Cahier des Charges
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1. 12 Les horaires d ouverture du candidat retenu devront tre du lundi au vendredi de 9h00 18h00 Avant toute validation d une r servation le candidat retenu recherchera les meilleures solutions tant en termes de tarif que d organisation du voyage Audiens souhaite que le candidat retenu effectue un suivi du voyage En cas d v nement susceptible d influencer le d roulement du voyage l interlocuteur devra prendre contact avec le Voyageur d Audiens afin de convenir de la d marche adopter Si la r servation a t initi e en Online mais reprise par le candidat retenu pour une assistance ou une modification la r servation sera class e Offline et factur e avec les frais correspondants C ENGAGEMENT DU PRESTATAIRE Le candidat retenu lors de cet appel d offre devra r pondre aux attentes suivantes e L interlocuteur principal aura pour r le d assurer la mise en place et le suivi de march voyages d affaires A ce titre il devra coordonner l action des Interlocuteurs du candidat retenu et s assurer que ces derniers respectent bien les sp cificit s du march et notamment la tarification ainsi que les ventuelles consignes qui pourraient tre donn es par Audiens e L interlocuteur principal sera le garant du bon d roulement du contrat et des obligations qui p seront sur le candidat d tenteur du march En cas de non respect des conditions du march et notamment par un interlocuteur du candidat retenu2. e Contrat de partenariat avec la SNCF e Contrat de partenariat avec l h tel Mercure de Vanves e Contrat de fid lit avec Air France bluebizz Le portail devra comprendre un module d aide en ligne messagerie instantan e ou a minima un manuel d utilisateur facilement accessible et t l chargeable En cas de panne ou de dysfonctionnement du portail les r servations pourront tre effectu es par t l phone aux tarifs des commissions appliqu es au portail Page 7 sur 12 En cas de difficult d un Voyageur Audiens l interlocuteur du candidat retenu se tiendra la disposition de celui ci afin de l accompagner et de l assister dans la proc dure de r servation en ligne jusqu l aboutissement de cette r servation Cette facult d assistance ainsi que les coordonn es de l interlocuteur de l Agence figureront clairement sur le portail d Pr requis techniques Ce portail devra tre accessible depuis le r seau internet et ne devra pas n cessiter d installation ou d intervention sur le r seau informatique interne d Audiens Le portail devra tre volutif et devra pouvoir tre modul et am nag selon les param tres d Audiens La solution est en mode SaaS et aucun h bergement ne sera effectu sur le r seau AUDIENS La solution est accessible depuis les navigateurs Internet Explorer ou Google Chrome via un lien URL e Formation Une formation initiale devra tre dispens e aupr s des Voyageurs Audiens Cette form
3. gt AUDIENS LA PROTECTION SOCIALE PROFESSIONNELLE Culture Communication M dias Cahier des Charges OBJET DE LA CONSULTATION March de prestation voyages et d placements pour les collaborateurs Audiens Page 1 sur 12 Sommaire I Pr sentationid AdIENS ESS ts Re An ne ne 3 H Contexte nry nn o n a e a a a a a a ian 3 III Dur e d ex cution du March 4 IV POUVOIr adj dicateUk ss nanas a a ARAR N 4 V Expression d besoin RSS N t et a a ER A 4 Prestation actuelles sara n RA cs a tee 4 B Prestation attenque sus te dl RE Na ten duins 4 1 R servation online PERSAN ad Se cd a 5 2 1OUULUeT SCNATION SR ee da M 00 6 3 R servation Offline SSSR A Serre en es nn cc 0000100 000000000000 8 C Engagement du prestataire 9 VI Modalit s d change entre les parties iiciiiciiiiiiiiiiiii 10 Ar 0 E de ne re ni nt 10 B R alisation de la prestation issus 10 VIE J PEN ANNEES 3720522707 EEE ES E A EA Ned 2 11 VEI ASSUFaNCCS z RS Sr Se nu 11 IX Emploi de main d uvre clandestine 11 X Facturation et conditions de paiement 11 Xi Clause a NS S is sean css a su D S 12 XII Cession du Marchese E A A Xen ode 12 XI A ANGES E se a c ET EN PAT ner nt E TEA L e A E 12 Page 2 sur 12 I PRESENTATION D AUDIENS Audiens est le groupe de protection sociale de la culture de la communication et des m dias Une exp rience av r e
4. r glementation Le candidat s interdit notamment de proposer des voyages sur des compagnies faisant l objet d une interdiction d exploitation dans l Union europ enne e De mani re assurer les d marches inh rentes la r servation des voyages et au pilotage du pr sent march le candidat retenu devra maintenir un contact permanent avec Audiens tout au long du march notamment au moyen de relations t l phoniques n impliquant pas de surtaxes ou de facturations suppl mentaires 1 S curit des donn es En termes de s curit des donn es personnelles Audiens souhaite que le candidat retenu lors de cet appel d offre s engage prendre toutes les mesures de s curit et de confidentialit La s curisation des donn es mise en uvre par le candidat retenu et ses fournisseurs SBT Online et ou Offline reprend l tat de l art dans ce domaine savoir e S curisation physique de l acc s aux serveurs les donn es sont h berg es en France e S curit applicative par login mot de passe et encryptions des donn es sensibles e S curit r seau avec protection par pare feu et cr ation d une DMZ Les bases de donn es et fichiers utilis s font l objet de d clarations CNIL VI MODALITES D ECHANGE ENTRE LES PARTIES A CONTRAT D s validation du prestataire choisi un contrat sera tabli stipulant les obligations de chacune des parties et les garanties B REALISATION DE LA PRESTATION Nous attendons de votre p
5. Audiens Le candidat retenu recommandera aux utilisateurs d sign s de modifier d s la premi re utilisation le mot de passe param tr initialement Page 5 sur 12 2 OUTIL DE RESERVATION Les candidats cet appel d offres exposeront les caract ristiques du portail propos et appuieront leur expos de captures d crans et d images Le syst me de r servation de billetterie via le portail propos par les candidats devra imp rativement inclure l ensemble des l ments techniques acc s formation utilisateur juridiques licences d utilisation du portail n cessaires son utilisation Le portail devra galement proposer la r servation d h tel et de location de v hicule Audiens attend des candidats un r tro planning pour la mise en place de la prestation a Situation actuelle Les voyageurs d Audiens utilisent l outil de r servation KDS via l agence de voyage actuelle A ce titre il existe une liste des Voyageurs Audiens b Compte voyageurs Ce profil devra contenir avec un niveau de d tail suffisant les informations permettant de r aliser un suivi efficace des voyageurs en termes de statistique et de ratio voyages Cette liste de Profils voyageurs devra r pondre aux exigences de la CNIL Chaque Voyageur Audiens disposera d un compte comportant un identifiant et un mot de passe Audiens aura bien entendu la possibilit de cr er ou de supprimer des comptes tout moment et sans frais Chaque profil V
6. N en 2003 du rapprochement de deux groupes de protection sociale professionnels confirm s dans leurs domaines respectifs la presse et le spectacle IPS Bellini Gutenberg et le GRISS Audiens b n ficie la fois de l enthousiasme et du dynamisme propres sa jeunesse et du professionnalisme et de l exp rience des institutions qui ont d cid sa cr ation Une vocation la protection sociale Parall lement aux m tiers historiques du groupe que constituent la retraite la pr voyance la sant l action sociale et l pargne Audiens d veloppe de nouvelles offres et nouveaux services dans tous les domaines de la protection sociale conseil et accompagnement social gestion pour le compte de tiers pr vention sant 1 logement cong s du spectacle Un atout majeur l expertise professionnelle La force d Audiens repose galement sur une connaissance approfondie des secteurs dans lesquels il volue L univers professionnel des m tiers de l audiovisuel de la communication de la presse du num rique et du spectacle est riche de r gles de conventions et de statuts qui lui sont sp cifiques De plus ces m tiers connaissent une volution permanente L expertise d velopp e par Audiens dans ces secteurs d activit permet d assurer ses adh rents un service de qualit Un solide r seau de partenaires Groupe vocation professionnelle Audiens a su tisser des liens troits avec un grand nombre d organismes issu
7. agnies bas co ts lowcost et proposera aux collaborateurs d Audiens charg s des r servations plusieurs formules de voyages Les voyageurs d Audiens pourront effectuer les r servations soit sur un portail informatique r servation Online ou en s adressant par mail par t l phone directement l interlocuteur d di du candidat retenu lors de cet appel d offres Audiens souhaite que le candidat retenu soit force de proposition en termes de communication vers les Voyageurs d Audiens Nouveau service alertes information pratique Audiens souhaite galement que le candidat retenu lui propose un applicatif mobile Smartphone et tablette permettant d acc der son espace personnalis billet lectronique alerte gr ves information pratique 1 RESERVATION ONLINE Par le pr sent appel d offre Audiens demande au candidat retenu de lui proposer un outil de r servation via le site du candidat retenu Les collaborateurs et toute personne d sign s express ment par Audiens peuvent effectuer directement les r servations sur le site Internet SBT mis disposition par le candidat retenu Afin que le taux d adoption soit maximal le candidat retenu accompagnera Audiens lors de la mise en place de cet outil analyse et param trage du site formations et assistance aux utilisateurs Audiens est responsable de la confidentialit des identifiants et mots de passe qui seront communiqu s aux Voyageurs
8. aires d Audiens sur tous les aspects suivants e La r servation de type Online et Offline l achat et la livraison des billets d avion et de train e L annulation la modification de ses r servations Page 4 sur 12 e L assistance le conseil aux collaborateurs Audiens charg s de la r servation des voyages e Simplification et r duction des t ches administratives d Audiens e Am lioration de la qualit et de l efficacit des services offerts e La fourniture d un acc s Audiens un portail informatique de r servation des titres de transport e La fourniture d un service de r servation par t l phone avec une quipe physique d di e trois personnes maximum de l agence de voyages e Globalisation et r duction du co t des d placements professionnels e Obtention des statistiques en temps r el permettant l optimisation des d penses li es aux d placements professionnels ainsi que le contr le des parts de march pour chaque nature de d penses afin de faciliter le respect du contrat e La fourniture de tableaux statistiques des donn es du pr sent march ainsi que le d veloppement la mise en place l actualisation et le suivi d un listing de profils voyageurs De plus pour chaque demande de d placement le candidat retenu identifiera tous les moyens de transports possible leurs conditions tarifaires et leurs horaires respectifs tant aupr s des compagnies r guli res que des comp
9. art une proposition d organisation de mise en place de l outil SBT de formation des voyageurs d Audiens Audiens souhaite connaitre l organisation et l outil SBT mis en place La mise en place de l outil SBT n cessitera un param trage en collaboration entre Audiens et le candidat retenu Audiens souhaite galement que l outil soit d abord test outil en recette avant la mise en production Page 10 sur 12 VII PENALITES Les p nalit s s appliquent dans le cas o le retard de livraison est imputable au Prestataire s lectionn Dans le cas o le retard n est pas imputable au candidat retenu aucune p nalit ne sera appliqu e Enfin dans le cas o le retard est imputable aux deux parties aucune p nalit ne sera appliqu e Le descriptif des p nalit s est pr sent dans l annexe 5 du pr sent cahier des charges Sans pr judice de ces dispositions les parties sont tenues une obligation d information r ciproque quant aux v nements de toute nature susceptibles de retarder l ex cution des prestations Elles se concertent sur les moyens mettre en uvre pour limiter le retard ou recaler les plannings initialement d finis VIII ASSURANCES Les Prestataires doivent justifier d une assurance contract e aupr s d une compagnie agr e conform ment aux articles R 321 1 du Code des Assurances et suivants garantissant sa responsabilit civile Ils seront tenus de remettre AUDIENS une attestation d li
10. ation pourra tre demand e par Audiens au cours du pr sent march Un guide utilisateur sera galement remis aux Voyageurs Audiens Audiens souhaite que les Voyageurs soient form s lors d une d monstration de l outil sur le site de Vanves compris dans le Bordereau de prix annexe 4 du r glement de consultation Les candidats devront d tailler leur proposition de formation au portail f Maintenance de l outil L h bergement du site la maintenance les mises jour de nouvelles versions ainsi que l assistance utilisateur sont assur s par l agence de voyages retenue et devront tre inclus dans la proposition tarifaire 3 RESERVATION OFFLINE En compl ment de la r servation Online Audiens souhaite que les candidats proposent une assistance Offline Le service Offline sera principalement utilis pour les prestations de voyages dites complexes d di e la Direction g n rale et VIP Mais galement un service Groupe pour l organisation des d placements a Prestation attendue Le num ro de t l phone du candidat retenu ne devra pas tre surtax Le d croch est assur par un agent de r servation sans interm diaire robotis et ceci apr s moins de 3 sonneries en moyenne Audiens souhaite que le candidat retenu lors de cet appel d offre s engage confirmer la bonne prise en compte de toute demande par mail sous 2 heures et s engage faire une proposition sous 24 48h Page 8 sur
11. aux d a roport ou de gare le nom des a roports gares des villes des escales Plusieurs possibilit s de voyages plusieurs offres dont low cost e Les modalit s du voyage en termes de contraintes billet modifiable ou non changeable annulable e La date d mission du billet e Les formalit s administratives n cessaires pour le voyage visas obligations sanitaires autorisations Le portail devra pr senter les meilleures qualit s d ergonomie de facilit d utilisation et de lisibilit possibles Nous attendons de ce portail une solution responsive design Il devra galement tre facilement utilisable par un utilisateur non averti Le portail devra faire appara tre toutes les informations utiles et pertinentes offres particuli res contraintes des billets sp cificit s du voyage d marches particuli res permettant aux Voyageurs Audiens d effectuer les r servations avec une approche avis e Les meilleures offres devront tre propos es en priorit Le portail devra nous permettre de visualiser et d extraire la liste des utilisateurs et leur habilitation En termes de s curit le portail doit proposer la d connexion automatique en cas d inactivit de l utilisateur ainsi que le verrouillage d un compte en cas d chec r p t de l authentification Audiens souhaite que le portail fasse r f rence la politique Voyages amp D placements ainsi qu ses accords fournisseurs
12. des p nalit s seront vers es par le candidat retenu e Mise en place d enqu te de satisfaction en ligne aupr s des Voyageurs d Audiens e Force de proposition sur la partie communication envers les Voyageurs d Audiens via le portail personnalis du candidat retenu e Mise en place de rendez vous de suivi de prestation trimestriels en la pr sence des membres de la commission de Voyages amp D placements sur le site de Vanves A la suite de ces rencontres un compte rendu sera tabli par le candidat retenu avec un reporting de la prestation et un plan d action et d am lioration e Transmettre Audiens des statistiques mensuelles sous format lectronique mentionnant le nombre de voyages les noms le code analytique et les destinations des voyageurs et co ts des transactions e Etudier les profils des 50 plus gros voyageurs pour faire des propositions de cartes d abonnement pour l optimisation de leurs d placements e D livrer des pistes de n gociation exploiter par Audiens dans ses rapports avec les acteurs pr sents sur le march des voyages d affaires e Nomination d une quipe d di e Audiens au titre du pr sent march Page 9 sur 12 Il est rappel que la nomination de cette quipe d di e est une condition imp rative sous peine d limination de l offre e Proposer imp rativement des voyages sur des compagnies de transport agr es et garantissant des conditions de s curit exig es par la
13. et de toutes ses institutions e Association de moyens du Groupe Audiens e CMB Centre M dical Bourse V EXPRESSION DU BESOIN L objectif de ce pr sent appel d offres est la s lection d une agence de voyages qui puisse fournir Audiens un service professionnel et une offre globale dite de voyages d affaires A PRESTATION ACTUELLE Audiens compte 800 collaborateurs environ r partis sur diff rents sites comme indiqu dans l article I du pr sent cahier des charges Audiens compte environ 300 voyageurs dont 30 grands voyageurs destination national Pour permettre aux candidats r pondant au pr sent appel d offre en toute connaissance de cause veuillez trouver ci dessous les cartographies des 2 derni res ann es e Cartographie 2013 o Budget annuel de 280 077 TTC pour 2 286 r servations e Cartographie 2014 o Budget annuel de 265 590 TTC pour 2 228 r servations Pour vous donner un tat de nos r servations les statistiques sur les 2 ann es Fer Air h bergement et locations de voiture se trouvent en annexe 3 du pr sent Cahier des charges B PRESTATION ATTENDUE Le candidat retenu fournira un service comp titif qui permettra de r duire le co t total des services de voyages tout en garantissant la qualit du service et la r activit aux exigences d Audiens Ainsi la pr sente demande est pour les candidats une occasion de d montrer leurs capacit s r pondre aux besoins de voyages d aff
14. ontractualisation AUDIENS mettrice de la demande r glera 30 jours fin de mois par virement sous r serve de la conformit des factures Tout d faut de paiement entra ne de plein droit et sans autre formalit compter du lendemain de l ch ance la facturation d int r ts de retard dans les conditions vis es l article L441 6 du code de commerce La facturation sera tablie l ordre d Audiens XI CLAUSE DIVERSITE AUDIENS attend du candidat retenu qu il s engage mettre en uvre les principes de lutte contre la discrimination et de promotion de la diversit conform ment l article L 1132 1 du code du travail Cela se traduit notamment dans les engagements de l entreprise le processus de recrutement sensibilisation et formation de l ensemble des collaborateurs la lutte contre les discriminations et la promotion de l galit des chances dans le recrutement la mobilit et dans les actions du quotidien XII CESSION DU MARCHE Le pr sent march ne pourra en aucun cas faire l objet d une cession totale ou partielle titre on reux ou gracieux sauf accord crit et pr alable d Audiens XIII LITIGES En cas de litige la loi fran aise est seule applicable et les tribunaux fran ais seuls comp tents Les parties conviennent de rechercher en cas de litige un accord amiable Dans l hypoth se o aucune solution amiable n aurait pu tre trouv e dans un d lai de trente 30 jours com
15. oyageur sera compos des champs obligatoires suivants Nom pr nom Adresse mail Date de naissance Axe analytique P le Motif de d placement c Prestation attendue Le service de r servation Online sera assur par l acc s des Voyageurs Audiens un portail informatique mis en place par le candidat retenu Ce portail devra tre disponible 24h 24 et 7jours 7 Audiens ayant la volont de d velopper l utilisation du service Online le candidat retenu devra faire en sorte de faciliter et de fiabiliser cette m thode de r servation Audiens souhaite que le candidat retenu propose une fonction de d l gation de r servation via l outil de r servation Audiens souhaite que l outil lui donne la possibilit de r aliser des r servations plusieurs Voyageurs Page 6 sur 12 Audiens souhaite que le candidat retenu lui propose des applications mobiles pour acc der galement l outil de r servation Le portail devra fournir l ensemble des informations permettant d effectuer avec facilit une r servation la plus avis e possible et conomiquement avantageuse Une fois les caract ristiques souhait es du voyage saisies par le Voyageur Audiens plusieurs propositions de voyages devront appara tre sur le portail Ce portail devra notamment contenir Le num ro du dossier Le nom du transporteur Un r capitulatif des tapes du voyage La dur e du voyage L heure de d part d arriv e les termin
16. pter de la notification du diff rend par lettre recommand e avec accus de r ception par l une des parties l autre partie le litige pourra tre soumis aux Tribunaux de Nanterre seuls comp tents pour en conna tre Page 12 sur 12
17. s des secteurs dans lesquels il op re Astria P le emploi Spectacle Afdas FNAS CMB Minist re de la Culture et de la Communication Minist re du Travail UNEDIC Agirc Arrco PROBTP Le si ge d Audiens est situ au 74 rue Jean Bleuzen 92170 Vanves Le Centre de sant R n Laborie ouvert au public au 29 rue de Turbigo 75002 Paris Le CMB Centre M dical Bourse situ au 36 rue Notre Dame des Victoires 75002 Paris Trois bureaux en r gion Rennes Marseille Lyon et Local en partenariat avec l Afdas Montpellier II CONTEXTE La politique achat au sein d Audiens nous pousse nous rendre plus performant et maintenir une veille sur tous les secteurs de nos fournisseurs Dans ce cadre il a t d cid de lancer un appel d offres concernant la prestation de voyages et d placements d affaires A l issue de cet appel d offres AUDIENS s lectionnera 1 prestataire pour ce projet Page 3 sur 12 III DUREE D EXECUTION DU MARCHE Le pr sent march sera conclu pour une dur e d un an courant compter du ler janvier 2016 Il se renouvelle automatiquement pour des p riodes de m me dur e sauf d nonciation par l une ou l autre des parties par lettre recommand e avec accus de r ception 3 mois au moins avant l expiration de la p riode en cours lors de la d nonciation IV POUVOIR ADJUDICATEUR Le pr sent appel d offres fera l objet de prestations r alis es par le candidat retenu pour le compte d Audiens
18. vr e par la compagnie d assurance justifiant le paiement de la prime aff rente de l ann e en cours Ils sont tenus d informer dans les huit jours le service achats de toute modification aff rente leur assurance notamment la r siliation ou le changement de compagnie Ils s engagent galement avoir contract une assurance garantissant leur responsabilit civile pour leurs propres collaborateurs IX EMPLOI DE MAIN D UVRE CLANDESTINE Conform ment aux articles L 8221 1 et suivants du Code du Travail le Candidat Retenu s engage remettre AUDIENS les documents requis par la l gislation relative au travail clandestin sous peine d encourir la r siliation de plein droit de leur participation au dit appel d offres Le Candidat Retenu certifie sur l honneur que les salari s qui ex cuteront l objet du pr sent march seront employ s r guli rement au regard des articles L 3243 1 et L 1221 13 et L 1221 15 du Code du Travail X FACTURATION ET CONDITIONS DE PAIEMENT Le candidat retenu tablit les factures apr s acceptation des livrables par AUDIENS Audiens souhaite que la facturation fasse appara tre les informations d taill es suivantes e Nom du voyageur e Axe analytique e Date du voyage Page 11 sur 12 e Frais d agence e Montant du voyage Audiens souhaite galement que le d tail de la facturation soit transmis mensuellement par mail Les crit res d informations seront d finis au moment de la c
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