Contacto CRM 4.0:“Mantenga a sus clientes y grupo de trabajo en
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1. Este archivo lo puede bajar de nuestra p gina web www contactocrm com o lo encontrara en el CD de instalaci n que nosotros le suministramos en la carpeta Contacto CRM 4 Light Aa Wekre lo he Contacto d naialis pogei Pasos para la instalaci n de Contacto CRM Bette uc ma sarena S ol y er od 1 Haga dobleclick sobre el archivo ContactoCRMEsp exe 2 Oprima aceptar 3 Oprima el bot n OK para continuar 4 Oprima el bot n con el computador para iniciar la instalaci n 5 Oprima aceptar para finalizar la instalaci n El aplicativo ya esta instalado un su computador Para correr el aplicativo vaya ha Inicio Programas Contacto 4 Al correr el aplicativo por primera vez tendr que responder una serie de preguntas para la configuraci n del aplicativo Lea cuidadosamente todas las pantallas Ei AO At BA IMPORTANTE En la instalaci n del aplicativo usted ingresara el nombre y la contrase a del usuario principal PORFAVOR NO OLVIDAR ESTA CONTRASE A Men de botones Contacto CRM 4 0 SANTIAGO TORRES Mi rcoles 04 Agosto 2004 01 56 p m ER Buscar Cliente Sea Ayuda 103 a Y Men Buscar Filtrar la base de datos S je Cliente Funciones para Agregar Renombrar o Borrar clientes O Configuraci n Secci n para la adecuaci n del programa Nombre campos eventos 0 usuarios y tel fono Q S Botones O e Agregar Agregar clientes nuevos O e Notas Secci2. Colombia Reg 2004 T rminos de licencia Al instalar y usar al aplicativo se esta aceptando los t rminos de licencia Santiago A Torres L no se hace responsable de da os al aplicativo causados por mal manejo del mismo o fallas en los equipos Santiago Torres no se hace responsable por da os causados por perdida de datos Se recomienda hacer copias de seguridad de la base de datos peri dicamente Al adquirir esta licencia se hace responsable por el n mero serial asignado para el uso de las licencias adquiridas Los derechos de autor son nicamente de Santiago A Torres L y solo se esta cediendo los derechos de uso del aplicativo Este aplicativo esta protegido por las leyes Internacionales de derechos de autor Este software no es retornable despu s de haber sido comprado La licencia de uso adquirida es intransferible Para cualquier pregunta o sugerencia Contacto CRM Tel 571 2130896 Ave 15 109 65 Ofc 102 Bogot Colombia soporteOcontactocrm com ventasOcontactocrm com santiagotorOyahoo com r as A e AEA Vis tenos en nuestra p gina web www contactocrm com i
3. funci n que tenga marcado En la parte de abajo hay unos niveles predeterminados Documentos F inio F agregar F agyag E Ciente Cinai E Emplorar l Berm E Dec Feos Colisaciones E ana F drogas F Agregar F Mein F Explorar Chente Estos niveles de acceso pueden ser pra r F Bere Condiguraci n modificados en cualquier momento e E Agregar _ Estar nombre campos Parormbrar por la persona que tenga Ps F ima E apeg I Ecbtar tierras de listas autorizaci n a este servicio r Ac Funcionalidad individual o en Red o Cuando se realiza una instalacion Individual la base de datos es creada en C Contacto CRM Base de datos ai contacto mdb Programa y Base de datos prod mdb event mdb personal mdb base mdb soporte mdb Cuando se realiza una instalacion en RED el esquema es el siguiente En uno de los computadores se realiza una instalaci n como servidor lo cual crea la base de datos en ese computador bajo CAContacto CRM Las demas instalaciones se realizan como usuario lo cual significa que utilizan la base de datos en el computador servidor ARE _ Programa nicamente ai con ruta al servidor po Servidor Programa y Base de datos Base de datos contacto mdb prod mdb Ei Aa At Be Programa nicamente con ruta al servidor ai event mdb n personal mdb base mdb Programa nicamente Prag soporte mdb co
4. mbacto LA Palm Para poder usar el modulo de Palm e Baje el modulo Contacto CRM 4 0 PALM Module e Instale PalmConverter e Suba a su Palm ContactoEs prc y NSBRuntime prc a su palm e Ejecute Contacto CRM y oprima el bot n PALM e Decida cuantos registros de evento por cliente y cuantas ultimas ventas totales quiere subir a su PDA M crno numero de ventas 100 Ei r At ABA La velocidad y cantidad de informaci n para subir a su palm depende de la velocidad y memoria que su PALM tenga 20 Adaptar campos a sus necesidades o En Contacto CRM los nombres de los campos se pueden 1 Ingrese el nombre del Renombrar campos adaptar a sus necesidades en el men Configuraci n campo de desea renombrar Renombrar campos 2 Oprima Buscar Renombrar campos La mayor a de los campos se pueden renombrar Adapte 3 Si aparece en el campo los campos para guardar informaci n seg n su tipo de Renombrar el nombre del negocio campo escriba sobre este el f nuevo nombre En la ficha Info se pueden cambiar los nombres Por ejemplo si usted no maneja clientes sino pacientes usted 4 Oprima aceptar puede cambiar el nombre Cliente a Paciente e En la ficha de los Contactos los campos Otro1 Otro2 Otro3 o Otro4 se pueden renombrar para guardar alg n dato que sea importante para su negocio e Las fichas Detalles 1 y Detalles 2 En estas fichas todos los campos se pueden reno
5. n para guardar notas de cada asesor Las notas son personales y Q AY no tiene relaci n con ning n cliente hay C e Event Agregar un registro de evento Q je e Filtrar M todo para filtrar la base de datos O e Correo Correo interno Mensajes entre usuarios de Contacto CRM y e Prod Ingreso de productos ha e Clientes Listado en tabla de todos los clientes E e Cont Listado en tabla de todos los contactos que tiene OQ e Cotiza Registro de todas las cotizaciones OiComp Registro de todas las Ordenes de Compra O e Ventas Registro y an lisis de las ventas registradas de todos los clientes e Tareas Registro de todas las tareas pendientes e Eventos Registro de todos los eventos e Calen Calendario Palm Exporte sus datos a su PALM Se requiere una instalaci n adicional e Salir Salida de Contacto CRM Informaci n b sica de los clientes Cu l es la direcci n y los tel fonos Qui n esta encargado de este cliente Tiene p gina web Cu l es la raz n social Tenga a la mano toda la informaci n Case AEC INDUSTRIAE b sica de sus clientes Tener a la mano los E SOTEER 7 Eiri a BATHO TORRES datos de sus clientes le puede ahorrar we e Tai ELi aly pa piese mucho tiempo castas Sopa region e f Dapai ETT El Pata Cokmiia Zj Usted encuentra 3 tipos de campos T pea Eanan eneen diferentes DERMOCELL DEPARA Y COMA RA TOA e TEXTO Direcci n Tel etc usted puede
6. 1118 053 00 riai 1 055 mitai An lisis de ventas por cliente 1 AEREOS LOGETICS 2 SUFERA BR X ELA 3 ABCINDUA TRIAS a GENSINTEC LTDA 5 TO EXPRESS GA 6 ELECTROMANOFACTURAS BA T TECHICAS ANDINAS MDUSTRALES LTDA LATIMED COLSMBIA SA BANIOPAATES 10 COLOMBIAN MEDICARE LTDA 11 TECHICAS Y TECHICAS 12 TEACHING ANO TUTORING COLLEGE DE COLOMBIA S A 13 SPEED TRANSPORT DE COLOMBIA 84 14 AFA 10 27 C TRADING LTDA 16 DIFHEL LTDA 17 CEMERAA LTDA 16 VICENTE VARS OLLER 10 DIRUAN Y COMPARA L TOA Z0 BUZON DIGITAL LTDA HAS PORRO COLOMBIA 5 4 22 TRAMEXCO ZA 23 DEAMOCELL Ji HGILAS 14403 ZAPATA 20 PRODUCTOS LACTEOS 54H JLIAMERA 20 WARTSILA COLOMBIA SLA 27 OUALATA LTDA EA a m sa 1505580 00 244 000 008 275050000 2459 00 00 2 2500000 00 2 00 000 00 1920 000 00 1500 500 60 1300 000 00 1400 000 00 1201M 11200 Awab 04 bhigi 09 800 000 00 750 000 00 500 000 017 308 073 04 305500 0 395 000 00 375 000 07 350 000 07 3500000 00 150 500 00 Wama 150 000 07 300 000 00 A a Pen 14 An lisis de ventas por producto Cu nto he vendido este mes Qu producto fue el que m s vend C mo han sido las ventas de X producto C mo han sido las ventas en el ltimo a o Saber cuanto se ha vendido en un periodo como se est n moviendo sus productos es muy importante Conocer sus meses fuertes sus ciclos de ventas le permite planear estrategias Grafique y analice las ventas po
7. LTDA una nueva tarea DERVOCALL DERLAM Y COMPARE LTDA e Las razones Grupo y Motivos para las tareas pueden ser modificadas en el men Configuraci n Eventos e Si esta marcado Tarea de grupo la tarea ser generada para TODOS los clientes en ese momento en la lista de clientes e Despu s de terminada una tarea haga doble click sobre la tarea y registre que pas con esa tarea e Al oprimir una tarea usted podr ver los comentarios de esta tarea en el cuadro de texto en la secci n de abajo Llar a oscar ajeri producto A Ae ABA Eventos Cu ndo fue la ultima vez y cuantas veces se ha llamado al cliente Cu ntas visitas se le han hecho Qui n fue la ultima persona contactada y que hablaron ALECAMIORA CUENCA PRADILLA AMIA Lleve registros detallados de todos los cs m eventos que suceden con sus clientes cares pecar lot pi E a Lleve control sobre al trabajo que sus PAGADOS 16143 785 AGREGAR SANTIAGO TORRES AGREGAR EVE TARDA LTDA asesores realizan con sus clientes Oprima el bot n Agregar para registrar un nuevo evento Seleccione un grupo y luego el evento de ese grupo Escriba su As arca ac comentario sobre este evento e Para borrar un evento seleccione primero el evento y luego oprima Borrar Los listados de grupos y eventos se pueden modificar en el men Configuraci n Eventos www contactocrm com pmen MEGAN r
8. MANUAL DEL USUARIO Contacto CRM 4 0 Mantenga a sus clientes y grupo de trabajo en Contacto Contacto CRM 4 0 www contactocrm com Indice Indice Introducci n Instalaci n del aplicativo Men de botones Informaci n b sica de los clientes Contactos en el cliente Detalles 1 y Detalles 2 Tareas pendientes Eventos Documentos de los clientes Fotos de los clientes Cotizaciones Ordenes de compra y Ventas An lisis de ventas por clientes An lisis de ventas por productos Productos Usuarios del sistema Funcionalidad individual o en Red Copia de seguridad Palm OS Informaci n portable PDA Adaptar campos a sus necesidades Adaptar lista de eventos Nosotros Introducci n Contacto CRM es una f cil y gil base de datos que le permite agilizar muchos procesos en su empresa aumentando la productividad mejorando el servicio a sus clientes y as incrementando sus ventas Contacto CRM fue desarrollado para ser usado por empresas con la necesidad de un sistema CRM pero que no tiene los recursos monetarios para adquirir costosos programas Estamos seguros que Contacto CRM llenar sus expectativas ya que es un aplicativo creado pensando en necesidades reales de las empresas Cordialmente Santiago A Torres Gerente Contacto CRM Ei e A Ee ee Instalaci n del aplicativo Para poder instalar Contacto CRM usted debe tener el archivo ContactoCRMEsp exe
9. O cocer DUAF S0LLISONES LTDA Wi ED sA EPHEL escribir directamente en el campo ES AH e SELECCI N Ciudad Regi n etc usted selecciona los datos oprimiendo la flecha al lado de cada campo FECHA Para agregar una fecha haga doble click sobre el campo El nico campo que no se puede cambiar directamente es el campo del nombre del cliente Para cambiar este campo debe ir al men Cliente Renombrar Para agregar o editar tems a los campos de selecci n Ciudad Departamento A Regi n etc oprima el bot n al lado del campo Con los campos de tel fono al hacer doble click usted podr marcar autom ticamente usando su m dem Primero tiene que configurar el m dem en Configuraci n Tel fono E s Aee Eda Los campos de P gina web y Correo e tienen hyperv nculo con Outlook y Explorer Contactos en el cliente te Qui nes son mis contactos C mo se llama el asistente Cu l es el correo electr nico Cu l es el tel fono directo Cu ndo cumple a os Guarde datos espec ficos sobre sus contactos Mientras mas sepa sobre la persona con la que est hablando mejor z Eia DIGITAL LTDA estar preparado EFE TASDIG LTDA CLINS UEDICARE LTDA CERMCCELL e Para agregar un contacto oprima el E bot n agregar e Para borrar un contacto primero seleccione al contacto a borrar y luego oprima el bot n Borrar Usted podr agregar o captu
10. ai ay enana el o El Contacto CRM 4 0 Documentos o D nde esta el documento que le envie Qu documentos le he enviado Cual es la ltima propuesta enviada Organice los documentos de cada cliente y tenga a la mano sus documentos plantilla No vuelva a perder un documento enviado anteriormente Contacto CRM crea una carpeta para cada cliente BERGH DETAL LTDA CYC TRADIHO LTOA Oprima el bot n Agregar para agregar a nuevos documentos a la carpeta del DEA Y COMEA IA LTDA cliente Para ver un documento simplemente haga CMA doble click sobre el nombre y se abrir con oie eri el programa correspondiente Para hacer uso de los documentos plantilla arrastre el documento desde la ventana de plantilla hasta la ventana de documentos del cliente Para agregar documentos a la ventana de plantilla debe hacer los siguiente En el computador servidor en la ruta CiContacto CRM Formatos copie aqu los documentos que quiere disponible en la ventana de plantilla pai Lat AEA 11 www contactocrm com Contacto CRM 4 0 Fotos de los clientes D nde estan las fotos de las instalaciones de mi cliente D nde y como estan instalados nuestros productos C mo es el logo de la empresa Organice las fotos que tenga de sus clientes Puede guardar fotos de las reuniones eventos etc con sus clientes Oprima el bot n Agregar para agregar fotos o capturar la
11. mbrar Eje Cambie de Campo F a Numero de empleados e Los detalles de los productos Data12 Data 22 Data 32 Data42 se pueden renombrar Por ejemplo cambie Data32 a Color En el ingreso de cotizaciones los campos Tiempo de entrega forma de pago y Observaciones tambi n se pueden cambiar A Aee eA PAE JEH Da Td 6 FIDA E re TED LOA Enna L IDA Si Cambie los nombres de los campos SAA Did AE DEE LTD Do rd FA Adaptar lista de Eventos En Contacto CRM los eventos utilizados para registrar tareas o eventos se puede modificara Grupos Eventos del grupo sus necesidades en el men Configuraci n VENTAS Evento de VENTAS LLAMAR Eventos ara Los eventos se agrupan en grupos pas CURE CONTABILIDAD CIERRE Ejemplos SEGUIMIENTO ENVIAR INFORMACI N SOPORTE Grupo CONTABILIDAD Bana Eventos COBRAR COTIZAR DEPOSITAR Grupo VENTAS Eventos CIERRE ENVIAR INFORMACION LLAMAR NOTA SEGUIMIENTO p frota SEGUMENTO e Agregar un grupo e Borrar un grupo Borrar todos los seventos del grupo e Agregar evento al grupo seleccionado A e Be e Borrar evento del grupo 22 Nosotros Somos una compa a dedicada al desarrollo de Software que se acomode a la situaci n real de las peque as y medianas empresas Derechos de Autor Programa desarrollado por Santiago A Torres L Derechos de Autor Santiago A Torres L Bogot
12. n ruta al servidor 18 Copia de seguridad Porqu hacer copias de seguridad Cada cuanto debo hacerlas C mo las hago Todos sabemos que los computadores pueden fallar en cualquier momento perdida de energ a disco duro se puede da ar se pueden robar el computador donde esta la base de datos Tener una copia de sus datos en CD ROM es una tranquilidad que no tiene precio e Las copias de seguridad se deber an hacer a diario Usted se debe hacer la siguiente pregunta para saber cada cuanto hacer las copias de seguridad Cuanta informaci n se arriesgar a a perder La de un d a una semana o un mes No se arriesgue a perder informaci n Haga copias todos los d as en CD ROM Hacer copias de seguridad de sus datos en Contacto CRM es muy f cil Solo tiene que copiar la carpeta CiContacto CRM que esta en Instalaci n individual CiContacto CRM Computador local Instalaci n en red C Contacto CRM Computador servidor Se deben copiar la carpeta completa Ei AO At BA 19 Palm OS Informaci n portable PDA Quiere poder llevar todos los datos de sus clientes en su mano Si usted tiene una PDA con sistema operacional PALM OS Usted podr cargar su base de datos en ella La informaci n es solo para lectura no se puede modificar en la PDA Lleve en su Palm Datos b sicos e Contactos e Detalles 1 y 2 Eventos e Tareas e Ventas E Par s
13. r e Cliente e Producto Ref e Periodo Asesor e Cantidad de unidades e Descuentos Vea e Ventas promedio e Ventas totales Descuentos totales Total cantidades A Ae Aaa 15 Productos Organice todos sus productos o servicios de una forma f cil y gil Productos Registre caracter sticas de sus productos fotos y precios Para poder registrar Cotizaciones Ordenes de compra o Ventas hay que primero ingresar la referencia Cantara CRH de productos 1 Contacto CRM Canada CAH 20 Cantacia CRIA x Contado TRH 40 En la ventana de productos oprima A aa Agregar En la siguiente ventana 4103 Conama CAM podr agregar los datos de su Fa CSEE producto eLos campos Versi n No Versi n Data32 y Data42 pueden ser cambiados en el men de Configuraci n Renombrar campos Emma 53 Engine 41 www contactocrm com Renombrar campos Contacto CRM 4 0 Contacto CRM 4 0 www contactocrm com Usuarios del sistema o Como Contacto CRM funciona en una plataforma de red usted puede agregar usuarios y definir que nivel de acceso tiene cada uno Los usuarios podr n usar Contacto CRM desde cualquier computador usando su nombre y contrase a Pasos para agregar usuarios e Vaya al men Configuraci n Usuarios e Oprima Agregar e Ingrese el nombre y la contrase a e Seleccione nivel de acceso El usuario tendr acceso a la
14. rar una foto de cada contacto Al hacer doble click sobre el correo electr nico o el tel fono podr enviar un correo o marcar el tel fono del contacto Ca A Si desea ver o editar los datos de cada 7 Ad anni contacto haga doble click sobre el nombre o cargo A Ae E Detalles 1 y Detalles 2 Qui nes me pagan a 30 dias Desde hace cuanto tiempo es cliente Qu forma de pago tiene Tiene credito Guarde datos espec ficos sobre sus clientes Cambie los nombres de estos campos para adaptarlos a sus necesidades Mientras mas sepa sobre las carater sticas de cada cliente mejor podr atenderlo Usted encontrar campos de Selecci n Texto Fecha Para editar los campos de fecha haga doe click sobre el campo Renombrar campos Para cambiar el nombre de estos campos debe ir al men Configuraci n Renombrar campo Escriba el nombre del campo que desea cambiar Oprima buscar Luego escriba ei OA AEA Kencmbrar campos Tareas pendientes n Qu tengo pendiente con este cliente Cu ndo debo volverlo a llamar Cu ndo debo enviar la cuenta de cobro Organice todas las tareas que tiene pendientes con sus clientes Sepa quien es el asesor y cuando es la pr xima vez que m 3 E 7 a el cliente va a ser contactado TT T A E Cue mma KEDE ARPA TES LIDO CTL LTDA e Oprima el bot n Agregar para ingresar E VE PRADO LTDA CIRAN MEDACARE
15. s con la webcam Para ver una foto haga click sobre el nombre de la foto para la vista previa en pantalla Si desea abrir la foto haga doble click sobre el nombre eLa opcion de Abrir con programa externo le permite abrir la foto con un programa externo Con el bot n Explorer usted podra tener acceso directo a la carpeta de fotos de ese cliente 12 www contactocrm com Contacto CRM 4 0 Qu le he cotizado a mi cliente Qu Ordenes de Compra he recibido Qu me ha comprado Lleve un control de sus Cotizaciones Ordenes de Compra y Ventas Es importante saber que se le ha vendido a sus clientes Oprima el bot n Nuevo para agregar un registro Para poder ingresar un registro deben haber productos registrados con anterioridad Para esto ver la secci n de productos En la ventana de nuevo registro agregue los productos a registrar Los campos de Datos cotizaci n Olcompra o ventas se pueden modificar en Configuraci n Renombrar campos A A e ARA Qu cliente me ha comprado m s este mes Qui n me ha comprado m s este producto Organice en orden descendente e comportamiento de compra de sus clientes Organice sus clientes por Cantidad de ventas Referencias de productos Periodos de venta Estad stica Total ventas e Promedio ventas e Cantidad de ventas totales e Cantidad de ventas promedio SES 3
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