Vérification de la gérance financière du portefeuille de logements
Contents
1. une liste des projets propos s pour r soudre les probl mes et une estimation des fonds n cessaires pour r aliser ces projets L appui du bureau social est n cessaire l approbation du programme Profil de risque L ALFC a labor et communiqu un profil de risque qui donne des directives pour tablir l ordre de priorit des propositions annuelles de projets d habitation et d terminer l affectation des ressources Au premier rang viennent la sant et la s curit des occupants au deuxi me l entretien r gulier et la r paration des propri t s au troisi me les r novations importantes visant am liorer l tat global des unit s de logement et au quatri me l limination O Rapport de 1994 du v rificateur g n ral du Canada chapitre 27 D fense nationale Gestion de l infrastructure Chef Service d examen C 1 1 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe D M canismes d tablissement de rapports Syst me d information de gestion de l Agence de logement SIGAL Le SIGAL fournit des renseignements utiles aux activit s quotidiennes des gestionnaires de sites Il cr e des comptes pour les occupants et en suit l tat per oit automatiquement les loyers dans le syst me de solde militaire du MDN fait le suivi des travaux de r paration permet l approbation lectronique des travaux d entrepreneurs pour indiquer qu i2. Seule une personne ayant des pouvoirs d l gu s signe aux fins de l article 34 Paiements exacts la facture est un document original les transactions correspondent aux modalit s de la facture et les bonnes dates sont consign es Paiements l gaux les biens services ont t re us conform ment aux stipulations du contrat et le paiement n est effectu que lors de la r ception des biens ou de la facture selon l v nement le plus tardif Paiements opportuns les paiements en retard ne sont pas syst matiques Aucun paiement en double Secteur valu Traitement des recettes Crit res Les loyers per us sont quivalents aux tarifs accept s par les occupants Les loyers exig s correspondent au tarif indiqu dans l valuation la plus r cente de la SCHL pour le mod le de logement correspondant On limite le plus possible le nombre de comptes d biteurs en souffrance Chef Service d examen B 2 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe B Secteur valu e tablissement des loyers Crit re e Les loyers tablis pour les mod les de logement correspondent aux tarifs d termin s par la SCHL avec d ductions le cas ch ant selon la politique du MDN sur le logement Chef Service d examen B 3 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe C Codes et normes de p
3. entretien r gulier bon 73 p 100 n cessitaient certains travaux de r novation passable et 25 p 100 avaient besoin d importants travaux de r novation ou devraient tre limin s m diocre Figure 2 valuation de l tat du portefeuille de logements des FC 2006 L valuation des unit s de logement a t ax e sur l tat sommaire des biens elle ne visait pas valuer les unit s en fonction des normes modernes du MDN Les donn es sont r sum es dans le tableau suivant 1 Le logement l appui des Forces canadiennes Une vision pour 2020 Chef Service d examen 5 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC valuation Pourcentage Bon 2 Passable 73 M diocre 25 Rapport final Mars 2010 Tableau 4 valuation de l tat du portefeuille de logements des FC 2006 Au cours des quatre premi res ann es le programme a permis de r nover 196 unit s de logement dans 10 endroits de commencer r nover 312 autres unit s de construire 60 nouvelles unit s de logement d liminer les unit s de logement jug es d labr es ou exc dentaires par rapport aux besoins d un site pour ainsi r duire le portefeuille de 15 000 14 000 unit s La combinaison de ces activit s du programme de r fection a augment le pourcentage du portefeuille en bon tat qui est pass de 2 6 p 100 A ce rythme 1 p 100
4. par CDC Un examen de transactions durant trois mois de l AF 2007 2008 a r v l que le bureau du contr leur de l ALFC avait effectu des examens aux fins de l article 33 de la LGFP conform ment la politique minist rielle Gestion des recettes Le SIGAL fournit aux gestionnaires de sites l information et les contr les n cessaires pour bien s acquitter de leurs responsabilit s l gard de la gestion de l occupation et du recouvrement des loyers voir l annexe D Les bureaux des sites de l ALFC visit s ont d montr que des contr les cl s sont en place pour g rer les recettes comme l exige la politique du MDN Par exemple il y a une s paration des t ches entre la facturation et la r ception la protection des fonds publics et 12 Huit pour cent des d penses totales de r paration et d entretien de l ALFC pour l AF 2007 2008 13 Une commande de travail est une commande subs quente pour laquelle un entrepreneur doit ex cuter des travaux d entretien en vertu d une offre commandes MAF 1016 4 Paiement Article 33 de la LGFP 1 avril 2001 Chef Service d examen 10 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 le rapprochement mensuel des comptes en souffrance Un examen des comptes de loyers de 55 unit s de logement a permis de constater que l ALFC exigeait correctement les loyers auxquels les occupants avaient
5. t imput tort aux travaux de voirie dans le SCFG ce qui s est refl t dans les tats financiers du MDN Ce montant repr sente pr s de 8 p 100 des d penses totales de r paration et d entretien de P ALFC pour cette ann e l Il s agit du seul compte de d penses que les v rificateurs ont examin L Agence est consciente de ce probl me d interface et elle a d j corrig la correspondance de nombreux codes entre les deux bases de donn es Processus d approbation des paiements transactions amorc es dans les sites de logements L ALFC figure l annexe 1 de la LGFP et conform ment aux articles 33 et 34 de cette loi elle doit donc faire attester tous les paiements par des agents d ment autoris s Le processus de l ALFC doit aussi tre conforme au Manuel d administration financi re MAF du Minist re Les gestionnaires de sites traitent surtout deux types Traitement des d penses de transactions li es aux d penses les commandes de travail et les services publics Un examen du processus de paiement dans les sites visit s ainsi qu une v rification de transactions de paiement choisies au hasard a indiqu que le traitement de Les documents justificatifs des 223 transactions examin es ont t d ment autoris s aux fins de paiement ces d penses est conforme l article 34 de la LGFP L examen du processus d approbation des d penses n incluait pas les transactions g r es
6. ALFC BPR BVG CDC CDSD CEMD CEOT CEP CFA CPM CS Ex CT EE FC G IST LGFP MAF MDN MID OSS PFGR PGCVB SCFG SCHL SIGAL SM SMA IE VCN Acronymes et abr viations Autorisation de projet Ann e financi re Agence de logement des Forces canadiennes Bureau de premi re responsabilit Bureau du v rificateur g n ral Construction de D fense Canada Comit de direction strat gique de la D fense Chef d tat major de la D fense Comit d valuation op rationnelle et technique Comit d examen des projets Conseil des Forces arm es Chef Personnel militaire Chef Service d examen Conseil du Tr sor valuation de l tat Forces canadiennes Milliards de dollars Infrastructure et services techniques Loi sur la gestion des finances publiques Manuel d administration financi re Minist re de la D fense nationale Manuel d instructions et de directives Organisme de service sp cial Planification financi re et gestion des ressources Plan de gestion du cycle de vie des biens Syst me de comptabilit financi re et de gestion Soci t canadienne d hypoth ques et de logement Syst me d information de gestion de l Agence de logement Sous ministre Sous ministre adjoint Infrastructure et environnement Valeur comptable nette Chef Service d examen i iv V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Synopsis Le Chef Serv
7. VCN des logements r sidentiels le co t d amortissement et la valeur des d penses annuelles li es la r paration et l entretien du portefeuille de logements des FC Chef Service d examen D 2 2
8. et les rapports financiers Constatations et recommandations Programme de r fection Les contraintes de temps et de ressources et les besoins d finis en mati re de logement emp chent le MDN de respecter les d lais souhait s afin de rendre le portefeuille de logements des FC conforme aux normes modernes qu il a labor es en 2007 Il est recommand que le Chef Personnel militaire valuation globale Les contraintes de temps et de ressources et les besoins d finis en mati re de logement emp chent le MDN d atteindre l objectif de Vision 2020 au chapitre du logement r sidentiel Des am liorations ont t apport es afin d am liorer la planification et le suivi des projets Toutefois les priorit s de la haute direction de l ALFC doivent tre mieux communiqu es aux gestionnaires de sites L ALFC doit accro tre l exactitude de son information financi re afin d assurer l exhaustivit et la fiabilit de ses tats financiers et de ceux du MDN CPM en consultation avec le Sous ministre adjoint Infrastructure et environnement SMA IE r examine la section de Logement 2020 qui porte sur le logement r sidentiel afin d valuer sa viabilit continue les risques de ne pas atteindre son objectif et les autres moyens possibles de faire en sorte que les normes modernes soient respect es dans les d lais souhait s Gestion des logements dans les sites de l ALFC L ALFC a am l
9. par ann e il n y aurait que 16 p 100 des unit s en bon tat d ici 2020 Nou avons aussi examin l utilisation des fonds re us du MDN Selon les donn es de V ALFC la majorit de ce financement a servi aux fins pr vues La figure 3 montre le financement r el re u du MDN chaque ann e ce n tait pas un montant constant de 15 M par ann e mais s il est r parti sur les quatre ans le total donne cette moyenne 30 25 N O1 L L Millions gt 0 77 AF 04 05 AF 05 06 AF 06 07 AF 07 08 E R novations Figure 3 Financement annuel du MDN Les fonds d immobilisations ont t utilis s pour des r novations r sidentielles et autres d penses comme la r novation des bureaux de sites et l achat de v hicules pour les inspecteurs des logements de l ALFC Les donn es sont r sum es dans le tableau Autre suivant Ann e financi re AF 2004 05 AF 2005 06 AF 2006 07 AF 2007 08 R novations M 1 48 26 45 12 42 9 44 Autre M 0 35 0 77 2 86 1 99 Tableau 5 Financement annuel du MDN Chef Service d examen 6 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Recommandation Programme de r fection R examiner la section de Logement 2020 qui porte sur le logement r sidentiel afin d valuer sa viabilit continue les risques de ne pas atteindre son objectif et les autres moy
10. s par le chef de la direction L une des v rifications effectu es par la PFGR consiste faire en sorte que le codage financier soit correctement indiqu notamment la classification au titre du cr dit 1 ou 5 En outre depuis l AF 2009 2010 un rapprochement d taill des d penses est effectu entre le SCFG et Oracle Financials afin d liminer les irr gularit s en mati re de codage BPR ALFC Date cible Mise en uvre termin e Chef Service d examen A 2 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe A Rapports financiers Recommandation du CS Ex 4 tats financiers L ALFC devrait d terminer la fa on de communiquer ses chiffres financiers et de s assurer que les informations importantes sont consign es afin de produire chaque ann e les tats financiers v rifi s Par ailleurs la direction doit s assurer que la charte est conforme la structure de rapport Mesure de la direction compter de l AF 2009 2010 le rapport annuel de l ALFC renfermera un ensemble complet d tats financiers dont l tat de la situation financi re l tat des r sultats d exploitation et les mouvements de tr sorerie conform ment la Norme comptable 1 2 du Conseil du Tr sor sur les tats financiers Toutefois compte tenu du fait que les activit s financi res de l ALFC sont enti rement int gr es dans le p rim tre comptable du MDN l Age
11. tait responsable de g rer un portefeuille de 14 000 unit s de logement dans 26 endroits d un bout l autre du Canada Selon la charte de l ALFC ses activit s reposent principalement sur les recettes provenant des loyers et des fonds d immobilisations transf r s du MDN La figure 1 montre la ventilation des recettes et des d penses de l ALFC en 2007 95 M Fonds Gr d immobi D penses en lisations capital du MDN Frais d exploitation Recettes des loyers Frais de r paration Figure 1 Ventilation des recettes et des d penses de ALFC en 2007 Les recettes de l ALFC ont totalis 95 M et les d penses 89 M Les donn es sont r sum es dans les tableaux suivants Le logement l appui des Forces canadiennes Une vision pour 2020 Appui au logement r sidentiel page 8 Rapport annuel de l ALFC 2006 2007 Nota Ce rapport est la seule source de donn es financi res annuelles et il n a pas t v rifi aux fins de fiabilit Chef Service d examen 1 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Recettes de l ALFC Recettes Loyers 79 245 000 Fonds d immobilisations du MDN 16 416 000 Total 95 661 000 Tableau 1 Ventilation des recettes de l ALFC en 2007 D penses de l ALFC Recettes Frais de r paration 34 408 000 Frais d exploitation 39 627 000 D pens
12. Chic f Revicw Scrviccs Chef Service d examen T ra ER V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Mars 2010 7053 50 4 CS Ex V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Table des mati res Acronymes et abr viations ccccceccccccesaccccenaccccnancccennnnccennnnnoennnnnne en i SYNOPSIS scrscecrrcansenanennereneeaneunneennernnunnenanennserannnneneeeraneteneuenenent ece Adda cnc ea ii Sommaire des F SUMARS ns dianseansanssntsinennsnndit seems iii IN COQUE DONS ae een ace 1 CONTEXTE rando CA 40604 CA CADA dan CA CADA CA ADA ACA C SONCA AVARA 1 OP R FAROE P E E E E E AE E AAA A E a 2 BONES end ECE de dei ECE O ECE A Ea SETETE AE 2 M thodologie isnie aeaaea REA ne AN ns ne oui nur 3 Constatations et recommandations 4 Programme de r fection nsc ennemies eee ele ent 4 Gestion des logements dans les sites de l ALFC VV 8 Rapports financiers EE cnnden tes oe eco odecne ot sne ni osonpe den 12 Annexe A Plan d action de la direction A 1 Annexe B Crit res de v rification B 1 Annexe C Codes et normes de planification de l ALFC C 1 Annexe D M canismes d tablissement de rapports sssssssssnenssnnenennnnnnnnnn D 1 Chef Service d examen V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 A de P AF
13. EE voir l annexe D On craint que cette base de donn es ne soit pas mise jour en temps opportun En 2007 apr s l avoir soumise une v rification P ALFC a conclu que le si ge social devait exercer une surveillance continue afin que l Agence dispose d une information fiable pour appuyer la prise de d cision Les directives internes ont permis d accro tre l uniformit des d tails des projets et des analyses des risques dans les propositions annuelles pr sent es par les gestionnaires de sites Un comit de surveillance au si ge social examine les propositions ainsi que la base de donn es sur EE les recettes pr vues les besoins en logements des commandants de bases d escadres et le calendrier du programme de r fection Apr s cet examen des lettres pr cisant les budgets allou s sont envoy es aux gestionnaires de sites Propositions des sites L approbation des propositions des sites repose sur l information financi re et non financi re qui est communiqu e un comit de surveillance Malgr l examen auquel le comit soumet toutes les propositions des sites pour d cider des projets financer par suite de l tablissement du Profil de risque de l ALFC annexe C les lettres d affectation budg taire envoy es aux gestionnaires de sites pour l AF 2007 2008 n ont pas mentionn quelles propositions de projets avaient t approuv es ni la priorit de ces projets Or cette inf
14. alu l tat actuel de tous les l ments dans le portefeuille de 14 000 logements au Canada Ce travail a pris fin en 2006 et le Conseil du logement du MDN a approuv le PGCVB de l ALEFC le 30 janvier 2007 L information contenue dans la base de donn es sur l EE contribue donc l laboration du PGCVB qui constitue l un des principaux moteurs du programme de r fection Autorisation de projet Le processus d A de P est un moyen qui permet aux gestionnaires de sites d obtenir la bonne autorisation financi re pour commencer un projet d habitation Ils entrent le site le num ro du projet le nombre d unit s de logement en cause et les co ts estimatifs Dans une liste d roulante de descriptions de texte ils choisissent la cat gorie d activit et le compte de d penses les plus appropri s partir de cette information l A de P cr e automatiquement le codage financier du projet et ce codage est utilis pour toutes les transactions de paiement du projet qui sont t l charg es vers le syst me financier du MDN 20 Thid Chef Service d examen D 1 2 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe D Oracle Financials Oracle Financials est la base de donn es source du SCFG pour les donn es financi res sur les biens r sidentiels Cette information sert pr parer les tats financiers du MDN et plus pr cis ment d terminer les augmentations de la
15. amen 13 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe A Plan d action de la direction Programme de r fection Recommandation du CS Ex 1 R examiner la section de Logement 2020 qui porte sur le logement r sidentiel afin d valuer sa viabilit continue les risques de ne pas atteindre son objectif et les autres moyens possibles de faire en sorte que les normes modernes soient respect es dans les d lais souhait s Mesure de la direction Construit principalement entre les ann es 1950 et 1960 le portefeuille de logements r sidentiels du MDN arrive maintenant la fin de son cycle de vie tant donn les mod les de prestation de services et de financement en vigueur il est tr s clair que nous ne pourrons pas assurer la r fection de ce portefeuille de 2 3 G en fonction de normes modernes d ici 2020 comme le pr voyait la politique Logement 2020 Conform ment aux directives du Conseil des Forces arm es CFA le CPM et le SMA IE iront ensemble devant le Comit de direction strat gique de la D fense CDSD et proposeront qu un tiers de l ext rieur du MDN effectue un examen ind pendant d ici l t 2010 afin de concevoir d autres m thodes novatrices de prestation de services et de nouveaux mod les de financement qui permettraient de s attaquer cette question complexe tant du point de vue de la politique que de celui de la gestion du cycle de vie des bie
16. ans les d lais souhait s Le programme de r fection qui est g r par le si ge social de l ALFC vise la fois rationaliser la taille du portefeuille de logements des FC et assurer la r fection des logements n cessaires Au moment de la v rification la taille vis e tait d environ 12 000 unit s et des normes modernes avaient t d finies aux fins de r fection L objectif du programme de r fection ne sera pas atteint dans les d lais souhait s par le MDN principalement cause de l cart croissant entre le financement propos et le financement r el du programme Le plan initial selon lequel 1 ALFC devait recevoir le statut d OSS proposait d investir 46 M par ann e dans le programme de r fection au cours d une p riode de 26 ans Pour aider d marrer le programme le MDN et les FC ont fourni 15 M par ann e pendant les cinq premi res ann es de 2004 2009 et l ALFC devait affecter les 31 M restants m me ses recettes Or l ALFC n est pas parvenue produire assez de recettes pour remplir son obligation de 31 M d o un d ficit de financement cumulatif de 155 M en mars 2009 Le plan d investissement en biens immobiliers confirme le niveau de financement propos pour le programme de r fection 46 M Il recommande que 2 p 100 46 M de la valeur de remplacement estimative des unit s de logement soient affect s chaque ann e aux projets de r fection En outre l o
17. bjectif d investissement exige une affectation additionnelle de 2 p 100 46 M pour les travaux d entretien et de r paration Selon les recettes courantes d clar es dans les tats financiers de l ALFC si ces deux montants avaient t investis en 2006 2007 il ne serait rest pratiquement aucun financement pour couvrir les d penses d exploitation annuelles Comme l indique l valuation strat gique de niveau 1 du SMA IE pour PAF 2009 2010 traduction Le Plan de gestion du cycle de vie des biens PGCVB a permis de d terminer que l ALFC n avait assez de fonds provenant des recettes des loyers que pour couvrir les d penses internes et que les recettes actuelles des loyers taient insuffisantes pour fournir une contribution la r fection 5 Ces normes sont d finies dans les Directives sur les logements du MDN 31 M ann e x 5 ans 155 M 7 Au d but du programme de r fection la valeur de remplacement estimative du portefeuille de logements des FC s levait 2 3 G 8 Directive de planification fonctionnelle de l infrastructure et de l environnement AF 2008 2009 paragraphe 32 valuation strat gique de niveau 1 du SMA IE AF 2009 2010 Chef Service d examen 4 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 D autres facteurs qui influent sur le programme de r fection sont les recettes fixes pr vues un d lai Vis
18. consenti ou dont ils avaient t avis s apr s r valuation et que ces loyers taient conformes aux tarifs d termin s par la Soci t canadienne d hypoth ques et de logement SCHL comme l exige la politique da MDN sur le logement Toutefois des mesures de recouvrement ne sont pas prises promptement pour limiter le plus possible le nombre de comptes de loyers en souffrance Cette responsabilit incombe au si ge social de l ALFC apr s que les gestionnaires de sites l ont avis que toutes les mesures r glementaires ont t prises pour recouvrer le solde impay En 2008 2009 l ALFC avait un solde de comptes d biteurs de 1 M Pr s de 40 p 100 359 875 taient en souffrance depuis trois ans mais n avaient pas t radi s Certains soldes cumul s de comptes en souffrance d passent le pouvoir de radiation du chef de la direction de l ALFC l gard des comptes d biteurs et exigent l approbation du comit de radiation du Minist re La politique du MDN stipule qu il faut limiter le plus possible ces montants Recommandations Surveillance des projets L ALFC devrait approuver officiellement les plans annuels initiaux et les modifications des projets de sites afin d tablir des jalons pour la surveillance subs quente des projets et du rendement des gestionnaires de sites BPR ALFC Codage financier L ALFC devrait prendre des mesures afin de s assurer que ses transactions financi res sont exactement et unif
19. ens possibles de faire en sorte que les normes modernes soient respect es dans les d lais souhait s BPR CPM en consultation avec le SMA IE Chef Service d examen 7 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Gestion des logements dans les sites de l ALFC Bien que de solides pratiques et outils de gestion financi re soient en place l ALFC a besoin d une information plus opportune d objectifs de rendement plus clairs et d une comptabilit uniforme Planification des projets de r novation annuels Les gestionnaires de sites entreprennent la phase de planification de projets tels que des r parations sommaires aux logements des travaux d entretien du cycle de vie et des petits projets d immobilisations en examinant les besoins et les risques du portefeuille de logements de leur site Pour renforcer la phase de planification de ces projets l ALFC a r cemment mis en uvre un PGCVB et labor des directives internes sur la planification des projets ainsi qu un syst me d information pour l approbation des projets voir l annexe C pour de plus amples d tails Le PGCVB permet de consigner l ge et l tat des l ments d habitation la date laquelle ils doivent tre remplac s et l tat global de chaque unit de logement au Canada Cette information est entr e et mise jour dans la base de donn e de l ALFC sur l valuation de l tat
20. es en capital 15 285 000 Total 89 320 000 Tableau 2 Ventilation des d penses de l ALFC en 2007 Objectifs Cette v rification a permis d valuer la pertinence de certaines pratiques de gestion financi re du portefeuille de logements des FC touchant e le programme de r fection e la gestion continue des logements savoir o la planification et la comptabilisation des projets court terme o la qualit de l information du portefeuille de logements dont l ALFC se sert pour tablir les rapports et prendre les d cisions o les processus de paiement et de recouvrement de l ALFC conform ment aux politiques du Conseil du Tr sor CT et du MDN e les rapports financiers Les crit res de v rification employ s lors de ces valuations figurent l annexe B Port e Nous avons examin le financement et les r sultats des quatre premi res ann es du programme de r fection de l ann e financi re AF 2004 2005 l AF 2007 2008 les projets court terme ex cut s en 2007 2008 ainsi que le processus d approbation des d penses et la gestion des recettes de l AF 2007 2008 Les activit s de gestion de projets entreprises par Construction de D fense Canada CDC ont t exclues de la v rification Chef Service d examen 2 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 M thodologie Des entrevues ont t men es aupr s de ge
21. galement y avoir un manque de surveillance quant au codage des projets lors de leur mise en marche L autorisation d engager des d penses dans le cadre de projets de r novation court terme est obtenue lectroniquement par le biais d un syst me d information de l ALFC appel Autorisation de projet A de P Afin d obtenir l autorisation financi re voulue pour commencer un projet les gestionnaires de sites entrent les d tails qui permettent l A de P de cr er automatiquement le codage financier du projet Cette information est ensuite approuv e au si ge social Les discussions ont r v l que le codage financier n est gu re examin lorsque les projets de sites sont approuv s Une description plus d taill e figure l annexe D M canismes d tablissement de rapports Chef Service d examen 9 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Les travaux de r paration courants sont entr s dans le Syst me d information de gestion de l Agence de logement SIGAL Divers travaux de r paration comme la plomberie et la tonte du gazon ont t correctement imput s aux comptes de d penses correspondants dans la base de donn es de l ALFC mais ils ont t t l charg s vers le syst me de financier du MDN tort comme travaux de voirie Durant l AF 2007 2008 un montant de 2 7 M allou aux r parations r sidentielles dans le SIGAL a
22. ice d examen CS Ex a effectu une v rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des Forces canadiennes FC durant la p riode allant d octobre 2007 avril 2009 Cette v rification a permis d valuer les pratiques de gestion touchant le programme de r fection des logements des FC la gestion continue des logements et les rapports financiers Le minist re de la D fense nationale MDN n atteindra pas les objectifs de Vision 2020 au chapitre du logement r sidentiel cause de contraintes importantes comme les besoins pr cis en mati re de logement et le manque de ressources il est impossible d am liorer le portefeuille de logements des FC en fonction de normes modernes dans les d lais tablis Par cons quent il faut valuer la viabilit de la section de Logement 2020 qui porte sur le logement r sidentiel ainsi que d autres moyens possibles de r aliser les objectifs fix s De solides pratiques et outils de gestion financi re sont en place dans les divers sites pour appuyer la gestion des logements Par exemple un examen de certaines transactions g r es par l Agence de logement des Forces canadiennes ALFC a indiqu que le traitement des d penses est conforme l article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques LGFP Toutefois d autres l ments de la gestion des logements comme la planification des projets de r novation annuels ont besoin d tre am lior s Quant aux rapport
23. ion de Logement 2020 plus court de 2030 2020 pour satisfaire aux normes modernes et une meilleure id e des co ts D ici 2020 la transition entre auxquels on s attend pour am liorer ces logements le stock actuel d anciens D afin que leur tat passe de m diocre bon Un logements et casernes militaires repr sentant de l ALFC a indiqu que vu l tat des logements r sidentiels actuel des unit s de logement le plan modernes relevant du contr le d investissement initial de 2 p 100 46 M de de l tat sera termin e l actuelle valeur de remplacement estimative sur 26 ans est loin d tre suffisant pour faire en sorte que toutes les unit s respectent les normes modernes requises d ici l ch ance souhait e de 2020 Progr s r alis s ce jour Au moment de la v rification le programme de r fection tait en place depuis quatre ans Nous avons examin ce qui avait t accompli gr ce au financement re u du MDN c d en moyenne 15 M par ann e sur une p riode de quatre ans Pour mesurer les r alisations du programme de r fection l ALFC a commenc par valuer l tat de chaque unit de logement dans le portefeuille de plus de 15 000 logements L tude du PGCVB a pris fin en 2006 Elle a t ax e sur l tat sommaire des biens et n a pas valu les unit s selon les normes modernes du MDN Comme l indique la figure 2 seulement 2 p 100 des unit s de logement exigeaient un
24. ior la planification des projets d habitation court terme mais il faut encore accro tre la responsabilisation et la comptabilit des projets En outre l ALFC a mis en place un deuxi me cadre de contr le pour g rer les comptes de loyers Logement 2020 est une vision d avenir ax e sur les besoins des membres des FC en mati re de locaux d habitation favorisant par ce moyen la r alisation des buts et des objectifs de la Strat gie de d fense 2020 Chef Service d examen iii iv V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Il est recommand que l ALFC approuve officiellement les plans annuels initiaux des projets et les modifications subs quentes afin d tablir des jalons pour la surveillance des projets et du rendement des gestionnaires de sites L ALFC devrait galement s assurer que les transactions financi res sont exactement et uniform ment consign es dans son syst me financier et celui du MDN Rapports financiers L ALFC n a pas produit d tats financiers v rifi s comme l exige sa charte et ce principalement parce que des informations importantes ne figurent pas dans son syst me financier tant donn que ce syst me constitue aussi pour le MDN une base de donn es source sur le logement r sidentiel il influe sur l exactitude des rapports financiers du Minist re cette situation s ajoutent les probl mes d interface qui surgissent ent
25. ison de 50 ans comme des travaux d entretien du cycle de vie et la comptabilisent titre de d pense de cette ann e l d autres la consid rent comme une importante am lioration aux immobilisations et la comptabilisent comme telle Le fait que les directives internes de l ALFC ne sont pas claires contribue cette situation Les exemples suivants illustrent le manque d uniformit dans la comptabilit des projets en 2007 2008 M me projet divers codes e Am lioration des d tecteurs de monoxyde de carbone dans toutes les unit s de logement e Les co ts ont t consign s titre de d pense d exploitation de r paration sommaire ou d am lioration M me codage financement diff rent e Des r novations de cuisines dans diff rents sites ont t cod es comme tant de petits projets d immobilisations mais un seul d entre eux a t financ au moyen de fonds d immobilisations Projets de r fection g r s titre de projets de sites non capitalis s e Les travaux d am lioration d une maison en particulier taient initialement pr vus dans le programme de r fection mais ils ont t g r s titre de projet de site pour acc l rer les choses et comptabilis s titre de d pense d exploitation Pour rem dier ces incoh rences et accro tre l uniformit du traitement comptable l ALFC devrait clarifier les directives et les communiquer tous les gestionnaires de sites Il semble
26. jectif 1 valuer les contr les de g rance financi re que l ALFC exerce sur son programme et ses projets de r fection Secteur valu e Programme de r fection Crit re e Examiner la planification la budg tisation la comptabilit et les rapports du programme de r fection Secteur valu e Projets g r s par les gestionnaires de sites Crit res e La planification englobe la gestion des risques et une bonne communication e La comptabilisation des divers types de projets est uniforme e Les budgets sont surveill s de fa on continue Objectif 2 valuer la qualit de l information sur le portefeuille de logements Secteur valu e Information pour les rapports Crit res e Il existe une information fiable pour produire les tats financiers complets de l Agence e L ALFC produit les tats financiers demand s dans sa charte Secteur valu e Information pour la prise de d cision Chef Service d examen B 1 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe B Crit re Les donn es qui figurent dans les syst mes d information suivants sont opportunes fiables utiles et compl tes o SIGAL o Base de donn es sur PEE o AdeP o Oracle Financials Objectif 3 valuer les processus de paiement et de recouvrement de l ALFC conform ment aux politiques du CT et du MDN Secteur valu Approbation des paiements Crit res
27. lanification de l ALFC Plan de gestion du cycle de vie des biens Ce plan indique les principaux l ments dans chaque unit de logement leur tat actuel et la date o ils doivent tre remplac s selon leur dur e de vie pr vue L information sert de guide pour d terminer quand les projets d entretien pr ventif devraient avoir lieu Dans son rapport de 1994 le Bureau du v rificateur g n ral BVG avait signal que l absence de ces renseignements ne permettait pas une gestion efficiente du cycle de vie des biens L ALFC a r pondu cette observation en d finissant les principaux l ments d une unit de logement et la dur e estimative de chacun d eux en valuant l tat actuel de tous les l ments dans le portefeuille de 14 000 logements au Canada et en consignant cette information dans un syst me interne appel base de donn es sur l valuation de l tat EE Cette base de donn es a t install e en 2005 et l valuation du portefeuille a pris fin en 2007 Directives internes sur la planification Le si ge social a publi un Manuel d instructions et de directives MID sur la planification Ce MID enjoint aux gestionnaires de sites de pr senter chaque ann e un programme format traitant quatre sujets les r parations l exploitation le cycle de vie et les petits projets d immobilisations Les documents pr sent s renferment une liste des probl mes actuels comme les risques pour la sant et la s curit
28. ls sont termin s tient un historique de l occupation et des r parations de chaque unit de logement depuis la cr ation de ALFC et produit des rapports pour la gestion des budgets locaux Le SIGAL est muni de contr les pour emp cher les utilisateurs d entrer des renseignements erron s ou de contrevenir la politique Ces contr les comprennent par exemple des prix fixes de travaux de r paration correspondant des codes l incapacit de r p ter des commandes de travail pour ainsi emp cher les paiements en double et des d ductions automatiques du syst me de solde militaire pour les loyers Base de donn es sur l valuation de l tat La base de donn es sur l EE indique l ge et l tat des Base de donn es sur l ments d habitation la date laquelle ils doivent tre V EE remplac s et l tat global de chaque unit de logement Il s agit de l information dont le BVG avait signal La base de donn es sur l absence quant la gestion du cycle de vie des biens PEE contient l information L ALFC a r agi en cr ant la base de donn es sur l EE n cessaire la gestion du pour fournir l information requise sur une liste cycle de vie dont le BVG exhaustive d l ments d habitation Elle a d fini tous les avait relev l absence dans l ments pertinents du cycle de vie d une unit de les dossiers de l ALFC logement ainsi que la dur e de vie estimative de chacun d eux et elle a v
29. nce et le Minist re devraient mettre en balance les avantages d laborer des tats financiers v rifi s au niveau de l Agence et le co t du d veloppement et du maintien de cette capacit au moyen de fonds qui pourraient tre investis directement dans le portefeuille de logements Il est pris note que la charte exige des tats financiers v rifi s En 2009 2010 l ALEFC a pr sent la haute direction du MDN et des FC une r vision administrative de sa charte afin de veiller ce que cette derni re tienne compte de la structure de rapport et des changements mineurs apport s la structure interne L ALFC utilise le seuil de 30 000 du MDN pour la capitalisation des biens et appuie les raisons pour lesquelles le Minist re a recours ce seuil Elle peut produire de l information sur les d penses en capital qui ne sont pas capitalis es si cette information est n cessaire la prise de d cision ou la transparence des rapports Parce que l ALFC est tenue de produire des tats financiers v rifi s il faudra r examiner ce seuil avec le MDN l gard de l Agence car il peut avoir un impact sur la capacit de celle ci d obtenir une opinion sans r serve sur ses tats financiers BPR ALFC et SMA IE Date cible Mise en uvre partielle Chef Service d examen A 3 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe B Crit res de v rification Ob
30. nir compte de la taille de nombreux projets qu il ex cute comparativement ceux d autres minist res Il faudrait galement se demander si cette limite convient dans le cas des r novations de logements En effet aucune des r novations g r es par les gestionnaires de sites durant l AF 2008 2009 n a atteint 30 000 par unit de sorte qu elles n ont pas t comptabilis es titre d am liorations la VCN du portefeuille Une VCN croissante pourrait constituer un moyen de d montrer les r sultats de l ALFC concernant l am lioration de l tat global du portefeuille de logements des FC 17 Base de donn es financi res distincte dont l information est t l charg e vers le SCFG du MDN 18 MAF 1020 4 Immobilisations paragraphe 23 Chef Service d examen 12 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 tant donn que l ALFC est un OSS au sein du MDN ces questions touchant les rapports financiers de l Agence ont une incidence directe sur les tats financiers da MDN Recommandation tats financiers L ALFC devrait d terminer la fa on de communiquer ses chiffres financiers et de s assurer que les informations importantes sont consign es afin de produire chaque ann e les tats financiers v rifi s Par ailleurs la direction doit s assurer que la charte est conforme la structure de rapport BPR ALFC et SMA IE Chef Service d ex
31. ns immobiliers BPR CPM en consultation avec le SMA IE Date cible Automne 2010 Gestion des logements dans les sites de l ALFC Recommandation du CS Ex 2 Surveillance des projets L ALFC devrait approuver officiellement les plans annuels initiaux et les modifications des projets de sites afin d tablir des jalons pour la surveillance subs quente des projets et du rendement des gestionnaires de sites Mesure de la direction Depuis l ALFC a labor une structure et un cadre de gouvernance r vis s qui englobent la mise sur pied d un comit d examen des programmes et d un comit d examen des projets CEP qui remplacent le Comit d valuation op rationnelle et technique ou CEOT et qui se r unissent tous les trimestres pour examiner approuver surveiller et suivre tous les petits et grands projets d immobilisations Chef Service d examen A 1 3 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Annexe A Les d finitions sont en voie d tre clarifi es pour att nuer les incoh rences actuelles dans les projets similaires consid r s comme des travaux d entretien du cycle de vie versus des am liorations Ces d finitions seront galement publi es et communiqu es pour favoriser une compr hension commune dans l ensemble de l Agence Le CEP examine tous les projets d immobilisations de m me que les projets op rationnels class s dans des cat gorie
32. ont dispos s ce que les syst mes de l ALEFC soient des bases de donn es source et ce que leurs rapports soient int gr s dans ceux du MDN il faudrait modifier la charte conform ment ces conditions La principale raison pour laquelle l ALFC n a pas encore produit d tats financiers est qu il n existe ce jour aucune valeur comptable nette VCN exacte l gard du portefeuille de logements des FC Lorsque l ALFC a assum la responsabilit de l exploitation du portefeuille le gouvernement canadien n tait pas tenu de suivre les principes de la comptabilit d exercice L ALFC s efforce de d terminer la VCN partir de donn es ant rieures incompl tes sur la construction et la r novation de logements En outre les capacit s de l actuel syst me d information financi re de l ALFC sont limit es En 2007 2008 ce syst me a indiqu un amortissement nul pour le portefeuille de logements alors que les dossiers faisaient tat d une VCN de 30 8 M Cet amortissement nul a t d clar dans les tats financiers du MDN Pour avoir une VCN exacte il faudrait ajouter toutes les am liorations la valeur du portefeuille de logements L ALFC suit la d finition que le MDN donne au terme am lioration qui exige une valeur minimale de 30 000 par projet par unit de logement Le CT accepte une limite minimale de 10 000 le MDN a t autoris porter cette limite 30 000 pour te
33. orm ment consign es dans son syst me financier et celui du MDN La t che consistant examiner le codage financier des projets annuels devrait tre ajout e au processus d approbation des projets BPR ALFC 15 I1 s agit de la somme de 308 comptes 16 MAF 1018 2 Comptabilit et contr le des comptes d biteurs et des revenus publics 15 septembre 2000 Chef Service d examen 11 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Rapports financiers L ALFC n a pas r solu les questions en suspens qui l emp chent de produire des tats financiers v rifi s et complets comme l exige sa charte La pr paration d tats financiers v rifi s annuels et distincts tait une exigence lors de la cr ation de l ALFC titre d OSS en 1996 et figure toujours dans la charte de l Agence Au moment de la v rification l ALFC n avait pas produit d tats financiers v rifi s et complets L absence d tat de la situation financi re et le caract re incomplet de l tat des r sultats d exploitation diminuent la cr dibilit du rapport annuel de l ALFC dans son ensemble De nouvelles lignes directrices du CT permettent l ALFC et au MDN de choisir d inclure seulement les chiffres financiers de ALFC dans les rapports du Minist re ou en plus de rendre publics s par ment les documents de planification et rapports de P Agence Si l ALFC et le MDN s
34. ormation est n cessaire pour tablir les priorit s des gestionnaires de sites l heure actuelle comme ils ne sont pas inform s des projets les plus importants les gestionnaires de sites ne peuvent pas tre tenus responsables de ne pas avoir obtenu les r sultats vis s par la haute direction La surveillance des projets constitue un autre l ment cl de la responsabilisation Au moment de la v rification l ALFC a cr un nouveau poste au si ge social pour surveiller les budgets et l tat d avancement des projets des sites Chef Service d examen 8 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Comptabilit financi re des r novations et des r parations Chaque projet de site est consid r soit comme une r novation importante qui ajoute une valeur en capital l unit de logement c d des am liorations soit une d pense d entretien annuelle La fa on dont les projets sont class s est indiqu e dans les tats financiers de l ALFC et du MDN Un examen des dossiers de l ALFC sur les projets des sites pour l AF 2007 2008 a r v l des incoh rences dans la comptabilisation de projets similaires Les entrevues men es aupr s de gestionnaires de sites ont fait ressortir diverses interpr tations de ce qui constitue une am lioration versus une d pense Par exemple certains gestionnaires consid rent la r novation de toute la cuisine d une ma
35. re les deux bases de donn es lorsqu on t l charge les transactions li es aux d penses L ALFC devrait d terminer la fa on de communiquer ses chiffres financiers et de s assurer que les informations importantes sont consign es afin de produire chaque ann e les tats financiers v rifi s Par ailleurs la direction doit s assurer que la charte est conforme la structure de rapport Nota Une liste plus d taill e des recommandations du CS Ex et des r ponses de la direction figure l annexe A Plan d action de la direction Les donn es du syst me financier de l ALFC sont entr es dans le Syst me de comptabilit financi re et de gestion SCFG du MDN Chef Service d examen iv iv V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Introduction Contexte Le MDN est le gardien des logements de l tat dans les divers emplacements des FC au pays Il continue d assumer l enti re responsabilit de la politique sur le logement et les biens immobiliers La responsabilit de l exploitation du portefeuille de logements dont la plupart ont t construits dans les ann es 1940 et 1950 a t d l gu e l ALFC En 1996 l ALFC a re u le statut d OSS En 2002 le SM et le CEMD ont lanc Vision 2020 dans le but de faire la transition des anciens logements militaires des logements r nov s d ici 2020 Au moment de la v rification l ALFC
36. s de risque pr cises co ts patrimoine environnement domaine technique Par ailleurs la gestion de tous les petits et grands projets de r fection a t centralis e dans la Division de l infrastructure et des services techniques IST de l ALFC Le suivi de la mise en uvre des projets li s au cycle de vie et des petits projets d immobilisations qui sont ex cut s au niveau du site est assur par la Division de la gestion des logements de l ALEFC sous la supervision du Directeur g n ral de la gestion des logements qui est responsable de g rer les bureaux de sites BPR ALFC Date cible Mise en uvre termin e Recommandation du CS Ex 3 Codage financier L ALFC devrait prendre des mesures afin de s assurer que ses transactions financi res sont exactement et uniform ment consign es dans son syst me financier et celui du MDN La t che consistant examiner le codage financier des projets annuels devrait tre ajout e au processus d approbation des projets Mesure de la direction Le travail visant cerner les probl mes de correspondance entre le SCFG et Oracle Financials tait d j en cours et a pris fin durant la v rification Un examen de cette correspondance est effectu chaque ann e Depuis l AF 2008 2009 tous les documents d A de P du cr dit 5 sont soumis l examen de la Division de la planification financi re et de la gestion des ressources PFGR de V ALFC avant d tre approuv
37. s financiers il existe des questions en suspens qui emp chent l ALFC d avoir des tats financiers v rifi s comme l exige sa charte Il faut d terminer la fa on de communiquer les chiffres financiers et de faire en sorte que toute l information pertinente soit consign e Le plan d action de la direction est judicieux et permettra de r soudre les questions soulev es Le Minist re surveillera les progr s de sa mise en uvre et entreprendra un suivi au besoin Chef Service d examen ii iv V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Sommaire des r sultats Durant les ann es 1990 il est devenu hautement prioritaire de fournir des logements convenables pour am liorer la qualit de vie des membres des FC et de leurs familles En 1996 un organisme de service sp cial OSS baptis ALFC a t cr pour assurer l exploitation et l entretien des logements des FC dans l ensemble du Canada En 2002 le Sous ministre SM et le Chef d tat major de la D fense CEMD ont lanc Vision 2020 se fixant clairement comme objectif de faire la transition des anciens logements militaires des logements r sidentiels plus modernes et bien entretenus c est ce qu on a appel le programme de r fection La v rification visait examiner la pertinence de certaines pratiques de gestion financi re touchant le programme de r fection la gestion continue des logements
38. stionnaires sup rieurs et de gestionnaires de sites de ALFC ainsi que de personnel des organisations du SMA IE et du Sous ministre adjoint Finances et Services du Minist re SMA Fin SM Nous avons analys l information contenue dans les bases de donn es auxquelles seule l ALFC a acc s et dans le syst me de gestion financi re du MDN SCFG Les tests de conformit la LGFP ont t bas s sur un chantillon de transactions extraites du SCFG L analyse de la comptabilit des recettes a t effectu e partir d un chantillon de comptes et de rapports fournis par l ALFC Les sites visit s ont t choisis en fonction de la taille du portefeuille Nous avons vis des sites de diverses tailles afin de comparer le niveau de conformit et de gouvernance Comme l indique le tableau 3 les sites suivants ont t visit s NOR die Taille et de Gagetown 1 614 Esquimalt 710 Trenton 649 Ottawa 587 Vancouver 110 Aldergrove 35 Tableau 3 Sites visit s Ces portefeuilles totalisent 3 705 unit s de logement soit 26 p 100 des 14 236 unit s du portefeuille global de l ALFC au moment de la v rification Chef Service d examen 3 13 V rification de la g rance financi re du portefeuille de logements des FC Rapport final Mars 2010 Constatations et recommandations Programme de r fection Le portefeuille de logements des FC ne sera pas am lior en fonction de normes modernes d
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