Conseils sur l`élaboration d`une documentation de travail
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1. de type selon une s quence particuli re formulaire ou grille oriente l employ L employ ou l employ e doit documenter ou l employ e le long d un processus et les renseignements dont on se servira exige des r ponses consign es pour accomplir la t che La t che requiert des calculs Les renseignements dont on se servira pour accomplir la t che feront l objet de renvois une date ult rieure La t che ne comprend pas des tapes i Fee Une documentation de travail de type franchir selon une s quence particuli re La t che comprend une inspection une envisager ou se rem morer par observation ou une planification cat gories Les Comp tences senii JA THRSC Dans le Camionnage PAL is THRSC Trucking Human Resource Sector Council Atlantic liste de v rification num re les points Exemples P ex tapes illustr es de connexion une base de donn es instructions pas pas de quoi faire quand un accident ou un incident survient tapes illustr es de calcul du poids et du positionnement des charges P ex gabarits des documents pour leur comparaison avec des exemples de rapports et de lettres formatage et exemple de t ches ou de calculs p ex un chantillon pour le calcul du poids des charges P ex point achever avant l acceptation d un formulaire de demande liste de points inspecter avant le d part Canada Financ e2. pannage diagramme de processus x liste de renseignements notamment une liste de contacts des annuaires t l phoniques et des catalogues de pi ces les Comp tences Essentielles Dans le Camionnage THRSC CE Trucking Human Resource Sector Council Atlantic Canada Financ en partie par le gouvernement du Canada e Les conseils pour leur conception Qu est ce qui justifie l effort consenti la pr paration des documentations de travail Quels facteurs garantiront vraisemblablement la r ussite de la d marche Les conseils suivants vous placeront sur la bonne voie Le contenu Incluez seulement les tapes n cessaires et les renseignements exig s Demandez vous si l tape ou le contenu est pertinent la t che accomplir Conservez les renseignements simples et concis Pr sentez les en pi ces d tach es crivez des phrases br ves et utilisez des mots brefs pour d crire ou num rer les tapes les processus les calculs ou les d cisions prendre Omettez les l ments d information facultatifs La documentation de travail doit constituer un manuel de consultation clair Placez les renseignements cruciaux dans les premi res et derni res parties des phrases ou des sections de la documentation de travail Le langage Utilisez un langage courant et de tous les jours vitez les mots longs et peu connus et le jargon technique moins qu ils ne soient essentiels
3. vous n avez qu jeter un regard autour de vous et rechercher les indices Ils sont plus faciles d celer que vous ne le pensez c Les avantages utiliser une documentation de travail Les avantages d une documentation de travail comprennent ce qui suit e moins de recyclage une formation abr g e e des niveaux de rendement et de productivit sup rieurs ce qu on pourrait obtenir uniquement par la formation e un d lai acc l r menant la comp tence e un co t moindre par comp tence e une r duction du gaspillage des erreurs et des omissions e une productivit et une efficacit am lior es e une satisfaction de la client le face aux produits ou services e une satisfaction des employ s d Les types de documentations de travail et quand les utiliser Lorsqu on con oit une documentation de travail on le fait avec une t che particuli re l esprit Les aspects dont vous devrez tenir compte au moment de d terminer le type de documentation de travail requis sont les suivants La t che e Comment proc de t on habituellement pour accomplir la t che e Quel est l ordre des tapes des processus ou des prises de d cisions e Quels outils utilise t on pour r aliser la t che e Suit on les m mes tapes dans le m me ordre chaque fois qu on ex cute la t che e Yat il des moments o on accomplit la t che dans un ordre diff rent L employ ou l employ e e Avez vous tenu compt
4. Conseils sur l laboration d une documentation de travail La documentation de travail est un excellent outil pour appuyer l apprentissage professionnel et pour y int grer les comp tences essentielles Que nous en soyons conscients ou pas il y a des soutiens au rendement tout autour de nous Avez vous d j renvoy un tableau de d pannage lorsque le mat riel ne fonctionnait pas utilis un syst me de g opositionnement GPS pour vous d placer du point A au point B ou mont un article d ameublement provenant d IKEA Ce sont tous des exemples de soutiens au rendement et s ils sont appliqu s une t che de documentations de travail La documentation de travail fournit aux employ s les renseignements et les conseils dont ils ont besoin au moment opportun en cours d emploi afin d tre productifs pr cis et efficients La pr sente section pr sente une vue d ensemble de la documentation de travail et des strat gies permettant de la concevoir Vous y d couvrirez ce qui suit e Ce qu est une documentation de travail e Quand la documentation de travail convient le mieux e Les avantages utiliser une documentation de travail e Les types de documentations de travail et quand les utiliser e Des conseils pour leur conception a Ce qu est une documentation de travail Une documentation de travail est un outil ou toute autre ressource qui offre la bonne dose de conseils touchant la t che et le soutien au mo
5. e de qui utilisera la documentation de travail 3 Les Comp tences 2 E tiell ri JA lt IRE anad THRSC Trucking Human Resource Sector Council Atlantic Financ en partie par le gouvernement du Canada e Quel est le niveau d exp rience des employ s Si l employ ou l employ e est nouveau ou nouvelle ou poss de une exp rience limit e avez vous inclus plus de d tails dans la documentation de travail Le format de la documentation de travail e Quelle partie de la t che sera appuy e par la documentation de travail e Fournira t elle des proc dures lignes directrices ou renseignements de r f rence pas pas e Avez vous visualis comment la documentation de travail sera utilis e et comment elle devrait tre structur e 4 Les Comp tences 02 E tiell si JA CnEC Canad THRSC Trucking Human Resource Sector Council Atlantic Financ en partie par le gouvernement du Canada Quel type de documentation de travail devriez vous utiliser La t che comprend des tapes franchir Rae Une documentation de travail de type selon une s quence particuli re num ration pas pas pr sente des Les employ s ne doivent pas prendre des renseignements et des directives selon d cisions touchant la t che une s quence La t che ou la proc dure est lin aire et l utilisateur n a qu un seul chemin emprunter La t che comprend des tapes franchir A Une documentation de travail
6. il Lorsque survient une nouvelle situation qui exige un changement dans la fa on d accomplir la t che Beaucoup de situations sont d excellentes occasions d utiliser une documentation de travail Par exemple Lorsqu une t che est nette et r p titive la documentation de travail acc l re le travail et limine la possibilit d erreurs Lorsqu une t che est complexe la documentation de travail dissimule une partie de cette complexit ce qui permet l employ de se concentrer sur les aspects de la t che les plus essentiels Lorsqu une t che exige l application d un processus la documentation de travail transforme les renseignements conceptuels en extrants productifs Lorsque les m thodes proc dures et ou extrants professionnels voluent grandement la documentation de travail coache les utilisateurs passer de l ancienne la nouvelle fa on de faire Lorsque vous devez assurer un rendement uniforme la documentation de travail r duit les changements qui peuvent engendrer des probl mes ult rieurement Les Comp tences 2 saii CTHRSC Canad Trucking Human Resource Sector Council Atlantic Financ en partie par le gouvernement du Canada e Lorsque vous avez besoin de conserver des registres la documentation de travail peut retracer les activit s et g n rer des rapports Il ne fait aucun doute qu une entreprise compte de nombreuses occasions d instaurer une documentation de travail
7. la t che et l employ ou l employ e Utilisez des verbes et des mots d action au d but des phrases dans la mesure du possible Les l ments visuels Utilisez des dessins graphiques diagrammes et illustrations nets et simples pour clarifier les renseignements ou fournir plus de d tails que ce que les mots permettent de v hiculer Soyez uniformes quant au type d l ments visuels utilis Si vous utilisez un dessin une tape utilisez en un aux tapes suivantes Les Comp tences Financ en partie par le gouvernement du Canada 7 saii CTHRSC Canad Trucking Human Resource Sector Council Atlantic
8. ment requis pour l ex cution de la t che Un ordinateur ne serait pas une documentation de travail mais une application logicielle comme un tutoriel le serait Un marteau ne serait pas une documentation de travail mais une carte plastifi e qui recommande quel type de clous utiliser pour une t che particuli re le serait Au moment requis Rien ne d crit mieux une documentation de travail que l id e du moment requis Bien utilis e une documentation de travail fait partie int grante de la t che C est tout simplement un coup d p e dans l eau lorsque nous nous attendons que les employ s transf rent le contenu de la formation imm diatement au march du travail L apprentissage ne perdure tout simplement pas moins d int grer des mesures propices au rendement l organigramme L employeur 1 Les Comp tences 02 E tiell ateJ lt INESE Canada THRSC Trucking Human Resource Sector Council Atlantic Financ en partie par le gouvernement du Canada b Quand la documentation de travail convient le mieux Lorsque vous apprenez accomplir une t che la toute premi re fois Formation Lorsque vous cherchez en apprendre davantage sur une t che Lorsque vous essayez d appliquer ou de vous rem morer une t che ou d adapter votre rendement une situation unique Lorsque vous essayez de r soudre un Docu mentation probl me ou de composer avec une e t che qui a mal tourn de trava
9. n partie par le gouvernement du Canada L uniformit est un facteur important liste de documents remplis avoir en mains avant un passage frontalier La t che ne comprend pas des tapes franchir selon une s quence particuli re Plusieurs conditions ou variables peuvent entrer en jeu Il y a des solutions limit es li es chaque variable d cisionnelle Il y a plusieurs d cisions favorables ou d favorables qu on devra prendre Les d cisions doivent tre prises selon un ordre particulier L ach vement de la t che d pend de la r ponse attribu e chaque tape d cisionnelle La t che ne comprend pas des tapes franchir selon une s quence particuli re La t che exige le renvoi aux donn es par opposition l ex cution d un processus ou d une proc dure Une documentation de travail de type table de d cision facilite la prise de d cisions selon un ensemble de conditions Une documentation de travail de type organigramme facilite l ex cution de t ches et la prise de d cisions selon un ensemble de conditions Une documentation de travail de type source de renvois pr cise les renseignements requis pour l ex cution d une t che x table d cisionnelle si alors pour cartographier les plans d action de rechange guide de d pannage x table d cisionnelle oui non pour cartographier les plans action de rechange guide de d
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