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1. dysfonctionnements suceptibles de survenir l avenir 1 Rappel des r gles essentielles respecter et v rifier 1 1 R gles de remplissage des champs de l annuaire L annuaire de la messagerie est un l ment essentiel du dispositif dans la mesure o il permet chaque utilisateur de retrouver l adresse d un interlocuteur ou d un groupe d interlocuteurs liste de diffusion Il est en cons quence important d assurer une certaine homog n it de son contenu Il est donc indispensable de respecter des r gles de remplissage des champs de l annuaire lesquelles vous sont rappel es en annexe fiche H003 1 2 Mise en place des listes de diffusion nationales La mise en place des listes de diffusion nationales permettant la communication par grands corps de m tiers Directeurs Agents Comptables M decins Conseils n cessite que tous les organismes installent une BAL g n riques par grands corps de m tiers Ces listes s appuient sur des BAL g n riques Chacune de ces BAL g n riques tant constiut e partir de groupes d utilisateurs chaque organisme a toute latitude pour organiser en interne la diffusion de l information en provenance du niveau national Ainsi le Directeur peut figurer en tant que membre dans une ou plusieurs BAL g n riques A ce jour sur les 36 listes de diffusion potentielles d j pr vues voir liste en annexe seules 22 fonctionnent et encore de mani re imparfaites En effet c2. 23 10 2000 contr le par le support national Herm s et demande de mise en conformit aupr s des organismes ne respectant pas les normes Pi ces jointes Liens Date d effet imm diate Date de R ponse Dossier suivi par Patrick JEULIN Jacques BOULDOIRES T l phone 01 42 79 30 31 01 40 05 25 10 Le Cabinet du Directeur 11 10 2000 Mesdames et Messieurs les Directeurs et Agents Comptables des Caisses Primaires d Assurance Maladie de la Caisse R gionale d Assurance Maladie d Ile de France de la Caisse R gionale d Assurance Maladie d Alsace Moselle Origine des Caisses G n rales de S curit Sociale CABDIR des Unions R gionales des Caisses d Assurance Maladie des Unions pour la Gestion des Etablissements des Caisses d Assurance Maladie des Centres de Traitement Informatique Mesdames et Messieurs les M decins Conseils R gionaux Mesdames et Messieurs les M decins Conseils Chefs de Service pour attribution N R f CABDIR n 11 2000 Objet Hermes Fonctionnement et mise jour des listes de diffusion nationales La mise en place au sein de la branche maladie de la messagerie lectronique Herm s est ce jour effective Elle s inscrit dans le cadre du d roulement du Projet de Branche cf action n 30 sur l am lioration de la communication interne entre la CNAMTS et le r seau Est ainsi clairement affich e l ambition de profiter de la mise en place de cet outil
3. ertaines sont incompl tes la liste des Agents Comptables des CPAM par exemple ne comporte que 110 adresses l ctroniques d autres sont compl tes mais semblent comporter des adresses de BAL mal install es C est pourquoi vous trouverez jointe en annexe la mise jour de la fiche technique H004 relative la mise en place des listes de diffusion nationales J attire tout particuli rement votre attention sur le fait que cette mise en place suppose que dans chacun des organismes soient mises en place des bo tes aux lettres g n riques de type groupe utilisateurs pour chacune des adresses g n riques concern es Par ailleurs il appara t que les listes de diffusion ne fonctionnent pas d s lors qu une adresse secondaire a t ins r e au niveau des groupes g n riques Il convient de supprimer lorsque le cas se pr sente lesdites adresses Dans la plupart des cas l adresse e mail secondaire supprimer correspond une adresse de messagerie Herm s1 Sa suppression engendre donc un arr t de cette messagerie laquelle n a d ailleurs plus lieu de fonctionner 1 3 Cr ation de nouvelles listes de diffusion nationales La Ma trise d Ouvrage Hermes l issue des travaux du groupe de travail pr c demment voqu pour ce qui concerne les BAL g n riques par grands corps de m tiers sera charg du suivi administratif de la mise en place de toute nouvelle liste de diffusion Elle sera charg e de transmet
4. l Assurance Maladie des salari s s curit sociale caisse nationale Circulaire CNAMTS Da Mesdames et Messieurs les Directeurs et Agents Comptables ate 11 10 2000 des Caisses Primaires d Assurance Maladie Origine de la Caisse R gionale d Assurance Maladie d Ile de France Sa de la Caisse R gionale d Assurance Maladie d Alsace Moselle CABDIR ie ani des Caisses g n rales de S curit Sociale des Unions R gionales des Caisses d Assurance Maladie des Unions pour la Gestion des Etablissements des Caisses d Assurance Maladie des Centres de Traitement Informatique R f CABDIR n 11 2000 Mesdames et Messieurs les M decins Conseils R gionaux n Mesdames et Messieurs les M decins Conseils Chefs de Service n n pour attribution Plan de classement 112 113 118 Titre Hermes Fonctionnement et mise jour des listes de diffusion nationales R sum Afin d optimiser le fonctionnement de la messagerie Herm s et notamment celui de l exploitation des listes de diffusion nationales les organismes sont invit s proc der un certain nombre de verifications quant l installation des BAL g n riques Par ailleurs la Direction des Syst mes d Information pr sente le dispositif qu elle met en place pour pallier les ventuels dysfonctionnements susceptibles de survenir l avenir avant le 20 10 2000 v rification et remise aux normes par les organismes partir du
5. pour am liorer nos m thodes de travail au quotidien savoir simplifier les circuits de transmission de l information accro tre notre r activit r duire tr s largement l usage du papier dans nos changes Le groupe de travail prochainement mis en place et pilot par la CPAM de la Gironde sera charg de proposer une typologie des documents mis par la Caisse Nationale en fonction de leur finalit et de leur r gles de diffusion et de sugg rer des r gles de pr sentation de ces documents en veillant particuli rement aux r gles concernant la messagerie lectronique et les BAL g n riques par grands corps de m tiers Toutefois le pr alable indispensable au d marrage de cette action est de s assurer que l ensemble des consignes concourant au bon fonctionnement de la messagerie est correctement appliqu En effet pour avoir une chance de succ s la r forme des circuits de transmission de l information doubl e d une modification de la pr sentation des documents doit s appuyer sur un dispositif totalement op rationnel ce qui suppose une application stricte des directives nationales tant techniques qu organisationnelles L objet de la pr sente circulaire est donc de rappeler l ensemble des organismes les diff rentes v rifications auxquelles il convient imp rativement de proc der et pr sente par ailleurs le dispositif mis en place par la Direction des Syst mes d Information pour pallier aux ventuels
6. ront identifi s par l objet TEST LISTES DE DIFFUSION NOM DE LA LISTE et devront obligatoirement faire l objet d une r ponse l metteur Le correspondant local HERMES de chaque Organisme s assurera que les destinataires r pondent rapidement ces messages pour valider le fonctionnement de la liste de diffusion Lorsque le destinataire n aura pas r pondu au message il sera consid r qu il ne l a pas re u Le groupe cr sera donc consid r comme invalide Dans cette situation le support national HERMES prendra contact avec le correspondant local HERMES de l Organisme pour proc der un examen conjoint de la bonne application des proc dures et apporter les conseils utiles En cas de persistance des anomalies le support national HERMES devra disposer titre provisoire du mot de passe de l administrateur du syst me Les corrections devront tre faites par l administrateur local dans un d lai d une semaine Pass ce d lai la Ma trise d Ouvrage sera inform e pour action aupr s de l Organisme concern A l issue de l op ration de mise en conformit des listes un bilan technique et organisationnel sera fait par la DSI en collaboration avec la ma trise d ouvrage pour valuer et am liorer si n cessaire le syst me des listes de diffusion 2 2 Outils de Suivi permanents Les outils de suivi des listes de diffusion sont des outils orient s service Ces outils sont ce jour d velopper Le
7. s deux paliers suivants sont envisag s Solution paliative une fois r alis e l op ration de mise en conformit d crite au chap 2 2 le support national HERMES proc dera chaque vendredi au lancement de la liste de diffusion TEST repr sentative du syst me laquelle devront r pondre les Organismes le jour m me l tat sera publi chaque lundi matin sur le serveur MEDIAM via un lien URL par le support national HERMES op ration manuelle Solution cible le support national HERMES d veloppe des scripts pour mise disposition des informations aupr s des utilisateurs via le serveur WEB MEDIAM op ration automatis e dans un d lai de deux mois Objectif Qualit de Service QoS Selon la m me philosophie un dispositif de tableau de bord suivi journalier de la fiabilit des listes de diffusion est envisag e sur le serveur WEB avec affichage des causes d indisponibilit J attacherai une importance particuli re ce que ces directives puissent tre mises en application dans les meilleurs d lais Vous voudrez bien me faire conna tre les ventuelles difficult s engendr es par l application de ces derni res Le Directeur Gilles JOHANET PJ Annexe 1 Fiche H003 R gles de remplissage des champs de l annuaire Annexe 2 Fiche H004 Mise en place des listes de diffusion nationales Annexe 3 Guide de mise en place des listes de diffusion nationales Pour des raisons techniq
8. tre pour validation au Comit Technique de Pilotage Management toute nouvelle demande de mise en place ou de suppression de liste de diffusion 1 4 Mise en place d un dispositif de communication exclusif entre le Directeur de la Caisse Nationale et les Directeurs d organismes La Caisse Nationale souhaite d velopper la communication directe et personnalis e avec les responsables d organismes directeur m decin cosneil r gional m decin conseil chef de service Les BAL g n riques fonctionnant sur la notion de groupe le m me message est lu par l ensemble des membres du groupe utilisateur sur lequel est mont la BAL g n rique il est demand aux organismes qui ne l auraient pas encore fait de doubler la BAL g n rique du directeur d une bo te aux lettres personnalis e au nom du responsable et ce dans les d lais les plus brefs Pour ce faire les administrateurs Herm s doivent se r f rer la documentation diffus e par CD ROM Herm s V 1 4 r pertoire DOC sous r pertoire Manuel d installation fichier Mu Exploitation Hermes doc lors du d ploiement de l applicatif Ce dispositif permettra ainsi la diffusion d informations pour lesquelles le caract re strat gique ou confidentiel est prononc qui ne pourront tre lues que par le responsable d organisme en principe unique d tenteur du mot de passe de sa BAL personnalis e Il appartient donc chacun des responsables de veiller ce q
9. ue le mot de passe de sa bo te aux lettres ne soit pas inutilement diffus son entourage 2 Pr sentation du dispositif mis en place par la Direction des Syst mes D information La Direction du Bureau d Etudes de la DSI a pr vu la mise en oeuvre d un dispositif permettant d organiser la mise jour des listes de diffusion puis d assurer un suivi r gulier du respect des r gles pr sent es par la ma trise d ouvrage 2 1 Proc dure de mise jour des listes de diffusion Rappel Chaque Organisme g re ses groupes suivant la directive contenue dans la fiche H004 V02 Les listes de diffusion sont d finies par la ma trise d ouvrage elles sont cr es et maintenues par le support national HERMES Nota L ensemble des correspondants locaux HERMES est r f renc par le support national HERMES Proc dure Une premi re op ration consistera r aliser une mise plat des listes pour mise niveau selon les normes La pr sente circulaire accompagn e des fiches H003 et H004 et d un guide de mise en place des listes de diffusion nationales pr cise les r gles que les Organismes doivent appliquer Chaque Organisme doit s assurer que ces normes sont parfaitement respect es et effectuer les modifications n cessaires avant le 20 10 2000 D s le 23 10 2000 le support national HERMES v rifiera toutes les listes de diffusion existantes en envoyant des messages de test aux Organismes via ces listes Ces messages se
10. ues d int gration dans MEDIAM les annexes sont int gr es dans la lettre CNAMTS du 1 1 octobre 2000 Aussi pour des dysfonctionnements li s word le format des caract res n a pu tre retranscrit l identique de l orignal papier
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