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1. AILAIR Smartcompta 3 0 Notes d installation Sommaire Sommaire Introduction Informations de derni re minute Pr sentation de Smartcompta 3 Installation en mise jour de Smartcompta 3 Conversion des donn es Pr ambule Pr sentation Proc dure de conversion Effacement des fichiers Sauvegardes Nouveaut s de Smartcompta 3 An 2000 Gestion des devises Fiches comptes auxiliaires Fichiers d import et d export Maintenance des fichiers Contr le d acc s Fonctions supprim es I N D D O OU Um Um OS S S S D D ND ND Utilisation en environnement Windows 3 x 95 98 NT Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 1 Introduction Ce manuel contient des informations importantes concernant l installation des donn es de Smartcompta 3 et la conversion des donn es des versions pr c dentes Il est n cessaire de lire ce manuel en totalit avant de proc der l installation de Smartcompta 3 Informations de derni re minute La disquette d installation du programme contient un fichier LISEZMOI TXT qui contient des informations de derni re minute qui n ont pu tre imprim es dans ce manuel d installation Il est n cessaire de consulter ce fichier avant de proc der l installation du logiciel Pr sentation de Smartcompta 3 Smartcompta 3 est une version de Smartcompta adapt e l euro et l an 2000 Si vous poss d
2. pertoire SC3 recopie des donn es de SC2 dans ce r pertoire SC3 conversion des donn es effacement des fichiers de SC2 du r pertoire SC3 Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 2 Conversion des donn es Pr ambule Les diff rentes op rations d crites dans ce chapitre doivent tre effectu es par un professionnel qualifi Ne vous lancez pas dans cette op ration si vous n avez pas une ma trise compl te de votre syst me Pr sentation Des utilitaires de conversion permettent de r cup rer l int gralit des donn es de SC2 Il est important de noter que la conversion devra avoir lieu au moment du basculement de SC2 vers SC3 Il n est pas possible d effectuer la conversion en plusieurs tapes De m me une fois les donn es converties aucune information nouvelle ne devra tre saisie dans SC2 La proc dure de basculement devra donc tre la suivante Installation de SC3 Arr t du travail sur SC2 Conversion de la base de donn es au format SC3 Utilisation de SC3 Avant de lancer la conversion il est n cessaire de prendre connaissance des informations suivantes Conversion des param tres du dossier Devise Indiquez la devise Franc ou Euro dans laquelle sont enregistr es les critures Si vous n avez pas encore bascul votre gestion en francs r pondez F sinon r pondez E Proc dure de conversion 1 V
3. rification des ressources disponibles Avant de commencer assurez vous que vous disposez d un espace disque suffisant pour proc der la conversion titre indicatif la base de donn es SC3 a une taille environ 12 20 sup rieure la base de donn es SC2 Par exemple une base de donn es SC2 de 10 Mo n cessitera au moins 12 Mo d espace disque libre avant conversion 2 Installation du logiciel Ins rez la disquette dans un lecteur et tapez A lt Entr e gt INSTALL lt Entr e gt Suivez ensuite les instructions affich es l cran 3 Installation des outils de conversion Lors de l installation de SC3 r pondez O la question D sirez vous installer les outils de conversion de donn es Ce choix entra ne la copie des fichiers CONVSC EXE et CONVSC TXT dans le r pertoire o vous installez SC3 Le fichier CONVSC TXT contient des informations de derni re minute qu il faut lire avant de lancer la conversion Le fichier CONVSC EXE contient l ensemble des utilitaires de conversion sous forme compress e Si vous n avez pas r pondu O la question pendant l installation vous pouvez recopier manuellement ces fichiers depuis la disquette d installation D compressez les utilitaires de conversion en tapant Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 3 CONVSC lt Entr e gt 4 Arr t du travail sur SC2 Si vous ut
4. v rifier en consultant quelques extraits de comptes et journaux que la conversion s est bien pass e 9 Recopie des drivers d imprimante de SC2 Si vous avez install SC3 dans un nouveau r pertoire et si vous aviez cr ou modifi des drivers d impression fichiers DRV de SC2 recopiez ces fichiers dans le r pertoire de SC3 i vous avez i 3 i vou vez rien faire Si vous avez install SC3 dans le r pertoire SC2 vous n avez rien faire 10 Modification des lettres de relance Les fichiers servant de mod le aux lettres de relance sont modifi s par rapport aux versions 1 et 2 Les mod les ont d sormais une extension MOD au lieu de TXT Si vous aviez modifi les lettres d origine il faut reporter les m mes modifications dans les nouveaux fichiers Ne pas renommer les fichiers TXT en MOD les mots cl s sont diff rents 11 Modifier les fichiers de lancement Une fois la conversion effectu e il est important de ne plus utiliser SC2 pour saisir de nouvelles donn es Afin de ne pas lancer accidentellement SC2 la place de SC3 nous vous conseillons de proc der aux manipulations suivantes Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 4 1 renommer le fichier SC2 BAT en SC20LD BAT 2 recopier le fichier SC3 BAT en SC2 BAT Ainsi tout utilisateur tapant par erreur SC2 lancera SC3 Si d autres syst mes de lancement menus ic nes etc son
5. de dialogue Propri t s de programme Nom Smartcompta Ligne de commande C WINDOWS SC3 PIF R pertoire de travail C r pertoire o se trouve SC3 BAT Cliquez ensuite sur le bouton Changer l ic ne et indiquez le nom du fichier d ic ne C WINDOWS SG ICO Remarque le fichier SC3 PIF est pr vu pour une installation de Smartcompta dans le r pertoire par d faut CA SC3 Si Smartcompta est install dans un autre r pertoire il faut modifier SC3 PIF avec le programme PIFEDIT Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 8
6. de place sur certains crans et tats l affichage de l ann e peut tre limit 2 chiffres Quel que soit le format d affichage les dates sont toujours enregistr s avec 4 chiffres pour les ann es Afin d acc l rer la saisie vous pouvez saisir uniquement les deux derniers chiffres de l ann e la saisie de 120599 est interpr t e comme 12 05 1999 De m me 230200 est interpr t comme 23 02 2000 Gestion des devises SC3 permet de g rer le passage l euro sans probl me La devise par d faut Franc ou Euro est param tr e sur la fiche dossier Lors de la cr ation d un nouvel exercice vous pouvez changer la devise utilis e Les cumuls et nouveaux sont convertis automatiquement Il est possible de saisir des critures dans une devise diff rente de la devise de l exercice facture fournisseur en francs sur un exercice en euros par exemple Dans ce cas les montants de l criture sont convertis dans la devise de l exercice Les carts d arrondis li s la conversion sont enregistr s dans les comptes d cart d arrondi param trables sur la fiche Param tres Utilisateurs Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 5 Fiches comptes auxiliaires Les adresses de livraison et de facturation comprennent d sormais 6 lignes Les informations de contact ont t enrichies et comprennent d sormais le nom de l interlocute
7. ez d j Smartcompta 1 ou 2 il est n cessaire de convertir les fichiers de donn es au nouveau format Smartcompta 3 Des outils de conversion sont fournis sur la disquette d installation Ils permettent de r cup rer l int gralit des donn es des version pr c dentes Les principales am liorations de Smartcompta 3 sont Support du franc et de l euro Support de plusieurs exercices en ligne Relev s de compte Support de Smartfax Compatibilit totale An 2000 Toutes ces am liorations sont d crites en d tail dans ce manuel Installation en mise jour de Smartcompta 3 Sauvegarde Avant toute installation de SC3 et conversion de donn es il est n cessaire de sauvegarder l ensemble de vos donn es SC1 ou SC2 Version install e La proc dure d installation et de mise jour est pr vue pour convertir les fichiers de la version 2 00 minimum Si vous disposez d une version ant rieure veuillez installer une mise jour en version 2 avant de poursuivre l installation de la version 3 R pertoire d installation Tous les fichiers de donn es de Smartcompta 3 sont diff rents de ceux de Smartcompta 2 Il est donc possible de faire cohabiter les deux logiciels dans le m me r pertoire ou d installer Smartcompta 3 dans un nouveau r pertoire Si l espace disque disponible le permet il est conseill de proc der de la mani re suivante installation de Smartcompta 3 dans un nouveau r
8. ilisez une version r seau il est indispensable que tous les utilisateurs de Smartcompta 2 quittent le logiciel A la fin des travaux de conversion les utilisateurs pourront reprendre leur travail sur SC3 5 Sauvegarde du r pertoire SC2 Sauvegardez les donn es de SC2 sur un support appropri et mettez la sauvegarde de c t 6 Recopie des donn es de SC2 Si vous avez install SC3 dans un nouveau r pertoire recopiez l ensemble des fichiers de SC2 dans le r pertoire de SC3 Les fichiers de donn es recopier sont fichiers de donn es dossier SCddd DAT ddd N de dossier fichiers de param tres PM Exemple Dossier N APS fichiers de donn es SCAPS DAT Si vous avez install SC3 dans le r pertoire de SC2 il n y a rien faire 7 Lancement de la conversion Lancez la conversion en tapant CONV suivi du N de dossier Exemple pour le dossier APS CONV APS lt Entr e gt Lors de la conversion plusieurs questions sont pos es sur la devise utilis e Ces questions et les r ponses y apporter ont t d taill es plus haut De mani re g n rale si la devise utilis e jusque l par l entreprise est le franc il faut r pondre F toutes les questions La dur e de la conversion d pend de la taille de la base de donn es et de la puissance de la machine utilis e par la conversion 8 V rification de la conversion Une fois la proc dure de conversion termin e lancer SC3 et
9. it nombre de jours 345 2 Jour d ch ance Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 6 Ligne criture Position Longueur Champ 1 1 Identification ligne E 3 3 Code journal 7 8 Date criture AAAAMMJJ 16 10 Num ro pi ce 27 10 Num ro du compte 38 4 Code op ration 43 34 Libell criture 78 4 Mode r glement 83 8 Date ch ance AAAAMMIJ 92 1 Mouvement D ou C 94 11 Montant en francs 106 1 Devise F ou E Maintenance des fichiers L cran de statistiques fichiers est maintenant int gr la maintenance des fichiers Contr le d acc s Les noms et codes des utilisateurs sont pr serv s lors d une mise jour Lors de la cr ation d un nouveau dossier un utilisateur est cr Son nom est COMPTA et son code est 3 Fonctions supprim es L acc s au DOS a t supprim Cette fonction est devenue sans objet avec les environnement multi t ches Windows et pouvait tre l origine d erreurs de manipulation La mise jour de la date et de l heure depuis Smartcompta a galement t supprim e pour des raisons similaires Utilisation en environnement Windows 3 x 95 98 NT Smartcompta fonctionne parfaitement dans les diff rents environnements Microsoft Windows Utilisation sous Windows 95 98 et NT 4 0 a Lancez une session DOS et lancez le fichier SC3 BAT partir de cette session b Recopiez le SC ICO de
10. la disquette dans le r pertoire o est install Smartcompta Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le bureau et choisissez Nouveau Raccourci Saisissez ensuite le nom du fichier de lancement par d faut C SC3 BAT dans la ligne de commande ou utilisez le bouton Parcourir pour le rechercher Cliquez ensuite sur Suivant et saisissez Smartcompta comme nom pour le raccourci Cliquez ensuite sur Terminer Une ic ne marqu e Smartcompta doit appara tre sur le bureau En effectuant un double clic sur cette ic ne vous lancez Smartcompta Pour modifier les param tres de fonctionnement cliquez avec le bouton droit de la souris sur l ic ne nouvellement cr e et choisissez Propri t s Le bouton Changer d ic ne situ dans l onglet Raccourci vous permet d indiquer une ic ne pour Smartcompta par d faut C SC3 SC ICO Smartcompta 3 0 Installation et nouveaut s Edition du 04 Mai 1999 Copyright Ailair 1999 Page 7 Utilisation sous Windows 3 1x et Windows NT 3 5x a Lancez une session DOS et lancez le fichier SC3 BAT partir de cette session b Recopiez les fichiers SC3 PIF et SC ICO de la disquette dans un r pertoire de votre ordinateur ou un r pertoire partag du r seau Pour la suite de cet exemple on supposera que ces fichiers ont t recopi s dans le r pertoire C WINDOWS Dans le gestionnaire de programmes effectuez les op rations suivantes menu Fichier Nouveau choix Programme boite
11. t utilis s ils devront tre modifi s Effacement des fichiers Si vous avez install SC3 dans un nouveau r pertoire et uniquement dans cas vous pouvez effacer les fichiers de SC2 que vous aviez copi s dans le r pertoire de SC3 pour conversion apr s avoir v rifi que tout fonctionne bien Ceci permettra de diminuer sensiblement le volume et la dur e des sauvegardes Les mesures habituelles de pr caution et sauvegardes doivent s appliquer Les fichiers de SC2 sont nomm s SCddd nn DAT pour les fichiers de donn es o ddd est le N de dossier et nn un num ro 2 chiffres 00 99 Les fichiers de SC3 sont nomm s SCddd Il DAT pour les fichiers de donn es o ddd est le N de dossier et Il une abr viation 2 lettres Sauvegardes Le batch de sauvegarde SGSAUVE BAT sauvegarde les fichiers de donn es du r pertoire o est install SC3 Si SC3 est install dans un autre r pertoire que SC2 il est important de noter que ce fichier n assure plus la sauvegarde des fichiers de SC2 Si SC3 est install mais non mis en production et que l exploitation de SC2 continue il est important de mettre en place une proc dure de sauvegarde des fichiers de SC2 Nouveaut s de Smartcompta 3 An 2000 Smartcompta 3 est enti rement compatible An 2000 Afin d viter toute confusion le chiffre des ann es est enregistr et imprim sur 4 chiffres au format JJ MM AAAA pour toutes les dates Pour des raisons
12. ur sa fonction les num ros de t l phone bureau de t l phone mobile de t l copie et de t lex l adresse de messagerie lectronique Fichiers d import et d export Les fichiers d export de Smartcompta sont l g rement modifi s les dates sont cod es sous la forme AAAAMMJJ au lieu de AAMMJJ sur les exports de journaux et grand livre le code devise est ajout la suite du montant Le format d import d adresses est modifi pour accepter les nouveaux champs En import Smartcompta 3 accepte les fichiers au format Smartcompta 2 ainsi que les nouveaux formats La d tection du est automatique en fonction de la longueur des lignes Format des fichiers Type s quentiel ASCII S parateur virgule Fin ligne CR LF Types de lignes Compte Adresse compte Balance Ecriture Chaque type de ligne est identifi par la premi re lettre C A B ou E Les lignes de type adresse doivent suivre les lignes de type compte Tous les champs sont s par s par une virgule Ligne adresse compte comptes auxiliaires Position Longueur Champ 1 1 Identification ligne A 3 10 Num ro du compte 14 30 Ligne d adresse 1 45 30 Ligne d adresse 2 76 30 Ligne d adresse 3 107 30 Ligne d adresse 4 138 30 Ligne d adresse 5 169 30 Ligne d adresse 6 200 25 Contact 226 25 T l phone 252 20 T l phone 273 20 T l copie 294 25 Adresse de messagerie 320 15 T lex 336 4 Mode r glement 341 3 Cr d
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