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1. 2 2 La biblioth que juridique du TAF Mission L quipe de biblioth que du TAF constitue l un des cinq services des Services scientifiques Les trois collaborateurs et la responsable de la biblioth que ont pour principale mission de r pondre aux besoins des collaborateurs et collaboratrices du tribunal en mettant leur disposition une documentation adapt e et actualis e Cette mission d coule logiquement de la mission d assistance du Secr tariat g n ral envers les organes juridictionnels du tribunal Prestations La s lection et l acquisition des documents sont assur es par la responsable de la biblioth que uniquement Les trois autres biblioth caires dont je fais partie travaillent de fa on polyvalente Chacun participe au traitement des nouvelles acquisitions classification catalogage quipement etc au bulletinage des publications en s rie la gestion du fichier de pr t entre biblioth ques la gestion de la E Library intranet au service de r f rence etc Cependant pour chacune de ces t ches un biblioth caire est d sign responsable Il veille ce qu elle soit accomplie de fa on r guli re et en accord avec les processus tablis et le niveau de qualit requis Outre l acquisition le traitement et la mise en valeur des diff rents types de collections juridiques en format papier ou lectronique monographies revues recueils de lois bases de donn es la biblioth que propose des
2. j Le document est dynamique Il devra tre est r valu voire adapt annuellement 17 41 3 Rapport du projet Biblioth que du TAF politique d acquisition et de gestion des collections Apr s validation de la POLAGECO r diger un rapport de projet qui pr sentera une premi re valuation du document des Pratiques et de celui de la POLAGECO Il mettra galement en vidence les domaines de la gestion des collections qui n cessitent une r flexion de la part de l quipe 4 2 Etablir un calendrier du projet La r daction et l approbation d un document destin aux usagers et l autorit de tutelle tablissant la POLAGECO comptant parmi les objectifs 2013 de la biblioth que j ai pris en compte les l ments suivants pour la planification du calendrier du projet e La POLAGECO doit tre valid e par la Commission administrative Le calendrier du projet doit donc s inscrire dans le calendrier des autorit s e Le TAF est un organisme de la Conf d ration Les documents officiels sont mis disposition au moins en allemand et en fran ais e Diff rents acteurs sont concern s par le projet la Commission de biblioth que la responsable des Services scientifiques En prenant en compte la structure d finie pour le projet jai tabli d entente avec la responsable de la biblioth que le calendrier suivant Date Description 01 05 2013 R daction de l
3. Les bulletins de livraison des publications en s rie sont conserv s pour v rification de la facturation Les p riodiques courants et ferm s sont recens s dans le portail des revues de la rubrique E Library de l Intranet offrant ainsi l utilisateur un aper u de tous les titres disponibles dans les diff rentes localisations de la biblioth que Lorsque l acc s au p riodique lectronique est payant le login d acc s n est pas diffus au sein du tribunal mais conserv par l quipe de biblioth que dans un tableur sp cifique Sur demande des recherches sont effectu es en ligne pour les usagers 7 Tableur intitul Logins_Verwaltung enregistr sous O WD 60 Bibliothek 10 Bestaende 03 Datenbanken und elektronische Zeitschriften 28 41 4 2 3 Textes de loi Lors de la r ception de nouveaux textes de loi les biblioth caires v rifient l ad quation entre le contenu le bulletin de livraison et la commande pass e Ils adaptent galement en cons quence le tableur des textes de loi afin que celui ci refl te en tout temps l tat d actualisation des lois disponibles en magasin Un accus de r ception des publications au sein du portail E Gate de la Conf d ration SRM n est pas requis Tea d 9 T3 Liste_Gesetze_2012 Microsoft Excel E 24 Accueil Insertion Mise en page Formules Donn es R vision Affichage 12
4. Secr tariat g n ral dans les domaines suivants communication documentation publication management ressources humaines ouvrages de r f rence concernant le droit administratif m dias etc 5 Voir le r glement de la Commission de biblioth que du 05 juin 2007 37 41 Monographies Bibliotheque principale Sans distinction de langue le la responsable de la biblioth que acquiert toutes les publications juridiques monographies m langes th ses suisses qui traitent de droit administratif des domaines de comp tence du TAF ainsi que toutes les nouvelles ditions de celles ci L acquisition d ouvrages de droit tranger notamment de droit allemand ou de l Union europ enne est d termin e par l int r t de la publication pour les domaines de comp tence du TAF et le nombre de collaborateurs concern s par le sujet trait Biblioth ques de Cour Pour les biblioth ques de Cour le la responsable de la biblioth que acquiert des ouvrages sp cifiques aux domaines trait s par la Cour en question ainsi que les ouvrages de r f rence de droit administratif Les ouvrages acquis pour les biblioth ques de Cour sont galement disponibles dans la biblioth que principale Nombre d exemplaires acquis L acquisition de plusieurs exemplaires est d termin e par l int r t de la publication pour les domaines de comp tence du TAF et le nombre de collaborateurs concern s par le sujet trait Le la responsable de la biblioth
5. e le par et entre en vigueur le 41 41
6. es pour valuer la pertinence et ou la dur e de conservation d un document e P riodiques reli s conservation un exemplaire pour chaque localisation Conservation court terme e Quotidiens gt conservation durant 2 semaines gt limination chaque vendredi e Hebdomadaires gt conservation durant 6 mois gt limination en juin et en d cembre de chaque ann e e Annuaires non juridiques gt conservation de l ann e courante uniquement 7 Voir la d cision de la Direction provisoire du TAF du 08 juin 2006 40 41 Documents non juridiques gt limination selon diff rents crit res nombre de pr ts de l ouvrage au cours des 5 derni res ann es actualit du contenu tat physique du document gt consultation de la Commission de biblioth que en cas de besoin Elimination Avant d liminer d finitivement un document non juridique le la responsable de la biblioth que v rifie que celui ci soit encore disponible dans une autre biblioth que du pays Les documents retir s des collections sont propos s 1 2 3 la Biblioth que nationale si le document est suisse et qu elle ne le poss de pas aux biblioth ques des Institutions f d rales si elles ne poss dent pas le document aux biblioth ques suisses via le site Elektronische Tauschb rse f r Bibliotheken ou la liste de diffusion Swiss lib aux utilisateurs du TAF bourse de livres La pr sente politique a t approuv
7. ques de Cour du 3 au 11 tage e d une biblioth que du Secr tariat g n ral WD HR PRSE L quipe de biblioth que proc de la s lection l acquisition au traitement et la mise en valeur des diff rents types de collections juridiques en format papier ou lectronique et offre des visites guid es ainsi que des formations sp cifiques l utilisation du catalogue de biblioth que RERO Elle fournit chaque collaborateur et membre du tribunal les textes de lois utiles son travail quotidien et propose si n cessaire des dictionnaires de langues comme exemplaires de bureau Tir de la Directive de pr t de la biblioth que du TAF du 16 novembre 2012 36 41 Parall lement ces prestations de base l quipe de biblioth que offre galement des programmes d apprentissage de langues sur CD Rom allemand anglais fran ais italien et suisse allemand Elle publie et diffuse mensuellement un bulletin des nouvelles acquisitions ainsi que des articles de revues Depuis le 1 janvier 2012 l quipe de biblioth que du TAF g re galement les collections de la biblioth que du Tribunal f d ral des brevets TFB En vertu de l art 5 de la LTFB les collaborateurs du TFB b n ficient de toutes les prestations de la biblioth que du TAF 1 4 Cadre administratif et financier Le budget allou aux ressources documentaires de la biblioth que s inscrit dans le budget du TAF avalis par le Parlement suisse E
8. Commission de biblioth que d cisions de la Commission administrative concernant la biblioth que etc b Sur la base des rubriques pr alablement d velopp es et document es dans les Pratiques cf 1d ci dessus r diger le projet de POLAGECO Celui ci doit prendre en compte les orientations de la biblioth que r pertori es au point pr c dent 2a c Soumettre le document l quipe de biblioth que pour prise de connaissance et commentaires Le cas ch ant effectuer des ajouts et modifications d Soumettre le document la cheffe des Services scientifiques pour validation e Transmettre le document au service de traduction pour traduction en allemand f V rifier l ad quation entre le texte en fran ais et la traduction allemande Le cas ch ant effectuer les adaptations n cessaires g Soumettre le document aux cinq Cours du tribunal plus pr cis ment aux membres de la Commission de biblioth que en version fran aise et allemande pour prise de position Le cas ch ant pr parer une variante au texte initial h Suite la prise de position des Cours soumettre la POLAGECO la Commission administrative en fran ais et en allemand pour validation Le cas ch ant la proposition pr sentera plusieurs variantes la variante valid e par la biblioth que et la variante r vis e suite la prise de position des Cours i Apres validation diffuser ce document au sein du Tribunal en fran ais et en allemand
9. Voir le document intitul Katalogisierung_Beitr ge_f_2012 07 19 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 04 Katalogisierung 33 41 M langes juridiques suisses et trangers Les contributions juridiques parues dans des m langes juridiques suisses ou trangers sont syst matiquement catalogu es 4 6 2 Articles de p riodique Seuls certains titres de p riodique sont d pouill s Une liste des titres d pouill s est disponible dans le tableur excel intitul Bulletinierung_Erfassung_Zirkulation_2012 05 30 Enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 06 Bulletinierung 34 41 B Exemple de processus dans Visio L exemple du traitement des acquisitions Etat au 14 ao t 2013 Bundesverwaltungsgericht Tribunal administratif f d ral en Legende Ersteiam 121212 Tribunal administrativ tedora Prozess Gepr ft am 14 08 13 Automatische Abl ufe gt Verantwortlich Bibliotheksleiterin LE B Exemple de processus dans Visio ex traitement des acquisitions Bibliothek B1 Neuanschaffungen von Monografien Nachweis der ibli Se i BVGer Mitarbeiter Bibliotheks Bibliothek Buchhandlungen Finanzen und Kontrolle kommission Controllin
10. autres biblioth ques en possession du document souhait En revanche le pr t entre biblioth ques avec les biblioth ques partenaires des IF est favoris Commission de biblioth que Compos e d un repr sentant par Cour et pr sid e par la responsable de la biblioth que la Commission de biblioth que a pour mandat de s occuper de la s lection des nouvelles acquisitions n cessaires aux collaboratrices et collaborateurs du Tribunal administratif f d ral en tenant compte de tous les domaines du droit trait s dans l institution de veiller en particulier assurer l actualisation des collections afin d offrir aux juges ainsi qu aux greffiers et greffi res des conditions optimales de travail de faciliter le lien entre le personnel de la biblioth que et les diff rentes Cours du Tribunal permettant ces derni res d exprimer de mani re directe leurs souhaits en mati re de biblioth que Elle soutient les projets lanc s par la biblioth que et tablit chaque ann e une proposition de budget pour la biblioth que l attention du Secr tariat g n ral Les membres de la commission se tiennent inform s des nouvelles parutions pouvant entrer dans le domaine de comp tence de leur Cour et font parvenir leurs propositions d achats le la responsable de la biblioth que Les commandes sont ainsi centralis es la biblioth que qui coordonne les acquisitions selon le budget allou La commission
11. ce tableur est destin aux publications feuillets mobiles Il permet d informer les biblioth caires responsables d un titre qu une nouvelle mise jour est arriv e Ca d z Bulletinierung_Erfassung_Zirkulation 2012 05 30 Microsoft Excel a os a x ta Accueil Insertion Mise en page Formules Donn es R vision Affichage 6 Al vi fz Signatur M A B G D E F G A Stan Akt Letzte Neueste Signatur __ Titel a es Bemerkungen 1 x do u abgelegte Lfg zu z E accolta sistematica del diritto 01 12 20 2 BVGER federale HB Igrp sept 12 01 03 2013 3 BVGER f d ral HB mars 13 4 BVGER Bundesrechts HB mars 12 5 CAD 54 5 g ABFU Karg Schneider HB wen 84 M rz2013 Aktuelle schweizerische Ausl nderrecl Das Nachschlagewerk zu allen 6 CAICH 37 gAKSIDE ausl nderrechtlichen Belangen unter HB mars 13 Arznemmittelrecht 7 CAD 58 2 g SAND Entscheidungssammlung zum HB Arzneimittelrecht 8 CAD 58 2 g SAND Entscheidungssammlung zum Abt Ill Arzneimittelrecht Kommentar f r die juristische und pharmazeutische Praxis 9 CAD 58 2 g SAND zum Arzneimittelgesetz mit Hinweisen zum HB 50 Okt 2012 r H 4 r Liste Zirkulation_u Erfassung Loseblattsammlungen Diagrammi FI R j ET 3 Tableur mises jour de publications feuillets mobiles La plupart des abonnements des publications en s rie sont factur s semestriellement fin juin fin d cembre
12. ci dessus Retrait des collections de l exemplaire unique de la 2 d conserv dans chaque localisation selon point 2 ci dessus Un exemplaire de chaque ancienne dition est donc conserv long terme en magasin 1 2 et 3 d etc et disponible pour le pr t Les exemplaires retir s des collections sont trait s selon les principes d limination mentionn s au point 2 6 ci dessous Reliure Une fois par an la biblioth que rassemble les p riodiques paraissant en fascicules pour les faire relier avant de les remettre en libre acc s pour consultation Les ouvrages abimes et puis s peuvent galement tre remis au relieur pour r paration 2 6 Conservation Son mandat tant de mettre disposition des usagers une documentation adapt e et actualis e la biblioth que n est pas une biblioth que de conservation Elle conserve toutefois syst matiquement un exemplaire des documents juridiques suisses acquis Les principes de conservation et d limination de la biblioth que sont les suivants Conservation long terme e Th ses monographies et m langes Chaque ann e le la responsable de la biblioth que value la possibilit de r duire le nombre d exemplaires d ouvrages juridiques de plus de 15 ans un seul exemplaire Dans les cas vidents le la responsable de la biblioth que agit elle m me En cas de besoin il elle consulte les membres de la Commission de biblioth que des Cours concern
13. collaborateurs du TAF Le libre acc s comporte un espace Monographies dont les documents sont empruntables et un espace P riodiques documents r serv s la consultation Elle comporte galement un magasin accessible aux collaborateurs de la biblioth que uniquement o elle conserve principalement les anciennes ditions de monographies et les anciens volumes de p riodiques Chacune des cinq Cours poss de galement une biblioth que de Cour qui propose de la litt rature concernant le domaine du droit sp cifiquement trait par celle ci Le Secr tariat g n ral dispose galement d une petite collection l usage de ses collaborateurs Elle comprend notamment des ouvrages relevant des domaines suivants communication ressources humaines publication et documentation etc Par ailleurs en vertu de l art 5 de la LTFB depuis le 1er janvier 2012 la biblioth que du TAF g re galement les collections de la biblioth que du Tribunal f d ral des brevets L quipe de biblioth que g re des collections de monographies essentiellement imprim es repr sentant environ 13 000 volumes et r parties comme suit MSA Non Nombre de monographies 1 juillet 2013 Biblioth que principale 8 299 libre acc s Magasin 2 591 Biblioth que Cour I 272 Biblioth que Cour Il 629 Biblioth que Cour III 591 Biblioth que Cour IV 191 Biblioth que Cour V 215 Biblioth que Secr tariat 95 g n r
14. de formaliser une POLAGECO de la biblioth que est d sormais une priorit L quipe de biblioth que d finit la r daction d une POLAGECO comme un des objectifs 2013 de la biblioth que au m me titre que les projets d quipement des collections de puces RFID et de r vision et simplification du systeme de classification Gr ce cette POLAGECO l quipe de biblioth que souhaite dans un premier temps r affirmer sa mission au sein du TAF et l orientation du d veloppement de ses collections 3 2 D finition de la notion de POLAGECO au sein du team La politique documentaire ne peut tre d finie et red finie sans n gociations conduites de multiples niveaux dans la biblioth que elle m me avec les autorit s de tutelle avec les publics avec les partenaires des r seaux documentaires Calenge 1999 p 29 Avant de me lancer dans la r daction de la POLAGECO et notamment en raison du fonctionnement de l quipe sur le mode de la polyvalence j ai sollicit mes coll gues pour discuter de la notion de POLAGECO Le but de cet change tait d tablir une d finition commune de ce que nous entendons par politique d acquisition et de gestion des collections pour notre biblioth que et d arriver un consensus sur le mandat du projet Je r sumerais donc notre d finition de POLAGECO comme la r affirmation du mandat de la biblioth que et la formalisation par crit des choix et priorit s de l
15. de la fr quentation de la biblioth que pour les raisons suivantes e La biblioth que principale est con ue en libre acc s mais ne comporte pas de portiques antivol Les utilisateurs enregistrent leurs ouvrages eux m mes la borne de pr t Ce syst me bas sur la confiance a donc ses failles et des ouvrages sortent du libre acc s sans tre enregistr s dans le syst me Un projet de mise en place d un nouveau syst me de pr t self service est en cours Un objectif est notamment de mettre en place un syst me emp chant ce genre d emprunts anonymes e Les cinq biblioth ques de Cour sont galement con ues en libre acc s et les emprunts sont signal s au moyen d une fiche de pr t Ce syst me de pr t manuel n cessitant une utilisation scrupuleuse il est selon les r sultats des derniers inventaires de biblioth ques de Cour et de bureaux peu rigoureusement utilis par les collaborateurs Un sondage de fr quentation de la biblioth que principale libre acc s a cependant t r alis sur une p riode d un mois du 26 11 2012 au 21 12 2012 durant laquelle un collaborateur de la biblioth que a comptabilis les utilisateurs entrant la biblioth que principale chaque jour de 8h00 17h00 Sur cette p riode on a compt une moyenne de 20 5 visites par jour la biblioth que En confrontant cette moyenne au nombre d utilisateurs inscrits la biblioth que 354 personnes on peut donc estimer que 5 8 des inscr
16. mises jour de publications feuillets mobiles dans le logiciel Virtua le jour de leur arriv e S ils constatent lors du bulletinage qu un num ro pr c dent n a pas t re u ils le r clament aupr s de l agence qui g re l abonnement concern ou aupr s du service des abonnements de la publication manquante lls consultent et remplissent galement le tableur ci dessous 126 ri fe 1 Teil H 1 2 A B c D E F G n K Erta Neueste yr 2 Er Fotokopie des Letzte nr Nr in 7 Signatur Tite _fintomaitan zirkuiationan f navore qu son lertasot lt Nr zu Izirkuator Reklamationen Bemerkungen 14 PerARV Arbeitsrecht ARV JEr me Barraud arp 12013 Archiv f r Muss vor der Zirkulation Perasa schweizerisches be L K 2 me rus 141 1212013 11122013 ertasstwerden 15 Abgaberecht Archives Das Exemplar ger Bulletin Association PerASDA suisse de droit a rien et cor 14412012 16 23 04 2013rus reklamiert BVGERLaenderanal 03 05 2013rus nr 12 erhalten Perasyi Asy into isen bvzer admin 06 05 2013 us Fehlende Nr werden eh nachgeliefert v 13 05 2013 rus 1 2 4 erhalten Nr 3 20 05 2013 cor Nr 212013 doppelt gekriegt 4 Ex Lehmanns wurde Wenn He f r Abt V Asy schweizerische informiert eintrit jeweils Sophie PerASYL Zeitschrift f r Sophie Berset cor 212013 26 06 2013 rus Nr 212013 nochmals 2 x Berset per Email Asyirechtspraktiker erhalten Lehmanns wurde info
17. projet 5 1 Document l usage des biblioth caires Pratiques A l heure actuelle ce document est un r pertoire de l existant Il est structur de fa on syst matique par grandes rubriques de gestions des collections pr d finis S lection Acquisition Traitement des acquisitions Entretien des collections D sherbage Comme l illustre la table des mati res en annexe sur la base de ces axes le document r f rence de fa on m thodique toutes les pratiques actuelles de l quipe de biblioth que par type de documents Il tablit les liens entre les pratiques et les outils de gestion en renvoyant vers les outils de gestion ex tableurs des acquisitions du bulletinage des abonnements processus de traitement des nouvelles acquisitions du desherbage etc Les pratiques actuelles sont r pertori es et explicit es cela ne signifie pas qu elles sont optimales Certaines rubriques sont d ailleurs tr s lacunaires et t moignent des domaines o la biblioth que devrait investir davantage d nergie dans les ann es venir Ai je pens tout telle est l une des questions r currentes que je me suis pos e durant la conception de ce document En effet la compilation d un tel document n cessite une connaissance quasi exhaustive du fonctionnement de la biblioth que et bien que je sois biblioth caire au sein d une petite quipe polyvalente l exhaustivit n tait pas une vidence notamment dans les domain
18. rale f__ alle Nein PCF 01 05 2013 25 273 LF di procedura civile i alle Nein 01 01 2010 26 281 1 D Bundesgesetz vom 11 April 1889 ber Schuldbetreibung und Konkurs d _ jale JA SchKG 01 01 2013 27 281 1 F Loi f d rale du 11 avril 1889 sur la poursuite pour dettes et la faillite f alle JA LP 01 01 2012 44 m am Lager Abt 1 nicht mehr lieferbar f Tabele IR 4 Tableur de gestion des textes de loi Objectif du tableau de gestion des lois e v rifier le stock de lois disponibles e indiquer la date de la derni re mise jour e indiquer si un texte est en attente de livraison e savoir quelles lois sont command es et distribu es annuellement Les textes de lois sont ensuite transmis aux usagers demandeurs ou d pos s dans le magasin 251 4 2 4 M dias lectroniques Les ventuels logins d acc s sont g r s au sein d un tableur excel et la liste des m dias lectroniques disponibles est visible pour l utilisateur au sein de la rubrique E Library de l Intranet 28 Voir processus intitul Prozesse C4_Gesetzestexte_2012 12 12 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 01 Prozesse Bibliothek Enregistr sous O WD 60 Bibliothek 12 Benutzer Eintritte Gesetzestexte Lager et intitul Liste_Gesetze 20xx 3 Liste exhaustive des bases de donn es intitul e Logins_Verwaltung enregistr e sous O WD 60 Bibliothek 10 Bestaende 03 Datenbanken und elektronische Zeitschriften 29 41 4 2 5 Bases de do
19. 1 vi fs 01 01 2011 4 A B G DulsE F G H 1 Gesetze Lois 2 Stand Juli 2013 C Jin Bestellung 3 4 Reste Tspr Abeik Verteilu Tabk rz stand 5 Mense ee E J 6 0 101 5 F Droits de l homme et des libert s fondamentales f jale JA CEDH 01 01 2012 T 0 101 5 1 Diritto del uomo e libert fondamentali i alle JA CEDU 01 01 2011 8 101 D Bundesverfassung der Schweiz vom 18 April 1999 d alle JA BV 11 03 2012 9 101 F Constitution f d rale de la Suisse du 18 avril 1999 f jale JA CF 15 03 2012 10 101 1 Costituzione federale della Svizzera del 18 aprile 1999 alle JA CF 01 06 2011 11 173 110 5 D Bundesrechtspflege alle J hrlich an GS R_ JA OG 01 02 2013 12 173 110 5 F Proc dure f d rale alle J hrlich an GS R_ JA OJ 01 02 2013 13 173 110 5 1 Procedura federale alle J hrlich an GS R_ JA OJ 01 02 2013 14 210 D Schweizerisches Zivilgesetzbuch vom 10 Dezember 1907 alle JA ZGB 01 01 2013 15 210 F Code civil suisse du 10 decembre 1907 f__Jalle JA cc 01 01 2013 16 210 1 Code civil suisse du 10 d cembre 1907 i alle JA cc 01 01 2013 17 220 D Obligationenrecht d _ jale JA OR 01 01 2013 18 220 F Code des obligations f alle JA co 01 01 2013 19 220 1 Codice delle obbligazioni i alle JA co 01 01 2013 20 272 5 D Zivirechtspflege d _ jale JA ZPO 01 01 2012 21 272 5 F Proc dure civile f jale JA CPC 01 01 2011 22 272 5 Procedura civile i alle JA CPC 01 01 2011 23 273D BG Bundeszivilprozess d alle Nein BZP 01 01 2010 24 273 F LF proc dure civile f d
20. 3 Confronter les points de vue avec les partenaires des r seaux documentaires Apr s avoir d fini ce que mes coll gues et moi entendions par POLAGECO j ai jug int ressant de pouvoir confronter nos pratiques avec celles de nos biblioth ques partenaires A l exception de la biblioth que de l ISDC qui est une biblioth que ouverte au public toutes les biblioth ques des IF biblioth que du TF de l OFJ et du TPF pr sentent un environnement similaire celui du TAF Il s agit de biblioth ques r serv es un public interne et sp cialis J ai donc contact toutes les biblioth ques partenaires des IF et leur ai demand si elles disposaient d une politique documentaire formalis e pour leur biblioth que et si je pouvais en prendre connaissance Solidarit entre biblioth caires oblige tous mes coll gues ont rapidement r pondu Les r ponses m ont avant tout permis de r aliser nouveau quel point la notion de politique d acquisition et de gestion des collections est quivoque La majorit des r ponses se limitait l explication de crit res d acquisition de monographies Deux tiers des biblioth ques internes ne disposaient pas de document f t il succinct formalisant les pratiques ou la politique de leur biblioth que en mati re d acquisition et de gestion Cependant chacun de mes coll gues m a m expliqu les grandes lignes des pratiques d acquisition et de gestion des collections de sa biblioth que Cet chang
21. F Dans ce document je r pertorie et explicite l existant c est dire les pratiques actuelles de l quipe de biblioth que en mati re d acquisition et de gestion des collections Ce document doit aborder la s lection l acquisition le traitement des acquisitions l entretien des collections et le d sherbage Il s agit d un document interne qui est destin l usage des biblioth caires J ai pens l laboration de ce document sur la base des tapes suivantes a Lister et inventorier tous les outils existants en mati re d acquisition et de gestion des collections tableurs des acquisitions du bulletinage des abonnements des bases de donn es etc Lister et inventorier les processus formalis s existants en mati re d acquisition et de gestion des collections processus Visio concernant les finances acquisitions classification catalogage indexation entretien des p riodiques d sherbage pr t entre biblioth ques manuel de catalogage manuel d utilisateur etc R diger un bref bilan de l existant budget typologie taille et localisations des collections exemplaires de bureau textes de lois programmes d apprentissage de langue bases de donn es Sur la base des outils et processus r pertori s aux points 1a et 1b ci dessus compiler un document de r f rence Ce document est construit autour des rubriques suivantes bilan de l existant reprenant le point 1c ci dessus s lectio
22. LAVAVAVAN ANODI ODDI at ra RRR ZA VA A BR DE FRIBOURG UNIVERSIT T FREIBURG E UNIVERSITAS FRIBURGENSIS CERTIFICAT EN GESTION DE DOCUMENTATION ET DE BIBLIOTH QUE 2012 2013 Nouvel espace nouveau fonctionnement Elaboration r daction et diffusion d une politique d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF Roxane Constantin St Gall TRAVAIL FINAL DE CERTIFICAT Octobre 2013 D pos aupr s de Renato Scariati biblioth caire l Universit de Gen ve Responsable scientifique du module Gestion des collections Personne de r f rence pour le suivi p dagogique du travail Resume Suite au d m nagement du Tribunal administratif f d ral TAF de Berne St Gall l quipe de la biblioth que du tribunal a pris conscience de la n cessit de formaliser sa politique d acquisition et de gestion des collections POLAGECO Afin de mettre en perspective l environnement dans lequel volue la biblioth que le sujet est introduit par une br ve pr sentation du tribunal puis de la mission des prestations et du fonctionnement de la biblioth que Ensuite l auteure effectue un tat des lieux de l existant gr ce auquel elle r pertorie les diff rents outils et documents officiels qui lui permettent d appr hender ce projet et d orienter la planification et la r daction de la POLAGECO Enfin alors que le projet est en cours de r
23. a biblioth que en mati re de s lection de gestion et de d veloppement des collections imprim es et lectroniques Cette POLAGECO doit servir de base officielle d finissant les grands principes d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que pour que nous puissions e D velopper une offre de prestations r pondant aux besoins de nos usagers e Planifier le d veloppement des collections et appliquer une politique d acquisition claire et r pondant aux besoins de notre public e Faciliter et am liorer le processus de gestion des collections e Assurer la continuit dans le processus de gestion des collections lors d un changement de personnel e Positionner la biblioth que par rapport l volution des nouvelles technologies et l arriv e sur le march de nouveaux m dias 12 41 Gr ce cette POLAGECO nous pourrons donc dans un deuxi me temps r fl chir la rationalisation des pratiques existantes l valuation de certaines de nos collections la d finition de crit res plus pointus en mati re de d sherbage etc Dans cette d finition de POLAGECO l interne comme l externe plusieurs acteurs de la biblioth que sont concern s les biblioth caires les usagers repr sent s par la Commission de biblioth que la Commission administrative ou ce que la litt rature nomme autorit de tutelle IIs devront tous tre pris en consid ration dans la r alisation du projet 3
24. a biblioth que St Gall pr sage d une phase d accalmie qui nous permettra de consolider nos prestations de focaliser la majeure partie de notre attention sur le d veloppement des collections en tenant compte des besoins de nos usagers et d tablir la strat gie globale de la biblioth que Petit petit cette jeune biblioth que commence s approprier son nouveau territoire Elle se dote pour cela d une nouvelle constitution 22 41 7 Bibliographie Ouvrages de base CALENGE Bertrand 1999 Conduire une politique documentaire Paris Ed du Cercle de la Librairie Coll Biblioth ques CALENGE Bertrand 1994 Les politiques d acquisition constituer une collection dans une biblioth que Paris Ed du Cercle de la Librairie Coll Biblioth ques CALENGE Bertrand 2008 Biblioth ques et politiques documentaires l heure d Internet Paris Ed du Cercle de la librairie Coll Biblioth ques GIAPPICONI Thierry CARBONE Pierre 1997 Management des biblioth ques programmer organiser conduire et valuer la politique documentaire et les services des biblioth ques de service public Paris Ed du Cercle de la librairie Coll Biblioth ques GIAPPICONI Thierry 2001 Manuel th orique et pratique d valuation des biblioth ques et centres documentaires Paris Ed du Cercle de la librairie Coll Biblioth ques TRAVIER Valerie 2003 Une politique d acquisition pour un
25. a version 1 0 du document Pratiques en mati re 01 07 2013 d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que du TAF 01 07 2013 R daction de la version 1 0 du document Politique d acquisition et 31 07 2013 de gestion des collections 02 08 2013 R vision et approbation du document Politique d acquisition et de 30 08 2013 gestion des collections par la cheffe des Services scientifiques 30 08 2013 Traduction du document Politique d acquisition et de gestion des 13 09 2013 collections par le service de traduction Envoi du document Politique d acquisition et de gestion des 18 09 2013 collections aux repr sentants des Cours de la Commission de biblioth que pour prise de position D lai de restitution de la prise de position des repr sentants des Cours de la Commission de biblioth que Prise de connaissance et 04 10 2013 5 valuation des commentaires Le cas ch ant pr paration d une variante 29 10 2013 Delai d envoi des documents en pr vision de la s ance de la Commission administrative S ance de la Commission administrative 12 11 2013 soumission du document Politique d acquisition et de gestion des collections Diffusion de la Politique d acquisition et de gestion des collections 02 01 2014 f au sein du Tribunal R daction du Rapport Biblioth que du TAF politique d acquisition 01 03 2014 i et de gestion des collections 18 41 5 Quelques impressions en cours de
26. airs en mati re de s lection d entretien des collections et de d sherbage pour pouvoir par la suite formaliser ses pratiques dans ces domaines Par ailleurs si les usagers se montrent globalement satisfaits de l offre de nos collections en ce qui concerne les publications r centes le point faible reste le manque de certains ouvrages de r f rence anciens et pourtant toujours d actualit Comme d j mentionn la base des collections de la biblioth que du TAF provient des biblioth ques de huit anciennes Commissions de recours Certains ouvrages que nos usagers jugent essentiels manquent La biblioth que est cependant tr s engag e dans le soutien et la recherche de litt rature juridique pour les collaborateurs du TAF Pour pallier ces manques elle n h site pas recourir au pr t entre biblioth ques Les usagers devraient cependant tre davantage encourag s faire part de leurs observations concernant la constitution de nos collections 16 Cf Annexe B exemple de processus dans Visio 14 41 3 5 D finir les destinataires de la POLAGECO Comme d j mentionn les objectifs d finis dans le mandat du projet laissent se profiler deux groupes de destinataires e Les biblioth caires interne e Les usagers et l autorit de tutelle externe Dans sa r alisation le projet devra r pondre d une part aux besoins des biblioth caires d un point de vue pratique traitement des collections crit res clairs per
27. al Biblioth que du TFB 115 Elle g re galement les abonnements et collections d environ 200 publications en s rie p riodiques publications feuillets mobiles journaux et de 200 documents lectroniques CD ROMs DVD r partis entre la biblioth que principale le magasin et les biblioth ques de Cour Dans le domaine num rique elle g re l acc s quelque 61 p riodiques lectroniques et 27 bases de donn es entre autres Jusletter Schweizer Richterzeitung Swisslex etc 8 41 Environnement documentaire Lors de sa cr ation en 2007 la biblioth que a t rattach e au r seau Alexandria r seau des biblioth ques de l administration f d rale En janvier 2010 elle rejoindra le r seau RERO pour former avec les biblioth ques de l Institut suisse de droit compar ISDC de OFJ Office f d ral de la justice du Tribunal f d ral TF et du Tribunal p nal f d ral TPF le catalogue des Biblioth ques des Institutions F d rales IF Via le catalogue des IF les utilisateurs de la biblioth que du TAF ont la possibilit de commander des monographies ou des articles de p riodiques directement aupr s de la biblioth que de l OFJ et r ciproquement En dehors de cet accord avec l OFJ les personnes externes n ont pas la possibilit d emprunter d ouvrages aupr s de la biblioth que du TAF Dans la mesure du possible le personnel de la biblioth que se charge cependant de rediriger ces lecteurs vers d
28. alisation elle pr sente une premi re valuation de la mise en uvre de la POLAGECO et met en exergue quelques nouvelles probl matiques sur lesquelles l quipe de biblioth que devra mener une r flexion ult rieure Remerciements Mes chaleureux remerciements vont Renato Scariati pour sa disponibilit et ses conseils avis s Christelle Weibel pour son soutien continu son aide et ses encouragements Sarah Ruch pour son aide et ses pr cieuses cl s de r flexion mes coll gues des Institutions f d rales pour avoir accept de me faire part de leurs pratiques mes coll gues pour leurs encouragements tout au long de cette ann e de formation 2141 Table des mati res 4 Introduction aan NEIN 5 2 Environnement et positionnement de la biblioth que du Tribunal administratif f d ral RAP sde eu na tenu sue 6 2 1 Le Tribunal administratif f d ral suisse cr ation mission fonctionnement 6 2 2 La biblioth que juridique du TAF iii 7 3 Gen se du projet de formalisation d une politique d acquisition et de gestion des collections POLAGECO de la biblioth que du TAF unnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnnn 10 3 1 De la cr ation de la biblioth que du TAF au d m nagement St Gall Nouvel espace nouveau fonctionnement nenn 10 3 2 D finition de la notion de POLAGECO au sein du team nneeeen 12 3 3 Confronter les points de vue avec les partenaires des r s
29. ce document l quipe de biblioth que dispose tout de m me d un m mento qui r pertorie et formalise toutes ses pratiques actuelles 5 2 Document l usage des biblioth caires des utilisateurs et des autorit s Politique d acquisition et de gestion des collections Biblioth que du TAF Dans ma r flexion initiale sur la structure du projet je devais r diger la POLAGECO apr s les Pratiques Dans les faits il s est r v l inconcevable de r diger ce document dans un deuxi me temps en respectant le calendrier tabli En effet la r daction des Pratiques ayant r v l certaines zones d ombre et le besoin de crit res qui n cessitent une r flexion de groupe j ai jug pertinent de m atteler la r daction de la POLAGECO d s la premi re version des Pratiques achev e Ce changement de programme aura l avantage de nous permettre d inscrire les d cisions futures dans une POLAGECO claire bien qu un peu abstraite et approuv e par la Commission administrative Le document de la POLAGECO est con u en deux parties Une premi re partie generale qui d finit l environnement et le positionnement de la biblioth que au sein du TAF Dans cette partie j explicite la mission le public les prestations et le cadre administratif et financier de la biblioth que du TAF La deuxi me partie concerne plus sp cifiquement les collections et dans un souci d uniformite reprend la structure des Pratiques et explicite de fa on syn
30. cis Essai 201 4 r Bestellt 2013 erhalten 2012 SG erhalten 7 2012 erhalten 201 1 Tableur acquisition des monographies Standort wenn nicht HB O o D o o o D D D BD D Abt Kammer 1 grau Abt Kammer 2 grau Abt II blau gt M Steiner oranger Zettel Abt Ill braun Abt IV rot Abt V beige PRSE pink WD pink HR 0 pink B mex weiss ausdrucken weh ausscheiden ins Magazin verschieben 2 Tableur intitul tabelle_erwerbungen enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 01 Neuerwerbungen 26 41 Sur la base des informations contenues dans ce tableur ils remplissent galement une fiche d information pour l ouvrage Celle ci leur permet d indiquer e la localisation de l ouvrage e s il existe d anciennes ditions et si celles ci doivent tre conserv es ou limin es e sides contributions de l ouvrage doivent tre catalogu es e si l ouvrage doit comporter un statut particulier dans le syst me et tre quip de fa on particuli re ex exclu du pr t e si des usagers d sirent tre inform s que l ouvrage est disponible ou emprunter l ouvrage Les bulletins de livraison re us avec les monographies sont v rifi s puis transmis la au responsable de la biblioth que pour v rification de la facturation mensuelle des monographies 4 2 2 Publications en serie Les biblioth caires bulletinent les p riodiques et
31. cours et d un secr tariat g n ral Comme pr vu par la loi il comporte les organes de direction suivants la Pr sidence la Cour pl ni re la Conf rence des pr sidents et la Commission administrative Les Cours et chambres constituent les organes juridictionnels du Tribunal Le Secr tariat g n ral dirig par le Secr taire g n ral constitue quant lui l organe administratif du tribunal Il fournit l infrastructure n cessaire au fonctionnement du tribunal et assiste les Cours gr ce cinq secteurs sp cialis s Ressources humaines et organisation Finances et Controlling Chancellerie centrale Exploitation et s curit Secr tariat pr sidentiel faisant office d tat major et enfin les Services scientifiques dont la biblioth que fait partie Loi sur le TAF du 17 juin 2005 http www admin ch opc fr classified compilation 20010206 index html 6 41 Toutes les prestations fournies par les services du Secretariat general sont galement la disposition du Tribunal f d ral des brevets TFB dont le si ge est galement St Gall mais dans d autres locaux La Commission administrative compos e du pr sident et du vice pr sident du tribunal ainsi que de trois autres juges au plus est responsable de l administration du tribunal et est notamment charg e de veiller ce que les prestations des services scientifiques et administratifs r pondent aux besoins du tribunal Art 18 al 4 de la LTAF
32. d cide de l acquisition et de la r siliation d abonnements de p riodiques ou de collections ainsi que d acquisitions extraordinaires Autorit de tutelle Commission administrative du TAF La biblioth que d pend de la Commission administrative du TAF compos e du pr sident du vice pr sident et de trois autres juges En vertu de l art 18 al 4 de la LTAF la Commission administrative valide les r glements les orientations et les acquisitions de la biblioth que La formalisation d une POLAGECO doit par cons quent tre soumise cette Commission Tir du Reglement de la Commission de bibliotheque du TAF du 5 juin 2007 7 Art 18 al 4 de la LTAF La Commission administrative est responsable de l administration du tribunal Elle est charg e a d adopter le projet de budget et les comptes l intention de l Assembl e f d rale d de veiller ce que les prestations des services scientifiques et administratifs r pondent aux besoins du tribunal 9 41 Publics et frequentation La biblioth que s adresse en priorit aux juges greffiers et collaborateurs scientifiques du tribunal Au 1 juillet 2013 elle comptabilise 354 inscrits dont tous ne sont pas actifs Il est relativement difficile d valuer pr cis ment la fr quentation de la biblioth que En effet des statistiques de pr t r alis es par extraction du nombre de pr ts dans le catalogue ne seraient pas r ellement repr sentatives
33. de l ouvrage ouvrage g n ral TERC Abreviation en quatre lettres de l auteur ou du titre TERCier 2003 Date de publication 2003 Les biblioth caires attribuent chaque monographie un code bulletin qui relie intellectuellement l ouvrage un domaine du droit Les diff rents codes bulletins sont r pertori s dans le document intitul Bulletin_Kods_BVGer Exemple L ouvrage de Tercier mentionn ci dessus a pour code bulletin 03 00 A 03 00 Litt rature juridique en g n ral A Suisse Gr ce ces codes bulletin la fin de chaque mois un collaborateur de la biblioth que extrait une liste des nouvelles acquisitions et publie un bulletin dans lequel les nouveaux ouvrages sont class s par domaine du droit 4 3 2 Publications en s rie P riodiques La biblioth que du TAF n utilise pas la Classification des biblioth ques juridiques de Suisse occidentale pour la classification de ces p riodiques mais un simple syst me de classification alphab tique interne Exemples Per PLAE PLAE abr viation en 4 lettres du titre du p riodique Per AJP ie AJP abr viation officielle de la revue Per MITT DE P a MITT DE abr viation du titre allemand version allemande Per MITT FR MITT FR abr viation du titre allemand version fran aise Articles de p riodique Les articles de p riodique comportent la m me cote que le titre de p riodique ex Per PLAE Per AJP etc Ils ne re oivent cependant pas de code bu
34. e POLAGECO la biblioth que se dote d une document crit et officiel qui servira de base pour faciliter et am liorer les processus d acquisitions et de gestion des collections au sein de son team et justifier ses choix envers ses usagers mais galement pour convaincre les autorit s dont elle d pend du bien fond d un renouvellement des collections c est dire un mode de gestion dynamique acquisition mise disposition d sherbage ou conservation 1 Le terme de politique documentaire tant d j utilis au sein du Tribunal dans le cadre de la documentation et de la publication des arr ts du TAF je parlerai donc de politique d acquisition et de gestion des collections Celle ci sera d sormais d sign e par l acronyme POLAGECO 5 41 A l heure o je r dige ce travail le projet de formalisation de la POLAGECO de la biblioth que du TAF est en cours de r alisation Le pr sent travail de certificat ambitionne donc d une part d expliquer les objectifs les choix les orientations et les tapes de la r alisation du projet d laboration de r daction et de diffusion de la POLAGECO de la biblioth que du TAF et d autre part de mettre en vidence les am liorations et d veloppements possibles afin que cette politique ne se r sume pas un document dormant au fond d un tiroir mais qu elle s inscrive dans la continuit et soit red finie de fa on permanente au gr des besoins des usagers et de l volution d
35. e biblioth que d tude et de recherche Villeurbanne Presses de l ENSSIB Sites web consult s DI PIETRO Christelle 2012 Politique documentaire En ligne http fr slideshare net ChristelleDiPietro 1 politigque documentaire 2012 consult le 25 ao t 2013 Mediadix 2012 Techniques documentaires et gestion des m diath ques cours de biblioth conomie En ligne http mediadix u paris10 fr cours Bibliotheconomie AsiteBlbleco htm consult le 16 mai 2013 MULLER Jo lle 2012 Support de cours pour le CNFPT de Montpellier octobre 2012 En ligne http fr slideshare net CHARRIER politique documentaire 2012 consult le 25 ao t 2013 POLDOC 2013 Groupe de recherche biblioth conomique appliqu e aux outils des politiques documentaires En ligne http poldoc enssib fr consult le 25 ao t 2013 Tribunal administratif f d ral TAF En ligne http www bvger ch aktuell index html lang fr consult le 20 juillet 2013 23 41 Supports de cours CALENGE Bertrand 2012 Une politique de d veloppement des collections pourquoi Fribourg Certificat en gestion de documentation et de bibliotheque Module 1 Gestion des collections VILLARD Hubert 2012 Gestion dynamique des collections des documents imprim s au num rique Fribourg Certificat en gestion de documentation et de biblioth que Module 1 Gestion des collections Travaux de certificat REBETEZ Jean Paul 2011 Mandat poli
36. e crit res de constitution des collections mais je r alise que les besoins des usagers ne sont pas suffisamment pris en consid ration A ce stade je r alise qu en r alit le projet ne fait que commencer Le document de la POLAGECO ce document dont la fonction est de servir de r f rence pour le dialogue entre l autorit de tutelle et la biblioth que entre les diff rents responsables d acquisition et la direction de la biblioth que entre la biblioth que et la population Giappiconi Carbone 1997 p 127 devra tre r valu modifi am lior En effet qu importe la forme que rev te ce document la mise en place de ce que l on pourrait appeler un protocole de d veloppement des collections ne peut tre que progressive La premi re r daction d un tel document est in vitablement entach e de formalisme et d abstraction ibid p 127 Ces quelques lignes de Giappiconi et Carbone me r confortent Bien qu in vitablement entach e de formalisme et d abstraction en tant que texte fondamental la POLAGECO servira tout de m me de constitution pour la rationalisation progressive de la gestion de nos collections J essaie de garder bien pr sent que la biblioth que du TAF est encore jeune En six ans d existence elle a connu deux d m nagements deux fusions de collections un changement de r seau passage du r seau Alexandria RERO etc 21 41 L installation definitive de l
37. e m a notamment donn quelques pistes sur les crit res futurs d finir en mati re de gestion des anciennes ditions et de d sherbage 13 La Commission de biblioth que a galement pour but de faciliter le lien entre le personnel de la biblioth que et les diff rentes cours du Tribunal permettant ces derni res d exprimer de mani re directe leurs souhaits en mati re de biblioth que Extrait du R glement de la Commission de biblioth que du TAF du 5 juin 2007 OH Bibliographie en particulier Calenge et Giappiconi Carbone 5 La question tait avez vous r dig un des document s l usage des biblioth caires ou des utilisateurs qui explicite nt votre politique d acquisition et de gestion des collections et le cas ch ant seriez vous d accord que je le s consulte 13 41 3 4 Situation de d part et premier rep rage des failles Suite la r colte d informations r alis e aupr s de nos biblioth ques partenaires et sur la base de notre d finition de POLAGECO j ai effectu un rapide tat des lieux des processus et documents de reference existant en matiere de selection d acquisition de traitement et d entretien des collections Le r sultat est le suivant e Les processus de traitement des collections existent Il s agit des processus d acquisition de classification de catalogage d indexation etc Ceux ci sont syst matiquement formalis s et r guli rement mis jour au moyen du l
38. eaux Tribunaux f d raux le rapport final du 28 f vrier 2007 est disponible sous http www bvger ch gericht geschaeftsberichte index html lang fr 1 Extrait du document Antrag an die provisorische Gerichtsleitung des Bundesverwaltungsgericht Konzentration auf zwei zentrale Bibliotheksstandorte im Provisorium du 25 octobre 2005 du groupe de travail biblioth que et documentation du Projet Nouveaux Tribunaux Je zentraler die Best nde aufgestellt werden desto besser k nnen sie verwaltet werden Antrag 2005 p 2 On parle de biblioth que de Cour 11 41 Bien que planifi e et pr par e l installation St Gall est cependant synonyme de nouvelle r alit pour l quipe de biblioth que et ses utilisateurs Pour cette raison en novembre 2012 apr s 4 mois pass s sur le nouveau site de St Gall l quipe de biblioth que a effectu un tat des lieux de la situation Le constat est clair la biblioth que est davantage centralis e mais doit maintenant se rendre plus visible La phase de d m nagement et d installation St Gall termin e la phase de consolidation des prestations et de rationalisation des acquisitions et de la gestion des collections dans ce nouvel environnement doit commencer Par ailleurs suite la nouvelle r partition des collections aux changements de personnel et quelques demandes d acquisition peu conformes au mandat de notre biblioth que de la part de certains usagers le besoin
39. eaux documentaires 13 3 4 Situation de d part et premier rep rage des failles 14 3 5 D finir les destinataires de la POLAGECO ninininiinintnitinrtrrtnr rrtt rrnrrrarrrnrrr reena 15 3 6 Inscrire la POLAGECO dans la continuit 22200000000000000000nnnneneeeeeeneen 15 4 Le projet de formalisation d une politique d acquisition et de gestion des Collections sieste nine de ed Rein alias 16 4 1 Etablir la structure du projet 16 4 2 Etablir un calendrier du projet 18 5 Quelques impressions en cours de projet 19 5 1 Document l usage des biblioth caires Pratiques 19 5 2 Document l usage des biblioth caires des utilisateurs et des autorit s Politique d acquisition et de gestion des collections Biblioth que du TAF 20 6 CONCIUSION 52 555 Se trs dei en re reset serres seen tin crans nn nn reset et its entree 21 7 Bibliographie nn ent aa ii ere ete eae street 23 Annexes A Pratiques en mati re d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que du TAF extrait B Exemple de processus dans Visio L exemple du traitement des acquisitions C Politique d acquisition et de gestion des collections Biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF 3 41 Definitions acronymes et abreviations Alexandria IF ISDC LTAF LTFB OFJ POLAGECO RERO RFID TAF TF TFB TPF R seau des biblioth qu
40. en die Best nde von acht bestehenden Bibliotheken in ein gemeinsames System integriert im Provisorium sind zun chst zwei Bibliotheksstandorte vorgesehen F r den definitiven Standort des Gerichts in St Gallen wird von einer zentralen Bibliothek ausgegangen Schon ab 2007 sollen alle Best nde der Bibliothek zentral im Bibliotheksverbund Alexandria nachgewiesen sein 7 Antrag 2005 p 1 La proposition du groupe de travail esquissait bien la probl matique de l organisation de la nouvelle biblioth que D une part les collaborateurs des Commissions de recours fusionn es sont habitu s des environnements documentaires disparates et des prestations diff rentes Dans un tel contexte la nouvelle biblioth que devra trouver des compromis qui puissent satisfaire tout le monde D autre part malgr le fait que le groupe de travail souligne l importance de centraliser les collections en argumentant que l int gration et l administration d une biblioth que centralis e est facilit e la configuration initiale du tribunal installation temporaire Berne et Zollikofen puis d finitive St Gall rend le processus de centralisation difficile La cr ation d une biblioth que centralis e se fera donc en deux temps 1 Aus acht mach zwei de 2006 fin juin 2012 suite un important travail de dedoublonnage de recotation et de recatalogage des collections h rit es des huit bibliotheques de Commission de recours
41. entation gt Biblioth que gt E Library gt Bases de donn es Liste intitul e Logins_Verwaltung enregistr e sous O WD 60 Bibliothek 10 Bestaende 03 Datenbanken und elektronische Zeitschriften 33 Voir processus intitul Prozesse B2_Klassifikation_2012 12 17 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 01 Prozesse Bibliothek 34 Remarque concernant la classification des monographies au contenu plut t conomique que juridique e Les ouvrages tr s g n raux qui pourraient tre class s sous plusieurs rubriques sont class s sous la rubrique A 7 7 G n ralit s Economie et re oivent le code bulletin 01 ouvrages de r f rence et ouvrages non juridiques e Les ouvrages g n raux concernant la crise conomique sont class s sous la rubrique A 82 G n ralit s Droit bancaire Droit boursier et re oivent le code bulletin 07 00 0 Droit conomique Droit commercial et droit des soci t s e Les ouvrages concernant l conomie sous l angle de l cologie ou de l environnement sont class s sous la rubriques 47 Droit de la construction Droit foncier et re oivent le code bulletin 05 07 0 Energie Droit de l environnement Protection des animaux 30 41 Exemple La recherche et la r daction en droit suisse Pierre Tercier avec la collab de Christian Roten Z rich Schulthess 2003 gt CA CH 23 g TERC 2003 CAICH Cat gorie principale Droit suisse 23 g Classement par mati re Recherche juridique Forme
42. eptembre 2013 1 1 Mission de la biblioth que du TAF et objectifs du document A 1 2 R seau RERO et groupe de r flexion reine Bref bilan de l existant 1 3 1 Budget G n ralit s A f 1 3 juin 2013 1 3 2 Typologie localisation et taille des collections 1 3 3 Sp cificit s 2 1 G n ralit s 2 2 1 Monographies 2 Nr 2 2 2 Publications en s rie S lection 223 Textes de lois da documen 2 2 4 M dias lectroniques 2 2 5 Bases de donn es 3 1 G n ralit s 3 2 1 Monographies 3 sr 3 2 2 Publications en s rie Acquisition 3 2 nee a 323 Textes de loi 3 2 4 M dias lectroniques 3 2 5 Bases de donn es 4 1 G n ralit s 4 2 1 Monographies 42 R ception par type de 4 2 2 Publications en s rie f documents 4 2 3 Textes de loi 4 2 4 Bases de donn es E Classification c 4 3 1 Monographies Traitement attribution de code O T 4 3 4 3 2 Publications en s rie des bulletin par type de BR re 4 3 3 M dias lectroniques acquisitions documents 44 Catalogage 4 5 Indexation 4 6 1 Contributions dans des recueils m langes 4 6 D pouillement 4 6 2 Articles de p riodique e 5 1 1 Mat riel et fournisseurs Sal u 5 1 2 Reliure A 3 5 2 1 Contr le de la classification en rayons Entretien des Entretien courant des s as N 5 2 i 522 Gestion des anciennes ditions collectons als 5 2 3 Accroissement des collections de p riodique 5 3 Veille en mati re de nouveaut s RR 61 G n ralit s 6 1 1 Evaluation de rubri
43. es cotes attribu es aux m dias lectroniques sont list es dans un tableur excel Exemple Kommentar zum Schweizerischen Datenschutzgesetz Ressource lectronique Hrsg Urs Maurer Nedim Peter Vogt Basel Helbing amp Lichtenhahn cop 1995 gt CD 15 1995 cD Type de support CD Num ro attribu la ressource lectronique intitul e tr a 15 1995 Kommentar zum Schweizerischen Ann e de publication du m dia Datenschutzgesetz Les m dias lectroniques ne re oivent pas de codes bulletin 38 Tableur intitul Klassifikation _CD_Rom enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 02 Klassifikation 32 41 44 Catalogage Membre du r seau RERO la biblioth que du TAF respecte les r gles de catalogage en vigueur au sein du catalogue RERO bas es sur les R gles de catalogage anglo am ricaines Anglo American Cataloguing Rules AACR et adapt es l usage propre de RERO Par ailleurs elle veille se tenir inform e des nouveaut s et ou modifications en mati re de catalogage par le biais des bulletins d information de la COCA Commission de catalogage ou de la coordination locale pour le catalogage au sein des IF 4 5 Indexation Les monographies et m dias lectroniques sont index s par l quipe de publication documentation au moyen du th saurus JURIVOC Les contributions parues dans des recueils ou m langes ainsi que les articles de p riodique catalogu s ne sont
44. es de l administration f d rale Institutions f d rales Institut suisse de droit compar Loi sur le Tribunal administratif f d ral du 17 juin 2005 Loi sur le Tribunal f d ral des brevets du 20 mars 2009 Office f d ral de la justice Politique d acquisition et de gestion des collections R seau des biblioth ques de Suisse occidentale Radio frequency identification Tribunal administratif f d ral Tribunal f d ral Tribunal f d ral des brevets Tribunal p nal f d ral 4141 1 Introduction La formalisation d une politique d acquisition et de gestion des collections s inscrit dans une volonte de rationalisation des pratiques dans une visee de gestion dynamique des collections En effet la biblioth que d aujourd hui n est plus une accumulation compulsive Calenge 1999 p 19 et infinie de documents Gr ce au d veloppement d internet la cr ation de r seaux documentaires catalogues et de m tacatalogues permettant la localisation et l emprunt de documents sur une vaste chelle la circulation de l information s est am lior e L acc s aux ressources imprim es ou en ligne est donc facilit et les changes entre biblioth ques se multiplient Bien qu il s agisse d une petite structure la biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF ne doit pas chapper cette tendance Dans ce contexte et suite son d m nagement dans les locaux d finitifs de St Gall l quipe de b
45. es relevant exclusivement de la responsable de la biblioth que comme la s lection des acquisitions L autre question r currente et qui d ailleurs se retrouve dans les commentaires en marge du document est quid Quid des usagers et de leurs besoins suis je en mesure de d finir les besoins des usagers et de mesurer leur satisfaction Nos pratiques correspondent elles leurs besoins Quid de la selection qu ache amp te t on Selon quels crit res Pour quel public Quid en mati re d entretien des collections que conserve t on long terme Qu elimine t on Selon quels crit res Quid des collections de p riodiques en croissance constante Les conserve t on long terme La biblioth que ne dispose pas d un espace infini Comment traiter ces collections tr s long terme Pourquoi ne pas valuer la possibilit de r silier nos abonnements en version papier et passer au tout num rique Quid du d sherbage Pratiquons nous le d sherbage A quelle fr quence Selon quels crit res Pour quel type de document La r daction des ces Pratiques a soulev bon nombre de nouvelles questions Face ce constat et toutes ces questions j ai r alis combien ce projet de POLAGECO et son calendrier est ambitieux Je ne peux pas r pondre ces questions seule ni en tablissant des crit res ex nihilo qui par ailleurs risqueraient de ne pas tre conformes notre POLAGECO Ces points am l
46. es technologies de l information 2 Environnement et positionnement de la biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF Pour pouvoir appr hender le contexte de r alisation du projet de formalisation de la POLAGECO une br ve pr sentation de la mission et des prestations de la biblioth que est essentielle Par ailleurs la biblioth que tant au service d une collectivit il est n cessaire d largir la perspective en d finissant pr alablement la mission les objectifs et la structure du TAF institution qu elle sert et dont elle d pend 2 1 Le Tribunal administratif f d ral suisse cr ation mission fonctionnement Le Tribunal administratif f d ral est entr en fonction d but 2007 suite l adoption de la r forme de la justice par le peuple suisse en 2000 Il a pris ainsi le relais des 36 commissions f d rales et services d partementaux de recours En tant que tribunal administratif de la Conf d ration la mission premi re du TAF est de statuer sur la l galit des d cisions de l administration f d rale Il statue cependant galement sur les recours contre certaines d cisions des gouvernements cantonaux notamment dans le domaine de l assurance maladie et en derni re instance en mati re de droit d asile ou d entraide administrative bien que des recours en mati re civile ou en mati re de droit international public puissent tre port s devant le Tribunal f d ral Le TAF se compose de cinq
47. g Verlagswerbungen Lag Yerlagswerbungen Verlagswerbungen Auswahl Auswahl Neuanschaffungs Neuanschaffungs vorschl ge vorschl ge nE weiterleiten weiterleiten Entscheid der Kontrolle der Bibliotheksleitung Verf gbarkeit nach der gt RERO Bestandspolitik Erwerbungs a tabelle Bestandspolitik NEIN Kauf khua AT JA R ckmeldung R ckmeldung Eintragung der und Erkl run und Erkl run Referenzen in die 9 g Erwerbungstabelle Anzahl der Exemplare und Standorte y Partner definieren St mpfli Ca 2 Bestellungen Schulthess pro Monat Y Bestellung Haupt erledigen Max 8 des Sammelbestellung en a f r BZ Datumaufden Monae len pro Tieferbar Lieferschein notieren gt Preis Standort Bestellung per Empfang und JA T ls Kreditkarte nur wenn Kontrolle der aH NEIN ttel a Lieferung und _ zelle keine andere Rech y Zettel Abt II M glichkeit ecnnung Versp tung des B kunde Erscheinungs Bemerkung Versp tung des et termins per E Mail Erfassung der Artikel Erscheinungs Anpassung der melden nach der termins per E Mail t Erwerbungstabelle Bestandspolitik melden Pr fung und Rechnung Visierung der erfassen und Rechnung bezahlen p B2 Klassifi kation 2013 08 14 x 35 41 C Politique d acquisition et de gestion des collections Biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF Document provisoire Etat au 20 septembre 2013 1 Environnement et positionnement de la bibliot
48. h que 1 1 Mission La biblioth que du Tribunal administratif f d ral TAF rattach e au secteur des Services scientifiques a pour principale mission de r pondre aux besoins des collaborateurs et collaboratrices du tribunal en mettant leur disposition une documentation adapt e et actualis e la fois sous forme imprim e et sous forme lectronique 1 2 Public cible La biblioth que s adresse en priorit aux juges greffiers et collaborateurs scientifiques du tribunal Elle est membre du r seau de biblioth ques RERO R seau des biblioth ques de Suisse occidentale Ses collections sont r pertori es dans le catalogue des Institutions f d rales IF de RERO Ce catalogue comprend galement les collections des biblioth ques des institutions suivantes Institut suisse de droit compar ISDC Tribunal f d ral TF Tribunal p nal f d ral TPF Office f d ral de la justice OFJ Les utilisateurs de la biblioth que du TAF ont la possibilit de commander via le catalogue des IF des monographies ou des articles de p riodiques disponibles aupr s de la biblioth que de l OFJ et r ciproquement En dehors de cet accord avec l OFJ c est uniquement titre exceptionnel que l quipe de la biblioth que pr te des documents l ext rieur du tribunal 1 3 Prestations La biblioth que se compose e d une biblioth que principale en libre acc s 1 tage du tribunal e d un magasin 2 sous sol e de 5 biblioth
49. iblioth que a pris conscience de la n cessit de mettre jour et formaliser une politique documentaire La responsable de la biblioth que d un commun accord avec la cheffe des Services scientifiques du TAF m a donc confi la t che de r diger un projet de politique d acquisition et de gestion des collections La notion de collection signifie un ensemble form de multiples documents et r pondant aux besoins d information d une collectivit dans le cas pr sent il s agit des juges greffiers et collaborateurs scientifiques du TAF Les besoins en information des usagers voluant constamment il en va par cons quent de m me pour les collections de la biblioth que Celles ci doivent tre renouvel es en liminant les pi ces devenues inutiles ou obsol tes pour faire place des documents nouveaux et plus pertinents pour que l ensemble reste coh rent Pour que les collections soient renouvel es en accord avec les besoins des usagers ces besoins doivent tre connus et explicit s d o la n cessit de les r pertorier et de les nommer La constitution et le renouvellement des collections les grands choix et les priorit s en mati re d acquisition et d limination ne rel vent donc pas uniquement de l quipe de biblioth que Ils s inscrivent dans les int r ts de la collectivit au service de laquelle la biblioth que se trouve soit dans le cas pr sent dans les int r ts du TAF En formalisant un
50. iorer devront tre list s et faire l objet d une concertation et d une r flexion avec l ensemble de mes coll gues une fois que la POLAGECO sera approuv e Nouvelle tape chronophage mais essentielle il faudra modifier am liorer d finir des crit res clairs pour nos pratiques mais aussi et surtout prendre davantage en compte le point de vue des usagers leur avis sur les prestations propos es par la biblioth que sur le contenu des collections leurs besoins Cf Annexes A 1 Tables des mati res et A2 l exemple du traitement des acquisitions 19 41 Dans cette optique l quipe de biblioth que envisage d ores et d j d aller la rencontre de ses lecteurs actifs et non actifs afin de mener une enqu te dont la forme reste d finir Celle ci pourrait tre r alis e dans le courant de l ann e 2014 La compilation des Pratiques a n cessit un grand investissement en temps et je r alise que la tenue jour de ce document va relever du d fi et n cessitera beaucoup de rigueur de ma part Ce document renvoie vers tous les outils et processus utilis s par les biblioth caires Chaque changement de pratique exigera une mise jour des Pratiques I me semble raisonnable de d dier un jour par mois cette t che M me s il est actuellement encore truff de commentaires et incomplet sur certains aspects raison pour laquelle j ai fait le choix de ne pas le reproduire dans son entier dans les annexes gr ce
51. isition et de d veloppement des collections Le la responsable de la biblioth que op re un tri parmi les ouvrages re us et ne conserve que les documents qui compl tent utilement les collections de la biblioth que 6 Voir la d cision de la Commission administrative du 07 ao t 2008 38 41 2 3 Traitement A l exception des bases de donn es et des p riodiques lectroniques r pertori s dans la rubrique Biblioth que de l intranet E Library les documents sont catalogu s dans le r seau RERO Catalogue des Institutions f d rales quip s et mis disposition des utilisateurs dans les 10 jours suivant leur r ception la biblioth que Les articles des p riodiques juridiques d pouill s et les contributions de m langes juridiques suisses sont catalogu s de mani re syst matique Dans un deuxi me temps l indexation des documents est effectu e par les collaborateurs juridiques du secteur Publication Documentation au moyen du th saurus JURIVOC Les monographies et publications feuillets mobiles sont class es selon le syst me de classification des biblioth ques juridiques de Suisse occidentale Les p riodiques sont class s selon un syst me de classification alphab tique propre la biblioth que 2 4 Mise en valeur L quipe de biblioth que veille mettre en valeur ses collections par la publication et la diffusion de bulletins mensuels des nouvelles acquisitions et des articles de revues Par le biai
52. its fr quentent quotidiennement la biblioth que pour consulter les collections juridiques ou la presse Dans cette moyenne les visites des biblioth ques de Cour l acc s aux ressources lectroniques et les recours au pr t entre biblioth ques ne sont pas pris en compte 3 Gen se du projet de formalisation d une politique d acquisition et de gestion des collections POLAGECO de la biblioth que du TAF 3 1 De la cr ation de la biblioth que du TAF au d m nagement St Gall Nouvel espace nouveau fonctionnement Jusqu ce qu il prenne possession du b timent qui lui est destin Saint Gall le Tribunal administratif f d ral exerce ses activit s dans la r gion de Berne Art 4 al 3 de la LTAF Comme stipul dans la LTAF de 2007 juin 2012 le TAF sera actif dans la r gion de Berne d faut de place les cinq cours et le Secr tariat g n ral sont alors r partis sur deux sites Berne deux b timents et Zollikofen un b timent C est donc suite la fusion de huit petites biblioth ques de Commissions de recours que la biblioth que du TAF entre en activit le 1 janvier 2007 sur deux sites comme pr vu par le groupe de travail Biblioth que et Documentation du Projet Nouveaux Nombre de pr ts entre biblioth ques 83 en 2011 111 en 2012 227 au 31 07 2013 10 41 Tribunaux f d raux Aus acht mach zwei mach eins Im Provisorium f r das Bundesverwaltungsgericht werd
53. la bibliotheque du TAF voit le jour Les collections de la biblioth que principale sont partag es sur deux sites Berne et Zollikofen En plus de la biblioth que principale sur les deux sites chaque Cour poss de une petite biblioth que de reference Les collections de certaines de ces biblioth ques de Cour sont s par es physiquement faute de place Dans ces locaux provisoires la biblioth que est confront e un manque d espace ce qui la pousse trouver des solutions de fortune ex d placer une partie des collections courantes de la biblioth que principale en magasin ou dans les biblioth ques de Cour L parpillement des collections rend ainsi leur gestion difficile 2 Aus zwei mach eins d s juillet 2012 les collections de la biblioth que principale sont centralis es sur le site d finitif de St Gall Chaque Cour dispose toujours d une petite biblioth que de r f rence Les collections de celle ci sont cependant r unies sur une seule localisation En vue du d m nagement sur le site d finitif de St Gall de 2010 2012 l quipe de biblioth que est occup e la planification du d m nagement d doublonnage de collections de p riodiques annulation d abonnements double Berne et Zollikofen annonces de changement d adresses fusion des collections et nouvelle r partition de celles ci pr paration et mise en place de la nouvelle signal tique etc Pour plus d informations sur le Projet Nouv
54. lletin Dans le bulletin des articles de p riodique les articles sont r pertori s par auteur pour chaque titre de p riodique Enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 01 Neuerwerbungen Bulletin der Neuanschaffungen 31 41 Publications feuillets mobiles Comme les monographies les publications feuillets mobiles sont classifi es selon la Classification des biblioth ques juridiques de Suisse occidentale Exemple Arzneimittelrecht Entscheidungssammlung zum Arzneimittelrecht einschliesslich EuGH von Axel Sander unter Mitw von Ingeborg Zirkel Hans Christoph Wicke Stuttgart etc W Kohlhammer 1996 gt CA D 58 2 g SAND CAID Cat gorie principale Droit allemand 58 2 g Classement par mati re Assurance Forme de l ouvrage ouvrage g n ral i invalidit assurance vieillesse et survivants SAND Abr viation en quatre lettres de l auteur ou du titre SANDer Comme la publication est continuellement mise jour on n indique pas de date de publication Si la publication n est plus mise jour on indique l ann e de la derni re mise jour effectu e Les p riodiques articles de p riodiques et publications feuillets mobiles ne re oivent pas de codes bulletin 4 3 3 M dias lectroniques Les m dias lectroniques sont cot s selon un syst me de classification alphanum rique interne qui comprend la mention CD ainsi qu un num ro attribu au titre du m dia L
55. mettant des pratiques uniformes un consensus D autre part il devra r affirmer la mission de la biblioth que envers ses usagers et l autorit de tutelle 3 6 Inscrire la POLAGECO dans la continuit Le projet de formalisation de la POLAGECO doit s inscrire dans la continuit Continuit non seulement pour le futur de la biblioth que mais galement continuit pour rester en ad quation avec la trajectoire la mission d finie lors de la mise en place de la biblioth que Afin d inscrire notre POLAGECO dans la mission du tribunal je me suis pench e avec attention sur la Loi sur le TAF et plus sp cifiquement sur les articles en relation avec la biblioth que J ai galement entrepris de rechercher dans les proc s verbaux de la Commission administrative de la Direction provisoire du tribunal et du groupe de travail Biblioth que et Documentation les d cisions concernant la biblioth que qui pourraient me renseigner sur l organisation et l orientation documentaire de celle ci Le document relatif la conception de la biblioth que du groupe de travail d j cit plus haut m a fait r fl chir sur la n cessit de mener une r flexion sur le d sherbage au sein de la biblioth que Par ailleurs suite un inventaire syst matique des collections de chaque localisation l quipe de biblioth que a pu faire une valuation sommaire des collections rep rer les rubriques qui n cessiteraient une valuation approfondie e
56. n acquisition traitement des acquisitions entretien des collections d sherbage Il d crit de mani re syst matique les pratiques de la 18 Je parlerai par la suite des Pratiques 16 41 biblioth que et renvoie aux diff rents outils et processus existants Il r pertorie les pratiques courantes non pas les exceptions e Soumettre le document aux membres de l quipe de biblioth que pour prise de connaissance et commentaires Le cas ch ant effectuer des ajouts et modifications f Constamment adapter et mettre jour le document Celui ci doit tre dynamique et tre adapt en fonction des changements de pratiques Son utilisation et sa pertinence sont r valu es apr s une ann e 2 Biblioth que du TAF politique d acquisition et de gestion des collections Il s agit d un document destin aux biblioth caires mais surtout aux usagers et aux autorit s Dans celui ci j explicite la mission de la biblioth que son environnement et la composition de ses collections Je pr sente galement les grands principes d acquisition et de gestion des collections II s agit d un document destin aux usagers et aux autorit s J ai pens l laboration de cette POLAGECO selon les tapes suivantes a R pertorier et prendre connaissance des sources existantes dont le contenu a orient les acquisitions et la gestion des collections de la biblioth que jusqu aujourd hui par exemple directive de pr t Reglement de la
57. n fonction des besoins de la biblioth que et de son public il est r valu annuellement par le la responsable de la biblioth que et le la responsable du secteur Finances et Controlling dans le cadre de la planification financi re et de l tablissement du budget annuel du tribunal 2 Collections 2 1 Composition Les collections de la biblioth que sont constitu es de divers types de documents monographies publications en s rie m dias lectroniques bases de donn es etc et tendent avant tout couvrir les domaines du droit trait s par les cinq Cours du tribunal en accord avec les comp tences du TAF d finies au chap 2 de la LTAF Elles comprennent principalement des publications en langue allemande et fran aise mais galement une partie plus r duite d ouvrages en italien et en anglais 2 2 S lection et acquisition Le la responsable de la biblioth que d cide de la s lection des documents dans le respect du budget allou l acquisition de ressources documentaires Avec le soutien de la Commission de biblioth que il elle veille s lectionner les documents pertinents pour les domaines de comp tence du TAF soit droit des infrastructures droit fiscal droit bancaire droit du personnel droit conomique formation droit de la concurrence droit des assurances sociales droit de la sant droit des trangers droit d asile Ils s lectionnent galement des ressources utiles pour les diff rents secteurs du
58. nn es Lorsqu un nouvel abonnement est activ la nouvelle base de donn es n est ni classifi e ni catalogu e Un lien vers la base de donn es est cependant ajout sur la page Bases de donn es de la E Library h berg e sous la rubrique biblioth que de l intranet du TAF Par ailleurs sous l onglet Datenbanken de la liste des logins on indique les informations concernant la nouvelle base de donn es Titre lien login mot de passe ventuelles remarques 4 3 Classification et attribution de code bulletin par type de documents 4 3 1 Monographies Les collections de monographies de la biblioth que du TAF sont classifi es selon le systeme de classification des biblioth ques juridiques de Suisse occidentale Chaque document est diff renci par une cote qui le relie intellectuellement au catalogue de la biblioth que Celle ci est r dig e par les biblioth caires puis int gr e dans la base lors du catalogage Une cote de la biblioth que du TAF regroupe divers l ments pr cis e une cat gorie g n rale repr sent e par des lettres majuscules e un nombre repr sentant le plan syst matique par mati re classification hexad cimale e une division selon le contenu ou le genre d ouvrage repr sent par une lettre minuscule e une abr viation d auteur ou titre g n ralement en 4 lettres majuscules e une ann e pour les monographies qui est celle de publication 31 Voir la page Accueil gt Docum
59. ogiciel Visio Ce logiciel permet d illustrer au moyen de diagrammes et de renvois les diff rentes tapes r aliser les acteurs impliqu s et les actions effectuer pour une t che donn e Il donne ainsi une vue syst matique et synth tique des diff rents processus de la biblioth que e En mati re de selection et d acquisition des documents il n existe pas de crit res formalis s La responsable de la biblioth que se charge de la selection et de l acquisition avec le soutien de la Commission de biblioth que Ils selectionnent en priorit des publications de droit suisse et relatives aux domaines de comp tence du TAF e Le traitement des acquisitions r ception classification catalogage indexation d pouillement est connu des collaborateurs et formalis gr ce aux processus Visio e La question de l entretien des collections notamment de la gestion des anciennes ditions et du d sherbage n est pas du tout document e Elle est assez floue pour les biblioth caires Les ouvrages sont trait s au cas par cas les biblioth caires liminent les doublons et les exemplaires surnum raires lors de la parution d une nouvelle dition d un ouvrage de r f rence mais des crit res pr cis manquent Il m est apparu donc assez distinctement que les points am liorer en priorit se situent en amont et en aval du circuit du traitement du livre la biblioth que a besoin de d finir et ou d expliciter des crit res cl
60. pas index s 4 6 D pouillement 4 6 1 Contributions parues dans des recueils ou m langes Ouvrages juridiques suisses contenant des contributions Les contributions parues dans des ouvrages de droit suisse sont syst matiquement catalogu es Ouvrages juridiques trangers contenant des contributions Les contributions parues dans des ouvrages de droit tranger sont catalogu es si le titre uniforme de l ouvrage est peu sp cifique et que les contributions contenues comportent un titre sp cifique Ouvrages non juridiques suisses et trangers contenant des contributions Les contributions parues dans des ouvrages non juridiques suisses et trangers sont catalogu es si le titre uniforme de l ouvrage est peu sp cifique et que les contributions contenues comportent un titre sp cifique 3 Voir processus intitul Prozesse B3_Katalogisierung_2012 12 17 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 01 Prozesse Bibliothek 8 De plus amples informations sont disponibles sur le site de RERO http www rero ch page php section aacr2 amp pageid chap 001 Les COCA Info sont disponibles sous http www rero ch page php section catalogage amp pageid index Voir processus intitul Prozesse B4_Indexierung_2012 12 17 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 01 Prozesse Bibliothek 1 Consultable sur le site du TF http www bger ch fr index juridiction jurisdiction inherit template jurisdiction jurivoc home jurisdiction jurivoc htm
61. que veille acqu rir un nombre suffisant d exemplaires des ouvrages juridiques de r f rence pour la biblioth que principale et les biblioth ques de Cour En cas de besoin il elle met disposition un exemplaire de consultation signal par un point rouge dans chaque localisation exemplaire exclu du pr t A l exception de dictionnaires monolingues et ou multilingues aucun exemplaire de bureau n est mis disposition des collaborateurs du tribunal Propositions d acquisition et pr t interbiblioth caire Pour autant que celles ci r pondent aux besoins du TAF et si le budget le permet la biblioth que peut acqu rir des monographies sur proposition d utilisateurs Lorsqu un utilisateur sugg re l acquisition d un ouvrage tr s sp cifique et peu utile pour la majorit des collaborateurs du tribunal le la responsable de la biblioth que privil gie le recours au pr t interbiblioth caire en Suisse Si l ouvrage n est pas disponible en pr t interbiblioth caire il elle envisage alors la possibilit de l acqu rir Publications en s rie et bases de donn es La conclusion d un abonnement une publication en s rie p riodique quotidien publication feuillets mobiles ou d un acc s une base de donn es est syst matiquement soumise par voie de circulation la Commission de biblioth que qui value sa pertinence et son utilit Dons Les dons sont accept s dans la mesure o ils correspondent aux principes d acqu
62. ques de la biblioth que 6 1 2 Bourse aux livres 25 41 A 2 L exemple du traitement des acquisitions Extrait du document provisoire Etat au 30 septembre 2013 4 Traitement des acquisitions 4 1 G n ralit s 4 2 R ception par type de documents Les documents physiques monographies publications en s rie m dias lectroniques sont livr s par poste Les biblioth caires charg s du service de biblioth que les r ceptionnent dans la mesure du possible le jour de leur arriv e 4 2 1 Monographies Lors de la r ception de nouvelles monographies les biblioth caires indiquent que les ouvrages sont arriv s dans le tableur des acquisitions changement de statut de l ouvrage bestellt gt erhalten f N m 4 X i el AM tabelle erwerbungen Microsoft Excel _ Accueil Insertion Mise en page Formules Donn es Revisio Extra 4 9 2013 6 2012 3 2013 3 2013 9 2013 3 2013 10 92013 11 2012 B113 i er Z Sprenger Reinhard 30 Minuten f r mehr Motivation Sch rer Hansueli Arbeitsrecht im betrieblichen Alltag Renner G nter Ausl nderrecht Bankengesetz Basler Kommentar Fingerhuth Thomas Bet ubungsmittelgesetz BtmG Komme Hilty Arpagaus Hrsg Bundesgesetz gegen den unlauteren Wett i Circulaires et instructions f d rales en mi Gygax Daniel 2013 F Llorens P Soler Couteaux Code des march s publics 2013 Van Reybrouck David Congo une histoire Prix M di
63. rmiert informieren und Heft in das Team Abt ablegen informieren Problem gel st oder nicht 03 05 2013 rus nr 12 erhalten muss noch erfasst werden 18 19 PerASYM Asylmagazin grp 5 2013 12 2013 20 Per AWPIDE Soziale Sicherheit Abt II K1 13 2013 Sonderheft Banking Banque amp Finance le Solutions PerBAFI magazine de la place MIN Liste Zirkulation u Erfassun Le en Da 2 Tableur bulletinage Info catalogueurs utilisateurs r clamations gem ss Mod le enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 01 Neuerwerbungen Information_Neuerwerbung Voir processus intitul Prozesse B5_Periodikaverwaltung_2013 03 05 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 01 Prozesse Bibliothek 2 Voir tableur intitul Bulletinierung_Erfassung_Zirkulation_2012 05 30 enregistr sous O WD 60 Bibliothek 11 Buecherbewirtschaftung 06 Bulletinierung et intitul Bulletinierung_Erfassung_Zirkulation_2012 05 30 27141 Ce tableur leur permet e d informer les utilisateurs de l arriv e du nouveau num ro d un titre qui les int resse e de mettre en circulation les nouveaux num ros de p riodiques qui doivent l tre e d informer le la biblioth caire responsable du catalogage des articles d un titre qu un nouveau num ro est arriv e d indiquer d ventuelles r clamations et le statut de celles ci L onglet Loseblattesammlungen de
64. s de l Intranet elle informe les utilisateurs des nouveaut s de ses collections et tient galement jour son portail E Library qui r pertorie notamment les collections num riques de la biblioth que bases de donn es p riodiques lectroniques etc 2 5 Entretien Contr le de classification L quipe de biblioth que veille ce que les documents soient correctement class s en rayons par des contr les bimestriels de classification Elle effectue chaque ann e un inventaire de ses collections biblioth que principale magasin biblioth ques de Cour bureaux des collaborateurs gr ce auquel elle r pertorie les ouvrages perdus ou manquants Gestion des diff rentes ditions des ouvrages juridiques de r f rence L quipe de biblioth que g re les diff rentes ditions en trois temps Pour exemple ouvrage paru en 4 ditions 1 Mise disposition de l dition la plus r cente 4 d dans les diff rentes localisations biblioth ques de Cour et ou biblioth que principale Pour chaque localisation un exemplaire est ventuellement exclu du pr t signal par un point rouge 2 Conservation d un seul exemplaire de l dition pr c dente 3 chaque localisation et en magasin Retrait des collections des exemplaires suppl mentaires et des ventuels exemplaires exclus du pr t de la 3 dition e ed dans 39 41 3 Conservation long terme de l exemplaire de la 2 d mis en magasin selon point 2
65. t retirer les exemplaires exc dentaires vidents doublets anciennes ditions en plusieurs exemplaires etc 17 Es ist auch davon auszugehen dass nach dem Umzug noch Bereinigungsarbeiten an den Best nden vorgenommen werden m ssen die deshalb so zentral wie m glich unterbracht sein sollten Antrag 2005 p 2 15 41 4 Le projet de formalisation d une politique d acquisition et de gestion des collections 4 1 Etablir la structure du projet J ai con u ce projet selon une approche de type Bottom Up Il part de l existant des processus et des pratiques en mati re d acquisition et de gestion des collections l usage des biblioth caires pour d finir et ou formaliser en accord avec la mission de la biblioth que une POLAGECO qui explicite les grands principes d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que aupr s des usagers et de l autorit de tutelle Je prends en compte les param tres suivants L existant en mati re de pratiques les processus L existant en mati re de politique interne les lois LTAF LTFB les r glements du pr t de la Commission de biblioth que les d cisions de la direction provisoire du TAF de la Commission administrative Les destinataires les biblioth caires les usagers et l autorit de tutelle Les grandes tapes du projet sont les suivantes 1 Pratiques en mati re d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que du TA
66. ter le d veloppement de ses collections La POLAGECO sera diffus e aupr s du public par le biais de l intranet du tribunal et sera distribu e et comment e lors des formations des nouveaux collaborateurs Dans un deuxi me temps nous pourrions envisager de la publier sur le site internet du tribunal dans une d marche de communication et d information envers la population Une telle publication permettrait notamment d informer les surfeurs la recherche de litt rature juridique dans RERO Swissbib ou encore Jusbib que la biblioth que est justement r serv e l interne 6 Conclusion A l heure de mettre un terme ce travail de certificat la premi re version de la POLAGECO va tre soumise la Commission de biblioth que pour prise de position La Commission administrative statuera sur cette politique en novembre prochain Apr s cette tape la POLAGECO et les Pratiques devront continuellement tre mises jour En effet les collections voluent au gr des besoins Pour d finir ces besoins mes coll gues et moi devrons mener de nouvelles r flexions en mati re de collections num riques Nous devrons galement aller davantage la rencontre de nos usagers pour pouvoir prendre en compte leurs besoins dans la d finition des crit res d valuation et de d veloppement pour les collections de la biblioth que Dans cette premi re version de la POLAGECO je prends principalement en compte les domaines de comp tence du TAF comm
67. th tique la composition des collections la s lection et l acquisition le traitement la mise en valeur l entretien des collections par type de documents monographies p riodiques bases de donn es etc Ce document se veut volontairement bref sur le positionnement de la biblioth que au sein du TAF sur ses collections et leur orientation Il est bas sur l tat actuel et n est pas une projection des choix futurs Il repr sente ce qu est la biblioth que actuellement et ce qu elle est en mesure d offrir comme prestations ce qu elle est en mesure de r aliser en mati re de gestions des collections Actuellement la POLAGECO telle que pr sent e en annexe a t approuv e par la responsable des Services scientifiques mais n est pas encore d finitive Elle est en cours de traduction allemand et sera soumise en version bilingue pour prise de position aux membres de la Commission de biblioth que Les prises de position seront d pouill es et en cas de d saccord majeur j envisagerai la possibilit de pr parer et proposer deux variantes de POLAGECO la Commission administrative pour 20 Cf Annexe C texte provisoire integral 20 41 decision Apr s approbation de cette POLAGECO la biblioth que disposera d une constitution d un crit reconnu et officiel qui exprime son mandat ses prestations la composition de ses collections et qui serve de base pour notamment valuer les propositions d acquisition et orien
68. tique documentaire et perspectives d avenir de la Biblioth que de droit de l Universit de Fribourg tude comparative et collaborations possibles avec une institution la fois suisse et internationale l Institut suisse de droit compar Travail final de certificat Fribourg Universit de Fribourg Formation continue Sources internes au TAF Antrag an die provisorische Gerichtsleitung des Bundesverwaltungsgericht Konzentration auf zwei zentrale Bibliotheksstandorte im Provisorium du 25 octobre 2005 du groupe de travail Biblioth que et Documentation du Projet Nouveaux Tribunaux Directive de pr t de la biblioth que du TAF du 16 novembre 2012 R glement de la Commission de biblioth que du TAF du 5 juin 2007 Sources juridiques Loi sur le Tribunal administratif f d ral LTAF du 17 juin 2005 Etat le 1 juillet 2013 RS 173 32 Loi sur le Tribunal f d ral des brevets LTFB du 20 mars 2009 Etat le 1 d cembre 2012 RS 173 41 Ces sources ne peuvent pas tre mises disposition l ext rieur du TAF Je m engage cependant les citer fid lement en indiquant entre crochets carr s les passages enlev s ou adapt s 7 Ces textes de loi sont consultables l adresse suivante http www admin ch opci fr classified compilation national html 24 41 Annexes A Pratiques en mati re d acquisition et de gestion des collections de la biblioth que du TAF A 1 Tables des mati res Etat au 30 s
69. visites guid es ainsi que des formations sp cifiques l utilisation du catalogue de biblioth que du r seau RERO dont elle fait partie depuis janvier 2010 Par ailleurs elle fournit chaque collaborateur les textes de lois utiles son travail quotidien et propose si n cessaire des dictionnaires de langues comme exemplaires de bureau Parall lement ces prestations de base elle offre galement des programmes d apprentissage de langues et cr e puis diffuse un bulletin mensuel des nouvelles acquisitions ainsi que des articles de revues Art 5 de la loi sur le TFB Le Tribunal administratif f d ral met son infrastructure la disposition du Tribunal f d ral des brevets et lui fournit le personnel n cessaire accomplissement de ses t ches administratives il lui facture ces prestations au prix de revient Le personnel qui accomplit des t ches administratives pour le compte du Tribunal f d ral des brevets est subordonn la direction de celui ci Art 18 al 4 de la LTAF La Commission administrative est responsable de l administration du tribunal Elle est charg e de veiller ce que les prestations des services scientifiques et administratifs r pondent aux besoins du tribunal 5 Tir de la Directive de pr t de la biblioth que du TAF du 16 novembre 2012 7141 Repartition des collections La biblioth que principale est con ue principalement en libre acces l usage exclusif des

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