Manual del Usuario - Departamento de Hacienda de Puerto Rico
Contents
1. 9 Aportaciones a Planes Cualificados 26 Comprobante de Correccion 499R 2c W 2cPR Formulario e Solo podra tener acceso a esta pantalla cuando haya completado el proceso a de transferencia electr nica c Archivo Formularios Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 24 4 2PR 499A 2A 2PR Comprobante de Retenci n Declaraci n Informativa 480 6 499A 20w 2cPH Correcci n al Comprobante Crear Correcci n Ver Correcci n e En esta pantalla puede enmendar el comprobante de retenci n de algun empleado S lo podr enmendar el comprobante original de cada empleado hasta 2 veces e Seleccione si va a enmendar el comprobante original 499R 2 W 2PR o uno previamente enmendado 499R 2c W 2cPR Seleccione Empleado para Crear Correcci n C 499R 2 2P R C 499R 2CAN 2CPR e Desde esta pantalla puede seleccionar o eln mero de seguro social o o elnombre del empleado Continua en la pr xima p gina 21 Comprobante de Correcci n 499R 2c W 2cPR Continuaci n Formulario e Solo puede editar o corregir la informaci n de los campos que no est n 499R 2c W sombreados 2cPR Archivo Imprimir Utilidades continuacion mataro AGO ZEMEZEPR CORRECCI N AL COMPROBANTE DE RETENCI N 1a A o a 1b Fecha Cese de 2a Num De Seguro 2b Num De Seguro 3 Num De Identificaci n Corregirse Operaciones Social Empleado Social Conyugue E es OC ae 4a Nombre Inicial Appellido s 5a Nombr2. Archivo Formularios Utilidades Seleccione del men Utilidades Transferencia Electr nica 480 6B 1 Reconciliaci n Anual Calculadora Importar Informaci n 499A 24W 2PR Comprobante de Retenci n 490 6 Declaraci n Informativa Transferencia Electr nica Resumen y Reconciliaci n Imprimir Hoja de Confirmaci n 460 661 Reconciliaci n Anual Disco 490 30 Planilla Anual j Internet TT Y F g T Imprimir Hoja de Tramite Para continuar la transferencia electr nica seleccione o Disco 3 5 Floppy refi rase a la secci n Transferencia Electr nica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 19 o o Internet refi rase a la secci n Transferencia Electronica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 22 Para imprimir la Hoja de Confirmaci n de Transferencia Electr nica refi rase a la p gina 23 Puede imprimir el formulario para sus r cords presionando el bot n de Imprimir Recuerde que NO tiene que enviar el formulario firmado al Departamento de Hacienda El Programa completa s lo las columnas 1 y 2 del formulario Usted tiene que completar los dem s encasillados 480 30 PLANILLA DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RETENIDA EN EL ORIGEN A NOR Original C Enmendada Clave Industrial E E gt E N z o gt ow an o ow S gt o 4 1 Salarios Jornales o Compensaci n 2 Distribuci n de Sociedades 3 Venta de
3. G Completada la importaci n de la informaci n F480 66 con de 18 Continua en la pr xima p gina 47 Importar Informaci n al Programa Continuaci n Importar a Declaraciones Informativas Continuaci n e El informe de errores es una lista que contiene o nombre o seguro social o n mero de identificaci n patronal y o los encasillados de la declaraci n informativa de los individuos o entidades e Los encasillados que est n marcados indican la informaci n que tiene errores e Vea ejemplo en la p gina 45 e Para imprimir desde la misma pantalla seleccione del men Imprimir e Debe o abrir el archivo de Excel o Texto o corregir dicha informaci n y o Comenzar nuevamente el proceso de importar hasta que no tenga errores 48 Rotulacion y Envio del Medio Magnetico Comprobantes de Ls gape e Coloque una etiqueta externa en el Disco 3 5 Floppy para el Departamento 499R 2 W 2PR de Hacienda e Vea el siguiente ejemplo Departamento de Hacienda MMW2PR 1 Ano EIN Nombre Tel e Si usted va a someter una copia a la Administracion del Seguro Social debe colocar una etiqueta externa en el Disco 3 5 Floppy como la siguiente SSA AWR MMREF 1 EIN Name Address City Country Zip Code Phone Continua en la proxima pagina 49 Rotulaci n y Env o del Medio Magn tico Continuaci n Declaraciones e Coloque una etiqueta externa en el Disco 3 5 Floppy para el De
4. Transferencia Electr nica Para realizar la transferencia electr nica de los formularios completados por Internet o al Disco 3 5 Floppy Resumen y Reconciliaci n Para completar e imprimir los Formularios 499R 3 480 5 480 6B 1 y 480 30 Imprimir Hoja de Confirmaci n Para imprimir el Hoja de Confirmaci n cuando la transferencia electr nica se realiz por Internet Imprimir Hoja de Tr mite Para imprimir la Hoja de Tr mite cuando la transferencia electr nica se realiz al Disco 3 5 Floppy 13 Entrar Informacion en los Formularios e Hay 2 alternativas para crear los Comprobantes de Retencion y las Declaraciones Informativas si a O A Entrar directamente la informaci n en la pantalla del formulario correspondiente Importar la informaci n autom ticamente en el Programa Entrar a e Para entrar la informaci n en los formularios proceda con las siguientes Informaci n instrucciones en los Formularios la opci n que elige es continue en esta secci n completar los encasillados directamente en la pantalla de formularios la opci n que elige es refi rase a la secci n Importar Informaci n al importar la informaci n a los Programa en la p gina 42 para instrucciones de formularios como importar la informaci n 14 Comprobantes de Retencion 499R 2 W 2PR Formularios e Para completar los comprobantes de retenci n siga las siguientes 499R 2 W 2PR instrucciones Archivo F
5. gina 15 Comprobantes de Retenci n 499R 2 W 2PR Continuaci n Cuando termine de entrar los datos del primer empleado oprima el bot n Almacenar Si cometi alg n error y necesita borrar los datos de un empleado que est n en pantalla oprima el bot n de Cancelar Crear 499R 2AN 2PR Para a adir otro comprobante de retenci n seleccione en el men A adir Archivo Imprimir Utilidades A adir Eliminar Cerrar Repita este proceso cuantas veces necesite para crear los comprobantes de retenci n de todos los empleados de su compa a Una vez haya almacenado el primer formulario usted ver los siguientes botones que podr utilizar para moverse por los comprobantes de retenci n Si necesita eliminar el r cord ya almacenado del empleado que ve en pantalla seleccione en el men Eliminar Mensajes de error En cada campo que contenga un error el Programa le colocar el icono de manejador de errores Al colocar el mouse encima del icono se mostrar el tipo de error que cometi en ese campo 1 Hombre Inicial Apellido s a Direcci n Postal Favor de incluir el Nombre Continua en la pr xima p gina 16 Comprobantes de Retenci n 499R 2 W 2PR Continuaci n Impresi n de Borradores y Revisi n de Formularios e Una vez finalizado el proceso de entrar todos los comprobantes de retenci n tiene que imprimir los mismos en borrador y revisarlos para evitar que se tra
6. ow 590 00 7 Dividendos Ingresos de Fomento Industrial Ley 26 8 Dividendos Ingresos de Fomento Industrial Ley 8 de 9 Distribuciones de Planes de Pensiones 7 800 0 4 500 00 a 4 500 00 O o w 4 500 00 ae passo aeoo o ewo o oo 1 000 zj lts e Cuando termine de entrar los datos del formulario oprima Almacenar para guardar la informaci n e Una vez completado y almacenado el formulario tiene que imprimir el mismo en borrador y revisarlo para evitar que se transmita informaci n incorrecta e Oprima el bot n de Imprimir El formulario impreso incluir en el trasfondo la frase For Review Purposes Only ADVERTENCIA Si NO REVISA el Estado de Reconciliaci n Anual 480 6B 1 en borrador y encuentra alg n error luego de haber transferido el mismo SOLO PODRA REALIZAR CORRECCIONES MEDIANTE UN ESTADO DE RECONCILIACION ENMENDADO Ser necesario que transfiera nuevamente el Estado de Reconciliaci n Anual NOTA Recuerde que para poder imprimir el formulario sin el For Review Purposes Only deber hacer primero el proceso de Transferencia Electr nica e El proceso de transferencia electr nica se puede hacer a trav s del Internet o en Disco 3 5 Floppy Continua en la pr xima p gina 3 Resumen y Reconciliaci n Continuaci n Transferencia Electr nica 480 6B 1 continuaci n Planilla Anual de Contribuci n sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes 480 30
7. 5 nas reciente C EXCEL TEXTO Si es un documento de EXCEL favor de especificar el nombre de la hoja de trabajo Sample Data e Para poder importar un documento de Microsoft Excel el usuario deber especificar el nombre de la Hoja de Trabajo Worksheet ey Import AIRAA ale lol xi A B6 D 3 F G H I k Errol ait ha bl 1 Empheme Empridde me sodelssctyo Addassl address Oty State ZipCode ZipCodeExt Chistsbs Fran J Perez 111223333 Calla Matadero 550 San Juen PR 00936 1234 3 Mara bel Malos amp 622353411 Calle Luna ist o San Juan PA 10935 i d 5 B E z Hoja de Trabajo de Excel 10 11 12 13 14 15 H a Sample Data Leyo yf jal rile Nombre de la Hoja de Trabajo Continua en la proxima pagina 46 Importar Informacion al Programa Continuaci n Importar a a ones e Oprima el bot n de Importar y escoja el archivo de la siguiente pantalla o de Informativas donde usted la haya grabado Continuaci n A SCL Look ir E Import Layout da E ex Ex Files of type Excel 97 Worksheet Cancel EA ii Open as read only hy Comp uter A e Si el archivo no aparece en esta pantalla o tiene que navegar para buscar la localizaci n del archivo o luego seleccione Open e Cuando el Programa termine de importar el siguiente mensaje aparecer indicando cuantas declaraciones informativas se procesaron sin errores Informaci n
8. Drive para que lea el CD Aparecer n los siguientes folders Full Install y Manual El folder Full Install contiene los subfolders Floppy y Single En el subfolder Single se encuentra la instalaci n del Programa Informative2004 msi Ejemplo de e Directorio del archivo de instalaci n Informative2004 msi pantalla Windows Explorer AM E File Edit Yew Go Favortes Took Help a A oo tah a na Poo ly eG AA A aul Back Erard Up Cik Copy Pate Urdo Daele Plopeilies Wisi Address E Full Install Single Folders x Mam o Se Type Desktop 2 Bl Informative2004 mai a327 KB windows El Mp Computer ls JH Floppy Ac IC 41 Removable Disk 0 F Continua en la pr xima p gina Instrucciones para Usuarios del Programa en CD Continuaci n Instalacion del Programa desde el CD continuacion ACCION UA Seleccione Informative2004 msi y siga con las instrucciones que aparecen en su pantalla para que instale el Programa 7 Una vez instalado el Programa vera en su Desktop el icono Programa W 2 e Informativas 2004 O En el folder de Manual se encuentra el Manual del Usuario del Programa_W 2 e Informativas 2004 Favor de imprimir este Manual de instrucciones ANTES de comenzar a utilizar el Programa No es necesario tener el CD del Programa en la computadora para utilizar el mismo Instrucciones e Para copiar el archivo de data proceda con las si
9. Internet pase a la p gina 22 e Inserte un disco en blanco en su computadora y siga las instrucciones del Programa hasta que termine el proceso Vea diagrama a continuaci n Aviso al Usuario Ea Est seguro que desea crear el medio magn tico Browse For Folder El ES El My Computer 3t Floppy 5 Local Disk C cer Compact Disc E E Control Panel OK Cancel New Folder we e Seleccione el directorio donde va generar el disco magn tico y presione OK Continua en la pr xima p gina 19 Transferencia Electronica Continuaci n PASO ACCION o y O 2 Una vez escogido el directorio y terminado el proceso de transferencia al disco saldr n los siguientes mensajes Aviso al Usuario UL La creaci n del archiva electr nico fue completada Aviso al Usuario i No olvide preparar el Label que incluir con el disco Debe referirse a A la Rotulaci n del Medio Magn tico en el Manual Aviso al Usuario Aa El Departamento de Hacienda le recomienda que haga un RESGUARDO BACKUP de su 104 localizado en CNDHAINFOR MATYAS 4D ata20041111111111 104 para sus archivos personales Una vez terminado este proceso e tiene que imprimir la Hoja de Tramite que acompana el Disco 3 5 Floppy e esta Hoja de Tr mite la obtiene a trav s del menu principal Utilidades Imprimir de Hoja de Tr mite Hoja de Tr mite 499R 2 W 2PR Archivo Formularios Utilidades Calcu
10. de Microsoft Excel el usuario debera especificar el nombre de la Hoja de Trabajo Worksheet EY Import 092 Wels i l joj xj A B C D E F 5 H l al kE zj Errol ast ha bmi 1_ Emphisme Empridde me sodslseouitydo Mddrezsl Address Oty state ZipCode ZipCodebxt Cristau jen J Perez 111223933 Calla Matadero RES San Juen PA DOSS 1234 l 3 Mara Hl Malos amp 62253411 Calle Luna Rist o San Juan PA 10335 d 5 6 a Hoja de Trabajo de Excel i0 11 12 13 14 16 arl Hoa MS Sample Data Leyout f ja JF Nombre de la Hoja de Trabajo Continua en la pr xima p gina 43 Importar Informaci n al Programa Continuaci n Importar a chan amies e Oprima el bot n de Importar y escoja el archivo de la siguiente pantalla o de d nde usted la haya grabado de Retenci n Import_4806 Import _499R 22 T in um Files of type Excel 97 Worksheet Cancel My Network F T Open az read only My Computer A Importar a l Comprobantes Si el archivo no aparece en esta pantalla de Retenci n age o tiene que navegar para buscar la localizaci n del archivo continuaci n q gar p o luego seleccionar Open e Cuando el Programa termine de importar el siguiente mensaje aparecer indicando cuantos comprobantes de retenci n se procesaron sin errores x i Completada la importaci n de la informaci n 499R 2MW 2PR N mero de Batch 3 con 2 total de WZ Continua en
11. todas las declaraciones informativas correctas puede comenzar el proceso de transferir electr nicamente al Departamento de Hacienda vea pr xima p gina NOTA Recuerde que NO PODRA REALIZAR CAMBIOS a las declaraciones informativas luego de que las transfiera electr nicamente 33 Transferencia Electronica Transferencia Electronica Pantalla El proceso de transferencia electronica se puede hacer a trav s del Internet o en Disco 3 5 Floppy Seleccione del men Utilidades Transferencia Electr nica 480 6X Declaraci n Informativa Archiwo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transferencia Electr nica 499F 2 2PR Comprobante de Retenci n Resumen y Reconciliaci n 460 6 Declaraci n Informativa Imprimir Hoja de Confirmaci n 400 681 Reconciliaci n Anual Imprimir Hoja de Tramite 460 30 Flanilla Anual Luego la siguiente pantalla le aparecer METODO DE RADICACION Favor de seleccionar el formulario que desea transferir Seleccione el formulario que va a transferir electr nicamente Puede seleccionar uno s lo todos o cualquier combinaci n Para continuar la transferencia electr nica seleccione o Disco 3 5 Floppy refi rase a la secci n Transferencia Electr nica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 19 o o Internet refi rase a la secci n Transferencia Electronica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 22 Para imprimir la Ho
12. AVISO Este Programa y su Manual de usuano est n protegidos por las Leyes de Derechos de Autor de los Lenguajes Estados Unidos Titulo 17 del C digo de Estados Unidos La reproducci n o venta sin autorizaci n previa delos mismos puede ser causa de encarcelaci n de hasta un a o y multas de hasta 10 000 17 USC 506 Los violadores de estas disposiciones tambi n podrian estar sujetos a cargos cmles 2004 CEG IHC E Derechos A continuacion las diferentes opciones que le provee la pantalla Botones Crear Utilice esta opci n para crear el archivo de trabajo de su compa a Abrir Si ya habia creado el archivo de trabajo de su compa a escoja esta opci n para accesar dicho archivo Salir Cierra el Programa Lenguajes English Si desea cambiar el idioma de espa ol a ingl s Utilidades Asignar Localizaci n del Archivo Puede navegar por su directorio para cambiar la direcci n donde se grabar n los archivos creados Si no cambia la localizaci n del archivo ste se guardar en el disco duro de su computadora Calculadora Contiene una calculadora integrada para hacer computos matematicos Crear Compania Crear o Antes de crear el archivo de su compa a debe estar de acuerdo con los Compa a t rminos del Departamento de Hacienda e Este paso s lo se har una vez Luego usted entrar por Abrir e Para crear una compa a proceda con las siguientes instr
13. Acceso 11 Menu Principal Pantalla del Baas e Men Este es el men principal una vez haya creado o abierto la compa a el cual Ai contiene ARCHIVO FORMULARIOS UTILIDADES Principal Archivo Formularios Utilidades e A continuaci n la descripci n de las alternativas bajo cada opci n Archivo Informaci n Compa ia A adir Formulario Cerar Compa ia Alternativas Significado Informaci n Compa a Puede ver los datos de la compa a creada A adir Formulario Para a adir los formularios que no fueron creados al momento de Crear Compa a Cerrar Compa a Cierra el archivo y regresa a la pantalla principal Formularios Archivo Formularios Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 27w 2PR Declaraci n Informativa 480 6 mace A e Comprobante de Retenci n 499R 2 W 2PR y 499R 2c W 2cPR Declaraci n Informativa 480 64 480 6B 480 6C y Enmendadas Continua en la pr xima p gina 12 Menu Principal Continuaci n Utilidades Alternativas Significado Calculadora Provee para realizar c lculos num ricos Archivo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transferencia Electr nica Resumen y Reconciliaci n Imprimir Hoja de Confirmaci n Imprimir Hoja de Tramite Importar Informaci n Para importar la informaci n a los Formularios 499R 2 W 2PR 480 64 480 6B y 480 6C desde una hoja de Excel o formato de texto
14. Correcci n 499R 2C W 2CPR occoccccocccccccncoccnconcnconcnconnnnonnnnnnnnnonnncnanononons 27 Declaraciones Into MallVaS iuioita ini ad 30 Impresi n de Borradores y Revisi n de FormularlOS coocccocccccncnccncnconcnconcncnncnnnanonnannnnns 31 EMO o eae 33 TRANSTECTENCla Ele CHONO Asset oo proiroteeerepore 34 MPA ROMU OS ei a 35 Resumen y Reconciliaci n ener it edi i ici 36 Resumen de las Declaraciones Informativas 480 5 oocconnccnniconioonconnconoconooonooonconnonononons 36 Estado de Reconciliaci n Anual de Ingresos Sujetos a Retenci n 480 6B 1 37 Planilla Anual de Contribuci n sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes A O AN 38 Enmendar Declaraciones Informativas 480 6X ooccconccccnccocncocncconococononnonononnnnnonnonanonunononos 40 Importar Informaci n al PrograMa ooncccnnncccnnnnncccncnncccnnancnenonnnnnnnnnnnennnnnrrnnnnnrrnnannrrnnannrrnnannnns 42 Importar a Comprobantes de Retenci n occcccoccncccccncccncncnononononnnononnnonannnnnnrnnnnncnnnnncnonnncnns 43 Importar a Declaraciones Informativas ooccconnccocccocncoononnnnnncnonnnonncnnnrnonnncnnnnnnrnnnnnonanonnrnnnnns 46 Rotulaci n y Env o del Medio Magn tico cooonncciconncnnccccnncnnccncnncnnnnncnnannnnnennnnnnnrnnnannnnnnnnan 49 Advertencias e El Departamento de Hacienda el Estado Libre Asociado de Puerto Rico sus agentes o empleados no se responsabilizan por el uso de este Programa ni por la correccio
15. ESTADO LIBRE ASOCIADO DE PUERTO RICO DEPARTAMENTO DE HACIENDA PROGRAMA W 2 E INFORMATIVAS 2004 MANUAL DEL USUARIO IE N APS ND Y i D A j fn lt Socana VERTO RICO sp A INDICE PROM CUNO Cla dai 1 Instrucciones para Usuarios del Programa en CDoooocccnnnccnnnnccnnonncnannnnnnanonnanrrnnanrrnnanrenannnnnans 2 Instalaci n del Programa desde el CD ooccocccnccncccccccnccncncocnccononononnnnonononnnononnnnanonaronnnnnaninaness 2 Instrucciones para Copiar el Archivo de su Compania al Disco Duro occcoccnccccnccncnccncnnonos 3 Fechas Limites para Rendir Gita 5 ACCESO all PFOG NAIM A rra 6 Grear COMPANIA untitled 7 PUIG OWI GIN ed ro 11 Menu Principalas sesine aana aaa aae aesa aaa RAAE naes aa aE EAE AAE Aaa EAE Aaa AAEE AAE aa aE aaa 12 Entrar Informaci n en los Formularios cccceeseeeenseecenseeeenseseensesesseneaseeseaseesonseesonnees 14 Comprobantes de Retenci n 499R 2 W 2PR cccssccccsssecceneeccnneesenseenenseeseaseesoaseesonsenees 15 Impresi n de Borradores y Revisi n de Formularios cccccceseseeceeeeeeeeeeeeeseeeseeeseeeesees 17 A edeu e EAEE 18 leia A ected 19 SCS Do 19 A O A O O A 22 FOIE DE CONTIMACI N AA E tes aleet 23 ONRI ste agli tela ols ieee mentee reece arr tre erent A etn nee ter nr eee 24 RESUMEN YA e ant 26 Estado de Reconciliaci n 499 R 3 ooccoonccccncccnniconoconnoconenononanconononononannonononononanconanenanonan 26 Comprobante de
16. El proceso de transferencia electr nica se puede hacer a trav s del Internet o en Disco 3 5 Floppy Seleccione del men Utilidades Transferencia Electr nica 480 30 Planilla Anual rchivo Formularios Utilidades Lalculadora Importar Informaci n Transterencia Electr nica 499R 244 2 PR Comprobante de Retenci n P Resumen y Reconciliaci n 490 6 Declaraci n Informativa Imprimir Hoja de Confirmaci n 460 667 Reconcilacion Anual Irnprimir Hoja de Tramite 460 30 Planilla Anual Disco Internet Para continuar la transferencia electr nica seleccione o Disco 3 5 Floppy refi rase a la secci n Transferencia Electr nica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 19 o o Internet refi rase a la secci n Transferencia Electr nica de Comprobantes de Retenci n ver p gina 22 Para imprimir la Hoja de Confirmaci n de Transferencia Electr nica refi rase a la p gina 23 Puede imprimir el formulario para sus r cords presionando el bot n de Imprimir Recuerde que NO tiene que enviar el formulario firmado al Departamento de Hacienda 39 Enmendar Declaraciones Informativas 480 6X Formulario 480 6X Pantalla Formulario 480 6X e Solo podra tener acceso a esta pantalla cuando haya completado el proceso de transferencia electr nica seleccione del menu Formularios Declaraciones Informativas 480 6X Enmendar Forma 480 6X Crear Enmendada e En esta pantalla puede Crear un
17. N mero de Identificaci n Patronal 11 1111111 N mero de Tipo de Records Confirmaci n Fecha Hora Formulario Recibidos Estatus 0000310 Oket 27 2004 LAT LAM W2 OK Current Page Mo 1 Total Page Mo 1 foom Factor 75 Hoja de e Para imprimir la Hoja de Confirmaci n de Transferencia Electr nica desde Confirmacion el menu principal seleccione Utilidades Imprimir Hoja de Confirmacion Hoja de Confirmacion 499R 2 W 2PR Pantalla Archivo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transferencia Electr nica Resumen Reconciliaci n Imprimir Hoja de Confirmaci n Hoja de Confirmaci n 499R 2 44 2PR Imprimir Hoja de Tramite Hoja de Confirmaci n 480 23 Imprimir Formularios Imprimir Formularios Pantalla Imprimir Formularios Imprimir Formularios Especificos Pantalla Imprimir Formularios Especificos Para imprimir un formulario seleccione la opci n de Imprimir Forma 499R 2 W 2PR del menu Puede imprimir O O O O uno en espec fico todos 499R 2 W 2PR la Copia del Patrono o la Copia del Seguro Social Archivo Imprimir Utilidades Formularo 499A 2w 2PA P E specifico Todos 499 244 2PR Copia del Patrono Copia del Seguro Social Para imprimir un formulario en espec fico desde esta pantalla puede seleccionar O O el n mero de Seguro Social o el nombre del empleado imprimir Formulario 499R 242 111223333 JUAN DEL PUEBLO Continua
18. Propiedad 4 Dividendos Regal as 6 Intereses 7 Rentas 8 Distribuci n de Planes de Pensiones 9 Espect culos P blicos 10 Otros me a a P P n P in n in co c to pr ES gt an N S gt i w ba P hg gt gt gt gt gt gt gt a Sa a a gt a a a AAN Ss aaa Ea ae EE O Cuando termine de entrar los datos del formulario oprima Almacenar para guardar la informaci n Continua en la pr xima p gina 38 Resumen y Reconciliaci n Continuaci n Impresi n de Borrador y Revisi n del Formulario Transferencia Electr nica 480 30 Una vez completado y almacenado el formulario tiene que imprimir el mismo en borrador y revisarlo para evitar que se transmita informaci n incorrecta Oprima el bot n de Imprimir El formulario impreso incluir en el trasfondo la frase For Review Purposes Only ADVERTENCIA Si NO REVISA la Planilla Anual de Contribuci n sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes 480 30 en borrador y encuentra alg n error luego de haber transferido la misma S LO PODR REALIZAR CORRECCIONES MEDIANTE UNA PLANILLA ENMENDADA Ser necesario que transfiera nuevamente la Planilla Anual de Contribuci n sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes NOTA Recuerde que para poder imprimir el formulario sin el For Review Purposes Only deber hacer primero el proceso de Transferencia Electr nica
19. a a enviar por otro m todo que no sea el correo Departamento de Hacienda Secci n de Correo S 14 Edificio Intendente Ram rez 10 Paseo Covadonga San Juan PR 00902 Importante Para que el Departamento de Hacienda pueda leer el Disco 3 5 Floppy es importante que cuando coloque la etiqueta label de la informaci n de la compa a no obstruya los recuadros de la parte superior del Disco 3 5 Floppy No Obstruir No Obstruir 51
20. a declaraci n informativa enmendada Archivo Formas Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 2 4 2PR Declaraci n Informativa 480 6 Forma 480 64 Ingresos No Sujetos a Retenci n Forma 480 68 Ingrezoz Sujetos a Retenci n Forma 480 60 Ingresos Sujetos a Retenci n Mo Residentes Enmendar Forma 480 6 Crear Enmendada Ver Enmendada e Seleccione el tipo de formulario que desea enmendar Seleccione Empleado para Crear Enmendada C 480 64 460 66 C 480 60 ll S o Continsar cancrar e Desde esta pantalla puede seleccionar o el n mero de seguro social o o el nombre del empleado Continua en la pr xima p gina 40 Enmendar Declaraciones Informativas 480 6X Continuaci n Pantalla Formulario 480 6X Continuaci n Enmendar 480 6B 1 480 30 FORMULARIO 480 68 ENMENDADA PARA LA DECLARACI N INFORMATIVA INGRESOS SU Mal Ed N mero de Seguro Social Nombre y Apellidos o Nombre de Entidad o Ident Patronal JUAN DEL PUEBLO 111 3333 Direcci n Postal Numero de Cuenta Bancaria Municipio Pa s C digo Postal N mero de Control 1 Pagos por Servicios Prestados por Individuos 35000 00 1500 00 2 Pagos por Servicios Prestados por Corporaciones O O y Sociedades 3 Pagos por Indemnizaci n Judicial o Extrajudicial o 4 Dividendos A 5 Distribuciones de Sociedades O O 6 intereses excepto IRA C O a T Dmadendos de Ingresos de Fomento Industrial Ley 26 d
21. a parara de ic ere dc por al Buk 4 OTER re napr lei cor kon de a ar a orb clade arses d Dhin T krr i a opel Fim a ae pra A liep a 1ER Ai Ae Le ll LE A oe ee ke pore eke eer a ar Peri hr unirme Sete Serie Gu OEA eb ab nich a TH Bde AOS Corba par ori de Teed rria EL crainn ial pE Tiiri li G gm Ed de rad parir O A AA da Crd ches dl a et eo e da ram Ce To de IET ie ds eee ere ee ee paiera par la rin rado AAA IATA TICA TRE COP Y LST BE PTT TED PTA OU RET sr Gee Bed bp Te A E A O AOL rT a lla aay rare bh METH Cada raat balled Ui ad aed Waly bisi ahe a wih hpi eth gy ad dl aa A Pl a rr meu TY Ihe Ax a oo rimai Hi Coes od Ti m re a eed ie m lor or y par ait shy ves Bahl ke phe rl JETTA 0 an ek mu Del F Bao bb a e F a A a Me ee a a bien E e ja a i ere CS seeded ba da Onda aod ba e El TA dd ape core el pad o era al rel ro 200 ar Epenicidaadad bar m jarr a moi T A a Tirri is soi parai e pla Fer ripi i perem A dehh d pe ee ee e A A A A pe AAA Pp a arapen y E are bp pude wed e dics eed or ce ry e ol ainda rad cds nodo oa pra proc by Core all e ply ol a Da Td aa Pe e Pd ee tr liado W H y Bka a a H A TAL CCT CACA de ia rm 30 PORRES Tur al 5 a lie mang 5 ri rte k E omen borro eee coer ed prepa oor ber pee a fhe T a pe del als de Sleep ds ds is iii mi ea era o pr 8 Pere oe PIPA Current Page Mo 1 Total Page Ho 2 Zoom Factor 50 20 Resumen y Reconciliacion Estado de Reco
22. age Mao 1 foam Factor 15 Continua en la proxima pagina 21 Transferencia Electr nica Continuaci n Internet a e Para la transferencia electronica a traves de Internet siga las instrucciones del Programa hasta que termine el proceso e Vea diagrama a continuaci n E al Usuario Ez Desea transmitir la ntormaci n a Hacienda Aviso al Usuario Est seguro que desea transmitir la nformaci n Yes F Transferencia Electronica por Internet Conectando Compilando Info Transmitiendo Datos Confirmando Transferencia Electr nica por Conectando a Aviso al Usuario a Compilando Info UL Transferencia completada Transmitiendo Datos Confirmando Continua en la pr xima p gina 22 Transferencia Electronica Continuaci n Internet e Finalizado el proceso de la transferencia electronica por Internet saldra Hoja de autom ticamente en pantalla una Hoja de Confirmaci n que debe imprimir Confirmaci n para mantener en sus r cords como evidencia de la radicaci n e Seleccione Imprimir e Si no desea imprimir la Hoja de Confirmacion en este momento puede seleccionar del menu Archivo Cerrar y tendra la opcion de imprimirla en cualquier otro momento CF Archive Imprimir Pantalla Hir H A ha Imprirnir ManReport Estado Libre Asociado de Puerto Rico Departamento de Hacienda Area de Rentas Internas Confirmacion de Tranferencia Electronica Nombre DEPT HACIENDA
23. ciones autom ticamente Informativas l 480 5 e Seleccione el formulario 480 6A 480 6B 0 480 6C para el cual desea ver el Resumen e Puede imprimir el formulario para sus records presionando el boton de Imprimir Recuerde que NO tiene que enviar el formulario firmado al Departamento de Hacienda Pantalla P 480 5 RESUMEN DE LAS DECLARACIONES INFORMA iim ES C 480 64 480 66 C 480 60 N mero de Documentos Cantidad Retenida 1 500 00 Cantidad Total Pagada 35 000 00 Continua en la pr xima p gina 36 Resumen y Reconciliaci n Continuaci n Estado de Reconciliaci n Anual de Ingresos Sujetos a Retenci n 480 6B 1 Impresi n de Borrador y Revisi n del Formulario Transferencia Electr nica 480 6B 1 e El Programa completa s lo las columnas 1 y 2 del formulario Usted tiene que completar los dem s encasillados 480 6B 1 ESTADO DE RECONCILIACION ANUAL DE INGRESOS SUJETOS A RETENCION Original C Enmendada Municipio Estado C digo Postal DE CA E E 4 Servicios Prestados por Individuos a gt Y gt A a 2 Servicios Prestados por Corporaciones y Sociedades 15 260 01 350 00 350 00 350 00 3 Indemnizaci n Judicial o Extrajudicial a RR CC 4 Dividendos esoo 1500 of 130000 of ow0 150000 sso 150000 o 130000 o oof 1 500 00 5 Distribuciones de Sociedades 10 256 01 2 630 00 2 630 00 2 630 00 6 Intereses Excepto IRA __29 200 9 200 0 590 00 E saoo 00 Sa
24. e 2 de junio de 1978 E a 8 Dividendos de Ingresos de Fomento Industrial w fT Ley 8 de 24 de enero de 1987 9 Distribuciones de Planes de Pensiones o o oo S lo puede editar o corregir la informaci n de los campos que no est n sombreados Para imprimir y revisar el borrador del formulario enmendado presione el bot n de Imprimir Para imprimir los formularios enmendados sin la frase For Review Purposes Only en el trasfondo deber completar el proceso de la transferencia electr nica nuevamente Vea secci n de Transferencia Electr nica en la p gina 34 Una vez prepare una declaraci n informativa enmendada para cualquier formulario 480 6 B o C el Programa actualizar autom ticamente las columnas de cantidad pagada y contribuci n retenida de los formularios 480 6B 1 y 480 30 respectivamente Usted tendr que imprimir y revisar el borrador del formulario que haya sido afectado por la enmienda Para imprimir los formularios enmendados sin la frase For Review Purposes Only en el trasfondo deber completar el proceso de la transferencia electr nica nuevamente 41 Importar Informacion al Programa Importar Informacion al Programa Esta seccion aplica solo a usuarios que van a importar informacion al Programa e Puede importar la informacion data para los formularios desde una hoja spreadsheet Excel o en formato de texto e Para ver el formato layout y ejemplos de c m
25. e y Direcci n Postal del Patrono 4b Direcci n Postal del Empleado PO BOX 9022501 AA sac a een sa SAN JUAN 00902 Municipio Pa s C digo Postal 6a Num Seg Soc INCORRECTO 6b Nombre del Empleado INCORRECTO A e IIA 7 Costo de Pensi n o Anualida 5 po 9 Comisiones lt A 10 Concesiones dh 11 Propinas dU 12 Total 8 9 10 11 25 000 00 35 000 00 10 000 00 e Cuando termine de entrar los datos del formulario oprima Almacenar para guardar la informaci n e Una vez creado el comprobante de correcci n seleccione la siguiente opci n para imprimir Archive Formularios Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 2 4 2PR 499A 2w 2PR Comprobante de Retenci n Declaraci n Informativa 480 b 499R 20w 2CcPRA Correcci n al Comprobante Crear Correcci n Yer Correcci n e Seleccione el comprobante de correcci n que desea ver Seleccione Empleado para Yer Correcci n C 499R 2 v 2P R C 499R 2CMW 2cPR e Oprima el bot n de Continuar Continua en la pr xima p gina 28 Comprobante de Correcci n 499R 2c W 2cPR Continuaci n Formulario 499R 2c W 2cPR continuacion Para imprimir el comprobante de correcci n seleccione del men la opci n de Imprimir Archivo Imprimir Utilidades Copia del Empleado Todos 499 2044 2cPR Copia del Patrono Copia del Seguro Social Una vez haya impreso el comprobante de correcci n debe firmarlo y enviarlo al Departam
26. electr nico con la descripci n de su situaci n particular a techsupport hacienda gobierno pr En la alternativa podemos enviarle por correo electr nico el archivo correspondiente a su compa a para que lo copie directamente al directorio de su computadora Si desea esta opci n puede escribirnos a w2info hacienda gobierno pr o enviarnos un fax al 787 977 1337 787 977 1338 solicitando el archivo Cuando reciba el correo electr nico con el archivo de su compa a refi rase a la p gina 3 del Paso 4 en adelante para que cople el archivo al disco duro de su computadora 10 Abrir Compania Abrir B e Para abrir una compa a proceda con las siguientes instrucciones Compa ia PASO ACCION e Debe estar de acuerdo con los t rminos del Departamento de Hacienda para continuar Oprima OK INFORMACION AL USUARIO El Departamento de Hacienda el Estado Libre Asociado de Puerto Rico sus agentes o empleados no se responsabilizan por reclamaciones relacionadas con el uso de este Programa Est de acuerdo con estos t rminos e Anote el N mero de Identificaci n Patronal y el Nuevo C digo de Acceso que le asign el Departamento de Hacienda dos veces Oprima Entrar para continuar H mero ID Patronal Ll C digo de Acceso gt NOTA El 29 de octubre de 2004 el Departamento de Hacienda envi una Notificaci n a todos los patronos y agentes retenedores asignando el Nuevo C digo de
27. en la pr xima p gina 24 Imprimir Formularios Continuaci n Selecci n de Impresi n Pantalla Imprimir Formularios Oprima el bot n de Continuar el siguiente mensaje aparecer Awiso al Usuario E Desea ver en pantalla la impresi n Yez Mo ce Archivo Imprimi Conteste Yes para ver el formulario en la pantalla Conteste No para enviar el formulario a la impresora Para imprimir el formulario que est en pantalla seleccione del men Imprimir para enviar el documento a la impresora 4 4 P H A Imprimir MH ainA epart END O PS EED AAA OF PRE TZ DPS iMi nF Reo F PARE FAT OP THE TEEADUE COR PLC AH TE DE PETERS HOH ATTHAHOLD Fig ETATEMERT PDA ELEL Pall RON 11345 Cass SAN TATICON ILIA SA arcu ici ero aaa FHACIFEDA POH 34H rA or hir Ox 1023501 Capia far Parada del Error TAT7 Di Copy D for Emplea a Tar Behe JUAN PR 10510 33011 w 2004 BAT E DEBEAS SORES ESTA TIPPI EL AS PALA JS A ATA E T Tar a a A korko a a Cm EAS TAE TE de oe Abra ius ur bajo de pr es 13 300 MAF ed dl O e a EA da E A AO A A CINTA A A i pels pad raa A FEMA ICAO O Co de Seti rr de Puro Hor A eg ee Ciel ar ge Ei poo ado bajo co dr Du de del Dgo ONE ee ee A A js de rr ic pl o ICAA AO A AA O A Te E O CA A eee E pei rs dial Can ge cd ada de E MEC A y cd Cor AA O a e A reli per ae ATA NO TIA CA A A Es TEA FDA TA ee paris UIC ee IA A ce dde eerie ich A ii declara si
28. ento de Hacienda ya que el Programa no provee la opci n de transferencia para los comprobantes de correcci n Si el comprobante de correcci n afecta los totales del Estado de Reconciliaci n de Contribuci n sobre Ingresos Retenida Formulario 499R 3 deber imprimirlo para someterlo junto con el comprobante de correcci n al Departamento de Hacienda Recuerde que debe firmar ambos formularios antes de rendirlos NOTA El Programa provee para que el Formulario 499R 3 se actualice autom ticamente cuando se preparan comprobantes de correcci n que alteran las cantidades que se informaron originalmente 29 Declaraciones Informativas Declaraciones e Para completar las declaraciones informativas siga las siguientes Informativas instrucciones Archivo Formularios Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 2444 2PR Declaraci n Informativa 480 67 Formulario 480 64 Ingresos No Sujetos a Retenci n Formulario 480 66 Ingresos Sujetos a Retenci n Formulario 480 60 Ingresos Sujetos a Retenci n No Residentes Enmendar Formulario 480 6 PASO ACCION 1 e Pantalla Declaraciones Informativas 480 6A 480 6B y 480 6C FORMULARIO 480 68 DECLARACI N INFORMATIVA INGRESOS SUJETOS A RETENCI N Ox P N mero de Seguro Social Nombre y Apellidos o Nombre de Entidad o dart Patronal AAA Direcci n Postal N mero de Cuenta Bancaria Di AAA Municipio C digo Postal N mero de Control 1 Pagos
29. ero Identificaci n Personal PIN asignado por Administraci n del Seguro Socia Fecha Cese de Operaciones 01234567 Seleccione el Formulario a crear C W2 C 4806 x Ambas Si la informaci n arriba es correcta oprima el bot n de CREAR Si usted va hacer cambios en la informaci n oprima el bot n de EDITAR UNA VEZ OPRIMA EL BOT N DE CREAR USTED NO PODRA CAMBIAR ESTA INFORMACION e Oprima EDITAR para cambiar cualquier informaci n o CREAR si desea continuar Si el archivo ya fue creado no puede crearlo otra vez El siguiente mensaje le aparecer Aviso al Usiario x Lo sentimos pero ellos tipols de Formalarno que esta tratanto de crear ya fueron creados anteriormente 7 Si el archivo de la compa a ya fue creado debe referirse a Abrir Compa a en la p gina 11 Continua en la pr xima p gina Crear Compania Continuaci n El archivo se crear autom ticamente en el directorio de su computadora definido en el men de Utilidades ver pr xima secci n El nombre del archivo ser su N mero de Identificaci n Patronal l04 Ejemplo 123456789 104 Como parte del proceso de crear el archivo el Programa necesita acceso al Internet si no encuentra acceso el siguiente mensaje aparecer Aviso al Usuario Favor de verificar la conesi n al Internet y tratar nuevamente Verifique su conexi n al Internet y trate de nuevo Si tiene problemas con la conexi n al Internet puede enviarnos un correo
30. guientes instrucciones para Copiar el Archivo de su Compa a al Disco Duro PASO ACCION 1 Inserte el diskette que le provey el Departamento de Hacienda en el Drive A de su computadora 2 Desde My Computer o Windows Explorer seleccione el Drive A para que lea el diskette Aparecer un archivo con su N mero de Cuenta Patronal 104 4 Seleccione el archivo con su Numero de Cuenta Patronal l04 para copiarlo en su computadora Seleccione del menu bar la opci n de COPY Vaya a My Computer o Windows Explorer seleccione el Drive C y busque el siguiente Directorio C DH INFORMATIVAS Data 2004 PASTE Este proceso copiara el archivo que esta en el diskette al disco duro de su computadora Una vez terminado este proceso retire el diskette del Drive A En el Desktop seleccione el icono Programa W 2 e Informativas 2004 En el folder de 2004 seleccione del menu bar la opci n de Continua en la pr xima p gina Instrucciones para Usuarios del Programa en CD Continuaci n x eS Derechos de Autor AVISO Utilidades Este Programa y su Manual de usuario est n protegidos por las Leyes de Derechos de Autor de los Lenguajes Estados Unidos T tulo 17 del C digo de Estados Unidos La reproducci n o venta sin autorizaci n previa delos mismos puede ser causa de encarcelaci n de hastaun a o y multas de hasta 10 000 17 USC 506 Los violadores de estas disposiciones tambi n podr an es
31. ja de Confirmaci n de Transferencia Electr nica refi rase a la p gina 23 34 Imprimir Formularios Imprimir Formularios Pantalla Imprimir Formularios Para imprimir un formulario seleccione la opcion de Imprimir Formulario 480 6A 480 6B 480 6C del menu Puede imprimir o uno en espec fico o todos 480 6A 480 6B 480 6C o o la Copia del Pagador o Agente Retenedor Archivo Imprimir Utilidades Formulario 45066 Espec fico Todas 460 66 Copia del Agente Retenedor Para continuar con la impresi n de formularios refi rase a la secci n de Imprimir Formularios de Comprobantes de Retenci n ver p gina 24 35 Resumen y Reconciliacion Resumen y E n oe Reconciliaci n En esta opci n puede revisar editar e imprimir los siguientes formularios o Resumen de las Declaraciones Informativas 480 5 o Estado de Reconciliaci n Anual de Ingresos Sujetos a Retenci n 480 6B 1 o Planilla Anual de Contribuci n sobre Ingresos Retenida en el Origen a No Residentes 480 30 Pantalla Archivo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transterencia Electr nica Resumen Reconcillaci n Estado de Reconciliaci n 499 H 3 Imprimir Hoja de Confirmaci n Resumen de las Informativas 480 5 Imprimir Hoja de Tramite Reconciliaci n Anual 480 661 Planilla Anual 480 30 Resumen de e El Programa completa el Resumen de las Declaraciones Informativas 480 5 las Declara
32. la pr xima p gina 44 Importar Informaci n al Programa Continuaci n Importar a Comprobantes El informe de errores es una lista que contiene de Retenci n a Hombre continuaci n o seguro social y o los encasillados del comprobante de retenci n de los empleados E Archivo Imprimir 4 4 Fl Ch ot Imprimir Manh eport Records 499R 2 W 2PR con errores dds Horsma de 70H Cidgo Enei Jep Sew Erna Su puro jak eyes Sec Paria Azel ekau Dritti A a Aah Pra Eral Ca En Duplicado re ek JUAN JPEE 0 4 q 0 4 E eH MALA FA RATOS O Current Page Mo 1 Total Page Ho 1 Zoom Factor 50 e Los encasillados que est n marcados indican la informaci n que tiene errores e Para imprimir el informe seleccione del men Imprimir e Debe o abrir el archivo de Excel o Texto o corregir dicha informaci n y o Comenzar nuevamente el proceso de importar la data hasta que no tenga errores Continua en la pr xima p gina 45 Importar Informacion al Programa Continuaci n Importar a o Declaraciones El proceso de importar data a las Declaraciones Informativas es similar al de Informativas los Comprobantes de Retenci n e Sin embargo al seleccionar el tipo de archivo de donde va a importar tiene que especificar cu l declaraci n va a completar o 480 6A o 480 6B o 480 66 e Vea el siguiente ejemplo Seleccione el tipo de archivo a importar C 480 64 EXCEL 970 C EXCEL
33. ladora Importar Informaci n Transferencia Electr nica Resumen y Reconciliaci n Imprimir Hoja de Confirmaci n Imprimir Hoja de Tramite Hoja de Tramite 499A 27w 2PR Hoja de Tramite 480 6 NOTA El Programa completa parte de la Hoja de Tr mite autom ticamente Usted tiene que completar el nombre direcci n y tel fono de la persona contacto fecha de radicaci n e indicar si el diskette es original o enmendado Continua en la pr xima p gina 20 Transferencia Electr nica Continuaci n 4 Seleccione Imprimir q Archivo Imprimir ld 4 Fi chor Imprimir ManReport Magnetic Media Transmital Form For Tax Year 2004 499R 2 W 2PR FORMS Mail the Magnetic Media and this Company EIN 11 1111111 Form to Company Name DEPT HACIENDA Departmet of the Treasury P O Box 9022501 Company Phone 757 721 2020 San Juan Puerto Rico 00902 2501 A Address PO BOX 9022501 or _ _ E E SAR JUAN FR me IMI Bring the Magnetic Media and this SARA RP Form to Any inquiries may be directed to Department of the Treasury 6 Mail Section Office S 14 Submitter Contact Person OFICINA DE Intendente Ramirez Building 10 Paseo Covadonga San Juan Puerto Rico 00902 Submitter Contact Address Submitter Contact Phone 787 977 1337 Date Submitted Original File Corrected File Official Use Only Recelved by Quantity received Diskettes Date referred to Production Control Section Date TT Current Page Mo 1 Total P
34. mprobante de retenci n del empleado al cual necesita editar Los comprobantes estar n ordenados por el n mero de seguro social Utilice los botones de Anterior y Pr ximo para hacer la b squeda Una vez encuentre el comprobante de retenci n haga los cambios necesarios al comprobante del empleado Luego de finalizado los cambios y estar seguro que ya est n todos los comprobantes correctos puede comenzar el proceso de transferir electr nicamente al Departamento de Hacienda vea pr xima p gina NOTA Recuerde que NO PODRA REALIZAR CAMBIOS a los comprobantes de retenci n luego de que los transfiera electr nicamente 18 Transferencia Electronica Transferencia i Electr nica El proceso de transferencia electr nica se puede hacer a trav s del Internet o en Disco 3 5 Floppy e Seleccione del men Utilidades Transferencia Electr nica 499R 2 W 2PR y la opci n de transferencia electr nica que va a utilizar Disco 3 5 Floppy o Internet Pantalla Archivo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transterencia Electr nica 499 244 PR Comprobante de Retenci n Disco Resumen Y Reconciliaci n 460 6 Declaraci n Informativa Internet Imprimir Hoja de Confirmaci n 490 681 Reconciliaci n Anual Imprimir Hoja de Tramite 490 30 Planilla Anual Disco 3 5 Para la transferencia electr nica al Disco 3 5 Floppy siga las siguientes Floppy instrucciones si escoge transferir a trav s del
35. n y exactitud de los resultados obtenidos en el proceso de preparar los formularios e Todo Patrono o Agente Retenedor que utilice este Programa debera mantener una copia del archivo Num de Cuenta Patronal l04 que contiene la informacion de los formularios por un periodo minimo de 4 anos e Por razones de conservacion de documentos solo puede utilizar una impresora laser No nos responsabilizamos por problemas que pueda ocasionar a sus formularios la utilizacion de otro tipo de impresora al imprimir e La informacion en este documento est sujeta a cambios sin previo aviso Los ejemplos de compa as organizaciones productos personas y eventos aqu representados son ficticios Cumplir con toda ley aplicable de derechos de copias es responsabilidad del usuario Sin la limitaci n de derechos de copias ninguna parte de este documento podr ser reproducida almacenada o introducida a un sistema de recuperaci n de datos o transmitida en alguna forma electr nica mec nica fotocopia grabaci n u alguna otra forma o para alg n prop sito sin el permiso previamente escrito del Departamento de Hacienda Instrucciones para Usuarios del Programa en CD Instalaci n del e Para instalar el Programa que le provey el Departamento de Hacienda en CD Programa proceda con las siguientes instrucciones desde el CD ACCION Inserte el CD del Programa en el CD Drive de su computadora 2 Desde My Computer o Windows Explorer seleccione el CD
36. nciliacion 499 R 3 Pantalla Estado de Reconciliacion 499 R 3 Archivo Formularios Utilidades Calculadora Importar Informaci n Transferencia Electr nica Resumen de las Informativas 480 5 Reconciliaci n Anual 480 6B 1 Planilla Anual 480 30 H H Resumen p Reconciliaci n Estado de Reconciliaci n 499 A 3 Imprimir Hoja de Confirmaci n Imprimir Hoja de Tramite El Programa completa el Estado de Reconciliaci n de Contribuci n sobre Ingresos Retenida autom ticamente S lo puede editar o corregir la informaci n de los campos que no est n sombreados Puede imprimir el formulario para sus r cords presionando el bot n de Imprimir Recuerde que NO tiene que enviar el formulario firmado al Departamento de Hacienda 499 R 3 ESTADO DE RECONCILIACI N DE CONTRIBUCION SOBRE INGRESOS RE Mel Fa Nombre del Negocio Num Identificaci n Patronal Nombre del Patrono o Persona de N mero de Tel fono Contacto OFICINA DE PATRONALES 787 721 2020 Direcci n Postal Fecha comienzo de operaciones PO BOX 9022501 10 14 2004 7 Fecha Cese de Operaciones Municipio Estado Codigo Postal i E Total de Comprobantes Incluidos a ae Localizaci n del Negocio Estado C digo Postal FA Original Enmendada 1 Salarios 25 000 00 2 Comisiones 3 Concesiones 4 Propinas 25 000 00 6 Gastos Reembolsados 7 Contribuci n Retenida 8 Fondo de Retiro
37. nsmita informaci n incorrecta e Para imprimir los formularios en borrador seleccione la opci n de Imprimir Forma 499R 2 W 2PR Todos 499R 2 W 2PR del menu Archive Imprimir Utilidades Formularo A P E specifico Todos 499A 2w 2PH Copia del Patrono Copia del Segura Social ADVERTENCIA Si NO REVISA los comprobantes en borrador y encuentra algun error luego de haber transferido los mismos NO PODRA REALIZAR CAMBIOS Tendra que someter un Comprobante de Correcci n 499R 2C W 2cPR en papel ya que stos no pueden transferirse electr nicamente desde el Programa e El formulario impreso incluir en el trasfondo la frase For Review Purposes Only e Para imprimir el formulario que est en pantalla seleccione del men Imprimir para enviar el documento a la impresora ig Archivo Imprimir a mwW eae MainReport Current Page No 1 Total Page No 2 Zoom Factor 50 NOTA Recuerde que para poder imprimir los formularios sin el For Review Purposes Only deber hacer primero el proceso de Transferencia Electr nica Continua en la pr xima p gina 17 Comprobantes de Retenci n 499R 2 W 2PR Continuaci n Editar e Si luego de haber revisado los formularios impresos en borrador encontr Formulario que tiene alg n error en uno o m s de los comprobantes de retenci n proceda con los siguientes pasos Entrar a la pantalla de los formularios de comprobantes de retenci n Buscar el co
38. o Aviso al Usuario Si usted es un Individuo que tiene empleados PATRONO y necesita preparar el Comprobante de Retenci n 42 seleccione la opci n de Lorporaci n Patrono Para seleccionar la opci n Corporaci n Patrono oprima YES de lo contrario oprima MO Continua en la pr xima p gina Crear Compania Continuaci n 9 Cuando termine de completar la informacion seleccione Continuar gt gt Es importante que en la siguiente pantalla verifique toda la informacion ya que UNA VEZ SE CREA LA COMPANIA NO PUEDE VOLVER A EDITAR ESTA INFORMACION excepto por el numero de telefono persona contacto telefono de persona contacto y PIN asignado por SSA Debera de seleccionar el Formulario o Formularios que desea preparar W2 480 6 x o Ambos VERIFICACI N DE LA INFORMACI N DE LA COMPA IA Favor de verificar que la informaci n este completa y correcta Esta informaci n ser usada para preparar todos los Comprobantes de Retenci n las Declaraciones Informativas y para radicar electr nicamente Hombre DEPT HACIENDA Persona Contacto OFICINA OF PATRONALES H mero de Identificaci n Patrona Tel fono de Persona Contacto 43719771337 PITT TTTT Direcci n Postal Tipo de Patrono 3 Cyaiquier Giro PO BOXa022507 Tipo de Preparador Fabono Clase de Contribuyente Corporaci n Patrono Municipio Pa s C digo Postal Humero de Registro del Especialista DAA JUAN PR 009022501 12345 H mero de Tel fono 737 721 2020 H m
39. o debe estar organizada la data busque los siguientes directorios o Para importar a Comprobantes de Retenci n CADHUINFORMATIVAS Import Layout Import_499R2W2 xls o Para importar a Declaraciones Informativas CADHUINFORMATIVAS Import Layoutiimport_4806 xls Importante e Estos archivos Import_499R2W2 xls e Import_4806 xls contienen cada uno 2 tabs uno con la estructura que la data debe tener para poder ser importada layout y otro con un ejemplo e Es importante seguir el mismo orden de los campos seg n los encabezados de cada columna e Si no puede exportar la data de su aplicaci n de n mina para crear esta hoja electr nica spreadsheet en Excel o formato de texto debe comunicarse con el suplidor de su aplicaci n e Por lo general todas las aplicaciones de n mina proveen herramientas para generar hojas electr nicas Continua en la pr xima p gina 42 Importar Informaci n al Programa Continuaci n Importar a Comprobantes de Retenci n Del men de Utilidades seleccione Importar Informaci n Luego seleccione Comprobantes de Retenci n Especifique el tipo de archivo donde se encuentra la data a ser importada Vea la siguiente pantalla Seleccione el tipo de archivo a importar EXCEL 97 o C EXCEL 5 mas reciente C EXCEL C TEXTO Si es un documento de EXCEL favor de especificar el nombre de la hoja de trabajo Sample Data e Para poder importar un documento
40. ociedad A e Sucesi n o eee E a Fideicomiso Municipio Pais Codigo Postal ie EE Corporaci n Patrono N mero de indique si el negocio ceso SEE 12345 Tel fono operaciones este a o Numero de Registro del Especialista ory 721 2070 Si tf Ho Numero Identificaci n Personal PIN asignado por Administraci n del Seguro Social Indique Fecha 11 3 2004 01234567 Tipo de Patrono CUALQUIER OTRO 4 e Para continuar tiene que completar todos los siguientes campos Direcci n Postal Municipio Pa s C digo Postal Tel fono Tipo de Patrono Tipo de Preparador Persona Contacto Tel fono de Persona Contacto y Clase de Contribuyente Si usted es un Especialista favor de anotar su N mero de Registro Incluya el Personal Identification Number PIN asignado por la Administraci n del Seguro Social SSA Para solicitar el PIN puede llamar al 1 800 772 6270 de lunes a viernes de 7 00 a m a 7 00 p m Tambi n puede obtenerlo a trav s de www socialsecurity gov bso bsowelcome htm Seleccione File W 2s Register and More y Registration Este servicio est disponible de lunes a viernes de 5 00 a m a 1 00 a m los s bados de 5 00 a m a 11 00 p m y los domingos de 8 00 a m a 10 00 p m Si indica en clase de contribuyente Individuo no tendr acceso a la parte del Programa de comprobantes de retenci n El siguiente mensaje aparecer al oprimir Continuar gt gt si seleccion Individu
41. ormularios Utilidades Comprobante de Retenci n 499R 244 2PR 499R 244 2PR Comprobante de Retenci n Declaraci n Informativa 460 62 499A 20w ACPA Correcci n al Comprobante e Pantalla Comprobante de Retenci n 499R 2 W 2PR Formulario 499R 2 W 2PR COMPROBANTE DE RETENCI N 1 Nombre Inicial Appellido s 3 N mero Seguro Social 7 Costo de Pensi n Direcci n Postal 4 E Soltero Casado Pa s C digo Postal 5 N m Seg Soc C nyuge N mero Control PA A MS INFORMACI N PARA EL DEPARTAMENTO DE HACIENDA INFORMACI NPARA EL SEGURO SOCIAL 13 Gastos 17 Total Sueldos 21 Propinas Reembolsados Seguro Social Seguro Social 14 Cont Retenida 18 Seguro Social 22 Seguro Social no i Retenido en propinas 15 Fondo de Retiro 19 Total Sueldos 23 Contrib Medicare no y Pro Medicare Retenida en propinas 11 Propinas 16 Aportaciones a 20 Contrib Medicare Planes Cualific Retenida 12 Total 8 9 10 11 Crear 499R 2AN 2PR e En esta pantalla es que va a entrar la informacion del formulario correspondiente para cada empleado e Los campos requeridos son Nombre Apellidos Numero de Seguro Social Direcci n Postal Municipio Pa s C digo Postal y alguno de los encasillados de ingreso NOTA El Programa cambia los caracteres a may sculas autom ticamente Entre los datos del empleado para el cual est preparando el formulario en los encasillados correspondientes Continua en la pr xima p
42. partamento Informativas de Hacienda 480 5 480 64 480 6B 480 6C Vea el siguiente ejemplo 480 6B 1 y eae Departamento de Hacienda Declaraciones Informativas Ano ___ Empaque del e No utilizar sujeta papeles goma el stica o grapas en los Discos 3 5 Disco 3 5 Floppy Floppy e Inserte el Disco 3 5 Floppy en su envase protector original antes de empacar e Env e el Disco 3 5 Floppy en un contenedor apropiado para evitar da os de env o e Utilice un recipiente adecuado desechable o Existen versiones comerciales disponibles para el envio de los Discos 3 5 Floppy e No se devolver n los contenedores especiales ching aa e Si lo va a enviar a traves del Correo Postal envielo a la siguiente Medio direccion Magnetico Social Security Administration Disco 3 5 AWR Magnetic Media Processing Floppy para la 5 F 17 NB Metro West Administracion PO Box 33014 del Seguro Baltimore MD 21290 3014 Social e Silo va a enviar por OTRO M todo que no sea el Correo Social Security Administration AWR Magnetic Media Processing 5 F 17 NB Metro West 300 N Greene Street Baltimore MD 21290 0300 Continua en la pr xima p gina 90 Rotulaci n y Env o del Medio Magn tico Continuaci n Direcciones e Si lo va a enviar a trav s del Correo Postal env elo a la siguiente para Env o del direcci n Medio py na ra Departamento de Hacienda Departamento PO BOX 9022501 San Juan PR 00902 2501 de Hacienda e Silo v
43. por Servicios Prestados por Individuos 2 Pagos por Servicios Prestados por Corporaciones y Sociedades 3 Pagos por Indemnizaci n Judicial o Extrajudicial 4 Dividendos 4 Distribuciones de Sociedades 6 Intereses excepto IRA 7 Dividendos de Ingresos de Fomento Industrial Ley 26 de 2 de junio de 1978 8 Dividendos de Ingresos de Fomento Industrial Ley 8 de 24 de enero de 1987 9 Distribuciones de Planes de Pensiones 10 Otros Pagos Crear 480 6B e En esta pantalla es que va a entrar la informaci n del formulario correspondiente para cada individuo o entidad Los campos requeridos son N mero de Seguro Social o el N mero de Identificaci n Patronal Nombre Direcci n Postal Municipio Pa s C digo Postal Cantidades Pagadas Cantidades Retenidas NOTA El Programa cambia los caracteres a may sculas autom ticamente 2 Entre los datos del individuo o entidad para el cual est preparando el formulario en los encasillados correspondientes Continua en la pr xima p gina 30 Declaraciones Informativas Continuaci n PASO ACCION Cuando termine de entrar los datos del primer individuo o entidad oprima Almacenar Si cometi alg n error y necesita borrar los datos del individuo o entidad que est n en pantalla oprima el bot n de Cancelar Para a adir otra declaraci n informativa seleccione en el men Archivo Imprimir Utilidades A adir Eliminar Cerrar Repita este proceso c
44. tar sujetos a cargos civiles 2004 CEG INC Derechos Reservados Luego de oprimir Abrir saldra un mensaje de Informacion al Usuario Si esta de acuerdo oprima OK INFORMACION AL USUARIO El Departamento de Hacienda el Estado Libre Asociado de Puerto Rico sus agentes o empleados no se responsabilizan por reclamaciones relacionadas con el uso de este Programa Est de acuerdo con estos t rminos Aparecer una pantalla que indica Abrir Archivo Existente En esta pantalla encontrar el archivo de su N mero de Cuenta Patronal l04 selecci nelo y presione Open Abrir Archivo Existente Look in 3 2004 e 10 Ed 111111111 104 S Fe name 111111111 104 Files of type PR Informativa 1 0 104 y Open as read only Luego aparecer la pantalla de Conexion refi rase a la Secci n de Abrir Compa a en la p gina 11 NOTA De tener alguna duda con la instalaci n del Programa W 2 e Informativas 2004 puede llamar al TEL 787 725 4200 787 725 4219 Fechas Limites para Rendir Fechas Las fechas limites para rendir los siguientes formularios son 499R 2 W 2PR y 499R 3 31 de enero de 2005 Limites para Rendir 480 6A 480 6B y 480 6B 1 28 de febrero de 2005 480 6C y 480 30 15 de abril de 2005 Acceso al Programa Acceso al Programa La primera pantalla que muestra el Programa es la siguiente Programa W 2 e Informativas 2004 Derechos de Autor Utilidades Guild
45. uantas veces necesite para crear la declaraci n informativa de todos los individuos o entidades de su compa a Una vez haya almacenado el primer formulario usted ver los siguientes botones que podr utilizar para moverse por las declaraciones informativas Si necesita eliminar el r cord ya almacenado del individuo o entidad que ve en pantalla seleccione en el men Eliminar Mensajes de error En cada campo que contenga un error el Programa le colocar el icono de manejador de errores Al colocar el mouse encima del icono se mostrar el tipo de error que cometi en ese campo aj Hombre y Apellidos o Nombre de Entidad A Direcci n Postal Fawor de incluir el Nombre A B Impresi n de e Una vez finalizado el proceso de entrar todas las declaraciones informativas Borradores y tiene que imprimir las mismas en borrador y revisarlas para evitar que se Revisi n de transmita informaci n incorrecta Formularios Continua en la pr xima p gina 31 Declaraciones Informativas Continuaci n Impresi n de Borradores y Revisi n de Formularios continuaci n e Para imprimir los formularios en borrador seleccione la opci n de Imprimir Formulario 480 6A 480 6B o 480 6C del men Archive Imprimir Utilidades Formulario 48066 F E specifico Todas 480 66 Copia del Agente Retenedor e Seleccione Imprimir Todos 480 6B los formularios ADVERTENCIA Si NO REVISA las declaraciones informati
46. ucciones PASO ACCION 1 En esta pantalla seleccione OK para continuar INFORMACION AL USUARIO El Departamento de Hacienda el Estado Libre Asociado de Puerto Rico sus agentes o empleados no se responsabilizan por reclamaciones relacionadas con el uso de este Programa Est de acuerdo con estos t rminos Luego debe entrar el N mero de Identificaci n Patronal y el Nuevo C digo de Acceso que le asign el Departamento de Hacienda dos veces Oprima Entrar para continuar H mero ID Patronal HEAR C digo de Acceso Para completar este paso debe estar conectado al Internet Si tiene problemas con la conexi n al Internet vea el paso 10 NOTA El 29 de octubre de 2004 el Departamento de Hacienda envi una Notificaci n a todos los patronos y agentes retenedores asignando el Nuevo C digo de Acceso Si no recibi esta Notificaci n puede llamar al 787 721 2020 extensi n 4511 o enviar un fax al 787 977 1337 0 787 977 1338 para solicitar el Nuevo C digo de Acceso Continua en la pr xima p gina Crear Compania Continuaci n PASO ACCION 3 Una vez seleccione Entrar complete la informaci n correspondiente en los encasillados Informaci n de la Compa ia Nombre Persona Contacto DEPT HACIENDA OFICINA DE PATRONALES N mero de Identificaci n Patronal Tel fono de Persona Contacto 787 977 1337 Direcci n Postal Clase de Contribuyente Po B08 9022501 C Individuo C S
47. vas en borrador y encuentra alg n error luego de haber transferido las mismas SOLO PODRA REALIZAR CORRECCIONES MEDIANTE UNA DECLARACION ENMENDADA Sera necesario que transfiera nuevamente las declaraciones informativas e Elformulario impreso incluir en el trasfondo la frase For Review Purposes Only e Para imprimir el formulario que esta en pantalla seleccione del men Imprimir para enviar el documento a la impresora Ce Archive Imprimir ld 4 P H hor Imprimir MamA epart NOTA Recuerde que para poder imprimir los formularios sin el For Review Purposes Only deber hacer primero el proceso de Transferencia Electr nica Continua en la pr xima p gina 32 Declaraciones Informativas Continuaci n Editar e Si luego de haber revisado los formularios impresos en borrador Formulario encontr que tiene alg n error en una o m s de las declaraciones informativas proceda con los siguientes pasos Pasos Acci n Entrar a la pantalla de los formularios de declaraci n informativa Buscar la declaraci n informativa del individuo o entidad al cual necesita editar Las declaraciones informativas estar n ordenadas por el n mero de seguro social Utilice los botones de Anterior y Pr ximo para hacer la b squeda Una vez encuentre la declaraci n informativa haga los cambios necesarios a la declaraci n informativa del individuo o entidad Luego de finalizado los cambios y estar seguro que ya est n
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