6. ASIGNACION DE CUPOS PARA ESTUDIANTES
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1. E Departamento de UNDINAMARCA PEN C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 C03_04 ASIGNAR CUPOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre P ginas 1 de 11 REP BLICA DE COLOMBIA GOBERNACION DE CUNDINAMARCA MACROPROCESO SECRETAR A DE EDUCACI N DE CUNDINAMARCA GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO PROCESO C03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES SUBPROCESO 04 ASIGNAR CUPOS OCTUBRE 31 DE 2012 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C03_04 SERVICIO EDUCATIVO SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR Versi n 03 UNDINAMARCA CUPOS OFICIALES ia Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS P ginas 2 de 11 INFORMACI N DEL DOCUMENTO Elaborado por Raz n de la actualizaci n 1 0 31 10 05 Rosaura D az Machuca Elaboraci n del Documento Diana Catalina Moreno 2 0 08 2009 Cristina Losada S enz Profesional de Apoyo Proyecto de Modernizaci n SE Actualizaci n Maria Anyul Fonseca Miguel Fernando Serrano Arturo Vargas Sanchez Julieth Castiblanco Actualizaci n de Formatos Actualizaci n del Manual de procedimientos Revisado por Aprobado por Nombre Jose Alvaro Rodriguez Nombre Nubia Rodriguez Moreno Cargo Representant2. etapa del Sistema de Informaci n del Sector educativo Resoluci n 5360 por la cual se organiza el proceso de matr cula oficial de la educaci n preescolar b sica y media en las entidades territoriales certificadas Ministerio de Educaci n Nacional 7 de septiembre de 2006 Decreto 366 por medio del cual se reglamenta la organizaci n del servicio de apoyo pedag gico para la atenci n de los estudiantes con discapacidad y con capacidades o talentos excepcionales en el marco de la educaci n inclusiva Presidencia de la Republica 9 de febrero de 2009 Decreto 2355 por el cual se reglamenta la contrataci n del servicio p blico educativo por parte de las entidades territoriales certificadas Presidencia de la Republica 24 de junio de 2009 Decreto 1860 Por el cual se reglamenta la organizaci n de la jornada escolar y la jornada laboral de directivos docentes Art culo 23 Funciones del Consejo Directivo Fijar los criterios para la asignaci n de cupos disponibles para la admisi n de nuevos alumnos Presidencia de la Republica Agosto 13 de 2003 Resoluci n 003500 Se establecen los Lineamientos para la organizaci n y desarrollo del proceso de matr cula en los establecimientos educativos oficiales y no oficiales de los municipios no certificados del Departamento de Cundinamarca para el periodo acad mico 2013 Norma ISO 9001 Norma T cnica Internacional de Gesti n de Cal
3. 1994 en los aspectos de la 3 de agosto de 1994 pedag gicos y organizativos generales Republica Ley 715 Por la cual se dictan normas org nicas en materia de recursos y competencias de conformidad con los art culos 151 288 356 y 357 Acto Legislativo 01 de 2001 de la Constituci n Congreso de 21 de diciembre de S la Republica 2001 Pol tica y se dictan otras disposiciones para organizar la prestaci n de los servicios de educaci n y salud entre otros evaluaci n del aprondizajo y promoci n de las a 16 2009 estudiantes de los niveles de educaci n b sica y Republica media Decreto 1526 Por el cual se reglamenta la Presidencia administraci n del sistema de informaci n del de la 24 de julio de 2002 sector educativo Republica Resoluci n MEN 166 Por medio de la cual se Ministerio de establecen las condiciones del reporte de Educaci n 4 de febrero de 2003 informaci n para la implementaci n de la primera Nacional 10 C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 Departamento de UNDINAMARCA qu _ ETEN C03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 Fecha Aprobaci n 31 de C03_04 ASIGNAR CUPOS Octubre P ginas 11 de 11 Documentos externos Fuentes de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique
4. Formulario para continuidad l E Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento Asignar de jard n de e E ninos Cupos a ni os procedentes de Entidades de Bienestar Social o Familiar provenientes de Bienestar Social o Familiar 9 C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 Departamento de UNDINAMARCA qu _ ETEN C03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 C03_04 ASIGNAR CUPOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre P ginas 10 de 11 Inscripci n de Alumnos nuevos Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento Inscribir Alumnos Nuevos 7 DOCUMENTOS EXTERNOS Documentos externos Fuentes de Datos Versi n o fecha de emisi n seg n aplique Constituci n Pol tica de Colombia Art culo 67 La educaci n es un derecho de la persona y un servicio p blico que tiene una funci n social Senado de la Republica 06 de julio de 1991 Ley 115 Por la cual se expide la Ley general de educaci n Art culo 144 Funciones del consejo directivo Las Congreso de 8 de febrero de 1994 l Colombia funciones del consejo directivo ser n las siguientes en su literal d Fijar los criterios para la asignaci n de cupos disponibles Decreto 1860 Por el cual se Reglamenta Presidencia parcialmente la Ley 115 de
5. a trav s del Sistema Integrado de Matr cula SIMAT esta informaci n debe permitirle a la Secretaria de Educaci n analizar el tipo de cupo escolar a asignar 1 Establecer criterios de asignaci n de cupos El funcionario responsable del rea de cobertura profesional universitario de la Secretaria de Educaci n con el aval del comit de cobertura define en el sistema integrado de matr cula SIMAT los criterios para la asignaci n de cupos teniendo en cuenta lo establecido en el acto administrativo que rige el proceso de matr cula y algunos criterios adicionales que pueden ser aleatorios o priorizados tomando en cuenta casos en los cuales se presente restricci n en la oferta educativa 2 Asignar peso a cada alumno de acuerdo con las variables y las caracter sticas del alumno El comit de Cobertura como m todo de priorizaci n debe definir los pesos que le dar a cada criterio anterior lo cual permite ordenar las solicitudes de asignaci n de cupo recibidas De acuerdo a las caracter sticas de la poblaci n se debe colocar el peso que le corresponda al mismo y se suman todos los pesos referidos a cada alumno La Secretaria de Educaci n a trav s del Sistema Integrado de Matr cula SIMAT define como pesos y variables la siguiente informaci n La proyecci n de pesos y variables queda definida en 18 17 16 15 14 13 y 7 respectivamente de conformidad con las prioridades establecidas en la resolu
6. a y asignar cupo a los alumnos de traslado y nuevos El Rector de acuerdo a la informaci n y con base el listado de alumnos asignados formato CO3_03_FO1 teniendo en cuenta la secuencia de mayor a menor prioridad se debe determinar el cupo a cada uno de los solicitantes con principal prioridad La Secretaria Educaci n cuenta con Sistema Integrado de Matr cula SIMAT el Director de N cleo Educativo puede revisar y aprobar la asignaci n de cupos realizada por las Instituciones Educativas a trav s del sistema Integrado de Matricula SIMAT ese orden de ideas los antes mencionadas debieron previamente consultar la disponibilidad de cupo seleccionado como primera y segunda opci n en los eventos que aplique y en caso de que exista disponibilidad el cupo lo debieron asignar en la primera o segunda opci n respectivamente pero para que el alumno quede con la reserva de cupo el Rector debe aprobarlo en el sistema El proceso de asignaci n de cupos se puede realizar de forma masiva por pesos de variables o de forma semiautom tica o manual revisando cupos proyectados cupos disponibles y cupos asignados saldos de cupos 6 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C03_04 SERVICIO EDUCATIVO ANN SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR 9 UNDINAMARCA CUPOS OFICIALES AAA Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS P ginas 7 de 11 7 Verificar el cump
7. ci n 5360 de 206 del MEN C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C03_04 SERVICIO EDUCATIVO Versi n 03 4 Departamento de SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR UNDINAMARCA CUPOS OFICIALES ic a cd Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS P ginas 6 de 11 3 Ordenar alumnos de acuerdo a la asignaci n de pesos Los funcionarios responsables del rea de cobertura profesional universitario de la Secretaria de Educaci n una vez hayan asignado los pesos a todos los alumnos que solicitaron cupo de acuerdo a los criterios establecidos ordenan los alumnos colocando de primero aquellos que hayan obtenido mayor peso 4 Establecer prioridad de las solicitudes de inscripci n El Rector de la Instituci n Educativa responsable del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n clasifica y ordena las solicitudes de cupos en el Sistema Integrado de Matr cula SIMAT de acuerdo con los criterios preestablecidos 5 Asignar cupo en primera opci n El Rector de la Instituci n Educativa responsables del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n verifica el formato de Traslado de cada alumno solicitante para luego comparar la disponibilidad de cupos existente en la Instituci n Educativa en la jornada y grado solicitado 6 Asignar alumno a la Instituci n Educativa Despu s de realizar el an lisis de la disponibilidad de cupos en las Instituci n Educativ
8. de solicitud 04 02 prematricula y traslado Si se determina que existe cupo en la entidad prestadora o administradora del servicio educativo que fue seleccionada siguiendo el procedimiento definido el subproceso 02 02 Identificar criterios de acceso y permanencia y teniendo cuenta los criterios definidos en el Decreto 2355 de 2009 el procedimiento continua para que el cupo sea otorgado al alumno 7 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C03_04 SERVICIO EDUCATIVO ANN SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR 9 UNDINAMARCA CUPOS OFICIALES AAA Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS 07 P ginas 8 de 11 11 Generar reporte de asignaci n Los funcionarios responsables del rea de cobertura de la Secretaria de Educaci n una vez se haya asignado el cupo a todos los solicitantes deben generar el reporte de asignaci n en el Sistema Integrado de Matr cula SIMAT a trav s del cual se debe resumir por cada Instituci n Educativa los datos de los alumnos asignados y el total de alumnos por asignar en el Departamento 12 Realizar archivo de gesti n Como resultado de la ejecuci n del subproceso el responsable debe realizar las labores de archivo de Gesti n de todos los documentos y registros generados durante este 5 AREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCI N Y ROLES DE CADA UNA 5 1 rea dependencias internas rea Dependencia Rol Cobertura Co
9. e Comit de Gesti n Cargo L der del Proceso de Calidad Fecha 31 10 2012 Fecha 31 10 2012 C GESTION DE LA COBERTURA DEL C digo C03_04 Versi n 03 SERVICIO EDUCATIVO BB oepartamento de C03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR UNDINAMARCA CUPOS OFICIALES ETT Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS P ginas 3 de 11 CONTENIDO 1 INTRODUCCI N alante init 4 2 OBJETIVO ini 4 ALCANCE ci E A E A 4 4 EXPLICACI N DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO ASIGNAR CUPOS una 5 5 AREAS INVOLUCRADAS EN SU EJECUCION Y ROLES DE CADA A E 9 5 1 REA DEPENDENCIAS 8 5 2 ENTES EXTERNOS EN CASO QUE 8 REGISTROS it 10 7 DOCUMENTOS EXTERNOS a icos RR aca 11 8 ANEXO DIAGRAMA DE 12 BN Departamento de UNDINAMARCA qu _ ETEN C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 C03_04 ASIGNAR CUPOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre P ginas 4 de 11 1 INTRODUCCI N El presente documento describe el procedimiento 04 Asignar cupos indicando su objetivo a
10. idad 2008 Manual del Usuario del Sistema de Matriculas SIMAT Versi n 5 0 2005 CE Departamento de UNDINAMARCA S C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 C03_04 ASIGNAR CUPOS Fecha Aprobaci n 31 de Octubre P ginas 12 de 11
11. lcance explicaci n detallada de cada una de las actividades que lo conforman las reas involucradas en el mismo los entes externos con los cuales tiene relaci n en caso de aplicar los registros que proporcionan evidencia de las actividades desempe adas y los documentos de origen externo que pueden afectar dicho subproceso 2 OBJETIVO Otorgar cupos escolares a alumnos de traslado nuevos y provenientes de entidades de Bienestar Social y o Familiar en funci n de la disponibilidad de cupos existentes seg n criterios de prioridad establecidos por la Secretar a de Educaci n 3 ALCANCE El subproceso inicia con el an lisis del tipo de asignaci n a realizar alumnos provenientes de Entidades de Bienestar Social y o Familiar solicitudes de traslado solicitudes de alumnos nuevos en funci n de la disponibilidad existente la Instituci n Educativa finaliza con la generaci n del listado de alumnos asignados Departamento de UNDINAMARCA EA C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 Fecha Aprobaci n 31 de Octubre C03_04 ASIGNAR CUPOS P ginas 5 de 11 4 EXPLICACI N DETALLADA DEL PROCEDIMIENTO ASIGNAR CUPOS 1 Revisar informaci n de inscripci n El Rector de la Instituci n Educativa verifica que la informaci n de la inscripci n del alumno se encuentre completa
12. limiento de la asignaci n de cupos con los requisitos El Rector de la Instituci n educativa debe verificar si todos los registros est n debidamente diligenciados y cumplen con los par metros establecidos verificando la existencia de los alumnos y la relaci n de los datos de los alumnos beneficiados si cumple el procedimiento contin a Si no cumple con los par metros m nimos establecidos el Rector de la Instituci n Educativa debe realizar la respectiva correcci n para efectuar una verificaci n nuevamente 8 Informar los alumnos que fueron asignados El Rector debe publicar el listado de alumnos asignados 04 en cada Instituci n Educativa en el cual se detallan los alumnos que le fueron asignados y debe adjuntar una comunicaci n oficial formato carta u oficio en la que explique el contenido de la publicaci n 9 Buscar cupo en la Instituciones Educativas Departamentales cercanos a una de las dos opciones seleccionadas En caso de no encontrar cupo en la Instituci n Educativa seleccionada por el solicitante el Rector debe buscar cupo disponible en sitios cercanos hasta buscar pronta soluci n 10 Buscar cupo en las Instituciones Educativas con alguna modalidad de contrataci n vigente El Rector debe verificar la existencia de los convenios de continuidad o contratos vigentes con entidades prestadoras del servicio educativo cercanos a alguno de las dos Instituciones Educativas seleccionados en el formato
13. ordinar el proceso de asignar cupos 5 2 Entes externos en caso que aplique Nombre del ente Rol externo Instituciones Educativas Asignar cupos estudiantes nuevos seg n prioridades legales y discrecionales 4 Departamento de UNDINAMARCA Lu __ ETEN C GESTION DE LA COBERTURA DEL SERVICIO EDUCATIVO C digo 04 03 SOLICITAR RESERVAR Y ASIGNAR CUPOS OFICIALES Versi n 03 C03_04 ASIGNAR CUPOS Octubre Fecha Aprobaci n 31 de P ginas 9 de 11 6 REGISTROS Que Tiempo de se Donde Registro Responsable conservaci hace conservarlo conservarlo Archivo Seg n 04 Fo de seg n ta Listado de Copia impresa ges A Tablas de lis Cobertura digital administrativa Retenci n Reten asignados ss Base de Datos definidas ci n 9 Sistema de definid Matriculas as Acto dea Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento Acto comunicaci n Administrativo escrita Enviar Documentos del Directivo Docente Impreso y Archiv Rector del Digital Instituci n 3 A os Establecimiento Educativa Centra Educativo len la Secret ar a Prematr cula Las disposiciones frente a este registro se definen en el documento y Traslado solicitar reserva prematr cula y reservar cupos para alumnos antiguos
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