Seguridad - Facultad de Ciencias Agrarias
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1. Manual del Usuario de Microsoft Access V nculos con Office P gina 1 Tema VIII Usar Access con otras Aplicaciones para Windows VIII 1 V nculos con Office Access contiene algunas herramientas para an lisis y combinaci n de informaci n con Office Por ejemplo se puede utilizar datos de las bases de datos en hojas de c lculo Excel o documento Word La tabla siguiente presenta las caracter sticas y t cnicas de Access que se puede utilizar para intercalar datos con otras aplicaciones Usar Cuando se quiera Copiar y Pegar Copiar datos seleccionados de campos o registros desde y hasta formularios u hojas de datos de CTRL C CRTL V Access Comando Salida hacia Crear un archivo en formato texto txt Excel xls o Rich Text Format rft men Archivos Comando Enviar Enviar la salida de una hoja de datos un formulario un informe o un m dulo en un mensaje de men Archivo correo electr nico Comando Importar O Crear una nueva tabla a partir de datos guardados en otro formato men Archivo Comando Exportar Crear una base de datos una hoja de calculo un archivo de texto o un archivo de combinaci n de men Archivo Word que contenga los datos de una tabla o consulta Vinculaci n e incrustaci n de objetos OLE Utilizar objetos OLE de otra aplicaci n en los formularios e informes o bien almacenar documentos de otras aplicaciones en la2. base de datos Recopilaci n y Creaci n de ISI Carla M Mansilla Facultad de Ciencias Agrarias Universidad del Litoral Manual del Usuario de Microsoft Access Seguridad P gina 2 Tema IX Seguridad IX 1 Copia de Seguridad de una Base de Datos La creaci n de copias de seguridad es una de las tareas m s importantes del administrador de bases de datos Las copias de seguridad evitan la p rdida de los datos y de la informaci n que los describe Si se realizan modificaciones irreversibles no deseadas en una base de datos siempre se puede volver a la copia de seguridad m s reciente La frecuencia con que se debe hacer una copia de seguridad de una base de datos depende principalmente de la frecuencia con que sta se actualiza Tambi n se debe hacer una copia de seguridad en las siguientes situaciones Despu s de crear o hacer modificaciones sustanciales en el dise o de tablas consultas formularios informes macros o m dulos Antes de hacer grandes cambios en los datos de los que no se tiene completa seguridad como por ejemplo utilizar consultas de accione O hacer cambios en el tipo de datos Despu s de agregar importar o hacer cambios en un gran n mero de registros IX 2 Compactar una Base de Datos Cuando se hacen cambios en una base de datos tales como agregar y eliminar objetos esta puede fragmentarse y utilizar el espacio del disco de forma no ptima Las base de datos deben compactarse peri d
3. ener suficiente espacio libre para almacenar las dos copias de la base de datos la orinal y la codificada Es posible que la velocidad de acceso a los datos de una base codificada sea ligeramente menor Si es necesario puede decodificar la base de datos Recopilaci n y Creaci n ISI Carla M Mansilla Facultad de Ciencias Agrarias Universidad Nacional del Litoral Manual del Usuario de Microsoft Access Seguridad P gina 3 Para Codificar o Decodificar una base de datos se debe seleccionar del men Herramientas la opci n Seguridad el comando Codificar o Decodificar base de datos Seg n la versi n de Access la codificaci n la se ala como cifrar entonces esta ltimo comando ser Cifrar o Descifrar base de datos Recopilaci n y Creaci n ISI Carla M Mansilla Facultad de Ciencias Agrarias Universidad Nacional del Litoral Manual del Usuario de Microsoft Access Seguridad P gina 4 Bibliograf a Manual del Usuario Corporativo Microsoft Access para Windows 95 Microsoft Am rica Latina Manual del Usuario Microsoft Access 1994 Microsoft Corporation Fundamentos de las Bases de Datos Henry F Korth y Abraham Silberschatz University of Texas at Austin Mc Graw Hill Los secretos de Access para Windows 95 Recopilaci n y Creaci n ISI Carla M Mansilla Facultad de Ciencias Agrarias Universidad Nacional del Litoral
4. icamente con el fin de desfragmentar el archivo La base de datos compactada suele ser m s peque a que la original Debe cerrar la base de datos antes de compactarla Antes de compactar aseg rese de que haya suficiente espacio de almacenamiento en el disco para las versiones original y compactada de la base de datos Puede especificar el mismo nombre del archivo original como destino o bien puede usar otro nombre diferente para crear un archivo distinto En el primer caso despu s de haberse compactado con xito la base Access reemplazar autom ticamente el archivo original Para compactar una base de datos se debe seleccionar del men Herramientas la opci n Utilidades de la base de datos el comando Compactar y Repara base de datos 1X 3 Codificar una Base de Datos Si se desea que un archivo de base de datos MDB no se pueda leer fuera de Access es posible codificarlo Un archivo de base de datos codificado es completamente ilegible desde cualquier otra aplicaci n como puede ser un editor de texto La codificaci n puede utilizarse junto con las caracter sticas de seguridad que ofrece Access para evitar que nadie pueda burlar las medidas de seguridad Antes de codificar una base de datos es necesario cerrarla Al codificar una base de datos puede especificar el mismo nombre del archivo original como archivo de destino o bien se puede usar un nombre diferente para crear un archivo distinto El disco duro debe t
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