PGA-02 PROCEDIMIENTO
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1. 6 8 1 Acci n Preventiva A WIN 6 8 2 Acci n Correctiva 6 9 de o A 9 1 Anexo 01 PGA 02 R01 CONCILIACION BANCARIA 7 9 2 Anexo 02 PGA 02 RO DE CARTERA 9 3 Anexo 03 PGA 02 R ALANCE DE PRUEBA 8 9 4 Anexo 04 PGA 02 R04 CE GENERAL u L 9 5 Anexo 05 05 ESTADO DE RESULTADOS 8 QN PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO GESTION CONTABLE P gina 3 de 8 OBJETIVO Definir un conjunto de instrucciones vinculadas entre s de tal forma que revelen los hechos econ micos y financieros de la Instituci n ALCANCE Este procedimiento se hace para controlar las actividades susceptibles d sistem ticamente dentro de un sistema de informaci n confiable registrar DOCUMENTOS DE APOYO Manual del Usuario Software Contable PUC TERMINOLOG A 9 GESTI N CONTABLE PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO P gina 4 de 8 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO2. PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO GESTI N CONTABLE P gina 1 de 8 SISTEMA GESTI N DE CALIDAD NORMA ISO 9001 Responsable del proceso Responsable del procedimiento Versi n Directora Administrativa Contador Pp desde Elaborado por N Febrero de 2007 visado por Rector jsi n de Calidad Steuergruppe Firma Rector lt lt Firma Representante de la Comisi n de Calidad Q Control de cambio s en el documento Causa del cambio Cambio realizado lt Autorizado Firma PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINENCIERA PGA 02 Pigna 2 des TABLA DE CONTENIDO 1 OBJETIVO ae iii 2y ALCANCE ii DOCUMENTOS DE APOYQO Q s 4 TERMINOLOG A diia 13 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 9001 4 5 1 u u a gt 4 5 2 Descripci n del procedimiento 1 5 6 INDICADORES uuu D 6 7 SERVICIO NO CONFORME yooo 6 8 ACCI N PREVENTIVA Y CORRECTIVA T h
3. el Software por lo tanto no lleva el c impres e guarda en medio digital 9 5 Anexo 05 PGA 02 R05 ESTADO DE RESULTADO impreso y se guarda medio digital
4. 2 R04 BALANCE GENERAL 9 5 PGA 02 RO5 ESTADO DE RESULT PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO P gina 7 de 8 GESTION CONTABLE C digo PGA 02 R01 CONCILIACI N BANCARIA Fecha P gina BANCO CUENTA Movimiento conciliado SALDO SEG N EXTRACTO BANCARIO 2 DETALLE DECONSIGNACIONES NO ACREDITADAS SALDO SEG N LIBROS FECHA MOTIVO VALOR DIFERENCIA CHEQUE SIN COBRAR CONSIGNACIONES NO ACREDITADAS NOTAS D BITO NO CONTABILIZADAS NOTAS CR DITO NO CONTABILIZADAS DIFERENCIA CONCILIADA 1 DETALLE DE CHEQUES SIN COBRAR FECHA No BENEFICIARIO VALOR TOTAL 3 NOTAS D BITO NO CONTABILIZADAS FECHA CONCEPTO VALOR TOTAL 4 NOTAS CR DITO NO CONTABILIZADAS FECHA CONCEPTO VALOR TOTAL TOTAL ELABORADO APROBADO Vo Bo CONTABILIDAD PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO GESTI N CONTABLE P gina 8 de 8 9 2 Anexo 02 PGA 02 R02 CONCILIACI N DE CARTERA Este registro es generado por el Software por lo tanto no lleva el c digo impreso y se guarda en medio digital 9 3 Anexo 03 PGA 02 R03 BALANCE DE PRUEBA Este registro es generado por el Software por lo tanto no lleva el c digo impreso y edio digital 9 4 Anexo 04 PGA 02 R04 BALANCE GENERAL Este registro es generado por
5. 9001 5 1 Flujograma Realizar las diferentes operaciones contables Factura de compra Comprobante de egresos Notas contabilidad Provisi n de prestaciones sociales Depreciaciones y amortizaciones Ajustes y o reclasificaci n el informe de prueba para conciliaci n izar la conciliaci n de cuentas Generar informes contables gt Validar el cumplimento de los requisitos legales y fiscales PGA 02 R01 CONCILIACION BANCARIA PGA 02 R02 CONCILIACION DE CARTERA PGA 02 RO3 BALANCE DE PRUEBA PGA 02 R04 BALANCE GENERAL PGA 02 RO5 ESTADO DE RESULTADOS PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO GESTI N CONTABLE P gina 5 de 8 5 DESARROLLO DE LOS REQUISITOS DE LA NTC ISO 9001 5 2 Descripci n del procedimiento No Respons Detalles de la actividad 01 Realizar las Contador Verificar en los documentos de entrada el consecutivo y su respectivo soporte diferentes Documentos de entrada operaciones Recibos de caja contables Consignaciones Factura proveedor Comprobantes de egresos Notas contabilidad como Provisi n de prestaciones sociales Depreciaciones Amortizaciones Registro movimientos bancarios 02 Codificar y Contador Verificar que las facturas cumplan los requisitos legales la firma del beneficiario de d
6. cumplimento Administrativa respectivos Si se requiere realizar ajustes o recomendaciones las pasa de manera de los Revisor escrita al Contador a para que las registre en el sistema contable requisitos Fiscal Generar los libros siguientes informes legales y Balance de prueba fiscales Balance general Estado de resultados 07 Tomar Directora Analizar la razonabilidad de los estados financieros de acuerdo con los principios de decisiones y Administrativa contabilidad y Normas de Auditor a generalmente aceptados hacer Revisor Acorde con la informaci n reflejada en los estados financieros tomar decisiones correctivos Fiscal tendientes al mejoramiento de la Instituci n Anualmente realizar los informes de los estados financieros junto con sus notas para hacerlos aprobar por la Junta Directiva Se realiza copia de seguridad del software contable actualizado diariamente PROCESO GESTI N ADMINISTRATIVA Y C digo FINANCIERA PGA 02 PROCEDIMIENTO GESTI N CONTABLE Pagina 6 ge s 6 INDICADORES No aplica 7 SERVICIO NO CONFORME No aplica 8 ACCI NES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 8 1 Acci n Correctiva Se aplica sobre las no conformidades detectadas 8 2 Acci n Preventiva Se aplica sobre los riesgos detectados 9 Anexos 9 1 PGA 02 RO1 CONCILIACI N BANCARIA 9 2 PGA 02 R02 CONCILIACI N DE CARTERA 9 3 PGA 02 RO3 BALANCE DE PRUEBA 9 4 PGA 0
7. igitar la los cheques en el respectivo comprobante y que tenga el soporte de la factura informaci n cancelada contable de En los recibos de caja s ldebe anexar larrespectiva consignaci n del dinero Verificar cada que en cada pago sefhaga la retenci n en la fuente de acuerdo con las normas legales documento Verificar que las facturas causadas y canceladas no se vuelvan a cargar al gasto y seg n el PUC que se afecte laffespectiva Cuenta por pagar en el software Los documentos contables codifican de acuerdo con el PUC contable Digitar la idformaci n de acuerdo a la codificaci n respectiva en el software contable 03 Revisar el Contador Realizarel control de documentos el comprobante adecuado apoyado en reportes informe de del Software contable Al ingresar un documento al sistema se debe colocar su prueba para respectivo sello de Contabilizaci n y fecha Al momento de registrar la informaci n conciliaci n contable se deben tener en cuenta las pol ticas contables establecidas por la Instituci n 04 Realizar la Contador Verificar en forma aleatoria los listados y los documentos para verificar una correcta conciliaci n de digitaci n cuentas 05 Generar Contador Generar los informes financieros de tal manera que stos proporcionen informaci n informes clara oportuna y confiable para la toma de decisiones contables 06 Valid r el Directora El Revisor Fiscal hace an lisis de variaciones y solicita los documentos soportes
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