sistema administrativo de correspondencia y archivos
Contents
1. Adrumstaci n de clasificaciones Regirsar De de alta A ada rubciozbcaci n Clasificaciones principales Sub Clasificaciones Clasificaci n Subclasificaci n ModificarAlta baja Clasificacion ModificarAlta baja Los datos ingresados en el primer campo A adir clasificaci n aparecen en la tabla de la izquierda Tabla encerrada en el cuadro rojo que servir para agrupar sub clasificaciones por el campo cabeza que es una lista con los datos de clasificaciones toda sub clasificaci n requiere de una clasificaci n o cabeza A ade clashicaci n Dar de alta fadir sub clasdicaci n Conc abeza ACTAS ge Der da alta INFORMES PUBLICALIONES NN Clasificaciones principales Clasificaci n Dar de BAJA Dar de EAIA Lar de PTELICA CIONES E BAJA Llar de SERIA MI BATA Nota Cada dependencia puede ver UNICAMENTE sus archivos y su correspondencia en otras palabras cada dependencia vera nicamente lo que es para s y no podr ver ni gestionar los archivos o correspondencia de otra s dependencia s SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Registro de archivos Para una b squeda de archivos es necesario que est n registrados o que tengan una cabecera es en esta parte donde se generan dichas cabeceras Registro de archivos Los campos marcados con son oblizatonos Campos claves Fecha documento A o2. Mes Di Dependencia o Campos comunes Formato Registra fede Campos generales utilice los que necesite de acuerdo al documento Lugar 22 Tipo actividad sede UULU Responsable 2 Periodo del informe Fuente Autores gt Editonial A o de edici n Tipo de fondo aaa aa a Presupuesto Descnpcion se Capturar La clasificaci n son todas las clasificaciones antes generadas ver registro de clasificaciones pagina 11 donde es un listado tanto de las clasificaciones generales como sus sub clasificaciones la fecha de documento es la fecha que se genera el documento o conjunto de documentos la dependencia es a que dependencia va dirigido el archivo Oficio es el numero de oficio del archivo el titulo se refiere a una muy breve descripci n de el o los documentos contenidos en esta cabecera el formato hace referencia a el tipo de archivo s contenido s y son e Impreso es todo documento oficial escrito en papel para tener una vista de c mo es el formato original e Audio es todo documento que solo contenga sonidos SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS e Electr nico cualquier documento digitalizado e Foto son archivos de imagen e Video e Otros cualquier tipo de archivo que no entren en ninguna de las clasificaciones anteriores Registra es un campo de solo lectura donde incluye el nombre de la persona que man
3. SECRETARIA ADMINISTRATIVA Cordinaci n midad 3 Donde es necesario elegir una dependencia para poder elegir una coordinaci n y hay que elegir una coordinaci n para poder elegir una unidad Nota para agregar dependencias coordinaciones o unidades hay que acudir con el administrador del sistema SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Los campos marcados con son obligatorios Campos claves Fecha A o mi Mes 01 Dia 15 N mero E consecutivo Estatus documento oa Otro estatus O ooo documento Oficio Asunto Observaciones e Hora de recibido documento No se ell archivo Adjuntar CD Seleccionar archivo No se el archivo Adjuntar acuse Seleccionar archivo No se eli archivo Adjuntar respuesta Seleccionar archivo No se eli archivo Capturar Despu s hay que llenar los campos de el encabezado igual que en archivos ver p gina 13 donde los campos con un son obligatorios Los estatus es el estado en el que se encuentra el documento puede ser e Pendiente e Tramite e Seguimiento e Conocimiento e Archivo e concluido Para adjuntar archivos en la parte m s baja est n 4 campos para adjuntar documentos CD ISO por ejemplo acuse respuesta de entrega o respuesta lo que se env a como respuesta SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Administraci n de correspondencia Cuando es muy ex
4. Len Bi 2010 12 03 a RE Por favor usalo para Mtro Everardo Jefatara 11 02 11 COMPUTACIONALES a a Ra Ein a ii COCEA Oficio Cy S e i i SECRETARIA ACADEMICA Dr Adrian de Len Login adrian CONGRESO VIDE o 2010 12 03 CTENCUAS Mtro Everardo Jefatara 135122 COMPUTACIONALES saludos Pon Detalles CUCEA Oficio CW 5678 Login everardo SECRETARIA ACADEMICA SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Donde se despliegan los detalles del envio Para ver los archivos se presiona en el hiperv nculo Detalles y se ver Clasificaci n Fecha documento Dependencia ermisora icio T tulo Detalles del archivo ACADEMICOS 2010 12 03 CIA CMD e CONGRESO VIDE CIENCIAS COMPUTACIONALES Archivos adjuntos 2 010 12 03 10 50 S5quan p de 010 12 03 10 52 1 Cuarta de forros pdi Detalles comunes F ormato Eegistra Electr nico Dr Adrian de Len Detalles generales Nombre responsable Lugar Tipo actividad sede Responsable Periodo del informe Fuente Autores Editorial A o de edicion Tipo de fondo Presupuesto Descripci n Hucleo de Auditorios Congreso COCEA Donde los archivos se encuentran por encima de la tabla Detalles comunes marcado con un c rculo rojo Y con esto se termina todo con respecto a la parte de archivos Establecer numero de memor ndum o consecutivo Toda correspondencia tiene u
5. turnado gt gt TT Dar de alta Lista de nombres de turnados Nombre completo Eliminar Eliminar ARQ ANTONIO RUZ HERNANDEZ Y esto ser a todo con respecto al manual del administrador SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Manual del usuario El usuario es aquella persona que puede ya trabajar con el sistema siempre y cuando ya est n las dependencias sus coordinaciones y sus unidades si es que tiene En el momento de entrar con el usuario y contrase a de tipo usuario se muestra en pantalla el siguiente men Bienvenido al sistema de resguardo de archivos para la dependencia COORDINACION DE TECNOLOGIAS PARA EL APRENDIZAJE Encargado edel Salir Registro de clasificaciones Registro de archivos Administraci n de archivos Consulta de archivos Mis archivos recibidos Establecer n mero de memorandum me el b Mac me Administraci n de mi correspondencia ss T Donde en la parte superior se ve el nombre de la dependencia a la que pertenece la cuenta o usuario debajo el nombre del usuario de la cuenta abajo los botones de las acciones que el usuario puede hacer y en la parte de el fondo se ve si se tiene nuevos archivos Registro de clasificaciones El registro de clasificaciones es para crear o dar de baja clasificaciones y sub clasificaciones que ser n la menara en que los archivos ser n organizados SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS
6. A o 2011 del Mes d a n S al Mes dao Se puede elegir un rango de b squeda por fecha de los registros cancelados Cuando se encuentran coincidencias dentro del rango de fechas se podr ve una tabla como esta SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Reporte de correspondecia CANCELADA para el periodo 2011 del 01 de Enero al 19 de Enero Memorandum n i Fecha a Oficio Envia Depend Asunto Turnados Cancel n mero registro Primer turmado Ext O Estatus Segundo turmado CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS EXACTAS E INGENIERIAS este es uno de prueba para cancelar Ext O Estatus Tester user Tercer turmado Ext O Estatus Y en el administrador de correspondencia los registros cancelados aparecer n en un color rojizo este es uno de prueba para cancelar Adjuntos Doc 2011 01 11 14 10 Envia 2011 3SOMULTIPLES pdf Tester user 01 11 CD 3 CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS SEGUMMENTO A EXACTAS E INGENIERIAS Estatus corresp Cancelada n Acuse Respuesta seguimiento Reporte de correspondencia activa Existen varias maneras de ver la correspondencia activa la fecha de consulta se puede alterar con el conjunto de campos que se encuentran en el rengl n Fecha de consulta del reporte para las b squedas puede ser por un rango de fechas por turnados por estatus de los docum
7. CENTRO UNIVERSITARIO DE Cs ECON MICO ADMINISTRATIVAS Manual del usuario Desarrollo de Sistemas Administrativos Academicos DSAA 2011 HTTP WWW CUCEA UDG MX SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Contenido EXPLICACION BREVE DE LAS DEPENDENCIAS 3 ANTES DE EMPEZAR 3 MANUAL DEL ADMINISTRADOR 5 Administrador de cuentas de acceso 5 Cuenta del rector 5 Cuenta de la dependencia 6 Cuenta de coordinacion 7 Cuentas de unidad 8 Cuenta del administrador 8 Administraci n de dependencias 9 Administrador de nombres de turnados 10 MANUAL DEL USUARIO 12 Registro de clasificaciones 12 Registro de archivos 14 Administraci n de archivos 16 Consulta de archivos 18 Mis archivos recibidos 20 Establecer numero de memor ndum o consecutivo 21 Administraci n de correspondencia 22 Registro de correspondencia 22 Administraci n de correspondencia 25 Reporte de correspondencia cancelada 26 Reporte de correspondencia activa 27 Mi correspondencia turnada 29 Envio de correspondencia 29 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Explicaci n breve de las dependencias Una Dependencia contiene coordinaciones Una Coordinaci n contiene Unidades Una Unidad pertenece a una Coordinaci n Una Coordinaci n pertenece a una Dependencia Dependencia i S Coordinaci n Coordinaci n Antes de empezar Para ingresar al sistema administrativo de correspondencia y archi
8. Ea CR Nota es aqu donde se crean las cuentas para las dependencias m s no las dependencias en s Cuenta de coordinaci n Para mayor facilidad y uso una dependencia se divide en coordinaciones las cuales tambi n tienen encargados Cuenta de coordinaci n Regresar Crear cuenta de acceso al sistema Cuenta para la zl coordinaci n U UUU Dar de alta Lista de cuentas de acceso activas li H Coordinaci n Encargado Usuario Nombre Eliminar APRENDIZAJE E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Igual que el de dependencias solo sirve para crear cuentas para coordinaciones m s no las coordinaciones en s Cuentas de unidad La unidad es el rango m nimo de la jerarqu a de las dependencias ver p gina 2 y tambi n se pueden crear cuentas de unidad Cuenta de unidad Regresar Crear cuenta de acceso al sistema Lista de cuentas de acceso activas UNDADDEPROTOCOLO im tu x Cuenta del administrador El administrador es el encargado del mantenimiento del sistema y puede ser uno o m s administradores para el sistema E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Cuenta de Admmistrador Regresar Crear cuenta de acceso al sistema Acceso ADMINISTRADOR Dar de alta Dependencia Usuario Nombre Eliminar Administraci n de dependencias Para que todo lo anterior funcione a
9. a de prueba Detalles comunes tEormato Electr nico Registra Miro Everardo Partida Detalles generales Nombre responsable Lugar Tipo actradad Sede Essponsable Periodo del informe Fuente Autores Editorial A o de edici n Tipo de tondo Presupuesto Desenpei n Si se desea ver el o los archivos simplemente se hace clic en el hiperv nculo del archivo que se desea ver y autom ticamente se desplegara el contenido del archivo SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Y por ultimo de este apartado si se desea enviar este archivo a alg n otro usuario dentro del sistema est el bot n de Envios al hacer clic en el se desplegara la siguiente tabla Envio de archivos Envia ttro Everardo Partida a 12456 Cabecera de prueba Oficio Documento Notas Para L an Enviar Donde el remitente tiene que ser el nombre que usa la otra persona para entrar al sistema Mis archivos recibidos En esta funci n se pueden ver todos los archivos que se reciben de otros usuarios dentro del mismo sistema se ver la tabla Ema O Feba Documento Notas ES Detales Dr Adrian de Te n PFRESUPUESTO 2011 rec actas 2010 12 03 PARA El documento que Mtro Everardo lt l a CAPACITACION DS me solicitaste en el Fartida Detalles a aE e a oficio HJE444 Logimeverardo 7 o IC T444 SECRETARIA ACADEMICA Dr Adrian de
10. ar Buscador de documentos Clasificaci n Fecha Afo Mezs H Daf 2 Dependencia Mostrar Folio eam Oficio Mostrar Titulo Mostrar Si queremos buscar la cabecera antes creada cabecera de prueba en el campo titulo se pone Md Ml cabecera de prueba o en su defecto las primeras letras ya sea c cab cabecera de un ejemplo es al poner solo la letra c en el campo de titulo y estos son los resultados Mostrar por T tulo c Oficio Ulasf Titulo Depend Fecha Modificar Archivos Eliminar 123456 SERVICIOS caras 000 00 00 M A X prueba INFORME DE ICBV65665 INFORMES RESULTADOS CTA 2019 12 03 M A X TECNOLOGICOS cy d ACTAS Nacio juanito CUCEA 1988 01 01 M A X 325423 ACTAS Nacio juanito ddd 1989 03 02 M A K Se puede ver el oficio la clasificaci n el titulo la dependencia la fecha y los siguientes tres campos son para modificar la cabecera ver los archivos que contiene o en su defecto borrar la cabecera Si se elije modificar una cabecera se presiona la letra M que est al mismo nivel mismo rengl n del registro que se desea modificar SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS llambicaci n Pacha documento Otra dependencia Campos claves SERVICIOS El 0000 00 00 A o mos Dia Oficio hass T tulo Cabaoaradupruada TT Campos Comunes Format
11. da la cabecera el nombre var a seg n la sesi n Los dem s datos son para una mejor clasificaci n y para mejorar la b squeda de documentos los campos con son obligatorios de lo contrario no es necesario llenarlos Una vez llenado los campos se le da clic en el bot n capturar y se ver la siguiente tabla El documento Cabecera de prueba ha sido capoturado con xito Folio confirmado 13 A adir archivos al documento capturado Tipo de archivo Examinar Adjuntar Sino desea adjuntar archivos de clic en Aceptar Aceptar En el primer campo va un titulo para el archivo en el segundo campo es para buscar en la computadora la ubicaci n del archivo para luego subirlo al sistema Nota se pueden subir uno o m s archivos a una misma cabecera djuntando archivos para el documento Cabecera de prueba edir archivos al documento capturado Archivos ad juntos Emir T INT E 2044 04 474 4 1 62 22RELATIVO DE ARC A ARC 2011 01 11 11 53 4 MULTIPLES parl A Si no desea adjuntar archivos de clic en Aceptar Aceptar E de Cuco dom Pagina 15 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Administraci n de archivos Este apartado es para la gesti n de las cabeceras aqu es donde se pueden modificar eliminar agregar o quitar archivos de las cabeceras por ejemplo si se crea alguna cabecera por error Administraci n de archivos registrados Regres
12. entos por folios consecutivos o por folios salteados E de Cuco dom Pagina 27 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Consulta de folios saltados Reporte de correspondencia activa Folio A adir Regresar Fecha de consulta del reporte Fecha de consulta del reporte meros dia 19 de enero del a o 2011 mercoes dia 19 de Enero del a o 2011 z Coorespondecia de ENTRADA Ver salteado Seleccione el periodo del reporte A o 2011 y del Mes Enero y dia or al Mes Enero dia 13 Tumo Ambos turnos v Estatus documento TODOS Mi Ver reporte Por folios Rango de folios del folio alfolio 77 Ver por rango Cuando se encuentren coincidencias seg n el filtro usado se ver una ventana emergente que contendr una tabla parecida a la siguiente de correspondecia ACTIVA de ENTRADA para el periodo 2011 del 01 de Enero al 19 de Enero En el turno Ambos turnos Fecha del reporte Miercoles 19 de Enero del 2011 y Registra 2011 01 11 Miro Ones onde Hora de PENDIENTE Patki f mneciilidoc a 1358007 AUMENTO DE PRESUPUESTO A OOOO PESOS Documento 2011 01 11 Registra 201101 11 1151301r8HBLd00x Miro Correspordecia MESE SALINAS DE COORDINACI N DE TECNOLOGIAS Hora de SE SUNSENT Everardo j h ho ER SORTARL PARA El APRENDIZAJE mnecibilidoc baii Partida 12 DE LA MADRUGADA 11713 Correspondecta Donde en la parte superior se puede ver el
13. examinar y buscar en la computadora el archivo a afiadir a la cabecera Si se desea eliminar alguno de los archivos de el lado derecho esta una columna de Quitar se elije que archivo se va a borrar y se presiona la letra X que este al nivel del archivo a borrar Consulta de archivos Este apartado es para la b squeda de cabeceras y sus archivos existen varios filtros para buscar Busqueda de documentos remstrados Regresar Clashicaci n x Fecha A o Mes Dia Dependencia 3 hlostrar Folio Mostrar Oficio Mostrar T tulo Mostrar Al momento de que se encuentran coincidencias en la parte m s baja aparecer una tabla SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Mostrar por Titulo ca documento 2 011 01 11 12 32 54MULTIELE S pdf Cabecera 123436 SERVICIOS de 0000 00 00 Detalles 2011 01 11 124 35 02RELATIVO DE Envios prueba Y BITS pdf Cabecera 234567 INFORMES de CTA 12011 01 11 Detalles E Envios prueba 2 Donde se puede ver el oficio su clasificaci n el titulo la dependencia la fecha los siguientes son hiperv nculos a los detalles de la cabecera loa archivos que contiene y la opci n de env o solo sirve para enviar dentro del mismo sistema Si se desea ver los detalles se ver la siguiente tabla Detales del archivo o lamficaci n SERVICIOS Fecha documento DO00 00 00 Dependencia exis ora Oficio 124456 Titulo Cabecer
14. filtro que se uso para generar la tabla la fecha del reporte y qu tipo de correspondencia es En caso de tener archivos solo es necesario hacer un clic en el nombre del documento adjunto para que ste se vea al momento Adjuiios Documen o po ts od TEMULTIPLES por 2011 01 17 Hora de necibldoc E de Cuco dom Pagina 28 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Mi correspondencia turnada Esta parte sirve para poder ver los encargos de los superiores o jefes de las diferentes dependencias Mi correspondencia turnada Regresar Donde se puede ver el que env a la correspondencia la fecha que se envi el destinatario y la ltima columna son hipervinculos para ver con mas detalle de que se trata el envio Detalles de correspondencia turnada N mero consecutivo 0 Dia Martes Fecha Fecha actual 2011 01 18 Oficio Envia Edel Dependencia CENTRO UNIVERSITARIO DE CIENCIAS EXACTAS E INGENIERIAS Asunto Manual FCI Observaciones Recibi Hora de recibido Adjuntos Documento 2011 01 18 13 45 47CPUNEG pdf CD Acuse Respuesta seguimiento Reportes de seguimiento everardo 2011 01 19 buscar la posibilidad de comprar dicho microcontrolador Donde se puede ver en la parte superior el n mero de folio de la correspondencia un bot n que explica lo que hace los detalles del documento y en la parte mas baja aparece los reportes del seguim
15. iento Env o de correspondencia Para poder hacer envios de correspondencia se tiene que llenar el siguiente formulario SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS E SEAT CENTROS UNIVERSITARIOS TEMATICOS Unidad INSTITUTO DE INVESTIGACIONES EN INNOVACION Y GOBERNANZA Los campos marcados con son obligatorios Campos claves Dia Meros Fecha A o n Mes n E Dia fs N mero CC consecutivo Estatus documento Otro estatus CC documento Observaciones Ps cue Seleccionar archivo No se eli archivo Adjuntar CD Seleccionar archivo No se eli archivo Adjuntar acuse Seleccionar archivo No se eli archivo Adjuntar respuesta Seleccionar archivo No se eli archivo Enviar Donde tambi n se puede adjuntar archivos Cuando se realiza el envio aparece la siguiente informaci n Correspondencia con asunto desde ao ha sido enviada con xito N mero de comespondencia Folio comespondencia 2508 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS E de Cuco dom Pagina 31
16. la perfecci n es necesario entender la imagen de la pagina 2 E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Administraci n de dependencias Dar de alta dependencia Nueva dependencia Encargado Correo electr nico Dar de alta Dar de alta coordinaci n Dependencia Nueva coordinaci n de la dependencia Encargado Correo electr nico Dar de alta Dar de alta unidad Dependencia Cordinaci n E Nueva unidad de la coordinaci n de la dependencia Encargado Correo electr nico Dar de alta Para crear una nueva dependencia es necesario nicamente el nombre de la dependencia el encargado de la misma y su correo electr nico Para generar una coordinaci n es necesario primero elegir a que dependencia va a pertenecer despu s llenar el formulario con el nombre de la coordinaci n el nombre del encargado y su correo electr nico Para poder crear la unidad es necesario tener primero elegida una dependencia despu s una coordinaci n en ese estricto orden y despu s el nombre del encargado y su correo electr nico Administrador de nombres de turnados En este apartado es para poder agregar nombres de los turnados solo viene un campo y es necesario poner el nombre completo para futuros usos E de Cuco dom Pagina 10 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Capturaci n de nombres de turnados Nombre completo del
17. n numero consecutivo de ID que es el memor ndum en el sistema es necesario tener definido que a o le corresponde a cada ID para eso es este apartado Antes que nada cuando no existe un n mero en el a o seleccionado ste se crea de caso contrario se actualiza SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Establecer n mero de memorandum para la correspondencia anual Regresar N mero de memorandum cosecutivo actual del Ario ltimo n mero de memorandum consecutivo para usar Lista de n meros de memorandums consecutivos anuales registrados JHE m 5 t Si se desea eliminar se presiona la letra X que se encuentra del lado derecho de la tabla Administraci n de correspondencia En ocasiones es necesario el enviar y recibir archivos o informaci n que no pertenece a la misma dependencia es decir dependencias externas para eso sirve la correspondencia Bienvenido everardo Registro de correspondencia Administraci n de correspondencia Reporte de correspondencia Reporte de correspondencia Mi correspondencia turnada Envio de correspondencia Regresar Registro de correspondencia Para tener un orden del registro de correspondencia externa se tiene tambi n dependencias externas con sus coordinaciones y unidades SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Registro de correspondencia Regresar D dencia ELEEA SECRETARIA ACADEMICA EPena encia CUCEA
18. o Elacr nico Registra Mtro Everaide Partida O00000 Campos gencrales utilice los que necesite de acuerdo al documento Hombre responsable Lugar Tipo activicad dede Responsable Periodo del informe Fuente Autores Editorial o de edici n Tipo de fondo Presupuesto Descripol n Modificar Una vez ingresado los datos nuevos simplemente se da clic en el bot n Modificar De la misma forma al querer eliminar un registro se presiona la letra X que este al mismo nivel rengl n del registro que se desea eliminar antes de eliminarlo definitivamente el sistema como medida de seguridad le volver a preguntar si realmente desea eliminar dicho registro si presi n en NO simplemente se regresa a la p gina anterior en caso de ser SI la cabecera ser eliminada Nota esta acci n no se puede deshacer Para gestionar los archivos que contienen las cabeceras es presionando la letra A que corresponda al regl n de la cabecera que de desea gestionar su contenido una vez elegido uno aparecer la siguiente tabla E a dom Pagina 17 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS A adir archivos al documento Cabecera de orueba Tipo de archivo x0rm1n ar Adjuntar Arrhivns admins al dormmentn Tiso rchrro 2011 91 11 11 58 28RELATVO DE 3 ARCI meo AROS 2011 11 11 11 55 46MULTDLES pd Donde para agregar archivos es solo necesario presionar el bot n
19. tas de acceso Cuenta del rector Cuenta de dependencia Cuenta de coordinaci n Cuenta de unidad Cuenta de administrador Donde las funciones de cada bot n se explican a continuaci n Cuenta del rector Es la cuenta se le asigna a la m xima autoridad del C U para distinguirlo de los dem s usuarios E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Cuenta de la Rectoria Regresar Crear cuenta de acceso al sistema ependenci Encargado Usuario Elimimar CUCEA RECTORIA Jr X El campo de Nombre es el nombre completo de el rector el Usuario y contrasefia son los datos con los que despu s podr el rector entrar al sistema En la tabla de abajo se puede ver los rectores registrados en el sistema por seguridad de la cuenta solo se ver el nombre y la contrasefia se encuentra oculta Cuenta de la dependencia El objetivo del sistema es el de gestionar la correspondencia y los archivos de las dependencias por tanto es necesario tener a alguien responsable de dicha dependencia y para generar su cuenta aparece la siguiente tabla E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Cuenta de dependencia Regresar Crear cuenta de acceso al sistema Cuenta para la dependencia B Y Contrase a Dar de alta Lista de cuentas de acceso activas CUCEA SECRETARIA ACADEMICA huma Laz maria CUCEA SECRETARIA E e ADMINISTRATIVA
20. tensa y o variada la correspondencia es m s f cil realizar una b squeda por alg n filtro que verificando rengl n por rengl n para eso sirve esta funci n Administraci n de correspondencia registrada Regresar Buscador de correspondencia Fecha A o 2011 Mes Dia Pia Mostrar N mero anual de correspondencia Mostrar Asunto Mostrar Por dependencia Dependencia PS Cordinaci n Pe Unidad pj Cuando se encuentra una o varias coincidencias en la parte m s baja se despliega una tabla con dichas coincidencias Mostrar por Fecha 18 de Enero del 2011 Dependencia Memorandun _ DR Estatus E Fech Asunto Envia oficio Depend Observaciones Modificar Cancelar Eliminar n mero documento Archivo HC12 PENDIENTE C A de Nokia Si se desea cancelar alg n registro se presiona la letra C de cancelar antes de cambiar de estatus aparecer esta tabla Adjuntos Doc 2011 01 18 12 Respuesta seguimiento E de Cuco dom Pagina 25 SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Esta seguro de que realmente desea cancelar la correspondencia Archivo HC12 de Nokia No Reporte de correspondencia cancelada En la tabla anterior est el bot n de cancelar C que explica lo que hace Cuando existe correspondencia cancelada aparece en esta parte del sistema Reporte de correspondencia cancelada Seleccione el periodo
21. vos esta el siguiente hiperv nculo k UTp arc hivo cucea Jd g mx Para poder ingresar al sistema es necesario tener un nombre de usuario y una contrase a la cual se puede solicitar en el CTA del Centro Universitario de Cs Econ mico Administrativas La cuenta E de Cuco dom SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS es personal y toda acci n que se realice con ella es responsabilidad del usuario as que se recomienda no prestar ni dar a conocer los datos de usuario y o contrase a El sistema es de uso exclusivo para documentos oficiales del CUCEA Al entrar en la p gina que marca el hiperv nculo se puede tener una primera vista del sistema con la siguiente tabla Acceso al sistema de resguardo de archivos Donde Login es el nombre de usuario y clave es la contrase a dada por el encargado del sistema SISTEMA ADMINISTRATIVO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS Manual del administrador Un usuario con privilegios de administrador tiene el poder de crear cuentas para usuarios o para otros administradores y crear dependencias para el uso del sistema Cuando un usuario entra al sistema como administrador el sistema mostrara el siguiente men Administraci n del sistema archivos CUCEA Salir Administrador de cuentas de Administrador de dependencias acceso Administrador de nombres Donde cada bot n explica su funci n Administrador de cuentas de acceso Administrador de cuen
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