Sistema de inscripción en línea para las reuniones
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1. de confirmaci n Si no desea eliminar a los participantes haga clic en el bot n Cancel Si desea eliminarlos vuelva a hacer clic en el bot n Remove Participants Si el participante todav a no ha sido aprobado la CSRU deber aprobar su supresi n y se eliminar de inmediato Si la CSRU ya hab a aprobado al participante el estado de inscripci n cambiar a Pending Remove eliminaci n pendiente Esta supresi n debe aprobarse o denegarse Una vez que la CSRU haya aprobado o denegado la supresi n de la inscripci n usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema 3 8 Mensajes electr nicos del sistema El sistema emitir mensajes electr nicos para informar de la evoluci n de las inscripciones El mensaje electr nico del sistema se enviar a todos los usuarios que tengan la funci n de usuario del sistema de inscripci n en l nea para las reuniones en su cuenta web de la OMI 11C_113251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 7 El sistema enviar mensajes electr nicos en las siguientes situaciones 1 Cuando la CSRU haya aprobado la inscripci n 2 Cuando la CSRU haya denegado la inscripci n 3 Cuando la CSRU haya eliminado la inscripci n 4 Cuando la CSRU haya aprobado la inscripci n en espera de una carta y poder oficial 5 Como recordatorio de que falta la documentaci n de apoyo 4 DIRECTRICES PARA EL USO EFICAZ DEL OMRS Para ayudarnos a ayudarlo tenga a bien observar las sigui2. gina Participants Details En la parte superior aparecer una secci n adicional para la cuenta web de la OMI Si desea conceder acceso a IMODOCS seleccione Yes Si se concede acceso a IMODOCS el participante recibir un mensaje electr nico con los datos de acceso al sistema English Francais Espa ol 321 Pycckm Logged in as reguser Feedback Profile Log out INTERNATIONAL LU Search IMODOCS aaa aut Meeting Documents Notes Verbales Back to Home gt Registration gt Meetinas gt Delegation gt Participant Selection Participant Selection Belgium DSC 16 Select the participant you would like to register for the meeting This list only contains participants who have IMO Web Accounts Forename v Surname Username Action Harley Gilbert reguser Select Participant Michael Connor mconnor Select Participant Patrick Ross pross Select Participant Rachel Hewitt rhewitt Select Participant Contact Us Figura 3 Pagina Participant Selection Los datos para el registro se introducen en la pagina Participant Details Si el participante seleccionado ha asistido a una reuni n de la OMI anteriormente en el formulario ya aparecer n sus datos previos Estos datos deber n verificarse y modificarse como sea necesario Una vez que se hayan a adido los datos para presentar la inscripci n haga clic en el bot n Submit Registration que aparece al pie de la p gina La CSRU recibir su inscripci n para aproba
3. para las reuniones facilitando la comunicaci n entre los delegados que asisten a las reuniones de la OMI y la Secretar a A partir de ahora los Gobiernos Miembros las Naciones Unidas y los organismos especializados las OIG y las ONG pueden transmitir en l nea antes de la fecha de la reuni n y hasta un d a h bil antes del comienzo de la reuni n la lista y los datos de sus jefes de delegaci n representantes suplentes asesores u observadores incluidos los Representantes Permanentes seg n proceda para introducirlos en la base de datos de la lista de participantes y actualizar los datos de los participantes hasta poco antes del comienzo de la reuni n Se alienta a utilizar el sistema de inscripci n en l nea dado que eventualmente en seis meses este sistema reemplazar al proceso de inscripci n existente en papel 1 PRERREQUISITOS El sistema est integrado en el sitio en la Red de IMODOCS http docs imo org por lo que el acceso es igual que para las cuentas web autorizadas de la OMI S lo los usuarios a los que el administrador de cuentas web de la OMI haya otorgado la funci n usuario del sistema de inscripci n en l nea para las reuniones pueden utilizar el ORMS Para evitar confusiones y duplicaciones se recomienda que la responsabilidad de la inscripci n en l nea quede limitada idealmente a un m ximo de tres usuarios Los usuarios del OMRS son responsables de presentar los datos de sus delegados y de adju
4. MARITIMA INTERNACIONAL ORGANIZACION S 4 ALBERT EMBANKMENT LONDRES SE1 7SR Tel fono 44 0 20 7735 7611 Facsimil 44 0 20 7587 3210 Circular N 3251 16 febrero 2012 A Todos los Estados Miembros y Miembros Asociados de la OMI Naciones Unidas y organismos especializados Organizaciones intergubernamentales Organizaciones no gubernamentales con car cter consultivo ante la OMI Asunto Sistema de inscripci n en l nea para las reuniones OMRS 1 El Secretario General tiene el honor de anunciar el lanzamiento del sistema de inscripci n en l nea para las reuniones basado en la Red OMRS El objetivo de este sistema es facilitar la comunicaci n entre las delegaciones que asisten a las reuniones de la OMI y la Secretar a y mejorar la eficiencia del proceso de inscripci n El sistema est integrado con el sitio en la Red IMODOCS y estar accesible a partir del 1 de marzo de 2012 en http docs imo org 2 El OMRS permitira a los usuarios designados inscribir a los participantes para las reuniones de la OMI y actualizar los datos de los participantes hasta un dia habil antes del comienzo de la reuni n Se alienta a utilizar el sistema de inscripci n en l nea dado que eventualmente en seis meses este sistema reemplazar al proceso de inscripci n existente en papel 3 Como este sistema est integrado en el sitio en la Red de IMODOCS el administrador de cuentas web de la OMI nombrado puede designar a los usuarios existentes
5. en el OMRS y para ello se les pedir que presenten prueba de identidad por ejemplo su pasaporte o su carn de identidad En vista de los costos significativos que supone la emisi n de pases se solicita gentilmente a los delegados a los que ya se les haya expedido un pase que lo traigan consigo para reactivarlo I C_L 3251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 3 3 USO DEL SISTEMA 3 1 C mo obtener acceso al sistema de inscripci n en l nea para las reuniones Se accede al sistema desde la p gina de entrada de IMODOCS http docs imo org Es la ltima leng eta que aparece en el ngulo superior derecho del men titulada Registration El OMRS no es visible ni accesible al p blico general que tiene acceso a IMODOCS La p gina Registration contiene toda la informaci n sobre el sistema y un enlace a este manual Si usted est autorizado a registrar participantes para las reuniones ver el bot n Continue to Registration 3 2 C mo seleccionar la reuni n Al hacer clic en el bot n Continue to Registration se pasa a la p gina de reuniones Meetings figura 1 La p gina Meetings solamente incluye las reuniones que ya est n abiertas para la inscripci n El plazo para efectuar las inscripciones en l nea o enmendar los datos de los participantes es un d a h bil antes del comienzo de la reuni n es decir si la reuni n comienza un lunes el plazo l mite ser a el final del d a del jueves previo Los pa
6. entes pautas introduzca los datos de los participantes con la mayor antelaci n posible de esta manera si se encuentran problemas se dispondr de suficiente tiempo para resolverlos introduzca toda la informaci n necesaria y adjunte toda la documentaci n comprobatoria si esta seguro que un participante no asistir suprimalo de la lista 5 APOYO AL USUARIO Por consultas o dudas relacionadas con el OMRS s rvase escribir a registration imo org I C_L 3251 doc
7. la reuni n seleccionada estar vac o si no se han introducido participantes o mostrar los participantes que ya se han inscrito para la reuni n 11C_113251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 4 English Francais Espanol amp 3218 Pycckui Logged in as reguser Feedback Profile Log out Advanced Search Circulars Circular Letters Meeting Documents Back to Home gt Registration gt Meetings gt Delegation Delegation Summary Belgium DSC 16 The participants below have been registered for this meeting Order in Official Letter LOP Name Attendee Status Position Organization PA Registration Status There are no participants in your delegation Click Add Participant to begin Contact Us 2011 International Maritime Organization Figura 2 P gina Delegation Summary sin participantes 3 4 C mo a adir participantes Para a adir un participante en la p gina Delegation Summary haga clic en el bot n Add Participant Entrar a la p gina Participant Selection En la p gina Participant Selection figura 3 se pueden encontrar los usuarios que tienen una cuenta web de la OMI Seleccione al usuario haciendo clic en el enlace Select Participant Entrar a la p gina Participant Details Debe introducirse un participante a la vez y a adir sus datos Si el participante que desee inscribir no figura en la lista haga clic en Participant Not Found El sistema lo llevar a la p
8. lace Change Details figura la raz n por la cual se deneg la inscripci n bajo el t tulo Reason Declined en rojo Ahora se puede actualizar la inscripci n y presentarla nuevamente para su aprobaci n Una vez que la CSRU haya aprobado o denegado la inscripci n usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema 3 5 C mo modificar los datos de los participantes En la p gina Delegation Summary pueden verse los participantes que ya se han inscrito para la reuni n Para modificar los datos de un participante haga clic en Change Details Entrar a la p gina Participant Details Se pueden modificar todos los datos Si se desea ver la informaci n de apoyo se debe hacer clic en el enlace Attached que figura al pie de la pantalla Tambi n es posible modificar la informaci n de apoyo utilizando el bot n Choose File Todas las reuniones requieren una carta oficial con fines de inscripci n Una vez que se hayan introducido los cambios haga clic en el bot n Submit Registration Los cambios se aprobar n o denegar n Los cambios luego tendr n que aprobarse o denegarse Una vez que la CSRU haya aprobado o denegado las modificaciones usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema 3 6 C mo ordenar a los delegados en la lista de participantes La p gina Delegation Summary figura 4 muestra a los participantes que se han inscrito para una reuni n En la lista de participantes los miembro
9. nscripci n y protecci n de la OMI uuuusseennnnennnnnennnnnennnnn 2 3 USO dEl sistema n a a 3 3 1 C mo obtener acceso al sistema de inscripci n en l nea para las reuniones 3 3 2 C mo seleccionar la reuni n u near 3 3 3 C mo gestionar su delegaci n ooooocinnccinnnccnnncccnoncccnonncnnonncnnonnconannnn cnc nc nancnnnnnnnranannnns 3 3 4 C mo a adir participantes sen ia 4 3 4 1 INSEAIPCI N Presentada is Dd 5 3 4 2 Inscripci n pendiente recita ne ee 5 3 4 3 Inscripci n aprobada ra eS Se ed olaa 5 344 Inscripci n denegada esas coat 5 3 5 C mo modificar los datos de los participantes ooocoonncccnnncccnnncccnoncccnonccnnnnccnananananacanns 5 3 6 C mo ordenar a los delegados en la lista de participantes oooonocccinncccnoncccconcccnanccnn 5 3 7 C mo eliminar participantes oocoonoccnnnccinncccnnncccnnnncnnonnnnnonncnnannco conc nn nono ncnancnnannnn rancia 6 3 8 Mensajes electr nicos del sistema oooonncccnnncciconccononccononcconancconannnonancnnnnnnnnannnananananns 6 4 Directrices para el uso eficaz del OMRS ooooccconccccconccononccononoconancnonancnnnnncnnonnnnnannnnnnnos 7 5 Apoyo al USUANIO u nee lee 7 I C_L 3251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 2 SISTEMA DE INSCRIPCION EN LINEA PARA LAS REUNIONES DE LA OMI RESENA Bienvenido al sistema de inscripci n en linea para las reuniones de la OMI OMRS un sistema basado en la Red cuyo objetivo es acelerar el proceso de inscripci n
10. ntar en l nea una carta de apoyo o los poderes en papel con membrete oficial firmado por el funcionario responsable del Gobierno o la organizaci n en cuesti n S lo los participantes que tengan una cuenta web de la OMI pueden registrarse en l nea Para informaci n sobre c mo crear una cuenta web de la OMI v ase la Circular N 2892 No se registrar a ning n delegado sin datos probatorios de su autorizaci n oficial para asistir a la reuni n La Dependencia de Inscripci n de los Servicios de Conferencias de la OMI CSRU verificar la informaci n recibida de los usuarios del OMRS Si la informaci n est completa y en orden y se adjunta la documentaci n de apoyo apropiada se aprobar n los datos de los participantes para presentarlos al servicio de seguridad y al sistema de inscripci n de la OMI para elaborar la lista de participantes y los pases de la reuni n Si por cualquier motivo no se aprueba una inscripci n se enviar autom ticamente un mensaje electr nico a los usuarios designados del OMRS para informarlos 2 PROCEDIMIENTOS DE INSCRIPCI N Y PROTECCI N DE LA OMI Como se estipula en la Circular N 2692 del 20 de enero de 2006 que trata de la protecci n en las reuniones de la OMI se pide a todos los delegados que para obtener acceso a las reuniones de la OMI lleven un pase especialmente expedido con su fotograf a Si fuera necesario se expedir un nuevo pase a los delegados cuyos nombres hayan sido aprobados
11. que tengan una cuenta web de la OMI como usuarios del sistema de inscripci n en l nea para las reuniones para su Gobierno autoridad u organizaci n La informaci n sobre c mo abrir una cuenta web de la OMI figura en la Circular N 2892 Se recomienda que la responsabilidad de la inscripci n en l nea est restringida y que idealmente se limite a un m ximo de tres usuarios designados 4 En el anexo del presente documento se adjunta el Manual del usuario del OMRS El Manual contiene orientaci n para los Estados Miembros y otros usuarios autorizados sobre c mo utilizar el nuevo sistema Se alienta a los usuarios del sistema a que introduzcan con antelaci n los datos de los participantes para cualquier reuni n de OMI y a que introduzcan toda la informaci n necesaria y adjunten la documentaci n de apoyo para cada inscripci n Solamente deber an introducirse en el sistema los nombres de los delegados que vayan a asistir a la reuni n 5 Las cl usulas de descargo de responsabilidad aplicables y las condiciones de uso pueden encontrarse en los servicios web de la OMI 6 Las preguntas con respecto al sistema de inscripci n en l nea para las reuniones deben enviarse a registration imo org KKK I C_L 3251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 1 ANEXO Manual del usuario del Sistema de inscripci n en linea para las reuniones de la OMI OMRS NDICE RESE A ns ee a anak 2 1 PrerrequisitOs sara did 2 2 Procedimientos de i
12. rla y se volver a la p gina Delegation Summary I C_L 3251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 5 3 4 1 Inscripci n presentada Los participantes introducidos aparecer n en la p gina Delegation Summary La columna Registration Status dir Submitted presentado Ahora la CSRU deber aprobar la inscripci n 3 4 2 Inscripci n pendiente Si no se han adjuntado la carta o el poder oficial el CSRU aprobar la inscripci n igualmente pero la p gina Delegation Summary aparecer con Registration Status Pending pendiente Usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema en el que se informa de que la inscripci n est pendiente La inscripci n solamente aparecer como Approved aprobado una vez que se hayan presentado la carta o el poder oficial 3 4 3 Inscripci n aprobada Si se present la carta o el poder oficial y la CSRU aprueba la inscripci n en la p gina Delegation Summary en Registration Status aparecer Approved aprobado y usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema despu s de que la CSRU apruebe la inscripci n 3 44 Inscripci n denegada Si se deniega la inscripci n en la columna Registration Status aparecer Declined denegado Usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema inform ndole de que la CSRU ha denegado la inscripci n En la p gina Participant Details a la que se puede acceder haciendo clic en el en
13. rticipantes tambi n podr n inscribirse despu s del plazo para la inscripci n en l nea poni ndose en contacto con la Dependencia de Inscripci n de los Servicios de Conferencias CSRU directamente como se hac a antes por correo electr nico o facs mil English Francais Espa ol amp RZ Pyccku Logged in as reguser Feedback Profile Log out er es 1773 IMODOCS SEERE Circulars Circular Letters Meeting Documents Notes Verbales Registration Back to Home gt Registration gt Meetings Meetings Belgium The meetings below are open for registration Once the registration deadline has passed you will only be able to register a participant and or make changes by contacting the CSRU directly Start Date End Date Deadline Title amp Session Description Action 19 09 2011 23 09 2011 15 09 2011 DSC 16 SUB COMMITTEE ON DANGEROUS GOODS SOLID Manage Delegation CARGOES AND CONTAINERS 0 registrations 21 11 2011 30 11 2011 17 11 2011 ASSEMBLY 27 ASSEMBLY Manage Delegation 0 registrations 01 12 2011 01 12 2011 24 11 2011 C 107 COUNCIL Manage Delegation 0 registrations Contact Us 2011 International Maritime Organization Figura 1 Pagina Meetings 3 3 Como gestionar su delegacion En la pagina Delegation Summary se pueden crear y modificar inscripciones figura 2 Para ir a la pagina Delegation Summary haga clic en el enlace Manage Delegation de la pagina Meetings El resumen de la delegaci n para
14. s de la delegaci n aparecer n en el orden que figura en esta p gina Para ordenarlos por jerarqu a se utiliza el siguiente criterio Jefe de delegaci n representante suplente asesor y observador Si varios participantes tienen la I C_L 3251 doc Circular N 3251 Anexo pagina 6 misma jerarqu a entonces aparecer n en el orden en el que se a adieron a la delegaci n Para modificar el orden dentro de los grupos de participantes se hace clic en los botones con flechas que aparecen en la columna Order in LOP posici n en la lista de participantes English Francais Espa ol 4_ 2i8 Pyccku Logged in as reguser Feedback Profile Log out erg search MARITIME RSI ATIC IMODOCS Advanced Search Circulars Circular Letters Meeting Documents Notes Verbales Registration Back to Home gt Registration gt Meetings gt Delegation Delegation Summary Belgium DSC 16 The participants below have been registered for this meeting Add Participant Remove Participants Order in Official Letter LOP gt Name Attendee Status Position Organization PAE Registration Status Action A EZ Mr Michael Connor Representative Head Shipping Inc Y Submitted Change Details al a a y Ms Rachel Hewitt Representative Manager Shipping Inc x Submitted Change Details The order of your participants in the LOP List of Participants for your delegation will appear as seen on this page They are ordered by attendee
15. status in the following order Head of Delegation Representative Alternate Adviser and Observer If there are multiple participants with the same attendee status then they will appear in the order which they were added to the delegation You can change the order within the attendee status grouping by using the buttons in the Order in LOP column Contact Us 2011 International Maritime Organization Figura 4 Pagina Delegation Summary en la que se ven los botones de posici n dentro de la lista de participantes Order in LOP Para subir de posici n al participante dentro de la lista haga clic en el bot n A y para bajarlo haga clic en el bot n V Al hacerlo se modifica autom ticamente el estado de inscripci n de las inscripciones aprobadas y se vuelve a Submitted presentado a fin de que se puedan verificar Una vez que la CSRU haya confirmado el cambio de posici n de los participantes en la lista usted recibir un mensaje electr nico generado por el sistema 3 7 C mo eliminar participantes Es posible eliminar participantes utilizando la p gina Delegation Summary Para seleccionar a los participantes utilice las casillas de verificaci n de la primera columna Al ir seleccionando participantes se destacar n las filas Una vez que haya seleccionado los participantes que desea eliminar vuelva a hacer clic en el bot n Remove Participant Tras pulsar el bot n Remove Participant aparecer un cuadro de di logo
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