el empleado que ha realiza
7. llamada o incidencia a su responsable el cual deber o bien reasignarla a otro responsable o bien cerrar la llamada incidencia A continuaci n paso a explicar detalladamente el funcionamiento del modulo en las distintas funcionalidades gen ricas 24 04 2011 B squeda Cliente antes de trabajar con un cliente debemos realizar la b squeda del mismo para ello tenemos varias posibilidades podemos buscarlo por el numero de tel fono introduciendo el tel fono en la casilla con el mismo nombre y a continuaci n presionando ENTER tambi n podemos realizar el mismo tipo de b squeda por el C digo 1 y C digo 2 podemos realizar tambi n la b squeda del cliente por el nombre del mismo presionado la tecla de funci n F2 o bien presionando el bot n BUSCAR F2 Creaci n Modificaci n Cliente para crear o modificar un cliente debemos utilizar la tecla de funci n FIN o bien presionar el bot n GRABAR FIN hay que tener en cuenta que no puede existir dos clientes con el mismo numero de tel fono pasa grabar un cliente nuevo es recordable primero presionar el bot n INICIO F2 para limpiar toda la informaci n de la ventan y una vez tengamos los datos del clientes utilicemos el bot n GRABAR FIN Abrir Llamada Incidencia para abrir una llamada o incidencia una vez tenemos seleccionado el cliente debemos presionar el bot n ABRIR Anotar Llamada Incidencia a continuaci n despu s de abrir
8. pedido que se muestra en la rejilla de la ventana es la siguiente e Fecha fecha de creaci n del pedido e Numero numero del pedido e Proveedor proveedor del pedido e Fecha Env o fecha de env o del pedido e Estado estado del pedido pudiendo ser estos Pendiente Enviado Recepcionado y Cerrado e Almac n almac n al que pertenece el pedido No se pueden recepcionar pedidos de almacenes distintos del que estas trabajando en la aplicaci n recordar que cuando se introduce el usuario y contrase a en el inicio de la aplicaci n tambi n obligatoriamente debemos indicar el almac n en el que estamos trabajando si estamos trabajando en el almac n A no podemos recepcionar pedidos del almac n B A continuaci n paso a explicar el proceso de recepci n del pedido antes indicar que para recepcionar el pedido se debe utilizar la tecla de funci n F8 o bien presionar le bot n Recepci n La ventana de recepci n de pedidos se utiliza para dar entrada a toda los productos e indicar todas las series que pertenecen al pedido Los productos pedidos pueden venir con series de producto o sin series primero paso a explicar las funcionalidades para la introducci n de productos sin serie de producto y a continuaci n la forma de poder introducir los productos que tienen serie Funcionalidad de productos sin serie indicar antes que debemos seleccionar el producto con el que queremos trabajar en la rejilla Recibir uno l ne
9. se pueden introducir desde observaciones a el nombre del cliente que encargo el producto Cuando se selecciona el producto se muestra la informaci n del stock pvp y coste del producto a pedir Las dos funcionalidades necesaria para explicar en la ventana de Propuesta de pedido son e F6 Generar con esta opci n se genera de la propuesta un pedido para el proveedor del producto seleccionado se recoger todos los productos del proveedor seleccionado para generar un pedido dichos productos se eliminan de la propuesta 24 04 2011 15 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA e F10 Cambio Proveedor con esta opci n se cambia el proveedor de la l nea de producto introducida para hacer el cambio de proveedor del producto primero debemos seleccionar el producto que queremos cambiar el producto y a continuaci n presionar el bot n Cambio Proveedor 6 2 Recepci n Una vez tenemos generado el pedido de proveedor pasa autom ticamente a la ventana de recepci n para su env o y posterior recepci n debe esta ventana una vez seleccionado el pedido tenemos la posibilidad de asignarle la Direcci n de env o y asignar el cargo del pedido Antes de la recepci n del pedido debemos obligatoriamente enviar el pedido para ello utilizamos la tecla de funci n F6 o bien el bot n Enviar esta acci n de enviar nos quedara reflejada en la informaci n del pedido con una fecha y hora de env o del pedido La informaci n relativa al
10. tanto el numero de la factura como el n mero del albar n as como realizar las b squedas por facturas o por albaranes 24 04 2011 17 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 7 Informes 7 1 Informes Desde este apartado tenemos la posibilidad de imprimir el listado de factura y los listados de albaranes para ello debemos seleccionar el tipo de informe en el apartado de Tipo el filtro de selecci n puede ser el siguiente Fechas intervalo de fecha para el listado son fechas de albaran o fecha de factura Producto filtrara todas las facturas o albaranes que contengas el productos seleccionado Cliente filtra por la serie de facturaci n seleccionada Empleado filtra los albaranes que est n asociados un empleado Indicar que antes de mostrar el informe tenemos la posibilidad de presionar el bot n Aceptar y ver en la rejilla los albaranes o facturas seleccionadas Los informes de vencimientos de pagos aplazados puede aplicar el filtro de cliente y fechas el filtro de fechas se aplica al fechas de vencimientos de las facturas 8 UTILIDADES 8 1 Atenci n Telef nica Este m dulo es una herramienta para poder tener un seguimiento de las llamadas e incidencias de nuestros clientes a s como una herramienta poderosa para realizar avisos internos en la empresa El funcionamiento l gico de este modulo se basa en seleccionar un cliente abrir una llamada incidencia notificar la correspondiente
11. y agrupando los totales de los conceptos iguales Otra informaci n incluida en este apartado y relativa a la impresi n de la factura son los cuatro campos de pie de factura Pie de Factura 1 Pie de Factura 2 Pie de Factura 3 Pie de Factura 4 en dichos campos se define la informaci n del pie de todas las facturas tales como Nif de la empresa direcci n numero registro mercantil etc Se puede modificar le logo de la factura solo hay que sustituir el fichero LogoEmpresa bmp en formato BMP que existe en la carpeta de instalaci n de la aplicaci n el tama o del fichero del logo de la factura tiene que ser menor de Ancho 8 30 cm Alto 6 30 cm Almacenes en este apartado se puede crear los almacenes necesario para la aplicaci n para crear un almac n solo hay que introducir la descripci n del almac n y presionar el bot n Nuevo Series en este almac n se puede definir todas las series de facturaci n hasta un m ximo de 10 con las que queremos trabajar para crear una serie debemos definir la descripci n identificativa el a o el n mero de factura inicial y el n mero de albaran inicial la serie no es necesario indicarla puesto que se generara autom ticamente de forma correlativa A continuaci n presionar el bot n Nuevo hay que tener en cuanta que los albaranes y las facturas se generaran de forma correlativa en funci n del numero que indiquemos Para la inicializaci n de la s
12. MARKA INFORM TICA S L AV DE MADRID 11 TEL 986 480 045 36204 VIGO FAX 986 494 136 PONTEVEDRA WEB WWW SOFTMARKA ES Xa S Manual de Usuario Factura Express Fecha 25 04 2011 P ginas 5 Estado Final Acceso Confidencial V ase la Lista de Acceso Versi n 2 0 Uso interno e R NS S MARKA INFORM TICA S L todos los derechos reservados Plantilla Requisitos de Cliente V1 0 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA Manual de usuario Factura Express Versi n Aprobada Nombre Funci n Firma Fecha Francisco M rquez Jefe de Proyecto 02 05 2011 Lista de Acceso Acceso Interno Personal propio del departamento de desarrollo de software de MARKA INFORM TICA S L Acceso Externo Cliente que ha adquirido licencia de prueba o licencia de usuario final de la aplicaci n Factura Express Historial de Revisiones Versi n Fecha Descripci n Autor 1 0 25 04 2011 Versi n Inicial Francisco M rquez 2 0 02 05 2011 Aprobaci n del documento Francisco M rquez Tabla de Contenidos 1 Archivos Pal Glen het ET AE bla etario bra bc 3 12 PrOQUCI OS eta larisa darse tra bibi 5 1 3 Proveedores cit dea 6 1 4 DirecciOnes de envio iii ee 6 5 Tabla de Precios ts ccunciibid doin oblea da AA ade dada raso DATA daba datar 6 TOUS tt tt e i 6 AS semai ieas RAEE EREA TA E dA IA EE eaaa 7 1 8 Conf
13. Texto de la Factura Cuerpo correo factura ira grabado tanto en la factura en PDF como en el cuerpo del correo electr nico que enviamos Abono Tenemos la posibilidad de crear un abono un abono es una factura en negativo con un n mero de albaran nuevo Cuando seleccionamos la opci n Abono nos muestra la ventana de albaranes de la que queremos 24 04 2011 10 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 3 1 realizar dicho abono una vez seleccionado podemos incluso o bien quitar conceptos del albaran con la tecla SUPR o bien a adir conceptos en negativo una vez completado el abono para grabarlo debemos presionar de nuevo el bot n Abono Esta acci n genera un albaran en negativo Ficha Cliente Opci n r pida y gil para editar la ficha del cliente Baja Albar n Esta opci n se utiliza para eliminar un albaran de alguna factura o bien un albaran realizado sin facturar Una vez eliminado el albaran de una factura de m ltiples albaranes solo ser necesario reimprimir la factura Destacar que si necesitamos imprimir alg n texto en el pie de la factura podemos introducir el texto que necesitemos en el cuadro de texto resaltar que este texto no queda grabado en la base de datos FACTURACI N En este apartado vamos a explicar el funcionamiento de la facturaci n m ltiple de la facturaci n autom tica y de la generaci n de remesas bancarias de cuaderno 19 Generar Facturas Este m dulo se utiliza para la genera
14. a aumenta en una unidad la cantidad del producto se utiliza por si no ha venido todo en el pedido e Restar uno l nea disminuye en una unidad la cantidad del producto se utiliza por si hay que hacer alguna correcci n e Recibir todo l nea incluye toda la cantidad que falta de la entre de pedido se utiliza por si ha venido toda la cantidad en el pedido e Restar todo L nea inicializa la l nea del pedido es decir todo lo introducido en esa l nea lo resta del pedido 24 04 2011 16 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA e Completar Pedido completa todas las l neas del pedido e Inicializar Pedido inicializa el pedido es decir todas las unidades introducidos en las l neas del pedido se restan Funcionalidad para la introducci n de las serie paso a explicarla a continuaci n indicar antes que en la rejilla Series no va mostrando las series introducidas e A adir Serie introduce la serie que previamente hemos tecleado en la caja de texto Numero de serie La opci n Autom tico se utiliza para la recepci n por esc ner simplemente hay que ir escaneando los c digos sin necesidad de presionar el bot n A adir Serie o bien introducir las series manualmente y presionar la tecla ENTER e Eliminar Serie elimina la serie que previamente hemos seleccionado en la rejilla Series Una vez tenemos completado todo el pedido debemos cerrar la recepci n presion
15. a aplicaci n esta es una herramienta muy til para hacer un seguimiento del stock de un producto La informaci n que en este apartado se muestra es la siguiente e ID identificador nico del moviendo de stock dato interno e FECHA fecha en la que se ha realizado el movimiento de stock e STK ANTES stock antes del movimiento e STK AHORA stock despu s del movimiento La diferencia de ambos stock resultar la unidad descontada o aumentada e NOMBRE nombre del usuario que ha realizado el movimiento e Ne ALMACEN n mero del almac n en el que se ha realizado el movimiento Para poder ver el movimiento de todos los almacenes podemos hacerlo seleccionado la opci n Movimiento todos los almacenes 8 4 Soporte remoto Ventana para el soporte remoto telem tico del proveedor de software 8 5 Copia seguridad Herramienta para realizar las copias de seguridad en este apartado debemos indicar el destino de la copia de seguridad para ello debemos indicarlo en la opci n Ruta Copia Seguridad 24 04 2011 19 19
16. a es similar al de ventanas anteriores 5 3 Trazabilidad Para explicar el funcionamiento de este apartado comenzare explicando que es el concepto Serie de producto dentro del marco de la aplicaci n dicho concepto no tiene nada que ver con el concepto de Serie de Facturaci n Se define como un n mero de serie de producto a una combinaci n alfanum rica nica que se asigna para la identificaci n de un determinado producto o referencia El n mero de serie facilita el seguimiento de los productos y permite solicitar soporte t cnico o ejecutar una garant a La introducci n de las series de productos lo veremos mas adelante en la entrada de pedidos de proveedores Desde el apartado de trazabilidad podemos recoger la informaci n de una nica serie y del seguimiento de esta serie dentro del circuito de entrada de pedido salida de albaran y consiguiente factura Para poder ver el seguimiento del la serie solo debemos introducirlo en el cuadro de texto SERIE y presionar la tecla ENTER 24 04 2011 14 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA la informaci n que nos aparecer reflejada en el caso de que exista la serie ser la que paso a explicar a continuaci n Producto descripci n del producto al que pertenece la serie toda serie nica va asociada a un producto en concreto N Pedido n mero de pedido de proveedor al que pertenece la serie Proveedor proveedor que ha enviado la serie N Factura n mer
17. ando el bot n Cerrar Recepci n o utilizando la tecla de funci n F8 tenemos la posibilidad de dejar el pedido incompleto para su posterior recepci n las unidades aumentan en el stock en el momento de la introducci n de las mismas y no al cerrar la recepci n Destacar tambi n que tenemos la posibilidad de indicar un numero de albaran y un numero de pedido correspondientes al pedido del proveedor as como la posibilidad de registrar las observaciones que veamos convenientes Otra de las funcionalidades de la recepci n a destacar es la posibilidad de a adir productos al pedido ya generado para ello debemos utilizar la tecla de funci n F2 o bien presionar el bot n A adir 6 3 Hist rico Una vez est n en estado Cerrado es decir despu s de cerrar la recepci n en el apartado anterior todos los pedidos pasan al apartado de hist rico para su consulta La informaci n que aqu se muestra es e Fecha pedido fecha de creaci n del pedido e Numero duermo identificativos del pedido e Proveedor nombre del proveedor al que se ha enviado el pedido e Fecha finalizado fecha en la que se ha realizado el cierre de la recepci n del pedido e Estado estado del pedido evidentemente todos los pedidos estar n en estado Cerrado e Factura n mero de la factura Albaran n mero de al albaran Para ver el detalle del pedido debemos presionar el bot n VER tambi n tenemos la posibilidad de modificar
18. antenimientos de la aplicaci n y es que todos los campos que tengan el fondo amarillo son campos de tipo lista en los que se puede buscar su valor haciendo doble click en el fondo amarillo o bien una vez situados en el campo presionar la tecla F3 La ficha del cliente se divide en cinco partes que son 24 04 2011 Datos Generales 1 C digo n mero identificativos y nico del cliente no es necesario indicarlo puesto que se genera autom ticamente 2 C digo Contable c digo utilizado para el enlace contable a la aplicaci n ContaPlus 3 NIF N mero de identificaci n fiscal 4 Nombre Nombre descriptivo del cliente utilizado para las b squedas internas del programa 5 Nombre Fiscal Nombre Fiscal del cliente que saldr reflejado en la impresi n de las facturas 6 Contacto Nombre de contacto en la empresa del cliente 3 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 7 E Mail Correo electr nico del cliente se utiliza para poder enviar las facturas por correo electr nico en el caso de que existan mas de una direcci n de correo electr nico hay que separarlas con un punto y coma Primera Direcci n Datos de la direcci n que se vera reflejada en la factura Segunda Direcci n Datos de una posible segunda direcci n Datos Bancarios 1 Forma de pago campo obligatorio para crear el cliente define la forma de pago con la que abonara el cliente sus facturas de este valor se define el vencimiento de la fact
19. arios y presionar o bien la tecla F6 o bien el bot n Modificar Eliminar para dar de baja un producto previamente debemos buscarlo y a continuaci n presionar la tecla F7 o bien el bot n Eliminar Buscar para buscar el producto solo se buscara en funci n de la descripci n del producto Salir cierra la ventana de productos 5 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 1 3 14 1 5 1 6 Destacar que tenemos la posibilidad de inicializar el stock y tambi n introducirlo gilmente para ello debemos utilizar la funci n F4 Inicializar introducir stock Proveedores Proveedor necesario para la entrada de pedidos Direcciones de env o Direcciones de env o necesarias para el env o de los pedidos de proveedores Tabla de precios La aplicaci n tiene la posibilidad de mantener una tabla de precios con distintos clientes esto quiere decir que el mismo producto puede tener precios distintos para distintos clientes y en el momento de la creaci n del albaran en el momento de seleccionar el producto si el cliente tiene establecido un precio distinto en la tabla de productos se aplicara el precio que le hubi semos indicado en dicha tabla Para a adir productos nuevos en la tabla de precios primero debemos seleccionar el cliente al seleccionar el cliente se cargara todos los productos en los que el cliente tiene definido un precio distinto al de la ficha del producto si necesitamos a adir un produ
20. c n nuevo uno y numero dos debe ponerse 12 Las contrase as est n grabadas en la base de datos en Base64 tanto las de usuario como la de acceso a la base de datos 24 04 2011 6 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 1 7 Departamentos En desuso 1 8 Configuraci n General En la configuraci n general se definen toda la configuraci n necesaria para la aplicaci n tales como los datos de la empresa los almacenes creados las series de facturaci n utilizadas los tipos de productos cargos empleados formas de pago y tipos de IVA A continuaci n paso a explicar de forma gen rica las distintas partes que consta la configuraci n general 24 04 2011 Datos Empresa datos generales de la empresa como el CIF c digo nombre C P etc destacar que aqu se puede definir el pie de la factura para poder reflejar informaci n oficial de registro de la empresa en la factura tambi n se define un campo llamado Facturas PDF en que se indica la ruta de las facturas que se generaran en formato PDF En el apartado de Datos de Empresa cabe destacar la opci n Modelo Factura este opci n sirva para definir si queremos imprimir la factura en Modo detallado o bien en Modo agrupado los cuales paso a explicar a continuaci n a Modo Detallado imprime la factura detallando los albaranes que contiene dicha factura sin agrupar los conceptos iguales b Modo Agrupado imprime la factura sin detallar los albaranes incluidos
21. ci n de facturas de todos los clientes que tienen albaranes pendientes de facturar destacar que la facturaci n que aqu se realizar es una facturaci n de varios a uno es decir de varios albaranes se genera una nica factura El funcionamiento es bastante sencillo primero se debe seleccionar todos los albaranes pendientes de facturaci n para ello debemos presionar el bot n SELECCIONAR los filtros que se aplicaran para la selecci n de dichos albaranes son Cliente filtra los albaranes que tengamos pendientes del cliente que aqu le indiquemos Para seleccionar el cliente debemos utilizar la tecla F7 o bien presionar el bot n Cliente F7 e Conceptos filtra los albaranes que contengan el concepto que aqu le indiquemos e N Serie filtra las serie que aqu le indiquemos evidentemente las series tienen que ir facturadas por separado e Albaran filtra el n mero de albaran que aqu le indiquemos Una vez tengamos filtrado los albaranes en pantalla solo se facturan los que tengan seleccionada la columna FAC para seleccionar f cilmente todos los albaranes pendientes de facturaci n podemos seleccionar o deseleccionar con la opci n Facturar Todos Para lanzar la facturaci n debemos presionar el bot n Facturar FIN o bien presionar la tecla F7 Si lo que queremos es enviar la facturaci n por correo electr nico debemos seleccionar la opci n Env o correos factura selec
22. cionando esta opci n la aplicaci n se encargara de enviar por correo electr nico todas las facturas de los clientes que tengan correo electr nico y los que no tengan correo electr nico se imprimir n en una vista previa en papel Para reimprimir las facturas o reenviarlas por correo electr nico tenemos la opci n Reimprimir F8 24 04 2011 11 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 3 2 Facturaci n Autom tica La facturaci n autom tica se utiliza para generar autom ticamente tanto el albaran como la factura de los clientes que as lo tengamos establecido en la ficha del cliente El funcionamiento es muy similar al apartado de Generar Facturas Antes de comenzar a explicar el funcionamiento de la facturaci n autom tica es necesario explicar que dicha facturaci n va en funci n de la configuraci n de la ficha del cliente en el apartado de Facturaci n Autom tica los campos relacionados paso a explicarlos a continuaci n Activado Indica si al cliente se le va a aplicar la facturaci n autom tica e Importe Importe sin IVA del primer concepto de la facturaci n autom tica e I V A tipo de IVA aplicado al primer importe de la facturaci n autom tica e Periodicidad periodicidad de la facturaci n mensual trimestral semestral esta periodicidad se multiplicara por el importe Ejemplo mensual importe 1 trimestral importe 3 semestral importe 6 El importe de cada cliente para la facturaci n a
23. cto nuevo presionamos la tecla F5 o bien presionamos el bot n Nuevo Si necesitamos modificar el precio de alg n producto debemos seleccionarlo previamente modificar el precio de la casilla PVP sin IVA y a continuaci n presionar el bot n Modificar o bien la tecla F6 Para eliminar el precio de un producto en la tabla de precios debemos seleccionarlo y a continuaci n presionar el bot n Eliminar o bien la tecla F7 Usuarios La aplicaci n tiene control de usuario en esta ventana se pueden definir los usuarios que tienen permiso a la aplicaci n y tambi n a que almacenes tienen permiso En esta ventana tambi n debemos definir la configuraci n del correo electr nico para el env o de las facturas por e mail A continuaci n paso a definir los campos que interviene en la configuraci n del usuario Nombre nombre de usuario que tiene acceso la aplicaci n Correo electr nico correo electr nico que aparece en el From en el env o de correos Usuario correo electr nico usuario POP del servidor de correo electr nico utilizado para el env o de correos Clave correo electr nico contrase a del usuario POP del servidor de correo electr nico utilizado para el env o de correos Servidor correo electr nico servidor de correo POP Almacenes a los que tiene acceso almacenes a los que tiene acceso el usuario el formato son los n meros de almacenes juntos Ejemplo si tiene acceso al alma
24. do el trabajo el que ha introducido el albaran o bien el comercial que ha realizado la venta los usos dependen de las necesidades de cada funcionamiento empresarial y es un actor mas que se introduce en el albaran es opcional Vencimiento Facturas La fecha del vencimiento de la factura se calcula a partir de la fecha de la factura y de la forma de pago que el cliente tiene establecido en su ficha tener en cuenta que al grabar o modificar la factura siempre se recalculara la fecha del vencimiento de la factura en funci n de la fecha de factura la cual se puede establece manualmente y la forma de pago del cliente si consideramos necesario modificar la fecha de vencimiento de la factura simplemente podemos hacerlo modific ndola manualmente Vencimiento de Pagos Existe la posibilidad de controlar los vencimientos de pago de las facturas para ellos disponemos de esta opci n en el que podemos controlar datos tales como Feche de Vencimiento Fecha de pago importe forma de pago y observaciones Impresiones Para reimprimir tanto el albaran como la factura tenemos la opci n PRINTER F8 pregunta si queremos imprimir el albaran y a continuaci n la factura en el caso de que este creada Env o Correo Factura En el caso de que tengamos el correo electr nico en la ficha del cliente tenemos la posibilidad de enviarle un correo factura el correo factura que se env a es una adjunto la factura en formato PDF El texto que pongamos en
25. era se seleccionara directamente el producto y pondr la serie en uso para la trazabilidad del producto e Doble clic en el cuadro Referencia o bien ENTER sobre el cuadro de referencia vac o de esta manera nos mostrar el buscador de productos Despu s de seleccionar el producto se puede modificar la descripci n del mismo presionado ENTER nos saltara a la casilla de unidades y a la casilla de PVP ambas casillas son modificables si queremos trabajar con otro tipo de IVA tenemos la opci n de modificar le tipo de IVA es decir todas los valores son editables en la introducci n del producto Hay que tener en cuenta que si el producto seleccionado tiene un PVP establecido en la tabla de precios para el cliente se cargara autom ticamente el PVP establecido en la tabla de precios para ese cliente El cambio de precio se ve despu s de la entrada de las unidades Una vez tengamos completado el las l neas del albaran debemos presionar la tecla FIN o bien presionar el bot n GRABAR FIN nos har dos preguntas de confirmaci n si queremos grabar le albaran y si queremos grabar la factura Si se ha realizado correctamente la factura nos creara un numero de albaran y un numero de factura que se vera reflejado al lado de las fechas B squeda Albaran Factura Para buscar el alabaran factura se puede realizar presionando la tecla F5 o bien presionando la tecla Buscar F5 en la ventana del buscador nos mostrara todas
26. erie se recomienda introducir O tanto en Factura como en Albaran Tipos Productos define las familias a los que puede pertenecer cada producto Cargos en desuso Empleados empleado que se pueden asignar al albaran se puede controlar o bien el empleado que ha realizado la tarea o bien el comercial que ha realizado la venta Formas de pago formas de pago posibles que se pueden definir en la ficha del cliente con esta forma de pago se definir la fecha de vencimiento de la factura Para crear una forma de pago nueva es necesario introducir la descripci n y la demora en d as dicha demora para calcular la fecha de vencimiento la sumara en d as a la fecha de la factura 7 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA e Tabla IVAS definimos el valor del tipo de IVA en el caso de que sea necesario cambiar el valor de tipo de IVA indica en el campo Valor 6 y a continuaci n presionamos el bot n modificar la factura contempla 4 tipos de IVA distintos no es posible a adir un nuevo tipo de IVA 1 9 Configuraci n de Red En este apartado definimos el acceso a la base de datos de la aplicaci n es necesario utilizarlo en equipos clientes En este apartado se defines distintos valores que paso a explicar a continuaci n e Servidor SQL nombre de la instancia del servidor SQL por defecto las instancia se defines nombre equipo servidor iSQLEXPRESS en el caso de trabajar en local se puede definir tambi n
27. ficar los datos del cliente previamente tenemos que buscar el cliente corregir los datos necesarios y presionar o bien la tecla F6 o bien el bot n Modificar Eliminar para dar de baja un cliente previamente debemos buscarlo y a continuaci n presionar la tecla F7 o bien el bot n Eliminar Buscar para buscar el cliente existe la posibilidad de buscarlo por distintos criterio como nombre c digo nif etc para definir el criterio de b squeda que necesitamos debemos hacer click sobre el bot n radio que hay a la derecha de cada concepto Salir cierra la ventana de clientes 4 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TI ICA 1 2 Productos La ficha de productos se utiliza para crear los productos necesarios con los que podemos trabajar los campos obligatorios para la ficha del producto son Descripci n IVA referencia C digo Barras PVP sin IVA Los boto 24 04 2011 Descripci n descripci n del producto esta descripci n se utiliza en las b squedas de productos y se muestra reflejado en la factura Descripci n Corta descripci n corta del producto Cliente en desuso Tipo producto tipo de producto al que pertenece los posibles valores de este campo se pueden indicar en ARCHIVOS gt gt CONFIGURACION GENERAL gt gt TIPOS PRODUCTOS IVA valor de IVA que se aplica al producto Proveedor proveedor de referencia del producto Referencia referencia del producto se ve reflejado e
28. iguraci n General is cocotero ita 7 1 9 Configuraci n de Red mercancia ta ad tacita aa DA 8 1 10 Gambio de almac n cti land nt adds cabida 8 Ze ADAMO ta A A a c 8 3 Facturaci n 3 11 Generar Facturas son deas a a Di ab 11 3 2 Facturaci n AUTOM ICA ooccccccccccccccccnoncnnncnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn nn roca nnnnnnnnnannnnnnnnnnnes 11 3 REMESAS DAN MAS A A AL e ib ab 12 4 Vencimiento pagos aplazados ooococcccoccccocccccnconcnccnonconcnncnnn nan Da Da ea rro nan Da nn 13 5 Control A A A a AA an AN 13 24 04 2011 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 5 7 Pago proveedores A Aa dA AA TA ela A E a aA ORAT TAS 14 Dd raza tacita aia iras 14 6 Compras 6A Propuestas otto ta 15 6 2 Recepci n e iiare to aia tarda 15 6 SI N o AA ARA E ATEA DA AS da a AA ATA 17 7 Informes LS CINTO NOS Aloia AE DE ti dada A AO E dende AA EUA SAIA dl OO 17 8 Utilidades 8 1 Atenci n telef niCa ocoococcococcocconoconcnnnnnnconnnnnnconnnnnnrnnnncnnnnconrnnnnnnnrnnennnnnnnones 18 8 2 Envios Mica aida tc 19 8 3 Movimiento real de StOCKk oooooooocccocccccoccccncocococonononnnncncncncnnncnnncinonaninnnncnanennncnn 19 8 4 Soporte remoto oa da 19 8 5 Copla de Seguid ag O lada AA E ARAE eden 19 9 Ventana 1 Archivos 1 1 Clientes Los campos obligatorios para la ficha de un cliente son el nombre nombre fiscal y la forma de pago Hay que tener en cuenta algo importante para facilitar la creaci n de todos los m
29. n nombre del almac n validado Albaranes En el men de albaranes se mostraran tantos sub men s como series que tengamos creadas el titulo de los men s ser el nombre de cada serie que tengamos creada Evidentemente seg n la serie con la que queramos trabajar as debemos seleccionar el men de la misma En cualquier momento podemos ver en la ventana de albaranes en que usuario esta validado en que almac n estamos trabajando y en que serie estamos utilizando La ventana de introducci n de albaranes sirve tanto para crear un albaran nuevo como para crear tambi n la correspondiente factura de este modo dicho albaran quedara facturado se asignara un numero correlativo de albaran y un numero correlativo de factura es decir la relaci n ser de uno a uno un nico albaran esta relacionado con una nica factura No es necesario crear la factura correspondiente sino que se pueden crear albaranes sin facturar y despu s facturarlos en el men FACTURACION gt gt GENERAR FACTURAS de este 24 04 2011 8 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA modo la relaci n puede ser de varios a uno es decir varios albaranes pueden relacionarse con una nica factura A continuaci n vamos a explicar los pasos a seguir para la creaci n de los albaranes Grabar Albaran Factura Para iniciar la creaci n de un albaran tenemos dos posibilidades Nuevo Albaran F1 esta funci n se utiliza para limpiar la ventana para el inicio de
30. n la factura y se utiliza para la b squeda del producto en la creaci n del albaran C digo Barras c digo de barras del producto no se ve reflejado en la factura y se utiliza para la b squeda del producto en la creaci n del albaran PVP sin IVA precio de venta al p blico sin IVA obligatorio para el producto PVP con IVA precio de venta al p blico con IVA se genera autom ticamente en funci n del valor de tipo de IVA que le indiquemos Coste precio de coste que nos aplica el proveedor Stock stock actual del producto M nimo stock m nimo del producto en el caso de que el stock actual sea igual o menos que el stock m nimo cuando creamos un albaran nos mostrara un mensaje de advertencia siempre y cuando el stock m nimo este establecido a distinto de cero Activo indica si el producto esta en uso o no solo se mostraran en las b squedas de productos los productos que est n activos nes del mantenimiento de productos son Nuevo para iniciar a completar los datos de un producto nuevo previamente presionamos la Inicio para borrar todos los datos de la pantalla a continuaci n introducimos los datos del cliente y luego presionamos la tecla F5 o bien el bot n Nuevo Si el cliente se graba de forma correcta se asignara de autom ticamente el c digo del cliente Modificar para modificar los datos del producto previamente tenemos que buscar el producto corregir los datos neces
31. o de factura de proveedor que ha enviado la serie Fecha Entrada fecha de entrada de la serie e informaci n del usuario que realizo la recepci n Fecha Salida fecha de utilizaci n de la serie e informaci n del usuario que utilizo la serie Utilizaci n informaci n acerca del numero del albaran a o del albaran y serie de facturaci n en el que se ha utilizado la serie A adir nicamente dos funcionalidades mas que tiene la ventana que son la posibilidad de cambiar el art culo al que esta asociado la serie con el bot n CAMBIAR ARTICULO y tambi n la posibilidad de habilitar la serie para su nueva utilizaci n para ello podemos utilizar el bot n HABILITAR SERIE El movimiento entre almacenes esta en desuso 6 COMPRAS 6 1 Propuesta El apartado de propuesta est habilitado como repositorio de todas las necesidades de productos que podemos pedir a los proveedores para la introducci n de productos en la propuesta de compras debemos utilizar la tecla de funci n F2 o bien presionar el bot n Nuevo a continuaci n se nos habilitar una ventana en la que debemos introducir la informaci n acerca de el producto a pedir e C digo c digo de barras del producto a pedir con la informaci n de la descripci n del producto seleccionado e Cantidad unidades a pedir e Proveedor c digo del proveedor y nombre del proveedor al que se le pide el producto e Encargo campo libre para la l nea es opcional
32. ro de la factura que se calcula en funci n de la forma de pago del cliente e Ya enviado el indica la fecha en la que se ya hab a enviado ya dicha factura al banco e Banco Oficina DC CC indica la cuenta bancaria de la ficha del cliente solo se seleccionaran las facturas de env o cuyo cliente tiene indicada una cuenta bancaria puesto que es necesario para la domiciliaci n bancaria e Cliente nombre del cliente Para generar el fichero debemos presionar el bot n GENERAR El fichero se genera en la ubicaci n directorio de la instalaci n Remesas Vencimiento Pagos Aplazados Una de las posibilidades de la aplicaci n es el control de los vencimientos de las facturas desde el men de vencimientos se puede seleccionar los de la serie que necesitamos trabajar una vez seleccionada la serie nos habilita el buscador de facturas En la ventana de vencimientos para agregar un vencimiento nuevo en la factura debemos introducir la fecha del vencimiento la fecha del pago la forma de pago y un apartado para las observaciones Para poder introducir el d a de pago podemos utilizar el bot n PAGADO el cual nos recoger la facha y hora actual 24 04 2011 13 19 MANUAL USUARIO MARKA INFORM TICA 5 1 Todos los vencimientos que est n pendientes de cobro se marcaran con la columna en rojo Se puede sacar un listado de los vencimiento para el control de pagos en le men NFORMES gt INFORMES CONTROL
33. ura los posibles valores de este campo se pueden indicar en ARCHIVOS gt gt CONFIGURACION GENERAL gt gt FORMAS DE PAGO 2 C digo IRF el c digo interno de referencia de factura es el c digo que se vera reflejado en la factura del cliente en el caso de que sea necesario 3 C C Cuenta bancaria del cliente ser necesaria para la exportaci n de remesas bancarias del cuaderno 19 Adeudo por domiciliaciones en soporte magn tico Facturaci n Autom tica La facturaci n autom tica se utiliza para generar facturas peri dicamente y en bloque de todos los clientes que tengan activado esta opci n 1 Activado indica si esta activada la opci n de facturaci n autom tica o no 2 Importe importe sin IVA del primer concepto de la factura 3 IVA valor de IVA que ser aplicado al importe 4 Periodicidad periodicidad de la facturaci n mensual trimestral semestral esta periodicidad se multiplicara por el importe Ejemplo mensual importe 1 trimestral importe 3 semestral importe 6 Los botones del mantenimiento de cliente son 24 04 2011 Nuevo para iniciar a completar los datos de un cliente nuevo previamente presionamos la Inicio para borrar todos los datos de la pantalla a continuaci n introducimos los datos del cliente y luego presionamos la tecla F5 o bien el bot n Nuevo Si el cliente se graba de forma correcta se asignara de autom ticamente el c digo del cliente Modificar para modi
34. utom tica ira en funci n de los valores previamente explicados El primer concepto de la facturaci n autom tica se debe definir el campo as indicado Tenemos tambi n la posibilidad de indicar un segundo concepto con el mismo detalle de importe e IVA para todos los clientes de la facturaci n autom tica para ello as debemos definirlo en el apartado de 2do Concepto Facturaci n autom tica Para seleccionar los clientes a los que queremos aplicar la Facturaci n autom tica primero debemos seleccionar el tipo de Periodicidad en el apartado Periodo de Facturaci n en dicho apartado existen dos campos mas que son Fecha Factura en el que podemos indicar la fecha de generaci n de las facturas y la serie en la que queremos generar el bloque de facturas Una vez recogidos todos los clientes debemos seleccionar a que clientes les queremos generar la factura esta acci n la podemos hacer en bloque con la opci n Facturar Todos o bien ir seleccionando los clientes que queremos facturar en la columna FAC Antes de lanzar la facturaci n podemos comprobar los totales de dicha facturaci n para ello podemos utilizar el bot n TOTALIZAR Para lanzar la facturaci n es necesario presionar el bot n FACTURAR en funci n de si tenemos chequeado la opci n Env o Correos Factura con el texto adjunto indicado solo imprimir o bien imprimir y enviara por correo las facturas autom ticamente generadas
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